CARTA DE REPRESENTACIN

1. Aspectos generales La carta de representacin viene a ser el documento obtenido por la Sociedad de Auditora, a travs del cual el titular de la entidad auditada y/o el nivel gerencial competente (Gerente General, Gerente Regional o Gerente Municipal) reconoce haber puesto a disposicin de la comisin de auditora toda informacin requerida, as como haber obtenido manifestaciones o cualquier hecho signicativo ocurrido durante el perodo del examen realizado 2. Importancia Es importante porque las posibilidades de interpretaciones equivocadas entre el auditor y la administracin se reducen cuando las manifestaciones verbales son conrmadas por escrito por la administracin. Por otro lado, las manifestaciones vertidas por la administracin o gerencia constituyen una de las fuentes de evidencia de auditora ms significativas. Estas manifestaciones se efectan verbalmente a lo largo de la auditora en respuesta a determinadas interrogantes y, por escrito al concluirse, a travs de una Carta de Representacin es necesario discutir su contenido con los funcionarios apropiados con suciente tiempo, para reducir la posibilidad de enfrentarse con el rechazo de la gerencia a suministrar informacin y documentacin. 3. Objetivos 1. Obtener el reconocimiento expreso de parte de la entidad de la responsabilidad de los Estados Financieros, de que no existan asuntos considerables o de materialidad que puedan afectar la razonabilidad de los Estados Financieros. 2. Conrmar la evidencia corroborativa de las armaciones o reconocimientos dentro y fuera de la entidad. 3. Conrmar las aseveraciones orales y escritas proporcionadas por la entidad examinada. 4. Evaluar si las representaciones, armaciones, hechas por la administracin son razonables y congruentes con otras evidencias obtenidas incluyendo otras armaciones. 5. Tomar en consideracin si las personas que representan a la entidad pueden ser consideradas bien informadas sobre los asuntos pertinentes de la auditora.

4. Requisito Formal de la Carta de Representacin La Carta de Gerencia o Carta de Representacin deber ser formulada en papel membretado de la entidad y rmada por funcionarios de nivel jerrquico adecuado (Gerente General, Gerente Regional, Gerente Municipal, etc.), los cuales tienen pleno conocimiento y son responsables de los asuntos materia de la carta.

5. Qu debe contener la Carta de Gerencia? El alcance y contenido de la Carta de Representacin debe reejar las manifestaciones reales, debindose ajustar a las circunstancias especcas de cada auditora. Por lo general, debe contener los siguientes aspectos: Declaracin de la administracin o gerencia sobre su responsabilidad en la preparacin de los Estados Financieros. Reconocimiento de la disponibilidad y entrega de todos los registros, documentos y libros de contabilidad. Declaracin formal, que no existan errores signicativos en los Estados Financieros ni en las transacciones no registradas. Declaracin de incumplimiento de parte de la entidad de cualquier con trato que pudiera afectar la razonabilidad de los Estados Financieros. Reconocimiento y detalle de los eventos subsecuentes o hechos posteriores despus del balance. Declaracin de que no existen irregularidades o actos ilegales. Reconocimiento de inventarios concernientes a bienes obsoletos. Reconocimiento de otros pasivos que no estn incluidos en el Balance General. Declaracin sobre reclamos o juicios pendientes que los asesores estimen ser defendibles. Otros aspectos o cuestiones en las que el conocimiento de los hechos se limitan a la entidad o gerencia.

CARTA A LA GERENCIA DEFINICIN: La carta de control interno, llamada tambin Carta de Recomendaciones o Carta a la Gerencia. Es un informe menos detallado que el informe largo, que se emite a la alta direccin de la empresa, conteniendo una serie de observaciones con sus respectivas recomendaciones sobre aspectos de control interno, contables y administrativos, detectadas con motivo de la evaluacin del control interno y como resultado de la auditoria practicada. Por consiguiente, el auditor formula sus recomendaciones, a efectos de que la administracin adopte las acciones necesarias para superar las observaciones reveladas. La Carta de Control Interno constituye un informe complementario al Dictamen, que se emite generalmente en las auditorias realizadas a entidades privadas. CARACTERSTICAS Y CUALIDADES DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO La Carta de Control Interno debe concebirse como instrumento de ayuda a la empresa examinada, por lo tanto, es conveniente que esta sea leda por el Directorio y la Gerencia. La Carta de Control Interno debe ser elaborada teniendo en consideracin los siguientes aspectos: Debe tener un Tono constructivo:

No obstante, que la carta de control interno contiene bsicamente observaciones, es conveniente que el auditor trate en lo posible de usar un tono constructivo en su redaccin, enfatizando mms en la necesidad de mejorar los sistemas y procedimientos. Asimismo, debera evitarse mencionar los nombres de las personas involucradas en las deficiencias para no afectar la susceptibilidad, salvo que se trate de irregularidades ( apropiacin de fondos, prdida de activos fijos, etc), donde si se requiere la precisin de los nombres de las personas involucradas.

Debe tener Precisin: Cuando ms preciso sea el mensaje, ser mejor entendido por los ejecutivos de la empresa para la adopcin de medidas correctivas. Sin embargo, tambin tenemos que aceptar que en algunos casos, nos vemos en la necesidad de plantear observaciones y recomendaciones tenga un margen de manejo en la supervisin de sus problemas.

No usar lenguaje muy tcnico: El auditor debera en lo posible evitar el uso de trminos muy tcnicos. Piense que los usuarios no necesariamente son contadores pblicos o auditores que entienden nuestro lenguaje. Es conveniente la sencillez, sin llegar a extremos.

Considerar los elementos de la observacin y los comentarios de los ejecutivos: Es recomendable que en la narracin de los hallazgos para la carta de control interno, se tenga en cuenta los elementos ya estudiados anteriormente, tales como:

* Describir la OBSERVACIN (situacin encontrada) : Lo que se est incumpliendo o desarrollando deficientemente. * Sealar el CRITERIO: Revelar el criterio o parmetro en que se basa el auditor para sealar que la situacin descrita es una observacin * Identificar los EFECTOS: Describir los efectos que est originando la observacin o los que podra ocasionar. * Revelar la CAUSA: Indicar cual o cuales son las causas que estn originando la observacin, para formular las recomendaciones en forma apropiada. * Plantear la RECOMENDACIN: Para eliminar la CAUSA u ORIGEN y superar la observacin - Tener en cuenta que el COSTO debe ser menor que el BENEFICIO