Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem:
Suatu cara tertentu dan bersifat repetitif (berulang) untuk melaksanakan suatu atau
sekelompok aktivitas.

Pengendalian Manajemen:
Suatu proses dimana manajer diseluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang
yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang telah ditentukan.

Sistem pengendalian manajemen”

Serangkaian cara-cara yang merupakan keseluruhan proses yang bersifat repetitif yang
dilakukan oleh manajer diseluruh tingkatan organisasi untuk memastikan orang orang
yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang telah ditentukan.
Atau,
Sistem yang digunakan manajemen untuk mengendalikan aktivitas suatu organisasi .

Elemen-eleman Sistem Pengendalian:

1. Pelacak (Detector) atau Sensor:
Suatu perangkat/alat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam
proses yang sedang dikendalikan.
2. Penilai (Assessor):
Suatu perangkat yang menentukan signifikansi atau kesesuaian dari peristiwa
aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standard atau
ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. Effector – umpan balik
Suatu perangkat yang mengubah prilaku jika Assessor mengindikasikan
kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.
4. Jaringan Komunikasi
Suatu perangkat yang meneruskan informasi antara:
detector dengan assessor dan antara:
assessor dengan effector.
Proses Pengendalian Manajemen:
1. Perencanaan strategis
proses pengambilan keputusan atas program utama yang akan dilakukan oleh
organisasi untuk menerapkan strateginya dan perkiraan jumlah sumber daya
yang akan disediakan.
2. Persiapan anggaran
menyusun kembali baik pendapatan dan biaya kedalam tabulasi terkini ke pusat
pertanggung jawaban sehingga menunjukkan beban yang oleh masing-masing
manajer diperkirakan akan terjadi.
3. Pelaksanaan
masing-masing manajer melaksanakan suatu atau sebagian atau seluruh
program yang menjadi tanggung jawab mereka dan juga melaporkan apa yang
telah terjadi sebagai tanggung jawabnya.
4. Evaluasi Kinerja
mengadakan perbandingan antara beban aktual dan yang seharusnya terjadi
dalam keadaan tersebut.
Controller:
Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem
pengendalian manajemen. Biasa dijabat oleh CFO.

Fungsi Controller:
1. Perencanaan (Planning)
2. Pengendalian (Controlling)
3. Pelaporan (Reporting)
4. Akuntansi (Accounting)
5. Tanggung Jawab utama lainnya

Fungsi Perencanaan (Planning):

 Memastikan bahwa rencana didukung oleh semua jenjang manajemen.
 Sebagai koordinator dalam berbagai tingkatan
 Menerjemahakan sesuatu ke dalam satuan-satuan moneter dan menggabungkan
semua recana ke dalam satuan keuangan, yang dinyatakan sebagai perhitungan
rugi/laba dan laporan taksiran kondisi perusahaan (neraca), disertai dengan
daftar-daftar pendukung.

Adapun dalam fungsi perencanaan, hal-hal yang harus ditetapkan:

• Rencana atau ramalan penjualan yang realistis utk mendukung tujuan
perusahaan.
• Rencana atau skedul produksi yang berada dalam kemampuan fasilitas yang
dimiliki utk mendukung program penjualan.
• Tingkat dan hubungan biaya dan ongkos adalah wajar.

Adapun hal-hal yang telah direncanakan, akan dinilai dalam hubungannya dengan hal-
hal berikut:
1. Ditilik dari segi pengalaman yang lalu, apakah rencana itu realistis?
 2. Apakah rencana itu mencerminkan kondisi ekonomi yang diharapkan akan
berlaku dalam masa rencana?
3. Dalam hubungannya dengan kebijakan manajemen, apakah lini produk yang
direncanakan akan dihentikan benar-benar telah dihentikan atas dasar
pertimbangan praktis, misalnya bagaimana menjual sisa persediaan, dan
sebagainya?
4. Apakah rencana memenuhi persyaratan hasil atas investasi (return on
investment) yang dikehendaki dan memenuhi ujian-ujian luas lain yang dapat
diterapkan?

Fungsi Pengendalian:
Pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan sehingga tujuan dan rencana
perusahaan dapat dicapai. Hasil yang didapat bukan hanya berupa laporan atas
prestasi kerja, melainkan mencakup pertimbangan2 berikut:
1. Bantuan dalam menetapkan norma-norma untuk pengendalian
2. Evaluasi terhadap norma standard, termasuk analisa yang berhubungan dengan
itu.
3. Pelaporan tentang prestasi pelaksanaan jangka pendek yang sesungguhnya
dibandingkan dengan prestasi kerja yang telah distandardkan.
4. Pengembangan trends dan hubungan-hubungan untuk membantu para
pemimpin operasional.
5. Memastikan bahwa melalui tinjauan yang berkesinambungan, sistem dan
prosedur dapat menyediakan data yang diperlukan dan yang paling berguna,
atas basis yang paling praktis dan ekonomis.

Fungsi Pelaporan:
Menyajikan tabulasi yang bersifat rutin namun juga disertai inteprestasi yang
diperlukan membuka kesempatan hidup bagi angka-angka dan membuatnya menjadi
berarti.
Controller akan diminta untuk menyediakan data yang bersifat keuangan dan statistik
kepada golongan-golongan dibawah ini:
1. Para pemegang saham perusahaan
2. Para kreditur yaitu: bank, rekanan/supplier dll.
3. Para pegawai dan masyarakat umum
4. Para pelanggan
5. Instansi dan lembaga pemerintah:

Fungsi Akuntansi:
✔ Menerapkan secara praktis prinsip-prinsip dan praktek-praktek akuntansi yang
sehat dalam perusahaannya,
✔ Mengikuti perkembangan tehnologi, sehingga dapat menyediakan kepada
pimpinan informasi yang diperlukan atas dasar yang paling ekonomis dan praktis
dapat dilaksanakan.
✔ Mengembangkan dan memelihara catatan-catatan serta prosedur-prosedur,
termasuk pengendalian intern yang memadai, sehingga laporan mencerminkan
secara wajar kondisi keuangan dan hasil usaha dari perusahaan.
Fungsi dan tanggung jawab utama lainnya:
Misalnya:
Fungsi perpajakan; berhadapan dgn inspeksi pajak;
Memelihara hubungan harmonis dengan auditor intern dan ekstern
Mengembangkan dan menata program asuransi
Membentuk program mengenai hubungan dengan para investor dan masyarakat
umum, dll.

Kewenangan Controller:
1. Sesuai dengan ketentuan dalam anggaran rumah tangga
2. Menurut resolusi dari komisi eksekutif
3. Menurut perintah umum dari presiden direktur

Tugas khusus yang berikan antara lain:

1. Mengembangkan dan menerbitkan kebijaksanaan dan prosedur akuntansi,
anggaran, pajak, perencanaan dan ramalan penjualan serta pelaporan keuangan
dan pengukuran pelaksanaan.
2. Menyediakan pedoman kebijaksanaan dan representasi untuk semua hubungan
denga pemerintah dan organisasi-organisasi industri dalam tanggung jawabnya.
3. Mengendalikan, mengkoordinasikan dan mengintegrasikan rencana keuangan
perusahaan tahunan yang berhubungan dengan tujuan perusahaan secara
menyeluruh, termasuk proyeksi penjualan, biaya, pendapatan bersih, posisi kas,
fasilitas dan kebutuhan modal dll.

Rasio, Trend dan Hubungan Finansial serta Operasi

Patokan perbandingan dapat meliputi salah satu atau semua dari patokan tersebut
dibawah ini:
1. Rasio dari jenis industri yang bersangkutan
2. Rasio dari perusahaan-perusahaan pesaing yang lebih maju
3. Pengalaman perusahaan itu sendiri dimasa yang lalu
4. Hubungan-hubungan umum yang dikembangkan oleh controller atau orang-
orang lain, yang didasarkan pada observasi dan pengalaman.

Adapun ratio yang paling banyak digunakan:

1. Ratio Keuangan (Financial Ratio)
2. Ratio Operasi Keuangan (Financial-operating Ratio)
3. Ratio Operasi (Operating Ratio)

Rasio Keuangan (Financial Ratio)

1. Rasio Lancar
membandingkan jumlah harta lancar (Total Current Assets) dari sebuah
perusahaan dengan jumlah hutang lancar (Total Current Liabilities).
2. Rasio Cepat (Quick Ratio)
 menyatakan hubungan antara Kas/Bank, plus piutang dan investasi sementara
(temporary investment) dengan hutang lancar (Current Liabilities)
3. Rasio hutang jangka panjang terhadap ekuitas para pemegang saham yang
berwujud.
4. Rasio hutang seluruhnya terhadap ekuitas para pemegang saham yang berwujud
5. Rasio harta tetap terhadap ekuitas para pemegang saham yang berwujud

Rasio Keuangan dan Operasi

1. Rasio Penjualan Bersih terhadap piutang
membagi penjualan bersih (penjualan kredit bersih) dengan piutang pada akhir
periode.
rasio ini juga untuk mengetahui “perputaran piutang” atau “turn-over of
receivables”.
2. Perputaran Persediaan (Turn-over of Inventories)
membagi Harga Pokok Penjualan dengan persediaan rata-rata barang jadi.
3. Perputaran harta lancar (Turn-over of Current Assets)
untuk mengetahui efisiensi dan profitabilitas dalam penggunaan harta lancar
dapat diukur melalui tiga hubungan, yaitu:
1. membagi jumlah harga pokok penjualan (COGS) dan biaya
usaha/operating expenses (dikurangi biaya depresiasi dan
amortisasi) dengan jumlah harta lancar rata-rata yang ada
pada awal dan akhir periode akuntansi.
2. utk profitabilitas dan perputaran, membagi pendapatan bersih (net
Income) oleh jumlah harta lancar rata-rata.
Contoh: Perhitungan Perputaran Harta Lancar:
4. Rasio penjualan bersih terhadap modal kerja
utk mengetahui efisiensi dalam penggunaan modal kerja.
perputaran yang rendah; jml persediaan dan piutang yg besar
perputaran yang tinggi; perputaran yang memuaskan atau adanya kenaikan
yang besar dalam hutang lancar yang jatuh tempo lebih lama daripada konversi
menjadi kas.
5. Rasio penjualan bersih terhadap harta tetap
utk mengetahui ada tidaknya tendensi menuju ekspansi atau tingkat
penggunaan harta tetap yang berlebihan.
6. Ratio penjualan bersih terhadap harta seluruhnya
makin besar volume penjualan maka makin efisien pula dalam penggunaan
harta.
7. Ratio biaya perbaikan dan pemeliharaan terhadap harta tetap
untuk menilai kebijaksanaan perusahaan dalam kondisi yang sedang terjadi.
8. Ratio biaya penyusutan terhadap harta tetap
utk menilai kebijaksanaan penyusutan dalam perusahaan
9. Rasio laba bersih terhadap modal sendiri
utk mengetahui kemajuan perusahaan.

Rasio Operasi
1. Rasio penjualan retur dan pengurangan harga terhadap penjualan bruto
 kenaikan rasio menandakan tidak hanya hilangnya penjualan, tetapi juga biaya
pengangkutan yang lebih tinggi.
2. Ratio laba kotor terhadap penjualan bersih
laba kotor yang rendah dapat terjadi karena kompetisi harga yang kuat,
kelemahan dalam kebijaksanaan harga, atau volume yang tidak cukup untuk
menutupi biaya produksi.
3. Rasio biaya usaha terhadap penjualan bersih
penting bagi controller utk membandingkan prosentase trend da data absolut
dan juga prosentase biaya terhadap penjualan bersih.
4. Rasio laba bersih terhadap penjualan bersih
bertujuan untuk pengendalian secara menyeluruh