CURSO: SISTEMAS DE GESTIN AMBIENTAL ISO 14001:2005 TEMA IV IMPLEMENTACIN Y CERTIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL 1.

Implementacin y documentacin de un sistema de gestin ambiental 1.1. Generalidades Son requisitos de la norma ISO 14001:2005 tanto la implementacin de manera eficaz del sistema de gestin ambiental, como su documentacin, as como que este sistema se mantenga actualizado. Implementar un sistema de gestin ambiental significa llevar a la prctica los requisitos establecidos por la Alta Direccin, y que a menudo se encuentran detallados en los documentos del sistema. Con este propsito, se debera acometer un proceso planificado y sistemtico durante el cual se lleven a cabo las actividades tendientes a asegurar que los requisitos del sistema sean implementados y mantenidos de una manera eficaz. 1.2. Premisas La documentacin y la implementacin son actividades que consumen tiempo y recursos, por consiguiente, debera organizarse el trabajo para aprovechar estos recursos al mximo. Llevar adelante estos procesos requiere de: a) un compromiso firme y evidente de la Alta Direccin, b) la toma de conciencia a todo nivel dentro de la Organizacin, acerca de la importancia de una buena gestin para el logro de sus objetivos (e incluso, de los objetivos personales de quienes la integran; c) la activa participacin del personal y, d) la preparacin de un plan de accin definido y estructurado. Cumplir con estas premisas permitir eliminar los obstculos y subsanar los problemas que surjan en el camino. 1.3. Actividades El proceso de implementacin y documentacin incluye las siguientes actividades: a) Planificar el trabajo mediante un plan que incluya objetivos, alcance, cronograma de actividades y los mecanismos de evaluacin y seguimiento; b) Conformar equipos de trabajo y establecer las responsabilidades de cada quien; c) Crear los mecanismos que faciliten la participacin del personal en las diferentes actividades planificadas; d) Formar al personal que se encargar de preparar los documentos y de llevar a la prctica sus disposiciones; y, e) Desarrollar mecanismos de evaluacin y seguimiento que aseguren la culminacin con xito del proceso. La norma ISO 14004:2005 INCLUYE Ejemplos, descripciones y opciones que ayudan tanto a la implementacin de un SGA como al fortalecimiento de su relacin con la gestin total de una organizacin. En esta norma se presenta informacin detallada o adicional para una implementacin eficaz del SGA.

Adems de las normas ISO 14004:2005 e ISO 14001:2005, existen numerosas normas de gestin ambiental en la familia de normas establecidas por el Comit Tcnico ISO/TC 207 (ver documento adjunto). 1.4. El plan o proyecto de implementacin Desarrollar un plan o proyecto segn las premisas sealadas anteriormente permite planificar de una manera coordinada todas las actividades necesarias. Dado que el programa o proyecto se establece con fines especficos segn la Organizacin, se debera definir lo que se quiere lograr con la implementacin del sistema de gestin ambiental (esto ya fue tratado en los temas anteriores). As se podr evaluar posteriormente la adecuacin del sistema a las estrategias diseadas por la Organizacin. Entre los propsitos del plan o proyecto de implementacin de un sistema de gestin ambiental pueden incluirse: a) Asegurar que se cumpla la Poltica Ambiental y se alcancen los objetivos y metas ambientales; b) asegurar que se lleven a cabo todas las disposiciones establecidas en los documentos del SGA c) asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, de las partes interesadas y de los dems requisitos que la organizacin suscriba; d) asegurar que se Aprovechen al mximo los recursos disponibles. e) instaurar la mejora continua en cada uno de los procesos claves de la Gestin ambiental; f) obtener la certificacin ISO 14001:2005 para el SGA. La familia de normas ISO 14000 exige la implementacin de un Sistema de Gestin ambiental suficientemente documentado para asegurar su eficacia en el logro de los objetivos y metas ambientales. Es responsabilidad de la Organizacin definir los documentos que se requieren para la implementacin eficaz del sistema En el contexto de la Gestin ambiental, la documentacin es una actividad destinada a elaborar, establecer, revisar y mantener los documentos que respaldan la implementacin eficaz del Sistema. La cantidad, variedad, naturaleza y presentacin de los documentos est determinada por las necesidades de los usuarios y reflejan la complejidad, naturaleza y recursos de la organizacin. Por consiguiente, cada organizacin determina la amplitud de la documentacin y los medios utilizados (papel, archivos digitales, dispositivos mviles, entre otros) para preparar sus documentos. 1.5. La implantacin de los cambios La implementacin de un sistema de gestin ambiental segn el modelo ISO 14000 representa, en muchas ocasiones, un cambio profundo en la manera de realizar el trabajo y, en algunos casos en la misma cultura de la Organizacin. Este cambio puede generar la llamada "Resistencia al cambio". Para vencer este obstculo, el plan o proyecto de implementacin debera incluir actividades dirigidas con este fin. Cules seran las actividades esenciales? Existen tres categoras bsicas: Informacin, formacin y motivacin. A travs de la informacin se busca concienciar al personal, es decir, lograr la toma de conciencia sobre el impacto de los cambios involucrados, a fin de conseguir su cooperacin en la implementacin de los mismos. Entre estas actividades est la divulgacin a travs de carteleras, charlas y talleres de sensibilizacin. La formacin es igualmente esencial para poner en

prctica los cambios. Entre estas actividades estn los cursos, talleres de implementacin, la prctica y la supervisin para dar instrucciones directas y claras. La motivacin busca producir un cambio de actitud hacia el compromiso y el apoyo a los cambios que han de implementarse. En esta categora se puede echar mano al liderazgo de la Direccin y de los trabajadores, y a las tcnicas usuales de motivacin. Por ltimo es esencial comunicar al personal los resultados obtenidos por los cambios, en trminos principalmente de la eficacia y eficiencia del sistema de gestin. Esto promueve la motivacin para seguir avanzando con la implementacin de nuevos cambios y mejoras destinados a lograr un trabajo ms organizado y productivo. 1.6. La importancia de la participacin del personal Cabe destacar la importancia de involucrar a la gente en el proceso de implementacin y documentacin del SGA. El corazn de cualquier organizacin es su personal ya que la mayora de los procesos de la organizacin son realizados por personas, y el desempeo de los mismos est afectado de una manera importante por el propio desempeo del personal que lo ejecuta. Por lo tanto, la implementacin y la documentacin de forma eficaz del SGA sera casi imposible sin la participacin de la gente. Es bueno recordar que los sistemas, aun teniendo todo bien organizado, es operado por personas, y stas pueden afectar negativamente los niveles de desempeo de dichos sistemas, aun estando bien implementados y documentados. Adems, se debe considerar que la participacin genera la aceptacin de los cambios, y esto facilita el proceso de implementacin. Les recomendamos leer el texto adjunto sobre la importancia de la participacin del personal para que los tomen en cuenta a la hora de implementar y documentar un SGA. 2. Seguimiento y evaluacin de la implementacin y documentacin del sistema de gestin ambiental 2.1. Seguimiento del plan de implementacin Durante el proceso de implementacin del SGA se debera realizar un seguimiento con el fin de verificar y ajustar las actividades planificadas e incluir otras que surjan durante la ejecucin del plan. Tambin, se debera evaluar constantemente el desempeo del sistema para establecer, en primer trmino, el cumplimiento de los compromisos de la poltica ambiental y el logro de los objetivos ambientales, y en segundo lugar, establecer la conformidad con los requisitos del Sistema de Gestin y los requisitos legales y los dems requisitos que la organizacin suscriba. Entre las acciones a tomar en esta fase estn: a) Obtener datos de los procesos; b) supervisar la aplicacin de los procedimientos y que se estn llevando los registros correspondientes; c) detectar y resolver los problemas que surjan durante la implementacin; d) realizar auditoras internas; e) tomar acciones preventivas y correctivas, para asegurarse de la buena marcha de la implementacin; f) verificar nuevamente los resultados obtenidos despus de tales acciones.

2.2. Evaluacin del desempeo del SGA Una vez que el sistema est implementado, el siguiente paso consiste en ver cmo ste est operando. La evaluacin del desempeo de un sistema de gestin puede variar en alcance y comprender una diversidad de actividades, tal como se seala en la norma ISO 14001:2005: a) b) c) d) El seguimiento y la medicin (vase 4.5.1 ISO 14001:2005); la evaluacin del cumplimiento (vase 4.5.2, ISO 14001:2005); la gestin de las auditoras internas (vase 4.5.5, ISO 14001:2005); el manejo de las no conformidades (vase 4.5.4, ISO 14001:2005).

El seguimiento y la medicin son vitales para garantizar que el sistema funcione segn lo planificado y como base para demostrar la mejora continua. El seguimiento debera ser tanto proactivo (para el logro de los planes y objetivos) como reactivo, por ejemplo, a partir de las respuestas a accidentes o incidentes importantes y los informes sobre los mismos. En la evaluacin del desempeo se mide, se realiza seguimiento y se analiza el desempeo del sistema mediante indicadores de Gestin. Los siguientes mecanismos se pueden utilizar para evaluar la implementacin eficaz del SGA: 2.3. Auditoras internas: Las auditoras internas son esenciales para asegurar si el sistema se est aplicando en todos los sentidos y, si no es as, conocer las razones. Una auditora interna es una evaluacin sistemtica y peridica, realizada con el fin de determinar la implementacin eficaz del SGA y la conformidad con los requisitos del sistema. Es un proceso eficaz para identificar problemas, riesgos y no conformidades, as como para realizar el seguimiento del progreso del cierre de las no conformidades identificadas previamente, y que debieron ser tratadas mediante acciones correctivas y preventivas. Tambin puede centrarse en la identificacin de buenas prcticas cuya aplicacin puede considerarse en otras reas de la organizacin. Los resultados de las auditoras internas normalmente se presentan en informes que contienen informacin sobre el cumplimiento de los sistemas de gestin, y no conformidades. Estos informes proporcionan una fuente fiable de informacin que es til para: a) b) c) d) tratar los problemas y las no conformidades, realizar estudios comparativos con las mejores prcticas (benchmarking), promover las buenas prcticas dentro de la organizacin, y aumentar la comprensin de las interacciones entre procesos.

Tambin se utilizan para identificar oportunidades de mejora. 2.4. La revisin del SGA La revisin del Sistema de Gestin ambiental es una actividad llevada a cabo de manera regular y sistemtica para evaluar la conveniencia, adecuacin y eficacia del sistema de gestin ambiental, con respecto a la poltica

ambiental, y a los objetivos ambientales de la organizacin. Es un requisito de ISO 14001:2005 que esta revisin sea realizada por la Direccin, aunque tambin se pueda realizar a otros niveles mediante por ejemplo, Comits o equipos de trabajo. Esta revisin puede comprender el ajuste de la poltica y los objetivos ambientales como consecuencia de los cambios en las necesidades de la organizacin y de las partes interesadas. Tambin la revisin puede considerar la necesidad de emprender acciones para la mejora, y para esto, se analiza el desempeo ambiental de la organizacin y los resultados de las auditoras internas

3.

La certificacin del sistema de gestin ambiental por la norma ISO 14001:2005 En la familia de normas ISO 14000, SOLAMENTE la Norma ISO 14001:2005 contiene requisitos que pueden ser auditados objetivamente con propsitos de certificacin o de autodeclaracin. Es posible que una organizacin adapte su sistema o sistemas de gestin existentes para establecer un sistema de gestin ambiental que sea conforme con los requisitos de ISO 14001:2005. Sin embargo, se seala que la aplicacin de los distintos elementos del sistema de gestin podra variar dependiendo del propsito y de las diferentes partes interesadas involucradas. De acuerdo con lo anterior, la implementacin de un SGA conforme a la norma ISO 14001:2005 es una decisin estratgica de la organizacin y por tanto, su cumplimiento es voluntario. La norma ISO 14001:2005, segn se seala en su apartado 1, se aplica a cualquier organizacin que desee: a) demostrar la conformidad con esta Norma Internacional por: b) la realizacin de una autoevaluacin y autodeclaracin, o c) la bsqueda de confirmacin de dicha conformidad por las partes interesadas en la organizacin, tales como clientes; o d) la bsqueda de confirmacin de su autodeclaracin por una parte externa a la organizacin; o e) la bsqueda de la certificacin/registro de su sistema de gestin ambiental por una parte externa a la organizacin. Por lo tanto, esta norma internacional se puede utilizar para la certificacin o la autodeclaracin de un sistema de gestin ambiental. Demostrar mediante la certificacin o la autodeclaracin que ha implementado con xito los requisitos de esta Norma Internacional, puede servir para que una organizacin garantice a las partes interesadas que cuenta con un sistema de gestin ambiental apropiado. La certificacin es la accin que ejecuta un organismo reconocido e independiente por solicitud de alguna de las partes interesadas, mediante la cual se determina la conformidad de un producto, proceso o sistema, con respecto a una norma o a un conjunto de requisitos especificados. Esta accin se lleva a cabo mediante una evaluacin que incluye a menudo una auditora del objeto de la certificacin.

4.

Integracin del sistema de gestin ambiental con otros sistemas de gestin Muchas organizaciones dentro de su estrategia de negocios han adoptado o estn adoptando diversas normas de sistemas de gestin, tales como ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, ISO 22000, ISO/IEC 20000 y OHSAS 18001. A

menudo, estas normas se aplican de forma independiente sin embargo, estas mismas organizaciones han comenzado a cuestionar este enfoque, sobre todo cuando se percibe que todos los sistemas de gestin tienen ciertos elementos comunes que se pueden atender de forma integrada. De ah el creciente inters en un enfoque integrado de los sistemas de gestin y el control del riesgo organizacional. La norma ISO 14001:2005 no incluye requisitos especficos para otros sistemas de gestin, tales como los relativos a la gestin de la Calidad, la gestin de seguridad y salud ocupacional, la gestin financiera o la gestin de riesgos, aunque sus elementos pueden alinearse o integrarse con los de otros sistemas de gestin. Para apoyar a las organizaciones en el proceso de integrar diversos sistemas de gestin, se ha elaborado el documento PAS 99: Especificacin de Requisitos Comunes del Sistema de Gestin Como Marco para la Integracin - Specification of commonmanagementsystemrequirements as a frameworkforintegration (Especificacin britnica a disposicin del pblico BSI PAS 99:2006). Esta especificacin define requisitos comunes del sistema de gestin y estn destinados al uso como marco para la aplicacin de forma integrada de tales requisitos para dos o ms sistemas de gestin. 5. Conclusin La certificacin de los sistemas de gestin ambiental segn la norma ISO 14001:2005 es el punto culminante de la aplicacin de la familia de normas ISO 14000. Actualmente las organizaciones que estn en posicin de cumplir con el compromiso que implica la Certificacin poseen ventajas competitivas indiscutibles adems de acceder a los beneficios econmicos mencionados en temas anteriores. Las Normas consolidan aos de conocimientos y experiencia en el campo de la gestin ambiental dentro de las organizaciones, y de all la importancia que tienen en el mundo de hoy, que va ms all de una moda o un capricho de las partes interesadas y los organismos gubernamentales. ACTUALIZADO: agosto 2013