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Empresa Regional de Servicio Pblico de Electricidad

Manual de Sistema de Gestin Documentaria


Un sistema desarrollado para controlar la documentacin de las diferentes oficinas de la institucin.

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El Sistema de Informacin de Gestin Documentaria, tiene como objetivo mejorar el sistema de trmite documentario en sus distintas etapas a travs de procedimientos adecuados que permitan una atencin efectiva a todos los usuarios.

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ndice
1 Captulo I Fundamento del Sistema ..................................................................................................... 3 1.1 1.2 1.3 2 Objetivo: ..................................................................................................................................... 3 Beneficios: ................................................................................................................................... 3 Requisitos:................................................................................................................................... 3

Captulo I Estructura del Sistema ......................................................................................................... 4 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Cmo se accede al Sistema? ..................................................................................................... 4 Qu opciones tiene el Sistema? ................................................................................................ 5 Men Principal: .................................................................................................................. 5 Bandeja Principal: ............................................................................................................... 6 Cmo ingresar un documento? ................................................................................................. 7 Cmo actualizar un documento? .............................................................................................. 8 Cmo derivar un documento? .................................................................................................. 8 Cmo se dnde est un documento? ..................................................................................... 10

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El Sistema de Informacin de Gestin Documentaria, tiene como objetivo mejorar el sistema de trmite documentario en sus distintas etapas a travs de procedimientos adecuados que permitan una atencin efectiva a todos los usuarios.

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1 Captulo I Fundamento del Sistema


1.1 Objetivo:

El Sistema de Informacin de Gestin Documentaria, tiene como objetivo mejorar el sistema de trmite documentario en sus distintas etapas a travs de procedimientos adecuados que permitan una atencin efectiva a todos los usuarios del mismo.

1.2

Beneficios:

Este sistema permitir registrar, foliar, clasificar, distribuir y hacer un seguimiento de los documentos, para lo que contar con los siguientes beneficios: Controlar eficientemente de la documentacin (Bsquedas), Visualizacin de documentos originales con firmas, sellos, etc, reducir espacios fsicos destinado por la empresa para el archivo de sus documentos (debido a que maneja informacin digital). Recepcionar, registrar, clasificar, derivar y realizar el seguimiento y control de los documentos de las oficinas administrativas. De igual forma, permite mejoras en la eficiencia y eficacia de la gestin empresarial ya que los documentos que contienen las tomas de decisiones de la alta direccin fluyen en la universidad de manera digital.

1.3

Requisitos:

Para un uso correcto del sistema, deber tener nociones bsicas del uso de herramientas de ofimtica (Word, Excel, Power Point).

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2 Captulo I Estructura del Sistema


2.1 Cmo se accede al Sistema?

Es sencillo ingresar al Sistema de Gestin Documentaria, primeramente deber de tener listo su usuario y contrasea de acceso a la intranet, sea como personal docente y/o administrativo y deber estar registrado en el Sistema.
Nota: El registro y la asignacin de usuarios y passwords, lo realiza la Oficina de Centro de Cmputo a travs de su rea de desarrollo, o puede realizarlo comunicndose al anexo 125 y/o 128.

Con estos datos, usted puede acceder al sistema de dos formas: En el escritorio de Windows, ubique el acceso directo Sistema de Gestin Documentaria y pulse doble click con el botn derecho del mouse. Dirjase al men Inicio, selecciones la ficha Todos los Programas, ubique la Carpeta Universidad Privada de Tacna y pulse con un click sobre el archivo Sistema de Gesti n Documentaria.

Para ambos casos se visualizar la siguiente pantalla:

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2.2

Qu opciones tiene el Sistema?

Habiendo ingresado al sistema, automticamente se visualizar la siguiente pantalla (Bandeja de Entrada).

2.2.1

Men Principal:

A travs del cual usted podr realizar una bsqueda personalizada de los documentos que han sido registrados en el Sistema; es decir, podr filtrar la informacin que usted recibe y/o remite a las diferentes oficinas de la universidad.

A travs del cual, usted podr imprimir en diferentes reportes, la informacin que ha sido registrada en el Sistema de Gestin Documentaria.

A travs del cual, usted podr realizar el ingreso de un nuevo documento para iniciar el trmite del mismo (Ver 1.3 Cmo ingresar un documento?).

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A travs del cual, usted podr actualizar un documento que haya ingresado y que no tenga trmite (Ver 1.4 Cmo actualizar un documento?).

A travs del cual, usted podr eliminar un documento que haya ingresado y que no tenga trmite.

A travs del cual, usted podr recibir la documentacin que est ingresando a su bandeja de entrada de documentos.

A travs del cual, usted podr derivar la documentacin que ha ingresado a su bandeja de entrada de documentos (Ver 1.5 Cmo derivar un documento?), previamente deber de recibir el documento.

A travs del cual, usted podr finalizar el trmite de un documento que haya ingresado a su bandeja de entrada de documentos, previamente deber de recibir el documento.

A travs del cual, usted podr visualizar el recorrido del documento que tiene en su bandeja de entrada de documentos (Ver 1.6 Cmo se dnde est un documento?). Asimismo, se tiene la pantalla de bandeja de entrada, visualiza los documentos que estn ingresando, han sido derivados y estn pendientes, tal y como se describe a continuacin: 2.2.2 Bandeja Principal: 2.2.2.1 Documentos por Recibir

En su bandeja, se visualizar documentos que tiene un crculo de color rojo, lo que indicar que el documento ha sido derivado a su oficina y est en un estado POR RECIBIR; asimismo, se visualizar la fecha en la cual ha sido remitido, que oficina se lo enva y que acciones se le est solicitando. En caso usted reciba fsicamente el documento, seleccionar el mismo y se ubicar en el men principal y pulsar en el botn Recibir Documento. 2.2.2.2 Documentos Pendientes

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En su bandeja, se visualizar documentos que tiene un crculo de color amarillo, lo que indicar que el documento ha sido recibido por su oficina o est recin ingresado, por lo que est en un estado PENDIENTE; asimismo, se visualizar la fecha en la cual ha sido remitido, que oficina se lo enva y que acciones se le est solicitando (solo documentos recibir). 2.2.2.3 Documentos Derivados

En su bandeja, se visualizar documentos que tiene un crculo de color verde, lo que indicar que el documento ha sido derivado por su oficina, por lo que est en un estado DERIVADO; asimismo, se visualizar la fecha en la cual ha sido remitido, que oficina se lo enva y que acciones se le est solicitando (solo documentos recibir); tambin, las oficinas a las cuales usted est enviando el documento, y que acciones est requiriendo. 2.2.2.4 Documentos Archivados

En su bandeja, se visualizar documentos que tiene un crculo de color azul, lo que indicar que el documento ha sido archivado por su oficina, por lo que est en un estado ARCHIVADO; asimismo, se visualizar la fecha en la cual ha sido remitido, que oficina se lo enva y que acciones se le est solicitando (solo documentos recibir); tambin, si ha registrado alguna anotacin al archivo. Para todos los casos, si el documento tiene un archivo digital, se visualizar la imagen revisada pulsando con un click en la misma. , pudiendo ser

2.3

Cmo ingresar un documento?

En la bandeja de entrada de documentos, dirjase al men principal y ubique la opcin Nuevo Documento, a continuacin se visualizar la siguiente pantalla:

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En dicha pantalla, deber escribir el nmero de documento, nombre de remitente, asunto, resumen y/o adjuntar un documento digital al mismo. Terminado el ingreso de lo solicitado, pulsar en el botn Aceptar para registrar el documento.

2.4

Cmo actualizar un documento?

En la bandeja de entrada de documentos, seleccione un documento, dirjase al men principal y ubique la opcin Actualizar Documento, a continuacin se visualizar la siguiente pantalla:

En dicha pantalla, deber escribir el nmero de documento, nombre de remitente, asunto, resumen y/o adjuntar un documento digital al mismo. Terminada la actualizacin, pulsar en el botn Aceptar para actualizar el documento.

2.5

Cmo derivar un documento?

En la bandeja de entrada de documentos, seleccione un documento PENDIENTE, dirjase al men principal y ubique la opcin Derivar Documento, a continuacin se visualizar la siguiente p antalla:

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En la ventana que se visualiza, la parte superior contiene informacin del documento que va a derivar, y en la parte inferior el detalle del movimiento a realizar. Solo ser factible derivar un documento a 15 remitentes, para lo cual deber seleccionar primeramente la cantidad de derivaciones a realizar, de acuerdo al siguiente pantalla:

Como podr observar, cada remitente deber ser seleccionado pulsando sobre el botn , visualizndose el siguiente formulario:

En dicho formulario, seleccionar la oficina donde desea remitir el documento (pulsando doble click sobre el mismo), la misma que se visualizar en el formulario movimientos de documentos. Habiendo seleccionado el remitente, procederemos a seleccionar las acciones, escribir una anotacin y/o adjuntar un documento digital al mismo. Terminado el ingreso, pulsar en el botn Aceptar para derivar el documento.

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El Sistema de Informacin de Gestin Documentaria, tiene como objetivo mejorar el sistema de trmite documentario en sus distintas etapas a travs de procedimientos adecuados que permitan una atencin efectiva a todos los usuarios.

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2.6

Cmo se dnde est un documento?

Es muy fcil de obtener informacin de un documento, solo deber seleccionar un documento, dirigirse al men principal y ubicar la opcin Flujo de Trabajo, donde se visualizar la siguiente pantalla:

Aqu se podr observar el flujo de trabajo del documento que ha seleccionado, pudiendo visualizar las oficinas por las cuales ha sido enviado, as como las acciones que se han realizado sobre l. Para todos los casos, si el documento tiene un archivo digital, se visualizar la imagen revisada pulsando con un click en la misma. , pudiendo ser

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El Sistema de Informacin de Gestin Documentaria, tiene como objetivo mejorar el sistema de trmite documentario en sus distintas etapas a travs de procedimientos adecuados que permitan una atencin efectiva a todos los usuarios.