ABREXIA NEGCIOS AGRCOLAS LTDA

MANUAL

DO

OFFICE - BOY

Anthony Lenderson Bernardino Guimares

Trs Pontas MG 2012

ndice
12345Servio de Banco Cartrios Aluguel Mquina Xrox Arquivo Introduo Esse manual tem o intuito de esclarecer e proporcionar aos demais colaboradores do Grupo Ximenes Abreu & Filhos uma base do servio de banco, e demais tarefas realizadas efetuadas dentro da empresa para buscar uma dinmica nas suas atividades e uma maior disseminao do conhecimento dentro da organizao.

 1 - Servio de Banco
Obs: os dias de segunda feira possuem mais servio de banco, devido ao acmulo de boletos de sbado, domingo e segunda, e esses boletos vencidos no sbado e domingo so pagos normalmente na segunda sem a cobrana de juros. Pagamento Boletos / Duplicatas A maioria dos pagamentos feito com cheque, muito raramente usa-se pagamento em dinheiro, o bsico do servio de banco conferir o vencimento, conferir se o cheque est assinado e o valor do boleto, se o valor for abaixo de R$ 700,00 esses pagamentos podem ser feitos na Loteria, caso seja maior de R$ 700,00, pagvel somente no banco de emisso do boleto ou do cheque. Confira o Vencimento Analise se o boleto/duplicata se est vencido e qual o banco cedente do boleto, caso esteja vencido pagvel somente no banco cedente do boleto, em dinheiro ou cheque do banco cedente e ainda, com cheque de outro banco desde que este seja do emitente do ttulo e j esteja com o acrscimo de juros decorrente do vencimento do mesmo. Confira se o Cheque est Assinado Analise sempre se os cheques anexos aos pagamentos esto assinados, e preenchidos corretamente e sem rasuras, caso no esteja assinado providencie a assinatura e caso esteja rasurado necessrio providenciar outro cheque para evitar que esse seja devolvido. Confira o Valor do Boleto Analise o valor do boleto, se for um valor at que R$ 700,00 voc pode efetuar o pagamento na Loteria e se o valor for maior que R$ 700,00 esse pagamento deve ser feito no banco cedente do boleto, ou com um cheque do prprio banco cedente ou cheque de outro banco no nome do emitente do boleto, no valor exato. Paga-se nos Bancos Qualquer boleto em dinheiro, qualquer boleto com cheque do prprio banco ou com cheque de outro banco desde que esse cheque seja do emitente do boleto com valor exato. Paga-se na Loteria Qualquer boleto com valor at R$ 700,00 tanto em dinheiro quanto e cheque, boletos da Caixa consegue-se pagar na loteria com valor at de R$ 2.000,00.

Pagamentos Especficos Pagamento de DARF, DAE, paga-se apenas em bancos, com dinheiro ou cheque do prprio banco, existe tambm a GRU, que somente recebida pelo Banco do Brasil em dinheiro ou cheque do Banco do Brasil.

Boletos Bradesco Boletos vencidos do Bradesco tambm podem ser pagos nos Correspondentes do Bradesco, em dinheiro ou cheque do Bradesco, e tambm se podem fazer depsitos em dinheiro do Bradesco. Pagamentos Banco Brasil com carto Pagamentos podem ser feitos em todas as mquinas ou na boca do caixa, nas mquinas siga esses caminhos, insira e retire o carto, aps v em pagamentos, coloque o cdigo de barras no feixe de luz que aparecer a sua direita, (deixe a folha bem reta para que a leitura seja feita) aps a leitura digite a data do pagamento (que a data atual) em seguida o valor, (se por acaso tiver desconto ou juros s calcular e colocar nos campos respectivos) e em seguida aperte a tecla FIM, aparecer tela de senha, digite a senha e espere a impresso do comprovante. Talo de Cheques Banco Brasil: para tirar tales no BB deve-se levar uma requisio assinada que ns temos aqui no escritrio em cima do cofre, e pegar a senha para conversar com Milene / Raquel. Ita: apenas a Silvia tem acesso para pegar tales ou fazer qualquer operao. Bradesco: no tem requisio, deve-se falar com Masa e pedir o talo de cheque. Copersul: deve-se pegar uma requisio no banco com os gerentes, assinar a mesma e entrar na fila para pegar o talo. TEDs e DOCs TED: toda transferncia acima de R$ 3.000,00 DOC: toda transferncia abaixo de R$ 3.000,00 Banco Brasil TED: deve-se fazer uma folha de cheque no valor a ser transferido, j acrescido o valor de R$ 13,50 (referente ao custo da operao), levar os dados da pessoa que ir receber o dinheiro (N Banco, N Agncia, N Conta Corrente, CPF do destinatrio, e analisar se alguma das contas corrente ou poupana), tendo os dados em mos, s ir at o caixa e efetuar a operao. Bradesco TED: o Bradesco possui 2 impressos, um para transferncias do Bradesco para outros bancos e de Bradesco para Bradesco, ao quais os dois esto especificados em cima do cofre, s

preencher com os dados do emitente da Ted e do destinatrio, como nome, CPF, nmero da conta, agencia e numero do banco, assina-se e vai ao banco na boca do caixa para efetuar a operao.

Depsitos Obs: todos os depsitos acima de R$ 100,00 devem ser nominais a pessoa a ser creditada. Os depsitos feitos em envelope, nas mquinas de auto-atendimento, devem ser feitos respeitando a quantidade mxima de notas e cheques por envelope, cada banco utiliza uma quantidade diferente, sendo melhor conferir a quantidade no envelope, todos possuem essa quantidade descriminada no prprio envelope. Banco Brasil: pode-se fazer depsitos em cheque e em dinheiro, pegue um envelope (Amarelo para dinheiro e o Cinza para cheques), anote no envelope os dados do depositante, (nome, agncia e o nmero da conta), na mquina pressione qualquer tecla para entrar no Menu, em seguida escolha a opo Depsito, escolha depois se conta corrente ou poupana, em seguida se dinheiro ou cheque, digite os dados da conta e o valor, os dados estando certos aperte Confirmar e coloque o envelope no local indicado, sempre espere a impresso do comprovante. Ita: toque na tela para entrar no Menu, escolha a opo Depsito Sem Carto, escolha se conta corrente ou poupana, em seguida se dinheiro ou cheque, digite os dados do depositante, coloque o dinheiro/cheque no envelope, os dados estando certos aperte a tecla confirma e coloque o envelope no local indicado, sempre espere a impresso do comprovante. Bradesco: primeiro pegue um envelope anote os dados do depositante, v at a mquina aperte qualquer tecla para entrar no Menu, escolha depsitos, escolha se em conta corrente ou poupana, aps se dinheiro ou cheque, digite os dados do depositante, confirme e coloque o envelope no local indicado, sempre espere a impresso do comprovante. Copersul: o depsito feito na boca do caixa, tendo que levar apenas os dados do depositante. Caixa Econmica: primeiro pegue um envelope anote os dados do depositante, v at a mquina aperte qualquer tecla para entrar no Menu, escolha depsitos, escolha se em conta corrente ou poupana, aps se dinheiro ou cheque, digite os dados do depositante, atentar que a Caixa possui o Numero da Operao , que varia de acordo com o tipo de conta, confirme e coloque o envelope no local indicado, sempre espere a impresso do comprovante. Nas loterias possvel depositar at R$ 1.000,00 em dinheiro, no nosso caso ela faz em cheque. Unicred: o depsito feito na boca do caixa, tendo que levar apenas os dados do depositante. Depsito Identificado Algumas empresas adotam a prtica do depsito identificado, que um depsito em que necessrio uma seqncia ou cdigo, para que se identifique o depositante devido ao seu grande

fluxo de operaes. Muitas empresas possuem seus prprios cdigos e outras utilizam o CPF do depositante para identific-los. O depsito identificado pode ser feito em qualquer banco (analise qual o banco em que a empresa solicitou o depsito) mais somente feito na boca do caixa.

Cartrios Cartrio de Registro de Imveis Cartrio da Luzia

Obs: agora no cartrio todo pedido deve ser pago vista, tanto para registros quanto para pedido de matrculas, referente a registros deve-se levar antes de reconhecer firma ao Cartrio da Luzia para que a mesma confira se est correto. Cdula Pignoratcia aquela que se registra apenas o penhor, dando em garantia apenas, no nosso caso caf, ficando como garantia sobre o no pagamento do montante contratado na cdula. Cdula Hipotecria aquela que registra a hipoteca de uma rea de terra, sendo essa rea ficando como garantia sobre o no pagamento do montante contratado na cdula. Cdula Pignoratcia e Hipotecria so cdulas em que se registram o penhor e a hipoteca juntos em uma nica cdula. Procedimentos Os procedimentos so os seguintes, o banco emite a cdula, que pode ser um dos exemplos citados acima, recolhem-se as assinaturas, leva-se no Cartrio de Registro de Imveis para que a o Miller ou Monique possam conferir se no tem nada errado, aps a conferncia, v at o Cartrio de Notas da Bernadete e reconhea as firmas de todos os envolvidos na VIA NEGOCIVEL, leve ao Cartrio de Registro de Imveis com os documentos necessrios. Se tiver alguma assinatura por procurao, deve-se levar uma cpia da mesma anexa na cdula e se for uma cdula Hipotecria deve-se levar cpia do ITR e CCIR da fazenda em questo da cdula. Certides No cartrio as certides mais comuns de se tirar so de Inteiro Teor e Certido de Safra, a de Inteiro Teor a cpia da matricula, tendo que levar o nmero da matrcula que se quer tirar a certido e pagar no ato, a Certido de Safra voc deve saber qual a safra que voc quer que saia na certido, e o CPF do proprietrio do caf em questo e pagar no ato. Calculo de Valores Os valores devem ser pegos com a Monique ou Miller, junto com a conferncia dos documentos para que se evitem problemas posteriores.

 Aluguel
Entrega de Recibos A entrega simples, entrega-se o recibo ao inquilino e pede-se que o mesmo ou seu representante (funcionrio, porteiro, etc.) assine o livro de protocolo, confirmando o recebimento do recibo de cobrana. Recebimento Unicred: no dia 5 pode passar na Unicred para receber o pagamento. Novo Horizonte: no dia 20 pode passar no Novo Horizonte para receber o pagamento. Notificao A notificao tem a funo de avisar ao inquilino sobre o vencimento do seu contrato e sobre um acordo no novo valor do aluguel, tem o mesmo procedimento de entrega do recibo de aluguel utilizando do livro de protocolo. Contratos Entre em Meus Documentos>Controle Aluguel>Contrato de Locao , esse arquivo contm todos os contratos de aluguel, para a renovao dos mesmos s mudar os dados e imprimir 2 vias e pedir para que a Silvia Assine como Locatrio e o Homero como Testemunha, agora s entregar, caso algum questione alguma coisa sobre o aumento do aluguel pea para que ligue para Silvia e comunique a mesma, para que cheguem a um acordo. Obs: acompanhe o vencimento dos contratos de aluguel pela planilha no seguinte caminho, Meus Documentos>Controle Aluguel>Vencimento Contrato de Locao. Impresso dos Recibos de Aluguel Entre em Meus Documentos>Controle Aluguel>Recibos de Aluguel, voc encontrar dois arquivos, abra um de cada vez, mude a data do vencimento (Ex: Venc: 05/05/11, mude para 05/06/11 referente ao ms que ser cobrado) e imprima em duas vias. Obs: quando tiver renovao de contrato, deve-se mudar tambm o valor a ser cobrado, pois toda renovao tem um aumento no aluguel.

Recibos Jos Otvio Existem 5 recibos que devem ser entregues para Izabel no Escritrio do Jos Otvio, preciso entregar a 3 Via dos recibos, so recibos que devem ser preenchidos nos seguintes nomes e valores, e esto no talo na parte de baixo da escrivaninha. -Maria Conceio Brito Campos -Empreendimentos Novo Horizonte -Maurlio Candido Ribeiro -Unicred -Jos Antonio Almeida R$ 550,00 R$630,00 R$ 700,00 R$ 780,08 R$ 627,00

Mquina de Xrox
Obs: no dia 15 de todo ms deve-se tirar a contagem das pginas das 2 mquinas e enviar via email ou por telefone para Multiprox. TEL: (35) 2106-1100 - Email: locacao@multiprox.com.br Mquina de Xerox SCX-4521 1- Tirar xrox comum: Levante a tampa, coloque o papel no vidro, atentando para o cabealho para o lado esquerdo, encostando a ponta do papel na seta, feche a tampa, pressione aceitar e depois iniciar. 2 - Tirar mais de uma cpia: Levante a tampa, coloque o papel no vidro, atentando para o cabealho para o lado esquerdo, encostando a ponta do papel na seta, feche a tampa, pressione a tecla n de cpias, escolha no visor a quantidade de cpias, utilizando o teclado numrico, pressione aceitar e depois iniciar. 3 - Tirando xrox frente e verso Levante a tampa, coloque o papel no vidro, atentando para o cabealho para o lado esquerdo, encostando a ponta do papel na seta, feche a tampa, (caso queira mais de uma cpia pressione a tecla n de cpias, escolha no visor a quantidade de cpias) pressione aceitar e depois iniciar, ao sair cpia, pegue e coloque a cpia com o texto para baixo, e o cabealho para frente, pressione aceitar e depois iniciar. 4 - Diminuindo o tamanho da cpia Para diminuir o tamanho do documento, coloque o papel com o texto para cima no puxador de folha em cima da mquina, pressione a tecla reduzir/ampliar, usando as teclas em formas de seta, v at a opo Person e digite 90%, aps pressione aceitar e depois iniciar. (caso tenha frente e verso, use o mesmo procedimento do item 3, atentando para a reduo de 90%).

5 - Passando FAX Coloque a folha na bandeja com o texto virado para cima, tire o telefone do gancho disque o nmero, quando der o sinal do fax aperte iniciar, no visor vai aparecer 1 Enviando, 2 Receber, aperte 1 no teclado ao lado e logo aps aceitar. 6 Passando FAX frente e verso Coloque a folha na bandeja com o texto virado para cima, tire o telefone do gancho disque o nmero, quando der o sinal do fax aperte iniciar, no visor vai aparecer 1 Enviando, 2 Receber, aperte 1 no teclado ao lado e logo aps aceitar. A mquina vai puxar a folha com muita rapidez, quando terminar de passar rapidamente pegue a folha e vire e coloque novamente na bandeja com o texto para cima, que a mquina puxar novamente. Autorizao de Postagem A autorizao de postagem agora deve-se esperar juntar de 8 a 10 toners para poder pedir,quando chegar a essa quantidade de toners vazios, s passar um email (locacao@multiprox.com.br) para Multiprox e pedir uma Autorizao de Postagem, a qual no cobrado nada na hora da postagem nas agncias dos Correios (Agencia Central). Ateno: tirar duas cpias da autorizao e anexar recibo dos Correios na via do arquivo. Troca de Toner Sempre para trocar um toner necessrio desligar a maquina e em seguida abra a tampa da frente, tire o toner e coloque o toner novo. Fax na Memria Quando o toner est acabando a mquina fica acusando Pouco Toner, quando isso acontecer todos os fax que voc receber vo ficar na memria, para conseguir imprimi-los faa o seguinte: 1-V em Menu, em seguida aperte # e digite a senha 1934 no teclado ao lado, e em seguida Menu novamente, o idioma da mquina vai ficar em ingls,v at a opo New Cartdrige com as teclas de seleo e aperte aceitar, pronto todos os dados na memria da mquina vo ser impressos e para voltar ao idioma inicial (portugus) s desligar e ligar a mquina. Digitalizando Documentos Para digitalizar qualquer documento, coloque o documento no vidro e v at o cone na rea de trabalho chamado SmarThru 4, aps abrir o propograma, v em Digitalizar Em, e em seguida Pasta, aps feito isso a mquina vai Pr Digitalizar o documento, aps a Pr Digitalizao, voc deve configurar a digitalizao, o qual voc pode configurar em Tipo de Imagem sempre escolha Preto e Branco , em Resoluo, rea de Digitalizao e Origem no precisa mexer, apenas em Digitalizao Mltipla que voc deve prestar ateno, se voc for digitalizar uma cpia s, desmarque a opo Digitalizao Mltipla e se for digitalizar vrias pginas marque a opo Digitalizao Mltipla, aps clique em Digitalizar, aps o documento ser digitalizado voc de v escolher o formato a ser salvo, sempre escolha PDF, em seguida escolha um nome para o documento a ser criado, aps isso clique em Salvar. O destino destes documentos sempre ser

Meus documentos>Digitalizao . Mais se o usurio quiser pode a qualquer momento trocar o local de salvamento. Contagem Pginas Mquina Xrox SCX-4521: v em Menu, dite o nmero 8 no teclado, ao qual vai aparecer a opo Relatrios, com as setas v at a opo Dados do Sistema e aperte Aceitar. Mquina do DP Phaser-3250: Pressione o boto de ligar at a luz piscar 4 vezes e pronto logo a contagem de pginas ir sair.

Arquivo
Obs: existem dois arquivos, o arquivo de notas fiscais em cima do DP e o de contas particulares (como de gua, luz, telefone, etc.) e bancos contendo todos contratos de emprstimos. Arquivando Notas Fiscais Todas as notas fiscais devem ser limpas, isso significa que deve-se tirar a 2 via da mesma, tirar uma via da ordem de compra, os grampos que ficam atrapalhando, para no acumular muito papel nas pastas. Obs: qualquer nota que voc no encontrar envelope ou pasta, coloque na pasta Notas Diversas , depois de um tempo organize e abra um envelope para esses fornecedores que possuem um volume maior de compra. Boletos Quando os boletos so pagos eles devem ser casados nas suas notas fiscais respectivas, primeiro pegue o boleto analise qual o nmero do documento que geralmente corresponde a nota fiscal do mesmo, anexe na nota apenas o comprovante de pagamento. Alguns boletos referem-se a mais de uma nota ou pedido, quando acontecer isso junte as notas e case o comprovante nas duas, fechando assim o valor do boleto. Nomes de Fornecedores que Podem Causar Confuso Brito e Brito: Auto Posto Santana Ame Center: Deko Tratores Nemsio: Zebrinha Pneus Svio Martins: Nova Era Agenor Garcia: Nova Era MX Tecnologia: Multiprox Walace Dixini: Dixini Ferragens

Ftima Aparecida: um envelope com o nome de Maria de Ftima Conferindo Documentos Pagos Quando surgir dvida sobre o pagamento existe a opo de consultar o pagamento no sistema, abra o Gerente v na opo Movimentos e depois Caixa Financeiro , e em seguida Relatrio e depois Documentos Pagos , espere carregar a pgina e coloque a data do vencimento no campo Data Inicial e Data Final que ir aparecer o movimento de pagamentos desse dia. Arquivo de Contas de Luz, Telefone, Celular e Outros Na parte de baixo existe o arquivo de banco e de contas pessoais, contas de luz, telefone, escola, celular, carto de crdito, ao qual deve ser dado uma certa urgncia a essas contas devido ao maior volume de uso. Existem as pastas de Oi Fixo que so as contas de telefone fixo e a pasta da Vivo onde so colocados as contas de celular, a pasta de carto crdito onde so colocado todas as faturas de carto de crdito de todos do Grupo, pasta Escolas, onde so colocado o recibos de pagamento da faculdade do Gabriel, Manoel, Mariana e Luciana. Arquivo de Bancos Quando te passarem alguma Cdula ou contrato para arquivar, pode passar o mesmo para o Homero que ele arquiva na pasta devida, ou te mostrara a pasta devida para ser arquivado. Arquivo do Aluguel Na sala do cofre fica o arquivo dos recibos de aluguel, ao qual contm uma pasta para cada inquilino, onde devem ser arquivados os recibos aluguel.

Localizao de Pastas na Sala do Cofre Recibos do Estacionamento Fica em cima do cofre, em uma pastinha de plstico, favor atentar para o ms referente do pagamento, pois vrios inquilinos tem atrasado o pagamento. Cpia de Documentos Pessoais e Documentos das Firmas Fica na escrivaninha prxima do cofre, na parte de cima, ao qual cada pessoa do grupo possui um envelope com seus respectivos documentos (Xerox RG,CPF, CNH, etc).

Localizao documentos Abrexia e Holdings E os documentos das firmas ficam na minha mesa na ultima gaveta (maior) e cada firma tem sua pasta de documentos.