Manual de Administracion Basica para Empresas Comunales de Agronegocios

Nunca consideres el estudio como un deber, sino como una oportunidad para penetrar en el maravilloso mundo del saber.
Albert Einstein

Unidad de Difucion Metodologica

Tabla de contenido
Tabla de contenido........................................................................................2 I.1.- Que es Administracin?.......................................................................3 I.1.2.- Que es una Empresa?......................................................................5 I.1.3.- El entorno y la empresa......................................................................7 II.- Proceso de Administracin......................................................................9

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I.1.- Que es Administracin?

Es la ciencia que nos proporciona los conocimientos y herramientas con el fin de coordinar los recursos materiales y humanos logrando la obtencion de la mayor cantidad de resultado con el menor uso o empleo de recursos. (Dinero, Tiempo, Materiales, etc)
La administracin como ciencia social estudia la organizacin de las empresas y la manera como se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades.

Cualquiera que sea el tipo de empresa cuenta con tres recursos:

Humanos: Son los ms importantes, son tanto trabajadores, como personal administrativo. Producen, administran, dirigen, aportan creatividad, experiencia. Materiales: Son todos los bienes que ocupa el personal para realizar su funcin (maquinarias, equipos). Tambin incluyen los recursos financieros Recursos financieros: Dinero, cheques, vales, etcetera. Pueden ser de la propia organizacin (un aporte de los miembros de esta o un ingreso por su actividad) o ser de terceros (inversionistas, donaciones, subsidios) Inmateriales: Es la creatividad, la experiencia, la capacitacin del personal; as como tambin el nombre y prestigio que esta genera sobre la sociedad.

La administracin tiene como objetivos: A.- Alcanzar en forma eficiente, eficaz y con productividad los objetivos de una unidad economica. Eficacia. Se le llama cuando la empresa alcanza sus metas en el periodo establecido.
Ejemplo: La empresa se propne generar C$10,000 cordobas de ganancia en un ao, si lo logra su objetivo fue eficaz en su gestion.

Eficiencia. Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles.
Ejemplo: La empresa en sus actividad de otorgar credito logra colocar la mayor cantidad de dinero utilizando la menor cantidad de recurso. En un procesamiento de leche se logra obtener la mayor cantidad de producto invirtiendo menor tiempo y recursos
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La productividad es, sobre todo, una actitud de la mente. Ella busca mejorar continuamente todo lo que existe. Est basada en la conviccin de que uno puede hacer las cosas mejor hoy que ayer y mejor maana que hoy.

Productividad: Es la cantidad de recursos empleado para la obtencion de un bien o servicio, conservando la calidad de este en relacion con sus similares. La productividad sirve para evaluar el rendimiento de los talleres, las mquinas, los equipos de trabajo, los empleados y el capital.

Ejemplo: La empresa tendra que medir cuanto generaron de ganacias sus acciones al final de cada periodo, a mayor ganancia la actividad fue mas productiva

B.Es permitirle a la empresa tener una perspectiva ms amplia del medio en el cual se desarrolla.

Que es el Medio? Medio

Aumento de Impuestos
Fenenos atmosf icos

Son los elementos externos con los que interactua la empresa y sobre los cuales tiene poca o ninguna influencia. Estos pueden ser Poltica econmica, aspectos socio-culturales, aspectos fiscales, comportamiento del mercado, etc.

Medi o

Empresa

Desarrollo de polticas de fomento a la agroindustria

Medi o
Aumento de la corrupcin institucional en entes gubernamentales

C.-

Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.

Cmo se asegura el producir? Armonizando los elementos del proceso administrativo con el medio externo.
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Gobierno

Medio

Proveedores

Consumidores

Medio
Competidores

En la administracin se lleva a cabo el proceso de disear y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcancen con el menor empleo de recursos, las metas establecidas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeas o grandes empresas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.

I.1.2.- Que es una Empresa?

Una empresa es una institucin en la cual una persona o un grupo de personas utilizan una gran cantidad de recursos, desarrollando un conjunto de actividades encaminadas a la produccin y/o distribucin de bienes y/o servicios, con el fin de obtener ganacias o beneficios para sus dueos. Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de elementos, recursos o insumos que conjugados armnicamente contribuyen a su funcionamiento adecuado, dichos recursos son: 1. Recursos Materiales: Son los bienes tangibles con que cuenta la empresa para poder ofrecer sus servicios, tales como: Instalaciones (edificios, maquinaria, equipo, oficinas, terrenos, instrumentos, herramientas, etc), Materia prima (materias auxiliares que forman parte del producto, productos en proceso, productos terminados, etc)

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2. Recursos Tcnicos: Son aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinacin de los otros recursos, Pueden ser: Sistemas de produccin, de ventas, de finanzas, administrativos, etc. Frmulas, patentes, marcas, etc.
Una empresa para que sea exitosa debe de promover los valores organizacionales, misin y visin, lo que origina trabajadores comprometidos de alta competencia, proactivos que anteceden la responsabilidad con su empresa y clientes.

3. Recursos Humanos: Estos recursos son indispensables para cualquier grupo social; ya que de ellos depende el manejo y funcionamiento de los dems recursos. Los Recursos Humanos poseen las siguientes caractersticas: _ Posibilidad de desarrollo. _ Ideas, imaginacin, creatividad, habilidades. _ Sentimientos _ Experiencias, conocimientos, etc. Estas caractersticas los diferencian de los dems recursos, segn la funcin que desempean y el nivel jerrquico en que se encuentren pueden ser: obreros, oficinistas, supervisores, tcnicos, ejecutivos, directores, etc.

4. Recursos Financieros: Son los recursos monetarios propios y ajenos con los que cuenta la empresa, indispensables para su buen funcionamiento y desarrollo, pueden ser: Recursos financieros propios (dinero en efectivo, aportaciones de los socios acciones-, utilidades, etc), Recursos financieros ajenos (prestamos de acreedores y proveedores, crditos bancarios o privados). Qu caractersticas debe tener una empresa exitosa? Se puede decir que las empresas exitosas se caracterizan entre algunas de sus ms relevantes el que cuentan con: - Un alto sentido de pertenencia. - Alto grado de motivacin en todos los niveles. - Gran capacidad de liderazgo en todos los niveles. - Alto sentido de trabajo en equipo. - Creatividad e iniciativa al mximo, especialmente en los puestos claves de la organizacin. - Alto grado de comunicacin. - Horizontalidad en la organizacin. - Alto grado de identificacion y entendimiento con los otros miembros de la empresa - Alta Capacidad tecnolgica. - Fijan objetivos y responsabilidades para cada uno de los miembros de la organizacin.
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- Trabajan en funcin de la satisfaccin de la necesidad de El xito de una sus clientes. empresa depende de - Estandarizacin de los procesos de trabajo. las relaciones - Combinan las acciones para lograr la mayor eficiencia jerrquicas, posible. funcionales y - Poseen una clara identificacin de la misin y de los asesoras que se objetivos. mantengan - Tienen muy en claro sus fines y como llegar a ellos. - Hay un elvado control en todas las acciones llevadas a cabo

I.1.3.- El entorno y la empresa.

I.1.3.1.- Que es el entorno (Ambiente Externo)?
Son todas aquellas circunstancias, personas o cosas que rodean a la empresa y que la afectan de forma positiva o negativa. Por sus caracteristicas estan fuera del control de esta y el tomarlas en cuenta pueden ayudarnos a reducir riegos o aprovechar oportunidades al detectar las posibles amenazas o opurtunidades que en el se encuentran.

Bsicamente son:

Delicuensia

Clientes: Dado que son estos los que permiten que la empresa sobreviva es necesario que se estudien sus gustos o preferencias, si estn conformes con el producto o servicio.

Bancos

Veterinaria Queseras Acopios Industria El Potro Productores Lactea Empresa de Leche Consumidores
Ministerio de DGI MAGFOR Salud Medio Organismos Gobierno Ambiente Cooperantes Natural

Alcalda Municipal

Tecnologas: Su importancia es evidente, pueden aumentar la produccin reduciendo el tiempo de fabricacin, mejorar la comunicacin, un servicio, el almacenamiento de datos. Una empresa que no se mantenga actualizada en este aspecto se estancar indefectiblemente. Socio-Poltico: Es el estado y la cultura de la sociedad en que se desenvuelve la organizacin. El estado impone leyes, impuestos y controles que se deben cumplir, adems puede fomentar el crecimiento de la

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EJ: La Direccin General de Ingresos DGI, decide ampliar su base de recaudacin de impuestos, por lo que aumenta el porcentaje de impuestos que las empresas deben pagar por los productos que vende, esto obliga a la empresa a vender mas caro o distribuir el impuesto entre sus proveedores o en ultima instancia reducir su ganancia.

organizacin librndola de algunos gastos o brindando donaciones. La cultura de la sociedad afecta a la organizacin. El ambiente externo consta de Fuerzas directas e indirectas. Fuerzas directas (microentorno): son los factores del entorno que tienen un impacto inmediato sobre la organizacin. Fuerzas indirectas (macroentorno): son variables del entorno que tambin tienen impacto sobre el funcionamiento de la organizacin, pero no es inmediato.

La unica manera en que las empresas pueden influir en el ambiente externo es a traves del fortalecimiento interno, a traves de alianzas estrategicas o en ltima instancia con el respaldo de la sociedad cuando se comparten intereses comunes.

I.1.3.2.- Qu es el ambiente Interno?

Las distintas relaciones humanas, las metas y objetivos, las normas, procesos hacen al ambiente interno de la empresa. Este ambiente es controlado por la empresa y depende de la habilidad de sus administradores para que se desarrolle y pueda hacer a la empresa competitiva en relacion a otras similares. Qu es competitividad? Es la capacidad para luchar, entre dos o mas, para conseguir un mismo objetivo o para alcanzar una mejor posicion o estado.
Ambiente Interno
Razn de
Mtodos Equipos Herramientas Insumos

Ser

Fines Visin Misin Objetivos

Tecnologa

Administracin

Personal
Conocimientos Motivacin Experiencias Responsabilidades

Funciones Responsabilidades Deberes y Derechos

Estructura

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La competitividad es un reto que se establece para poder alcanzar objetivos. En la actualidad es necesario valerse de todas las armas necesarias para luchar en un campo de batalla donde las trincheras se componen de bienes y servicios parecidos o iguales a los que nuestras empresas ofrecen.

La competitividad se puede medir a tres niveles que puede plantarse en un esquema como el siguiente:

I.1.3.4.- Importancia de la Administracin.

Como organo encargado de hacer que los recursos sean productivos y rentables, es exencial e indispensable dentro de una empresa, Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organizacin y es fuerza vital que enlaza todos los dems subsistemas permitiendo: Establecer metas y objetivos y darles cumplimientos. Armonizar las actividades de la empresa con el medio exterior Preveer posibles efectos positivos o negativos del medio hacia la empresa y crear las condiciones para aprovecharlas o protegerse. Dentro de la administracin encontramos: Coordinacin de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales.

II.- Proceso de Administracin

El proceso administrativo se refiere al desarrollo o evolucin de las fases sucecivas o actividades a traves de la cual la administracion prevee el alcance de sus metas, logro, objetivos y fines. El proceso adminsitrativo esta constituido por cuatro funsiones fundamentales, planeacion, organizacin, direccion y control.
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Proceso Administrativo

Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en trminos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar metas establecidas por la organizacin. Una expresin sumaria de estas funciones fundamentales de la admn.. es: 1. LA PLANEACION procedimiento en el que se establecen metas y se eligen medios para alcanzar dichas metas. La Planeacin es decir por adelantado, qu hacer, cmo y cuando hacerlo, y quin ha de hacerlo. La planeacin cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir. Hace posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederan; aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los planes mejor trazados, a menos que haya planeacin, los hechos son abandonados al azar. La planeacin es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinacin de los cursos de accin y la fundamentacin de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas. La tarea de la planeacin es exactamente: minimizacin del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades. 1. LA ORGANIZACIN. proceso para comprometer a dos o ms personas que trabajan juntas de manera estucturada, con el propsito de alcanzar una meta o una serie de metas especficas Despus de que la direccin y forma de llevar a cabo las acciones futuras ya hallan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o sealar las actividades necesarias de trabajo entre los miembros del
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grupo e indicar la participacin de cada miembro del grupo. Esta distribucin del trabajo esta guiado por la consideracin de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones fsicas disponibles. Actividades importantes de organizacin. a) b) c) d) e) f) g) h) Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos) Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los requisitos del puesto. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admn.. Proporcionar facilidades personales y otros recursos. Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.

Pasos bsicos para organizar 1. Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lgica y cmoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la divisin del trabajo. 2. Combinar las tareas en forma lgica y eficiente, la agrupacin de empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalizacin 3. Especificar quien depende de quien en la organizacin, esta vinculacin de los departamentos produce una jerarqua de la organizacin. 4. establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integracin. Este proceso se conoce con el nombre de coordinacin.

2. LA DIRECCIN. funcin que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organizacin entera, con respecto a una tarea. Direccion es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organizacin y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de direccin, de hecho la direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificacin y la
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organizacin, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. La direccin incluye motivacin, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicacin
Los Gerentes actan mediante relaciones que son vas de dos sentidos; una de las partes esta sujeta a la otra. Los gerentes actan mediante relaciones que tienen repercusiones que involucran a otras personas, para bien o para mal.

Gerente: es la persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la eficacia de un Gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos apropiados.

Administradores: Son individuos en una organizacin que dirigen las actividades de otros. Estos tambin podrn tener algunas responsabilidades operativas. Se pueden dividir en dos grupos: Los operativos son personas que trabajan directamente Los administradores en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de convierten un conjunto supervisar el trabajo de otros empleados. de recursos humanos, Los administradores dirigen las actividades de otras materiales, tcnicos, gentes. Estos tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos del grupo.

monetarios, de tiempo y espacio en una empresa til y efectiva.

3. EL CONTROL Y EVALUACIN Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de la empresa.
El control es la cuarta, y ltima funcin en el proceso administrativo. Al igual que la planificacin, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa.

Implica medir el desempeo contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estndares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeacin debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, stos orientan a los administradores en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.

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El control eficaz exige la alimentacin adelantada. En otras palabras, se supone que los objetivos, los planes, las polticas y las normas se han desarrollado y comunicado a aquellos gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeo. Por lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en el concepto de la retroalimentacin, el cual exige mediciones del desempeo y dispara la accin correctiva prevista para asegurar el logro de los objetivos.

Actividades importantes de control

a) Comparar los resultados con los planes generales. b) Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo. c) Idear los medios efectivos para medir las operaciones. d) Comunicar cuales son los medios de medicin. e) Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. f) Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. g) Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. h) Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
En algunos casos, el control tiene tambin como resultado la modificacin de los planes y metas anteriores o la formulacin de nuevos planes, cambios en la operacin y reasignacin de la gente. Deben desarrollarse mtodos de control para las caractersticas particulares de la operacin y la estructura de organizacin

En la practica real, las 4 funciones fundamentales de la administracin estn de modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeo de una funcin no cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situacin. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones ser quizs como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuacin de esto ejecutar y luego planear. A la larga por lo general se coloca mayor nfasis en ciertas funciones mas que en otras, dependiendo de la situacin individual. As como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en accin. La ejecucin efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de
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igual manera el control no puede ejercerse en el vaci debe haber algo que controlar.

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