PEDIDO DE
CLIENTES
CLIENTES
NOTA
FISCAL
CONTAS A
RECEBER
CONTAS A
PAGAR
ENGENHARIA
DE PROCESSOS
PLANO MESTRE
DE PRODUO
SOLICITAO
DE COMPRAS
COTAO DE
PREOS
ORDEM DE
COMPRAS
RECEBIMENTO
DE MATERIAIS
COMISSES
ESTOQUE
ORDENS DE
FABRICAO
APONTAMENTO
DA PRODUO
CUSTOS
INDUSTRIAIS
CONTROLE
BANCRIO
FLUXO DE
CAIXA
2.2. Os Mdulos
Materiais
O mdulo de Materiais tem como objetivo principal controlar todos os tipos de produtos (Matria-Prima,
Semi-Acabados, Acabados, Insumos, Materiais de Terceiros, etc.) assim como todas suas movimentaes
(recebimento do Fornecedor, consumo, produo, transferncia, inventrio, etc).
Principais integraes:
Financeiro:
- A digitao da Nota Fiscal do Fornecedor gera Contas a Pagar.
Custos:
- Os preos de custo da Nota Fiscal do Fornecedor, alm de eventuais despesas adicionais como frete,
IPI, etc... atualizam o preo de custo final de cada item, que por sua vez atualiza o preo de custo dos
Acabados e Semi-Acabados onde o item utilizado.
Comercial:
- A emisso de Nota pelo Faturamento baixa Estoque
Industrial:
- A emisso da Ordem de Produo pode efetuar a Retirada dos Materiais necessrios e o Apontamento
da Produo registra a entrada nos Acabados e Semi-Acabados produzidos.
- Pode-se fazer o planejamento da produo de Semi-Acabados pelo saldo de cada item.
Compras:
- O saldo de cada item pode provocar a emisso de Solicitao de Compras ou Ordem de Compra.
Consideraes quanto implantao:
- Usurios operacionais, principalmente no Almoxarifado.
- Dificuldade em obter informaes para planejamento: lead time, limite de reposio, lote econmico, etc...
- Algumas telas de movimentao propositalmente simples.
- O saldo de cada item, em funo da correta operacionalizao das movimentaes, dispara uma srie de
eventos na empresa.
Compras
O mdulo de Compras tem como objetivo tratar do procedimento de compras, desde o momento que
se detecta a necessidade at o Recebimento de Materiais.
Os itens no-produtivos (Exemplo: Material de Expediente, EPI, Manuteno, etc.) normalmente so
inseridos em Solicitaes de Compras, por qualquer usurio.
Para os itens produtivos, a necessidade de cada item detectada atravs do mdulo Industrial, em
funo do Programa de Produo, pode gerar as Solicitaes de Compras automaticamente.
Com base nas Solicitaes de Compras, includas manualmente ou geradas automaticamente, o
departamento de Compras elabora as Cotaes de Compras destinadas aos Fornecedores.
Com base na Cotao de Preos escolhida gera-se a Ordem de Compra.
Quando da entrega por parte do fornecedor pode-se gerar a Nota Fiscal de Entrada a partir da Ordem
de Compra.
Principais integraes:
Financeiro:
- As Ordens de Compras emitidas (e ainda no entregues) so consideradas como provises de
Contas a Pagar.
- As condies de pagamento e Grupo de Contas (ou categoria de Despesa) definidas nas Ordens
de Compras, sero usadas no Recebimento de Materiais e conseqentemente na gerao do
Contas a Pagar definitivo.
Industrial:
- Com base no Programa de Produo gera-se a Necessidade de Materiais, que ser usada como
base para Compras.
Materiais:
- O saldo de cada item usado para o planejamento de compras.
- A Nota Fiscal de Entrada do Fornecedor pode ser gerada a partir da Ordem de Compra.
Consideraes quanto implantao:
- Normalmente um mdulo que no apresenta dificuldades em sua implantao.
Industrial
Na Engenharia de Processos se define a Estrutura de cada produto Acabado (e Semi-Acabado) em
termos de Materiais e Mquina/Mo de Obra necessrias a sua produo.
A Estrutura do produto tambm chamada de Composio, Ficha Tcnica, Frmula ou Receita.
Com base na definio de cada produto na Engenharia de Processos emite-se as Ordens de Produo
destinadas ao Cho de Fbrica informando o que deve ser produzido, quando e como.
O Planejamento das Ordens de Produo pode ser feita com base na Carteira de Pedidos de Clientes,
Reposio de Estoque ou outros critrios.
A emisso da Ordem de Produo implica na Alocao (ou Retirada) dos materiais necessrios junto
ao Almoxarifado.
As informaes do que foi produzido, por qual operador e em que tempo so digitadas atravs do
Apontamento da Produo, atualizando as Ordens de Produo.
Principais integraes:
Custos:
- Os tempos e materiais previstos junto estrutura do Produto so usados no clculo do Custo Standard.
- Os tempos efetivamente praticados (informados pelo Apontamento da Produo) e os materiais
consumidos so usados para o clculo do Custo Real de cada Ordem de Produo.
Comercial:
- A Carteira de Pedidos de Clientes e o Histrico de Faturamento podem ser usados como base para o
Planejamento da Produo.
Materiais:
- Pode-se fazer o planejamento da produo de Semi-Acabados pelo saldo de cada item.
- A emisso da Ordem de Produo pode efetuar a Retirada dos Materiais necessrios e o Apontamento
da Produo registra a entrada nos Acabados e Semi-Acabados produzidos.
Compras:
- A Necessidade de Materiais gerada pelo Programa de Produo pode gerar as Ordens de Compras ou
Solicitaes de Compras.
Consideraes quanto implantao:
- um dos mdulos mais importantes do TOTUS e tambm um dos com maior grau de complexidade em
sua implantao.
- Normalmente h enorme dificuldade de se informar os tempos de Regulagem (ou Setup) e de Execuo de
cada etapa da produo. Visando contornar esta dificuldade o TOTUS permite que os tempos sejam
digitados zerados. Logicamente isto impede o planejamento da Carga de Mquina.
- Como os usurios que iro digitar o Apontamento da Produo so operacionais ocorrem muitos erros
nesta digitao. Para minimizar este problema recomenda-se que a digitao seja feita pelos Supervisores
e no pelos Operadores.
Comercial
A Aprovao de Pedidos de Clientes considera o Limite de Crdito, Inadimplncia, Preos Mnimos,
etc...
O preo de venda de cada produto pode ser buscado da Lista de Preos escolhida sendo que se pode
ter diversas Listas de Preos ativas em um mesmo momento.
Depois de aprovado, o Pedido poder gerar as Ordens de Produo (quando se produz para Pedido)
ou gerar a Nota Fiscal (quando j se possui Estoque do produto).
O faturamento (ou entrega) do Pedido poder ser parcial, ou seja, emite-se diversas Notas Fiscais para
atender um mesmo Pedido.
A emisso da Nota Fiscal atualiza o saldo do Pedido, baixa Estoque do Produto Acabado, gera
Duplicatas, acumula Comisses do Representante e gera informaes para o Livro Fiscal de Sada.
Alm das Notas de Faturamento (gerando Duplicatas) emitem-se notas de Devoluo, Remessa para
Industrializao, etc...
Principais integraes:
Industrial:
- A Carteira de Pedidos de Clientes e o Histrico de Faturamento podem ser usados como base para o
Planejamento da Produo.
Materiais:
- A emisso da Nota Fiscal atualiza o saldo dos produtos.
Financeiro:
- A emisso da Nota Fiscal gera Duplicatas, acumula Comisses dos Representantes e Impostos a
recolher.
Consideraes quanto implantao:
- Existem diversas parametrizaes visando gerenciamento comercial e de marketing tais como: Ramos de
Atividade dos Clientes, Regies de Venda, Tipos de Clientes, Limite de Crdito, Condies de Pagamento,
etc... que devem ser definidas na implantao.
Financeiro
Este mdulo contempla Contas a Pagar, Contas a Receber, Controle Bancrio, Fluxo de Caixa.
Principais integraes:
Comercial:
- A emisso da Nota Fiscal gera Duplicatas, acumula Comisses dos Representantes e Impostos a
recolher.
- Os Pedidos de Clientes (ainda no entregues) podem ser consideradas como provises no Contas a
Receber.
Recebimento de Materiais:
- A digitao da Nota Fiscal do Fornecedor gera Contas a Pagar
Compras:
- As Ordens de Compra (ainda no entregues) podem ser consideradas como provises no Contas a
Pagar.
Custos:
- As Contas a Pagar dos Grupos de Contas pertencentes a Custos Indiretos (que no podem ser
vinculados diretamente a uma Ordem de Produo, exemplos: Aluguis, Vigilncia, etc.) so rateados
visando a formao de custos.
Consideraes quanto implantao:
- Os Grupos de Contas (similar ao Plano de Contas Contbil) uma das mais importantes informaes
para o fechamento de Demonstrativo de Resultados.
3. SEQNCIA DE PREENCHIMENTO DE CADASTROS BSICOS
Objetivo deste texto:
Mostrar de forma bem resumida a seqncia que deve ser seguida para que os cadastros possam ser
preenchidos completamente.
Observao:
Este texto destina-se a implantao do TOTUS e no a sua operao. Para dvidas referentes
operao deve-se consultar os Manuais On-Line do TOTUS e demais documentaes que acompanham
o CD do produto.
- Cadastro de Usurios: Cadastro dos usurios do sistema, suas senhas criptografadas e seus respectivos
direitos de acesso. A base de dados dessa verso j possui os usurios Francisco com a senha F e Charles
com a senha C. Localizao no Menu: Sistema/Cadastro de Usurios.
- Cadastro de Empresas: Conter as informaes cadastrais da(s) empresa(s) que utilizaro o Totus,
como razo social, CNPJ, logotipo, etc.. Localizao no Menu: Sistema/Cadastro de Empresas.
- Linhas de Produtos: Neste mdulo sero cadastrados os nveis mais altos da hierarquia de produtos da
empresa. Exemplo:
Linha 1 Mveis Coloniais;
Grupo 1 - Mveis Para Dormitrio Colonial.
Produtos - Guarda-roupa Colonial 4 Portas
Cama Casal King Size Colonial
Criado Mudo Colonial
Grupo 2 Mveis Para Sala Colonial
Produtos - Estofado Colonial;
Estante em Mogno Colonial
Linha 2 Mveis p/ Escritrio .....
Localizao no Menu: Materiais/Configurao/ Linhas de Produto.
- Configuraes Bsicas: Define a gerao automtica dos cdigos de clientes, fornecedores e produtos;
alm de definir regras relacionadas ao Limite de Crdito, Lista de Preos e Saldos Negativos de Produtos.
Localizao no Menu: Sistema/Configuraes Bsicas
- Grupos de Produtos: Conforme demonstrado no exemplo acima. Uma linha poder conter diversos grupos,
e cada grupo poder conter diversos produtos.
Localizao no Menu: Materiais/Configurao/ Grupos de Produtos.
- Unidades de Medidas: Metro, Quilograma, etc. Localizao no Menu: Materiais/Configurao/ Unidades
- Locais de Armazenagem: Exemplo: Almoxarifado de Matria Prima, Expedio, Depsito, etc. Localizao
no Menu: Materiais/Configurao/ Locais de Armazenagem
- Classificao Fiscal: Utilizadas por cada produto comercializado pela empresa. Tambm conhecida omo
NCM ou NBM. Localizao no Menu: Comercial / Configurao / Classificao Fiscal.
- Cadastro de Produtos: Todos os tipos de produtos (Almoxarifado, Matria Prima, Acabados, Semi-
Acabados, etc...). Alm das informaes bsicas de cada Produto tambm pode-se cadastrar:
- Informaes referentes ao MRP (Limite de Reposio, Lead Time, Lotes, etc
- Critrios para Inspees
- Fatores para Converso entre Unidades de Medida; exemplo de Kilo para M2.
- Identificao junto a cada Fornecedor e/ou Cliente
- Informaes Fisco-Tributarias; exemplo: Reduo de ICMS, % IPI
- Foto/Imagem do Produto
- Ficha Tcnica: Texto, sem limite de tamanho, multi-linha visando um detalhamento da descrio do
produto.
Localizao no Menu: Materiais/Cadastro de Produtos.
- Centros de Custo: Produtivos e No-Produtivos. Exemplo: Manuteno, Pintura, Acabamento, etc..
Localizao no Menu: Materiais/Configurao/Centro de Custo
- Setores de Mquinas: Exemplo: Setor de Corte, contendo as Mquinas Guilhotina Manual e Mquina Corte
a Laser. Localizao no Menu: Industrial/Configurao/Setores de Mquinas
- Cadastro de Mquinas: Exemplo: Guilhotina, Torno, Prensa, Centrfuga, etc... Localizao no Menu:
Industrial/Configurao/Cadastro de Mquinas
- Cadastro de Operadores: Todos os operadores que sero referenciados no Apontamento da Produo.
Localizao no Menu: Industrial/Configurao/Cadastro de Operadores
Ateno:
Se voc conclui os cadastros acima voc pode iniciar a utilizao dos Mdulos Materiais e Industrial, para
maiores detalhes veja TOTUS_Modulo_Materiais.pdf e TOTUS_Modulo_Industrial.pdf
- Grupo de Contas: Similar ao Plano de Contas Contbil. O principal objetivo deste cadastro possibilitar
a apurao de resultados financeiros (receitas, despesas, custos, etc) da empresa de forma rpida e
organizada. Por exemplo: Notas fiscais de compra de Matria Prima tero como grupo de conta Compra
de Matria Prima. Localizao no Menu: Financeiro/Configurao/Grupo de Contas.
- Condies de Pagamento: Usadas tanto no Comercial (Pedidos, Faturamento) como nas Ordens de
Compra e Recebimento de Materiais. Localizao no Menu: Financeiro/Configurao/Condio de
Pagamento.
- Natureza de Operao (CFOP): Observar que a CFOP especificada junto Nota define o tipo quanto
entrada/sada, baixa estoque, gerao de contas a pagar/receber, atualizao do pedido, etc. Localizao
no Menu: Comercial/Natureza Operao.
- Lista de Preos: Pode-se cadastrar a quantidade de listas que a empresa considerar necessrio para serem
usadas ao mesmo tempo. Localizao no Menu: Comercial/Lista de Preos.
- Cadastro de Clientes: Pode especificar se o cliente tambm Representante, TeleVendas, Fabricante,
Fornecedor e Transportadora. Localizao no Menu: Comercial/Cadastro de Clientes.
- Cadastro de Representantes: So cadastrados todos os representantes e televendas que a empresa
trabalha. Localizao no Menu: Comercial/Cadastro de Representantes.
- Cadastro de Fornecedores: Alm dos Fornecedores, propriamente dito, as Transportadoras e
Fabricantes tambm so cadastrados neste mdulo. Localizao no Menu: Comercial/Cadastro de
Fornecedores.
- Sries das Notas Fiscais: Cada srie possuir uma numerao e layouts especficos. Localizao no Menu:
Comercial/Configurao Lay Out da Nota Fiscal.
Ateno:
Se voc conclui os cadastros acima voc pode iniciar a utilizao dos Mdulos Comercial e
Compras, para maiores detalhes veja TOTUS_Modulo_Comercial.pdf e TOTUS_Modulo_Compras.pdf.
- Bancos: Utilizados nas rotinas de Cobrana. Localizao no Menu: Financeiro/Configurao/Cadastro de
Bancos.
- Carteiras de Cobrana: Exemplo: Cobrana Simples, Factoring, etc.. Localizao no Menu:
Financeiro/Configurao/Cadastro de Carteiras.
- Contas Correntes: Alm das Contas Correntes propriamente ditas pode-se cadastrar tambm as contas
Caixa e similares. Localizao no Menu: Financeiro/Configurao/Contas Correntes/Cadastro de Contas.
- Histricos Padres: A serem usados nos Lanamentos Bancrios. Exemplos: CPMF, IOF, Liquidao de
Duplicatas, etc. Localizao no Menu: Financeiro/Configurao/Contas Correntes/Histricos Padres.
Se voc conclui os cadastros acima voc pode utilizar qualquer modulo do TOTUS. Para a utilizao do
Modulo Financeiro veja TOTUS_Modulo_Financeiro.pdf.
Copyr|grl @ 1998, 200Z ZEN lrlorrl|ca Llda.
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