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Un ejemplo de proyecto. Les mostramos aqu la imagen de un grabado.

Representa el levantamiento de la torre de Calgula, en la plaza San Pedro (hoy Vaticano) en Roma. La torre fue construida en el siglo XIII antes de Cristo, en Egipto; luego fue llevada a Roma en el ao 41, y en 1586, la trasladaron al lugar que hoy ocupa. En esta obra, participaron miles de personas, como pueden suponer mirando la imagen.

Claro que si miran con aumento algn detalle podrn ver cosas como estas:

Se ven muchos hombres, algunos empujando un torno en el que se enrolla uno de los cables, que permite sumar las fuerzas; otros, manejando caballos que tambin suman su fuerza. Hay personas que trasladan unos cilindros y otras tiran de los cables. Es decir, hay grupos que tienen tareas especficas y colaboran entre ellos ordenadamente para lograr un objetivo, en este caso, izar la torre. Es la organizacin de los grupos la que permite que alcancen grandes objetivos. Imaginen el tiempo que le habrn dedicado a planificar semejante emprendimiento! Los grandes objetivos requieren de mucha planificacin y del trabajo colaborativo y coordinado.

Gestin del alcance de un proyecto Introduccin En este curso se propondr una formacin para el trabajo en equipos de desarrollo de proyectos. Esta formacin te permitir acceder a una certificacin, otorgada por la PMI (Project Management Institute) que te habilitar a trabajar en equipos de trabajo en los que se desarrolle este tipo de actividad, que enriquecer el ttulo que otorga la escuela, en la especialidad que curss. En todas las especialidades de la escuela los contenidos estn vinculados al desarrollo de proyectos para el desarrollo de productos o servicios, de hecho, en todas las especialidades, los alumnos en el ltimo ao desarrollan algn proyecto. La formacin que aqu se propone se vincula con el desarrollo de proyectos en los que participan muchas personas vinculadas con una empresa, una institucin pblica o privada o algn grupo de personas que decide encarar un proyecto colectivo. Tu funcin en estos equipos estar dirigida a orientar la administracin de las actividades, a la gestin de los recursos, a la organizacin de tareas y a todos los pasos necesarios que van desde la formulacin con precisin del proyecto que se quiere realizar pasando por el monitoreo y control de la realizacin del proyecto hasta la evaluacin y correccin de los resultados alcanzados. Actividad de presentacin (en grupos) Se busca una propuesta que suponga un determinado nivel de complejidad que involucre actores diversos, tareas, recursos, etc. para presentar la complejidad como el problema que debe ser abordado, es decir, todos los aspectos vinculados al proyecto que deben ser tomados en cuenta y visualizar los riesgos que supone no incorporar a todos en el anlisis. Caso Una empresa constructora recibe un encargo de construccin de un varios centros mdicos barriales para atencin primaria de la salud. Debern definir las caractersticas que debe tener el centro de salud y, en funcin de esto qu tareas es necesario realizar y quines son los actores necesarios para cada una de las tareas a realizar. 1) Definir cada caracterstica, cada tarea y cada actor en una tarjeta por separado, escrita con marcador en letra grande y con textos sintticos, de forma tal que pueda ser leda desde cualquier rincn del aula1. Terminada la primera parte de la actividad, cada grupo presenta sus conclusiones, de forma tal que no presente las tarjetas ya presentadas por otros grupos. Cada vez que la presenta sern pegadas en el pizarrn. 2) Cuando cada grupo haya presentado las tarjetas, volvern a discutir en grupos las categoras en que pueden clasificarse todas las tarjetas presentadas hasta acordar un criterio. 3) Reagrupar las tarjetas de acuerdo a los criterios acordados formando grupos o nubes alrededor de cada criterio. El alcance de un proyecto La actividad anterior debe orientarse a presentar los problemas del alcance, que afectan al producto y al proyecto.
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Se debe distinguir claramente:

Esta es una de las tcnicas de trabajo con grupos que ser utilizada en diferentes etapas de la formacin y es un recurso a utilizar en la gestin de proyectos.

Alcance del Producto: las caractersticas y funciones que definen un producto, servicio o resultado. Alcance del Proyecto: el trabajo que debe realizarse para entregar el producto, servicio o resultado con las caractersticas y funciones especificadas. (PMI) Definir el alcance de un proyecto, debe ser encarado como un proceso de produccin de informacin, como todo proceso tendr un insumo y tendr un producto. El proceso deber atravesar una serie de etapas, que pueden ser visualizadas en el siguiente diagrama de PMI

Procesos de la Gestin del Alcance


Acta de Constitucin Registro de Involucrados Acta de Constitucin Documentacin de Requerimientos

1. Recolectar Requerimientos

2. Definir Alcance

Enunciado del Alcance del Proyecto

3. Crear EDT /W BS
EDT /W BS Diccionario EDT /W BS Lnea Base del Alcance

Documentacin de Requerimientos Matriz de Plan de Adm. T razabilidad Proyecto Diccionario W BS / EDT 4. Entregables Validados Verificar

Documentacin de Requerimientos Matriz de T razabilidad Plan Adm. del Proyecto Inf. de desempeo del trabajo

5. Controlar Alcance
Requerimientos de cambios Mtricas de desempeo del trabajo

Alcance

Entregables Aceptados Requerimientos de cambios

En los tres primeros rectngulos (en amarillo) se muestran las primeras etapas: recolectar requerimientos, definir el alcance y crear una serie de documentos: Estructura de desglose del trabajo, EDT, (Work Breakdown Structure WBS), un diccionario de la EDT (glosario que precise conceptos) y una lnea de base que actuar como referencia para organizar el proceso de ejecucin del proyecto, que se completa con la definicin del alcance del proyecto. Las ltimas dos etapas (en rojo) son de seguimiento y control de las anteriores, la verificacin del alcance, supone la terminacin de entregables, nombre con que se designan a una lista de productos a entregar o servicios a proveer, cuyo cumplimiento de manera satisfactoria determina la finalizacin de un proyecto o una fase (PMI). En relacin con el control del alcance se recurre a informes de desempeo de las diferentes tareas. Cada instancia de un proyecto debe tener actividades de seguimiento y control. Para cada etapa es necesario definir una entrada o input, y una salida out put, tambin es necesaria la tecnologa, es decir herramientas y tcnicas que sern utilizadas para producir el out put deseado. Actividad Utilizando el caso del Stand de Automat, generar una acta de constitucin del proyecto.

La propuesta es incorporar las ideas que aqu se proponen en el proyecto final de la especialidad. En cada especialidad de la escuela se realizan proyectos finales, muchas veces es un producto, otros un servicio o un proceso de investigacin. Proceso de Gestin del alcance 1) Recolectar requerimientos: Los insumos a preparar son los que se plantean en el cuadro. Acta de constitucin y Registro de involucrados. Redacten un acta de constitucin y preparen un registro de involucrados. El acta del proyecto Hay una serie de componentes que el acta del proyecto debe contener: Objetivo del proyecto y justificacin2 Objetivos medibles del proyecto y criterios de xito relacionados Requerimientos de alto nivel Descripcin del proyecto de alto nivel Riesgos de alto nivel Cronograma e hitos preliminares Presupuesto preliminar Requerimientos de aprobacin del proyecto: o Qu se considera xito del proyecto o Quin decide y quin aprueba Responsables del proyecto Nombre y autoridad de los interesados que autorizan el proyecto La idea de acta es la de un compromiso compartido entre diferentes actores vinculados directamente al proyecto. Aqu va un modelo de acta de constitucin. Informacin del documento Nombre del proyecto Director del proyecto Preparado por Revisado por

Cliente: Version documento: Fecha de preparacin: Fecha de revisin:

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO SPONSOR Automat Necesidad de negocio y justificacin del proyecto Descripcin del producto /servicio Objetivos del proyecto PM y nivel de autoridad Hitos principales Presupuesto Supuestos/ hiptesis restricciones

Objetivos SMART: specific, measurable, achievable, result oriented, time-bound. Especficos, medibles, alcanzables, orientados a resultados, acotados en el tiempo.

El registro de involucrados Para esto ser til el material de PMI que vincula a cada involucrado posible con los involucrados o stackeholders

Gestin del Alcance del Proyecto Recolectar Requerimientos

Alto Impacto

Importantes Mantenerlos satisfechos Otros Monitorearlos

Claves Administrarlos de cerca Afectados Informarlos

Bajo Baja Influencia Alta

Intenten hacer una lista por el impacto e influencia que supone el grfico completando una tabla como la que se presenta arriba. Tomen en cuenta que es posible que deban consultar docentes, buscar informacin en Internet o consultar especialistas.

Etapa 1: recolectar requerimientos Objetivo: consiste en definir y documentar las necesidades de los involucrados en la medida que se relacionan con el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Se documentan caractersticas del producto y del proyecto. (PMI) Requerimientos: necesidades que los involucrados precisan resolver a travs del proyecto. No se debera incluir en el proyecto trabajo sin fundamentos justificados, la idea es que los requerimientos de un proyecto tengan el fin de resolver problemas o alcanzar objetivos. El xito de un proyecto est muy relacionado a capturar y administrar adecuadamente los requerimientos del producto y del proyecto. Balancear los requerimientos es un aspecto fundamental , muchas veces los requerimientos de un involucrado entran en conflicto con los de otro. El PM3 puede solicitar apoyo de la alta gerencia para resolver estos conflictos. (PMI)

PM: Project Manager, se supone un responsable acreditado por PMI, a cargo de la gestin del proyecto, En este caso un grupo de alumnos sern sus propios PM

Entradas

Herramientas y Tcnicas Entrevistas Focus Group Workshop Cuestionarios y encuestas Observacin Prototipos

Salidas

Acta de Constitucin del Proyecto:

Registro de Involucrados: se utiliza para identificar los involucrados que pueden proveer informacin detallada de los requerimientos del producto y del proyecto.

Documentacin de Requerimientos: se documentan .Se establece una lnea base de requerimientos cuando son no ambiguos, claros y consistentes. Plan de Administracin de Requerimientos: como se analizan, documentan y administran a lo Tcnicas de largo del proyecto. creatividad(brainstorming Matriz de ,mapas mentales) trazabilidad de Tcnicas de tomas de requerimientos: decisin vincula los requerimientos a sus orgenes y permite realizar el seguimiento a lo largo del proyecto.

Los alumnos debern realizar los productos que la etapa requiere, que son centrales para definir un proyecto y sus caractersticas y adecuarlos a las posibilidades reales de realizacin, los errores en esta etapa pueden llevar al fracaso de un proyecto. Las herramientas y tcnicas de producir informacin en relacin con los requerimientos, son muy utilizadas. Todas suponen algn tipo de consulta a involucrados, desde especialistas hasta posibles consumidores del producto del proyecto, o indagar respecto a productos anlogos existentes. Prepar un informe con los procedimientos asociados a cada una de estas tcnicas o herramientas, y utiliz alguna de ellas para preparar una documentacin de procedimientos, un plan de administracin de requerimientos una matriz de trazabilidad de requerimientos. Para la documentacin de los requerimientos los alumnos debern tomar en cuenta que los requerimientos deben ser: No ambiguos Claros Completos Verificables Consistentes Medibles Estables

Limitados en cuanto a funcionalidad, complejidad y lmites de tiempo

La documentacin de requerimientos es la principal salida de este proceso. Describe las caractersticas que los entregables deben tener para satisfacer un tem contractual o una especificacin. Se recomienda que comiencen siendo de alto nivel abarcativo y progresivamente vayan detallndose. Deben ser inequvocos (medibles y testeables), completos, trazables4, consistentes y aceptables para los interesados. El formato puede ser el de un documento simple, listando los requerimientos ordenados por interesado y priorizados o hasta algo muy elaborado con descripciones detalladas y adjuntos. Una tcnica para la toma de decisiones: La matriz de preferencias Hay muchas tcnicas para la toma de decisiones. En teneral una toma de decisin se realiza entre varias alternativas u opciones. Lo importante para esto es conocer criterios para la toma de decisin. Te proponemos utililizar una tcnica de toma de decisin conocida como matriz de preferencias. Encontrars inforacin sobre ella en el material llamado herramientas de decisin. Busc tres opciones al producto a desarrollar en tu proyecto, y, tras realizar entrevistas a tus docentes de proyecto o materias especficas, propon una lista de criterios de anlisis y una ponderacin para cada criterio. Etapa 2: Definir el alcance Objetivo: consiste en crear la Enunciado del Alcance del Proyecto, documento que define el alcance del producto y del proyecto y pasa a formar parte de la lnea de base del alcance. (PMI) La accin de documentar el alcance de proyecto se relaciona con el especial inters que ponen todos los modelos de gestin actuales en los registros por escrito de todas las decisiones a tomar. En este sentido el Enunciado del Alcance del Proyecto, precisa todas las caractersticas y especificaciones que se anticipa deber tener el producto y todas las caractersticas de tareas, recursos y responsabilidades de los involucrados en los proyectos. Las caractersticas del proyecto se contrastan con lo registrado en un modelo de lo que deber ser el proyecto llamado lnea de base. En esta actividad debern pensarse a s mismos como clientes que estn encargando un proyecto, para definir el Enunciado del Alcance del Proyecto, que deber contener: Descripcin del alcance del producto. Esto fue formulado en puntos anteriores Criterios de aceptacin del producto. Esto implica qu caractersticas deber tener el producto para ser aceptado. Entregables del proyecto. Nuevamente se presenta un cronograma de los registros por escrito que se entregarn en diferentes instancias de avance del proyecto. Exclusiones del proyecto. Se precisa qu cosas no se harn en el proyecto. Restricciones del proyecto. Los lmites y condiciones que deber tener el proyecto. Supuestos del proyecto. Esto es lo que s deber tener, considerados supuestos explcitos, muchas veces los supuestos no son mencionados. En definitiva se pretende una precisin de todas las caractersticas y condiciones que tendr el proyecto. Herramientas y tcnicas
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El concepto de trazabilidad es central en la gestin de procesos actual se vincula con el registro de la informacin histrica de un procesos.

Como se expresa en la tabla para producir estas salidas de este proceso, hay una serie de herramientas y tcnicas para el acceso y el procesamiento de la informacin, como el juicio de expertos, a los que se deber consultar, o talleres de discusin con interesados sobre estas las caractersticas del proyecto. En relacin con los requerimientos se realizan anlisis de productos e identificacin de alternativas para cada toma de decisin vinculada al proyecto.

Entradas Acta de Constitucin del Proyecto:

Herramientas y Tcnicas Juicio de Expertos Workshop

Salidas

Documentacin de los requerimientos

Enunciado del Alcance del Proyecto: contiene. Anlisis de Descripcin del productos: se alcance del producto. analizan los Criterios de objetivos y aceptacin del descripcin del producto. producto como los enunci el cliente Entregables del proyecto. para convertirlos Exclusiones del en entregables proyecto. tangibles. Identificacin de Restricciones del proyecto. Alternativas se trata de descubrir Supuestos del distintas formas proyecto. de lograr los objetivos del proyecto.

Tras haber evaluado alternativas y generado una documentacin de requerimientos, debern, en relacin con el proyecto, no con el producto, identificar alternativas. Podrs utilizar alguna herramienta como la matriz de preferencias para decidirse por alguna de las alternativas. . El producto de esta etapa deber contener los tems mencionados ms arriba y tambin deber contar con un anlisis del producto y una identificacin de aternativas de producto. A continuacin adjuntamos un ejemplo de enunciado de alcance de un proyecto.

Buscar en el apunte qu es la sigla smart,

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDB) (Work Breakdown Structure WBS) Se trata de un agrupamiento de informacin que describe los entregables de elementos del proyecto, que organizan y definen el alcance del proyecto: trabajo que no est en la EDB, est fuera del alcance del proyecto. Es usado para desarrollar o conformar un entendimiento comn del alcance del proyecto. Cada nivel de desglose proporciona ms detalles de los elementos del proyecto. En general son presentados en forma de cuadros o diagramas jerrquicos. Cada tem del EDT es asignado a un identificador nico, que se conoce como cdigo de cuenta. La descripcin de cada elemento de trabajo es volcado en el diccionario de la EDT, que incluye descripciones del paquete de trabajo, y otras informaciones de planeamiento como datos de cronograma, presupuesto de costos y asignaciones de recursos. (PMI) Un ejemplo de EDT:

El PMBOK recomienda descomponer el trabajo basndose en los entregables que tiene que producir el proyecto. Esto apunta a que el anlisis del alcance sea lo ms concienzudo posible, facilita la estimacin de tiempos y costos de las actividades necesarias para completar cada entregable y permite la clara verificacin de que el alcance del proyecto haya sido completado una vez que ste termina.

El cuadro de ms arriba representa los distintos niveles jerrquicos de una EDT, cada nivel inferior supone un mayor nivel de detalle (desglose) de los trabajos a realizar. Cada unidad (rectngulo) del nivel 4 se denomina paquete de trabajo (Work Package), compuesto por diferentes tareas, es identificado por un cdigo de cuenta. Los identificadores permitirn establecer la suma jerrquica de costos, el cronograma e informacin sobre recursos. El control se realiza con las cuentas de control que integran alcance, costo y recursos. Para medir el rendimiento se comparan con el Valor Ganado5. Los entregables de un proyecto La importancia de los entregables segn PMI: Fuerza la responsable a terminar la tarea Fuerza al cliente a recibir la visita Facilita el control de los avances del proyecto Crea la sensacin generalizada de avance Organiza la facturacin/cobranza para el proveedor. Para la presentacin de un proyecto se utiliza como software el Microsoft Power Point o algn otro de presentaciones y el Microsoft Visio o alguno anlogo. Se puede utilizar una pizarra o los papelitos con adhesivo post-it, que permite ensayar y jugar con la estructura. Como ejercicio te proponemos que armes con tus compaeros la EDB (WBS) del proyecto que estn analizando. Por el carcter de acuerdo y compromiso entre las partes en relacin con un proyecto, se recomienda que la EDB se realice en forma conjunta con los distintos involucrados en un proyecto, por esa razn es til la utilizacin de los papelitos con autoadhesivos para ir armando diferentes estructuras.

El valor ganado, o agregado se relaciona con los avances concretos del proyecto. En un proceso productivo, cada operacin de transformacin de un insumo, por ejemplo agujerear se dice que produce valor, es decir, que agujerear supondra un valor ganado o agregado.

La tcnica o herramienta utilizada para la creacin de la EDT se llama descomposicin. Las entradas que se utiliza son: Activos de los procesos de la organizacin Enunciado del alcance de un proyecto Documentacin de requerimientos Las salidas de esta tcnica son la EDB: estructura de desglose de proyecto: el diccionario de la EDB; la lnea de base del alcance, y; la documentacin del proyecto. Descomposicin Se subdivide el alcance y los entregables del proyecto en componentes ms pequeos y fciles de manejar incluyendo el detalle suficiente para poder respaldar la ejecucin, el seguimiento y el control del trabajo. Los grandes elementos del proyecto conforman el segundo nivel de la EDT junto con la gestin del proyecto. Estos elementos deben estar reconocidos en el enunciado del proyecto. Diccionario de la EDB Es un documento que describe cada componente en la estructura de desglose de trabajo. Por cada elemento la EDB puede contener: Identificador de cdigo de cuenta Breve descripcin del trabajo Organizacin responsable del elemento Lista de actividades asocidadas Fechas de inicio y finalizacin Recursos requeridos Estimacin del costo Requisitos de calidad Criterios de aceptacin Referencas tcnicas Informacin contractual. Lnea de base del proyecto La lnea de base representa todas las estimaciones y anticipaciones que se generan en la etapa de planeamiento del proyecto. Estas estimaciones de tiempo son fundamentales para estimar los costos del proyecto, en la etapa de realizacin se registrarn y compararn todas las desviaciones respecto a lo anticipado y el anlisis de las causas que las produjeron generarn nuevos conocimientos que se utilizarn en prximos proyectos.