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NORMAS DE CONTROLE PATRIMONIAL

Comisso de Elaborao
Ana Cristina Franco Fbio Miranda Santos Mrcia de Souza Valadares Maria Aparecida Perdigo Arcanjo Marina Magda de Oliveira Paulo Roberto de Melo Ricardo Geraldo das Dores Rodrigo Trevas Carvalho Pereira

Reviso
Mary Afonso Mousinho

Colaborao
Clara Mrcia Gomes Elerson Tarcsio de Souza Fabrcio Magno Lara Jos Antnio Braunbeck Wellington Jos Cunha Tatiane Cristina Angelotti Pinto

SUMRIO
1 INTRODUO ......................................................................................................4 2 IMPORTNCIA DO CONTROLE PATRIMONIAL ................................................5 3 OBJETIVO ............................................................................................................5 4 NORMAS GERAIS ................................................................................................5 5 PROCEDIMENTOS ...............................................................................................7 5.1 REGISTROS E CONTROLE DOS BENS PATRIMONIAIS................................7 5.2 RESPONSABILIDADES PELO CONTROLE DOS BENS PATRIMONIAIS .....8 5.3 IDENTIFICAO E CONTROLE DOS BENS PATRIMONIAIS ........................9 5.4 MOVIMENTAES E TRANSFERNCIAS DE BENS PATRIMONIAIS ........10 5.5 CONSERVAO E MANUTENO ...............................................................11 5.6 BAIXA DE BENS PATRIMONIAIS ..................................................................12 5.7 INSPEES PERIDICAS .............................................................................13 5.8 PENALIZAES .............................................................................................13 5.9 CONSIDERAES FINAIS .............................................................................14 ANEXO 01 TERMO DE RESPONSABILIDADE .........................................15 ANEXO 02 MOVIMENTAO DE BEM PATRIMONIAL ...........................16

1 INTRODUO

O Controle Patrimonial envolve a implantao de normas e procedimentos, reviso de toda a contabilidade relativa ao patrimnio, o inventrio e a identificao de todos os bens. J a Administrao Patrimonial compreende uma sequencia de atividades que tem o seu inicio na aquisio do bem e o seu trmino na retirada do bem do patrimnio da empresa. Dentre as vrias atribuies administrativas das unidades gestoras que compem o Grupo nima, est a de efetuar a aquisio, manuteno e desfazimento do seu ativo permanente.

O Ncleo de Patrimnio, subordinado Contabilidade o setor administrativo responsvel por normatizar, planejar e executar as atividades da rea e acompanhar as unidades gestoras.

A funo do controle patrimonial engloba atividades como recepo, registro, controle, fiscalizao, guarda, conservao e desfazimento dos bens permanentes da Instituio, no que diz respeito aos bens do Ativo Imobilizados.

Desenvolvido pelo Ncleo de Patrimnio e aperfeioado pelo Projeto Radar, este manual tem como objetivo de Regulamentar, Estruturar e Manter o controle fsico dos bens que compem o Ativo Imobilizado das instituies pertencentes ao Grupo nima, bem como orientar as aes dos colaboradores quanto aos procedimentos relativos aos bens disponibilizados para a execuo das atividades que integram o patrimnio.

2 IMPORTNCIA DO CONTROLE PATRIMONIAL

Diz respeito principalmente grande imobilizao financeira decorrente das aquisies e custos adicionais nestes bens, em que o uso racional dos recursos imobilizados permite maior retorno sobre os investimentos, evitando dispndios excessivos. O controle patrimonial feito de forma descentralizada, sendo cada instituio responsvel pela execuo das rotinas, de modo a facilitar os procedimentos e permitir maior autonomia, acompanhadas e orientadas pelo grupo nima.

3 OBJETIVO

Estabelecer os procedimentos e rotinas a serem realizadas para a efetivao das aquisies, cadastramento, transferncias, baixas, manutenes, conservao e inspeo dos bens patrimoniais do Grupo.

4 NORMAS GERAIS 4.1 Definem-se por patrimnio imobilizado, nesta Norma, todos os bens mveis, semoventes e imveis designados para prestao de servios, produo de bens de comercializao ou para estrutura de apoio a administrao e ensino.

Exemplos: prdios, terrenos, instalaes, mquinas, armrios, mesas, cadeiras, carteiras universitrias, computadores, veculos de uso da instituio.

4.2 Sero considerados como bens patrimoniais todos os bens cujo valor de aquisio seja superior a R$ 326,61 (trezentos e vinte seis reais e sessenta e um centavos) e vida til superior a um ano, conforme normas definidas pelo Regulamento do Imposto de Renda, contudo, tambm podero ser considerados como bens patrimoniais, os bens de valor inferior ao mencionado, mas que, tenham vida til superior a um ano. 4.3 As compras de bens sero centralizadas no setor de compras, com exceo do setor de engenharia que est autorizado a efetuar as compras das obras em andamento. 4.4 O setor de compras dever enviar cpia da ordem de compras dos bens patrimoniais para conhecimento do setor de patrimnio e para que o mesmo se programe para fazer a identificao, plaquetamento e emisso do termo de responsabilidade. 4.5 Caber Contabilidade criticar e efetuar os devidos registros e demais lanamentos contbeis referentes aos itens classificados como Imobilizado. 4.6 Caber ao Setor de Patrimnio executar as rotinas referentes ao controle patrimonial descritas no item 5.2. 4.7 Para os emprstimos de bens patrimoniais (comodato) a outras unidades dever ser emitida nota fiscal.

Por se tratar de remessa em comodato, estamos diante de uma operao no tributada; portanto, na nota fiscal devera conter no campo informaes complementares, obrigatoriamente, a indicao correspondente ao no destaque do ICMS (art. 146 do RICMS/MG). Alm disso, recomenda-se que ao realizar o comodato de bens do ativo permanente a outras unidades, o faa devidamente

amparado em contrato escrito que estipule todas as condies e detalhes da referida operao. O mesmo devera ser feito pelo setor jurdico atravs de solicitao do setor fiscal. 4.8 de responsabilidade dos gestores o controle de utilizao e conservao dos bens patrimoniais que estejam sob sua responsabilidade. 4.9 No caso de resciso de contrato com colaboradores que utilizem equipamentos da empresa, o Gestor dever solicitar ao controle de patrimnio informaes sobre a devoluo do bem utilizado.

5 PROCEDIMENTOS 5.1 REGISTROS E CONTROLE DOS BENS PATRIMONIAIS 5.1.1 Todos os bens patrimoniais adquiridos sero includos no sistema de patrimnio Datasul (FAS), contabilizados pelo setor de contabilidade e sero objetos de controle do setor de patrimnio. 5.1.2 Caber ao Setor de Patrimnio: plaquetamento dos bens; entrega do TERMO DE RESPONSABILIDADE (Anexo 1) e colher a assinatura do mesmo; alterar, complementar e atualizar informaes de localizao dos bens no Programa de Imobilizado Datasul Mdulo F A S; orientar sobre as normas e procedimentos do Controle Patrimonial;

5.2 RESPONSABILIDADES PELO CONTROLE DOS BENS PATRIMONIAIS

A responsabilidade pela guarda e conservao do bem do funcionrio que, em razo de seu cargo ou designao, responde pelo setor onde o bem estiver localizado. Para formalizar a responsabilizao deve ser emitido o Termo de Responsabilidade pelo Ncleo de Patrimnio.

Caso o colaborador utilize equipamentos fora da empresa, do local costumeiro de trabalho, a segurana fsica e lgica do local dever ser avaliada, e controles apropriados devero ser implantados para minimizar o risco de roubos ou ocorrncia de incidentes que comprometam a segurana dos equipamentos.

obrigatria a utilizao da corrente de segurana (cabo de ao) para notebooks, fornecido junto com o equipamento e se ocorrer qualquer problema deve-se abrir, imediatamente, solicitao no sistema de chamados (Helpdesk) para manuteno ou substituio da mesma;

Quaisquer incidentes de segurana que ocorram em qualquer lugar onde os equipamentos estiverem, tais como furto, roubo, invases, infeces por vrus, devero ser imediatamente comunicadas rea de patrimnio, para que as medidas apropriadas sejam tomadas.

Ocorrendo a movimentao de pessoal, como a substituio de funcionrio, o Lder deve solicitar a transferncia de responsabilidade, mediante levantamento patrimonial e emisso de novo Termo, a ser assinado pelo substituto.

Cabero ao Setor de Patrimnio os seguintes procedimentos para controle dos bens patrimoniais:

Efetuar a identificao individual de cada bem do Ativo Imobilizado atravs de plaquetas a qual deve obedecer a uma ordem numrica sequencial, em que a duplicidade de registros no deve existir; Providenciar entrega do Termo de Responsabilidade aos gestores das reas, conforme o termo constante no anexo 01. O gestor da rea se compromete a zelar pela guarda, conservao e manuteno dos bens que esto sobre sua responsabilidade. Alm disso, se compromete a informar ao setor de patrimnio qualquer ocorrncia verificada com os bens, relativas a sua movimentao, extravio, dano, perda ou transferncia, assim como sobre a inexistncia da plaqueta de identificao; Checar o controle fsico dos bens patrimoniais, atravs de inventrios rotativos cobrando dos gestores a responsabilidade com os bens disponibilizados para cada setor; Atualizar e alterar no Programa de Imobilizado Datasul Mdulo F A S, os complementos necessrios e as alteraes incorridas nos formulrio de Movimentaes (anexo 2); Controle das manutenes preventivas e corretivas, caso necessrias; Iniciativa quanto baixa do bem por motivos de obsolescncia e/ou sucateamento.

5.3 IDENTIFICAO E CONTROLE DOS BENS PATRIMONIAIS 5.3.1 Todos os bens patrimoniais adquiridos sero objeto de controle a ser exercido pelo setor de patrimnio, e devero ser identificados com a

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correspondente plaqueta de identificao, de acordo com os critrios abaixo, exceto algum bem que demandar controle especial: fixao de plaquetas em locais visveis e/ou de fcil acesso nas inspees; locais que permitam sua correta fixao, preferencialmente em superfcie de melhor aderncia, sem risco de soltar com facilidade; locais que no prejudique o uso do bem ou cause incmodo a seu usurio. 5.4 MOVIMENTAES E TRANSFERNCIAS DE BENS PATRIMONIAIS 5.4.1 Na ocorrncia de transferncia de bens patrimoniais entre setores e estabelecimentos da mesma empresa, obrigatrio o preenchimento e emisso do formulrio de movimentao, anexo 02. As solicitaes de transferncias de bens patrimoniais devem ser comunicadas atravs deste formulrio ao setor de patrimnio que emitir a autorizao para realizar a transferncia. 5.4.2 De posse do documento de transferncia caber ao setor de patrimnio, registrar no Programa de Imobilizado Datasul Mdulo F A S as movimentaes realizadas, assim como emitir e/ou atualizar o TERMO DE RESPONSABILIDADE e providenciar o registro de assinatura. 5.4.3 No ser permitida a sada de bens das dependncias da empresa, sem a autorizao do patrimnio via formulrio de movimentao patrimonial (Anexo 2)

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5.5 CONSERVAO E MANUTENO 5.5.1 Caber diretamente a cada usurio e/ou responsvel pelo bem patrimonial identificar a necessidade de manuteno, conserto ou reparos a serem realizados nos bens patrimoniais. 5.5.2 Havendo necessidade de retirada do bem, o gestor da rea dever preencher e emitir o formulrio de movimentao (anexo 02); 5.5.3 A NBCT 19.1 diz que os custos diretamente atribuveis para instalar e colocar o ativo em condies operacionais para o uso pretendido, devem ser includos como ativo imobilizado. O CPC 27 tambm descreve que o custo de um item de ativo imobilizado deve ser reconhecido como ativo se, e apenas se, for provvel que futuros benefcios econmicos associados ao item fluiro para a entidade; e o custo do item pode ser mensurado confiavelmente. Sobressalentes, peas de reposio, ferramentas e equipamentos de uso interno so classificados como ativo imobilizado quando a entidade espera us-los por mais de um perodo. Da mesma forma, se puderem ser utilizados somente em conexo com itens do ativo imobilizado, tambm so contabilizados como ativo imobilizado. Portanto, devero ser efetivamente registradas no Programa de Imobilizado Datasul Mdulo FAS. 5.5.4 Aps a realizao de manutenes e/ou consertos, caber ao usurio do referido bem patrimonial verificar se o servio executado est de acordo com as necessidades de utilizao do bem.

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5.6 BAIXA DE BENS PATRIMONIAIS 5.6.1 As baixas de bens patrimoniais somente sero motivadas por obsolescncia, sucateamento, extravio, furto, venda ou doao, sendo que: vendas somente podero ser realizadas com autorizao da Diretoria, acompanhadas por nota fiscal; sendo que, conforme disposto no inciso XI, art. 7 da Lei n 6.763/1975, no h incidncia de ICMS na transferncia interestadual de bem do ativo permanente, caso tenha sido integrado por um perodo acima de 12 (doze) meses; doaes sero realizadas com a devida autorizao da Diretoria e acompanhadas pela nota fiscal ou termo; baixas provenientes de obsolescncia ou sucateamento, devero estar acompanhadas de laudo tcnico competente que valide o procedimento; baixas por furto ou roubo, devero estar acompanhadas de cpia do boletim de ocorrncia. 5.6.2 Todas as baixas devero ser registradas no Programa de Imobilizado Datasul Modulo F A S.

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5.7 INSPEES PERIDICAS 5.7.1 Periodicamente o Setor de Patrimnio dever realizar inspees, obedecendo aos seguintes critrios: de posse do relatrio, verificar no prprio local a presena do bem patrimonial, identificando se foi transferido sem comunicao, plaquetas de identificao e o estado de conservao;

verificar se o bem est sendo utilizado ou se est em desuso;

verificar se o bem se encontra obsoleto ou com manuteno antieconmica.

5.7.2 Realizadas as inspees peridicas, dever ser emitido relatrio, registrando todas as ocorrncias, o qual dever ser enviado ao gestor da rea e, havendo irregularidades significativas as mesmas devero ser levadas a conhecimento da Diretoria, via setor do patrimnio. 5.7.3 As irregularidades ocorridas sero de responsabilidade direta do usurio/responsvel pelo bem patrimonial.

5.8 PENALIZAES

Poder ser aplicada advertncia ao colaborador que descumprir as normas estipuladas nesse manual principalmente no que tange ao procedimento correto para movimentao de bens patrimoniais.

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5.9 CONSIDERAES FINAIS

Esta norma dever ser revisada a fim de que ela se enquadre nos anseios e particularidades da Anima, uma vez que a atividade de controle patrimonial est em constante renovao na busca de melhorias, tanto do ponto de vista da execuo quanto da reavaliao das necessidades, e exigncias inerentes esfera patrimonial. O presente documento deve ser objeto de constante atualizao e estar em permanente processo de aperfeioamento.

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ANEXO 01 TERMO DE RESPONSABILIDADE

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ANEXO 02 MOVIMENTAO DE BEM PATRIMONIAL