7 HBITOS PARA COMBATIR LA INFOXICACIN DEL COMMUNITY MANAGER

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Jonathan Secanella
Experto en Desarrollo Personal y Profesional y autor de dos obras sobre losofa e historia, es coach y formador en las reas de habilidades directivas, productividad personal y gestin del tiempo. Dedica buena parte de su desempeo profesional a formar a directivos en el rea de coaching ejecutivo y empresarial, as como en gestin emocional. Especializado en Inteligencia Emocional, colabora con distintas universidades y entidades pblicas y privadas desde Emos Formacin, empresa que dirige.

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Uno de los grandes problemas con los que te encontrars si trabajas con gran cantidad de informacin diariamente es que puede llegar un momento en que te sientas infoxicado (intoxicado de informacin). Por eso es crucial que sepas cmo gestionar toda esa informacin y conseguir que no te sature ni te desborde.

Conoces las consecuencias de la saturacin de informacin? Ests haciendo algn tipo de dieta de informacin? Tienes un plan especfico con el que trabajar tu gestin mental para ser ms productivo?

En este eBook te voy a hablar, por un lado, de los problemas que conlleva una gestin inadecuada de la informacin que dejas que ocupe tu tiempo y tu mente, y por el otro te dar 7 consejos para que puedas mantener una dieta de informacin saludable.
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NDICE
7 PROBLEMAS DE SENTIRSE INFOXICADO
# 1. Saturacin mental y estrs # 2. Ansiedad # 3. Falta de concentracin # 4. Prdida de la memoria reciente # 5. Sesgo cognitivo # 6. Falta de productividad # 7. Falta de control personal

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7 SOLUCIONES PARA COMBATIR LA INFOXICACIN

# 1. Objetivos claros # 2. Agenda del Community Manager # 3. Cambio de hbitos relacionados con los enlaces # 4. Tener siempre preparado un Inbox y un programa de gestin de contenidos # 5. Tener una base de datos de fuentes ables y de calidad # 6. Consejos y herramientas para mejorar las capacidades cognitivas # 7. Practica tcnicas de meditacin y relajacin

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7 PROBLEMAS DE SENTIRSE INFOXICADO

Estars de acuerdo en la importancia que tiene el cuidado fsico, para lo que es imprescindible una adecuada gestin de la alimentacin mediante una dieta sana. Sin embargo, no es tan comn pensar en trminos de gestin de la mente, y mucho menos en dieta de informacin. El Community Manager, por las caractersticas de su trabajo, en el que est continuamente recibiendo inputs desde la red, tiene especial necesidad de tener un plan y unos hbitos adecuados para la gestin de la informacin. Cuando no tienes un plan bien denido sobre cmo quieres gestionar la informacin que te llega puedes encontrarte fcilmente con varios de estos problemas, los cuales estn muy relacionados unos con otros.

# 1. Saturacin mental y estrs

Recibir una cantidad desmesurada y variada de inputs produce fatiga mental. Nuestro nivel de procesamiento consciente necesita tanto descansos peridicos como trabajar enfocado en una sola tarea. Si admitimos para procesar -aunque slo sea momentneamente- cualquier informacin que aparezca, el nivel de saturacin mental puede llegar a lmites insanos. Muy ligado a la saturacin mental est el estrs. El estrs es una activacin fsica y mental que tu cerebro pone en marcha a travs de la segregacin de ciertas sustancias como adrenalina o glucocorticoides para poder rendir ms. Ante la saturacin de informacin, tu cerebro pone en marcha este mecanismo, y si no encuentra un descenso del nivel de demanda no lo desactivar. Esta activacin lleva al agotamiento, tanto fsico como mental. En este enlace te adelant algunos consejos para la gestin del estrs en el Community Manager.
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# 2. Ansiedad
El propio estrs ya favorece la activacin de respuestas de ansiedad, por lo que nos hace ms vulnerables a ella. Teniendo en cuenta este hndicap de base, en el Community Manager algunos de los elementos que favorecen la ansiedad son: La sensacin de que quiz no se est consultando la informacin necesaria Se est invirtiendo mucho tiempo en documentarse Las horas no estn siendo productivas. Etc. Por tanto, el no tener un plan inteligente de gestin de la informacin favorece claramente estos patrones mentales.

# 3. Falta de concentracin
El absorber indiscriminadamente todo tipo de informacin que recibes te puede llevar a tener serios problemas con tu capacidad de atencin. La atencin es el primer paso antes de llegar a la concentracin, y es en el estado de concentracin donde ponemos en marcha nuestro nivel ms elevado de recursos mentales. El cambiar continuamente el foco de atencin te impedir llegar al grado de concentracin adecuado.

# 4. Prdida de la memoria reciente

La memoria reciente o memoria de trabajo es aquella que est accesible durante un breve perodo de tiempo (segundos o minutos) y que depender del nivel de atencin que le otorgues a la tarea o a la informacin en la que ests enfocado. Cuando diversicas (multitarea o multiinformacin) esa memoria se vaca para llenarse con los siguientes inputs. Al nal, al no centrarse en una cantidad menor y ms seleccionada de informacin, sta no se procesa adecuadamente, en el sentido de que no se utiliza con la calidad que seguramente te gustara para determinados objetivos.

# 5. Sesgo cognitivo
ste es un problema muy sutil y poco reconocido en la actualidad. Como somos conscientes de que tenemos fcil acceso a cualquier tipo de informacin, caemos en el autoengao de creernos que somos mucho ms libres para crearnos opiniones y tomar decisiones mucho ms contrastadas. Nada ms lejos de la realidad. Uno de los patrones que ms destaca en el entorno 2.0 es el de la homolia, es decir, el hecho de que la mayora de personas se acercan a la red para relacionarse con personas que piensan como ellas, y adems buscan informacin en aquellas fuentes que, de antemano, conrman sus creencias u opiniones. Vale la pena que nos paremos a reexionar sobre el hecho de que uno de los elementos histricos de manipulacin que han usado tanto las sectas como los totalitarismos ha sido el de machacar continua y masivamente con el mismo tipo de informacin con el n de que no haya espacio para la reexin crtica y el procesamiento racional. De ah que la reexin debera girar en torno a si no estaremos viviendo una poca de automanipulacin pues, pudiendo ser ms libres a causa de nuestra posibilidad de acceso a cualquier informacin, nos estamos dedicando a engullir continuas dosis de informacin similar, bien por la necesidad de evitar cualquier tipo de distorsin en nuestro sistema de creencias, bien por la necesidad de llegar lo antes posible a una conclusin en un tema por no estar cmodos en la situacin de incertidumbre cognitiva.

# 6. Falta de productividad
Todo los problemas mencionados hasta ahora (problemas con la concentracin, el estrs, la fatiga mental, el sesgo cognitivo, etc.) conllevan el resultado de una clara falta de productividad (inversin de mucho tiempo para las tareas, realizacin de stas con un nivel ms bajo de calidad del que podramos aportar, errores que habran sido remediables, etc.). Muchas veces se vende la idea de que la productividad tiene que ver bsicamente con utilizar algn sistema de agenda, pero en realidad es mucho ms: tiene que ver con un plan de trabajo bien denido en base a prioridades y con una serie de hbitos relacionados con la comunicacin, el autocontrol y la higiene mental.

Aqu tienes algunos enlaces interesantes relacionados con la productividad: 10 claves para optimizar tu agenda diaria Cmo organizar tu agenda de Community Manager. En este post encontrars una plantilla con una agenda para organizarte en Bloques Temticos Flexibles. Cmo aprovechar mejor tu tiempo y vivir ms relajado

# 7. Falta de control personal

A veces, la incapacidad de seguir una dieta de informacin no es una cuestin de falta de inters sino de falta de autocontrol. De un modo que se retroalimenta, cada vez que no ejerzas esta autodisciplina se reforzar tu falta de capacidad de tener el control sobre tu conducta. Tener autocontrol est relacionado con tener objetivos y perseguirlos productivamente, no dejndose llevar por impulsos que te desven de su bsqueda activa.

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7 SOLUCIONES PARA COMBATIR LA INFOXICACIN

A continuacin voy a pasar a darte 7 consejos bsicos que te ayudarn a mejorar en la gestin de la informacin que recibes y que, al n y al cabo, es una ayuda para avanzar en tu gestin mental. Algunos de estos consejos podramos decir que son grupos de consejos englobados dentro de una temtica por lo que, en realidad, la cantidad de consejos, tcnicas y herramientas que podrs poner en prctica ser mayor.

# 1. Objetivos claros
El elemento fundamental para hacer frente a la saturacin de informacin es interno: el autocontrol. Sin embargo, muchos problemas relacionados con la falta de autocontrol proceden de que sabemos qu es lo que no queremos, pero no qu es lo que s queremos. Las prohibiciones (o autoprohibiciones) tienen muy poca fuerza motivacional porque la motivacin acta en positivo, en base a qu quiero hacer, qu quiero conseguir, etc. (de hecho, algunos de los consejos que te dar tienen que ver con las autoprohibiciones (no pinchar enlaces en determinados momentos, por ejemplo), pero nunca tendrn tanta fuerza como este consejo. Por tanto, es fundamental que tengas claro lo siguiente: Qu objetivos tienes en cuanto a bsqueda de informacin? Qu temas te interesan? Cules son prioritarios? En qu otros no debes emplear demasiado tiempo? Y a partir de aqu establecer una lista de temticas agrupadas en 2 o 3 niveles.
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Te voy a poner mi caso como ejemplo. Yo, teniendo en cuenta mi rea de especializacin, la necesidad de mantenerme al da (en este caso como te ocurrir tambin a ti) y el tener actualizadas las redes sociales de mi empresa, puedo establecer 3 reas de inters en 3 niveles: Temticas de primer nivel Inteligencia emocional Coaching Psicologa Productividad Temticas de segundo nivel Habilidades directivas Social Media Organizaciones 2.0 Temticas de tercer nivel (intereses personales) Actualidad Poltica Religin Vida saludable

Nivel 1 Nivel 2

Nivel 3

Cules son tus reas de inters?

1. _____________________ 2. _____________________ 3. _____________________

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# 2. Agenda del Community Manager

Unido a tener denidos unos objetivos est el de tener una agenda de trabajo. En ella debes denir el tiempo que vas a utilizar para dedicar a cada una de las tareas de tu trabajo: Redactar post Actualizar redes Buscar informacin Monitorizacin Reuniones de equipo Comercial Etc. Te remito a los enlaces que te he dejado ms arriba para que puedas trabajar bien tu agenda. Lo importante de la agenda en la relacin con la bsqueda de informacin es que tengas denidos tambin qu momentos en tu horario diario o semanal los dedicas exclusivamente a buscar informacin. Esto te ayudar a concentrarte mejor en esos momentos, a gestionar mejor tu tiempo de bsqueda, invirtiendo ms en las temticas ms importantes y a no dejar la bsqueda de informacin para cuando te apetezca o cuando aparezca por delante algo interesante. Aun as, si no utilizas agenda y de momento no ests por la labor, como mnimo te aconsejo que s jes cules son los tiempos que dedicars a la bsqueda de informacin y evita hacerlo en el resto del da.

# 3. Cambio de hbitos relacionados con los enlaces

Uno de los elementos ms seductores y a la vez ms perjudiciales para la gestin de la informacin es la tentacin de los enlaces. Normalmente nos cuesta resistirnos a pinchar un enlace que intuimos relacionado con algo que nos interesa en este momento (si bien cuando no tenemos prioridades claras denidas parece que nos interesa casi todo). Esto est relacionado con que tendemos a pensar que detrs hay una informacin que no deberamos perdernos.
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Otro de los elementos que tambin pueden actuar, ms a nivel inconsciente, est relacionado con el alivio momentneo de tensin que nos produce el desconectar de la tarea que estamos haciendo, o incluso al revs: nos est costando concentrarnos y cualquier cosa nos dispersa. Frente a esto te ir bien cambiar ciertos hbitos como: No pinchar enlaces cuando ests investigando sobre un tema a no ser que: El enlace lleve a una fuente de donde se ha documentado el autor del artculo (y te interese expresamente conocer la fuente). Que necesites ms informacin e intuyas que el enlace la ofrece. Que el enlace haga referencia a un argumento diferente y necesites contrastarlo. Cerrar la ventana que has abierto con el enlace nada ms intuyas que el artculo no tiene nada interesante que aportar. Denir el nivel de informacin que necesitas sobre una temtica (muchas veces tendemos a buscar y buscar informacin sobre una temtica cuando en realidad no necesitamos tanta).

# 4. Tener siempre preparado un Inbox y un programa de gestin de contenidos

Si bien es cierto que no tienes que buscar informacin si no ests en tu tiempo programado para ello, tampoco debes tomarlo como una ley inquebrantable. Muchas veces aparecern delante de tus narices contenidos que vale la pena procesar porque estn relacionados con tus temticas de inters. Esto no debes desperdiciarlo, pero debes tener una estrategia para que no te dispersen mentalmente, no te hagan perder concentracin y mucho menos tiempo cuando ests con otra tarea ms importante. Para ello un Community Manager que quiera ser productivo debe tener siempre preparado un Inbox, una carpeta de entrada en la que anote tanto cualquier pensamiento o idea que le venga a la mente y considere interesante (desde una idea brillante hasta una tarea pendiente pasando incluso por cualquier preocupacin que le ronde por la cabeza), as como cualquier input de informacin que aparezca por delante y crea que vale la pena procesar. Para este Inbox puedes utilizar tanto un papel como una aplicacin o programa informtico como Evernote o OneNote. Cmo
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utilizarlo? Pues tan sencillo como que si mientras ests actualizando Facebook y respondiendo a comentarios, por ejemplo, ves un enlace interesante, lo copias y pegas en Evernote, luego minimizas el programa y sigues con tu tarea. Ms adelante, en tu tiempo de bsqueda de informacin ya consultars los enlaces de tu Inbox. El segundo elemento que te ser muy til tener preparado es un programa de gestin de contenidos, como podra ser Feedly. Y, por ejemplo, cuando te encuentres con un blog interesante, si de un vistazo ya consideras que es importante para tu base de fuentes, lo introduces en ese momento en el programa en la carpeta temtica que corresponda. Si consideras que deberas examinar el blog durante unos minutos para decidir si es de calidad o no, mejor djalo en una carpeta de Inbox dentro de Feedly o anota el enlace en tu propio Inbox de trabajo. Aun as, ten cuidado, pues si continuamente estn apareciendo enlaces interesantes que te cortan tu ujo de trabajo es posible que ests bajando demasiado tu nivel de exigencia en lo relativo a ellos. Vamos, que a nadie, sin buscarlo expresamente, le aparecen todos los das por la cara diez enlaces que le aporten informacin verdaderamente importante. Piensa en ello.

# 5. Tener una base de datos de fuentes ables y de calidad

Debes tener e ir revisando y mejorando continuamente una base de fuentes de informacin a la que acudir tanto para documentarte como para buscar informacin que puedas publicar. Cuando no dispongas de ella o la calidad no sea buena, la tentacin de bucear por la web ser mayor o bien te conformars con lo que tengas en tus fuentes, disminuyendo as la calidad de los contenidos publicados. La calidad de las fuentes la debes medir en base a criterios de contenido y forma. El contenido tiene que ver con los parmetros de la veracidad de la informacin y de la cantidad. En cuanto a la forma debers tener en cuenta ms factores como la estructura de los post (que sea ms o menos lgica y organizada), la claridad expositiva y de maquetacin de los mismos, la condensacin de la informacin (que te ofrezca mucha o poca informacin en un determinado espacio), la cantidad de fuentes en que se apoya o los datos objetivos en los que se basa, entre otros.
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Obviamente no se trata de hacer un anlisis pormenorizado de todos estos factores en cada blog, web o red social que ests examinando como posible fuente de informacin, pero es importante que tengas presentes ms o menos la mayora de ellos. Al principio, el esfuerzo cognitivo y de tiempo para hacer este anlisis es mayor, pero conforme vayas adquiriendo destreza los procesos inconscientes que guan la intuicin se llegan a activar de tal modo que con un vistazo de dos o tres minutos podrs tener un criterio sucientemente able sobre la calidad de una fuente. Una recomendacin es la de hacer revisiones peridicas de tu base de datos, e implementar una losofa de mejora continua. Si ests utilizando un programa de sindicacin como Feedly, que he mencionado anteriormente, necesitars hacer revisiones peridicas de cada carpeta temtica para ltrar aquellas fuentes que hayas comprobado en los ltimos meses que no te ofrecan contenidos por encima de la media de calidad de la carpeta. Para ello te ayudar el responder a preguntas como: Cuntas veces he utilizado la informacin de esta fuente en los ltimos meses? Me ha ofrecido contenido de calidad? Podra haber prescindido fcilmente de ella? Debo mantenerla mientras me ocupa espacio visual y concentracin en esta carpeta? La debera eliminar o guardar en una carpeta aparte para consultas muy puntuales? Dedicar unas horas a esta revisin y ltrado cada seis meses ms o menos puede ser una opcin realista y muy til.

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# 6. Consejos y herramientas para mejorar las capacidades cognitivas

Al igual que no tener un plan de gestin de la informacin entrante produce problemas en las capacidades cognitivas, el trabajar stas te ayudar a ser ms disciplinado en los cambios de hbitos relacionados con la gestin de la informacin. Algunos consejos y herramientas que te irn bien son: Cuando ests trabajando en tu ordenador cierra las ventanas que no utilices. Tanto si son programas, ventanas del explorador o del navegador, acostmbrate a tener abierto slo aquello que ests utilizando. Esto te ayudar a enfocarte en la tarea del momento con menos distracciones y mejorar tu concentracin. Utiliza herramientas. En relacin a la concentracin te ayudar tambin utilizar algunas herramientas clsicas como la tcnica del Pomodoro que te explicbamos aqu. Esta tcnica consiste en trabajar ininterrumpidamente en bloques de tiempo preestablecido (que pueden ser de entre 30-40 min.) con descansos de cinco minutos entre ellos. En este caso la adaptacin de la tcnica ira en la lnea de no abrir ninguna otra ventana ni pinchar un enlace en ese tiempo. Utiliza mapas mentales cuando ests trabajando en la bsqueda de informacin sobre una temtica, con ello le hars un gran favor a tu memoria, sobre todo a tu memoria reciente o de trabajo. Esta memoria es la que est activa en cada momento que hace algo, es la que trabaja en equipo con tu atencin. Necesitas mantener un mnimo de atencin en un input informativo para que tu memoria de trabajo lo je para poder gestionarlo, y el saltar continuamente de un post a otro no ayuda. Sin embargo, el ir creando un mapa mental con la informacin nueva que vas encontrando sobre determinada temtica te ayuda a mantener la memoria de trabajo activa sobre el mismo y, al mismo tiempo, te ayuda a discriminar ms rpida y fcilmente cada fuente que consultas que no te aporta nada nuevo. Es muy til, prubalo! Al principio puede parecer un proceso algo lento, pero conforme vas dominando el uso de los mapas se hace ms y ms efectivo. Puedes hacerlo en papel o en una aplicacin informtica como CMap Tools o cualquier otra.

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Aprende alguna tcnica de lectura rpida. Est de ms decir que esto te ser muy til. Utilizando estas tcnicas mejorars claramente tu productividad porque ganars velocidad, pero tambin te ayudar a mejorar la concentracin. En la web podrs encontrar consejos para leer rpido, haz una sencilla bsqueda en Google. Yo, por mi parte, te doy un consejo para que vayas empezando: lee la primera y ltima frase de cada prrafo. Si el escritor es bueno y ha hecho una buena distribucin temtica, con esto captars ms o menos la idea del contenido de todo el prrafo, por lo que leers ms rpido el artculo. Si no es as, o sea, que no ha hecho una buena distribucin de contenidos, a lo mejor es el primer sntoma de que, como mnimo, ya en cuanto a forma, esa fuente no es demasiado interesante; enciende ya tu luz de alerta.

# 7. Practica tcnicas de meditacin y relajacin

Es posible que pienses: a qu viene esto en un eBook sobre gestin de la informacin? Pues tiene mucho que ver. Como, en denitiva, los cambios que te he aconsejado no son otra cosa que cambio de hbitos de trabajo, en el fondo no estamos hablando de otra cosa que de autocontrol. La capacidad de controlarse uno mismo (sin condicionantes externos que te fuercen) es algo en lo que todos, en mayor o menor medida, estamos continuamente mejorando o deberamos. La base del autocontrol est muy ligada a la capacidad de enfocar tus pensamientos en una u otra direccin (si ahora estoy acabando el informe sobre monitorizacin para el jefe de Marketing tengo que rechazar los pensamientos que aparecen en la lnea de que an no he empezado a escribir el post que tengo que publicar esta tarde o de que no tengo suciente informacin sobre el tema de las nuevas estadsticas de Facebook y en la charla que imparto esta tarde en el encuentro de empresas me pueden preguntar sobre ello, etc.). Para ello, practicar de forma continua (unos minutos al da) algunas tcnicas de relajacin, pero sobre todo de meditacin, es muy til para gestionar esos pensamientos cuando aparecen y debilitan tu voluntad.

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Las tcnicas de relajacin bsicamente tienen que ver con practicar la respiracin diafragmtica durante unos minutos (sabrs que ests respirando bien cuando al inspirar se hincha primero la parte del abdomen y al expirar es lo ltimo que se deshincha). Para ello es importante que ests sentado cmodamente, con las piernas en ele (no cruzadas ni estiradas) y la columna recta (nada del silln del sof, una sencilla silla). Hazlo tambin con los ojos cerrados y centra tu atencin en tu respiracin, en cmo entra y sale el aire de tu cuerpo. Las tcnicas de meditacin estn muy ligadas a las de relajacin. De hecho, si practicas el ejercicio de arriba se podra decir tambin que es una tcnica sencilla de meditacin. La esencia de las tcnicas de meditacin es centrar la mente en un pensamiento sencillo pero poderoso. Normalmente lo uno va ligado a lo otro. Por ejemplo: un punto negro en un fondo blanco, el sonido de una slaba al retumbar en tu interior (te suena lo de ooommm?), perder tu mirada en el cielo azul (sta sera una tcnica de meditacin con los ojos abiertos), etc. Tres cuestiones: 1. Debes practicar esta disciplina, a ser posible, todos los das durante unos minutos 2. Debes practicarla mientras respiras diafragmticamente 3. Si por tu mente aparecen otros pensamientos, no te preocupes, acptalos como parte de ti (hasta los puedes saludar con un hola), y luego vuelve a enfocarte mentalmente en tu imagen. Existe una aplicacin, Head Space (en ingls), que te puede ayudar a conseguir lo que aqu te planteo. Las tcnicas de meditacin, practicadas con regularidad, irn mejorando poco a poco y de base tu capacidad de desechar esos pensamientos que aparecen muchas veces y te que te desconcentran de tu tarea o se convierten en impulsos (tentaciones) que parece que no puedes eludir. Despus de varias semanas de prctica diaria empezars a notar como que, por arte de magia, empiezas a tener ms autocontrol.

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