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UNIVERSIDADE FEDERAL DO PIAU UFPI CAMPUS SENADOR HELVDIO NUNES DE BARROS CSHNB CURSO DE BACHARELADO EM ADMINISTRAO

DANILO NUNES RODRIGUES

ANLISE DO DESEMPENHO DO SISTEMA DE INFORMAO NOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO PIAU CAMPUS PICOS SOB A TICA DE SEUS USURIOS.

PICOS PI Junho/2011

Danilo Nunes Rodrigues

ANLISE DO DESEMPENHO DO SISTEMA DE INFORMAO NOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO PIAU CAMPUS PICOS SOB A TICA DE SEUS USURIOS.

Monografia apresentada ao Curso de Bacharelado em Administrao da Universidade Federal do Piau UFPI, em cumprimento parcial das exigncias para a obteno do ttulo de Bacharel em Administrao.

Orientadora: Prof. Maria Alice Leite de Brito, Mestre.

PICOS - PI Junho/2011

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PIAU UFPI CAMPUS SENADOR HELVDIO NUNES DE BARROS CSHNB

PARECER DA COMISSO EXAMINADORA DE DEFESA DE MONOGRAFIA DE GRADUAO DE

DANILO NUNES RODRIGUES

Anlise do desempenho do sistema de informao nos processos administrativos da Universidade Federal do Piau Campus Picos sob a tica de seus usurios.

A comisso examinadora, composta pelos professores abaixo, sob a presidncia do primeiro, considera o discente Danilo Nunes Rodrigues APROVADO.

Picos (PI), 29 de junho de 2010.

___________________________________________________ Prof. Maria Alice Leite de Brito, Mestre (Orientadora)

___________________________________________________ Prof. Herus Orsano Machado, Especialista (Membro)

___________________________________________________ Prof. Clverson Vasconcelos da Nbrega, Mestre (Membro)

DEDICATRIA

Aos meus pais, Valdemar e Doralice, que sempre me fizeram acreditar na realizao dos meus sonhos e que, mesmo com todas as dificuldades, trabalharam muito para que eu pudesse realiz-los. A vocs dedico esse trabalho e a minha eterna gratido.

AGRADECIMENTOS

A Deus primeiramente, por todas as graas alcanadas at hoje e por todas as outras que ainda h de me proporcionar.

A Professora Maria Alice Leite de Brito, pela pacincia e dedicao nas valiosas orientaes que foram dadas para que esse trabalho se concretizasse.

A todos os professores do Curso de Administrao da UFPI Campus de Picos, pelos ensinamentos e empenho nas disciplinas ministradas durante o curso.

Aos colegas que caminharam junto comigo nessa jornada, sempre auxiliando uns aos outros para que as dificuldades fossem superadas, pelo companheirismo e pelas alegrias vividas.

minha famlia, pelo carinho e confiana em mim depositados e por todo o esforo dedicado a minha educao.

EPGRAFE

A vida para ns o que concebemos dela. Para o rstico cujo campo lhe tudo, esse campo um imprio. Para o Csar cujo imprio lhe ainda pouco, esse imprio um campo. O pobre possui um imprio; o grande possui um campo. Na verdade, no possumos mais que as nossas prprias sensaes; nelas, pois, que no no que elas vem, temos que fundamentar a realidade da nossa vida. Fernando Pessoa

RESUMO Os Sistemas de Informao esto cada vez mais presentes no cotidiano das empresas e j so considerados fundamentais para o sucesso organizacional. Da mesma forma, as organizaes pblicas buscam com os sistemas de informao modernizar os seus procedimentos administrativos para atingir nveis de qualidade superiores, com maior racionalizao de recursos. Para melhor entender esse contexto, a Universidade Federal do Piau (UFPI) serviu para compreender melhor a dinmica dos sistemas de informao e da influncia no desempenho dos processos internos tendo em vista sua grande demanda tecnolgica para gerenciar o fluxo de informaes utilizadas em suas atividades. Assim, o objetivo deste estudo de caso consiste em uma anlise do desempenho dos sistemas de informao utilizados pelo departamento de coordenaes de cursos da UFPI, sob a tica de seus usurios nos processos administrativos. Trata-se de uma pesquisa qualitativa, tendo sido os servidores tcnico-administrativos e coordenadores de cursos da instituio os sujeitos da pesquisa. Tambm foram coletadas informaes sobre as atividades desenvolvidas por estes e como o sistema de informao utilizado com o propsito de alcanar a eficincia dos processos administrativos. Atravs da pesquisa realizada observou-se que os sistemas utilizados apresentam problemas que dificultam o desempenho das atividades por parte dos funcionrios. Essas falhas consistem basicamente na lentido de acesso s informaes e a falta de capacitao dos usurios, alm de outros pontos que tambm so considerados crticos. Concluiu-se com a pesquisa que a base para o bom desempenho e alcance da eficincia em seus processos, por parte de qualquer organizao, est na forma como os sistemas de informao so planejados e utilizados. Entretanto, agrava-se ao processo de implantao e implementao dos sistemas e da tecnologia a estrutura organizacional de uma instituio pblica engessada e com alto nvel de interdependncia em detrimento a autonomia necessria para soluo de problemas pontuais e isolados. Palavras-chave: Sistemas de Informao; Desempenho; Eficincia; UFPI.

ABSTRACT Information systems are increasingly present in everyday business and are now considered fundamental to organizational success. Similarly, public organizations seeking information systems to modernize its administrative procedures to achieve higher levels of quality, with greater rationalization of resources. To better understand this context, the Federal University of Piau (UFPI) was used to better understand the dynamics of information systems and influence on the performance of internal processes in light of their high demand technology to manage the flow of information used in their activities. The objective of this case study consists of an analysis of information systems used by the department of UFPI coordination of courses, from the perspective of its users in the administrative proceedings. It is a qualitative research has been the technical and administrative staff and course coordinators of the institution the research subjects. Information was also collected on the activities undertaken by them and how the information system is used for the purpose of achieving efficiency in administrative processes. Through the survey it was observed that the systems used are problems that hinder the performance of activities by employees. These failures consist basically in slow access to information and lack of training of users, and other points that are also considered critical. It was concluded through research that the basis for good performance and achieving efficiency in its processes, by any organization, is in how information systems are designed and used. However, increases to the implementation process and implementation of technology systems and the organizational structure of a public institution in a cast and a high level of interdependence rather than autonomy needed to solve specific problems and isolated.

Keywords: Information Systems; Performance; Efficiency; UFPI.

LISTA DE QUADROS Quadro 1 Caractersticas da universidade enquanto organizao .......................... 31 Quadro 2 Diferenas entre o mundo dos negcios e a universidade ...................... 32 Quadro 3 Sistemas de Informao utilizados no setor de coordenaes de cursos da UFPI ........................................................................................................................ 40

LISTA DE FIGURAS Figura 1Mtodo dos quatro passos ................................................................... 28 Figura2Modelo conceitual para avaliao de sistemas de informao .............. 30

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LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS CPD Centro de Processamento de Dados DAA Departamento de Assuntos Acadmicos DTIDepartamento de Tecnologia da Informao GIS GeographicInformatios Systems (Sistema de Informao Geogrfica) NPD Ncleo de Processamento de Dados RH Recursos Humanos SAD Sistema de Apoio Deciso SAE Sistema de Apoio ao Executivo SI Sistema de Informao SIG Sistema de Informao Gerencial SSD Sistema de Suporte Deciso SSE Sistema de Suporte Executivo SPI Sistema de Processamento de Transaes STC Sistema de Trabalhadores do Conhecimento TI Tecnologia da Informao UFPI Universidade Federal do Piau

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SUMRIO

Captulo 1 Introduo ........................................................................................... 13 1.1 Definio do Problema.................................................................................... 15 1.2 Objetivos ......................................................................................................... 16 1.2.1 Objetivo Geral ................................................................................................. 16 1.2.2 Objetivos Especficos...................................................................................... 16 1.3 Justificativa ..................................................................................................... 16 Captulo 2 Referencial Terico ............................................................................. 18 2.1 Conceito e usos de Sistemas de Informao .................................................. 18 2.1.1 Tipos de Sistemas de Informao................................................................... 19 2.2 Consideraes sobre Tecnologia da Informao ............................................ 21 2.2.1 Componentes da TI ........................................................................................ 23 2.3 O Impacto dos SI nas Organizaes .............................................................. 23 2.3.1 Resistncia s Mudanas ............................................................................... 25 2.4 Planejamento e Implantao de Sistemas de Informao .............................. 26 2.4.1 Mtodo dos Quatro Passos ............................................................................ 27 2.5 Avaliao do Desempenho de Sistemas de Informao................................. 28 2.6 A Universidade enquanto Organizao .......................................................... 31 Captulo 3 Metodologia......................................................................................... 35 3.1 Tipos de Pesquisa .......................................................................................... 35 3.2 Universo e Amostra ........................................................................................ 36 3.3 Plano de Coleta de Dados .............................................................................. 36 3.4 Plano de Tratamento dos Dados .................................................................... 37 Captulo 4 Apresentao e Anlise dos Dados .................................................... 38 4.1 A UFPI ............................................................................................................ 38 4.2 Atividades desenvolvidas no setor pesquisado............................................... 39 4.3 Sistemas utilizados e freqncia de uso ......................................................... 40 4.4 Dificuldades encontradas na utilizao dos sistemas ..................................... 42 4.4.1 Lentido no acesso s informaes................................................................ 43 4.4.2 Treinamento dos usurios .............................................................................. 44 4.5 Como esses problemas interferem no desenvolvimento das atividades......... 46 4.6 Relao dos usurios com o setor responsvel pelo SI ................................. 47 Consideraes Finais .............................................................................................. 49

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Referncias ............................................................................................................. 51 APNDICE A Questionrio de pesquisa .............................................................. 54 APNDICE B Termo de consentimento livre e esclarecido ................................. 55

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1 Introduo As pessoas nem sempre se do conta de que se encontram em meio a uma acelerada e dinmica revoluo tecnolgica, apesar de estarem sempre rodeadas pelas mais diversas manifestaes dessa revoluo, que podem ser percebidas em simples objetos de uso cotidiano, at aparelhos mais sofisticados que tm auxiliado cada vez mais pessoas em diversas reas, como as numerosas aplicaes dos computadores na indstria, na pesquisa cientfica, nas comunicaes, nos transportes, na informao e no campo dos servios. Os Sistemas de Informao (SI) encontram-se cada vez mais presentes no cotidiano das empresas e j so consideradas peas fundamentais para se chegar ao sucesso organizacional, pois facilitam a execuo dos processos com eficincia e eficcia, agregando valor prestao de servios atravs da automao e garantindo a competitividade da organizao. Graeml (2003) aponta que, entre os principais benefcios que podem ser trazidos pelo uso dessa tecnologia para as organizaes, esto sua capacidade em operar melhor e de forma mais flexvel nesse novo ambiente de mercado em constantes mudanas e sua adaptao a clientes cada vez mais exigentes com relao ao atendimento de suas necessidades individuais exclusivas. Afirma ainda que a informtica deixou de ser apenas um centro de dados para processar pequenas transaes (registro de estoque, folha de pagamento, etc.), e passou a ser um dos quatro principais recursos disponveis aos gestores, juntamente com as pessoas, o capital e as mquinas. Segundo o autor, o sucesso organizacional da maioria das empresas hoje se deve a sua capacidade de implementar mudanas incrementais a partir do uso das tecnologias. A existncia de considervel massa de dados a armazenar e recuperar tem exigido a transformao dos SI manuais em sistemas processados eletronicamente, visando os melhores resultados organizacionais em termos de custo-eficcia. As organizaes pblicas tambm tm se adaptado a essa orientao, devido crescente demanda de rapidez e preciso de informaes a que so submetidas (FACCHINI; VARGAS, 1992). Muitas organizaes pblicas fazem uso de SI nas suas rotinas de trabalho, favorecendo a agilidade dos processos para atender as demandas na prestao de servios. No caso das universidades no diferente, a tecnologia est presente em

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diversos setores e espalhada por toda a instituio, auxiliando em diferentes atividades e facilitando a vida dos colaboradores. Segundo Facchini e Vargas (1992) a organizao pblica, pressionada pelas exigncias de sua clientela, buscou atravs da modernizao de seus

procedimentos administrativos atingir nveis de qualidade superiores, com maior racionalizao de recursos, apesar de ser instituio sem fins lucrativos. As autoras salientam ainda que, nessas organizaes extremamente burocratizadas, a centralizao administrativa e o elevado grau de hierarquizao podem afetar o desenvolvimento de projetos nessa rea. As universidades possuem uma lgica organizacional diferente das empresas comerciais, pois se dedicam prestao de servios na rea de ensino e pesquisa, e tm como clientes a comunidade acadmica. Porm, apresentam necessidades tecnolgicas semelhantes s das organizaes comerciais, devido ao grande fluxo de informaes utilizadas em suas atividades, e que necessitam ser devidamente processadas e disseminadas dentro da instituio. Para que haja uma boa propagao das informaes na organizao, necessrio que os SI interajam de forma harmoniosa com os diversos nveis organizacionais e forneam uma base de dados confivel para a tomada de deciso por parte dos gestores. O bom funcionamento de um sistema, afeta de forma significativa no desempenho profissional de seus usurios e da organizao como um todo, da mesma forma que, a m utilizao pode incorrer em srios prejuzos para a organizao e gerar insatisfao por parte dos seus usurios. A esse respeito Gordon e Gordon (2006) mencionam que, apesar dos sistemas poderem tornar disponveis para uso grandes quantidades de informaes, tais informaes podem ou no ser as indicadas para as necessidades dos gestores e empregados, e que os gestores precisam continuamente avaliar se tm as informaes de que necessitam para desempenhar suas diversas funes. Essa avaliao pode definir a eficincia no desempenho desses sistemas. Assim, o trabalho aqui apresentado busca realizar uma anlise do desempenho coordenadores dos de SI atualmente nos utilizados processos pelos internos tcnico-administrativos do Departamento e de

cursos

Coordenaes de Cursos da UFPI.

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1.1 Definio do Problema

A partir da compreenso de que SI so de fundamental importncia para o sucesso das organizaes, seja ela pblica ou privada, fica clara a necessidade de compreender melhor seu funcionamento e rever as suas funes para que continue contribuindo de forma eficiente. Segundo Mlber e Ayres (2005), as organizaes podem ser vistas como uma grande coleo de processos operacionais e administrativos que criam, produzem e entregam bens e servios, e so responsveis pelo planejamento e controle da organizao. Esses processos seguem uma srie de procedimentos que muitas vezes so incorporados aos SI, com vistas a facilitar a realizao das atividades. Nesse contexto, os usurios so os responsveis por tornar o sistema produtivo, devendo o sistema estar preparado para ser utilizado de forma eficiente. Assim, a viso dos usurios a respeito do desempenho do SI que utilizam essencial para uma anlise crtica dos pontos a serem melhorados, aumentando a eficincia e eficcia da tecnologia. Na UFPI, essa anlise e aperfeioamento dos sistemas, de forma a alinh-los s necessidades dos usurios, podem trazer melhorias de dimenses relevantes ao bom andamento dos processos. A Universidade Federal do Piau UFPI, mais especificamente o Campus de Picos, necessita do uso das tecnologias e sistemas em praticamente todas as suas atividades internas, visto que o nmero de informaes utilizadas muito grande e so extremamente necessrias para a efetividade dos processos. Com isso, SI torna-se a principal ferramenta administrativa e precisa ser avaliada para saber se atende de forma eficaz s necessidades dos usurios. Para Mlber e Ayres (2005), dentre os diversos tipos de recursos que as organizaes necessitam (materiais, humanos, financeiros), a informao aparece de forma explcita e abundante, pois tm o propsito bsico de habilitar a organizao a alcanar seus objetivos. Assim, a anlise de desempenho do SI utilizado no setor de coordenaes de cursos da UFPI busca responder a seguinte questo: qual o desempenho deste sistema nas atividades administrativas realizadas pelos servidores tcnico-administrativos e coordenadores de cursos na instituio pesquisada?

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1.2 Objetivos 1.2.1 Objetivo Geral Analisar o desempenho dos SI do Departamento de Coordenaes de Cursos da UFPI Picos nos processos internos realizados pelos servidores tcnicoadministrativos e coordenadores de cursos.

1.2.2 Objetivos Especficos Realizar levantamento dos processos administrativos que demandam o uso de sistemas de informao; Relacionar os sistemas de informao especficos utilizados na realizao dos processos internos; Descrever como so utilizados os sistemas de informao para execuo das rotinas internas do pessoal administrativo; Analisar o desempenho no uso dos sistemas de informao nas rotinas administrativas;

1.3 Justificativa

Hoje, praticamente todas as atividades desenvolvidas no Departamento de Coordenaes de Cursos da UFPI, dependem inteiramente do uso de SI que, juntamente com os recursos humanos, so responsveis pelo bom desempenho dos processos administrativos, o que torna essas ferramentas essenciais para a satisfao das necessidades da organizao. Porm, as constantes queixas por parte dos servidores a respeito do funcionamento dos sistemas colocam em dvida a eficincia do mesmo, questionando se os objetivos para os quais estes sistemas foram desenvolvidos continuam sendo perseguidos e se suas funcionalidades se adquam s atuais necessidades da instituio. Segundo Arajo Jr. e lvares (2007), as

funcionalidades dos SI devem ser constantemente analisadas, e para isso necessrio que os responsveis pela montagem e administrao dos sistemas realizem um estudo bsico de necessidades de informao na empresa, e assim possam oferecer SI em condies de subsidiar as decises da organizao.

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Admitindo-se o poder dos SI no desempenho das atividades organizacionais por parte dos usurios, fundamental possuir instrumentos de gesto que analisem a eficincia dessas tecnologias para o bom funcionamento da organizao. No que diz respeito ao objeto do presente estudo, identificar os fatores ligados aos sistemas de informao que dificultam as atividades administrativas no departamento das coordenaes de cursos da UFPI primordial para o desenvolvimento de aes que visem melhoria na utilizao desses sistemas e, consequentemente, na melhoria dos servios prestados pelos servidores (tcnico-administrativos e coordenadores) da instituio. A pesquisa justifica-se ainda pela facilidade de acesso aos dados, j que o pesquisador um acadmico da instituio pesquisada e j possui um breve conhecimento sobre os problemas apontados pelos usurios, e visto que este pesquisador j realizou um estudo anterior sobre um tema relacionado neste mesmo departamento da instituio. grande o nmero de estudos a respeito de SI nas empresas, porm esse nmero cai de forma drstica quando o tema aborda organizaes pblicas e diminui ainda mais quando se refere a universidades. Portanto este trabalho procura contribuir de forma significativa para o estudo dos SI nas universidades, podendo servir de base para aqueles que se interessem pelo tema.

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2 REFERENCIAL TERICO

2.1 Conceitos e usos de Sistemas de Informao SI um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicaes e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informaes em uma organizao. Pode ser definido ainda como um grupo de elementos interrelacionados ou em interao que formam um todo unificado (OBRIEN, 2006). Ainda, segundo OBrien (2006), em qualquer SI podem ser detectados recursos principais, que so: os recursos humanos (especialistas analistas, programadores, operadores e usurios finais, que so as outras pessoas que usam o SI), recursos de hardware (mquinas e mdias) e de software (programas e aplicativos), recursos de dados (descrio de produtos, cadastro de clientes, arquivos de funcionrios, etc.), recursos de rede (meios de comunicao, acesso a redes e software de controle) e produtos de informao (relatrios, documentos de texto, demonstrativos e formulrios). Os recursos de hardware e software so os elementos que servem de base para a implantao dos SI, portanto podem ser considerados como recursos de Tecnologia da Informao (TI). Estes, juntamente com os demais recursos apresentados, trabalham em conjunto no desenvolvimento de atividades

previamente definidas e com objetivos prprios, formando um sistema. Batista (2006) diz que, quando se fala dos SI, deve-se enxerg-los em um sentido muito mais amplo do que apenas programas de computador, pois abrangem tecnologia, processos organizacionais, prticas, transaes e polticas geradoras de dados, bem como as pessoas envolvidas nessa gerao de dados e no uso das informaes. A respeito disso Maas (1999) diz o seguinte:
O sistema de informao designa a logstica indispensvel realizao do processo de informao, a qual no se reduz somente informtica. Definimos o sistema de informao como o conjunto interdependente das pessoas, das estruturas da organizao, das tecnologias de informao (hardware e software), dos procedimentos e mtodos que deveria permitir empresa dispor, no tempo desejado, das informaes que necessita (ou necessitar) para o seu funcionamento atual e sua evoluo (MAAS,

1999, p. 55).

Para Rezende e Abreu (2006), Sistemas e Empresas so duas palavras que esto intimamente ligadas, pois a empresa (privada ou pblica) um sistema e

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dentro dela existem diversos sistemas, independentemente do uso ou no da TI e de seus recursos. As universidades, portanto, podem ter diversos setores que utilizam diferentes SI, mas que interagem entre si. De acordo com Laudon e Laudon (2004), devido aos diferentes interesses, especialidades e nveis em uma organizao, estas necessitam de diferentes tipos de SI para apoiar as atividades de trabalho nos vrios nveis e funes. Estes so subsistemas que, quando integrados, formam um todo, ou seja, um SI. A utilizao de SI nas universidades pblicas uma prtica comum, embora muitas vezes apresentem deficincias ou terminem por ficar obsoletos por falta de atualizao e avaliao. Isso dificulta o uso eficiente das informaes e limita o trabalho eficaz dos usurios. Segundo Facchini e Vargas (1992), a avaliao de um SI indispensvel e deve ser feita com freqncia para que sejam identificadas eventuais distores e desvios de suas funes. Qualquer sistema passvel de falha, que pode ocorrer por diversos motivos, podendo causar srias perdas para a organizao. Mattos (2005) coloca que, qualquer mquina ou sistema pode falhar sem prvio aviso, alguns menos, outros mais, mas todos falham. O quanto um sistema falha determinado pela Teoria da Confiabilidade, que se baseio no princpio de que um sistema s funciona se todos os seus componentes atuarem corretamente. Assim, se a universidade possuir um sistema composto por diversos componentes, este s funcionar se todos desempenharem suas funes corretamente. De acordo com essa teoria, quanto mais componentes em srie um sistema tiver, menor ser sua confiabilidade.

2.1.1 Tipos de SI As organizaes possuem diferentes nveis, interesses e especialidades, e nenhum sistema sozinho pode fornecer todas as informaes necessrias para sua gesto, por isso existem diferentes tipos de sistemas de informao destinados a atender necessidades especficas. Batista (2006) classifica os sistemas de informao, do ponto de vista empresarial, de acordo com sua forma de utilizao e o tipo de retorno dado ao processo de tomada de deciso, dividindo-os em:

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Sistemas Empresariais Bsicos - utilizados para realizar tarefas rotineiras, atendendo ao nvel mais elementar da empresa e aumentando o controle das atividades dirias;

Sistemas de Automao de Escritrio - tm como objetivo principal aumentar a produtividade pessoal dos trabalhadores que manipulam informaes de escritrios;

Sistemas de Informao Gerencial (SIG) - so desenvolvidos com base no mtodo de trabalho da organizao e usam ferramentas que permitem uma viso analtica dos dados;

Sistemas de Suporte Deciso (SSD) - possuem interatividade com as aes do usurio constituindo o principal exemplo de tomada de deciso auxiliada pelo computador, sendo totalmente controlado por pessoal especializado;

Sistemas de Suporte Executivo (SSE) - focalizam a alta administrao, dando suporte ao desenvolvimento do planejamento estratgico da empresa, ajudando a definir os objetivos a serem estabelecidos; Sistemas Especialistas - esto ligados ao campo de inteligncia artificial, que utiliza o computador para assistir, ou mesmo substituir, os tomadores de deciso;

Sistemas de Informao Geogrfica ou Geographic Information Systems (GIS) permitem a integrao de dados coletados de fontes

georreferenciadas, desenhados para ajustar-se a propsitos especficos. Na literatura de Laudon e Laudon (2004) os autores dividem os principais SI de acordo com os diferentes nveis organizacionais que atendem: Sistemas do nvel operacional do suporte aos gerentes operacionais nas atividades e transaes elementares da organizao, como vendas, contas a receber, folha de pagamento, etc. Tm o propsito de responder questes rotineiras e acompanhar o fluxo de transaes (Ex: Sistemas de Processamento de Transaes SPT); Sistemas do nvel de conhecimento do suporte aos trabalhadores do conhecimento e de dados ajudando a controlar o fluxo de documentos e auxiliando na integrao de novas tecnologias (Ex: Sistemas de

Trabalhadores do Conhecimento STC e Sistemas de Automao de Escritrio);

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Sistemas do nvel gerencial atendem s atividades de monitorao, controle, tomada de decises e procedimentos administrativos dos gerentes mdios (Ex: Sistemas de Informao Gerencial SIG e Sistemas de Apoio deciso SAD);

Sistemas do nvel estratgico ajudam a gerncia snior a atacar e enfrentar questes estratgicas e tendncias de longo prazo tanto na organizao quanto no ambiente externo (Ex: Sistema de Apoio ao executivo SAE). Os diversos tipos de sistemas apresentados so desenvolvidos a partir das

necessidades especficas de cada nvel ou departamento que so destinados, oferecendo informaes pertinentes tomada de deciso em cada um deles.

2.2 Consideraes sobre TI A TI tambm recebe destaque neste trabalho, pois representa a base tecnolgica para a implantao de qualquer SI e por isso necessita de algumas consideraes a seu respeito. Consideram-se TI todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar e processar dados e ou informaes, tanto de forma sistmica ou espordica, quer esteja aplicada no produto, quer esteja aplicada no processo (CRUZ, 2009, p. 26). Rezende e Abreu (2006) citam TI como os recursos tecnolgicos e computacionais para gerao e uso das informaes. Robins (1987) apud Agrasso e Abreu (2000, p. 57) aborda que:
A TI se baseia na natureza da tarefa do subsistema de produo ou servio, e engloba as operaes, o conhecimento e as tcnicas utilizadas para transformar os diversos inputs em outputs. Embora tenhamos tendncia em pensar em termos de alta tecnologia, a tecnologia cobre uma ampla variedade de atividades que as organizaes utilizam para fornecerem seus produtos ou servios. Em organizaes complexas, muitas vezes cada rea funcional depende de tecnologias distintas para realizar suas atividades.

A TI, ento, pode ser definida como o grupo de recursos que se dedicam ao armazenamento e processamento de dados primrios que, utilizando conhecimentos e tcnicas,geram informaes relevantes ao processo de gesto, mas que necessita dos recursos humanos como ferramenta primordial para o gerenciamento dessas informaes (LAUDON; LAUDON, 2004). Nas universidades, os recursos de TI so utilizados em diversos setores e auxiliam na grande parte dos processos internos da organizao.

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Segundo Albano (2001), a TI destaca-se entre as novas tecnologias por tratar-se de um componente competitivo de elevada importncia para as organizaes. O autor afirma ainda que, o principal motivo das grandes alteraes no cenrio competitivo so os avanos tecnolgicos que, devido a sua grandiosa e rpida massificao, alterou de forma significativa as atividades humanas aumentando a incerteza e a imprevisibilidade futura. Os avanos na tecnologia causam nas organizaes, bem como na sociedade em geral, um forte impacto, impondo uma completa mudana na maneira de atuar diante desta nova realidade. Atualmente passa-se de uma sociedade industrial para a sociedade da informao e isso se deve a uma mudana radical na forma de produo causada pela revoluo da informao. Esta nova sociedade que ganha fora a cada dia baseia-se na TI e nos valores intangveis (AGRASSO; ABREU, 2000). Esses avanos tecnolgicos no se restringem apenas s organizaes privadas ou que visam lucro, mas a todas as organizaes, inclusive as instituies pblicas, independente da sua rea de atuao, como o caso das universidades. Essas instituies devem procurar incorporar essas ferramentas aos seus processos de trabalho para que consigam alcanar a excelncia na prestao de seus servios. As universidades pblicas devem abrir mo da antiga viso mope que encaixava a TI apenas como ferramenta dos Centros de Processamento de Dados (CPD) e que servia mais ao prprio rgo gestor da tecnologia do que aos objetivos organizacionais. Segundo Cruz (2009), por conta dessa viso, pelo distanciamento que os usurios mantinham desse ambiente e pelo carter elitista que a informtica possua, muitos erros foram cometidos. De acordo com Foina (2006), h pouco tempo atrs a TI era tida como algo quase esotrico, com problemas complexos, cronogramas ilusrios e oramentos exagerados. Com isso, as decises a respeito da tecnologia eram evitadas pela alta direo e ficavam a cargo dos Gerentes de Informtica. Todos esses males eram tratados como sendo inerentes tecnologia desmerecendo os seus benefcios. Hoje, muitos estudos em TI mostram a sua grande capacidade de gerar benefcios em diferentes reas, e os investimentos em tecnologia no param de crescer. Isso prova dos ganhos que o uso da tecnologia tem proporcionado s organizaes, e que podem ser percebidos pela reduo de custos atravs da integrao e automao dos processos internos, no aumento da flexibilidade que se

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d pelo crescimento e rapidez do volume de negcios sem que haja aumento nos custos operacionais, entre outros tantos proveitos que podem ser tirados do uso eficiente da TI. A TI desmistificou-se muito e agora tratada com profundidade pela alta direo das organizaes e os custos auferidos a tecnologias so agora confrontados com os benefcios que elas trazem, os atrasos nos cronogramas deixaram de ser tolerados e a transparncia das aes desta rea passou a ser uma exigncia da organizao que agora precisa entender as atuais demandas de tecnologia e alinh-las s suas necessidades para alcanar seus objetivos (FOINA, 2006).

2.2.1 Componentes da TI Atualmente o sucesso organizacional est ligado velocidade em que as informaes so identificadas e utilizadas com rapidez na tomada de decises. Os componentes que fundamentam a TI so os grandes precursores desse sucesso. De acordo com Rezende e Abreu (2006) a TI est fundamentada em componentes como hardwares e seus dispositivos e perifricos, softwares e seus recursos, sistemas de telecomunicaes, e na gesto de dados e informaes, onde todos esses componentes interagem e necessitam de um componente fundamental, que o recurso humano (peopleware ou humanware), o qual, embora no faa parte da TI, sem ele esta tecnologia no teria funcionalidade e utilidade. A unio desses componentes faz com que as atividades organizacionais aumentem suas potencialidades, inserindo valor e eficincia na capacidade de gerir informaes.

2.3 O impacto dos SI nas organizaes A tecnologia e os SI introduzem ganhos enormes nas organizaes que as adotam e so imprescindveis ao sucesso empresarial, alterando a estrutura organizacional, as relaes de trabalho, o perfil dos colaboradores e at mesmo a cultura da organizao.

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Graeml (2003) descreve alguns processos nos quais as organizaes concentram seus recursos tecnolgicos como meio para atingir seus objetivos organizacionais. So eles: Eficincia Organizacional: melhora os processos utilizados pela organizao para obter seus produtos ou servios, reduzindo tempo e aumentando a satisfao dos clientes. Eficcia Organizacional: melhora a comunicao interna e permite uma melhor coordenao entre as reas da organizao, facilitando o

desenvolvimento de novos processos e aumentando a confiabilidade dos inter-relacionamentos. Relacionamento com os fornecedores: agilidade e reduo nos custos das transaes com fornecedores. Relacionamento com os clientes: aumento da capacidade de resposta da organizao s necessidades dos clientes. Dinmica competitiva: contribui para a evoluo da participao de mercado da empresa, agregando valor aos fatores de competitividade organizacional. Apoio de marketing: ajuda a identificar as tendncias do mercado antecipando-se s necessidades dos clientes, aumenta a preciso de previso de vendas, diminui o tempo de aceitao dos produtos pelo mercado, entre outros benefcios. Melhoria dos produtos e servios: reduz o tempo de desenvolvimento de novos produtos e servios melhorando as respostas s necessidades dos clientes e permite a customizao de produtos e servios a um nvel antes inimaginvel. Economias na produo: reduz a variabilidade e as incertezas relacionadas a qualidade dos produtos ou servios. Inovaes nos negcios: o impacto pode ser to grande a ponto de criar novos produtos ou servios ou mesmo novos mercados. Segundo Ribeiro Neto (1999), os impactos das tecnologias sobre o trabalho nas organizaes podem ser percebidos em mudanas nas diversas variveis, como contedo e natureza das tarefas, presses e ritmo de trabalho, interao entre funcionrios, quantidade de funcionrios e sua distribuio e localizao dentro da empresa, horrios e durao das jornadas, etc. Porm, essas alteraes causadas

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pelo uso das tecnologias, podem gerar reaes comportamentais como resistncia e medo. Graeml (2003) destaca que um dos primeiros e mais temidos impactos da utilizao da informtica o da substituio da mo-de-obra por meio da automao e foca ainda dois lados da automao nas organizaes: o lado bom e o lado perverso. O primeiro diz respeito ao fim das tarefas desumanizantes, pois o mercado deixa de explorar a mo-de-obra barata e desloca-se capacidade de pensar. O segundo remete ao questionamento sobre o que fazer com os seres humanos desumanizados, que por toda a vida utilizaram os msculos e agora necessitam do crebro para trabalhar.

2.3.1 Resistncia s mudanas Na viso de Graeml (2003), a implementao de SI nas empresas transfere a informao dos gerentes, executivos e especialistas para bancos de dados e rotinas computacionais. Tanto informao como conhecimento representam fontes de poder e quem os perde sente-se inseguro e ameaa o sucesso da implantao. Segundo o autor:
medida que a informao substitui o capital como real fonte de poder, a poltica de quem detm ou acessa a informao torna-se extremamente relevante. Como a TI tende a democratizar o acesso informao, natural que existam pessoas que estejam perdendo poder dentro das organizaes, a partir da introduo de sistemas de informao. Essas pessoas representam possveis focos de resistncia s mudanas (GRAEML, 2003, p.43).

Essa resistncia se deve possibilidade de extino de algumas funes, fazendo com que as pessoas que as executam no se sintam motivadas a colaborar com a mudana. Os detentores do conhecimento sentem-se inseguros e ameaam o sucesso da implantao da TI. Portanto, o responsvel pela mudana deve buscar superar as resistncias mostrando a essas pessoas os benefcios que sero gerados para a organizao e tambm para elas.

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2.4 Planejamento e implantao de SI Segundo Moresi (2000), o planejamento e o desenvolvimento do sistema de informao de uma organizao devem resultar de uma anlise que proporcione obter uma estimativa prvia sobre as dimenses estratgica (impacto do sistema em relao ao ambiente externo), organizacional (necessidades de informao da organizao para sua boa estruturao, coordenao operacional e atendimento s demandas), econmica (aspectos relacionados com a sua importncia econmica) e a capacitao da organizao (cuidado com a capacitao para que a organizao possa acomodar a evoluo tecnolgica). Foina (2006) defende que alguns planos tticos devem ser seguidos no planejamento de SI. Esses planos, descritos a seguir, detalham as aes necessrias para atender as necessidades da organizao: Plano de Informao definir as aes bsicas para a implementao das solues tecnolgicas e detalhar a poltica a ser adotada para o fluxo de informaes da empresa (qual fluxo de informao deseja-se implementar; quais informaes devem ser tratadas pelos sistemas; quais mecanismos de segurana sero adotados). Plano de Sistemas detalhar a soluo de sistemas capazes de suportar o fluxo e o processamento de informaes definido e suportar as aes estratgicas de TI (quais processos sero mecanizados; quais sistemas existentes sero modernizados; qual poltica de manuteno de sistemas adotada; etc.). Plano de Tecnologia determinar quais equipamentos e dispositivos daro suporte aos sistemas definidos no Plano de Sistemas e s metas estabelecidas no Plano de Informao (qual poltica e arquitetura de processamento sero adotadas; qual a arquitetura e as caractersticas para rede de comunicao de dados; qual demanda de espao em disco exigida pelos sistemas; qual a capacidade de processamento desejada; etc.). Plano de Organizao e Recursos Humanos (RH) definir como ser a reestruturao organizacional nos setores de informtica e nos setores usurios, sendo necessrias novas habilidades para os profissionais que iro

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atuar nos setores modernizados (envolvimento intenso dos funcionrios desde o incio do projeto). Plano de Capacitao considerar tanto as pessoas envolvidas diretamente com a informatizao como os futuros usurios, adaptando-as s novas tecnologias (reciclagem das equipes nas novas tecnologias; plano de comunicao para o comprometimento dos usurios com os planos estabelecidos; treinamento no uso dos novos recursos) Plano de Reviso dever prever mecanismos de avaliaes peridicas dos resultados parciais e da prpria mutao da empresa para fazer os ajustes necessrios e, eventualmente, provocar uma reviso ampla e completa do referido plano (seminrio de apresentao do plano e dos resultados parciais; reunies de acompanhamento e de reviso). Segundo o autor o grau de detalhamento e profundidade de cada plano depender dos respectivos graus de complexidade e nveis de incerteza embutidos em cada um deles. A partir da utilizao dessas aes pode-se identificar problemas e configurar o sistema a fim de alcanar uma infra-estrutura capaz de atender a todas as necessidades da organizao, diminuindo a insatisfao por parte dos usurios e elevando a imagem da rea de tecnologia. Para Graeml (2003) necessrio que o administrador de TI sensibilize a alta administrao a respeito da necessidade da organizao pelo sistema de informao, convencendo-os de que os benefcios superam os esforos, para que seja garantida a implementao.

2.4.1 Mtodo dos quatro passos Gordon e Gordon (2006), conforme Figura 1, propem uma abordagem sistemtica de quatro passos para que os gestores possam encarar os desafios de gerir informaes eficiente e efetivamente. O primeiro passo o Diagnstico, onde deve-se avaliar a situao dos sistemas e determinar as necessidades dos usurios, que pode ocorrer tanto nos nveis individual,de gesto, organizacional ou social. Em seguida vem a fase da Avaliao, onde necessrio determinar as deficincias dos sistemas existentes e avaliar tecnologias para suprir as necessidades, comparando o sistema atual com os sistemas disponveis no mercado. Depois necessrio projetar sistemas novos ou alterar os antigos, envolvendo uma anlise de

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custo/benefcio para assegurar que o novo projeto fornea retorno suficiente para os custos incorridos, esse o terceiro passo denominado de Projeto.No quarto e ltimo passo vem m a Implementao, onde o gestor deve identificar as responsabilidades, funes e recursos e em seguida implementar a mudana, assegurando que o novo sistema funcione como esperado.

Passo 1: Diagnstico
Avaliar a situao Determinar necessidades

Passo 2: Avaliao
Determinar deficincia dos sistemas existentes Avaliar tecnologias para suprir necessidades

Passo 3: Projeto
Projetar sistemas novos ou alterar os antigos

Passo 4: Implementao
Identificar responsabilidades, funes e recursos Implementar mudanas Figura 1. Mtodo dos quatro passos Fonte: Gordon e Gordon, 2006, p. 32.

2.5 Avaliao do desempenho de sistemas de Informao Batista (2006) coloca que um SI com qualidade totalmente racional, planejado, no mnimo com os requisitos bsicos e caracterizado por: Ser um sistema sem uma quantidade excessiva de formulrios, um sistema no burocrtico; Possuir procedimentos lgicos, diretos e racionais; Possuir meios de procedimentos adequados atividade em questo; No possuir relatrios desnecessrios, ou seja, relatrios relatrios que no tenham nenhum processamento. De acordo com Gordon e Gordon (2006) so vrias as tcnicas e fontes usadas pelos analistas de sistemas para realizar o levantamento das necessidades em SI. Entre elas incluem-se incluem as seguintes:

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Entrevistas o analista pode ter a necessidade de realizar diversas entrevistas com as mesmas pessoas para verificar sua compreenso dos processos executados, fornecer feedback sobre o uso das informaes coletadas e construir a confiana necessria para revelar processos excepcionais e atpicos;

Observaes no local os analistas podem observar os usurios fazendo seus trabalhos ou trabalhar ao seu lado. Esta abordagem chamada de investigao contextual.

Questionrios os analistas podem usar questionrios para coletar informaes sobre os processos afetados pelo sistema. Podem, tambm, aplicar questionrios para obter informaes sobre processos ocultos;

Anlise estruturada usa ferramentas de modelagem de processos para diagramar os sistemas existentes e os propostos, de modo que os usurios possam compreender e fazer uma anlise crtica da percepo do analista sobre os relacionamentos entre as informaes;

Dicionrio de dados um banco de dados que contm descries de todos os itens de dados informatizados mantidos pela organizao, que podem ser acessados pelos usurios para validar suas percepes sobre os dados que a organizao coleta e usa, identificando lacunas nos dados que eles necessitam para suas funes;

Engenharia reversa descreve o processo de anlise do software existente para entender como ele funciona. Assim possvel saber de que forma ele foi projetado e quais as alteraes feitas nele durante o perodo de uso. Segundo Dias (2002), deve-se considerar que a aceitao de um sistema

pelos seus usurios diretos (aceitao individual) e indiretos (aceitao social) depende basicamente das seguintes caractersticas: Valor adicionado, percebido pelos usurios a partir das informaes obtidas no sistema, visto sob o aspecto de importncia; Uso do sistema, que est ligado utilidade da informao e facilidade de acesso, com destaque tambm para abrangncia e funcionalidade, bem como a facilidade de uso; Custo, ou seja, nvel de investimento realizado (custo de aprendizagem, valor de hardware e software, manuteno etc.);

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Confiabilidade, que est relacionada com a qualidade, que se desdobra nos fatores eficincia, tempestividade e satisfao do usurio. De acordo com Dias (2002), este modelo de avaliao foi definido com base

nos conceitos de utilidade, usabilidade e qualidade, e pode ser utilizado tanto na avaliao da qualidade de sistemas, como na avaliao da qualidade das informaes. A Figura 2 apresentada a seguir ilustra o modelo proposto por Dias (2002).

Figura 2: Modelo conceitual ara avaliao de sistemas de informao Fonte: Dias (2002, p. 3)

Portanto, as caractersticas de um SI eficiente e os diversos mtodos de anlise de sistemas, oferecem um ponto de partida para a busca contnua de melhorias na sua utilizao. Segundo Laudon e Laundon (2004), compreender o ambiente organizacional em que o sistema est inserido essencial para a escolha do mtodo de anlise. A seguir sero apresentadas as caractersticas do ambiente organizacional das universidades.

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2.6 A universidade enquanto organizao A universidade uma organizao conservadora por excelncia,

caracterizada pela centralizao, burocratizao e corporativismo, e que ainda no usa um modelo organizacional com base na realidade de seus objetivos. Baldridge (1971) caracteriza a organizao universitria como uma anarquia organizada, com baixo nvel de organizao e controle, onde cada indivduo um autnomo tomador de decises. Destaca, ainda nesse contexto, a universidade como sendo uma organizao atpica, caracterizada pela ambigidade de objetivos (objetivos organizacionais vagos e difusos), clientela especial (os alunos possuem necessidades especficas e diversificadas), tecnologia problemtica (utilizao de uma variedade de mtodos, tcnicas e processos para atender a uma clientela especial) e vulnerabilidade ao ambiente (sensibilidade a fatores ambientais externos que podero afetar a sistemtica e padres da administrao universitria). Segundo Chau (2003), a viso organizacional da universidade produziu aquilo que se denomina universidade operacional. Regida por contratos de gesto, avaliada por ndices de produtividade, calculada para ser flexvel, a universidade operacional est estruturada por estratgias e programas de eficcia organizacional e, portanto, pela particularidade e instabilidade dos meios e dos objetivos. Brotti et al. (2000, p.9 apud Simo, 2004, p.9), afirma que:
Paradoxalmente as organizaes acadmicas so as que apresentam mais dificuldades em introduzir mudanas internas, incorporar novas tecnologias e redefinir seus processos e produtos. Normalmente, elas atuam dentro de um quadro referencial burocrtico-legal, onde o governo exerce a influncia e o controle.

O quadro a seguir apresenta caractersticas especficas da universidade enquanto organizao complexa.

Objetivos Ambguos Client Service

A falta de clareza nos objetivos dificulta o enfrentamento das incertezas e a reduo dos conflitos. As universidades so consideradas processadoras de pessoas e estas atuam no processo decisrio tornando-o mais complexo. difcil construir uma tecnologia simples para uma organizao que lida com pessoas. Um nico empregado, utilizando um grande repertrio de

Tecnologia Problemtica Profissionalismo

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atividades, desenvolve uma ampla variedade de tarefas ao invs de dividir uma tarefa complicada num conjunto de procedimentos de rotina. Vulnerabilidade Ambiental O grau de autonomia que uma organizao tem em relao ao seu ambiente um dos determinantes crticos de como ela ser gerenciada. As alteraes na vulnerabilidade ambiental da organizao mudam significativamente seu padro de gesto.

Quadro 1:Caractersticas da universidade enquanto organizao Fonte: Baldridge(1971, p.36)

De acordo com Lopes (1999), universidades so organizaes que desenvolvem uma lgica distinta das demais organizaes econmicas, pois sua ateno principal est voltada para a formao e disseminao de conhecimento atravs de prticas educativas. No entanto, apresentam estruturas que exigem a definio de prticas de gesto que possam garantir o alcance de resultados esperados pela sua comunidade interna e demais grupos de interesse. Essas respostas, no entanto, nem sempre resultam de um processo racional ou ordenado por avaliaes orientadas para soluo objetiva dos problemas organizacionais. Elas podem orientar-se para atender presses institucionais e de eficincia. Essas dicotomias ou variaes nos padres de resposta resultam das caractersticas peculiares da universidade vista como organizao. O quadro a seguir, elaborado por Delgado Filho e Bacic (2004), apresenta diferenas entre o mundo dos negcios e as universidades com base em alguns aspectos. Aspectos
Consenso

Mundo dos negcios

Diretivo do tipo top-down. A relao patro/empregado muito clara e o poder central bem definido. Estrutura pouco colegiada.

Universidades

Sistema valores Clientes

Devido importncia da governana compartilhada no gerenciamento de uma universidade, o envolvimento dos professores vital e a construo de um consenso desde o comeo essencial. Destaque-se que o poder centralizado em universidades no muito forte. Estrutura fortemente colegiada. de Essencialmente voltado aos Investimento a longo prazo na educao de pessoas. resultados financeiros. Aqueles que pagam, ou podem pagar, diretamente pelos servios ou produtos. So facilmente identificveis, permitindo Universidades no tm um cliente bem definido; alunos, funcionrios, comunidade e sociedade podem ser considerados clientes. Como conseqncia, definir metas e medir a efetividade de forma consistente com a misso da universidade

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Cultura

segmentao e estabelecimento de objetivos e metas. Cultura de mudana inerente necessidade de sobrevivncia no mercado.

problemtico.

Pouco atenta ao ambiente externo, a demanda ainda maior que a oferta e competio no vista como um risco sobrevivncia. Voltada ao desenvolvimento e manuteno do saber, sua natureza favorece a preservao. A participao no pensamento estratgico mais importante do que o produto final, o plano. Um plano medocre, mas bem alinhado, melhor do que um bom plano sem participao. De um modo geral as pessoas no so recompensadas em funo do desempenho financeiro.

Planejamento estratgico como instrumento de integrao

O produto final, o plano, to ou mais importante que o processo de planejamento. Um plano medocre coloca em risco a sobrevivncia da empresa. Recompensa Privilegiam a participao financeira nos resultados, ou nos lucros da empresa, em especial se obtidos como fruto de sua estratgia. ComprometiO comprometimento mento da Alta natural pois os ganhos da administrao alta administrao geralmente esto atrelados aos resultados; e a permanncia nos cargos funo direta do sucesso da empresa. Acoplamento essencial sobrevivncia entre unidades da empresa; por exemplo: ou rgos se vendas fecha mais contratos do que a produo capaz de atender a empresa ter srios problemas; se Pesquisa e Desenvolvimento no inova, marketing tem dificuldades em atrair a clientela.

Os ganhos da alta administrao no esto atrelados aos resultados, e a permanncia nos cargos, ou fazer a sucesso, est mais dependente das relaes polticas do que dos resultados alcanados.

Fracamente acoplada, suas unidades possuem razovel autonomia acadmica, o que induz a igual autonomia administrativa; portanto, o fraco acoplamento deve ser considerado ao se projetar o processo de planejamento estratgico.

Quadro 2: Diferenas entre o mundo dos negcios e a Universidade. Fonte: Delgado Filho e Bacic (2004, p. 5)

Para Meyer Jr (2000, p.8 apud Magalhes; Mac-allister, 2007, p.12), a mudana na atual gesto administrativa das IES depende de uma conscientizao por parte de seus dirigentes, que se mostrem dispostos a realizar mudanas estruturais, comportamentais, culturais e de processos, bem como, a rever se o quadro administrativo gerencial das IES estaria preparado para gerir as novas

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mudanas exigidas pelo mercado, em um ambiente altamente competitivo. Questiona-se ento, se essas instituies esto aptas para gerenciar problemas, analisar alternativas e propor solues, a partir da integrao de seus objetivos e aes.

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3 METODOLOGIA Neste captulo sero apresentados os mtodos e procedimentos de abordagem utilizados para investigao e anlise do problema estudado.

3.1 Tipos de pesquisa O presente trabalho procura aprofundar o conhecimento do leitor a respeito do uso eficiente de SI no ambiente organizacional, mais especificamente em uma universidade pblica, e tem como objetivo principal analisar o desempenho dessa tecnologia. Assim, observando-se os procedimentos tcnicos, trata-se de um estudo de caso onde, segundo Young (1960, p. 269 apud Gil, 1991, p.21), um conjunto de dados descreve uma fase ou a totalidade do processo social de uma unidade, em suas vrias relaes internas e nas suas fixaes culturais, quer seja essa unidade uma pessoa, uma famlia, um profissional, uma instituio social, uma comunidade ou uma nao. Quanto abordagem a pesquisa do tipo qualitativa, que, segundo Silva e Menezes (2001), quando no requer o uso de mtodos e tcnicas estatsticas e o ambiente natural a fonte direta para a coleta de dados,o pesquisador o instrumento chave, que tende a analisar seus dados indutivamente. Por meio do mtodo qualitativo, o investigador entra em contato direto e prolongado com o indivduo ou grupos humanos, com o ambiente e a situao que est sendo investigada, permitindo um contato de perto com os informantes (MARCONI; LAKATOS, 2006b). Os objetivos do presente trabalho buscam explorar melhor o uso e funcionamento dos SI nos processos da UFPI, e buscam proporcionar maior familiaridade sobre sua eficincia no desempenho das atividades administrativas das coordenaes de cursos da instituio, com vistas a tornar o problema mais explcito. A partir dessas caractersticas esta pesquisa pode ser definida, de acordo com Gil (1991), como sendo do tipo exploratria, onde visa o aprimoramento de ideias ou a descoberta de intuies, com planejamento flexvel de modo que

possibilite a consideraes dos mais variados aspectos relativos ao fato estudado. Ainda quanto aos objetivos esta pesquisa procura descrever o funcionamento dos Sistemas de Informaes da UFPI, assumindo ento carter descritivo. Esse

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tipo de pesquisa tem como caracterstica a utilizao de tcnicas padronizadas de coleta de dados, tal como questionrio (GIL, 1991). Esta uma pesquisa de natureza bsica que objetiva gerar conhecimentos novos sobre o uso SI, que podem ser teis para o avano da cincia, sem aplicao prtica prevista (MARCONI; LAKATOS, 2006 a).

3.2 Universo e amostra A pesquisa foi realizada junto ao Departamento de Coordenaes de Cursos da UFPI - Picos, pois este representa o principal setor responsvel pela gesto acadmica do Campus. E o alvo da pesquisa foram os usurios dos SI utilizados neste departamento, ou seja, tcnico-administrativos e coordenadores de cursos, pois so eles fazem uso dos sistemas nos processos internos daquele departamento. O universo de pesquisa conta com 9 (nove) coordenadores de cursos e 12 (doze) tcnico-administrativos. Por se tratar de um universo pequeno, procurou-se abordar todos os indivduos, porm, por questes de inacessibilidade, s se conseguiu realizar a pesquisa com 10 (dez) tcnico-administrativos e 8 (oito) coordenadores tendo em vista que um desses declarou no manusear os SI pessoalmente mas por meio dos tcnicos. 3.3 Plano de coleta de dados A coleta de dados foi feita atravs de aplicao de questionrios abertos com os tcnicos e coordenadores que utilizam os SI nas suas atividades institucionais, a fim de saber quais os recursos tecnolgicos utilizados, como e com que frequncia so utilizados e questionar a eficincia destes nas rotinas administrativas do setor pesquisado. A aplicao dos questionrios foi pautada por um termo de consentimento livre e esclarecido que garante aos entrevistados a confidencialidade das informaes prestadas, e afirma que o preenchimento do questionrio no representa nenhum risco de ordem fsica ou psicolgica, conforme Apndice B. Foram utilizadas fontes primrias e pesquisa feita com base em livros e artigos publicados que abordam temas como, administrao de sistema de

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informao, tecnologia da informao, ambiente universitrio e eficincia de SI. Segundo Vergara (2007) esse tipo de pesquisa trata-se de um estudo sistematizado desenvolvido com base em materiais de diversos tipos (livros, revistas, jornais, etc.) publicados e acessveis ao pblico em geral. Tambm foi feita coleta por meio de pesquisa de campo, buscando, junto s coordenaes de cursos da UFPI, informaes necessrias a compreenso do problema estudado. Vergara (2007) coloca que a pesquisa de campo a investigao feita no local onde ocorre ou ocorreu um fenmeno ou que dispe de elementos para explic-lo.

3.4 Plano de tratamento de dados O tratamento dos dados realizou-se por meio de anlise de contedo aplicada s respostas dos questionrios respondidos pelos tcnico-administrativos e coordenadores de cursos, feita de acordo com os critrios de Bardin (2002), apoiando-se na fenomenologia e hermenutica para analisar a linguagem dos pesquisados sob diferentes aspectos para compreenso do que est imanente. Os dados foram analisados e apresentados seguindo como base os objetivos especficos, assim, a ordem da anlise seguir a seqncia lgica desses objetivos a fim de organizao do estudo, at que se chegue a uma concluso, coerente com o objetivo geral proposto pelo pesquisador.

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4 APRESENTAO E ANLISE DOS DADOS

4.1 A UFPI A Universidade Federal do Piau uma instituio pblica de ensino superior que foi instituda sob forma de Fundao em 12 de novembro de 1968 a partir da juno das seguintes faculdades: Faculdade de Direito do Piau, Faculdade de Medicina do Piau, Faculdade Catlica de Filosofia do Piau, Faculdade de Enfermagem e Odontologia do Piau, de Teresina, e Faculdade de Administrao do Piau, de Parnaba. A formao de seu patrimnio foi regulamentada em junho de 1969, e aps a superao das exigncias legais para implantao da UFPI, sua instalao se consolidou em 1 de maro de 1971 (UFPI, 2010). Misso: Propiciar a elaborao, sistematizao e socializao do

conhecimento filosfico, cientfico, artstico e tecnolgico permanentemente adequado ao saber contemporneo e realidade social, formando recursos que contribuam para o desenvolvimento econmico, poltico, social e cultural local, regional e nacional (UFPI, 2010). Valores: Respeito pessoa enquanto indivduo, cidado, membro da Instituio e da comunidade externa; Respeito diversidade de pensamento, assegurando a pluralidade de opinies; Convivncia na diversidade, de tal modo que sejam respeitadas as diferenas e as divergncias; Disseminao de todas as formas de conhecimento pertinentes Instituio, democratizando continuamente o acesso;Produo e inovao de conhecimentos cientficos e tecnolgicos que respondam a demandas sociais;Compromisso com a sua misso e os seus objetivos, privilegiando-a em detrimento de interesses particulares individuais ou de grupo (UFPI, 2010). A UFPI possui sede na cidade de Teresina e conta ainda outros quatro Campi, sendo eles nas cidades de Parnaba (Campus Ministro Reis Veloso), Floriano (Campus Dr. Amlcar Ferreira Sobral), Bom Jesus (Campus Professora Cinobelina Elvas) e Picos (Campus Senador Helvdio Nunes de Barros). De acordo com o Plano de Desenvolvimento Institucional PDI (2010), com base em dados de 2009, a instituio conta com um corpo docente de 1.264 professores, mais de 18 mil estudantes matriculados e 1.184 servidores tcnico-administrativos subdivididos em nvel mdio e superior.

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O Campus Senador Helvdio Nunes de Barros (CSHNB) foi criado a partir de uma Unidade descentralizada que atuava na cidade de Picos com apenas dois cursos (Pedagogia e Letras). Em 2006, com o Programa de Expanso das Universidades Federais, a UFPI criou mais sete novos cursos, totalizando nove modalidades de graduao. O Campus funciona com um corpo docente composto por 87 professores e 49 tcnico-administrativos, destes ltimos 12 atuam nas Coordenaes de Cursos (UFPI, 2010). Segundo o PDI (2010), o CSHNB representa uma Unidade Acadmica da instituio e possui uma estrutura departamentalizada, sendo que o Departamento a menor frao da instituio para efeitos de organizao didtica, cientfica, administrativa e de distribuio de pessoal e organizado segundo agrupamento de disciplinas afins, abrangendo uma ou mais reas do conhecimento, sendo composto, no mnimo, por 10 (dez) docentes. Aos departamentos compete o planejamento, a execuo e a coordenao do ensino das diversas disciplinas que o integram.

4.2 Atividades desenvolvidas no setor pesquisado De acordo com a pesquisa realizada, o departamento de Coordenaes de Cursos realiza diversos procedimentos relacionados s atividades acadmicas, dentre eles pode-se citar os seguintes: efetuar matrculas, consultar dados sobre o aluno (histrico, confirmao de matrcula, etc.), cadastrar senha de alunos no sistema aluno on-line, digitar a oferta de disciplinas, disponibilizar os dirios das disciplinas, montagem da oferta de disciplinas, alteraes na grade curricular dos cursos, emitir declaraes e memorandos, lanamento e validao de atividades complementares, controle e acompanhamento de monitorias e estgios curriculares, mudana e montagem de projeto pedaggico, envio e recebimento de e-mail, entre tantas outras atividades. Ao ser questionado sobre quais atividades dependem do uso de SI um entrevistado respondeu o seguinte:
Todas as atividades. Pois de toda forma, quando voc mexe, mesmo que seja no projeto pedaggico, na montagem da oferta de disciplina, na grade curricular, preciso fazer uso das ferramentas dos sistemas de informaes...Todas necessitam de sistema de

informao, sem exceo.

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Portanto, a utilizao dos SI (programas especficos para as diversas atividades) constante e de suma importncia para o desenvolvimento das atividades do departamento pesquisado, pois os mesmos so manipulados pelos servidores (tcnico-administrativos e coordenadores de curso) no desempenho de suas tarefas dirias. Os SI so essenciais para o desenvolvimento eficiente de atividades onde o fluxo de informaes a serem tratadas alto, pois seria muito trabalhoso fazer isso manualmente. Nesse sentido Senger (2005) afirma que, devido ao grande nmero de estudantes, o gerenciamento das Instituies de Ensino Superior (IES) tem se tornado mais complexo, pois as atividades de gesto vo desde a matrcula at a concluso do curso, e durante esse perodo muitas outras informaes devem ser cadastradas, processadas e analisadas para que as atividades tenham um pleno andamento. As IES devem usar instrumentos de gesto que acompanhem as mudanas ambientais para que se alcancem resultados operacionais satisfatrios. Diante disto, a UFPI tambm deve utilizar-se de instrumentos que auxiliem na busca por esses resultados, pois o crescimento contnuo no nmero de estudantes que a universidade atende tem como consequncia um elevado fluxo de informaes a serem processadas e que, para isso, necessitam de instrumentos tecnolgicos capazes de suprir com eficincia essas necessidades da instituio, sob pena de ter seus processos administrativos ou mesmo sua gesto comprometida. As atividades administrativas do departamento pesquisado so realizadas por meio do uso dos sistemas de informao apresentados a seguir.

4.3 Sistemas utilizados e frequncia de uso O quadro a seguir apresenta os SI utilizados no setor pesquisado juntamente com o objetivo de cada sistema e ano de instalao.
Sigla sistema SCA Sistema Controle de Controle universidade acadmico Nome Sistema Objetivo do sistema Ano de implantao da 1999

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Acadmico Protocolo Sistema protocolo DigOferta Sistema de Acompanhamento da tramitao de 1999 processos de Mdulo de criao de oferta de 2001 disciplinas por perodo.

digitao de oferta SisLegis Sistema documentao legal SIGNUS Sistema gerenciamento

de Controle e acompanhamento de 2008 alteraes em documentos legais da universidade de Sistema para controle de acesso a 2009 de sistemas existentes na universidade

usurios e senhas Monitoria Sistema Controle Monitoria JASPE Sistema Controle Atividades Complementares de Permite o controle de todo o 2009 de processo que envolve o exerccio de monitoria de Controle de atividades efetuada pelos de submisso de 2010

complementares, alunos de

graduao, e controle da avaliao das atividades pelos coordenadores de curso.

Quadro 3: Sistemas de Informao utilizados no setor de coordenaes de cursos da UFPI. Fonte: Depoimento do Ncleo de Processamento de Dados NPD/UFPI

Todos os sistemas utilizados no setor de coordenao de cursos descritos no quadro acima foram desenvolvidos internamente e so administrados pelo Ncleo de Processamento de Dados (NPD) da instituio em Teresina. Estes sistemas utilizam plataforma Web, onde atravs da Internet, os usurios podem acessar o banco de dados dos sistemas e utilizar as informaes necessrias. Atualmente, as coordenaes de cursos possuem acesso rede da UFPI, possibilitando assim o uso do sistema acadmico universitrio, responsvel por toda a parte de matrcula, oferta, digitao de notas, e todas as demais atividades relacionadas ao ensino de graduao e ps-graduao. Alm disso, a partir do acesso rede da instituio possvel acessar a Internet, via Ponto de Presena da RNP no estado (UFPI, 2010). RNP a Rede Nacional de Ensino e Pesquisa, que opera um servio de backbone (ligaes centrais de sistema) para atender s comunidades de ensino e pesquisa, oferecendo acesso Internet atravs dos seus

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pontos de presena (PoPs) em cada um dos 27 estados brasileiros e no Distrito Federal (POP-PI... 2011). De acordo com a pesquisa, a utilizao da maioria dos sistemas diria e constante, com exceo do sistema de controle de atividades complementares e de digitao de oferta de disciplinas, que geralmente so utilizados semestralmente. Por se tratarem de sistemas com elevada frequncia de uso, estes acabam sofrendo uma sobrecarga, talvez pela imprevisibilidade de tamanho fluxo quando da sua implementao. Essa sobrecarga na utilizao provoca, portanto, uma diminuio no tempo de resposta do sistema, ou seja, uma lentido no processamento dos dados consultados.

4.4 Dificuldades encontradas na utilizao do sistema No que diz respeito utilizao dos sistemas de informao nas coordenaes de cursos da instituio, foram constatados alguns problemas que so apresentados a seguir. O layout do sistema (interface de interao entre o usurio e o sistema) citado como um fator problemtico, pois atrasa a execuo de algumas tarefas. Um dos pesquisados cita o seguinte:
...so muito complicados, deviam ser mais eficientes, por exemplo: ns estamos agora montando a oferta de disciplinas pro perodo 2011.2 e para dividir a turma em alunos regulares, alunos reprovados da manh e alunos reprovados da noite preciso entrar 3 vezes na mesma tela, enquanto voc poderia entrar numa tela s e l ter 3 opes de turnos, ento perde-se muito tempo.

Batista (2006) diz que existem muitos sistemas em que o funcionrio tem que digitar a mesma informao trs ou quatro vezes para conseguir completar o seu trabalho, e que isso se trata de um caso clssico de aumento e burocracia e confuso com a ampliao do aumento do controle interno.O acesso s funcionalidades dos SI da UFPI deve ser o mais prtico possvel para que facilite a usabilidade, com isso ganha-se tempo na execuo das tarefas e aumenta a credibilidade do sistema. Problemas como a falha e ausncia de dados nos relatrios gerados ou mesmo incoerncia dos dados tambm so questes levantadas, porm um nmero

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reduzido da amostra apresentou essa dificuldade. Mesmo assim deve ser levado em considerao, pois, segundo Laudon e Laudon (2004), identificando e corrigindo dados defeituosos e fazendo da deteco de erros uma meta organizacional explcita, eleva-se a qualidade dos sistemas de informaes. Ainda segundo o autor, esse trabalho se inicia com uma auditoria de qualidade de dados, ou seja, um levantamento estruturado da preciso e do nvel de integridade dos dados em um sistema de informao.

4.4.1 Lentido no acesso s informaes De acordo com a pesquisa, o principal problema apontado pelos pesquisados a respeito do uso dos sistemas de informao refere-se demora no acesso aos dados. Isso porque o banco de dados que armazena as informaes dos sistemas encontram-se no Ncleo de Processamento de Dados (NPD), que fica na cidade de Teresina, e o acesso a essas informaes feito atravs da Internet, que quase sempre no suporta o fluxo de acessos ou mesmo encontra-se inoperante. Quando perguntados sobre as dificuldades encontradas na utilizao dos SI, alguns entrevistados demonstraram o problema de morosidade por meio das seguintes falas:
... lentido e o sistema saindo fora do ar diariamente. ... sem o funcionamento da internet nada podemos fazer, porque no depende do funcionrio, quando temos sistema funcionando tudo resolvido. ... passamos uma hora tentando e no conseguimos fazer as tarefas, pesquisas que so de urgncia para o setor, relatrios. So vrias tentativas para se conseguir um documento no DAA (Departamento de Assuntos Acadmicos)... o que levaria 10 minutos pode levar o dia inteiro. ... Internet muito lenta

O acesso ao banco de dados atravs da Internet, segundo Laudon e Laudon (2004) feito por meio de servidores Web que acessam informaes de aplicaes do sistema interno de informao de uma organizao e devolve as informaes ao usurio na forma de pginas Web. Os autores definem a Web como um sistema com padres aceitos universalmente para armazenar, recuperar, formatar e apresentar informaes utilizando uma arquitetura cliente/servidor.

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De acordo com o Plano de Desenvolvimento Institucional de 2010, no Campus de Picos, o acesso rede da UFPI feito via link de dados, contratado junto s empresas de telefonia local, e existem links operando a 1 Mbps entre o Campus e o NPD. Segundo o PDI (2010), apenas um link na ordem de 8 Mbps pode resolver o problema de rede e acesso a Internet por um perodo de 4 anos, visto que a demanda por informaes no Campus tem aumentado de forma considervel. Deste modo, a qualidade da Internet destinada ao trfego de informaes entre o sistema utilizado no Campus e o banco de dados ainda no considerada boa, pois no capaz de oferecer uma comunicao com tempo de resposta proporcional necessidade dos usurios. Esse problema se agrava ainda mais em perodos considerados de pico, onde todos os usurios necessitam da utilizao dos sistemas em uma intensidade maior, como o caso dos perodos de matrculas, lanamento de atividades complementares, etc. A disponibilidade de um servio de Internet com maior capacidade de trfego de informaes se v necessria para o bom funcionamento do Departamento de Coordenaes de Cursos, bem como dos demais setores da instituio. Segundo os entrevistados, quando no h problemas na conexo com a Internet, o servio segue de forma tranqila. Laudon e Laudon (2004) cita que, a Internet pblica no foi originalmente projetada para administrar quantidades macias de dados. Anunciam ainda que, uma nova e poderosa verso de Internet, de grande largura de banda, vem sendo trabalhada e representa um consrcio entre universidades e governo a fim de aumentar a interao entre as organizaes. A melhoria na qualidade da Internet oferecida deve ser vista no s como um investimento em tecnologia, mas tambm como um investimento nas condies de trabalho dos servidores, que podero exercer suas atividades de maneira eficiente, colaborando melhor com os objetivos da universidade.

4.4.2 Treinamento dos usurios Segundo Graeml (2003), a introduo de novas tecnologias na organizao normalmente exige o retreinamento dos funcionrios. No caso da TI, o impacto to grande que necessrio a reeducao das pessoas. Isso ocorre porque existem

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paradigmas a serem superados, exigindo que as pessoas mudem inclusive sua forma de pensar a respeito do trabalho. Na Coordenao de Cursos da UFPI no houve um treinamento no que diz respeito utilizao dos Sistemas de Informao ou mesmo da Tecnologia de Informao envolvendo todos os usurios. De acordo com os entrevistados, os mesmos no foram convocados ou mesmo convidados a participar de nenhum curso de capacitao para utilizao dos sistemas que operam.
...Eu pessoalmente no recebi treinamento, recebi apenas orientaes dos tcnicos que trabalham aqui na coordenao que me orientam e tiram minhas dvidas. Mas treinamento efetivamente no houve. ...No Campus de Picos no houve nenhum treinamento para utilizao do sistema de informao para o qual tenha recebido convite ou convocao.

De acordo com dos tcnico-administrativos pesquisados nas coordenaes de cursos, dois funcionrios com mais experincia participaram de um rpido treinamento e ficaram responsveis por compartilhar os conhecimentos com os demais colegas. Porm, a maioria dos entrevistados afirma ter tido que aprender da forma mais difcil, a partir do ensaio e erro. Alguns afirmam ter aprendido apenas o bsico, e que a troca de informaes entre colegas tem sido a nica alternativa para se conseguir tirar dvidas a respeito do funcionamento dos sistemas. Os coordenadores de curso foram unnimes ao responder que no tiveram nenhum tipo de instruo no sentido de utilizao dos sistemas. Responderam ainda que contam com o auxlio dos tcnico-administrativos na resoluo dos eventuais problemas na utilizao dos sistemas. Esse problema deve ser visto com um pouco mais de ateno, pois revela um dficit de conhecimento dos usurios sobre os SI. Segundo Foina (2006), para garantir um melhor uso dos recursos tecnolgicos, os usurios devem ser capacitados atravs de um programa de treinamento voltados para suas necessidades e limitaes. Batista (2006) diz que, quando uma empresa investe em um novo equipamento ou programa, a proposta inicial que as pessoas envolvidas com o novo componente aprendam por seu prprio mrito, ou seja, aprendam na raa. Fala ainda que os custos decorrentes da falta de treinamento so elevadssimos, mas acabam passando despercebidos, o que pode ser diretamente traduzido como economia burra. Portanto, a gesto da UFPI deve investir mais na capacitao de

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seus servidores, pois, como Foina (2006) explicou, o plano de capacitao deve ser traado desde o planejamento do sistema, para assim, adaptar as equipes de trabalho s novas tecnologias e promover o comprometimento destes com os objetivos organizacionais. Usar tecnologia com eficincia requer uma contnua atualizao das habilidades tcnicas. Apesar de muitas empresas propiciarem treinamento a seus empregados, outras no o fazem. Assegurar que os empregados tenham as habilidades apropriadas traz implicaes tanto financeiras quanto de custo e tempo (GORDON; GORDON, 2006) Torna-se claro que a falta de treinamento ou capacitao dos usurios dos SI provoca uma diminuio no potencial de produtividade, gerando desde transtornos individuais, com a limitao do usurio diante do sistema, at transtornos setoriais ou organizacionais, visto que o desempenho profissional do usurio reflete os objetivos da instituio.

4.5 Como esses problemas interferem no desenvolvimento das atividades Os problemas causados pelo mau funcionamento dos sistemas de informao da coordenao de cursos afetam de diversas formas o trabalho a ser realizado e o funcionrio em si. Segundo Graeml (2003), a promessa dos SI e TI de melhorar, de forma generalizada, a produtividade dos funcionrios, caso contrrio, no estaro cumprindo com seus objetivos. Dentre os principais transtornos, de acordo com a pesquisa realizada, destacam-se os seguintes: Perda de tempo os problemas apresentados tornam a realizao das atividades mais demoradas, fazendo com que os servidores utilizem muito tempo na execuo de uma mesma tarefa; Acmulo de servio com a perda de tempo no desempenho de uma atividade outros servios de competncia desses servidores acabem se acumulando; No cumprimento de prazos muitos dos processos administrativos das coordenaes de cursos possuem prazos estabelecidos e acabam sofrendo atrasos, tornando os trabalhos desses funcionrios ineficientes;

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Retrabalho com a constante queda da conexo entre o sistema e o banco de dados muitas tarefas que esto em andamento e acabam sendo perdidas, sendo necessrio refazer tudo novamente;

Aborrecimento e stress todos os problemas j citados acabam por causar sentimentos de raiva e indignao aos servidores, afetando

consideravelmente seu comprometimento com o trabalho; Incompreenso por parte da comunidade acadmica outras pessoas que necessitam dos servios deste departamento, comumente julgam a capacidade dos servidores sem compreender que estes no tm culpa. Senger (2005) sugere que um sistema de informao que atende s necessidades de seus usurios refora a satisfao com o sistema. Por outro lado, se o sistema no prov as informaes necessrias, o usurio apresentar tendncia a ficar descontente. Os usurios so fatores determinantes para o sucesso ou fracasso de um sistema de informao e ponto de partida para a anlise da tecnologia, portanto o impacto que causam nos funcionrios da instituio deve ser analisado com mais ateno.

4.6 Relao dos usurios com o setor responsvel pelo SI Ao se questionar sobre a relao dos usurios de SI com o departamento responsvel pela tecnologia quando necessitam de assistncia as respostas foram divergentes. Alguns dizem ter uma relao tranquila e satisfatria na resoluo dos problemas, outros afirmam que a relao complicada devido distncia fsica entre os departamentos, visto que o Departamento de Tecnologia da Informao (DTI) situa-se em Teresina.
Nossa relao muito distante, se que existe alguma comunicao. No depende totalmente do pessoal do campus aqui em Picos, e sim em Teresina, que para ns muito problemtico. Um pouco difcil, porque o sistema em si administrado pelo pessoal da UFPI que trabalha em Teresina, dificultando assim a soluo dos problemas que surgem.

Essa relao se torna ainda mais distante quando o problema a ser solucionado diz respeito ao funcionamento da Internet, pois um dos principais canais

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de comunicao com o DTI o chat, um canal virtual de comunicao via Web, porm sem Internet no h como efetivar o contato. Quando h Internet a comunicao estvel, sempre h algum disponvel em horrio comercial para tirar dvidas atravs do chat, ou mesmo para dar encaminhamento aos problemas. Durante a pesquisa, foi muito elogiado o trabalho de alunos bolsistas do curso de Sistema de Informao do Campus, pois estes, de acordo com os servidores, auxiliam de forma produtiva na resoluo de problemas que estejam ao seu alcance. Diante do exposto, fica evidente a necessidade de uma equipe de apoio no Campus para dar suporte no s na resoluo de problemas em TI, mas principalmente em SI.

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CONSIDERAES FINAIS

Com base na reviso da literatura e nas informaes obtidas atravs da pesquisa pode-se fazer uma breve avaliao dos Sistemas de Informao utilizados no departamento de Coordenaes de Cursos da UFPI no Campus de Picos. Os sistemas de informao so as principais ferramentas na execuo dos processos administrativos do Departamento de Coordenaes de Cursos da UFPI, Campus de Picos, e por isso requer uma ateno especial j que representam a pea fundamental para o bom desempenho das atividades. Os problemas apontados na anlise dos resultados mostram que os SI da instituio ainda no esto plenamente adequados s demandas e s necessidades dos tcnico-administrativos e coordenadores de cursos que o utilizam, por isso deve ser feito um plano de ao com medidas a serem tomadas, visando minimizao dessas falhas ou mesmo sua erradicao. O principal ponto a ser trabalhado deve ser a conexo entre sistema e banco de dados, pois a base dos processos a informao e esta deve estar acessvel a todos aqueles que necessitem, no momento em que necessitam. Portanto necessrio um servio de Internet de melhor qualidade disposio do Campus, com uma maior largura de banda e um mnimo de oscilaes possvel, ou seja, uma Internet mais firme e com maior capacidade de trfego das informaes, visto que a demanda por essas informaes contnua e possui um alto fluxo no departamento pesquisado. Outro ponto a ser melhorado diz respeito ao treinamento dos usurios, tanto tcnico-administrativos, como coordenadores de cursos. importante que esses usurios conheam todas as funes dos sistemas e saibam utiliz-las de maneira adequada, pois essas funes foram criadas com o objetivo de suprir necessidades distintas, cabe a eles serem instrudos sobre a forma correta de manuse-las. Portanto, eles devem estar inteirados com as potencialidades e os objetivos dos sistemas para que possam desfrutar melhor dos seus benefcios. A criao de um material didtico (manual de utilizao), por parte do NPD, que ensine os funcionrios sobre como utilizar os sistemas corretamente pode ser uma alternativa para a resoluo desse problema, pelo menos para que os usurios no necessitem totalmente da ajuda de colegas.

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Aconselha-se tambm, a realizao de uma reviso dessas funcionalidades atravs de simulaes em todos os menus e funes, a fim de obter um diagnstico mais detalhado e poder trabalhar melhor a otimizao desses sistemas. A facilidade de uso um fator determinante para o sucesso de um SI, pois gera confiana aos usurios e influencia na produtividade. E essa facilidade de uso deve ser levada em conta tambm na elaborao da interface, pois esta deve ser descomplicada e deve requerer o mnimo esforo dos usurios. Esses detalhes acabam por facilitar at mesmo a auto aprendizagem, diminuindo ainda mais o problema de treinamento e capacitao. importante ainda a realizao de uma pesquisa a respeito da satisfao dos usurios para que estes apontem outros problemas que os afetam e que no foram diagnosticados na pesquisa, e assim possa ser feito um trabalho de readaptao dos sistemas s rotinas de trabalho. Uma equipe capacitada para dar um apoio mais prximo a esses usurios nos problemas com SI, e no apenas em TI, tambm se faz necessrio para suprir essa carncia assistencial. Portanto, o que se sabe at agora a respeito de sistemas que no existe sistema perfeito, porm a avaliao e atualizao constante dos SI utilizados na UFPI faz com que seu desempenho se aprimore cada vez mais, tornando-os mais eficientes e focados nos objetivos da instituio. Ento, concluiu-se com a pesquisa, que a base para o bom desempenho e alcance da eficincia em seus processos, por parte de qualquer organizao, est na forma como os sistemas de informao so planejados e utilizados. Entretanto, agrava-se ao processo de implantao e implementao dos sistemas e da tecnologia a estrutura organizacional de uma instituio pblica engessada e com alto nvel de interdependncia, em detrimento a autonomia necessria para soluo de problemas pontuais e isolados.

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APNDICE A Questionrio de pesquisa UNIVERSIDADE FEDERAL DO PIAU CAMPUS SENADOR HELVDIO NUNES DE BARROS CURSO DE BACHARELADO EM ADMINISTRAO

COLETA DE DADOS PARA ELABORAO DE TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO TCC ALUNO: DANILO NUNES RODRIGUES Questionrio a respeito do funcionamento dos Sistemas de Informao utilizados no Departamento de Coordenaes de Cursos no Campus de Picos.

1) Quais as atividades desenvolvidas na coordenao de curso?

2) Quais os recursos tecnolgicos e sistemas de informao (programas) utilizados na coordenao de curso?

3) Com que freqncia voc utiliza os sistemas?

4) Quais as dificuldades encontradas na utilizao desses sistemas?

5) Esses problemas atrapalham no desenvolvimento de suas atividades? Como?

6) Houve um treinamento para a utilizao desses sistemas?

7) Quando h problemas com os sistemas, como a relao com o pessoal responsvel pela tecnologia?

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APNDICE B Termo de consentimento livre e esclarecido

Termo de Consentimento Livre e Esclarecido

Ttulo da pesquisa: Levantamento a respeito do uso de sistemas de informao no departamento de coordenaes de cursos da UFPI Picos. Pesquisador responsvel: Danilo Nunes Rodrigues Telefone para contato: (89) 9906 4838 Local da coleta de dados: Coordenaes de cursos da UFPI Prezado(a) Senhor(a): Voc est sendo convidado(a) a responder s perguntas deste questionrio de forma totalmente voluntria. Antes de concordar em participar dessa pesquisa e responder este questionrio, muito importante que voc compreenda as informaes e instrues contidas neste documento. O pesquisador dever responder todas as suas dvidas antes que voc se decidir a participar. Voc tem o direito de desistir de participar da pesquisa a qualquer momento, sem nenhuma penalidade. Objetivo do estudo: Levantar informaes a respeito do uso de sistemas de informao pelas coordenaes de cursos da UFPI. Procedimentos: Sua participao nesta pesquisa consistir apenas no preenchimento deste questionrio, respondendo s perguntas formuladas. Benefcios: Esta pesquisa trar maior conhecimento sobre o tema abordado, sem nenhum benefcio direto para voc. Riscos: O preenchimento deste questionrio no representar qualquer risco de ordem fsica ou psicolgica para voc. Sigilo: As informaes fornecidas por voc sero confidenciais e de conhecimento apenas do pesquisador responsvel. Os sujeitos da pesquisa no sero identificados em nenhum momento, mesmo quando os resultados desta pesquisa forem divulgados em qualquer forma. ____________________________________ Pesquisador

CONSENTIMENTO DA PARTICIPAO DA PESSOA COMO SUJEITO DA PESQUISA Eu, ________________________________________, abaixo assinado, concordo em participar desse estudo como sujeito. Fui devidamente informado(a) e esclarecido(a) pelo pesquisador Danilo Nunes Rodrigues sobre a pesquisa, os procedimentos nela envolvidos, assim como os possveis riscos e benefcios decorrentes da minha participao. Foi-me garantido que posso retirar meu consentimento a qualquer momento, sem que isto leve a qualquer penalidade. Local e data: ____________________________________________________ Nome e Assinatura do sujeito: ______________________________________