ADMINISTRAO SIMULTNEA DE VRIOS PROJETOS DE ENGENHARIA MULTIDISCIPLINARES - PRTICAS E SOLUES

Marco Aurlio A. Barros Marcio Alves

Resumo: O objetivo principal do trabalho mostrar como possvel implementar o gerenciamento de vrios projetos simultaneamente, onde cada um deles apresenta caractersticas distintas relacionadas a aspectos tcnicos e de recursos, sem comprometer a estratgia global da empresa.

Introduo A administrao simultnea de vrios projetos de engenharia, multidisciplinares, requer um sistema de gerenciamento que proporcione um melhor controle de suas atividades, permitindo o uso dos recursos humanos e materiais existentes, de forma integrada e eficiente. As propostas apresentadas no trabalho partem de uma experincia do processo gerencial adotado pela PROJEMAR S.A.- Estudos e Projetos de Engenharia na administrao dos seus projetos, cujos aspectos principais so: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Estrutura Organizacional Geral da Empresa Estrutura Organizacional do Projeto Definio do Escopo de Servios Estratgias de Execuo do Projeto Planejamento e Controle Controle e Fluxo de Informaes

projetos, foi criado na estrutura um coordenador geral dos projetos cuja principal atribuio o alcance deste objetivo. Deve-se destacar, entretanto, que a conduta relacionada a um determinado projeto poder ter que se adaptar certas rotinas especiais e especficas requeridas pelo cliente contratante, se assim se fizer necessrio. A estrutura apresenta um aspecto particular, que a existncia de um grupo de apoio o qual tem como atribuio o desenvolvimento de novas tcnicas de engenharia e no qual se concentra a execuo de clculos especiais que demandam recursos computacionais complexos e de alto custo, o que inviabilizam a sua instalao para cada projeto a ser desenvolvido. O grupo no est relacionado a nenhum projeto especfico, as pessoas que a ele pertencem podem ser alocadas simultaneamente a mais de um projeto, dependendo da necessidade por um determinado tipo de trabalho que seja necessrio um conhecimento tcnico mais especfico. Faz parte deste grupo, profissionais com alto nvel de especializao e devidamente treinados para suas funes. Os demais rgos que compem a estrutura da PROJEMAR so aqueles comuns a uma organizao empresarial e necessrias a sua administrao.

Para facilitar a compreenso do que est sendo proposto, tomou-se como exemplo a administrao de um projeto de converso de um navio VLCC em FPSO desenvolvido pela PROJEMAR. Todas as figuras referenciadas no texto, relacionadas ao exemplo em questo, so apresentadas no anexo.

2 Estrutura Organizacional dos Projetos 1 - Estrutura Organizacional Geral da Empresa A organizao geral da empresa PROJEMAR esta estruturada na forma do organograma mostrado na fig. 1. A administrao e a organizao dos empreendimentos esto baseadas na execuo de seus projetos por grupos dedicados, com administrao e recursos operacionais prprios, comumente denominado de fora tarefa. Com a finalidade de racionalizar os meios operacionais e os recursos humanos alocados cada projeto, bem como, fazer com que a identidade e a forma operacional da Empresa seja a mesma para todos os Os grupos de projeto apresentam uma estrutura padro, de acordo com a fig. 1, podendo sofrer alguma alterao conforme a necessidade de determinado cliente. O coordenador tcnico do projeto tem a funo de gerenciar os recursos humanos e materiais inerentes a cada projeto, com base nas diretrizes desenvolvidas pelo coordenador geral, a partir da estratgia estabelecida pela direo da empresa.

3 - Definio do Escopo de Servios do Projeto O Escopo de Servios a primeira e a principal fase na organizao e administrao de um Projeto. , nesta fase que se define os trabalhos que devero ser realizados para atender plenamente o objetivo e os requisitos do cliente. Deve ser procurada, nesta fase, uma definio clara e exaustiva do escopo de trabalho, atribuies, responsabilidades e suas limitaes entre os vrios participantes das atividades do empreendimento, do qual o projeto de engenharia faz parte. Esses participantes podero ser definidos como: Empresa contratante do projeto; empresa(s) projetista(s) executora(s) do projeto de engenharia; estaleiro ou empresa construtora, fabricantes e fornecedores. O Escopo de Servios composto de dois (2) documentos distintos. O primeiro chamado de Diviso do Escopo de Servios (fig. 2), relaciona todas as atividades necessrias a execuo do projeto, definidas com base na especificao contratual, e o nvel de responsabilidades atribudas a cada participante. No caso em questo, a Projemar, a empresa executora da planta de processo e a empresa fornecedora do Turret. O segundo documento chamado de Definio das Interfaces do Escopo de Servios (fig. 3), mostra todas as atividades onde ocorre algum tipo de relao entre os participantes (troca de documentos, informaes, etc...) e uma descrio das atribuies referentes a cada um. O escopo de servios tem, portanto, a finalidade de definir o que deve ser executado e por quem, no projeto de engenharia, bem como nas demais atividades do empreendimento, garantindo que o produto final, ou seja, a obra, ser executada at o seu final sem problemas e interrupes, normalmente conseqentes da falta de definio das responsabilidades entre os participantes nela envolvidos. Aps definido o Escopo de Servios, ser possvel a preparao da estratgia de sua execuo e o planejamento das suas atividades, com suas duraes, os documentos e desenhos a serem elaborados, permitindo desta forma a alocao dos recursos necessrios sua execuo e, consequentemente, seu custo.

as caractersticas e facilidades de produo da empresa que ir executar a construo e a montagem do produto final, objeto do projeto. Os seguintes aspectos devero ser definidos: Requisitos do Cliente para o projeto de engenharia Desenhos e informaes existentes da embarcao ou unidade, caso o projeto for de converso, ampliao ou complementao desta embarcao ou unidade. Cronograma de aquisio dos equipamentos Cronograma definindo a seqncia de execuo da obra. Padres de materiais e acessrios bem como normas de construo adotados pela empresa executora da obra, caso existentes. Facilidades operacionais da empresa executora da obra, tais como: equipamentos de iamento e manobras de pesos, mquinas de corte de ao, mquinas de dobramento de tubos, etc.

Com as informaes acima, pode-se definir a estratgia de execuo do projeto com a elaborao dos seguintes documentos: Plano de diviso das regies, blocos e unidades Lista de equipamentos por regio Lista de desenhos por regio

Definida a Estratgia de Execuo do Projeto e seus respectivos documentos, a organizao do projeto prossegue para a fase de elaborao do planejamento de suas atividades.

5 - Planejamento e Controle 5.1 - Planejamento Esta, a segunda fase mais importante na organizao e administrao de qualquer projeto, independente da sua complexidade. O Planejamento das atividades seguir as definies do Escopo de Servios e da estratgia de execuo do projeto de engenharia. O Planejamento se dividir em: Planejamento macro, tem como base os dados provenientes do planejamento macro de execuo da obra, o qual limitar as metas a serem atingidas no projeto em funo das metas a serem atingidas na obra. Nesta fase sero feitos os ajustes necessrios a fim de que os interesses mtuos sejam satisfeitos.(fig. 4)

4 - Estratgia de Execuo do Projeto Aps a elaborao do escopo dos servios, determinante para o bom xito do projeto, definir as premissas que iro orientar a execuo dos desenhos e informaes finais que devero atender

 Planejamento detalhado, que consiste programao de cada atividade de engenharia e de cada documento do projeto a ser executado por cada disciplina. Nesta fase define-se a seqncia de execuo e a interdependncia entre as atividades e os documentos do projeto, suas datas de incio e durao da execuo (fig. 5). Nesta fase tambm sero definidos os seguintes documentos do planejamento: Curva de progresso fsico para cada disciplina (fig. 6) e do projeto global (fig. 7); Histograma da mo de obra para execuo do projeto (fig. 8); Estrutura Analtica do Progresso (fig. 9)

Curvas do Progresso Frustrado Estas curvas retratam o resultado das medies frustradas de progresso fsico do projeto. Estas frustraes so atrasos no progresso, conseqentes de informaes de terceiros necessrias ao desenvolvimento do projeto e no disponveis no prazo planejado. Tais medies demonstram o nvel da improdutividade nos trabalhos do projeto que esto fora do controle e da responsabilidade da empresa projetista, cujos prejuzos de prazo e custo conseguintes devero ser, de alguma forma, compensados. Estas curvas, por sua vez, tambm sero traadas sobre a curva de progresso fsico planejado, juntamente com as Curvas de Medio do Progresso Fsico (figura 10). Histograma de Mo de Obra (real) Este controle, faz o acompanhamento da mo de obra alocada equipe do projeto, comparando o efetivo real com o efetivo planejado. A comparao do progresso fsico do projeto com as horas despendidas para a sua realizao, demonstrar se os nveis de produtividade esto dentro dos limites planejados e aceitveis e, consequentemente, servir como uma das informaes necessrias para a anlise do andamento financeiro do projeto (fig. 11).

O planejamento realizado com base em premissas definidas ou assumidas tendo como referncias as experincias j obtidas com atividades semelhantes. 5.2 - Controle O controle das atividades de um projeto a ao conseqente e inerente ao seu planejamento. Planejar sem controlar torna o planejamento incuo e sem efeito. Os documentos de controle devero ser descomplicados, de caractersticas simples e com informaes objetivas, tornando-se uma fonte de informaes gerenciais que permitam tomadas de decises em tempo adequado, necessrias as correes de desvios s atividades planejadas, para garantir os compromissos assumidos de prazos e principalmente, garantir o equilbrio financeiro do projeto. prtica da PROJEMAR a adoo das seguintes meios de controle das atividades de projeto: Curvas de medio do progresso fsico; por disciplina e do projeto global. Curvas do Progresso Frustrado; Histograma de Mo de Obra (real)

6 - Controle e Fluxo de Informaes O fluxo das informaes, tanto daquelas expedidas quanto daquelas recebidas, devem ser devidamente definidas, previamente ao incio dos trabalhos do projeto Associada a definio da tramitao da documentao, tambm, nesta ocasio, devem ser definidas as quantidades de cpias de documentos que devero ser expedidas e/ou recebidas entre as partes envolvidas no projeto, bem como suas finalidades (para aprovao, referncia ou informao) Sendo considervel a quantidade de documentos envolvidos no processo do projeto (mais de 2.500 documentos originais), torna-se de fundamental importncia a tarefa de controlar as informaes geradas e expedidas, bem como, daquelas recebidas para o desenvolvimento do projeto. Os seguintes relatrios so aplicados no controle das informaes: Lista Geral de Documentos O controle da tramitao da documentao do projeto realizado atravs de software especfico que emite relatrios contendo as seguintes informaes :

Curvas de Medio do Progresso Fsico Estas curvas so geradas com os resultados da medio real do avano fsico das atividades do projeto, mensalmente, ou em outra periodicidade que satisfaa as necessidades de controle. Estas sero traadas sobre as curvas de progresso fsico planejada. (fig. 10)

Nmero do documento Ttulo do documento Status da reviso Status de aprovao Percentual em relao a Estrutura Analtica do Projeto Data prevista de incio Data real de incio Data prevista para trmino Data real de trmino Destino Acompanhamento Documento de Expedio/Documento de Recebimento Finalidade

Figura 11 - Histograma de Mo de Obra Real Figura 12 - Controle de Documentos do Projeto

Nota: Os anexos apresentados com este trabalho so extratos parciais de documentos elaborados pela PROJEMAR S.A. - Estudos e Projetos de Engenharia e devem ser considerados como exemplos para fins ilustrativos.

Estes relatrios so aplicados ao controle dos seguintes tipos de documentos: Planos, desenhos e relatrios do projeto Desenhos de fabricantes e fornecedores de equipamentos e sistemas Propostas tcnicas de fabricantes e fornecedores de equipamentos e sistemas. Controle de Documentos de Projeto Este relatrio tem como objetivo o controle dos documentos do projeto, expedidos para outras partes envolvidas com o mesmo, tais como: cliente, sociedade classificadora, construtor e fornecedores de equipamentos e sistemas. O fluxo de expedio e retorno de tais documentos, dentro de prazos devidamente acordados e planejados entre as partes envolvidas no projeto, de vital importncia. O compromisso assumido entre estas partes envolvidas deve ser controlado e devidamente acompanhado de forma a garantir o desenvolvimento das atividades do projeto dentro dos prazos planejados. (figura 12). Anexos: Figura 1 Organograma Geral Figura 2 - Diviso do Escopo de Servios (Scope of Work Division) Figura 3 - Definico das Interfaces do Escopo de Servios (Scope of Work Interfaces Definition) Figura 4 - Cronograma Macro Figura 5 - Cronograma Detalhado para Estruturas Figura 6- Curva do Progresso Fsico Estruturas Figura 7 - Curva do Progresso Fsico-Engenharia Figura 8 - Histograma de Mo de Obra Figura 9 - Estrutura Analtica do Progresso Figura 10 - Curvas de Medio do Progresso Fsico

Figura 1 Organograma Geral

O - Conhecimento Geral X - Responsvel P - Participao Figura 2 Diviso do Escopo de Servios (Viso Parcial)

Scope of Work - Interfaces Definitions 1.5 - Weight Control Procedures The weight control coordination of the converted unit will be of responsibility of Projemar. Projemar will provide weigh Control Procedure and its approval. Monthly other parties involved in the Project design work will inform Projemar about the weights, added or removed from the vessel, in all phases of design, to allow Projemar to process and control the light weight and center of gravity of the unit. 1.6 - Classification Classification costs as a whole will be of responsibility of the Consortium. Each one of the parties involved in this subject will technically define the scope of work of the selected Classification Society, related to each part under their responsibility. 1.11 - Identification Mark The identification marks on the hull will be of Projemar responsibility. Other identification marks where required will be of responsibility of each part involved in the design of the unit. 1.12 - Transport and Installation Projemar will coordinate all necessary engineering activities for transportation of the unit to Marlin Field. Inspection and certification costs of the F.P.S.O. unit for towing will be of Consortium responsibility. 2.1.1.4 - Water Injection System a) Topsides Desiguer will be responsible for: Equipment specifications System diagrams (P & ID) Equipment location / arrangement on process plant deck Piping arrangement on process plant deck

Figura 3 Definio das Interfaces do Escopo de Servios (Viso Parcial)

Figura 4 Cronograma Macro

Figura 5 Cronograma Detalhado (Disciplina Estrutura)

Figura 6 Curva do Progresso Fsico (Disciplina Estrutura)

1 0 0 ,0 0

8 0 ,0 0

PERCENTUAL

6 0 ,0 0 PREV ACUM. REAL ACUM.

4 0 ,0 0

2 0 ,0 0

0 ,0 0 M A M J J A S O N D J F M ESES M A M J J A S O N D

MS P R E V .M S R E AL M S P R E V AC U M . R E AL AC U M .

M 0 ,0 0 0 ,0 0

A 1 ,0 0 1 ,0 0

M 1 ,5 0 2 ,5 0

J 2 ,3 0 4 ,8 0

J 7 ,9 0 1 2 ,7 0

A 1 6 ,6 0 2 9 ,3 0

S 2 0 ,1 0 4 9 ,4 0

O 2 0 ,5 0 6 9 ,9 0

N 2 0 ,1 0 9 0 ,0 0

D 5 ,8 0 9 5 ,8 0

J 2 ,8 0 9 8 ,6 0

F 1 ,4 0 1 0 0 ,0 0

M 0 ,0 0

Figura 7 Curva do Progresso Fsico Engenharia

Figura 8 Histograma de Mo - de - Obra

Figura 9 Estrutura Analtica do Progresso

100,00

80,00

PERCENTUAL

60,00

Planejada acum Real acum ulada Real + frust acum

40,00

20,00

0,00 M-98

J-99 F MESES

MS Planejada ms Real ms Frustado ms Planejada acum Real acumulada Real + frust acum

M-98 2,62 0,00 2,62 0,00

A 2,39 8,34 0,00 5,01 8,34 8,34

M 7,29 9,49 1,28 12,30 17,83 19,11

J 4,64 4,06 1,67 16,93 21,89 23,56

J 7,38 12,40 3,51 24,32 34,29 37,80

A 10,29

S 13,38

O 14,33

N 13,46

D 8,33

J-99 5,23

F 3,38

M 1,63

A 1,17

M 1,51

J 0,24

J 0,24

A 0,24

S 0,24

O 2,04

N 0,00

D 0,00

34,61

47,99

62,33

75,79

84,12

89,34

92,72

94,35

95,51

97,02

97,25

97,49

97,72

97,96

100,00

Figura 10 Curva de Medio de Progresso

Figura 11 Histograma de Mo - de - Obra Real

Figura 12 Controle de Documentos do Projeto