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VOLUME 01 NMERO 01 ANO 2012 ISSN 2316-4352

Anais do 5 Encontro Nacional de Estudantes de Secretariado, 1 Colquio Nacional de Prticas e Relatos de Experincias em Secretariado e 2 Frum Nacional de Discusses com Estudantes de Secretariado Universidade Federal do Amap-UNIFAP Macap (AP) 26 a 28 de setembro de 2012

EQUIPE ORGANIZADORA DO V ENCONTRO NACIONAL DE ESTUDANTES DE SECRETARIADO ENESEC 2012 COORDENAO GERAL
Alexandre Gomes Galindo Eduardo Csar Pereira Souza

COMISSO ORGANIZADORA
Abiqueila de Sousa e Sousa Adriana de Castro Ferreira Alessandra Ferreira Barbosa Alessandra Oliveira Aline Batista Arajo Betnia Marreiros Bruno Amrico Lima Ferreira Caroline Albuquerque Melo Cibelle da Silva Santiago Elanilson Brilhante rika Cardoso Costa Iamile da Costa Carvalho Janiete Maciel Barbosa Josiane Negreiros Keila Leite Leila Cristina Correia Maisa Barreto Marcela Barbosa Marcelo da Silva Castro Patricia Damasceno Dias Paula Coelho Grosso Raul Oliveira Paes Viviane Gaspar Rocha Williane Neri Martins Lustrosa

COMISSO CIENTFICA DO V ENESEC


Universidade Federal do Amap (UNIFAP) Ms. Raimunda Maria da Luz Silva (Coordenadora) Msc. Fernando Castro Amoras Comisso Avaliadora - Sociedade Brasileira de Secretariado (SBSEC) Dr. Erivaldo Pereira do Nascimento (Presidente) Msc. Alexandre Jos Schumacher Ms. Aline Cantarotti Ms. Ana Cristina Brando Ribeiro Silva Dr. Carla Maria Schmidt Ms. Chussy Karlla Souza Antunes Ms. Daniela Giareta Durante Ms. Fabiana Regina Veloso Biscoli Ms. Leonilde Favoreto Esp. Maria do Carmo Assis Todorov Ms. Patrcia Stafusa Sala Battisti Ms. Rosimeri Ferraz Sabino

Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)


Anais do 5 Encontro Nacional de Estudantes de Secretariado, 1 Colquio Nacional de Prticas e Relatos de Experincias em Secretariado e 2 Frum Nacional de Discusses com Estudantes de Secretariado, realizado na Universidade Federal do Amap-UNIFAP, em Macap (AP) 26 a 28 de setembro de 2012. UNIFAP. v. 01, n. 01, 2012. 167 P. 1 CD-ROM. ISSN 2316-4352 1. Macap: Universidade Federal do Amap-UNIFAP 2. Curso de Secretariado Executivo

Todos os artigos publicados foram reproduzidos de cpias fornecidas pelos autores e o contedo dos artigos de exclusiva responsabilidade de seus autores. A Comisso Organizadora no se responsabiliza por conseqncias decorrentes de uso de quaisquer dados, afirmaes e opinies inexatas (ou que conduzam a erros) publicados nos Anais.

Anais do 5 Encontro Nacional de Estudantes de Secretariado, 1 Colquio Nacional de Prticas e Relatos de Experincias em Secretariado e 2 Frum Nacional de Discusses com Estudantes de Secretariado Universidade Federal do Amap-UNIFAP Macap (AP) 26 a 28 de setembro de 2012

Macap - AP 2012

MENSAGEM DA COORDENAO DO CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO DA UNIFAP Prezados Estudantes de Secretariado do Brasil Prezados Professores e Profissionais Colaboradores Prezados Participantes do V Encontro Nacional de Estudantes de Secretariado Nos meses de setembro de cada ano comemoramos a existncia do profissional de secretariado e da sua importncia para a sociedade. Durante a evoluo da humanidade os profissionais que atuaram nesta rea acumularam conquistas histricas oriundas das experincias vividas em vrias sociedades e em vrias pocas. Dentro de cada contexto a atuao deste profissional perpassou, e ainda perpassa, por vrias reas com a efetiva e imprescindvel contribuio de homens e mulheres. O profissional de secretariado contemporneo um profissional da rea da gesto que est mergulhado tanto na dimenso mais operacional das tcnicas secretariais clssicas, quanto na dimenso emergente da gesto secretarial que o remete s camadas mais elevadas e estratgicas de tomada de deciso. Com plena convico podemos afirmar que no h na Terra nenhuma organizao social que no dependa de conhecimentos secretariais para a efetivao de suas dinmicas operacionais e de gesto. Tanto no papel de executor, quanto no papel de gestor, e/ou de qualificador, o profissional de secretariado certamente um dos elementos fundamentais no desenvolvimento das organizaes da sociedade contempornea. Neste sentido o Brasil tem sido considerado precursor de mudana de paradigmas, servido de referncia para diversas naes dos mais variados continentes. Como exemplo podemos citar o nosso processo histrico de lutas para o reconhecimento e regularizao profissional, que tem servido de referncia para a organizao de entidades representativas em outros Pases. Outro exemplo diz respeito aos atuais esforos tcnicos e acadmicos de produo de conhecimento, que em conjunto nos possibilita afirmar que no incio deste novo sculo nossa nao est sendo palco de um emergente Movimento Epistemolgico do Secretariado. Para tal, basta observarmos o crescente aumento anual da produo de conhecimentos tcnico-cientfico na rea e do nascimento da Sociedade Brasileira de Secretariado. Os vrios atores que atualmente integram esta construo da histria tm se deparado com o enfrentamento de desafios em dois grandes eixos inter-relacionados que aglutinam as atuais temticas da profisso. O primeiro diz respeito ao esforo para elucidar os conhecimentos que caracterizam o secretariado como rea do saber, sendo a rea das Cincias Sociais Aplicadas considerada por muitos o ancoradouro de mais elevada envergadura. O segundo eixo est relacionado com a consolidao das bases para a estruturao de uma agenda de pesquisa em secretariado no sculo XXI que tambm contemple o caminhar na direo da soluo dos grandes problemas da humanidade. Todo esse movimento est fundamentado no propsito explcito de consolidar o profissional de secretariado como sendo um profissional de formao consistente e de iii

capacidade efetiva para resolver problemas e atuar na promoo do desenvolvimento das organizaes de nossa sociedade contempornea. Neste contexto, o Encontro Nacional de Estudantes de Secretariado ENESEC, evento organizado por acadmicos de diversas Instituies de Ensino Superior do Brasil, que em sua 5 Edio sediada na Universidade Federal do Amap UNIFAP, apresenta em 2012 o tema Secretariado em Foco: suas dimenses, dinmicas e desafios visando proporcionar espaos para discusses sobre vrios assuntos considerados crticos no incio deste sculo. Nos trs dias do evento sero abertos espaos para compartilharmos conhecimentos sobre movimento sindical; formao profissional; mercado de trabalho; atuao do profissional como agente de mudanas; equidade de gnero; docncia em secretariado; pesquisa em secretariado; Exame Nacional de Desempenho dos Estudantes e sobre experincias profissionais. Neste nosso momento de integrao sero desenvolvidas tambm oficinas dos mais variados temas e tambm apresentados trabalhos cientficos vinculados ao secretariado realizados nas mais diversas regies do Pas. Alm da Carta do Amap, que ser fruto do II Frum Nacional de Discusses com Estudantes de Secretariado, o ENESEC abre tambm um espao para que estudantes das Empresas Jniores de diversas Universidades compartilhem e debatam suas experincias com o propsito de fomentar o empreendedorismo entre os acadmicos de outras Instituies de Ensino atravs deste mecanismo. Entendemos que a oportunidade de interagirmos com representantes de vrios Estados e Universidades de nossa nao, e podermos voltar para nossas casas com novas idias e ideais, ser o grande diferencial de um evento desta magnitude. Parabns aos estudantes, que representam o grande ncleo vital do evento. Parabns aos professores e profissionais colaboradores. Parabns aos demais participantes. Que todos sejam bem vindos ao nosso Estado e Universidade Federal do Amap. Macap (AP), 26 de setembro de 2012.

Alexandre Gomes Galindo Coordenador do Curso de Secretariado Executivo Universidade Federal do Amap - UNIFAP

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EDITORIAL DA COMISSO CIENTFICA A quinta edio do Encontro Nacional de Estudantes de Secretariado - V ENESEC, realizada na cidade de Macap- AP, entre 26 e 28 de setembro de 2012, com o tema SECRETARIADO EM FOCO: SUAS DIMENSES, DINMICAS E DESAFIOS, foi debatido durante o evento mediante a realizao de oficinas, frum, palestras e apresentao de trabalhos acadmicos. Vrias aes foram adotadas pela Comisso Cientfica para garantir a total transparncia nos processos de avaliao e qualidade nos trabalhos selecionados. Dentre elas destacamos o desenvolvimento de trabalhos alinhados ao tema; a participao da Sociedade Brasileira de Secretariado na avaliao dos trabalhos, com a participao de professores mestres e doutores abrangendo vrios estados brasileiros; a avaliao double blind review (avaliao annima, por pares) e a melhoria na recepo, avaliao e feedback dos trabalhos, com comentrios e sugesto de correes dos avaliadores. Na primeira etapa foram submetidos para avaliao da Comisso Cientfica do evento 19 artigos de diversos Estados do Brasil e alguns foram devolvidos para que seus autores realizassem ajustes preliminares de formatao. Aps essa primeira seleo, foram retirados os nomes dos autores e cada artigo foi encaminhado para trs membros da Sociedade Brasileira de Secretariado - SBSEC para avaliao e classificao dos trabalhos. Neste processo, foram aprovados 10 (dez) trabalhos para apresentao e posterior publicao nos anais do V ENESEC. Vale destacar a importante contribuio dada pela Sociedade Brasileira de Secretariado para preservar a seriedade e transparncia do processo de avaliao dos artigos e garantir a qualidade dos trabalhos selecionados. Em especial, destacamos tambm o esforo e grande auxlio dado pelo Prof. Dr. Erivaldo Pereira do Nascimento (presidente da SBSEC) e pelos professores membros da Comisso Cientfica: Doutorando Alexandre Jos Schumacher, Ms. Aline Cantarotti, Ms. Ana Cristina Brando Ribeiro Silva, Dr. Carla Maria Schmidt, Ms. Chussy Karlla Souza Antunes, Ms. Daniela Giareta Durante, Ms. Fabiana Regina Veloso Biscoli, Ms. Leonilde Favoreto, Mestranda Maria do Carmo Assis Todorov, Ms. Patrcia Stafusa Sala Battisti e Ms. Rosimeri Ferraz Sabino. Parabenizamos os autores que submeteram seus trabalhos ao evento; Comisso Organizadora pelo entusiasmo e empenho para a realizao de mais uma edio do evento; Universidade Federal do Amap-UNIFAP por sediar o evento; aos participantes do V ENESEC e aos apoiadores que direcionaram esforos para sua realizao. Prof. M.Sc. Raimunda Maria da Luz Silva Coordenadora da Comisso Cientfica do V ENESEC

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SUMRIO
PROGRAMAO..................................................................................................................09 ARTIGOS APRESENTADOS Organizao dos documentos ou organizao da informao: uma questo de escolha......................................................................................................................................15
SEELIG, Isabel Cristna; PRADELLA, Simone

Anlise da atuao do (a) secretrio (a) executivo (a) como lder na Universidade Federal do Cear.....................................................................................................................31
ANDRADE, Adlia Aguiar de; GALVO, Jardiana Silva; OLIVEIRA, Magally Diniz de; ARAJO, Maria Daniele da Cruz

A evoluo das tcnicas secretariais e da gesto secretarial...............................................45


PAES, Raul Vtor Oliveira; MERCS, Fabola Meireles da

Uma anlise de ferramentas de prtica da gesto secretarial.............................................61


CALDAS, Joanes Barros; SANTOS, Maria Fabiana Silva

O secretrio executivo como empreendedor na esfera da consultoria, aplicada arquivistica nas empresas pblicas e privadas: secretrio no mbito empreendedor..........................................................................................................................77
VELASCO, Franoise Nunes; KAROLINA, Mnia; VIANA, Inajara Amanda Fonseca

Administrao do tempo: estudo realizado com formandos do curso de secretariado executivo com o objetivo de identificar causas que comprometem o gerenciamento do tempo........................................................................................................................................87
BOGUSLAWSKI, Ana Mari; OLIVEIRA, Vanderleia Stece

ARTIGOS PREMIADOS 1 LUGAR Anlise exploratria dos processos de comunicao organizacional interna do Macap Shopping Center-Estado do Amap....................................................................................103
CARMO, Barbara Sabrina Oliveira do; PINTO, Simone Roseni dos Reis Pinheiro; SOUZA, Natalia Mayara Oliveira de; GALINDO, Alexandre Gomes

2 LUGAR O profissional de secretariado e as lnguas estrangeiras: uma experincia de ensino de lngua francesa no sindicato das (os) secretrias(os) do Estado de So Paulo.......................................................................................................................................125
SANTOS, Emili Barcellos Martins; KUNDMAN, Maria Sabina

3 LUGAR Competncias e habilidades do bacharel em secretariado executivo...............................137


SILVA, Lais Eutlia; VITORIANO, Nayanne; CAMPOS, Rita; LEITE, Sarthre

I COLQUIO NACIONAL DE PRTICAS E RELATOS DE EXPERINCIAS EM SECRETARIADO Metodologia do Colquio......................................................................................................155 Expositor: Eduardo Csar Pereira Souza...........................................................................157 Expositor: Mariane Ribeiro Zwierzikowski.......................................................................159 Expositor: Daniela Giareta Durante...................................................................................163 7

V ENESEC PROGRAMAO

PROGRAMAO

1 DIA 26 DE SETEMBRO DE 2012 (QUARTA FEIRA) Atividade Entrega de material aos pr-inscritos e recebimento de novas inscries Local Auditrio da Reitoria Anfiteatro Central

8h s 13h

14h 15h

Solenidade de Abertura do V ENESEC Palestra Magna: Palestrante, Consultora e Coach de vida: Profa. Geni Frota/AP Intervalo para Lanche/Networking Mesa: Movimento Sindical: formao profissional e viso de mercado Debatedores: Maria Bernadete Lira Lieuthier Presidente da Fenassec/DF Rosinete Duarte Pacheco Presidente do Sinproseap/AP Mediador: Acadmica Maricilene Baa UEPA/PA

Anfiteatro Central

16h 16h30min

Anfiteatro Central

17h30min

Conferncia: O profissional de secretariado como agente de mudanas para o tema Sustentabilidade nas Organizaes Isabel Cristina Baptista Presidente do Sinsesp/SP Moderadora: Acadmica Rita Campos UFC/CE Momento Interativo Sorteio de Brindes Debate: Equidade de gnero em secretariado: desafios do contemporneo Debatedores: Prof. Bel. Luizel Simes de Brito Unifap/AP Profa. Regina Rezende English for Secretaries/RJ Sociloga Sara Penafort GEPIMG/Unifap/AP Mediadora: Profa. Karoline Fernandes Siqueira IFAP/AP

Anfiteatro Central

18h30min 18h50min

Anfiteatro Central

20h

Coquetel 2 DIA 27 DE SETEMBRO DE 2012 (QUINTA FEIRA) Atividade Oficinas Simultneas English for Secretaries Profa. Regina Rezende - RJ Oratria: desafios para falar em pblico Profa. Me. Simone Dias UFPE/PE Secretariado e diversidade cultural Prof. Bel. Luizel Simes Unifap/AP Novo Acordo Ortogrfico da Lngua Portuguesa Profa. Dra. Marilena Zanon PUC/SP Local Sala H3 Anfiteatro Central Auditrio da Biblioteca Auditrio da Reitoria

08h30min s 12h

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Empreendedorismo Secretarial Prof. Mestrando Marcelo Correia UEPA/PA Seleo, Recrutamento e Entrevista de Emprego Profa. Me. Geyza DAvila Unifap/AP 12h s 14h 14h Intervalo para almoo Mesa: Docncia em Secretariado: desafios para interao entre professor, formao e disciplinas Debatedores: Profa. Me. Simone Dias UFPE/PE Profa. Esp. Aurilena Fagundes Faculdade Estcio Atual FAA/RR Profa. Esp. Inajara Amanda Fonseca Viana Unifap/AP Mediador: Acadmico Raul Oliveira Paes UEPA/PA I Colquio Nacional de Prticas e Relatos de Experincias em Secretariado Coordenao: Profa. Me. Daniela Giareta Durante UPF/RS Expositores: - Eduardo Souza Acadmico de Secretariado Executivo na Unifap e Estagirio na FECOMRCIO/AP - Mariane Ribeiro Graduada em Secretariado Executivo e Secretria Executiva no Instituto de Biologia Molecular do Paran IBMP/PR Intervalo para Lanche/Networking Mesa: Desafios e perspectivas da pesquisa acadmico-cientfica em secretariado Debatedores: Prof. Me. Alexandre Gomes Galindo Unifap/AP Profa. Dra. Marilena Zanon PUC/SP Profa. Me. Chussy Karlla Souza Antunes UFPB/PB Mediadora: Ps-graduanda Ana Maria Boguslawski UNINTER/PR Momento: Empresas Juniores de Secretariado: da teoria prtica SEC Jr. Consultoria - Nathlia Lopes Universidade Federal de Viosa/UFV-MG InFocus Juliana Andrade Universidade do Estado do Par/UEPA-PA CONSET Jnior Thaynara Campos Universidade Estadual de Maring/UEM-PR Moderador: Prof. Mestrando Marcelo Correia UEPA-PA Palestra: Exame Nacional de Desempenho dos Estudantes ENADE 2012 Profa. Dra. Marilena Zanon PUC/SP Momento Interativo Sorteio de brindes

Sala H1 Sala H2

Anfiteatro Central

15h30min

Anfiteatro Central

17h 17h30min

Anfiteatro Central

19h

Anfiteatro Central

20h

Anfiteatro Central

21h

Anfiteatro Central

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3 DIA 28 DE SETEMBRO DE 2012 (SEXTA FEIRA)

08h s 11h30min 11h30min

Apresentao dos trabalhos selecionados no V ENESEC

Anfiteatro Central

Menes honrosas aos melhores trabalhos e Escolha da Sede do VI Encontro Nacional de Estudantes de Secretariado VI ENESEC Intervalo para almoo II Frum Nacional de Discusses com Estudantes de Secretariado Coordenao: Profa. Mestranda Cibelle Santiago PE Participantes: Tales Antnio M. Silva Universidade do Estado do Par/UEPA Paula Coelho Grosso Universidade Federal de Viosa/UFV-MG Mnica Tremarin Universidade Federal de Santa Catarina/UFSC Noemi Suzana Universidade Federal de Sergipe/UFS Mesa: Mercado de Trabalho em secretariado: desafios para insero de novos profissionais Debatedores: Profa. Me. Chussy Karlla Souza Antunes - UFPB Profa. Esp. Aurilena Fagundes Vice-Presidente FENASSEC/RR Profa. Me. Daniela Giareta Durante UPF/RS Mediadora: Acadmica Jardiana Galvo UFC/CE Encerramento do V ENESEC

Anfiteatro Central

12h s 14h 14h

Anfiteatro Central

16h

Anfiteatro Central

17h30min

Anfiteatro Central

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ARTIGOS APRESENTADOS

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Anais do 5 Encontro Nacional de Estudantes de Secretariado, 1 Colquio Nacional de Prticas e Relatos de Experincias em Secretariado e 2 Frum Nacional de Discusses com Estudantes de Secretariado Universidade Federal do Amap-UNIFAP Macap (AP) 26 a 28 de setembro de 2012

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Anais do 5 Encontro Nacional de Estudantes de Secretariado, 1 Colquio Nacional de Prticas e Relatos de Experincias em Secretariado e 2 Frum Nacional de Discusses com Estudantes de Secretariado Universidade Federal do Amap-UNIFAP Macap (AP) 26 a 28 de setembro de 2012

ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS OU ORGANIZAO DA INFORMAO: UMA QUESTO DE ESCOLHA SEELIG, Isabel Cristina UNISC Universidade de Santa Cruz do Sul isabel@viabol.com.br PRADELLA, Simone Docente do Curso de Secretariado Executivo UNISC Universidade de Santa Cruz do Sul simonepr@unisc.br

Resumo A tecnologia oferece atualmente excelentes solues para organizar grandes volumes de documentos de diversos tipos, como: armazenamento em arquivos, bibliotecas, empresas de grande porte e o sistema de arquivamento fundamental na rotina do profissional secretrio e sendo bem utilizado traz benefcios para a qualidade de gesto de toda empresa. Atualmente percebe-se a necessidade das organizaes se tornarem cada vez mais competitivas e eficazes frente s diversas mudanas do mercado, estas buscam adquirir novas tcnicas de gesto, organizao e habilidades administrativas. A gesto documental uma ferramenta eficaz para o controle sobre esses documentos criados e recebidos, pois atravs da Tabela de Temporalidade Documental, verifica-se o ciclo de vida dos documentos. Um dos desafios de gesto a memria da organizao, que est depositada no arquivo a cujos dados deve-se ter acesso rpido e seguro. As informaes necessrias foram obtidas atravs de um questionrio realizado com colegas de cada departamento, baseado em sugesto de melhorias. Pode-se verificar que Implantao e os resultados obtidos foram satisfatrios, tanto para os funcionrios como para os clientes na hora da espera por um documento. O presente artigo tem por objetivo abordar os aspectos tericos e prticos a serem levados em considerao na implantao da gesto de documentos na empresa Samaq Comercial de Mquinas Ltda. Palavras-chave: Documento; Organizao; Informao. Introduo A preocupao pela conservao de documentos, todo mundo sabe, no novidade. A gesto documental caracterizada como conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando eliminao, transferncia ou recolhimento para guarda permanente. As empresas esto valorizando bastante essa rea, principalmente quando aplicada ao profissional de secretariado executivo, cercado de relevantes documentos, que necessitam de um sistema organizado de arquivamento. Atualmente percebe-se a necessidade das organizaes se tornarem cada vez mais competitivas e eficazes frente s diversas mudanas do mercado, estas buscam adquirir novas tcnicas de gesto, organizao, habilidades administrativas. A gesto documental uma 15

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ferramenta eficaz para o controle sobre esses documentos criados e recebidos, pois atravs da Tabela de Temporalidade Documental, verifica-se o ciclo de vida dos documentos. Segundo Barreto (1997) a gesto consiste no s de um conjunto de ferramentas, mas de uma viso e compreenso do negcio em si. Desta forma, este artigo apresenta um estudo sobre a Gesto Documental, sua importncia para uma organizao e atravs da aplicao da tabela de temporalidade documental, apresenta as vantagens que esta ferramenta traz para a organizao dos documentos da empresa, alm de demonstrar uma pesquisa sobre tipos de arquivamento, mtodos, vantagens e desvantagens, como o ambiente mais propcio para a conservao dos documentos e por fim, analisar a melhor metodologia a ser aplicada. Metodologia Nas organizaes, o objetivo principal dos setores de arquivo atender administrao direta em suas atividades diversas, servindo de suporte pesquisa tcnica, administrativa, selecionando e arquivando documentos gerados de maneira organizada, estando sempre preparados para o atendimento a consultas internas e externas de maneira rpida e precisa. Desta forma, utilizou-se a pesquisa-ao como metodologia do presente artigo. O objetivo da pesquisa ao, seguindo as idias de diversos autores Kemmis e McTaggart (1982) e Dick (1997), a mudana para melhorar. Assim, os seus principais objetivos so melhorar a prtica dos participantes, a sua compreenso e a situao onde se produz a prtica, e tambm, assegurar a participao dos integrantes do processo, a organizao democrtica da ao e propiciar compromisso dos participantes com a mudana. Para Thiollent (1997), apesar da pesquisa-ao possuir uma estrutura flexvel, possvel identificar quatro fases que compem o estudo: 1. A fase exploratria, na qual so identificados os atores e realizado o diagnstico, identificado os problemas, as capacidades de ao, e interveno na organizao. 2. A fase da pesquisa aprofundada, na qual ocorre a coleta de dados de acordo com o projeto de pesquisa. 3. A fase da ao onde, a partir dos resultados da fase anterior, planeja-se o que ser efetuado, atravs da discusso de objetivos alcanveis, considerando as alternativas para resolver o problema. 4. A fase de avaliao consiste na observao, redirecionamento das aes e resgate do conhecimento adquirido durante o processo. Para chegar aos resultados e concluses finais, sero realizadas pesquisas bibliogrficas, em sites especficos e com os responsveis da empresa Samaq Comercial de Mquinas LTDA. Fundamentao terica Administrar, organizar e gerenciar a informao , hoje, uma preocupao entre as empresas e entidades pblicas e privadas de pequeno, mdio e grande porte de diversos segmentos, que encontram na tecnologia da gesto de documentos uma poderosa aliada para a tomada de decises e um facilitador para a gesto de suas atividades. E uma das caractersticas do profissional de secretariado executivo manter em perfeita ordem os documentos necessrios para a organizao em que atua. Para Prado (1986, p.4), o arquivo serve de instrumento principal de controle ao administrativa de qualquer empresa, seja ela privada ou pblica. Avedon (2001) define que documento um conjunto de informaes em formato porttil, em formato papel, microfilme ou eletrnicos. 16

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No Brasil, pesquisas recentes revelaram que apenas 30% dos arquivos municipais brasileiros possuem condies ao menos razoveis, no obstante a Lei Federal N. 8.159 estipula normas rgidas quanto preservao e gerenciamento dos acervos, definindo que a gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Gesto Documental da Informao e do Conhecimento Gesto Documental todo processo relacionado ao recebimento, guarda e tramitao e recuperao dos documentos que suportam as atividades operacionais, finais e estratgicas de uma empresa, rea ou departamento, visando assim a recuperao de informao de maneira gil e integrada. A regulamentao pela Lei Federal n 8.159 conceitua a teoria da seguinte forma: Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimentos para guarda permanente. Para Lopes (1997, p.110), os documentos devem receber tratamento global que resulte no aumento das possibilidades do uso da informao registrada para tomada de decises nos arquivos correntes e nas suas extenses, os intermedirios. Ambiente de trabalho organizado e limpo, o correto acondicionamento e catalogao dos arquivos internos, disponibilizao de espao fsico, padronizao dos mtodos de arquivamento, so algumas das tantas vantagens que a Gesto Documental pode oferecer. importante destacar, tambm, a gesto da informao, que segundo a revista Documentar (2011), documentos so apenas o aspecto mais palpvel de algo to complexo e fundamental: a informao. Uma empresa para alcanar novos topos de produtividade e competitividade, no suficiente organizar e gerir bem os registros dos atos gerenciais, mas sim padronizar e administrar a forma como o contedo dos mesmos acessado e compreendido. Dentro da gesto da informao possvel destacar algumas dificuldades como: recuperar documentos pelo contedo, gerenciar documentos e informaes com uma abrangncia corporativa, mitigao de risco operacional corporativo, entre outros. Como soluo destaca-se: planejamento e implementao de solues de gesto de informaes para o negcio, outsourcing da gesto das informaes para o negcio e elaborao de taxonomia corporativa. E por fim, de resultados pode-se destacar: agilidade, preciso e segurana na tomada de deciso, atravs da gesto interelacionada das informaes corporativas e a integrao de registros de contedos informacionais, associados aos processos de negcios e aos riscos operacionais, atravs da utilizao de tecnologias que propiciam a recuperao das informaes com maior rapidez. De acordo com Silva (2006), o principal objetivo da gesto da informao identificar e potencializar recursos informacionais de uma empresa/organizao e sua capacidade de informao, ensinando-se a aprender e adaptar-se s mudanas ambientais. interessante perceber que boa parte das definies em torno do termo informao, o conhecimento quase sinnimo, informao designa o contedo daquilo que permutamos com o mundo exterior ao ajustar-se a ele, e que faz com que nosso ajustamento seja nele percebido. Viver de fato viver com informao. (MCGARRY, 1999).

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Tabela de Temporalidade Documental A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) o instrumento normativo, elaborado por profissionais, das mais diversas reas, principalmente jurdica, administrativa e contbil, sob a coordenao do arquivista. Deve ser elaborada aps avaliao documental, aprovado por autoridade competente, que define os prazos de guarda e a destinao de cada srie documental. Esta a Tabela a ser implantada na empresa Samaq. A oficializao e efetiva aplicao da tabela de temporalidade permitiro ao rgo ou entidade preservar os documentos que possuam valor probatrio e informativo e que sejam considerados de guarda permanente e eliminados com segurana, mas sempre de acordo com os procedimentos tcnicos e legais. Com o plano de classificao garantido a organizao lgica e fsica dos documentos, recuperao das informaes em seu contexto original de produo e visualizam-se as funes. Na TTD devem-se constar os seguintes campos de informao: prazos de guarda (na unidade produtora e na unidade com atribuio de arquivo); destinao (eliminao ou guarda permanente) e observaes. Na Figura 1, apresentada a metodologia e estratgia para a elaborao da tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

Figura 1 - Tabela de temporalidade documental. Fonte: Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, 2008 Ciclo de vida dos documentos O Ciclo de Vida dos Documentos so fases pelas quais o documento passa por um ou mais perodos. As fases so atribudas de acordo com a frequncia do uso dos documentos da empresa. A partir da Figura 2 segue uma explicao de cada fase do arquivo para o melhor entendimento.

Figura 2 - Fases dos documentos Fonte: Rev. ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina 2003/2004. 18

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Taxonomia Taxonomia tem por definio classificao sistemtica e est sendo conceituadas no mbito da Cincia da Informao como ferramenta de organizao intelectual. empregada em portais institucionais, bibliotecas digitais como um novo mecanismo de consulta, ao lado de ferramentas de busca. A organizao das informaes atravs do conceito de taxonomia permite alocar, recuperar e comunicar informaes dentro de um sistema de maneira lgica atravs de navegao. Este estudo apresenta princpios classificatrios que possam auxiliar na elaborao de taxonomias como um meio de representao e de acesso s informaes. Recentemente, o uso de taxonomias tem sido adotado por permitir acesso atravs de uma navegao em que os termos se apresentam de forma lgica, ou seja, em classes, subclasses e assim por diante, em quantos nveis de especificidade sejam necessrios. Uma vantagem desta forma de acesso a garantia, para o usurio. Uma vantagem a garantia, para o usurio, da melhor seleo do termo de busca, uma vez que as classes contm tpicos mutuamente exclusivos. No entanto, como nas listas alfabticas, a recuperao se restringe a um nico aspecto, no permitindo o uso de operadores booleanos. (BRUNO e RICHMOND, 2003; GILCHRIST, 2001; WYLLIE, 2005). Mtodos de arquivamento O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Segundo Paes (1997), pode-se dividir os mtodos de arquivamento nas seguintes classes: Bsicos: Alfabtico - Geogrfico Numricos: Simples Cronolgico - Dgito terminal Ideogrficos (Assuntos): Alfabtico - Enciclopdico e Dicionrio Numrico: Duplex - Decimal e Unitermo Padronizados: Variadex - Automtico- Soundex- Mnembnico e Rneo Estes mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. O sistema direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde est guardado, enquanto que o sistema indireto aquele que primeiro precisa se fazer a busca do documento em um ndice ou por um cdigo para depois poder localizar. Os principais mtodos de arquivamento utilizados podem ser apresentados da seguinte maneira: Mtodo Alfabtico: o sistema mais simples, fcil, lgico e prtico, pois no apresenta dificuldades para a execuo do trabalho de arquivamento, e tampouco para a procura do documento desejado, pois a consulta direta. Segundo a professora Menezes (2010) definese este mtodo da seguinte maneira: Elemento principal o nome, neste mtodo no necessrio consultar ndices para se localizar os documentos. As fichas ou pastas so colocadas em ordem alfabtica, segundo as regras gerais da alfabetizao. Mtodo numrico: Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem muita importncia ordem alfabtica, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Medeiros e Hernandes (1999) aponta que o arquivo numrico um dos sistemas mais fceis de manusear dentro de uma organizao, pois mais fcil de achar um documento que precisa usar numa hora de extrema urgncia mais prtico para a empresa na qual se trabalha. importante que estabeleam todas as possveis 19

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referncias cruzadas, registrando-as em guias inseridas na sequncia alfabtica, para evitar dvidas na hora da consulta. Mtodo por assunto: Mtodo representado por palavras dispostas alfabeticamente, um dos mais difceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expresso que defina o assunto. Para Castro, toda instituio dispe de certo nmero de documentos que devem ser arquivados. Este sistema usado quando o assunto de que trata o documento mais importante do que o nome ou endereo do individuo ou da entidade. A aplicao deste mtodo no de fcil execuo, depende da correta interpretao dos documentos sob anlise, alm de amplo conhecimento das atividades institucionais. Este mtodo o mais aconselhado quando houver grande volume de documentos e variedade de assuntos. O mtodo alfabtico e numrico, no arquivamento por assunto pode ser adotado. Com este estudo possvel perceber sobre como manusear um sistema de arquivo em uma empresa e deixar claro que o profissional de Secretariado Executivo fundamental para que a atividade seja feita de forma correta. Para a empresa Samaq Comercial de Mquinas Ltda, conclui-se que o padro de arquivamento a ser utilizado o alfabtico e numrico, pois a empresa possui documentos onde sero necessrios a consulta por ambos os mtodos, facilitando assim a busca por documentos sempre quando necessrios. Conservao e proteo de documentos As prticas de conservao de documentos tm o objetivo de preservar as informaes, assegurar a integridade fsica e a qualidade do acesso s informaes. Existem alguns cuidados necessrios para a conservao de documentos, como ambiente limpo, pois o acmulo de p favorece o aparecimento de fungos e tambm, evitar bebidas e alimentos, devido aos insetos serem atrados por matria orgnica, fazendo com que se reproduzam onde encontram alimentos. Algumas sugestes de proteo de documentos: No manuseio de documentos com valor histrico, aconselhvel o uso de luvas. As gorduras naturais existem nas mos e danificam os documentos ao longo do tempo. No momento em que consultar livros e documentos, evitar apoiar mos e cotovelos. Recomenda-se manusear sobre a mesa. Cuidar para no rasgar nem danificar capas, ao retirar de uma caixa, pasta ou estante, pois o mesmo se torna frgil e acaba se danificando facilmente. Evitar o uso do grampeador em documentos de guarda permanente, pois o grampo de metal enferruja rapidamente. A Climatizao procede assim: Controle de temperatura e umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera conservao. necessrio tomar algumas medidas para a proteo dos acervos, como exemplos temos janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiam o sol; filtros de filmes especiais tambm ajudam no controle de radiao UV, tanto nos vidros de janelas quanto em lmpadas fluorescentes. A funo do arquivo preservar, organizar e classificar a documentao. Ento, preciso rigorosidade quanto seleo dos documentos ou papis que devem ou no ser arquivados.

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Gesto Documental atual da Samaq Desde a admisso na empresa Samaq, foi me atribuda a tarefa de guardar cada ms as notas de fornecedores, caixas, diversos documentos. Todo ms a guarda feita em caixas de arquivo morto em pastas e so guardados no escritrio da empresa, porm os meses anteriores so levados at a sala do arquivo atual. A sala do arquivo est localizada num ambiente mais afastado do escritrio. O espao fsico hoje muito pequeno, comporta at o momento todo volume documental do ano de 2011. No h condies de circular na sala, pois so caixas e mais caixas empilhadas uma em cima da outra. A empresa no possui nenhum modelo de tabela de temporalidade, ou seja, os documentos apenas so levados at a sala e isso vem acontecendo a muito tempo. Como medida de preveno, a criao da TTD nesse momento ir regrar e, provavelmente, eliminar alguns documentos que no so mais necessrios. Para melhor anlise e viso atual do arquivo, foi aplicado um questionrio com 5 colegas da empresa, que necessitam ir at o arquivo para busca de documentos. O questionrio obteve-se com o seguinte resultado: Questionrio de diagnstico sobre Arquivo Central da empresa: Esta pesquisa individual tem como objetivo facilitar a busca de solues para uma correta organizao do arquivo central. Sua participao muito importante! Nome:______________________________________________ Setor: ______________________________________________ 1- Quais as principais dificuldades que voc encontra no momento em que precisa procurar algum documento? 2- Que sugestes voc daria para resolver os problemas identificados anteriormente? 3- Quais os benefcios que voc percebe com a implantao da gesto documental? Figura 3 - Questionrio aplicado Fonte: Autora, 2011. a maior dificuldade relatada pelos colegas de que o lugar est muito bagunado, documentos fora de lugar, no h espao para caminhar. Como sugesto da grande maioria, adquirir um lugar maior, prateleiras com identificao por ano e sries dos materiais e melhor separao dos mesmos. Pela viso dos colegas com essa implantao da gesto documental, o maior benefcio ser a rapidez, facilidade e o melhoramento de 100% no trabalho. Percebe-se com este questionrio que a viso dos colegas crtica, pela demora, pela dificuldade e que est na hora de organizar os documentos. Segundo Paes (2002): Tabela de Temporalidade o instrumento de destinao que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e eliminao.

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Figura 4 - Foto de entrada da sala onde se situa o arquivo. Fonte: Autora, 2011.

Figura 5 - Foto do lado direito entrada arquivo. Fonte: Autora, 2011. Descrio do processo de criao da Tabela de Temporalidade Documental Para aplicao e a busca por melhorias Tabela de Temporalidade Documental (TTD) na empresa Samaq, foram cumpridas as seguintes etapas de trabalho. Primeiramente foi 22

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apresentado o trabalho a ser realizado na empresa Samaq para o diretor e contadora da empresa. Inicialmente, foi feito um levantamento da documentao arquivada, buscando as prioridades iniciais do trabalho, bem como a identificao dos mtodos e tcnicas de arquivamento utilizadas. Existem documentos arquivados em salas diferentes, sendo ser necessrio se deslocar vrias vezes. Entrevista para elaborao da TTD Nesta fase, procurou-se em todas reunies com a contadora responsvel, detalhar o trabalho realizado na Samaq at o momento. Na Samaq no existia nenhum modelo de tabela de temporalidade, apenas eram guardados os documentos numa sala. Foi apresentado a contadora da empresa as vantagens que uma tabela de temporalidade pode trazer para a empresa. O modelo de temporalidade apresentado foi fundamentado no modelo da APESC. A primeira coluna foi denominada processos, a segunda foi alterada para tipo de documento, j a terceira ser estudado o tempo de arquivamento, quarta coluna destino dos documentos e por fim, na ltima representou-se pela Legislao.

Figura 6: Modelo de Tabela de Temporalidade Fonte: Autora, 2011 Resultados e Discusses As atividades aqui relatadas refletem a aplicao das tcnicas e teorias estudadas, conforme fundamentao terica relatada at aqui. Desde o incio das atividades da autora na Samaq, em 2006, lhe foi atribuda a atividade de armazenamento de documentos da empresa. 23

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A sala utilizada como arquivo ficava em um ambiente afastado do escritrio e o espao no comporta adequadamente toda a documentao. A empresa no trabalhava com modelos de tabela de temporalidade, sendo assim, os documentos eram levados at esta sala e intitulados somente como arquivo. A no utilizao dessa Gesto Documental implicava na reorganizao frequente no acervo documental, na demora de achar os documentos, e isso que vrios documentos j estavam descartados. Isso ocorria pelo fato de no ter uma limitao do tempo de guarda dos documentos e por no haver na empresa uma ferramenta to ampla como esta. Aps conversa com o diretor da empresa, foi mostrado a ele a sala desorganizada e a sala que pretendia ser reutilizada. Esta aquisio contribuiu para o desenvolvimento do trabalho, pois trata-se de uma ampliao fsica do espao destinado a documentao. Uma sala com estrutura adequada, com iluminao boa, um amplo espao para guarda dos documentos. Dando incio ao processo de desenvolvimento do estgio, foi aplicado um questionrio, para cinco colegas de setores diferentes, podendo assim analisar a viso deles com o arquivo atual hoje. Aplicado o questionrio, foram diagnosticados os seguintes resultados: 1. Percebeu-se que a falta de organizao dos documentos e a dificuldade de circulao dentro da sala atual. 2. Sugerida a aquisio de um local maior, identificao das prateleiras com dados de ano e srie dos materiais e a melhor apresentao dos mesmos. 3. Pela viso dos colegas com essa implantao da gesto documental, o maior benefcio ser a rapidez, facilidade e o melhoramento de 100% no trabalho. Percebeu-se com este questionrio que a viso dos colegas, crtica, pela demora que se tem na procura, pela dificuldade de se locomover e que est na hora de organizar os documentos. Juntamente com colegas de diversos setores, foram adquiridas vinte prateleiras novas, as paredes manchadas foram pintadas e com aval da gerncia, conforme a necessidade, tambm foram adquiridos novos materiais como caixas de arquivos, bibliotecanto, etiquetas, diversos outros materiais referentes ao trabalho. Para aplicao e a busca por melhorias Tabela de Temporalidade Documental (TTD) na empresa Samaq, foram cumpridas as seguintes etapas de trabalho: foi apresentado o trabalho a ser realizado na empresa Samaq para o diretor e contadora da empresa. Inicialmente, foi feito um levantamento da documentao arquivada, buscando as prioridades iniciais do trabalho, bem como a identificao dos mtodos e tcnicas de arquivamento utilizadas. Foram apresentadas as vantagens que uma tabela pode trazer empresa, bem como para um trabalho futuro. O modelo de temporalidade apresentado foi fundamentado no modelo da APESC (Associao Pr Ensino de Santa Cruz do Sul). Essa nova implantao tambm ajudar os funcionrios, a saber, o que utilizar para cada processo e o tempo que ele ficar disponvel na empresa para consulta. Foram implantados Tabelas de Temporalidade de Documentos para diversos setores, onde muito importante destacar que aps o preenchimento das tabelas, verificou-se que alguns documentos podem ser eliminados devido ao tempo de guarda. Foram em torno de 10.000 folhas descartadas e 5m de rea ocupada com caixas. Foram obtidos resultados muito satisfatrios com este trabalho, destacando os seguintes a seguir: Maior rapidez na procura das caixas de arquivo que contm os documentos contbeis. Padronizao na identificao das vendas que so de maior procura, solicitada pelo cliente, com agilidade e fcil localizao. 24

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Etiquetao das notas de fornecedores, documentos referentes aos anos anteriores, fcil acesso eles. Espao fsico ampliado, sala reestruturada, com iluminao adequada, prateleiras suficientes para todas as caixas. Para Samaq com certeza ser um diferencial, trazendo benefcios a direo, aos colegas que precisam dessas informaes. Boa apresentao do novo arquivo permanente da empresa ser de fundamental importncia e segurana para a empresa. Com a aplicao da TTD, possvel documentar o tempo de guarda dos documentos, quais foram guardados, quais eliminados bem como padronizar a maneira de arquivamento, no importando quem est ou estar no cargo no setor da empresa.

Figura 7: Resultados finais Fonte: Autora, 2011.

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Figura 8: Resultado Fonte: Autora, 2011

Figura 9: Resultado Fonte : Autora, 2011

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Figura 10 - Resultado Fonte: Autora, 2011.

Figura 11- Resultado Fonte: Autora, 2011 Consideraes finais Quando se fala em uma poltica de gesto documental e informacional, so muitas as barreiras a serem ultrapassadas, comeando pela cultura organizacional que resiste a mudanas. A proposta de implantao dessa poltica implica criao e alteraes na elaborao de documentos, com possibilidade de reviso de alguns fluxos informacionais, alm de investimentos em qualificao de pessoal, em estrutura fsica apropriada. 27

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necessrio o reconhecimento da importncia da gesto documental e informacional pelo comprometimento da administrao e dos produtores dos documentos, para que se consolide o sistema de arquivo em estudo, sabendo que o caminho a ser percorrido longo. O desenvolvimento de um estudo desta natureza traz experincias importantes para a equipe da empresa Samaq. Buscou-se o suporte da literatura especializada, so feitas reflexes a respeito da aplicabilidade dos conhecimentos obtidos em uma realidade concreta, ou seja, o espao universitrio assume o papel de um grande e importante laboratrio de ensino. O tema, ligado rea de documentao e arquivstica, surgiu para suprir algumas necessidades da empresa, em termos de documentao arquivada, bem como auxiliar nas prprias rotinas dirias da autora, sendo que assim, a informao poderia ser buscada com mais agilidade e praticidade. Antes de dar incio ao desenvolvimento do estgio, o tema e a empresa estavam escolhidos, inclusive sob o aval final do diretor da empresa. O desenvolvimento do projeto, desde a escolha do tema Gesto Documental na empresa Samaq Comercial de Mquinas Ltda, foi uma necessidade prevista h muito tempo por mim para a empresa. A Samaq no possua arquivo padro. O tema, ligado rea de documentao e arquivstica, surgiu para suprir algumas necessidades da empresa, em termos de documentao arquivada, bem como auxiliar nas minhas prprias rotinas dirias, em que a informao poderia ser buscada com mais agilidade e praticidade. Aps a implantao do projeto, relata-se algumas percepes, experincias adquiridas por mim. De incio, atravs da pesquisa dos itens documentados, notou-se que alguns documentos no tinham razo para ainda serem arquivados, principalmente em termos de anos. A realocao de outros documentos, seja na disposio, aproximao por tema, facilitaria a consulta dos demais colegas, como foi o caso dos documentos de vendas. O desenvolvimento terico, a realizao das pesquisas, as anlises dos dados foram fatores que precisaram muita dedicao e fora de vontade, alm da realizao de pesquisa, a ajuda dos demais colegas exigiu muita pacincia e persistncia. Devido ao grande nmero de documentos e por no possuir ainda a Tabela de Temporalidade Documental, foi sugerido que se estudasse a possibilidade de mudana e a forma correta de descarte dos documentos no utilizados mais e respeitar o tempo devido de cada documento. O modelo de TTD, criado contribuiu muito, atravs da utilizao dos processos realizados por setor, para ter noo real dos documentos existentes. A Tabela de Temporalidade Documental garante empresa um trabalho simples, porm de grande importncia, ou seja, os documentos so eliminados de forma criteriosa, pois j passaram do tempo certo, maior agilidade e facilidade na busca. O trabalho realizado foi muito gratificante me proporcionou grande aprendizado, com as pesquisas obtive grande experincia, mas com certeza para o futuro estudos devem ser realizados para o melhoramento contnuo. O que me deixou animada e o que me deu estmulo foi a sala nova e equipamentos novos para a realizao deste trabalho, pois percebi que estava mais do que na hora de algum tomar iniciativa. necessrio o reconhecimento da importncia da gesto documental e informacional pelo comprometimento da administrao e dos produtores dos documentos, para que se consolide o sistema de arquivo em estudo, sabendo que o caminho a ser percorrido longo. Colocar em prtica este projeto, com teorias aprendidas durante o curso em relao arquivstica, foi muito bom. Concluiu-se que o grande problema foi a falta de planejamento. O diferencial hoje do trabalho um planejamento mais correto para o descarte de documentos e a organizao sem comparao a anterior. Quando se fala em uma poltica de gesto documental e informacional, 28

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so muitas as barreiras a serem ultrapassadas, comeando pela cultura organizacional que resiste a mudanas. A proposta de implantao dessa poltica implica criao e alteraes na elaborao de documentos, com possibilidade de reviso de alguns uxos informacionais, alm de investimentos em qualificao de pessoal, em estrutura fsica apropriada. De modo geral, acredito que consegui alcanar a necessidade da empresa que precisava urgentemente. Foi muito difcil o comeo, fiquei muito perdida em como conseguir desenvolver os processos, mas fui em busca de ajuda, de orientaes e, graas ao esforo que mantive com o tempo, consegui desenvolver com qualidade. O desenvolvimento de um estudo desta natureza traz experincias importantes para a equipe da empresa Samaq. Buscou-se o suporte da literatura especializada, so feitas reflexes a respeito da aplicabilidade dos conhecimentos obtidos em uma realidade concreta, ou seja, o espao universitrio assume o papel de um grande e importante laboratrio de ensino. O tema, ligado rea de documentao e arquivstica, surgiu para suprir algumas necessidades da empresa, em termos de documentao arquivada, bem como auxiliar nas prprias rotinas dirias da autora, sendo que assim, a informao poderia ser buscada com mais agilidade e praticidade. Com certeza, a organizao e melhoria contnua geram bons resultados. E assim sucesso da empresa tambm, pois depende muito da satisfao de clientes e funcionrios. Referncias AVEDON, D. M. (2001). Tecnologia de documentos, definies e descries. Os principais termos empregados no Gerenciamento Eletrnico de Documentos. So Paulo: Cenadem, 1999 p. BARRETO, A. R., et al. (1997). Gesto de unidades de informao: manual. Braslia: IBICT. BRASIL. Decreto-Lei Federal N. 8.159. Gesto de documentos como ferramenta estratgica de negcios. Disponvel em: <http://www.administradores.com.br/informese/informativo/gestao-de-documentos-como-ferramenta-estrategica-de-negocios/13364/>. Acesso em: 07 jun. 2011. BRASIL. Art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Eliminao de Documentos. Disponvel em:<http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=60>. Acesso em: 07 jun. 2011. BRUNO, D.; RICHMOND, H. (2003). The true about taxonomies. Information Management Journal, v. 37, n.2, mar./abr., p.44-46. DICK, B. Pesquisa-ao e avaliao. (1997). Disponvel em: <http:// www.ariassociates.haverford.edu./inprint/conference/BDick.html>. Acesso em: 7 jun.2011. GIL, A. C. (1999). Mtodos e tcnicas de pesquisa social. 5. ed. So Paulo: Atlas, 207 p. GILCHRIST, A. (2001). Taxonomies for knowledge management. Online information 2001. Proceedings of the International Online Onformation Meeting. London: Oxford: Learned Information Europe Ltd, 177 p. IRON MOUNTAIN. Gerenciamento de documentos. Disponvel em:<http://www.ironmountain.com.br/>. Acesso em: 16 mar. 2011. KEMMIS, S.; MCTAGGART, R. (Org.). (1982). O planejador de pesquisa ao. 3.ed. Deakin University: Ed.Victoria. LOPES, L. C. (1997). A gesto da informao: as organizaes, os arquivos e a informtica aplicada. Rio de Janeiro: Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro. 29

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ANLISE DA ATUAO DO (A) SECRETRIO (A) EXECUTIVO (A) COMO LDER NA UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEAR ANDRADE, Adlia Aguiar de Acadmica do curso de Secretariado Executivo da Universidade Federal do Cear GALVO, Jardiana Silva Acadmica do curso de Secretariado Executivo da Universidade Federal do Cear jardyana@hotmail.com OLIVEIRA, Magally Diniz de Acadmica do curso de Secretariado Executivo da Universidade Federal do Cear ARAJO, Maria Daniele da Cruz Acadmica do curso de Secretariado Executivo da Universidade Federal do Cear Resumo Este estudo resultado do interesse em analisar a atuao do profissional de secretariado executivo como lder na Universidade Federal do Cear. Busca verificar se a instituio pblica oferece oportunidades para o exerccio da liderana secretarial, identificando em quais situaes ocorrem esta prtica. Para a construo deste trabalho, realizou-se uma pesquisa bibliogrfica, revisando a literatura especializada sobre gesto pblica, perfil atual do Secretario Executivo, liderana e o Secretrio Lder. Posteriormente, foi aplicada uma pesquisa de campo tendo como ferramenta um questionrio, no qual os dados foram coletados e analisados. Os resultados obtidos indicam que os Secretrios Executivos lideram reunies, delegam tarefas, tomam decises e at substituem seu superior em ocasies de ausncia. Desse modo, confirma-se que o Secretrio Executivo realmente atua como lder na gesto pblica. O que contribui para o alcance dos objetivos deste trabalho. Palavras-chave: Gesto Pblica. Secretariado Executivo. Liderana. 1. Introduo O profissional de secretariado executivo exerce inmeras funes dentro das organizaes. Com as constantes mudanas impostas pelo novo cenrio empresarial este profissional acaba se descobrindo como gestor a cada momento. Pois, dentre as atuais funes requeridas pelo mercado de trabalho se destacam as habilidades de comunicao assertiva, capacidade de lidar com conflitos, trabalhar em equipe, coordenar tarefas, supervisionar seus subordinados, resolver problemas e tomar decises. Portanto, observa-se que essas habilidades hoje, fazem parte do contexto profissional de um secretrio executivo como lder. Esta pesquisa objetiva-se, de forma ampla, analisar a atuao do profissional de secretariado executivo como lder em uma Instituio Federal de Ensino Superior (IFES), especificamente a Universidade Federal do Cear (UFC), dessa forma busca verificar se a instituio pblica proporciona oportunidades para que ocorra a liderana secretarial e identificar em quais situaes o profissional de secretariado tm autonomia para atuar como lder. Este artigo surgiu do interesse em acompanhar o desenvolvimento da liderana de secretrios inseridos na gesto pblica. A composio do mesmo desenvolveu-se atravs de 31

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pesquisa bibliogrfica, com material colhido em livros, internet, revista, artigos cientficos e monografia. Foi utilizado o mtodo quantitativo tendo como instrumento de pesquisa um questionrio aplicado aos secretrios executivos graduados na Universidade Federal do Cear e que so funcionrios da referida instituio. Este trabalho fundamentou-se em sete captulos, na forma a seguir distribudos: O captulo um apresenta a relevncia do tema, os objetivos gerais e especficos, a justificativa, a metodologia e, por fim, o detalhamento do trabalho que ora se apresenta. O captulo dois descreve de forma sucinta o perfil do profissional de secretariado executivo fazendo uma analogia entre o antigo perfil e o atual. O captulo trs contextualiza as habilidades e competncias dos secretrios executivos necessrias gesto pblica. No captulo quatro definem-se conceitos de liderana e aborda suas principais teorias, bem como explorada a diferena entre chefe e lder. O captulo cinco se refere ao secretrio executivo no papel de gestor e lder. J no captulo seis, com o auxilio de um questionrio especfico aplicado na Universidade Federal do Cear, foi possvel obter o resultado da anlise deste estudo. Por ltimo, o captulo sete conclui as ideias apresentadas nos captulos anteriores fazendo um breve resumo baseado nos fundamentos estudados. 2. Perfil do Profissional de Secretariado Executivo Conforme a passagem dos tempos, a profisso de secretariado executivo sofreu significativas mudanas devido s alteraes advindas do cenrio globalizado competitivo, onde a troca de experincias e conhecimentos ocorre em ritmo acelerado. Com a necessidade de serem adotadas inmeras funes dentro das organizaes, o profissional vem adquirindo uma postura de lder, pois cada vez mais o secretrio executivo passa a exercer eficazmente suas habilidades gerenciais com o intuito de responder satisfatoriamente s exigncias das organizaes. Com essa adaptao ao novo perfil secretarial o profissional deixa de ser apenas um elemento de apoio do chefe e passa a assumir funes gerenciais, assim tendo maior liberdade para opinar e decidir, e no sendo apenas um cumpridor de ordens e solicitaes. De acordo com Portela e Schumacher (2006 apud PORTELA e SCHUMACHER, 2009, p. 33), se adqua ao novo perfil:
Ter preocupao com o todo empresarial, ter preocupao com a criatividade, ter preocupao com o lucro da empresa, ser polivalente, ser negociador, ser um programador de solues, ter iniciativa, ser participativo, estabelecer limites, ser conhecedor dos problemas do seu pas e do mundo, moldando as expectativas dos problemas das empresas aos objetivos a serem atingidos pelas pessoas e por toda a organizao, prestar assessoria de forma pr-ativa, ser conhecedor de tecnologia, um profissional que se preocupa com a competitividade, trabalhar com estratgia gerencial, um gestor dentro do molde generalista, conhecedor das Teorias das Organizaes e que sabe ler o ambiente do trabalho com finalidade de entender as mudanas e os conflitos, procurando transformar o ambiente e as situaes criadas por ele, conhecedor de tcnicas secretariais com excelncia. (2006 apud

PORTELA e SCHUMACHER, 2009, p. 33) Diante desse novo perfil, ao reunir vrias caractersticas para realizar com sucesso suas funes, o profissional de secretariado apresenta mltiplos valores e executa diferentes tarefas assessorando e substituindo eventuais ausncias de seu superior, com a sensibilidade de visualizar futuros problemas e mudanas necessrias, ele deve ser flexvel, compreensvel, 32

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agir de acordo com as circunstncias e ser responsvel, sendo totalmente capaz de assumir compromissos e realiz-los de maneira satisfatria. 3. Habilidades e Competncias do Secretrio (a) Executivo (a) necessrias Gesto Pblica A fora de trabalho no servio pblico passou por dcadas e at sculos por uma cultura de que s quem recorria aos servios pblicos eram os pobres, pois os mesmos no conheciam um servio melhor porque no podiam pagar, o que impossibilitava a comparao entre o servio particular e o pblico. Os servidores pblicos eram obrigados a conviver com pseudo-servidores que ocupavam cargos sem a devida qualificao profissional, estes ingressavam no servio pblico sem as mesmas exigncias de qualificao que a maioria. Os que eram exceo a esta regra se sentiam desmotivados a prestar um servio primando pela qualidade devido s condies de trabalho que no objetivavam a isso e aos maus exemplos de servidores privilegiados que tinham melhores oportunidades na carreira devido a nepotismo, clientelismo, corrupo e outros vcios oriundos do colonialismo. Nesses novos tempos aumentam as exigncias de formao tcnica e profissional do servidor pblico. Alm disso, requerem-se novas posturas, atitudes e habilidades perante o trabalho e, consequentemente ao cidado. Assim, o funcionrio da coletividade deve procurar a cada dia instrumentos necessrios para aprimorar suas habilidades e conhecimentos. Portanto, os avanos observados nas ltimas dcadas tm levado as organizaes sejam elas pblicas ou privadas a buscarem novas formas de gesto com o intuito de melhorar o desempenho, alcanar resultados e atingir a misso institucional para o pleno atendimento das necessidades dos clientes. Nota-se que o sucesso das organizaes modernas depende, e muito, do investimento nas pessoas, com a identificao, aproveitamento e desenvolvimento do capital intelectual. A reviso do perfil do secretariado na instituio pblica traz benefcios diretos para o servio pblico, assim criando incentivos para que os prprios secretrios busquem a melhoria contnua de sua qualificao e que nas suas reas de atuao trabalhem de maneira mais gerencial e empreendedora, contribuindo para o alcance da misso da organizao. A modelagem deste novo perfil do secretariado est fortemente vinculada definio das habilidades e competncias que devero ser desenvolvidas, requerendo um enorme esforo de capacitao. Portela e Schumacher (2006 apud PORTELA; SCHUMACHER, 2009, p. 29) afirma que o profissional de Secretariado executivo tem uma viso generalista, com tcnicas intelectuais, relacionais, sociais, polticas e de liderana desenvolvendo habilidades e competncias necessrias aos mais diversos tipos de empresas e com isso pode atuar em empresa nacional e multinacional, podendo ser no setor pblico ou no comrcio... (PORTELA e SCHUMACHER, 2009). Enfatizando a importncia dessas habilidades Medeiros e Hernandes (1995 apud SANTOS; CAIMI, 2009, p. 27) afirmam que:
necessrio que o profissional tenha competncia tcnica e interpessoal, habilidades de liderana, relao com os clientes internos e externos organizao, seja lder que participa nas tomadas de decises; possua domnio de informtica e seja responsvel.

Para a profisso de secretariado executivo o desenvolvimento dessas habilidades e competncias de extrema importncia no desempenho de suas funes (SANTOS; 33

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CAIMI, 2009), pois faz parte do perfil atual do secretrio executivo, bem como atende a demanda da gesto pblica. 4. Conceitos e Teorias da Liderana 4.1 Conceitos de Liderana Segundo Maximiniano (2004.p.303) a liderana pode ser definida como o processo de conduzir as aes ou influenciar o comportamento e a mentalidade das outras pessoas, para Bennis (1988), a liderana o que d a uma organizao sua viso e capacidade para transformar esta viso em realidade, influenciar, guiar em direo, curso, ao, opinio. Pode ser observado que as conceituaes citadas esto diretamente ligadas capacidade de influenciar pessoas de forma que sejam alcanados os objetivos de quem exerce a influncia. Portanto, a liderana representa a maneira mais eficaz de renovar as organizaes e impulsion-las rumo ao sucesso. De acordo com Chiavenato (1994), a liderana necessria em todas as atividades e em todos os tipos de organizao humana, principalmente nas empresas. Ele considera que um bom dirigente ou gerente deve ser necessariamente um bom lder. Na realidade, os lderes devem estar presentes no nvel de direo, no de gerncia e em todos os demais nveis da organizao. Pode-se concluir que liderar ter a capacidade de gerar mudanas e que implica em entender o ser humano. Independente de cargo ou posio, pois est relacionada autoridade mais do que ao poder, por isso subtende a necessidade da comunicao clara e tica, o respeito ao indivduo e percepo das necessidades do grupo. 4.2 Teorias de Liderana Acadmicos argumentam que a liderana tem sido tema de pesquisas nos mais diversos campos do conhecimento humano desde a dcada de 30. Embora houvesse muitos livros e artigos ilustrando a "boa" liderana antes deste perodo, tais obras eram, principalmente, teorias filosficas ou sugestes com poucos dados e informaes consistentes que sustentassem seus pontos de vista. Segundo Bergamini (1994), isso quer dizer que a liderana tem sido investigada h muito tempo e como tal justo que apresente inmeras interpretaes. Com o passar do tempo, a pesquisa e a literatura sobre liderana evoluram de teorias que descreviam traos e caractersticas pessoais dos lderes eficazes, passando por uma abordagem funcional bsica que esboava o que lderes eficazes deveriam fazer, e chegando a uma abordagem situacional ou contingencial, que prope um estilo mais flexvel, adaptativo para a liderana eficaz. A liderana constitui um dos temas mais pesquisados e estudados nas ltimas dcadas (CHIAVENATO, 2003, p. 123). Ainda segundo Chiavenato (2003), autores humanistas apresentaram teorias sobre a liderana que podem ser classificadas em trs grupos: Teoria dos Traos de Personalidade, Teoria do Comportamento e Teoria da Contigncia ou Situacional, onde cada grupo apresenta caractersticas prprias.

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4.2.1 Teoria dos Traos de Personalidade Esta teoria, defendida pelos pesquisadores Stogdill e Mann, afirma que a liderana o resultado de uma combinao de traos, como por exemplo, traos fsicos, intelectuais, sociais e traos relacionados com a tarefa, enfatizando especialmente as qualidades pessoais do lder, onde o mesmo deve possuir certas caractersticas de personalidade facilitadoras no desempenho da liderana. A teoria de Stogdill mencionada em Bergamini (1994, p.28) afirma que:
Os lderes deveriam possuir certas caractersticas de personalidade especiais que seriam basicamente as principais facilitadoras no desempenho do papel de liderana. Assim, os lderes passaram a ser entendidos somo seres diferentes das demais pessoas pelo fato de possurem alguns traos de personalidade considerados como profundos responsveis no s por fazlos emergir como tal, como tambm por mant-los em suas posies.

Com esta teoria conclui-se que os lderes j nascem como tal, no havendo a probabilidade de faz-los posteriormente por meio do uso de tcnicas de desenvolvimento pessoal. A viso de liderana de que os lderes nascem feitos, e no aprendem a ser lderes, ainda de fato muito popular. 4.2.2 Teoria do Comportamento Falhas nos primeiros estudos sobre liderana levaram pesquisadores por outra direo: a anlise comportamental do lder. Passou-se a questionar se seria possvel treinar algum para ser lder. Enquanto as teorias dos traos de liderana forneceram uma base para selecionar a pessoa certa para exercer a funo de liderana, as teorias comportamentais sugeriram que possvel treinar pessoas para serem lderes. (ROBBINS et al, 2010). Estudos realizados por dois centros de pesquisa, a Universidade Estadual de Ohio e a Universidade de Michigan, analisaram a liderana em termos de estilos de comportamento do lder em relao aos seus subordinados. As principais teorias comportamentais abordam os seguintes estilos de liderana: a) Liderana Autocrtica: O lder centraliza o poder e a tomada de deciso, sendo dominador e pessoal nos elogios e crticas; b) Liderana Liberal: O lder tem participao mnima, superviso totalmente afastada e permite completa liberdade para as decises grupais ou individuais. Portanto, o lder no faz nenhuma tentativa de avaliar ou regular as aes do grupo; c) Liderana Democrtica: O lder incentiva a participao do grupo nas decises, descentraliza autoridade, conduz e orienta o grupo e limita-se aos fatos em seus elogios e crticas ao grupo. Esses estilos de liderana contriburam fortemente para o movimento comportamentalista, assim proporcionando um perodo de investigao focada no comportamento e no nos traos de personalidade. Porm so necessrias pesquisas futuras para integrar essas abordagens, pois alguns lderes podem traos certos ou demonstrar os comportamentos corretos e, ainda assim, fracassarem.(...) elas no garantem que um lder tenha sucesso. O contexto tambm tem muita relevncia (ROBBINS et al, 2010, p. 363). 35

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4.2.3 Teoria da Contingncia ou Situacional O modelo contingencial da liderana foi desenvolvido por Fred Fiedler. Este modelo prope que a eficcia do desempenho do grupo depende da adequao entre estilo do lder e o grau de controle que a situao lhe proporciona (ROBBINS et al, 2010, p. 365). Procura identificar qual dos fatores situacionais mais importante e prever o estilo de liderana que ser mais eficaz em determinada circunstncia. Os tericos da contingncia defendem a noo de que no existem estilos de liderana universalmente adequados. A Teoria Situacional bastante til para a compreenso de determinadas situaes. Segundo CHIAVENATO (2009):
A liderana depende das necessidades existentes em uma determinada situao e consiste em uma relao entre indivduo e grupo [...] A liderana existe por causa das necessidades verificadas em determinada situao. O lder a pessoa que sabe conjugar e ajustar todas essas caractersticas. Assim, no h um tipo de nico exclusivo para cada situao. Tudo depende da situao. (CHIAVENATO, 2009, p.146).

Percebe-se que no h um padro de caractersticas comportamentais prontas para serem aplicadas no que diz respeito liderana. Ela circunstancial, ou seja, seu exerccio depender de uma srie de fatores que envolvem necessidades individuais, sociais, contextual do grupo e clima organizacional. 4.3 Diferenas entre Chefe e Lder Durante muito tempo confundia-se que chefe e lder tinham o mesmo significado, mas atualmente necessrio apresentar a liderana de um modo capaz de refletir como ela entendida na teoria e na prtica (ROBBINS et al, 2010, p. 359), para que aos poucos essas expresses sejam diferenciadas. Entendendo-se por chefe aqueles que trabalham em grupo, concentra o trabalho em si, tem o foco voltado para os resultados e focaliza os sistemas e a estrutura. Enquanto o lder aquele que possui a habilidade de exercer influncia e ser influenciado pela equipe, atravs de um processo de relaes interpessoais adequadas para a consecuo de um ou mais objetivos.
Definimos liderana como a capacidade de influenciar um conjunto de pessoas para alcanar metas e objetivos. A origem dessa influncia pode ser formal, como a que conferida por um cargo de direo em uma organizao. No entanto, nem todos os lderes so administradores, nem todos os administradores so lderes. O fato de a organizao conferir a seus gestores autoridade formal no lhes garante uma capacidade de liderana aficaz. (ROBBINS et al, 2010, p. 359-360)

Alguns chefes, em algumas organizaes, ainda conseguem resultados chefiando, embora estes tempos estejam acabando. Atualmente, os resultados do estilo "chefiar" no so duradouros, os melhores funcionrios, normalmente no suportam essas condies por muito tempo, e partem em busca de empresas comandadas por lderes. Essa desintegrao nas equipes faz com que os resultados sejam cada vez mais difceis de serem atingidos. No exerccio da liderana o processo o oposto, as equipes buscam se fortalecer com novas contrataes, estimulando seu autodesenvolvimento, procurando novas maneiras de alcanar os objetivos. Os verdadeiros lderes esto preocupados com o futuro, pois possuem uma perspectiva de longo prazo. 36

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De acordo com o quadro abaixo poder ser observado as principais diferenas entre chefe e lder: CHEFE Tem o poder Comanda Administra Quer segurana e estabilidade Imita obediente LDER Tem competncia Comunica Inova Quer desafios Cria contestador

Quadro 1: Diferena entre Chefe e Lder Fonte: Criada pelo autor. Segundo IANNINI, Pedro Paulo. Chefia e liderana Capacitao gerencial. Viosa: Aprenda Fcil, 2009, p.24

5. Secretrio (a) Executivo (a) no Papel de Lder e Gestor No passado, at o final da dcada de 80, liderana era uma competncia exigida apenas de alguns nveis da hierarquia empresarial. A partir de meados dos anos 90 e, principalmente, no sculo XXI, passou a ser um requisito fundamental para todos os profissionais que lidam com pessoas. Para o profissional de secretariado, que tem como pilares bsicos da sua atuao informaes e pessoas, entender de liderana e desenvolver essa competncia passou a ser mais um dos seus desafios, para responder com qualidade a sua misso. Na polivalncia de suas funes esse profissional exerce uma liderana direta e indireta sendo um elo entre os nveis decisrios e os clientes externos. A influncia do profissional secretrio decisiva na empresa. Como lder, ele pode acentuar o seu papel como agente de mudana, formando e sedimentando posturas novas e atitudes vencedoras. Com essa postura de lder poder ocupar, com qualidade, parte do espao disponvel nas organizaes, otimizando resultados e, principalmente, comprovando que pode agregar o papel de liderana, sem perder a identidade e essncia do seu perfil. A gesto uma atividade realizada na organizao por profissionais que, alm de terem conhecimento tcnico, possuem esprito de liderana e que conhecem bem a empresa em que atuam. Dessa forma, o profissional de secretariado executivo est inserido nas organizaes de maneira a atuar na funo de gestor, colaborando para o crescimento organizacional. Assim, o secretrio executivo necessita deter o conhecimento sobre gesto e finanas, relaes humanas e tecnologia, tcnicas secretariais e tica, empreendedorismo, dentre outras, o que lhe possibilitar implementar, atravs da seleo das ideias e conhecimentos, o que pode ser aplicado no seu trabalho. 6. Anlise e Resultados da Pesquisa Com o propsito de analisar a atuao do profissional de secretariado executivo na gesto pblica, especificamente os profissionais da Universidade Federal do Cear, mediante o exerccio da liderana secretarial em uma Instituio Federal de Ensino Superior (IFES) foi aplicado um questionrio objetivo com nove questes, abordando assuntos relacionados aos conceitos de liderana, as exigncias do perfil de lder, oportunidades para atuar como lder na empresa em que trabalha e satisfao com a profisso. 37

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O universo dessa pesquisa foi composto por profissionais graduados em Secretariado Executivo que atuam na UFC. A pesquisa teve como amostra nove secretrios executivos inseridos nos diversos departamentos da referida instituio. Para realizar a coleta dos dados foi aplicado um questionrio objetivo, com respostas fixas, abordando conceituao de liderana, o perfil do profissional da gesto pblica e os desafios enfrentados no exerccio da liderana pelos profissionais de secretariado. O referido questionrio foi enviado por e-mail aos respondentes e aps recebimento das respostas foi realizada a anlise das informaes. A seguir sero apresentados os resultados obtidos por meio da pesquisa atravs de grficos seguidos pela interpretao: Questo 1: Consiste em verificar o sexo dos entrevistados:

11%

MASCULINO FEMININO

89%

FONTE: Pesquisa de campo / outubro de 2010

Observa-se que apesar da presena do sexo masculino, ainda predominante na rea secretarial profissionais do sexo feminino. Dentre os entrevistados, os homens esto representados por apenas 11% do total e os 89% restantes so compostos por mulheres, o que nos demonstra a dominncia do mercado feminino nesta rea. Apesar de o secretariado ser uma profisso que possui em sua maioria mulheres, os homens devem ocupar seu lugar no mercado, pois competncia uma qualidade sem gnero, no importando o sexo e sim as habilidades de cada um. A presena masculina no secretariado fundamental para demonstrar uma nova mudana de perfil, desvinculando-se dos esteretipos e preconceitos passados, ligados figura da mulher. provvel que os homens, mesmo gostando da profisso sintamse receosos em assumir um cargo publicamente, visto o preconceito ainda existente na sociedade atual. Questo 2: Busca identificar a idade dos entrevistados:

0% 44% 21 a 30 ANOS 31 a 40 ANOS 56% 41 a 50 ANOS

FONTE: Pesquisa de campo / outubro de 2010

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Percebe-se que 56% dos entrevistados possuem idade entre 21 e 30 anos, demonstrando que estes secretrios esto pouco tempo no mercado de trabalho. Por possuir um perfil mais jovem, os profissionais de secretariado da UFC apresentam maior facilidade em lidar com a tecnologia atual, adaptando-se s novas linguagens e equipamentos oriundos da evoluo da mesma. Para os profissionais com maior idade, a busca incessante por informaes atravs de cursos tcnicos profissionalizantes, idiomas e interpessoais pode fazer a diferena que o mercado exige. Questo 3: Tempo que exercem a profisso:

22%

22% MENOS DE 1 ANO DE 1 a 2 ANOS DE 3 a 4 ANOS MAIS DE 10 ANOS 34%

22%

FONTE: Pesquisa de campo / outubro de 2010

No grfico acima nota-se que na UFC predomina, entre 34% dos respondentes, o perodo de exerccio da profisso entre 1 a 2 anos, tendo como consequncia a pouca experincia dos profissionais. Segundo Silva (2009) as competncias necessitam muito mais do que ensinamentos acadmicos (tericos) para obterem conhecimentos, habilidades e atitudes, so necessrias experincias prticas, sejam atravs de empregos anteriores, estgios ou formao continuada. Com ou sem experincia fundamental que as competncias profissionais estejam sintonizadas de forma a agregar valor organizao, com responsabilidade e comprometimento. A Constituio da Repblica Federativa do Brasil de 1988, no captulo II art. 37, declara que a investidura em cargo ou emprego pblico depende de aprovao prvia em concurso pblico (BRASIL, 1988). Sabendo disso, pode-se afirmar que a abertura de concursos para a rea secretarial nesta instituio de ensino recente, visto que a regulamentao da profisso data de 30 de setembro de 1985, conforme promulgao da Lei n 7.377, de 30 de setembro de 1985, que posteriormente foi alterada pela Lei n 9.261, de 10 de janeiro de 1996, esta ltima veio amparar a categoria de secretrios executivos e tcnicos em secretariado assegurando para os mesmos o direito de exerccio da profisso.

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Questo 4: Definio de lder:


0% 0% 11% aquele que trabalha em grupo, concentra o trabalho em si e tem o foco voltado para os resultados, administra, focaliza os sistemas e a estrutura Delegar atividades, construir e trabalhar em equipe, motivar seus liderados, inovar. Priorizar as pessoas e possuir poder de influncia sobre elas. O profissional que d ordens,prioriza os resultados, bajulador e obediente, busca status e preza pela segurana e estabilidade Outra definio.

89%

FONTE: Pesquisa de campo / outubro de 2010

De acordo com o grfico acima, 89% dos respondentes conclui-se que os secretrios investigados sabem discernir o real significado de lder, fugindo das concepes conservadores de chefe. Os lderes, independente de cargo, so capazes de influenciar colaboradores na realizao de suas tarefas, na consecuo de objetivos e metas. A liderana um dos recursos fundamentais para o alcance e solidificao dos objetivos. Ao ocupar a posio estratgia, sendo o elo entre os setores da instituio e possuindo informaes privilegiadas, primordial que o profissional de secretariado tenha entendimento do que representa a liderana dentro de uma organizao, pois DElia (2009. p. 167) afirma que para desenvolver a liderana, pratic-la e ajusta-la ao seu perfil vital que o profissional de secretariado invista nessa aprendizagem,principalmente com foco na liderana servidora e nos conceitos apresentados. Questo 5: Representao grfica da exigncia do perfil de lder na organizao pblica:

0%

22% RARAMENTE MUITAS VEZES SEMPRE NUNCA

78%

FONTE: Pesquisa de campo / outubro de 2010

Em anlise representao acima se afirma que em virtude das atuais exigncias do mercado de trabalho, o profissional deve assumir um novo perfil voltado para a liderana na organizao pblica, pois as mesmas esto seguindo as tendncias do sistema globalizado e tentando aprimorar sua prestao de servios. Precisando, portanto, de profissionais qualificados, onde se insere o secretrio. Esse resultado respalda-se na afirmao de DElia (2009) quando ela diz que o profissional de secretariado interage em todos os sentidos do ambiente organizacional (vertical e horizontal), em todos os nveis, coordenando, 40

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assessorando, como porta voz, enfim, um dos carros-chefes no cenrio corporativo, devendo estar capacitado para atuar e exercer sua importncia. O profissional secretrio exerce influncia decisiva na empresa, no sendo diferente no setor pblico. Como lder pode acentuar seu papel de agente de mudanas. Questo 6: O local de trabalho proporciona oportunidade para atuar como lder:
0% 22% 0% MUITAS VEZES RARAMENTE SEMPRE NUNCA 78%

FONTE: Pesquisa de campo / outubro de 2010

De acordo com os dados obtidos, comprova-se que a organizao pblica vem a cada dia proporcionando espao ao profissional da rea secretarial, pois segundo DElia (2009) as empresas apresentam esse espao frtil para a liderana do secretrio e necessitam dessa atuao para aperfeioar resultados, facilitar a integrao das equipes, aperfeioar a distncia entre gestores e liderados e melhorar a comunicao. Questo 7: Situaes em que o secretrio pode atuar como lder:
REUNIES

LIDERAM COLABORADORES DO SETOR 19% 6% 24% DELEGAM TAREFAS

TOMAM DECISES 19% 13% 19% SUBSTITUEM NA AUSNCIA DO GESTOR INOVAM PROCEDIMENTOS DE TRABALHO

FONTE: Pesquisa de campo / outubro de 2010

As situaes que prevaleceram nas informaes coletadas demonstram que o secretrio atua como lder, principalmente, na execuo de reunies. Em segundo, lideram colaboradores subordinados ao seu setor; tomam decises e substituem na ausncia do gestor. Podem existir ainda, situaes em que o profissional secretrio exera sua liderana indireta e informalmente, pois a ponte entre gestores e demais profissionais internos ou externos.

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Questo 8: Satisfao com as atividades exercidas.

11%

0%

22%

SEMPRE MUITAS VEZES RARAMENTE NUNCA

67%

FONTE: Pesquisa de campo / outubro de 2010

Com base nos dados obtidos pode-se afirmar que a maioria dos entrevistados est satisfeita com as atividades exercidas, pois o secretrio vem cada vez mais conquistando espao nas organizaes bem como executando funes administrativas. Durante (2009) afirma que o secretrio tem sido visto como o profissional que executa as atividades confiadas ou solicitadas pelos dirigentes tendo como principal mudana a transformao do perfil. Questo 9: Motivo da satisfao
OPRTUNIDADE DE ATUAR COMO LDER IDENTIFICAO COM A PROFISSO RETORNO FINANCEIRO 56% 11% OUTROS RECONHECIMENTO

0% 33% 0%

FONTE: Pesquisa de campo / outubro de 2010

Em relao ao motivo de satisfao foi detectado que a mesma se d principalmente devido identificao com a profisso e ao reconhecimento obtido, com 56% e 33% respectivamente. Constatou-se ainda que, a atuao como lder no a principal causa da satisfao, apesar da oportunidade de atuar como lder ter sido um dos itens de maior escolha em resposta a questo 7. Assim pode-se afirmar que existem outros fatores apontados pelos entrevistados com maior influencia na satisfao. Contudo ter a oportunidade de atuar como gestor, mesmo que em curto espao de tempo pode ser vista pelo profissional como uma forma de reconhecimento ao seu potencial. 7. Consideraes Finais O (a) Secretrio (a) Executivo (a) considerado um elemento chave na organizao, isso acontece devido a uma postura de liderana condizente com as exigncias do mundo globalizado, que envolve uma nova viso administradora. 42

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Este estudo buscou esclarecer a transformao do perfil do Secretrio Executivo para acompanhar as mudanas do universo organizacional, especificamente na Universidade Federal do Cear, tendo em vista que Instituies Federais de Ensino Superior no esto estagnadas em meio a esse sistema dinmico, pois demandam profissionais qualificados, com a finalidade de prestar servios de excelncia sociedade. Porm a pesquisa teve algumas limitaes, entre elas, o pequeno nmero da amostra; dificuldade de contatar os profissionais com formao superior em Secretariado que atuam na UFC, tendo sido o principal obstculo para o retorno dos questionrios. Por meio de pesquisas bibliogrficas e aplicao de questionrio destinado a alunos graduados e atualmente funcionrios da Universidade Federal do Cear, foi possvel perceber atravs dessa anlise que o secretrio est a cada dia tendo oportunidade de atuar como lder, ou seja, tem capacidade de delegar tarefas, tomar decises, inovar procedimentos de trabalho, coordenar equipes e at substituir o seu superior quando o mesmo tiver que ausentar-se. Foi possvel tambm detectar que o profissional est satisfeito, devido a sua identificao com a profisso de Secretariado Executivo e o reconhecimento por parte da Universidade Federal do Cear, representada por toda a comunidade, os quais esto exigindo do profissional de secretariado um perfil cada vez mais envolvido com a liderana. Atravs deste estudo constata-se a necessidade de aprimoramento e atualizao constante por parte do profissional da rea de assessoria, visto que o mercado est cada vez mais exigente e mutvel. E para que as empresas, do setor pblico principalmente, prestem servios de qualidade so necessrios profissionais capacitados e comprometidos. Que estejam alinhados e em sintonia com os objetivos organizacionais. Referncias BENNIS, Warren. Lderes Estratgias para assumir a verdadeira liderana. Manaus: Harbra, 1988. BERGAMINI, Ceclia Whitaker. Liderana, administrao do Sentido. So Paulo: Atlas, 1994. BRASIL. Constituio Federal (1988). Constituio da Repblica Federativa do Brasil de 1988. Braslia: Senado, 1988 CHIAVENATO, Idalberto. Gerenciando Pessoas: o passo decisivo para a administrao participativa. So Paulo: Makron Books, 1994. ____________. Introduo teoria geral da administrao: uma viso abrangente da moderna administrao das organizaes. 7 ed. rev. e atual. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. ____________. Histria da Administrao: entendendo a Administrao e sua poderosa influncia no mundo moderno. So Paulo: Saraiva, 2009. DELIA, Maria Elizabete Silva. A influncia da liderana nas organizaes e seus conflitos. In: DURANTE, Daniela Giareta; FVERO, Altair Alberto (org). Gesto Secretarial: formao e atuao profissional. Passo Fundo: Editora da Universidade de Passo Fundo, 2009. IANNINI, Pedro Paulo. Chefia e liderana Capacitao gerencial. Viosa: Aprenda Fcil, 2009. Lei n. 7.377, de 30 de setembro de 1985. Dispe sobre o exerccio da profisso de secretrio, e d outras providncias. Disponvel em: <http://www.jusbrasil.com.br>. Acesso em: 23 jul. 2012. MAXIMIANO, Antnio Csar Amaru. Teoria Geral da Administrao: da revoluo urbana revoluo digital. 4 Edio. So Paulo: Atlas, 2004. 43

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A EVOLUO DAS TCNICAS SECRETARIAIS E DA GESTO SECRETARIAL PAES, Raul Vtor Oliveira Discente do curso de Secretariado Executvo na UEPA MERCS, Fabola Meireles das Discente do curso de Secretariado Executvo na UEPA Resumo Este estudo tem por objetivo mostrar a evoluo das tcnicas secretariais e da gesto secretarial. O presente trabalho busca esclarecer o que so as tcnicas secretariais e a gesto secretarial e suas implicaes nas organizaes, como tambm apresentar a evoluo dos conceitos secretariais e sua forma de aplicabilidade. Portanto, atravs de pesquisa bibliogrfica, pretende-se mostrar a importncia do conhecimento das tcnicas secretariais por parte do profissional de secretariado executivo, como tambm da gesto secretarial, ambos beneficiando tanto o secretrio como a prpria organizao. O corpo do trabalho primeiramente aborda um breve entendimento sobre a profisso secretarial, em seguida so apresentados os principais referenciais tericos que ajudaram na construo do trabalho, logo aps apresentado um pouco da histria da profisso, acompanhado logo em seguida da apresentao das tcnicas secretariais e gesto secretarial, resultando na evoluo das tcnicas secretariais e a gesto secretarial. Desta forma, o trabalho apresenta o crescimento conceitual dos mesmos e sua importncia perante o profissional secretrio executivo e as organizaes. Palavras-chave: Secretariado Executivo, Tcnicas Secretariais, Gesto Secretarial 1 Introduo A profisso secretarial existe desde os tempos remotos, em que foi constatada a necessidade de uma pessoa que pudesse compreender as decises de seus superiores para transformar em aes efetivas para comunicar sociedade, por meio das prticas de assessoria, configurando-se assim, como um elo entre o seu superior e o povo. E, atualmente, a sua funo primeira de assessoria aos lderes, superiores ou governantes no mudou, o que ocorreu foi um aprimoramento efetivo das atividades secretariais com a incluso de ferramentas, materiais e processos para corresponder s demandas contemporneas das organizaes, de acordo com a natureza das instituies. (SABINO e MARCHELLI, 2009). Alm da compreenso das decises de seus superiores, os profissionais secretrios cooperam com os executivos, na medida em que esto se desenvolvendo na autonomia da profisso segundo Durante e Santos (2010), com tomada de atitudes e iniciativas que atinjam o desenvolvimento das organizaes, em que tambm estabelecem relaes de comunicao com os demais setores empresariais, reforando o papel da gesto na atuao secretarial. Para Bscoli e Cielo (2004), importante mencionar o secretrio executivo como um profissional inserido nesse contexto de mudanas, colocando-o no papel de assessor gerencial. Nesse contexto, as tcnicas secretariais podem ser consideradas as primeiras tarefas a serem executadas por uma secretria perante a atuao profissional, pois so elas que acompanham e permanecem como atividades do profissional de secretariado nas organizaes. Com isso, importante compreende-las, para que se entenda a evoluo de tais tcnicas, como tais atividades caracterizam a rea secretarial, para assim, chegar a outros

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conceitos, particularmente o de Gesto Secretarial, que vem sendo alvo de estudos mais recentemente (DURANTE, 2009). Nessa esteira, faz-se necessrio o resgate dos conceitos para o entendimento mais abrangente de todas as aes e situaes que compreendem o universo do trabalho secretarial, em que assim, tambm podem ser analisados os desdobramentos dessas atitudes para resultados atuais e futuros, tanto para o indivduo, quanto para as organizaes; por meio de alguns questionamentos: O que so as Tcnicas Secretariais, em um contexto genrico? O que a Gesto Secretarial, assim como as suas implicaes nas organizaes? Como compreender a evoluo dos conceitos secretariais, das Tcnicas a Gesto, assim como a sua aplicabilidade? O presente estudo pretende contribuir com a construo do conhecimento secretarial, a partir de uma compreenso mais aprofundada dos termos que cerceiam a profisso e, ento, perceber a atuao profissional nas organizaes, assim como na sociedade em geral, sob o prisma do entendimento das Tcnicas e da Gesto Secretarial, e assim perceber a evoluo dos conceitos norteadores do conhecimento em Secretariado, que est em consolidao. Por lidar com termos especficos do ofcio, ento a relevncia desse trabalho vem permitir, primordialmente, aos profissionais de secretariado o reestudo de seu prprio campo de trabalho e conceitual, assim como para a sociedade, a partir de um olhar mais crtico da profisso secretarial para as organizaes contribuindo, assim, para uma viso apurada e progressiva dos conhecimentos de Secretariado. O trabalho est estruturado em cinco tpicos, incluindo esta introduo. Depois, ser apresentado o referencial terico para embasamento conceitual dos campos a serem discutidos, em que ter como diviso: a profisso secretarial, as Tcnicas Secretariais e a Gesto Secretarial. Aps, a metodologia ser descrita, com todos os procedimentos utilizados. Posteriormente, os resultados sero discutidos atravs da anlise da evoluo da Gesto Secretarial por meio das Tcnicas, com as diferenas entre cada um dos campos. Ento, as consideraes finais tero corpo, com o fechamento pelas referncias. 2 Referencial terico A literatura usada como referncia compreendem autores escreventes no campo do Secretariado, em que podem ser vistos em ordem cronolgica, como Bscoli e Cielo (2004), Sabino (2006), Sabino e Marchelli (2009), Nonato Jnior (2008, 2009, 2011), Neiva e D'Elia (2009), Durante (2009), Durante e Boeira (2010) e Caldas (2012). Ao que se percebe, a necessidade de pesquisa no campo secretarial foi crescendo com mais notoriedade neste incio de sculo, com mais desenvolvimento de pesquisas em mbito nacional, timidamente impulsionada com o surgimento de peridicos especializados na rea secretarial, assim como o fomento de eventos acadmico-cientficos, que resultaram em trabalhos dos autores ora consultados. A seguir, os autores sero mencionados em cada um dos tpicos citados. 2.1 A profisso secretarial: um pouco de histria para entendimento da evoluo O Secretariado tem sua origem nos tempos remotos, desde a poca da Mesopotmia, com o povo sumrio, que viveu entre os sculos de 3.000 e 2.000 a.C., no qual havia Reis e deuses, em que ambos mantinham auxiliares para a comunicao de suas decises sociedade sumeriana. Nesse contexto, surge a profisso do escriba como uma pessoa junto ao Rei, que registrava, organizava e divulgava as informaes solicitadas, em que assim, tm-se os

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primeiros relatos do papel de assessoria direta aos lderes, em que assim prefigura a origem do ofcio secretarial (SABINO, 2006). Importante salientar que outras profisses derivam do escriba, porm, de uma forma particular e mais perceptvel, a figura do escriba ilustra atualmente a origem mais prxima e plena do secretrio, justamente pela prestao da assessoria imediata aos seus superiores. E, assim, o escriba detinha uma posio privilegiada perante a sociedade, pois, partindo dos sumrios, passando pelas civilizaes grega, romana, asitica e egpcia, com notria importncia nas administraes pblicas; chegando at a Dinastia Macednica (356 323 a.C.), no Imprio de Alexandre Magno, o secretrio alcanou o seguinte patamar: O fato de exercer funes to ligadas aos governantes, e a atribuio de registrar a histria, proporcionou aos secretrios o privilgio da leitura de obras cerceadas ao povo. Desta forma, esses funcionrios tinham o acesso ao conhecimento. (SABINO, 2006, p. 10). Nessa poca, o trabalho dos escribas passou por profundas transformaes, em que resultou na segmentao de dois grupos: os que se tornaram professores, filsofos, conselheiros e escritores e o segundo grupo, que estiveram como escravos e prisioneiros de guerra e foram relegados a escrever ordens de seus chefes (NONATO JNIOR, 2009). Posterior a isso, durante os tempos at a Idade Mdia, as funes secretariais foram focadas em monastrios e mosteiros, em que eram exercidas atividades de arquivistas e copistas. Aps a isso, foram instauradas as Revolues Mercantil e Industrial e com isso, a assessoria volta a ter uma significao maior nas organizaes. Nesse momento, a assessoria configura-se como um trabalho organizado de suporte tcnico e intelectual, pois [...] a profisso era exercida basicamente por profissionais de sexo masculino, com habilidades em redao, economia, contabilidade e filosofia. (NONATO JNIOR, 2009, p. 88). Importante perceber que, entre os sculos XVIII e XIX, dois fatos merecem destaque para decisivas contribuies para o Secretariado: o primeiro trata-se da tentativa de colocao da mulher no trabalho secretarial, levantada por Napoleo Bonaparte, em que ele afirmou que levaria uma secretria para registro dos feitos de batalha, no que foi refutada, por cimes de sua esposa, a Josefina; e, ao mesmo tempo, o segundo fato decorre da insero de um dos maiores nomes para a rea secretarial, justamente pela prestao da assessoria imediata ao Napoleo Bonaparte nas reas lingustica (pelo estudo de idiomas, como o grego, o latim e outras lnguas) e cultural (pelo conhecimento de nomes histricos, como Ramss e Tutms, assim como o estudo da cultura egpcia): Franois Champollion. Com ele, o trabalho secretarial
(...) partia da premissa do conhecimento como um todo, ou seja, era necessrio possuir sabedoria em muitas reas humanas e culturais. Este estudioso deixou para o trabalho secretarial o legado de que o labor da assessoria deve ser feito com grande aprofundamento terico e uma ampla viso cultural sobre a realidade assistida. (NONATO JNIOR, 2009, p. 89).

No sculo XIX, a assessoria ganhava uma importncia maior com a insero da profissional secretria no comrcio americano, em 1877 e, quando chegou em 1902, o nmero de secretrias em atividade atingiu a marca de 50 mil (CASIMIRO, 2012); reforando a atividade secretarial nas organizaes com pessoas do sexo feminino. Pode-se perceber que o momento marcante para a profisso a presena feminina nos escritrios e no espao laboral. Nessa poca, ascenderam as primeiras teorias organizacionais, em que se pode enumerar a Teoria Clssica da Administrao, de Henri Fayol, de enfoque na estrutura organizacional e a Escola Clssica, de Frederic Taylor, com o enfoque no operrio. Ambas foram importantes para a compreenso do Secretariado nas organizaes, assim como a sua colocao, na rea administrativa, na qual est no ambiente coordenador da Administrao (SABINO, 2006). 47

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O contingente secretarial teve sucessivos aumentos durante a metade do sculo XX, em que, aps a 1 Guerra Mundial, atingia trs milhes de secretrias, durante o incio da dcada de 1930. Convm notar que, nesse momento enfoque feminino, devido sada dos homens s duas grandes guerras mundiais, o que reforavam os postos de trabalho para o sexo feminino. Durante a 2 Guerra, os postos de trabalho cresceram. Neves, em relao a esse incremento, diz que: A prosperidade continuou e, entre 1940 e 1945 a fora de trabalho feminino cresceu de: 14 milhes para o significativo nmero de 20 milhes. A estatstica para 1960 era de 22 milhes. (NEVES, 2007, p. 18). Nessa poca, o conceito de Secretariado tem o seu aparecimento, mais precisamente em 1947, quando o Dicionrio Merriam-Webster coloca o secretrio como: "[...] uma pessoa que ocupa cargo de confiana em uma companhia, sociedade, etc.; um funcionrio responsvel por correspondncias e registros; um funcionrio frente de um departamento particular ou de governo [...]. (SABINO, 2006, p. 15). importante perceber que, no decorrer do sculo XX, houve escritos que enfocaram no trabalho secretarial executivo nas organizaes. Para reforar, importante definir a funo do secretrio executivo como assessoria, de acordo com Sabino e Marchelli (2009, p. 609), quando estabelecem a relao entre prtica e prxis profissional:
A prtica do secretrio executivo configura-se como atividade de assessoria com vistas realizao de objetivos organizacionais. Mas a prxis do secretariado vai alm disso, e envolve categorias de anlise que visam a compreender o entorno conceitual em que as atividades se desenvolvem.

Oliveira (2010), em sua pesquisa, usou como base o referencial de Enerst Dale e Lyndall Urwick, cujo trabalho Organizao e assessoria, de 1971. Pela publicao, notou que o termo assessoria deriva da terminologia militar e que, nos primrdios, j se fazia necessria ideia desse trabalho junto ao fara e dos seus exrcitos no Antigo Egito. Como o trabalho de assessoramento tem razes no militarismo, ento, quando a assessoria militar foi adaptada ao universo organizacional, assim como houve aspectos positivos de agilidade e rapidez na tomada de deciso, tambm houve um ponto negativo sobre a conduo das relaes humanas, em virtude da assertividade das decises sob apenas uma direo, a do prprio assessor, desconsiderando demais opinies, alm do fato dos homens de negcios no compreenderem o carter militar de disciplina na assessoria. (OLIVEIRA, 2010). Assim, o conceito de assessoria no visto com destaque nos estudos organizacionais. No contexto brasileiro, a profisso secretarial acompanhou o crescimento da fora de trabalho da rea em escala mundial. Nas dcadas de 1950 e 1960, a atuao profissional inicia nas organizaes com certo destaque, voltadas especificamente para as tcnicas secretariais. Nesse momento, comea-se a perceber a evoluo do perfil profissional, em que passa do tcnico ao gestor; ao que Nonato Jnior complementa: A partir da complexificao das informaes geridas dentro das organizaes, o assessor passou, processualmente, de uma posio operacional para gerencial. (NONATO JNIOR, 2009, p. 99). Alm dessa transformao profissional, no Brasil importante mencionar que houve mobilizao da classe secretarial nacional, no que resultou em conquistas importantes para a profisso, com o fortalecimento e a converso das associaes civis de secretrias para sindicatos profissionais, a instaurao das leis de regulamentao da profisso a primeira, a Lei n 6.556, de 05 de setembro de 1978, como atividade; e a segunda, a Lei n 7.377, de 30 de setembro de 1985, como profisso, com alteraes por meio da Lei n 9.261, de 10 de janeiro de 1996 , a criao do Cdigo de tica, em 1989. Com a regulamentao

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profissional, cresceu a demanda dos cursos tcnicos e graduaes em Secretariado Executivo. (BORTOLUZZI e FVERO, 2009). Assim, com uma breve apresentao do histrico profissional e tambm depois de anlises das obras de Sabino (2006), Sabino e Marchelli (2009) e Nonato Jnior (2009), notase que o trabalho secretarial est diretamente ligado com a assessoria organizacional, em que pode ser segmentado de acordo com as principais caractersticas de cada poca: assessoria clssica, que tinha um conceito de trabalho de suporte tcnico e intelectual, formando rede de conhecimentos entre os superiores e as sociedades civis, voltada para a administrao pblicopoltica, at o sculo XVIII; a assessoria moderna, voltada para o trabalho tcnico, para o apoio organizacional, voltada para a administrao de empresas, entre os sculos XIX e XX, com enfoque voltado a materiais e processos e micro relaes sociais; e a assessoria contempornea, em que recupera o carter da profisso secretarial da assessoria clssica, sendo assim, vista como uma poltica organizada e complexa de conhecimentos, por meio de redes de relacionamentos, processos e materiais, voltada para a atuao conjunta do processo decisrio e para a comunicao aos demais setores organizacionais e sociais, com atuao organizacional pblico e privado, a partir do final do sculo XX at os dias de hoje. Nesse sentido, cabe aqui uma reflexo conceitual de assessoria enquanto cerne do saber e do fazer secretarial, em Nonato Jnior estrutura a assessoria como:
(...) uma poltica tanto material como simblica de atuao e significao das prticas secretariais, ocorrendo em rede e sendo composta de processos de assistncia e de eventuais ocorrncias de ajuda, mas que a assessoria bem mais ampla, abarcando em seu rizoma os processos de gerenciamento, reflexo e significao das diversas prticas secretariais. (NONATO JNIOR, 2011, p. 6).

2.2 As Tcnicas Secretariais Com a repercusso mais evidente da profisso secretarial no Brasil e no mundo, tornou-se necessrio estudar, de forma mais aprofundada, os processos e as atividades que norteiam o campo de trabalho do secretariado. Alguns trabalhos pioneiros so do final da dcada de 1970 e incio de 1980, das autoras ngela Schneider Loyola e Nris Bertocco, em que As suas obras referenciam autores estrangeiros nas reas de administrao, comunicao, relaes humanas e psicologia denotando a necessria ligao entre elas para o desenvolvimento da profisso de secretrio. (SABINO, 2006, p. 7). Para um maior entendimento, faz-se necessrio saber o que vem ser a tcnica, em que a mesma conceituada como criar um manejo, um conhecimento que possa gerar inventos com intuito de facilitar um determinado trabalho. (FREITAS, 2012). Nisso, pode-se perceber que a tcnica entendida como uma criao de ideias, que podem levar s aes, procedimentos ou produtos, com fins da facilitao de uma ou de vrias atividades. Nessa esteira, j se podem apresentar as Tcnicas Secretariais, que j possui alguns conceitos. De uma forma mais especfica, as tcnicas secretariais so [...] mtodos e procedimentos para desenvolvimento de atividades, identificao de processos administrativos e viabilidade de gerao de resultados empresariais. (SIQUEIRA, 2003). Agora, em um mbito acadmico e ainda reforando o significado das tcnicas para a profisso, as tcnicas secretariais so, vistas por Sabino como essenciais ao desenvolvimento da profisso, em que merece uma nfase maior no contedo ministrado nesse conhecimento no currculo, no que aduz a seguir:
As tcnicas so o modo como fazer, os pormenores e detalhes essenciais execuo de um ofcio, assim elas no podem estar margem da organizao curricular de um curso que pretende formar profissionais de Secretariado Executivo, que

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comprovadamente uma profisso com caractersticas peculiares no mbito das profisses administrativas. (SABINO, 2006, p. 55).

Recentemente, Nonato Jnior (2009, p. 173) conceituou que as tcnicas secretariais, como uma expresso:
designa toda interveno tcnica e tecnolgica que se produz ao longo das atividades operacionais realizadas nos trabalhos de assessoria. As tcnicas secretariais incluem: interveno profissional, uso de tecnologia, elaborao e gesto de documentos, utilizao de equipamentos fsicos e virtuais e organizao de atividades de escritrio.

Em relao a isso, Sabino (2006) traou tarefas, procedimentos e conhecimentos tcnicos para a rotina secretarial, em que se pautam as tcnicas de secretariado, de acordo as seguintes execues: agenda, arquivo, atendimento, coordenao, eventos, planejamento, redao, reunies e viagens. Com elas, so caracterizadas as tcnicas secretariais e a conceituao de cada uma. Por mais importantes e complexas funes em que o secretrio tenha e vem assumindo, as tcnicas devem estar sempre lado a lado do profissional. As tcnicas secretariais compreendem: realizar contatos telefnicos, agendar compromissos, fazer followup, redigir, organizar e participar de reunies, organizar eventos, preparar viagens tanto para o chefe como para a equipe e lidar com documentos e arquivos (NEIVA e D'ELIA, 2009). Tanto podem parecer simples, mas essas tarefas exigem ateno e comprometimento, pois so base de uma empresa, e o secretrio executivo est a cargo para realiz-los. O atendimento ao telefone algo primordial em uma empresa, a forma como voc fala, o tom de voz, todos esses fatores influenciam na hora de um atendimento bom e personalizado quando uma empresa atende seu cliente. Muitas vezes, a organizao pode conquistar um novo cliente apenas com um bom atendimento, por isso a grande relevncia de se conhecer como proceder em uma ligao, pelos seguintes procedimentos. Primeiramente a informao deve ser bem tratada com seriedade e ateno; segundo, a pessoa deve ser cumprimentada tanto quando ela entra em um local como na sua sada; terceiro, no caso de demora no atendimento, o secretrio est habilitado no oferecimento da acomodao para o cliente at o momento de seu atendimento; quarto, se estiver atendendo a uma ligao, mesmo assim cumprimentar a pessoa para que ela perceba que ela foi notada; quinto, a questo da agradabilidade, sem entrar em intimidades, com o cliente, importante; sexto, a demonstrao do interesse no apenas a pessoa mas tambm ateno ao assunto a ser tratado relevante; stimo, no caso de anotao de recados, a recomendao que o tenha escrito em formulrio prprio; e oitavo, transmisso atravs da voz, como j dito anteriormente, o princpio da cordialidade (NEIVA e D'ELIA, 2009). Atualmente, pode-se usar a terminologia atendimento distncia, devido ao fato do atendimento perpassar as linhas telefnicas e terem auxlio das tecnologias de redes e computadores, para a facilitao do mesmo. Outro fator considerado importante nas tcnicas secretariais a forma de recepo de clientes, constituindo-se assim, no atendimento presencial. Na hora de receber um cliente na empresa, por exemplo, a transmisso de uma boa imagem essencial, pois a partir dela que o funcionrio transmite a imagem da empresa. Na recepo de pessoas, na medida do possvel, faz-se necessrio o agendamento do horrio com os visitantes no melhor momento para receb-los, desta forma o secretrio dedica maior ateno aos visitantes, no deixando de ser cordial e agradvel. Seguindo esta mesma linha, o atendimento telefnico precisa tambm ser personalizado e o telefone deve ser muito bem utilizado, pois atravs do bom atendimento, a empresa aperfeioar seus resultados, fazendo com que seus resultados aumentem praticamente apenas pelo bom atendimento. Ao atender um telefonema, a pessoa deve ter 50

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cuidado na entonao da voz devido mesma transmitir o seu atual estado de esprito, por isso necessria ateno na transmisso, por meio de uma voz alegre e sincera; alm de qualidades como a calma, cortesia, a naturalidade na hora de se expressar e a ateno, que so fatores essenciais em um telefonema. Uma ferramenta muito importante para um secretrio executivo a utilizao da agenda, tanto pode ser manual como eletrnica, ambos os modos so muito teis na hora de se organizar os acontecimentos de uma empresa. A agenda contribui para que todos os recados sejam mais organizados, evitando a utilizao de milhares de papeizinhos soltos com lembretes (NEIVA e D'ELIA, 2009), constituindo assim, numa central de informaes e dados relevantes de uma organizao. Assim como a agenda mantem os compromissos mais organizados e pode ser manual ou eletrnica, tambm importante o destaque da tcnica do follow-up - que significa acompanhar, seguir, dar sequncia (NEIVA e D'ELIA, 2009) -, em que o secretrio geralmente, atravs de uma pasta sanfonada, cuida da organizao dos assuntos pendentes a serem resolvidos em um determinado prazo, tornando desta forma sua tarefa mais gil e eficaz, constituindo, assim, em um acompanhamento organizado e sistemtico dos compromissos empresariais. Outro fator importante que faz parte das tcnicas secretariais a organizao e participao em reunies. A reunio de trabalho a forma mais eficaz de comunicar decises, controlar e delegar tarefas, bem como estudar novas estratgias empresariais (NEIVA e D'ELIA, 2009, p. 201). A organizao de uma reunio importante para melhor eficcia da mesma, e a participao fundamental para acompanhar o decorrer da reunio para melhor elaborao de documentos, como por exemplo, a ata, e assim, promover a conduo da comunicao organizacional. A organizao de eventos, por exemplo, de uma empresa pode ficar a cargo do secretrio executivo, devido ao mesmo ter cincia dos compromissos empresariais internos e externos. Este profissional deve possuir conhecimentos de como organizar vrios tipos de eventos, sua classificao, como proceder no cerimonial e protocolo, dentre outras tarefas. (NEIVA e D'ELIA, 2009). O conhecimento de todos esses fatores primordial para o sucesso do evento. Outra tcnica secretarial importante a preparao de viagens, seja de seu superior imediato ou da equipe, pois a organizao de uma viagem requer ateno e agilidade, alm da preparao com menor transtorno possvel, constituindo assim, numa forma de organizao de eventos externos. A importncia do secretrio executivo na atribuio da redao de documentos muito grande, pois inerente ao profissional o domnio da escrita, facilitando a elaborao de documentos oficiais para outrem, evitando prejuzos na interpretao da correspondncia. E por fim, o arquivo de documentos uma das mais importantes funes do secretrio executivo. Atravs do arquivamento, os documentos so arquivados por ordem de importncia como correntes, intermediria e permanente, definindo assim o grau de consulta dos mesmos. Todos esses fatores como atender telefonemas, saber manusear uma agenda de forma eficaz, fazer follow-up, redigir documentos oficiais, organizar reunies e eventos, lidar com arquivos, apesar de serem consideradas para alguns como funes bsicas e limitadas, na verdade so primordiais ao funcionamento de uma organizao e aos conhecimentos do profissional de Secretariado Executivo, e assim constituindo uma assessoria especializada e com uma expressiva coeso em procedimentos e mtodos organizacionais.

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2.3 A Gesto Secretarial Nos ltimos tempos, a gesto organizacional apresenta diversas facetas de forma a elucidar compreenses de fenmenos e transformaes que passam as organizaes atualmente. Dentre elas, um tipo particular de gesto vem se apresentando com um ligeiro desenvolvimento terico e prtico, sendo realidade nas organizaes: a Gesto Secretarial. Tal problemtica foi possvel analisar a partir do momento em que ficou comprovado o uso das vises clssica e contempornea da gesto no trabalho secretarial, no que pode ser atestado pelas palavras de Durante (2009, p. 138):
O que se percebe que a viso clssica da gesto, em torno do planejamento, organizao, direo e controle, por ser dominante nas organizaes, esto presentes nas pequenas e maiores atividades e atribuies do secretrio executivo, caracterizando-o como gestor. Em mesma proporo, o trabalho do secretrio imprevisvel, intenso, descontnuo, repleto de interrupes e contradies. Seu trabalho marcado por relaes interpessoais, uma vez que o elo entre os clientes e os dirigentes, entre os colegas e os dirigentes, entre os fornecedores e os dirigentes e nessas relaes recebe, filtra e distribui informaes de inmeras naturezas; informaes que so utilizadas por ele e pelos demais na tomada de deciso.

De uma forma mais aprofundada, Durante nos mostra que os primeiros estudos que apresentam o secretrio na gesto derivam da autora Liana de Castro Natalense, tomando com base a obra Secretria Executiva, de 1995, em que o secretrio descrito como
planejador, organizador e controlador de agendas, arquivos, viagens, reunies, documentos e supervisionador de servios de apoio como protocolo, recepo e xrox e, para tanto, serve-se das ferramentas gerenciais de liderana, motivao, comunicao, negociao e criatividade, que so as mesmas utilizadas pelo seu gerente. (DURANTE, 2009, p. 137).

Quando foi chegado ao sculo XXI, houve uma preocupao maior em se estudar a Gesto Secretarial, como disciplina do currculo do curso, e entender como ela ocorre nas empresas, como visto no trabalho de Bscoli e Cielo (2004, p.11-12), em que as autoras assertam as:
disciplinas como as de Gesto Secretarial e Estratgia Organizacional, que os profissionais secretrios executivos entram em contato com a administrao de empresas, tendo acesso ao conhecimento das estruturas organizacionais e suas estratgias, para que possam se preparar para a assessoria executiva .

A partir desse momento, a gesto secretarial percebida com um carter mais humanstico e abrangente, em que so analisadas perspectivas organizacionais, como personalidade, diferenas individuais, atribuies, deciso, motivao, empoderamento, comunicao, liderana, e outras questes pertinentes ao mbito organizacional, o que coaduna com a lgica processual-relacional, proposta por Watson (2005), como alternativa de compreenso gesto organizacional, vista como uma forma mais justa de perceber o ambiente organizacional, em que levam em considerao os contextos culturais, sociais, econmicos e polticos, assim como relaes sociais e humanas nas organizaes e o trabalho descontnuo, com incertezas e ambiguidades, como influenciadores e influenciados pelas empresas de forma direta; em detrimento da lgica sistmico-controladora, levantada pelo mesmo autor, que considera a mecanizao do trabalho, com o trabalho racional, com seguimento a normas, regras e desenho organizacional. Assim, a gesto secretarial consolida o seu significado a partir de duas ticas: a racional, em que se empregam o planejamento, a organizao, a direo, o controle, a 52

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comunicao estruturada, o gerenciamento pleno da informao, de materiais e processos para a realizao das atribuies propostas; e a irracional, em que ocorre a partir de anlise de situaes e redefinio de atuaes, com os conceitos de liderana, negociao, gesto de conflitos, consolidao das relaes interpessoais e anlise de comportamentos, alm de outros conceitos que vo sendo discutidos e percebidos no cotidiano secretarial, sob dois pontos: pelo secretrio executivo e pela estrutura organizacional de secretaria. Assim, percebe-se que Gesto Secretarial deriva da Gesto Empresarial, oriunda das bases da Administrao, de acordo com Boeira e Durante (2010). Sob a proposio de um enquadramento terico, Nonato Jnior (2009), ao demarcar as Cincias da Assessoria como objeto cientfico do Secretariado, dividiu-o em quatro eixos, os quais seguem: assessoria operacional (Assessoramento), assessoria executiva (Assessorexe), assessoria intelectual (Assessorsitca) e assessoria aberta (Assessorab). Nisso, os estudos sobre a Gesto Secretarial so percebidos no eixo da assessoria executiva, por estar na camada estratgica das organizaes e por interligarem-se diretamente em um mesmo campo de atuao. Em sua pesquisa de anlise das ferramentas da Gesto Secretarial utilizadas pelos secretrios executivos egressos da Universidade do Estado do Par, Caldas significou a Gesto Secretarial como:
toda atividade de assessoria desenvolvida em mbito organizacional, na qual o Profissional de Secretariado assessora a um ou mais executivos, e responsvel por colaborar na execuo e efetivao das funes gerencias e outros procedimentos administrativo que requeiram sua atuao enquanto fornecedor de informaes vistoriador e alinhador de processos. (CALDAS, 2012, p. 41).

Assim, nota-se que a Gesto Secretarial formada por prticas de gerenciamento de informaes, processos, mtodos, materiais e pessoas, atravs de aes interligadas e extremamente complexas, com o intuito da prestao efetiva da assessoria organizacional, constituindo-se assim, uma rede de conhecimentos e comportamentos, por meio do envolvimento constante entre todos os setores organizacionais e meio ambiente externo. Para perceber de forma efetiva as prticas da gesto secretarial por meio de ferramentas, Caldas (2012), aps uma exaustiva pesquisa de bibliografia relacionada temtica, fragmentou a gesto secretarial nos seguintes eixos de atuao: Gesto da Qualidade - fornecimento de informaes para a alimentao do processo de realinhamento cultural para fins de aperfeioamento organizacional para o atendimento das necessidades do cliente, assim como na participao na educao continuada e na melhoria contnua na postura e atitude; Gesto de Marketing - levantamento de atividades para desempenho no processo na pesquisa de mercado, assim como no assessoramento de tais pesquisas, com preparao de dados e informaes para estudar as caractersticas dos consumidores, da concorrncia e de perspectivas de atuao em mercados promissores; Gesto Estratgica - gesto do conhecimento do ambiente de trabalho, em que a Gesto Secretarial um aparato importante no mbito organizacional, no qual as ligaes e redes de relacionamentos e informaes so construdas no cotidiano secretarial. Nisso, de responsabilidade secretarial a conduo para a motivao entre os colaboradores, atingindo a implementao das diretrizes estratgicas, assim como a anlise e interpretao de comportamentos e relaes sociais, com o intuito de gerenciamento de conflitos e tomada de decises, como forma de cooperao na gesto supracitada;

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Gesto de Carreira - aconselhamento e desenvolvimento de carreiras pessoal e interpessoal, com anlise de experincias pessoais e profissionais aliadas ao trabalho atual, com fins de processo de aprendizagem; Gesto de Pessoas - facilitao de chegada das informaes ao nvel estratgico organizacional e promoo de programas de treinamento e desenvolvimento profissional e atuao argumentativa na qualificao dos colaboradores empresariais, junto alta administrao; Gesto da Informao - gerenciamento do fluxo informacional, atravs do conhecimento dos materiais, tcnicas, e formas de processamento, compilao e distribuio adequada de informaes aos setores destinatrios. Nisso, percebe-se a gesto secretarial com uma expressiva demanda de criao, organizao e levantamento de conhecimentos, que cooperam para a compreenso das atuais realidades organizacional e cientfica. Constantemente, sero revistos ferramentas, conceitos e prticas de gesto que reflitam diretamente o trabalho secretarial e suas implicaes, consolidando a assessoria executiva como campo profissional e inerente a todo e qualquer trabalho organizado e contribuindo a autonomia laboral no exerccio da profisso de secretariado. 3 Metodologia Pode-se perceber que a pesquisa assume uma natureza bsica ou pura, uma vez que intenta promover a sistematizao do conhecimento, sem um referencial prtico imediato, em que objetiva gerar conhecimentos novos teis para o avano da cincia sem aplicao prtica prevista. (SILVA e MENEZES, 2001, p. 20). Assim, tal pesquisa pode ser usada em outros estudos, tanto para revisar os conceitos aqui explanados e propostos, quanto para a aplicao de pesquisas ocorrentes na realidade, perceptveis no campo de trabalho secretarial e das organizaes, de forma a ter uma viso crtica do problema e perceber sugestes, assim como apontar melhorias. Quanto forma de abordagem do problema, a pesquisa qualitativa, pois o seu foco est centrado nas relaes humanas e na natureza, em que a prioridade a investigao de fenmenos e a atribuio de significados e conceitos (SILVA e MENEZES, 2001); portanto a pesquisa qualitativa permitiu assim, melhor compreenso dos fatos e situaes, por meio do sujeito estudado. Em relao aos objetivos, o estudo de carter exploratrio, uma vez que assim permite maior interao com o problema, constituindo uma familiaridade com a mesma, tanto que o (...) principal objetivo o aprimoramento de ideias ou a descoberta de intuies. (GIL, 1991, p. 25). Para finalizar, o procedimento tcnico usado o bibliogrfico, uma vez que o estudo feito a partir de livros, trabalhos de concluso de curso, artigos cientficos e materiais extrado de website especializado, o que corrobora com a viso de Silva e Menezes (2001, p. 21), quando diz que a pesquisa bibliogrfica se fundamenta quando elaborada a partir de material j publicado, constitudo principalmente de livros, artigos de peridicos e atualmente com material disponibilizado na Internet. 4 A evoluo Secretarial: Tcnicas Secretariais e Gesto Secretarial O Secretariado tem evoludo a sua atuao profissional e acompanhado constantemente as demandas do mercado de trabalho nesses ltimos tempos, o que tem 54

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exigido a redescobrir os conceitos, prticas e mtodos que permeiam a profisso, no estando apenas numa perspectiva funcionalista e massivamente tcnica, mas sim de forma a contribuir e cooperar com outras profisses e reas de conhecimento, abrindo campos interdisciplinares e cognitivos. De maneira especificada, as prprias Tcnicas Secretariais viram o seu conceito ser transformado, a partir do momento em que as mesmas no foram mais consideradas atividades bastante limitadas e de pouca expresso organizacional, mas sim como atribuies importantes na organizao dos trabalhos empresariais e com grande descrio de seus mtodos e processos. E isso pode ser descrito nas palavras de Nonato Jnior, como segue, reforando a situao das tcnicas secretariais nas universidades atualmente: Nas universidades, as tcnicas secretariais vm passando por um momento de ampliao, ou seja, elas devem abordar o saber tcnico no apenas numa perspectiva funcionalista, mas como provocao aos processos de gesto do conhecimento (NONATO JNIOR, 2009, p.176). De forma mais aprofundada sobre a discusso das mudanas das Tcnicas Secretariais, pode-se recorrer histria profissional, uma vez que as tarefas do secretariado brasileiro nos anos 1950, na atuao predominantemente feminina, estavam restritas datilografia, arquivamento, anotao e repasse de recados, atendimento ao telefone e tambm, servio de caf; o que levou a surgir os primeiros cursos de datilografia e tcnico de secretariado na poca, permanecendo assim at a dcada de 1960 (KIPPER e FVERO, 2009), caracterizando assim as primeiras tcnicas secretariais. Juntamente com a evoluo da profisso, as atribuies profissionais no sentido das tcnicas, principalmente nas dcadas de 1970 e 1980, foram remodeladas para responder s exigncias empresariais, em que o secretrio passa a ser visto como um membro ativo nas organizaes (KIPPER e FVERO, 2009). De forma bem especfica, nos anos 1970, o secretariado passa a ser reconhecido como membro da gerncia e nos anos 1980, o secretariado assume uma posio gerencial para a efetiva prestao da assessoria organizacional, com o enfoque na qualidade do servio secretarial (maior aperfeioamento profissional nas reas de lnguas estrangeiras, redao, administrao, entre outros); na ateno com a informtica e na administrao participativa, no sentido de haver integrao entre a chefia e secretariado (NEVES, 2008). Na dcada de 1990, o perfil secretarial consolidado com expressividade, com o profissional acompanhando () as mudanas, resistncias, expectativas, globalizao, programas de qualidade e humanizao das empresas. (NEVES, 2008, p. 30). Com a mudana do perfil profissional, as Tcnicas Secretariais passaram a ser compostas dos seguintes procedimentos: atendimento presencial e telefnico, documentao e arquivo, agenda, organizao e participao em reunies, organizao de viagens e eventos e redao empresarial (NEIVA e D'ELIA, 2009), sendo descritas cada uma delas separadamente, como mtodos operacionais do assessoramento empresarial. Assim, percebe-se que novas tarefas foram surgindo com o crescer do Secretrio Executivo dentro das empresas, tornando um profissional polivalente, assim importante que se conhea a base da atuao profissional para compreender as atuais atribuies e competncias secretariais, sendo essa base dada pelas Tcnicas Secretariais e sua evoluo conceitual. Tanto necessrio conhecer e aplicar a base profissional, que academicamente, conhecido que as Tcnicas Secretariais precisam ser vistas como contedo primrio, antes de outros mais aprofundados, como a Gesto Secretarial. Isso pode ser encontrado nas palavras de Sabino, quando, em sua pesquisa sobre as polticas de formao e emprego para a profisso de secretrio no Brasil, a autora verificou os contedos dos projetos pedaggicos dos cursos 55

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de Secretariado Executivo em diversas universidades brasileiras. Alguns resultados sobre os contedos propostos podem ser verificados a seguir:
Ainda sobre os contedos especficos dos cursos de Bacharel em Secretariado Executivo das IES pblicas, observou-se a presena da disciplina de Tcnicas Secretariais em seis dos cursos. A Universidade Federal de Viosa a nica que mantm a disciplina Teoria Geral do Secretariado. Nesta e na Universidade Federal de Roraima ministrada a disciplina de Gesto Secretarial. No entanto, para o secretrio executivo obter a aptido em gerir uma secretaria ou o processo de rotinas secretaria ele necessita, inicialmente, conhecer quais so esses processos e como trabalhar neles, o que est a cargo da disciplina de Tcnicas Secretaria. (SABINO, 2006, p. 54-55).

A profisso de secretariado executivo evoluiu muito nas ltimas dcadas e vem se mostrando perante a sociedade que sua atuao dentro das empresas se torna cada vez mais importante, ajudando a organizao no seu crescimento, alm de o secretrio crescer profissionalmente. Mas, por maior que seja a evoluo da profisso, os secretrios executivos no devem deixar de lado as tcnicas secretariais, pois so a base da profisso, assim como a porta de entrada para adentrar em contedos mais especficos, durante a formao acadmicoprofissional. Isso pode ser encontrado de acordo com Sabino (2006, p. 55):
A abordagem das tcnicas secretariais a responsvel pela preparao do egresso para as rotinas da profisso. As demais disciplinas do bloco de conhecimentos especficos tm vistas a complementar o conhecimento do aluno sobre o universo corporativo e suas dinmicas, mas so as habilidades tcnicas especficas para um secretrio que iro dar suporte ao seu trabalho dirio.

Com esse crescimento da profisso, novas funes foram sendo delegada ao secretrio, tornando-se a cada dia um agente de resultados, agente facilitador, agente de qualidade e agente de mudanas (NEIVA e D'ELIA, 2009), passando a repercutir diretamente no trabalho secretarial, em suas tcnicas e processos. Se as prprias Tcnicas Secretariais esto nesse momento em constante reformulao de seus mtodos, que dir ento a Gesto Secretarial, em que h estudos emergentes a respeito da mesma? A percepo real das vises clssica e contempornea da presena da gesto do secretrio executivo nas atividades de secretaria recente, e com isso, a necessidade de se perceber a gesto secretarial igualmente importante, para que haja uma conscincia mais aprofundada desse modelo de gesto nas organizaes. Ao mesmo tempo em que h muitas dvidas sobre a Gesto Secretarial, tambm h muitas oportunidades em aplic-la e contribuir para a sua conceituao, em diversos outros campos do saber e em coligao com outros campos de gesto, ampliando o seu aporte de conhecimentos, assim como provocando relaes de interdisciplinaridade com outros campos do saber, em que abre campos de discusso em temas como a qualidade empresarial, a estratgia organizacional, o gerenciamento informacional, o marketing corporativo, o conhecimento e aprendizagem organizacional. (DURANTE, 2009; CALDAS, 2012). Nessa esteira, podemos perceber a evoluo conceitual entre Tcnicas Secretariais e Gesto Secretarial e suas caractersticas, como mostrado a seguir, depois de anlises de Sabino (2006), Durante (2009) Nonato Jnior (2009) e Neiva e D'Elia (2009): Tcnicas Secretariais - representam atribuies processuais que podem ser percebidas separadamente, com cada um dos mtodos definidos, para a execuo de uma tarefa mais especfica, como as tarefas do atendimento presencial e distncia, arquivstica, organizao do trabalho, agenda, elaborao e gerenciamento documental; em que so enumeradas e procedidas de forma fragmentada, como atividades tcnicas ou primeiras de assessoria; 56

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Gesto Secretarial - identificada como prtica social, por meio de conjunto de processos e aes, no qual o enfoque est centrado nos trabalhos e processos secretariais, tanto de forma predeterminada, quanto de forma inconstante, para o atendimento das diversas demandas organizacionais, como o gerenciamento informacional, de pessoas, estratgico, qualitativo e mercadolgico, configurando-se assim, como a reunio de atividades na trade - estratgico, ttico e operacional - na assessoria executiva. Assim, nota-se que as Tcnicas e a Gesto so importantes para a compreenso do trabalho secretarial, de forma evolutiva: como contedo primeiro de todo e qualquer curso ou formao em Secretariado, as Tcnicas Secretariais so primordiais para a adequada compreenso da rotina de trabalho em situao de secretaria, pelos mtodos de execuo de cada uma das tarefas atinentes ao profissional secretrio, de acordo com Sabino (2006). Com o entendimento pleno de cada uma das tcnicas, parte-se para um plano mais aprofundado, em que os significados tcnicos adquirem um sentido mais integrado para a gerncia e a reunio dos trabalhos secretariais. Posteriormente, da reunio dos processos de trabalho, relaes sociais e estratgica empresarial, surge prtica da gesto secretarial no trabalho do secretrio executivo e que repercute no funcionamento organizacional (DURANTE, 2009; CALDAS, 2012). Com o crescimento da gesto secretarial, tambm novos conceitos vem sendo estudados, de forma a notar inter-relaes entre as diversas facetas cognitivas. Um exemplo disso o estudo da Gesto Secretarial com nfase na Gesto do Conhecimento, em que h trabalhos pautados nessa tnica, como os estudos de Riccordi (2009), Rodighero e Grzybovski (2009), Boeira e Durante (2010), assim como Durante e Vaz (2011). Interessante notar que, direta ou indiretamente, cada um dos trabalhos contribui paulatinamente para a consolidao do conceito da gesto cognitiva na gesto secretarial, uma vez que, atestada a contribuio do trabalho secretarial na gesto do conhecimento organizacional, favorece condies para a insero dessa forma gestora no trabalho da assessoria nos mbitos cientfico e profissional. Assim, pode-se pensar em um captulo sobre Gesto do Conhecimento ou Gesto do Conhecimento Secretarial como mais um eixo de atuao da Gesto Secretarial, uma vez que h comprovaes de cunho acadmico para a instaurao de tal temtica nos estudos da gesto secretarial, assim como pode configurar-se como uma etapa superior Gesto da Informao, tambm atestada como eixo de atuao na gesto na assessoria executiva. Com isso, ambas as formas de gesto organizacionais tem seus sentidos e prticas alargadas em construo de conhecimento, assim como reconhecimento profissional e prtico na sociedade civil e na academia. Da mesma forma, com a evoluo das pesquisas nas reas secretarial e cognitiva, pode-se atestar a redefinio, refutao ou reestruturao dos eixos componentes da gesto secretarial, assim como a remodelagem de significado da referida gesto, suas implicaes organizacionais e continuao para reflexes entre tcnicas e gesto. 5 Consideraes finais Investigar a evoluo dos conceitos das tcnicas secretariais e da gesto secretarial para a profisso de secretariado executivo, assim como notar relaes entre ambos os significados foi o objetivo desse estudo. De incio, pela reviso histrica da profisso, aps conferir diversos fatos que forjaram a construo do profissional, como o suporte tcnico e intelectual a grandes lderes na Antiguidade, a ocupao de muitos postos de trabalho por pessoas do sexo feminino nos espaos empresariais e o desenvolvimento da profisso nos mbitos operacional e estratgico, percebeu-se que o trabalho do secretrio executivo est 57

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alicerado na assessoria organizacional, de acordo com trabalhos de Nonato Jnior (2009) e Sabino e Marchelli (2009). Posteriormente, pelo aporte terico, depreendeu-se que as tcnicas secretariais tem o seu significado composto por procedimentos e operaes com vistas ao assessoramento tcnico das organizaes, com a descrio de cada uma delas. A rea secretarial vem sofrendo profundas e perceptveis transformaes no seu campo de trabalho, com o incremento e aperfeioamento de funes cada vez mais complexas, sendo assim fundamentais na atuao secretarial o conhecimento e aplicao de tais tcnicas para a gerao de resultados prticos nas organizaes. Das tcnicas secretariais, pode-se partir para um conceito em consolidao e que realidade organizacional, a partir da evoluo do perfil profissional do secretariado: a gesto secretarial, que vem ser percebida como o gerenciamento e a conduo de processos, pessoas e recursos para a efetividade da assessoria organizacional. Pela gesto secretarial, o secretrio executivo assessora diversos campos do conhecimento atuando na gesto de qualidade, marketing, estratgia, carreira, pessoas e informao, contribuindo de forma significativa nos resultados das organizaes. Posteriormente, pelo histrico profissional do secretariado executivo, foi feita uma articulao dos fatos para estabelecer as diferenas de entendimentos entre Tcnicas e Gesto Secretarial, com as ligaes de cada um dos conceitos para compreender a funo de assessoria executiva, realizada pelo profissional de secretariado executivo. Pela anlise bibliogrfica, podem-se analisar as primeiras tcnicas de secretariado na chegada do secretariado no Brasil e compreender a sua evoluo, com o passar dos tempos, chegando s atuais Tcnicas Secretariais, que, atualmente, esto abalizadas de detalhados procedimentos e normas organizacionais. Com o histrico profissional e com anlise de pesquisas, ficou perceptvel a evoluo das Tcnicas para a Gesto Secretarial, com conceitos diferenciados, porm inter-relacionados, e inerentes atuao profissional secretarial. Portanto, a importncia de ambos os conceitos tanto das tcnicas secretariais quanto a gesto secretarial para o secretariado executivo evidente e inerente profisso, em que futuros trabalhos e temas de pesquisa podem ser levantados para a compreenso e discusso mais apurada de cada uma das tcnicas e modos de gesto secretariais, assim como para a reviso dos conceitos que norteiam a atuao secretarial. Referncias BSCOLI, Fabiana Regina Veloso e CIELO, Ivanete Daga. Gesto organizacional e o papel do secretrio executivo. Revista Expectativa. Toledo, PR. v. 3, n. 3. 2004. Disponvel em: <http://e-revista.unioeste.br/index.php/expectativa/article/view/741/626>. Acesso em: 30 mai. 2012. BOEIRA, Deise de Almeida Ribeiro e DURANTE, Daniela Giareta. Gesto secretarial: o papel do secretrio executivo na gesto do conhecimento organizacional. XVII Congresso Nacional de Secretariado. 26 - 29 de maio de 2010. Fortaleza, FENASSEC: 2010. BORTOLUZZI, Cibele de Lara e FVERO, Altair Alberto. Treinamento ou formao: o equilbrio necessrio na configurao do perfil do secretrio executivo. In: DURANTE, Daniela Giareta e FVERO, Altair Alberto (Org.). Gesto secretarial: formao e atuao profissional. Passo Fundo, RS: Ed. Universidade do Passo Fundo, 2009. CALDAS, Joanes Barros. As Ferramentas da Prtica da Gesto Secretarial utilizadas pelos Profissionais de Secretariado Executivo egressos da Universidade do Estado do

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UMA ANLISE DE FERRAMENTAS DE PRTICA DA GESTO SECRETARIAL CALDAS, Joanes Barros Secretrio Executvo SRTE/PA n 668 SANTOS, Maria Fabiana Silva Docente na Universidade do Estado do Par UEPA Resumo O presente estudo tem como objetivo analisar o relacionamento dos conhecimentos emanados das reas das Cincias Sociais Aplicadas e das Cincias Humanas com o saber e o fazer dos Profissionais de Secretariado Executivo, por meio das ferramentas da Prtica da Gesto Secretarial dentro das organizaes pelos profissionais de Secretariado Executivo. A pesquisa pauta-se na abordagem bibliogrfica. Os resultados alcanados foram de grande relevncia para compreendermos como as Ferramentas da Prtica da Gesto Secretarial podem ser utilizadas pelos Secretrios Executivos no campo de trabalho. Tambm apresentamos recente pesquisa que analisou como os profissionais de Secretariado Executivo egressos da Universidade do Estado do Par utilizam as ferramentas de Gesto Secretarial nas organizaes. Vislumbrou-se que os egressos possuem bons conhecimentos das ferramentas a eles apresentadas e as utilizam parcialmente, em diferentes nveis de frequncia. Palavras-chave: Secretariado Executivo. Gesto Secretarial. Ferramentas. 1 Introduo
O melhor saber aquele que sabe superar-se. Pedro Demo

O perfil exigido pelo mercado de trabalho coloca o Profissional de Secretariado Executivo como agente promotor da uniformizao dos processos organizacionais, atuando com o objetivo de diminuir os impactos dos problemas do dia-a-dia no tempo do executivo, ao mesmo tempo em que procura tornar a esses processos os mais eficientes possveis, sem detrimento do nvel de qualidade imposto pelas organizaes de controle e requisitado pela sociedade em geral como forma de reconhecimento da eficincia organizacional. Assim, diante dos processos organizacionais o Secretrio Executivo est como o conector entre os diversos nveis organizacionais, devendo, portanto, ter a flexibilidade de colocar-se em cada parte da organizao como se dela integrante fosse de forma constante e compreender o todo visualizando as influncias de cada parte sobre as outras e consequentemente sobre o conjunto dos sistemas organizacionais. Do ponto de vista terico, percebe-se a deficincia da produo do conhecimento cientfico na rea de Secretariado, entretanto, nos ltimos anos tem sido substancial os esforos para aumentar a quantidade e a qualidade da produo cientifica na rea de Secretariado, como pode ser observado em Nonato Jnior (2009), Durante e Fvero (2009) e Oliveira (2011), e ainda, paralelo a isso, alguns tericos da rea engendram esforos para delimitar o objeto de estudo do Profissional de Secretariado, com a consequente criao de uma cincia, a qual inicialmente foi denominada por Nonato Jnior (2009) de Cincias da Assessoria e dividida em quatros subreas. Sendo que sua efetivao depende do aprofundamento das pesquisas cientficas nas subreas definidas por estes pesquisadores para que as Cincias da Assessoria seja 61

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reconhecida pela comunidade cientfica. Assim buscou-se contribuir para o enriquecimento da produo cientifica na rea em questo, reafirmando deste modo, a Teoria Geral do Secretariado e as Cincias da Assessoria (NONATO JUNIOR, 2009) e balizando estudos posteriores sobre o tema. A Gesto Secretarial um dos pilares das Diretrizes Curriculares Nacionais (DCNs) para os cursos superiores em Secretariado Executivo e por meio do presente trabalho ser possvel compreender, em parte, quais as relaes do tema com reas correlatas ao Secretariado Executivo. E, ela est inserida nas Cincias da Assessoria no eixo denominado Assessoria Executiva (Assessorexe). Deste modo, visa-se aprofundar estudos e identificar como a Gesto Secretarial est inserida no cotidiano do profissional de Secretariado Executivo. 2 Contexto terico da Gesto Secretarial As Diretrizes Curriculares Nacionais (DCNs) para os cursos de Graduao em Secretariado Executivo (BRASIL, 2005) em seu art. 5 dispe sobre a organizao curricular e projeto pedaggico do referido curso, dizendo que eles devem contemplar campos interligados de formao com contedos bsicos, especficos e terico-prticos. A Gesto Secretarial integra o ncleo dos contedos especficos exigidos para formao de nvel superior em Secretariado Executivo, de acordo com as DCNs. Sendo o estudo dela essencial para a formao dos profissionais que exercero atividades de Secretariado Executivo no mercado de trabalho. Isto envolve a articulao entre teoria e prtica, alm do domnio de conhecimentos de outros campos do saber. Conforme dispe no inciso II do art. 5 da DCNs, diz que so:
Contedos especficos: estudos das tcnicas secretariais, da gesto secretarial, da administrao e planejamento estratgico nas organizaes pblicas e privadas, de organizao e mtodos, de psicologia empresarial, de tica geral e profissional, alm do domnio de, pelo menos, uma lngua estrangeira e do aprofundamento da lngua nacional. (BRASIL, 2005, p. 3 grifo nosso).

Podemos observar tambm que a Gesto Secretarial est inserida no contexto da fundao das Cincias da Assessoria proposta por Nonato Jnior (2009). Em sua proposta, o autor acima afirma que, compreende-se por Cincias da Assessoria o domnio do conhecimento cientfico que estuda o conjunto de questes epistemolgicas, interdisciplinares, tecnolgicas, tericas e prticas ligadas ao objeto de estudo das Assessorias (NONATO JNIOR, 2009, p. 165). Considerando que o objeto de estudo das Cincias da Assessoria est organizado em um foco central que se desdobra em quatro eixos (NONATO JNIOR, 2009). So eles: Assessoramento, Assessorexe, Assessorstica e Assessorab.

Figura 1 Objeto de estudo das Cincias da Assessoria.


Fonte: Adaptado de Nonato Jnior, 2009.

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Conforme elucidado acima, agora se conhece qual o objeto de estudo das Cincias da Assessoria e seus eixos, a partir disso, busca-se compreender um destes eixos nas prximas sees deste trabalho. Detenhamo-nos ento no eixo Assessoria Executiva. 2.1 Assessorexe Assessorexe o nome genrico para Assessoria Executiva dado por Nonato Jnior. O eixo Assessorexe caracterizado pelo estudo do conhecimento em Secretariado ligado s questes do trabalho de assessoria executiva empresarial, oficial ou gerencial autnoma (NONATO JNIOR, 2009). Nonato Jnior (2009) ressalta que os estudos desta rea relatam a atuao do profissional de Secretariado como gestor do conhecimento no ambiente de trabalho (p. 158), e agregam os mais diversos conceitos que envolvem o fazer e o saber do secretrio executivo em suas atividades de cunho gerencial (p. 158). A Assessoria Executiva vem sendo explorada por meio da disciplina Gesto Secretarial em diversos cursos de graduao no Brasil (NONATO JNIOR, 2009). Ao que Nonato Jnior ressalta que:
No Assessorexe o conhecimento tem seu foco sobre o fluxo informacional gerenciado nas atividades de assessoria executiva. Por isso, todos os processos de informao gerencial que envolvem o trabalho do secretrio em mbito administrativo fazem parte dos interesses conceituais da Assessorexe (NONATO JNIOR, 2009, p. 159, grifo do autor).

Deste modo, as atividades de assessoria em diversas reas como gesto de qualidade, gesto estratgica, liderana, etc., podem produzir conceitos que dialoguem com o eixo temtico da Assessoria Executiva (NONATO JNIOR, 2009) desde que estes conceitos, estejam vinculados ao conhecimento e a prtica do Profissional de Secretariado Executivo. Segundo Nonato Jnior (2009), o Bacharel em Secretariado Executivo o profissional que est habilitado para produzir conhecimentos em Assessorexe, conforme foi ratificado na Resoluo do IV Frum Nacional de Debates sobre Competncias Profissionais: Nveis de Atuao (FENASSEC, 2012). Entretanto, profissionais de outros nveis podem fomentar estudos no eixo em questo, desde que tenham o devido conhecimento terico na Assessoria Executiva (NONATO JNIOR, 2009). Pondera-se, conforme exposto, que a Gesto Secretarial est compreendida dentro do eixo 2 Assessorexe, e enfatiza a relao que os estudos realizados na rea tm com as questes da Assessoria Executiva Empresarial. Deste modo, nas prximas sees aborda-se a Gesto Secretarial, seus conceitos, objetivos e algumas das Ferramentas da Prtica da Gesto Secretarial aqui propostas. 3 Gesto Secretarial Nesta seo aborda-se os conceitos e objetivos da Gesto Secretarial e as principais ferramentas utilizadas pelos Profissionais de Secretariado Executivo em suas atividades de assessoria.

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3.1 Conceitos da Gesto Secretarial De acordo com Durante e Fvero (2009, p. 14) a Gesto Secretarial est inserida no contexto da globalizao, ganhando destaque nos ltimos 20 anos e, em vista disso foi includa nas DCN's para os cursos de graduao em Secretariado Executivo (BRASIL, 2005), bem como no desenho curricular de tais cursos. Contudo a temtica pouco abordada em trabalhos cientficos e empricos, no estando definidos os meios pelos quais os profissionais de Secretariado Executivo podem dela utilizar-se ou quais tcnicas administrativas (ferramentas) podem ser consideradas e estudadas na rea de Gesto Secretarial. Frente situao, buscou-se na literatura existente identificar os conhecimentos especficos das Cincias Sociais e das Cincias Humanas, usados pelos Profissionais de Secretariado Executivo. Mesmo com a parca produo a respeito da Gesto Secretarial, a temtica vivenciada no dia-a-dia dos Secretrios (as) Executivo (as). Recentemente, no 2 Encontro Nacional de Acadmicos de Secretariado (ENASEC), foram publicados trs artigos tratando do assunto em questo (SILVA, 2011; HAAS et al, 2011; VAZ; DURANTE, 2011). Todos eles tratando de assuntos que cada vez mais instigam e desafiam este profissional no desenvolvimento de suas atividades laborais. Seguindo a mesma tendncia, s foram encontrados dois livros sobre a temtica na literatura brasileira (DURANTE; FVERO, 2009; PORTELA; SCHUMACHER, 2009). Contudo, percebeu-se que todos os autores hesitam em propor conceitos que definam a Gesto Secretarial, fazendo com que no seja possvel estabelecer uma conceituao exata que bem defina a Gesto Secretarial embasados em autores e publicao j lanadas. Os conceitos, objetivos, ferramentas e tcnicas da Gesto Secretarial esto enraizados no saber e no fazer dos profissionais de Secretariado espalhados por todos os cantos do pas, tanto que, h produo tratando das vrias facetas da Gesto Secretarial. Diante desta situao e como no se pode prosseguir sem um conceito, para os fins deste trabalho considerou-se Gesto Secretarial como toda atividade de assessoria desenvolvida em mbito organizacional, na qual o Profissional de Secretariado assessora a um ou mais executivos, e responsvel por colaborar na execuo e efetivao das funes gerenciais e outros procedimentos administrativo que requeiram sua atuao enquanto fornecedor de informaes, vistoriador e alinhador de processos. 3.2 Objetivos da Gesto Secretarial Por ser uma temtica principiante na formao de seus conceitos tericos, assim como toda a estrutura das Cincias da Assessoria o , como ressalta Durante e Fvero (2009), os objetivos da Gesto Secretarial tambm so de difcil acepo. Contudo, as DCNs para os cursos de graduao em Secretariado Executivo, determinam em seu art. 3 que o perfil desejado para o profissional de Secretariado Executivo requer capacitao e aptido para compreender as questes que envolvam slidos domnios cientficos, acadmicos, tecnolgicos e estratgicos para assegurar eficaz desempenho de mltiplas funes de acordo com as especificidades de cada organizao (BRASIL, 2005) no mercado de trabalho, e para isso, o profissional faz uso de diversos recursos e conhecimentos disponvel nas reas de administrao e gesto, buscando trazer para o contexto de organizao da secretaria, os conceitos destas reas, bem como aplic-los de maneira integrada, maximizando suas potencialidades para dar conta das diversas nuances inerentes ao desenvolvimento de suas atividades como Gestor Secretarial. E nas Cincias Humanas encontra pressupostos 64

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tericos que balizam e apoiam as interaes do Gestor Secretarial com os demais partcipes de seu ambiente de trabalho, visto que segundo Durante e Fvero (2009, p. 14) a Gesto Secretarial uma temtica interdisciplinar, que abrange especialmente as cincias sociais e humanas. Deste modo, como objetivos da Gesto Secretarial pode-se considerar: 4. Utilizar os conhecimentos das reas das Cincias Sociais e das Cincias Humanas no contexto secretarial, aplicando-os de maneira integrada e maximizando suas potencialidades, bem como desenvolvendo-os de modo a buscar a construo de uma slida identidade(DURANTE; FVERO, 2009, p. 14) para a Gesto Secretarial, enquanto assessoria ao desempenho das atividades vislumbradas por cada uma dessas cincias; 5. Desenvolver no Gestor Secretarial competncias sociais e humanas, visando atuao eficiente em um ambiente repleto de interrupes e contradies. Pois, de acordo com Durante e Fvero:
A atuao do Gestor Secretarial repleta de interrupes e contradies e caracterizada por relaes interpessoais (); nessas interaes recebe, compartilha e dissemina informaes de inmeras naturezas, negocia acordos, busca parcerias, gerencias conflitos e toma decises. (2009, p. 15, grifo nosso).

Assim considere-se que a Gesto Secretarial faz uso do que chamaremos rudemente de ferramentas das Cincias Sociais e das Cincias Humanas em sua prxis. Ante tal considerao, surgem perguntas como: Mas quais so estas ferramentas? Porque lhes atribui este designao? O que entendido como ferramenta neste artigo? Por ltimo, e talvez mais importante, como a Gesto Secretarial faz uso destas ferramentas? Nestes moldes, buscaremos dentro do possvel, dialogar com a literatura existente, a fim de buscar elucidao para possveis respostas aos questionamentos acima. 3.3 Ferramentas da Gesto Secretarial Entende-se que antes de enumerar as ferramentas de Gesto Secretarial, convm definir o que este trabalho considera uma ferramenta. Assim, as perguntas abaixo norteiam a elaborao dos prximos pargrafos. O que entendido como ferramenta neste texto? O que so ferramentas da prtica da Gesto Secretarial? extremamente fcil a quem quer que seja, identificar as ferramentas de um metalrgico, carpinteiro ou pedreiro, a saber: mquina de solda, serrote, desempenadeira, martelo, nvel, etc. Em sua raiz etimolgica ferramenta deriva do latim ferramenta, plural de ferramentum. Ferreira (1999), no Novo Aurlio do Sculo XXI, define ferramenta como 1. Utenslio de ferro de um trabalhador. e 3. Conjunto de utenslios de uma arte ou ofcio.. Alm de parafrasear as definies supracitadas, Houaiss e Villar (2009, p. 887) tambm definem ferramenta como 3. Qualquer instrumento necessrio a prtica profissional e 4. Meio para alcanar um fim. Observa-se que as ferramentas mencionadas acima no so necessariamente forjadas por tais profissionais, contudo, conferem aos respectivos utilizadores capacidade para realizar seu trabalho, visto que, sem elas, eles no realizariam adequadamente seu trabalho. Do mesmo modo ocorre com o Gestor Secretarial que necessita dispor de vrios instrumentos de outras reas para realizar adequadamente suas atividades, utilizando-os com meios para alcanar seu objetivo maior que receber, disseminar e compartilhar informaes de diversas 65

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naturezas [fontes], buscando parcerias, gerenciando conflitos e tomando decises (DURANTE; FVERO, 2009, p. 15). Assim para efeito de uso na Gesto Secretarial, este artigo considera ferramenta como todo e qualquer conhecimento utilizado pelo Gestor Secretarial no desenvolvimento de suas atividades no contexto de uma secretaria, sendo uma habilidade adquirida no curso de graduao em Secretariado Executivo. 3.3.1 Ferramentas de Prticas da Gesto Este artigo considera como ferramentas de Prticas da Gesto aquelas oriundas, em seu princpio conceitual, da rea das Cincias Sociais Aplicadas e que, em suas prticas, as Cincias da Assessoria tem utilizado seus conceitos. Os conhecimentos j desenvolvidos e teorizados a cerca das vrias prticas de Gesto, pois so indispensveis para que as atividades de Gesto Secretarial sejam desenvolvidas com xito. 3.3.1.1 Gesto de Qualidade Durante muitos anos imperou no mundo da produo a crena de que todo produto admitia uma margem de erro. Mas, os japoneses aps a segunda grande guerra, reavaliaram esta premissa e descobriram que as at ento aceitveis margens de erro podiam ser reduzidas a nveis extremamente baixos (ARAUJO, 2008, p. 227). Eles estavam conhecendo a gesto pela qualidade. Arajo (2008) afirma que, resumidamente, qualidade pode ser definida como a busca pela perfeio com fins a agradar clientes cada vez mais conscientes das facilidades de consumo e variedades de organizaes a lhes oferecer produtos (p. 229). Assim, as organizaes passaram a buscar uma melhoria continua da qualidade com uma filosofia em que a eliminao do retrabalho e a obsesso pelo defeito zero so regras que no podem distanciar-se das organizaes que desejam permanecerem competitivas e obtendo lucros. Diante disto, surge o conceito de Gesto da Qualidade Total que segundo Chiavenato (2010, p. 550) uma filosofia de gesto que pressupe o envolvimento de todos os membros de uma organizao em uma constante busca de autosuperao e contnuo aperfeioamento. Sendo necessrio, o envolvimento de todas as pessoas em todos os nveis organizacionais para que se obtenham resultados concretos. Ento, qual a participao do Secretrio Executivo neste processo? Quaresma (2010, p. 71) afirma que a Qualidade Total pode ser usada pelo profissional de Secretariado Executivo no seu trabalho atravs da adoo das ferramentas da Qualidade Total e dos princpios de qualidade, como uma forma de aprimorar o seu desempenho e o seu desenvolvimento profissional, objetivando alcanar as metas e os objetivos empresariais. Da mesma maneira, como detentor dos fluxos organizacionais de trnsito de informaes, o Gestor Secretarial participa do processo de Gesto de Qualidade diretamente no fornecimento das informaes que alimentaro o processo de realinhamento cultural que conduz a Gesto de Qualidade Total (GUEDES, 2009). De acordo com Guedes (2009), sua participao neste processo fundamental, pois ele quem coordena e organiza a informao e tambm atua no processo de educao continuada, melhoria contnua, mudana de postura e atitude que, conforme ressaltado acima, permitem as organizaes alcanarem resultados concretos e adentrar dimensionalmente na Gesto da Qualidade (GUEDES, 2009, p. 183).

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Percebe-se que a assessoria indispensvel neste processo de busca contnua pelo 'defeito zero', e que o profissional de secretariado, tanto pode atuar com articulador da equipe de Gesto da Qualidade, como tambm, pode ser ele o prprio gestor da qualidade dentro da organizao. 3.3.1.2 Gesto de Marketing Marketing tem sido definido de vrias maneiras. A conceituao mais abrangente encontrada e que se aplica a maioria das situaes foi dado por Kotler que diz que Marketing um processo social e gerencial pelo qual indivduos e grupos obtm o que necessitam e desejam atravs da criao, oferta e troca de produtos de valor com outros (KOTLER, 2008, p. 27). Analisar e entender as diversas variveis do mercado exigem experincia e muito trabalho e, esta atividade denominada de Administrao de Marketing. A Gesto ou Administrao de Marketing ocorre quando pelo menos um interessado pelo procedimento de troca reflete sobre as maneiras de atingir as respostas desejadas de outras partes (KOTLER, 2008, p. 32). De acordo com Kotler (2008, p. 32) a Administrao de Marketing o processo de planejamento e execuo da concepo, preo, promoo e distribuio de ideias, bens e servios para criar trocas que satisfaam metas individuais e organizacionais. Saliente-se que a satisfao das metas individuais dizem respeito as necessidades e desejos dos compradores/consumidores. Ao analisar esta definio do autor supra, percebe-se que a administrao de Marketing um processo que envolve anlise, planejamento, implementao e controle; bens, servios e ideias; que se baseia na noo de troca/intercmbio; e que a meta produzir satisfao para os envolvidos. Todos os procedimentos relativos s atividades de Administrao de Marketing so demandas que exigem decises rpidas em decorrncias da mobilidade do mercado e anlise de uma grande quantidade de informaes. Diante de tal situao, o trabalho do Assessor do Gestor de Marketing fundamental no manuseio de tais informaes de modo a proporcionar a este Administrador tratamento clere das informaes e consecuo das tomadas de decises igualmente rpidas. A partir do exposto, o gestor secretarial em assessoria ao Gestor de Marketing realiza levantamento das atividades a serem desempenhadas no processo de pesquisa de mercado e tambm assessora na execuo de tal pesquisa, preparando dados e informaes com vistas a elencar as caractersticas dos consumidores, da concorrncia e das possveis novas oportunidades de atuao no mercado (OLIVEIRA, 2011, p. 168). Ressalte-se tambm que o gestor secretarial age como centro de distribuio e disseminao de informaes dentro da rede de relacionamentos interpessoais entre os agentes internos e externos da organizao, gerenciando o fluxo informacional existente, nas formas escrita, oral, e virtual (OLIVEIRA, 2011, p. 169), estes so demandas tanto internas quanto externas das organizaes. 3.3.1.3 Gesto Estratgica De acordo com Chiavenato (2010, p. 574) as organizaes so criadas para alcanar objetivos em um ambiente dinmico e de mudanas, sendo necessrio realocar, reajustar e reconciliar continuamente seus recursos disponveis com as oportunidades percebidas no seu ambiente de operaes com a finalidade de aproveitar as brechas nos mercados e neutralizar as ameaas de seus concorrentes.

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Com vista a utilizar bem essas oportunidades e aproveit-las, as organizaes buscam desenvolver suas operaes de maneira coerente e consistente atravs de estratgia que garantam o sucesso deste propsito. Esta estratgia organizacional constitui o incio do processo de articulao e alcance da capacidade de manobra em um ambiente cada vez mais complexo e dinmico. Ela representa a mobilizao de todos os recursos no mbito global da organizao visando a atingir objetivos situados no longo prazo (CHIAVENATO, 2010, p. 574). Assim como traduz o comportamento organizacional em relao ao ambiente em que est inserida. Considerando os destinos que a organizao pretende seguir no futuro e o ambiente de operaes em que se encontra, o nvel institucional da organizao define as estratgias. Esta definio tem diferentes graus de participao dos nveis inferiores na sua elaborao e formulao. Assim, necessrio que haja uma administrao ou gesto estratgica. Esta, segundo Chiavenato (2010, p. 578) a administrao voltada para os objetivos globais da organizao situados no longo prazo. Ela demonstra a articulao do todo organizacional, como elemento unificador de todas as partes da organizao. A ltima etapa para colocar a estratgia organizacional em ao a implementao. E se ela no for realizada adequadamente, no se obter sucesso com a estratgia. Segundo Chiavenato (2010, p. 599) a implementao feita atravs das pessoas e em sries de atividades que so basicamente administrativas. E o propsito dela determinar quando as competncias e recursos da organizao devero ser mobilizados para coloc-la em prtica (p.599), sendo de vital importncia adequao da estrutura organizacional de modo a possibilitar o desempenho eficiente das tarefas solicitadas e uma rede informacional que permitam coordenao das atividades subdivididas (p. 599). A partir do exposto, o Gestor Secretarial uma pea chave em todas as fases da Gesto Estratgica, pois sua atuao poder unir a gesto do conhecimento no ambiente de trabalho, congregando o fazer e o saber do Secretariado Executivo em suas atividades de cunho gerencial (OLIVEIRA, 2011, p. 159). Como vimos, a Gesto Estratgica indispensvel sobrevivncia das organizaes no mundo globalizado. Assim, para seu planejamento, elaborao e implementao so necessrios elencar uma srie de aes e informaes dentro da organizao. Sendo o Profissional de Secretariado Executivo agente conector entre todas as partes organizacionais, seu conhecimento sobre o assunto e sua participao nos processos de elaborao da Estratgia Organizacional de extrema relevncia. Como bem ressaltou Chiavenato, dizendo que a implementao da estratgia feita atravs das pessoas, o Profissional de Secretariado Executivo, pela natureza de sua atuao, est to prximo das pessoas que fazem a organizao, como est perto do centro de poder, onde so definidos os rumos futuros da organizao. Por sua proximidade com as partes que impulsionam o todo organizacional, o Secretrio Executivo conhece suas demandas e seu dever buscar a efetivao da implementao da estratgia, como tambm, prezar para que as pessoas se sintam capazes e motivadas a alcanar as tticas organizacionais que so de sua responsabilidade. Deste modo, o Gestor Secretarial um 'sensor' do ambiente organizacional, devendo gerenciar os conflitos e tomar decises para que os objetivos organizacionais sejam atingidos. 3.3.1.4 Gesto de Pessoas Os processos organizacionais que levam a valorizao dos profissionais estaro sendo impulsionados por modelos de Gesto de Pessoas que buscam nestes profissionais 68

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conhecimentos, habilidades e atitudes. Essa trade a base que rege esta rea atualmente, assim o profissional de Secretariado Executivo deve, no s estar em constante processo de desenvolvimento, como tambm ser agente de treinamentos dos seus colegas de trabalho, incentivando, promovendo e executando programas que possam ajudar na melhoria do desempenho organizacional, atravs da valorizao do capital intelectual dos seus colaboradores. Mas como o Secretrio Executivo pode agir diante deste cenrio de Gesto de Pessoas? Como a Gesto Secretarial se insere no contexto assessorando o desenvolvimento destes processos que buscam desenvolver os colaboradores de suas organizaes? De acordo com Silva (2009, p. 173) o grande desafio do processo de gesto de Pessoas influenciar as empresas a investirem em seu capital intelectual por meio de estratgias que proporcionem satisfao aos seus empregados de forma a estimular os indivduos a agregarem valor organizao. Com base nesta afirmao, pode-se colocar o Gestor Secretarial como aliado a este processo, atuando na facilitao da chegada das informaes ao nvel estratgico organizacional, bem como participando do processo de 'convencimento' dos gestores, quanto a importncia de qualificar os colaboradores da organizao. 3.3.1.5 Gesto da Informao Com a globalizao e a enorme busca por conhecimento, saber onde encontrar a informao e como acess-la a habilidade certa e desejada, e o Gestor Secretarial, por ter o fluxo de informaes correntes em suas mos pode e far toda a diferena. Nas palavras de Guedes (2009, p.183) Na era do conhecimento (...), o profissional de secretariado - gestor da informao - faz toda a diferena (grifo nosso). Mas para que isso acontea, ele deve ter pleno conhecimento das ferramentas de Tecnologia de Informao e Comunicao (TIC) que poder utilizar no desenvolvimento de suas atividades, tais como o que so Software e Hardware, Processadores de Texto, Processadores de Planilhas, entre outros. O ponto inicial do conhecimento a informao, mas sua efetivao requer a ao ativa do sujeito, sem ela a informao se torna apenas um dado, algo esttico que est a disponvel, mas que no esclarece o como nem o porqu de um determinado problema, nem justifica as razes pelas quais algo assim e no de outra forma. Deste modo, a informao precisa ser copilada, processada para se tornar em conhecimento e o Gestor Secretarial o principal disseminador da informao dentro da organizao, devendo ter conhecimento acerca do que recebe para assim, direcion-la ao setor correspondente. 3.3.2 Ferramentas de Prticas Comportamentais As aqui denominadas Ferramentas de Prticas Comportamentais so aqueles conhecimentos que tm seu princpio conceitual na rea das Cincias Humanas e que nas suas prticas as Cincias da Assessoria tem utilizados seus conceitos. Conhecimentos estes essenciais para o desenvolvimento das atividades do Gestor Secretarial. 3.3.2.1 Liderana As empresas, sejam quais forem, so constitudas de pessoas e estas pessoas trabalham juntas, com sua atuao em diferentes nveis organizacionais. Algumas delas ocupam posies nos nveis administrativos, tornando-se responsveis pela atividade conjunta de vrios indivduos, ou seja, so lderes. Para Vergara (2005, p. 74) liderana a capacidade 69

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de exercer influncia sobre indivduos e grupos. Esta influncia vem a ser uma ao intencional em que uma pessoa age no sentido de modificar ou provocar o comportamento de uma outra (CHIAVENATO, 2010). Nas organizaes, a ao de influenciar exercida com a finalidade de alcanar a viso, a misso e os objetivos organizacionais, visto que tais s sero alcanados atravs das pessoas. Estas pessoas formam uma coletividade organizacional e, caracterstica das coletividades que hajam movimentos contrrios de cooperao e de conflito (VERGARA, 2005), assim, necessrio aumentar a cooperao e direcionar os conflitos de modo que eles possam contribuir com aspectos de mudana e de criatividade (VERGARA, 2005), sendo esta a funo da liderana. Como percebe-se pelo exposto acima, atualmente a Liderana uma competncia exigidas em todos os nveis hierrquicos das organizaes. Chiavenato (2010) salienta que muito mais do que lderes, as organizaes necessitam de lderes de lderes, ou seja, os subordinados de um lder tambm podem e devem exercer a liderana em seus respectivos setores. Assim, o Profissional de Secretariado Executivo que j exercia o importante papel de agente facilitador da comunicao dentro das empresas, tambm pode adquirir e exercer esta competncia. D'Elia afirma que a influncia do profissional secretrio decisiva na empresa. Como lder, ele pode acentuar o seu papel como agente de mudana, formando e sedimentando posturas novas e atitudes vencedoras. (2009b, p. 167). O Secretrio Executivo ao atuar como elo entre os nveis decisrios e demais setores da empresa desenvolve a liderana, contudo, precisa estar consciente de que suas atitudes e suas decises influenciam a maneira como suas solicitaes so recebidas por seus liderados. 3.3.2.2 Motivao Organizacional Motivao no um produto acabado, ela um processo que se configura a cada momento (VERGARA, 2005) durante a vida. Para Vergara (2005), a motivao uma fora, uma energia que nos impulsiona na direo de alguma coisa. A autora destaca ainda que ela nos , absolutamente, intrnseca, ou seja, est dentro de ns, nasce de nossas necessidades interiores. Diante de tal afirmao, infere-se que no podemos motivar os outros a fazerem isso ou aquilo. S podemos motivar a ns mesmos. Contudo a autora salienta que tudo o que os de fora podem fazer estimular, incentivar, provocar nossa motivao (2005, p. 42). Assim pode-se fazer a diferena entre motivao e estmulo, estando aquela dentro de ns e, este fora. Essa caracterstica de interioridade da motivao mostra que ela experimentada por cada pessoa, desbancando quaisquer generalizaes. O Gestor Secretarial deve compreender os ensinamentos sobre a motivao para potencializar as habilidades de seus colaboradores. Deste modo, contribuir para o alcance dos objetivos organizacionais. 3.3.2.3 Postura tica Adotar uma postura tica no desenvolvimento de sua vida profissional indispensvel a todo profissional. E ao Secretrio Executivo muito mais lhe exigido que tenha tal postura por ser profissional que deve gozar de confiana tanto junto aos administradores da empresa quanto junto aos demais setores, para assim poder atuar como elo entre estes setores, disseminando informaes. 70

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Mas no somente isso que se espera dos Gestores Secretariais, eles tambm devem ter credibilidade para poderem embasar com as informaes prestadas, a tomada de decises dentro das organizaes com a velocidade que necessria frente s mudanas ocorridas no ambiente em que esto inseridas as organizaes. Assim, a respeito da atuao dos secretrios nas instituies, Hansen e Silva (2009, p.76) destacam que marcada pela confiana e pela tica, pois se espera dele o compromisso com a fidedignidade da informao, com a lisura nos procedimentos, com a retido nas atitudes e com a qualidade solidria nos relacionamentos. 3.3.2.4 Empreendedorismo Diante da globalizao da economia, da unio dos mercados para realizar negcios com cada vez menos barreiras administrativas e fiscais, as pessoas necessitam estar preparadas para aproveitar as oportunidades que aparecem ante seus olhos. Entretanto, cada dia mais pessoas ficam desempregadas e apesar, de muitas vezes, terem um conjunto de experincias e conhecimentos que lhe permitiria desenvolver atividades na sua rea, no tem capacidade para desenvolver um projeto e execut-lo. Assim como estes, pessoas empregadas anos e anos em uma empresa continuam fazendo as coisas da mesma maneira como foram ensinadas, nunca desenvolveram ou experimentaram novos modos de fazer seu trabalho. Tanto a estas como aquelas falta empreendedorismo. Uma das definies mais simples para o termo diz que empreender realizar (D'ELIA, 2009, p. 103). O empreendedor inicia algo novo e tem foco na ao. Diante da atual conjectura social e empresarial nas organizaes, o Secretrio Executivo tem seu potencial estimulado a cada dia, pois sua atuao se desenvolve em assessoria at ao nvel estratgico das empresas, assim (...) esse profissional tem acesso a uma gama rica e diversa de ideias, fatos, situaes, aliada convivncia da diversidade humana (D'ELIA, 2009, p.107). Por ser profissional de perfil polivalente, o Secretrio Executivo j exigido a ter atitudes empreendedoras no seu dia a dia, mas pode desenvolver esta competncia comportamental (D'ELIA, 2009, p. 109) de maneira adequada se procurar conhecer com afinco as bases da literatura sobre o tema. Deste modo, para a Gesto Secretarial, o empreendedorismo deve ser visto como competncia a ser desenvolvida pelo prprio gestor, bem como para ajudar aos seus pares e subordinados a desenvolv-la. 4 Caminhos da Pesquisa Para a elaborao deste artigo utilizamos o mtodo de Pesquisa Bibliogrfica, buscando relacionar os conhecimentos adquiridos durante a graduao pelo Profissional de Secretariado Executivo com as teorias que permeiam as reas do conhecimento das Cincias Sociais Aplicadas e das Cincias Humanas. Conforme defendido no percurso deste artigo, as ferramentas de prtica da Gesto Secretarial esto intimamente relacionadas com o fazer e saber em Secretariado Executivo. Contudo, no podemos deixar de relacionar teoria e prtica, e para fazer esta correlao tomamos a mo pesquisa realizada por Caldas (2012) no qual o autor busca compreender Como os Secretrios Executivos egressos do curso de Bacharelado em Secretariado Executivo Trilngue da Universidade do Estado do Par utilizam as ferramentas de Gesto Secretarial nas organizaes? (Caldas, 2012, p. 17). Tal pesquisa buscou identificar o grau de conhecimento, a frequncia de utilizao e o nvel de aptido dos sujeitos da pesquisa para com o tema em epgrafe. E, em um universo de 132 sujeitos, obtevese um retorno de 22 questionrios respondidos. 71

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Condizente com as especificaes acima, ao assuntar-se sobre as Ferramentas de Prticas de Gesto (Tabela 1), constatou-se que os sujeitos da pesquisa alegam que tm conhecimentos das referidas ferramentas e que pretendem utiliz-las em suas prxis, apresentando para todas as ferramentas ndice superior a 0,50 (conhece e pretende utilizar). Ressalta-se que o ndice que mais se aproxima da varivel Conhece e utiliza parcialmente (0,75) a Ferramenta de Prtica de Gesto de Pessoas com ndice 0,68. E Gesto de Marketing a ferramenta que apresenta menor ndice e, portanto, mais proximidade com a varivel Conhece e pretende utilizar (0,50).
Tabela 1 - ndice das Ferramentas de Prticas de Gesto

Ferramentas Gesto de Estratgica Gesto de Pessoas Gesto de Marketing Gesto da Informao Gesto de Qualidade

ndice 0,66 0,68 0,52 0,63 0,55

Desvio Padro 0,35 0,40 0,33 0,21 0,38

Fonte: adaptado de CALDAS (2012, p. 84).

Frisando-se que todas as ferramentas apresentadas na Tabela 1, apresentam nvel de desvio padro elevado, o que denota que h uma varincia alta nas respostas e que estas foram heterogneas. Ao observar as Ferramentas de Prticas Comportamentais (Tabela 2) pode-se constatar que, os sujeitos investigados asseguram que tm conhecimentos das referidas ferramentas e utilizam parcialmente as Ferramentas de Prticas Comportamentais referentes Liderana (0,80), Postura tica (0,97) e Motivao Organizacional (0,75). Ao passo que importante destacar que Postura tica aproxima do ndice 1, que concerne a conhecimento e utilizao plena.
Tabela 2 ndice das Ferramentas de Prticas Comportamentais

Ferramentas Liderana Postura tica Motivao Organizacional Empreendedorismo


Fonte: adaptado de CALDAS (2012, p. 85).

ndice 0,80 0,97 0,75 0,67

Desvio Padro 0,59 0,83 0,49 0,50

Citando-se que as Ferramentas de Prticas Comportamentais que permeiam os conhecimentos tericos de Empreendedorismo ficou com ndice 0,67, que dentro da escala utilizada concerne a conhecimento e pretenso de utilizar as referidas ferramentas. Ressaltando-se que neste caso, o desvio padro foi considerado muito alto, mostrando a grande varincia nas respostas obtidas.

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5 Consideraes Finais No estudo que ora se conclui, buscou-se compreender e aprofundar conhecimentos sobre as relaes da Gesto Secretarial com outras reas do saber cientfico. Verificamos que a temtica se faz presente nas DCNs, bem como nas formulaes das Cincias da Assessoria. Deste modo, mostrou-se onde a Gesto Secretarial ocupa espao dentro da rea de conhecimento em Secretariado. Seguiu-se para as explicaes sobre a Gesto Secretarial, com seus objetivos e conceitos referentes elaborao deste artigo, pois conforme foi esclarecido, ela ainda uma rea com poucas pesquisas tericas. Tambm se definiu e explanou sobre as ferramentas que a Gesto Secretarial utiliza em sua prxis, como o total de 09 (nove) ferramentas divididas em dois grupos, contudo, sem fechar este leque para incluso de novas ferramentas. Por fim, chegou a concluso que a pesquisa de extrema relevncia para o Secretariado Executivo, haja vista que: d) Constatou-se que nas DCN's para os cursos de graduao em Secretariado Executivo, a Gesto Secretarial se fazia presente; e) Relacionou-se as Ferramentas de Prticas da Gesto Secretarial com o saber e o fazer dos assessores; Como complemento disto, a pesquisa de Caldas (2012) observou que o nvel de conhecimento das Ferramentas de Prticas da Gesto Secretarial pode ser considerado bom, contudo, sua frequncia de utilizao ainda parcial, denotando que estes conceitos, ainda, no fazem efetivamente parte das atividades dos profissionais formados pelo curso pesquisado. Diante de todo o apresentado, conclui-se que a Gesto Secretarial primordial para o desenvolvimento da prxis em Assessoria Executiva e que seus conceitos esto enraizados no fazer e no saber dos assessores. A principal limitao encontrada neste artigo foi falta de literatura na temtica da pesquisa, o que limitou a definio de conceitos. Por fim, recomendamos pesquisas posteriores para verificar a aplicabilidade das ferramentas ora apresentadas, bem como pesquisas sobre outras possveis ferramentas, no enumeradas aqui, que relacionam seus conceitos com a Gesto Secretarial. Referncias ARAUJO, Luis Csar G. de. Organizao, Sistemas e Mtodos e as tecnologias de gesto organizacional: arquitetura organizacional, benchmarking, empowerment, gesto pela qualidade total, reengenharia. 4 ed. So Paulo: Atlas, 2008. 311 p. BRASIL. Ministrio da Educao e Cultura. Diretrizes Curriculares Nacionais para os curso de graduao em Secretariado Executivo. Resoluo n 03 da Cmara de Educao Superior do Conselho Nacional de Educao, de 23 de junho de 2005. CALDAS, Joanes Barros. As Ferramentas da Prtica da Gesto Secretarial utilizadas pelos Profissionais de Secretariado Executivo egressos da Universidade do Estado do Par. 2012 112 f. Trabalho de Concluso de Curso (Bacharelado em Secretariado Executivo Trilngue). Universidade do Estado do Par, Belm, 2012. CHIAVENATO, Idalberto. Administrao nos novos tempos. 2 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. 612 p. DEMO, Pedro. Pesquisa: princpio cientfico e educativo. 3 ed. So Paulo: Cortez, 1992.120p. 73

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D' ELIA, Maria Elizabete Silva. Empreendedorismo, Intraempreendedorismo e Empreendedorismo Corporativo. In: PORTELA, Keyla Christina Almeida; SCHUMACHER, Alexandre Jos (Orgs.).Gesto Secretarial: o desafio da viso holstica. Cuiab: Adeptus, 2009. cap. 6, p. 101-110. ______. A influncia da Liderana nas Organizaes e seus Conflitos. In: ______. Gesto Secretarial: o desafio da viso holstica. Cuiab: Adeptus, 2009b. cap. 10, p. 157-168. DURANTE, Daniela Giareta; FVERO, Altair Alberto. A escrita e a reconstruo do conhecimento: enfoque na gesto secretarial. In: ______ (Orgs.). Gesto Secretarial: formao e atuao profissional. Passo Fundo: Ed. da Universidade de Passo Fundo, 2009. cap. 1, p. 7-20. FENASSEC. Resoluo do IV Frum Nacional de Debates sobre Competncias Profissionais: Nveis de Atuao. Disponvel em: <http://www.fenassec.com.br/pdf/artigos_forum_debates_resolucoes_4.pdf >. Acesso em: 06 jan. 2012. FERREIRA, Aurlio Buarque de Holanda. Novo Aurlio Sculo XXI: o dicionrio da lngua portuguesa. 3 ed. Totalmente rev. e ampl. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1999. 2828 p. GUEDES, Simone. Gesto da Qualidade. In: PORTELA, Keyla Christina Almeida; SCHUMACHER, Alexandre Jos (Orgs.).Gesto Secretarial: o desafio da viso holstica. Cuiab: Adeptus, 2009. cap. 12, p. 181-198. (Coleo Secretarial). HAAS, Janana Ramires et al. O Secretrio como Facilitador na Automao de um Processo de Negcio. Encontro Nacional Acadmico de Secretariado Executivo (2. : 2011 : Passo Fundo, RS). A evoluo da profisso por meio da pesquisa [recurso eletrnico] Passo Fundo: Ed. Universidade de Passo Fundo, 2011. 1 CD-ROM : color. ; 4 pol. HANSEN,Gilvan Luiz; SILVA, Rosely Dias da. A importncia da tica na Gesto Secretarial. In:______.Gesto Secretarial: o desafio da viso holstica. Cuiab: Adeptus, 2009. cap. 4, p. 71-84. HOUAISS, Antnio; VILLAR, Mauro de Sales. Dicionrio Houaiss da lngua portuguesa. Elaborado pelo Instituto Antnio Houaiss de Lexicografia e Banco de Dados da Lngua Portuguesa S/C Ltda. 1 ed. Rio de Janeiro: Objetiva, 2009. 1986 p. KOTLER, Philip. Administrao de Marketing: anlise, planejamento, implementao e controle; traduo Ailton Bomfim Brando 5. ed. 7. reimp. - So Paulo: Atlas, 2008. NONATO JNIOR, Raimundo. Epistemologia e Teoria do Conhecimento em Secretariado Executivo: a fundao das cincias das assessorias. Fortaleza: Expresso Grfica, 2009. 258 p. OLIVEIRA, Saulo Alberto de. Brevssimo Tratado Conceitual da Assessoria: para entender o secretariado. Guarapuava/PR: Grfica Ideal, 2011. 200 p. PORTELA, Keyla Christina Almeida; SCHUMACHER, Alexandre Jos (Orgs.).Gesto Secretarial: o desafio da viso holstica. Cuiab: Adeptus, 2009. 296 p. (Coleo Secretarial). QUARESMA, Hoana Leo. Administrao da Qualidade Total: um estudo de caso na empresa Alumnio Brasileiro S.A. no municpio de Barcarena/PA. 2010. 91 p. Trabalho de Concluso de Curso (Bacharelado em Secretariado Executivo Trilngue) - Universidade do Estado do Par, Belm, 2010. SILVA, Ana Cristina Brando Ribeiro. Os desafios e Perspectivas das Gesto de Pessoas: conhecimentos, habilidades e atitudes. In: PORTELA, Keyla Christina Almeida; SCHUMACHER, Alexandre Jos (Orgs.).Gesto Secretarial: o desafio da viso holstica. Cuiab: Adeptus, 2009. cap. 11, p. 169-180. SILVA, Nga Simes de Arruda Corra da. O Gestor Secretarial Alavancando Projetos. Encontro Nacional Acadmico de Secretariado Executivo (2. : 2011 : Passo Fundo, RS). A 74

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evoluo da profisso por meio da pesquisa [recurso eletrnico] Passo Fundo: Ed. Universidade de Passo Fundo, 2011. 1 CD-ROM : color. ; 4 pol. SIQUEIRA, Antonio Carlos Barroso de. Marketing Empresarial, Industrial e de Servios. Ed. Rev., atual. e reformulada. - So Paulo: Saraiva, 2005. 465 p. VAZ, Caroline de Ftima Matiello; DURANTE, Daniela Giareta. Gesto do Conhecimento Secretarial e suas Implicaes para a Organizao. Encontro Nacional Acadmico de Secretariado Executivo (2. : 2011 : Passo Fundo, RS). A evoluo da profisso por meio da pesquisa [recurso eletrnico] Passo Fundo: Ed. Universidade de Passo Fundo, 2011. 1 CDROM : color. ; 4 pol. VERGARA, Sylvia Constant. Gesto de Pessoas. 4 ed. So Paulo, Atlas, 2005. 213 p.

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O SECRETRIO EXECUTIVO COMO EMPREENDEDOR NA ESFERA DA CONSULTORIA, APLICADA ARQUIVISTICA NAS EMPRESAS PBLICAS E PRIVADAS: SECRETRIO NO MBITO EMPREENDEDOR VELASCO, Franoise Nunes KAROLINA, Mnia VIANA, Inajara Amanda Fonseca Docente na Universidade Federal do Amap UNIFAP Resumo O presente trabalho, tem a finalidade de abordar um dos pilares do Secretariado A Consultoria. Nessa esfera de mercado, o Profissional de Secretariado ter ampla possibilidade de atuao no mercado, como consultor, e assim, transformar suas competncias em oportuidade empreendedoras. Munidos de conhecimentos especficos na rea Arquivsticas, este, por sua vez, poder criar uma empresa de consultoria e prestar servios nas empresas do comrcio local. Diagnosticar, capacitar e organizar, ser o trip deste empreendimento, o qual teve sua fundamentao terica formada base da importancia do arquivo para as empresas, a escassez de demanda para a atuao do Secretrio Executivo nas Organizaes, e capacidade empreendedora que este profissional possui. A proposta consiste em desenvolver os conceitos fundamentais de empreendedorismo, arquivo e consultoria.Inicialmente, ser feita uma abordagem, destacando os vrios conceitos sobre os temas, procurando destacar as idias centrais defendidas pelos principais autores. . Diante da oportunidade empreendedora, visualiza-se neste trabalho que o profissional de secretariado executivo pode dispor de seus conhecimentos, os quais tm acesso em plena formao acadmica, para entrar e permanecer no mercado de trabalho por vrias portas, desmitificando o papel restrito ao cargo de gestor e assessor direto de executivos.A carncia de profissionais especializados neste segmento de mercado dificulta o processo de arquivamento nas empresas de mdio e grande porte, uma vez que essa rotina muitas das vezes negligenciada dentro das empresas pela maioria de seus gestores. Palavras-Chave:Consultoria, Empreendedor, Secretrio Executivo 1 Introduo Tendo em vista a necessidade de colocao do profissional de Secretariado Executivo no mercado, este artigo vem propor uma investigao que redireciona este profissional para atuar em reas secundrias Assessoria, pois, sua formao ampla e muito eficaz, tornandoo indispensvel s empresas, porm, o Secretrio, por si, capaz de empreender seus conhecimentos e criar seu prprio negcio, apoiado numa gama de saberes especficos que este detm. Num primeiro momento, ser apresentada a fundamentao terica, que refora a importncia do arquivo para as empresas e necessidade em desenvolver um trabalho voltado a atender a demanda das organizaes. Aps essa etapa, ser apresentada a tese de que o profissional de Secretariado pode tornar-se um empreendedor e criar sua prpria empresa para atuar diretamente nas reas que este domina, como, cerimonial, idiomas, treinamentos e capacitao, arquivstica, entre otros, mas o foco aqui, ser o arquivo. 77

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Ser apresentada uma pesquisa sobre as grandes empresas do comrcio local, nas quais sero observadas as demandas e necessidades dessas empresas quanto capacitao de seus colaboradores com o objetivo de manusearem os arquivos de maneira eficaz e eficiente, dinamizando a logstica voltada a otimizar ao mximo o espao fsico e o tempo de busca de informao. Nesta perspectiva de empreendimento, surge o papel do Secretrio como Consultor Arquivstico, o qual desenvolver programas de treinamentos e organizao, voltados para o setor de arquivo das organizaes, mediante disgnstico prvio, realizado pelo prprio Secretrio. Este por sua vez, apresentar um projeto para as empresas com propostas de servios e assim iniciar o processo. A busca por informaes especficas na rea de consultoria, se far atravs do SEBRAE, com monitoramento das etapas de criao da empresa de consultoria, bem como a formatao do Plano de Negcio, que fator fundamental para o sucesso do futuro empreendimento. E por conseguinte, visualizar a real oportunidade de negcio e entender que o Secretariado Executivo um profissional completo, detentor de seu prprio sucesso. 2 O Profissional de Secretariado na colocao de Mercado O mercado tem enfretado bruscas transformaes no ltimo sculo, as quais tm afetado o mercado de trabalho diretamente, redirecionando profisses, extinguindo umas e abrindo portas para outras. Nesse contexto profissional, o mercado props readaptaes em algumas profisses que so fundamentais, no entanto requer uma nova roupagam para acompanhar todo esse processo laboral. Mediante essa discuso, o Secretrio Executivo aparece como pea chave das mudanas de mercado. Todo o seu conhecimento adquirido na academia exigido como forma de recolocao de mercado, ainda que essa profisso sendo uma das mais antigas, continua tendo sua importancia dentro das organizaes sejam Pblicas ou Privadas. A formao do Secretrio Executivo dentro das Universidades lhe permite atuar em vrias reas secundrias Assessoria, pois, a grade curricular disponvel d um grau de conhecimento elevado a esse profissional, colocando-o no alto escalo das empresas, no entanto, as organizaes de grande porte capazes de absorver essa mo de obra qualificada, dispondo de salrios compatveis com sua capacidade de atuao esto disponveis apenas nos grandes centros urbanos, deixando s margens os Secretrios que no tm acesso esses centros e s grandes empresas. Focar esta viso para o Amap, estado de poucas grandes empresas, percebe-se a esquecez de vaga para esse profissional. E no somente na rea privada como na pblica, esta problemtica est presente. Polticas Pblicas ainda precisam ser discutidas e voltadas a perceber a necessidade e importancia do Secretrio Executivo nas Organizaes. Porm, o que este trabalho vem propor, uma dinmica inovadora de mercado para este profissional, o qual detentor de amplo conhecimento tcnico e cientfico, bem como capacidade de desenvolver um esprito empreendedor e cultivar suas prprias oportunidades. E o nixo de mercado identificado como propcio para atuao a Consultoria Arquivstica, uma vez que a gesto de arquivo de suma importancia para as organizaes. O dinamismo de mercado, exige competncias profissionais que atinjam suas necessidades, entre elas a urgncia das informaes, sabendo que o centro de informaes dentro de uma empresa est baseado nos arquivos e estes por sua vez devem estar dispostos em uma logstica que facilite sua consulta, logo, sua organizao deve ser imediata e eficaz, otimizando espao e material. Essas e outras praticidades que so exigidas na arquivologia precisam de tcnicas e conhecimentos especficos, pois, a funcionalidade do arquivo deve ser presevado de acordo 78

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com a necessidade deste nas organizaes. Mas para entender a importncia do arquivo, preciso perpassar por seu conceito, uma vez que sua importncia se d em consequncia da preservao de informao. Segundo Shellenberg (2006), Os documentos de q ualquer instituio pblica ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservao permanente para fins de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depsito, num arquivo de custdia permanente. A citao acima nos remete a idia de que todo acervo produzido, tem seu grau de importncia, logo, percebe-se a real funcionalidade dos arquivos dentro das organizaes, bem como sua rotativiade, conforme sua escala de tempo. Medeiros e Hernandes (2010) destacam que a importncia dos arquivos cresceu enormemente medida que se desenvolveram os conceitos sociais, econmicos e culturais da humanidade. A industrializao tambm representou papel importante na sociedade, exigindo arquivos de melhor qualidade, maiores e mais funcionais. Medeiros (2010) relata que esse tipo de arquivo muito importante na empresa, porque acompanha os assuntos pendentes ou que aguardam providncias, como as cartas que esperam respostas, duplicatas a cobrar, faturas a pagar contratos a serem assinados, enfim inmeros assuntos que no devem ser simplesmente arquivados ou esquecidos. O arquivo de prosseguimento mais conhecido como arquivo de andamento, ou de follow up, precisa ser organizado convenientemente e, para isso, existem mtodos tradicionais, como o cronolgico, alfabtico e moderno. 3 Secretrio: competncia e habilidades mltiplas Hoje o profissional de Secretariado Executivo vai mais alm do simples atender telefonemas e monitorar a agenda do executivo, a carga de disciplinas apresentada a este profissional em seu currculo acadmico lhe possibilita atinar com preciso a percepo do ambiente, das pessoas, dos cdigos ditos e daqueles implcitos na linguagem no verbal, exercitar o equilbrio emocional, ter uma viso da empresa como um todo, usar de sua criatividade na relao personalizada com o cliente, aplicar sua capacidade de planejar, inovar, analisar, administrar, ter iniciativa, habilidades, competncias, tudo isto facilita o seu dia-a-dia, abrindo um leque de possibilidades de desempenhar com excelncia a prpria funo do executivo, desta forma a relao com os colegas, os clientes e fornecedores tende a ser extremamente produtiva. O enriquecimento das tarefas de um Profissional de Secretariado moderno pode ser visto de duas maneiras distintas: o antigo e o atual. Evidentemente a apresentao desses tipos tem em vista apenas o efeito didtico, j que possvel encontrar secretrios do passado que apresentem desempenho de assistente administrativa e de suporte de executivos. Da mesma forma que se podem encontrar quem defenda o ponto de vista de que a profisso do secretrio deve compreender apenas as funes do secretariado. Mantendo-se, portanto, aberta a discusso, pode-se dizer que antes o secretrio atendia a um executivo e hoje ele assistente da empresa ou de uma rea, como por exemplo, a diretoria.
(...) As tarefas de uma secretria compreendiam recepo e envio de documentos, atendimento telefnico, de visitas, manuteno de arquivos e agenda, marcao de reunies, proviso de material de escritrio. Hoje, as tarefas de uma secretria compreendem gerenciamento e operao de sistemas de informao (telefone, fax, copiadoras, microcomputadores ligados por modem a redes de comunicao); gerenciamento de servios e de treinamento, atendimento a clientes, objetivando oferecer maior qualidade dos produtos ou servios da empresa para a qual trabalha;

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apoio logstico a reunies (preparao de sala, estabelecimento de horrio, envio de pauta, proviso de material necessrio, como canetas, blocos de papis, lpis, borracha, clipes, grampeador, pastas entre outros. (Medeiros e Hernandes,2010, p. 317).

De forma qualitativa, o secretrio est inserido no processo gerencial das empresas, como um profissional vital, para trabalhar ao lado do poder decisrio, otimizando resultados, projetos e nas mltiplas opes que o novo mercado de trabalho oferece a todos os profissionais. A desconexo entre a velocidade de mudana do ambiente e a rapidez com que as decises devem ser tomadas, impe s empresas e a seus colaboradores a tarefa de manter uma organizao impecvel em relao a seus processos e a gesto de informaes e documentos.
Mudou o perfil. Ampliaram-se as competncias. Cresceram a dimenso e o nvel de responsabilidade. Aliada a todas essas mudanas, h tambm a constatao da nossa importncia no cenrio mundial. A profisso secretarial situa-se entre as trs profisses que mais crescem na atualidade, perdendo apenas para vendedores e professores. (Neiva, pag. 19 2009)

O mercado tem exigido profissionais de formao acadmica especificas e direcionadas rea de atuao em Secretariado, que devem ser aptos a atuarem como: a) Assessora Executiva sendo agente executor e multiplicador mais prximo dos executivos nas organizaes, recebendo para isso, uma maior soma de poderes decisrios; b) Empreendedora promover as idias e as prticas inovadoras, com competncia para implantar resolues alternativas e inovadoras, bem como capacidade crtica, reflexiva e criativas; c) Consultora estender empresa e a sua cadeia produtiva seus objetivos e polticas, trabalhar com a cultura da organizao, transformando-as em oportunidades. Assim, pode-se inferir que a profisso de Secretariado Executivo a cada dia exige mais conhecimento, pois quanto maior o nvel de informao fundada de um profissional maior sero as possibilidades de atingir suas metas. A tecnologia permite um trabalho mais centrado nas funes gerencias, onde o conhecimento vital, logo, pode-se afirmar que a funo do Profissional de Secretariado Executivo Gerencial e Estratgica. Diante desse cenrio e de acordo com Medeiros e Hernandes (2010) percebe-se que, as empresas procuram profissionais que tenham em seu perfil a capacidade de gerenciamento, habilidade para tomar decises, relacionar-se com todos os nveis hierrquicos, bem como capacidade para entender o negcio e as estratgias da organizao. O profissional de hoje, um solucionador de problemas que tem a misso de utilizar com competncia os recursos existentes para prover a equipe de informaes confiveis em tempo hbil, integrando as variveis organizacionais e humanas, valorizando assim, a diversidade de conhecimentos e habilidades do profissional de secretariado executivo para gerar resultados com recursos escassos. O papel do secretrio extrapola o setor que ele atua envolve a empresa de forma ampla e reflete-se no dia-a-dia empresarial. Uma organizao com um profissional de secretariado altamente competente recebera os frutos de seu trabalho no padro de qualidade que poder alcanar. Dentre as novas funes do Secretrio Executivo, a organizao do arquivo mantm a mesma importncia, e a partir da necessidade de aprender a organizar melhor os arquivos dentro da empresa, visando um melhor desempenho de sua rotina, pois o processo de arquivamento de documentos muito importante e precisa ser gerenciado a todo o momento.

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4 A importncia do arquivo para as organizaes MEDEIROS (1999) afirma que por tradio os papeis so arquivados, muitos arquivos no obedecem a uma ordem lgica, logo estes se tornam verdadeiros depsitos velhos de papeis, na esperana de que um dia estes documentos sero teis. Alguns sero, mas nem todos, pois um documento possui vida til de acordo com sua natureza. Porm em funo da m organizao surgem dificuldades quanto a localizao de determinado documento. Na maioria das organizaes este descaso ocorre em funo dos gestores no possurem este conhecimento especifico, o que resulta em total abandono aos documentos produzidos pela prpria empresa. Os documentos so primordiais para que o planejamento, a administrao e o controle das operaes de uma organizao ocorram de maneira satisfatria, ter acesso fcil e rpido s informaes torna-se uma das caractersticas valiosas para empresas que ponderam a gesto das informaes como fator principal para a tomada de decises. Criar um sistema de informao que possua uma busca de documentos imediata e adequado, condicionamento coerente na guarda dos mesmos, pode agilizar o resgate necessrio de subsdios, favorecendo desta forma o profissional na superviso do seu tempo e facilitando suas aes dentro do departamento. No ambiente empresarial preciso ir alm da viso que se baseia no aumento da eficincia e da eficcia para a diminuio de custos. A empresa deve ser capaz de regenerar suas estratgias essenciais e inovar, sem perder sua identidade e seu referencial histrico, a partir do qual se estruturou e evoluiu. Conseqentemente, a empresa e seus profissionais precisam compartilhar, alm de valores comuns e um direcionamento estratgico, as informaes produzidas, recebidas e acumuladas no exerccio das funes e atividades, registradas nos documentos empresariais. De acordo com o site Documentar. Uma empresa brasileira especializada da gesto de processos, documentos entre outros a gesto de documentos visa assegurar a eficincia na produo, manuteno e destinao dos documentos, garantindo a disponibilidade da informao; assegurar a eliminao dos documentos sem valor administrativo ou cientfico; assegurar o uso adequado da micrografia e outras tcnicas avanadas de gesto da informao; contribuir para o acesso e preveno dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histricos e cientficos. Disponvel em <www.documentar.com.br> Acesso em: 25 de maro de 2012. Estruturar um arquivo, levando em considerao as necessidades da empresa, s ocasionar benefcios para a organizao, uma vez que a documentao estando organizada de forma a respeitar sua naturezao acesso a prpria informao torna-se imediato, portanto conservada e pronta para ser recuperado no momento oportuno. Para que o sucesso da consultoria ocorra, mais importante que a contratao de uma consultoria, imprescindvel que o empresrio aceite esta necessidade e reconhea os benefcios que podem ser colhidos nesta interveno, acolher os conselhos que lhe so dados.

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5 Consultoria Arquivstica 5.1 Aspectos conceituais de consultoria A Enciclopdia digital Wikipdia, aponta vrios registros antropolgicos em que do traos comuns s sociedades o surgimento de indivduos aceitados como guias, sua funo era o de aconselhar suas comunidades em varias questes, desde relacionamentos aes para caa ou a guerrilha, incluindo aspectos de sade psicolgica e fsica.Nota-se ento que a essncia da consultoria permaneceu inalterada at hoje, claro que alguns pequenos ajustes foram ocorrendo de acordo com a poca mais o simples ato de aconselhar algum permanece intacto, j que o conhecimento ou a falta dele so fatores decisivos para esse processo.
Antes de tudo o que trabalho? H trabalho de duas espcies: a primeira consiste em alterar a posio da matria da terra, ou prxima sua superfcie, relativamente em outra matria, a segunda em dizer aos outros que faam assim.A primeira espcie desagradvel e mal paga, a segunda agradvel e bem remunerada. Esta ltima capaz de ilimitada extenso: no h somente aqueles que do ordens, mas os que do conselhos sobre as coisas que deveriam ser ordenadas.(Bertrand Russel,1957, p.35).

Bond (1999) tambm afirma que o surgimento da consultoria se deu h muitos sculos atrs, em meados do sculo XIX, o ato de aconselhar foi regido de uma sociedade para a outra; quando reis, rainhas e outros dignitrios careciam de uma opinio especializada sobre determinado assunto, e no tinham tempo ou resolviam no fazer nenhum esforo necessrio para admitir o conhecimento em acurado assunto, da eles chamavam os consultores, que naquela poca eram intitulados de conselheiros.Foi somente no inicio do sculo XX que a consultoria passou a auferir os moldes da atividade atual, com o passar do tempo, os consultores passaram a lidar com a funo de exercer um papel de importncia crescente no mundo dos negcios, e que permanece at hoje. A unio da tcnica cientifica coligada experincia baseada em teorias, contudo sempre focando as solues prticas, alavancou admiravelmente o estigma da profisso nas dcadas de 40 e 50 nos Estados Unidos e na Europa Ocidental. Atualmente muitos empresrios j conseguem identificar suas deficincias em algumas reas do conhecimento, perante tal quadro reconhecem que para administrar com sucesso uma empresa no sculo XXI necessrio a experincia especializada e o conhecimento. Atitudes como esta de reconhecer a importncia de um consultor especializado em muitas situaes determinante para o bom desempenho de sua empresa. Diante de tantas particularidades o consultor quando convidado, considera, define o problema, proporcionando satisfao ao seu cliente.Consultoria o ato de apoiar os proprietrios ou gestores de empresas, garantindo assim que estes por sua vez venham a obter sucesso em suas tomadas de decises estratgicas, decises essas que influem de maneira positiva sobre os resultados atuais e futuros da organizao. O foco da consultoria consiste em definir a melhor opo de atuao num ambiente de negcios repletos de dvidas, imponderao, concorrncias e probabilidades ignoradas, que juntas acabam tornado-se um problema extremamente complexo e de difcil soluo se avaliado somente do ngulo do gestor da organizao. Quando as pessoas almejam algum tipo de transformao, o consultor assume importncia relevante neste processo. Para isso o conselho deve ser adequado e complacente ao projeto em questo, ou seja, preciso ser apropriado. Um modo certeiro para que o consultor alcance este nvel de excelncia direcionar sua consultoria para uma rea de atuao especifica, tornando-se assim um consultor especializado.Isto acontece quando o consultor enfoca sua ateno, conhecimento e qualidades em uma rea de importncia especifica. Agindo desta forma ele estar ajudando tanto o cliente como a si mesmo, pois ter 82

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um nico campo visivelmente definido para se especializar, portanto elevando suas chances de prestar um servio de melhor qualidade. O cliente diante deste cenrio ter elementos de qualidade e poder us-los imediatamente, aproveitando ao mximo seu investimento. Analisando nosso mercado local, nos deparamos com uma realidade muito eminente, a ausncia de procedimentos necessrios para que a gesto da informao flua com sucesso dentro das organizaes. Ao analisarmos as competncias de um profissional de secretariado executivo, este nicho de mercado seria sem dvida uma direo a seguir, estendendo o ramo de atuao de um deste profissional para uma das carreiras mais promissoras deste sculo: A consultoria especializada, neste caso voltado para a Gesto de documentos. 5.2 Empresa de Consultoria arquivistica Atualmente, muitas empresas veem a terceirizao como um meio estratgico para se aumentar o foco nas metas dos seus negcios, e no mais como um simples meio de cortar custos. possvel salientar cinco esferas: competitividade, simplificao da estrutura, qualidade, produtividade e desverticalizao. As empresas que enfrentam dificuldades em lidar com suas gestes documentais acabam impondo-se um risco, atrapalhando a busca de informaes, protelando a tomada de deciso. Neste momento o consultor tem a possibilidade de avaliar todos os fatores necessrios para seu plano de consultoria, analisar a rotina da empresa decisivo para propor algum tipo de mudana que venha a favorecer a correo dos procedimentos. A interveno de um consultor neste momento, dedicando tempo e empenho necessrios para diagnosticar o problema como um todo determinante para o sucesso da consultoria, e mais importante que a contratao dos servios terceirizados, imprescindvel que o empresrio aceite esta necessidade e reconhea os benefcios que podem ser colhidos nesta interveno, acolher os conselhos que lhe so dados.A Consultoria Arquivstica a soluo ideal para empresas que precisam garantir a eficincia e qualidade da Gesto de Documentos e/ou Processos implantados, mas no querem desviar o foco do seu negcio, pois o prestador de servios assume toda a Gesto de Documentos na empresa do cliente, reestruturando ou implantando um Centro de Gesto de Documentos. Este Centro responder por todas as demandas da empresa atravs de servios, ou seja, o que for necessrio para que as organizaes gerenciem e utilizem com racionalidade e eficincia as informaes geradas externa e internamente. Os servios oferecidos pela Consultoria Arquivstica inclui tecnologia, metodologia e a equipe operacional especializada para assumir a operao do Centro de Gesto de Documentos, dimensionada conforme as necessidades apresentadas pelo cliente. O valor agregado por esta prestao de servios est relacionado principalmente racionalizao de custos de Gesto de Documentos e informaes, e minimizao de riscos legais e fiscais. Os benefcios apresentados adiante, entre eles o diagnstico detalhado do quadro o qual a empresa encontra-se, dar uma dimenso antecipada dos processos de recuperao a serem tomadas dentro da empresa, bem como otimizao de espao e financeira e principalmente implantar um sistema eficaz de Gesto Documental. a) Avaliaes independentes e especializadas, conduzidas por profissionais treinados e atualizados permanentemente. b) Viso externa e neutra do Sistema de Gesto de Documentos existente ou no, possibilitando sua racionalizao, simplificao e melhoria contnua, garantida pela experincia em empresas dos mais variados segmentos;

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c) Resultados mais objetivos e abrangentes com credibilidade, tornando a Gesto de Documentos um instrumento poderoso para seu negcio. Fundamental para a Alta Direo promover de fato a melhoria ao acesso, disseminao e recuperao de documentos e informaes, minimizando assim os riscos envolvidos. As vantagens financeiras para a empresa cliente, partiro da economia de consumos, no momento em que os materiais de arquivamento forem utilizados de forma correta, estes por sua vez, tero seus prazos de validade prolongados, evitando disperdcio e gastos desnecessrios, com aquisio de novos materiais constantemente. A organizao do arquivo tambm fator determinante para a conservao dos documentos, preservando-os e evitando assim gastos futuros com restaurao ou at a prpria perda do mesmo. a) Reduo de despesas com multas fiscais, trabalhistas ou judiciais por no cumprir os prazos de apresentao da documentao exigida. b) Reduo das horas gastas no planejamento e execuo para melhoria ao acesso, disseminao e recuperao de documentos e informaes; c) Reduo de custos com contratao, treinamento e reciclagem de profissionais especializados; Muitas empresas no possuem profissionais qualificados e ferramentas adequadas para a eficiente administrao dos seus arquivos, gerando vrias perdas operacionais e financeiras. Nessa soluo, a Consultoria Arquivstica fornece as ferramentas e treinamento aos funcionrios do cliente para a correta manuteno dos acervos, garantindo, assim, a eficincia e qualidade nos servios prestados. Realizando, tambm, auditorias peridicas e gerando relatrios de no-conformidades para a empresa atuar nas melhorias necessrias. Este servio proporciona a possibilidade da estruturao de arquivos empresariais de acordo com as necessidades do cliente, utilizando-se das mais modernas tcnicas, Softwares e servios disponveis. Geralmente, o objetivo principal a criao de um Centro de Gesto de Documentos dentro da estrutura do cliente, responsvel pela execuo de todas as rotinas inerentes ao arquivo, tais como: atendimento aos usurios, pesquisas, localizao e disponibilizao dos documentos, organizao, estruturao e disseminao da informao, aplicao de tabelas de temporalidade e taxonomias, digitalizao de documentos e demais atividades que propiciem racionalidade e eficincia s informaes geradas externa e internamente. Dentro do contexto de eficincia e reduo de custos, inclui a elaborao de manuais contendo a metodologia de criao, tratamento, disseminao da informao, arquivamento e destinao final da documentao a ser gerada regularmente, alm da capacitao dos usurios e responsveis pelos arquivos, para a correta gesto dos documentos, manuteno e operao dos acervos e dos Sistemas e Softwares implantados. O relacionamento com o cliente mantido atravs de visitas regulares, com objetivo de avaliar e auditar o desempenho dos usurios e dos responsveis pelos arquivos, identificar oportunidades de melhoria e anlise de problemas, investigando causas, analisando histricos, buscando solues cada vez mais inovadoras e adequadas dinmica dos processos do cliente, garantido assim uma gesto total das informaes da empresa, independente da mdia utilizada: papel, documentos digitalizados, arquivos digitais de qualquer extenso (.doc, .xls, .pdf etc), fitas magnticas e microfilmes, entre outros. Organizao e inventrio dos acervos j existentes tambm outra opo de prestao de servios da Consultoria, juntamente com a manuteno regular dos arquivos ativos, com remanejamento, tratamento, eliminao ou envio de documentos para o servio de Guarda. Atualmente, uma grande parte da memria organizacional est registrada eletronicamente sobre suportes frgeis e cujo contedo fcil de alterar ou apagar, sendo este 84

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o maior dos riscos das Aplicaes Informticas para a Gesto Documental. Outra desvantagem associada a este tipo de Aplicaes, passa pela constante necessidade na atualizao dos sistemas de hardware o que pe em riscos de perda de dados e informao pela no migrao de dados. Quando bem estruturadas e, tal como os Sistemas tradicionais para a Gesto Documental, as Aplicaes Informticas, permitem um acesso mais rpido e eficaz aos documentos, bem como um melhor controle sobre os prazos de conservao para cada srie documental ou tipologia documental, permitindo um melhor aproveitamento do tempo. Estas aplicaes aproximam o arquivo da secretria, eliminando-se assim, os tempos de espera que existem na circulao de documentos. No entanto, o documento fsico ter que ser conservado, isto porque ainda no existe legislao que permita de uma forma definitiva a eliminao do documento original, pela troca de suporte com o digital. Por outro lado, a eliminao dos originais dos documentos, no permitiria estudos futuros sobre a constituio material dos suportes no eletrnicos ou mesmo estudos caligrficos. Existe sim, uma otimizao do acesso informao visto que toda a documentao gerida por um software especfico de Gesto de Documentos, otimizando drasticamente os processos de consulta, no sendo necessria a deslocamento aos depsitos de arquivo sempre que for necessria a localizao ou consulta de um documento. Este aspecto leva a outra vantagem, ou seja, reduo do risco de perda de informao. Como o documento fsico (original) se encontra acondicionado no Depsito de Arquivo, no existe o perigo de este se extraviar ou ser danificado pelo uso de consulta. Por outro lado, se verificar a correta classificao dos documentos, o risco de perda de informao muito menor, pelo que devem ser criados os Instrumentos de Gesto Documental essenciais para a classificao, avaliao e seleo de informao, sendo fundamental a implementao de um conjunto de medidas que visam a racionalizao e a eficcia na constituio, avaliao, aquisio, organizao, conservao e comunicao de informao. 6 Consideraes Finais Entender a logstica de mercado, no tarefa fcil, pois, sua dinmica intensa, e os profissionais devem estar atentos s demandas e necessidades que circundam as empresas. Logo surge a figura do Profissional de Secretariado, polivalente e cheio de competncias mltiplas, as quais o direcionam para atuaes em reas parte da Assessoria. Contudo, preciso fazer um estudo profundo das possibilidades de atuao no mercado, dentro de suas habilidades. O perfil empreendedor deste profissional lhe permite atuar em diversas reas, bem como, empreender em um dos seus pilares A consultoria. Quando o Profissional capacitado ele torna-se independente, capaz de buscar suas prprias oportunidades, criando at mesmo sua prpria empresa; o caso do Profissional de Secretariado, munido de conhecimentos especficos, entre eles a Arquivstica, esta por sua vez de suma importncia para as empresas, tornando-se porta de entrada para a consultoria arquivstica. Este foi o foco deste artigo, onde as perspectivas tericas mostraram que possvel a criao de uma empresa de Consultoria Arquivstica pelo Secretrio Executivo e este por sua vez prestar servios tanto as empresas pblicas quanto privadas e desmitificar a tese de que este Profissional s pode atuar diretamento como assessor. Cabendo sim, a ele crescer em outros segmentos secundrios sua formao, bem como aperfeioar seus conhecimentos e amplixar sua rea de atuao e no depender diretamente das demandas de assessoria das empresas locais, cenrios estes que limitam a atuao do Profissional de Secretariado, sujeitando-os salrios incompatveis com sua capacitao. 85

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Referncias DOLABELA, Fernando. O Segredo de Luiza. Rio de Janeiro: Sextante, 2008. DORNELAS, Jos Carlos Assis. Empreendedorismo coorportivo : como ser empreendedor, inovar e se diferenciar em organizaes estabelecidas. 8 Reimpresso. Rio de Janeiro : Elsevier, 2003. NEIVA, Edma Garcia.; DELIA, Maria Elizabete Silva. As novas competncias do Profissional de Secretariado. 2. Ed. So Paulo: IOB, 2009. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e pratica. Rio de Janeiro. 3. Ed: FGV, 2004. SILVEIRA, Ailton Carlos da; et al. Empreendedorismo: a necessidade de se aprender a empreender. WIKIPDIA. Enciclopdia eletrnica. Disponvel em http://pt.wikipedia.org. Acesso em 06 de abril de 2012.

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ADMINISTRAO DO TEMPO: ESTUDO REALIZADO COM FORMANDOS DO CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO COM O OBJETIVO DE IDENTIFICAR CAUSAS QUE COMPROMETEM O GERENCIAMENTO DO TEMPO

BOGUSLAWSKI, Ana Maria Graduada em Secretariado Executivo - PUC do Paran. Discente do MBA em Secretariado e Assessoria Executiva pelo Centro Universitrio UNINTER. OLIVEIRA, Vanderleia Stece Coordenadora de Secretariado Executivo Trilingue e Curso Superior em Tecnologia em Secretariado - Centro Universitrio Uninter MBA em Secretariado e Assessoria Executiva Mestranda em Educao pela Universidade Tuiuti do Paran. Resumo To importante quanto a qualidade das atividades desenvolvidas pelo profissional de secretariado executivo, o grau de importncia e a distribuio do tempo disponvel para a execuo das tarefas. Este trabalho trata de um tema que causa muito estresse, agitao e frustrao em diversas pessoas: o tempo. A importncia da qualidade do gerenciamento do tempo para os profissionais de secretariado executivo fundamental, pois dele depende o sucesso profissional, pessoal e o do executivo que ele assessora. Desta forma, no desenvolvimento do presente estudo so expostas metodologias que podem auxiliar quaisquer indivduos que tenham interesse em gerenciar melhor suas atividades, identificando os maiores viles que contribuem para o consumo descontrolado do tempo e expondo como atitudes corriqueiras podem influenciar na produtividade. Este trabalho considera a administrao do tempo dividida em trs esferas, conforme o mtodo desenvolvido por Christian Barbosa, servindo de base para a estruturao de uma pesquisa descritiva composta por um questionrio, no intuito de identificar a conduo das atividades pessoais e profissionais dos formandos do curso de Secretariado Executivo do Centro Universitrio Uninter e da Pontifcia Universidade Catlica do Paran, situados em Curitiba. O intuito conhecer e mensurar como esses estudantes/profissionais utilizam seu tempo, considerando que o assunto faz parte do contedo programtico do curso desde o primeiro ano/perodo. Palavras-chave: Administrao do tempo. Qualidade de vida. Trade do tempo.
1. Introduo

A busca pelo controle do tempo fundamental face s necessidades geradas pela competitividade, sendo preciso aprender a administr-lo para, com isso, distribuir adequadamente as atividades. A administrao do tempo se constitui por um conjunto de atitudes que influenciam o comportamento das pessoas, sendo explorada por vrios autores e apresentadas de diversas formas, porm, com uma nica finalidade: proporcionar o aumento na qualidade de vida.

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No incomum verificar que presses constantes tanto no mbito pessoal quanto no profissional afastam as pessoas dos seus objetivos, deixando-as sem a real noo do tempo gasto, gerando a sensao de que o tempo est passando rpido demais.
Mesmo em total escurido, a maioria das pessoas conserva a noo do espao. Mas, mesmo com as luzes acesas, poucas horas em uma sala fechada bastam para que as pessoas no consigam estimar quanto tempo se passou. provvel que elas subestimem ou superestimem grosseiramente o tempo que passaram na sala. (DRUCKER, 2001, p. 100)

Desta forma, buscou-se realizar o levantamento do uso do tempo pelos futuros profissionais de secretariado executivo e identificar se estes esto preparados para organizar a agenda de executivos nas empresas de Curitiba e Regio Metropolitana. Pelo presente estudo possvel verificar como algumas atitudes podem conduzir atividades importantes por um caminho tortuoso, levando-as a se tornar grandes fardos e tendo sua importncia voltada apenas ao exguo prazo de concluso. Tambm possvel identificar um quadro preocupante sobre o tempo perdido com atividades sem qualquer relevncia e que podem comprometer mais de 20% do tempo produtivo, mostrando que neste caso no se deve apenas gerenciar o tempo despendido com atividades circunstanciais, mas sim, gerenciar o comportamento das pessoas. Por outro lado, tambm possvel verificar que o tempo, apesar de ser perecvel e insubstituvel, pode ser aproveitado de maneira correta e que existem maneiras de se conseguir o equilbrio entre as tarefas cotidianas. Tudo tem seu devido espao na gesto do tempo, e seu controle pode proporcionar mais prazer nas atividades e principalmente melhorar significativamente a qualidade de vida dos profissionais de secretariado executivo. 2. Referencial Terico comum encontrar pessoas constantemente queixando-se da falta de tempo tanto no mbito profissional quanto no pessoal, sendo que muitos atribuem toda essa agitao ao excesso de informaes disponveis atravs das modernidades tecnolgicas tais como: smartphone, tablets, notebooks e produtos similares, alm das redes sociais. Todo esse aparato tecnolgico pode auxiliar nas atividades cotidianas, mas se mal administrados podem se tornar num grande inimigo. Muitos usam indevidamente o tempo e repassam a culpa para o relgio. Quando se deixa de realizar algo significante, muitos se do conta de que algumas mudanas so necessrias e fundamentais para se aumentar a produtividade e consequentemente a qualidade de vida. Ao contrrio do que se pensa, o tempo gerencivel, porm, o envolvimento com atividades que, aparentemente, parecem inacabveis ou de difcil resoluo faz com que sejam negligenciados os verdadeiros consumidores do tempo e quase nunca se observa que eles esto a cada segundo do dia fazendo com que o desperdcio se torne ainda mais prejudicial. Simples aes, como atender um telefonema, responder a uma mensagem via celular ou e-mail, ou mesmo interrupes feitas por algum que entra na sala de trabalho no significam apenas perda de tempo em minutos ou segundos, mas a concentrao e o foco ficam comprometidos colocando em risco o resultado do trabalho.
Interrupes desnecessrias e tempo de recuperao (o tempo para voltar a se concentrar e ser produtivo na atividade) consomem mais ou menos 28% do dia do trabalhador do conhecimento. (SPIRA; FEINBUCH 2005 apud WILLI, 2010, p. 76)

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Trabalhadores levam em mdia 15 minutos para retornarem as tarefas mentais srias, como escrever de relatrios ou cdigo de computador, depois de responderem um e-mail ou mensagem instantnea que chegou. Eles se distraram para responder outras mensagens ou consultaram notcias, sites de esportes ou entretenimento. (LOHR, 2007 apud WILLI, 2010, p. 76) Quando trabalhadores fazem malabarismo com interrupes por e-mail e o resto de seus trabalhos, seus QIs caram chocantes 10 pontos o equivalente a perder uma noite de sono. (MACKLEM, 2006 apud WILLI, 2010, p. 76) Gerenciar duas tarefas mentais de uma s vez reduz o poder do crebro para cada uma das tarefas. Os recursos disponveis para processar estmulo visual caram 29% se a pessoa estivesse tentando ouvir ao mesmo tempo. A atividade cerebral para ouvir caiu 53% se a pessoa estivesse tentando processar estmulos visuais ao mesmo tempo. (SHELLENBARGER, 2003 apud WILLI, 2010, p. 76)

O ato de administrar o tempo uma questo de disciplina e de planejamento. Segundo Proena (2003, p. 24), o tempo distribudo entre as pessoas de forma bem mais democrtica que muitos dos outros recursos de que dependemos (como a inteligncia) [...], portanto, no se deve lamentar pelo que se deixou de fazer e sim utilizar dos recursos que existem para tornar a vida mais produtiva. Todos dispem da mesma quantidade de tempo e cada indivduo o utiliza de maneira diferente. Dessa forma, tende-se a achar que uma pessoa sempre realiza mais atividades do que outra. A boa administrao do tempo profissional significa a conquista de mais tempo pessoal dedicado a afazeres que realmente trazem prazer. A administrao do tempo est diretamente ligada ao equilbrio entre a vida profissional e a vida pessoal. A descoberta das coisas importantes para cada indivduo e a metodologia para realizar tal organizao deve ser feita atravs de uma escolha minuciosa e criteriosa. A oferta de solues prodigiosas com o intuito de gerenciar o tempo so as mais variadas possveis, porm, Barbosa (2011), aplica o seguinte critrio: Urgente, Importante e Circunstancial. Urgente - atividades imediatas, presso, stress. Aquelas que no te do tempo para serem feitas, elas exigem que sejam feitas imediatamente, instantaneamente. Elas no podem ser previstas. Atender telefone, atender um chamado da chefia. Importante algo que produz resultado, que tem grande valor, merece ateno especial e no exige pressa alguma. Estar com a famlia, estar com amigos, reunies com clientes importantes, executar atividades importantes dentro da empresa. Circunstancial atividade sem nenhum tipo de resultado. Tarefas desnecessrias. So os gastos de tempo de forma intil, tarefas feitas por comodidade ou por serem socialmente apropriadas. Conversas sem sentindo, festas indesejadas, assistir a programas de TV vazios, leituras de e-mails correntes, piadas que no agregam valor nenhum vida. O autor tambm afirma que A esfera a ser priorizada aquela que contm as atividades verdadeiramente importantes em sua vida aquelas que trazem os resultados mais efetivos [...] (BARBOSA, 2011, p. 48), ou seja, aquilo que nos provoca prazer que deve estar na esfera do importante, independente do que seja. No se pode relacionar prazer somente ao lazer, os bons resultados profissionais, a realizao de cursos de aperfeioamento, a execuo e concluso de atividades pertinentes a profisso, pois tudo isso passvel de propiciar prazer e pode ser considerado como importante. Contudo, fundamental saber identificar as tarefas importantes para no frustrar-se com a metodologia. A relao abaixo aponta algumas caractersticas prprias destas atividades. 1. Tarefas importantes tm prazo (horas, dias, semanas, meses, anos, etc) para serem feitas. Do contrrio, elas seriam urgentes.

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2. Essas atividades so pessoais, tm importncia para voc e nem sempre para os outros. 3. Proporcionam prazer ao serem executadas. 4. Trazem algum tipo de resultado positivo a curto, mdio ou longo prazo. 5. Em geral, so espontneas. (BARBOSA, 2011, p. 50) Uma pesquisa realizada pelo mesmo autor entre brasileiros do sexo feminino e masculino revelou que apenas 30% dos brasileiros dedica seu tempo s atividades importantes. Os dados da pesquisa apontaram que as pessoas tendem a canalizar o seu tempo na esfera do circunstancial e urgente, desperdiando-o, portanto, com atividades que no iro proporcionar prazer. J Covey (2004), defende uma matriz de gerenciamento do tempo baseada em dois fatores: urgentes e importantes. Para o autor, urgente significa que a atividade exige nossa ateno imediata. agora! As coisas urgentes se impem aos indivduos. J a importante tem a ver com resultados. Se algo importante, contribui para nossa misso, nossos valores e metas prioritrias. O autor divide sua matriz em quadrantes I, II, III e IV, atribuindo ao quadrante I o gerenciamento de crises, ao quadrante II o gerenciamento pessoal eficaz, quadrante III e IV a vida basicamente descompromissada. Segundo Covey (2004, p. 199) Isso se chama Princpio de Pareto 80% dos resultados se originam em 20 % das atividades [...]. URGENTE I ATIVIDADES IMPORTANTE Crises Problemas urgentes Projetos com data marcada NO URGENTE II ATIVIDADES Preveno, atividades CP (capacidade de produo) Desenvolvimento de relacionamentos Identificao de novas oportunidades Planejamento, recreao IV ATIVIDADES Detalhes, pequenas tarefas Correspondncia Perda de tempo Atividades agradveis

NO IMPORTANTE

III ATIVIDADES Interrupes, telefone Relatrios e correspondncia Questes urgentes prximas Atividades populares

Figura 1 Matriz de gerenciamento do tempo Fonte: Covey (2004, p. 194)

Abordar a administrao do tempo muitas vezes pode parecer bvio, porm, em determinados momentos, faz-se necessria uma reapresentao ao bvio, a recriao de 90

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rotinas e o controle da vida pessoal uma vez que tempo vida. Enquanto tem-se o tempo disposio preciso priorizar atividades, isto significa dizer sim para algumas demandas e no para outras. Perspectiva essa adotada por Proena (2003, p. 25) Da a dor do conflito. A dor reconhecer a impossibilidade de se ter tudo. Para no enfrentar esta dor, muitos evitam qualquer definio, retardam a deciso, ou colocam esta responsabilidade nos outros. Nem sempre se pode ter tudo, mas as pessoas tem o poder da escolha pela deciso daquilo que necessrio e daquilo que um desejo. A figura 1 apresenta a matriz de gerenciamento do tempo de Steven Covey. J a administrao do tempo adotada por Serra e Macedo (2009), classificada de maneira diferente, sendo priorizadas em dois nveis, elencando em ordem de data e depois as classificando em alta, mdia e baixa prioridade.
Alta Prioridade: o que necessrio ou vital, ou seja, o que importante e urgente. Faa-as agora e bem feitas. Mdia Prioridade: o que importante, mas no urgente. Preste muita ateno para no deix-las tornarem-se urgentes. V fazendo aos poucos e priorize a qualidade. Baixa prioridade: o que s tem urgncia, mas no tem efeito significativo. Faa-as agora, mas de forma rpida para no perder muito tempo com elas. Tambm classifique aqui as tarefas que no so urgentes e no tem um valor significativo. Questione-se sobre a realizao da tarefa. Se ela no importante, nem urgente, ser que precisa ser feita? (SERRA; MACEDO, 2009, p.75)

A priorizao das tarefas auxilia na reduo da urgncia, assim tem-se como foco a mdia prioridade, onde se encontram as atividades importantes. Em 1980 o acadmico Francesco Cirillo inventou a The Pomodoro Technique, tcnica cujo objetivo melhorar a produtividade nos estudos, eliminar a ansiedade relacionada ao tempo e aumentar o foco e a concentrao. O nome foi inspirado em um timer de cozinha em forma de tomate que era por ele utilizado e a tcnica ldica e modesta. Os preceitos so simples e no requerem nada alm de papel, caneta e um timer de cozinha. As regras so: Escolha uma tarefa para cumprir, Marque 25 minutos no tomate, Trabalhe na tarefa at o fim do tomate, Tire um descanso (cinco minutos), A cada quatro tomates tire um descanso maior, O tomate indivisvel. No h nem tomate, Se um tomate iniciou, ele deve ir at o final: a. Se o tomate foi interrompido definitivamente, considerado vazio e no de ser marcado como cumprido, b. Se uma atividade completada antes do tomate acabar, continue a revisando at o tomate acabar, 8. Proteja o tomate. Informe efetivamente, negocie rapidamente e reagende a interrupo, retorne a conversa com a pessoa que o interrompeu conforme acordado, 9. Se uma tarefa levar mais de 5-7 tomates, quebre-a. Atividades complexas devem ser divididas em vrias atividades, 10. Se uma tarefa levar menos de um tomate, agrupe-a. Tarefas simples podem ser combinadas, 11. Resultados so obtidos tomate aps tomate, 91 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

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12. O prximo tomate ser melhor. (CIRILLO, 2012) Ao desenvolver esta tcnica, Cirillo (2012) baseou-se na ideia de que as ferramentas para a administrao do tempo devem ser aplicadas de maneira simples e com rpido resultado, transformando o tempo em um aliado valioso. Para iniciar a tcnica, necessrio escolher uma tarefa a ser executada e anotar em um bloco de papel, programar o timer para 25 minutos e trabalhar concentrado na tarefa at que o timer toque, ento se deve marcar com um ok no bloco de papel. A cada tarefa executada deve-se proceder uma breve pausa (5 minutos so suficientes) e a cada quatro tempos faz-se uma pausa mais longa. As pausas servem para melhorar a agilidade mental. Nem sempre priorizar tarefas o suficiente para obter um bom resultado, tambm necessrio escolher mecanismos eficientes que auxiliem nesta organizao. preciso compreender que o gerenciamento do tempo vai alm da organizao das horas. uma mudana comportamental que deve ocorrer considerando que o ganho no ser apenas em tempo para o aumento da produo, mas se ganha tambm em qualidade de vida, diminui-se a ansiedade e reduz-se o risco de comprometer a sade. Segundo Serra e Macedo (2009, p. 101) o problema de procrastinao [...], deixar de executar tarefas ou aes pessoais e profissionais no tempo proposto ocasiona problemas muitas vezes irreversveis. No mbito pessoal so inmeros os casos que podemos citar, mas um exemplo tpico o de quando nos afastamos de pessoas queridas e o infortnio acontece. Profissionalmente ainda mais problemtico adiar, visto que a velocidade com que as coisas acontecem no permite que um profissional de qualidade adie decises, avaliaes e aes. Os indivduos tendem a se envolver com mais afinco em tudo aquilo que mais fcil de executar ou com que d imenso prazer a eles, tal envolvimento leva-os a procrastinar tarefas pessoais ou profissionais, comprometendo todo o processo de gerenciamento do tempo. Para evitar esta situao, fundamental relacionar as atividades a seexecutar e cumpri-las na ordem de prioridades sendo esta a postura ideal para o alcance de um bom resultado. Serra e Macedo (2009) sugerem a utilizao de uma lista de afazeres, to-do list, na qual se relacionam as atividades que precisam ser completadas e no podem ser esquecidas. Para a confeco da todo list, preciso listar os afazeres, organizar as atividades complexas em subtarefas - que no ultrapassem duas horas -, priorizar as tarefas em ordem alfabtica ou com asteriscos, agendar as tarefas, estar atento s interrupes e com o excesso de burocracia e avaliar a agenda diariamente. Estas atitudes devem se tornar rotineiras, pois a mente precisa entender que o processo est mudando, forar-se ao mtodo por um determinado tempo fundamental at que chegue o momento em que tudo se torna automtico, que a vida se organizou e que o tempo deixou de ser escasso. 3. Metodologia O objetivo deste trabalho apresentar um estudo sobre a administrao do tempo entre os formandos de Secretariado Executivo Bilngue e Trilngue de instituies de Curitiba (PR). A tcnica usada para a coleta de dados se deu por uma pesquisa descritiva, estruturada por meio de um questionrio com a meta de identificar as caractersticas de um determinado grupo. Para a composio do trabalho foram elaboradas dezoito perguntas objetivas, sendo respondidas por trinta e oito formandos. Na fase da anlise dos dados foi empregada a tcnica desenvolvida por Barbosa (2011), em que as respostas obedeceram aos critrios de apreciao definidos como circunstancial, importante e urgente. O levantamento foi realizado com a aplicao da escala 92

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Likert de cinco pontos sendo: (1) nunca, (2) raramente, (3) s vezes, (4) quase sempre e (5) sempre. O questionrio utilizado na pesquisa apresentado na tabela 1. Este mtodo foi utilizado por ser o mais comum em pesquisas de opinio. A escala mede o nvel de concordncia e a no concordncia afirmao.
QUESTIONRIO SOBRE ADMINISTRAAO DO TEMPO 1. Regularmente dedico-me a estar com famlia e amigos. 2. Pratico exerccios fsicos com regularidade, me alimento adequadamente e tenho o lazer que gostaria. 3. Estou conseguindo realizar tudo que gostaria em minha vida. 4. Durante os dias de descanso, costumo passar boa parte do tempo assistindo televiso ou acessando a Internet. 5. Costumo relacionar meus objetivos e estabelecer prazos, periodicamente consulto meu cronograma para saber se estou cumprindo com minhas metas. 6. Tenho hbito de ler e-mails desnecessrios, como mensagens de auto-estima, piadas, correntes, propagandas e outros. 7. Costumo ir a eventos, festas ou cursos, mesmo sem ter muita vontade, para agradar meu chefe, meus amigos ou famlia. 8. Procuro dedicar um tempo as minhas atividades pessoais. 9. Respondo imediatamente mensagens que recebo no celular. 10. Frequentemente surgem problemas de inesperados em meu dia. 11. Participo de reunies sem saber exatamente o contedo, o motivo de minha participao e qual a finalidade do encontro. 12. Estou sempre deixando para ultima hora tarefas que posso realizar com antecedncia. (estudar para provas, entregar trabalhos, imposto de renda) 13. Estou encontrando dificuldades em manter minhas tarefas em dia. 14. Planejo por escrito todas as atividades que preciso fazer durante a semana. 15. Assumo compromissos com outras pessoas ou aceito novas posies na empresa, mesmo que no goste muito da nova atividade, se for para aumentar meus rendimentos ou obter uma promoo. 16. Regularmente reduzo meu horrio de almoo para concluir determinadas atividades relacionadas ao meu trabalho. 17. Percebo que produzo melhor quando estou sob presso. 18. Tenho dificuldades em realizar as atividades durante as horas de trabalho, preciso fazer hora extra ou levar trabalho para casa. Tabela 1 Questionrio para levantamento de informaes Fonte: Adaptado de Barbosa (2011, p.45) 1 2 3 4 5

Uma pesquisa realizada na busca interativa do Sistema e-MEC (2012) do Ministrio da Educao e Cultura para verificao de Instituies de Educao Superior e Cursos Cadastrados para cidade de Curitiba, foi apurado que 10 instituies tem em suas relaes de cursos: Curso Superior de Tecnologia (CST) em Secretariado, bacharelado em Secretariado Executivo e bacharelado em Secretariado Executivo Trilngue. Com as informaes obtidas pde-se verificar que das dez instituies, em sete h o CST em Secretariado entre presenciais e EAD - e em cinco h cursos de bacharelado em Secretariado Executivo e Secretariado Executivo Trilngue. Cabe ressaltar que foram considerados na pesquisa apenas cursos de bacharelado presenciais. A obteno de respostas s pesquisas nos cursos EAD se tornariam muito complicadas e morosas, sendo ento desconsideradas no presente trabalho. Das cinco instituies que possuem bacharelado presencial, uma no est ofertando o curso de Secretariado Executivo e duas no se dispuseram a participaram da pesquisa. Desta forma, os dados apresentados se referem participao de duas instituies nas quais foram aplicados, no total, trinta e oito questionrios. 93

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A pesquisa foi realizada apenas com formandos por considerar que os alunos j tiveram conhecimento da metodologia de administrao do tempo entre as disciplinas da grade curricular. 4. Anlise dos Resultados A pesquisa revelou que os formandos esto na faixa etria mdia de vinte e quatro anos, e que atuam como secretrios h, aproximadamente, dois anos e dois meses em empresas de Curitiba e Regio Metropolitana. O grfico 1 apresenta os resultados da pesquisa com base na metodologia da Trade do Tempo (BARBOSA, 2011). Vale lembrar que a inteno da metodologia identificar e reduzir o que no tem relevncia e aproximar a trade no que se considera ideal: 70% em tarefas importantes, 20% em urgentes e 10% em circunstanciais.

Grfico 1 Resultado da pesquisa com relao a Trade do tempo Fonte: Elaborado pelos autores.

Apesar do grfico 1 apresentar 39,7% na esfera do importante, esse resultado est longe de ser bom se comparado ao modelo ideal de 70% para esta categoria de atividades. Esse o mais importante dos componentes da trade, pois nessa esfera se encontram todas as atividades planejadas e que causam prazer, aumentam a qualidade de vida e a produtividade. O mesmo grfico apresenta 31,6% na categoria das atividades circunstanciais. Essas atividades no devem ultrapassar 10%, pois, na maioria das vezes, foram a situaes indesejadas e provocam sensao de descontrole. Conforme Barbosa (2011) na esfera circunstancial, que a vida, em alguns casos, passa a ser decida pelos outros, quando ento se obrigado a frequentar eventos sociais, receber visitas inesperadas, executar atividades por obrigao, participar de reunies sem importncia e participar de conversas desnecessrias. Mas tambm nessa esfera que se pode controlar determinadas atitudes e reduzir o tempo gasto com improdutividades. Para Barbosa (2011) o urgente toda a tarefa que tem de ser realizada imediatamente. O grfico 1 mostra que apesar do resultado estar prximo ao ideal de 20%, existe a possibilidade de melhoria uma vez que se pode considerar como urgente todas aquelas tarefas que tinham tempo hbil para serem executadas e no foram.

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Grfico 2 Resultado da pesquisa com relao s atividades circunstanciais Fonte: Elaborado pelos autores

importante ressaltar que o circunstancial impe situaes que podem estar ou no sob controle pessoal, pois as circunstncias nem sempre tomam as rdeas da vida tornando-a descontrolada. Observa-se no grfico 2 que a maior parte das pessoas responde imediatamente mensagens recebidas no celular. Nem sempre a necessidade da resposta imediata e na maioria das vezes no se percebe o quanto esta atitude consome tempo e desvia o foco. Podese perfeitamente determinar alguns momentos do dia para responder estas mensagens, aplicando a mesma regra aos emails que, em grande parte, possui contedos inteis. O tempo alocado com este tipo de leitura poderia ser perfeitamente transferido para as atividades importantes. Segundo Covey (2004, p. 192) na verdade o desafio no gerenciar o tempo mas a pessoa [...], isso refora que a administrao do tempo um modelo mental, uma mudana que precisa ser deseja e construda ao longo de um perodo. Embora os outros itens do grfico 2 apontem uma porcentagem menor, no significa que no exijam uma ateno especial. Conforme Barbosa (2011, p. 53) De todas as esferas da trade, a que exige maior preocupao e ateno a das circunstncias [...] . Para evitar o desperdcio de um recurso valioso preciso ter objetivo e manter o foco. Mas para fugir das circunstncias, alm de disciplina e planejamento, necessrio enfrentar certas coisas que muitas vezes queremos deixar debaixo do tapete. Mudar hbitos exige muita atitude de sua parte [...] (BARBOSA, 2011, p. 61). O mesmo autor conta que em um de seus treinamentos um caso especfico chamou muito sua ateno:
Uma das participantes era secretria do mesmo diretor havia mais de 10 anos, tempo suficiente para terem bastante intimidade. Seu diretor se achava to intimo que solicitava a ela uma srie de tarefas pessoais que nada tinham a ver com seu trabalho. Ela contou que uma vez, quando a esposa dele estava grvida , pediu que ela fosse correndo comprar churros recheados. Quando paramos para analisar a sai trade, descobrimos que ela gastava em mdia 12 horas por semana com tarefas desse tipo. Seu tempo era perdido com tarefas circunstanciais, as quais ela sempre executava para evitar dizer na ao seu chefe e perder seu emprego. O maior problema que seu tempo ficava curto e geralmente era obrigada a fazer horas extras ou levar trabalho para casa. Isso estava comeando a prejudicar o seu casamento e sua relao com os filhos. (BARBOSA, 2011, p. 62).

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Aprender a dizer no faz parte do processo de mudana e negar algo no significa incapacidade ou incivilidade, saber eleger as prprias prioridades. importante lembrar que o sacrifico prprio em funo dos outros gera estresse, desconforto, preocupao e insatisfao. Barbosa apresenta algumas sugestes de como usar a palavra no em benefcio prprio e visando a reduo das atividades circunstanciais: Em primeiro lugar, lembre-se de que no foi a palavra mais ouvida na sua infncia, logo ela familiar. Seja sincero. De nada adianta dizer sim e no conseguir fazer a tarefa ou se prejudicar apenas para conseguir a aprovao das pessoas. No aceite chantagens como: Me ajude, por favor, s desta vez, S voc pode me ajudar. No me desaponte. Seja simptico, sem agressividade ou mentiras. Seja firme nas suas posies. No tenha medo e nunca volte atrs, pois isso pode dar margens a outras situaes similares. (BARBOSA, 2011 p. 63)

Grfico 3 Resultado da pesquisa com relao as atividades urgentes Fonte: Elaborado pelos autores

No menos importante que a esfera do circunstancial, o urgente tambm deve ser tratado com ateno, pois nessa esfera que a maioria das pessoas vive. Conforme Barbosa (2011), a populao brasileira culturalmente adepta do deixar tudo para ltima hora,pois a resoluo das urgncias traz uma sensao de herosmo, porm, retarda e at mesmo suprime as tarefas importantes. Com 28,8%, o grfico 1 mostra que as atividades urgentes esto mais prximas do ideal da trade do tempo - que determina para esta categoria 20%, portanto, o esforo para o condicionamento mental, neste caso, ser menor. Muitas situaes consideradas urgentes poderiam ser evitadas, pois algumas delas em um dado momento foram importantes. O apego ao prazo, muitas vezes longo, o mais prejudicial visto que o foco passa a ser a data de entrega e no o que deve ser entregue. Um exemplo tpico o imposto de renda, que com menos de 8 horas para o trmino do envio da declarao, ainda faltavam 1,3 milho de contribuintes acertar as contas com o fisco 96

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(GANTOIS, 2012) O que era importante, com tempo hbil para ser realizado, passou a ser urgente ocasionando presso e estresse. Isso fica claro quando se observa o grfico 3, em que um ndice de 20% mostra que as respondentes tendem a deixar muitos afazeres para a ltima hora. Dedicar-se a urgncia viver perigosamente, expor o organismo a descargas de adrenalina que so prejudiciais a sade. Segundo Costa (2012), os viciados em adrenalina envelhecem mais cedo, reduzem o seu tempo de vida e apresentam alteraes comportamentais. O recurso para evitar que a urgncia invada totalmente a vida descobrir por que se entrou nela. A seguir, apresentam-se algumas perguntas que ajudam a esclarecer o envolvimento com a esfera da urgncia: 1. 2. 3. 4. Porque essa atividade foi urgente ? Como eu poderia ter prevenido a urgncia dessa atividade? Que atividades possoplanejar para evitar essa urgncia? possvel pedir a algum que me ajude com essas atividades? (BARBOSA, 2011, p. 60)

Evitar que o urgente seja uma surpesa no uma tarefa muito fcil, pois depende da intimidade com a situao, sendo que o planejamento a melhor maneira para sua preveno. Seguem outras dicas para diminuir a esfera da urgncia: Planeje, planeje, planeje o que voc planeja hoje evita a urgncia de amanh. Faa previses de coisas que podem se tornar urgentes e, individualmente ou com sua equipe, aja para reduzir os riscos. Quando uma urgncia aparecer, analise-a, aprenda com ela e tome medidas prticas para evitar que ela aparea de novo nessa esfera. Se possvel, tente delegar a urgncia a algum que possa ajud-lo. Aja imediatamente diante da urgncia, no deixe que ela se transforme em uma catstrofe. No entre em pnico. Resolva sua urgnciae reveja suas prioridades do dia para no ficar sobrecarregado. (BARBOSA, 2011, p. 61)

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Grfico 4 - Resultado da pesquisa com relao as atividades importantes Fonte: Elaborado pelos autores

Quando a vida baseada na esfera do importante, aumentamos a sensao de dever cumprido e o resultado do planejado se torna tangvel. Desta forma, o tempo pode ser dedicado as tarefas prazerozas, que tm relevncia e que contribuem para o crescimento pessoal e profissional como as apresentadas no grfico 4. Nem sempre o que causa prazer a um individuo o mesmo que causa a outros indivduos, Barbosa (2011) exemplifica isso muito bem quando conta que faz parte de sua esfera importante cantar dentro do carro. A ele esta atividade causa prazer, mas no significa que outros indivduos o efeito seja o mesmo. A esfera importante prima por tudo aquilo que causa satisfao, como estar com os familiares, cultivar relacionamentos, passear com filhos, estudar, realizar trabalhos voluntrios e trabalhar. No se pode esquecer que esta esfera deve trazer resultados efeitvos e alcanar o objetivo traado. Ao contrrio do que muitos dizem tempo no dinheiro, tempo vida, e a vida no pode ser poupada ou guardada,
se acreditarmos que tempo dinheiro, podemos concluir que possvel guardar a vida para aproveitarmos mais tarde. Pessoas que decidem deixar de aproveitar a vida para acumular bens e usufruir deles depois podem tornar-se viciadas em trabalho. Constroem um elevado padro de vida e de consumo que no pode mais ser desfeito.

(SERRA e MACEDO 2009, p. 71) Muitas pessoas dedicam menos tempo aos fatores que causam felicidade, entretanto adotar metodologias para adminsitrar o tempo aproximar-se dos grupos que porporcionam este sentimento, como filhos, esposas, maridos, amigos. Serra e Macedo (2009, p. 77) dizem que natural isso acontecer, pois a cobrana por parte desse grupo menor que a cobrana imposta pela empresa. Se a dedicao do tempo ao trabalho for menor pode-se comprometer a asseno profissional, j no mbito familiar a cobrana da falta de convvio no compromete com tanta intensidade o relacionamento. O tempo um recurso singular, insubistituvel e necessrio [...] (DRUCKER, 2001, p. 101) que no pode ser substituido ou ampliado, pode-se apenas gerenci-lo atravs das 98

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mudanas no comportamento dos seres humanos, pois no existem frmulas prodigiosas, apenas autores que oferecem metdos para melhorar a qualidade de vida e aumentar a produtividade. A inteno proporcionar ao adepto de qualquer metodologia uma dedicao maior aos bons momentos da vida, desvincular a correria do dia-a-dia da produtividade, aprender a planejar e a usar os recursos tecnolgicos. Quando o tempo aliado aumentam-se as possibilidades de aproveitar melhor a vida, dominar e controlar o trabalho, evitar presso, e o equilibrio entre a vida pessoal, familiar e profissional. 5. Concluso Com o estudo realizado foi possvel verificar que o grupo analisado possui a cultura do circunstancial e urgente como naturais do seu dia a dia. Isso fica evidente no grfico 2, onde mais de 57% dos discentes pesquisados afirmam responder a mensagens de celular imediatamente, ler e-mails desnecessrios e navegar na internet nos seus perodos de descanso. Essas atividades circunstanciais tem impacto direto na administrao do tempo e contribuem negativamente para o desenvolvimento pessoal e profissional do secretrio executivo. To importante quanto a perda de tempo com o circunstancial, a cultura enraizada de deixar tudo para a ltima hora onde, segundo o grfico 3, cerca de 58% dos pesquisados afirmam que alm do surgimento de problemas inesperados durante seu dia de trabalho, sempre deixam as atividades para realizar na ltima hora e tem dificuldades em manter suas tarefas em dia. Neste caso, preeminente o caos na organizao pessoal e profissional, onde certamente atividades da esfera importante foram conduzidas esfera da urgncia. Com base nos resultados da pesquisa, esta postura deve ser reavaliada visto que se trata da formao de um profissional com uma importante funo nas atividades das empresas e h uma grande probabilidade de infundir, de maneira inconsciente, sua cultura no planejamento desordanado das atividades do executivo. Os problemas evidenciados pela pesquisa indicam claramente que deve haver uma mudana de comportamento dos estudantes, principalmente no modelo mental sobre a conduo da trade do tempo. Tal alterao tar melhores resultados ainda na fase acadmica, pois a possibilidade de doutrinar o futuro profissional frente as responsabilidades impostas pelo programa de atividades do curso, se torna relativamente menos complicada do que a alterao de atitudes de um profissional em pleno exerccio da funo. Em tempo, as ferramentas apresentadas neste estudo se mostraram adequadas identificao dos problemas e possibilitaram a mensurao das esferas que compem a trade do tempo. Desta forma foi possvel apresentar o perfil dos futuros profissionais e quais as premissas para que possa ocorrer o equilbrio na determinao das prioridades das atividades. 6. Referncias COSTA, Ivair A. Adrenalina Diga no a essa droga. Disponvel em: <http://reformadesaude.blogspot.com.br/2006/01/adrenalina-diga-no-essa-droga.html>. Acesso em: 23 de maio 2012. BARBOSA, Christian. A trade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2011. COVEY, Stephen R..Os 7 hbitos das pessoas altamente eficazes. Rio de Janeiro: Best Seller, 2004. 99

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DRUCKER, Peter Ferdinand. O melhor de Peter Drucker: o homem. So Paulo: Nobel, 2001. WILLI, Renato. Gesto do tempo alm dos cronogramas. Mundo Project Management. Curitiba, v. 6, n. 31, p. 75-80, fev./mar. 2010. GANTOIS, Gustavo. IMPOSTO DE RENDA 2012. Disponvel em: <http://invertia.terra.com.br/impostoderenda/2012/noticias/0,,OI5747304-EI19040,00IR+Receita+recebe+mil+declaracoes+por+hora.html>. Acesso em: 17 de maio 2012. KERRY, Gleeson. O programa de eficincia pessoal. So Paulo: Makron Books, 2004. PROENA, Jorge. Planejamento Pessoal e Administrao do tempo: Otimizao do tempo como Pocket PC. So Paulo: iEditora, 2003. SERRA, Fernando; MACEDO, Jurandir Sell. O tempo na sua vida. So Paulo: Saraiva, 2009. CIRILLO, Francesco. THE POMODORO TECHNIQUE. Disponvel em: < http://www.pomodorotechnique.com/> Acesso em: 08 de maio 2012.

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ARTIGOS PREMIADOS

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ANLISE EXPLORATRIA DOS PROCESSOS DE COMUNICAO ORGANIZACIONAL INTERNA DO MACAP SHOPPING CENTER-ESTADO DO AMAP CARMO, Barbara Sabrina Oliveira do Bacharel em Secretariado Executivo Membro do Ncleo de Estratgia, Gesto e Estudos Organizacionais - NEGEO/UNIFAP PINTO, Simone Roseni dos Reis Pinheiro Bacharel em Secretariado Executivo Membro do Ncleo de Estratgia, Gesto e Estudos Organizacionais - NEGEO/UNIFAP SOUZA, Natalia Mayara Oliveira de Bacharel em Secretariado Executivo Membro do Ncleo de Estratgia, Gesto e Estudos Organizacionais - NEGEO/UNIFAP GALINDO, Alexandre Gomes Bacharel e Mestre em Administrao Coordenador do Ncleo de Estratgia, Gesto e Estudos Organizacionais - NEGEO/UNIFAP Resumo A Comunicao Interna promove interao e troca de informaes entre empresa e funcionrios, havendo necessidade de gerenciamento especial para que essa troca realmente funcione e, sobre a perspectiva da gesto secretarial, o profissional de secretariado executivo possui papel fundamental neste processo. A pesquisa teve objetivo de verificar como so utilizadas as ferramentas comunicacionais do Processo de Comunicao Interna Gerencial, Administrativa e Social do Macap Shopping Center (MSC), tendo como objetivos especficos: a) Descrever o Sistema de Comunicao Interna; b) Identificar as ferramentas de Comunicao; e c) Analisar os principais Canais de Comunicao utilizados, descrevendo suas vantagens e principais deficincias. Com base na anlise, concluiu-se que o Sistema de Comunicao Interna do MSC se fundamenta no uso dos canais verbal, escrito, telefone e rdio, atravs de fluxos verticais, horizontais e transversais, baseados em redes formais e informais de comunicao, que nem sempre obedecem hierarquia presente na empresa. Mediante estudo do referido Sistema foram apresentadas as seguintes recomendaes: a) fazer mais reunies; b) realizar cursos de capacitao em comunicao, proporcionando melhoria na elaborao de documentos; c) oferecer espao para que funcionrios possam dar opinies e sugestes; d) utilizar meios tecnolgicos mais atualizados; e e) fazer manutenes peridicas nos aparelhos de comunicao, para que tenham mais eficincia na transmisso das informaes. As organizaes vm sofrendo mudanas profundas em suas relaes pessoais, econmicas e sociais, onde informao transforma-se em matria-prima, tornando imprescindvel a ao do profissional de secretariado no processo de incorporao da Gesto da Comunicao Interna como competncia essencial a ser desenvolvida. Palavras-Chave: Comunicao; Comunicao Interna; Gesto Secretarial. 103

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1. Introduo As organizaes constantemente necessitam alinhar suas aes visando atingir nveis adequados de produtividade e competitividade, atravs da integrao e comprometimento entre seus colaboradores no podendo desconsiderar a importncia da comunicao internanesta dinmica. De um modo geral, a comunicao interna promove a interao e a troca de informaes entre a empresa e seus funcionrios, havendo necessidade de acompanhamento, gerenciamento e cuidado especial para que essa comunicao realmente funcione e, sobre a perspectiva da gesto secretarial, o profissional de secretariado executivo possui um papel fundamental neste processo. O presente trabalho teve o propsito de analisar, atravs de estudo de caso, o sistema de comunicao organizacional, especificamente a comunicao interna do Condomnio do Macap Shopping Center, localizada na capital do Estado do Amap, ancorado na seguinte questo central: Como esto sendo utilizadas as ferramentas de Comunicao Interna gerencial e administrativa no maior Shopping existente no Estado? Como objetivo geral a pesquisa visou verificar como esto sendo utilizadas atualmente as ferramentas comunicacionais do Processo de Comunicao Interna gerencial, administrativa e social do Macap Shopping Center, tendo como objetivos especficos: a) Descrever o Sistema de Comunicao Interna do Macap Shopping Center; b) Identificar as Ferramentas de Comunicao Interna do Macap Shopping Center; e c) Analisar os Principais Canais de Comunicao Interna utilizados no Macap Shopping Center, descrevendo suas vantagens e principais deficincias. O estudo foi de carter exploratrio, descritivo e de campo, utilizando estratgias de pesquisa bibliogrfica, documental, levantamento (Survey) e observao direta, com integrao de abordagens quantitativas e qualitativaspara coleta e anlise de dados. Aps esta parte introdutria, o presente trabalho desenvolve uma reflexo sobre comunicao organizacional, apresentando os aspectos conceituais relacionados com os processos de comunicao interna e suas dimenses estratgicas. Logo aps so discutidos os elementos envolvidos com o Gerenciamento da Comunicao Interna, onde so expostos os principais canais de comunicao, a diviso dos canais, o fluxo de comunicao, os tipos de fluxos ea gesto da comunicao. A partir da contextualizao terica descrita a metodologia utilizada na pesquisa; para em seguida serdetalhada a caracterizao do Macap Shopping Center, objeto do presente estudo, apresentadas as anlises e discusso dos resultados e as consideraes finais, expondo as concluses da pesquisa, apontando recomendaes e sugestes relacionadas com o Processo de Comunicao Organizacional. 2. Comunicao Organizacional e a Comunicao Interna Durante o perodo da revoluo industrial, a comunicao entre empregado e empregador passou a ser percebida como elemento estratgico dentro das empresas. Entretanto, nessa poca o paradigma de gesto predominante era ancorado em um estilo de liderana coercivo com um sistema comunicativo verticalizado descendente. Com o tempo, e as presses oriundas de uma sociedade cada vez mais dinmica tem-se observado o surgimento mais expressivo de outros modelos caracterizados por sistemas mais flexveis e eficientes fundamentados na integrao de sistemas verticais ascendentes, horizontais, diagonais e circulares de comunicao. 104

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Desta forma, atravs da necessidade de realizar um adequado relacionamento com os funcionrios, a comunicao organizacional passou a se consolidar efetivamente como ponto estratgico nas empresas. De acordo com Goldhaber (1997, apud KUNSCH, 2003, p. 68) [...] a comunicao organizacional considerada como um processo dinmico por meio do qual as organizaes se relacionam com o meio ambiente e por meio do qual as subpartes da organizacional podem ser vistas como o fluxo de mensagens dentro de uma rede de relaes interdependentes. Segundo Shermerhom (1991, p. 251) a Comunicao Organizacional pode ser definida como um processo especfico pelo qual a informao se movimenta dentro de uma organizao, e entre a organizao e seu ambiente. Vale destacar que essa movimentao de informao dentro da organizao gera um fluxo de mensagens que se dirigem entre transmissor e receptor, concretizando o processo comunicacional. Entender que a comunicao um processo simples de troca de informao um equvoco, pois se trata de um verdadeiro processo complexo de fluxos interconectados de informaes. Ao enviar/receber mensagens existe a interconexo de ambientes e meios, onde toda a informao processada. nesse sistema que em geral acontecem enganos, equvocos e distores na mensagem. De acordo com Chiavenato (2007, p. 418) o processo de comunicao consiste em seis elementos fundamentais: fonte, transmissor, canal, receptor, destino e rudo, conforme

Figura 1. O Processo de comunicao.


Fonte: Chiavenato (2007)

O processo de comunicao constitudo de dois elementos bsicos, a fonte e o destinatrio, e mais quatro outros elementos adicionaisinterligados de maneira condensada, constituindo assim o processo de comunicao. A fonte pessoa que transmite alguma ideia ou informao atravs da mensagem dando incio a todo o processo comunicacional. A fonte codifica sua informao atravs de palavras, gestos, sinais, smbolos e etc. O transmissor o meio ou aparelho pelo qual a mensagem ser codificada atravs dos modos verbais, escritos e no verbais. O canal o meio em que a mensagem flui entre a fonte e o destino. O receptor aquele aparelho ou meio em que a informao ser recebida e decodificada, ou seja, interpreta a mensagem e oferece um significado percebido. Destino ou destinatrio a pessoa a qual a informao endereada. 105

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Rudo o termo que indica perturbaes indesejveis que tendem a alterar, de maneira imprevisvel, a mensagem. A retroao ou feedbackpode ser entendida como o modo em que o destinatrio assimila a informao recebida e retorna fonte informando o que ele percebe a respeito da mensagem. Dessa maneira a retroao permite verificar se a mensagem foi entendida com xito, completando assim o processo de comunicao. Atravs do canal so encontrados os instrumentos mais utilizados para transmitir a informao em uma empresa, podendo, conforme Cavalcante (2008), ser agrupados em diversas categorias como, por exemplo, o face-a-face; os eletrnicos (telefone, computador, etc.) e os documentos escritos. E em qualquer fase do processo de comunicao pode haver distores na mensagem, mas no canal que encontramos os instrumentos que possibilitam escolher como queremos enviar adequadamente a mensagem ao destinatrio. A comunicao organizacional segundo Silva (2009, p.13), tem como funo fazer com que as mais diversas informaes ocorram da melhor maneira possvel em todos os nveis da organizao. E ela proporciona as relaes sociais dentro da empresa, aspecto importante para que a comunicao possa circular, mesmo por que so as pessoas que fazem tudo acontecer e nelas pode-se detectar a qualidade na troca de informao, afinal quando confiamos em uma pessoa se confia tambm nas informaes em que ela repassa. Tendo em vista que a comunicao ocorre e atravs das relaes sociais Silva (2009), fundamentado nos trabalhos de Torquato (2002),a divide em trs dimenses estratgicas: comunicao de gerncia; comunicao administrativa e comunicao social, representadas na figura 2:

Figura 2. As trs dimenses estratgicas da Comunicao Organizacional.


Fonte: Adaptado de Silva (2009).

A comunicao de gerncia quando a fonte mais expressiva da comunicao nas organizaes o gerente, pois ele se posiciona como linha intermediria, sendo o polo emissor e receptor, transmitindo informaes para baixo e para cima, aos subordinados e chefes. A eficincia do gerente para com a organizao depende da atitude para consigo e o assunto a ser tratado; dos nveis hierrquicos envolvidos; dos fluxos por onde atravessa a comunicao; das mensagens; dos canais; e do receptor. Para Vizeu (2005, p. 16), se a relao gerente/trabalhador existir apenas de maneira formal, isso ir provocar baixa produo e desmotivao. A comunicao administrativa abrange todos os contedos relativos administrao. A sua finalidade orientar, atualizar, ordenar e reordenar o fluxo das atividades funcionais. Este tipo de comunicao realiza-se atravs de normas, instrues, portarias, memorandos, cartas tcnicas, ndices, taxas e acervos tcnicos. 106

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A comunicao social envolve os atos da comunicao indiretos, unilaterais e pblicos. Esses atos podero ocorrer atravs dos meios de comunicao coletiva ou de massa: jornais, revistas, rdio, televiso e computador. Esta dimenso divide-se em comunicao externa e comunicao interna, onde a comunicao externa responsvel pelo posicionamento e pela imagem da organizao na sociedade, focando-se na opinio pblica. A comunicao interna aquela que se exerce entre a instituio e seu pblico interno de acordo com Houaiss (2001,apud MENAN, 2010, p. 3) fundamental para os resultados do negcio, pois age como agente humanizador das relaes de trabalho. Este elemento contribui para o desenvolvimento e para a manuteno do clima positivo, propcio ao cumprimento das metas estratgicas da organizao, auxiliando o crescimento contnuo das atividades e servios. Dentro da perspectiva externa, clientes/fornecedores e outrosstakeholders, h um relacionamento predominantemente formal com a empresa. Na prtica esse aspecto acontece tanto atravs no processo que envolve a dimenso da comunicao social quanto nos processos que envolvem as dimenses gerenciais e administrativas. Para que isso ocorra, os atores envolvidos devem possuir habilidade e autonomia para se comunicar diretamente com todos os nveis organizacionais conforme apresentado na figura 3.

Figura 3. Sistema da Comunicao Organizacional


Fonte: Prpria pesquisa

Verifica-se que, quando h possibilidade para a comunicao externa se envolver com todas as dimenses da comunicao organizacional, existe um potencial maior para o alinhamento da organizao com vistas a atender as necessidades da sociedade e do mercado.Os funcionrios acabam tendo um papel fundamental neste processo, pois eles tambm direcionam melhor suas aes ao pblico externo estabelecendo um posicionamento adequado. A existncia de boa comunicao interna da organizao com seus colaboradores motiva a boa execuo das tarefas, eliminam as incertezas, as ambiguidades e produz confiana e segurana, aumentandosua produtividade com qualidade.

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3. Gerenciamento da Comunicao Interna A comunicao interna tem como funo fazer com que toda e qualquer informao flua em todos os nveis hierrquicos, estabelecendo uma coeso entre todos os colaboradores da organizao, no se limitando apenas divulgao de informaes atravs de canais formais. Assim, a comunicao interna no pode ser concebida apenas como restritamente gerencial. Um dos muitos fatores que contribuem para m qualidade nos servios das atividades rotineiras a comunicao interna deficiente ou insuficiente. Este fato percebido nos discursos deMonteiro e Vieira (2008), Nascimento (2009), Marchiori (2010), Brito et al (2011), Pessonie Yizima(2011) e Faria et al (2011), os quais apontam para a necessidade de gesto adequada da comunicao interna capaz de viabilizar o melhor fluxo de informaes possveis entre todos aos atores que compem a equipe de trabalho da organizao. Por mais que a comunicao acontea naturalmente, existemvrios os canais em que se podeexerc-la para cada objetivo da empresa. Os canais mais utilizados esto representados no quadro 1: Quadro 1. Principais Canais de Comunicao Organizacional
Canais Formais Memorandos: a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nvel diferente. Ofcios: tipo de correspondncia externa muito usada, especialmente quando o destinatrio rgo pblico. Ele serve para "informar, encaminhar documentos importantes, solicitar providncias ou informaes, propor convnios, ajustes, acordos, etc. Circulares: o meio de correspondncia pelo qual algum se dirige, ao mesmo tempo, a vrias reparties ou pessoas. Relatrios: so documentos tcnicos que deve esclarecer acerca dos objetivos de uma dada tarefa e dos acontecimentos relevantes ocorridos ao longo da sua execuo. Boletins: um tipo de publicao de distribuio regular a assinantes e que aborda geralmente um determinado assunto. Atas: so o resumo escrito dos fatos e decises de uma assemblia, sesso ou reunio. Reunies: encontro de duas ou mais pessoas com propsito de discutir algum tema ou realizar alguma atividade. Fonte: Adaptado de Menan (2010) Canais Informais Intranet: A intranet um espao restrito a determinado pblico utilizado para compartilhamento de informaes restritas. Geralmente utilizado em servidores locais instalados na empresa. Telefone: definido como um aparelho eletroacstico que permite a transformao, no ponto transmissor, de energia acstica em energia eltrica e, no ponto receptor, ter a transformao da energia eltrica em acstica, permitindo desta forma a troca de informaes (falada e ouvida) entre dois ou mais assinantes. E-mails: O correio eletrnico ("e-mail"), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso de documentos. Walkie Talkie HT: (Rdio Transmissor Porttil)Aparelho que transforma a energia mecnica ou trmica em sons.Dispositivo destinado a receber e transmitir sons por intermdio de ondas eletromagnticas. Celular: um aparelho porttil de comunicao por ondas eletromagnticas que permite a transmisso e recepo de voz e dados. MSN: um portal de servios onde so trocadas mensagens de forma instantnea, atravs da internet. Fax: uma tecnologia das telecomunicaes usada para a transferncia remota de documentos atravs da rede telefnica.

Os canais formais de comunicao so aqueles que a comunicao pode ser comprovada atravs da rede oficial de comunicao, j os canais informais se caracterizam por representarem a rede no oficial de comunicao que complementa os canais formais. Ainda nessa anlise vale considerar o que comenta Souza (2006, p. 29):

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[...] A comunicao formal constitui o gerenciamento estratgico das informaes que atenda as necessidades organizacionais, com qualidade. [...] Quanto comunicao informal, esta libertria e resistente, a que foge do controle da organizao, representada pela livre expresso dos indivduos, que compartilham conhecimentos, experincias, crticas, etc. Os gestores devem estar bastante atentos na comunicao informal, pois nela que se estabelecem os boatos, que so inverdades dentro das organizaes e que atrapalham as atividades rotineiras dos funcionrios. A organizao ao estabelecer uma administrao mais participativa minimizaria os efeitos dos boatos, e o convvio entre gestores e funcionrios se torna mais harmonioso. Alm das redes formais e informais a organizao deve estar atenta para os tipos de fluxos da informao utilizados na comunicao interna das empresas. Segundo Kunsh (1986, p. 35) citado por Souza (2006) a comunicao organizacional se realiza por meio de trs fluxos (descendentes, ascendente e lateral) e de uma forma bidirecional (vertical e horizontal). As organizaes apresentam um ou mais destes fluxos e dependente de como a comunicao ocorre em seu ambiente, eles indicam como as informaes so conduzidas dentro das organizaes, respeitando a estrutura hierrquica estabelecida pela estrutura formal e as relaes existentes entre as pessoas da organizao. Vale destacar que Pessoni e Yizima (2011) incluem em seus estudos os fluxos transversais e circulares de comunicao, sendo os primeiros caracterizados quando existe contato entre nveis organizacionais diferentes, mas sem subordinao hierrquica, e os do segundo tipo caracterizados pelo envolvimento de vrios nveis sem os ajustes de direo tradicionais. Quando os gerentes individualizam a forma como eles se comunicam e como eles motivam os seus funcionrios, comportamentos negativos desaparecem ou so muito reduzidos. De fato, quando os funcionrios exibem estes comportamentos, eles esto enviando a seus gestores uma mensagem de que esto sendo mal administrados. Gerentes eficazes escutam esta mensagem e individualizam a forma como falam e motivam os seus empregados. Conforme Pauley (2009), quando cada pessoa motivada de acordo com ela, ou as suas necessidades, os membros da equipe estaro mais dispostos a implementar processos de qualidade, as equipes iro funcionar mais eficientemente e os produtos vo ser de qualidade muito superior. Sobre este aspecto, Soares (2008), ao analisar futuros lderes gerenciais em dez reas profissionais identificou que a percepo sobre comunicao interna ainda difusa, imprecisa e vaga, alertando que esse fato no favorece o seu conhecimento nem o funcionamento organizacional. No referido estudo, a rea que apresentou uma percepo mais clara foi comunicao social e as reas com percepo mais difusa foram arquitetura e direito. Vale destacar que Melo (2006) aponta a importncia do profissional de relaes pblicas neste processo, pois, segundo o autor, o referido profissional considerado como responsvel pelo relacionamento da empresa com os seus diversos pblicos externos e internos. Entretanto, Hepp e Martins (2009), Ecco e Rocha (2009) e Nascimento e Silva (2012) identificam os profissionais de Secretariado como elementos com maior potencial catalisador na gesto da comunicao interna, na medida em que esto envolvidos nos processos decisrios e atuando diretamente em processos estreitamente relacionados com a gesto dos fluxos de informao nas diversas reas da empresa. Outro ponto de fundamental diz respeito ao fato de que o referido profissional, como gestor secretarial, atua efetivamente na intermediao das relaes interpessoais e como elo entre executivos, gerentes, funcionrios e demais colaboradores que se encontram nos diversos processos internos da organizao. 109

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Segundo Ecco e Rocha (2009), o gestor secretarial em seu cotidiano age como potencializador dos processos comunicativos em todas as esferas em que atua, tendo a responsabilidade de reduzir as desinformaes que comprometem o desempenho na organizao. Alm deste fator, que provoca interferncia na gesto, os referidos autores apontam a centralizao da informao, os rudos na comunicao interna e externa e a resistncia s mudanas e aos avanos tecnolgicos como elementos comprometedores, devendo o secretario executivo: a) adquirir uma viso sistmica do funcionamento da organizao; b) assumir efetivamente as exigncias inerentes funo secretarial; c) adotar constantemente atitude dinmica e proativa; e d) adquirir novas tcnicas de comunicao nos mbitos interno e externo. Para Nascimento e Silva (2012), o profissional de secretariado possui conhecimento de quase tudo que acontece internamente na dinmica da empresa, pois participa das decises e intermedia informaes em todos os nveis organizacionais. Como gestor secretarial, ele atua em vrios momentos como filtro, decidindo quais informaes so viveis para cada situao, ajudando os executivos, diretores, gerentes e supervisores a cumprirem suas responsabilidades. As organizaes, ao acompanharem os passos do mundo globalizado, vm sofrendo mudanas profundas nas suas relaes pessoais, econmicas e sociais, onde a informaotransforma-se em matria-prima, garantindo a capacidade para atingir nveis adequados de desempenho e tornandoimprescindvel a incorporao da gesto da comunicao interna como competncia essencial a ser desenvolvida. 4. Aspectos Metodolgicos O estudo se caracteriza como sendo exploratrio, descritivo, e de campo, utilizando de estratgias de pesquisadocumental, levantamentos (Survey), observaes diretas e entrevista com o objetivo central de verificar como esto sendo utilizadas atualmente as ferramentas comunicacionais do Processo de Comunicao Interna gerencial, administrativa e social do Macap Shopping Center. O universo da pesquisa foi constitudo pelos colaboradores de todos os setores que mantm vnculo empregatcio direto com o Condomnio do Macap Shopping Center (MSC), somando um total de 43 funcionrios, distribudos nos setores de limpeza, manuteno, recepo, segurana e pelas gerncias financeiras, operacional e de promoo e eventos, e mais a diretoria geral. Tendo em vista o tamanho da populao estudada, optou-se por realizar um estudo baseado no censo, utilizando todos os funcionrios pertencentes ao quadro atual da empresa.De todos os funcionrios abordados apenas dois no puderam contribuir com o estudo, sendo desta forma possvel coletar informaes de 95,35% do universo, valor este considerado adequado para os propsitos do estudo. A pesquisa documental teve o propsito de tecer as consideraes referentes caracterizao do MSC, sendo utilizados relatrios, manuais, folders e demais documentos oficiais da instituio. Sobre a perspectiva da pesquisa de campo foi aplicado questionrio contendo 22 perguntas estruturadas, abordando informaes sobre os processos de comunicao internadividido em quatro dimenses (identificao, comunicao organizacional de gerncia; administrativa e social interna da empresa).Antes da aplicao definitiva do questionrio foi aplicado um pr-teste com 05 funcionrios da empresa, com o propsito de realizar os ajustes de validao de face e de contedo do instrumento de coleta.Foi tambm realizada uma entrevista semiestruturada com a diretora-geral da empresa e observaes diretas envolvendo as dimenses de estudo. 110

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Aps a coleta das evidncias, procederam-se as tabulaes e anlise atravs de triangulao de dados vinculados descriodo Sistema de Comunicao Interna do MSC, identificao das Ferramentas de Comunicao Interna usadas,dos Principais Canais de Comunicao Interna utilizados e das suas vantagens e principais deficincias. 5. Anlise e Discusso dos Resultados 5.1. O Macap Shopping Center (MSC) O Macap Shopping Center surgiu atravs da ideia de dois irmos que,em sociedade,buscavam na poca, aprimorar os servios de comrcio no Bairro do Trem, em Macap-AP, atravs da construo de hipermercado com uma grande loja em seu segundo piso. A inaugurao do Hipermercado & Magazine Fortaleza se deu em 1994, sendo considerada a primeira loja informatizada no Estado do Amap. Estudando e investindo na ideia de ampliao do negcio, em 1997 o empreendimento foi transformado no primeiro Shopping do Estado, dando lugar ao atual Macap Shopping Center, que hoje conta com cinco lojas ncoras (Magazine Fortaleza, Hipermercado Fortaleza, Cine Macap, AmazonFantasy e Bobs), sessentalojas satlites e mais quatorze quiosques, distribudos em trs pisos.H tambm duas salas de cinema, correspondente ao 4 piso, dois elevadores, sendo um de carga e um social, duzentas e dezoito vagas para carros, divididos em trs estacionamentos e um bicicletrio com cinquenta e trs vagas, alm de vrios servios e caixas eletrnicos de bancos. A filosofia de trabalho declarada do MSC, identificada na abordagem documental da pesquisa, consiste em administrar empreendimentos comerciais buscando a inovao constante, a harmonia dos interesses dos investidores, lojistas, consumidores e fornecedores, atravs de colaboradores motivados e sempre respeitando e desenvolvendo o meio em que est inserido. Para que estes objetivos sejam alcanados, seus gestores buscam priorizar aspectos importantes no que diz respeito ao esprito de equipe, compromisso, respeito, disciplina e eficcia na realizao das tarefas, sabendo que tudo isso no funciona se a comunicao interna no for bem trabalhada. A administrao do Shopping Center requer vrios tipos de profissionais necessrios ao seu funcionamento, envolvendo manuteno, operao dos equipamentos, limpeza, remoo do lixo, segurana, publicidade, etc. Em alguns casos as ocupaes exigem formao especializada, como o caso dos tcnicos de operao e manuteno de elevadores e escadas rolantes, assim como tambm os tcnicos em manuteno e hidrulica e operadores de subestao de alta e baixa tenso entre outros. Mesmo no havendo um organograma publicado oficialmente no MSC, os procedimentos de anlise documental, entrevista e observao direta proporcionaram a elaborao de uma representao sinttica da estrutura formal vigente, levando em conta as atividades principais de cada setor, como se pode observar na figura3:

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Figura 4. Estrutura Organizacional do Macap Shopping Center


Fonte: Prpria pesquisa

No total so sete pessoas que conduzem as atividades administrativas, a comear pela diretora, com o apoio de sua secretria, que trata da administrao geral, auxiliada pelas trs gerncias do segundo nvel hierrquico. A Gerncia Financeira cuida das cobranas de aluguel, condomnio e fundo de promoo dos lojistas e tambm do controle e fiscalizao de toda a documentao pertinente a contratos de locao de lojas e quiosques. A Gerncia Operacional se encarrega da segurana, higiene e dos servios tcnicos e da logstica em geral da empresa, auxiliado pelos supervisores. A Gerncia de Promoes e Eventos (representante dos lojistas) a encarregada da promoo de eventos e campanhas publicitrias procurando conciliar o interesse de cada lojista, de ramos diferentes de negcios com a conduo estratgica do Shopping. 5.2. Caracterizao dos Colaboradores Pesquisados Aps a coleta de dados verificou-se que, o setor que tem mais funcionrios de Servios Gerais (41%), seguido pelo de Segurana (37%). J os outros no apresentam tantos empregados como a Recepo (10%), Administrao (7%) e Manuteno (5%). Desta forma, pode-se afirmar que a maioria dos empregados trabalha em setores operacionais. Dos 41 colaboradores do MSC estudados, a maior parte deles do gnero masculino (56%) sendo 44% mulheres. Dos setores estudados, ocorre predominncia feminina na Cpula Administrativa (100%); Recepo (75%) e Servios Gerais (65%). A predominncia dos homens observada no setor de manuteno (100%) e no setor de segurana (93%), conforme se pode observar no grfico 1.

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Grfico 1-Nmero de pessoas do gnero feminino e masculino por setor.

Fonte: Prpria Pesquisa

Dos colaboradores que responderam ao questionrio 58,54% est na faixa dos 30 a 49 anos, indicandoque a maioria das pessoas que trabalham no MSC so adultos maduros. Em sua grande parte os colaboradores j trabalham h mais de quatro anos (36,59%), seguido por aqueles que trabalham h cerca de 2 a 4 anos (29,27%). Isso implica dizer que a maioria do corpo funcional j conhece bem seus afazeres e a organizao possui uma cultura organizacional bem consolidada. No que se refere ao grau de escolaridade, a maior parte (43,9%) completou o ensino mdio; 21,95% cursaram o ensino mdio, mas no o concluram; 14,63% deles esto cursando o ensino superior e apenas 2,44% dos colaboradores j completaram o ensino superior. Vale destacar que 9,76% possuem o ensino fundamental e 7% ainda no completou o ensino fundamental. 5.3. Comunicao de Gerncia Sobre a dimenso da comunicao gerencial perguntou-se quais as formas de receber e emitir uma ordem. A principal formade receber e transmitir ordens foram a verbal, seguida por escrito e por telefone, conforme grfico 2. Grfico 2-Formasde receber e emitir uma ordem.

Nota: HT= Rdio Transmissor - Walkie Talkie Fonte: Prpria Pesquisa

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Como podemos observar as principais formas de emitir e receber uma ordem no MSC a verbal e a escrita. Cavalcante (2008) caracterizou que o grupo mais rico para que a comunicao ocorra o modo verbal, pois h uma riqueza de expresses na linguagem e isso proporciona um feedback imediato para possveis correes. J a forma escrita enquadradapelo respectivo autor como a mais utilizada pelas empresas, por que fica tudo registrado como atos do andamento das tarefas, entretanto o feedback no imediato e a comunicao ocorre de maneira mais lenta. No que se refere aos canais utilizados para transmisso da informao aos funcionrios, os dados mostram que os principais canais em que a informao circula no ambiente de trabalho so o Rdio Transmissor- Walkie Talkie(HT) e o Mural (Quadro de Avisos), conforme o grfico 3. Grfico 3-Principais canais para transmisso de informaes.

Nota: HT= Rdio Transmissor- Walkie Talkie Fonte: Prpria Pesquisa

O HT um meio eletrnico rpido e eficaz e o mural fica em um local em que todos os funcionrios circulam (logo na entrada da recepo). O terceiro canal mais utilizado a reunio, onde os supervisores passam todas as informaes necessrias aos seus colaboradores. Ao analisar a eficincia dos dois canais mais utilizados, verificou-se que tanto o mural quanto o HT so bastante eficientes, segundo a opinio dos colaboradores, conforme se pode verificar no grfico 4. Grfico 4 - Grau de Eficincia do HT e do Mural/Quadro.

Nota: HT= Rdio Transmissor- Walkie Talkie Fonte: Prpria Pesquisa

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Quando questionados sobre a forma em que o chefe imediato passa s orientaes de trabalho 71% responderam que entendiam de forma clara, sinalizando a necessidade de ateno sobre este fator visando diminuir os nveis de rudo nos processos de comunicao gerencial. 5.4. Comunicao Administrativa Sabendo que o chefe imediato passa suas orientaes de trabalho de forma clara, foi perguntado atravs do questionrio quais os meios que ele o utiliza para faz-lo. Dentre os trs meios apontados, a forma verbal e a escrita so as mais frequentemente utilizadas (GRFICO 5). O telefone o mais utilizado pelos setores da Cpula administrativa, servios gerais e pelo setor de segurana. Grfico 5 - Representao dos Principais meios para receber uma orientao de trabalho

Fonte: prpria pesquisa

Tem-se ento que as orientaes de trabalho no MSC acontecem quase sempre de forma verbal no utilizando frequentemente de meios formais de comunicao, o que mostra necessidadede avaliar uma possvel renovao desses expedientes por parte da organizao. Este fato corroborado pela entrevista realizada com a DiretoraGeral do Condomnio do MSC, a qual afirma que No caso do MSC no h uma ferramenta pr-formatada, toda a comunicao feita de forma verbal, muito difcil usarmos a comunicao por escrito na empresa.Isso acontece pelo fato da empresa ser de porte pequeno, comparado com outras do mesmo segmento, e seus lderes estarem ainda conseguindo gerir o negcio sem perceber a necessidade de programar estratgias mais complexas de comunicao. Para uma visualizao geral das principais ferramentas da comunicao identificadas pelo estudo nos diversos setores do MSC, so apresentadas no quadro a seguir aquelas que mais se destacam: Quadro 2. Principais ferramentas de comunicao utilizadas por setor do MSC. Canais Geral Adm. Recep. S. G Seg.
Formais Informais Tecnolgicos
Relatrio de Atividades Ordem de Servio Verbal Bilhetes HT Celular Ofcio Circulares Verbal E-Mail Celular Relatrio de Atividades Verbal Bilhetes HT Reunies Ordem de Servio Verbal Bilhetes HT Celular Relatrio de Atividades Circulares Verbal HT Celular

Man.
Ordem de Servio Verbal Celular

Nota: HT= Rdio Transmissor- Walkie Talkie Fonte: prpria pesquisa

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De maneira geral 60% dos setores do Condomnio do MSC usam como canal de comunicao formal a Ordem de Servio e 40% usam o Relatrio de Atividades. Os setores que mais a usam Relatrios de Atividades so os operacionais, enquanto a cpula administrativa utiliza com maior frequncia o ofcio e os circulares. Em relao aos canais informais, o MSC, como qualquer outra empresa, utiliza principalmente o meio verbal para se comunicar com os seus colaboradores. Outro canal informal tambm usado o bilhete, utilizado com mais frequncia pelos setores de recepo e servios gerais. Os canais tecnolgicos mais utilizados pelos funcionrios do MSC foram o HT e o celular, pois facilitam em muito a comunicao interna do shopping e so usados com maior frequncia pelo setor de recepo, segurana e servios gerais. No que se refere s reunies de trabalho, constatou-se que no so muito utilizadas, na medida em que 37% do total geral dos funcionrios responderam que no h reunies (NHR). O setor que mais se rene o de servios gerais, onde 10 pessoas de um total de 17 responderam que tm reunies sempre e o restante respondeu que tem reunies s vezes. Percebeu-se tambm que nem sempre, quando realizadas, as reunies de trabalho so eficientes conforme se pode observar no grfico 6. Grfico 6 - Representao da Frequncia e Eficincia das Reunies do MSC.

Nota: NHR= No H Reunies Fonte: prpria pesquisa

Questionados sobre a abertura para emitir opinies nas reunies, a maioria daqueles que disseram haver reunies(61%) responderam que se sentem estimulados a dizer o que pensam e 17% responderam que se sentem desestimulados. J sobre o grau de estmulo para falar com o chefe sobre dvidas de trabalho, a maioria (71%) respondeu que se sentem estimulados, a buscar esclarecimentos sobre as dinmicas e processos que esto vinculados ao seu contexto de trabalho.No que diz respeito rapidez com que as informaes para execuo do trabalho chegam aos funcionrios, verificou-se que mais da metade dos entrevistados (58%) afirmam haver certo atraso no processo de comunicao. Observou-se que o MSC no disponibiliza meios de registro de sugesto e reclamao para 85% dos pesquisados. Os 15% restantes afirmam que os nicos meios disponibilizados so: diretamente na administrao; atravs dos relatrios da segurana e verbalmente. Esta constatao coincide com as informaes obtidas pela entrevista direta com a Diretora Geral, a qual afirma que: O meio verbal, diretamente com seu supervisor [...] Os funcionrios

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podem fazer por escrito, porm a maioria dos funcionrios trabalha na rea operacional e no possuem acesso ao computador, impressora, e por isso utilizam a comunicao verbal. Foi solicitado tambm que os colaboradores fizessem sugestes e dessem opinies para melhorar a comunicao entre empresa e empregado. As principais sugestes/opinies gravitam em torno da necessidade do MSC realizar mais reunies, as quais seriam uma forma dos funcionrios esclarecerem suas dvidas em relao ao trabalho, melhorando a comunicao e consequentemente o ambiente de trabalho; ouvir com mais frequncia os funcionrios e melhorar o relacionamento entre os funcionrios, conforme se pode observar no quadro3: Quadro 3. Representao das sugestes e opinies dos funcionrios SUGESTES/OPINIES
Mais reunies Os funcionrios devem ser escutados com mais frequncia Melhor relacionamento entre os funcionrios Melhorar o salrio Disponibilizar cursos para os funcionrios Ter uma caixa de sugestes e reclamaes
Fonte: Prpria pesquisa

QUANTIDADE DE CITAES
19 7 7 3 3 2

A comunicao interna tem efeito positivo , quando aplicada corretamente, pois esta proporciona aos funcionrios um ambiente interno estvel e confivel, proporcionando mais unio e cumplicidade. O tipo de relao que o Shopping tem com seus empregados pode motivar ou desmotiv-los na realizao de suas tarefas, por isso as trocas de informaes deve serconstante, para que ambos possam estaralinhados em um nico objetivo. 5.5. Aspectos Gerais do Sistema de Comunicao Social Interna do MSC Para descrever os aspectos gerais do sistema de comunicao interna do MSC utilizouse como referncias a estrutura do processo de comunicao apresentadas por Chiavenato (2007) identificando as fontes transmissoras; os canais; os receptores/destino e os rudos nos nveis estratgicos e operacional. Foi considerado para este estudo como componentes do nvel estratgico a Diretoria Geral e a Secretria, o Gerente financeiro, o Gerente Operacional e a Gerncia de Promoes e Eventos e do nvel operacional pelo Auxiliar Administrativo, pelos Supervisores, Setor de Manuteno, Recepo, Seguranas, Encarregado de Servios Gerais e sua equipe, conforme apresentados na Figura 4. Conforme se pode observar no quadro 4, no nvel estratgico, o Sistema de Comunicao constitudo basicamente pelos canais verbais, escrita e telefone, tanto para emitir como para receber. Quanto ao canal verbal, no foram observadas muitas falhas pelo fato do feedback ser imediato, tendo os emissores oportunidade de realizar correes rapidamente. Tambm no foram observadas falhas considerveis no uso do canal escrito, pois, os emissores o usam de forma bem clara e objetiva, atravs de mural/quadro de avisos no deixando dvidas aos receptores. Atravs de conversas com os funcionrios e de algumas ligaes feitas para o MSC, constatou-se que o telefone, apesar de tambm proporcionar feedbacks rpidos, apresentou evidncias de rudos, pois a falta de manuteno peridica na

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central telefnica faz com que a comunicao no seja sempre eficaz havendo interferncias na comunicao. Quadro 4. Sistema de Comunicao Interna do MSC - NVEL ESTRATGICO
EMISSORES DIRETORIA. GERAL SECRETRIA GERNCIAS PRINCIPAIS CANAIS Verbal - Escrito Telefone Verbal - Telefone Verbal - Telefone RECEPTORES Secretria; Gerncias; Supervisores; Encarregados de Serv.Gerais; Recepo Diretoria Geral; Gerncias;Recepo Diretoria Geral; Aux. Administrativo; Superviso Manuteno; Recepo; Encarregados de Serv.Gerais PRINCIPAIS RUDOS Ausncia de Reunies Interferncias (chiados) Interferncias (chiados) Ausncia de Reunies Interferncias (chiados)

Fonte: Prpria pesquisa

Como j demonstrado na anlise de dados o sistema de comunicao do nvel operacional constitui-se tambm em sua maioria, atravs dos canais verbais, HT (Walkie Talkie) e telefone tanto pelos emissores quanto pelos receptores. Vale destacar ainda, que neste nvel organizacional, alm das interferncias provocadas pela falta de manuteno dos aparelhos (HT e telefone), os rudos acontecem tambm, em menor escala a nvel verbal pela maneira como os emissores e receptores se expressam, na medida em que geralmente usam um vocabulrio nem sempre claro e objetivo (QUADRO 5). Quadro 5. Sistema de Comunicao Interna do MSC-NVEL OPERACIONAL
EMISSORES AUXILIAR ADMINISTRATIVO PRINCIPAIS CANAIS Verbal Telefone Verbal HT Verbal Telefone Verbal Telefone HT Verbal HT Verbal HT Verbal RECEPTORES Gerente Financeiro -Supervisores Manuteno - Recepo Encarregados de Serv.Gerais Gerente Operacional Seguranas Gerente Operacional Diretoria Geral - Secretrias Gerncias - Aux. Administrativo Superviso -Manuteno Seguranas - Encarregados de Serv.Gerais - Equipe de Serv. Gerais Superviso Gerncias - Recepo - Equipe de Servios Gerais Encarregados de Serv.Gerais PRINCIPAIS RUDOS Interferncias (chiados) Ausncia de reunies Falta de clareza e objetividade nas palavras Interferncias (chiados) Ausncia de Reunies Ausncia de Reunies Falta de clareza e objetividade nas palavras Interferncias (chiados) Falta de clareza e objetividade nas palavras Interferncias (chiados) Falta de clareza e objetividade nas palavras Interferncias (chiados) -

SUPERVISO

MANUTENO

RECEPO

SEGURANAS ENCARREGADOS DE SERVIOS GERAIS EQUIPE DE SERVIOS GERAIS

Fonte: Prpria pesquisa

Um ponto que se destaca na anlise do Sistema de Comunicao nos dois nveis organizacionais do MSC refere-se ausncia de reunies como a principal falha geradora de problemas e insatisfao. Como identificado anteriormente,o nico setor em que h reunies o de servios gerais. Em conversa informal com uma das encarregadas desta unidade administrativa obteve-se a informao de que as reunies foram iniciativa dela prpria, que

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sentiu necessidade desse to importante meio, o qual fornece o feedback necessrio para avaliao dos servios e a satisfao dos colaboradores. Outro ponto de destaque referente ao rdio de comunicao (HT) que, apesar de ser utilizado pela maioria dos colaboradores, no submetido manuteno peridica, ocasionando assim falhas nas mensagens fazendo com que no sejam codificadasadequadamente, provocando rudos na comunicao. O mesmo ocorre com o telefone, com expressiva incidncia de uso pela diretoria geral, gerncias e principalmente pela recepo. Vale ressaltar que a falha neste canal (telefone) interfere diretamente na comunicao externa, visto que um dos setores que mais usa este aparelho a recepo, ou seja, a porta de entrada da empresa e o elo que interliga todos os setores. No quadro 6 pode-se observar o sistema de comunicao interna da recepo do Macap Shopping Center. Quadro 6. Sistema de Comunicao Interna do MSC - RECEPO
SETORES DIRETORIA GERAL SECRETRIA GERNCIAS AUX. ADMINISTRATIVO SUPERVISO MANUTENO SEGURANAS ENCARREGADOS S.G SERVIOS GERAIS EMISSOR CANAIS RUDOS Telefone - Verbal Interferncias Telefone - Verbal Interferncias Telefone- Verbal Interferncias Telefone - Verbal Interferncias HT - Verbal Interferncias Verbal HT - Verbal Interferncias HT - Verbal Interferncias Verbal RECEPTOR CANAIS Telefone -Verbal - Escrita Telefone -Verbal - Escrita Telefone - Verbal - Escrita - HT Telefone -Verbal - Escrita HT -Verbal Verbal HT -Verbal HT -Verbal Verbal RUDOS Interferncias Interferncias Interferncias Interferncias Interferncias Interferncias Interferncias -

Fonte: Prpria pesquisa

A recepo , literalmente, a porta de entrada da empresa, onde todos os setores tm o primeiro contato. Os principais canais utilizados neste setor so: o verbal, o telefone e o rdio (HT). Observando o quadro 6, pode-se confirmar o que foi exposto anteriormente a respeito das falhas nos canais HT e telefone, onde a existncia de rudos evidente em todos os setores, tanto na transmisso como no recebimento da comunicao. Em depoimento informal, os recepcionistas disseram que unnime a reclamao da m qualidade na ligao durante a conversao, tanto do pblico interno quanto do pblico externo.Emissores e receptores reclamam do volume baixo e tambm das interferncias, os conhecidos chiados. Quanto aos rudos do canal verbal neste setor, apesar de serem em menor nmero, confirmase que proveniente da maneira como os emissores e receptores se expressam, pois nem sempre de forma clara e objetiva. Felizmente o feedback imediato, facilitando assim as correes necessrias. As representaes diagramticas do Sistema de Comunicao Interna do MSC so apresentadas nas figuras 5 e 6.

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Figura 5. Representao Diagramtica dosCanais do Sistema de Comunicao Interna do MSC.


Fonte: prpria pesquisa

Figura 6. Representao Diagramtica dos Principais Rudos do Sistema de Comunicao Interna do MSC.
Fonte: prpria pesquisa

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Os diagramas5 e 6 representam a forma sistmica da Comunicao Interna do MSC, bem como seus principais canais erudos. Vale destacar, que neste sistema o profissional de secretariado executivo possui relaes diretas com a Diretoria Geral e Supervisores, atuando como intermediador dos processos de comunicao e tomadas de decises no nvel estratgico da organizao. No nvel operacional, a atuao deste profissional se d de forma indireta, na medida em que as relaes neste nvel se coordenam principalmente atravs das intervenes provenientes das gerncias financeira e operacional e supervisores. Em termos gerais, a comunicao interna do MSC acontece atravs de fluxos verticais, horizontais e transversais, os quais nos conduz a mencionar que essa comunicao nem sempre obedece hierarquia presente na empresa.A comunicao interna do MSC tambm baseada em redes formais e informais de comunicao e, mesmo sendo poucos os canais utilizados, a maioria dos setores tem acesso ao mesmo tipo de canal, onde quase sempre os rudos so similares.Por isso, o contexto da comunicao interna do MSC no varia tanto de setor para setor, o que caracteriza similaridadenas caractersticas dos processamentos das informaes geradas nas diversas reas da empresa. 6. Consideraes Finais A comunicao interna uma porta para que a organizao obtenha o seu crescimento, pois tudo comea dentro da empresa. Com base nos resultados da pesquisa podese concluir que, embora existam ferramentas que possam auxiliar na comunicao interna, no Macap Shopping Center elas no so plenamente utilizadas e ainda apresentam rudos constantes, impedido que a comunicao flua de maneira eficiente. O referido Sistema de Comunicao Interna se fundamenta no uso dos canais verbais, escrito, telefone e Rdio. Nos canais verbais, por mais que no tenham sido observadas muitas falhas, verificouseausncia de clareza e objetividade nas relaes entre alguns setores da organizao. Entretanto, esses canais permitem feedbackimediato para que as correes adequadas sejam feitas durante o prprio processo de comunicao. O canal escrito, correspondente a toda burocracia gerada pela empresa, geralmente se desenvolve de forma clara e objetiva. Este tipo de canal mais utilizado atravs do mural/quadro de avisos onde as informaes geradas pelas gerncias so colocadas de forma direta aos funcionrios. O telefone e o rdioso meios rpidos de transmisso de informaes, porm tambm apresentaram alguns rudos, isso porque, alm das interferncias externas, os equipamentos no passam por manutenes peridicas, impedindo que a comunicao seja sempre eficaz. Vale destacar que este tipo de rudo se d por causa do desgaste natural do aparelho comprometendo a comunicao entre emissor e receptor. Constatou-se tambm que a ausncia de reunies para os funcionrios denota problemas e insatisfaes, j que atravs delas, eles teriam a oportunidade de esclarecer dvidas, dar opinies, socializar ideias para melhoria de seus afazeres. Como demonstrado na pesquisa, o setor que se rene com mais frequncia (servios gerais), mostra-se satisfeito com tal instrumento de comunicao, pois atravs desses encontros, as tarefas podem ser divididas adequadamente, obtendo melhor desempenho em seus servios rotineiros, onde podem tambm organizar-se melhor e corrigir possveis falhas atravs da avaliao. A comunicao interna uma ferramenta estratgica para harmonizar os interesses dos empregados e da empresa, onde os colaboradores so estimulados a dialogar, trocando informaes e experincias, sem que aja a separao de nveis hierrquicos. Se a comunicao interna uma relao, isso significa que necessariamente a empresa precisa dar abertura para 121

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que a comunicao entre ela e seus colaboradores ocorra, pois os funcionrios so agentes que ajudam a construir a organizao. O secretario executivo possui potencial de contribuio efetiva para a melhoria do Sistema de Comunicao Interna do Shopping, ao analisar, com os nveis estratgico e operacional, a maneira com que os elementos do sistema esto se integrando e quais ajustes necessrios. Dentre esses ajustes vale destacar a possibilidade de sinalizao para a Gerncia Operacional de alternativas de enfrentamento das falhas existentes durante as comunicaes verbais vinculadas s relaes recprocas entre superviso e seguranas e entre encarregados dos servios gerais e suas equipes de trabalho. A interveno do referido profissional tambm se torna estrategicamente importante no que se refere ao processo de capacitao e assessoramento dos diversos colaboradores do Shopping no que diz respeito a agendamento, estruturao e gesto de reunies voltadas para oportunizar aberturas para o esclarecimento de dvidas, opinies e socializao de ideias para melhoria da empresa. Desta forma, mediante a anlise dos dados da referente ao Sistema de Comunicao Interna do Macap Shopping Center, recomenda-se: a) fazer mais reunies, permitindo que todos da empresa possam ter um melhor relacionamento; b) disponibilizar cursos e treinamentos de capacitao em comunicao, o que dar aos funcionrios mais clareza e objetividade na elaborao dos documentos; c) oferecer um espao para que os funcionrios possam dar suas opinies e sugestes; d) utilizar os meios tecnolgicos mais atualizados visando melhorar os processos de comunicao entre os colaboradores; e e) fazer manutenes peridicas nos aparelhos (telefone e rdio), para que estes possam ter mais eficincia e, acima de tudo, conceder melhores condies de trabalho, valorizando aqueles que fazem a organizao. Comunicar no apenas passar uma informao.Comunicar-se obter a resposta do que foi transmitido, saber falar, mas tambm saber ouvir. muito mais fcil encontrar solues quando existe o dilogo entre as pessoas e para isso necessrio que a organizao consolide uma cultura capaz de proporcionar abertura para coloc-la em prtica. Referncias BRITO, L.C.; MILANI, T.M.; RIBAS, F.T.T. Ouvindo e conversando com o colaborador: um estudo sobre comunicao interna. Revista Global Manager Online, Caxias do Sul, v. 1, n.1, p.1-18, 2011. Disponvel em: <http://ojs.fsg.br/index.php/global/article/view/7>. Acesso em: 18 abr. 2012. CAVALCANTE, S.M. Gesto da Comunicao Organizacional: conhecendo as ferramentas e suas aplicabilidades. 2008. 66 f. Trabalho de Concluso de Curso (Especializao)-Universidade Potiguar, Joo Pessoa-PB, 2008. Disponvel em: <http://BR.monografias.com/trabalhos3/gestao-comunicacao-organizacional.shtml>. Acessado em: 27/02/2011. CHIAVENATO, I..Administrao: Teoria, processo e prtica. So Paulo. Ed. Elsevier, 2007. ECCO, T. M. S.; ROCHA, N. H. Informao & desinformao: atuao do gestor secretarial nas organizaes. In: DURANTE, D. G.; FVERO, A. A (Org.). Gesto Secretarial: formao e atuao profissional. Passo Fundo-RS: Ed. Universidade Passo Fundo, 2002. p. 136-155. FARIA, C.S.; DAMIANI, J.D.; LIMA, L.P. Cenrios da comunicao organizacional: a prtica da comunicao interna e a sua influncia sobre a imagem organizacional. Revista Pensar, Belo Horizonte-MG, v. 1. n. 2, p.1-16, 2011. Disponvel em: 122

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O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E AS LNGUAS ESTRANGEIRAS: UMA EXPERINCIA DE ENSINO DE LNGUA FRANCESA NO SINDICATO DAS (OS) SECRETRIAS(OS) DO ESTADO DE SO PAULO SANTOS, Emili Barcellos Martins Graduada em Secretariado Executivo Trilngue, Mestre e Doutoranda em Letras (USP) KUNDMAN, Maria Sabina Ps-Doutora (Universit Paris 7), Doutora em Letras (USP) Resumo No lugar do profissional de secretariado do passado, sempre s voltas com a datilografia, atendendo ao telefone, anotando recados e cuidando da agenda do chefe, o secretrio atual domina e acompanha os acontecimentos da empresa onde trabalha, interliga equipes e participa do dia-a-dia do executivo. Assim, o exerccio desta profisso requer do profissional de secretariado dos dias atuais certas exigncias, tais como o domnio de uma ou mais lnguas estrangeiras. Este trabalho tem como objetivos apresentar, discutir e analisar uma experincia de ensino de francs lngua estrangeira para profissionais de secretariado. O curso Lngua francesa para profissionais de secretariado foi ministrado nas dependncias da sede do Sindicato das(os) Secretrias(os) do Estado de So Paulo no perodo de maro a novembro de 2009 e contou com a participao de treze aprendizes atuantes no mercado de trabalho como secretrias. Este estudo de caso revela o cerne do trabalho do professor: o de ser o responsvel pela concepo de formaes lingusticas que aliem protocolos de concepo e procedimentos de Francs com Objetivos Especficos (FOS) a uma orientao para a rea secretarial. Espera-se que esta pesquisa fornea elementos para alimentar a reflexo de professores principalmente aqueles responsveis pela formao de profissionais de secretariado que, como as autoras, consideram o ensino de lnguas estrangeiras para pblicos especializados um campo extremamente dinmico marcado por constantes incertezas no qual no possvel, nem desejvel, o estabelecimento de parmetros rgidos e imutveis. Palavras-chave: Secretariado, Francs Lngua Estrangeira, Objetivos Especficos Introduo Nas ltimas dcadas, a profisso de secretrio sofreu significativas mudanas em decorrncia da necessidade de acompanhar as transformaes tecnolgicas e organizacionais ocorridas em escala internacional. No lugar de um profissional executor de meras tarefas rotineiras como ocorria at o incio dos anos de 1990, atualmente o profissional de secretariado desempenha diversos papis de relevncia nas empresas. No lugar do profissional das dcadas anteriores, sempre s voltas com a datilografia, atendendo ao telefone, anotando recados e cuidando da agenda do chefe, entra no cenrio um profissional que domina e acompanha os acontecimentos da empresa onde trabalha, interliga equipes e participa do diaa-dia do executivo. Assim, o exerccio desta profisso requer do profissional de secretariado dos dias atuais certas exigncias, tais como o domnio de uma ou mais lnguas estrangeiras. Esta uma condio necessria, sobretudo, queles que trabalham ou almejam trabalhar em alguma das diversas empresas multinacionais localizadas no pas, bem como empresas

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brasileiras que j atuam no mercado internacional ou que pretendem atuar, pois como afirma Bruno (2006, p. 27): Com o fator da globalizao uma das habilidades mais exigidas desse profissional [de secretariado] a fluncia em idiomas para leitura, verso, traduo e conversao, mas focada na linguagem culta, independentemente do idioma em questo, bem como conhecimentos protocolares das diferentes culturas. Nos setores de recursos humanos das grandes empresas, observa-se uma ntida preferncia aos currculos de candidatos que dominem outros idiomas e isso um determinante para o estabelecimento das remuneraes. De acordo com o guia de salrios, disponibilizado no stio da Federao Nacional das Secretrias e Secretrios (FENASSEC), enquanto a mdia salarial de um profissional de secretariado que domine somente o portugus de R$ 1.500,00; a de um profissional bilngue de R$ 2.500, 00 e a do trilngue, de R$ 3.500,00. A Resoluo CES/CNE 3/2005 estabelece o ensino de pelo menos uma lngua estrangeira nos currculos dos cursos de secretariado no pas. Assim, como o idioma mais solicitado pelas empresas atualmente o ingls, a maioria das graduaes em secretariado bilngue (portugus/ingls). Porm, algumas instituies de ensino oferecem cursos de secretariado trilngue, possibilitando aos alunos a aprendizagem de outro idioma alm do ingls. Sendo o espanhol o segundo idioma mais requisitado pelo mercado de trabalho para esta rea atualmente, esta a lngua estrangeira da maioria das graduaes trilngue em secretariado no Brasil. Em relao lngua francesa, apesar de ser expressivo o nmero de empresas francfonas presentes no Brasil, somente cinco estabelecimentos de ensino de nvel superior oferecem em sua grade curricular este idioma. Desta forma, surge o interesse em oferecer o curso objeto desta pesquisa, voltado para profissionais de secretariado j inseridos no mercado de trabalho. Como o ingls a lngua estrangeira predominante no ensino escolar de 1 e 2 graus no Brasil, observa-se que a maioria dos aprendizes que procuram uma formao em lngua francesa no possui um nvel avanado de proficincia neste idioma. Sendo assim, acreditamos que o professor de francs de uma turma composta por atuais ou futuros profissionais de secretariado deve estar preparado para oferecer um curso que desde a primeira aula procure atender s necessidades especficas da realidade da profisso, levando em considerao o baixo nvel de proficincia dos aprendizes neste idioma. Alm disso, neste tipo de ensino o professor deve trabalhar no somente caractersticas lingusticas e discursivas, mas tambm culturais e, desta forma, sensibilizar os aprendizes s semelhanas e diferenas entre sua prpria cultura e aquela presente no futuro ambiente de trabalho do aprendiz. Metodologia de Pesquisa Esta pesquisa tem como objetivos os de descrever, analisar e principalmente discutir uma experincia de ensino/aprendizagem de francs voltada para profissionais de secretariado. Sendo assim, os procedimentos da abordagem qualitativa nos pareceram os mais adequados. Segundo Oliveira (2005, p. 41), a abordagem qualitativa pode ser conceituada como sendo um processo de reflexo e anlise da realidade atravs de mtodos e tcnicas para 126

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compreenso detalhada do objeto de estudo. Esta abordagem visa buscar informaes fidedignas para se explicar em profundidade o significado e as caractersticas de cada contexto em que se encontra o objeto de pesquisa. Para Khoury (2008, p. 126 apud op. cit.), a interpretao dos fenmenos e a atribuio de significados so bsicos neste tipo de abordagem. O pesquisador o instrumento chave, pois tem contato direto com o ambiente natural fonte direta para coleta de dados e com a situao investigada. Todavia, esta pesquisa no se restringiu a dados qualitativos. A abordagem quantitativa tambm foi empregada com o intuito de obter dados mensurveis atravs da utilizao de recursos e tcnicas estatsticas, como no caso do tratamento das informaes obtidas nos questionrios. De acordo com Oliveira (2005, p. 43), adotar a prtica de combinar tcnicas de anlise quantitativa com tcnicas de anlise qualitativa proporciona maior nvel de credibilidade e validade aos resultados da pesquisa, evitando-se, assim, o reducionismo por uma s opo de anlise. Esta viso tambm compartilhada por Strauss e Corbin (2008, p. 44), que afirmam que o pesquisador deve fazer uso de todo e qualquer mtodo disponvel a fim de construir uma teoria densa, bem desenvolvida, integrada e ampla. Ao participar do curso objeto deste estudo como professora, a pesquisadora passou a desempenhar o papel de observadora-participante, pois fez parte do contexto que estava sendo observado/investigado, no somente modificando-o, mas tambm sendo por ele modificada. De acordo com Martins (2006, p.25), a significncia de uma pesquisa na qual h a presena de um observador-participante evidenciada pela riqueza, profundidade e singularidade das descries obtidas. Todavia, preciso neste tipo de observao atentar-se para evitar produzir um relatrio do cotidiano sem nada de novo e com caractersticas prprias do senso comum. Os instrumentos utilizados para a coleta de dados e informaes nesta pesquisa foram a o questionrio e a entrevista. O uso do questionrio justifica-se como sendo esta a forma mais usada para coletar dados, uma vez que possibilitam, segundo Nunan (1992), obter informaes que refletem com preciso o que o informante quer dizer. Para Cervo e Bervian (1983, p.159), o questionrio possui a vantagem de os respondentes sentirem-se mais confiantes, dado o anonimato, o que possibilita coletar informaes e respostas mais reais. Anlise e discusso do curso experimental Em novembro de 2008 a pesquisadora entrou em contato com a vice-diretora do Sindicato das(os) Secretrias(os) do Estado de So Paulo (Sinsesp) e exps o interesse em oferecer um curso de francs para secretrias. Alm de ter obtido logo neste primeiro contato a permisso de ministrar as aulas em uma sala do sindicato, a vice-diretora se props a enviar um e-mail de divulgao deste curso a todos os profissionais associados ao Sinsesp. Inicialmente, o curso seria oferecido no perodo matutino. Porm, como o objetivo ao oferecer esta formao no Sinsesp era ter como pblico de profissionais atuantes no mercado de trabalho como secretrias, este horrio no era satisfatrio, uma vez que o horrio de expediente em um escritrio geralmente inicia-se s 8h e estende-se at s 18h. Assim, o horrio de oferecimento de curso mudou para o horrio noturno, das 19h30 s 21h30. O intuito inicial na elaborao deste curso era preparar os aprendizes para a comunicao oral e escrita em lngua francesa no exerccio da profisso a partir de situaes do cotidiano do profissional de secretariado, tais como o atendimento telefnico, a elaborao de correspondncias comerciais, a organizao de viagens, a participao em reunies, a administrao da agenda de compromissos do executivo, entre outros. Todavia, como um dos procedimentos caractersticos do FOS a anlise de necessidades, seria necessrio que a 127

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professora se atentasse s especificidades daquela formao a fim de elaborar um curso que atendesse s necessidades das aprendizes matriculadas naquele curso. Assim, um questionrio foi aplicado na 1 aula do curso a fim de obter informaes que permitiriam no somente traar um perfil do grupo, mas tambm ter conhecimento das necessidades e/ou desejos daquelas aprendizes. Este curso foi oferecido em dois mdulos: o primeiro aconteceu no perodo de 10 de maro a 30 de junho de 2009 na sede do Sinsesp, localizado na rua Tupi, 118, Pacaembu, So Paulo. Com aulas realizadas s teras-feiras, das 19h30 s 21h30, este mdulo teve uma carga horrio total de 30 horas. J o segundo mdulo foi oferecido no perodo de 04 de agosto a 17 de novembro, com aulas no mesmo dia (s 3as feiras), no mesmo horrio (das 19h30 s 21h30) e com a carga horria total de 30 horas. Desta forma, o curso teve durao de 8 meses com uma carga horria total de 60 horas. No houve nenhum pr-requisito em relao ao nvel de lngua francesa para inscrio no curso, j que o nosso objetivo era oferecer uma formao para profissionais com nenhum ou com pouco conhecimento de francs. Na elaborao do curso objeto desta pesquisa foram utilizados os procedimentos caractersticos de uma formao em FOS. Primeiramente, foi realizada a anlise das necessidades e/ou dos desejos das aprendizes inscritas no curso. Nesta etapa inicial, a pesquisadora-professora procurou por meio das respostas obtidas no questionrio aplicado na 1 aula determinar as necessidades de formao, ou seja, as situaes de comunicao com as quais as aprendizes eram naquele momento ou seriam futuramente confrontadas no cotidiano profissional como secretrias. O segundo passo foi o levantamento de um corpus discursivo levando em considerao o nvel iniciante na aprendizagem da lngua francesa destas aprendizes, conforme revelado no 1 instrumento de coleta de dados. A terceira etapa consistiu na seleo, dentre os contedos previamente identificados, daqueles que seriam exequveis ao longo do curto espao de tempo disponvel para formao: 30 aulas com durao de duas horas ministradas ao longo de oito meses, totalizando 60 horas. A etapa seguinte foi caracterizada pela concepo de uma progresso de objetivos comunicativos igualmente exequveis durante as 60 horas de durao do curso. A quinta e ltima etapa foi dedicada elaborao das atividades didticas a serem desenvolvidas ao longo do curso Lngua francesa para profissionais de secretariado. No 1 questionrio aplicado, as necessidades ou as projees de necessidades foram identificadas a partir das respostas dadas s questes de nmero 11, 12 e 13.
PRINCIPAIS ATIVIDADES EXERCIDAS Administrao da agenda de compromissos do executivo Organizao e participao de reunies Controle e coordenao do fluxo de pagamentos do executivo Organizao de viagens nacionais e internacionais Atendimento telefnico Redao de e-mails Arquivamento de documentos fsicos Recepo de visitantes estrangeiros Administrao de servios de terceiros (motoristas, limpeza, segurana) Organizao de eventos Visita a clientes Apresentaes para a diretoria

13,7% 11,7% 9,8% 7,8% 5,8% 3,9% 1,9%

Tabela 1: Principais atividades exercidas pelas secretrias da pesquisa 128

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Baseada no modelo proposto por Pendanx (1998, p. 12), foi solicitado s alunas que assinalassem uma ou mais respostas que melhor representassem o que a aprendizagem do francs significava para elas naquele momento inicial do curso. A maioria respondeu que aprender esta lngua representava uma necessidade profissional futura. Conforme os dados apresentados nessa tabela e nas justificativas abaixo apresentadas por 11 alunas, pode-se afirmar que a maioria destas alunas via na aprendizagem do francs uma possibilidade de melhores oportunidades e ascenso na vida profissional.
Aluna A -Para aprimoramento na minha profisso e ser um diferencial no meu currculo Aprender mais um idioma que pode ser um auxlio para viagens futuramente Aluna B -Trabalho em uma empresa francesa, que muito embora utiliza (sic) o ingls como lngua universal, bem visto quem se expressa tambm no idioma francs! Aluna C - Achei uma tima oportunidade para enriquecer meus conhecimentos e curriculum Aluna D - Na sociedade em que vivemos necessrio mais de um idioma. At mesmo por motivos pessoais, onde agregamos conhecimento estudando o francs. No mercado de trabalho no Brasil, poucas pessoas tm oportunidades de conhecer fazer um 2 idioma Aluna E - Aumentar conhecimentos Aluna F - Visando justamente melhorar o meu currculo optei pelo aprendizado do francs, que eu nunca havia me programado antes para estudar, nem sequer havia imaginado Aluna G - Aprender idiomas importantssimo para a atuao profissional e comunicao pessoal Aluna H - Simplesmente adoro a lngua francesa Aluna I - Conhecer cada vez mais uma lngua importante Acho chic essa lngua Aluna J - Tenho prazer em estudar o idioma, uma realizao pessoal Quero ter acesso leitura em lngua francesa Aluna K - Importante estudar e aprimorar novos conhecimentos e aperfeioar Aluna L No respondeu Aluna M No respondeu

Com os dados obtidos com a anlise do 1 questionrio, foi elaborada uma apostila que teve como principal fonte o manual Franais. com Dbutant. Este manual, da editora francesa CLE International, faz parte de uma coleo voltada para o ensino de francs para pblicos especializados. De acordo com a apresentao feita pelos autores na 3 pgina, este manual cobre de 120 a 150 horas de curso e permite adquirir competncias do nvel A1 do Cadre europen de rfrence pour les langues, alm de ser uma boa preparao para o Certificat de franais professionnel, 1er degr (CFP1) da Cmara de Comrcio e de Indstria de Paris. Voltado para pessoas que j trabalham ou estudantes que se preparam para ingressar no mercado de trabalho, Franais. com Dbutant tem como objetivo principal levar o aprendiz com pouco ou nenhum conhecimento de francs a se comunicar rapidamente nas situaes 129

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mais habituais do dia-a-dia e do mundo do trabalho. Ao final do curso, espera-se que o aprendiz seja capaz de falar de seu trabalho, de seus estudos, de seus projetos, falar ao telefone, escrever um e-mail, marcar um compromisso, entre outros. Na elaborao do suporte didtico para o 2 mdulo, como tanto a pesquisadora quanto as alunas consideraram adequado o material utilizado no 1 mdulo, optou-se mais uma vez em ter como principal suporte o manual Franais.com Dbutant e demos continuidade apostila. Alm deste manual, foram inseridas algumas pginas do manual Secrtariat.com. As aulas deste novo mdulo tambm foram enriquecidas com o uso do manual de exerccios gramaticais Grammaire progressive du franais Dbutant. A professora passou a dedicar os 15 minutos iniciais de todas as aulas correo e ao esclarecimento de dvidas referentes gramtica do francs. Segundo Parpette (2002, p.4), o que distingue um ensino de francs geral de um ensino de FOS no o que se passa na sala de aula. Os exerccios e atividades para o FOS no se distinguem particularmente daqueles encontrados em um curso de francs geral, como questionrios de compreenso, jogos de papis, ensino gramatical e lexical etc. O curso Lngua francesa para profissionais de secretariado foi elaborado dentro da abordagem comunicativa com uma perspectiva acional, na qual a aprendizagem de lnguas considerada como uma preparao utilizao ativa da lngua para comunicao e o aprendiz como um ator social que deve realizar determinadas tarefas em determinadas circunstncias e em um determinado contexto. Na maioria das aulas, a pesquisadora procurou seguir a progresso proposta pelo manual: primeiramente atividades de compreenso para a descoberta de elementos lingusticos e, em seguida, a realizao de atividades de expresso escrita e oral mais livres. Estas atividades de compreenso eram, em sua maioria, dilogos cujos personagens encontravam- se em um contexto profissional. Todavia, devido ao baixo nvel de conhecimento da lngua francesa das aprendizes, os dilogos trabalhados no eram exclusivos do contexto do profissional de secretariado. Citemos, por exemplo, o dilogo da 3 aula, cujo objetivo foi o de trabalhar a apresentao em um contexto formal e maneiras de saudao. Este tipo de dilogo no restrito a esta profisso e geralmente est presente nas primeiras pginas dos manuais de francs geral. As aulas eram ministradas em uma sala ampla do sindicato. As cadeiras eram individuais e dispostas em semicrculo. O espao favorecia a interao entre as alunas, uma vez que podiam movimentar facilmente suas carteiras para formar pequenos grupos e realizar atividades em conjunto. O nmero reduzido de aprendizes tambm foi um fator vantajoso para os resultados positivos observados ao longo do curso. Em todas as aulas procurvamos dar o maior nmero de oportunidades para a prtica espontnea da lngua por meio das trocas no somente entre a professora e as aprendizes, mas principalmente entre as aprendizes. E o trabalho em grupo foi uma maneira de procurar fazer da sala de aula um lugar de comunicao espontnea da lngua francesa, pois como afirma Courtillon (2003), o trabalho em grupo indispensvel para criar um clima de aula que permita a expresso. Principalmente pelo fato dos encontros acontecerem somente uma vez por semana, a maioria das atividades de produo e de expresso escrita eram feitas em casa e corrigidas em sala de aula. Alm destes, era solicitado que os exerccios gramaticais tambm fossem realizados em casa a fim de serem corrigidos na aula seguinte. Por se tratar de aprendizes que iniciavam a aprendizagem do francs naquele curso, a pesquisadora deveria levar em considerao que, de acordo, com o Cadre Europen Commun de Rfrence pour les langues (CECR), nos nveis A1 ao B1, a prioridade deve ser dada ao 130

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desenvolvimento das competncias pragmticas e sociolingustica. Desta forma, contanto que a mensagem seja clara e a comunicao estabelecida, os erros devem ser tolerados nestes primeiros nveis iniciais de aprendizagem. Alm disso, conforme verificado no primeiro questionrio aplicado no incio do curso, nenhuma daquelas secretrias tinha como principal motivao aprender gramtica, mas sim ter acesso ao sentido em lngua francesa. Desta forma, o ensino gramatical deveria acontecer visando facilitao da compreenso. Ao elaborar este curso, tambm foi uma preocupao inserir aspectos interculturais. Aprender uma LE requer no somente a construo de conhecimentos de ordem lingustica, mas tambm a disposio e o interesse em entrar em contato com a cultura de um determinado grupo social. Todo aluno j entra na sala de aula com ideias pr concebidas acerca dos pases e dos povos que falam a lngua escolhida para aprendizagem. Alm disso, a metodologia utilizada e os prprios esteretipos do professor influenciam nas representaes que os aprendizes possuem. Desta forma, inserir em sala de aula materiais e promover debates acerca deste conceito apresenta-se como uma prtica positiva, uma vez que permite oportunidades de reflexo e de possveis desmitificaes de imagens estereotipadas. Logo no primeiro questionrio aplicado, foram inseridas duas perguntas que tiveram como objetivo averiguar os esteretipos dessas alunas em relao Frana e ao povo francs. As respostas obtidas demonstraram que a maioria dos esteretipos demonstra uma viso positiva em relao ao povo francs. Poucas foram as palavras com sentido negativo - como metidos, fedidos, arrogantes, e velhos atribudas aos franceses. Lehmann (1993) declara que, alm de aspectos lingusticos, primordial levar em considerao a dimenso cultural no ensino/aprendizagem de FOS. Todavia, na maioria das vezes ela excluda no momento de elaborao dos programas, o que acarreta em um ensino deficiente. Para o autor, apesar da questo do ensino dos pblicos especializados ser conhecida pelos didticos h algum tempo, pode-se afirmar que conhecemos pouco sobre esse pblico pelo fato de, at o momento, a dimenso cultural na maioria das vezes ser totalmente negligenciada. Todo professor de LE deveria promover e estimular o debate sobre aspectos interculturais em sala de aula. Em uma formao voltada para pblicos especializados, inserir aspectos interculturais faz-se ainda mais necessrio, pois mal-entendidos culturais no costumam ser bem vistos e aceitos no ambiente profissional. Como no explicar para uma secretria que todo chefe francs espera que ela utilize o pronome vous ao se dirigir a ele? Este era um dos aspectos interculturais que deveriam ser abordados no curso. Desta forma, na escolha do material pedaggico foram inseridos documentos que promovessem a discusso de aspectos interculturais, principalmente relacionados rea de secretariado. O primeiro destes debates ocorreu j na segunda aula, quando foram comparadas as formas de tratamento empregadas com pessoas de diferentes nveis hierrquicos. O prprio dilogo trabalhado nesta aula ilustrou muito bem a diferena do uso do tu e do vous em uma apresentao entre trs pessoas em um contexto profissional. Enquanto o tu utilizado ao se dirigir ao colega de trabalho, o pronome vous aquele empregado ao se dirigir e ao se referir Mme Nogueiras, funcionria de outra empresa. A partir da explicao da diferena entre o uso destes dois pronomes foi possvel iniciar um debate no qual as aprendizes puderam comparar as formas de tratamento empregadas na Frana e no Brasil. A concluso obtida foi a de, como na Frana, a relao com funcionrios de nvel hierrquico superior marcada pela formalidade. Em uma empresa francesa, espera-se que uma secretria utilize sempre o pronome vous ao se dirigir aos seus superiores, exceto se o seu chefe propuser o uso do tu, permitindo, assim, um tratamento mais informal. A escolha entre o uso de Monsieur ou Madame + sobrenome, indicando o tratamento formal ou o uso somente do 131

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primeiro nome com pessoas com as quais j existe certo grau de proximidade tambm foi um assunto apresentado na terceira aula. Em todos os debates empreendidos ao desta formao, foi possvel confrontar as duas culturas a fim de que as aprendizes descobrissem e compreendessem melhor no somente a cultura francesa, mas tambm a brasileira. O objetivo ao escolher dilogos e textos que servissem de ponto de partida para o debate sobre aspectos interculturais no era o de apresentar a interpretao da professora sobre o aspecto discutido nem o de evidenciar esteretipos, mas sim o de sensibiliz-las para um processo de reflexo intercultural. Ao final da dcima quinta aula, foi aplicado um questionrio para que pudssemos averiguar se os objetivos identificados no incio da formao estavam sendo alcanados. Este segundo questionrio serviu tambm como uma ferramenta de anlise de necessidades, pois conforme afirmam Mangiante e Parpette (2004, p.24), em uma formao de FOS a anlise de necessidades deve ser considerada como evolutiva devido a algumas razes, dentre elas a durao da formao, que geralmente limitada em relao s necessidades identificadas. No caso do curso no Sinsesp, apesar de ter sido elevado o nmero de tpicos presentes no contedo programtico proposto, foi possvel cumpri-lo nas quinze aulas que constituram o primeiro mdulo do curso. Assim, com a aplicao daquele segundo questionrio, buscou-se verificar se as escolhas feitas pela pesquisadora vinham realmente ao encontro das necessidades das aprendizes ou se era necessrio dar um novo direcionamento ao curso. Ao serem questionadas se o curso estava atendendo s expectativas, todas as participantes do curso responderam sim a esta pergunta. Ao analisar as justificativas apresentadas, foi possvel constatar que a principal causa para a satisfao no curso era a conformidade entre o que foi ensinado em sala de aula com o dia a dia de uma secretria. Como constatado no primeiro questionrio aplicado, estas aprendizes j estavam inseridas no mercado de trabalho e, desta forma, possuam um alto grau de competncia profissional, o que no acontece em outras formaes deste tipo. Em relao ao contedo programtico apresentado no incio do curso, novamente a aprovao foi unnime e, dentre as justificativas apresentadas, as aprendizes destacaram a possibilidade de uma aplicao imediata do contedo estudado e, a despeito do curto espao de tempo, a grande quantidade de tpicos vistos at aquele momento. Era necessrio igualmente ter conhecimento das dificuldades encontradas ao longo das primeiras quinze aulas. Assim, foi solicitado que as participantes selecionassem e justificassem a habilidade na qual elas haviam encontrado o maior nvel de dificuldade. De acordo com as respostas obtidas, a expresso oral foi a habilidade com o maior nvel de dificuldade (47%), o que no foi uma grande surpresa, uma vez que a expresso oral aquela que geralmente representa a maior dificuldade para a maioria dos aprendizes de uma LE. Conforme afirma Tagliante (1994, p. 47), em uma lngua estrangeira, sempre compreendemos mais do que somos capazes de produzir. Todavia, apesar de ter sido apontado por apenas 13% das participantes neste questionrio, pode-se constatar ao longo das primeiras quinze aulas que a compreenso oral representava um grande entrave para a maioria da turma. Nas atividades complementares presentes na apostila que envolviam esta habilidade, geralmente era necessrio repetir a faixa do cd quatro ou cinco vezes para que as aprendizes pudessem compreender o que estava sendo falado. Desta forma, a partir desta constatao a pesquisadora procurou inserir nas quinze aulas seguintes o maior nmero de atividades que privilegiassem a compreenso oral, dentre as quais msicas francesas. Na concepo do primeiro mdulo do curso no estava prevista a elaborao de avaliaes escritas nem orais, pois acreditou-se que, por se tratar de uma formao em FOS, o 132

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sucesso deste curso poderia somente ser averiguado no momento em que as aprendizes tivessem a oportunidade de utilizar ativamente a lngua no exerccio da profisso. Entretanto, apesar presenciar o progresso da turma no decorrer das aulas, a professora sentiu a necessidade de ter um instrumento para a verificao do desenvolvimento do processo de ensino/aprendizagem, tanto para a professora quanto para as participantes do curso. Para Courtillon (2003, p. 43), a avaliao um aspecto inevitvel da concepo de um curso. Desta forma, quando foi comunicado turma que no segundo mdulo do curso seriam feitas algumas avaliaes, nenhuma aluna foi contrria ideia. Uma delas disse que estas avaliaes tambm serviriam com uma maneira de motiv-la a estudar ainda mais o que estava sendo ensinado em sala de aula. Segundo Pendanx (1998, p.49), a avaliao possui diferentes formas e funes de acordo com os trs momentos em que realizada. A preditiva ou diagnstica, situada no incio de uma sequncia de aprendizagem, auxilia o professor a dar um melhor enfoque no curso. A avaliao formativa, assim intitulada por fazer parte do processo de formao, realizada ao longo do curso e visa incentivar o aprendiz e o professor a ter conhecimento do que foi visto, assim como das dificuldades existentes. J a avaliao formativa, geralmente realizada no final do curso, aquela que permite fazer um balano de tudo aquilo que foi visto, reconhecer que certo nmero de competncias determinadas anteriormente foi aprendido, assim como fornecer uma certificao. Neste curso, a avaliao diagnstica no foi realizada. J a formativa ocorreu na 19 aula. Nesta avaliao composta por sete questes, foi possvel avaliar a compreenso e a expresso escritas. Foi possvel igualmente abordar o aspecto da formalidade/informalidade em uma questo na qual as aprendizes deveriam identificar os marcadores nas frases que lhes permitiriam constatar se diziam respeito a uma situao formal ou informal. As nicas questes de avaliao de tpicos gramaticais foram as de letra D e E, nas quais foi solicitada a conjugao de verbos e o uso de artigos definidos e indefinidos. Com a correo da avaliao, foi possvel constatar que os resultados tinham sido muito bons, pois as notas da maioria foram iguais ou superiores a 80%. A avaliao formativa foi realizada na 30 aula. Como na primeira avaliao, a compreenso e a expresso escrita foram avaliadas. Todavia, diferentemente da anterior, nesta segunda avaliao no houve nenhuma questo diretamente ligada gramtica, como aquela na qual era solicitada a conjugao de verbos. Novamente, o desempenho da turma foi muito bom: todas as aprendizes obtiveram uma nota superior a 16, ou seja, maior que 80%. A avaliao oral consistiu em fazer uma breve apresentao da cidade de So Paulo, apresentando as vantagens e desvantagens de se morar em uma grande cidade. Aps esta apresentao que havia sido preparada previamente em casa, a pesquisadora perguntava se as aprendizes gostavam de morar em So Paulo para, em seguida, solicitar a justificativa da resposta dada. Tanto na apresentao quanto na resposta a nossa pergunta, o desempenho da maioria delas foi satisfatrio. Conforme mencionado anteriormente, a avaliao formativa tambm pode ser feita por meio de uma certificao. No caso da rea de pesquisa deste trabalho, existem dois certificados oferecidos pela Chambre de Commerce et dIndustrie de Paris (CCIP) destinados a profissionais de secretariado: o DFP secrtariat niveau B1 e o DFP secrtariat niveau B2. Com a aprovao em algum destes exames, o profissional comprova que est apto para utilizar eficazmente a lngua francesa no exerccio da profisso de secretrio. Todavia, no houve interesse por parte da turma em prestar naquele momento nenhum destes exames.

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Consideraes finais Conforme apresentado no incio deste trabalho, o profissional de secretariado dos dias atuais no mero executor de tarefas rotineiras; ao longo dos anos a secretria deixou de ser vista como algum que somente recebe ordens para desempenhar o papel de assessora no apenas de um nico chefe, mas tambm de toda a equipe de trabalho. E esta mudana de papis implica no aumento da complexidade das responsabilidades e das tarefas por elas desempenhadas. Se no passado fazer e atender uma ligao telefnica se resumia a utilizar algumas frases-padro para, em seguida, passar a ligao para o chefe, atualmente cabe s secretrias assumir uma postura ativa e, em muitos casos, ela ser a responsvel em telefonar no lugar do seu superior a fim de resolver assuntos da empresa. Desta forma, dominar apenas frases-padro como: Cest de la part de qui?, Un instant, sil vous plat, Il est en runion en ce moment, Voulez-vous laisser un message? no o suficiente para uma conversa telefnica feita ou realizada por uma secretria que necessitar de recursos lingustico-discursivos mais amplos para desempenhar esta tarefa. Tais tipos de enunciados, entretanto, seriam suficientes em um curso cujo pblico-alvo fosse o de telefonistas/recepcionistas, uma vez que, ao receber e passar ligaes nas empresas, estes profissionais geralmente no necessitam aprofundar no assunto que ser tratado nas ligaes. Outro exemplo de atividade amplamente efetuada por uma secretria onde se faz necessrio o conhecimento avanado do idioma estrangeiro a administrao da agenda de compromissos do executivo. Aos olhos daqueles que desconhecem o dia-a-dia de uma secretria, desempenhar esta tarefa pode parecer como algo muito simples. Normalmente, a imagem que se tem a do chefe ditando para a sua assistente os compromissos que sero por ele realizados ao longo da semana/ms/ano. Todavia, este apenas o incio da realizao desta tarefa, pois logo em seguida esta profissional dever entrar em contato com diferentes atores do mundo organizacional, como a equipe de trabalho, clientes, parceiros e fornecedores por meio do telefone e/ou de correspondncias. No curso no Sinsesp, a 15 e a 25 aulas foram dedicadas a este tema. O mesmo pode ser verificado para a questo da compreenso e da elaborao de e-mails: na 10 aula foi possvel trabalhar este assunto, mas de uma maneira bem simples devido ao estgio inicial de aprendizagem de francs no qual as matriculadas se encontravam, o que permitiu, por exemplo, que elas compreendessem o contedo de um email. Todavia, como neste nvel a expresso escrita muito restrita, as aprendizes apresentaram uma grande dificuldade na elaborao do e-mail proposto pelo manual. Desta forma, est suficientemente comprovado, em primeiro lugar, que as atividades realizadas ao longo deste curso experimental no se distinguem em si de atividades propostas por quaisquer cursos de Francs Lngua Estrangeira. No entanto, importante ressaltar que na concepo deste curso experimental a temtica do secretariado constituiu o cerne em torno do qual as atividades foram programadas. Sendo assim, o curso objeto desta pesquisa ministrado no contexto profissional de secretariado para um pblico com as caractersticas do grupo pesquisado caracteriza-se, por um lado, pelos protocolos de concepo e pelo procedimento da anlise de necessidades pertinentes a cursos de Francs com Objetivos Especficos e, por outro lado, como um curso de Francs Lngua Estrangeira com orientao para a rea secretarial. Conforme foi demonstrado ao longo deste trabalho, a experincia em ministrar este curso foi positiva e enriquecedora, tanto para a professora quanto para as aprendizes matriculadas, que manifestaram a sua satisfao por meio dos dois questionrios aplicados, da entrevista realizada no ltimo encontro assim como durante as aulas. Como as prprias aprendizes declaram, neste curso elas tiveram a oportunidade de iniciar a aprendizagem da 134

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lngua francesa, sendo um aspecto facilitador a temtica das aulas voltada para a rea do secretariado. Alm disso, este curso serviu como estmulo para que estas aprendizes dessem continuidade aprendizagem do francs. Referncias bibliogrficas BRUNO, I.M. O poder de influncia do profissional de secretariado no processo decisrio das organizaes. Dissertao (Mestrado em Administrao) Pontifcia Universidade Catlica, So Paulo, SP, 2006. CERVO, A.L. BERVIAN, P.A. Metodologia cientfica para uso dos estudantes universitrios. So Paulo: McGraw-Hill do Brasil, 1983. COURTILLON, J. laborer un cours de FLE. Paris : Hachette, 2003. LEHMANN, D. Objectifs spcifiques en langue trangre. Paris : Hachette, 1993. MARTINS, G.A. Estudo de Caso: Uma Estratgia de Pesquisa. So Paulo: Atlas, 2006. MANGIANTE, J.M ; PARPETTE, C. Le franais sur objectif spcifique: de lanalyse des besoins llaboration dun cours. Paris: Hachette, 2004. NUNAN, D. Research Methods in Language Learning. Cambridge: Cambridge University Press, 1992. OLIVEIRA, M.M. Como fazer pesquisa qualitativa. Recife: Bagaco, 2005. PARPETTE, C. Intgration de la formation linguistique professionnelle dans les cursus universitaires : lgitimit et limites de la dmarche. In : Actes du colloque Langues de spcialit, Tchquie, 2002. PENDANX, M. Les activits dapprentissage en classe de langues. Paris: Hachette, 1998. STRAUSS, A. CORBIN, J. Pesquisa qualitativa: Tcnicas e procedimentos para o desenvolvimento de teoria fundamentada. Traduo de Luciane de Oliveira da Rocha. Porto Alegre: Artmed, 2008. TAGLIANTE, C. La classe de langue. Paris : CLE International, 1994.

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COMPETNCIAS E HABILIDADES DO BACHAREL EM SECRETARIADO EXECUTIVO SILVA, Lais Eutlia Discente do Curso de Secretariado Executivo na UFC VITORIANO, Nayanne Discente do Curso de Secretariado Executivo na UFC CAMPOS, Rita Discente do Curso de Secretariado Executivo na UFC LEITE, Sarthre Discente do Curso de Secretariado Executivo na UFC Resumo O objetivo do trabalho identificar as necessidades de contedos curriculares para desenvolver as habilidades e competncias dos graduandos em Secretariado Executivo. O trabalho apresenta como foco a anlise dos contedos de formao especfica do curso de Secretariado Executivo ofertado pela Universidade Federal do Cear (UFC) e como ele estimula o progresso das habilidades e competncias. Para embasamento terico buscouseinvestigao por meio da legislao, livros e artigos cientficos relacionados ao tema e o projeto pedaggico do curso. Constatou-se que h a diferenciao dessas capacitaes adquiridas (habilidades e competncias) e sua interligao com as atribuies estabelecidas ao profissional. Alm disso, consta uma avaliao de como era a conduta do profissional no passado e o que mudou para a composio do perfil atual. Como resultado o trabalho apresenta proposta de criao de novas disciplinas que visam o melhoramento da grade curricular na UFC, assim como a introduo de habilitaes na formao de bacharel em Secretariado focando o desenvolvimento de idiomas e conhecimento de outras culturas. Palavras chave: Competncias. Habilidades. Formao. Introduo O objetivo deste trabalho identificar as necessidades de contedos curriculares para desenvolver as habilidades e competncias dos graduandos em Secretariado Executivo, como estudo de caso ser feita a anlisedos contedos de formao especfica do curso da UFC. Para alcanar esse objetivo, necessrio saber como e porque ocorreram mudanas organizacionais, sociais e mercadolgicas na rea de atuao do Secretariado Executivo. Sero ressaltadas as novas funes que esses profissionais exercem, assim como as atribuies, habilidades, competncias exigidas para composio do perfil atual. Com base em pesquisas e trabalhos j documentados haver a evidenciaodas modificaes ocorridas a partir da dcada de 1970 e que transformaram a profisso. Ser apontado ainda um estudo baseado nas Diretrizes Curriculares Nacionais, o que elas determinavam, por que foram revisadas e o qu elas exigem atualmente para a prtica profissional. Outro aspecto bastante relevante a diferenciao feita entre habilidades e competncias. Cita-se quantas e quais so as competncias estabelecidas e quais as habilidades que devem ser estimuladas, e determinar a relao entre elas. 137

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Nesse trabalho tambm se encontra a lista de atribuies vinculadas ao profissional de nvel superior; comparao com a ementa das disciplinas do curso e em que elas se fundem com a formao profissional. Baseados na pesquisa documental sero mostrados quais os contedos de formao especfica do curso de Secretariado Executivo fornecido pela Universidade Federal do Cear em seu Projeto Poltico Pedaggico, as disciplinas que o curso considera obrigatrias e as optativas, relacionando-as ao que pedido nas diretrizes curriculares. Haver a citao da anlise e averiguao de um trabalho de tese feito por aluna da UFC e ex-coordenadora do curso, sobre Secretariado Executivo, suas constataes sobre o que o curso necessita e o que, na opinio dela, deixa a desejar. Com base em referenciais terico-comparativos sero apresentadas propostas de criao de novas disciplinas, com justificativa e breve descrio de cada uma, alm da proposta de reviso da ementa e da insero de habilitaes na formao do bacharel em Secretariado Executivo. Habilidades e competncias requeridas dos profissionais contemporneos A profisso de Secretariado Executivo passou por vrias transformaes. No Brasil, o profissional teve seu desenvolvimento acompanhando as mudanas organizacionais, sociais e mercadolgicas. Foi-se o tempo em que suas atividades se resumiam a execuo de tcnicas secretariais, limitadas ao atendimento de telefone e recepo de pessoas. Pode-se dizer que a mudana de perfil do profissional foi acontecendo paulatinamente, possibilitandoo atuar em parceria com o executivo, auxiliando na tomada de decises. Com essa mudana no perfil e com as novas atribuies impostas aos secretrios foi preciso intensificar a formao desses profissionais. O secretrio executivo um profissional, ligado ao mbito institucional e intelectual das organizaes, exerce funes extremamente complexas e interdisciplinares, cujo foco se aplica em trabalhos de assessoria executiva. Possui formao que lhe possibilita competncias em anlises, pesquisa, interpretao, articulao de conceitos e viso holstica (NONATO JUNIOR, 2009). Esse profissional tem que reunir um grupo de caractersticas para efetuar seu trabalho com xito. Portanto, o profissional de secretariado deve ser multifuncional, polivalente e pr-ativo, pois executa diferentes tarefas, alm de assessor, tem que ser flexvel para poder se adaptar a eventuais mudanas no mbito organizacional. No quadro de Neiva e DElia (2009), podemos observar as mudanas que ocorreram no perfil dos profissionais de forma geral: Quadro1 Mudanas no perfil dos profissionais
Dcada de 70 A experincia a ferramenta usada no comando Acomodado Dependente Resiste s mudanas Carreirista Dcada de 80 O grau de escolaridade sua ferramenta de comando Confiante Poltico Ajusta-se s Mudanas Procura ser cooperador Dcada de 90 Sua performance sua ferramenta de comando Curioso Independente Gera mudanas Facilitador Sculo XXI O profissional e sua equipe so a ferramenta do sucesso dele e de outros Estudioso Tem viso global das coisas Lidera mudanas Criativo

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Dcada de 70 Seu salrio determinado pela empresa Seu conhecimento fruto da experincia profissional

Dcada de 80 Seu salrio negociado pela empresa Seu conhecimento baseado na teoria acadmica

Dcada de 90 Seu salrio conquistado pela importncia do seu trabalho Seu conhecimento fruto da aplicao prtica e da teoria

Sculo XXI Seu salrio conquistado pelo resultado de seu trabalho, bem como de sua equipe Seu conhecimento fruto do aprendizado contnuo

Fonte: NEIVA e DELIA (2009, p.36)

Para acompanhar as transformaes impostas pelas inovaes tecnolgicas e sociais foi necessria a qualificao do profissional, com o objetivo de atender s novas demandas do mercado. Para isso, a Instituio de Ensino Superior teve papel fundamental, por ser um meio de qualificao profissional. As primeiras Diretrizes Curriculares dos Cursos de Secretariado Executivo foram aprovadas pelo MEC (Ministrio da Educao) em 2002 e nelas se encontram sintetizadas o perfil profissional e as disciplinas bsicas especficas inerentes formao do secretrio. De acordo com Pereira (2001) essas diretrizes determinam o referencial tericoprtico formador das aes pedaggicas que sero desenvolvidas no processo ensinoaprendizagem, e devem dar subsdios aos projetos dos cursos de graduao da rea para que contemplem relaes entre o conhecimento terico e as exigncias da prtica da profisso. Em 2004, as Diretrizes Curriculares foram revisadas a fim de serem feitas reformulaes das grades curriculares, garantido aos egressos do curso o pleno exerccio de seus privilgios profissionais. Em 2005, atravs da Resoluo MEC N 3/2005 foram institudas as diretrizes para o curso de Secretariado Executivo. A interpretao dos princpios formadores das Diretrizes Curriculares permite a flexibilidade para que as IES construam os currculos, fornecendo aos acadmicos as competncias intelectuais necessrias. Para que a formao do profissional de secretariado contemple os quesitos das Diretrizes Curriculares Nacionais o ensino deve ser centralizado nas habilidades e competncias que so requeridas pelos profissionais. Habilidade e competncia so conceitos diferentes, portanto importante fazer a diferenciao desses conceitos, como coloca (Moretto e Mello (2002, p.2):
As habilidades esto associadas ao saber fazer: ao fsica ou mental que indica a capacidade adquirida. Assim, identificar variveis, compreender fenmenos, relacionar informaes, analisar situaes-problema, sintetizar, julgar, correlacionar e manipular so exemplos de habilidades harmonicamente desenvolvidas e que caracterizam, por exemplo, uma funo/profisso especfica: ser arquiteto, mdico ou professor de qumica. As habilidades devem ser desenvolvidas na busca das competncias.

As habilidades so a capacidade de saber fazer ou desempenhar funes e esto intimamente ligadas s atitudes e competncias (MELLO, 2000).Podem ser divididas em trs grupos: Habilidades pessoais: saber lidar com o stress e criatividade na resoluo de problemas. Habilidades interpessoais: influncia, comunicao. 139

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Habilidades de grupos: habilidade de trabalhar em grupo, saber delegar funes. As habilidades que esto sendo exigidas dos profissionais contemporneos esto ligadas a esses trs grupos apresentados acima, como: pr-atividade, bom-senso, iniciativa, dinamismo, esprito empreendedor, energia, vitalidade. Essas habilidades fazem com que o profissional seja responsvel pelo processo decisrio onde trabalha. J as competncias esto associadas execuo efetiva das tarefas e se refere capacidade de execuo, com xito em uma determinada tarefa. (MELLO, 2000). A competncia remete mobilizao de conhecimentos e habilidades em uma causa especfica. A capacidade de saber agir num contexto especfico, como profissional, de forma responsvel e legitimada, pela mobilizao, integrao e transferncia de conhecimentos, habilidades e capacidades em geral, pode ser definida como competncia (BOTERF eREIS, 2002). Sendo assim, pode-se definir habilidade como sendo capacidade humana, e competncia como capacidade tcnica. O profissional de secretariado rene em si, um contingente de tarefas de naturezas necessrias aos processos administrativos, que exigem competncia tcnica, interpessoal e contnuo aperfeioamento intelectual, sendo fundamental a aquisio de diferencial competitivo. Dentre as suas funes, possvel mencionar: gerenciamento de conflitos, capacidade de concretizar negociaes, iniciativa e liderana para tomar decises, alocar credibilidade nas relaes com clientes internos e externos, habilidades no uso das novas tecnologias de informao, domnio de idiomas e ainda um admirvel comportamento tico (DURANTE, 2009). Habilidades e competncias necessrias atuao do secretrio executivo Os cursos de nvel superior so orientados por diretrizes curriculares estabelecidas pelo Ministrio da Educao. O curso de Secretariado Executivo teve suas Diretrizes Curriculares Nacionais institudas pela Resoluo N3, de 23 de junho de 2005. Tal resoluo em seu artigo 4 prope treze competncias e habilidades que devem ser reveladas pela formao profissional. So elas: Art. 4 O curso de graduao em Secretariado Executivo deve possibilitar a formao profissional que revele, pelo menos, as seguintes competncias e habilidades: I - capacidade de articulao de acordo com os nveis de competncias fixadas pelas organizaes; II - viso generalista da organizao e das peculiares relaes hierrquicas e Inter setoriais; III - exerccio de funes gerenciais, com slido domnio sobre planejamento, organizao, controle e direo; IV - utilizao do raciocnio lgico, critico e analtico, operando com valores e estabelecendo relaes formais e causais entre fenmenos e situaes organizacionais; V - habilidade de lidar com modelos inovadores de gesto; VI - domnio dos recursos de expresso e de comunicao compatveis com o exerccio profissional, inclusive nos processos de negociao e nas comunicaes interpessoais ou intergrupais; 140

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VII - receptividade e liderana para o trabalho em equipe, na busca da sinergia; VIII - adoo de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da produtividade dos servios, identificando necessidades e equacionando solues; IX - gerenciamento de informaes, assegurando uniformidade e referencial para diferentes usurios; X - gesto e assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresariais; XI - capacidade de maximizao e otimizao dos recursos tecnolgicos; XII - eficaz utilizao de tcnicas secretariais, com renovadas tecnologias, imprimindo segurana, credibilidade e fidelidade no fluxo de informaes; e XIII - iniciativa, criatividade, determinao, vontade de aprender, abertura s mudanas, conscincia das implicaes e responsabilidades ticas do seu exerccio profissional. Segundo a legislao em vigor para o Secretariado Executivo, Lei n 9.261 de 10/01/96 que alterou a Lei 7.377 de 30/09/85, as atribuies do profissional de nvel superior so:
Art. 4 So atribuies do Secretrio Executivo:I - planejamento, organizao e direo de servios de secretaria; II - assistncia e assessoramento direto a executivos; III - coleta de informaes para a consecuo de objetivos e metas de empresas; IV - redao de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;V - interpretao e sintetizao de textos e documentos; VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferncias, palestras de explanaes, inclusive em idioma estrangeiro; (VETADO)VII - verso e traduo em idioma estrangeiro, para atender s necessidades de comunicao da empresa;VIII - registro e distribuio de expedientes e outras tarefas correlatas; IX - orientao da avaliao e seleo da correspondncia para fins de encaminhamento chefia;X conhecimentos protocolares.

O perfil do profissional em Secretariado Executivo tem passado por muitas alteraes, conforme podemos observar no quadro exposto por Neiva e DElia (2009, p. 37): Quadro 2 Mudanas no perfil do profissional em Secretariado Ontem Dcada de 90 Sculo XXI
Formao dispersiva, autodidatismo Falta de qualquer requisito para o aprimoramento Ausncia de poltica para recrutamento e seleo Organizaes burocrticas com tarefas isoladas Existncia de cursos especficos para formao Cursos de reciclagem e de conhecimentos peculiares Exigncia de qualificao e definio de atribuies e plano de carreira Organizaes participativas, tarefas definidas, trabalho com qualidade, criatividade e participao. Tarefas definidas pelo novo estilo gerencial. Secretrio como profisso Amadurecimento profissional cdigo de tica Constante aprimoramento e desenvolvimento contnuo Viso holstica e trabalho em equipe, conscincia profissional Organizaes empreendedoras, trabalho em equipe, viso global, metodologia flexvel, diviso de responsabilidade Tarefas globais com autonomia para execuo Secretrio com reconhecimento profissional e comprometido com resultados Objetivo do trabalho definido pela equipe empreendedora

Tarefas traadas pela chefia Secretrio como funo

Objetivo de trabalho determinado pelo poder da chefia

Objetivo de trabalho definido pela necessidade do mercado

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Ontem
Falta de recursos

Dcada de 90
Domnio em informtica e outros conhecimentos

Sculo XXI

Chefia

Necessidade constante de aprimoramento e de novos conhecimentos e de viso do negcio. Executivo Parceria Fonte: NEIVA e DELIA (2009, p. 37):

Todas as caractersticas necessrias ao profissional de Secretariado Executivo esto inter-relacionadas nas legislaes profissional e educacional mostrando-se coerentes com os movimentos de crescimento da profisso. No dizer de Neiva e DElia (2009) sobre o secretrio, ao mesclar competncias tcnicas e comportamentais, ele rene o fazer e o assessorar, escolhe ferramentas tecnolgicas e exercita habilidades de relacionamento, comunicao, administrao de conflitos, acompanhamento de objetivos e metas, pode-se perceber tal coerncia. Verifica-se que na opinio da comunidade acadmica, a qual analisa e estuda o perfil do profissional e as exigncias do mercado, tambm existe adequao da legislao realidade, como observamos em Custdio, Ferreira e Silva (2008) ao dizerem que A instituio pblica, assim como a particular, exige dos profissionais secretrios maior qualificao e disposio para enfrentarem os desafios com os quais se depara em meio modernizao administrativa. E em Sinigaglia (2005) que afirma:
A nova secretria faz parte da equipe que busca ideias e solues para ampliar os negcios, aumentar as vendas, melhorar a imagem da organizao. Para tanto, deve ter viso geral da organizao, estar conectada com os avanos da tecnologia e gerenciamento das informaes que faro dela um diferencial no mercado de trabalho. Dela so exigidas tarefas de grande responsabilidade, as quais requerem o conhecimento das caractersticas da organizao para a qual trabalha, alm de capacidade de organizao, comunicao e adaptabilidade frente s novas necessidades e expectativas das empresas, bem como domnio da informtica.

Durante (2005) faz uma anlise sobre liderana e gestores, levando em considerao que o profissional de secretariado atua como gestor, elencando as caractersticas pertinentes. J Pinheiro (2005) faz uma explanao das competncias tica e comunicacional abordando a necessidade e importncia de tais campos de conhecimento. Moura (2008) faz um estudo sobre as mudanas correntes no trabalho e nas competncias requeridas aos profissionais secretariais. Hilleshein e Torres (2006) analisam a atuao dos secretrios no mercado contemporneo fazendo uma relao com as competncias, habilidades e funes do secretrio e as necessidades das organizaes. Corrobora com essa linha de pensamento a concluso obtida por Barros, Braga e Silva (2010) ao estudar as competncias gerenciais do secretrio executivo:
O profissional de secretariado executivo atuante no nvel estratgico de uma empresa possui atribuies ligadas ao planejamento estratgico e a definio dos objetivos da empresa. Percebeu-se que as competncias gerenciais presentes nas atribuies do profissional de secretariado executivo no nvel estratgico, so: o pensamento estratgico, capacidade de identificar oportunidade de crescimento, inovao e elaborar objetivos na organizao. Quanto s competncias gerenciais necessrias a atuao do secretrio executivo, percebeu-se que as mesmas esto ligadas a nova postura que esse profissional est assumindo nos ltimos anos: pensamento estratgico, empreendedorismo, tomadas de decises, comunicao, trabalha em equipe, orientao para o cliente, inovao e criatividade, entre outras competncias esto sendo inseridas na profisso de secretariado executivo.

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Outro enfoque dado nas Diretrizes Curriculares Nacionais so os campos de formao, conforme Artigo 5: Art. 5 Os cursos de graduao em Secretariado Executivo devero contemplar, em seus projetos pedaggicos e em sua organizao curricular, os seguintes campos interligados de formao: I - Contedos bsicos: estudos relacionados com as cincias sociais, com as cincias jurdicas, com as cincias econmicas e com as cincias da comunicao e da informao; II - Contedos especficos: estudos das tcnicas secretariais, da gesto secretarial, da administrao e planejamento estratgico nas organizaes pblicas e privadas, de organizao e mtodos, de psicologia empresarial, de tica geral e profissional, alm do domnio de, pelo menos, uma lngua estrangeira e do aprofundamento da lngua nacional; III - Contedos terico-prticos: laboratrios informatizados, com as diversas interligaes em rede, estgio curricular supervisionado e atividades complementares, especialmente a abordagem terico-prtica dos sistemas de comunicao, com nfase em softwares e aplicativos. O foco deste trabalho foi a observao dos contedos de formao especfica no curso de Secretariado Executivo da UFC. De acordo com o Projeto Poltico Pedaggico (2006) do referido curso, as seguintes disciplinas compem o elenco de formao especfica:
CATEGORIA II: Conhecimento de Formao Profissional e Especfica:Disciplinas Obrigatrias: Contabilidade Geral; Introduo Economia; Introduo Administrao; Gesto Empresarial; Comportamento Organizacional; Tcnica de Secretariado I e II; Organizao de Eventos; Introduo Estatstica; Matemtica Financeira; Administrao de Tecnologia da Informao; Sistemas de Informao e Banco de Dados; Portugus Instrumental I e II; Lngua Inglesa I a VI; Comrcio Exterior; Administrao de Recursos Humanos; Direito Administrativo e Legislao Social e Trabalhista.Disciplinas Optativas: Organizao e Mtodos; Espanhol I a IV; Dinmica Gerencial;Logstica; Administrao e Assessoria em Relaes Pblicas.

Em sua tese, Brando (2010) faz uma averiguao da Formao do Profissional Secretrio Executivo na UFC e conclui que mesmo com a nova grade curricular em vigor desde 2007.1 existem carncias na formao do profissional, constatada por meio de avaliao de perfis de alunos ingressantes e concludentes em 2008.2, professores, egressos e dirigentes de empresas. No seu desenvolvimento faz uma abordagem sobre conceitos de competncias e habilidades. importante ressaltar o pensamento de Del Prette e Del Prette:
a) Habilidades sociais de comunicao: fazer e responder a perguntas, gratificar e elogiar, pedir e dar feedback nas relaes sociais, iniciar, manter e encerrar conversao. b) Habilidades sociais de civilidade: fizer por favor, agradecer, apresentar-se, cumprimentar, despedir-se; c) Habilidades sociais assertivas de enfrentamento: manifestar opinio, concordar, discordar, fazer, aceitar e recusar pedidos, desculpar-se e admitir falhas, estabelecer relacionamento afetivo/sexual, encerrar relacionamento, expressar raiva e pedir mudana de comportamento, interagir com autoridades, lidar com crticas; d)Habilidades sociais empticas: parafrasear, refletir sentimentos e expressar apoio; e)Habilidades sociais de

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trabalho: coordenar grupo, falar em pblico, resolver problemas, tomar decises e mediar conflitos; f) Habilidades sociais de expresso de sentimento positivo: fazer amizade, expressar solidariedade e cultivar o amor (DEL PRETTE; DEL PRETTE, 2001, p.62)

A descrio dessas habilidades sociais encaixa-se perfeitamente ao perfil exigido de um profissional de Secretariado Executivo. Ressaltam-se ainda as caractersticas apresentadas por Bortolotto e Willers (2005) que mostram a interligao entre competncias tcnicas e humanas e o estudo feito por Mello (2005) que enfatiza a importncia e necessidade das competncias interpessoais e liderana apresentando sugestes de como podem ser desenvolvidas usando tcnicas de Inteligncia Emocional. Metodologia e anlise e discusso A presente pesquisa de natureza qualitativa. Os meios podem ser classificadoscomo pesquisa bibliogrfica e documental. Bibliogrfica por utilizar de informaes j elaboradas e publicadas constituda principalmente de livros e artigos cientficos. Documental porque os pesquisadores consultaram documentos que podem ser encontrados nos arquivos pblicos e disponveis na internet, tais como Leis, Diretrizes Curriculares e Projeto Pedaggico do curso investigado. Tambm pode ser considerada, quanto aos fins, como exploratria. exploratria porque proporciona uma nova viso do problema em estudo. Segundo Gil (2002) a pesquisa exploratria tem como objetivo proporcionar m aior familiaridade com o problema, com vistas a torn-lo mais explcito ou a construir hipteses, propiciando o aprimoramento de ideias ou a descoberta de intuies. Tambm pode ser considera descritiva, pois busca explicitar as caractersticas do objeto investigado. Para analisar a adequao do Curso de Secretariado Executivo da UFC s competncias e habilidades descritas nas Diretrizes Curriculares Nacionais foi feita uma comparao da ementa de todas as disciplinas do curso, obtidas no projeto poltico pedaggico com as referidas habilidades. Quadro 3 Comparativo entre disciplinas e competncias/habilidades (Continua...)
Disciplina Portugus Instrumental I Portugus Instrumental II Introduo a Sociologia Introduo Filosofia Relaes formais e causais entre fenmenos e situaes organizacionais Abertura s mudanas, conscincia das implicaes e responsabilidades ticas. Viso generalista da organizao e das peculiares relaes hierrquicas e Inter setoriais; Exerccio de funes gerenciais, com slido domnio sobre planejamento, organizao, controle e direo. Capacidade de maximizao e otimizao dos recursos tecnolgicos; Eficaz utilizao de tcnicas secretariais, imprimindo credibilidade e fidelidade no fluxo de informaes; segurana, Competncia / Habilidade Domnio dos recursos de expresso e de comunicao compatveis com o exerccio profissional Domnio dos recursos de expresso e de comunicao compatveis com o exerccio profissional Viso das peculiares relaes hierrquicas nas organizaes

Introduo Administrao

Tcnica de Secretariado I

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Disciplina

Competncia / Habilidade Capacidade de articulao de acordo com os nveis de competncias fixadas pelas organizaes; Habilidade de lidar com modelos inovadores de gesto;

Domnio dos recursos de expresso e de comunicao compatveis com o exerccio profissional, inclusive nos processos de negociao e nas comunicaes interpessoais ou intergrupais; Receptividade e liderana para o trabalho em equipe, na busca da sinergia; Organizao de Eventos Adoo de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da produtividade dos servios, identificando necessidades e equacionando solues; Gesto e assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresariais; Capacidade de maximizao e otimizao dos recursos tecnolgicos; Eficaz utilizao de tcnicas secretariais, com renovadas tecnologias, imprimindo segurana, credibilidade e fidelidade no fluxo de informaes; Viso generalista da organizao e das peculiares relaes hierrquicas e Administrao de Recursos Inter setoriais; Humanos Habilidade de lidar com modelos inovadores de gesto; Capacidade de articulao Viso generalista da organizao Introduo Economia Adoo de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da produtividade dos servios, identificando necessidades e equacionando solues; Gesto e assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresariais; Capacidade de articulao Domnio dos recursos de expresso e de comunicao compatveis com o exerccio profissional Capacidade de articulao Viso generalista da organizao Introduo Estatstica Adoo de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da produtividade dos servios, identificando necessidades e equacionando solues; Gesto e assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresariais; Viso generalista da organizao

Lngua Inglesa I a VI

Direito Administrativo

Gesto e assessoria administrativa Exerccio de funes gerenciais, com slido domnio sobre planejamento, Administrao e Assessoria em organizao, controle e direo; Habilidade de lidar com modelos inovadores de gesto; Relaes Pblicas Gesto e assessoria administrativa Metodologia Cientfico do Trabalho Recursos de expresso e comunicao Habilidade de lidar com modelos inovadores de gesto; Receptividade e liderana para o trabalho em equipe, na busca da sinergia; Tcnica de Secretariado II Adoo de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da produtividade dos servios, identificando necessidades e equacionando solues; Gesto e assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresariais; Iniciativa, criatividade, determinao, vontade de aprender, abertura s

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Disciplina

Competncia / Habilidade mudanas, conscincia das implicaes e responsabilidades ticas do seu exerccio profissional. Habilidade de lidar com modelos inovadores de gesto; Receptividade e liderana para o trabalho em equipe, na busca da sinergia;

Psicologia Aplicada ao Trabalho

Contabilidade Geral

Iniciativa, criatividade, determinao, vontade de aprender, abertura s mudanas, conscincia das implicaes e responsabilidades ticas do seu exerccio profissional. Capacidade de articulao Viso generalista da organizao Adoo de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da produtividade dos servios, identificando necessidades e equacionando solues; Gesto e assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresariais; Capacidade de articulao

Adoo de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da Administrao de Sistemas de produtividade dos servios, identificando necessidades e equacionando solues; Informao Gerenciamento de informaes, assegurando uniformidade e referencial para diferentes usurios; Capacidade de maximizao e otimizao dos recursos tecnolgicos; Viso generalista da organizao e das peculiares relaes hierrquicas eInter setoriais; Exerccio de funes gerenciais Gesto Empresarial Habilidade de lidar com modelos inovadores de gesto; Receptividade e liderana para o trabalho em equipe, na busca da sinergia; Gesto e assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresariais; Viso generalista da organizao e das peculiares relaes hierrquicas e Inter setoriais; Exerccio de funes gerenciais

Legislao Social e Trabalhista

Relaes formais e causais entre fenmenos e situaes organizacionais; Gesto e assessoria administrativa Instituies de Direito Viso generalista da organizao Gerenciamento de informaes, assegurando uniformidade e referencial para diferentes usurios; Sistemas de Informao e Banco Gesto e assessoria administrativa de Dados Capacidade de maximizao e otimizao dos recursos tecnolgicos; Eficaz utilizao de tcnicas secretariais, com renovadas tecnologias, imprimindo segurana, credibilidade e fidelidade no fluxo de informaes; Exerccio de funes gerenciais Utilizao do raciocnio lgico, crtico e analtico, operando com valores e estabelecendo relaes formais e causais entre fenmenos e situaes organizacionais; Comunicaes interpessoais ou intergrupais Comportamento Organizacional Receptividade e liderana para o trabalho em equipe, na busca da sinergia; Gesto e assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresariais; Iniciativa, criatividade, determinao, vontade de aprender, abertura s mudanas, conscincia das implicaes e responsabilidades ticas do seu exerccio profissional.

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Disciplina

Competncia / Habilidade Capacidade de articulao Viso generalista da organizao Adoo de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da produtividade dos servios, identificando necessidades e equacionando solues; Gesto e assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresariais; Capacidade de articulao Viso generalista da organizao Adoo de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da produtividade dos servios, identificando necessidades e equacionando solues; Gesto e assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresariais; Capacidade de articulao Viso generalista da organizao Adoo de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da produtividade dos servios, identificando necessidades e equacionando solues; Gesto e assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresariais; Capacidade de articulao Viso generalista da organizao

Matemtica Financeira

Comercio Exterior

Administrao Mercadolgica I

Adoo de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da Administrao e Analise produtividade dos servios, identificando necessidades e equacionando Financeira e Oramentria solues; Gesto e assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresariais; Fonte: elaborado pelos autores

Como se pode observar todas as disciplinas possibilitam que pelo menos uma das competncias seja revelada pela formao profissional. Considerando a abordagem dos campos de formao, subdivididos em bsicos, especficos e terico-prticos, foram analisados os contedos especficos e concluiu-se que: As disciplinas Contabilidade Geral; Introduo Economia, Introduo Estatstica, Matemtica Financeira, parecem ter relao mais prxima com estudos relacionados com as cincias econmicas. Administrao de Tecnologia da Informao; Sistemas de Informao e Banco de Dados relacionam-se com as cincias da informao. Direito Administrativo e Legislao Social e Trabalhista relacionam-se com as cincias jurdicas. Assim as referidas disciplinas enquadram-se com mais equidade descrio de contedos bsicos feita na Resoluo n3 de 2005 do MEC. Observou-se que a disciplina Psicologia Aplicada ao Trabalho no se encontra em nenhum dos trs grupos apresentados no projeto pedaggico do curso, acredita-se, porm, que faa parte do grupo de formao especfica. Fazendo um comparativo com os estudos elencados na Resoluo n3 de 2005 do MEC e as disciplinas listadas no projeto pedaggico do curso elaborou-seo seguinte quadro: 147

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Quadro 4 Comparativo entre reas de estudo e disciplinas


reas de estudo na Resoluo n3 de 2005 do MEC Tcnicas secretariais Gesto secretarial Psicologia empresarial Administrao e planejamento estratgico nas organizaes pblicas e privadas Organizao e mtodos tica geral e profissional Domnio de pelo menos uma lngua estrangeira Aprofundamento da lngua nacional Disciplinas de Formao Profissional e Especfica do projeto pedaggico do curso de Secretariado Executivo da UFC Tcnica de Secretariado I e II; Organizao de Eventos Comportamento Organizacional; Psicologia Aplicada ao Trabalho Introduo Administrao; Gesto empresarial; Comrcio Exterior; Administrao de Recursos Humanos; Logstica; Dinmica Gerencial; Administrao e Assessoria em Relaes Pblicas Organizao e Mtodos Lngua Inglesa I a VI; Espanhol I a IV* Portugus Instrumental I e II

Fonte: elaborado pelos autores Como se pode verificar algumas reas no so abordadas por uma disciplina especfica e outras so por disciplina optativa. Para uma formao mais geral e completa interessante que todas as reas sejam estudadas com preciso. Observa-se, tambm, que as competncias e habilidades no so desenvolvidas plenamente o que pode acarretar numa formao parcial que leva ao mercado um profissional no capacitado s suas exigncias. Consideraes Finais Por se tratar de uma profisso com perfil participativo nas tomadas de decises administrativas, o Secretrio Executivo necessita, alm de suas habilidades pessoais, adquirir competncias ligadas s vrias reas de conhecimento em que pode atuar, a saber, todas as quais a informao necessitada. Dessa maneira, com um vasto campo de atuao e a alta necessidade mercadolgica por profissionais qualificados necessria a atuao das IES para que formem profissionais capacitados para a realidade profissional. Os cursos que no sobressaem seus currculos geram profissionais menos estimulados, pois estes disputaro o mercado de trabalho com profissionais formados em faculdades onde o componente curricular voltado prtica profissional. O tratamento ao componente curricular deve ser diversificado, pois independente da habilitao ao qual o discente est ligado, inerente que haja uma equiparao entre as formaes superiores, evitando disputas regionais ou locais. Modificar essa realidade difcil, pois h diversos fatores que impossibilitam a equiparao e adequao do Currculo do Curso de Secretariado Executivo, as prprias necessidades regionais so uma delas. A UFC possui uma grade curricular adequada s realidades local e regional, mas precisa inserir seu pensamento de forma global a fim de formar profissionais capacitados ao mercado de trabalho independente da localidade e da poca, para tanto algumas modificaes devem ser feitas e voltadas para quem mais necessita o discente. Com base nas referencias tericas aqui apresentadas e no estudo comparativo das disciplinas de formao especfica do curso de Secretariado Executivo da UFC apresentam- se propostas de criao de novas disciplinas e reviso da ementa de algumas j existentes.

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Prope-se a criao de oito novas disciplinas apresentadas a seguir com suas justificativas e breves descries. a) Laboratrio de Prticas Secretariais: Considerando a necessidade de experincia prtica se prope a implementao de um Laboratrio de Prticas Secretariais que pode funcionar como disciplinas curtas (dois crditos) a serem inseridas do segundo ao stimo semestre com nomenclatura Laboratrio de Prticas Secretariais I a VI. As ementas ligadas a uma necessidade prtica como oralidade, empreendedorismo, liderana, tica, eventos, trabalho em equipe, etc. Observando as competncias exigidas para a prtica, caso sejam tcnicas devero ser avaliadas de acordo com a qualificao dos trabalhos produzidos e caso sejam humanas, avaliadas em grupo e individualmente de acordo com um comparativo entre o antes e depois da experincia, pois nessa situao o objetivo despertar para as melhores prticas no ambiente profissional e no julgar o comportamento humano. Metodologia desenvolvida por meio de estudos de caso, extrados da realidade ou criados intencionalmente. b) Histria do Secretariado e tica Profissional: Considerando a importncia de conhecer o passado para compreender o presente e planejar o futuro, acredita-se ser necessria a incluso de um contedo sobre a histria do secretariado. Tambm o entendimento da tica e especificamente do cdigo de tica do profissional de secretariado so fundamentais para a qualidade da profisso. Prope se uma disciplina de trs crditos ministrada na forma de Educao Distncia, devendo, porm ser cursada durante o primeiro semestre. Compreendese que o curso presencial, no entanto a legislao permite que at 20% da carga horria de cursos presenciais possam ser ministradas de forma semipresencial, conforme disposto na Portaria MEC n 4.059/2004 (artigo 1, 2). Utilizando de estudos de textos e casos, avaliados mensurando o conhecimento adquirido no decorrer da disciplina. c) Empreendedorismo: Considerando a crescente demanda de profissionais capacitados a empreender tanto no sentido empresarial quanto no profissional, se prope a disciplina de Empreendedorismo, com quatro crditos, a ser inserida na grade no mximo no segundo semestre. Sua ementa deve abordar as caractersticas do empreendedor e como desenvolv-las, mostrar onde e como se utiliza a capacidade empreendedora de cada um dentro do contexto empresarial, pessoal e profissional, a formao de uma empresa, e ainda a atuao empreendedora em uma organizao. Prope se a reviso das ementas das disciplinas Introduo Filosofia, Tcnicas de Secretariado I e II. Lembrando que Introduo Filosofia no faz parte da formao especfica, mas sentiu-se, por experincia vivenciada corroborada com os comentrios observados em Brando (2010), a necessidade de referenci-la. Para Introduo Filosofia h a sugesto de uma abordagem que faa relao entre o estudo da filosofia e a prtica profissional de modo geral e especfico ao secretariado. Indo alm da perspectiva histrica e representativa. Considerando tambm a referncia citada na ementa proposta no projeto do curso que diz evidenciando as mltiplas possibilidades de inter-relao entre poltica, tica e teoria do conhecimento. Em relao s disciplinas de Tcnicas Secretariais I e II proposta a incluso de contedos diretamente relacionados ao estudo dos conceitos bsicos da Arquivstica, bem como das tcnicas de organizao de arquivo e de documentos em geral. Diagnstico de organizao de arquivos de empresa com nfase para documentos eletrnicos e/ou novas tecnologias. Assim como estudo de temas voltados especificamente para a capacidade de maximizao e otimizao dos recursos tecnolgicos referida nas Diretrizes Curriculares. Coloca-se, tambm, como proposta a insero de habilitaes na formao superior em bacharelado. Considerando as necessidades de comunicao em outras lnguas 149

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acredita-se que o ingls , e deve ser considerado como, contedo indispensvel na formao do profissional do secretariado, no entanto percebe-se uma carncia tanto no mercado quanto nas formaes superiores de uma abordagem mais precisa tanto no ingls quanto em outros idiomas. Um estudo de outra lngua dever ser aprofundado proporcionando uma formao adequada s necessidades de comunicao global. As habilitaes aqui propostas voltam-se para a necessidade de aprofundamento em outras lnguas, e tambm as caractersticas culturais e os protocolos exercitados. Assim temos como reas de estudo alm das lnguas especficas uma abordagem em: Economia, Histria e Geografia Geral, Poltica, Cerimonial e Protocolo. Quadro 5 Habilitaes especificas para Secretariado
Habilitao Norte-americana Sul-americana Europeia I Leste Europeia II Ocidental Europeia III Meridional Europa IV Setentrional Africana Asitica I Asitica II Asitica III Lngua(s) especficas Ingls Espanhol Lnguas eslavas (russo, polaco, blgaro) Alemo; Francs Italiano; Grego Noruegus Africner Chins Japons rabe

Fonte: elaborado pelos autores Essas habilitaes foram propostas considerando uma diviso geogrfica no sentido fsico. Podem ser aprimoradas e revisadas tendo em vista uma abordagem poltica ou cultural. O importante investigar e conhecer as necessidades do mercado e proporcionar uma formao que prepare o profissional para atuar com excelncia e conquistar esse mercado. Outras propostas para habilitao podem ser na rea de secretariado escolar, assessoria jurdica, assessoria contbil, assessoria em tecnologia da informao, dentre outras ainda a serem averiguadas em seus campos de atuao e necessidade mercadolgica. Referncias BARROS, C. M .P.; BRAGA, M. C.; SILVA, J. S. As competncias gerenciais na atuao do secretrio executivo no nvel estratgico. Expectativa Secretariado Executivo, So Paulo, v. X, n 10, p. 91-106, 2011. BORTOLOTTO, M. F. P; WILLERS, E. M..Expectativa Secretariado Executivo, So Paulo, v. IV, n47, 2005. BRANDO, M. N. Formao do profissional secretrio executivo na UFC : currculo, competncia e cidadania. 2010. Tese (Doutorado em Educao) Faculdade de Educao, Universidade Federal do Cear, Fortaleza, 2010. BRASIL, MEC. Portaria N 4.059/2004. Publicada no Dirio Oficial da Unio de 13/12/2004, Seo 1, pgina 34. BRASIL, MEC. Resoluo CNE/CES N 3 de 23 de junho de 2005. Institui as Diretrizes Curriculares Nacionais para o curso de graduao em Secretariado Executivo e d outras providncias. Republicada no Dirio Oficial da Unio de 4/7/2005, Seo 1, pgina 20.

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_______. Cdigo de tica dos profissionais de secretariado. Publicao no Dirio Oficial da Unio em 7 de julho de 1989. ________. Lei n 7.377, de 30 de setembro de 1985. Dispe sobre o Exerccio da Profisso de Secretrio, e d outras Providncias. Publicada no Dirio Oficial da Unio de 01/10/1985. ________. Lei N 9.261/96. Altera a redao dos incisos I e II do art. 2, o caput do art. 3, o inciso VI do art. 4 e o pargrafo nico do art. 6 da Lei n 7.377, de 30 de setembro de 1985. Publicada no Dirio Oficial da Unio de 11/01/1996, Seo 1, pgina 393. CUSTDIO, C. M. P. B; FERREIRA, F. D. L. V. de C e. O Profissional de Secretariado na Gesto Pblica: um Estudo de Caso na Faculdade de Medicina da Universidade Federal do Cear UFC. Secretariado Executivo em Revist@, Passo Fundo, n4, 2008. DURANTE, D. G.. Liderana: um desafio constante aos gestores. Secretariado Executivo em Revist@, Passo Fundo, n1, 2005. DURANTE, D. G; FVERO, A. A. (Coord.). Gesto Secretarial: formao e atuao do profissional. Passo Fundo: Ed. UPF, 2009. GARCIA, Edma; DELIA, Maria Elizabete Silva. Secretria executiva. So Paulo: IOB Thomson, 2005. 206 p. GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4 ed. So Paulo: Atlas, 2002. HILLESHEIM , S. L ; TORRES, A.C. A atuao do profissional dos secretrios no mercado contemporneo em Uberaba-MG. FAZU em Revista, Uberaba, n. 3, p. 126-131, 2006 LIMA, T. R. B. O currculo do curso de secretariado na UFC: anlises e propostas. 1999. Monografia (Graduao em Secretariado Executivo) Faculdade de Economia, Administrao, Aturia, Contabilidade e Secretariado, Universidade Federal do Cear, Fortaleza, 1999. MELLO, G. N. Competncias e Habilidades. Revista Nova Escola On-line, 2000. Disponvel em: <http://revistaescola.abril.com.br/home> acessado em: 02 de junho de 2012 MELLO, L. A. De. Secretria executiva nos processos de inteligncia emocional. Secretariado Executivo em Revist@, Passo Fundo, n1, 2005. MOTTA, Paulo Roberto. Gesto Contempornea: a cincia e a arte de ser dirigente. 8 ed. Rio de Janeiro: Record,1997. MOURA, Maria Alice de. Trabalho e competncias em transformao: o papel da profissional de secretariado. Expectativa Secretariado Executivo, So Paulo, v. VII, n 7, p. 27-49, 2008. NATALENSE, Maria Liana Castro. A secretria do futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1998. 104 p. NEIVA, Edma Garcia; DELIA, Maria Elizabete Silva. As novas competncias do profissional de Secretariado. So Paulo: IOB, 2009. NONATO, Raimundo. Epistemologia e teoria do conhecimento em secretariado executivo. Fortaleza: Expresso Grfica, 2009. PEREIRA, Ulissia A. Diretrizes Pedaggicas para o curso de iniciao tecnolgica e cidadania do PROCEFET: a busca por uma aprendizagem significativa . 223f. Dissertao de Mestrado - Programa de Ps-Graduao em Engenharia de Produo, Universidade Federal de Santa Catarina/CEFET-RN, 2001. PINHEIRO, Jssica Rudolph. tica e comunicao: competncias fundamentais para a secretria executiva das multinacionais. Secretariado Executivo em Revist@, Passo Fundo, n1, 2005. REIS, A.B. Anlise de Competncias dos Docentes de Administrao do Ensino Superior. 94f. Dissertao de Mestrado - Programa de Ps-Graduao em Engenharia de Produo, Universidade Federal de Santa Catarina, 2002. 151

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SINIGAGLIA, Daniela. Curso de Secretariado Executivo Bilnge da UPF proporciona aos alunos interao com a internet. Secretariado Executivo em Revist@, Passo Fundo, n1, 2005. UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEAR. Projeto Poltico Pedaggico do Curso de Secretariado Executivo. Fortaleza, 2006. VIEIRA, Maria Aparecida. A funo gerencial da Secretria Executiva. Artigos. Disponvel em: <http:// www.fenassec.com. br.html>. Acesso em 10 Set. 2002.

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I COLQUIO NACIONAL DE PRTICAS E RELATOS DE EXPERINCIAS EM SECRETARIADO

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I COLQUIO NACIONAL DE PRTICAS E RELATOS DE EXPERINCIAS EM SECRETARIADO Coordenadora: Profa. Me. Daniela Giareta Durante UPF / RS Data/Horrio: 27 de setembro de 2012 s 15h30min Objetivo: Promover o intercmbio e troca de experincias entre os profissionais e estudantes e demais interessados presentes no colquio. Enfoque esperado pela organizao do evento: A profisso de secretariado vem ganhando maior destaque no mercado de trabalho. Prova disso, o aumento de oportunidades de trabalho para os estudantes e profissionais de Secretariado. Muitas vezes, o aluno j tem contato com a realidade profissional no primeiro nvel ou ano de curso, o que altamente positivo. Por outro lado, essa profisso nem sempre valorizada como se espera. comum os profissionais, aps 3, 4 anos de estudo, permanecerem na mesma funo e na mesma faixa salarial, quando se espera que esse tempo de estudo seja recompensado e valorizado, gerando certa desmotivao por parte dos estudantes. Outro fator o grande nmero de profissionais que atuam na rea, em todo o pas, sem a devida formao (sem nunca terem estudado secretariado). Certamente uma das razes porque o diploma no garante aumento salarial. Depende muito mais do nvel de doao, capacidade e competncias do profissional. O ensino superior capacita e potencializa o sujeito para o exerccio de dada profisso e a outra parte depende de cada pessoa. Num primeiro momento, o jovem no tem essa percepo e por isso no se motiva a buscar o ensino superior. Essa situao gera nos cursos de secretariado o esvaziamento de turmas at o fechamento dos cursos, tornando um circulo vicioso. Desse modo, a realizao desse colquio prope o compartilhamento de experincias acadmicas e profissionais em Secretariado com o objetivo de levar os participantes a refletirem sobre as suas prprias prticas/experincias e sobre a profisso secretarial de modo geral. Estrutura:

Coordenadora Profa. Daniela Durante Expositor (Estudante/Estagirio) Eduardo Souza Fecomrcio/AP edwardsouza3@gmail.com Expositor (Docente) Profa. Daniela Durante UPF gdaniela@upf.br

Expositor (Egresso/Profissional) Mariane Ribeiro IBMP/PR mrzwierzikowski@gmail.com

- O colquio teve a durao de 01h30min, entre a exposio dos convidados e consideraes/questionamentos do pblico.

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- Para a exposio foram lanadas perguntas, anteriormente contextualizadas para o pblico. Cada expositor foi convidado a contar suas experincias acerca do tema em discusso. Questes norteadoras: 1) Como foi a sua chegada no curso de Secretariado Executivo? Que fatores considerou na escolha dessa profisso? Como se descreveria na poca? 2) Como foi/ o curso? Atende(u) tuas expectativas? Aspectos mais importantes da formao? Aspectos dificultadores? 3) No mbito profissional, como se inseriu no mercado de trabalho? Antes, durante ou aps a formao? Aspectos positivos e dificultadores? Experincias significativas tanto positivas quanto negativas 4) Como percebe a profisso atualmente? Principais conquistas e desafios? 5) Como se descreve atualmente, enquanto profissional. Principais conquistas e desafios? 6) O que recomenda para quem esta iniciando a formao? E para quem ainda no buscou a formao?

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I COLQUIO NACIONAL DE PRTICAS E RELATOS DE EXPERINCIAS EM SECRETARIADO Expositor: Eduardo Csar Pereira Souza Minha chegada no curso de Secretariado Executivo se deu aps a concluso do Curso de Tcnico em Secretariado no Senac Minas concludo em 2009. As experincias no curso tcnico despertaram o interesse no aprofundamento dos estudos secretariais. Os fatores considerados foram fcil insero no mercado de trabalho e a identificao com as atividades desenvolvidas. Na poca, sem sombra de dvidas, me descreveria como um estudante interessado em novas oportunidades e que viu no secretariado grandes possibilidades de desenvolvimento. No perodo compreendido entre julho/2009 e dezembro/2010 no continuei os estudos em secretariado. Retomando apenas em fevereiro/2011 j no bacharelado e morando no Amap. O curso de Secretariado Executivo da Universidade Federal do Amap se desenvolveu muito nos ltimos meses. A princpio o considerei fraco. Ou seja, no atendeu minhas expectativas. Com o desenrolar dos meses comecei participando das causas do curso e trabalhei para que as mudanas fossem surgindo. O curso da Unifap possui uma matriz curricular vasta, com diversas reas contempladas na matriz. Infelizmente, como no s no curso daqui, mas em grande parte dos cursos do Brasil, os professores no so envolvidos com o secretariado. O que causa grandes perdas para a melhoria da profisso. No que diz respeito ao universo profissional, infelizmente, durante o curso tcnico no me inseri no mercado de trabalho. Mas, desde o ms de abril/2011 estou desenvolvendo atividades de estgio. Passando pelas empresas/departamentos: Coordenao do Curso de Secretariado Executivo/Unifap (estgio voluntrio), Embrapa Amap (estgio remunerado) e Fecomrcio/AP (estgio remunerado). Os aspectos considerados durante a insero no mercado de trabalho, ainda mais enquanto estagirio, podem estar relacionados com a pouca participao nas atividades da empresa. Dificilmente, as autarquias daro grandes responsabilidades para estagirios. Por outro lado, as experincias, mesmo que nesse posto, so de suma importncia para o desenvolvimento da carreira. No meu caso, estando atualmente na Fecomrcio, um aspecto muito positivo que considero o investimento da empresa nos colaboradores. As experincias no estgio so muito positivas, os contatos com diferentes tipos de pessoas, as conversas, as diferentes trocas de conhecimentos, tudo contribui para a minha formao. Dentre as prticas/tcnicas desenvolvidas nos estgios as mais significativas so: atendimento telefnico, atendimento a clientes internos e externos, arquivamento, redao de documentos, assessoramento a secretrios executivos, protocolo de documentos, recepo e acompanhamento de processos. A profisso de secretariado: passado e presente Se formos perceber a profisso de Secretariado h 20 anos e, posteriormente olharmos para ela hoje, quantas coisas boas j aconteceram. Isso algo maravilhoso! Creio que as principais conquistas foram: a criao da Sociedade Brasileira de Secretariado SBSEC, a consolidao de grandes eventos para nossa rea como o Congresso Nacional de Secretariado CONSEC, o Encontro Nacional Acadmico de Secretariado Executivo ENASEC e o Encontro Nacional de Estudantes de Secretariado ENESEC. A consolidao de revistas 157

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acadmicas para o secretariado, tendo mais destaque a recm lanada Revista de Gesto e Secretariado GESEC, que conseguiu a qualificao de B3 no Qualis/Capes. Algo muito positivo. E temos tambm o lanamento de bibliografias (livros) com contedos mais tericos para o Secretariado. Acredito que os maiores desafios sejam a discusso sobre o secretariado enquanto cincia, o debate sobre o retorno mais expressivo do homem no Secretariado, a discusso sobre as Leis da profisso que no atendem as necessidades de hoje, o Cdigo de tica do Secretariado que precisa de reviso para atender as demandas da profisso hoje e dentre outras questo que podero ser lembradas no decorrer das conversas. Atuao, identidade e desafios Desde minha entrada na profisso, em maro de 2008, considero que grandes fatos ocorreram para minha melhoria enquanto profissional. difcil me descrever enquanto profissional. Bom, acredito que sou muito exigente, possuo facilidade para adaptar-me as pessoas e empresas, sou muito comunicativo no trabalho, sou muito perguntador. Na verdade, minhas qualidades se confluem muito com meus defeitos. As principais conquistas enquanto profissional foram: 2009 Concluso do curso tcnico; 2010 Experincias com o trabalho o voluntrio em secretarias escolares; 2010 - Experincias profissionais em secretaria e biblioteca universitria e tambm em empresa do ramo de produtos de limpeza; 2011 Obteno do registro profissional de Secretrio Tcnico SRTE/MG n 2214; 2011 Homenagem pelo apoio e comprometimento com a profisso de secretariado durante o Congresso Internacional de Secretariado COINS em So Paulo/SP; 2011 e 2012 Os estgios em diferentes organizaes. Os principais desafios so: - Melhorar o trabalho em equipe; - Aperfeioamento nos idiomas ingls, espanhol e italiano; - Desenvolvimento de competncias humanas, pessoais e profissionais. Para os iniciantes na formao recomendo mais envolvimento com a causa secretarial. Percebo que essas pessoas so frias, no se interessam pela profisso. No sei se porque no veem perspectivas ou se falta de coragem mesmo. Para os futuros estudantes, recomendo o secretariado, pois uma das profisses mais promissoras do sculo e tambm, por incrvel que parea, no secretariado possvel ganhar muito dinheiro. Obrigado pela oportunidade. 1. Eduardo Csar Pereira Souza. Acadmico de Secretariado Executivo na Unifap. Estagirio na Fecomrcio. Contato: edwardsouza3@gmail.com

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I COLQUIO NACIONAL DE PRTICAS E RELATOS DE EXPERINCIAS EM SECRETARIADO Expositor: Mariane Ribeiro Zwierzikowski Optei pelo curso em 2004, na poca uma amiga cursava Secretariado Executivo e falava muito bem da rea, lembro que uma das coisas que me chamou ateno, talvez pela idade que eu tinha na poca, foi o fato dela estar sempre bem vestida e maquiada, era uma das coisas que mais me chamava ateno: o desejo de ser igual a ela. Hoje vejo que ela foi uma referncia e continua sendo, hoje esta mesma amiga trabalha no ramo imobilirio e tem crescido cada vez mais. Mas lembro-me que comecei a pesquisar sobre a profisso e a possibilidade de atuar em diversas reas, contar com uma grade de disciplinas bem diversa e abrangente foi o que me cativou. Na poca eu tinha 17 anos, hoje tenho 25 e acho que com 17 anos so poucos os alunos que tm cincia do futuro que desejam seguir. Felizmente passei na Pontifcia Universidade Catlica do Paran para o Curso de Bacharelado em Secretariado Executivo, e alm de maravilhada com as opes que o mercado oferecia para a profisso sempre pensei em me tornar professora na rea. Minha passagem pela PUC foi algo marcante. Aconteceram inmeros casos, em trs anos o curso teve trs diretores, ento foi um impacto para os alunos, a cada ano recomear com uma nova direo, porm os professores sempre foram muito prestativos. Como sempre, e em todos os lugares, sempre tm aqueles professores com quem os alunos tm maior afinidade. Logo no primeiro ano um professor nos chamou ateno para a realidade da profisso, nos ensinou sobre os Sindicatos, o Centro Acadmico, Federao, Conselho. Lembro que para alguns alunos o que ele falava no tinha a menor importncia. Minha trajetria foi interrompida por um trancamento, ento posso afirmar que a primeira fase foi completamente diferente da segunda: a primeira foi quando o curso era no Centro de Humanas, embora os professores fossem bons, sentia-se uma lacuna entre o que estudvamos, e o real campo de atuao. Na segunda fase, o curso havia mudado, a nova coordenao do curso havia conseguido grandes avanos. Ele tinha sido incorporado a Escola de Negcios da PUCPR, a ideia de integrao com demais cursos, uma formao mais prxima aos profissionais da Administrao nos proporcionou melhores professores, uma troca de experincia maior e tambm maior visibilidade. Vale ressaltar que em uma universidade particular os aspectos dificultadores que se destacam fazem parte da barreira financeira de cada um, pois hoje h uma mdia de 40 alunos que ingressam e 35 que se formam, e os que desistem normalmente so por motivos financeiros. Por outro lado, uma universidade particular tem uma cultura muito forte e s vezes o aluno acaba condicionado a pensar nos moldes estabelecidos pela instituio, vi essa diferena a partir da minha experincia na Universidade Estadual de Londrina. Essa linha tnue tem de ser muito bem observada por profissionais do Secretariado Executivo, e neste ponto quando o curso oferece pesquisa, isso acaba abrindo as mentes dos alunos e professores. A partir da mudana na histria do curso, posso dizer que ele surpreendeu minhas expectativas, a nova coordenao, as aes de desenvolvimento da grade curricular, o

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incentivo a produo cientfica, os eventos, acredito que ter concludo a graduao nesta nova fase foi um grande diferencial em minha formao. Profissionalmente comecei como secretria na igreja em que frequentava, foi uma experincia muito marcante, pois no tinha nada de montono ou fora da rea, na poca lembro que organizei vrios eventos com pastores palestrantes, alguns com mais de 300 participantes, mas tambm tinha a parte de recepo, agenda, organizao da igreja em si, e do acervo de livros que estava disponvel comunidade. Aps isso fui para um estgio em uma das direes de curso da prpria PUCPR. Era muito importante, pois alm do aprendizado, vrias colegas de turma estagiavam no mesmo setor, e na poca era um estgio de R$500,00, a graduao era R$590,00, ento fazia muita diferena em nossos oramentos. Ento consegui um emprego em uma empresa de automobilismo. Alm da rotina secretarial, organizava eventos de corrida. O salrio era menor, mas a experincia foi enriquecedora. A empresa era de mdio porte e familiar. Neste momento percebi a importncia das aulas de administrao, psicologia e matemtica financeira, pois em empresas com esta caracterstica a rotina muito bem definida e padres estabelecidos formam o segredo do sucesso empresarial. Meu prximo estgio foi em um rgo pblico, Secretaria dos Transportes do estado. Era uma empresa que havia sido estatizada recentemente, esta foi a minha primeira experincia como Secretria Executiva, pois logo nas primeiras semanas, acompanhei o diretor presidente a um caf da manh Brasil-Paraguai. Infelizmente o estgio no durou muito tempo, a Secretria que l atuava uma pessoa maravilhosa, mas com muita resistncia as novas tecnologias. Agenda telefnica era em fichas catalogrficas, o arquivo fsico no obedecia nenhuma ordem de classificao eficaz, entre outras situaes que me fizeram procurar uma rea onde eu pudesse implantar o que estava aprendendo na Universidade. Foi ento que decidi me dedicar ao Centro Acadmico, na poca eu j era presidente, mas para os prximos meses estava organizando um grande evento onde iria reunir grandes nomes do secretariado. Como nunca tinha ocorrido um evento deste porte na instituio, quis me dedicar ao mximo. No foi fcil, mas o resultado foi excelente. Foi um evento maravilhoso. No ano seguinte, iniciei minhas atividades na usina hidroeltrica Itaipu Binacional, como secretria e auxiliar de biblioteca. Em 2009, apesar de estar com o curso de Secretariado trancado e cursando Biblioteconomia em Londrina (norte do Paran), fui trabalhar como secretria em uma empresa de engenharia e construo civil. Fiquei um ms como secretria e logo fui promovida a auxiliar de Recursos Humanos. Para mim era o maior reconhecimento de todo meu esforo, aprendi a trabalhar com pessoas, pois alm de atender a diretoria e empresas parceiras, tinham tambm os pedreiros e operrios. Sa da empresa onde trabalhava para participar de um grupo de iniciao cientfica na universidade, isso para mim era algo novo, pois no tinha grupo de pesquisa no curso de Secretariado da PUCPR. Mas como a vida tem seu caminho, chegou poca de escolher em regressar ao secretariado ou perder o curso e seguir de vez em outra rea. Regressei. Encontrei novas oportunidades e novas portas abertas. Vi que toda esta experincia relatada havia me feito crescer e amadurecer cada vez mais. Aps regressar atuei em escritrio de advocacia o que era o meu sonho, tornou-se um de meus empregos mais agitados.

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Atuei em empresa de consultoria florestal por alguns meses e regressei PUCPR, desta vez em uma das melhores oportunidades que eu tive. Trabalhei como secretria no departamento de Inovao e Desenvolvimento de Negcios. Apenas sa da PUCPR, pois recebi uma oferta financeiramente melhor e para ser efetivada como Secretria Executiva, que onde estou hoje, no Instituto de Biologia Molecular do Paran. Eu vejo que a profisso tem conquistado grandes desafios, est se tornando cada vez mais gerencial. Vejo que o profissional tem passado de apenas executor de tarefas, para gestor de informaes o que permite que ele converse com seu gestor e participe, mesmo que nos bastidores, dos processos da empresa. Acredito que um grande desafio o contnuo reconhecimento da profisso. Vejo que os secretrios sabem o valor que tm e por isso se dedicam ao mximo para a empresa, mas nem sempre a recproca verdadeira. Atualmente me considero uma profissional apta a exercer atividades em qualquer rea, a experincia que tive me fez aprender a me adaptar em culturas diferentes e isso foi essencial. Como principal conquista, sou franca em admitir que o registro como Secretria Executiva seja uma das maiores, uma vez que vejo que muitas das minhas colegas, mesmo formadas, no so conseguem. Como desafios pessoais, quero crescer profissionalmente, me dedicar aos idiomas e buscar aprendizado na rea de gesto empresarial e gerenciamento de projetos, posteriormente um mestrado e quem sabe ingressar na carreira acadmica como professora. Para quem est iniciando a formao, eu recomendo a dedicao aos estudos, pois mesmo estagiando a prtica profissional aps a formao completamente diferente. Recomendo tambm que procurem conhecer diversas empresas para que quando formados tenham certeza da cultura organizacional que querem se inserir (acredito que isto facilita muito na hora de procurar emprego). 2. Mariane Ribeiro Zwierzikowski. Secretria Executiva do Instituto de Biologia Molecular do Paran. Contato: marianerz12@gmail.com

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I COLQUIO NACIONAL DE PRTICAS E RELATOS DE EXPERINCIAS EM SECRETARIADO Expositor: Daniela Giareta Durante Minha escolha pelo secretariado ocorreu em 1996, com 17 anos de idade, antes de finalizar o ensino mdio. Lembro-me que na escola recebemos a visita da Universidade divulgando o vestibular e ao analisar as ofertas no tive dvidas. Dentre os cursos noturnos e com mensalidade que eu poderia pagar trabalhando, o que mais me chamou ateno foi o de Secretariado Executivo Bilngue, certamente porque j trabalhava como secretria numa agncia de viagem. Ao tomar conhecimento da grade curricular, percebi a diversidade de reas e conhecimentos que envolviam a formao, o que me deixou muito segura. Outro aspecto foi o fato de ser um curso novo, tendo iniciado na Universidade de Passo Fundo (UPF) em 1995 e como jovem adolescente prefere novidades, comigo no foi diferente. Minha famlia sempre foi muito humilde e meu grupo de amizades tambm, por isso a iniciativa de ir para a Universidade causou estranhamento entre eles. O fato que no tinha condies alguma de me manter e ainda cumprir com os compromissos numa IES privada, destacando que na minha regio no existe IES pblica. Mas, no tive medo, se quer pensava que poderia no conseguir. Em maro de 1997, eu era uma das ingressantes da terceira turma de Secretariado Executivo na UPF. Fiz de tudo um pouco, com dignidade, para, ms a ms, juntar o valor da mensalidade, durante quatro anos. Foi um perodo muito difcil da minha vida, mas que valeu a pena e faria tudo novamente, com a mesma intensidade, porque tudo o que sou e tenho hoje conquistei com o Secretariado Executivo. A situao fez com que eu levasse o curso muito a srio, at demais diziam meus colegas. Mesmo assim, muitos contedos no fizeram sentido naquele momento. Gostava muito das lnguas estrangeiras, mas no tinha condies financeiras de estudar paralelamente a graduao. Tambm gostava das disciplinas exatas e no tinha muita habilidade na redao de textos. Terminei o curso sem saber o que exame e tirei nota mxima no estgio, dentre outras disciplinas. No ltimo semestre do curso, segundo semestre de 2000, por ocasio do estgio curricular, tomei uma deciso que mudou os rumos da minha vida. Pedi demisso na agncia de viagem e aceitei uma oportunidade de estgio na secretaria de um dos cursos da UPF. Era por seis meses e remunerado, mas o valor correspondia a 50% daquilo que eu estava acostumada a receber e que eu precisava para pagar a mensalidade. Foi ento que contei com o Fies. O curso atendeu as minhas expectativas, me revelou um universo de possibilidades. A dificuldade principal, no mbito pessoal, foi a financeira e no mbito da formao a falta de docentes com formao e experincia em Secretariado especificamente. Tive um professor formado em Secretariado. Essa dificuldade, em menor proporo, ainda permeia os cursos de secretariado do pas. No mbito profissional, no segundo semestre de 2000, decidi deixar o emprego na agncia de viagem e estagiar na UPF porque aquele trabalho de cinco anos, j era rotineiro demais e visualizava na Universidade desafios e, principalmente, oportunidades de crescimento profissional. No foi uma deciso fcil mas acertada. Permaneo na UPF at hoje, nesse momento, 2012, como docente e coordenadora do curso de Secretariado Executivo. Mas, no foi de um dia para outro.

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Ao me formar, 6 de janeiro de 2001, uma das datas mais marcantes da minha vida por tudo o que a formatura representou para mim, encerrou tambm o vnculo de estagiria com a UPF e passei a aguardar a oferta de vagas. Em maro de 2001, fui selecionada para trabalhar na secretaria do Programa de Ps-Graduao em Educao da UPF, onde permaneci at 2006 (cinco anos), inicialmente como auxiliar depois como responsvel pelo setor. O programa era composto pelo curso de mestrado em educao e inmeros cursos lato sensu. O trabalho era de gesto desses cursos, assessoria aos coordenadores e atendimento das demandas dos alunos e professores. Ficou marcada, dentre tantas experincias, a participao nas reunies (e elaborao das atas) semanais, quando os professores (todos doutores) discutiam psgraduao, pesquisa, mtodos de pesquisa, paradigmas, metodologia pedaggica, produo cientfica, Capes, CNPq, hermenutica, epistemologia..... Os termos e linguagem me desconfortavam porque no tinha domnio; se quer tinha ouvido falar durante a graduao. Sem falar nos autores/estudiosos/filsofos que eram referidos e que faziam parte da discusso. O fato que a convivncia com os professores me desafiava e ao mesmo tempo me despertava para outro universo. Paralelo ao meu ingresso como funcionria na UPF, ainda em 2001, surgiu a oportunidade de lecionar num curso tcnico de Secretariado. Foi a minha primeira experincia como professora, ministrava todas as disciplinas especficas de Secretariado, e ento alguns contedos passaram a ter mais significado. Como o intuito de me apropriar de leituras e conhecimentos da educao, busquei um curso de especializao, Pedagogia Empresarial, que mesclou a rea de negcio e de educao. Foi vlido. O trabalho final, sobre competncia, originou minha primeira publicao em evento reconhecido (Cladea no Chile). Ao finalizar esse, em 2004, a Instituio, por meio do Secretariado Executivo ofereceu a primeira Especializao na rea, Gesto Secretarial, e l estava eu. O trabalho final me rendeu o projeto para o mestrado. Ainda em 2004, o Secretariado fez seleo docente abrindo quatro vagas para professores, sendo duas com formao bsica em Secretariado e ttulo de especialista j que no existia com mestrado. Como eu estava dando aula para curso tcnico e j tinha ttulo de especialista me inscrevi na seleo. O processo seletivo foi o maior desafio at aquele momento. Felizmente ou infelizmente no tive muitos concorrentes, afinal eram (e ainda so) muito poucos os secretrios executivos que continuavam (continuam) seus estudos. Mas, eu passei em primeiro lugar. Em agosto de 2004 comecei a lecionar no Secretariado, disciplinas de Tcnica e Prtica Secretarial, no turno da noite e durante o dia continuava trabalhando no Programa da Educao. A necessidade como docente e a convivncia no mestrado em educao me instigavam para realizar o mestrado. Em 2005, terminando a especializao em Gesto Secretarial, passei a estudar para a seleo do mestrado e buscar um programa que atendesse os meus desejos, que no era nem Educao e nem Administrao. Surgiu o programa multidisciplinar em Desenvolvimento da Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul (Uniju), com a linha de pesquisa Gesto de organizaes para o desenvolvimento. Passei a investir ainda mais nos estudos j que no bastava passar, tinha que ficar super bem colocada para ter uma bolsa Capes pois sem a bolsa no conseguiria pagar. Dia 26 de dezembro de 2005, o Papai Noel passou pela minha casa anunciando a primeira colocao na seleo. Em maro de 2006 iniciei o curso e para isso precisei encerrar meu contrato como funcionria na UPF. Permaneci apenas com o contrato de docente no Secretariado que continuo at hoje. Quanto ao mestrado, uma turma de 30 alunos, composta de administradores, economistas, engenheiros, advogados e eu, Secretria Executiva. Senti o preconceito na pele. S fui respeitada pelos colegas depois que se deram conta que eu era a primeira da lista. 164

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Ultrapassada essa fase, foi um perodo de grandes descobertas, estudo ainda mais intenso, experincias surpreendentes, belas amizades. Fui contemplada com a bolsa capes no valor da mensalidade do curso e em contra partida cumpria 20 horas de atividades no programa, em projetos de pesquisa, eventos acadmicos e produo cientfica. Viajava para a Uniju na quarta e voltava no sbado. Concentrava minhas atividades na UPF na segunda e tera-feira. Isso por dois anos. Perodo em que participei, com apresentao e publicao de trabalho, de vrios eventos importantes, como o Enanpad. Finalizei o mestrado em fevereiro de 2008. As experincias profissionais no Programa em Educao da UPF e as experincias como bolsista da Capes durante o mestrado foram muito significativas e agregadoras. Levaram-me a pensar a Pesquisa em Secretariado e a promover no curso de Secretariado Executivo da UPF, especialmente, algumas aes no campo da pesquisa para que os alunos, diferente de mim, tivessem conhecimento e acesso, mesmo que inicial, da discusso acerca da pesquisa. Dentre as aes destaco: Ano 2005 2007 2007 20072010 20062009 2009 Ao Criao do perodico Secretariado Executivo em Revist@, ISSN 1809-2802 Criao do Grupo de estudos e pesquisas em Secretariado no CNPq Institucionalizao da linha de pesquisa Formao e atuao do secretrio na UPF Desenvolvimento do projeto de pesquisa As atuaes da rea secretarial e as diversas nuances com que se apresentam no mercado de trabalho, com a participao de sete alunos da graduao como bolsistas. Oferta e coordenao da ps-graduao em Gesto Secretarial (duas turmas)

Organizao e autoria do livro Gesto Secretarial: formao e atuao profissional 2010 Criao e coordenao da ps-graduao em Assessoria Executiva 2010 Coordenao do bacharel em Secretariado Executivo 2010 Participao com os alunos no I Enasec. Disponibilizao para sediar a II edio 2010 Autoria do livro Tpicos especiais em tcnicas de secretariado 2010 Desenvolvimento do projeto de pesquisa Atuao e ascenso profissional a atual partir da formao em Secretariado Executivo, com a participao de alunos da graduao (bolsistas) e ps-graduao 2011 Organizao do II Enasec, com o foco na pesquisa: A evoluo da profisso por meio da pesquisa 2011 Apoio na oficializao da Sociedade Brasileira de Secretariado, SBSEC. Membro fundadora e da diretoria provisria. 2011 Reforma curricular no Bacharelado Secretariado Executivo. Incluso da disciplina Pesquisa em Secretariado 2012 Organizao e autoria do livro Pesquisa em Secretariado A profisso hoje: conquistas e desafios No h dvidas que a profisso evoluiu significativamente no sentido prtico, especialmente desde a sua regulamentao no Brasil, em 1985. Sua evoluo acompanha as transformaes do mundo dos negcios, da tecnologia e da sociedade. O mercado de trabalho hoje pede um profissional diferente do de 1950 quando a profisso comeou a ser destacada

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no Brasil. Quando eu iniciei a graduao, 1997, escutava, inclusive de professores, a extino de profisses dentre elas a secretarial. Se a profisso perdurou porque os profissionais, apoiados pelas entidades de classe e as Instituies de Ensino Superior, estiveram atentos s transformaes da sociedade e foram se adaptando e aperfeioando a fim de construir um perfil alinhado com tais necessidades contemporneas. A oferta de curso superior e ps-graduao em secretariado contriburam sobremaneira para a evoluo, na medida em que potencializam as capacidades do ser humano para o exerccio da profisso e para as mutaes da sociedade. Igualmente, visvel a conquista de maior respeito dentro das organizaes, assim como do alargamento do campo de atuao. As empresas que j conhecem o perfil do secretrio contemporneo no tm dvidas na contratao. Por outro lado, os que desconhecem relacionam com o perfil de meados de 1970, 1980, restringindo o trabalho e at colocando em questo a profisso. Nesse sentido e apesar da notvel evoluo, alguns desafios permanecem. Atrevo-me a listar alguns, separando em acadmicos e profissionais, sem querer sugerir que so fatores independentes porque percorrem juntos. Desafios Acadmicos Consolidao dos cursos de graduao no pas Maior nmero de professores com formao em Secretariado nos cursos Busca do ttulo de doutor pelos professores de Secretariado Incremento da pesquisa e produo cientfica Ampliao da oferta de cursos lato sensu Criao de curso stricto sensu Consolidao da SBSEC Desafios Profissionais Criao do Conselho Federal Criao do cargo Secretrio(a) Executivo(a) na estrutura funcional das organizaes Maior nmero de profissionais registrados como secretrio(a) executivo(a) Exigncia do registro profissional para atuar na rea Maior valorizao salarial Prospeco de uma imagem contempornea do profissional Maior valorizao pelos prprios estudantes e profissionais

A meu ver, praticamente todos os desafios levam a necessidade de construo de uma identidade profissional e acadmica mais consistente, que papel de todos: cursos superiores, entidades de classe, profissionais e estudantes. No que tange ao aspecto acadmico, atualmente as bases que fundamentam os estudos de secretariado so oriundas de outras cincias, podendo se destacar, dentre outras, as Cincias da Administrao, da Lingustica, da Informao e Econmicas. O fato que o Secretariado recebe contribuies de vrias reas, o que muito bom, mas chegado o momento de construir um domnio prprio de conhecimento cientfico. Isso no significa tornar-se independente ou fechar-se para as outras reas, significa, a meu ver, no continuar totalmente dependente de outras reas. Esse passo extremamente necessrio nesse momento histrico da profisso e favoreceria a identidade acadmica, consequentemente, a identidade profissional.

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Profissional hoje: conquistas e desafios Hoje me considero uma pessoa muito mais madura e consciente, considero tambm esse processo natural, prprio do incremento da idade e das experincias vividas, afinal j se passaram 15 anos desde que optei pelo Secretariado Executivo. Algumas situaes ainda me desconfortam profundamente. O trabalho na gesto do curso um desafio dirio, de muitas aprendizagens profissionais e pessoais e, acima de tudo, prazeroso. Sou imensamente feliz com a profisso que escolhi e realizada com o que alcancei at aqui. A pesquisa em secretariado o que inspira as minhas buscas e o meu desejo de frequentar um programa de doutorado. Para os iniciantes e aos que ainda no iniciaram Aos que esto iniciando na carreira, no desistam, todo o sacrifcio vale a pena. Aproveitem o tempo de estudantes por que o perodo mais confortvel, contudo, no se confortem com as situaes. Sejam crticos. Construam diferenciais. As melhores colocaes sempre so para os mais bem preparados. Faam com amor! Para quem atua na rea sem a formao, recomendo que reflita acerca da situao de fazer um procedimento cirrgico com profissional que nunca estudou medicina ou ainda, ser defendido numa causa importante por algum que nunca estudou direito. Se considerar que a prtica j de excelncia por isso no precisa frequentar os bancos escolares saiba que ela poder ser ainda mais potencializada. O ensino superior no tudo, mas parte significativa em todas as profisses. Com o secretariado possvel ser feliz, construir uma bela carreira, ser reconhecido, ganhar bem, sobretudo, fazer a diferena na sociedade. Felicidades para todos! Obrigada! 3. Daniela Giareta Durante. Professora e coordenadora do curso de Secretariado Executivo na UPF. Secretria Executiva RP/DRT 1700. Mestre em Desenvolvimento. Contato: gdaniela@upf.br

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