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UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PER FACULTAD DECIENCIAS APLICADAS E. A. P.

DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS HOTELERA Y TURISMO

CLASIFICACION DE ACUERDO AL TIPO DE REUNION a) Congresos Se pueden definir como reuniones abiertas, convocadas por asociaciones o instituciones con el fin de hacer una puesta en comn sobre los progresos, investigaciones o teoras de su disciplina o materia. Se trata de reuniones de carcter cientfico, social, econmico, tecnolgico o profesional, impulsada y organizada por Asociaciones, Instituciones u Organismos cientficos o profesionales dirigidas a todo el colectivo relacionado con el tema que se debate. Su celebracin suele ser peridica, anual o bianual, con sede alternante y rotativa. La duracin media de un congreso oscila entre 2-5 das y el nmero de participantes vara segn la importancia, trascendencia y atractivo del mismo, pero en cualquier caso, suele ser el tipo de reunin, dentro de este mercado, de mayor nmero de participantes. En los congresos, el elemento primordial es el programa cientfico o el tema central del debate, as como la importancia de los ponentes, siendo el programa social y de acompaantes complementario. Simultneamente a la celebracin del congreso, se pueden organizar exposiciones de material, tecnologa, servicios y publicaciones relacionadas con el mismo, cuya venta de espacios contribuye a financiar el evento. Tambin se define como reuniones que no estn orientadas al negocio, generadas por organizaciones de vocacin pblica (Colegio, Asociacin o sociedad profesional, Universidades, Federaciones o entidades privadas), en las que los delegados tienen un rol multi-interactivo, de discusin y competencia, a menudo ayudados por servicios especializados. Las temticas ms comunes son la mdico-sanitaria, cientfica, cultural, econmica, social, tecnolgica, universitaria, etc... Las contribuciones a la presentacin y a la discusin del tema son decididas por el patrocinador y el cuerpo de la organizacin. La frecuencia se establece habitualmente por adelantado y puede ser varias veces al ao, anual o plurianual. El nmero mnimo de participantes, a efectos de sus estadsticas y recogida de datos, se fija en 50 inscritos y la pernoctacin mnima en 2 das. A esos mismos efectos, se asimila a los congresos otro tipo de reunin, las llamadas conferencias privadas, a excepcin de las gubernamentales y las pblicas. Las conferencias tienden a ser ms pequeas en nmero, de carcter ms selecto y no tienen connotacin especial en cuanto a frecuencia. b) Conferencias Gubernamentales Pblicas Convocatorias cerradas, de celebracin puntual, que se corresponden con reuniones gubernamentales o de organismos de gran influencia pblica para establecer acuerdos o debatir asuntos de inters comn. En ellas, se suelen abordar temas diplomticos, polticos o econmicos, correspondindose al concepto de reunin de alto nivel, monotemtica, convocada por invitacin y que suele presentar como aadido a efectos de organizacin, las fuertes medidas de seguridad, complejidad de protocolo y necesidad de expertos profesionales que acten con eficacia, rigurosidad y rapidez en la solucin del mnimo imprevisto. c) Convenciones Convocatoria cerrada, normalmente reuniones empresariales o de colectivos cerrados a modo de punto de encuentro para comunicar objetivos, anlisis de resultados, dinmica y evolucin del colectivo que a la vez sirva para mejorar la comunicacin y estimular a los empleados de la empresa o colectivo. Su duracin media suele ser de 2-3 das. Aunque en EEUU, el trmino Convencin se asimila a Congreso, en Espaa y en general en Europa, permanece la distincin en los trminos expuestos , tambin se las define como reuniones corporativas, de vocacin privada (empresas, entidades privadas, corporaciones), orientadas a los negocios en las cuales los participantes representan a la misma compaa, grupo de sociedades, joint-venture o relaciones cliente/proveedor. Las temticas ms comunes son comerciales, ventas, distribucin o presentacin de nuevos productos, etc... La duracin mnima es de 2 das y el nmero mnimo de participantes es de 50. d) Jornadas, Seminarios y Simposiums Reuniones especializadas, de participacin ms reducida y duracin media de 1-2 das, para debatir o examinar un tema monogrfico, combinando debates, ponencias, grupos de trabajo y conclusiones. se encuadra dentro de esta categora los foros, coloquios, seminarios, simposios y las conferencias de acceso restringido, definindolas como reuniones especializadas de una naturaleza tcnica Y acadmica, con vocacin pblica o privada, cuyo objetivo es hacer un estudio profundo de determinadas materias, mediante un dilogo interactivo entre especialistas. El nmero de participantes es limitado normalmente por la especializacin requiriendo a menudo el pago de una cuota de inscripcin. La especializacin crea varios niveles dentro del foro, con maestros y alumnos trabajando a distintos niveles del conocimiento. Los acuerdos no se firman, tampoco los cientficos. Normalmente este tipo de reunin se asocia a la palabra congreso. e) Ferias, salones y exposiciones Se considera Feria o Saln la exhibicin de bienes, productos o servicios con fines comerciales y para facilitar el intercambio de negocio. Su celebracin suele ser peridica y con sede fija. Su organizacin difiere, en gran medida,
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de la organizacin de congresos y convenciones, ya que abarca otros componentes como personal tcnico de montaje, diseo de stands, contratacin de expositores, iluminacin, sonido publicidad, lanzamiento de productos, y organizacin de actos paralelos a la feria. Las Exposiciones por el contrario, persiguen principalmente fines culturales, educativos, informativos o incluso propagandsticos por encima de los meramente comerciales. Su celebracin suele ser puntual y con frecuencia son itinerantes. f) El viaje de incentivos Se trata de una herramienta de marketing de las empresas, una actividad planificada y diseada para motivar a los destinatarios del viaje a lograr unos objetivos predeterminados por la empresa. Su finalidad puede ser la de estimular a una red de distribucin desmotivada, la recompensa de un trabajo bien hecho por un determinado departamento de la empresa o el mejor regalo promocional a sus consumidores; en definitiva, se utiliza habitualmente como una recompensa a unos objetivos alcanzados. Por ello, el incentivo es ms que un mero viaje; debe ser una experiencia singular repleta de detalles personalizados y de actividades que habitualmente no se encuentran en los paquetes vacacionales y que ofrezcan un valor aadido capaz de estimular el cumplimiento del reto fijado por la empresa. La empresa convocante debe, pues, decidir a qu personas desea incentivar (vendedores, distribuidores, ejecutivos, jefes de produccin, clientes, etc...) y fijar los objetivos a alcanzar, que pueden ir desde aumentar las cifras de venta, dar salida a determinados stocks, introducir un nuevo producto en el mercado, la fidelizacin de clientes hasta la comunicacin de una determinada poltica comercial de la empresa y/o potenciar la marca de la empresa patrocinadora. Normalmente, el coste del incentivo se autofinancia con el resultado extra alcanzado y para la empresa no significa un gasto aadido, ya que cada vez que participan en el viaje los que han conseguido los objetivos fijados, implica que la empresa ha obtenido el resultado econmico previsto y una parte de estos recursos se destina a financiar el viaje. El viaje de incentivo requiere una estudiada planificacin previa, que normalmente se lleva a cabo por el operador profesional junto con el departamento de marketing de la propia empresa convocante y en ocasiones, con la colaboracin de una empresa de publicidad encargada de la campaa de promocin y comunicacin del incentivo. El operador profesional debe conocer los objetivos que pretende alcanzar la empresa y el perfil de los participantes, a fin de poder ofertar el producto que mejor se adapte a sus necesidades y fines, de acuerdo con el presupuesto de la empresa solicitante. El programa de incentivo ha de ser a medida, un viaje personalizado, repleto de detalles singulares y difciles de realizar de forma individual, incluyendo actividades originales y adecuadas a los participantes. En ocasiones, se realiza un viaje de prospeccin, previo al viaje de incentivo, que permite a la empresa prescriptora conocer in situ el destino seleccionado, los alojamientos previstos, la singularidad del producto y el detalle de los elementos y actividades programadas. La complejidad de un viaje de incentivos requiere una organizacin impecable que garantice el xito para la empresa y que asegure los resultados deseados, por lo que resulta importante que el operador profesional funcione como un consultor y asesor capaz de responder satisfactoriamente a las necesidades de la empresa, con un amplio conocimiento del destino ofertado y un diseo creativo y singular del viaje. La eleccin del destino para un viaje de incentivos presenta un amplio abanico de posibilidades en funcin de la tipologa del mismo, sus objetivos, la duracin del viaje y el nmero de participantes. Determinadas empresas optan por viajes de larga distancia a destinos que ofrecen lugares exticos, con diferente cultura y costumbres (Oriente, frica, Caribe); as mismo los Cruceros se han convertido en una de las propuestas ms demandadas por algunas empresas a la hora de organizar incentivos. No obstante en los ltimos aos se est desarrollando una tendencia creciente por los viajes de corta distancia y duracin (3-4 das) a destinos que ofrecen productos creativos que incluyen actividades que favorecen la interrelacin continua entre los participantes, despuntando algunos destinos de turismo de naturaleza, deportes de aventura, salud, golf, actividades culturales, conciertos, etc... Existen numerosas compaas que programan dos mas viajes de incentivo al ao, por lo que demandan nuevos productos, destinos y actividades, siendo imprescindible la creatividad y conocimiento del segmento para seguir realizando propuestas originales. Resulta, pues, obvio que cualquier gestor de un destino de incentivos que pretenda introducirse en este mercado como destino emergente, debe dirigir sus actuaciones promocionales directas no slo ante las empresas prescriptoras de incentivos sino tambin ante los operadores profesionales o AAVV especializadas en incentivos, a fin de que stos lo incluyan dentro de su oferta global de incentivos. g) Outdoor Training Es una variable o complemento del viaje de incentivo que puede definirse como una herramienta de formacin que se basa en la metodologa del Aprendizaje Experiencial, puesto que se desarrolla mediante actividades donde el aprendizaje se produce a travs del anlisis de la experiencia. El outdoor training se desarrolla al aire libre y se compone de una secuencia lgica de actividades de las que se extraen conclusiones con proyeccin directa e inmediata en el entorno de la organizacin empresarial. Se trata de programas diseados especialmente para equipos reducidos de profesionales que combinan actividades al aire libre con sesiones de reflexin para potenciar a
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travs de la prctica y la experiencia, la forma de actuar y pensar de los participantes, incidiendo en los aspectos del grupo que sean necesarios reforzar: actitudes de liderazgo, toma de decisiones, trabajo en equipo, superacin personal, aumentar la motivacin hacia los objetivos de conjunto de la organizacin, poner en prctica la comunicacin efectiva, impulsar una cultura de mejora y aprendizaje, etc... Existen empresas especializadas, algunas de ellas como parte de su especializacin en turismo corporativo que, en colaboracin con el departamento de Recursos Humanos de las empresas clientes, una vez fijados los objetivos que pretende la empresa, disean el producto seleccionando la localizacin, el programa y las actividades a realizar. En definitiva, son actividades de aventura y team building, orientadas a fomentar las relaciones personales, cohesionar equipos y motivar a los participantes de una forma dinmica, divertida y emocionante. La tendencia marcada por empresas punteras incorpora esta metodologa de formacin experiencial en sus encuentros de empresa, por lo que, con frecuencia, se plantean este tipo de actividades como el complemento ideal para las reuniones de empresa, convenciones y viajes de incentivo. h) Coaching Empresarial Utilizado como actividad complementaria o en algunas ocasiones, protagonista de los viajes de incentivo, est alcanzando cierta importancia como una de las actividades ms demandadas en el sector de incentivos. Se trata de determinadas frmulas de establecer tcnicas de comunicacin operacional que logran un sustancial incremento del rendimiento en las empresas y generan procesos eficaces en el desarrollo de las habilidades. Como herramienta de incentivos se orienta, de modo prctico, al comportamiento, las habilidades mentales y verbales de los participantes, la observacin, el dilogo y el descubrimiento de nuevas formas de actuacin en el entorno empresarial. El protagonista principal del coaching empresarial es el coach o consultor externo que participa en las sesiones del grupo. Su misin consiste en detectar el potencial de la gente en su entorno de trabajo y las barreras externas o internas que obstaculizan la manifestacin de ese potencial, elevar la conciencia y responsabilidad de los participantes y desarrollar su confianza y seguridad, utilizando unos modelos basados en el nivel de escucha, el rapport o relacin de igual a igual y el feedback o retroalimentacin.

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