Cdigo : Versin : PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha :

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Pagina : 1. OBJETIVO

Asegurar la identificacin y clasificacin de la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad, que est sometida a control. Asimismo describir su contenido, forma de identificacin, cmo es emitida, aprobada y distribuida a las diversas reas de la organizacin. 2. ALCANCE Aplicable a las todas las reas involucradas en el Sistema de Gestin de la Calidad . 3. DESARROLLO La documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad se clasifica de siguiente manera:

3.1. Documentacin Interna: a. MANUAL DE GESTIN DE LA CALIDAD Define el compromiso de la organizacin al con respecto al cumplimiento de la Norma ISO 9001, se establece y se mantiene como soporte para la implementacin del SGC, e incluye: Alcance del SGC, con las justificaciones de las exclusiones. Referencia de los procedimientos requeridos por el SGC. Descripcin de la interaccin entre los procesos del SGC

Se controla de acuerdo a lo especificado en el acpite e.

Responsable Fecha Sello y Firma

ELABORADO POR: C.P.C. Jorge Salinas Centty Administrador 01/07/2012

APROBADO POR: Q.F. Gina E. Vera Nez Directora Tcnica 01/07/2012

REVISIN 1

REVISIN 2

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Pagina : b. PROCEDIMIENTOS DE LA CALIDAD -

Se describen las actividades para poner en prctica la Poltica de la Calidad y alcanzar los objetivos establecidos. Hace referencia a las instrucciones y documentos del Sistema.

Los procedimientos que formarn parte del Sistema de Gestin de la Calidad debern contener los siguientes prrafos: i. Objetivo: Establecer los objetivos que se deben de obtener con el contenido del Procedimiento. ii. Alcance: (reas que involucra) Indicar el mbito y/o fronteras para la aplicacin del Procedimiento, as como cualquier factor limitativo. iii. Desarrollo (3.1 ,3.2, a, b, c, etc.) Indicar qu y cmo se va a implementar la poltica, procedimiento, instruccin de trabajo, disposicin otro documento relacionado con la Gestin de la Calidad. Asimismo, para un mejor entendimiento se puede desarrollar en forma matricial indicando responsables y el desarrollo de cada actividad. iv. Terminologa: De requerirse, definicin de los trminos complejos dentro del desarrollo del procedimiento. v. Referencia: De requerirse, pueden ser puntos del Manual de Gestin de la Calidad u otros: procedimientos y registros de la calidad; que se contemplen dentro del procedimiento. vi. Anexos: De requerirse, se indican los documentos anexos al Procedimiento, tales como Diagramas de Flujo o Formatos utilizados en el procedimiento. desarrollo del

Se identifican de la siguiente manera:

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Pagina : i. Encabezado: En el que se indica:

1. Nombre del procedimiento, 2. Cdigo, 3. Versin (Se especificar el nmero de la versin del procedimiento, la misma que ir en forma correlativa por cada modificacin y/o cambio). 4. Fecha (Que corresponde a la fecha de emisin del documentos, por tanto desde cuando este se encuentra vigente) 5. Pgina (x de y). 6. Codificacin: PRO-N Donde N: Nmero correlativo nico asignado a cada procedimiento del Sistema de Gestin de la Calidad. ii. Pie de pagina: Solo en pagina uno. En el que se indica responsabilidades de elaboracin, aprobacin y revisin y se consignan las correspondientes fechas y firmas. El tipo de letra de impresin es Arial Narrow, de adecuarse al documento se recomienda tamao 12 y el interlineado de prrafo de 1.5 lneas. La Direccin Tcnica es responsable de la aprobacin de todos los procedimientos del Sistema de la Calidad y de la revisin anual de los mismos. El registro al cumplimiento de la actividad de revisin sern consignados nica y exclusivamente en los documentos originales. La vigencia de los procedimientos es de tres aos, contados a partir de la fecha de aprobacin del documento. En lo sucesivo y para fines prcticos los procedimientos que se vayan modificando, creando o

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incorporando al Sistema de Gestin de la Calidad dentro de este periodo, asumirn la vigencia del procedimiento ms antiguo. Una vez cumplida la vigencia de los documentos se proceder a actualizar los correspondientes procedimientos asignndoles una nueva versin y consignado la nueva fecha de aprobacin, los formatos y registros asociados a los diferentes procedimientos mantendrn la versin asignada con anterioridad, salvo que se realicen modificaciones en cuando a la informacin registrada en los mismos.

c. FORMATOS DE LA CALIDAD Es el documento donde se hace registro de las actividades ejecutadas dentro del Sistema de la Calidad Se identifican de la siguiente manera: Encabezado: En el que se indica: Nombre del formato, Cdigo, Nmero de versin, Fecha de emisin (Fecha de autorizacin del documento), Pgina (x de y). Codificacin: F-PRO - N N F: PRO- N: Formato de la Calidad Cdigo del Procedimiento de la Calidad que origina el uso del formato. N: Nmero correlativo nico asignado a cada Formato de la Calidad relacionado con un Procedimiento.

d. REGISTROS DE LA CALIDAD Son aquellos documentos que proveen evidencias objetivas (informacin) de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos. Los registros son un tipo especial de documentos y se controlan de acuerdo al procedimiento establecido (Ver PRO-2AD) e incluye a los Formatos de Calidad.

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Pagina : e. OTROS DOCUMENTOS DE LA CALIDAD

Son aquellos documentos que forman parte del Sistema de Gestin de la Calidad y que corresponden a lineamientos de Planeacin Estratgica que brinda la Gerencia General como: Misin, Visin, Poltica de la Calidad, Objetivos de la Calidad, Caracterizaciones, Mapa de Procesos, Perfil de Cargos y Manual de la Calidad. Dentro de estos documentos se incluye tambin documentacin tcnica que se requiera controlar como es el caso de Hojas de Datos de Seguridad, Tablas de equivalencias, Especificaciones de Productos. La codificacin a seguir para estos documentos es como sigue: DC- N Donde N = Nmero consecutivo de acuerdo a la fecha de creacin o implantacin. En el caso de caracterizaciones de los procesos se codificarn como sigue: Procesos de Direccin: P-DI- N Procesos de Operacin: P-OP- N Procesos de Apoyo: P-AP- N Donde N = Nmero asignado en el mapa de procesos.

Nota.La vigencia y periodos de revisin para todos los Documentos de la Calidad es la misma descrita en Punto b., considerando las siguientes excepciones: - Caracterizaciones de los diferentes procesos. Estos se consideran vigentes si el Manual de Calidad que las incluye se encuentra en periodo de vigencia. - Formatos y Registros de la Calidad en cuyo caso no aplica caducidad. Estos se consideran vigentes si el Procedimiento o Documento que lo genera o incluye se encuentra en periodo de vigencia.

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Pagina : 3.1. 2. Proceso de elaboracin y control de Documentacin Interna

TEM RESPONSABLE ACTIVIDADES 01 Jefe de rea Usuaria Propone Documento de la Calidad.Mediante Comunicacin Interna se propone a quien corresponda la inclusin, retiro o modificacin del Documento de la Calidad involucrado y entrega un borrador del documento, para su revisin y aprobacin. Cuando exista la necesidad de modificar un documento de la Calidad se solicita a Responsable de Control de Documentos proporcione el documento en medio magntico y se modifica, teniendo en consideracin que en la nueva versin: a. En caso de modificaciones, inclusiones y cambio de numeracin en los prrafos, dicho prrafo debe colocarse en letras negritas y cursivas. b. Cuando se elimine un prrafo debe colocarse un asterisco (*). 02 Gerencia General o Revisa el Documento Propuesto.Direccin Tcnica Revisa el documento verificando su aceptabilidad, Segn corresponda adaptabilidad y posibilidad de ser incluido en el Sistema y que cumpla con los fines para lo que ha sido diseado o modificado. 03 Gerencia General o Est de acuerdo? Direccin Tcnica No : va a la actividad 04. Segn corresponda S : va a la actividad 05. 04 Jefe de rea Usuaria Realizan modificaciones tcnicas./ Revisan y efecta modificaciones tcnicas al Documento de Gerencia General o la Calidad propuesto con la finalidad principal de evitar Direccin Tcnica equivocaciones y redundancias en su ejecucin; Segn corresponda asegurndose que se cumpla con lo indicado en la forma y codificacin de los documentos respectivos. (Va a la actividad 03) 05 Responsable de Asigna Cdigo, actualiza Listas Maestras e imprime Control de documento.Documentos Asigna cdigo si corresponde. Actualiza la Lista Maestra de Documentos Controlados y la Lista Maestra de Registros Controlados. Ambas Listas Maestras son publicadas para conocimiento de Dueos de Procesos, pudiendo utilizar medios electrnicos. Imprime el documento final para que se inicie la distribucin respectiva. 06 Responsable de Solicitud de firmas.Control de Solicita que evidencien su conformidad con el documento; Documentos plasman firma y sello ; de acuerdo a lo establecido: Actividad de: Responsable Elaboracin : Jefe de rea Usuaria Aprobacin : Quien corresponda

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Pagina :
07 Responsable de Control de Documentos

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reas Usuaria

Custodia el original de todos los documentos, distribuye copias los Documento de la Calidad.Pone a disposicin de las reas usuarias los documentos identificndolos como COPIA CONTROLADA generando un archivo virtual (PDF), y autoriza su acceso de acuerdo a la distribucin establecida en la Lista Maestra de Documentos Controlados. Esta lista consigna la siguiente informacin: fecha de aprobacin del documento, fecha de emisin y versin actual. Incluyendo datos sobre la correspondencia de distribucin de todos los documentos de la calidad (Internos y Externos). La distribucin se realiza por medios electrnicos (intranet). De manera excepcional a solicitud de reas no usuarias y para fines informativos se dispondr el acceso al documento identificndolas como COPIA NO CONTROLADA. El personal no est autorizado a reproducir o imprimir los documentos. Se notificara de cambios, actualizaciones, inclusin de nuevos documentos y otros a las reas usuarias utilizando medios electrnicos (correo electrnico). Verificacin de Actualizacin de la documentacin.Antes de la utilizacin los documentos el rea usuaria debe verificar que la versin mostrada a travs de base de datos (intranet), corresponde a la versin establecida en la lista maestra vigente a la fecha. Anula Documentos.Coloca a los documentos originales no vigentes un sello de OBSOLETO - PARA CONSULTA, siendo custodiados y guardados para consultas posteriores, en archivo denominado Documentos de la Calidad- Obsoletos.

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Responsable de Control de Documentos

3.2. Documentacin Externa: 3.2.1 Generalidades La Documentacin Externa es toda la documentacin que no se genera dentro de la organizacin por ejemplo: normas, regulaciones nacionales e internacionales y/o legislaciones, manuales tcnicos, etc. aplicables al Sistema de Gestin de la Calidad, se distribuyen a las reas en concordancia con lo establecido en la Lista Maestra de Documentos Controlados, utilizando medios electrnicos (intranet).

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Pagina : 3.2.2 Proceso de Control de la Documentacin Externa: a. De la responsabilidad: Corresponde al Responsable de Control de Documentos b. Del procedimiento: -

A travs de la Lista Maestra de Documentos Controlados, se debe: Identificar el estado actual de revisin de stos. Establecer que las ediciones actualizadas se encuentren disponibles en las reas que realizan operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del Sistema. Se identifique adecuadamente cualquier documento obsoleto retenido por razones legales o de preservacin de los conocimientos, identificndolos con el sello: OBSOLETO PARA CONSULTA La vigencia de los documentos debe actualizarse anualmente, en los organismos o entidades calificadas que emiten o distribuyen estos documentos.

3.3 Responsabilidades: 3.3.1 Gerencia General, es responsable de aprobar y realizar revisin anual documentos relacionados con la Planeacin Estratgica como Misin, Visin, Poltica de la Calidad, Objetivos de la Calidad, Caracterizaciones, Mapa de Procesos, Perfil de Cargos y Manual de la Calidad. 3.3.2 Direccin Tcnica es la responsable de aprobar y realizar revisin anual de la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad exceptuando la indicada en prrafo precedente. 3.3.3 Responsable de Control de Documentos, es responsable de controlar la vigencia, distribucin, acceso y estado de revisin de la documentacin interna y externa.

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3.3.4 Jefes de las reas involucradas en el Sistema de Gestin de la Calidad son responsables de: Presentar las modificaciones o inclusiones de los documentos de la calidad desarrollados en sus reas. Verificar si los documentos de la Calidad utilizados estn vigentes y actualizados.

4.

TERMINOLOGA: 4.1 COPIA CONTROLADA: Copia del documento original referente al soporte documental del Sistema de Gestin de la Calidad.

5.

ANEXOS 5.1 Modelo de comunicacin interna presentando propuesta para modificacin de procedimiento 5.2 Lista Maestra de Documentos Controlados FC-OXPR-01-1

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PRO 1 01 01/07/2012 10/11

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MODELO DE COMUNICACION INTERNA

PRESENTACION DE PROPUESTA Y BORRADOR PARA MODIFICACION DE PROCEDIMIENTO Y/O ACTUALIZACIN DE VIGENCIA

NOTA INTERNA XXX/SGC A : Nombre del Responsable Cargo del Responsable DE : Nombre de quien presenta la propuesta y su cargo FECHA : ASUNTO : Propuesta de modificacin de Procedimiento ________________________________________________________________________ Por medio de la presente me dirijo a usted para presentarle la propuesta de modificacin al:
NOMBRE Y CODIGO DEL PROCEDIMIENTO QUE SE PROPNE MODIFICAR

Los cambios establecidos provienen de observaciones efectuadas en el uso de este Procedimiento y vienen siendo una propuesta que facilita el uso, control y correcta aplicacin del mismo. Hago llegar un borrador del correspondiente procedimiento. Atentamente.
Post -Firma

OXYMAN
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS

Cdigo Versin Fecha

F-PRO -1-1 1 01/07/2012

Cdigo : Versin : PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha :

PRO 1 01 01/07/2012 11/11

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Pagina :

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DOCUMENTOS INTERNOS

PROCESO

CODIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

VERSION

FECHA DE APROBACION

ELABORADO POR

FECHA DE REVISIN

FECHA DE VIGENCIA

DISTRIBUCION COPIAS

DOCUMENTOS EXTERNOS

PROCESO

CODIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

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ELABORADO POR

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