HOJA DE CONTROL DE FIRMAS Y REVISIONES A PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO 53-VPIE-03

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EVALUACIN A PROVEEDORES

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INIC. FIRMA FECHA ELABORO

INIC. FIRMA FECHA REVISO G.T.

INIC. FIRMA FECHA REVISO A.C

INIC. FIRMA FECHA APROBO

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INDICE

I. OBJETIVO. II. ALCANCE. III. REFERENCIAS. IV. DEFINICIONES. V. RESPONSABILIDADES. VI. ACTIVIDADES GENERALES Y ESPECFICAS. VII. ANEXOS.

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I. OBJETIVO

PROCEDIMIENTO 53-VPIE-03 REV. 1 PAG. 3 DE 7 FECHA: OCTUBRE, 2001

Establecer los lineamientos para evaluar y determinar la capacidad de los proveedores o subcontratistas de bienes y servicios, con el objeto de satisfacer los requisitos de una Orden de Compra u Orden de Compra-Subcontrato, tanto financieros, administrativos, constitutivos, tcnicos y de calidad. II. ALCANCE. Aplica para todos los proveedores o subcontratistas de Equipos, Instrumentos, Materiales y servicios, nacionales y extranjeros que sean seleccionados para concursar en los suministros a los proyectos, dentro del alcance de Bufete Industrial. Los proveedores o subcontratistas a evaluar de acuerdo con la clasificacin en importancia, para el proyecto, sern los siguientes: Fabricantes de Equipos o Representantes exclusivos de fbrica. Fabricantes de Instrumentos o Representantes exclusivo de fbrica. Distribuidores o fabricantes de tuberas, vlvulas y conexiones y anclas. Subcontratistas mayores (a criterio de la importancia para el proyecto y a lo crtico del trabajo a ejecutar). Distribuidores o fabricantes de otros materiales; Cuando sea un requerimiento especial del contrato o del cliente (caso especfico CFE, PEMEX, etc.). Dependiendo de la importancia del suministro, los elementos de un sistema de calidad a verificar corresponden a los indicados en las Normas ISO-9001, 2 y 3 NMX-CC-3, 4 y 5 respectivamente. Los requerimientos del Sistema de Calidad involucrados en estas Categoras son complementarios, no constituyendo una alternativa a los requisitos tcnicos especficos del producto y/o servicio a que se refiere. A los fabricantes, representantes o distribuidores que posean certificados de proveedores calificados por otras instituciones como PEMEX, CFE (LAPEM), ISO, API, ASME, UL, NMX, etc., no se les evaluar y se les extender previa entrega de su documentacin la calificacin de Bufete Industrial con la misma calificacin que se menciona en dichos documentos certificados, hasta por el perodo comprendido y debern seguir actualizndonos con las nuevas calificaciones y la extensin de plazos y consecuentemente se considerarn dentro del Catlogo de Proveedores y Subcontratistas del Grupo Bufete Industrial y en la Relacin de Proveedores Evaluados. III. REFERENCIAS. 53-VPIE-02 Elaboracin, Revisin y Edicin de Procedimientos. BI-MACC-01 Manual de Aseguramiento de Calidad Corporativo. NMX-CC-3Sistema de Calidad Modelo para el Aseguramiento de Calidad aplicable al Proyecto/Diseo, Fabricacin, Instalacin y Servicio. ISO-9001Quality Systems Model for Quality Assurance in Design/Development, Production, Installation and Servicing. NMCX-CC-4 Sistema de Calidad Modelo para el Aseguramiento de Calidad aplicable a la Fabricacin e Instalacin. ISO-9002Quality System Modelo for Quality Assurance in Production and Installation.
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NMX-CC-5Sistema de Calidad Modelo para el Aseguramiento de Calidad aplicable a la Inspeccin y Pruebas Finales ISO-9003Quality Systems Model for Quality Assurance in Final Inspection and Test. 43.VPCT-10 Seleccin de concursantes. NOTA: Se deber considerar la ltima revisin vigente de estos documentos. IV. DEFINICIONES. Evaluacin de Proveedores o Subcontratistas: Actividad encaminada a determinar si los recursos materiales, econmicos y humanos, as como el sistema de calidad de un proveedor o subcontratistas son capaces de producir un bien o servicio de acuerdo a los requerimientos de Bufete Industrial. Evaluacin: Evaluacin General o de Seguimiento. Bien: Trmino general para designar las actividades conexas a un producto y, as mismo el trmino incluye la atencin de las necesidades para mantener el producto en condiciones aceptables de operacin. V. RESPONSABILIDADES: A. DEL SUBDIRECTOR DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD. 1. Responsable del Sistema de Evaluacin de Proveedores. 2. Firmar el reporte de evaluacin. 3. Autorizar el presente procedimiento. B. DEL GERENTE DE COMPRAS. 1. Solicitar la evaluacin de los proveedores a la Gerencia de Inspeccin y Expeditacin. 2. Notificar al proveedor la fecha en que se le har la evaluacin. 3. Actualizar el Catlogo de Proveedores y Subcontratistas del Grupo Bufete Industrial con base a los resultados obtenidos en la evaluacin correspondiente. 4. Notificar al proveedor el resultado de la evaluacin. C. DEL GERENTE DE INSPECCIN Y EXPEDITACIN 1. Vigilar la correcta aplicacin de este procedimiento. 2. Gestionar para que el personal auditor lleve a cabo la evaluacin de proveedores. 3. Solicitar la asistencia en la evaluacin, del personal de las disciplinas de Ingeniera, en caso de requerirse. 4. Vigilar la correcta aplicacin del este procedimiento.

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D. DEL AUDITOR. 1. Indicar la Fecha de la evaluacin.

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2. Elaborar la Lista de Verificacin a usarse durante la evaluacin. 3. Asistir a las instalaciones del proveedor o subcontratista para efectuar la evaluacin y elaborar el reporte correspondiente. 4. Elaborar el Reporte Global de Evaluacin de Proveedores, Reporte de Evaluacin y el Resumen de Desviaciones encontradas por el Auditor y otorgar la calificacin final al Proveedor. 5. Elaborar, actualizar y editar trimestralmente la Relacin de Proveedores Evaluados, al Gerente de Compras para la actualizacin del Catlogo de Proveedores y Subcontratistas del Grupo Bufete Industrial 6. Realizar la evaluacin en base al presente procedimiento..

VI. ACTIVIDADES GENERALES Y ESPECFICAS. A. Actividades generales. 1. Mtodo de evaluacin. Las evaluaciones se llevarn a cabo mediante la aplicacin de una auditoria general, que corresponda al tipo de suministro a evaluar. La evaluacin debe desarrollarse en base al Cuestionario General y Lista de Verificacin, quedando a criterio del Auditor la ampliacin de esas listas durante el proceso de evaluacin. La secuencia a seguir en las actividades a desarrollar en una evaluacin, ser segn se indica en el Diagrama de Flujo ( Anexo No. 1). 2. Alcance de las evaluaciones. a. Se deber evaluar los aspectos financieros, administrativos, constitutivos y del rea de procuracin de la empresa evaluada, as como los aspectos tcnicos del diseo y funcionamiento del bien a suministrar. b. Se deber evaluar y otorgar una calificacin, sobre la existencia e implantacin de un sistema de calidad, incluyendo la organizacin, la capacitacin del personal, capacidad de las instalaciones, equipos y procesos a utilizar durante la fabricacin y embarque as como la calidad de los elementos y materiales similares que formarn parte del suministro.

3. Calificacin del proveedor. Con base en los resultados que se obtengan de los aspectos evaluados, se proceder a calificar al proveedor como se indica a continuacin: a. Proveedor Confiable (PC): Haber demostrado con evidencia documental y fsica, la capacidad de todos los aspectos evaluados para cumplir con los requerimientos del suministro. La vigencia de esta calificacin ser por 2 aos.
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b. Proveedor Aceptado Condicionado (PAC): Cuando se han detectado deficiencias que no afectan de manera importante la capacidad del proveedor para cumplir con los requerimientos de todos los aspectos evaluados del suministro. Sin embargo se deber establecer y solicitar al proveedor la futura solucin de las deficiencias detectadas en un plazo convenido, no mayor a 6 meses, de no ser as, se cambiar la calificacin a Proveedor Rechazado. Ser causa de rechazo que durante el primer seguimiento se detecte que el proveedor no tom ninguna accin correctiva en las desviaciones encontradas en la evaluacin general. c. Proveedor Rechazado (PR): No haber demostrado la capacidad tcnica, financiera y/o de calidad para cumplir los requerimientos de los aspectos evaluados poniendo en duda la puntual y satisfactoria entrega de los suministros. B. Actividades especficas. 1. Notificacin de evaluacin. La Gerencia de Compras deber emitir la Solicitud de Evaluacin a la Gerencia de Inspeccin y Expeditacin (Anexo No. 2). El auditor deber indicar a la Gerencia de Compras la fecha de la evaluacin para que en base a sta, se elabore la Notificacin de Evaluacin al Proveedor (Anexo No. 3), la cual le ser enviada al proveedor con copia al Auditor. Esta notificacin deber efectuarse una semana antes de la evaluacin, salvo casos urgentes. Las notificaciones sern referenciadas por la Gerencia de Compras con las siglas EP y el consecutivo correspondiente y este nmero ser considerado como el nmero de evaluacin. 2. Desarrollo de la evaluacin. La evaluacin se llevar a cabo en las instalaciones del proveedor, apoyndose en el Cuestionario General (Anexo No. 4) y en la Lista de Verificacin (Anexo No. 5), anotando en la seccin de resultado el estado que se obtenga despus de analizar cada una de las respuestas con sus respectivas evidencias objetivas y en la seccin de Observaciones se deber anotar una breve descripcin de la respuesta obtenida, registrando con el mayor detalle posible las referencias de los documentos que apoyan las respuestas. 3. Reporte de evaluacin. Con base en las anotaciones hechas en las Lista de Verificacin, el Auditor emitir un Reporte de Evaluacin (Anexo No. 6) y Reporte Global de Evaluacin de Proveedores (Anexo No. 7). En estos reportes se anotarn los resultados obtenidos para cada aspecto evaluado, y se otorgar una calificacin. En estos mismos reportes se anotarn los requerimientos de informacin adicional, desviaciones detectadas, aspectos pendientes de comprobacin o las condiciones bajo las cuales el proveedor es considerado Confiable, Aceptado Condicionado o Rechazado. Los reportes debern ser firmados por el Subdirector de Aseguramiento de Calidad en un plazo no mayor de dos das hbiles despus de efectuada la evaluacin o en su ausencia firmar el Gerente de Inspeccin y Expeditacin. 4. Reporte Global de Evaluacin de Proveedores. El Subdirector de Aseguramiento de Calidad otorgar la calificacin final al proveedor, documentndola con los Reportes de Evaluacin (Anexo No. 6), Reporte Global de Evaluacin
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(Anexo No. 7) y el Resumen de Desviaciones detectadas (Anexo No. 12), los cuales son enviados al Gerente de Compras para la notificacin al proveedor. 5. Notificacin al proveedor del Resultado de la Evaluacin. El Gerente de Compras, notificar al proveedor la calificacin obtenida a travs de una carta (Anexos Nos. 8, 9 10 segn corresponda), y en caso de que el proveedor sea calificado como PAC, se anexar la forma Resumen de Desviaciones (Anexo No. 12), tal y como le fue enviada por la Gerencia de Inspeccin y Expeditacin. 6. Seguimiento de la Evaluacin. En caso de haber sido aceptado el proveedor como Condicionado (PAC), el Gerente de Compras notificar al proveedor la fecha del seguimiento a la evaluacin, segn Anexo No. 11. El proceso de seguimiento se har siguiendo los lineamientos de la evaluacin original, e incluir la emisin de los reportes correspondientes a la calificacin obtenida por el proveedor (Anexos Nos. 8, 9 10) en dicho seguimiento, con la excepcin de que los aspectos a verificar en esta ocasin no ser con la Lista de Verificacin sino con el Resumen de desviaciones (Anexo No. 12), quedando a criterio del Auditor el revisar cualesquiera de los aspectos marcados como Suficiente en la Evaluacin General o de un Seguimiento previo. 7. Relacin del Proveedores Evaluados. El Auditor deber elaborar y mantener actualizada la Relacin de Proveedores Evaluados, segn Anexo No. 13 y enviar copia al Gerente de Compras en forma trimestral para la distribucin a su personal y actualizacin del Catlogo de Proveedores y Subcontratistas del Grupo Bufete Industrial. 8. Carta de Aceptacin en base a la evaluacin por otros. Tal y como se indico en el capitulo II, se otorgar calificacin a proveedores o subcontratistas que posean certificados de otras instituciones, para lo cual la Notificacin al Proveedor del Resultado de la Evaluacin se efectuar en base a la forma de carta indicada en el Anexo No. 14. 9. Archivo. Toda la informacin documental obtenida durante la evaluacin (solicitud de evaluacin, notificaciones, reportes) incluyendo la Lista de Verificacin y Cuestionario General, deber ser archivada y conservada por la Gerencia de Inspeccin y Expeditacin como nico centro de informacin para todas las dems reas. VII. ANEXOS. Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5 Anexo 6 Anexo 7 S/No. Diagrama de Flujo. S/No. Solicitud de Evaluacin a la Gerencia de Inspeccin y Expeditacin. S/No. Notificacin de Evaluacin al Proveedor. S/No. Cuestionario General. S/No. Lista de Verificacin. S/No. Reporte de Evaluacin. S/No. Reporte Global de Evaluacin de Proveedores.
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Anexo 8 Anexo 9 Anexo 10 Anexo 11 Anexo 12 Anexo 13 Anexo 14 S/No. Calificacin de Proveedores Confiable (PC).

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S/No. Calificacin de Proveedor Aceptado Condicionado (PAC). S/No. Calificacin de Proveedor Rechazado (PR). S/No. Notificacin Evaluacin de Seguimiento. S/No. Resumen de Desviaciones. S/No. Relacin de Proveedores Evaluados. S/No. Carta de aceptacin en base a la evaluacin por otros.

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