Herramienta de trabajo
ndice 1 2 Introduccin .......................................................................................3 Pasos a seguir para la elaboracin del plan de mejoras .............................5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3 Identificar el rea de mejora ...........................................................6 Detectar las principales causas del problema .....................................6 Formular el objetivo .......................................................................6 Seleccionar las acciones de mejora...................................................7 Realizar una planificacin ................................................................7 Seguimiento del plan de mejoras ................................................... 10
Protocolo para la elaboracin del plan de mejora .................................... 10 3.1 Identificacin de las reas de mejora.................................................. 11 3.2 Detectar las principales causas del problema ....................................... 12 3.3 Formulacin del objetivo................................................................... 13 3.4 Seleccin de las acciones de mejora ................................................... 13 3.5 Realizacin una planificacin y seguimiento ......................................... 15
El Plan de Mejoras
1 Introduccin
La excelencia de una organizacin viene marcada por su capacidad de crecer en la mejora continua de todos y cada uno de los procesos que rigen su actividad diaria. La mejora se produce cuando dicha organizacin aprende de si misma, y de otras, es decir, cuando planifica su futuro teniendo en cuenta el entorno cambiante que la envuelve y el conjunto de fortalezas y debilidades que la determinan. La planificacin de su estrategia es el principal modo de conseguir un salto cualitativo en el servicio que presta a la sociedad. Para ello es necesario realizar un diagnstico de la situacin en la que se encuentra. Una vez realizado es relativamente sencillo determinar la estrategia que debe seguirse para que el destinatario de los servicios perciba, de forma significativa, la mejora implantada. Apoyarse en las fortalezas para superar las debilidades es, sin duda la mejor opcin de cambio. La Agencia Nacional de Evaluacin de la Calidad y Acreditacin (ANECA) presenta este documento con el objeto de que sirva de apoyo a las instituciones universitarias en la elaboracin de un plan de mejoras, una vez realizado un proceso de evaluacin. Teniendo en cuenta la visin interna de la unidad evaluada y la visin de los evaluadores externos, el equipo responsable de la unidad formula las propuestas de mejora que negociar con los responsables de la institucin. El plan de mejoras se constituye en un objetivo del proceso de mejora continua, y por tanto, en una de las principales fases a desarrollar dentro del mismo. La elaboracin de dicho plan requiere el respaldo y la implicacin de todos los
El Plan de Mejoras responsables universitarios que, de una u otra forma, tengan relacin con la unidad. El plan de mejoras integra la decisin estratgica sobre cules son los cambios que deben incorporarse a los diferentes procesos de la organizacin, para que sean traducidos en un mejor servicio percibido. Dicho plan, adems de servir de base para la deteccin de mejoras, debe permitir el control y seguimiento de las diferentes acciones a desarrollar, as como la incorporacin de acciones correctoras ante posibles contingencias no previstas. Para su elaboracin ser necesario establecer los objetivos que se proponen alcanzar y disear la planificacin de las tareas para conseguirlos. El plan de mejoras permite: Identificar las causas que provocan las debilidades detectadas. Identificar las acciones de mejora a aplicar. Analizar su viabilidad. Establecer prioridades en las lneas de actuacin. Disponer de un plan de las acciones a desarrollar en un futuro y de un sistema de seguimiento y control de las mismas. Negociar la estrategia a seguir. Incrementar la eficacia y eficiencia de la gestin. Motivar a la comunidad universitaria a mejorar el nivel de calidad. El plan elaborado en base a este documento permite tener de una manera organizada, priorizada y planificada las acciones de mejora. Su implantacin y seguimiento debe ir orientado a aumentar la calidad de la enseanza universitaria para que sea claramente percibida por su destinatario final. Unidad de Evaluacin de Enseanzas e Instituciones
4
El Plan de Mejoras
El Plan de Mejoras
As mismo deben cumplir las siguientes caractersticas: ser realistas: posibilidad de cumplimiento, acotados: en tiempo y grado de cumplimiento, flexibles: susceptibles de modificacin ante contingencias no previstas sin apartarse del enfoque inicial, comprensibles: cualquier agente implicado debe poder entender qu es lo que se pretende conseguir, obligatorios: existir voluntad de alcanzarlos, haciendo lo necesario para su consecucin.
El Plan de Mejoras mejor orden de prioridad no es tan sencillo como proponer, en primer lugar, la realizacin de aquellas acciones asociadas a los factores ms urgentes, sino que se deben tener en cuenta otros criterios en la decisin. Entre los principales podemos encontrar:
Dificultad de la implantacin
La dificultad en la implantacin de una accin de mejora puede ser un factor clave a tener en cuenta, puesto que puede llegar a determinar la consecucin, o no, del mismo. Se proceder a priorizarlas de menor a mayor grado de dificultad. DIFICULTAD
1 MUCHA
2 BASTANTE
3 POCA
4 NINGUNA
Plazo de implantacin
Es importante tener en cuenta que hay acciones de mejora, cuyo alcance est totalmente definido y no suponen un esfuerzo excesivo, con lo que pueden realizarse de forma inmediata o a corto plazo. Por otro lado, existirn acciones que necesiten la realizacin de trabajos previos o de un mayor tiempo de implantacin.
PLAZO
1 LARGO
2 MEDIO
3 CORTO
4 INMEDIATO
El Plan de Mejoras
Impacto en la organizacin
Se define como impacto, el resultado de la actuacin a implantar, medido a travs del grado de mejora conseguido (un cambio radical tiene un impacto mucho mayor que pequeos cambios continuos). Es importante tambin tener en cuenta el grado de despliegue al que afecta la medida. Si sta afecta a varias titulaciones su impacto ser mayor y la prioridad tambin deber serlo.
A continuacin se presenta una tabla que servir como herramienta a la hora de establecer una priorizacin en las acciones de mejora identificadas anteriormente. Una vez establecidas las puntuaciones de cada factor se establecer la suma de las mismas, lo que servir de orientacin para identificar como prioritarias aquellas que tengan una mayor puntuacin total.
Dificultad
Plazo
Impacto
Priorizacin
El Plan de Mejoras
El Plan de Mejoras
Los planes de estudio tienen la estructura adecuada, siendo equivalentes a otros planes de calidad contrastada. El programa formativo est accesible con antelacin suficiente. El equipo de profesorado y de PAS ha sido valorado positivamente. Los mtodos de evaluacin de la enseanza se perciben coherentes con los sistemas de evaluacin utilizados. El grado de satisfaccin de alumnos y egresados con el programa formativo es alto
No existe mecanismo sistemtico para la actualizacin peridica de temarios, coordinacin, deteccin de solapes y ausencias Los perfiles de ingreso y egreso deben definirse con mayor precisin Se aprecia poca actividad en prcticas con empresas especficas de la titulacin. Los estudiantes no son conscientes de la importancia del idioma ingls en su trabajo. Baja movilidad internacional. Poca presencia de alumnos extranjeros en el centro.
El Plan de Mejoras Se aprecia en la Secretara de Direccin una escasa dotacin de personal para las tareas encomendadas. Su horario de apertura es nicamente de maana. El proceso de matrcula no termina antes del comienzo de las clases. Se aprecia deficiencia de visin y acstica en aulas grandes, que ya estn siendo mejorados. Se han detectado barreras arquitectnicas y ausencia de planes de evacuacin y seguridad No existe proceso sistematizado en el seguimiento de egresados Proceso de matriculacin y distribucin de tareas del PAS asignado a la ETSIT.
Las instalaciones, laboratorios, despachos, biblioteca han sido valorados muy positivamente.
Infraestructuras de la ETSIT
Los programas de captacin de nuevos estudiantes, y las acciones de acogida son valorados positivamente.
El Plan de Mejoras
El Plan de Mejoras
La no existencia de mecanismos sistemticos de coordinacin, etc. en la evolucin del plan de estudios. La inexistencia de informacin de los planes de estudio en idioma ingls. La no adaptacin de las titulaciones al EEES. Falta de detalle en la definicin de los perfiles de egreso e ingreso. Creacin de mecanismos sistemticos para el seguimiento y control del Plan de Estudios. Adaptacin de las titulaciones al EEES. Mejora de la informacin difundida, en especial la de perfil de ingreso y egreso en las titulaciones de la ETSIT. Difusin de informacin en espaol e ingls. Crear mecanismos sistemticos para la actualizacin peridica de temarios, coordinacin, deteccin de ausencias y duplicidades. Adaptacin global de ambas titulaciones al EEES. Creacin de sistema automatizado que permita a los docentes obtener datos de sus matriculados, histricos de resultados de su asignatura, nmeros medios de convocatorias consumidas para aprobar la asignatura, etc. Tambin de un mecanismo que permita obtener dicha informacin fcilmente a Directores de Departamento y de Escuela, con el fin de poder analizar el estado de las titulaciones y apoyar la toma de decisiones referidas al Plan de Estudios. Mejora de la definicin de los perfiles de ingreso y egreso de los titulados.
Objetivo a conseguir
Acciones de mejora
El Plan de Mejoras
Promocionar iniciativas de uso de ingls en las titulaciones. Publicacin de los programas docentes de las asignaturas en espaol e ingls. Creacin de versin en idioma ingls de la web de la ETSIT. Potenciar los acuerdos con posibles empresas del sector para la realizacin de prcticas en empresas. Beneficios esperados Mejora de los problemas previamente citados
REA DE MEJORA N 2: Proceso de matriculacin y distribucin de tareas del PAS asignado a la ETSIT La carga de trabajo asignada a la Secretara de Direccin es excesiva, respecto al personal asignada a la misma. Su horario de apertura es nicamente de maana. El proceso de matrcula no termina antes del comienzo de las clases. Necesidad de ampliacin de plantilla asignada a la Direccin de la ETSIT, o redistribucin de tareas o RRHH con la Secretara Acadmica de la ETSIT. Causas que provocan el problema La matrcula de estudiantes de otras comunidades autnomas o Erasmus, alarga el proceso de matrcula por causas no asociadas a la carga de trabajo del PAS. Conseguir una adecuacin entre carga de trabajo y recursos asignados a la Secretara de Direccin de la ETSIT, que permita dar un mejor servicio, y una apertura en horario de tarde al menos algunos das de la semana o en periodos
Objetivo a conseguir
El Plan de Mejoras
especficos. Solicitud de redistribucin de tareas de PAS asignado a la ETSIT, o en su defecto, ampliacin de la plantilla. Acciones de mejora Estudio de la viabilidad de ampliacin del horario de atencin al alumnado, disponiendo de horario de maana y tarde, al menos durante algunos tardes de la semana. Mejora de los problemas previamente citados
Beneficios esperados
REA DE MEJORA N 3: Infraestructuras de la ETSIT Se aprecia deficiencia de visin y acstica en aulas grandes, que ya estn siendo mejorados. Descripcin del problema Se han detectado barreras arquitectnicas y ausencia de planes de evacuacin y seguridad La longitud de las aulas de tres bvedas y sus propiedades acsticas inherentes. Causas que provocan el problema El diseo del edificio ha creado barreras arquitectnicas que an no han sido eliminadas. La relativa juventud del edificio puede ser la causa la ausencia de planes de evacuacin y seguridad. Mejorar la acstica y visin de las aulas. Objetivo a conseguir Eliminar las barreras arquitectnicas, y generar los adecuados planes de evacuacin y seguridad. Eliminacin de barreras arquitectnicas. Acciones de mejora Elaboracin seguridad. de los planes de evacuacin y
Beneficios esperados
El Plan de Mejoras
REA DE MEJORA N 4: Acciones de ayuda a alumnos y egresados No existe proceso sistematizado en el seguimiento de egresados. Descripcin del problema A pesar de que las acciones de acogida son consideradas positivamente por el alumnado, no existe un Plan Tutor para alumnos de nuevo ingreso. No existe una asociacin que aglutine a los egresados y facilite el proceso de seguimiento. Causas que provocan el problema La relativa juventud de la ETSIT, y el hecho de no haberse apreciado una fuerte demanda por el alumnado, son la causa de la ausencia hasta la fecha del Plan Tutor. Creacin de acciones coordinadas de acogida (Plan Tutor) y de seguimiento de egresados a partir de una Asociacin de Antiguos Alumnos de la ETSIT. Puesta en marcha de la Asociacin de Antiguos Alumnos de la ETSIT. Acciones de mejora Sistematizar un proceso de seguimiento egresados, facilitado por dicha asociacin. de
Objetivo a conseguir
Puesta en marcha de un Plan Tutor para alumnos de nuevo ingreso. Beneficios esperados Mejora de los problemas previamente citados
Acciones de mejora
Dificultad
Plazo
Impacto
Priorizacin
Crear mecanismos sistemticos para la actualizacin peridica de temarios, coordinacin, deteccin de ausencias y duplicidades. Adaptacin global de ambas titulaciones al EEES. Creacin de sistema automatizado para obtener datos de sus matriculados, histricos de resultados de su asignatura, nmeros medios de convocatorias consumidas para aprobar la asignatura, etc. Mejora de la definicin de los perfiles de ingreso y egreso de los titulados. Promocionar iniciativas de uso de ingls en las titulaciones. Publicacin de los programas docentes de las asignaturas en espaol e ingls. Creacin de versin en idioma ingls de la web de la ETSIT. Potenciar los acuerdos con posibles empresas del sector para la realizacin de
1.2
1.3
1.4
10
1.5
1.6
1.7
1.8
El Plan de Mejoras
prcticas empresas. en
2.1
Solicitud de redistribucin de tareas de PAS asignado a la ETSIT, o en su defecto, ampliacin de la plantilla. Estudio de la viabilidad de ampliacin del horario de atencin al alumnado, disponiendo de horario de maana y tarde, al menos durante algunos tardes de la semana. Eliminacin barreras arquitectnicas. de
2.2
3.1
3.2
Elaboracin de los planes de evacuacin y seguridad. Puesta en marcha de la Asociacin de Antiguos Alumnos de la ETSIT. Sistematizar un proceso de seguimiento de egresados, facilitado por dicha asociacin. Puesta en marcha de un Plan Tutor para alumnos de nuevo ingreso.
4.1
4.2
4.3
Una vez elegidas por orden de prioridad, procedemos a construir el plan de mejoras incorporando tambin los elementos que permitirn realizar el
El Plan de Mejoras seguimiento detallado del plan para garantizar su eficacia y eficiencia, de acuerdo con la tabla que se aade a continuacin. La tabla obtenida, posiblemente, implicar a la unidad evaluada y a otros rganos de la universidad, lo que obligar a realizar una negociacin entre los diferentes implicados, con el fin de obtener el acuerdo. Dicho acuerdo constituir el plan que se aplicar para obtener la mejora de la calidad del servicio prestado y que deber ser claramente percibida por los destinatarios finales.
El Plan de Mejoras
PLAN DE MEJORAS N-(N+X) Acciones de mejora 1.1 Crear mecanismos sistemticos para la actualizacin peridica de temarios, coordinacin, deteccin de ausencias y duplicidades. 1.2 Adaptacin global de ambas titulaciones al EEES. Tareas a) Elaboracin de normativa. b) Ejecucin de las acciones de seguimiento indicadas. Responsable de tarea Subdireccin de Ordenacin Acadmica y Alumnos, y de Nuevas Titulaciones y Calidad Docente Tiempos (inicio-final) Completada Recursos necesarios Financiacin Indicador seguimiento Cumplimiento de las acciones de seguimiento. Informes generados. Responsable seguimiento Subdireccin de Ordenacin Acadmica y Alumnos, y de Nuevas Titulaciones y Calidad Docente
Subdireccin de Ordenacin Acadmica y Alumnos, y de Nuevas Titulaciones y Calidad Docente. Vicerrectorado de Convergencia Europea y Calidad
El Plan de Mejoras
evaluacin especficas para la medicin de parmetros asociados al EEES. 1.3 Creacin de sistema automatizado para obtener datos de sus matriculados, histricos de resultados de su asignatura, nmeros medios de convocatorias consumidas para aprobar la asignatura, etc. 1.4 Mejora de la definicin de los perfiles de ingreso y egreso de los titulados. a) Desarrollo de la herramienta web necesaria. Vicerrectorado de Convergencia Europea y Calidad Tiempo de elaboracin estimado de 6 meses Herramienta web necesaria Disponibilidad de la herramienta. Medicin de utilizacin por parte de responsables de la docencia. Vicerrectorado de Convergencia Europea y Calidad
Existencia la informacin mejorada en la pgina web de la ETSIT. Mejora de opinin sobre perfiles de ingreso y egreso en 22
El Plan de Mejoras
futuras encuestas de satisfaccin. 1.5 Promocionar iniciativas de uso de ingls en las titulaciones. a) Estudio de posibles acciones b) Ejecucin de las mismas Subdireccin de Ordenacin Acadmica y Alumnos, y de Nuevas Titulaciones y Calidad Docente. Subdireccin de Ordenacin Acadmica y Alumnos, y de Nuevas Titulaciones y Calidad Docente. Inicio en curso 2007-08. Preguntas asociadas al uso del idioma en las encuestas realizadas al alumnado Herramienta web para automatizar el proceso. Para el desarrollo de la herramienta web y la revisin de idioma ingls de la programacin Nmero de asignaturas con programa en versin ingls Subdireccin de Ordenacin Acadmica y Alumnos, y de Nuevas Titulaciones y Calidad Docente. Subdireccin de Ordenacin Acadmica y Alumnos, y de Nuevas Titulaciones y Calidad Docente.
a) creacin de la herramienta web que permita este proceso. b) solicitud al profesorado de traduccin de los programas c) revisin por parte del Servicio de Idiomas
El Plan de Mejoras
mediante nmero visitias recibidas 1.8 Potenciar los acuerdos con posibles empresas del sector para la realizacin de prcticas en empresas. a) Bsqueda de empresas del sector no contactadas hasta la fecha. Subdireccin de Relaciones Externas Inicio: curso 2007-08. el de
Nmero de nuevas empresas con las que se realiza acuerdo. Opinin de los resultados de las encuestas de satisfaccin
2.1 Solicitud de redistribucin de tareas de PAS asignado a la ETSIT, o en su defecto, ampliacin de la plantilla.
Respuesta obtenida. Seguimiento con la satisfaccin con el servicio de Secretara de Direccin por parte del alumnado
24
El Plan de Mejoras
alumnado, disponiendo de horario de maana y tarde, al menos durante algunos tardes de la semana. 3.1 Eliminacin de barreras arquitectnicas. Consulta a realizar a las instancias competentes de la UPCT Diseo de los citados planes Subdireccin de Infraestructur as Subdireccin de Infraestructur as Subdireccin de Nuevas Titulaciones y Calidad Docente. Inicio: inmediato. Fin: ? En funcin del resultado de los requeridos estudios En funcin del resultado de los requeridos estudios. Subdireccin de Infraestructur as Subdireccin de Infraestructur as Pgina de la asociacin. Consultas necesarias al Servicio Jurdico de la UPCT Junio Puesta en marcha de la Asociacin. Nmero de integrantes. Satisfaccin con la misma Obtencin de resultados de seguimiento de egresados Subdireccin de Nuevas Titulaciones y Calidad Docente. Subdireccin de Nuevas Titulaciones y Calidad Docente.
3.2 Elaboracin de los planes de evacuacin y seguridad. 4.1 Puesta en marcha de la Asociacin de Antiguos Alumnos de la ETSIT.
Inicio: inmediato. Fin: Estimado 6 meses Inicio: inmediato. Fin: 2007 Junio
Inicio: 2007.
25
El Plan de Mejoras
dicha asociacin. (accin 4.1) b) Diseo de proceso de seguimiento. 4.3 Puesta en marcha de un Plan Tutor para alumnos de nuevo ingreso. a) Diseo del plan b) Desarrollo de herramienta web para automatizacin de seguimiento de acciones dentro del plan c) puesta marcha en Subdireccin de Nuevas Titulaciones y Calidad Docente. Inicio: 2007 Junio Herramienta web Resultados en las encuestas de satisfaccin Subdireccin de Nuevas Titulaciones y Calidad Docente.
26