PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI BERBASIS KOMPETENSI DAN BEBAN KERJA

KANTOR REGIONAL II BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

DASAR HUKUM

Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999;

Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003;

Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 tentang Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah;

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 75/KEP/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil.

LATAR BELAKANG
q

Peraturan Bersama Menteri PAN & RB, Menteri Dalam Negeri, dan Menteri Keuangan Nomor : 02/SPB/M.PAN-RB/8/2011 800-632 Tahun 2011 141/PMK.01/2011 Tanggal : 24 Agustus 2011

Pasal 3 ayat (1) Dalam masa penundaan dilakukan penghitungan jumlah kebutuhan Pegawai Negeri Sipil yang tepat berdasarkan analisis jabatan dan beban kerja.

Pasal 6 Instansi Pusat dan Daerah selain menghitung jumlah kebutuhan PNS juga menyusun proyeksi kebutuhan PNS selama 5 (lima) tahun ke depan.

qBerdasarkan

Pasal 17 ayat (2) UndangUndang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 ditentukan bahwa pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam jabatan dilaksanakan berdasarkan prinsip profesionalisme sesuai dengan kompetensi, prestasi kerja, dan jenjang pangkat yang ditetapkan untuk jabatan itu serta syarat obyektif lainnya tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras, atau golongan.

FAKTOR-FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN

Penghitungan Kebutuhan PNS

Beban Kerja

Standar Kemampuan Rata2

Waktu Kerja

Faktor Lain

MEKANISME PENYUSUNAN KEBUTUHAN PEGAWAI

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

NAMA JABATAN IKHTISAR JABATAN URAIAN TUGAS SYARAT JABATAN, DLL.

ANALISIS JABATAN

INFORMASI JABATAN

PETA JABATAN KEBUTUHAN

KEBUTUHAN PEGAWAI

ANALISIS BEBAN KERJA

PEMANFAATAN INFORMASI JABATAN

PERENCANAAN PEGAWAI REKRUTMEN & SELEKSI

Analisis beban kerja (Analisis kebutuhan pegawai)

Standar kualifikasi Kriteria seleksi Pola karier

HASIL ANJAB

PERENCANAAN KARIER PENGANGKATAN DALAM JABATAN PENILAIAN KINERJA REMUNERASI DIKLAT

PETA JABATAN URAIAN JABATAN SYARAT JABATAN

Standar kompetensi kerja/jabatan Penilaian kompetensi

Standar kinerja Kriteria kinerja Evaluasi jabatan (Bobot&peringkat jabatan)

Analisis kebutuhan diklat

SYARAT JABATAN Pangkat dan Golongan Ruang Pendidikan Kursus/Pelatihan

Penjenjangan Teknis

Pengalaman Kerja Pengetahuan Keterampilan Bakat Kerja Temperamen Kerja Minat Kerja Upaya Fisik Kondisi Fisik Fungsi Pekerja

PETA JABATAN

Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.

ANALISIS BEBAN KERJA

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis menggunakan teknik analisis jabatan dengan memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya

CONTOH PETA JABATAN

Struktur Organisasi Lengkap dengan Golru & Pendidikan Beban Kerja

Rekapitulasi Kekuatan Pegawai

Nomenklatur Fungsional dengan Jumlah

METODE ANALISIS BEBAN KERJA

METODE DAFTAR PERTANYAAN
Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih dimungkinkan untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya perubahan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan kepada unit/satuan kerja yang menjadi sasaran.

METODE WAWANCARA
Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan

PENGERTIAN DALAM PEDOMAN ANALISIS BEBAN KERJA BKN

q Pegawai

Negeri Sipil adalah sbgmana di-maksud dlm Undang-undang Nomor 8 tahun 1974 ttg Pokokpokok Kepegawaian sbgmana telah diubah dgn Undang-undang Nomor 43 tahun 1999. adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dlm suatu satuan organisasi. adalah pekerjaan wajib dikerjakan oleh Pegawai Negeri Sipil yg merupakan bagian atau komponen dari suatu jabatan.

q Jabatan

q Tugas

PENGERTIAN DALAM PEDOMAN ANALISIS BEBAN KERJA BKN (2)

q Uraian Tugas

adalah suatu paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan yang dilakukan pemegang jabatan. Kerja (BK) adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.

q Beban

ELEMEN-ELEMEN DALAM ANALISIS BEBAN KERJA

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Beban Kerja Hari Kerja Efektif Jam Kerja Formal Waktu Luang Jam Kerja Efektif Standar Waktu Penyelesaian Standar Efektifitas Jabatan

BEBAN KERJA

Langkah pertama yang dilakukan dalam analisis beban kerja adalah identifikasi beban kerja dalam kurun waktu 1 tahun. Identifikasi beban kerja dilakukan dengan menggunakan beberapa pendekatan terhadap tugas, yaitu:
1. 2. 3.

Pendekatan Hasil Kerja Pendekatan Objek Kerja Pendekatan Proses Kerja

HARI KERJA EFEKTIF

Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995, ditetapkan bahwa hari kerja formal adalah 5 hari kerja dan 6 hari kerja. Perhitungan Hari Kerja Efektif adalah sebagai berikut:

Untuk 5 hari kerja, total hari dalam 1 tahun = 235 hari Untuk 6 hari kerja, total hari dalam 1 tahun = 287 hari

JAM KERJA FORMAL

Penetapan Jam Kerja Formal dapat mengacu pada Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995 yang menyatakan bahwa Jam Kerja Formal Pegawai Negeri Sipil adalah 37,5 jam untuk setiap minggunya.

WAKTU LUANG

Standar Waktu Luang ditetapkan sebesar 30% dari Jam Kerja Formal. Perhitungan Waktu Luang dilakukan dari Jam Kerja Formal per Minggu, yang kemudian diperoleh besaran Waktu Luang sebanyak 11,25 jam (11 jam 15 menit).

JAM KERJA EFEKTIF (5 hari kerja)

Untuk Instansi yang menerapkan 5 hari kerja:

= 5 jam 15 menit = 315 menit Dibulatkan menjadi 300 menit per hari

JAM KERJA EFEKTIF (6 hari kerja)

Untuk Instansi yang menerapkan 6 hari kerja:

= 4 jam 22 menit = 262 menit Dibulatkan menjadi 250 menit per hari

STANDAR WAKTU PENYELESAIAN

Standar Waktu Penyelesaian (SWP) dapat diperoleh dari dokumen standard operating procedure (SOP), kontrak kerja, perintah kerja dan atau pedoman kerja sejenis. Standar Waktu Penyelesaian (SWP) juga dapat diolah dari rata-rata waktu dari seluruh pegawai yang menghasilkan produk atau melaksanakan tahapan proses yang sama.

PROSEDUR PELAKSANAAN

PEMANFAATAN HASIL ANALISIS

Terhadap Perencanaan Pegawai

1. 2.

Perhitungan Formasi Kebutuhan akan Pemutakhiran Spesifikasi Jabatan Optimalisasi Peta Kekuatan Pegawai Sinkronisasi Spesifikasi Jabatan dengan Kualifikasi/Kompetensi Pegawai Sebagai salah satu dasar untuk menentukan Tunjangan Jabatan Sebagai salah satu dasar dalam penentuan kebutuhan diklat (Training Need Analysis)

Terhadap Distribusi Pegawai

1. 2.

Terhadap Pengembangan Pegawai

1.

2.

KRITERIA BEBAN KERJA JABATAN

Beban Rendah (Underload) 0 0,999 Beban Sesuai (Inload) 1 1,280 Beban Tinggi (Overload) Lebih besar dari 1,280

KATEGORI TINGKAT EFISIENSI UNIT

Sangat Kurang : 0 0,256 Kurang Efisien : 0,257 0,512 Cukup Efisien Efisien : 0,513 0,768 : 0,769 1,024

Sangat Efisien : 1,025 1,280

RUMUS PERHITUNGAN

JmlBebanKerja StdWaktuPenyelesaian zc VKJ 72000

VolumeKerjaUnit TEU JumlahPegawaiUnit

FORMULIR - 1
FORMULIR 1 - INVENTARISASI PEMANGKU JABATAN Unit Kerja : Jumlah Pemangku Jabatan
(3)

No.

Nama Jabatan

(1)

(2)

TOTAL:

FORMULIR 2
FORMULIR 2 - PERHITUNGAN BEBAN KERJA Nama Jabatan : Unit Kerja : Standar Waktu Penyelesaian (SWP) dalam Menit Volume/ Isi Kerja Jabatan (VKJ)

No.

Rincian/Butir Kegiatan

Satuan Jumlah Beban Beban Kerja (SBK) Kerja (JBK)

Esensi Tugas (ET)

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

0.000

Jumlah Total Volume/ Isi Kerja Jabatan

FORMULIR - 3
FORMULIR 3 - HASIL ANALISIS BEBAN KERJA JABATAN 1. Nama Jabatan : 2. 3. 4. Unit Kerja : Volume/Isi Kerja Jabatan : Kriteria Beban Kerja Jabatan : 5. Interpretasi terhadap Kriteria Beban Kerja Jabatan : a. Perencanaan Pegawai

b. Distribusi Pegawai

c. Pengembangan Pegawai

FORMULIR 4
FORMULIR 4 - DAFTAR REKAPITULASI VOLUME KERJA JABATAN Unit Kerja : Volume/ Isi Kerja Jabatan (VKJ) Jumlah Pegawai Kriteria

No.

Nama Jabatan

Yang Ada

Dibutuhkan

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

VOLUME KERJA UNIT TINGKAT EFISIENSI UNIT KATEGORI EFISIENSI UNIT

TOTAL

FORMULIR 5
FORMULIR 5 - REKAPITULASI VOLUME KERJA UNIT Nama Instansi : Jumlah Pegawai No. Unit Kerja Volume/ Isi Kerja Unit (VKU) Yang Ada Dibutuhkan Tingkat Kategori Efisiensi Unit Efisiensi Unit (TEU)

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

FORMULIR 6
FORMULIR 6 - TABEL GAP ANALYSIS BEBAN KERJA DAN KOMPETENSI UNIT KERJA : No Jabatan Standar *) Beban Kerja Kompetensi Existing Beban Kerja**) Kompetensi***) Keterangan

ALTERNATIF UNTUK GAP ANALYSIS

Overload Perencanaan Pegawai Underload Dari segi perencanaan ada beberapa Dari segi perencanaan ada beberapa kemungkinan: 1) jabatan dipecah; 2) kemungkinan yang dapat dilakukan: 1) uraian tugas dalam jabatan tersebut jabatan digabung/dihapus; 2) uraian dikurangi (diberikan pada jabatan yang tugas dalam jabatan tersebut diperluas lain yang sejenis) sehingga efektif (enrichment) sehingga efektif dikerjakan dikerjakan oleh satu orang pegawai. Jika oleh satu orang pegawai. Jika uraian uraian tugas dalam jabatan telah tugas dalam jabatan telah sesuai/cukup sesuai/cukup untuk satu orang untuk satu orang pegawaian maka pegawaian maka dalam penyusunan dalam penyusunan kebutuhan kebutuhan pegawai/formasi muncul satu pegawai/formasi muncul satu formasi formasi jabatan jabatan. Dari segi kebijakan distribusi yang Distribusi Pegawai Dari segi kebijakan distribusi ada beberapa kemungkinan yang dapat dilakukan ada beberapa kemungkinan: dilakukan: 1) penambahan pemangku 1) apakah dari sisi kemampuan jabatan sesuai dengan hasil perhitungan; pemangku jabatan, sebaiknya ybs 2) distribusi uraian tugas dari yang didistribusi ke jabatan lain lain yang overload ke yang masih inload. inload, atau; 2) pemangku jabatan sesuai dengan kemampuannya tetap pada jabatan tersebut dan dilakukan penambahanuraian tugas sehingga inload dan efektif untuk dikerjakan oleh satu orang pegawai. Dari segi pengembangan, pemberian Dari segi kebijakan pengembangan Pengembangan tunjangan harus diberikan lebih besar (misal: kesejahteraan) ada beberapa Pegawai sesuai dengan besarnya persentase kemungkinan yang dapat dilakukan a.l. kelebihan beban kerja dibanding dengan tunjangan diberikan lebih kecil sesuai yang inload. persentasi dengan yang inload.