MUNICIPIO DE EL PEOL

MANUAL DE CONTROL INTERNO

Administracin Municipal 2009 Antecedentes Generales del Control en la Administracin Pblica Existencia de una gestin pblica incipiente en Colombia, no orientada a sistemas de calidad Debilidades en autorregulacin y autogestin de la funcin administrativa que le impide poder cumplir su funcin social. Debilidad en la generacin de informacin suficiente y pertinente para la toma de decisiones y que sea de utilidad social. Debilidades en la construccin del concepto y el imaginario de lo pblico, como aquello que conviene a todos de igual manera para el bien comn. Debilidades en la rendicin de cuentas en forma tcnica a la comunidad. Falta de mtodos y procedimientos para socializar la informacin y dinamizar la circulacin. Baja existencia de tecnologas de informacin, que apoyen con mayor efectividad la gestin y la transparencia de la gestin pblica Debilidades en la cultura organizacional que oriente, facilite y apoye el ejercicio del control ciudadano 1. Limitantes culturales en general El deterioro de los valores y principios ticos La indiferencia ciudadana La creencia de que el control era una actividad externa El compromiso insuficiente con la cultura de la planeacin y el autocontrol 2. Limitantes econmicos y financieros La ausencia de coordinacin ocasiona dispersin de esfuerzos y recursos. Falta integralidad entre el sistema de control interno y la aplicacin de recursos financieros y presupuestales. La escasa coherencia entre la planeacin y el presupuesto de los recursos.

Modelo Estndar de Control Interno El modelo estndar de control interno permite el diseo, desarrollo y operacin del sistema de control interno en las entidades del estado. Se adapta a las necesidades especficas del Municipio de El Peol, a sus objetivos, estructura, tamao, procesos y servicios. 1. Diferencia entre el sistema de control interno y la oficina de control interno El control interno es un sistema entendido como un conjunto de elementos ordenados para cumplir un propsito o fin determinado. La oficina de control interno acompaa, asesora e impulsa el desarrollo del modelo estndar de control interno, adems evala en forma independiente y objetiva el sistema de control interno. 2. Rol de la Coordinacin de Control Interno La Coordinacin de Control Interno es responsable por la evaluacin independiente del sistema de control interno en su conjunto y por el desarrollo de la funcin de auditoria interna, por informar las deficiencias y generar las recomendaciones pertinentes. Igualmente, esta coordinacin es responsable del seguimiento a los planes de mejoramiento y por el cumplimiento de las metas de las acciones correctivas. 3. Principios del MECI La Constitucin Poltica de 1991, estableci los principios que deben cumplirse en el ejercicio de la funcin pblica de administrar el estado, constituyndose en los preceptos fundamentales para el cumplimiento de los objetivos de la institucin pblica, definidos como: responsabilidad, transparencia, moralidad, igualdad, imparcialidad, eficiencia, eficacia, economa, celeridad, publicidad y preservacin del medio ambiente. 4. Normatividad Vigente Constitucin Poltica de Colombia, artculos 209 y 269 Ley 87 de 1993, artculo 5, definiciones sobre control interno Decreto 1826 de 1994, creacin de las oficinas de control interno Directiva Presidencial 02 de 1994

Ley 498 de 1998, artculos 15, 16, 32, 38, 39, 68 y siguientes Decreto 2145 de 1999, sistema nacional de control interno Decreto 1537 de 2001, rol de las oficinas de control interno Decreto 1599 de 2005, adopcin del sistema de control interno Anexo tcnico MECI 1000:2005 Decreto 2621 de 2006, prrroga para la implementacin de MECI Decreto 2913 de 2007, prrroga para la implementacin del MECI hasta antes del 8 de diciembre de 2008 Decreto 4445 de 2008, prorroga para la implementacin hasta el 30 de junio de 2009 Otras normas vigentes 5. Base Tcnica del MECI El modelo estndar de control interno tiene bases tcnicas: Se fundamenta en la constitucin de una tica institucional Toma como base los modelos internacionales de control interno: COSO, COCO, CADBURY, COBIT y GAO Se orienta a la prevencin de riesgos Se hace efectivo en una organizacin por procesos (Gestin de Calidad) Encausa la entidad hacia un control corporativo permanente Mide la gestin en tiempo real Enfatiza en la generacin de informacin suficiente, pertinente, oportuna, de utilidad organizacional y social, articulada con los sistemas de informacin existentes Controla la efectividad de los procesos de comunicacin pblica y rendicin de cuentas Fortalece la funcin de evaluacin independiente al control y la gestin Se orienta hacia la estandarizacin de metodologas y procedimientos de evaluacin del sistema de control interno Otorga alto nivel de importancia a los planes de mejoramiento

6. Objetivo del MECI El MECI tiene por objetivo establecer los mtodos, los procedimientos y los mecanismos de prevencin, control, evaluacin y mejoramiento permanente de la entidad, de tal forma que le permita el cumplimiento de los objetivos institucionales y la finalidad social del estado en su conjunto. Busca coadyuvar con el logro de los objetivos institucionales, permitiendo establecer acciones, polticas, mtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, control, evaluacin y de mejoramiento continuo del Municipio de El Peol. 7. Conformacin del MECI El modelo estndar de control interno est conformado por 3 subsistemas, 9 componentes y 29 elementos. 8. Subsistemas del MECI Control estratgico, control de gestin y control de evaluacin. 8.1 Control Estratgico Su objetivo es la creacin de una cultura organizacional, fundamentada en el control a los procesos de direccionamiento estratgico, administrativos y operativos de la entidad. Adems, administra el riesgo del no cumplimiento de los objetivos institucionales y legales. 8.1.1. Objetivos del subsistema de control estratgico Crear un entorno tico alrededor de la funcin administrativa que dentro del Estado le corresponde al municipio. Establecer las acciones que permitan la coordinacin de actuaciones, preceptos y mandatos que la Constitucin y la ley impone. Crear conciencia en todos los servidores pblicos, independiente de su nivel jerrquico, de la importancia del control, mediante la creacin y mantenimiento de un entorno favorable que mantenga sus fundamentos bsicos y favorezca la observancia de sus principios Disponer de mecanismos de control para los procesos de planeacin y de desarrollo organizacional, de acuerdo con la naturaleza, caractersticas y propsitos de la entidad

Proteger los recursos de la entidad pblica, buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que los afecten. 8.2. Control de Gestin Son los componentes de control que al interrelacionarse entre s, aseguran el control de la ejecucin de los procesos de la entidad pblica, orientndola a la consecucin de los resultados y productos necesarios al cumplimiento de su misin. 8.2.1. Objetivos del subsistema de control de gestin Facilitar el cumplimiento de los objetivos de operacin para proporcionar los elementos bsicos para su gestin. Establecer las guas de accin que permitan en forma adecuada la coordinacin de actuaciones al interior de la institucin, a fin de que sta cumpla con los preceptos y mandatos que la constitucin poltica, la ley y los reglamentos le impone. Determinar acciones preventivas y correctivas que aseguren mantener las operaciones, funciones y actividades institucionales en armona con los principios de eficacia, eficiencia y economa. Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad, estn dirigidos hacia el cumplimiento de su funcin constitucional y legal. Verificar de manera permanente que el registro y generacin de la informacin cumpla con el propsito de soportar la toma de decisiones internas, el cumplimiento de obligaciones ante los diferentes niveles del estado y fortalecer los procesos de comunicacin con los grupos de inters sobre la forma de conducir la entidad, a travs de la rendicin de cuentas y otros mecanismos de comunicacin. 8.3. Control de Evaluacin Son los componentes de control que permiten valorar en forma permanente la eficacia, la eficiencia y la efectividad de los procesos en la entidad y su nivel de ejecucin de los planes y programas, para detectar desviaciones y ubicar tendencias para establecer acciones correctivas para planes de mejoramiento.

8.3.1. Objetivos del subsistema de control de evaluacin Disponer de mecanismos de verificacin y evaluacin del sistema de control interno, que brinden apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos institucionales Garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestin de la entidad por los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de correccin y de mejoramiento Propiciar el mejoramiento continuo de la gestin de la entidad y de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de inters 9. Componentes del MECI Los componentes del MECI son: ambiente de control; direccionamiento estratgico; administracin de riesgos; actividades de control; informacin; comunicacin pblica; autoevaluacin; evaluacin independiente; planes de mejoramiento. 10. Elementos del MECI El modelo est conformado por los siguientes elementos: Acuerdos, compromisos y protocolos ticos; desarrollo del talento humano; estilo de direccin; planes y programas; modelo de operacin por procesos; estructura organizacional; contexto estratgico; identificacin de riesgos; anlisis de riesgos, valoracin de riesgos; polticas de administracin de riesgos; polticas de operacin; procedimientos; controles; indicadores; manual de operaciones; informacin primaria; informacin secundaria; sistemas de informacin; comunicacin organizacional; comunicacin informativa; medios de comunicacin; autoevaluacin del control; autoevaluacin de gestin; evaluacin del sistema de control interno; audotora interna; planes de mejoramiento institucional; planes de mejoramiento funcional, planes de mejoramiento individual. 11. Fundamentos del MECI Constituyen las condiciones imprescindibles y bsicas que garantizan la efectividad del control interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas por la constitucin y la ley a cada entidad pblica y a las caractersticas que le son propias. La autorregulacin, el autocontrol y la autogestin son los pilares esenciales que garantizan el funcionamiento del sistema de control interno.

11.1. Autorregulacin Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los mtodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementacin del sistema de control interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuacin pblica. 11.2. Autocontrol Es la capacidad de cada servidor pblico para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su funcin, de tal manera que la ejecucin de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitucin Poltica. 11.3. Autogestin Disear los mecanismos de evaluacin y verificacin necesarios a la ejecucin de actividades y tareas, que asegure el cumplimiento de las metas y resultados de la entidad pblica. 12. La Autoevaluacin Comprende las acciones coordinadas de la entidad pblica que le permiten medir en primera instancia la efectividad del control interno, y en segundo lugar, los resultados de la gestin en tiempo real, con el fin de evaluar y monitorear en forma integral su capacidad para cumplir los objetivos previstos, y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de las metas y resultados de la entidad. 13. Evaluacin Independiente Es el examen autnomo que del sistema de control interno y de las acciones llevadas a cabo por una entidad pblica para dar cumplimiento a sus planes, programas, proyectos y cumplimiento de objetivos, realiza la oficina de control interno o quien haga sus veces. Como caracterstica especial, sta evaluacin debe ser independiente, neutral y objetiva.

14. Responsabilidades 14.1 Conformacin del Comit de Coordinacin del MECI El Comit de Coordinacin de Control Interno est conformado por la mxima autoridad de la entidad pblica y su nivel directivo de primer nivel. Es responsable por: La expedicin de las polticas, los mtodos y los procedimientos de carcter especfico necesarios para el desarrollo y la implementacin del sistema de control interno La evaluacin continua a la efectividad del mismo y su capacidad de apoyar el cumplimiento de objetivos institucionales La verificacin a las recomendaciones generadas por la oficina de control interno, o quien haga sus veces y por el rgano de control fiscal competente La definicin del plan de mejoramiento institucional y por llevar a cabo el seguimiento al cumplimiento de dicho plan 14.2 Roles y Responsabilidades del Representante de la Direccin Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseo e implementacin del modelo estndar de control interno Asegurar el diseo y la implementacin del modelo estndar de control interno Informar a la alta direccin Dirigir y coordinar las actividades del equipo MECI Coordinar con los directivos o responsables de rea o procesos Hacer seguimiento a las actividades planeadas Someter los resultados a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno 14.3 Roles y Responsabilidades del Equipo MECI Adelantar el proceso de diseo e implementacin del modelo estndar de control interno, bajo las orientaciones del representante de la direccin Capacitar a los servidores de la entidad Asesorar en el diseo e implementacin del modelo estndar de control Interno Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas Trabajar en coordinacin con los servidores designados por rea

14.4 Papel de los Servidores Pblicos Son responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por el seguimiento y monitoreo continuo a la eficacia eficiencia y efectividad de los controles. La responsabilidad de todos los servidores frente al sistema de control interno es de tipo administrativo y operativo, pues sta se concreta en el autocontrol, la autogestin y los planes de mejoramiento individuales. 15. Implementacin 15.1 Etapas para la Implementacin del MECI Son 4 etapas: Etapa 1: Planeacin al diseo e implementacin. Etapa 2: Diseo e implementacin Etapa 3: Evaluacin a la implementacin del MECI Etapa 4: Elaboracin del normograma 15.2 Desarrollo de las Etapas La etapa 1, es desarrollada de acuerdo a la Circular 03 de 2005 y tiene los siguientes pasos: Compromiso de la alta direccin Adopcin del MECI y del manual de implementacin mediante acto administrativo Designacin del directivo responsable de la implementacin Organizacin del equipo operativo institucional MECI Sensibilizacin, socializacin y capacitacin sobre el MECI Elaboracin del autodiagnstico y definicin de niveles de implementacin del sistema de control interno Elaboracin del plan operativo para desarrollar el trabajo La etapa 2 es el diseo e implementacin del modelo estndar de control interno, se deber llevar a cabo una evaluacin sobre la existencia o estado de desarrollo e implementacin de cada elemento, definir las actividades, los responsables y el cronograma, estableciendo la ruta crtica para el diseo, ajuste o implementacin en la entidad.

La etapa 3 muestra el progreso de la implementacin del sistema de control interno, medido por el equipo operativo MECI y el representante legal y en segunda instancia por la oficina de control interno, consta de los siguientes pasos: Nivel de desarrollo e implementacin Recursos necesarios a la implementacin Actividades programadas Desempeo de los grupos de trabajo Cronograma de actividades Dificultades y debilidades detectadas Resultados y conclusiones Recomendaciones a la implementacin La etapa 4 es la elaboracin del normograma, instrumento que permite a cada institucin delimitar su mbito de responsabilidad y que los servidores pblicos tengan claridad sobre la vigencia de las normas con las cuales se rige la entidad.