Universidad Francisco Gavidia

Microsoft Office Excel 2010 Clase 1

Introduccin a las Hojas Electrnicas

OBJETIVOS

1. Conocer el entorno de las hojas electrnicas y su estructura. 2. Conocer los conceptos bsicos de las hojas electrnicas.

Iniciando con Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.

La pantalla Inicial
Para entrar a Excel, se hace desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Hacemos clic sobre el botn y se despliega un men. Al colocar el cursor sobre la opcin Todos los programas, aparece otra lista con los que estn instalados en el ordenador; Elegir la carpeta con el nombre Microsoft Office y luego hacer clic sobre Microsoft Excel.

Al iniciar aparece una pantalla donde, vamos a conocer su estructura.

Estructura de una hoja electrnica

LA CINTA DE OPCIONES:

 La cinta de opciones es el nuevo centro de control. Es lugar de ms o menos 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos en mens, la cinta de opciones contiene todos los elementos esenciales con una presencia muy visual. Los comandos que necesita ahora estn ms visibles y accesibles en un centro de control denominado la cinta de opciones.

Qu hay en la cinta de opciones?

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Las tres partes de la cinta de opciones son: fichas, grupos y comandos.

Fichas: las fichas representan las tareas principales que se realizan en Excel. Hay siete fichas a lo largo de la parte superior de la ventana de Excel. Grupos: los grupos son conjuntos de comandos relacionados, mostrados en fichas. Comandos: un comando es un botn, un men o un cuadro en el que se especifica informacin. Ponerse rpidamente al da

Por dnde se empieza a trabajar en la cinta de opciones?

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Los comandos principales de Excel estn agrupados en la primera ficha, la ficha Inicio.

 Los comandos de la ficha Inicio son los que se han identificado en Microsoft como los ms empleados para llevar a cabo tareas bsicas en hojas de clculo. Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar estn los primeros en la ficha Inicio , dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formato de fuentes aparecen despus, dentro del grupo Fuente. Los comandos para centrar texto o alinearlo a la izquierda o a la derecha estn en el grupo Alineacin, y los comandos para insertar y eliminar celdas, filas, columnas y hojas de clculo estn en el grupo Celdas.

Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta.

Mientras se trabaja en la tarea, los grupos se mantienen a la vista y disponibles para su uso; ya no estn ocultos en mens. Estos comandos esenciales estn a la vista en la parte superior del rea de trabajo.

Ms comandos pero slo cuando se necesitan

En lugar de mostrar todos los comandos en todo momento, algunos de ellos slo se muestran cuando se necesitan, en respuesta a la accin que realice. Por ejemplo, si no hay un grfico en una hoja de clculo, los comandos que se usan para trabajar con grficos no son necesarios.

Ms opciones si las necesita

En algunos grupos aparece una flecha, denominada Iniciador de cuadros de dilogo, en la esquina inferior derecha.

Esta flecha indica que hay ms opciones disponibles para el grupo.

Haga clic en el iniciador de cuadros de dilogos y ver un cuadro o un panel de tareas. En la imagen se muestra un ejemplo:
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En la ficha Inicio, haga clic en la flecha

en el grupo Fuente.

El cuadro de dilogo Formato de celdas se abre, con opciones de superndices y otras opciones relacionadas con las fuentes.

Comandos en la barra de herramientas

Suele utilizar comandos que no estn tan accesibles como le gustara?

Puede agregarlos fcilmente a la Barra de herramientas de acceso rpido.

La barra de herramientas de acceso rpido est situada sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera vez Excel 2007. En esa barra, los comandos siempre estn visibles y a mano.

Mtodos abreviados de teclado

Si utiliza el teclado ms que el ratn, le agradar saber que el diseo de la cinta de opciones incluye nuevos mtodos abreviados.

Este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las versiones anteriores de Excel: Hay mtodos abreviados para cada uno de los botones de la cinta de opciones. Estos mtodos abreviados a menudo requieren menor combinacin de teclas. Ponerse rpidamente al da

Dnde estn los mtodos abreviados de teclado?

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Los nuevos mtodos abreviados tambin tienen un nuevo nombre: sugerencias de teclas. Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas.

Por ejemplo, as es como se utilizan las sugerencias de teclas para centrar texto:
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Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas.

Presione O para seleccionar la ficha Inicio . Presione A y luego M para centrar el texto seleccionado verticalmente.

Dnde estn los antiguos mtodos abreviados de teclado?

Los antiguos mtodos abreviados de teclado que comienzan con CTRL permanecen intactos y los puede seguir utilizando igual que antes. Por ejemplo, el mtodo abreviado CTRL+C sigue copiando contenido en el Portapapeles y el mtodo abreviado CTRL+V sigue pegando el contenido en el Portapapeles.

Una vista nueva

La vista Diseo de pgina tambin es nueva forma de visualizar la hoja electrnica.
Para ver la nueva vista, haga clic en Vista Diseo de pgina en la barra de herramientas Vista.

Esto es lo que ver en la hoja de clculo:

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Ttulos de columna. Ttulos de fila. Reglas de margen.

Una vista nueva

En la vista Diseo de pgina hay mrgenes en la parte superior, los laterales y la parte inferior de la hoja de clculo, y un pequeo espacio de color azul entre las hojas de clculo. Las reglas de la parte superior y de los laterales sirven para ajustar los mrgenes. Otras ventajas de la nueva vista: No es necesario usar Vista preliminar para detectar problemas de diseo antes de imprimir. Ahora es ms fcil agregar encabezados y pies de pgina. Puede ver hojas de clculo diferentes en vistas distintas.

Operaciones con las hojas electrnicas

Conceptos Bsicos

Libro Hoja Rango

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Libro de trabajo
Es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel 2010 tienen la extensin .XLSX para que la computadora los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin automticamente, se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1.

Hoja de clculo
Es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para las personas que trabajan con gran cantidad de nmeros y necesitan realizar clculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16,384 columnas y 1,048,576 filas. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV,XFD Cada fila se numera desde 1 hasta 1048576.

Celda
La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con la letra de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
A lo anterior se le conoce tambin como referencia de celdas.

Celda Activa
Es aquella celda donde esta posicionado el cursor para empezar a trabajar; se identifica del resto de celdas por aparecer ms remarcada que las dems.

Rango
Es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos .

Insertar una columna

Ahora desea agregar una columna a la hoja de clculo para identificar clases de productos. Desea incluirla entre dos columnas de datos que ya existen.
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Insertar una columna

Primera opcin: Haga clic derecho en la columna Posterior a la columna que contenga datos y a continuacin haga clic en la opcin Insertar.

Segunda opcin: En el grupo Celdas de la ficha Inicio elija el botn Insertar y a continuacin haga clic en la opcin Insertar columnas de hoja. Tenga en cuenta que en ambos mtodos, el contenido de la columna donde haya dejado el marcador de celdas se mover hacia la derecha dando espacio a la nueva columna recin insertada.
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Insertar Filas
Ahora puede agregar una o mas filas a la hoja de clculo para adicionar mas datos a su hoja. Estos datos se incluirn entre dos filas de datos que generalmente ya existen.

Primera opcin: Haga clic derecho sobre el nmero de fila posterior a la fila con datos y a continuacin elija la opcin Insertar.

Excel mover el contenido de la fila seleccionada hacia abajo, es decir; la fila seleccionada tomar el nmero de fila siguiente al actual.

Insertar Filas
Segunda opcin: Ubique el marcador de celdas sobre cualquiera de las celdas de la fila posterior. Dentro de la ficha inicio localice el grupo Celdas y luego haga clic en el comando Insertar. Por ltimo seleccione la opcin Insertar filas de hoja.

Modificar y dar formato a los datos

Las operaciones para aplicar formato y modificar los datos se realizan con los comandos de los grupos incluidos en la ficha Inicio.

Por ejemplo, los ttulos de columna resaltarn ms si estn en negrita.

Para ello, seleccione la fila de los ttulos y, a continuacin, en la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , haga clic en Negrita.
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La ventana Nuevo libro

La ventana Nuevo libro es el lugar perfecto para empezar a trabajar en Excel.

Cuando haga clic en la ficha Archivo y luego en Nuevo, se abrir la ventana Nuevo libro. En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un nuevo libro en blanco o una plantilla.

Un nuevo formato de archivo

Excel tiene un nuevo formato de archivo.
Pero puede seguir abriendo y modificando libros antiguos, y compartir archivos con personas que no tienen Excel 2010.

El nuevo formato de archivo proporciona mayor seguridad para los archivos, reduce el riesgo de que resulten daados, reduce el tamao de archivo y ofrece nuevas caractersticas.

Trabajar con archivos de versiones anteriores

En Excel 2010, puede abrir archivos creados en Excel 95 hasta Excel 2007.

Pero y si usted es la primera persona de su oficina que tiene Excel 2010? Y si necesita compartir los archivos con departamentos que an no tienen Excel 2010? No se preocupe, ya que podr compartir todos los libros con estas personas.
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Trabajar con archivos de versiones anteriores

As es como se hace:
Los archivos antiguos seguirn sindolo a menos que decida lo contrario.

Excel guardar los archivos antiguos en sus formatos originales a menos que especifique lo contrario. Por ejemplo, si el archivo se cre en Excel 2003, Excel 2010 lo guardar en el formato de 2003 de forma predeterminada.
Las nuevas caractersticas le advertirn si guarda el archivo como antiguo. Cuando guarde un archivo en el formato de una versin anterior, un comprobador de compatibilidad le indicar si alguna de las caractersticas de la versin 2010 no son compatibles con la versin anterior.
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Trabajar con archivos de versiones anteriores

As es como se hace: Siempre puede copiar primero los archivos ms recientes con el nuevo formato.
Slo tiene que indicar que desea un libro de Excel (*.xlsx). Esa copia del archivo contendr todas las caractersticas de Excel 2010. Puede compartir los documentos entre versiones mediante un convertidor. Los compaeros que trabajen con Excel 2000 hasta 2003 podrn abrir los archivos de 2010 si descargan y utilizan un convertidor.
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Ventajas del nuevo formato

El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel.

stas son sus principales ventajas:

Nuevas caractersticas Archivos ms seguros Menor riesgo de que los archivos resulten daados Menor tamao de archivo Datos ms tiles

Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar

Cuando guarde un archivo en Excel 2010, podr seleccionar entre varios tipos de archivo.

Libro de Excel (*.xlsx). Utilice este formato cuando no haya macros ni cdigo de VBA.

Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando haya macros o cdigo de VBA.
Plantilla de Excel (*.xltx). Utilice este formato cuando necesite una plantilla.

Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar

Cuando guarde un archivo en Excel 2010, podr seleccionar entre varios tipos de archivo.

Libro binario de Excel (*.xlsb). Utilice este formato con un libro especialmente grande. Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el libro con alguien que trabaja en una versin anterior de Excel. Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el libro con alguien que trabaja en Microsoft Excel 5.0.

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIN