Universidad Nacional Abierta Direccin de Investigaciones y Postgrado Maestra en Educacin Abierta y a Distancia rea de Incumbencia: Administracin y Gerencia Unidad

Curricular: Evaluacin de Instituciones de Educacin a Distancia

Lectura 3: Elementos a considerar para medir y valorar la eficiencia y eficacia de la institucin educativa

Ana Hernndez de Dolara, Msc

Julio, 2003

Evaluar la eficiencia y eficacia de una institucin educativa es valorar los procesos y las actividades que se realizan y el producto que se est elaborando, para tal fin es conveniente considerar, en primer lugar los diversos ambientes que conforman la organizacin a saber, ambiente lgico, ambiente material y ambiente social, en segundo lugar los procesos internos que se desarrollan dentro de la institucin y en tercer lugar las actividades que se realizan. Cada uno de ellos ha sido definido en las unidades curriculares precedentes, pero es conveniente recordar lo que abarcan y lo que los define. Los ambientes: toda institucin est conformada por tres ambientes que se retroalimentan y al mismo tiempo se complementan. Estos tres ambientes no pueden existir el uno sin el otro y se relacionan en los procesos, actividades y tareas que se ejecutan en su interior. Lgico : Esta agrupacin contiene los elementos que

conceptan, definen, guan, y orientan la intencin, los procesos, la imagen, expresin, los productos y servicios pues consta de la Misin, los procedimientos, el conocimiento implcito en el manejo de las maquinarias, equipos, frmulas qumicas, decisiones, etc. Conforman un grupo de elementos de carcter intangible que son fundamentales para el desempeo de la organizacin. Pueden estar escritos, pero en la mayora de los casos se encuentran implcitos en el quehacer cotidiano. Su importancia radica en su capacidad rectora de la accin institucional, por lo tanto, mientras mayor nivel de conciencia se disponga de ella, as tambin la actividad gerencial tendr xito en el logro de su objetivos. Material : Est constituido por los elementos tecnolgicos,

inventario, espacio fsico y de todo aquello que tenga una expresin

material y concreta, sobre el cual se desenvuelve la cotidianidad institucional . Es el escenario donde se ejecuta la Misin del sistema, adems las maquinarias, equipos, presupuesto, ingresos y egresos con que se generan los productos y se presta el servicio. Las nuevas tecnologas han hecho posible que el espacio ms que fsico pueda ser tambin virtual. Social : Est conformado por todas las personas que participan

en el sistema social, desde la ms alta posicin jerrquica hasta el ms modesto cargo. El Ambiente Social es quien genera la empresa, la dirige, la organiza y la gobierna. Quien formula los planes, pero tambin quien genera el valor, con la produccin y servicios que presta. Los procesos : Son las actividades que se manifiestan en la estructura funcional y organizativa de la organizacin, los procesos pueden ser de dos tipos: Procesos Administrativos planifican, su entorno, para lograr mxima eficiencia. Proceso Acadmicos Productivos generan los bienes y servicios con los cuales el Sistema Social, satisface las necesidades y expectativas de su entorno. En l se fabrica se elaboran los productos, en el caso de instituciones educativas estos son productos acadmicos. Actividades en cada uno de los procesos Procesos Administrativos Planificacin Organizacin Direccin Control Procesos Acadmicos Docencia Investigacin Accin Produccin priorizan, dirigen y controlan las

actividades internas de la organizacin as como las relaciones de intercambio con

Las actividades que conforman cada uno de estos procesos pueden dividirse en actividades primarias y actividades de apoyo Actividade s Primarias del Proceso Administrativo: 1. Gerencia Institucional: Es la actividad del Proceso Administrativo lder de toda el desempeo institucional. Estructuralmente est representado y ejercida por la posicin ejecutiva ms alta del Sistema Educativo, equivaliendo en una institucin universitaria al Rectorado. Por lo general las decisiones acadmicas y administrativas son tomadas por un cuerpo colegiado. Si bien en las instituciones de educacin superior existen estructuras que hacen las veces de Poder Legislativo, forma bajo la figura de Consejo Superior y/o Consejo Universitario, adems de un Consejo Directivo integrado por gerentes de primer nivel jerrquico en lo acadmico, administrativo y en la tramitacin burocrtica de la institucin, es el jefe del poder ejecutivo, el Rector quien imprime la dinmica ejecutiva y los parmetros que guiar n la expresin poltica de su gestin de gobierno. 2. Gestin Presupuestaria: Esta actividad primaria del Proceso

Administrativo, est directamente relacionada con el manejo de los recursos presupuestarios internos, y con las relaciones financieras con entes externos, del sector oficial y privado. Su objetivo es el mantener la disponibilidad de recursos financieros suficientes para el pleno ejercicio de las actividades internas, pero en especial las acadmicas. La misma est representada orgnicamente por el Vicerrectorado Administrativo, quien forma parte del Consejo Directivo de la institucin. Es tarea propia de esta Actividad la elaboracin, ejecucin y control del presupuesto de ingresos y egresos.

Actividades de Apoyo del Proceso Administrativo 1. Evaluacin Institucional: El objetivo de esta actividad propia del Ambiente Lgico es mejorar continua y permanentemente las cuatros actividades de generacin de Productos Acadmicos pretendiendo alcanzar su mayor nivel de pertinencia en cuanto a los parmetros que caracterizan las necesidades detectadas en su entorno. La calidad de sus egresados se evidencia en el logro del Perfil Institucional y de Carrera. La calidad de los aporte al conocimiento se evidencia en la capacidad explicativa de la realidad problema que origina la investigacin. El impacto social igualmente debe reflejar la pertinencia de sus aportes a la problemtica social . Los bienes y servicios son evaluados por los usuarios en cuanto a las necesidades que originaron la contratacin. La evaluacin curricular interna analiza la forma como los principios y valores institucionales se reflejan en la conducta y desempeo de sus egresados y productos acadmicos. La evaluacin externa evidencia los resultados de la gestin acadmica e impacto social de sus productos en la sociedad, los individuos, empresas y el Estado. Esta actividad es ejecutada por el Vicerrectorado Acadmico, como control de la gestin acadmica del sistema educativo. 2. Planificacin Institucional: Es una actividad comn a ambos

Procesos. Anteceder a cualquier otra actividad, sea administrativa o productiva, pues su objetivo es el de orientar la utilizacin de los recursos humanos, materiales, presupuestarios y cognoscitivos con el fin de obtener productos acadmicos de manera efectiva y eficiente. La planificacin crea un marco ideal para orientar y encausar la accin de los diferentes recursos evitando el gasto suprfluo de esfuerzo y de materiales. Esta actividad evidencia su actuacin con la elaboracin de un plan el cual consta de dos niveles de competencia: el Macro o Estratgico donde se
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establecen los parmetros, acciones y recursos con los que la institucin cuenta para impactar favorablemente su entorno. El siguiente nivel es el Operativo que utiliza fundamentalmente la informacin de la Evaluacin Institucional para corregir o potenciar el rendimiento de los recursos utilizados y lograr el perfil deseado de los productos. 3. Actividad de Recursos Humanos: Es comn para los procesos de Administracin y de Produccin, est relacionada con el efectivo desempeo de las labores que realizan todos los que trabajan en la institucin, con miras a potenciar la productividad del recurso. Forma, capacita e induce la cultura del sistema educativo ofreciendo la oportunidad de hacer carrera profesional y la posibilidad de satisfacer sus expectativas de crecimiento personal. Preferiblemente depende jerrquicamente del Vicerrectorado Administrativo ejerciendo tareas de manejo de personal, controla y evala su rendimiento, propone incentivos y la poltica remunerativa para ser elevado a instancias superiores. Su funcin es organizativa adems de potenciar el rendimiento del recurso humano, tanto acadmico como administrativo propiamente. Actividades de Primarias del Proceso Acadmico Las Actividades Primarias son aquellas que tienen que ver directamente con la generacin de los productos y servicios. Estas son realizadas con la participacin del recurso humano, quien, mientras mayor nivel de conciencia tenga de las necesidades y expectativas de sus clientes, su participacin y compromiso con la creacin del valor utilitarios. El valor est asociado con la capacidad intrnseca del bien o servici o para dar satisfaccin a las necesidades socialmente sentidas, lo cual se traduce en el aprecio que por ellos tengan el mercado y el inters de procurarse unos de sus productos.

El Ambiente Social es el que genera el valor utilitario de los bienes y servicios. Las personas que lo conforman tienen la responsabilidad de definir y aplicar las estrategias con las cuales se conducir la institucin en el logro de sus objetivos, con la mayor eficiencia posible, alcanzar la calidad, innovar y ofrecer al cliente la plena satisfaccin de sus necesidades y expectativas. Las actividades de este Proceso pueden abordarse de acuerdo con la relacin que desarrolle la institucin con su mercado, con la cantidad declientes que este tenga, y con la forma cultural que aborde para enfrentar las necesidades del cliente. Puede asumir las actividades en forma aislada, independientes una de otras, siendo entonces la Docencia, la Investigacin, la Extensin y la Produccin actividades inconexas. Por el contrario, pueden considerarse tareas o funciones inherentes a la produccin acadmica en la cual participan los miembros del Ambiente Social del Sistema educativo, siendo as, la Actividad se concepta como Formacin, donde la Docencia, la Investigacin, la Extensin y la Produccin estn integradas en un todo armnico y coherente. Tambin, la docencia, la investigacin, la extensin y la produccin se definen de manera particular, dependiendo de los valores y principios que tengan su alta gerencia o sean producto de el diagnstico de requerimientos que formule el entorno. Es conveniente recordar un precepto de mercadeo moderno que establece que uno no vende lo que quiere sino lo que el mercado desee. La educacin como institucin del Estado, tiene un carcter socializante, pero en la actualidad, debe responder tambin a las necesidades de las personas, organizaciones y la sociedad en su conjunto, requiriendo para ello, armona entre las necesidades y expectativas de sus clientes y los requerimientos mismos del Estado.

Actividades de Apoyo del Proceso Acadmico Las Actividades de Apoyo son esenciales para la generacin del valor utilitario. Si bien las actividades primarias son fundamentales para la produccin acadmica, las de Apoyo coadyuvan a alcanzar la satisfaccin de las necesidades y expectativas de su entorno, al ms bajo costo posible de produccin. 1. Control de Recursos materiales: garantiza y controla el suministro y transferencia de la materia prima, insumos, hasta concretar la generacin de los productos acadmicos. Est relacionada con la adquisicin, transporte, almacenamiento, distribucin y presentacin de los recursos materiales. Mientras menor sea el tiempo en la que los recursos e insumos, se concreten en productos el costo financiero ser menor y la pertinencia de los mismos, ser mayor. 2. Actividad de Control y Desarrollo Acadmico se encarga de controlar, investigar el desarrollo de los Productos Acadmicos del Sistema Educativo, manteniendo control y supervisin sobre la calidad y parmetros de la produccin y productos ofrecidos por la institucin as como, de la evolucin de las necesidades y expectativas de los clientes. Controla el rendimiento y la calidad del proceso acadmico, lleva el control personalizado de los estudiantes, vela por la pertinencia del impacto social y de los bienes y servicios producidos. Hace seguimiento a los egresados y la utilizacin de los productos. Realiza seguimiento de las necesidades presentes de los clientes as como tambin, anticipa sus posibles necesidades y problemas. As se tiene que los diferentes elementos que confluyen y conforman la organizacin educativa quedan constituidos de la siguiente manera:

Una vez definidos y conformada, por los diferentes elementos, la estructura interna de la organizacin educativa se plantea la necesidad de buscar la forma de abordar el proceso de investigacin evaluativa, recordemos que esta es una actividad que corresponde al ambiente lgico y se ubica dentro del proceso administrativo y que su finalidad es mejorar continua y permanentemente las cuatros actividades de generacin de Productos Acadmicos. As se tiene que el norte de toda investigacin evaluativa es mejorar el producto acadmico, pero, cules son estos productos acadmicos? En Docencia se representa por los egresados, en Investigacin por los estudios realizados y en Extensin por la formacin de los egresados de los cursos ofertados y las actividades en pro de la comunidad realizadas. Para iniciar una investigacin evaluativa lo primero son los aspectos a definir por ambientes, esto permitir
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una visin amplia e interconectada de las condiciones en las cuales se est desarrollando el proceso de enseanza aprendizaje y su adecuacin tanto interna como externa:

Ambiente Lgico : Consistencia y coherencia entre: La misin de la institucin y el producto generado La visin institucional y las condiciones del entorno La misin, visin y los planes institucionales El producto generado y las necesidades del entorno La misin, visin y polticas institucionales Ambiente Material Condiciones Infraestructurales Disponibilidad adecuada y suficiente de elementos tecnolgicos Presupuesto ajustado a los gastos Fuente de ingresos que garanticen su funcionamiento Inventario acorde con las necesidades institucionales Ambiente Sociall Personal Titulacin y dedicacin acorde con las actividades laborales que deben desempearse. Calificacin profesional del personal docente en el rea de conocimiento en el que se desempea

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Relacin entre N de asignaturas administradas por profesor y N de alumnos dentro de limites que garanticen el buen cumplimiento de las asignaciones Capacitacin o perfeccionamiento del personal permanente y continua. Dominio del personal acadmico de la forma y mtodos de la modalidad educativa Estabilidad laboral y garanta de ascensos en funcin del desempeo y la capacidad Usuarios Definicin de las caractersticas del usuario potencial Prerrequisitos cognitivos y actitudinales de ingreso claramente definidos Programas de ayuda, orientacin, nivelacin e informacin dirigidos al estudiante Planes y programas de integracin a la institucin y a la modalidad Programas de seguimiento del rendimiento estudiantil Una vez obtenida la informacin sobre los puntos anteriores se tendr como resultado por un lado la adecuacin y coherencia tanto interna como externa de la institucin, los recursos materiales con que cuenta y las caractersticas y condiciones generales de su personal. Ahora, como segundo paso se procede a evaluar los procesos, es importante resaltar que dentro de los dos procesos bsicos que se realizan en las instituciones educativas existen dos niveles, el Macro o Estratgico, que corresponde a las altas esferas de poder y decisin, donde se establecen los parmetros, acciones y recursos con los que la institucin cuenta para impactar favorablemente su entorno. Y el nivel Operativo que es el ejecutor, el que hace posible que se produzca el producto.

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Proceso Administrativo: Actividades Primarias a Nivel Macro Gerencia Institucional Canales de comunicacin fluidos entre el centro de decisiones y la periferia Centralizacin o descentralizacin de los procesos tanto acadmicos como administrativos Funciones de desempeo claramente definidas Proceso de toma de decisiones Gestin Presupuestaria Programas de planificacin, ejecucin y control presupuestaria Programas de adquisicin de recurso propios Actividades de Apoyo del Proceso Administrativo Evaluacin Institucional: Supervisin y evaluacin del desempeo laboral Supervisin y evaluacin de los productos acadmicos Reajuste oportunos al diseo curricular dependiendo de las necesidades del entorno Planificacin Institucional: Elaboracin de planes institucionales que guen la accin institucional Metas y objetivos clar os de fcil seguimiento y medicin Actividad de Recursos Humanos: Polticas y programas de capacitacin y formacin continua Polticas y programas de incentivos y remuneracin Polticas y programas de evaluacin del desempeo y rendimiento del recurso humano Programas y polticas de ascensos

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Proceso Acadmico Actividades de Primarias a Nivel Macro Definicin clara y precisa de las funciones de docencia, de investigacin y de extensin a ser desarrolladas por la institucin. Planificacin y diseo curricular de las diferentes carreras y asignaturas que lo conforman, dependiendo de las necesidades del entorno. Controles o incentivos que garanticen la produccin acadmica Actividades de Apoyo Control de Recursos materiales Programas que garanticen y controlen el suministro y transferencia de la materia prima, insumos, para concretar la generacin de los productos acadmicos. Actividad de Control y Desarrollo Acadmico Programas de control de rendimiento y calidad del proceso acadmico Programas de retroalimentacin con el entorno que midan el impacto y la pertinencia del producto acadmico en el entorno. Programas de seguimiento al egresado y a la utilizacin de los productos generados Concluidos los aspectos a considerar tanto dentro de los diferen tes ambientes como dentro del los procesos se puede emplear una Matriz DOFA, o FODA, para evaluar la institucin, recordando que la misma consiste en la identificacin de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de una institucin a fin guiar el proceso de toma de decisiones y medir el logro de los objetivos, siempre tomando en cuenta como punto de partida y acompaamiento a lo largo de la investigacin, la misin y el producto institucional, o elaborar indicadores y criterios de calidad, que nos permitan construir un instrumento para medir la eficiencia y eficacia

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institucional, si se opta por esta opcin es importante desglosar cada aspecto en indicadores observables, de fcil medicin. Si, se opta por la Matriz DOFA o FADO es conveniente definir que se entender por debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas: Fortalezas: Conjunto de actividades internas de una organizacin que se lleva a cabo de manera adecuada y que no requieren de ser transformadas Debilidades: Actividades de gerencia, mercadeo, finanzas y produccin, investigacin y desarrollo que limita o inhiben el xito gerencial de una organizacin. Oportunidades: Tendencias econmicas, sociales, polticas, tecnolgicas y competitivas; as como los hechos que podran de forma significativa beneficiar a una organizacin en el futuro. Amenazas: Tendencias econmicas, sociales, polticas, tecnolgicas y competitivas y los hechos que son potencialmente dainos para la competitividad presente o futura de una organizacin. Las primeras como puede observarse corresponde al funcionamiento interno de la institucin y la dos ltimas corresponden a la observacin de la competitividad de la organizacin dentro de un entorno o contexto particular. Extenderse en el modo de cmo elaborar una Matriz DOFA o FADO, carece de sentido, pues existe una vasta literatura sobre el tema, y ya ha sido empleada en otras unidades curriculares, por lo tanto, el siguiente punto se centrar en como ir desglosando cada uno de los diferentes aspectos a fin de conseguir los indicadores y en como fijar los criterios de calidad. Los criterios de calidad responden al deber ser, por lo tanto estos se determinaran a partir de cada institucin, no pueden crearse criterios de calidad estndar, aplicables a todas por igual, cada institucin poseer los suyos propios y dependern de sus planes, objetivos, metas, visin, entre otros. Solo debe quedar
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claro que estos criterios representan la situacin ideal, y el contraste entre esta realidad ideal y la realidad concreta es lo que permitir determinar cun cerca o distante se encuentra la institucin de sus deseos. Los indicadores por su lado, tambin pueden presentar diversidad, pero un instrumento que refleje buenos indicadores, garantiza la confiabilidad de la informacin recogida y su aplicacin puede hacerse extensible a otras instituciones. Un ejemplo de cmo seleccionar indicadores apropiados ayudar en la construccin del instrumento. Tomemos el caso de: Recursos Humanos Los aspectos a considerar en este proceso son: ? Polticas y programas de capacitacin y formacin continua Los indicadores seran: Existencia de polticas o programas de capacitacin (Documentos) Cursos ofertados Cursos realizados Cantidad de personas capacitadas o formadas, entre otros. ? Polticas y programas de incentivos y remuneracin Los indicadores seran: Existencia de polticas o programas de incentivos y remuneracin (Documentos) Bonos especiales (desempeo, capacitacin entre otros) Incremento salarial anual, entre otros. ? Polticas y programas de evaluacin del desempeo y rendimiento del recurso humano Los indicadores seran: Existencia de Polticas y programas de evaluacin del desempeo y rendimiento del recurso humano.(Documentos)

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Instrumentos de Evaluacin (personal Acadmico, Administrativo y obrero) N de veces aplicado, entre otros ? Programas y polticas de ascensos Los indicadores seran: Existencia de Programas y polticas de ascensos (Documentos) Escalafn claramente regulado Movilidad en los puestos de trabajo Cantidad de personas ascendidas, entre otros Este ejemplo muestra como el desglosar cada uno de los aspectos en indicadores permite obtener de la realidad la informacin que se requiere, el ejemplo anterior no es exhaustivo y dentro de cada aspecto podr colocarse otra gran cantidad de indicadores. Para concluir esta lectura se considera pertinente realizar algunas recomendaciones: a. Toda evaluacin debe ser guiada por el producto y la Misin de la institucin, se puede funcionar internamente de formar perfecta y sin embargo no ser una institucin eficiente, eficaz y pertinente. b. Todo instrumento recoge solo parte de la informacin, la realidad es inconmensurable, al menos en su totalidad, por lo tanto se debe estar conciente de esta limitacin c. Los resultados son solo validos si llevan a la modificacin o a la transformacin del desempeo institucional, si se esta claro de los problemas pero no se toman decisiones ser un ejercicio intelectual, mas no un instrumento til para la toma de decisiones. d. Previendo la evaluacin de todo plan o proyecto institucional, siempre se deben fijar metas y criterios de xito solo as se garantiza un control y seguimiento oportuno y eficaz.

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BIBLIOGRAFA Diversos materiales Preparados para las distintas Unidades Curriculares que conforman el rea de Incumbencia Administracin y Gerencia Fermn, C . (1999) Evaluacin Institucional. Caracas. UNA Perna M . (2000). Programa de estrategias gerenciales dirigidas a mejorar la eficiencia del personal administrativo de la Autoridad nica de Educacin del Estado Barinas . Universidad Bicentenario de Aragua. Tesis de grado para optar al ttulo de Magster, mencin Gerencia Educativa. Maracay Stufflebeam, D y Shinkfield, A (1989) Evaluacin Sistmica Gua Terica y Practica. Barcelona. Piados Weiss, C. (1999) Investigacin Evaluativa. Mxico. Trillas

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