Microsoft Excel

El presente material de apoyo fue creado para la materia Taller de informtica aplicada del Instituto de Educacin de la Universidad ORT Uruguay. Para comenzar a trabajar con Microsoft Excel deber hacer clic en el men Inicio, la opcin Programa y el tem Microsoft Excel.

Generalidades de Excel 2007

Al ingresar a Excel aparece la pantalla principal:

Lo primero que observamos es que las herramientas que utilizaremos para crear y modificar nuestras planillas estn agrupadas en forma diferente a lo que ocurra en las versiones anteriores, ahora estn orientadas a obtener resultados. Otro cambio importante que observaremos y que facilita la tarea es que disponemos de vistas previas en tiempo real que nos permiten tomar decisiones respecto a aplicar o no un determinado formato sin tener que probarlo. Las opciones que aparecen en las listas de valores activan automticamente la vista previa; por ejemplo si se recorre la lista de tamaos de fuentes, en la pantalla se refleja automticamente el cambio.

Si seleccionamos la palabra Ejemplo:

A continuacin veremos los principales elementos que componen la nueva interfaz:

Cinta de opciones.
Esta estructura agrupa en solapas a las herramientas que utilizaremos. Las solapas a su vez se dividen en grupos de opciones y estos contienen: botones de comando, galeras y cuadros de dilogo. A continuacin veremos las diferentes cintas, las cuales podemos recorrer ubicando el puntero del mouse sobre el rea de las cintas y girando la rueda del mouse. Inicio

Contiene los grupos para: Uso del Portapapeles Formatos Fuente Establecer la Alineacin Formato de Nmero Manejo de Estilos Manejo de Celdas Herramientas para Modificar Insertar

Contiene los grupos para: Uso de Tablas Inclusin de Ilustraciones Creacin de Grficos Manejo de Vnculos Manejo de Texto

Diseo de pgina

Contiene los grupos para: Uso de Temas Herramientas para Configurar pgina Opciones para Ajustar rea de impresin Establecer Opciones de la hoja Organizar objetos Frmulas

Contiene los grupos para: Uso de la Biblioteca de funciones Administracin de Nombres definidos Auditora de frmulas Clculo Soluciones Datos

Contiene los grupos para: Obtener datos externos Establecer Conexiones Ordenar y filtrar Herramientas de datos Esquema

Revisar

Contiene los grupos para: Revisin de ortografa y gramtica Comentarios Cambios Vista

Contiene los grupos para: Vistas de libro Mostrar u ocultar Uso del Zoom Ventana Macros

Solapas contextuales
Cuando estamos trabajando con determinados objetos como tablas, imgenes o dibujos, al seleccionarlos aparecen solapas especficas (agregadas a las solapas estndar) que tienen herramientas aplicables slo a estos objetos (esto tiene la ventaja que dichas opciones slo aparecen cuando son necesarias). A modo de ejemplo: si insertamos una imagen en nuestra planilla y hacemos clic sobre ella, aparecer la solapa Formato formando parte de las Herramientas de imagen.

A continuacin veremos otros elementos que componen la nueva interfaz:

Botn de Office

Est en el ngulo superior izquierdo de la pantalla y contiene las opciones bsicas para el manejo de las planillas, como se indica a continuacin: Guardar como Almacena en el disco por primera vez la planilla que se est utilizando en la pantalla. Se debe indicar en qu carpeta y con qu nombre se guardar el archivo. Adems del formato estndar de Excel, es posible guardar la planilla en versiones anteriores de Excel y en los formatos PDF y XPS. Guardar Almacena nuevamente la planilla que se est utilizando en pantalla para conservar la ltima versin. Nuevo Crea una planilla nueva. Se debe seleccionar la opcin Libro en blanco y confirmar con el botn Crear. Abrir Trae a la pantalla una planilla que se encuentra almacenada. Seleccione la carpeta donde se encuentra el archivo que desea abrir, elija dicho archivo y para finalizar aplique el botn Abrir. Si el archivo ha sido utilizado recientemente aparecer en la lista Documentos recientes; haga clic en el nombre de su archivo y ste aparecer en pantalla. Cerrar Saca la planilla de la pantalla (si la planilla no haba sido guardada despus de la ltima modificacin, aparece un mensaje que nos pregunta si quiero guardar los ltimos cambios).

Publicar Contiene opciones para la distribucin de la planilla. Enviar Permite guardar el archivo y enviarlo por correo electrnico. Preparar Muestra informacin sobre la planilla que est en pantalla y habilita los aspectos de la seguridad. Imprimir A partir de esta opcin tenemos tres alternativas:

Vista Preliminar Para ver como quedara la planilla antes de imprimirla (y se habilitan opciones para realizar cambios si fuese necesario)

Impresin rpida Esta opcin imprime directamente sin ningn cambio. Imprimir En esta opcin podemos establecer caractersticas de la impresin, como nmero de copias, etc.

Barra de herramientas de acceso rpido

Se encuentra en el ngulo superior izquierdo de la pantalla, contiene las opciones de uso ms frecuente y es posible configurarla.

Barra de estado

Es la barra que aparece en la parte inferior de la pantalla y nos muestra informacin general de la planilla incluyendo las distintas vistas y el nivel de zoom. Tambin es posible configurar las opciones que tiene la barra de tareas, haciendo clic con el botn secundario del mouse (generalmente el derecho) sobre ella, para activar el siguiente cuadro que nos muestra los tems que se pueden incluir.

Iniciadores de cuadro de dilogo

Algunos grupos de opciones adems de los comandos que contienen, permiten acceder a un cuadro de dilogo con tems adicionales. Por ejemplo, en la solapa Inicio, el grupo Fuente contiene el cuadro de dilogo Fuente:

Barra de ttulo.
Aparece en la parte superior de la pantalla y muestra el nombre de la planilla con la cual se est trabajando.

Barras de desplazamiento.
Son barras que podemos arrastrar para ver las partes de la planilla que no aparecen en la pantalla; por ejemplo, haciendo clic en la barra de desplazamiento podr desplazarse rpidamente al final de la planilla, al principio, o avanzar o retroceder rpidamente varias pantallas.

Barras de frmulas.
Indica la posicin de la celda activa y muestra la definicin de la frmula que est siendo ingresada.

Barras de etiquetas.
Permite cambiarse entre las distintas hojas del libro.

Formas de visualizar una planilla.

Dentro de la solapa Vista el grupo Vistas de libro tiene los siguientes botones de comando, que se diferencian por el grado de detalle en que se muestra la planilla y la rapidez del desplazamiento. Tambin aparecen en la parte inferior derecha de la pantalla (a la izquierda del Nivel de zoom).

Normal Es la vista predeterminada y permite realizar la mayora de las tareas habituales.

Diseo de pgina Aparece la planilla como se vera impreso.

Vista previa de salto de pgina Es una vista previa donde se indican los lugares donde cambia de pgina la impresin.

Libro de trabajo
Se llama libro de trabajo al archivo donde se almacena informacin. Un libro de trabajo est formado por hojas. Excel se va a abrir con un nmero predeterminado de hojas que son 3; cada hoja de clculo se denominar hoja 1 y as correlativamente, hasta la hoja 3. Las hojas poseen nombres que se visualizarn en la parte inferior de la ventana del libro. Si desea desplazarse por las hojas de un libro de trabajo, deber hacer clic en las solapas. La etiqueta que aparece en negrita seala cul es la hoja activa del libro de trabajo.

Estructura de la planilla electrnica

Definiciones bsicas.
El documento primario que usted utilizar para manejar informacin es la planilla electrnica. Cada una de las planillas de trabajo est formada por una grilla rectangular de 16.384 columnas y 1.048.576 filas. Las filas aparecen distribuidas en forma horizontal en la planilla y se individualizan mediante nmeros del 1 al 1.048.576. Las columnas aparecen distribuidas en forma vertical en la planilla y se denominan mediante letras de la A hasta XFD. La interseccin de cada fila y columna se denomina celda y es la unidad bsica donde usted almacenar informacin.

Se hace referencia a ellas mediante la letra que identifica a su columna y el nmero que identifica a su fila (por ejemplo la celda definida como la interseccin de la fila 5 y la columna C, se nombra como celda C5) Se denomina celda activa a la que est sealada por el cursor y que recibir la prxima informacin que usted teclee. Llamaremos rango a un bloque rectangular de celdas contiguas sobre las cuales se aplicarn operaciones que se detallarn ms adelante.

Desplazamiento en una hoja mediante el mouse. Si desea desplazarse para avanzar o retroceder el espacio que equivale a una pantalla, haga clic sobre la barra de desplazamiento. Para moverse en la direccin deseada (hacia arriba o hacia abajo), arrastre el cuadro de desplazamiento. Para moverse a la izquierda o derecha, haga clic en la barra de desplazamiento o, de lo contrario, si prefiere arrastre el cuadro de desplazamiento. Para poder visualizar la barra de desplazamiento, arrastre la barra de divisin horizontal hacia la izquierda o derecha para visualizar mejor las etiquetas. Desplazamiento en una hoja mediante el teclado.
PARA: Desplazarse arriba, abajo, izquierda o derecha. Desplazarse una ventana hacia arriba/abajo. Desplazarse hacia el comienzo de la fila. Desplazase hacia el comienzo de la hoja. PRESIONE: Teclas con flechas RePg /AvPg Inicio Ctrl+Inicio

Desplazarse hacia la ltima celda que tiene informacin en Ctrl+Fin la hoja. Extender la seleccin una celda arriba, abajo, a la derecha, Maysculas y la tecla con flecha o a la izquierda. correspondiente. Mover un bloque de datos arriba, abajo, derecha o izquierda. Ctrl y la tecla con flecha que corresponda.

Para desplazarse grandes distancias hacia una celda en particular, existen dos mtodos:
Escriba la direccin de la celda (por ejemplo B48) en el cuadro que aparece a la derecha de la barra de frmulas y presione Enter

o seleccione de la solapa Inicio en el grupo Modificar, el tem Buscar y seleccionar y la opcin Ir a En el cuadro Referencia escriba la direccin de la celda donde desea ubicarse y aplique el botn Aceptar.

Si se elige el botn Especial aparece el siguiente cuadro de dilogo que indica los posibles destinos de desplazamiento rpido.

Ingreso de datos en la planilla de trabajo.

Existen dos procedimientos para hacerlo, que en la prctica utilizar indistintamente: TECLADO Ubique el cursor mediante las teclas con flechas en la celda en que desea ingresar informacin. Escriba el contenido de la misma sobre la barra de frmula. Para confirmar la informacin presione ENTER y para descartarla presione Esc.

MOUSE Haga clic en la celda en que desea ingresar informacin. Escriba el contenido de la misma sobre la barra de frmula. Haga clic en el botn Introducir botn Cancelar de la barra de frmulas. o el

Cmo cancelar una entrada. Es necesario distinguir diferentes situaciones: Si ha introducido los datos y no ha presionado la tecla ENTER todava (o sea, si no ha confirmado an la accin), presionando la tecla Esc cancela la entrada que pretenda realizar. Si, de lo contrario, ha introducido los datos y los ha confirmado presionando la tecla ENTER, seleccione la opcin Deshacer de la barra de herramientas de acceso rpido; de esta forma cancela la entrada que efectivamente haba realizado. En una hoja de trabajo es posible introducir: nmeros, horas, fecha, texto, frmulas y funciones. La informacin que se ingrese quedar almacenada en la celda actual y aparecer simultneamente sobre la celda actual y en la lnea de edicin. Aparecer el smbolo ### en la pantalla de la hoja de trabajo si se ha introducido un nmero muy largo en una celda. Si desea aumentar el ancho de una columna, haga clic en el borde derecho del encabezado de la columna y arrastre el cursor hacia la derecha hasta que aparezca el nmero que usted ingres. Valores numricos. Se consideran valores numricos los siguientes: los nmeros y los resultados que se obtienen con la aplicacin de las frmulas y funciones. Rtulos. Se denomina as al texto que se introduce en una celda formado por caracteres tanto numricos como alfabticos.

Herramientas del grupo Fuente

En la solapa Inicio se encuentra el grupo Fuente que tiene las herramientas para indicar la apariencia de los datos de nuestra planilla. Se denomina fuente a un conjunto de letras, nmeros, smbolos (figuras, signos, imgenes) y signos de puntuacin con un diseo especfico. Dependiendo de la impresora que est instalada, sern las fuentes de que disponga en su planilla. Algunas de las herramientas que se mencionan, tambin aparecen en la mini barra de herramientas que Excel muestra cuando seleccionamos un texto.

La mini barra tiene la virtud de que aparece automticamente despus de haber seleccionado el texto (en el ejemplo, se seleccion la palabra Ejemplo y automticamente apareci la mini barra sin necesidad de utilizar ni el mouse ni el teclado). A continuacin describiremos las herramientas que contiene el grupo Fuente

Tenemos dos listas desplegables para seleccionar la fuente del texto y su tamao.

Adicionalmente hay dos botones que al seleccionarlos sirven para aumentar en 2 puntos el tamao de la fuente o disminuirlo en dos puntos . A continuacin tenemos tres estilos de fuente muy utilizados que son aplicables a cualquier fuente.

Estilo Negrita Cursiva Subrayado

Botn

Combinacin de teclas Ctrl+N Ctrl+K Ctrl+S

Para el Subrayado existen dos si se utiliza la lista desplegable que contiene el botn asignar Subrayado y Subrayado doble.

que permite

Tambin disponemos de una herramienta que permite establecer diferentes bordes a las celdas seleccionadas.

Si hacemos clic en la opcin Ms bordes aparece el siguiente cuadro de dilogo que permite establecer ms variedad de modelos de bordes.

A continuacin mencionaremos dos botones que se refieren al color del texto Si deseamos que el texto tenga la apariencia de haber sido resaltado con un marcador, utilizaremos el botn

Daremos color al texto que tenemos seleccionado, mediante el botn posibilidades que ofrece Excel en cuando a los colores.

que muestra todas las

Con el iniciador del cuadro de dilogo del grupo Fuente, aparecen los cuadros de dilogo que hay en las versiones anteriores de Excel para definir el formato

Herramientas del grupo Alineacin

Estas herramientas permiten indicar de qu manera se distribuyen los datos dentro de las celdas, estn disponibles dentro de la solapa Inicio, en el grupo Alineacin.

A continuacin se describen las funciones de este grupo:

Permite alinear el texto en la parte superior, medio o central de la celda.

Se utiliza para establecer determinada inclinacin al texto dentro de la celda.

Permite alinear el texto a la izquierda, centrado o a la derecha de la celda. Permite disminuir o aumentar la sangra (la distancia entre el borde y el texto de la celda) Permite que todo el texto se vea en una celda (o sea que no se despliegue en las celdas que estn a la derecha), ocupando varias lneas dentro de la celda, cuando sea necesario.

Permite combinar o separar la informacin en varias celdas.

Haciendo clic en el iniciador del cuadro de dilogo aparece un cuadro con las opciones indicadas anteriormente, ms detalladas en algunos casos.

Herramientas del grupo Nmero

Estas herramientas permiten indicar el formato numrico que tendrn los valores dentro de las celdas, estn disponibles dentro de la solapa Inicio, en el grupo Nmero.

El tem Formato de nmero (que tiene por defecto la opcin General) incluye las siguientes opciones para el formato:

Es el formato que asume Excel cuando no se especifica lo contrario. Es el formato ms adecuado para el ingreso general de valores numricos. Permite desplegar los nmeros en formato entero, decimal fijo o con decimales. Los formatos de esta categora coinciden con algunos de los de la categora nmero, con la diferencia que el signo monetario es colocado como sufijo. En este formato se ubican alineados los smbolos monetarios y las comas decimales. Es el formato adecuado para ingresar valores de fecha en formato corto. Es el formato adecuado para ingresar valores de fecha en formato largo. Se utiliza cuando se ingresan solamente valores de hora. Esta categora permite visualizar los nmeros como porcentajes (el valor numrico se desplegar multiplicado por 100 y con el sufijo %). Permiten desplegar los nmeros decimales como fracciones. Se despliegan los valores numricos en notacin exponencial. Aplicando este formato, los valores numricos se utilizarn como texto.

Si elegimos la opcin Ms formatos de nmero aparece el siguiente cuadro de dilogo, donde se pueden establecer otros formatos adicionales.

Tambin es posible utilizar otros de las botones con las siguientes opciones: Diferentes estilos de formatos de Contabilidad

Formato porcentaje Formato separador de millares Permite aumentar los decimales que se muestran Permite disminuir los decimales que se muestran

Color de fondo y trama

Existe una paleta de colores disponibles y matices para el fondo de las celdas. Seleccione el rango o la celda para aplicarle un diseo determinado y elija un color del cuadro Color de fondo. En el tem Trama podr elegir una trama para combinar con el color seleccionado.

Proteccin de celdas En determinadas situaciones, es necesario proteger celdas para evitar el borrado o la modificacin accidental de su contenido o el acceso a las mismas por usuarios que no tienen ese derecho. Para esto existen dos etapas: definicin de rangos a bloquear y activacin del bloqueo. En el cuadro de dilogo que estamos analizando existe la solapa Proteger que permite ( a las celdas previamente seleccionadas) definirle ciertos atributos: Bloquear una celda para que no sea modificada u ocultar una celda para que la informacin no est disponible a simple vista (por ejemplo celdas con frmulas las cuales no queremos que estn disponibles para un usuario que est ingresando datos).

Funciones bsicas
Operaciones bsicas
Portapapeles de Windows. Es un rea de memoria que almacena datos e informacin en forma transitoria. Esto es til cuando se desea copiar o mover datos dentro de una planilla. La informacin se traslada al Portapapeles para que se almacene temporalmente mientras se selecciona el lugar donde se desea insertar dicha informacin. Despus de ubicar la zona donde se colocar la informacin, se trae del Portapapeles para pegarla en el lugar deseado. Dentro de la solapa Inicio en el grupo Portapapeles se encuentran las opciones bsicas de manejo de datos. Tambin estn disponibles (despus de seleccionar el dato) en el men contextual o sea el men que aparece al presionar el botn secundario del mouse (generalmente el derecho).

Cmo cortar usando el Portapapeles. Seleccione la celda o el rango desea cortar y elija de la solapa Inicio y el grupo Portapapeles, el botn (en ese momento la informacin se ha eliminado de su posicin inicial y est almacenada temporalmente en el Portapapeles). Cmo pegar desde el Portapapeles. Ubique el cursor donde desea colocar la informacin y elija de la solapa Inicio y el grupo Portapapeles el

botn
Cmo mover informacin.

Para trasladar cierta informacin deber seguir el siguiente procedimiento: seleccione la celda o el rango que va a mover y aplique el botn .

Luego ubique el cursor en el lugar donde desea colocar los valores y aplique el botn Cmo copiar informacin.

Seleccione la celda o el rango que desea copiar y haga clic en el botn (en ese momento la informacin permanece en su posicin inicial y una copia est almacenada temporalmente en el Portapapeles). Ubique el cursor en el lugar donde desea copiar la informacin y haga clic en el botn . Portapapeles de Office Existe otro portapapeles con capacidad para almacenar hasta 24 elementos. Cada vez que copiamos o cortamos informacin, esta va a parar al portapapeles de Office y aparece disponible como se muestra abajo. Mientras que estamos trabajando con nuestra planilla, si activamos el portapapeles de Office con el iniciador del cuadro de dilogo

aparece as:

Al ubicarnos en cualquiera de los elementos del portapapeles de Office nos aparece una lista de opciones para: Pegar dicho elemento en donde est el cursor o Eliminar dicho elemento

Rangos
Concepto de rango.
Rango es aquel bloque rectangular de celdas contiguas sobre las cuales se puede aplicar una orden. La direccin del rango es la ubicacin en la hoja y est formada por las direcciones de celda de dos esquinas opuestas del rectngulo (como se indica ms abajo), separadas por dos puntos. EJEMPLO: A1:A1 y A1:C3 Tipos de rango. Una celda en forma individual (ej. B6). Parte o toda una fila de la planilla (ej. desde A4 hasta D4). Parte o toda una columna de la planilla (ej. desde E2 hasta E10). Un rectngulo sobre la planilla (ej. desde C6 hasta F11; siempre se indica en primer trmino la celda que est en el ngulo superior izquierdo y por ltimo la que est en el ngulo inferior derecho). Cmo escribir un rango. Los rangos tienen un tipo de notacin genrica: CSI:CID, entendindose como CSI la Celda Superior Izquierda y por CID la Celda Inferior Derecha. La celda A8 como A8:A8 Desde A3 hasta A4 como A3:A4 Desde B6 hasta C6 como B6:C6 Desde B10 hasta C11 como B10:C11 EJEMPLOS A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 B C D

A3:A4

B6:C6 A8:A8 B10:C11

Cmo establecer el nombre a un rango.

Seleccionamos de la solapa Frmulas y el grupo Nombre definidos, la opcin siguiente cuadro de dilogo:

y aparece el

Seleccionando el botn Nuevo podremos asignar un nombre al rango seleccionado:

El cuadro Administrador de nombres contiene los nombres de los rangos definidos y nos permite modificar uno ya existente (con el botn Editar) o eliminar uno que ya no se utilizar (con el botn Eliminar).

Frmulas
Concepto.
Consisten en expresiones con las cuales es posible realizar operaciones, clculos, a partir de los datos contenidos en una hoja de trabajo. Algunas de las operaciones que se pueden efectuar son: suma, multiplicacin, etc. NOTA Las frmulas en Excel deben comenzar con determinados caracteres, siendo el signo de = (signo de igual) el ms utilizado; en determinadas situaciones se utilizarn como primer carcter de la frmula el signo + (ms) o el signo - (menos). La barra de frmulas. Para activar la barra de frmulas haga clic sobre el rea de entrada de la misma o de lo contrario comience a escribir la frmula. Operadores aritmticos. Realizan operaciones de clculos matemticos bsicos, llegando a un resultado aplicando valores numricos, como sumar, restar, multiplicar. Los operadores aritmticos aplicados en estas operaciones son los siguientes: + * / ^ % Suma Resta Multiplicacin Divisin Exponenciacin Porcentaje

Operadores de comparacin. Comparan dos valores y dan como resultado un valor lgico. = Igual > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> No es igual a EJEMPLO La frmula =A2<50 tendr como resultado el valor VERDADERO si la celda a la que hicimos referencia (A2) tiene un valor menor que 50, de lo contrario dar como resultado el valor FALSO.

Orden de prioridad. Cuando Excel evala una frmula, determina la prioridad de los distintos operadores que se estn utilizando. En la siguiente tabla aparecen por orden de prioridad: Potenciacin Signo Multiplicacin y Divisin Suma y Resta Igual que y Distinto que Menor que y Mayor que Menor o Igual que Mayor o Igual que NO Lgico Y lgico y O lgico Concatenacin ^ -+ */ += <> <> <= >= #NO# #Y# #O# &

NOTA El uso de parntesis curvos (eventualmente anidados) permite cambiar el orden de prioridad.

Cmo introducir frmulas en celdas.

Para crear una frmula es imprescindible seguir los siguientes pasos: Haga clic en la celda en donde desea ingresar la frmula. Escrbala directamente o utilizando la barra de frmulas. Para finalizar, confirme presionando ENTER o aplicando el botn .

Qu son las referencias.

Son tres los tipos de referencias existentes: relativas, absolutas y mixtas Referencia Relativa: seala referencias a celdas que ocupan una posicin "relativa" a la celda que contiene la frmula (por ejemplo tres filas hacia arriba, dos columnas hacia la derecha, etc.). Ej.: A5 Referencia Absoluta: seala la forma para encontrar una celda teniendo en cuenta la ubicacin exacta que esa celda tiene en la hoja de clculo. Esta referencia se seala con el signo $ antes de la letra de la columna y antes del nmero correspondiente a la fila. Ej.: $A$5

Referencia Mixta: seala la forma de encontrar una celda combinando la referencia de una columna o la referencia de una fila absoluta con una columna o una fila relativa. Esta referencia se determina aadiendo el signo $ antes de la letra de la columna o antes del nmero correspondiente a esa fila. Ej.: $A5 o A$5 El procedimiento para copiar frmulas es igual al de copiar texto; en lo que difiere es en la interpretacin que Excel le da al contenido de la celda destino. Cuando se copia una celda que contiene solamente referencias absolutas, ocurre lo mismo que al copiar texto, es decir que los contenidos de la celda origen y de la celda destino son idnticos. Al copiar una frmula, se comporta de igual manera la componente absoluta de una frmula mixta. A continuacin se describe la manera como Excel interpreta las posiciones relativas de las celdas en una frmula. Ejemplo: si en la celda C1 se describe la siguiente frmula =A1+B1, Excel interpreta esta frmula como "en la celda C1 colocar la suma de los contenidos de las dos celdas que se encuentran consecutivamente a la izquierda de C1" Cuando se copia una frmula con referencias relativas sucede lo siguiente: Excel mantiene las directivas relativas a la posicin fsica de las celdas (por ejemplo, si en la celda A1 existe una frmula que involucra a la celda B1 y dicha frmula se copia hacia la celda A10, la referencia B1 se reemplazar automticamente por B10). En qu consisten los operadores de referencia. Existen tres clases de operadores de referencia que son: Rango (dos puntos) crea una referencia para la totalidad de las celdas de la hoja de clculo, entre las dos referencias, incluyndolas. Unin (coma) crea una referencia que incluye las dos referencias. Interseccin (espacio) crea una referencia para las celdas comunes a las dos referencias.

Cmo introducir el nombre de un rango en una frmula.

En el momento que se est escribiendo la frmula y debemos hacer referencia al nombre que identifica un rango, presionamos la tecla F3 y aparecer la lista de nombres de rango que estn definidos, para poder seleccionar uno de ellos. A continuacin veremos un ejemplo del uso de frmulas con referencias absolutas, relativas y mixtas. En la siguiente planilla se ingres informacin de la recaudacin ocurrida en los primeros tres meses del ao. En la parte superior aparecen los valores en pesos y se calcula el porcentaje del total que representa la recaudacin en cada mes. En la parte inferior, se representa la misma informacin expresada en dlares.

Si mostramos las frmulas que fueron ingresadas:

Las frmulas de los totales contienen referencias relativas (en las celdas B7 y B16). Las frmulas de la columna C, tienen en el numerador una referencia relativa y en el denominador una referencia mixta. Las frmulas que convierten los valores de pesos a dlares (B13, B14 y B15) tienen una referencia relativa en el numerador y una referencia absoluta en el denominador (las referencias absolutas pueden

ser sustituidas por nombres de rangos, en este caso el rango formado por la celda E2, podra denominarse Tipo_de_cambio y la frmula =+B4/$E$2 pasara a ser +B4/Tipo_de_cambio; las referencias a nombres de celdas siempre son absolutas).

Funciones
Las funciones consisten en frmulas que provee Excel para ejecutar tareas especficas como sumar un conjunto de valores, realizar promedios, etc. Las funciones estn compuestas por dos elementos: el nombre de la funcin y sus argumentos. Los nombres de las funciones indican el tipo de clculo que realizan, como por ejemplo las funciones SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN y BUSCAR. Los argumentos indican qu celdas y qu valores se van a utilizar por la funcin propiamente dicha. Describiremos los elementos que componen la siguiente funcin: =SUMA(B1:B5) El nombre es: Sus argumentos son: La tarea que va a ejecutar la funcin es: El signo de igual al comienzo de la funcin: Los parntesis: SUMA B1:B5 Sumar los nmeros que se encuentren en las celdas B1, B2, B3, B4 y B5. Diferencia una frmula de un texto cualquiera. Enmarcan el argumento o los argumentos con los que se compone la funcin, en este caso la funcin SUMA.

Los argumentos. Los puntos y comas (;) que se escriben en una funcin permiten separar los argumentos. En el siguiente ejemplo le sealan a Excel que debe sumar los valores de las celdas B1, B2 y B7. =SUMA(B1;B2;B7) El mximo de argumentos que se admiten para una funcin es 30. La longitud que debe tener la frmula es de un mximo de 1024 caracteres. Los argumentos pueden hacer referencia a celdas, rangos, nmeros, textos, valores lgicos, nombres de rangos, matrices y valores de error como argumentos.

Descripcin de los distintos tipos de argumentos.

Valores numricos Los argumentos que componen una funcin como por ejemplo la funcin SUMA, pueden consistir en nmeros. La funcin =SUMA(20;15;10) va a sumar los nmeros 20, 15 y 10. Valores de texto Los argumentos que utilizan texto en la funcin, pueden consistir en cadenas de texto encerradas entre comillas o referencias a celdas que contengan texto. Valores lgicos Un valor lgico es VERDADERO o FALSO y se utilizar en funciones lgicas. Referencias con nombres En este caso el argumento de una funcin puede ser un nombre =SUMA(NOMBRE) Argumentos mixtos Es posible combinar argumentos como por ejemplo un nombre de rango, una referencia a una celda, una expresin numrica y lograr un valor nico.

Ingreso de funciones.
Como primer paso deber siempre hacer clic en la celda en la cual desea ingresar la funcin y a continuacin utilizar uno de los siguientes mtodos: Introduccin de funciones desde el teclado. Escriba la funcin y para finalizar presione la tecla ENTER o el botn para el ingreso de funciones con una sintaxis sencilla. . Este mtodo es recomendado

Introduccin de funciones con el Asistente para funciones. Para ingresar una funcin con el asistente para frmulas proceda de la siguiente manera: Haga clic en el botn y en ese momento aparecer el siguiente cuadro:

Si conoce claramente el tipo de frmula que desea ingresar, puede elegir la categora correspondiente (por ejemplo, funciones Estadsticas). Abajo aparece la lista de funciones correspondientes a dicha categora. En la parte inferior del cuadro aparece una breve descripcin de la funcin. Haga clic en la categora y en la funcin que va a utilizar y aplique el botn Aceptar. Aparecer un cuadro para completar la sintaxis de la frmula.

Para completar estos cuadros debe hacer clic en el botn correspondiente; para finalizar presione ENTER.

y seleccionar el rango de la planilla

Despus de indicar todos los rangos, presione el botn Aceptar para finalizar el ingreso de la funcin. Este mtodo es recomendado para el ingreso de funciones con una sintaxis compleja. Tambin es posible acceder a las funciones a travs de la solapa Frmulas, en el grupo Biblioteca de funciones.

Cmo introducir referencias a rangos dentro de las funciones. Si desea hacer referencia a un rango por su nombre dentro de una funcin, utilice el siguiente procedimiento: asigne un nombre suficientemente representativo a cada rango que contenga informacin y que usted necesite referir en determinadas funciones. Si usted necesita sumar el contenido de todas las celdas de un rango de nombre INGRESOS (que corresponde al rango A2:A7), la frmula que deber utilizar, en vez de =SUMA(A2:A7) ser =SUMA(INGRESOS)

Las funciones matemticas.

Adems de la funcin vista anteriormente existen funciones utilizadas con mucha frecuencia en Excel Con igual sintaxis que la funcin suma tenemos las siguientes funciones: PROMEDIO(rango) MAX(rango) MIN(rango) da como resultado el valor promedio de los que estn dentro del rango dem el mayor valor dem el menor valor

Otras funciones.
La funcin ABS. Esta funcin tiene como cometido obtener el valor absoluto de un nmero o de una frmula. =ABS(nmero) El argumento nmero es un valor numrico propiamente dicho o una referencia a una celda que tenga un nmero, o de lo contrario es una frmula que dar como resultado tambin un nmero. =ABS(A1) Por ejemplo si la celda A1 contiene el nmero 10, el resultado ser 10. Si contiene un -15, el resultado ser 15. Las funciones REDONDEAR =REDONDEAR(nmero;nm_de_decimales) Es una funcin que redondea un nmero por su argumento a un nmero especificado de cifras decimales. El argumento de esta funcin puede consistir en un nmero, una referencia a una celda que contenga un nmero o puede hacer referencia a una frmula que d como resultado un nmero. El argumento nm_de_decimales, nos seala la cantidad de lugares que se van a redondear. Excel redondear los nmeros que sean inferiores a 5 hacia abajo y los nmeros que sean mayores o iguales a 5 los va a redondear hacia arriba.

Las funciones DERECHA e IZQUIERDA. La funcin DERECHA, retorna la serie de caracteres ms hacia la derecha de un argumento de cadena. =DERECHA(texto; nmero de caracteres) La funcin IZQUIERDA, retorna la serie de caracteres ms hacia la izquierda de un argumento de cadena. =IZQUIERDA(texto; nmero de caracteres) El argumento nmero de caracteres supone el nmero de caracteres que se van a sacar del argumento texto. El argumento nmero de caracteres, debe de ser mayor a cero o igual a cero. Si nmero de caracteres es mayor que el nmero de caracteres de texto, DERECHA e IZQUIERDA, devuelven el argumento texto completo. Si en la celda A5 escribe Esto es un texto la frmula: =DERECHA(A5;3) devuelve la palabra xto Recuerde que los espacios en blanco se deben tener en cuenta como todos los caracteres del argumento texto. Funciones lgicas. Habitualmente las funciones lgicas se usan para precisar si una condicin es verdadera o, de lo contrario, si es falsa. Pruebas condicionales. Se definen las pruebas condicionales como expresiones que comparan nmeros, funciones, rtulos o valores lgicos. Cada una de las pruebas condicionales debe contener un operador lgico. =A1>A2 =5-3<5*2 =PROMEDIO(B1:B6)=SUMA(6;7;8) =C2=Paisaje =CONTAR(A1:A10)=CONTAR(B1:B10) =LARGO(A1)<3 Operador = > < >= <= <> Concepto Igual a Mayor que Menor que Mayor que o igual a Menor que o igual a Distinto de

La funcin Y, O, NO. Estas funciones se distinguen por desarrollar pruebas lgicas compuestas Y, O y NO. =Y(valor_lgico1;valor _lgico2;...;valor _lgico30) =O(valor_lgico1;valor_lgico2;...;valor _lgico30) =NO(valor _lgico) Con la funcin Y se pueden componer pruebas lgicas complejas. Los argumentos de Y, O y NO pueden ser pruebas lgicas, matrices o referencias a celdas que contengan valores numricos. La funcin O devolver un valor lgico VERDADERO si alguna de las pruebas lgicas resulta ser verdadera. La funcin Y devolver un valor lgico VERDADERO si la totalidad de las pruebas lgicas resultan ser verdaderas. La funcin NO niega una condicin y se utiliza junto a diferentes funciones; devolver el valor lgico VERDADERO si el argumento es falso y el valor lgico FALSO si el argumento es verdadero. Las funciones Verdadero y Falso. Estas funciones dan como resultado valores lgicos. La funcin VERDADERO() da como resultado el valor lgico VERDADERO. La funcin FALSO() da como resultado el valor lgico FALSO. EJEMPLO =VERDADERO(A1=B1) da como resultado VERDADERO si los contenidos de las celdas A1 y B1 son idnticos, en caso contrario da como resultado FALSO. La funcin SI. =SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Esta funcin se utiliza para poder evaluar una condicin que involucra determinadas celdas y valores, dependiendo de que dicha condicin sea verdadera o falsa ser el resultado de la funcin. Los posibles valores para valor_si_verdadero y valor_si_falso son los siguientes: una constante numrica una constante alfanumrica una frmula una funcin una funcin SI

EJEMPLOS Direccin de la funcin SI FUNCIN SI VALORES RESULTADO Direccin de la funcin SI FUNCIN SI VALORES RESULTADO Direccin de la funcin SI FUNCIN SI VALORES RESULTADO Direccin de la funcin SI FUNCIN SI VALORES RESULTADO Direccin de la funcin SI FUNCIN SI VALORES RESULTADO Direccin de la funcin SI FUNCIN SI VALORES RESULTADO D3 =SI(A3>10;5;3) La celda A3 contiene 11 La celda D3 contiene 5 D3 =SI(A3>10;5;3) La celda A3 contiene 9 La celda D3 contiene 3 D3 =SI(Y(A3>10;A3<20);5;3) La celda A3 contiene 9 La celda D3 contiene 3 D3 =SI(O(A3>10;F5<50);5;3) La celda A3 contiene 9 y la celda F5 contiene 49 La celda D3 contiene 5 F8 =SI(A3>=18; 'MAYOR DE EDAD'; 'NO ES MAYOR
DE EDAD)

La celda A3 contiene 18 La celda F8 contiene: 'MAYOR DE EDAD' F8 =SI(A3>=18; 'MAYOR DE EDAD'; 'NO ES MAYOR
DE EDAD)

La celda A3 contiene 17 La celda F8 contiene: 'NO ES MAYOR DE EDAD' J7 =SI(J5=20;H9;14) La celda J5 contiene 20 La celda J7 contiene el valor ingresado en H9 J7 =SI(J5=20;H9;14) La celda J5 contiene 30 La celda J7 contiene 14

Direccin de la funcin SI FUNCIN SI VALORES RESULTADO Direccin de la funcin SI FUNCIN SI VALORES RESULTADO

Funcin SI anidada. Esta funcin se utiliza cuando se evalan posibilidades con ms de una variable independiente. EJEMPLO Supongamos que en las celdas A1 y B2 se indican valores de temperatura y humedad. La funcin SI anidada nos dar las combinaciones que se indican a continuacin. Consideremos la funcin: =SI(A1>20;SI(B2<70;Caluroso sin humedad;Caluroso con humedad); Fresco) VALOR DE LA CELDA A1 21 21 17 VALOR DE LA CELDA B2 50 80 Cualquier valor numrico RESULTADO DE LA FUNCION Caluroso sin humedad Caluroso con humedad Fresco

Seleccin de informacin
Existen tres formas de realizar la seleccin de un conjunto de celdas: simple, de un rango, mltiple. Seleccionar una celda. Hacemos clic en dicha celda. Seleccionar un rango de celdas. Utilizando el mouse: hacemos clic en la celda que ocupa el ngulo superior izquierdo del rango y arrastramos el mouse hasta cubrirlo. Con el teclado: ubicamos el cursor mediante las teclas con flechas en la celda que ocupa el ngulo superior izquierdo del rango y manteniendo presionada la tecla Maysculas, desplazamos el cursor mediante las teclas con flechas. Cmo seleccionar filas y columnas.

Cmo seleccionar una fila entera o columna entera. Hacemos clic en el encabezado de la fila o columna correspondiente. Cmo seleccionar varias filas o columnas. Arrastramos el cursor a travs del encabezado de dichas filas o columnas. Cmo seleccionar todas las celdas de la hoja. Hacemos clic en el botn Seleccionar todo.

Cmo seleccionar celdas o rangos adyacentes.

Mantenemos presionada la tecla Ctrl y mediante el mouse seleccionamos las celdas o rangos adyacentes. Cmo realizar una seleccin mltiple. Con el mouse: seleccionamos el primer rango como se explic anteriormente y manteniendo presionada la tecla Ctrl seleccionamos cada uno de los rangos adicionales. Con el teclado: seleccionamos el primer rango como se explic anteriormente y presionando Maysculas+F8 para almacenar el primer rango seleccionado. Para cada rango adicional, lo seleccionamos y finalizamos mediante Maysculas+F8 para agregarlo a los rangos anteriormente seleccionados. Cmo desplazarse dentro de una seleccin.
PARA MOVERSE: Una celda hacia abajo en la seleccin. Una celda hacia arriba en la seleccin. Una celda a la derecha en la seleccin. Una celda a la izquierda en la seleccin. La prxima esquina en el rango seleccionado. PRESIONE: ENTER Maysculas+ENTER TAB Maysculas+TAB Ctrl+.(punto)

Cmo seleccionar una hoja del libro de trabajo. Para seleccionarla deber hacer clic en la etiqueta correspondiente. Cmo cambiar de hoja activa. Mantenga presionada la tecla Ctrl y presione la tecla AvPg o la tecla RePg segn corresponda. Cmo elegir mltiples hojas. Si desea seleccionar mltiples hojas adyacentes, haga clic sobre el rtulo de la primera hoja que desea seleccionar, y manteniendo presionada la tecla Maysculas haga clic sobre el rtulo de la ltima hoja que desea seleccionar.

Cmo elegir todas las hojas de un libro de trabajo. Es necesario que se seleccione la totalidad de las hojas de trabajo que integran un libro en determinadas situaciones; por ejemplo cuando se va a revisar la ortografa del libro o cuando se desea buscar palabras o frases para reemplazar. Para ello ubique el cursor sobre el rtulo de una hoja, active el men contextual (el que aparece al hacer clic con el botn secundario del mouse) y elija la opcin Seleccionar todas las hojas.

Operaciones bsicas con filas y columnas.

Cmo insertar filas o columnas. Seleccionaremos las filas o columnas completas que vamos a insertar, y elegimos de la solapa Inicio y del grupo Celdas la opcin Insertar filas de hoja o columnas de hoja. Las filas se ubican por encima y las columnas a la izquierda de las filas o columnas que ha seleccionado. Si las filas insertadas no tienen el mismo formato que las originales aparece el siguiente cuadro, para decidir el formato a aplicar.

Si las columnas insertadas no tienen el mismo formato que las originales aparece el siguiente cuadro, para decidir el formato a aplicar.

Cmo insertar celdas. Antes de insertar celdas, debemos seleccionar las que sern desplazadas y elegir de la solapa Inicio, del grupo Celdas la opcin Insertar celdas. En ese momento nos aparece el siguiente cuadro de dilogo para decidir la ubicacin de las celdas que se desplazan.

Cmo eliminar filas o columnas. Seleccionaremos las filas o columnas completas que vamos a eliminar, y elegimos de la solapa Inicio, del grupo Celdas la opcin Eliminar filas de hoja o columnas de hoja. Cmo eliminar celdas. Para eliminar celdas, debemos elegir de la solapa Inicio, del grupo Celdas la opcin Eliminar celdas. En ese momento nos aparece el siguiente cuadro de dilogo para decidir la ubicacin de las celdas que se desplazan.

Cmo ajustar el alto de la fila y el ancho de una columna Para ajustar el alto de una fila hacemos clic sobre el margen inferior del encabezado de la fila a la que deseamos ajustarle la altura y arrastraremos el mouse en forma vertical. En forma similar para ajustar el ancho de una columna hacemos clic sobre el margen derecho del encabezado de la columna a la que deseamos ajustarle el ancho y arrastramos el mouse en forma horizontal. Si deseamos ajustar el alto de varias filas o el ancho de varias columnas en forma simultnea, las seleccionaremos y repetiremos el procedimiento anterior. En la solapa Inicio, en el grupo Celdas, el tem Formato que nos da las siguientes posibilidades de formato

Formato condicional.
Esta opcin se utiliza para resaltar automticamente determinadas celdas por el valor que tienen o por la relacin que cumplen con los valores de otras celdas. Lo primero que se debe hacer es seleccionar el rango que va a recibir automticamente un formato y posteriormente elegir de la solapa Inicio, en el grupo Estilos, la opcin Formato condicional.

Si elegimos el tem Nueva regla aparece el siguiente cuadro:

En este caso la regla resaltar (si el valor de la celda seleccionada cumple determinados criterios respecto a su valor) con el formato que definamos al presionar el botn Formato. Por ejemplo si queremos que aparezca en azul la celda si contiene un valor entre 100 y 300, definimos la regla as:

o en rojo si contiene un valor mayor a 400, lo hacemos de esta manera:

Hasta este momento hemos definido dos reglas de formato condicional. Si seleccionamos de la solapa Inicio, el grupo Estilos, la opcin Formato condicional y el tem Administrar reglas, podremos verlas:

Este cuadro contiene todas las definiciones de Formato condicional que hemos definido, indicando en cada caso cul es la regla y en que celda o rango est definida. En este caso definimos dos condiciones sobre la misma celda. Si queremos aplicar un formato dependiendo de que una frmula dentro de la planilla sea verdadera, elegiremos esta definicin:

En el ejemplo que aparece a continuacin, la celda que contiene la palabra Abril, aparecer en color verde si los ingresos de la sucursal B, en dicho mes, son mayores a 500. En este ejemplo se seleccionar solamente la celda que contiene la palabra Abril.

Luego de aplicado el formato condicional sobre esta celda se copia el formato para el resto de las celdas que contienen los nombres de los meses.

Opciones del grupo Portapapeles.

Dentro de la solapa Inicio est el grupo Portapapeles que contiene el botn Copiar formato , el cual se aplica cuando se desea copiar en forma rpida los formatos que tiene una celda de la hoja de clculo, para aplicrselo a otro rango de celdas. Seleccione la celda que tiene el formato que usted desea copiar y aplique el botn .

Seleccione el rango al que le desea copiar el formato. Si fuese necesario copiar el formato a varias celdas o rangos, haga doble clic en el botn y luego seleccione las celdas o rangos a los que les quiere copiar el formato (la herramienta queda activa hasta que se vuelve a hacer una vez clic sobre el botn ) En algunas situaciones es necesario utilizar otra facilidad de Excel que es el Pegado especial. Al utilizar la tcnica de Copiar y pegar determinados elementos de la planilla, lo que hacemos es duplicar toda la informacin, o sea valores constantes, frmulas y formatos. Es posible realizar operaciones adicionales o copiar selectivamente la informacin utilizando el pegado especial. El mtodo de trabajo es similar al copiado normal, pero en vez de activar la opcin Copiar lo que utilizaremos es, dentro de la solapa Inicio y del grupo Portapapeles, el botn Pegar (que tiene tambin opciones especiales) y el tem Pegado especial que abre el siguiente cuadro de dilogo:

Dentro de las opciones de Pegar, es posible pegar Todo que equivale al pegado normal. Tambin es posible copiar slo los Valores (si tenemos una columna con una frmula, al utilizar esta opcin, estaremos obteniendo otra columna con los mismos valores, pero como constantes, o sea quedarn como si los hubisemos digitado). Otra opcin til es la de pegar Formatos que es similar a la del botn Pegar formato Adicionalmente es posible realizar operaciones entre los valores que se copian y los valores que ya existen en el rango que se utiliza como destino de la copia.

Grficos
El sistema de grficos de Excel le permitir representar grficamente la informacin numrica que usted ha ingresado en su planilla de trabajo.

Cmo crear un grfico

Lo primero que se debe hacer es determinar exactamente la informacin que se desea graficar, o sea, cules son los datos y qu interpretacin se les dar a los mismos. Generalmente la informacin a graficar estar contenida en un rango de celdas y usted deber decidir antes de comenzar a graficar, cmo se deben interpretar los datos. A continuacin se muestra un rango de una planilla que contiene la poblacin de determinados pases.

Antes de graficar la informacin, se debe decidir qu tipo de resultado obtener, segn los diferentes tipos de grficos que provee Excel. Lo primero que se debe realizar es seleccionar el rango que contiene la informacin; en el ejemplo B3:C7.

Dentro de la solapa Insertar se encuentra el grupo Grficos:

cada uno de los cuales presenta un lista de los grficos disponibles de ese tipo:

En todos los casos aparece el tem Todos los tipos de grfico que al igual que el iniciador del cuadro de dilogo que tiene el grupo Grficos, nos lleva a un cuadro de dilogo que tiene integrados todos los tipos de grficos disponibles.

Al elegir el tipo de grfico que aparece antes y confirmar con el botn Aceptar, aparecer el siguiente grfico.

Poblacin
Uruguay Argentina Brasil Paraguay

Si seleccionamos el grfico recin creado aparecern tres solapas especficas que son: Diseo, Presentacin y Formato.

Con esta solapa se pueden realizar diversos cambios en la definicin del grfico, como ser: Cambiar entre filas y columnas o Seleccionar datos que habilita el siguiente cuadro de dilogo que permite confirmar o modificar el rango de datos (incluyendo el intercambio de filas y columnas).

Tambin es posible utilizar el botn Cambiar tipo de grfico en conjunto con el de Estilos de diseo.

En esta solapa encontramos herramientas para realizar modificaciones a cualquiera de las partes del grfico y adicionalmente, si seleccionamos una de las partes del grfico en el tem rea del grfico

al elegir la opcin Aplicar formato a la seleccin, aparece el cuadro de dilogo correspondiente para dar formato a ese tem:

Tambin es posible con el grupo Insertar agregar al grfico diferentes elementos: imgenes, formas y cuadros de texto.

Permite establecer diferentes formatos al grfico seleccionado. Adems de los procedimientos vistos, es posible realizar cambios haciendo clic con el botn secundario del mouse (generalmente el derecho) en cualquiera de las partes del grfico y utilizando las opciones que aparecen en el men contextual.

Impresin
Para imprimir una planilla electrnica Excel, es necesario definir previamente las caractersticas de esa impresin. Lo primero que se debe realizar es indicar las caractersticas de la hoja donde se va a imprimir, para eso seleccionamos del Botn de Office la opcin Imprimir y el tem Vista preliminar y el tem Configurar pgina y aparece un cuadro de dilogo con varias solapas:

Ac se establece el tamao de papel, la orientacin de la pgina y la escala o sea si se va a imprimir en el tamao original o en un valor proporcional. El botn Opciones permite indicar ver y/o establecer caractersticas de la impresora a utilizar, antes de utilizar el botn Imprimir.

Ac se establecen los mrgenes y la distancia al borde de la hoja que se colocarn el encabezado y pie. Adicionalmente se puede indicar si el contenido a imprimir debe centrarse en la pgina.

Ac es posible definir el texto que se va a incluir como encabezado y pi de pgina (ambos se repetirn en cada hoja impresa).

Los botones Personalizar permiten establecer caractersticas especficas, ambos habilitan un cuadro de dilogo como se muestra a continuacin:

En cualquiera de las tres zonas en que se divide el encabezado y tambin el pi de pgina, es posible ingresar texto y elementos ntos adicionales a travs de los siguientes botones: Habilita las opciones del formato del texto. Inserta el nmero de pgina Inserta un nmero que representa la cantidad de hojas que se van a imprimir Inserta la fecha del PC en que se est trabajando. Inserta la hora del PC en que se est trabajando. Inserta el nombre absoluto del archivo que contiene la planilla o sea incluye la posicin en el disco Inserta slo el nombre del archivo que contiene la planilla Inserta el nombre de la hoja Inserta una imagen Si se insert una imagen, este botn habilita herramientas para modificar la imagen

El rea de Impresin permite establecer que rango se va a imprimir (generalmente la planilla puede ser bastante grande y necesitemos imprimir slo un rango). Cuando se imprime nuevamente una planilla es probable que el resto de la informacin (mrgenes, etc.) se mantenga igual y que slo sea necesario cambiar el rea de impresin; para ello tenemos las siguientes opciones dentro de la solapa Diseo de pgina y el grupo Configurar pgina: En el tem rea de impresin: Borrar rea de impresin y Establecer rea de impresin. En el tem Saltos: Insertar salto de pgina, Quitar salto de pgina, Restablecer todos los saltos de pgina El resto de las opciones corresponden a las caractersticas que queremos que tenga la hoja en el momento de la impresin. Para finalizar todo el trabajo presionamos el botn Aceptar. Vista previa de salto de pgina. Esta funcin, permite ver como quedarn las pginas de la planilla una vez impresas. Se pueden visualizar los saltos de pgina dentro de la planilla y el orden que van a tener a la hora de imprimirse. Para acceder a esta vista, seleccione de la solapa Vista, el grupo Vistas de libro y la opcin Vista previa de salto de pgina.

Tablas
Esta utilidad que posee Excel, permite almacenar y manipular rpidamente un conjunto de datos organizados en columnas y filas, que cumplen con determinadas caractersticas que se indican a continuacin: Campo. Se denomina campo, a un conjunto de datos del mismo tipo que se colocan en la misma columna (por ejemplo los nombres o telfonos de los clientes de una empresa). Rtulo. Los rtulos de cada columna de la tabla son los nombres de los campos. Debe crear rtulos para las columnas en la primera fila de la tabla; utilice un estilo de fuente diferente al formato que est utilizando para los datos o la informacin de la tabla. No utilice filas en blanco ni lneas punteadas. Registro. Se llama registro al conjunto de todos los datos que identifican a un tem de informacin y que se disponen a lo largo de una fila (por ejemplo todos los datos de determinado cliente de una empresa; nombre, direccin, telfono, etc.). Supongamos que tenemos la siguiente informacin:

Si queremos definir una tabla con esta informacin, debemos seleccionarla (incluyendo los rtulos) y seleccionando de la solapa Insertar, en el grupo Tablas, el tem Tabla y aparece el siguiente cuadro de dilogo:

Es importante indicar que la tabla tiene encabezados para que Excel lo considere as.

Si ubicamos el cursor dentro de la tabla aparecer una solapa exclusiva para uso de tablas

Ordenar una tabla Para ordenar una tabla, si es exclusivamente por un campo, basta con ubicar el cursor en una de las columnas de la tabla y de la solapa Datos, en el tem Ordenar y filtrar hacer clic en el botn ordenar en forma ascendente o en el botn para ordenar en forma descendente. para

Si tenemos que ordenar por una condicin ms compleja, debemos seleccionar de la solapa Datos, en el tem Ordenar y filtrar y hacer clic en el botn para que aparezca el siguiente cuadro de dilogo:

Se deben indicar en orden de prioridad los criterios, o sea la tabla se ordenar segn el primer criterio, en caso de que coincidan los valores del primer criterio, Excel ordena dichos registros por el segundo criterio y as sucesivamente (en nuestro ejemplo hay dos registros con 800 pasajeros, en ese caso, el orden entre los dos registros se har por el destino). Podemos cambiar el orden de prioridad de los criterios de ordenacin con las teclas botn Opciones es posible indicar si se deben distinguir maysculas de minsculas o no. y con el

Filtros.
Autofiltro
La cabecera de cada campo de la tabla posee una lista desplegable que nos permite establecer un filtro para seleccionar los registros que cumplen determinada condicin. En nuestro ejemplo si queremos seleccionar los registros que corresponden al destino Lavalleja:

Adems es posible seleccionar los registros que cumplan condiciones ms elaboradas.

La opcin Filtro personalizado habilita el siguiente cuadro de dilogo, donde indicaremos que queremos seleccionar los registros cuyo destino sea Maldonado o Colonia.

Filtro avanzado.
Se utiliza cuando se van a emplear criterios de seleccin complejos, distintos a los vistos en el mtodo anterior y permite copiar en forma automtica en otra zona de la planilla los datos de la tabla que cumplen la condicin.

Para eso debemos seleccionar la tabla y de la solapa Datos, en el tem Ordenar y filtrar, elegir el tem y aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

El rango de criterios debe contener los rtulos que intervienen en el criterio de seleccin y en el rango Copiar a tambin se deben indicar los rtulos a utilizar. El tem Slo registros nicos permite indicar que en el rango Copiar a, slo deben aparecer una vez los registros repetidos. A continuacin describimos un ejemplo para aplicar el filtro avanzado

En el rango A12:B14 se indica que queremos seleccionar los datos correspondientes al mes de Enero o que hayan tenido como Gasto 1 un valor mayor a 5. A continuacin veremos otros criterios posibles:

Todos los gastos del mes de Mayo Meses Mayo Gastos del mes de Marzo y que tengan como Gasto 2 un valor menor a 5 Meses Gasto 2 Marzo <5 Gastos del mes de Marzo y que tengan como Gasto 2 un valor igual a 5 Meses Gasto 2 Marzo 5 Gastos del mes de Marzo y que tengan como Gasto 2 un valor mayor a 7 o gastos que tengan como Gasto 1 un valor igual a 10 Meses Gasto 1 Gasto 2 Marzo >7 10

Tablas dinmicas
Las tablas dinmicas nos permiten analizar en profundidad y de una manera sencilla los datos que disponemos en la planilla electrnica. Si tenemos informacin ingresada en una tabla lo que debemos hacer es, seleccionarla y elegir de la solapa Insertar y el grupo Tablas, el botn Tabla dinmica. En ese momento aparece el siguiente cuadro de dilogo:

Y al confirmar aparece el siguiente cuadro:

Donde debemos seleccionar y arrastrar a cada zona, los campos segn la funcin que van a cumplir. Si seleccionamos como sigue:

Obtendremos el siguiente informe de Tabla dinmica

Podemos establecer filtros de la siguiente manera: Haciendo clic en el filtro Rtulos de columna:

Podemos restringir los resultados a slo dos estaciones y el informe quedara as:

Haciendo clic sobre el informe de tabla dinmica, aparece nuevamente el cuadro que nos permite modificar la estructura; en este caso vamos a intercambiar los tems de la fila y la columna.

y el informe queda as:

Tambin podemos obtener a partir de la tabla original un grfico dinmico. Despus de haber definido la tabla elegimos de la solapa Insertar, en el grupo Tablas, la opcin Tabla dinmica y el tem Grfico dinmico.

Aparece en ese caso el siguiente cuadro de dilogo

Y al confirmarlo aparecen los siguientes paneles

Y al marcar los campos aparece el grfico

Y si aplicamos un filtro a la tabla dinmica:

se reflejar en el grfico:

Es de hacer notar que tanto las tablas como los grficos dinmicos permiten una gran variedad de personalizaciones, tanto en el despliegue de los datos y totales para la tabla dinmica como para los formatos grficos en los grficos dinmicos. Si seleccionamos el grfico recin creado, aparecen las 4 solapas que se indican a continuacin, la cuales son especficas para grficos dinmicos.

Manejo de ilustraciones
Dentro de la solapa Insertar aparece el grupo Ilustraciones que permite agregar a la planilla elementos grficos para destacar la informacin que contiene. Para incluir grficos SmartArt en la planilla seleccionamos el botn .

Tenemos una gran variedad de grficos agrupados en las categoras que aparecen a la izquierda y para cada categora se muestra una lista de diseos. Al recorrer dicha lista, aparecen a la derecha la descripcin y el uso de cada uno de los modelos. A continuacin vemos un ejemplo de cada caso.

Luego de insertado el grfico SmartArt, aparece el grfico de la siguiente manera:

Al hacer clic en uno de los bloques, la figura cambia de esta manera y aparece una solapa a la izquierda:

Si hacemos clic en la solapa que aparece a la izquierda del grfico, disponemos de un cuadro donde podremos incluir el texto correspondiente.

Cuando seleccionamos el grfico SmartArt insertado, aparecen dos solapas especficas: Diseo y Formato.

En esta solapa disponemos de varias opciones para establecer el diseo del grfico SmartArt. Dentro del grupo Estilos SmartArt, hay varios modelos y en el grupo Crear grfico disponemos de varias posibilidades para cambiar la estructura y los elementos que componen el SmartArt.

En la solapa Formato tenemos un conjunto de caractersticas para el manejo de las formas y elementos WordArt que compongan el grfico SmartArt. Adems de los grficos SmartArt, disponemos dentro de la solapa Insertar y del grupo Ilustraciones, de las siguientes posibilidades.

Insertar una imagen existente en un archivo

Si seleccionamos la imagen insertada aparece la solapa especfica que permite realizar innumerables transformaciones.

Insertar imgenes prediseadas

que abre el siguiente cuadro:

Insertar una forma

Luego de insertada (por ejemplo la que aparece a continuacin),

si la seleccionamos, aparece la solapa Formato que tiene una gran variedad de posibilidades para modificarla.