Etapas de un proyecto de software

Por qu dividir un proyecto en etapas ? Los proyectos se dividen en etapas para facilitar su gestin y control. Como tales, suelen tener cierto grado de incertidumbre debido a que requieren la realizacin de tareas y actividades no realizadas con anterioridad. El conjunto de etapas que componen un proyecto desde que se inicia hasta que concluye se llama Ciclo de Vida del Proyecto. Enfoque En esta nota hablaremos de cuales son las etapas tpicas en que podemos estructurar un proyecto de implantacin de enlatados y las actividades ms importantes que stas contienen. Es importante aclarar que hablamos de implantaciny no de desarrollo de software, ya que en este ltimo caso, las etapas varan. No obstante, es normal que, por necesidades propias del negocio de la empresa, se hagan customizaciones y/o interfases. Describiremos un modelo considerando que las hay. Cuando hablamos de actividades nos referimos a las tareas tpicas dentro de cada etapa. No representan un Plan de Trabajo, aunque pueden usarse como gua para armar uno. No se profundiza en los procedimientos de control de las etapas, aunque los mismos estn presentes durante todo el ciclo de vida del proyecto. Desarrollo Desde un punto de vista general de la gestin de proyectos, la primera etapa siempre es el Estudio de Factibilidad. En esta etapa se evalan alternativas, proveedores, funciones disponibles, costos y, finalmente, se decide la compra del software. Nuestra explicacin se referir a las actividades posteriores a sta. La implantacin puede dividirse en las siguientes etapas: 1. Planificacin 2. Anlisis y diseo 3. Implementacin 4. Post-implementacin PLANIFICACIN Es la etapa ms importante de todas, ya que ac se define el proyecto propiamente dicho. En la prctica, consta de una serie de reuniones donde se realizan las siguientes actividades: 1. Definicin del alcance. Hasta dnde va a llegar exactamente el proyecto ? Qu se quiere lograr con el proyecto ? 2. Relevamiento preliminar. Un anlisis rpido de los procesos ms importantes del negocio.

3. Definicin de actividades. Qu tareas son necesarias para llevar el proyecto adelante ? 4. Secuenciamiento de actividades. En qu orden se deben realizar las tareas ? 5. Estimacin de tiempos. Qu duracin pueden tener las tareas, individualmente y en conjunto ? 6. Definicin de recursos. Que personas, materiales y equipos sern necesarios para llevar adelante las tareas ? 7. Estimacin de costos. Cunto costar el proyecto ? 8. Desarrollo de un documento de Definicin del proyecto. Es poner por escrito las respuestas a las preguntas anteriores. Hay una serie de actividades auxiliares a los puntos mencionados, que siempre deben existir en la planificacin. Se realizan en forma intermitente y ayudan a la gestin. Son: 1. Definicin de indicadores o mtricas. Son los standards de calidad del proyecto. En palabras simples, son los termmetros. 2. Definicin del equipo del proyecto. Quines y con qu roles y responsabilidades gestionarn el proyecto ? 3. Definicin de las comunicaciones. Es el armado de un plan para informar los avances y estado del proyecto. Indica a quienes se informa, que se informa y cuando. Es la prensa del proyecto. 4. Identificacin y cuantificacin de contingencias. Qu factores pueden afectar el normal desenvolvimiento del proyecto ? En cunto pueden afectarlo ? 5. Definir planes de contingencia. Qu acciones se tomarn para mitigar las contingencias y qu se har en caso que alguna se produzca ? 6. Aseguramiento de la calidad. Al final de la etapa se verifica que se hayan cumplido los objetivos propuestos en forma satisfactoria y se evala si es factible pasar a la etapa siguiente. Si bien parecen muchos puntos, no son necesariamente complicados ni extensos. Su complejidad depende del tamao del proyecto. Como ya se indic, el resultado de todos estos procesos es un documento llamado Plan General del Proyecto o Definicin del Proyecto. En notas futuras explicaremos nuestro enfoque para encarar la planificacin de un proyecto y como desarrollar este documento. Como comentario final para esta etapa, es importante saber que el tiempo que puede llevar la planificacin es variable. Depende mucho del proyecto y de la organizacin que lo lleva a cabo. Nuestra experiencia nos indica que este proceso es ms dificultoso en organizaciones muy informales. A veces se ve como algo tedioso, pero hay que tener en cuenta que, una buena planificacin seguida de un buen anlisis minimiza los costos del proyecto. Hay un principio general de la gestin de proyectos que nunca hay que olvidar: El costo y dificultad de introducir cambios en un proyecto es directamente proporcional al grado de avance del mismo. Esto significa que cuanto ms avanzado est un proyecto en su desarrollo, ms costoso y difcil ser introducir cambios en l.

ANLISIS Y DISEO Podemos dividir esta etapa en las siguientes actividades: 1. Capacitacin de gestin. Se entrena a los integrantes del equipo en las tcnicas y conceptos de gestin del proyecto que deban conocer. 2. Anlisis del negocio o relevamiento. Consiste en comenzar a charlar con los usuarios que sufrirn la implantacin del software y preguntar cuales son las operaciones habituales que realizan. Cuando nos referimos a usuario, el concepto puede incluir desde el presidente de una ca. hasta el cadete. Si se usan cuestionario claros y concisos se reduce el tiempo de esta tarea y se obtiene informacin ms valiosa. 3. Documentacin del statu quo. Se describe ordenadamente toda la informacin obtenida en el punto 2, que responda la pregunta Cmo estn funcionando las cosas en este momento ? La idea es mostrar una foto de los procesos actuales. 4. Definicin de requerimientos funcionales. Se describen ordenadamente las funciones crticas del sistema existente (sin las cuales no es posible arrancar), las secundarias (si son relevantes) y las nuevas funciones que desean los usuarios. 5. Definicin de requerimientos de informacin. Se describen ordenadamente cuales son los informes y consultas realizados con el sistema existente, y cuales son los informes y consultas nuevos que los usuarios desean. 6. Preparacin e instalacin de entorno standard para capacitacin . Se provee todo el hardware y el software de base necesario para instalar el enlatado en su versin standard. Es recomendable que todos los integrantes del equipo de trabajo tengan acceso al uso del mismo. 7. Capacitacin funcional. Se entrena al equipo del proyecto en el uso y funcionalidades standard del enlatado. Es conveniente evitar la discusin profunda de temas del negocio, ya que podra demorar en exceso el entrenamiento. 8. Modelizacin o diseo preliminar. Con la informacin de los puntos 3 y 4 se arma un prototipo conceptual que cubra la mayor parte posible de procesos relevados, sin usar customizaciones. Para esto deben explorarse todas las alternativas factibles, aunque impliquen el cambio de procedimientos y formas de trabajo existentes. Las funciones que indefectiblemente requieran customizaciones e interfases debern quedar expresadas claramente. Con la informacin del punto 5 se arma una lista de los informes y consultas existentes en el enlatado que cubran las necesidades de informacin. Los requerimientos que indefectiblemente requieran el desarrollo de nuevos informes y consultas, debern quedar expresados claramente. 9. Interaccin. Cumplido el punto anterior, se realizan reuniones del equipo del proyecto, en las cuales, los responsables de la modelizacin explican y debaten con el resto de los integrantes. Es importante destacar que el equipo del proyecto debera incluir representantes de los usuarios, que acten como nexo, de forma que todas las partes involucradas, directa o indirectamente, participen y sean plenamente conscientes de su rol y responsabilidad. 10. Diseo final. Se documenta el diseo final, basado en el resultado del punto 9. 11. Ajuste de la Definicin del proyecto. Como resultado del punto 10, seguramente aparecern nuevas tareas, cambios en las existentes, cambios de contingencias, fechas, etc. Es necesario, entonces, ajustar el plan de trabajo al diseo final, cuantificar nuevos riesgos, etc.

12. Aseguramiento de la calidad. Al final de la etapa se verifica que se hayan cumplido los objetivos propuestos en forma satisfactoria y se evala si es factible pasar a la etapa siguiente. IMPLEMENTACIN Las actividades ms importantes de esta etapa son: 1. Preparacin del entorno operativo. Se provee todo el hardware y el software de base necesario para instalar el enlatado. Se actualizan las PCs de los usuarios, en caso de que las mismas no satisfagan los requerimientos mnimos necesarios para operar el soft. 2. Definicin de polticas de backup. Se define el conjunto de procedimientos de backup necesarios para garantizar la recuperacin de la informacin en caso de falla. 3. Instalacin de entorno de desarrollo . Se instala una versin del enlatado en una o varias bases de datos creadas slo para uso de las personas involucradas en tareas de desarrollo. Este entorno se utiliza para desarrollar los informes, consultas y customizaciones necesarios para llegar al diseo final. En proyectos chicos, usuarios debidamente capacitados pueden hacer sus propios desarrollos. 4. Instalacin de entorno de prueba. Se instala una versin del enlatado en una o varias bases de datos creadas para hacer las pruebas de los desarrollos. 5. Instalacin del entorno de produccin. Se instala una versin del enlatado en las bases de datos que se vayan a utilizar para operar el sistema con datos reales. El uso de este entorno debe tener el acceso limitado, para evitar que por error se opere sobre el mismo. 6. Parametrizacin preliminar. Parametizar es indicar al enlatado que politicas debe utilizar para operar. Se definen las polticas que sean posibles (ya que pueden faltar customizaciones e interfases). 7. Desarrollo de customizaciones e interfases. Se inicia la programacin de las adaptaciones en el entorno de desarrollo. 8. Pruebas y ajustes de customizaciones e interfases. Se hacen las pruebas de las customizaciones y se determinan sus correcciones y/o modificaciones. El proceso de pruebas puede subdividirse en subetapas, si el desarrollo es muy complejo. 9. Desarrollo de programas para migracin de archivos maestros. De no existir una aplicacin que permita migrar la informacin del sistema existente al enlatado, ser preciso desarrollar alguna. 10. Pruebas de migracin de archivos maestros. Se debe confirmar que la informacion transferida pas ntegramente al enlatado. 11. Parametrizacin final. Con las customizaciones e interfases ya desarrolladas, se configura el sistema como si se fuera a iniciar la operacin del mismo. 12. Simulacin preliminar del enlatado en produccin. Se simula la operacin del da a da, tratando de generar la mayor cantidad de variantes posibles de operacin. Dependiendo su complejidad y cantidad, es conveniente hacer una lista de todas las operaciones que se van a probar indicando cual es el resultado esperado para cada una, para poderlo con el obtenido.

13. Ajustes de parametrizacin, customizaciones, interfases e informes. En base a los resultados del punto anterior de determinan correcciones y/o modificaciones. 14. Desarrollo de programas para migracin de archivos de movimientos. De no existir una aplicacin que permita migrar la informacin del sistema existente al enlatado, ser preciso desarrollar alguna. 15. Pruebas de migracin de archivos de movimientos. Se debe confirmar que la informacion transferida pas integramente al enlatado. 16. Capacitacin de usuarios finales. Es conveniente entrenar a los usuarios finales cerca del perodo de arranque, para que retengan la mayor cantidad de informacin posible. Nuestra experiencia nos indica que capacitar a los usuarios finales al inicio del proyecto es, la mayora de las veces, una prdida de tiempo y dinero. En esta capacitacin s debe analizarse a fondo la operatoria de la empresa. Si todos los usuarios finales tuvieron participacin directa, o bien indirecta a travs de los usuarios clave, de este entrenamiento slo deberan salir mejoras menores. 17. Ajustes de parametrizacin, customizaciones e informes. En base a los resultados del punto anterior de determinan correcciones y/o modificaciones. 18. Prctica de usuarios finales. Se arma un plan de prctica para los usuarios finales. Con las mismas se refuerzan los conocimientos en el uso del enlatado y se agiliza la velocidad de operacin. 19. Simulacin final de entorno de produccin. Si el punto anterior se realiz con datos ficticios, en este punto se realiza, con los usuarios, una prctica con datos reales. Es decir, se toman muestras de documentacin, se opera y se comparan los resultados. Si el punto anterior se realiz con datos reales, este punto se puede omitir. 20. Migracin de la configuracin. Se migran archivos maestros, customizaciones y datos de la parametrizacin al entorno de produccin. 21. Control de la configuracin. Se verifica que el punto anterior se halla cumplido satisfactoriamente. 22. Adelanto de operaciones. Este punto puede existir o no. Se trata de adelantar todas las operaciones que sea posible (pagos, cobros, emisin de informes) previendo que el punto siguiente demore ms de lo previsto. 23. Impasse de operaciones. Dada una fecha de corte, se detiene la operacin del sistema existente, para iniciar la migracin de archivos de movimientos. 24. Migracin de archivos de movimientos. Se procede a migrar movimientos contables, facturacin, cobranzas, pagos, saldos pendientes de pago, cobro, stock, rdenes de produccin, etc. 25. Habilitacin del entorno de produccin. Se permite el acceso de los usuarios para empezar los controles en el nuevo sistema. 26. Control de la migracin. Se controla la informacin transferida contra el viejo sistema o contra la documentacin respaldatoria. Se prueban los informes. Los usuarios deben participar de esta tarea.

27. Inicio de operaciones con el nuevo enlatado. Se retoman las operaciones con el nuevo sistema. Los puntos mencionados pueden sufrir alguna alteracin en el orden dependiendo de las necesidades. Otros pueden resumirse en uno solo, cuando el proyecto es pequeo y muchos pueden realizarse en paralelo (al mismo tiempo). Se habr notado que no hablamos del famoso paralelo, que consiste en trabajar un tiempo con el viejo sistema y el nuevo a la vez, verificando permanentemente los resultados del nuevo contra el viejo. En un contexto donde los usuarios suelen estar sobrecargados de tareas, plantear un paralelo suele implicar horas extra o la contratacin de personal, cosa que las empresas estn poco o nada dispuestas a hacer, en virtud del complicado contexto econmico. Por eso es que proponemos la prctica de los usuarios y una simulacin, ya que son ms manejables. Haciendo buen uso de ellos se logran excelentes resultados, evitando paralelos que en realidad no se terminan o se hacen a medias, generando mala predisposicin en los usuarios y sin resultados satisfatorios. POST-IMPLEMENTACIN Las actividades de esta etapa son: 1. Asistencia sistemtica a usuarios. Cualquier cambio genera dudas e incertidumbre, por lo que es preciso asistir a los usuarios en forma sistemtica durante un tiempo, para asegurar la fluidez de las operaciones. El lapso de asistencia necesario depende del enfsis que se haya puesto en una correcta capacitacin y de haber dedicado tiempo suficiente a las prcticas y la simulacin. 2. Ajustes de parametrizacin, customizaciones e informes. Si algn punto qued sin cubrir durante las dos etapas previas o, se detecta algn error, probablemente ser necesario algn ajuste. Se hacen las correcciones y/o modificaciones pertinentes. Es importante remarcar que estos ajustes, bajo ningn concepto pueden determinar la suspensin de las operaciones con el nuevo sistema. Si esto sucediera es que hubo gruesos errores durante el anlisis, el diseo y la implementacin. 3. Deteccin de nuevos requerimientos o necesidades de informacin. Es normal que en desarrollo de las operaciones de la empresa vayan surgiendo inquietudes para mejorar el sistema o se quiera obtener ms y mejor informacin. Esto puede dar lugar a nuevos desarrollos. Dependiendo de su envergadura, podemos estar en presencia de nuevos proyectos.