Capitulo 1 Conceptos Generales Microsoft Excel

Microsoft Office Excel 2010 es una hoja de clculo que es una aplicacin integrada de Microsoft Office en el entorno Windows cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre datos introducidos en la misma, as como la representacin de estos valores de forma grfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.

Hoja electrnica de clculo

Una hoja de clculo es un programa que permite manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unin de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar clculos complejos con frmulas y funciones y dibujar distintos tipos de grficas. Y existen diversas hojas de clculo en el mercado y esta son algunas de ellas:

Quattro Pro

Microsoft Excel 2010

Lotus 123

Pasos para usar Microsoft Excel 2010

Haga clic en el botn: Inicio, luego busque el grupo Programas Ubicarse sobre el grupo Microsoft Office 2010, inmediatamente busque a Microsoft Office Excel 2010 y haga clic sobre l. A continuacin de observa la pantalla de inicio, espere mientras carga el programa.

A continuacin se mostrar la pantalla principal de Microsoft Excel, el cual nos indica que esta listos para operar y consta de los siguientes elementos:

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Botn Office Barra de herramientas de acceso rpido

Barra de Ttulos

Cinta de Opciones Cuadro de Nombres

Columnas Barra de Formulas Celda Activa Filas Barras de Desplazamiento

Barra de Etiquetas

Vistas del documento

Zoom

Descripcin de la pantalla principal de Microsoft Excel 2010

Botn Office
Lo que antes era el men Archivo, que en esta nueva versin de EXCEL, aparece como un botn redondo de color naranja con el logo de office.

La barra de herramientas de acceso rpido

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms habituales, como Guardar, Deshacer.

Cinta de opciones
Desde las pestaas o ficha de esta cinta se pueden ejecutar todos los comandos de Excel 2010.

Barra de Formulas
Muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.

Indicador de Columna
Permite determinar cul es la columna sobre la que se encuentra la celda activa. Y estn nombradas por letras desde la A hasta XFD, en un total de 16,384 columnas.

Indicador de Fila
Indica cual es la fila sobre la cual est la celda activa. Y estn enumeradas desde 1 hasta el 1,048,576.

Celda activa
Es la celda donde est ubicado el cursor.

Barra de Etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

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Operaciones con Archivos

Crear un libro de trabajo
1. Clic en la Ficha Archivo

2. 3.

Clic en la opcin Nuevo.

Seleccione en la seccin Plantillas recientes la opcin: Documento en blanco, luego hacer clic en el botn: Crear.

Guardar la primera vez

1. Clic en la Ficha Archivo 2. Clic en la opcin Guardar.

Tambin puede pulsar las teclas Ctrl + G, o hacer clic el botn:

Guardar de la barra de acceso rpido.

3. En la ventana mostrada, especifique lo deseado:

1. Seleccione el lugar donde desea guardar el documento.

2. Escribir el nombre para el archivo o documento.

1. Clic en el botn Guardar.

Guardar los cambios

Despus de guardar el archivo por primera vez, conviene ir guardando de vez en cuando a medida que se efecten cambios sobre el archivo. Para ello hacer clic en el icono Guardar de la barra de acceso rpido, el archivo volver a guardarse en la misma unidad que la primera vez y con el mismo nombre. No aparece ninguna ventana.

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Guardar Como
La opcin Guardar como de la Ficha Archivo, se utiliza cuando se quiere guardar el archivo: Con otro nombre, para hacer una copia En otra unidad o en otra carpeta Como otro tipo de archivo

Guardar un libro de trabajo con contrasea

1. Clic en la Ficha Archivo, y elegir la opcin: Guardar como 2. Clic en el botn: Herramientas y elegir: Opciones Generales

3.

Escribir la contrasea y pulse Enter o Aceptar, puede ser: textos, nmeros o combinacin de textos y nmeros.

3.

Vuelva a escribir la contrasea anterior

5.

Clic en el botn Aceptar

6. Clic en el botn: Guardar.

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Abrir un libro de trabajo

1.

Clic en la Ficha Archivo

2.

Clic en la opcin Abrir

3. En la ventana mostrada realice los siguientes pasos:

2.

Doble clic sobre el nombre del documento o archivo que sea abrir.

1.

Seleccione el lugar donde este almacenado el documento

Cerrar un libro de trabajo

1.

Clic en la Ficha Archivo

2.

Clic en la Ficha Archivo

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Capitulo 3 Ingreso y Correccin de Datos

Teclas activas para desplazarse a travs de la hoja
Presione las teclas
AvPg Repg

Para desplazarse
Celda a la izquierda Celda a la derecha Celda arriba Celda abaj0 Pantalla abajo Pantalla arriba

Presione las teclas

Fin + Fin + Fin + Fin + Ctrl + Inicio

Para desplazarse
Primera celda de la columna activa Ultima celda de la columna activa Primera celda de la columna activa Ultima celda de la columna activa Celda A1

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir, es utilizando el cuadro de nombres:
Este es el resultado

1. Clic en este cuadro y escribir la direccin de celda deseada. Ejemplo: A257 luego pulse ENTER.

Introduccin de Datos
En cada celda de una hoja se puede introducir textos, nmeros o formulas.
1.

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. Ejemplo: A1

2. Teclear los datos que desees introducir. Ejemplo: Esto es una prueba luego pulse la tecla ENTER
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente: Barra de formulas.

Celda activa.

Y este es el resultado despus de pulsar ENTER.

Modificar datos
Si aun no ha validado la introduccin de datos y comete algn error al escribir, utilizar la tecla [Retroceso] para corregir. Si ya ha validado la entrada de datos y desea modificar, realice lo siguiente:
O tambin en esta barra haga clic en la parte del dato modificar. 1. Clic sobre el dato a modificar. 2. Luego pulse F2, corrige el dato y pulse ENTER.

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Tipos de datos
Valor constante, es decir, un dato que se introduce directamente a una celda, puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. Formulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores.

Cambiar el ancho de las columnas utilizando el Mouse

Para cambiar el ancho de una columna:
Arrastre para cambiar tamao

Para cambiar el ancho de varias columnas:

1. Seleccione las columnas que desea cambiar. 2. Arrastre para cambiar tamao.

Para cambiar el ancho de columna para ajustarlo al contenido

1. Seleccione la(s) columnas que desea cambiar. 2. Doble clic en el borde de la columna deseada.

Cambiar el alto de las filas utilizando el Mouse

Arrastre para cambiar el alto.

Seleccin de celdas o rangos

Forma del puntero para seleccionar celdas. Seleccin de una celda, clic sobre la celda deseada. Ejemplo: Seleccin de un rango de celdas, arrastre sobre las celdas que desea seleccionar. Ejemplo: Seleccin de una columna, clic sobre el identificativo superior de la columna deseada. Ejemplo:

Seleccin de una fila, clic sobre el identificativo izquierdo de la fila deseada. Ejemplo:

Seleccionar celdas Discontinuas, despus de seleccionar un primer rango de celdas, para la nueva seleccin mantener pulsada la tecla Ctrl.

Seleccin de toda la hoja, clic en botn superior izquierdo del hoja, Ejemplo:

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Rellenar datos automticamente en las celdas

Indicador de controlador de relleno.

2.

Arrastre el controlador de relleno por las celdas que rellenar.

1.

Seleccione las celdas con los datos que desea rellenar. Ejemplo: A2:A3

Borrar informacin de celdas o rangos

Borrar solo contenido

2.

Seleccione las celdas con los datos que desea borrar.

1.

Pulse la tecla: Supr.

Borrar arrastrando

2.

Seleccione la celda o el rango que desea borrar.

1.

Para borrar solamente el contenido, arrastrando del controlador de relleno hacia adentro hasta que las celdas o rangos quede de color gris.

Si desea borrar todo, pulse la tecla Ctrl mientras arrastra con el Mouse desde controlador de relleno.

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Capitulo 4 Formulas y Operadores Formulas

Las formulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de clculo. Una formula en Excel comienza por un signo igual (=) o por el signo ms (+).
Operador

=A2 + 3

Valor constante Direccin de celda o referencia

Uso de los parntesis

Para cambiar el orden de evaluacin escriba entre parntesis la parte de la formula que se calculara en primer lugar. =5+2*3 =(5+2)*3

Por ejemplo: La siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

Elaborar el siguiente cuadro:

Calcular: Bonif SNP Accidente Trabajador Neto Pagar = 15% * Sueldo Bsico = 7% * Sueldo Bsico = 3.5% * Sueldo Bsico = (Sueldo Bsico + Bonif) (SNP + Accidente Trabajador)

Creacin de totales automticamente

1. Seleccionar el rango de celdas que desea totalizar.

2. Clic en el botn:

Autosuma, del grupo de herramientas Modificar. o pulsar Alt + Shift + =

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Capitulo 5 Formato de la hoja

Uso de los grupos Fuente y Alineacin

Estos grupos se encuentran ubicados en la ficha o pestaa Inicio. 1. Seleccionar las celdas deseadas 2. Luego haga clic en uno de estos botones:
Alinear en la parte superior Disminuir tamao de fuente Aumentar tamao de fuente Tamao de Fuente Fuente Ajustar texto Negrita Alinear en el medio Alinear en la parte inferior Orientacin

Cursiva Subrayado

Bordes Color de relleno Color de fuente

Alinear texto a la izquierda Centrar

Alinear texto a la derecha

Combinar y centrar

Combinar y centrar
Une las celdas seleccionadas en una celda de mayor tamao y centra el contenido en la nueva celda.

1.

Seleccione las celdas deseadas.

3. 2. Haga clic en el botn Combinar y centrar del grupo Alineacin

Y este es el resultado final.

Para quitar el formato de combinar y centrar, 1. seleccione el dato centrado y vuelva hacer clic en el botn:

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Uso del grupo Nmero

Estos grupos se encuentran ubicados en la ficha o pestaa Inicio, y nos permite elegir la manera en que se mostraran los valores en una celda: porcentaje, moneda, fecha y hora, etc. 1. Seleccione las celdas con sus valores deseados, ejemplo:

2. Haga clic en uno de estos botones:

Formato de nmero

Disminuir decimales

Formato del nmero de contabilidad

Aumentar decimales Estilo millares Estilo Porcentual

3. Estos pueden ser los resultados:

Celdas con formato de moneda

Celdas con formato estilo de millar

A estas celdas le aumentaron decimales

A estas celdas se le disminuyeron decimales

Celdas con Formato de fecha corta

Cambiar el smbolo monetario

1. Seleccionar las celdas con sus valores, por ejemplo:

2. Haga clic en el boton:

3.

Seleccione un formato de moneda alternativo de la lista, caso contrario haga clic en ms formato de contabilidad.

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4. En el cuadro de dialogo mostrado, seleccione la ficha: Numero.

5.

Seleccione esta opcin si es necesario.

6. Clic en este casillero para buscar el nuevo smbolo deseado.

7. Clic para seleccionar el nuevo smbolo encontrado.

8. Clic para Aceptar.

9. Este es el resultado.

Uso del botn Estilo Porcentual

1. Seleccione las celdas vacas

2. Haga clic en el botn: Estilo Porcentual 3. Luego escriba los valores deseado sin usar el simbolo de porcentaje (%), y este ser el resultado:

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Aplicar un borde
Dibujando bordes
1. Clic en este botn. 5. Luego el puntero del Mouse cambia a la forma de un lpiz, arrastre por las celdas para ir dibujando sus lneas o bordes deseados. Y este es el resultado:

3. Elija un color para el borde.

2. Elegir esta opcin para dibujar el borde.

4. Elija un estilo para el borde.

Usando la ficha Bordes

1. Seleccionar la celda o rango a los que desea aadir un borde

2. Clic en este botn.

5. Clic para elegir un estilo de lnea 6. Clic para elegir un color

4. Seleccione un borde deseado. Ejemplo: Clic en este botn. Aqu se muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. 8.

3.

Elegir esta opcin

Este es el resultado

7. Clic en Aceptar para finalizar. Pg. 13

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