CONCEPTO DEL TIEMPO

Isaac Newton: defina el tiempo en trminos absolutos , como algo que ocurra ya
sea que el universo estuviera presente o no.
CONCEPTO DEL TIEMPO
O ALBERT EINSTEIN . Deca que los eventos y el tiempo estn ntimamente
ligados, que los primeros eran la substancia y la esencia del tiempo, luego
desarrollo una idea que l llam el principio de los eventos simultneos, l
deca: El tren no arriba a la estacin a las 7 de la noche, el tren arriba a la
ADMINISTRACION DEL
TIEMPO
FACILITADOR: Cesar Alfredo Gonzalez Garcia
estacin al mismo tiempo que que la manecilla pequea del reloj llega a las
7 de la noche.
CONCEPTO DEL TIEMPO
O La definicin que Einstein dio del tiempo es la siguiente: El tiempo es una
secuencia de eventos, es una continuidad en la cual estos eventos ocurren
uno tras otro, del pasado al presente, al futuro.
CONCEPTO DEL TIEMPO
O Para Einstein el elemento bsico del tiempo son los eventos. Todo lo que
hacemos, toda actividad, todo perodo de tiempo, independientemente de
que estemos haciendo algo productivo con l o no es un evento. La clave
para administrar el tiempo con xito es el poder controlar todos estos
hechos.
CONCEPTO DEL TIEMPO
O Stephen Covey en su libro Los 7 Hbitos de la Gente Altamente Efectiva,
dice que es incorrecto hablar de administrar el tiempo, que el reto es
administrarnos a nosotros mismos.
EL TIEMPO
O Hay cosas sobre las cuales podemos ejercer control; pero habr otras sobre
las que no, en realidad lo nico sobre lo cual podemos tener absoluto
control, es sobre nosotros mismos, sobre nuestras acciones.
EL TIEMPO
O El tiempo es el recurso ms valioso con el que toda persona cuenta.
O Tanto el triunfador como el fracasado cuentan con 24 horas al da, la nica
diferencia entre ellos radica en la manera en que lo administran.
EL TIEMPO
O Benjamn Franklin deca: Si en verdad amas la vida no derroches tu
tiempo, pues ste es la materia prima de la cual la vida est hecha
O Lograr controlar el tiempo, es lograr controlar la vida.
O En parte, la mala administracin del tiempo es el resultado de hbitos
nocivos que hemos ido adquiriendo a travs de los aos.
O Habito: Inclinacin constante, con frecuencia inconsciente, hacia la
realizacin de algn acto, adquirida a travs de la repeticin frecuente.
O Por desgracia, los hbitos no distinguen lo que es bueno de lo que es malo
para nosotros. Cualquier accin que repitamos se puede convertir en un
hbito. Una rutina diaria en la oficina puede convertirse en algo mecnico
sencillamente porque siempre se ha hecho as.
O En 1989 en una revista, Michael Portino, especialista en el control del
tiempo, public un artculo en el que presenta las siguientes estadsticas, el
hombre promedio a lo largo de su vida emplear:
1 7 aos en el sanitario.
1 6 aos en comer.
1 5 aos haciendo filas.
1 4 aos limpiando la casa.
1 3 aos en reuniones.
1 1 ao buscando objetos y papeles extraviados.
1 8 meses abriendo correspondencia.
1 6 meses esperando que el semforo cambie a verde.
1 120 horas lavndose los dientes.
1 4 minutos al da conversando con su cnyuge.
1 45 segundos al da conversando con sus hijos.
1 La persona promedio lee menos de 10 pginas de un libro al ao.
1 La persona promedio mira en promedio 49.5 horas semanales de T.V. Esto
es 13 aos de su vida viendo T.V. De los cuales 5 aos sern para ver
anuncios.
CMO ADMINISTRAR NUESTRO TIEMPO?
O Empezar a evaluar todos los eventos que suceden en nuestra vida y
determinar cunto control podemos ejercer sobre ellos, el ganar control
sobre todas estas actividades da como resultado una mayor productividad.
O El tomar control sobre los eventos de nuestra vida incrementa la
probabilidad de tener xito, puesto que permite tomar mejores decisiones.
O Tomar control de los eventos que si podemos controlar y no dejar que
aquellos sobre los cuales no tenemos control, ejerzan influencia sobre
nosotros.
PORQUE ADMINISTRAR EL TIEMPO?
O Podr crear al menos dos horas extras al da.
O Podr incrementar sus ingresos al menos en un 25 %.
O Tendr ms energa y menos estrs.
O Podr aprovechar su vida en lugar de desperdiciarla.
O Podr tener ms tiempo para dedicarlo a su familia.
PORQUE ADMINISTRAR EL TIEMPO?
O Si el tiempo es oro, entonces cada vez que iniciamos el da recibimos un
cheque por 24 horas, y por la noche habr que preguntarse si lo invirti o lo
gast.
RAZONES POR LAS QUE NO SE PLANIFICA EL TRABAJO
O La idea de que la planificacin limita la creatividad, la espontaneidad.
O La creencia de que existen demasiadas urgencias que no se pueden
prever.
O La idea que no hay tiempo para planear el tiempo.
RAZONES POR LAS QUE NO SE PLANIFICA EL TRABAJO
O Lamentablemente el plan de muchas personas es no planear, por eso el que
no planea para el xito, est planeando para el fracaso, dejando su tiempo a
merced de circunstancias que demandan atencin urgente y que relegan a
un plano secundario lo realmente importante, y de esa manera habremos
renunciado al privilegio de ser gerentes de nuestra propia vida.
PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO HAY QUE:
O Definir las metas a largo plazo.
O Definir las metas a mediano plazo.
O Definir las metas a corto plazo.
O Establecer prioridades.
TODAS LAS ACTIVIDADES PUEDEN CLASIFICARSE POR IMPORTANCIA
Y URGENCIA Y PUEDEN CAER EN UNO DE LOS CUADRANTES DE LA
MATRIZ DE ADMON. DEL TIEMPO.
RESULTADOS
URGENTE- IMPORTANTE
Estrs
Agotamiento
Admn. De crisis
Siempre apagando incendios
NO URGENTE- IMPORTANTE
Visin, perspectiva
Disciplina
Equilibrio
Control
Poca crisis.
URGENTE-NO IMPORTANTE NO URGENTE- NO IMPORTANTE
Total irresponsabilidad
Despido de los empleos
Dependiendo de otros o gobernado por apremios bsicos.
URGENTE-NO
IMPORTANTE
Interrupciones, Llamadas
Correo, Algunos informes
Algunas reuniones
Actividades populares
Cuestiones inmediatas
NO URGENTE-
IMPORTANTE
Prevencin
Construir relaciones
Reconocer oportunidades
Planificacin, Recreacin.
URGENTE- IMPORTANTE
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen
NO URGENTE- NO IMPORTANTE
Trivialidades, Ajetreo intil
Algunas llamadas telefnicas
Prdidas de tiempo
Actividades agradables
Debemos concentrarnos en lo ms importante en vez de lo urgente.
IMPORTANTE - URGENTE
NO IMPORTANTE- NO URGENTE
O El mejor uso de nuestro tiempo se enfoca en cuadrantes que enfatizan la
importancia (cuadrantes I y II). De estos dos cuadrantes, nuestro enfoque
principal debe estar en el cuadrante II
QU HACE LA GENTE EFECTIVA?
O Pasa mucho tiempo en el cuadrante II, desarrollando oportunidades y
manteniendo los recursos.
O Anticipa las actividades del cuadrante I, y las mueve al cuadrante II.
O Reduce o elimina la urgencia.
O Identifica y elimina las actividades que no propician el cumplimiento de su
misin.
O Hacen muchas mas cosas en menos tiempo.
O Evitan los riesgos del trabajo hecho de prisa.
O Saben delegar mejor.
O Saben planificar y ordenar
cada da.
O Despachan los papeles
mas rpidamente.
O Reducen las interrupciones.
O Toman decisiones con
plena confianza.
O Se expresan con mayor precisin.
O Leen ms deprisa y mejor.
O Reducen la tensin.
O Aumentan el tiempo de mxima productividad.
O Eliminan de raz todo lo que
hace perder el tiempo.
ESTABLECIENDO PRIORIDADES
1. Defina cuales son los valores ms importantes en su vida.
2. Escriba una lista de actividades o metas pendientes.
3. Elabore una matriz de prioridades.
MATRIZ DE PRIORIDADES
METODOLOGA:
Elabore una matriz y, a partir de la segunda casilla, coloque sobre la
primera lnea las actividades a priorizar.
Coloque el listado de actividades a priorizar en la primera columna.
Compare cada actividad de la 1 columna con el resto de actividades
ubicadas en la 1 fila.
Coloque un nmero 1 a la que sea ms importante y 0 a la que sea menos
importante.
Sume el puntaje para cada fila. El que tenga el resultado ms alto, ser
prioritario.
ACTIVIDAD
5
ACTIVIDAD
4
ACTIVIDAD
3
ACTIVIDAD
2
ACTIVIDAD
1
TOTAL
ACTIVIDAD
5
ACTIVIDAD
4
ACTIVIDAD
3
ACTIVIDAD
2
ACTIVIDAD
1
POSTERGACIN DE ACTIVIDADES
O Cuando postergue las cosas, lo mejor que puede hacer es admitirlo. No
racionalice ms y estar ms predispuesto a actuar.
O Analice qu provoca que usted postergue las cosas. Muchos de nosotros
postergamos porque evitamos hacer las cosas complejas y abrumadoras que
no nos gustan.
O Haga las cosas ms duras primero.
O Divida las actividades que no le gustan en pequeas partes y en pequeos
perodos de tiempo.
O Delegue la actividad a alguien que le guste hacerla, ya que a menudo hay
gente que le gusta hacer lo que a nosotros no nos gusta.
O Divida las actividades complejas en pequeos pasos y cntrese en un paso a
la vez.
O Haga una pequea actividad que le ayude a moverse en la direccin
correcta.
O No sea perfeccionista, algn riesgo es inevitable y a nosotros nos pagan por
resultados, no por ser perfectos.
O No espere al momento adecuado; Thomas Alba Edison dijo: La
creatividad es un 99% de transpiracin y solo un 1% de inspiracin.
O Slo hay dos reglas para conseguir algo:
1 regla: Empezar y
2 regla: Seguir hacindolo hasta
el final.
O Compromtase consigo mismo a la accin, establezca plazos de tiempo y
prometa resultados a otros. El miedo a quedar mal con los dems es un
factor motivador muy importante.
O Promtase un premio por
finalizar la actividad
y si se lo gana, asegrese
de tenerlo.
LOS 10 DILAPIDADORES DE TIEMPO MS COMUNES:
1. Cosas que no encontramos cuando las necesitamos.
2. Reuniones.
3. Llamadas telefnicas.
4. Interrupciones.
5. Morosidad.
6. Papeles intiles.
7. Crisis.
8. Delegacin inversa.
9. Perfeccionismo.
10. Distracciones.
COMO MANTENER LA MENTE EN LO QUE SE HACE
O NO DEFIENDA EL SER DISTRAIDO .
Einstein era distraido y era genio. Con esta excusa, algunos pretenden
insinuar que sus pensamientos son demasiado elevados para prestar atencin al
pobre mundo que los rodea
O ESTABLEZCA UN COMPROMISO
CONSCIENTE DE SER MAS ATENTO.
Promtase estar ms atento durante la celebracin de una reunin o hasta
el final de una conversacin. Luego vaya prolongando sus perodos de atencin.
O VIVA EN EL PRESENTE.
Piense en lo que esta sucediendo ahora, y no en lo que tendr que hacer o
decir mas adelante o en lo que ya hizo o dijo.
O HAGA LISTAS DE COMPROBACION .
Antes de irse a algun sitio, prepare una lista de todo lo que desea hacer
antes de salir. Incluya en la lista todo lo que necesite llevar consigo.
O REGISTRE LO QUE DESEE RECORDAR .
Use un pequeo block de notas o una pequea grabadora para ergistrar
todas esas cosas que desee recordar a lo largo del dia.
O HABLE CONSIGO MISMO .
Esto puede parecer una forma exagerada de recordar, pero la mejor forma
de centrarse en lo que se esta haciendo en cada momento.
O MOTIVESE PARA RECORDAR .
Tmese unos minutos y piense en todos los problemas o situaciones
embarazosas en los que se ha visto metido por ser distraido(a).
Encuentre algo que le motive para recordar las situaciones diarias.