Anda di halaman 1dari 11

El Cierre Contable

Introduccin

Se acerca el cierre del ejercicio econmico y con l, la hora de la verdad: hemos de determinar el resultado, beneficio o prdida, obtenido a lo largo de los ltimos doce meses de gestin del patrimonio empresarial. Qu hemos de hacer para calcular el resultado? Cmo podemos diferenciar lo que hemos obtenido durante estos meses de lo que obtuvimos en los doce anteriores? Para responder a estas preguntas y a otras similares existe la contabilidad llevada por la empresa desde su constitucin hasta el momento actual. En los registros contables (libro Diario y libro Mayor) se han ido recogiendo, mediante la aplicacin de diversas normas de valoracin y de imputacin temporal (impuestas por la legislacin contable, cuya norma central es el Plan nico de Cuentas, PUC), todos los acontecimientos con incidencia econmica (hechos econmicos) que han modificado cuantitativa o cualitativamente al patrimonio de la empresa. Pero, cmo podemos determinar el resultado peridico a partir de los registros contables? Mediante un conjunto de procesos agrupados bajo la denominacin comn de cierre de cuentas.

Procesos

El cierre de cuentas se compone de los siguientes procesos: Revisin de los registros contables: Deteccin y correccin de errores. Deteccin y registro de los hechos econmicos pendientes de formalizacin. Reclasificacin de los hechos econmicos en funcin de su plazo de vencimiento. Amortizaciones Determinacin y registro de las depreciaciones. Determinacin y registro de las provisiones.

Conciliacin de los saldos contables y de los valores de inventario. Determinacin del resultado antes de impuestos. Determinacin y registro del impuesto de Renta. Determinacin y registro del resultado despus de impuestos.

Primer proceso: Revisin de los registros contables

Deteccin y correccin de errores A lo largo del ejercicio econmico los responsables de recoger y registrar los hechos econmicos (administrativos y contables) que se hayan producido pueden cometer errores involuntarios al registrarlos. Estos errores pueden ser cuantitativos: anotaciones contables con valores equivocados; o cualitativos: anotaciones contables en partidas (cuentas) equivocadas. Mediante este proceso se detectan y corrigen los errores efectuando los asientos de rectificacin que correspondan: asientos de anulacin, asientos complementarios, etc.

Operaciones no formalizadas

En la fecha de cierre del ejercicio econmico, que puede coincidir o no con el 31 de diciembre de cada ao, suelen quedar hechos econmicos (operaciones) que no estn completamente documentados, por ejemplo: compras entradas en el almacn, pero de las que no se han recibido las facturas o, si se han recibido, no se han aprobado; ventas entregadas a los clientes sin que hayan sido facturadas o que estn pendientes de aprobacin por los mismos.

Reclasificaciones El PUC establece que determinadas operaciones de inversin y/o financiacin de la empresa que en

su origen tenan un vencimiento o devengo (momento en el que nace el derecho de cobro o la obligacin de pago) a largo plazo (ms all de la fecha de cierre del ejercicio econmico) deben ser registradas como operaciones a corto plazo por la parte del importe total cuyo vencimiento o devengo se produzca durante el ejercicio econmico. Las partidas o cuentas que recogen las operaciones de las que se derivarn estas reclasificaciones son las siguientes:

- Cuentas representativas de operaciones de financiacin o de otras deudas contradas por la empresa a largo plazo: Emprstitos y otras emisiones anlogas. Deudas a largo plazo con empresas del grupo y asociadas. Deudas a largo plazo por prstamos recibidos y otros conceptos. Fianzas y depsitos recibidos a largo plazo.

- Cuentas representativas de operaciones de inversin o de otros crditos concedidos por la empresa a largo plazo: Inversiones financieras en empresas del grupo y asociadas. Otras inversiones financieras permanentes. Fianzas y depsitos constituidos a largo plazo. Provisiones de inmovilizado.

Segundo proceso: Amortizacin

Evidentemente, la vida de la empresa se extiende desde su puesta en marcha hasta el momento de su desaparicin de manera continua. As pues, el resultado verdadero se obtendra valorando la empresa en el momento de su cierre (valor final)) y comparando dicho valor con el que correspondiera al momento de su puesta en marcha (valor inicial). Para obtener ambos valores se sumaran los activos: bienes y derechos; y se restaran las deudas con terceros; correspondientes al momento inicial y final, respectivamente. La diferencia entre ambos valores, el inicial y el final, constituira el beneficio (si el valor final fuera

mayor que el valor inicial) o la prdida (en caso de ser el valor final menor que el valor inicial) obtenido por la empresa en el desarrollo de su actividad. Sin embargo, ni los accionistas ni el Estado ni los terceros interesados en la marcha de la empresa estn dispuestos a esperar a que se produzca su desaparicin para recuperar parte de su inversin (accionistas), cobrar los impuestos devengados (Estado) o conocer la situacin de la empresa (terceras personas interesadas). Es por ello que se divide artificialmente la vida de la empresa en una sucesin de ejercicios econmicos, a los que se da una duracin equivalente a doce meses naturales. Es por esta razn que se habla del resultado peridico para diferenciarlo del resultado total obtenido por la empresa. As pues, a la imputacin o asignacin de los ingresos y de los gastos que corresponden a cada ejercicio econmico y que servirn para determinar el resultado peridico se le denomina amortizacin. A estos efectos el PUC prev la utilizacin de las cuentas siguientes:

Gastos anticipados (Activos diferidos)

En esta cuenta se registran los gastos de naturaleza no financiera que se han pagado durante el ejercicio que se cierra, pero cuyo devengo o vencimiento corresponde al ejercicio siguiente. Por ejemplo: supongamos que l a empresa tiene alquilada una nave para utilizarla como almacn y que paga el alquiler por trimestres no naturales anticipados, siendo las fechas de pago entre el da 1 y el da 5 de los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada ao. Del pago realizado el mes de noviembre de 2000, dos tercios corresponden al ejercicio econmico que se cerrar el 31 de diciembre. Sin embargo, el tercio restante corresponde al ejercicio econmico que se iniciar el prximo 1 de enero del ao 2001. As pues, mediante la periodificacin el importe del alquiler de la nave correspondiente al mes de enero del ao 2001, que se habr satisfecho

durante el mes de noviembre del ao 2000, se imputar al resultado del ao 2001.

Ingresos anticipados (Pasivos diferidos)

En esta cuenta se registran los ingresos de naturaleza no financiera que se han cobrado durante el ejercicio que se cierra, pero cuyo devengo o vencimiento corresponde al ejercicio siguiente. Por ejemplo: supongamos que la empresa presta el servicio de reparacin y mantenimiento de maquinaria y que cobra a sus clientes por trimestres no naturales anticipados, siendo las fechas de cobro entre el da 21 y el da 25 de los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada ao. Del cobro realizado el mes de noviembre de 2000, un tercio corresponde al ejercicio econmico que se cerrar el 31 de diciembre. Por su parte, los dos tercios restantes corresponden al ejercicio econmico que se iniciar el prximo 1 de enero del ao 2001. As pues, mediante la amortizacin el importe del servicio de reparacin y mantenimiento de maquinaria correspondiente a los meses de enero y de febrero del ao 2001, que se habrn cobrado durante el mes de noviembre del ao 2000, se imputarn al resultado del ao 2001.

Intereses pagados por anticipado (Activos diferidos)

En esta cuenta se registran los gastos de naturaleza financiera (intereses de prstamos recibidos por la empresa) que se han pagado durante el ejercicio que se cierra, pero cuyo devengo o vencimiento corresponde al ejercicio siguiente. Por ejemplo: supongamos que la empresa tiene concedido un prstamo hipotecario para ampliar sus instalaciones industriales y que paga los intereses por trimestres

no naturales anticipados, siendo las fechas de pago entre el da 1 y el da 5 de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre de cada ao. De los intereses pagados durante el mes de diciembre de 2000, un tercio corresponden al ejercicio econmico que se cerrar el 31 de diciembre. Mientras que los dos tercios restantes corresponden al ejercicio econmico que se iniciar el prximo 1 de enero del ao 2001. As pues, mediante la amortizacin el importe de los intereses hipotecarios correspondiente a los meses de enero y de febrero del ao 2001, que se habrn satisfecho durante el mes de diciembre del ao 2000, se imputar al resultado del ao 2001.

Intereses cobrados por anticipado (Pasivos diferidos)

En esta cuenta se registran los ingresos de naturaleza financiera (intereses de prstamos concedidos por la empresa o de depsitos bancarios de la misma) que se han cobrado durante el ejercicio que se cierra, pero cuyo devengo o vencimiento corresponde al ejercicio siguiente. Por ejemplo: supongamos que la empresa tiene una cuenta corriente bancaria y que cobra los intereses por trimestres no naturales vencidos, siendo las fechas de cobro entre el da 1 y el da 5 de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre de cada ao. De los intereses cobrados durante el mes de diciembre de 2000, un tercio corresponde al ejercicio econmico que se cerrar el 31 de diciembre. Mientras que los dos tercios restantes corresponden al ejercicio econmico que se iniciar el prximo 1 de enero del ao 2001. As pues, mediante la amortizacin el importe de los intereses devengados por la cuenta corriente correspondiente a los meses de enero y de febrero del ao 2001, que se habrn satisfecho durante el mes de diciembre del ao 2000, se imputar al resultado del ao 2001. Adems de las anteriormente expuestas existen otras cuentas no especficas que llegado el momento del cierre del ejercicio econmico pueden recoger o registrar

anotaciones derivadas del proceso de amortizacin. Por ejemplo: Ingresos por intereses diferidos. Provisin para pensiones y obligaciones similares. Provisin para impuestos.

Tercer proceso: Depreciacin

La depreciacin es el proceso mediante el cual el valor de los elementos del inmovilizado (activo fijo ) material e inmaterial aplicado por la empresa a la consecucin de sus objetivos se incorpora al precio de coste de los productos fabricados o de los servicios prestados, para as recuperar dicho valor y permitir la reposicin de los elementos mencionados cuando stos lleguen al final de su vida til, tcnica o econmica. Dentro de los procesos que conforman el cierre contable del ejercicio econmico se incluye el clculo y el registro de las cuotas peridicas de depreciacin correspondientes al ejercicio que se cierra. En cuanto al clculo se estar a lo previsto en las normas contables, principalmente el PUC, existentes al respecto. Siempre con independencia de lo que establecen las normas tributarias. Por cuanto la normativa contable no est en ningn caso sometida a la fiscal, ni viceversa. De igual manera, las cuotas peridicas de depreciacin se registrarn en las cuentas previstas a esos efectos por el PUC. Es decir: Depreciacin acumulada del activo fijo.

Cuarto proceso: Provisin de gastos y prdidas

Mediante las provisiones la empresa registra por adelantado aquellos gastos o prdidas de las que se conoce el importe, pero se desconoce el momento exacto en que tendrn lugar. El hecho de que el registro se produzca por adelantado obedece al principio de prudencia, segn el cul los gastos y las prdidas deben contabilizarse en el momento en que se conoce su existencia, mientras que los

ingresos y beneficios slo pueden contabilizarse cuando efectivamente se han producido. Dentro de los procesos que conforman el cierre contable del ejercicio econmico se incluye el clculo y el registro de las provisiones correspondientes al ejercicio que se cierra. En cuanto al clculo se estar a lo previsto en las normas contables, principalmente el PGC, existentes al respecto. Siempre con independencia de lo que establecen las normas tributarias. Por cuanto la normativa contable no est en ningn caso sometida a la fiscal, ni viceversa. De igual manera, las provisiones se registrarn en las cuentas previstas a esos efectos por el PUC, clasificadas por la naturaleza de los gastos o de las prdidas registradas. Por ejemplo: Para riesgos y gastos: Provisin para pensiones y obligaciones similares. Provisin para impuestos. Etc. De inmovilizado: Provisin por depreciacin del activo fijo.. De existencias: Provisin por depreciacin de mercaderas. Provisin por depreciacin de materias primas. Financieras: Provisin por depreciacin de valores negociables a corto plazo de empresas del grupo. Etc.

Quinto proceso: Conciliacin de saldos

En este momento procederemos a la conciliacin de los saldos de clientes, proveedores, bancos y existencias. La conciliacin consiste en comparar los saldos contables (los que se deducen de los registros contables llevados por la empresa) con los saldos reales y, en su caso, corregir las diferencias que puedan existir. Los saldos reales se obtendrn de diferente manera segn sea la naturaleza de las partidas o cuentas a conciliar. A saber:

Clientes: se circularizar (envo de cartas de confirmacin) a los clientes solicitando que confirmen el saldo de sus operaciones con la empresa a la fecha de cierre del ejercicio econmico. Generalmente se pide

confirmacin slo de los clientes cuyo volumen de operaciones durante el ejercicio ha superado un importe previamente determinado. Por ejemplo: puede decidirse que dicho importe sea el equivalente al 1% de las ventas totales.

Proveedores: se circularizar (envo de cartas de confirmacin) a los proveedores solicitando que confirmen el saldo de sus operaciones con la empresa a la fecha de cierre del ejercicio econmico. Generalmente se pide confirmacin slo de los proveedores cuyo volumen de operaciones durante el ejercicio ha superado un importe previamente determinado. Por ejemplo: puede decidirse que dicho importe sea el equivalente al 1% de las compras totales (impuestos indirectos excluidos).

Bancos: se solicitarn los extractos a la fecha de cierre del ejercicio econmico de las cuentas corrientes, de los depsitos a plazo, de las plizas de crdito (crdito utilizado), de los prstamos (importe pendiente de devolucin) y de cualesquiera otras operaciones o depsitos formalizados con entidades financieras (bancos y cajas de ahorro).

Existencias: se realizar el inventario fsico o recuento de las existencias de materias primas, materias auxiliares, productos en curso, productos terminados, mercaderas, etc que sean propiedad de la empresa en la fecha de cierre del ejercicio econmico. Una vez conocidos los saldos reales y hecha la comparacin con los saldos contables se proceder a ajustar los registros contables mediante las anotaciones pertinentes.

Sexto proceso: Resultado antes de impuestos

Llegados a este punto estamos en disposicin de proceder a la determinacin del resultado antes de imputar el Impuesto de Renta. Para ello bastar que

carguemos (se denomina cargo cualquier anotacin realizada en el debe de una cuenta) a la cuenta Prdidas y Ganancias los saldos de todas las cuentas de compras y gastos y que abonemos (se denomina abono cualquier anotacin realizada en el haber de una cuenta) a la misma cuenta Los saldos de todas las cuentas de ventas e ingresos. De esta manera todas las cuentas de gastos y todas las de ingresos quedarn saldadas y cerradas, es decir que su saldo ser igual a cero. Por su parte, la cuenta Prdidas y Ganancias presentar: Saldo deudor o prdida, si la suma de los gastos es mayor que la de los ingresos. Saldo acreedor o ganancia, si la suma de los ingresos es mayor que la de los gastos.

Sptimo proceso: Impuesto de Renta

El saldo de la cuenta Prdidas y Ganancias representar despus de lo expuesto en el apartado anterior el resultado contable obtenido por la empresa a lo largo del ejercicio econmico que se cierra sin tener en cuenta el gasto derivado del Impuesto de Renta devengado sobre dicho resultado. As pues, en el caso de que la empresa haya obtenido un resultado positivo o ganancia, se determinar la cuota devengada del Impuesto de Renta , considerada como gasto del ejercicio econmico que se cierra, aplicando al resultado contable los criterios tributarios en cuanto a bonificaciones, deducciones y tarifa impositiva. Esta cuota, que insistimos que tiene la consideracin de gasto a efectos econmicos, aunque no es un gasto deducible desde la perspectiva fiscal, se registra.

Octavo proceso: Resultado despus de impuestos

Finalmente, llegamos a la determinacin del resultado despus de impuestos.

Cierre de cuentas

Una vez completados los procesos anteriormente descritos y habiendo determinado y registrado el resultado contable despus de impuestos podemos considerar definitivamente cerrado el ejercicio econmico. Sin embargo, a efectos contables todava quedara pendiente el cierre de todas las cuentas denominadas de balance Para ello procederemos a abonar por su saldo todas las cuentas de activo (se denominan de activo todas aquellas cuentas que al cierre del ejercicio presentan un saldo deudor, es decir aquellas en las que la suma de todas las anotaciones realizadas en el debe es mayor que la suma de todas las anotaciones realizadas en el haber) y a cargar asimismo por su saldo todas las cuentas de pasivo (se denominan de pasivo todas aquellas cuentas que al cierre del ejercicio presentan un saldo acreedor, es decir aquellas en las que la suma de todas las anotaciones realizadas en el debe es menor que la suma de todas las anotaciones realizadas en el haber). De esta forma hemos procedido al cierre de la contabilidad en la fecha de cierre del ejercicio econmico.