REGLAMENTO INTERO PARA EL PROCESAMIENTO DE LOS RECURSOS DE INFORMACION

I)

REVISION Y REGISTRO DEL RECURSO DE INFORMACION Como primera medida se debe verificar con el documento de

adquisicin (factura, nota de donacin, etc.) que los nmeros coincidan con la cantidad de ejemplares recibidos, para realizar los reclamos necesarios. a.) Revisin de los recursos de informacin

En caso de compra.- Es muy importante revisar la parte fsica del material bibliogrfico u otros soportes, para realizar el reclamo correspondiente al proveedor en caso fuera necesario. La revisin fsica debe contemplar: Paginacin: debe estar completa y en orden, sin pginas repetidas. Tipografa: la impresin debe ser legible. Papel: las hojas no deben estar manchadas, rasgadas, no deben trasparentarse porque esto dificulta la buena lectura. Encuadernacin: Deben estar bien cosidos, o el caso de las encuadernaciones pegadas, bien sujetas las hojas entre s Tapas: sin roturas y abolladuras, secas, sin hongos. Verificar que las tapas no estn al revs del cuerpo del libro. En caso de pginas faltantes (cuando no hay forma de reclamar un cambio de ejemplar) se pueden agregar copias obtenidas de otro ejemplar de la misma edicin. Ilustraciones: verificar su correcta ubicacin e impresin y tipografa, sobre todo si las lminas e ilustraciones son un

componente importante en la utilidad de la obra (por ejemplo, un libro de arte, un manual de medicina, etc.) Materiales complementarios (CD, DVD): hay que comprobar que el soporte no este rayado o daado (mapas agrietados, por ejemplo). Comprobar que haya una correcta reproduccin. En caso de donacin: Los citeriores que deben considerar son - Revisar la parte fsica de cada material recibido (Aplicar los mismos criterios de la compra) - Revisar la temtica y edicin de material, muchas veces envan documentos de temas que nunca ser consultado por los usuarios. b.) Registro del recursos de informacin

Sellado Luego de realizar toda la revisin fsica necesaria y verificar que el material bibliogrfico est en ptimas condiciones de uso. Se procede al sellado, esto nos permitir conocer que dicha obra pertenece a la biblioteca y son ubicados en varias partes del libro. Los sellos pueden llevar varios datos: Pertenencia de la biblioteca: Es un sello que lleva los datos de la institucin (nombre, logo, etc.). No se debe sellar sobre el contenido del libro: texto o ilustraciones. Se coloca en las pginas 36, 46 y en el bolsillo de prstamo (en caso sea libro); el sellado debe ser discreto y colocado en un espacio en blanco sin borrar la informacin del contenido. Procedencia del libro: Se especifica si es canje, donacin o compra. Asimismo, se coloca el nombre de la institucin de la cual procede (Donacin) y si es compra, el nombre de la librera. Por otro lado, tambin se considera el precio y la fecha

de adquisicin. Todos estos debern ir en al contraportada, llamado tambin hoja de crdito. N. Ingreso: Se coloca el N. de ingreso en la contraportada, en la pgina 21, 46 y la ultima hoja del libro. Cdigo de barra: Se coloca en la cubierta y/o tapa del libro para efectos del inventario. Siempre se debe sellar en los mismos lugares para facilitar el control posterior. Fondos o existencias Posterior a la revisin y sellado de los recursos de informacin, se proceder a registrar cada volumen de los materiales en el cuaderno de ingreso (manual) y en la base de datos (fondos) con la finalidad tener registrado los datos de procedencia, la cantidad de ejemplares de la coleccin y otras caractersticas del documento (N. de tomos, etc.). II) PROCESAMIENTO DE LOS RECURSOS DE INFORMACIN Termina el proceso de revisin y registro del material, es necesario buscar cada tem en la base de datos para verificar si un titulo es nuevo, edicin o ejemplar (en caso sea libro). El caso de ser un libro nuevo se siguen las siguientes pautas: a)Libros nuevos Luego de identificar que el titulo del material sea nuevo, procedemos a buscar en otros catlogos de biblioteca para ver si ya han sido procesados, con la finalidad de agilizar el trabajo de proceso de la informacin. Clasificacin: Es un proceso de agrupamiento de las obras por su semejanza o afinidad temtica y de asignacin- de acuerdo con su

contenido, tema o materia. El primer paso para clasificar el material, es identificar el tema del documento y ubicar dicho tema en las tablas DEWEY Herramientas bibliotecarias utilizadas - Sistema de clasificacin acuerdo al tema) - Tabla Cutter (Notacin interna de acuerdo al apellido del autor) Ejemplo, tenemos el siguiente libro: Fsica para universitarios de Douglas C. Giancoli La clasificacin seria: 530 ---------- Tema (Clasificacin Dewey) G433 -------- Notacin interna, apellido del autor (Tabla Cutter) En el caso de las tesis, la clasificacin es el nmero de resolucin que la universidad le asigna al alumno para la sustentacin de su tesis o informe profesional Para el caso de temtico Catalogacin (descripcin bibliogrfica): Se Describe o extrae todo la informacin que sea de importancia para la recuperacin de informacin siguiendo un cdigo normalizado de forma que permite identificar de manera exacta toda la informacin del material bibliogrfico, con el fin de recuperarlo con precisin y rapidez. El resultado de la catalogacin es el registro bibliogrfico y las fuentes principales de donde se extrae la informacin son la portada y contraportada (hoja de crdito). Herramientas bibliotecarias utilizadas - Reglas de catalogacin Angloamericanas (AACR 2): Normas internacional para la descripcin bibliogrfica revistas no tiene clasificacin, es ordenamiento DEWEY (Para codificar de

 Indizacin: Es la operacin ms significativa del anlisis documental que refiere al proceso de descripcin y representacin del contenido conceptos de un documento, extrados de los mediante un nmero limitado de documentos (palabras clave) o de

vocabularios controlados (descriptores, trminos o encabezamientos de materia). Esos conceptos deben ser recuperacin de la informacin. Herramientas bibliotecarias utilizadas - Lista de encabezamientos de materia para bibliotecas / Biblioteca Lus ngel Arango - Listado de descriptores recopilados por la Biblioteca Central de la UNI - Catlogos en lnea de otras universidades - Tesauros en lnea Nueva Edicin Se hace un nuevo registro en la base de datos o se copia el registro anterior para reemplazar algunos datos, como son: Edicin, Ao de publicacin, Editorial, (si fuera el caso), etc. Ejemplares Cuando el material bibliogrfico es ejemplar se agrega a la base de FONDOS (existencias) el nmero de ingreso, cdigo de barra y el n. tomo (si as lo indica el libro), sin embargo es necesario revisar el registro bibliogrfico para verificar que los datos ingresado sean lo correcto y todos los campos este ingresado correctamente. III) PREPARACION FISICA los que ms apropiadamente caractericen al documento, de modo que ayude al usuario e la

Luego del procesamiento de la informacin se procede hacer los procesos complementarios al material bibliogrfico que incluye: Primero 1. Impresin de la etiqueta 2. Impresin de la tarjeta de prstamo 3. Impresin de los juegos de ficha bibliogrficas (datos del libros, de acuerdo a la catalogacin) Segundo 1. Pegado de la etiqueta en el lomo del libro para la identificacin de material bibliogrfico 2. Pegado del bolsillo y colocacin de la tarjeta de prstamo 3. Sellado del material bibliogrfico en la paginas 36, 46 y en el bolsillo con la finalidad de certificar la pertenencia del libro a la biblioteca central 4. Colocacin de la ficha al fichero ordenado de acuerdo a la clasificacin y autor. La etiqueta, es una codificacin que se adhiere al lomo del libro, y contiene la signatura topogrfica o alguna otra codificacin que represente el contenido del documento y su ubicacin fsica en el estante. y pegan a 4 cm. de alto y el ancho depender de las dimensiones del lomo del volumen o en el espacio disponible en el caso de un material especial. En caso de los materiales especiales (CD, Cassettes, etc.) se pegaran dos etiquetas; uno en el soporte mismo (tratando de no tapar informacin importante) y otro en el envase que lo contiene. La tarjeta de prstamo a domicilio, Es un historial con los nombres de los usuarios que han solicitado dicho libro para

prstamo. Para esta tarjeta se imprime el titulo, autor, cdigo, N. de ingreso, fecha de la impresin. sta es colocada en la ltima hoja del material. Por cada titulo procesado (libros) un ejemplar deber ser designado solo para consulta en sala y no deber tener bolsillo y tarjeta de prstamo. Deber tener una etiqueta de color diferente al cdigo de clasificacin, para que el usuario pueda identificar que dicho ejemplar no podr solicitar a prstamo a domicilio. El catlogo en lnea tambin debe indicar al usuario que el ejemplar no esta disponible para prstamo a domicilio. Luego que el material bibliogrfico haya sido procesado y hecho la preparacin fsica correspondiente se elabora: Un listado con la relacin de los recursos procesados para la entrega a la Unidad de Servicios Bibliotecarios o otras Unidades Alerta informativa para informar al usuario de las nuevas adquisiciones IV) ENTREGA DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO el procesamiento de informacin, los procesos

Terminada

complementarios y el elaborado el listado, se proceder hacer la entrega inmediata del material bibliogrfico al responsable de la Unidad de Gestin de Coleccin para que sea colocado en los estantes de acuerdo al cdigo de clasificacin con la finalidad que los usuarios brindar al usuario informacin actualizada y oportuna. Control de la entrega El listado y el material bibliogrfico deber ser entregada a la persona responsables de la Unidad de Servicios Bibliotecarios o y ste

tendr que hacer la verificacin respectiva de los libros con el listado, para validar la entrega del material bibliogrfico. Luego de cotejar el listado deber firmar la conformidad de la recepcin y devolver el documento al responsable de la Unidad de Gestin de Colecciones y este documento es archivado para su control posterior. V) DIFUSION DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO Catalogo en lnea: Es importante que el catlogo en lnea de acceso pblico este actualizado con los nuevos libros procesados y entregados a la Unidad de Servicios Bibliotecarios, con la finalidad que los usuarios pueda tener la informacin actualizada y oportuna en la bsqueda y recuperacin de informacin. Alerta informativa: Deber elaborarse una alerta informativa digital y/o impresa de los libros ingresados a la base de datos para que los usuarios tengan conocimiento de las nuevas adquisiciones e ingreso del material bibliogrfico.