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FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION

OBJETIVOS

 Identificar

las

funciones

administrativas

de

los

diferentes

niveles

organizacionales y el tiempo dedicado al desempeo de las mismas. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social. Conocer las metas de los administradores y organizaciones para tener una perspectiva ms amplia del medio en el cual se desarrolla.

DEFINICIN DE ADMINISTRACIN: (SU NATURALEZA Y PROPSITO)

La Administracin es el proceso de disear y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos especficos. Esta definicin bsica debe ampliarse: Cuando se desempean como administradores los individuos deben ejercer funciones administrativas de Planeacin; Organizacin; Integracin del Personal; Direccin y Control. La Administracin se aplica a todo tipo de Organizaciones (Empresas; Ejrcito; Gobierno; Iglesia; Entidades sin fines de lucro; etc.) Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales. La intencin de los administradores es la misma: generar un supervit (en las organizaciones comerciales se refiere a las utilidades, en las organizaciones sin fines de lucro esto puede estar representado por la satisfaccin de necesidades). La Administracin persigue la productividad, lo que implica eficacia (logro de los efectos u objetivos deseados) y eficiencia (Logro de objetivos al menor costo) Ejemplos de mejores administradores son HiroshiOkuda, presidente de Toyota (el tercer fabricante mundial) Tiene fama de ser un consumado especialista en reducir costes sin el menor escrpulo, Bill Gates de Microsoft, su rpido enriquecimiento ha ido acompaado de un discurso visionario y optimista sobre un futuro transformado por la penetracin de los ordenadores en todas las facetas de la vida cotidiana, y Helmut Werner de la marca de Mercedes Benz, quien es tambin un ejemplo de que un buen administrador no significa que tenga asegurado el empleo, porque en 1997 el renuncio a su puesto tras ser derrotado en la pugna por reorganizacin de la compaa, con la firma de Chyrsler.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN
Muchos administradores se han percatado de la clara y til organizacin de los conocimientos facilita el anlisis de la administracin. As pues al estudiar la administracin es de gran utilidad dividirla en cinco funciones administrativas: planeacin, organizacin, integracin del personal, direccin y control, en torno de las cuales pueden organizarse los conocimientos que se hallan en la base de esas funciones. Es por ellos que los conceptos, principios, teoras y tcnicas de la administracin se agrupan en esas cinco funciones. Estas funciones son referentes al diseo de un ambiente interno que permite el alto desempeo de las organizaciones, no se debe ignorar que los administradores se ven obligados a operar tambin en el ambiente externo de

las empresas. Es evidente que los administradores no pueden desempear correctamente sus tareas si no comprenden y se muestran sensibles a los muchos elementos del ambiente externo (factores econmicos, tecnolgicos, sociales, polticos y ticos) que afectan a sus reas de operacin

LA ADMINISTRACIN COMO ELEMENTO ESENCIAL DE TODAS LAS ORGANIZACIONES

La administracin asume la responsabilidad de emprender acciones que permiten a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de objetivos grupales. En consecuencia, la administracin se aplica lo mismo a organizaciones grandes y pequeas, empresas lucrativas y no lucrativas, industrias manufactureras y de servicios. La eficiencia administrativa es de inters para los presidentes de compaas, administradores de hospitales, supervisores de primera lnea de organizaciones gubernamentales, dirigentes de boy scouts, obispos de iglesias, administradores de equipos de beisbol y rectores de universidades. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LOS DIFERENTES NIVELES ORGANIZACIONALES Entre los niveles organizacionales tenemos administradores, ejecutivos, gerentes y supervisores. Ciertamente una situacin dada puede diferir considerablemente entre uno y otros niveles de una organizacin o entre diversos tipos de empresas. De igual manera, tambin el alcance de la autoridad puede variar, mientras que es probable que los tipos de problemas por resolver sean considerablemente distintos. Sin embargo, es un hecho que todos los administradores obtienen resultados mediante el establecimiento de un entorno favorable al esfuerzo grupal eficaz donde se desenvuelva. Todos los administradores ejercen funciones administrativas. No obstante, el tiempo que dedican a cada funcin puede diferir. As, los administradores de alto nivel dedican ms tiempo a la planeacin y la organizacin que los administradores de nivel inferior. La direccin, a su vez, consume gran parte del tiempo de los supervisores de primera lnea, la diferencia en cuanto al tiempo destinado al control varia solo ligeramente entre los administradores de los diversos niveles

FUNCIONES DE LOS ADMINISTRADORES

Las funciones de los administradores constituyen una estructura muy til para organizar los conocimientos administrativos. Hasta ahora no han surgido nuevas ideas, nuevos resultados de investigaciones o tcnicas imposibles de integrar a las clasificaciones de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. PLANEACIN: Implica seleccionar misiones y objetivos, as como las acciones necesarias para cumplirlos, y requiere de la toma de decisiones; esto es, de la eleccin de cursos futuros de accin a partir de diversas alternativas. Existen varios tipos de planes, los cuales van desde propsitos y objetivos generales hasta las acciones mas detalladas por emprender. Ningn plan real puede existir si no se toma una decisin, el compromiso de recursos humanos o materiales o del prestigio. Antes de tomada la decisin lo nico que existe es un estudio de planeacin, un anlisis o una propuesta; en ese momento no puede hablarse de un papel real. ORGANIZACIN: Es la parte de la administracin que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos debern desempear en una empresa. Es intencionada ya que los individuos deben garantizar la asignacin de todas las tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, asignacin que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esas tareas. El propsito de una estructura organizacin es contribuir a la creacin de un entorno favorable para el desempeo humano. En la estructura las tareas por realizar, los papeles establecidos de esta manera tambin deben disearse tomando en cuenta las capacidades y motivaciones del personal disponible. INTEGRACIN PERSONAL: Implica llenar y mantener ocupados los puestos contenidos por la estructura organizacional. Esto se lleva a cabo mediante la identificacin de los requerimientos de fuerza de trabajo, la realizacin de un inventario del personal disponible y reclutamiento, seleccin, ubicacin, ascenso, evaluacin, planeacin profesional, compensacin y capacitacin (o alguna otra forma de desarrollo) tanto de los candidatos a ocupar puestos como de los ocupantes de estos en un momento dado, a fin de lograr la eficaz y eficiente realizacin de las tareas. DIRECCIN: Es el hecho de influir en los individuos para q contribuyan en favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tienen que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administracin. Puesto que el liderazgo implica seguidores y las personas tienden a seguir a quienes les ofrecen medios para la satisfaccin de sus necesidades, anhelos y deseos, es comprensible que la direccin suponga motivacin, estilos y enfoques de liderazgo y comunicacin. CONTROL: Consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medicin del desempeo con la base en metas y

planes, la deteccin de desviaciones respecto de las normas y la contribucin a la correccin de estas. En pocas palabras el control facilita el cumplimiento de los planes. Las actividades de control suelen relacionarse con la medicin de logros.

COORDINACIN, ESENCIA DE LA ADMINISTRACIN

La coordinacin es en si misma una funcin especifica de los administradores. Sin embargo es mejor concebirla como la esencia de la administracin, para el logro de la armona de los esfuerzos individuales en favor de los cumplimientos de las metas grupales. Cada una de las funciones administrativas es un ejercicio en pro de la coordinacin.

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y NIVELES JERRQUICOS

Habilidad tcnica: posesin de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicacin de mtodos, procesos y procedimientos. Implica por lo tanto el diestro uso de instrumentos y tcnicas especficas. Habilidad humana: capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, la creacin de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones. Habilidad de conceptualizacin: capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos ms significativos de una situacin y comprender las relaciones entre ellos. Habilidad de diseo: capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa. Para ser eficaces y particularmente en los niveles organizacionales superiores, los administradores deben ser capaces de hacer mucho ms que advertir un problema. Deben poseer adems la habilidad de un buen ingeniero de diseo para deducir la solucin prctica de un problema. METAS DE TODOS LOS ADMINISTRADORES Y ORGANIZACIONES Los ejecutivos de organizaciones no comerciales, afirman que el propsito de los administradores de organizaciones comerciales es simple, ya que solo deben dedicarse a generar utilidades, pero una de las metas ms relevantes en las organizaciones comerciales es el incremento a largo plazo del valor de sus acciones ordinarias. La totalidad de los administradores de todo tipo de organizaciones, deberan desear obtener el supervit, para lo cual se debe establecer un entorno donde los individuos puedan cumplir metas grupales con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales e insatisfaccin personal o en el que puedan alcanzar en la mayor medida posible una meta deseada con los recursos disponibles. Cules son las compaas de excelencia? Thomas Peters y Robert Waterman, investigaron 43 compaas que consideraron excelentes, y en la seleccin de estas empresas identificaron los siguientes factores: el crecimiento de activos y capital; y el rendimiento promedio del capital total; entre otras medidas, y llegaron a la conclusin de que las organizaciones de excelencia tienen las siguientes caractersticas:

Se Orientaban a la accin: actitud para constituir grupos de trabajo pequeos de alta versatilidad con muy escasa duracin temporal pero gran capacidad de producir resultados o propuestas innovadores en los procesos de la empresa, utilizando una amplia gama de dispositivos de accin Se informaban acerca de las necesidades de sus clientes: mostrando una intensa interaccin con los clientes, que se manifiesta como un compromiso incondicional en trminos del servicio, la calidad y la confiabilidad. Promovan la autonoma administrativa y el espritu empresarial: otorgando al personal autonoma para el trabajo creativo por individuos o en pequeos grupos, condicin para el desarrollo del espritu empresarial y la innovacin, proceso en el que las compaas excelentes otorgan la mxima importancia a los sistemas de comunicacin, que deben ser informales, generar extraordinaria intensidad de las comunicaciones, brindar apoyo fsico a la comunicacin, e impulsar la innovacin. Obtenan una alta productividad mediante la estrecha atencin a las necesidades de su personal; brindando confianza a los trabajadores, tratndolos como la fuente de la productividad y como los activos ms importantes. Se regan por una filosofa basada a menudo en los valores de sus lderes: es decir, en torno a un sistema de valores que hace que la empresa constituya el mayor motivo de orgullo para todo su personal, convirtindolos en pautas para motivar la integracin y la innovacin. Se concentraban en el rea de actividad que conocan mejor: que alude a que la empresa no debe excederse de su campo principal, para lograr o mantener los mejores resultados; y que en todo caso, debe diversificarse alrededor de una sola destreza, o ramificarse en campos de accin que guardan relacin Posean una estructura organizacional sencilla y escaso personal administrativo:consistente en que la empresa de excelencia debe mantener la sencillez organizacional, basndose en el desarrollo de divisiones producto, o por mbito geogrfico, o por funcin Eran tanto centralizadas como descentralizadas, dependiendo de las circunstancias: en el diseo de la organizacin, combinando una direccin central firme y una autonoma individual mxima, pues las organizaciones que se rigen por este principio ejercen un control estricto, por una parte; pero al mismo tiempo alientan expectativas de autonoma, espritu emprendedor e innovacin en todos los niveles.

PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIA

PRODUCTIVIDAD Una manera de concebir el objetivo de los administradores es afirmar que son productivos.La productividad se constituye en uno de los principales objetivos estratgicos de las empresas, debido a que sin ella los productos o servicios, no alcanzan los niveles de competitividad necesarios en el mundo globalizado. La productividad es el resultado que tienen la empresa al trabajar con calidad; para determinar su efecto es necesario tomar en consideracin no solo el impacto econmico, sino tambin la trascendencia de las condicione de vida de su personal y del pblico en general.

Una definicin mas precisa de productividad es: la relacin productos- insumos en un periodo especifico con la debida consideracin de la calidad Productos Productividad = Insumos Esta frmula indica que la productividad puede elevarse de tres maneras: Incrementando los productos con los mismos insumos. Reduciendo los insumos pero manteniendo los mismos productos. Incrementando los productos y reduciendo los insumos para obtener un cambio favorable en la relacin entre ellos. Las compaas hacen uso de varios tipos de insumos como la fuerza de trabajo, los materiales y el capital. La productividad de factor total combina varios tipos de insumos para obtener un mismo compuesto. Sin embargo, Peter Druker afirmo que la mayor oportunidad para el incremento de la productividad reside en el trabajo intelectual especialmente en el caso de la administracin. EFICACIA Y EFICIENCIA La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeo individual y organizacional. La eficacia es el cumplimiento de los objetivos y la eficiencia el logro de las metas con la menor cantidad de recursos. As buscar eficiencia es tratar de que no haya desperdicio de recursos, mientras que la eficacia implica utilizar los recursos para el logro de objetivos trazados (hacer lo planeado) (en un periodo especifico considerando la calidad)

ADMINISTRACIN CIENCIA O ARTE

Como todas las dems prcticas profesionales la administracin es un arte. Es saber cmo hacer algo, hacer cosas en vista de las realidades de una situacin; Aun as los administradores trabajaran mejor si se hacen uso de los conocimientos organizados acerca de la administracin, estos conocimientos constituyen una ciencia. Por lo tanto en la practica la administracin es una arte; los conocimientos organizados en los que se basa la practica son un ciencia, en este contexto ciencia y arte no son mutuamente excluyentes, sino complementarios. Cuando la ciencia mejora, el arte tambin mejora como ha ocurrido en las ciencias fsicas y biolgicas, es indudable que la ciencia en la que se basa la administracin es aun sumamente imperfecta e inexacta, esto se debe a que las muchas variables que manejan los administradores son extremadamente complejas. No obstante los conocimientos administrativos pueden mejorar la prctica de la administracin, Los ejecutivos que pretenden administrar sin recurrir a la ciencia administrativa deben atenerse nicamente a la suerte, intuicin o lo que hicieron en el pasado. ELEMENTOS DE LA CIENCIA

La ciencia es conocimiento organizado. La caracterstica principal de toda ciencia es la aplicacin del mtodo cientfico al desarrollo del conocimiento, as una ciencia comprende: conceptos claros, teora y otros conocimientos acumulados desarrollados a partir de las hiptesis (supuestos de que algo es cierto) experimentacin y anlisis. ENFOQUE CIENTFICO
El enfoque cientfico puede describirse en trminos de cierto nmero de caractersticas. En primer lugar, es un proceso sistemtico, disciplinado y controlado. Los cientficos fundan sus descubrimientos en observaciones empricas, lo cual significa que las pruebas estn arraigadas en la realidad objetiva y se compitan a travs de los sentidos humanos o por sus extensiones

El enfoque cientfico requiere en primer lugar de conceptos claros, imgenes mentales de algo formadas mediante la generalizacin a partir de particularidades. Estas palabras y trminos deben ser exactos, pertinentes para las cosas sometidas al anlisis. El mtodo cientfico supone la determinacin de hechos objetivos por medio de la observacin. Tras analizar estos hechos los cientficos buscan relaciones causales; Una vez comprobada la precisin de estas generalizaciones y confirmada su apariencia de verdad se los denomina principios.

FUNCIN DE LA TEORA ADMINISTRATIVA

Es funcin de la teora brindar un medio para la clasificacin de conocimientos administrativos significativos y pertinentes. Algunos principios ofrecen pautas para la delegacin de autoridad, entre ellos el principio de delegacin por resultados esperados, el principio de igualdad de autoridad y responsabilidad y el principio de unidad de mando. En administracin, los principios son verdades fundamentales que explican la relacin entre dos ms conjuntos de variables, generalmente una variable independiente y una variable dependiente. Pueden ser descriptivos o predictivos, pero no prescriptivos. Esto es describen la relacin de una variable con otra. No prescriben lo que los individuos deben hacer. Ejemplo en administracin el principio de unidad de mando establece que cuando mayor sea la frecuencia con la que un individuo deba informar de sus acciones a un solo superior, tanto ms probable ser que este individuo experimente una sensacin de lealtad y obligacin, y limita a predecir. De ninguna manera implica que los individuos nunca deban informar a ms de una persona. Implica ms bien, que en caso de que deban hacerlo, es necesario que sus administradores estn conscientes de los posibles riesgos que ello entraa y tomen en cuenta estos riesgos al equilibrar las ventajas y desventajas del mando mltiple. Un administrador puede descubrir que las ventajas de otorgar autoridad a un controlador para que prescriba procedimientos de contabilidad en una organizacin son superiores a los posibles costos de autoridad mltiples. Pero si conoce la teora este administrador sabr que es probable que surjan costos como instrucciones contradictorias y confusin, y dar los pasos necesarios para reducir al mnimo esas desventajas.

Tcnicas Administrativas Las tcnicas son en esencia maneras de hacer las cosas, mtodos para la obtencin de un resultado dado. Son importantes en todos los campos prcticos. Ciertamente, tambin lo son en la administracin, aunque hasta ahora se hayan inventado aun pocas tcnicas

administrativas realmente importantes. Entre ellas pueden citarse la presupuestario, la contabilidad de costos, tcnicas de planeacin y control en red como la tcnica de evaluacin y revisin de programas o el mtodo de la ruta critica, el control de la tasa de rendimiento de la inversin y diversos procedimientos de desarrollo organizacional. Las tcnicas se desprenden normalmente de la teora y son un medio para la ms eficaz realizacin de las actividades de los administradores.

CONCLUSIONES
Los administradores de cualquier tipo de organizacin, se enfocan en la obtencin del supervit lo cual permitir la subsistencia de la empresa en el mercado a largo plazo, hacindola ms competitiva. Las empresas de excelencia, estn preparadas para los riesgos, y dan a su personal el lugar que les corresponde en cuanto ellos son el motor de la organizacin para la consecucin de metas. Cuando la organizacin potencializa sus fortalezas y minimiza sus debilidades, logra obtener mejores resultados. La existencia de rigor y flexibilidad dentro de la empresa, en dosis adecuadas, permite el control de las actividades que se realizan y permiten al personal asumir responsabilidades aportando ideas y mejoras. La eficacia y eficiencia juega un papel fundamental en la productividad, ya que se deben establecer metas y las estrategias para cumplirlas, para saber si se lleg a ser productivo. La administracin, permite llegar al cumplimiento de objetivos preestablecidos, creando un ambiente de confianza para el personal. Las funciones de la administracin permiten el desarrollo eficaz y eficiente de la empresa, pues establece un proceso que se debe seguir para alcanzar el fin deseado.

BIBLIOGRAFIA
KOONTS, Harold Administracin una perspectiva global, Editorial Mc Grevill 12edicion 2007 HUMBERTO GUTIERREZ PULIDO. Calidad total y productividad. MexicoMcgraw Hill. Interamericana Editores, S.A de C.V. 2005