4.

8 Control Es una etapa fundamental aqu se lleva a cabo la verificacin a posteriori de los resultados conseguidos en el cumplimiento de los objetivos planeados. Si no se lleva a cabo esta verificacin, es imposible saber si se logro lo planeado por ms bien que esto ltimo haya sido hecho. 4.8.1 Conceptos y principios de control La palabra control tiene muchas connotaciones y su dignificado depende de la funcin o del rea en que se aplique. A continuacin se mencionan algunas definiciones de varios autores: Munch Galindo y Garca Martnez: La evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias. Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan de accin adoptado, con las instrucciones emitidas con los principios establecidos. Tiene con el fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Koontz y ODonell: Implica la medicin de lo logrado en relacin con el estndar y la correccin de las desviaciones para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo al plan. En base a los conceptos anteriores, se puede decir finalmente que el control es: Un proceso que forma parte de una funcin administrativa que consiste en identificar desviaciones en el cumplimiento de los planes a partir de la comparacin entre el desempeo real y los estndares establecidos, con el fin de aplicar medidas correctivas oportunas y eficaces. Importancia El control se emplea para: Mejorar la calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. Lograr el xito en los planes. Identificar desviaciones, investigar sus causas y evitar que se repitan. Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo. Proporcionar informacin sobre el avance que llevan los planes. Reducir costos. Brindar proteccin a la organizacin y al centro de trabajo fsico.

Principios de control Principio del equilibrio Un sistema de control eficaz debe proporcionar informacin y retroalimentacin que permita verificar que la autoridad que se ha delegado est siendo bien ejercida y que se est cumpliendo con la responsabilidad asignada. Principios de los objetivos El control se justifica nicamente si contribuye a lograr los objetivos que se planearon. El control surge por la necesidad que se tiene de asegurar el cumplimiento de los planes en la forma en que se establecieron. Principio de la costeabilidad Al establecer un sistema de control es necesario asegurarse de que el costo por implementarlo, ya sea en trminos econmicos o de tiempo, se va a recuperar. Las ventajas o beneficios que se obtengan de un sistema de control deben ser mayores que los gastos o el costo que implique establecerlo. Principio de la oportunidad El control debe aplicarse oportunamente. No tiene caso aplicar una medida correctiva cuando ya no hay forma de remediar la situacin. El control debe llevarse a cabo antes de que suceda el error para poder implementar medidas correctivas que permitan retomar el rumbo a tiempo. Principio de las desviaciones Al momento de comparar el desempeo real con el estndar pueden presentarse desviaciones. Es necesario investigar en forma exhaustiva y detallada las causas que originaron esas desviaciones con el fin de tomar medidas correctivas eficaces. Principio de excepcin Para que el control sea eficaz debe auxiliarse de herramientas estadsticas o probabilsticas que reduzcan los excesivos gastos. Tambin es importante aplicar el control a actividades excepcionales que presenten desviaciones. Principio de la funcin controlada Las personas encargadas de aplicar el control no deben ser parte de lo que se est controlado o regulando. De lo contrario, el control pierde validez por que se estaran violando los requisitos de objetividad e imparcialidad que deben caracterizar a las personas responsables de llevar a cabo el control.

4.8.2 Etapas y tcnicas de control Fases del control: 1. 2. 3. 4. Establecimiento de estndares Medicin de resultados Correccin Retroalimentacin

Establecimiento de estndares Un estndar puede ser definido como Una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Tipos de estndares: Estndares estadsticos: Se establecen a partir del anlisis de experiencias pasadas o histricas ya sea de la empresa o de otras de la competencia. Estndares fijados por apreciacin: Son esencialmente juicios de carcter cualitativo que se establecen para actividades de carcter intangible como la moral de los trabajadores, la atencin al servicio al cliente, el compromiso organizacional, etc. Estndares tcnicamente elaborados o de produccin: stos se establecen en forma precisa cuantitativa ya que la naturaleza de las acciones u objetos del control as lo permiten. Ejemplos: unidades de produccin, costos de fabricacin, horas hombre-maquina. Medicin de resultados Tiene como fin evaluar lo que se est haciendo. Es el paso ms fcil, por que es cuestin de comparar los resultados obtenidos y medidos con los estndares o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer que todo est bajo control. Correccin Esta etapa es vital, se le puede considerar como un esfuerzo para ajustar las operaciones, para lograr que la actuacin se iguale a lo esperado. Las acciones correctivas pueden comprender un cambio en el mtodo de trabajo, un cambio de la medicin, un aumento del entrenamiento o, finalmente, un cambio en la norma.

Retroalimentacin A travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. Siempre ser necesario dar a conocer los resultados de la medicin a ciertos miembros de la organizacin para solucionar las causas de las desviaciones. De la calidad de informacin depender el grado con el que se retroalimente el sistema. Tipos de control El control acta en todas las reas y todos los niveles de la empresa. Las principales reas son: Control de produccin Control de produccin: El objeto fundamental es programar, coordinar e implantar las medidas tendientes a lograr un ptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin. Control de calidad: Corregir cualquier desvo de los estndares de calidad de los productos o servicios. Control de costos: Verificar continuamente los costos de produccin, ya sea de materia prima o mano de obra. Control de los tiempos de produccin: Por operario o por mquina, para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias. Control de inventarios: Materias primas, partes y herramientas, productos en proceso y terminados. Control de operaciones: Fijacin de rutas, programas y abastecimientos. Control de desperdicios: Los mnimos y tolerables. Control de mercadotecnia: Evaluar la eficacia de las actividades por las cuales se hacen llegar los productos y servicios a los consumidores.

Control de finanzas rea financiera: Se encarga del capital, la facturacin, los pagos, el flujo de caja. Control contable: Proporcionar informacin fidedigna y confiable que permita conocer el desempeo financiero de una empresa durante un perodo determinado. Control de costos: Determinar el costo de fabricacin de un producto y su costo total. Control de auditora: Para realizar una revisin y examen de todos los documentos financieros y registros contables con el fin de comprobar la autenticidad de los resultados financieros. Control presupuestal: Permiten verificar que las asignaciones de recursos o las estimaciones acerca del origen de los mismos se hayan presentado tal como se presupuestaron. Control de recursos humanos Es la verificacin del cumplimiento de los objetivos, polticas, procedimientos y programas de personal que se hayan formulado. Tcnicas de control Son las herramientas que usa el administrador para levar a cabo el proceso de control. Contabilidad. Auditora. Presupuestos. Formas. Archivos. Computarizados. Mecanizados. Grficas y diagramas acerca de procesos. Procedimientos. Procedimiento hombre- maquina, mano izquierda, mano derecha. Estudio de mtodos, tiempos y movimientos. Mtodos cuantitativos. Redes. Modelos matemticos. Investigacin de operaciones. Estadstica. Clculos probabilsticas.