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3.6.1.

ELABORACION DEL MANUAL DE USUARIO

Manual de Usuario: Esta parte se divide en dos manuales distintos, uno por cada aplicacin cliente. Se explicar todas las posibles opciones que puede realizar el usuario con estas aplicaciones de manera detallada, y mediante el uso de capturas de pantalla. Pasos del manual del usuario: 1. Portada: De que se trata el documento y quien lo elaboro? 2. Introduccin: Describe el uso del documento (para que sirve?) y de que habla? 3. Anlisis y requerimientos del sistema (que se ocupa para poder instalarlo y usarlo?) 4. Explicacin del funcionamiento: Debes de poner paso a paso y con pantallas bien explicadas cmo funciona el programa 5. Glosario: Debe ser escrito de tal manera, que cualquier persona pueda entenderlo con la menor dificultad posible. Es recomendable, detallar todos aquellos pasos que se llevan a cabo para usar el programa. Especificar los alcances y las limitaciones que tiene el programa. Un buen punto de partida para un manual de usuario, es hacer de cuenta que las personas que lo van a leer no tienen el mas mnimo conocimiento sobre computadores.

Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado. Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las caractersticas que tienen los programas y la forma de acceder e introducir

informacin. Permite a los usuarios conocer el detalle de qu actividades ellos debern desarrollar para la consecucin de los objetivos del sistema. Rene la informacin, normas y documentacin necesaria para que el usuario conozca y utilice adecuadamente la aplicacin desarrollada.

Objetivos Que el usuario conozca cmo preparar los datos de entrada. Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida. Servir como manual de aprendizaje. Servir como manual de referencia. Definir las funciones que debe realizar el usuario. Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.

Pasos a seguir para definir como desarrollar el manual de usuario. Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionar con el sistema. Definir los diferentes tipos de usuarios: se presentan los diferentes tipos de usuarios que usaran el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos. Definir los mdulos en que cada usuario participar: Se describen los mdulos o procesos que se ejecutarn por cada usuario en forma narrativa breve y clara.

Importancia del manual de usuario El manual de usuario facilita el conocimiento de: Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora.

Los formatos de los documentos. Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos. El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos. El momento en que se debe solicitar una operacin deseada. Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.

Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quin va dirigido es decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta el introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y sencilla para que lo entienda cualquier tipo de usuario.

Contenido Diagrama general del sistema Muestra en forma condensada el flujo general de la informacin y de las actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visin general del sistema. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques.

Diagrama particular detallado. Presentar grficamente todos los pasos que se efecten dentro del departamento usuario a quien est dirigido este manual. Deben especificarse los archivos de entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.

Explicacin genrica de las fases del sistema. En este punto se explica en forma especfica y detallada todas las operaciones que aparecen representadas en forma grfica en el diagrama particular. Se analizan cada una de las fases sealando:

El proceso principal que se desarrolla. La entrada de la informacin. La obtencin de un resultado parcial. El envo de informacin a otra dependencia.

Instalacin del sistema La instalacin del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de instalar el sistema en un ambiente particular.

Iniciacin al uso del sistema En este punto se explica cmo iniciarse en el sistema y cmo se pueden utilizar sus cualidades comunes. Esta documentacin debe decir al usuario cmo salir de un problema cuando las cosas funcionan mal.

Manual de referencia Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe con detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error generados y las situaciones en que surgen esos errores. Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar por separado o reunidos en varios volmenes. Los sistemas de ayuda en lnea evitan que el usuario pierda tiempo en consultas manuales.

Caducidad de documento fuente y destino final Como el usuario trabajar con documentos fuentes, stos podrn tener un perodo de retencin y un destino especificado.

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