INFORME DE AUDITORA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Modalidad Regular

SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A. - SHT VIGENCIA 2009

CGR-CDIFTCEDR N 108 Diciembre de 2010

Contralor General de la Repblica Vicecontralor Contralor Delegado para el Sector Director de Vigilancia Fiscal Responsable Subsector Supervisor Equipo de auditores: Lder de Auditora Integrantes del Equipo Auditor

Sandra Morelli Rico lvaro Navas Patrn Nelson Izciga Len Mara Fernanda Escobar Silva Lily Luz Lozano Medina Zoila Rosa Escobar Pineda

Mara Teresa Galvis Mojica Jeanneth Victoria Rivera Rincn Mara de Jess Rodrguez Urbina Juan Norberto Castillo Fuentes

Tabla de Contenido del Informe

Pgina 1. 2. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO ........................................................... 5 DICTAMEN INTEGRAL ............................................................................................................... 6 2.1 GESTIN Y RESULTADOS .............................................................................. 8 2.1.1 Gestin misional ............................................................................................................. 10 2.1.1.1 Negocio misional ............................................................................................................ 10 2.1.1.2 Evaluacin del sistema de control interno ..................................................................... 10 2.1.1.3 Cumplimiento del plan de mejoramiento ....................................................................... 11 2.1.1.4 Gestin del Talento Humano ......................................................................................... 11 2.1.2. Gestin en los recursos pblicos ................................................................................ 11 2.1.2.1 Gestin Contractual ....................................................................................................... 11 2.1.2.2 Gestin presupuestal o financiera ................................................................................. 12 2.2. CONCEPTO SOBRE GESTIN Y RESULTADOS ................................................ 12 2.3 OPININ SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES .................................................. 13 2.4 FENECIMIENTO DE CUENTA ......................................................................... 14 2.5 RELACIN DE HALLAZGOS .......................................................................... 14 2.6 PLAN DE MEJORAMIENTO ........................................................................... 15 3. RESULTADOS DE LA AUDITORA ......................................................................................... 16 3.1 EVALUACIN DE LA GESTIN Y RESULTADOS ........................................... 16

3.1.1. Gestin Misional ............................................................................................................ 16

3.1.1.1 Negocio misional ........................................................................................................... 16 3.1.1.2 Evaluacin del Sistema de Control Interno .................................................................... 17 3.1.1.3 Cumplimiento de Plan de Mejoramiento ........................................................................ 21 3.1.1.4 Gestin del Talento Humano ......................................................................................... 23 3.1.1.5 Anlisis de la Gestin Ambiental .................................................................................. 24 3.1.2. Gestin en los recursos pblicos ................................................................................ 30 3.1.2.1 Gestin contractual ........................................................................................................ 30 3.1.2.2 Gestin Presupuestal o Financiera ................................................................................ 32 3.2 EVALUACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES .................................................. 32 4. ANEXOS ....................................................................................................................................... 34 Anexo 1. Estados Contables. ............................................................................... 34 Anexo 2. Matriz de codificacin de hallazgos ............................................................ 34

1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO

El Gobierno Nacional dispuso en el ao 2007 el deber de todas las entidades estatales de informar al Programa para Gestin eficiente de Activos Pblicos PROGA - los inmuebles registrados como propiedad, que no estuvieren siendo utilizados para el cumplimiento de sus funciones y orden transferirlos a ttulo gratuito a la entidad pblica que lo solicitara. Entre las propiedades reportadas por la Funcin Pblica, se relacionaron dos hoteles situados en sendas ciudades de la Costa Atlntica, los cuales se encontraban en arriendo con un tercero. Considerando que el objeto social de la Sociedad Hotelera Tequendama S.A., constituye la administracin directa e indirecta de hoteles de su propiedad o de terceros, se consider habilitada para solicitar la cesin a ttulo gratuito de estas instalaciones vacacionales, procediendo al requerimiento correspondiente el 11 de abril de 2007. En Agosto 16 de 2007 se da concepto favorable para realizar la transferencia. Con fundamento en este proceso realizado por el PROGA, en Resoluciones 661 y 662 del 19 de septiembre, se transfieren a la Sociedad Hotelera Tequendama S.A., a ttulo gratuito, los centros vacacionales Parque Real de Cartagena y Pleno Mar de Santa Marta, debidamente protocolizados ante las autoridades de notariado y registro. En esa oportunidad y con el fin de que no se cambiara de uso, la Sociedad adquiri el compromiso de recuperar y reparar los mismos, conforme al estudio tcnico presentado. La inversin ofrecida por parte de la Sociedad Hotelera Tequendama para el hotel de Santa Marta fue de $919,48 millones y $1.005,5 millones para el hotel Cartagena, inversin que fue superada toda vez que el estado de los inmuebles as lo requiri; se consider tambin satisfacer las exigencias de estndares en hoteles categora tres estrellas, siendo para Santa Marta $1.639,2 millones y para Cartagena $2.210,1 millones para un total de $3.849,7 millones invertidos en la remodelacin y adecuacin.( Ver anexo 1) Efectuadas las reparaciones para iniciar la operacin en cada una de estas instalaciones hoteleras, fueron inauguradas en la segunda semana del mes de octubre de 2009.
Fuente Informe de Gestin

2. DICTAMEN INTEGRAL

Mayor General (r) ORLANDO SALAZAR GIL Gerente General Sociedad Hotelera Tequendama S.A. Bogot D. C.

La Contralora General de la Repblica, con fundamento en las facultades otorgadas por el artculo 267 de la Constitucin Poltica, practic Auditora Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Regular a la Sociedad Hotelera Tequendama S.A. - SHT, a travs de la evaluacin de los principios de la gestin fiscal: economa, eficiencia, eficacia, equidad y valoracin de los costos ambientales, con que administr los recursos puestos a su disposicin y los resultados de su gestin en las reas, actividades o procesos examinados, el examen del Balance General al 31 de Diciembre de 2009 y el Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental por el ao terminado en esa fecha. Dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del ao anterior, examinados por la Contralora General de la Repblica. La auditora incluy la comprobacin de que las operaciones financieras, administrativas y econmicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evalu el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Es responsabilidad de la administracin el contenido de la informacin suministrada por la Entidad y analizada por la Contralora General de la Repblica. Igualmente, es responsable por la preparacin y correcta presentacin de los estados contables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia; as como conformar, disear, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misin institucional y para la preparacin y presentacin de los estados contables, libres de errores significativos; seleccionar y aplicar las polticas contables apropiadas y efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La responsabilidad de la Contralora General de la Repblica consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, con fundamento en: el concepto sobre la gestin y resultados adelantados por la administracin de la Entidad en las reas o procesos auditados y la opinin sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El representante legal de la Sociedad Hotelera Tequendama S.A. - SHT, rindi la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del ao 2009, dentro de los plazos previstos en la Resolucin Orgnica 5544 de 2003.

La evaluacin se llev a cabo de acuerdo con normas de auditora gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditora (NIAs) y con polticas y procedimientos de auditora gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contralora General de la Repblica. Tales normas requieren que planifique y efecte la auditora para obtener una seguridad razonable y fundamentar nuestro informe. Los procedimientos de auditora seleccionados dependen del juicio profesional del auditor, incluyendo su evaluacin de los riesgos de errores significativos en los estados contables y de la gestin y resultados de la Entidad. Consideramos que la auditora proporciona una base razonable para expresar nuestro concepto y la opinin. Algunos hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la Sociedad dentro del desarrollo de la auditora, las respuestas de la administracin fueron analizadas y se incorporaron en el informe las que fueron debidamente soportadas. 2.1 GESTIN Y RESULTADOS Para conceptuar sobre la gestin y resultados obtenidos por la administracin se examinaron los procesos misionales empresariales de Gerencia General, Prestacin de Servicios, en lo relacionado con Gestin Comercial y Operacin de Alimentos y Bebidas; los procesos de apoyo en los aspectos Financiero y de Talento Humano ms la Gestin Ambiental. En complemento de lo anterior, se evalu el cumplimiento de los Planes de Accin y Proyectos Estratgicos vigencia 2009. As mismo, se analiz la relacin existente entre el Plan Estratgico de la Sociedad y los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo. En lo relativo a la Gestin Gerencial, el anlisis se orient a la identificacin de la adecuada aplicacin de la normatividad. En cuanto a la Prestacin de Servicios, se evalu lo relacionado a la formulacin de las estrategias de comercializacin y divulgacin de los productos y servicios a cargo; el cumplimiento de las metas y objetivos, as como los mecanismos de seguimiento y control implcitos en el mismo. En la Operacin de Alimentos y Bebidas, su manipulacin e instalaciones dentro de los estndares de calidad y manejo ambiental. En los procesos de apoyo se consider:

Contable: En el componente Contable, la auditoria se focaliz en las cuentas que de acuerdo con la materialidad, sean de una cuanta igual o superior a $574,4 millones. Sin embargo, segn la naturaleza de la cuenta, independientemente de su valor, se evaluaron aquellas con significancia para la auditora. Para la contabilidad, en el proceso de afectacin contable y generacin de estados financieros, se consideraron registros incluidos en: Cuentas del Grupo 11 Efectivo cuyo saldo a 31-12-09 es de $3.669,8 millones. Cuentas del Grupo 14 Deudores, activo con saldo a 31-12-09 de $4.954,9 millones. Cuenta 4345 Servicios hoteleros y de promocin turstica formado por saldo de $50.556 millones. Cuenta 6350 Servicios hoteleros y de promocin turstica, cuyo monto 31-12-09 por $23.850,6 millones, representa el saldo del Grupo 6 Costo de ventas y operacin; Cuenta 7601 Alojamiento que incluye saldo de $8.264,4 millones. Cuenta 7602 Alojamiento, saldo formado por $15.586,1 millones. Presupuestal: En el componente Presupuestal, se orient a determinar el cumplimiento de las disposiciones presupuestales incluidas en el marco normativo mencionado, en el manejo de los recursos del Presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia 2009, aprobado por el CONFIS mediante Resolucin N 09 de diciembre 26 de 2008. Talento Humano, Se evalu la existencia y debida preparacin de programas de: bienestar social, capacitacin y seguridad industrial para el personal, la observacin y acatamiento de las normas que al rea ataen, y el establecimiento de programas de educacin formal y no formal. Gestin Ambiental. Los procedimientos se direccionaron a la verificacin de la implementacin de controles sobre los riesgos que se puedan generar en los temas produccin de alimentos de los hoteles y uso eficiente de recursos. Gestin Contractual. Se evalu el sistema de contratacin para la adquisicin de los bienes y servicios durante la vigencia 2009, teniendo en cuenta las normas aplicables en materia contractual. De igual forma, se realiz la verificacin del cumplimiento del Sistema para la Vigilancia de la Contratacin Estatal - SICE, por parte de la Sociedad. Defensa Judicial. Se evalu la gestin de la SHT referente a la defensa jurdica en los procesos instaurados a favor y en contra; y se verific si la Sociedad ha incoado acciones de repeticin.

Como Sociedad Annima de Economa Mixta se rige por el Cdigo de Comercio y la Ley 489 de 1998; para la vinculacin de personal aplica el Decreto 2127 de 1945 y en el rgimen prestacional el Decreto 2701 de 1988; cuenta con un pacto colectivo de trabajo que finaliza en diciembre de 2010. Para el cumplimiento de su Misin, utiliza la normatividad turstica y ambiental. En materia contractual, se basa en lo establecido en el artculo 14 de la Ley 1150 de 2007, tiene presente disposiciones del derecho privado y debe aplicar los principios de la funcin administrativa y de la gestin fiscal de que tratan los artculos 209 y 267 de la Constitucin Poltica y est sometida al rgimen de inhabilidades e incompatibilidades previstos legalmente para la contratacin. 2.1.1 Gestin misional 2.1.1.1 Negocio misional La Sociedad desarroll actividades durante la vigencia consecuentes con las funciones misionales definidas en las leyes y normas internas, las cuales fueron descritas en los planes y programas para su realizacin y cumplimiento. 2.1.1.2 Evaluacin del sistema de control interno El Sistema de Control Interno de la Sociedad Hotelera Tequendama S.A. SHT, obtuvo una calificacin de Adecuado, en su evaluacin conceptual, lo que significa que conforme a los parmetros establecidos, los controles generales del Sujeto de control existen y se aplican. Operativamente, arroj una calificacin de Eficiente, con un puntaje de 1,74, en razn a que los controles especficos de las lneas o procesos examinados, mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos. En cuanto al Sistema de Control Interno Contable, se presenta a continuacin la calificacin obtenida. - Satisfactorio para los componentes Clasificacin- incluido en la Etapa de Reconocimiento y - Acciones implementadas- en Otros de Control, con calificacin de 3,75 y 3,81 respectivamente; - Adecuado para los componentes Identificacin y Registro y ajuste- incluidos en la Etapa de Reconocimiento con calificacin de 4,62 y 4,83 respectivamente; Elaboracin de estados contables y dems informes y Anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin- de la Etapa de revelacin, con calificacin de 4,71 y 4,83 respectivamente.

2.1.1.3 Cumplimiento del plan de mejoramiento El plan de mejoramiento suscrito por la Sociedad Hotelera Tequendama S.A. SHT, presenta con base en los resultados del seguimiento del equipo auditor, un cumplimiento del 100 % y un avance del 71,15% a 30 de Septiembre de 2010, correspondiendo con el cumplimiento y avance reportado por la Sociedad. Adems de los aspectos de cumplimiento y avance mencionados, se consider la efectividad de las acciones correctivas implementadas, respecto de lo cual se exponen aspectos relacionados con algunos hallazgos de ndole contable. En el texto del informe se describen los aspectos significativos del seguimiento al plan de mejoramiento. 2.1.1.4 Gestin del Talento Humano En el anlisis efectuado a los procesos seleccionados, se incluy el estudio del personal involucrado y determin el cumplimiento de la normatividad laboral en pago de prestaciones sociales de ley, as como de las competencias en capacitacin y seguridad industrial. 2.1.2. Gestin en los recursos pblicos 2.1.2.1 Gestin Contractual La Contratacin adelantada por la SHT para la vigencia fiscal 2009 ascendi a $33.982 millones, que corresponden a contratos con formalidades plenas por $11.708,4 millones, rdenes de compra por $8.804 millones, rdenes de prestacin de servicio por $7.959 millones y rdenes de compra de alimentos y bebidas por $5.511 millones. Frente al anlisis efectuado se establecieron deficiencias, especialmente para el cumplimiento de requisitos en el perfeccionamiento de los contratos, falta de claridad en el contenido de las especificaciones y requerimientos de la Sociedad para la adquisicin y/o prestacin de servicios a contratar y el archivo documental no ofrece informacin plena de su desarrollo. El control y seguimiento al desarrollo de los contratos presenta debilidades, hecho que se muestra en los informes en los que no se evidencian todas las actividades establecidas en el manual de contratacin para los procesos de supervisin.

2.1.2.2 Gestin presupuestal o financiera El presupuesto consolidado para ejecutar durante la vigencia en estudio correspondi a $ 75.737.0 millones discriminados as: Concepto Saldo 2008 incorporado en el 2009 Recursos 2009 Total Valor (en millones) $ 23.466,0 52.271,0 $ 75.737,0

Al final de la vigencia se registraron compromisos por $60.126,4 millones y pagos consolidados por $58.107,7 millones; con unos recursos por ejecutar al final del periodo de $15.610,5 millones, incluida la disponibilidad final de $11.996,3 millones, con un porcentaje de ejecucin de lo presupuestado frente a lo comprometido del 79,39 %, clculo que incluye la disponibilidad inicial. 2.2. CONCEPTO SOBRE GESTIN Y RESULTADOS Con base en las conclusiones y hallazgos antes relacionados, la Contralora General de la Repblica con base en la auditora adelantada, concepta que la Gestin y Resultados, es favorable, con la consecuente calificacin de 92.91, calculado con la ponderacin de los aspectos que se relacionan en el cuadro 1.
Cuadro No.1 - Consolidacin de la Calificacin - 2009 Calificacin Factor de Calificacin ASPECTOS Parcial Ponderacin Total Gestin Misional 87,58 0,20 17,52 Gestin Contractual 91,25 0,25 22,81 Gestin Presupuestal y Financiera 91,32 0,25 22,83 Gestin de Administracin del Talento 95,00 0,05 4,75 Humano Cumplimiento de Plan de Mejoramiento Evaluacin del Sistema de Control Interno Calificacin total
Gua Audite 4.0

100,00 100.00

0,10 0,15

10,00 15,00

1,00

92,91

En la calificacin de la Gestin Presupuestal y Financiera se consideran los criterios de Programa y aprobacin, Cumplimiento Normativo, Cumplimiento de la ejecucin de ingresos y el Cumplimiento de la ejecucin de gastos. Gestin Ambiental Evidencia fortalecimiento continuado de una a otra vigencia, en la medida que la sociedad ha implementado programas ambientales orientados a uso, proteccin y conservacin de los recursos naturales y el medio ambiente, al mitigar los impactos que las operaciones puedan generar al medio ambiente. Para la vigencia objeto de evaluacin obtuvo certificacin del Sello Ambiental Colombiano norma NTC 5133, para establecimientos de alojamiento y hospedaje, cuyo propsito es promover la oferta y demanda de productos, y servicios ambientalmente sostenibles; sin embargo, para la vigencia se detectaron aspectos susceptibles a mejorar, los cuales se detallan en el captulo de resultados de auditora. 2.3 OPININ SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES La revisin a las Estados Contables ponen de manifiesto aspectos, referentes a: - Inexactitud en informacin consignada por la Entidad en el Balance General presentado en la cuenta fiscal a la Contralora General de la Repblica. - Registro de la franquicia de la marca Crowne Plaza, en cuanto no se reconoce en el activo el valor que representa el beneficio por el uso del intangible, as como tampoco se hace su reconocimiento patrimonial. - Lo relacionado con la clasificacin del valor mensual que se liquida a favor del propietario de la mencionada marca, en contraprestacin por la utilizacin o explotacin de la misma, que aparece en el concepto Comisiones, honorarios y servicios. - La revelacin de algunos ingresos que desatiende criterios de registro en cuentas, dado que la caracterstica de la transaccin econmica, no corresponde a los conceptos afectados en la contabilidad, en divergencia con lo previsto en la dinmica del Plan de Cuentas. - Ausencia de cuenta corriente y del libro auxiliar correspondientes al manejo de las cajas menores de los hoteles de Cartagena y Santa Marta. - Utilizacin de auxiliares de la cuenta 1407 Deudores- Prestacin de servicios, para el registro del abono efectuado por el cliente, correspondiente al servicio en

curso y que por consiguiente no se ha liquidado y causado, los cuales se ajustan al cierre anual del periodo contable. - Gestin parcial de actividades previstas para la depuracin de saldos de operaciones recprocas realizadas con otras entidades pblicas. Las inconsistencias encontradas, que afectan la razonabilidad de los Estados Contables ascienden a $16.130,7 millones de pesos, valor que representa el 11,89% del activo total de la Entidad. En nuestra opinin, excepto por lo expresado en el cuerpo del informe de auditora, los Estados Contables de la Sociedad Hotelera Tequendama S.A, presentan razonablemente la situacin financiera, en sus aspectos ms significativos por el ao terminado el 31 de diciembre de 2009 y los resultados del ejercicio econmico del ao terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la Contadura General de la Nacin. Esta opinin mantiene la misma condicin de la auditora anterior, cuando igualmente se calific con salvedades. 2.4 FENECIMIENTO DE CUENTA Con base en el Concepto sobre la Gestin y resultados y la Opinin sobre los Estados Contables, la Contralora General de la Repblica fenece la cuenta de la Sociedad Hotelera Tequendama SHT- por la vigencia fiscal 2009.
Concepto/opinin Favorable Con observaciones Desfavorable Sin Salvedades FENECE FENECE NO FENECE Con Salvedades FENECE FENECE NO FENECE Negativa NO FENECE NO FENECE NO FENECE Abstencin NO FENECE NO FENECE NO FENECE

2.5 RELACIN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditora, se establecieron administrativos. 14 hallazgos

2.6 PLAN DE MEJORAMIENTO La Sociedad debe elaborar o ajustar el plan de mejoramiento, con acciones y actividades que permitan eliminar las causas de los hallazgos detectados y comunicados durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El plan de mejoramiento debe ser entregado a la Contralora Delegada para el Sector Infraestructura Fsica y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional dentro de los 15 das hbiles siguientes al recibo del informe, de acuerdo con Resolucin 5872 de 2007 de la CGR y dems normas vigentes. Bogot, D. C,

Original firmado por: NELSON IZCIGA LEN Contralor Delegado Sectorial

DVF: Responsable de Subsector: Supervisora: Mara Fernanda Escobar Silva Lily Luz Lozano Medina Zoila Rosa Escobar Pineda

3. RESULTADOS DE LA AUDITORA

3.1

EVALUACIN DE LA GESTIN Y RESULTADOS

3.1.1. Gestin Misional La evaluacin de la Gestin Misional se realiz con base en la cuenta rendida por la Sociedad, el informe a la gestin y los Planes Estratgico y de Accin, establecidos para la vigencia 2009. Este aspecto tiene como propsito determinar si las actividades y la ejecucin de sus recursos satisficieron las necesidades y obtuvieron los beneficios proyectados en el marco del Plan de Accin formulado, para lo cual la CGR analiz los diferentes parmetros relativos a los objetos, obteniendo los siguientes resultados: 3.1.1.1 Negocio misional Durante la vigencia la Sociedad desarroll actividades consecuentes con las funciones misionales definidas en las leyes y normas internas, las cuales fueron descritas en los planes y programas, objeto de anlisis. De acuerdo con el resultado y los hallazgos sealados sobre los diferentes procesos, fue calificado el negocio misional de conformidad con los parmetros establecidos. Adecuacin Misional Los Planes Estratgicos y de Accin de la Entidad cuentan con objetivos misionales y se encuentran relacionados con las polticas de gobierno (Plan Nacional de Desarrollo - Estado Comunitario: Desarrollo para Todos) y las del Ministerio de Defensa Nacional (Grupo Social y Empresarial de la Defensa GESED) que obedecen al Plan Cuatrienal. En el Plan Estratgico la Sociedad, con fundamento en la misin de las unidades de negocios, determina cuatro objetivos estratgicos, direccionados al incremento de ingresos, utilidad neta, satisfaccin del cliente y motivacin del cliente interno, que complementa para el logro de sus propsitos con el Plan de Accin en el cual describe tareas y define responsables, metas e indicadores en coordinacin con el Ministerio de Defensa Nacional. No obstante lo sealado en los prrafos precedentes, las tareas del Plan de Accin no muestran la estimacin de recursos para su ejecucin, circunstancia

que incidi en la evaluacin de su cumplimiento en el manejo de los recursos, aspecto que fue considerado en la vigencia 2010. Cumplimiento de Metas La Sociedad Hotelera cumpli con las metas sealadas en sus unidades de negocio, excepto en: - Las proyectadas en Ventas y Mercadeo y los Hoteles Cartagena y Santa Marta, que no lograron el nivel esperado, en consideracin a que se dispuso el funcionamiento de los hoteles para junio y su operatividad inici a mediados de octubre. - El Crowne Plaza, no logr las metas sealadas especficamente en el tema de ingresos y utilidad operacional, argumentada en la situacin econmica mundial y las obras que adelanta el Distrito sobre la calle 26. No obstante, lo anterior no tuvo incidencia significativa en el resultado final de la gestin. 3.1.1.2 Evaluacin del Sistema de Control Interno El Sistema de Control Interno de la Sociedad Hotelera Tequendama S.A. SHT, obtuvo en su evaluacin conceptual una calificacin de Adecuado, lo que significa que conforme a los parmetros establecidos los controles generales del Sujeto de control existen y se aplican. Operativamente, con un puntaje de 1,74 obtuvo una calificacin de Eficiente, en razn a que los controles especficos de las lneas o procesos examinados, mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos. No obstante el resultado de la evaluacin del Sistema de Control Interno, se presentan las siguientes situaciones: Componente de ambiente de control: Los mecanismos de sensibilizacin y retroalimentacin que posee la Sociedad, permiten a sus funcionarios de planta la concientizacin respecto a los controles en cada uno de sus roles y el desarrollo de sus valores institucionales, los cuales tambin deben ser conocidos por los empleados contratados a travs de Cooperativas, cuya rotacin, por su importancia en la calidad del servicio prestado, para obtener el mismo grado de conocimiento, compromiso y cumplimiento, implica el uso de mayores recursos en esta actividad.

Componente de valoracin de riesgo: El Sistema de Gestin Integral de la Calidad, est basado en procesos misionales y de apoyo, ayuda a respaldar la efectividad y mejora de cada una de sus unidades estratgicas de negocios. Sin embargo, se observan debilidades en la definicin del mapa de riesgo institucional, toda vez que a la fecha no se encuentra debidamente alineado con los procesos establecidos; en consecuencia, no permite tener una visin de la exposicin general de los riesgos en que se encuentra, para tomar las acciones de control necesarias y as garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales y de calidad, toda vez que el proceso de mejora no logr la efectividad esperada al 2009; no obstante, para el 2010 el mapa de riesgos est modificado y tiene en cuenta los procesos identificados dentro del alcance del Sistema de Gestin Integral SGI. Componente de actividades de control: El subsistema de control de gestin debe contar con los diagramas de flujo que faciliten la deteccin de ausencia de actividades necesarias del proceso, sin embargo, ste no cuenta con el desarrollo del flujograma, que permita visualizar la relacin y la secuencia lgica entre actividades del proceso, sus controles, flujo de operaciones y responsables1. Estructura de los procesos. La estructura es la disposicin y orden de las partes dentro de un todo. La Entidad presenta un mapa de procesos en el que para los Procesos de Prestacin de Servicios hace una representacin grfica de Operaciones de Habitaciones y de A&B, que aparecen como subordinados del proceso de Gestin Comercial, mientras que en la descripcin de ellos los ubica en el mismo nivel. Esta inadecuada presentacin afecta el entendimiento y comprensin del desarrollo de las actividades y la relacin entre ellos.

http://www.scribd.com/doc/8823264/Diagrama-de-Flujo

Componente monitoreo: Hallazgo-1 Mecanismos de seguimiento a los procesos El Plan de Accin contiene mecanismos de seguimiento a los procesos, procedimientos, funciones, la descripcin de las metas e indicadores con los cuales se determina el avance y grado de cumplimiento del mismo. No obstante su existencia, no se encuentran debidamente armonizados entre s, por fallas en su diseo, lo que implica la generacin de resultados individualizados de difcil identificacin, evaluacin y monitoreo, de las posibles desviaciones de las metas y resultados previstos. Componente de informacin y comunicacin: Hallazgo -2 Herramientas de informacin. La Ley 87 de 1993 en el artculo 4 dispone que toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que orienten la aplicacin del control interno y en su literal i) indica Establecimiento de sistemas modernos de informacin que faciliten la gestin y el control. En tal sentido, la Sociedad Hotelera no cuenta con una herramienta de informacin que permita la consulta y seguimiento de los documentos generados en el desarrollo de la actividad operativa, administrativa y misional. En lo referente al manejo de la informacin, se presentan debilidades en el archivo y registro de los documentos que soportan las actuaciones administrativas, a saber: Los documentos que soportan el desarrollo de los contratos no se encuentran archivados en su totalidad. Las rdenes de servicio y/o de compras en la mayora de los casos no cuentan con toda la informacin requerida para su anlisis. Aunque el manejo del presupuesto en la expedicin de CDPs y Registros presupuestales son adecuados, en la vigencia 2009 se expidi y archiv doble certificacin y registro sin aclarar cul era el documento oficial, as mismo, el valor del registro en el caso del la modificacin bilateral 2 del contrato 28 se efecto por mayor valor al sealado en sta. Lo anterior ocurre porque los diferentes sistemas no se encuentran debidamente articulados y parte de la informacin no est sistematizada, situacin que limita la

toma de decisiones en oportunidad del gestor y desinforma tanto a los entes de control como a los clientes internos y externos. Sistema de Control Interno Contable Anlisis cuantitativo. Se identifican aquellos criterios cuya calificacin estimada por la Entidad en el reporte de diciembre de 2009, no concuerda con lo observado durante el desarrollo de la auditora. Ms all del ejercicio de estimar la nota o calificacin como un valor absoluto en una escala, lo que trasciende es el Sistema de Control Interno Contable, cuando la organizacin se confronta con los criterios, es decir, de la posibilidad que el planteamiento conlleve a verificar y ajustar el tema considerado. Anlisis cualitativo. En este aparte se resume lo relacionado con aspectos administrativos y contables, con base en informacin recabada como resultado de prueba y practicada en los Hoteles de la Entidad situados en la costa Atlntica. Se presenta a continuacin la calificacin obtenida: - Satisfactorio para los componentes Clasificacin- incluido en la Etapa de Reconocimiento y - Acciones implementadas- en Otros de Control, con calificacin de 3,75 y 3,81 respectivamente; - Adecuado para los componentes Identificacin y Registro y ajuste- incluidos en la Etapa de Reconocimiento con calificacin de 4,62 y 4,83 respectivamente; Elaboracin de estados contables y dems informes y Anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin- de la Etapa de revelacin, con calificacin de 4,71 y 4,83 respectivamente, por cuanto el sistema presenta algunos aspectos a mejorar como: Principio de revelacin. Los procedimientos relativos a la etapa de reconocimiento y revelacin de los hechos financieros, econmicos y sociales deben garantizar la consistencia de la realidad econmica con lo expresado en el Estado Financiero. Se evidencia inexactitud en informacin consignada por la Entidad en el Balance General presentado en la Cuenta Fiscal a la Contralora General de la Repblica, por cifra y clasificacin (Acreedores, corriente $155,4 millones, no corriente $5.000 millones) inconsistente con el libro Mayor y Balances, segn clasificacin en el CHIP (Cdigo 2425 Acreedores, corriente $406,1 millones, no corriente $4.749,3 millones), consecuencia de debilidades en el sistema de control interno, al no

detectarse de manera oportuna, lo que dificulta el proceso de seguimiento y control de las actuaciones administrativas. La situacin manifestada fue superada por la Sociedad a partir de la vigencia 2010, al adoptar los mecanismos necesarios para evitar la ocurrencia del error mencionado, objetivo alcanzado mediante la conciliacin entre la informacin enviada a la Contadura General de la Nacin por medio del Chip, el Balance General segn formato de la cuenta anual fiscal presentado a la Contralora General de la Repblica y el Libro Oficial Mayor y Balance. Hallazgo -3 Cajas Menores Las operaciones contables originadas en las transacciones econmicas desarrolladas por caja menor de la Sociedad, deben ceirse a lo dispuesto por las Resoluciones N 1 del 4 de enero de 2010 del Ministerio de Hacienda, N 134 de noviembre 20 de 2008 para el Hotel Tequendama Inn Cartagena y N 18 de febrero 04 de 2009 para el Hotel Tequendama Inn Santa Marta, estas dos ltimas expedidas por la Sociedad. Hotel Tequendama Inn de Cartagena. Durante la verificacin y arqueo de la caja menor se identific que para el manejo de sus recursos no tiene asignada una cuenta bancaria especfica para este fin. Actualmente se utiliza la cuenta personal de nmina de la gerente. La Resolucin 134 de noviembre 20 de 2008, mediante la cual se cre el fondo de Caja Menor, establece en el numeral 6 del artculo 2 la apertura de libro auxiliar; instruccin que no ha sido cumplida. Esta caja se constituy por $11.5 millones equivalente a 25 SMMLV de esa vigencia, valor que coincide con el saldo que se estableci en el arqueo de caja. Hotel Tequendama Inn de Santa Marta. La caja menor se constituy mediante la Resolucin 18 de febrero 04 de 2009 por $12,4 millones equivalente a 25 SMMLV de esa vigencia. Al momento del arqueo se estableci saldo por $12,8 millones equivalentes a 25 SMMLV de la vigencia 2010. Los recursos son enviados a travs de una cuenta nmina y no en cuenta exclusiva para su manejo. En relacin a los saldos identificados en los arqueos, se observa que la interpretacin que hace la Entidad del artculo primero de cada resolucin, respecto al monto de cada fondo no es homognea, toda vez que en el caso de la caja menor asignada al Hotel Tequendama Inn Cartagena, corresponde a 25

SMMLV del ao en que se expidi la resolucin y en el caso de la caja menor asignada al Hotel Tequendama Inn Santa Marta, corresponde a 25 SMMLV del ao en curso. En las resoluciones no se establece en forma expresa el mecanismo de modificacin del monto establecido. Ante esta ausencia, es importante resaltar que: - si se interpreta que este monto se modifica cada vez que el salario mnimo legal vigente se incremente, entonces el monto del fondo de la caja menor del Hotel Tequendama Inn Cartagena se encuentra subestimado. - si se interpreta que este monto permanece en orden al salario mnimo legal vigente al ao de expedicin de la resolucin, entonces el monto del fondo de la caja menor del Hotel Santa Marta Inn se encuentra sobrestimado. Las anteriores situaciones se presentan como deficiencia del Sistema de Control Interno Contable, en cuanto a indeterminacin del mecanismo que establece el monto de las cajas menores, as como inaplicacin de la norma, en el caso de la ausencia de la cuenta bancaria institucional y el libro auxiliar, que implica privar de elementos necesarios para la conciliacin de la cuenta bancaria y el control sobre los recursos. 3.1.1.3 Cumplimiento de Plan de Mejoramiento La evaluacin comprendi el seguimiento al nivel de desarrollo de las acciones correctivas estipuladas en el Plan de Mejoramiento correspondiente a los periodos fiscales 2006, 2007 y 2009, con el siguiente resultado: Vigencias 2006-2007: De los 42 hallazgos con 60 metas a 31 de diciembre de 2009, la Sociedad se confirma el cumplimiento del 100% de las actividades planteadas. Vigencia 2008, presenta un total de 16 hallazgos con 37 metas, de los cuales el hallazgo 12 presenta un avance del 100% en 1 meta quedando 3 por cumplir y 6 hallazgos (1, 4, 8, 9, 10 y 13) con un avance del 100%, corresponden a 9 metas que representan el 27%. El avance de las metas pendientes se encuentra dentro del trmino para su cumplimiento. Las situaciones presentadas en los hallazgos 8, 9 y 10, relacionados con la contratacin continan en la vigencia auditada; sin embargo, se consideran cumplidas al 100% toda vez que el efecto de las acciones se ve reflejado en 2010.

En los hallazgos 14, 15 y 16, el tema se circunscribe al tpico de la clasificacin de los ingresos y respecto de ellos, la Entidad se traz el objetivo de procurar el adecuado registro de las transacciones originadas en ingresos y costos hoteleros, con miras a la razonabilidad de los estados financieros. Orientada a ese logro, la denominacin de la meta y su unidad de medida se proyectaron a la revisin mensual de los registros, teniendo como parmetro de comparacin principios y dinmicas de los mismos. En este contexto la Sociedad Hotelera presenta avance de 9 informes sobre el total de 12 proyectados. En los mencionados hallazgos se propusieron por parte de la Sociedad 4 metas cuya fecha de terminacin es 31 de diciembre de 2010, esto es, que no se han vencido, y que por lo tanto, la Entidad se encuentra en oportunidad de efectuar los ajustes necesarios, en procura de la efectividad de las acciones implementadas. Para el planteamiento de la reclasificacin de los arrendamientos, se consider, entre otros aspectos, que los bienes a partir de los cuales se genera esa renta, se inscriben en el concepto de bienes de inversin. En este orden de ideas y desde la ptica de la especializacin de la fuente del ingreso, se consider lo correspondiente a la organizacin de eventos, el servicio externo de lavandera y el servicio de parqueadero. Igualmente se considera que la reclasificacin de los ingresos, incide en la distribucin de los Costos de ventas y Operacin, as como en la forma en que se registran los Costos de Produccin. Lo que hasta aqu se manifiesta en relacin a la distribucin de los ingresos, plantea la aplicacin del principio de asociacin, el cual establece que el reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la ejecucin de las funciones de cometido estatal y con los costos y/o gastos relacionados con el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. Como aspecto puntual se observa que el auxiliar 43450514 Renta vitrinas, presenta saldo de $1.155,2 millones con naturaleza contraria a la cuenta 4345 Servicios hoteleros y de promocin turstica. 3.1.1.4 Gestin del Talento Humano En el anlisis efectuado a los procesos seleccionados, se incluy el estudio del personal involucrado y determin el cumplimiento de la normatividad laboral en pago de prestaciones sociales de Ley, as como de las competencias en capacitacin y seguridad industrial. Dentro de este proceso de verificacin se efectu la calificacin de la gestin sobre el tema, de conformidad con los criterios

sealados en el Audite 4.0, el cual arroj un puntaje de 95 ubicado dentro del concepto favorable. 3.1.1.5 Anlisis de la Gestin Ambiental Hallazgo -4 Gestin ambiental como factor incidente dentro de la Planeacin Institucional La Ley 872 de 2003, relativa al Sistema de Gestin de Calidad en su artculo 3, indica que dentro de las caractersticas del sistema, ste debe desarrollarse de manera integral, intrnseca, confiable, econmica, tcnica. En ese orden de ideas, se observa que la planificacin2 de la dimensin ambiental no se encuentra integrada con el Plan Estratgico de la Sociedad Hotelera Tequendama, ya que dentro de las actividades establecidas para lograr los objetivos trazados de ste, no se observa la inclusin de tareas que desarrollen alcance definido en los programas ambientales que el hotel ha diseado. El no contemplar dicho tema, transversal a todos los procesos de orden de prestacin de servicios, es un factor que afecta la toma de decisiones, por tanto, resta efectividad, toda vez que cuando se busca la consecucin de un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan integralmente. Actividades ambientales implementadas y desarrolladas Vertimientos de aguas residuales: Al hotel Tequendama Crowne Plaza, mediante Resolucin 514 de 2006, le fue otorgado permiso de vertimientos, para lo cual presenta anualmente caracterizacin de muestras en la zona de cocinas y lavandera. La zona donde se localiza el hotel Tequendama Inn Santa Marta (TISM), no cuenta en la actualidad con un sistema de red de alcantarillado para aguas negras, para este fin tiene una planta de tratamiento a fin de que el afluente cumpla con los parmetros establecidos por la autoridad ambiental de la regin (DADMA), esto con el fin de no alterar negativamente las condiciones del cuerpo receptor, ni la salud de los habitantes. El esfuerzo que hace el hotel en generar un adecuado vertimiento, se minimiza ya que muchas de las construcciones del rea no tratan sus vertimientos, lo que genera una presin negativa sobre el entorno.
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La SHT establece sus objetivos y metas ambientales a travs de sus diferentes programas del proceso de gestin y saneamiento ambiental (Anexo 5. Respuesta al Informe Preliminar)

Manejo de recursos energticos: En la vigencia 2009 la Sociedad Hotelera realiz actividades orientadas a mejorar las condiciones de las emisiones atmosfricas generadas por la operacin del hotel, en cuanto a xidos de azufre y nitrgeno3. Al respecto, tom acciones, entre las que se incluy la dualizacin a gas natural de las calderas, la cual se llev a cabo, trayendo consigo los siguientes beneficios ambientales: i) Mejoramiento de la calidad de las emisiones, sin embargo, la evaluacin de contaminacin atmosfrica por fuentes fijas contratada por la SHT en mayo de 2010, revel que las emisiones de monxido de carbono presentaron concentraciones superiores respecto al mximo permisible, a lo cual la Empresa Consultora recomend realizar los ajustes respectivos al sistema de combustin de la caldera4, por lo anterior procedieron a calibrar la mezcla combustible-aire, para enmarcar dichas emisiones a los estndares de la norma5. Es de indicar que el paso de uso de fuel ol, a gas natural genera las siguientes ventajas: Mejor rendimiento en la combustin Ausencia de corrosin en las instalaciones Aumento en la calidad del producto final Supresin de la necesidad del almacenamiento de combustible Reduccin de prdidas de combustibles en su transporte por el avance de las tcnicas de canalizacin Combustin exenta de agentes contaminantes6 ii) Disminucin sonora, durante la operacin de la caldera Produccin de alimentos Hallazgo -5 Prcticas manipulacin (BPM). El tema de buenas prcticas manipulacin (BPM) dentro del proceso de produccin de alimentos y bebidas se constituye en un factor de gran relevancia, al tener una relacin directa en el tema de salud de los clientes. En los resultados de los anlisis microbiolgicos que realiza la Sociedad Hotelera Tequendama sobre muestras de alimentos, superficies, utensilios y frotis de
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Informacin tomada de la carpeta SHT 110.035.091 Estudio isocintico, documento oficio dirigido a la Secretara Distrital del Medio Ambiente, Subdireccin de Calidad del Aire, Emisiones y Visual. 4 Informacin tomada de la Evaluacin de contaminacin atmosfrica por fuentes fijas, Bogot D.C. mayo de 2010, elaborado por la Compaa de Consultora Ambiental Ltda.
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Informacin tomada de la respuesta suministrada por la SHT al informe preliminar de la CGR, radicado No.2010ER106047 de diciembre 15 de 2010.
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Informacin tomada de http://centros6.pntic.mec.es/cea.pablo.guzman/lecciones_fisica/gas_natural.htm

manos, de un total de 126 muestras de alimentos, 36 (29%) no cumplieron, con los parmetros especificados por la autoridad competente. Para el tema de desinfeccin de ambientes y lavado de manos arroj un resultado negativo del 26% respecto al total de los anlisis.Pese a que los manipuladores de alimentos del Hotel Tequendama Crowne Plaza, cuentan con la formacin respectiva, se detectaron debilidades en la prctica del autocontrol al momento de la produccin de stos, ya que se presentan situaciones tales como7: Deficiencias en desinfeccin reas y verduras, principalmente las que son de consumo en crudo; contaminacin post-coccin, inadecuado estado de desinfeccin de manos, el no cubrimiento adecuado de nariz y boca con el tapabocas, interrupcin de cadena de frio. Lo anterior genera un riesgo al no cumplir con los parmetros especificados por Invima para productos de consumo directo en el tema de recuento de Levaduras y Coliformes Totales8. Se observ9 que para los hoteles de Tequendama Inn Santa Marta y Tequendama Inn Cartagena an no cuentan con laboratorios para controlar s el proceso de elaboracin de alimentos se efecta en forma sanitaria, mediante la realizacin de anlisis de muestras de alimentos y bebidas. Hallazgo -6 Condiciones de infraestructura Las cocinas o reas de produccin de alimentos deben reunir condiciones de infraestructura con materiales resistentes a la corrosin, lisos, fciles de limpiar y desinfectar que permitan la implementacin de adecuadas medidas de sanitizacin y desinfeccin, al igual que contar con utensilios y superficies de material sanitario. Sin embargo, para el caso de los Hoteles Tequendama Inn Santa Marta y Tequendama Inn Cartagena se establecieron aspectos que interfieren negativamente en la obtencin de un ambiente propicio, tales como:

Informacin tomada del AZ que contienen anlisis microbiolgicos de alimentos y aguas de la Sociedad Hotelera Tequendama. 8 Informacin tomada de los reporte de laboratorio elaborados por NULAB Ltda, del la informacin contenida en AZ anlisis microbiolgicos de alimentos y aguas de la Sociedad Hotelera Tequendama. 9 La visita in-situ de los hoteles localizados en la costa se realiz durante el periodo de octubre 25 al 29 de 2010. Sin embargo en la respuesta suministrada por la SHT al informe borrador se indica que () la toma de anlisis microbiolgico a travs del laboratorio Nulab a superficies, ambientes, manipuladores, agua potable y alimentos se realiza desde el mes de noviembre de 2010 y continuarn durante el ao 2011 con el fin de mantener el control y garantizar que el proceso de elaboracin de alimentos se realiza de manera sanitaria.

Hotel Tequendama Inn Santa Marta10: Las aguas residuales de tipo domestico generadas en el rea de la cocina son conducidas hacia una caja de inspeccin interna, localizada en el rea de lavado de loza, que no rene las caractersticas tcnicas, ya que no cuenta con un cierre hermtico, y al interior concentra malos olores y por ende presenta la generacin de contaminacin del entorno. ii) Se detectaron casos de mal estado de enchape de pisos y muros en el rea de cocina, el cual conlleva al anidamiento de plagas y adicionalmente interfiere en las labores de limpieza y desinfeccin. iii) Si bien es cierto que cuenta con tres ventanas cuyas dimensiones son de 2x0.6 mts, con rejas y angeo plstico que genera entrada de ventilacin natural, no se observan acciones para mejorar las condiciones de temperatura tanto para conservacin de alimentos como las condiciones laborales. iv) No se cuenta con avisos en sitios estratgicos alusivos a la obligatoriedad y observancia del cumplimiento de las prcticas higinicas durante la manipulacin de alimentos.
i)

Hotel Tequendama Inn Cartagena: i) La manipulacin de los ingredientes se realiza sobre superficie de madera, material que no permite la adecuada desinfeccin al no reunir con las condiciones fsicas ptimas de higiene para garantizar la inocuidad de los alimentos, ya que es absorbente y no es de superficie lisa.

Los anteriores aspectos conllevan a que no se renan el conjunto de caractersticas para el adecuado procesamiento y preparacin, con el fin de evitar riesgos en la calidad e inocuidad de los alimentos11. Contaminacin acstica por ruido Impacto ambiental de eventos La Resolucin 8321 de 1983 del Ministerio de Salud indica los niveles de presin sonora que constituyen afectacin de la audicin y el pleno disfrute del espacio. Bajo dicha premisa se presenta contaminacin sonora originada por los eventos en el piso 30 de Aparta Suites Tequendama, en particular los das sbados12. Esta

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Dichos aspectos fueron consignados en Acta de Visita, la cual se desarroll entre los das 25 al 29 de octubre de 2010 en las instalaciones del hotel Tequendama Inn Santa Marta, ubicado en la zona de Pozos Colorados en el departamento del Magdalena. 11 Informacin tomada del Artculo 2 del Decreto 3570 de 1997.

situacin afecta las distintas actividades de los huspedes, interfiriendo la comunicacin y perturba el sueo, el descanso y la relajacin; sin embargo, la SHT a finales de la vigencia ha venido ajustando la infraestructura fsica con el propsito de mitigar dicho impacto ambiental, para lograr reduccin de decibeles, ya que influye negativamente en la satisfaccin de los clientes y en la demanda de hospedaje. As mismo, de acuerdo con la informacin suministrada por la Sociedad13 se indica que con base en el estudio de emisin de ruido y el estudio de ruido ambiental, se concluy que an sin eventos en piso 30, existen puntos donde se sobrepasa los niveles permisibles, bsicamente por flujo vehicular y otros establecimientos cercanos. Por lo anterior, dentro del programa de inversin para el ao 2011 se proyect la instalacin de ventanas anti ruido en los apartamentos. Reacciones qumicas que afectan la atmosfera por el uso de gas refrigerante con clorofluorocarbonos. Del inventario de los equipos utilizados para la operacin del gas refrigerante, suministrado por la Sociedad Hotelera Tequendama, a corte de octubre de 2010, se determin que el 31% an utilizan para su funcionamiento gas R-22 y R-12, el cual tiene capacidad de agotamiento de la capa de ozono y/o efecto invernadero. Es de indicar que pese a dicha condicin dicho uso no ha sido restringido, sin embargo la Sociedad Hotelera se encuentra en proceso de cambio de stos14.

Temas ambientales trasversales a Gestin de Infraestructura.

proyectos de inversin orientada a la

Uno de los temas en materia de mantenimiento que fue desarrollado en el proyecto de inversin 2009 SHT, fue el relacionado con la modernizacin de Cuartos fros de reas complementarias al Centro nico de Produccin , orientado a implementar sistemas con uso eficiente de energa y uso de gas refrigerante ecolgico no agotador de la capa de ozono, y en materia de calidad de alimentos y bebidas obtener inocuidad de los alimentos al garantizar la cadena de frio y conservacin de stos.

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Informacin tomada de las Actas de Inconsistencias de la vigencia 2009 Informacin suministrada en oficio SHT.330.035.91 de diciembre 15 de 2010, relativa a la respuesta del informe preliminar 14 Informacin tomada de la respuesta suministrada por la SHT al informe preliminar de la CGR, radicado No.2010ER106047 de diciembre 15 de 2010.
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Hallazgo -7 Inversiones efectuadas para remodelacin Las inversiones realizadas deben efectuarse con calidad, economa y oportunidad. De la inversin efectuada para la remodelacin y puesta en marcha del hotel de Cartagena, se analiz y verific el estado, calidad y funcionamiento de las obras descritas en 14 contratos, determinando un adecuado manejo de los recursos y calidad en las obras, excepto por: El hotel no cuenta con rea de comedor para empleados y para suplir esta ausencia se adapt un espacio en el rea de circulacin de servicio. En el espacio donde funciona la oficina de la gerencia es reducido; no obstante en l, se instalaron equipos diversos (WII FI, Internet, otros) que reducen an ms su rea, limitando su funcionamiento e incide en la calidad de las actividades que esa dependencia desarrolla, debido entre otras a las limitaciones del rea del inmueble. El muro de medianera en el rea del lobby presenta humedad, reflejada en el deterioro del estuco y pintura; lo que afecta la imagen del rea mencionada. En la zona de terraza: a) Algunas bases de las columnas de madera, se encuentran afectadas por la oxidacin de los elementos de anclaje. b) Parte de la madera que cubre los tanques de agua presenta deterioro en la pintura. c) Humedad por filtracin en la placa base de los tanques. El rea de trnsito de empleados coincide con el acceso a la gerencia y cocina y no dispone de cubierta; con efecto en la exposicin de las zonas al agua lluvia, riesgo de accidente en el trnsito por piso hmedo, acumulacin de agua por sifn descentrado en relacin al declive, y contaminacin de la zona de cocina. Lo anterior por razones tcnicas no previstas en el diseo adecuado a las condiciones propias de la edificacin y el terreno, que afectan el funcionamiento y conservacin del inmueble.

3.1.2. Gestin en los recursos pblicos 3.1.2.1 Gestin contractual Con fundamento en los criterios establecidos para calificar la gestin contractual el resultado arrojado es de 91,25, dentro del rango de favorable; sin embargo, se presentan las siguientes debilidades: Hallazgo -8 Omisin de lo establecido en el Reglamento de Contratacin La Resolucin 106 de 2008, por la cual se modifica el reglamento de contratacin de la Sociedad, establece los procedimientos de la actividad contractual. Se determinaron eventos que afectan negativamente la ejecucin de las etapas contractuales (rdenes de servicios 669, 882 y 997; rdenes de Compra 6402, 7061 y 7354), no cuentan con el visto bueno del gerente y en las rdenes de compra 6093, 6094, 6236, 6402, 7061 y 7354 la Planilla de adjudicacin de contrato a travs de consulta de precios del mercado no incluye u n estudio de tems contratados ni el anlisis de calidad, cantidad y costo. Lo anterior expone inadecuados mecanismos de control, que generan el incremento de probabilidad de ocurrencia y/o materializacin de riesgos en el proceso. Hallazgo -9. Tcnicas de Archivo El artculo 3 de la Ley 594 de 2000, define el archivo como el conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, acumulados en un proceso por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando el orden, para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Las entidades estatales deben organizar la documentacin que producen en ejercicio de su actividad administrativa. Los contratos estatales son documentos que deben estar debidamente organizados y conservados para todos los efectos como lo es su fiscalizacin y acciones contenciosas administrativas. En el archivo de los contratos evaluados se detect ausencia de documentos que soporten las actuaciones administrativas. Esta situacin contraria a las responsabilidades y fines del archivo, como son, la conservacin, uso y manejo de los documentos de forma organizada, vista en los contratos OS 588 y 882,

OC6093, 6094, 6236, 6124 y 7354, Contratos 25 y 51 evidencia deficiencias originadas en la inaplicacin de la norma que dificultan el seguimiento, monitoreo y control de la ejecucin. Hallazgo -10. Requisitos para inicio de ejecucin En las clusulas contractuales se establece como requisitos de perfeccionamiento y ejecucin Aprobacin de la garanta nica presentada por el vendedor de acuerdo con lo estipulado en la clusula sptima del contrato . La presentacin de este requerimiento no se realiza por parte del contratista dentro de los trminos establecidos, sin que se evidencie la exigencia del cumplimiento del trmino por parte del supervisor, situacin que conlleva dilacin en la ejecucin del objeto contractual y debilidad en las funciones de supervisin. Es el caso de los contratos 52 y 28. Hallazgo -11. Registro presupuestal La suscripcin y firma del contrato, implica el registro presupuestal por el valor establecido contractualmente. No obstante en el contrato 28 se evidenci en la modificacin bilateral 2 que el valor del registro presupuestal no corresponde con el sealado en dicha modificacin, toda vez que este muestra un mayor valor; aspecto que no afect la imputacin presupuestal, pero que genera incertidumbre en la confiabilidad de la informacin documental. Hallazgo -12. Condiciones contractuales Las condiciones contractuales deben ser claras, precisas y especificas en los contratos, aunado a lo estipulado en el artculo 34, pargrafo tercero de la Resolucin 106 de 2008 La Sociedad solo aceptar la garanta que con sujecin a lo pactado en el respectivo contrato, ampare el cumplimiento idneo, y oportuno conforme en el presente Reglamento. Este criterio se incumple en los contratos expuestos a continuacin: - En el Contrato 49 las clusulas contractuales dan lugar a interpretaciones de las condiciones requeridas por la Sociedad, en razn a que no se estableci la forma de entrega del bien adquirido de manera suficiente y especfica, ocasionando controversia entre las partes. - En la orden de compra 7061, en donde la Sociedad no hace exigible ni referencia la garanta que acompaa el bien adquirido para la firma del contrato. - Para las rdenes de compra 6093, 6094, 6236; no se aport el manifiesto de aduana documento en el cual se legaliza ante la DIAN la importacin de los

elementos sujetos a dicha condicin; por citar un ejemplo, la marca de la unidad condensadora solicitada en los trminos tcnicos es marca DANFOSS, la cual es una empresa industrial localizada en Dinamarca. Estos incumplimientos, conllevan al aumento de los riesgos en materia de la calidad y exposicin de los recursos invertidos. 3.1.2.2 Gestin Presupuestal o Financiera La Gestin presupuestal y financiera obtuvo una calificacin de 91,32 puntos, resultado del anlisis al cometido presupuestal de la Entidad en la vigencia 2009. OPERACIN COMERCIAL El valor aprobado inicialmente para la vigencia 2009 fue de $25.130,0 millones. Durante el ao fue adicionado en $5.000,0 millones cerrando la vigencia con $30.130,0 millones. El total de compromisos fue de $27.824,0 millones y el total de pagos ascendi a la suma de $26.558,0 millones. El porcentaje de ejecucin de este rubro para la vigencia 2009 fue de 88.14% de lo pagado frente a lo apropiado. Las cifras de la operacin comercial son consistentes con el desarrollo de esta actividad institucional en cuanto existe equilibrio del presupuesto frente a la calidad y oportunidad de los servicios prestados por la Sociedad. PROYECTOS DE INVERSION Para el ao 2009 el presupuesto aprobado para adelantar los proyectos de inversin de la Sociedad, hacia al mejoramiento de la infraestructura, ascendi a la suma de $10.453,7 millones de los cuales se pagaron la suma de $10.059,9 llegando as a un porcentaje de ejecucin del 96.23% de lo pagado frente a lo apropiado. 3.2 EVALUACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES Hallazgo -16. Operaciones contables Las operaciones contables originadas en las transacciones econmicas de la Sociedad deben ceirse a lo dispuesto por el Rgimen de Contabilidad Pblica. Se observa que: - La Entidad no identifica y controla en calidad de intangible, la utilizacin o explotacin de la franquicia Crowne Plaza contratada con la Compaa IOHC, en la medida que obtuvo beneficios econmicos durante la vigencia 2009 o de un potencial de servicios futuros, en relacin al uso del logo y dems utilidades.

- El valor por el uso de la franquicia, es registrado en la subcuenta 511111 Comisiones, Honorarios y Servicios. - En el tratamiento del abono efectuado por el cliente, correspondiente al servicio en curso y que por consiguiente no se ha liquidado y causado, la dinmica del registro discrepa de lo descrito en el Plan de cuentas para los rubros correspondientes. Estas situaciones se relacionan con la ausencia de estandarizacin del proceso de auditora de ingresos, en cuanto a la descripcin detallada del mismo, en lo que atae al criterio del anlisis, su operatividad, los cdigos a afectar y la dinmica correspondientes y la indebida aplicacin del Rgimen de Contabilidad Pblica y se acreditan en auxiliares de la cuenta 1407 Prestacin de servicios que no estn causados, los cuales se ajustan al cierre anual del periodo contable, as como disminuyen el activo en el valor determinado para el beneficio de la franquicia, como expresin del bien intangible y en contrapartida adolece del reconocimiento patrimonial correspondiente, con efectos adicionales en la calidad del sistema de control interno contable en cuanto a la capacidad de mitigar el riesgo institucional y la aplicacin de parmetros para verificar la actividad desarrollada. Hallazgo -17. Reporte y cruce de registros contables El reporte y cruce de los registros contables que se originan en transacciones econmicas recprocas de las entidades del sector pblico es un procedimiento incluido en el Rgimen de Contabilidad Pblica. El informe a la Contadura General de la Nacin, respecto de transacciones reportadas en el cuarto trimestre de 2009, identifica 27 partidas resultado de la conciliacin de operaciones recprocas, que representan el 22% de la muestra estudiada. La inspeccin del expediente que contiene registros documentales originados en actividades desarrolladas para la depuracin de saldos de operaciones recprocas permite observar que se realiz gestin respecto del 56% de las transacciones que originaron partidas conciliatorias, pero que por deficiencias en el Control Interno Contable inciden en la consolidacin del Balance General de la Nacin.

4. ANEXOS

Anexo 1. Estados Contables. Anexo 2. Matriz de codificacin de hallazgos