Fungsi Pengurusan

1. Merancang memilih matlamat a. Matlamat i. Satu proses yang digunakan oleh pengurus bagi memilih dan mengenalpasti matlamat dan objektif yang bersesuaian dengan kemampuan organisasi dan pelan tindakan yang perlu dilaksanakan bagi mencapainya ii. Thinking in advance(apa, bagaimana, bila, siapa) b. Kepentingan i. Mudah untuk meramal pencapaian ii. Sumber diagihkan dengan cekap dan berkesan iii. Elakkan pembaziran masa dan sumber iv. Kurangkan risiko kegagalan v. Menjamin kelangcaran c. Langkah-langkah merancang i. Meninjau persekitaran ii. Membuat analysis SWOT (strength, weakness, opportunities, threats) iii. Menetapkan visi dan misi iv. Menyediakan pelan tindakan v. Mengenalpasti kaedah pemantauan vi. Menyediakan garis panduan penilaian d. Jenis perancangan i. Perancangan Senarai Kerja (To-do-list Planning) 1. Senaraikan mengikut keutamaan, kepentingan dan kesegeraan ii. Perancangan Operasional 1. Perancangan taktikal 2. Jangka masa lebih panjang 3. Berasaskan bajet tahunan 4. Sebahagian daripada perancangan strategic 5. Selalu libatkan pengurusan pertengahan iii. Perancangan Strategik 1. Berkait dengan visi dan misi 2. Pencapaian matlamat jangka panjang 3. Boleh pecah kepada fasa-fasa 4. Dilakukan oleh pengurusan atasan 5. Perlukan kepakaran dan kemahiran konseptual

e. Manual Prosedur Kerja (MPK) i. Garis panduan langkah-langkah ii. Kandungan 1. Latar belakang organisasi 2. Visi dan misi 3. Piagam pelanggan 4. Objektif organisasi 5. Carta organisasi 6. Carta fungsi 7. Fungsi utama 8. Aktiviti bagi fungsi utama 9. Proses kerja aktiviti utama 10. Carta aliran proses kerja 2. Mengelola kerja bersama-sama a. Matlamat i. Membentuk struktur organisasi dalaman yang memfokuskan kepada pengagihan tugas dan unit-unit, kordinasi, kawalselia tugasan dan pengaliran informasi b. Langkah i. Identifikasi aktiviti ii. Mengelola aktiviti melalui unit kecil atau jabatan (penjabatan) iii. Mengklasifikasikan autoriti (keutamaan) iv. Kordinasi antara autoriti dan tanggungjawab c. Struktur organisasi i. Pembahagian tugas ii. Pengagihan kuasa iii. Pembahagian Jabatan atau Unit iv. Skop kawalan v. Kordinasi 3. Mengarah mengkoordinasi a. Matlamat i. Mentadbir dan memimpin b. Panduan memberi arahan i. Memotivasi pekerja ii. Keterbukaan dalam komunikasi iii. Elakkan halangan komunikasi

c. Pengurus sebagai pemimpin i. Beri inspirasi ii. Jadi living example iii. Wujudkan komunikasi berkesan iv. Wujudkan sense of ownership d. Panduan pemimpin i. Tunjuk teladan ii. Agihkan kerja iii. Hargai sumbangan iv. Terima kritikan v. Bantu dan bombing vi. Yakin diri vii. Pupuk semangat viii. Elakkan bekerja sendiri 4. Mengawal pantau dan ukur a. Definisi i. Proses membentuk dan melaksanakan mekanisme serta pemantauan ke atas prestasi organisasi bagi memastikan objektif organisasi tercapai b. Ciri-ciri proses kawalan i. Satu kitaran ii. Pengenalpastian masalah baru yang perlu diselesaikan iii. Menjangkakan tingkah laku dan sikap iv. Tanggungjawab semua v. Kawalan fungsi merancang, mengelola, mengarah c. Jenis kawalan pentadbiran i. Delegasi (empoverment) ii. Penilaian iii. Penyata kewangan iv. Pentadbiran prestasi v. Polisi dan prosedur vi. Kawalan kualiti dan pengurusan operasi vii. Risiko, keselamatan dan liability

Jenis jenis mesyuarat

1. 2. 3. 4. Mesyuarat agung Mesyuarat agung luar biasa Mesyuarat jawatan kuasa Mesyuarat jawatan kuasa projek

Pengurusan fail
1. Fail induk kelab atau persatuan (penubuhan) 2. Fail pengerusi a. Maklumat ahli b. Senarai ajk dan senarai penasihat c. Perlembagaan kelab d. Minit mesyuarat 3. Fail setiausaha a. Minit mesyuarat b. Surat berkaitan kelab c. Buku panduan kelab d. Perlembagaan kelab e. Maklumat ahli f. Senarai ajk dan GP g. Laporan mingguan 4. Fail kewangan (Bendahari) a. Penyata kira-kira kewangan kelab b. Bil-bil pembelian

Dasar sukan negara

1. Pengenalan a. Dokumen yang sentiasa menjadi rujukan kea rah perkembangan, kemajuan dan pembangunan sukan negara 2. Rasional DSN a. Ke arah menjadikan sukan sebagai alat untuk menerapkan nilai moral dan membentuk masyarakat yang sihat jasmani dan rohani 3. Manfaat DSN a. Peringkat individu i. Semangat pertandingan yang sihat ii. Meningkatkan tahap kesihatan dan kecerdasan fizikal iii. Mengisi masa lapang dengan baik iv. Menenangkan fikiran dan mengurangkan tekanan v. Interaksi sosial yang baik vi. Mengasah kemahiran asas b. Peringkat masyarakat i. Pembinaan masyarakat yang sihat dan bermoral ii. Perhubungan komuniti yang baik iii. Meningkatkan tahap kesihatan iv. Meningkatkan produktiviti negara v. Mengurangkan jenayah

c. Peringkat antarabangsa i. Mencapai kecemerlangan peringkat tertinggi ii. Meningkatkan maruah bangsa dan negara iii. Memupuk persahabatan iv. Menjadikan sukan sebagai industry yang mempunyai nilai komersial yang tinggi 4. Objektif DSN a. Membentuk masyarakat yang sihat, berdisiplin dan bersatu padu b. Menyediakan peluang dan kemudahan c. Membangun dan meningkatkan pengetahuan dan amalan sukan d. Mencapai kecemerlangan e. Meningkatkan imeh negara 5. Strategi dan pelaksanaan DSN a. Perancangan b. Organisasi c. Personel d. Kewangan e. Insentif f. Kemudahan g. Am

Sukan untuk semua

1. Matlamat a. Menimbulkan kesedaran di kalangan masyarakat Malaysia tentang pentingnya kesihatan b. Membentuk imej nasional sebagai peserta

Malaysia Cergas
1. Pengenalan a. Satu seruan kea rah membentuk gaya hidup yang lebih aktif, lebih selesa dan lebih tinggi mutunya b. Satu idea yang dilihat dapat mengurangkan masalah sosial c. Satu tema atau slogan dan satu lambing kepada kehidupan yang sihat d. Satu dinamisme dalam kepimpinan e. Satu proses pendidikan seumur hidup f. Satu keperluan yang disokong oleh kenyataan dan logic 2. Matlamat a. b. c. d.

Menimbulkan kesedaran tentang kepentingan kesihatan Kepentingan sukan Pengetahuan tentang sukan Penyertaan dalam sukan

Sukan Prestasi Tinggi

1. Usaha a. b. c. d. e. f. 2. Objektif a. Membuka peluang b. Memanifestasikan DSN 3. Tujuan a. b. c. d. e. f. g. Mengenal pasti bakat Penambangan bilangan atlet berbakat Penambahan pusat latihan negeri dan daerah Penambahan bilangan pegawai teknikal Memperbanyakkan peluang pertandingan Memperkukuhkan pengurusan persatuan Penambahan bilangan jurulatih Menubuhkan sekolah-sekolah sukan Meningkatkan infrastruktur sukan ke taraf antarabangsa Memastikan jurulatih berpotensi Meningkatkan profesionalisme jurulatih Mendapat khidmat jurulatih luar negara Menghantar atlet berlatih ke luar negara

Agensi agensi sukan nasional dan antarabangsa

1. Agensi sukan nasional a. Kementerian belia dan sukan i. Objektif 1. Membina satu masyarakat belia yang bersatu padu, berdisiplin, berakhlak tinggi dan bergerak maju dalam bidang ekonomi dan sosial serta membina satu masyarakat yang sihat dan cergas kea rah perpaduan negara. ii. Fungsi 1. 2. 3. 4. 5.

Latihan dan kemahiran vokasional serta sifat keusahawanan melalui Institut Kemahiran Belia Negara Menekankan perubahan sikap belia Menyemarakkan penyertaan rakyat mengamal cara hidup sihat Meningkatkan pencapaian sukan Melahirkan tenaga kerja mahir dan berkualiti

b. Majlis sukan negara i. Objektif 1. Memaju dan mempertingkatan prestasi atlet negara 2. Mempertingkatkan kualiti, pengetahuan dan kemahiran jurulatih, pegawai teknikal dan pegawai pentadbir sukan tempatan 3. Menyediakan peluang penyertaan yang lebih luas 4. Menyediakan pelbagai program untuk sukan 5. Memperuntukkan skim galakan dan ganjaran 6. Merancang dan menguruskan kemhudahan sukan 7. Menyelaras pengelolaan sukan Malaysia ii. Peranan dan tanggungjawab MSN 1. Program pembangunan atlet 2. Khidmat sains dan perubatan sukan 3. Pembangunan kurikulum dan kejurulatihan 4. Pengurusan dan kepegawaian sukan 5. Kemudahan sukan 6. Skim penggalakkan dan anugerah sukan 7. Bantuan organisasi dan khidmat sokongan kepada persatuan sukan c. Majlis olimpik malauysia d. MSSM e. Persatuan sukan di Malaysia 2. Agensi sukan antarabangsa a. FIFA b. IAAF c. IHF d. IBF e. ITF f. IRB

Minit Mesyuarat
1. Peringkat penyediaan a. Peringkat pertama i. Semua isi penting ii. Semua keputusan yang dicapai iii. Cadangan, sokongan dan undian iv. Nama pencadang dan penyokong v. Jimlah undi menyokong dan menentang b. Peringkat kedua (gramatis, jelas dan tepat) i. Draf (lepas 3 hari) ii. Sebenar (lepas 7 hari) iii. Dokumen rujukan untuk melaksanakan tindakan yang diputuskan dalam mesyuarat

2. Penulisan a. Butiran i. Nama mesyuarat ii. Bilangan kali mesyuarat iii. Tarikh iv. Masa v. Tempat b. Dokumen c. Bahan bertulis untuk dibincangkan d. Senarai kehadiran

Pengurusan mesyuarat
1. Tindakan pra-mesyuarat a. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa b. Membuat tempahan bilik mesyuarat c. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan d. Menghantar surat jemputan mesyuarat e. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat f. Menentukan kehadiran g. Perbincangan pra mesyuarat h. Memberitahu ahli-ahli 2. Tindakan semasa mesyuarat a. Catatan minit mesyuarat 3. Tindakan selepas mesyuarat a. Penyediaan minit b. Pengesanan maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat c. Laporan maklum balas d. Penutup

Agenda Mesyuarat
1. 2. 3. 4. 5. 6. Perutusan pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lepas Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas kerja Hal-hal lain Penutup

Organisasi
1. Definisi a. Satu unit yang terdiri daripada gabungan manusia yang bergantung antara satu sama lain dan bekerjasama bagi mencapai sesuatu matlamat atau tujuan 2. Ciri ciri a. b. c. d. e. 3. Kandungan a. b. c. d. e.

Mempunyai identiti tersendiri Mempunyai susunan hierarki Mempunyai dasar, visi, misi, matlamat serta objektif Proses pembahagian tugas Proses kawalselia dan sistem perhubungan yang berkesan

Dasar atau perlembagaan Visi Misi Objektif Matlamat

Pengurusan
1. Definisi a. Suatu proses mentadbir atau mengurus manusia atau sumber termasuk menyusun, mengarah, merancang, proses koordinasi, kawal selia dan penilaian 2. Sistem pengurusan a. Sistem 1 i. Pemimpin kuasa mutlak ii. Ahli mengikut prosedur b. Sistem 2 i. Pemimpin menentukan arahan ii. Ahli bebas mengeluarkan pandangan dan bertindak c. Sistem 3 i. Ahli bebas memberi pandangan dan bertindak d. Sistem 4 i. Penglibatan semua ii. Keputusan dibuat oleh semua iii. Merancang dan melaksana bersama iv. Kepercayaan pemimpin kepada ahli v. Tahap motivasi tinggi e. Konsep kontinum

3. Proses pengurusan a. Merancang b. Penyusunan c. Mengawal atau mengarah d. Kebijaksanaan menggunakan sumber manusia e. Kordinasi f. Kawal selia g. Penilaian 4. Ciri ciri pengurusan yang ideal a. Mengenali dan memahami organisasi b. Mengetahui dan memahami dasar, visi, misi, matlamat dan objektif organisasi dengan jelas c. Mengenali potensi ahli-ahli dalam organisasi d. Mempunyai ilmu dan pengalaman e. Berpusat kepada kebolehan dan kepakaran orang bawahan f. Setiap keputusan dibuat mempunyai rasional

Kepimpinan
1. Teori kepimpinan a. Great man (sikap kepimpinan sejak lahir) b. Traits (kualiti diwarisi sejak lahir) c. Contingency (mengikut persekitaran) d. Situational (mengikut keadaan) e. Behaviourial (pemimpin dilatih) f. Participative (penglibatan diri) g. Relationship (perhubungan pemimpin dengan ahli) h. Management (ganjaran dan tindakan) 2. Gaya kepimpinan a. Autokratik b. Demokratik c. laissez-faire d. Berorientasikan pengarahan e. Berorientasikan sokongan (motivate) f. Berorientasikan penglibatan g. Berorientasikan pencapaian 3. Kaedah membuat keputusan a. Kestabilan melaksanakan tugas atau membuat keputusan b. Pemikiran yang positing c. Integrity d. Inovasi dan inovatif

4. Kategori pemimpin (al-farabi) a. Pemimpin berjiwa besar wawasan b. Pemimpin berjiwa sederhana kejayaan yang dicapai c. Pemimpin berjiwa kecil kelemahan orang lain d. Pemimpin berjiwa lebih kecil diri sendiri 5. Ciri-ciri pemimpin yang berjaya a. Visi b. Misi c. Matlamat d. Perancang e. Penilai f. Penghubung kemanusiaan g. Mentality yang tinggi h. Berilmu i. Berpengalaman j. Integrity dan nilai etika k. Memastikan perancangan terlaksana l. Mendengar dan memahami isu dalam menerajui organisasi m. Kemampuan memberi jawapan atau penjelasan n. Mahir terhadap matlamat o. Penghubung p. Agen perubahan q. Bertanggungjawab r. Teladan s. Penyebar sumber maklumat kepada ahli t. Membuat keputusan u. Jurucakap atau penghubung luar v. Perunding w. Motivator 6. Hierarki kepimpinan a. Atasan b. Pertengahan c. Bawahan

Penggunaan sumber dan kemudahan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Sumber tenaga manusia Kemudahan Penyelenggaraan Pengaturan Mencukupi dan sesuai Peruntukan kemudahan dan alatan Sumber bahan Sumber kemudahan Kedudukan pusat latihan sukan

Sumber-sumber pengurusan
1. Modal insan a. Mengenalpasti keperluan personel b. Proses pemilihan merujuk kepada: i. Merit ii. Kelulusan akademik iii. Pengalaman iv. Kriteria politik v. Saiz kependudukan c. Memilih calon alat i. Maklumat latar belakang 1. Maklumat peribadi 2. Maklumat pendidikan 3. Sejarah kerja 4. Pengalaman ii. Temuduga 1. Tidak berstruktur 2. Berstruktur iii. Ujian kelayakan 1. Ujian keupayaan 2. Ujian personality 3. Ujian prestasi

2. Mengurus kewangan a. Mengumpul maklumat untuk bajet i. Sumber dari mana ii. Kemana diagihkan iii. Kenapa diagihkan b. Menyiapkan bajet c. Mengawal sistem kewangan i. Mengumpul, merekodkan, mengklasifikasikan dan merumus data ii. Bertujuan mengenalpasti keuntungan dan kerugian iii. Mengesan bagaimana berlakunya perkara tersebut iv. Menyediakan penyata kewangan dalam tahunan, suku tahun dan bulanan v. Menyediakan kunci kira-kira termasuk 1. Aset (laporan) 2. Liabiliti (hutang) 3. Ekuiti (pelaburan) d. Audit dan laporan i. Dibuat selepas ii. Memastikan semua belanjawan mengikut apa yang dirancang iii. Membeku dan mengenal pasti sekiranya terlebih belanja 3. Mengurus kemudahan dan penyelenggaraan a. Perjawatan dan tugasan i. Perjadualan acara ii. Pemasaran kemudahan iii. Pengurusan sumber manusia b. Pendekatan asas penyelenggaraan i. Mempunyai rancangan penyelenggaraan ii. Kemudahan dalam keadaan optimum iii. Peralatan selamat c. Borang tugasan dan borang semak i. Kerja yang perlu dibuat ii. Tugas-tugas harian iii. Semak kemudahan infrastruktur iv. Membuat laporan v. Membuat cadangan penambahbaikan

4. Peralatan a. Pengendalian peralatan i. Sistem inventori yang efisien ii. Pembelian yang memanfaatkan iii. Sistem kawalan iv. Sistem merekod v. Sistem pemeriksaan b. Pembelian peralatan i. Proses ii. Kuantiti iii. Keperluan iv. Penjagaan c. Pengendalian dan pemuliharaan kemudahan sukan i. Rancangan pengendalian dan baik pulih ii. Jadual pemeriksaan iii. Masa yang sesuai iv. Senarai semak d. Pengawasan aktiviti dan kemudahan sukan i. Polisi am organisasi ii. Prosedur keselamatan iii. Prosedur kecemasan iv. Laporan kemalangan v. Prosedur penyimpanan alatan 5. Fasiliti untuk OKU a. Keperluan asas b. Mudah akses c. Rekabentuk d. Penghargaan

Pengurusan stor
1. Keperluan stor PJ a. Ruang b. Rak c. Lokasi d. Tingkap e. Siling f. Peredaran udara g. Keselamatan h. Pintu i. Penjagaan peralatan