REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIN SUPERIOR UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL RAFAEL MARA BARALT PROGRAMA ADMINISTRACIN PROYECTO

ADUANA Y TRIBUTARIA CABIMAS ESTADO ZULIA

EL PROCESO DE UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Realizado por: Br. Andrea Roa C.I. 19.118.741

Cabimas, Marzo del 2013

ESQUEMA INTRODUCCIN TCNICAS DE OBTENCIN DE INFORMACIN ESCALAS DE EVALUACIN Y PLANEACIN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA LA AUDITORA ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA. CONCEPTOS, OBJETIVOS E IMPORTANCIA. DIFERENCIA ENTRE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

CONCLUSIN BIBLIOGRAFIA

INTRODUCCIN En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los cuales ocurren a una velocidad vertiginosa, aunado a este siglo en donde la globalizacin impera y en consecuencia donde las empresas estn cada vez ms inmersas en un ambiente de mercados abiertos, implicando para ellas, la necesidad de ser cada da ms competitivas. La administracin es el eje central sobre el cual gira la empresa, por lo que resulta importante el revisar y hacer un diagnstico de la misma, con el propsito de detectar problemas y solucionarlos. En tal sentido, la auditora Administrativa es una rama de la Auditora que tiene por objeto investigar, revisar y evaluar a la administracin de la empresa ya sea en forma total o por reas especficas para luego presentar un informe y dar las recomendaciones que se juzguen necesarias. Por lo anterior, es considerada como un examen detallado de la administracin de un organismo realizado por un profesional de la administracin con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organizacin, sus recursos humanos, financieros, materiales, mtodos y controles, y su forma de operar. Al respecto el presente informe tiene como objetivo estudiar el proceso de una auditoria, entre los aspectos principales destacan las tcnicas de obtencin de informacin, las escalas de evaluacin y la planeacin de la auditoria, as como las definiciones de auditoria externa e interna, para finalmente diferenciar la auditoria administrativa de la financiera.

TCNICAS DE OBTENCIN DE INFORMACIN Una vez definido el objetivo, alcance, el tiempo, el presupuesto, y determinado el personal que llevar a cabo la auditora, hemos terminado la etapa de planeacin, y lo que prosigue es dar paso a la etapa de obtencin de informacin, en esta etapa el auditor levantar informacin con el objeto de examinar y evaluar cmo se est aplicando el proceso administrativo, si se han alcanzado, cmo y en qu medida los objetivos, las polticas, los diferentes procesos que se llevan a cabo en la empresa, entre otros detalles a estudiar. La informacin que se levante, debe ser suficiente, confiable, vlida y sistemtica, de tal manera que le permita al auditor, llegar a conclusiones y elaborar recomendaciones con bases slidas. A continuacin tomando en cuenta lo expuesto por Franklin (2007) se explicarn las diferentes tcnicas que el auditor puede aplicar en la obtencin de informacin: Entrevistas y cuestionarios Las entrevistas y los cuestionarios son tcnicas que nos permiten recopilar informacin de campo. Entrevistas: Franklin (2007) la define como: consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Para ello el auditor elaborar una gua de entrevista, la cual contendr preguntas bsicas sobre la informacin que se desea obtener de determinada rea u puesto de la empresa, la base del diseo de cada entrevista depender del objetivo que el auditor quiera alcanzar y la informacin que desea obtener. Cuestionarios: Franklin (2007) la define como: se emplean para obtener informacin deseada en forma homognea. Estn constituidos por series de

preguntas, escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos y temticas Observacin directa El auditor al levantar la informacin debe tener especial cuidado en lo que se refiere a los hallazgos que puede recopilar a travs de la observacin. Estos datos los debemos sistematizar, es decir, registrar, si no pueden perder su validez, el registro de la observacin lo podemos llevar a cabo, por ejemplo, en una auditora de instalaciones por medio de lista de checado o check list, en donde escribiremos mediante una lista, el nombre de cada una de los elementos a auditar de las instalaciones de la empresa para ir indagando el estado fsico en que se encuentran las instalaciones. Tambin el auditor puede registrar las observaciones mediante unas tarjetas cdulas, en donde asientan las observaciones y hallazgos que va levantando. Otras tcnicas para obtener informacin El auditor puede obtener informacin acerca de la empresa o rea auditada mediante la utilizacin del intranet, ese sistema de informacin mediante la utilizacin de redes de web con que cuentan algunas empresas, donde el auditor puede acceder a informacin sobre: la operacin de la empresa, capital mano, proveedores, clientes, acreedores, servicio al cliente, entre otros. ESCALAS DE EVALUACIN Y PLANEACIN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA La medicin se puede visualizar desde dos perspectivas: de forma y de fondo. Para la primera se utilizan las escalas de medicin y para la segunda, los componentes del proceso administrativo, elementos especficos e indicadores. Para lograr una mayor consistencia en la instrumentacin, es necesario que los

hechos se puedan evaluar relacionndolos con una estrategia de accin, la cual a su vez se relaciona con la composicin del proceso administrativo y los elementos especficos, visualizando el propsito estratgico y atributos fundamentales que los asocian, as como los indicadores aplicables en cada caso. Las escalas que se empleen con este fin deben cumplir con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registran en los papeles de trabajos, particularmente en los casos en que las preguntas sean abiertas o de cdigo mltiple que puedan propiciar una interpretacin muy general o errnea. Asimismo, porque el trabajo de enunciados, valores numricos y matrices definen rangos de respuestas que eliminan la ambivalencia y centran los criterios para valorar de manera objetiva la informacin, lo que posteriormente servir para lograr una mayor veracidad en las observaciones, conclusiones y recomendaciones que se formulen en el informe de auditora. La eleccin y empleo de las escalas de evaluacin estn estrechamente relacionados con las directrices acordadas en la planeacin de la auditoria. Sin embargo su variedad de uso y precisin dependen de las acciones que de manera particular ejerce el auditor, por lo que es necesario que las integre de manera racional y congruente. De igual forma, para realizar la auditoria administrativa se debe planear la misma, en esta etapa el auditor obtiene informacin, que le permitir definir el objetivo, el alcance, el programa de trabajo, el corto, los detalles a estudiar, entre otros aspectos de la auditoria, para ello lo primero que necesitara el auditor es informacin general del rea o empresa a auditar esta la obtendr por medio de la investigacin preliminar. Durante el curso de la planeacin de la auditoria el auditor externo deber desempear una evaluacin preliminar de la funcin de la auditoria interna cuando parezca que la auditoria interna es relevante para la auditoria externa de los

estados financieros en reas especficas. La evaluacin preliminar del auditor externo de la funcin de auditoria interna influir en el juicio del auditor externo sobre el uso que pueda darse a la auditoria interna para modificar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria. Al obtener una compresin y desarrollar una evaluacin preliminar de la funcin de auditoria interna, los criterios importantes son: Status Organizacional: status especfico de la auditoria interna en la entidad y el efecto que sta tiene sobre su capacidad para ser objetiva. En la situacin ideal, la auditoria interna deber reportar al nivel ms alto de administracin y estar libre de cualquiera otra responsabilidad operativa. Cualesquier impedimentos o restricciones puestos a la auditoria interna por parte de la administracin necesitara ser cuidadosamente considerado. En particular, los auditores internos necesitarn estar libres de comunicarse plenamente con el auditor externo. Alcance de la Funcin: la naturaleza y alcance de las asignaciones de auditoria interna desempeadas. El auditor externo tambin necesitara considerar si la administracin acta sobre las recomendaciones de auditoria interna y como se evidencia esto. Competencia Tcnica: si la auditoria interna es desempeada por personas que tienen el entrenamiento tcnico y la eficiencia adecuados como auditores internos. El auditor externo puede, por ejemplo, revisar las polticas para contratar y entrenar al personal de auditoria interna y su experiencia y calificaciones profesionales Debido Cuidado Profesional: si la auditoria interna es planeada, supervisada, revisada y documentada apropiadamente. Se debera considerar la existencia de manuales de auditoria adecuados, programas de trabajo y papeles de trabajo.

LA AUDITORA ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA. CONCEPTOS, OBJETIVOS E IMPORTANCIA.

Auditora Externa La realizan los auditores que son independientes a la empresa, de tal forma que el auditor externo puede aplicar con completa libertad los mtodos, tcnicas y herramientas con el fin de evaluar las actividades, operaciones y funciones para determinar el cumplimiento de los objetivo institucionales y emitir dictamen independiente de carcter externo en donde se exponen los resultados en donde se pondrn las recomendaciones. Tambin se puede definir la auditoria externa, como el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. Objetivo La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la organizacin. Importancia Proporcionar a la direccin y a los propietarios de la empresa unos estados financieros certificados por una autoridad independiente e imparcial, proveer asesoramiento a la gerencia y a los responsables de las distintas reas de la empresa en materia de sistemas contables y financieros, procedimientos de

organizacin y otras numerosas fases de la operatoria de una empresa, suministrar informacin objetiva que sirva de base a las entidades de informacin y clasificacin crediticia. Asimismo, sirve de punto de partida en las negociaciones para la compraventa de las acciones de una empresa, reduciendo y controlando riesgos accidentales, fraudes y otras actuaciones anormales, permite liberar implcitamente a la gerencia de sus responsabilidades de gestin. Auditora Interna Revisin que hace un profesional de auditora el cual labora en la misma empresa auditada para evaluar el desempeo y cumplimiento de actividades, operaciones y funciones y emitir un dictamen de carcter domstico sobre las actividades de la empresa. Es como un complemento de otros elementos de control administrativo, la funcin de una auditora interna es establecer con suficiente competencia tcnica, independencia y autoridad para revisar los objetivos de control de sistemas de informacin y para preparar reportes en donde se encuentren y den recomendaciones aplicables a todas las reas de sistemas de informacin. Su funcin debe ser establecida por el administrador general quien dictara sus responsabilidades y autoridad para realizar su funcin de auditoria interna, esto debe ser peridicamente revisado para verificar que se mantenga lo establecido. Adems una auditoria interna es considerada como el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no

tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica; la auditoria interna abarca los siguientes: 1. Auditora administrativa: Es la que se encarga de verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos es su objetivo tambin el evaluar la calidad de la administracin en su conjunto. 2. Auditora operacional: Es la que se encarga de promover la eficiencia en las operaciones, adems de evaluar la calidad de las operaciones. 3. Auditora financiera: Es el examen total o parcial de la informacin financiera y la correspondiente operacional y administrativa, as como los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa informacin. Objetivo El objetivo principal es ayudar a la direccin en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionndole anlisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a travs de otros ms especficos como los siguientes: Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la informacin contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la organizacin. Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno (lo cual implica su relevamiento y evaluacin), tanto el sistema de control interno contable como el operativo. Importancia La auditora interna surge con posterioridad a la auditora externa por la necesidad de mantener un control permanente y ms eficaz dentro de la empresa

y de hacer ms rpida y eficaz la funcin del auditor externo. Generalmente, la auditora interna clsica se ha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, polticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la informacin econmico-financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero. La necesidad de la auditora interna se pone de manifiesto en una empresa a medida que sta aumenta en volumen, extensin geogrfica y complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la direccin. Con anterioridad, el control lo ejerca directamente la direccin de la empresa por medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los empleados de la empresa; en la gran empresa moderna esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible hoy da, y de ah la emergencia de la llamada auditora interna. DIFERENCIA ENTRE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Auditoria administrativa: Es la revisin sistemtica con fines evaluatorios de una dependencia o entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organizacin est operando eficientemente para cumplir con los objetivos que tiene encomendados dentro de la Administracin Pblica Federal. Constituye una bsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organizacin. La auditora administrativa abarca una revisin de los objetivos, planes y programas de la dependencia o entidad; su estructura orgnica, nivel jerrquico y calidad de los recursos humanos y materiales; programas de capacitacin y adiestramiento; divisin de actividades y supervisin; existencia y aplicacin de manuales de organizacin; desconcentracin y simplificacin administrativa;

mecanismos de autoevaluacin; funciones, sistemas, procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos. El resultado de la auditoria administrativa es una opinin sobre la eficiencia administrativa de toda la dependencia o entidad o parte de ella. En otras palabras, La auditora administrativa coadyuva con sus anlisis a la preparacin de la empresa para el futuro, envolver en su anlisis los aspectos presupuestales, calidad total y reingeniera en la toma de decisiones. William. P Leonard afirma que es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales. Auditora financiera: Examen y comprobacin de que las operaciones, registros, informes y los estados financieros de una entidad correspondientes a determinado periodo, se hayan hecho de conformidad a la metodologa y dems disposiciones legales, polticas y otras normas aplicables relativas a la revisin y evaluacin del control interno establecido. Tiene como objetivo el examen y evaluacin de los saldos y su presentacin en los estados financieros; para dictaminar sobre la razonalidad de estos con base en norma de auditora de aceptacin general, tanto internacionales como nacionales; primando estas ltimas sobre aquellas. Consiste en una revisin exploratoria y critica de los controles subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa realizada por un contador pblico, cuya conclusin es un dictamen a cerca de la correccin de los estados financieros de la empresa.

Su finalidad es el examen y anlisis de los procedimientos administrativos y de los sistemas de control interno de la compaa auditada. Al finalizar el trabajo realizado, los auditores exponen en su informe aquellos puntos dbiles que hayan podido detectar, as como las recomendaciones sobre los cambios convenientes a introducir, en su opinin, en la organizacin de la compaa. Normalmente, las empresas funcionan con polticas generales, pero hay procedimientos y mtodos, que son trminos ms operativos. Los procedimientos son tambin sistemas; si estn bien hechos, la empresa funcionar mejor.

CONCLUSION La informacin confiable es esencial para la propia existencia en nuestra sociedad. El inversionista, al tomar la decisin de comprar o vender por ejemplo ttulos valores, el banquero, al decidir si debe aprobar un prstamo; el gobierno, al obtener ingresos con bases en las declaraciones de renta, todos dependen de la informacin proporcionada por otros. En muchas de esta situacin, las metas de los proveedores de informacin van directamente en contrava de los usuarios de la informacin; en estas lnea de razonamiento est implcito un reconocimiento de la necesidad social de contar con auditores independientes: individuos de competencias e integridad profesional que nos pueden decir si la informacin que utilizamos constituyen un panorama razonable de lo que realmente est sucediendo. Dentro de este contexto, es necesario afirmar que la auditora administrativa es una tcnica de control preventivo que debe ejercer la direccin de una organizacin, pues mediante su aplicacin se revisan objetivos, polticas, programas de trabajo, estructura orgnica, controles operativos, sistemas y procedimientos, utilizacin de recursos y aprovechamiento del personal. Asimismo, se hace necesario determinar de manera objetiva, posibles anomalas, que limitan el funcionamiento de un organismo social, que le permite, de forma oportuna, considerar en sus decisiones los factores determinantes que afectan su operacin. El proceso de la Auditora Administrativa permite apreciar a la organizacin en su conjunto, partiendo de un anlisis sistemtico, riguroso, objetivo e integral de sus funciones administrativas, para poder determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro de su contexto estructural y con relacin a las perspectivas de trabajo presentes y futuras. Todo ello, derivado de una actitud reflexiva y crtica por parte de sus integrantes, como va para conocer la realidad y poder transformarla, en respuesta a las necesidades y requerimientos del entorno.

BIBLIOGRAFA Franklin (2007). Auditoria administrativa: Gestin estratgica del cambio. Mc. Graw Hill. Interamericana Editores. Mxico Whittington y Pani (2000). Auditoria: Un enfoque integral. 12 edicin. Editorial Mc Graw Hill Interamericana. Bogot Colombia.