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Claude Terrier
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Prennisation de lentreprise
Auteur : C. Terrier; mailto:webmaster@btsag.com ; http://www.btsag.com Utilisation: Reproduction libre pour des formateurs dans un cadre pdagogique et non commercial
1.2. Contenu
L'preuve value l'acquisition des comptences, des attitudes professionnelles et des savoirs associs inscrits dans le rfrentiel de certification, relevant des sous-activits suivantes : A6 Prennisation de lentreprise
61 participation la dmarche qualit 62 participation la gestion des connaissances 63 participation au contrle de gestion 64 participation au dveloppement commercial 65 participation au diagnostic et l'laboration d'un plan de reprise
Au cours de ses stages ou de son exprience en entreprise, le candidat doit participer la conduite d'un projet se rapportant une ou plusieurs des sous activits ci-dessus. Lors de la ralisation de ce projet, il doit ncessairement utiliser l'un des logiciels suivants : logiciel de gestion de projet, PGI, logiciel de gestion financire, logiciel de gestion des ressources humaines ou logiciel de gestion du personnel, logiciel de gestion du temps, logiciel de traitement d'enqutes.
1.4. Dossier (voir tape 3 page 7) 1.5. Lpreuve (voir tape 4 page 8)
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tape 3 : Raliser le dossier de projet remis lexamen tape 4 : prparer lexpos pour lexamen
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Chaque fois que le projet se construit autour dune problmatique ou dun besoin, lentreprise y trouve un intrt et sera plus implique dans la dmarche et dans la mise en uvre des solutions. Cest un projet gagnantgagnant. Le projet doit tre le plus prcis possible et les objectifs atteindre doivent tre dfinis en termes qualitatifs et quantitatifs. Important : un projet bien compris snonce de faon claire et simple. Un bon projet sexpose en une ou deux phrases maximum. Un nonc plus long rvle souvent un projet mal compris ou mal cern. Cest parce que vous tes capable de rpondre ces questions que vous allez pouvoir passer la phase suivante : lcriture du dossier de prsentation de votre projet.
Le contenu de ces 5 pages est tudi de faon plus approfondi dans la partie consacre au projet (voir page 7)
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Cause(s) du projet
Gnralement un projet nat dune tude, dun constat, dun problme, dun besoin et senracine donc dans un diagnostic. La justification du projet est la premire marque de son srieux. Cette tape justifie lintrt de ltude : Quelle est lide de dpart ? Quelles sont les origines ? Quelles sont les raisons du projet ? Quest-ce qui le justifie ? Sur quel constat sappuie-t-on ? Enqute, diagnostic, audit. Exemple : La rentabilit des chantiers baisse et les prix facturs ne semblent plus correspondre aux cots rels, Il faudrait toucher une nouvelle catgorie de clients ou dvelopper lactivit sur un secteur particulier, La socit ne sait pas si elle remplit toutes ses obligations lgales dans le domaine de la scurit du travail, Laccueil de la clientle nest pas satisfaisant et les personnes qui arrivent dans le magasin ne trouvent pas facilement les informations recherches
Objectif(s) atteindre
Cette partie dcrit les objectifs atteindre. Cest la dclinaison concrte et chiffre de ce quon veut obtenir. a) Dfinir les rsultats principaux et secondaires b) Dfinir les rsultats intermdiaires ventuels Exemple : Chiffrer le prix de revient horaire des camions et des engins de terrassement et les comparer au prix facturs, Concevoir une plaquette commerciale et raliser un publipostage auprs dune catgorie de clients, Lister les documents obligatoires et les documents existants, concevoir ou mettre jour les documents manquants, Amliorer laccueil et les la dcoration des vitrines.
Identifier le projet
Rdiger en une deux phrases maximum le thme du projet. Indiquer quelle en est sa raison et pourquoi il est mis en place. Lintitul et lobjet doit tenir dans un texte de 10 25 mots. Ce texte synthtise souvent lobjectif atteindre. Exemple : Amliorer le suivi des cots de revient des camions et engins et contrler la validit des prix facturs, Mettre jour les documents de scurit de la socit pour voir sils sont jour, Amliorer le suivi des impayes, Rorganiser laccueil et les vitrines.
Calendrier prvisionnel
Le calendrier du projet renvoie au choix des dates et leur pertinence. Ce travail peut tre visualis laide dun outil de planification des tches tel que Project.
Les moyens
Cette tape consiste dcrire les moyens et ressources existants ou ncessaires la mise en uvre du projet : - Ressources ncessaires au projet : budget, moyens humains, matriels et logistiques, etc. - Ressources prvoir : budget, achats, recrutements, etc.
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Selon la nature du projet des tudes spcifiques doivent tre menes dans le domaine commercial, financier, juridique, technique, humain. tude commerciale : Elle se compose dtude de mercatique, de stratgie commerciale, de fidlisation de la clientle, de march, etc. et des actions commerciales envisages. tude financire et comptable : Ltude financire et comptable permet de dterminer la rentabilit dune activit, la situation financire. Ces informations sont obtenues dans le compte de rsultat et le bilan. - Calcul de rentabilit: Ltude de la rentabilit exige dvaluer les ventes, les charges, et le rsultat (bnfice ou perte). - Plan de financement : Pour calculer le montant dargent apporter pour crer et faire vivre le ntreprise, par comparaison entre les besoins de financement et les ressources de financement. - La trsorerie : Le budget de trsorerie permet danticiper les recettes et dpenses e les relations avec les banquiers tude juridique : Elle consiste tudier le contexte juridique de lactivit conomique (commerciale et financire) qui vient dtre dfini. Selon les projets, elle seffectue dans trois domaines : la structure juridique, tude technique : Le projet peut ncessiter ltude des conditions techniques de sa mise en uvre. tude humaine : Le projet peut ncessiter ltude des caractristiques humaines du personnel.
Les thmes prcdents seront plus ou moins approfondis en fonction de la nature du thme du projet. Cette tape doit faire appel aux outils tudis en premire anne dans le cours dorganisation. Ils prouvent le srieux de la mthode de travail. Un Ishikawa, un Pareto, un questionnaire, des graphiques, des diagramme de flux ou de traitement analysent et aident comprendre les causes du problme.
Les contraintes
La mise en uvre dun projet doit toujours respecter les contraintes qui doivent tre identifies car elles conditionnent la conduite de projets. Les contraintes peuvent tre : commerciales, financires, juridiques, techniques, humaines, organisationnelles. Ltude des contraintes peut reprendre le plan de ltude des moyens.
3. Proposition de solutions
31. Enoncer les solutions possibles puis la solution retenue
Au vu des moyens et contraintes tudis, ltudiant doit proposer des solutions susceptibles de rsoudre le problmatique initiale. Important : Ltude de la problmatique doit aboutir un choix de solutions et ltudiant doit retenir la solution qui lui semble la plus pertinente et la dvelopper ensuite en laissant de cot les solutions non retenues. La solution propose ne doit pas forcment tre mise en uvre mais doit au minimum faire lobjet d un plan daction. Il se caractrise par des choix et des tches raliser dans les temps. Il faut alors prciser les modalits de leur mise en uvre. Cette tape doit prvoir les dtails de mise en place des divers lments de la nouvelle organisation. - L'essai : Procder des essais avant de mettre en place lorganisation dfinitive afin de vrifier la qualit des solutions et de procder aux ultimes corrections. Tous les documents utiles cette priode doivent tre prts. - Le programme d'action : La mise en route doit tre chelonne dans le temps et prvoir l'information et la formations ventuelle des personnes concernes par la nouvelle organisation. (Intrieures ou extrieures). - Les contrles : Il faut prvoir des contrles, frquents au dbut puis plus espacs. Toute modification de la nouvelle organisation doit faire l'objet d'une analyse, afin de vrifier ce qui ne va pas ou d'une formation de la personne qui ne la respecte pas.
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Pages 1. Attestations de stage ou certificat de travail (Attestations des 2 stages de 1re et 2e anne) 2. Descriptif et analyse de la PME (5 pages maxi)
Introduction, prsentation gnrale organisation : statut juridique, organigramme, mtiers commercial : principaux marchs, mode de distribution, formes de communication externe, politique commerciale financier (analyse des principaux ratios et du bilan fonctionnel) gestion des risques : principaux risques reprs
5p
p 1,5 p 1p
1,5 p
p
7p
2p p p p 2p
3. Le projet
31. Prsentation du projet (2 pages maximum) Objectifs, besoins (1/2 page) Lexistant o Moyens disponibles, (1/2 page) o Contraintes (1/2 page) 32. Prconisation daction (1 2 pages maximum) Proposition de solutions et prconisations d'actions permettant l'aide la dcision du chef dentreprise 33. Descriptif des activits (3 pages maximum) Descriptif des activits ralises dans le cadre de l'laboration du projet. Prsentation du planning sous Project
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Personnes ou services
Risques
Cette partie deux fonctions : - Mettre en places les lments qui permettront de mieux comprendre de contexte du projet pour ltudiant, - Servir de support la prsentation de la socit lors de lpreuve, pour mettre le jury en situation de comprendre le contexte du projet Il semble intressant de raliser ce travail pralable au projet pendant les heures datel ier qui prcdent le stage proprement parl afin que ltudiant puisse se consacrer pleinement au projet ds le dbut du stage. Les supports danalyse ont t tudis dans le cadre des cours suivants - A6 Prennisation de la socit - A7 Gestion des risques Compte tenu du nombre de pages au maximum autoriss (5 pages), il semble logique de consacrer environ une page par lment.
Il peut tre intressant de concevoir ce stade une matrice MOFF (SWOT en anglais) des forces, faiblesses, opportunits et menaces de la socit. Elle peut servir de conclusion la 1re partie et si le projet prend appui sur un lment mis en vidence dans la matrice, elle permet de faire la transition avec la 2e partie consacre au projet. (La matrice peut ne pas tre place dans le rapport de 13 pages, mais tre prsente au cours de lexpos).
3. Le projet
Le descriptif du projet fait 7 pages maximum (Impratif), son contenu est dcrit en pages 7. Le nombre de pages consacres la prsentation du projet oblige ltudiant retenir ce qui est le plus important et rejeter en annexes le dtail et les documents qui prouvent la ralit du travail ralis. Cette partie doit essentiellement mettre en vidence les objectifs, les moyens et contraintes et les solutions apportes, en sen tenant lessentiel sans rentrer dans les dtails . Le descriptif des taches doit tre centr sur les taches relatives au projet.
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tape 4 : lexpos
Rappel du contexte
L'preuve a une dure de 30 minutes et se droule en deux phases : Premire phase : prsentation dun projet partir du dossier (10 minutes maximum) une analyse de la situation de lentreprise, les grandes lignes du projet quil a men, les documents professionnels labors, dans le cadre de ce projet, l'aide d'un des logiciels exigs par l'preuve. Pendant son expos, le candidat nest pas interrompu et peut illustrer son propos par tout document qu'il juge utile. Deuxime phase : entretien avec la commission dinterrogation sur : un approfondissement des points abords par le candidat dans sa prsentation de la situation de l'entreprise et du projet ; les connaissances mobilises par le candidat dans le cadre de la conduite de son projet. La commission est compose de deux membres : - un professeur d'conomie et gestion charg de l'enseignement des activits A6, prennisation de l'entreprise, ou A7, gestion des risques. - un professionnel en activit dans une PME. dfaut du professionnel, celui-ci est remplac par un professeur charg de lenseignement dune ou plusieurs activits professionnelles (de A1 A8).
1. Lexpos de 10
Lexpos est ralis au cours de la 1 phase. Il dure 10 minutes. Il semble logique de lorganiser de la faon suivante : 1. 2. 3. 4. Prsenter lentreprise (le contexte du projet) Prsenter le projet, son contexte (moyens, contraintes) Prsenter les activits ralises dans ce cadre (mthodologie, taches, planning) Prsente les solutions ou le produit fini
re
Il faut obligatoirement prsenter au cours des points 1, 2 ou 3 un travail ralis sur lune des application s suivantes : logiciel de gestion de projet, PGI, logiciel de gestion financire, logiciel de gestion des ressources humaines ou logiciel de gestion du personnel, logiciel de gestion du temps, logiciel de traitement d'enqutes. Conseils : Il parat logique de terminer lexpos par un bilan personnel et professionnel sur le projet. Ce bilan nest pas demand dans le dossier et ne doit donc pas y figurer. Mais est indispensable de montrer au jury, ce que lon a retir de cette exprience et la valoriser. Nous proposons le minutage suivant pour les 10 1. Prsenter la situation de lentreprise 2. Prsenter le projet, son contexte (moyens, contraintes) 3. Prsenter les activits ralises 4. Prsente les solutions ou le produit fini 5. Conclusion professionnelle et personnelle 3 5 130 2 130 2 130 2 030 1 10 maximum
Lexpos est trs rapide, il sert principalement mettre en place les lments qu i seront repris dans lentretien. Il est important qu son issu, le jury ait identifi le contexte, compris la problmatique ou les objectifs, peru ce que vous avez fait et les rsultats obtenus. Le minutage ne laisse pas le temps dentrer dans les dtails, allez lessentiel. Ne pas montrer tous les documents, lentretien qui suit lexpos est l pour approfondir ou revenir sur ce qui a t dit. Il est important de prsenter les outils et la mthodologie mise en uvre dans la partie 3. Tester votre expos avant lpreuve. Respecter la dure de 10, la dure est un des lments dvaluation. Vous ne disposez pas de rtroprojecteur, mais vous pouvez trs bien raliser un diaporama des notions cls de votre expos que vous imprimerez et montrerez au cours de votre expos. ce diaporama rythmera votre expos et vous obligera ne pas lire votre dossier dexamen.
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Rythmer votre expos de la faon suivant : Je dis, je montre, je dis, je montre, etc. Cette technique permet de mlanger de lauditif et du visuel , vite la monotonie et prouve par un document, ce que vous dites.
2. Lentretien de 20
Il sert au jury : valuer votre comptence lassistance => Vos solutions ou le travail ralis est-il professionnel et logique Vrifier, contrler que votre projet est personnel => apporter les preuves de votre travail en annexe. Les diffrentes versions dun questionnaire par exemple. Les brouillons et documents intermdiaires prouvent que vous avez conu le questionnaire. Si vous apportez uniquement le document final, le jury peut penser que lon vous a donn un questionnaire dj fait. valuer votre capacit analyser et valuer le travail ralis (autocritique et rflexivit) => Rdiger un bilan personnel et professionnel de votre projet avant lpreuve, soyer critique de votre travail. Un chec du projet bien compris peut tre constructif et valorisant. Souvenez-vous : que le jury est l pour vous valuer et vous noter : (Comme pour une preuve de saut en hauteur, la barre est mont aprs chaque saut russit, jusqu ce que le sportif ne puisse plus passer). Il en va de mme du jury, il interroge en remontant constamment le niveau de ses questions au vu de vos rponses, parfois jusqu ce que vous ne sachiez plus rpondre. Cest le jeu de lvaluation. Ce nest pas parce quun jury est exigent quil note svrement, ce nest pas parce quil vous a accul dans vos retranchements et que vous navez pas su rpondre une question que votre oral est mauvais.
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