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GOVERNADOR Cid Ferreira Gomes VICE-GOVERNADOR Domingos Gomes de Aguiar Filho SECRETRIO Antonio Eduardo Diogo de Siqueira Filho SECRETRIO ADJUNTO Philipe Theophilo Nottingham SECRETRIO EXECUTIVO Marcos Antnio Brasil COORDENADORIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO Ana Lcia Lima Gadelha Marcos Medeiros de Vasconcellos Naiana Corra Lima EQUIPE TCNICA COORDENAO Marcos Medeiros de Vasconcellos ELABORAO Dominique Cunha Marques Gomes George Kilmer Chaves Craveiro Raimundo Avilton Meneses Jnior Rgis Meireles Benevides

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COLABORAO Cristiane Eleutrio Carvalho Deusdar Ernesto Manoel Nogueira de Alencar Eveline Maria Cordeiro Brando Guido Colares Filho Ilo Pinheiro Cavalcante Jos Wagner Fernandes Karine Machado Fontenele Kelly Rosana Holanda Lavor Maria Cristiane Maia Caxil Quzia Neiva de Lucena Sales Rejane Albuquerque Cavalcante Rui Pinheiro Silva Jnior Samuel Leite Castelo Sandoval Ribeiro Sena CONSULTORIA Antonia Alves de Amorim Cassio Germano Gurgel Soares DIAGRAMAO Manoel Vital da Silva Jnior

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SUMRIO
APRESENTAO, 4 1 O QUE PROJETO?, 5 2 O QUE GERENCIAMENTO DE PROJETOS?, 7 3 O QUE MONITORAMENTO DE PROJETOS?, 7 4 O QUE ESCRITRIO DE MONITORAMENTO DE PROJETOS?. 8 5 COMO ESTRUTURAR UM EMP SETORIAL?, 9 Identificando a necessidadede estruturao do EMP..., 9 Realizando a sensibilizao..., 10 Definindo as funes do EMP..., 11 Definindo as interaes do EMP com seus clientes..., 11 Definindo os recursos necessrios ao EMP..., 13 Formalizando o EMP... , 15 6 COMO PLANEJAR AS AES DO EMP SETORIAL?, 16 7 COMO SELECIONAR OS PROJETOS A SEREM MONITORADOS?, 17 Conhecendo as prioridades de governo e setorial..., 17 Mapeando os projetos da setorial..., 17 Selecionando os projetos a serem monitorados..., 19 Comunicando a lista de projetos a serem monitorados..., 19 8 COMO REALIZAR O MONITORAMENTO DOS PROJETOS?, 20 Planejando as reunies de monitoramento..., 20 Preparando as reunies mensais de monitoramento..., 21 Realizando a reunio de monitoramento..., 22 Encaminhando as aes identificadas..., 26 Elaborando os relatrios do monitoramento..., 26 Disponibilizando as informaes do monitoramento..., 28 Acompanhando as providncias das aes identificadas..., 29 9 COMO DAR SUPORTE AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS?, 30 Viabilizando capacitaes em gerenciamento de projetos..., 30 Orientando a aplicao da Metodologia de Gerenciamento de Projetos..., 30 Disponibilizando as lies aprendidas..., 31 10 COMO AVALIAR A ATUAO DO EMP SETORIAL?, 32 MENSAGEM FINAL, 34 BIBLIOGRAFIA, 35 ANEXO 1, 37 ANEXO 2, 41 ANEXO 3, 43

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APRESENTAO
A Secretaria do Planejamento e Gesto do Estado do Cear Seplag vem continuamente promovendo a padronizao de processos para o gerenciamento e monitoramento dos projetos no mbito do Governo do Estado. Como resultado disto, um conjunto de documentos foi elaborado e disponibilizado para que cada secretaria e vinculada possa desenvolver esses processos com base em melhores prticas e modelos adequados Administrao Estadual, levando-se em considerao sua estrutura organizacional, os sistemas utilizados e a legislao vigente. Neste sentido, este guia faz parte desse conjunto de documentos, e visa orientar as equipes do Estado na implementao dos Escritrios de Monitoramento de Projetos EMP das setoriais, instrumentos fundamentais para a realizao do monitoramento de projetos, para a orientao s gerncias de projetos na aplicao das metodologias de gerenciamento e monitoramento e para o assessoramento contnuo alta administrao. Para tanto, no intuito de torn-lo mais didtico, o contedo principal do documento possui o formato de perguntas e respostas e est dividido em dez partes, correspondendo aos principais questionamentos acerca da implantao e operacionalizao dos EMP. Alm disto, durante toda sua extenso so apresentadas dicas e observaes importantes que facilitaro a compreenso do assunto, na medida em que mostra as boas prticas j desenvolvidas no Estado. Por fim, apresenta uma mensagem final, a bibliografia recomendada e os seguintes anexos: Decreto n 29.917, de 08 de outubro de 2009, o modelo de portaria que define a estrutura da Rede Estadual de Planejamento na secretaria (fundamental para a formalizao da Unidade Setorial de Planejamento USP e o EMP) e a viso geral dos processos de implementao de um EMP.

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1 O que projeto?
Em termos gerais, projeto um empreendimento nico e temporrio voltado para o alcance de objetivos, dentro de restries de escopo, custo e tempo. Para o Governo do Estado do Cear, projeto corresponde a um trabalho com incio e fim estabelecidos, que desenvolve algo novo, respeitando restries de escopo, oramentrias, de prazos e de legislaes especficas, dentre outras, para o alcance de resultados que tragam benefcios sociedade. A Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Governo do Estado aborda quatro tipos de projetos, a saber:
Projetos Finalsticos; Projetos de Gesto; Projetos de Tecnologia da Informao e Comunicao; e Projetos de Captao de Recursos e Parceria Pblico-Privada PPP.

Para melhor entendimento, a figura 1 retrata, de forma sinttica, as principais caractersticas de um projeto e a figura 2 apresenta exemplos de projetos no mbito do Governo do Estado.

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Figura 1 Principais caractersticas de um projeto

Figura 2 Exemplos de projetos

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2 O que gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos e a aplicaao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tecnicas as atividades dos projetos a fim de atender a seus requisitos. Envolve gerenciar o escopo (descrio do que vai ser feito), o prazo (cronograma), os custos (oramento), as aquisies e contratos, as mudanas, os conflitos, alm da verificao de todos os pontos relevantes para que o projeto seja concludo com sucesso, alcanando seus objetivos. Abordamos nesse guia de operacionalizao somente o gerenciamento de projetos finalsticos da Administrao Pblica Estadual, isto , aqueles orientados para a oferta de bens ou servios diretamente sociedade.

3 O que monitoramento de projetos?

O monitoramento de projetos constitui-se em um processo gerencial que visa a gerao de informaes referentes execuo dos projetos, aos problemas e ameaas identificados e ao acompanhamento das providncias adotadas, que subsidiam a tomada de decises dos nveis estratgicos de governo, visando o alcance dos resultados desejados com a implantao dos projetos.

Figura 3 Dinmica do monitoramento de projetos

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A figura acima demonstra como funciona o processo de monitoramento de projetos, a partir do qual, com base nas verificaes do escopo, do prazo e dos custos, so identificados os riscos (problemas ou ameaas) que devero ser mitigados para que no haja comprometimento da obteno dos resultados pretendidos pelo projeto.

4 O que Escritrio de Monitoramento de Projetos?

Escritrio de Monitoramento de Projetos EMP uma unidade organizacional, integrante do arranjo institucional da Rede Estadual de Planejamento, instituda por meio do Decreto n 29.917, de 08 de outubro de 2009.

Ver anexo 1 Decreto n 29.917/09

O principal objetivo do EMP contribuir para a obteno dos resultados a serem gerados pelos projetos de governo, dentro do escopo definido, dos prazos e oramento estabelecidos. Visando melhoria da eficincia no planejamento e conduo dos projetos e do fornecimento de informaes rpidas sobre cada um desses projetos, o EMP deve desempenhar as funes a seguir relacionadas: monitoramento intensivo dos projetos estratgicos, de governo e setorial; monitoramento dos projetos complementares por meio do painel de monitoramento; orientao s gerncias de projetos acerca do uso da Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado; gerenciamento das interdependncias entre projetos; e
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 identificao das necessidades e viabilizao de capacitao dos envolvidos com o gerenciamento de projetos.

Outras funes do EMP podem ser definidas de acordo com a necessidade da setorial para o bom desempenho dos projetos, respeitando o que est estabelecido no Decreto n 29.917/09.

Para maiores informaes sobre a Rede de Planejamento, ver documento MAPP Monitoramento de Projetos Prioritrios.

5 Como ESTRUTURAR um EMP SetoriaL?

A estruturao do EMP setorial requer a realizao de atividades empreendidas por diversos atores, internos e externos setorial, que sero listadas a seguir.

Identificando a necessidadede estruturao do EMP...

A rea de planejamento da setorial deve: verificar a situao atual da gesto dos projetos; realizar articulaes internas, junto aos gestores da setorial, para viabilizar a criao do EMP; definir a estruturao do EMP, em conjunto com os gestores da setorial; e indicar os responsveis pela estruturao do EMP.

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Os responsveis pela estruturao do EMP no so, necessariamente, os colaboradores que trabalharo nele, quando estabelecido, mas os tcnicos que ficaro responsveis pelo planejamento e execuo de sua estruturao.

Realizando a sensibilizao...
A sensibilizao, direcionada aos gestores e tcnicos da setorial, consiste na realizao de eventos, com o apoio da Seplag, que abordam os assuntos referentes ao arranjo institucional da Rede Estadual de Planejamento, a contextualizao do gerenciamento de projetos no mbito do Governo do Estado do Cear, seus conceitos bsicos e sua importncia. Para cada evento de sensibilizao a equipe responsvel deve: solicitar o apoio da Seplag; definir o local e a data da reunio de sensibilizao juntamente com a Seplag; definir quem sero os participantes e convoc-los; preparar o ambiente do evento; e realizar o evento de sensibilizao.

O evento de sensibilizao muito importante para a obteno do apoio da alta gesto, dos coordenadores e tcnicos da setorial. Reforce os benefcios que sero alcanados com a estruturao do EMP e deixe claro que se trata de um trabalho que necessita de comprometimento de todos os envolvidos com os projetos.
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Definindo as funes do EMP...

Neste ponto, so definidas as funes do EMP, tendo como base as previstas no decreto, alm de outras, conforme as necessidades da setorial para a melhoria do gerenciamento dos projetos. Essa definio importante para que o EMP realize prioritariamente o que mais relevante. Outras funes podem ser acrescentadas posteriormente com o aumento da maturidade e capacidade operacional do EMP. Para a definio dessas funes, recomendase que se analise aspectos relacionados quantidade e complexidade de projetos, aos recursos disponveis, estrutura organizacional da setorial, entre outros. Conhea tambm experincias de outros EMP j estruturados.

Definindo as interaes do EMP com seus clientes...

O EMP se relaciona de forma distinta com trs tipos de clientes: Seplag, alta administrao e gerncia de projetos, conforme explicita o decreto que institui a Rede Estadual de Planejamento. Os servios oferecidos pelo EMP aos seus clientes so estabelecidos a partir das funes que forem definidas para sua execuo. Afirma-se que o EMP efetivo quando seus clientes esto satisfeitos com os servios prestados.

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As figuras 4 e 5 apresentam os dois tipos de relacionamento do EMP, interno e externo, e os exemplos de interaes entre este e seus clientes.

Figura 4 Relacionamento interno

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Figura 5 Relacionamento externo

Definindo os recursos necessrios ao EMP...

Com base nas funes que o EMP ir desempenhar e nas interaes que ter com seus clientes, necessrio definir quais os recursos lhe sero disponibilizados. Assim, para sua operacionalizao, o EMP deve dispor de recursos patrimoniais e materiais (espao fsico com instalaes, equipamentos e materiais de expediente adequados), recursos tecnolgicos (acesso a internet, intranet e correios eletrnicos) e, principalmente, recursos humanos (equipe do EMP). No que concerne aos recursos humanos, no h um padro preestabelecido para a quantidade de membros da equipe de um EMP, visto que tal aspecto depende de fatores, como: funes a serem desempenhadas, nvel de maturidade, apoio organizacional e quantidade de demandas. A equipe do EMP deve, no entanto, ser estabelecida considerando-se, principalmente,

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as funes que ele ir exercer. De acordo com as boas prticas de gerenciamento de projetos, a equipe do EMP deve ter conhecimentos (saber), habilidades (saber-fazer), atitudes (saber-ser) e boas prticas (saber-agir) para: planejar e organizar atividades; negociar e gerenciar conflitos e interesses; comunicar-se eficazmente e se apresentar em pblico; liderar e motivar pessoas; reconhecer e conduzir mudanas; definir solues de problemas; transferir conhecimento; possuir viso estratgica; atuar com tica, coerncia e conscincia de qualidade; e trabalhar com esprito empreendedor e capacidade de inovao e criatividade.

Adicionalmente, a equipe do EMP deve ter facilidade de comunicao direta com todos os gestores e gerentes envolvidos com os projetos que esto sendo monitorados.

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Formalizando o EMP...
A formalizao do EMP uma atividade importante para garantir o reconhecimento e a legitimao para o pleno exerccio de suas funes. Compreende a determinao do posicionamento do EMP dentro da estrutura organizacional da setorial, os nveis de autoridade, assim como a orientao bsica da atuao. A estratgia de formalizao do EMP no padronizada no Governo, podendo ser por meio de portaria ou algum outro instrumento que atenda a esta finalidade. A formalizao do EMP deve ser divulgada adequadamente no mbito da setorial e da Seplag.

Sensibilize os gestores quanto formalizao, pois refora o reconhecimento e o fortalecimento necessrios equipe do EMP, solicitando, inclusive, que a alta gesto faa uma apresentao oficial da mesma.

Ver anexo 2 - Modelo de Portaria.

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6 Como planejar as aes do EMP SetoriaL?

Estruturado o EMP, fundamental planejar as aes a serem executadas de acordo com as funes definidas na sua formalizao. Para o planejamento das aes, o EMP setorial deve: identificar as aes a serem executadas, para um perodo definido, tais como: reunies com equipe; reunies com gerentes de projetos e coordenadores; reunies de monitoramento; eventos; gerao de relatrios; e treinamentos; identificar os interessados; elaborar as agendas especficas; disponibilizar as agendas aos interessados; e definir critrios de avaliao e identificar indicadores de atuao.

A agenda das atividades de monitoramento so elaboradas em conjunto com a gerncia de projetos e a equipe da Seplag.

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7 Como selecionar os projetos a serem monitorados?

Para a seleo dos projetos a serem monitorados, o EMP deve conhecer as estratgias de governo e setorial, as prioridades do governo, as informaes mais relevantes dos projetos em execuo, tais como benefcios esperados, detalhamento fsico (escopo), oramentos, prazos e coordenao responsvel, bem como as interdependncias entre os projetos.

Conhecendo as prioridades de governo e setorial...

A partir da anlise do Plano de Governo e dos instrumentos de planejamento (Plano Plurianual PPA, Lei Oramentria Anual LOA, Gesto Pblica por Resultado GPR e Monitoramento de Aes e Projetos Prioritrios Mapp) possvel o conhecimento das prioridades de governo e setorial, o que contribui para a seleo dos projetos a serem implementados.

Mapeando os projetos da setorial...

O mapeamento dos projetos da setorial realizado para que se conhea o conjunto de projetos em execuo e previstos, necessrios para a obteno dos resultados preconizados para a setorial, os quais devem estar alinhados s prioridades identificadas. Neste sentido, o EMP deve: analisar os projetos em execuo e previstos; classificar, em conjunto com a Seplag, os projetos por prioridade: estratgico de governo, estratgico setorial e complementar; e identificar as interdependncias entre os diversos projetos internos e externos setorial.

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A identificao das interdependncias possibilita conhecer e facilitar o gerenciamento das interaes entre os projetos e os impactos que o desempenho de um pode interferir no de outro. H casos em que o projeto da setorial pode estar dividido em mais de um projeto Mapp (projeto cadastrado no sistema SIAP/WebMapp), conforme demonstrado na figura 6. Vejamos um exemplo: para um projeto de implantao de um hospital, podem existir projetos Mapp distintos relativos desapropriao, aos estudos tcnicos, aos licenciamentos, s obras civis, superviso, aos equipamentos e contratao e capacitao de pessoal. Neste caso especfico, chama-se o projeto da setorial de empreendimento. Assim, o monitoramento deve ser do empreendimento e no mais de alguns desses projetos Mapp separadamente.

Figura 6 Identificao dos projetos

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Selecionando os projetos a serem monitorados...

A partir do mapeamento (identificao e anlise) dos projetos da setorial, o EMP, juntamente com a rea de planejamento e o dirigente do rgo/ entidade devem: analisar as necessidades polticas e prioridades da setorial; identificar os projetos que foram categorizados como estratgicos de governo ou setorial pela alta administrao; e selecionar os projetos a serem monitorados, de acordo com a capacidade operacional do EMP. Essa seleo deve incluir todos os projetos Mapp que so necessrios para a realizao do projeto selecionado da setorial.

Os projetos complementares com problemas que estejam impactando no resultado de projetos prioritrios tambm devem ser monitorados pelo EMP. Neste caso, o EMP comunicado pela gerncia de projeto, conforme a Metodologia de Monitoramento de Projetos.

Comunicando a lista de projetos a serem monitorados...

importante que o EMP comunique adequada e antecipadamente a todos os interessados dos projetos, incluindo a Seplag, qual a listagem de projetos que sero monitorados, de forma que todos os envolvidos tenham uma viso sistmica da estratgia de atuao da setorial.

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8 Como realizar o monitoramento dos projetos?

O monitoramento dos projetos estratgicos tem uma metodologia especfica (MAPP Monitoramento de Projetos Prioritrios de Governo), cuja verso encontra-se disponibilizada no site da Seplag. Apresentam-se, neste documento, as atividades principais para a execuo desse processo.

Planejando as reunies de monitoramento...

O planejamento das reunies de monitoramento envolve a: identificao dos envolvidos com o monitoramento dos projetos selecionados; definio da agenda, pelo menos semestral, das reunies mensais de monitoramento da setorial em conjunto com a Seplag e gerncia de projetos; e disponibilizao da agenda das reunies de monitoramento para os envolvidos.

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Preparando as reunies mensais de monitoramento...

A preparao das reunies mensais de monitoramento consiste em: definir o local e providenciar os materiais de apoio e equipamentos para a reunio; divulgar a pauta e as providncias que cada envolvido deve adotar antes da realizao da reunio; verificar se todos os envolvidos esto cientes da data e da pauta; verificar se os projetos a serem monitorados esto com o acompanhamento atualizado e validado; caso no estejam, solicitar antecipadamente que os envolvidos os atualize.

Elabore um calendrio de reunies mensais, definindo data e horrio para cada projeto, de modo que se otimize o tempo de permanncia dos participantes e se evite a presena de pessoas no envolvidas diretamente no projeto na reunio.

importante que todos os projetos selecionados estejam com o acompanhamento atualizado antes da reunio de monitoramento. Neste sentido, recomenda-se que se estabelea dataslimite para o acompanhamento, de forma a no comprometer o resultado do monitoramento.

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Realizando a reunio de monitoramento...

A reunio de monitoramento objetiva: analisar a situao atual dos projetos a serem monitorados; identificar os problemas e ameaas relatados pela gerncia de projetos; e registrar as providncias e encaminhamentos nos sistemas especficos, disponibilizando-as para os gestores da setorial.

A figura 7 apresenta algumas dicas que facilitam a realizao de reunies eficazes.

Figura 7 Dicas para a realizao de reunies

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Assim, a reunio de monitoramento visa encontrar respostas s questes relacionadas ao escopo, prazos e custos do projeto, sobretudo as seguintes:

Quanto ao Escopo
O trabalho realizado e o previsto finaliza completamente o projeto, disponibilizando um bem ou servio para a sociedade? So necessrios aditivos de escopo em contratos? Quais so os problemas e ameaas que impactam no trabalho e quais as providncias que esto sendo tomadas?

Quanto ao Prazo
O projeto est realizando o que deveria realizar at o presente momento, conforme o cronograma? O projeto terminar no prazo? So necessrios aditivos de prazos em contratos? Quais so os problemas e ameaas que impactam no prazo do projeto e quais as providncias que esto sendo tomadas?

Quanto aos Custos

Os custos do projeto esto dentro do planejado e o projeto terminar dentro do oramento aprovado? Todos os recursos financeiros para o projeto foram liberados? So necessrios aditivos de oramento em contratos? Quais so os problemas e ameaas que impactam no oramento do projeto e quais as providncias que esto sendo tomadas?

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As alteraes no projeto relativas ao que foi aprovado em relao ao escopo, tempo e custo devem ser analisadas, aprovadas e comunicadas adequadamente, conforme processo de solicitao de mudana da Metodologia de Gerenciamento de Projetos

Ver o documento Manual de Gerenciamento de Projetos Finalisticos do Governo do Estado do Cear, p. 110-114

Para o tratamento dos problemas e das ameaas relatados pela gerncia de projetos necessrio: verificar o registro dos relatos de problemas e ameaas no SIAP/WebMapp; identificar novos problemas e ameaas; analisar os problemas e ameaas; e acompanhar as providncias.

A anlise dos problemas e ameaas dos projetos importante para a identificao de suas causas e impactos. Com base nessa anlise, na reunio de monitoramento deve-se sinalizar o projeto e, caso necessrio, elaborar a Matriz de Acompanhamento de Problemas e Ameaas MAPA. A MAPA constitui-se em um instrumento de gesto dos riscos do projeto, em termos de escopo, prazos, custos e/ou obteno dos resultados ou benefcios esperados com a implementao do projeto, na qual:
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 classificam-se os riscos como grave, mdio ou baixo; identificam-se as providncias necessrias resoluo do problema ou mitigao da ameaa; define-se o responsvel pela providncia; e define-se o prazo previsto para a realizao da providncia.

Como forma de facilitar a implementao das medidas identificadas na reunio de monitoramento, sugere-se que, ao final da reunio, seja elaborado um plano de ao, conforme modelo abaixo.

Modelo de Plano de Ao
N Projeto Aes [Relacionar as aes a serem realizadas, as quais foram identificadas na reunio de monitoramento] Responsvel Prazo Partes envolvidas Situao

[Informar o nome do responsvel pela ao]

[Informar o prazo definido para a realizao da ao]

[Informar o nome dos envolvidos na realizao da ao]

[Informar a situao da ao quando da verificao das aes realizadas]

Ver MAPP Monitoramento de Projetos de Governo, p.29-33

Finalize o monitoramento com a alta gesto, para que esta convalide os encaminhamentos apontados e, se possvel, j adote as medidas necessrias para a soluo das pendncias.

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Encaminhando as aes identificadas...

O encaminhamento das aes identificadas no monitoramento do projeto, referente aos problemas e ameaas, consiste em repassar o plano de ao para os responsveis e obter seu comprometimento para execuo dele. O repasse do Plano de ao, dependendo da complexidade e abrangncia da responsabilidade dos envolvidos, pode ser realizado das seguintes formas: em reunio; envio por e-mail; e contato individual.

Procure envolver os responsveis pelas providncias no momento da criao das aes para que consiga maior comprometimento com os prazos estabelecidos.

Elaborando os relatrios do monitoramento...

Os relatrios de monitoramento tm como principal objetivo comunicar s partes interessadas, como alta administrao do rgo e gestores das unidades envolvidas nos projetos, as informaes identificadas na reunio. Dependendo do pblico-alvo e/ou do objetivo pretendido, os relatorios de monitoramento podem conter, dentre outras informaes: descrio do que foi realizado; situaao atual dos problemas e ameaas; trabalho a ser concluido no proximo periodo; resumo das mudanas aprovadas no periodo;
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 trmino previsto; custo; e outras informaes relevantes que precisam ser comunicadas formalmente para acompanhamento e tomada de deciso.

A equipe da Seplag, em conjunto com o EMP, elabora e insere no WebMapp um relatrio especfico contendo informaes acerca da execuo fsica e financeira dos principais empreendimentos do Estado. A figura 8 apresenta algumas dicas para ajudar na elaborao de relatrios.

Figura 8 Dicas para a elaborao de relatrios

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Disponibilizando as informaes do monitoramento...

A disponibilizao das informaes resultantes do monitoramento dos projetos deve ser adequada aos destinatrios. Assim, tanto a equipe da Seplag, quanto da setorial, devem identificar quais as formas mais adequadas para a comunicao dos resultados obtidos com o monitoramento. Os seguintes passos devem ser seguidos para a distribuio adequada das informaes coletadas no monitoramento: identificar os destinatrios; definir intervalo de tempo e frequncia para a distribuio das informaes necessrias; selecionar a forma e tecnologia de entrega das informaes; identificar a pessoa responsvel por autorizar a liberao de informaes; identificar responsvel por comunicar a informao; e distribuir as informaes.

Faa um planejamento das reunies de monitoramento e da elaborao dos relatrios e apresentaes para que as informaes sejam fornecidas no formato correto, no tempo adequado e com o impacto necessrio.

Em geral, a equipe da setorial deve se reunir com os gestores para posicion-los sobre o desempenho do projeto e tomada de deciso, se necessrio.

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Acompanhando as providncias das aes identificadas...

O EMP, juntamente com os responsveis pela implementao das providncias, devem acompanhar a execuo das aes identificadas no monitoramento, relacionadas aos problemas e ameaas. O acompanhamento realizado nas reunies de monitoramento posteriores quela em que se elaborou a MAPA, verificando o que foi feito, o que ainda no foi realizado, alm dos motivos pelos quais as providncias no foram tomadas ou no alcanaram o resultado esperado. A equipe do EMP deve se reunir frequentemente com os gerentes dos projetos para acompanhamento e controle dos encaminhamentos provenientes das reunies de monitoramento.

Essa verificao deve ocorrer at que todas as providncias estejam concludas.

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9 Como dar suporte ao gerenciamento de projetos?

O EMP deve dar suporte aos envolvidos no gerenciamento de projetos da setorial, no intuito de viabilizar as capacitaes necessrias, orientar a aplicao dos preceitos da Metodologia de Gerenciamento de Projetos e disponibilizar uma base de conhecimento das lies aprendidas obtidas com o gerenciamento de projetos.

Viabilizando capacitaes em gerenciamento de projetos...

Os envolvidos no gerenciamento dos projetos devem possuir as habilidades e competncias descritas como perfil necessrio da equipe do EMP. A viabilizao de capacitao aos envolvidos em gerenciamento de projetos pressupe: identificao das necessidades de capacitao; viabilizao, junto Seplag e Escola de Gesto Pblica, as capacitaes identificadas como necessrias; e acompanhamento do progresso do desenvolvimento dos envolvidos com o gerenciamento de projetos.

Orientando a aplicao da Metodologia de Gerenciamento de Projetos...

A orientao no uso da metodologia se d por meio de assessoramento aos envolvidos, no que diz respeito forma adequada de elaborao dos documentos preconizados na Metodologia de Gerenciamento de Projetos, dentre os quais cita-se como os mais importantes:

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 Termo de Abertura do Projeto - necessrio para a elaborao de propostas de projetos; Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) - fundamental para o planejamento adequado da execuo do projeto; e Relatrio de Desempenho do Projeto - importante para o acompanhamento e a comunicao do progresso do projeto.

Uma agenda de assessoramento importante para que os gerentes de projetos e sua equipe possam mais facilmente obter apoio do EMP no intervalo entre as reunies de monitoramento.

Disponibilizando as lies aprendidas...

As lies aprendidas so um legado das boas prticas que contribuem sobremaneira para a melhoria do gerenciamento de projetos nas organizaes. O conhecimento advindo permite a adoo de medidas corretivas a novos projetos, a simplificao de aes de planejamento e, principalmente, o aproveitamento de estruturas e planos para novos projetos. de responsabilidade do EMP o armazenamento e distribuio das lies aprendidas dos projetos da organizao.

Ver o formulrio para Registro de Lies Aprendidas, e o Manual de Gerenciamento de Projetos finalsticos do Governo do Estado do Cear, p. 140 ambos no site da Seplag

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10 Como avaliar a atuao do EMP SETORIAL?

A avaliao das aes do EMP permite identificar o grau de efetividade do mesmo, considerando-se os critrios estabelecidos, indicadores definidos e a sistemtica de avaliao. Indicadores devem ser utilizados como forma de avaliao dos resultados obtidos no desempenho das aes e possibilita o planejamento e execuo de melhorias. Os indicadores podem ser qualitativos e quantitativos e seguidos de uma meta a ser alcanada. Essa meta pode ser definida em conjunto com a Seplag. Todos os indicadores devem ser comunicados aos interessados pelo pleno funcionamento do EMP e servem como base para a implementao das medidas corretivas e/ou melhorias operacionais. A avaliao de resultados do EMP inclui: definir critrios de avaliao; identificar indicadores; analisar resultados em relao s metas estabelecidas; comunicar resultados; e preparar plano de ao para correo e melhoria.

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A ttulo de exemplo, lista-se abaixo alguns indicadores que podem ser utilizados para avaliar a atuao do EMP: nmero de reunies de monitoramento realizadas; nmero de relatrios elaborados; percentual de projetos estratgicos monitorados; percentual de recursos financeiros monitorados; percentual de gerentes capacitados nas metodologias de gerenciamento e monitoramento; percentual de problemas solucionados, identificados na MAPA; e percentual de projetos com Termo de Abertura.

A definio dos indicadores de atuao do EMP pode ser realizada em conjunto com a Seplag, na etapa de planejamento das aes, onde se estabelecero metas, critrios e prazos de acompanhamento desses indicadores.

O EMP, em conjunto com a Seplag, pode ainda estabelecer outros indicadores especficos por projeto, caso seja relevante para a melhoria dos resultados dos projetos na setorial.

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MENSAGEM FINAL
A disponibilizao de informaes de fcil acesso constituiu-se no principal objetivo da publicao deste guia, que faz parte do conjunto de documentos que norteiam o gerenciamento de projetos no mbito do Governo do Estado do Cear. Aqui foram referenciadas as informaes bsicas e as principais aes a serem empreendidas para a instituio e operacionalizao dos Escritrios de Monitoramento de Projetos EMP nas setoriais. Por fim, vale mencionar que, alm desse guia, as metodologias e manuais, os modelos de documentos, os materiais de treinamento, alm de outras documentaes pertinentes ao tema e a relao dos EMP e seus contatos, encontram-se no site da Seplag (www.seplag.ce.gov.br) na rea de Planejamento e Oramento / Rede de Planejamento.

Equipe da Rede Estadual de Planejamento / CPLOG / Seplag

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BIBLIOGRAFIA
PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamentos de Projetos. 4 edio. PMI Global Standart, 2008. Seplag. Manual de Gerenciamento de Projetos Finalsticos do Governo do Estado do Cear. 2011. Disponvel em: http://www.seplag.ce.gov.br/images/ stories/Planejamento/Rede-de-Planejamento/Manual-de-Gerenciamentode-Projetos-Finalisticos-do-Governo-do-Estado-do-Ceara.pdf Seplag. Manual da Rede de Planejamento. 2009. Disponvel em: http:// www.gestaodoservidor.ce.gov.br/site/images/stories/manuais/bt14.pdf Seplag. MAPP Monitoramento de Projetos Prioritrios do Governo do Estado. 2011. Disponvel em: http://www.seplag.ce.gov.br/images/stories/ Planejamento/Rede-de-Planejamento/Metodologia-de-Gerenciamentode-Projetos.pdf Seplag. Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Governo do Estado do Cear. 2010. Disponvel em: http://www.seplag.ce.gov.br/ images/stories/Planejamento/Rede-de-Planejamento/Metodologia-deGerenciamento-de-Projetos.pdf

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ANEXOS

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ANEXO 1

DECRETO N29.917, de 08 de outubro de 2009. REDEFINE O SISTEMA ESTADUAL DE PLANEJAMENTO E INSTITUI A REDE ESTADUAL DE PLANEJAMENTO. O GOVERNADOR DO ESTADO DO CEAR, no uso de suas atribuies legais, considerando o papel conferido SEPLAG, pela Lei N13.875, de 07/02/2007, de articulao, normatizao, coordenao, acompanhamento e controle das atividades corporativas dos sistemas de planejamento, execuo e controle oramentrio, programao, acompanhamento fsico-financeiro e contbil, DECRETA: Art.1 Fica redefinido o Sistema Estadual de Planejamento SEP, que ser constitudo pelos sistemas de atividades corporativas da Administrao Estadual - planejamento, oramento, acompanhamento fsico-financeiro e de gesto pblica por resultados, tendo a Secretaria do Planejamento e Gesto como rgo central do Sistema. 1 So de responsabilidade do SEP as seguintes funes: 1. Formulao das diretrizes estratgicas 2. Formulao do Plano Plurianual - PPA 3. Implementao do Modelo de Gesto Pblica por Resultados (GPR) 4. Elaborao da Lei de Diretrizes Oramentrias - LDO 5. Elaborao da Lei Oramentria Anual - LOA 6. Elaborao da Programao Operativa Anual 7. Monitoramento da Execuo das Aes, Programas e Projetos de Governo

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8. Avaliao de Resultados e Programas de Governo 2 O Sistema Estadual de Planejamento - SEP ter a seguinte composio: I - Comit de Gesto por Resultados e Gesto Fiscal COGERF, como rgo deliberativo, responsvel pela definio de diretrizes e estabelecimento de medidas com vistas a garantir o equilbrio financeiro do Tesouro Estadual e cumprimento de metas fiscais, consolidar o modelo de gesto baseado em resultados, elevar a eficincia e a eficcia da administrao estadual, garantir o cumprimento da Lei de Responsabilidade Fiscal LRF e contribuir para a preservao dos interesses das polticas pblicas do Estado; II - Secretaria do Planejamento e Gesto SEPLAG, como rgo de coordenao do SEP, responsvel pela orientao normativa e metodolgica aos rgos e entidades da administrao pblica estadual na formulao e implementao dos instrumentos de planejamento; III - Secretarias Setoriais - como responsveis pelo desenvolvimento das funes de planejamento e execuo das aes de governo. Art.2 A institucionalizao da Rede Estadual de Planejamento, que ser responsvel pela conduo dos processos de planejamento, oramento e gesto pblica por resultados, no mbito da Administrao Pblica Estadual, sob a coordenao da SEPLAG. 1 Compem a Rede Estadual de Planejamento, em conjunto com a SEPLAG, os rgos e entidades da administrao pblica estadual, representadas por suas Unidades Setoriais de Planejamento- USP. 2 Unidade Setorial de Planejamento o termo genrico utilizado para denominar a Unidade Administrativa existente em cada Secretaria e responsvel pela coordenao das funes de planejamento na sua rea de atuao. Essa redenominao, contudo, no implica em mudanas na estrutura organizacional da instituio. 3 Constituem funes da Unidade Setorial de Planejamento, no mbito das respectivas Secretarias e Vinculadas:

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 I - Articular e integrar o planejamento setorial s orientaes estratgicas de Governo; II - Disseminar as metodologias de planejamento e monitoramento das aes governamentais; e III - Unificar a coordenao dos instrumentos de planejamento e monitoramento dos projetos de responsabilidade da secretaria. 4 Compete s Unidades Setoriais de Planejamento (USP):

I - Coordenar a elaborao dos instrumentos de planejamento no mbito da secretaria e vinculadas: PPA; LDO; LOA e componentes do modelo de GPR; II - Coordenar a elaborao e consolidar relatrios de Desempenho Setorial; III - Coordenar a elaborao e consolidar relatrios de Desempenho para os rgos de controle; IV - Cadastrar propostas e revisar anualmente as aes e projetos de Governo constantes do MAPP - Monitoramento de Aes e Projetos Prioritrios. V - Realizar o monitoramento dos Programas e Projetos; VI - Acompanhar os indicadores de GPR.

Art.3 A implantao dos Escritrios de Projetos nas Unidades Setoriais de Planejamento tem como finalidade monitorar os projetos da secretaria e suas entidades vinculadas e disponibilizar metodologias de gerenciamento s gerncias de projetos. So funes do Escritrio de Projetos: I - Orientar as gerncias de projeto no detalhamento dos projetos (Estrutura Analtica do Projeto EAP e o Marco Lgico) e respectivo cadastramento das etapas e produtos no Mapp; II - Realizar o monitoramento intensivo dos projetos estratgicos e,
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de forma extensiva, dos projetos complementares; III - Identificar e viabilizar a capacitao das equipes das gerncias de projetos; Art.4 Fica autorizada a SEPLAG, no papel de coordenao da Rede Estadual de Planejamento, quando necessrio, atuar, de forma descentralizada, por intermdio de uma equipe de Analistas de Planejamento e Oramento (APO), alocados nas Unidades Setoriais de Planejamento das demais secretarias, para mobilizar competncias e recursos, visando garantir suporte sistmico s funes de planejamento, monitoramento e avaliao de programas e projetos. Pargrafo nico. Os Analistas de Planejamento e Oramento (APO) alocados nas Unidades Setoriais de Planejamento exercero suas atividades no interesse exclusivo da Secretaria do Planejamento e Gesto (SEPLAG), para o trato dos objetivos explicitados neste Decreto, ficando assegurados os direitos e vantagens de que trata a Lei Estadual n13.658, de 20 de setembro de 2005, do Plano de Cargos e Carreiras da SEPLAG e suas alteraes, bem como outras dela decorrentes. Art.5 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art.6 Revogam-se as disposies em contrrio.

PALCIO IRACEMA, DO GOVERNO DO ESTADO DO CEAR, em Fortaleza, 08 de outubro de 2009. Cid Ferreira Gomes GOVERNADOR DO ESTADO DO CEAR Desire Custdio Mota Gondim SECRETRIA DO PLANEJAMENTO E GESTO, RESPONDENDO

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ANEXO 2

PORTARIA N XXX de XX de XX de 20XX DEFINE A ESTRUTURA DA REDE ESTADUAL DE PLANEJAMENTO NO MBITO DA SECRETARIA XXXXX E D OUTRAS PROVIDNCIAS. O SECRETRIO DA XXXXXXXXX DO ESTADO DO CEAR, no uso das atribuies que lhe confere o art. 93, inciso III, da Constituio Estadual, e CONSIDERANDO Decreto Estadual n 29.917 de 08 de outubro de 2009 que redefine o Sistema Estadual de Planejamento - SEP e institucionaliza a Rede Estadual de Planejamento, RESOLVE: Art. 1. As funes da Unidade Setorial de Planejamento - USP, responsvel por centralizar a coordenao dos instrumentos de planejamento e monitoramento, sero realizadas pela XXXXX. (Exemplo: ADINS ou Assessoria de Planejamento ou coordenadoria de planejamento, etc...). 1 So funes da Unidade Setorial de Planejamento-USP: I- Coordenar a elaborao dos instrumentos de planejamento no mbito da secretaria e vinculadas : PPA, LOA, MAPP e GPR; II- Coordenar a elaborao e consolidar relatrios de desempenho setorial; III- Coordenar a elaborao e consolidar relatrios de desempenho para os rgos de controle; IV- Cadastrar propostas e revisar anualmente as aes e projetos de Governo constantes do Monitoramento de Aes e Projetos Prioritrios- MAPP; V- Realizar o monitoramento dos programas e projetos; VI-Acompanhar os indicadores da Gesto Pblico por Resultado- GPR. 2 A USP ser composta pelos seguintes membros, sendo coordenada pelo

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(a) primeiro(a): IIIIIIArt. 2 Constituir o Escritrio de Monitoramento de Projetos- EMP, no mbito da Secretaria XXXX, vinculado diretamente a Unidade Setorial de Planejamento, com autonomia para realizar suas funes. 1 So funes do EMP: I- Realizar o monitoramento intensivo dos projetos estratgicos, de governo e setorial; II-Realizar o monitoramento extensivo dos projetos complementares; III-Orientar as gerncias de projetos na aplicao das metodologias de monitoramento e gerenciamento de projeto do Estado; IV-Identificar necessidades e viabilizar a capacitao dos envolvidos com o gerenciamento de projetos. 2 O EMP ser composto pelos seguintes membros, sendo gerenciado pelo(a) primeiro(a): IIIIIIArt. 3. Esta Portaria entrar em vigor na data de sua publicao. Art. 4. Ficam revogadas as disposies em contrrio. SECRETARIA XXXXXXXXXXX em Fortaleza, XX de XXX de 20XX XXXXXXXXXXXXXXXXX SECRETRIO(A) DO(A) XXXXXXXXXXXXXX

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ANEXO 3

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