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MANUAL DE EXCEL

Gua 1:

Microsoft Excel Nivel Bsico

Revisin Keys

: 01 : Microsoft Excel, Planillas de Clculo, Adecco, Curso Excel.

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NDICE
PROGRAMA DEL CURSO ............................................................................................................................ 3 HOJAS DE CLCULO ................................................................................................................................... 5 PRIMERA VISTA A UN DOCUMENTO EXCEL............................................................................... 5 MANTENCIN DE UNA HOJA DE CLCULO ................................................................................ 6 NAVEGACIN POR LA HOJA DE CLCULO ............................................................................... 12 INTRODUCCIN DE INFORMACIN ............................................................................................ 13 ACTIVACIN DE HIPERVNCULOS ............................................................................................... 16 SELECCIN DE CELDAS Y RANGOS .......................................................................................... 18 SERIES ................................................................................................................................................ 20 ORDENES DEL SUBMEN .............................................................................................................. 22 SALIDA DE EXCEL ............................................................................................................................ 22

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PROGRAMA DEL CURSO

1. Hoja de clculo a. Navegar por la hoja de clculo. b. Introduccin de informacin. c. Introduccin de valores numricos, textos, fechas, horas, comentarios y frmulas. d. Insercin, creacin, activacin de hipervnculos. e. Edicin de hojas de clculo. f. Seleccin de celdas y rangos.

g. Series de etiquetas, nmeros y fechas. h. Uso de las rdenes del submen. i. j. Rellenar Salir de Excel

2. Crear formatos en una hoja de clculo a. Formato de celdas. b. Cambio de alineacin. c. Cambio de formato de los nmeros.

d. Cambio de las fuentes. e. Aadir bordes y sombreado. f. Cambio de ancho y alto.

g. Creacin de estilos propios. 3. Organizar la informacin en los libros de trabajo. a. Administracin de las hojas de clculo. b. Vnculo de la informacin entre libros de trabajos. c. Proteccin de las hojas de clculo y de los libros de trabajo.

4. Manejar nmeros con frmulas y funciones. a. Crear una frmula. b. Copiar una frmula. c. Utilizar operadores matemticos.

d. Parntesis y orden de evaluacin. e. Usar funciones predefinidas. f. Creacin de rangos con nombres.

g. Insercin de nombres de rangos. h. Modificacin de rangos. i. Eliminacin de rangos.

5. Crear grficos en la hoja de clculo. a. Planificacin de un grfico. b. Creacin de un grfico.

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c. Formato del grfico.

d. Cambiar ttulos y rtulos. e. Modificar la leyenda de un grfico. f. Impresin de grficos.

6. Administrar la informacin en listas. a. Uso de una lista de celdas como base de datos. b. Uso de formularios para introducir datos. c. Orden de filas y columnas.

d. Uso de filtro automtico para encontrar registros especficos. e. Creacin de filtro automtico personalizado. 7. Incrementar la productividad mediante macros. a. Cuando crear un macro b. Grabacin de macros. c. Ejecucin de una macro con el cuadro de dilogo.

d. Edicin de macros. e. Cmo aadir una macro a la barra de herramientas.

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HOJAS DE CLCULO
PRIMERA VISTA A UN DOCUMENTO EXCEL

Un documento en formato Excel es un libro de clculo, el cual a su vez est compuesto por una o ms hojas de clculo (por defecto tres), sobre las cuales se puede ingresar y manipular informacin, ya sea de forma directa (ingreso desde teclado), o mediante funciones, formulas y/o vnculos a otras hojas. Al abrir por primera vez un libro de clculo, se visualizar un esquema de la siguiente forma:

Lo anterior corresponde a: 1. rea principal de la hoja para el ingreso de informacin que posteriormente ser visualizada y/o manipulada. 2. Mens de funcionalidades para aplicar sobre la hoja en la que se est trabajando o sobre el libro completo (formato, insercin de contenidos, diseo, etc.). 3. Cuadro de nombres, el cual indica la posicin correspondiente a la celda marcada actualmente, compuesta de una combinacin de la columna (una letra) y la fila (un nmero). Ej.: Al posicionarse en la primera celda, se marca la posicin A1. 4. Barra de formulas, la cual permite editar el contenido de una celda en particular.

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5. Listado de hojas existentes en el libro, destacando en la que se trabaja actualmente y presentando controles para desplazarse entre ellas (Primera, anterior, siguiente, ltima).
MANTENCIN DE UNA HOJA DE CLCULO

Se definen como operaciones bsicas para la manipulacin de una hoja de clculo: a) Creacin o insercin de una hoja de clculo: Corresponde al proceso de creacin de una hoja nueva de clculo, la cual no contiene informacin. La nueva hoja creada aparecer con un nombre equivalente a Hoja y el nmero correlativo correspondiente a la ltima existente. Por ejemplo, si tenemos tres hojas en el libro, aparecer como Hoja 4. Para crear o insertar una hoja de clculo, se puede seguir uno de los siguientes cuatro mtodos: Pulsando con el mouse el botn correspondiente a Insertar hoja de clculo en el extremo derecho del listado de hojas.

Mediante el men Insertar > Insertar hoja (para Excel 2003 y anteriores).

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Haciendo click con el botn derecho sobre el nombre de la hoja actual y seleccionando Insertar y luego Hoja de clculo en la ventana emergente:

Mediante el atajo de teclado Shift + F11.

El primer mtodo agregar la nueva hoja al final de las existentes:

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El segundo, tercer y cuarto mtodo insertarn la hoja en la posicin de la hoja actual, desplazando a esta ltima (y las que la sigan) hacia la derecha:

b) Copiado o movimiento de hojas: Corresponde al proceso de duplicado de una hoja de clculo hacia otra que contendr los mismos datos y formatos definidos en la original, la cual continuar existiendo (en el caso del copiado) o dejara de existir (si es movida). La nueva hoja se ubicar en la posicin definida al momento de ejecutar la operacin y mantendr las caractersticas de la original. El copiado o movimiento de una hoja puede realizarse mediante uno de los dos siguientes mtodos: Haciendo click con el botn derecho sobre la hoja que se desee copiar o mover y seleccionando la opcin Mover o copiar. Luego se selecciona al lugar donde se desea mover y si se desea hacer una copia:

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A travs del men Edicin > Mover o copiar hoja (para Excel 2003 y anteriores):

Posterior a eso, la hoja se mover al lugar elegido. De haber seleccionado Crear una copia, se colocar un duplicado en el lugar seleccionado, con un nombre indicativo:

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c) Cambio de nombre a una hoja: Corresponde a la definicin de un nombre personalizado para una hoja en particular, con el fin de diferenciarla de las otras existentes. Para cambiar el nombre a una hoja, se debe hacer click con derecho del mouse sobre la que se desee modificar y seleccionar Cambiar nombre, para luego ingresar con la ayuda del teclado nombre. Para guardar los cambios, se debe presionar Enter en el bien hacer click en algn lugar de la hoja de clculo: el botn la opcin el nuevo teclado o

d) Eliminacin de hojas: Corresponde a quitar o remover una hoja de clculo, incluyendo todo su contenido y formato, del libro sobre el cual se est trabajando. Esta accin no puede ser deshecha. Para eliminar una hoja de clculo se debe hacer click con el botn derecho sobre la hoja que se desea quitar y seleccionar la opcin Eliminar.

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e) Guardado del documento: Corresponde al guardado de los cambios en el documento sobre el que se est trabajando. Para guardar un documento Excel, se debe seguir alguno de los siguientes tres mtodos: Pulsar el botn Guardar en la barra de herramientas de acceso rpido:

Ir a Botn de Office > Guardar (para Excel 2007):

Ir al men Archivo > Guardar (para Excel 2003 y versiones anteriores):

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En el caso de que sea la primera vez que se guarde el documento, se pedir un nombre para asignar.

De la segunda vez en adelante se guardar sobre el mismo. Para guardar el documento con un nombre o sobre una versin distinta de la que se est trabajando, se deben seguir los mismos pasos anteriores, seleccionando Guardar como en vez de Guardar. Al guardar el documento la primera vez, se solicitar seleccionar un formato de guardado. Esto corresponde a que versiones de Excel sern capaces de visualizar el documento correctamente. Entre los formatos ofrecidos estn: XLSX: Libro de Excel. Compatible solo con la versin 2007. XLS: Libro de Excel. Compatible con la versin 2007 y desde la 97 a la 2003. HTML: Formato de pgina Web. XML: Formato de datos XML. El formato a seleccionar depender tanto del tipo de documento con el que estamos trabajando, como las versiones de Excel que debern visualizarlo en algn momento.
NAVEGACIN POR LA HOJA DE CLCULO

Una hoja de clculo est compuesta de una matriz, es decir, contiene filas (definidas por nmeros, del 1 en adelante) y columnas (definidas por letras, de la A en adelante). Cada combinacin de una fila y una columna forman una celda, definida con un nombre correspondiente a su ubicacin . Por ejemplo, la primera celda, ubicada en la primera fila (nmero 1) y primera columna (letra A), recibe el nombre de celda A1.

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Representacin de filas, columnas y celdas en una hoja de clculo La navegacin a travs de una hoja de clculo implica el movimiento entre las distintas celdas que la componen, la cual se puede realizar de las siguientes formas: Teclas direccionales: Se mueve en la direccin indicada dentro de la hoja (arriba, abajo, izquierda, derecha). Tecla Enter: Se desplaza a la celda correspondiente a la fila siguiente, manteniendo la columna. Tecla Tab: Se desplaza a la celda correspondiente a la columna siguiente, manteniendo la fila. Botn izquierdo del mouse: Se desplaza directamente a la celda seleccionada.

Cada desplazamiento que se haga, independiente del mtodo, se reflejar en el cuadro de nombres, en donde se indicar la coordenada correspondiente, compuesta de la fila y columna actual.
INTRODUCCIN DE INFORMACIN

La introduccin de informacin corresponde al ingreso de datos en las celdas para su posterior visualizacin y/o manipulacin. Para ingresar datos en una celda, se debe seleccionar e ingresar la informacin con la ayuda del teclado:

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Los datos que se van ingresando en una celda, aparecern paralelamente en la barra de formulas. Para guardar los cambios realizados sobre aquella celda, se debe mover hacia otra dentro de la hoja, ya sea mediante las teclas direccionales, Enter, Tab o seleccionando otra con el botn izquierdo del mouse. Para editar el contenido de una celda, basta con posicionarse sobre ella y reemplazar su contenido directamente de la misma forma que se ingres, o bien editar parcial o totalmente a travs de la barra de formulas. Entre los tipos de datos que se pueden ingresar a cada celda: Textos (A-Z): Ingresados directamente va teclado.

Numricos (0-9): Ingresados directamente va teclado.

Fechas y horas: Ingresados directamente va teclado. Soporta formatos dd-mm-aaaa hh:mm:ss, dd/mm/aaaa hh:mm:ss.

Comentarios: Pueden ser aadidos como pequeas anotaciones a cada celda, solo visibles al posicionarse sobre la celda comentada. Para ingresar, se debe hacer click con el botn derecho del mouse sobre la celda y seleccionar la opcin Insertar comentario.

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La marca roja en la esquina superior derecha indica que la celda contiene un comentario.

Al colocar el puntero del mouse sobre la celda, se muestra el comentario insertado. Formulas: Ingresadas directamente va teclado. Se ingresan en una celda en particular con el formato =formula (signo igual y contenido de la formula).

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MANUAL DE EXCEL ACTIVACIN DE HIPERVNCULOS

La activacin de hipervnculos corresponde a la definicin de un archivo, pgina Web, lugar del mismo libro de clculo, otro documento o direccin de correo electrnico como destino que puede o no estar relacionado a la informacin actual. Su objetivo principal es el enlace de informacin entre s. Se utilizan para crear un acceso directo a una referencia que se cree dentro de la informacin, con el fin de que el usuario que vaya a utilizar el documento Excel tenga acceso a cualquier tipo de dato mencionado. Para activar un hipervnculo en una celda cualquiera, se debe seguir el siguiente mtodo: 1. Localizar la celda a la que se desee aadir un hipervnculo. 2. Seleccionar la celda con el botn derecho del mouse e ir a la opcin Hipervnculo, o bien ir a la pestaa Insertar y seleccionar Hipervnculo (para Excel 2007), o bien ir al men Insertar > Hipervnculo (para Excel 2003 y anteriores). Adicionalmente es posible utilizar el atajo de teclado CTRL + ALT + K.

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3. Con la ventana de Insertar hipervnculo desplegada, se debe seleccionar el tipo de hipervnculo a aadir en la celda entre: Archivo o pgina Web existente, Lugar de este documento, Crear nuevo documento y Direccin de correo electrnico.

Para el caso de este ejemplo, considerando que se activa un hipervnculo a una celda para dirigirla a un sitio en Internet, se rellena el campo Direccin de la opcin Archivo o pgina Web existente con la informacin correcta.

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Con el hipervnculo activado, la informacin de la celda cambiar de apariencia, para indicarnos que existe tal destino aadido:

SELECCIN DE CELDAS Y RANGOS

La seleccin de celdas comprende el marcado de una en particular dentro del documento para su visualizacin en la barra de formulas y/o posterior manipulacin. Para elegir una celda en particular, se puede seleccionar directamente posicionndose sobre ella con ayuda del mouse, o bien navegando hasta la posicin con la ayuda de las teclas direccionales, Enter o Tab, tal como fue visto en la seccin NAVEGACIN POR LA HOJA DE CLCULO.

Celda seleccionada Los rangos, por su parte, estn compuestos de un grupo de celdas y trabajan bajo la notacin CI:CF, donde CI indica la celda inicial y CF la celda final que incluye tal rango.

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Existen tres tipos de rangos de celdas con los que se puede trabajar: Rangos horizontales: Compuestos de una fila y dos o ms columnas.

Rango A1:E1 Rangos verticales: Compuestos de una columna y dos o ms filas.

Rango A1:A6 Rangos multidimensionales: Compuestos de dos o ms filas y de dos o ms columnas.

Rango A1:D9 La seleccin de un rango puede realizarse de dos formas: 1. Mediante seleccin de mouse, dejando presionado el botn izquierdo y arrastrando hacia la celda final del rango. 2. Mediante seleccin de teclado, manteniendo presionada la tecla SHIFT y desplazndose hacia la celda final con las teclas direccionales. Adicionalmente, al seleccionar el rtulo de una columna (la letra que la define) es posible crear un rango vertical que incluye esa columna y todas las filas de

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la hoja de clculo. Lo mismo sucede al seleccionar el rtulo de una fila, pero en este caso incluyendo la fila y todas las columnas de la hoja. El rango mximo de celdas puede ser obtenido al seleccionar todas las filas y columnas de la hoja, mediante la seleccin del rtulo ubicado entre la primera fila y primera columna:

SERIES

Las series en Excel corresponden a listas de datos ordenados, creadas a partir de un factor o patrn comn, rellenando el resto de los componentes de forma automtica. (Ej. Si se inicia una serie a partir de celdas con los valores 1 y 2, se crear una enumeracin automtica del largo que se indique). Para crear una serie en Excel, se debe seguir alguno de los siguientes tres mtodos: Ingresar el primer valor de la serie en una celda y seleccionar la columna o fila completa (dependiendo la orientacin que tendr la serie). Luego ir a la pestaa Inicio y seleccionar Rellenar > Series y completar la informacin correspondiente a tipo de serie (numrica, cronolgica, etc.), su incremento y final (para Excel 2007 y anteriores).

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Ingresar el primer valor de la serie en una celda y seleccionar la columna o fila completa (dependiendo la orientacin que tendr la serie). Luego ir al men Edicin > Rellenar > Series y completar la informacin correspondiente a tipo de serie (numrica, cronolgica, etc.), su incremento y final (para Excel 2003 y anteriores). Escribir los 2 primeros valores para la serie, uno en cada celda, luego seleccionar ambas celdas y posteriormente posicionar el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la segunda celda (el puntero cambiar de una cruz blanca a una cruz negra). A continuacin, con el botn izquierdo del mouse presionado, arrastrar a travs de las celdas hasta completar la serie deseada.

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MANUAL DE EXCEL ORDENES DEL SUBMEN

Excel agrupa mediante una barra de men (en Excel 2003 y anteriores) y una serie de pestaas (en Excel 2007), acciones para manipular o visualizar los libros de clculo con los que se trabaja. A su vez, cada accin de la barra de men o pestaas, contiene una serie de acciones relacionadas a ella, las cuales pueden ser accedidas a travs de submens y botones de acceso rpido.

Men de acciones (Excel 2003 y anteriores)

Pestaas de acciones (Excel 2007)

Submen de acciones (Excel 2003 y anteriores)

Botones de acceso rpido (Excel 2003 y anteriores)

Botones de acceso rpido en pestaas (Excel 2007)

SALIDA DE EXCEL

Para salir de Excel y dejar de trabajar con los documentos, se debe seguir uno de los dos siguientes mtodos: Ir al Botn de Office y seleccionar Salir de Excel (para Excel 2007).

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Ir al men Archivo > Salir de Excel (para Excel 2003 y anteriores).

En caso de que se haya realizado algn cambio posterior a la ltima vez que se guard el documento, Excel preguntar si se desea guardar nuevamente antes de salir.