Hoe werk je samen binnen en tussen organisaties of met burgers?

Hoe zorg je ervoor dat informatie kennis wordt?

Hoe vindt je de juiste mensen met de juiste kennis?

De WikiWerkenWorkshop geeft antwoord op deze vragen aan de hand van een nieuwe
manier van werken. In de workshop wordt de mogelijkheid geboden om verandering te
proeven.

De verandering van werknemer naar werkondernemer, van reactief naar proactief, van
gesloten naar open, van organisatiestructuur naar netwerk, van halen naar brengen.

WikiWerkenWorkshop,
samen delen, leren en doen.
Hoe werk je samen?
De vergadercyclus, één van de Wiki voorbeelden
Initiatie
Meestal is de start van een project of nieuw beleid een ver-
gadering waarvoor een aantal mensen wordt uitgenodigd.
Deze uitnodiging vindt plaats op zowel formele als informele
gronden.
Formeel: “We betrekken die afdeling of organisatie.”
Informeel: “Laten we Michel en Shirley uitnodigen, zij weten
veel van het onderwerp.”
Eerste Vergadering
Ter voorbereiding op de vergadering wordt een agenda op-
gesteld en wordt deze met aanvullende informatie rond ge-
maild. Dan volgt de vergadering. De resultaten daarvan
worden genoteerd in het verslag, actiepunten toegewezen
en een nieuwe vergaderdatum afgesproken.
Vervolgens worden het verslag (Word) en actielijst (Word of
Excel) opgesteld, gemaild en hoogst waarschijnlijk opgesla-
gen in een digitale projectruimte (van netwerkschijf tot colla-
boration omgeving).
Werktijd
Iedereen gaat aan de slag met zijn actiepunt(en) en werkt
deze uit in een document 0.1. Dit document wordt vervol-
gens gemaild naar de betrokkenen voor op- en aanmerkin-
gen. Deze reageren via e-mail met opmerkingen of door
wijzigingen aan te brengen in het document . De auteur
verwerkt alles weer netjes in het basisdocument met versie
0.2.
Voorbereiding tweede vergadering
De coördinator van het overleg bundelt alle ontvangen do-
cumenten met de agenda en het verslag en mailt deze aan
de groep.
Tweede vergadering
Op het laatste moment hebben wijzigingen plaatsgevonden
in een aantal vergaderdocumenten. Als de deelnemers in de
vergadering verschijnen is er al snel sprake van verwarring.
“Wat is nu de juiste versie van het document? 0.2 toch?”
“Nee, want ik heb 0.21.”
“Hoe kan dat want ik heb 0.2?
“Ik snap er niets van, want ik heb de laatste versies wel rond
gemaild, wie heeft er nog meer versie 0.2?
Het kan ook anders!
Door het gebruik van een Wiki is er een plaats waar alle
actuele informatie direct beschik-, raadpleeg- en bewerkbaar
is. Kortom, er hoeven geen documenten te worden geopend
om te zien waar het over gaat. In een Wiki werk je direct,
door het gebruik van slechts drie handelingen: Zoek, Bewerk
en Opslaan.
Een voorbeeld aan de hand van de vergadercyclus.
Initiatie
Naast de traditionele manier tot het samenstellen van de
groep, wordt nu ook de Wiki doorzocht of er mensen over
het hoofd zijn gezien die veel expertise bezitten over het
betreffende onderwerp. Zo kan een juiste en een volledige
groep worden samengesteld.
Eerste vergadering
Een standaard project/beleids-Wiki is aangemaakt daarin is
een eerste versie van de agenda opgenomen, evenals de
achtergrondinformatie van het project of beleid.
Alle potentiële deelnemers worden vanuit de Wiki
Atos, Atos and fish symbol, Atos Origin and fish symbol, Atos Consulting, and the fish symbol itself are registered trademarks of Atos Origin SA. April 2008.
uitgenodigd voor deelname aan de Wiki en de vergadering.
Na de vergadering worden de notulen in de Wiki opgesteld en
de actiepuntenlijst verwerkt. Alle deelnemers krijgen na publica-
tie automatisch een notificatie daarvan.
Werktijd
De deelnemers nemen de notulen en actielijst door en kunnen
opmerkingen en aanvullingen toevoegen. Deze zijn vervolgens
direct zichtbaar voor de gehele groep.
Voordat de tweede vergadering plaatsvindt, heeft de groep
feedback gegeven op zowel de notulen, als de actiepunten.
Tweede vergadering
Het vaststellen van de notulen verloopt nu dan ook snel. Het-
zelfde geldt voor het doorlopen van de actiepunten, zodat de
vergadering zich kan toespitsen op de volgende stappen in het
project en/of het te ontwikkelen beleid.
Wat doen we in de WikiWerkenWorkshop?
Een WikiWerkenWorkshop duurt 1 dagdeel, heeft minimaal 12,
maximaal 24 deelnemers en bestaat uit:
• Korte presentatie waarom WikiWerken anders is.
• Zelf en dus samen WikiWerken achter de PC aan de hand
van de opdracht ‘Op Vakantie’.
• Het echte werk: Samen WikiWerken in de praktijk. U be-
paalt het WikiWerken onderwerp.
• WikiWerken evaluatie.
Wat levert het op?
Een door de groep ingerichte Wiki m.b.t. een actueel organisa-
torisch, project- of beleidsthema.
Synergie
Indien meerdere workshops worden georganiseerd dan groeit
deze Wiki tot uw organisatie of netwerk Wiki, aangezien de
volgende groep(en) door WikiWerken op het resultaat van de
voorgaande groep. De Wiki groeit daarmee uit tot een onder-
deel van uw organisatie en/of netwerk.
Wat is nodig voor een WikiWerkenWorkshop?
Voor de WikiWerkenWorkshop
1) Een voorbespreking (1,5 uur) om het (beleids)onderwerp en
basisstructuur voor de PraktijkWiki te bepalen.
2) Atos Origin richt een basisstructuur voor de praktijkopdracht
WikiWerken in.
3) Deelnemers aan de WikiWerkenWorkshop dienen een voor-
bereidingsopdracht uit te voeren. Het uitvoeren daarvan kost
ongeveer een uur.
Benodigdheden voor de WikiWerkenWorkshop
1) Een WikiWerkenWorkshop ruimte voor 1 dagdeel met inter-
netaansluiting voor Laptop, beamer, flip-over en scherm.
2) Minimaal 12 computers met toegang tot internet.
3) Maximale groepsgrootte van 24 personen.
4) Een ontspannen sfeer. ; )
Investering
De investering bedraagt 3.750 Euro voor de eerste WikiWer-
kenWorkshop en 1.950 Euro voor vervolg WikiWerkenWork-
shops. Voor de vervolgworkshops wordt uitgegaan van twee
sessies per dag. De prijzen zijn exclusief BTW.
Interesse?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:
Max 06 - 120.285.71 max.janssen@atosorigin.com
Jan 06 - 109.688.23 jan.krans@atosorigin.com