TABLA DE CONTENIDO

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PRESENTACIN MISIN VISION HISTORIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR 1.1.Subsidio Familiar en Colombia 1.2.Subsidio Familiar en Nario MARCO LEGAL SOBRE APORTES AL SUBSIDIO FAMILIAR 2.1.Dentro de la Ley 21 de 1982 algunos aspectos sobre Aportes Parafiscales 2.2.Dentro de la Ley 21 de 1982 algunos aspectos a destacar sobre beneficiarios del subsidio familiar AFILIACIONES DE LAS EMPRESAS A LA CAJA 3.1.Cmo una empresa solicita su afiliacin a Comfamiliar? 3.2.Afiliacin de Empleadores 3.3.- Formulario de Solicitud de Afiliacin de Empleador 3.4Instrucciones para el diligenciamiento del formulario de solicitud de afiliacin de empresas 3.5.- Documentos a Adjuntar (Dependiendo del tipo de empresa) 3.5.1.Sobre Constitucin 3.5.2.Cooperativa y Precooperativa de Trabajo Asociado 3.5.3.Sobre afiliacin anterior 3.5.4.Sobre Nmina 3.6.- Afiliacin voluntaria de trabajadores, Independientes, Pensionados y Desempleados (afiliados facultativos) 3.6.1.Requisitos de Afiliacin para afiliados facultativos QUIENES ESTN OBLIGADOS A PAGAR APORTES A LAS CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR, SENA E ICBF? 4.1.En que fecha deben cancelarse los aportes? 4.2.Dnde y Como deben cancelarse los aportes? Excepciones para el pago de aportes 4.3.PAGO DE APORTES PARAFISCALES 5.1.Planilla integrada de liquidacin de aportes a seguridad social y parafiscalesPILA 5.1.1.Como realiza el pago por medio electrnico 5.1.1.1.Cmo Realiza el Pre-registro? 5.1.1-2.Verifique el Resultado 5.2.Fecha de Pago de Aportes a Seguridad Social y Parafiscales reglamentado en el decreto 1670 del 14 de mayo de 2007 5.3.- Sanciones por el no pago a travs de este medio Se deben pagar intereses de mora por los aportes que se paguen despus de la fecha mxima? El Ministerio o el Operador de Informacin pueden perdonar esos intereses? FACTORES BASE DE LIQUIDACIN DE APORTES PARAFISCALES 5.4.-

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Para el sector Privado segn artculos 127 y 128 del Cdigo Sustantivo del Trabajo y lo contemplado en convenios o pactos colectivos 6.2.Para el sector Pblico del Orden Nacional 6.3.- Para el Sector Publico del Orden Territorial (Departamentos, Distritos y Municipios) 6.4.Para Empresas Pblicas Domiciliarias (Cuando la empresa tiene el carcter de Oficial) 6.5.- Factores base de liquidacin de aportes para el sector de la Construccin 6.6.- No son factores base de liquidacin de aportes parafiscales OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR AFILIADO 7.1.Informe de Novedades de Empresas Afiliadas 7.1.1.Razones por las cuales la empresa afiliada debe presentar actualizacin de datos a la Caja BENEFICIOS DE AFILIACIN 8.1.Beneficios para Empleadores 8.2.- Beneficios para Trabajadores de las Empresas Afiliadas 8.2.1.Trabajadores Afiliados al Rgimen del Subsidio Familiar 8.2.2.Trabajadores Beneficiarios al Rgimen Subsidio Familiar Monetario 8.3.- Trabajadores Independientes y Desempleados Afiliados a la Caja de Compensacin Familiar de Nario 8.4.Pensionados Afiliados a Rgimen del Subsidio Familiar RGIMEN ESPECIAL DE APORTES PARAFISCALES 9.1.Afiliacin voluntaria para Trabajadores del Rgimen Especial de Aportes PROCESOS DE FISCALIZACIN Y COBRO 10.1.Empresas en Mora en el pago de aportes 10.1.1.Sanciones por Mora en el pago de aportes a. Por parte de la Caja b. Por parte de la DIAN c. Por parte del Ministerio de la Proteccin Social y SSF 10.2.Empresa Evasora 10.3.Empresa Elusora SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO 11.1.Qu Trabajadores Tienen derecho al Subsidio Familiar Monetario? 11.2.Trabajador que labora en varias empresas PERSONAS A CARGO BENEFICIARIAS DEL SUBSIDIO FAMILIAR 12.1.Cmo se inscriben las personas a cargo? 12.1.1.Hijos legtimos, Naturales, Adoptivos, Hijastros 12.1.2.Cnyuge 12.1.3.Padres menores de sesenta (60) aos Invlidos 12.1.4.Padres mayores de 60 aos 12.1.5.Hijastros dentro de un matrimonio 12.1.6.Hijastros dentro de una unin libre 12.1.7.Hermanos hurfanos de padre y madre

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12.1.8.Padres, hermanos hurfanos de padres, hijos: invlidos Cmo se acredita la escolaridad y la supervivencia de las personas a cargo? 12.2.1.Fecha lmite de presentacin de certificados de escolaridad 12.2.2Fecha lmite de presentacin del certificado de supervivencia 12.2.3.Quines pueden cobrar subsidio familiar simultneo? 12-2-4.Formulario de Afiliacin de Trabajadores y personas a cargo al Subsidio Familiar 12.2.5.Instrucciones para el diligenciamiento del Formulario de Afiliacin de Trabajador SUBSIDIOS MONETARIOS ESPECIALES O EXTRAORDINARIOS 13.1.Por defuncin del trabajador artculo 3 numeral 6 de la Ley 789/2002 12.213.2.Por defuncin de persona a cargo articulo 3 numeral 5 ley 889/2002 13.3.Doble cuota monetaria por discapacidad Art.3 numeral 4 ley 789/2002 13.4.Trabajador con ms de un grupo familiar DEVOLUCIN DE CUOTA MONETARIA 14.1.Trmite para solicitar que la cuota de subsidio familiar monetario sea pagado a una persona diferente al trabajador 14.1.1.Para cuota monetaria por padres 14.1.2.Para cuota monetaria de hijos de madres diferentes a la cnyuge REINGRESOS DE TRABAJADORES CUNDO RECIBE EL PRIMER SUBSIDIO LOS TRABAJADORES BENEFICIARIOS? CADUCIDAD DEL DERECHO A LA CUOTA MONETARIA DE SUBSIDIO EN DINERO QU DOCUMENTOS DEBEN ADJUNTAR A LA CARTA DE SOLICITUD PARA EL PAGO RETROACTIVO DEL SUBSIDIO FAMILIAR? QU DEBE HACER LA EMPRESA AFILIADA PARA QUE COMFAMILIAR LE EMITA EL SUBSIDIO A SUS TRABAJADORES DE MANERA MENSUAL? QU PASA SI LA EMPRESA NO CANCELA EL APORTE DENTRO DEL PLAZO SEALADO? EMISIN DE LA TARJETA PREFERENCIAL ELECTRNICA PARA PAGO DE CUOTA MONTERIA Y ACCEDER A LOS SERVICIOS 21.1.Requisitos para solicitar duplicado de la tarjeta preferencial electrnica 21.2.21.3.Cmo y dnde redime el subsidio familiar monetario cargado en la Tarjeta Preferencial?

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Cunto tiempo puede tener los valores por cuota monetaria en la Tarjeta Preferencial Electrnica? 21.4.Que debe hacer el trabajador que se retira de una empresa para reclamar del subsidio familiar monetario que tiene derecho por ese mes? RETIRO DEL TRABAJADOR

PRESENTACION La Caja de Compensacin Familiar es una entidad privada, sin nimo de lucro, que cumple funciones de seguridad social para bienestar de la familia como ncleo bsico de la sociedad y consciente de que el SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR es una alternativa de bienestar social en las empresas, su objetivo es facilitar el acceso a los servicios a todos los trabajadores de las empresas afiliadas, con tarifas subsidiadas de acuerdo a su nivel de ingresos. La Coordinacin de Aportes ha diseado este MANUAL dirigido a los EMPLEADORES Y TRABAJADORES del Departamento de Nario, para que conozcan los derechos, los beneficios y obligaciones que genera y ofrece el SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR, a travs de las Cajas de Compensacin y en particular de la CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE NARIO y con el fin, en primer lugar, de CAPACITAR a los EMPRESARIOS para que cumplan en debida forma con la obligacin legal de pagar los aportes parafiscales y para tales efectos se los orienta en el correcto diligenciamiento del proceso de afiliacin ajustado a los requisitos de ley, y en segundo lugar, tambin se CAPACITA a los TRABAJADORES para que gestionen oportuna y correctamente su afiliacin a la CAJA y de esta manera, tantos los EMPLEADORES como los TRABAJADORES Y SUS FAMILIAS reciban los beneficios, los subsidios y servicios que la Corporacin, como Institucin de Seguridad Social, por mandato legal les brinda. Este MANUAL se constituye en una herramienta permanente de consulta para empresas y trabajadores afiliados, con el objeto de hacer ms comprensible el pago de aportes para el sistema del Subsidio Familiar y el mantener actualizado el sistema de informacin con respecto a: Afiliaciones y Registro de Novedades, tanto de la empresa como del trabajador; presentndolo de forma clara describiendo los procesos

definidos en cada uno de los pasos que lo comprenden. De esta manera la Caja de Compensacin Familiar mantiene actualizada la base de datos sistematizada tanto de empresas, como de sus trabajadores afiliados.

PROPORCIONAR AL TRABAJADOR, SU FAMILIA Y COMUNIDAD, MISIN

PROPORCIONAR AL TRABAJADOR, SU FAMILIA Y COMUNIDAD, BIENESTAR Y DESARROLLO INTEGRAL, ACTUANDO EN EL SISTEMA DE PROTECCIN SOCIAL.

PROPORCIONA R AL RABAJADOR, VISIN SUFAMILIA Y COMUNIDAD,

MODERNA ORGANIZACIN CON RECONOCIMIENTO NACIONAL COMPROMETIDA EN LOGRAR LA EXCELENCIA EN LA PRESTACIN DE LOS SERVICIOS CON CALIDAD.

1.- HISTORIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR El Subsidio Familiar nace a nivel mundial, como apoyo al trabajador y su familia y como una forma de compensar las cargas econmicas que generan los gastos para el sostenimiento de esa familia como ncleo fundamental de una sociedad. l termino de Compensacin que llevan inmerso las Cajas es porque el subsidio tiene el objetivo de la compensacin como principio de redistribucin del ingreso, al posibilitar que los grandes empleadores aportan ms frente a los pequeos, para entregar a todos los beneficiarios del Sistema del Subsidio Familiar el mismo servicio en condiciones de igualdad, solidaridad y equidad. Se tiene claro que el subsidio familiar no resuelve por completo el problema social, pero si ayuda a una ms justa distribucin del ingreso, a fortalecer la institucin familiar y a mejorar la calidad de vida del trabajador. A lo largo del tiempo, la existencia del subsidio familiar monetario se ha justificado por la permanencia del bajo nivel adquisitivo de los salarios de la clase trabajadora. El pago del subsidio en dinero es el servicio que ms tiende a identificarse con la filosofa de la compensacin para la familia del trabajador beneficiario. 1.1.- SUBSIDIO FAMILIAR EN COLOMBIA 1954. Se crea la primera Caja de Compensacin como resultado de un pacto colectivo entre empresarios y Sindicatos, con el objeto aliviar las cargas que generan los hijos de trabajadores de menores ingresos. 1957. Se crea el Subsidio Familiar como una Prestacin Social. Aos 60. El gobierno permite a las Cajas hacer inversin de beneficio social en programas como salud de poblacin infantil, recreacin social, educacin, capacitacin y mercadeo. Aos 70. Se ampli programas en Salud a maternidad, vivienda, crditos y guarderas, adems de los ya existentes.

Para los aos 80 el subsidio familiar pasa a ser una prestacin social pagadera en dinero especie y servicio a los trabajadores de menores y medianos ingreso en proporcin al numero de personas a cargo. Se afilia al sistema los pensionados para acceder a los programas sociales excepto los subsidios en dinero. Con la promulgacin de la Ley 21 de 1982 (MARCO LEGAL DE LAS CAJAS DE COMPENSACION) se reorganizan los programas de las Cajas en salud, mercadeo, nutricin, educacin integral y continuada, capacitacin, servicios de biblioteca, vivienda, crditos de fomento, Recreacin Social. Aos 90. Se amplia cobertura en Salud con el Rgimen Subsidiado, las Cajas otorgan subsidio de Vivienda de Inters Social a hogares hasta de 4 SMLV, se permite a las Cajas crear nuevas empresas como EPS, IPS, Hoteles, Agencias de Viajes y Cooperacin Internacional. Desde el ao 2000 hasta la entrada en vigencia de la ley 789 de 2002 se reglamentan reas como: Atencin Integral a la Niez, Jornada Escolar Complementaria, Proteccin al Desempleo, promocin al empleo y actividad financiera Microcrdito.

1.2.- SUBSIDIO FAMILIAR EN NARIO En atencin a la Ley 58 de 1963 donde se establece la obligacin a los empresarios de cancelar un subsidio familiar a sus trabajadores, la Junta Directiva de FENALCO en asamblea general del 16 de septiembre de 1966 con la asistencia de 57 afiliados decidieron fundar la Caja de Compensacin Familiar en Nario e inicia su funcionamiento con Personera Jurdica reconocida mediante Resolucin No. 619 de 18 de octubre de 1966 de la Gobernacin de Nario. 2.- MARCO LEGAL SOBRE APORTES AL SUBSIDIO FAMILIAR El Sistema del Subsidio Familiar, delegado a las Cajas de Compensacin es regulado principalmente por la LEY 21 DE 1982, LEY 789 DE 2002, y dems normas complementarias, la ley 789 de 2002 define que la Caja tiene por objeto recaudo del aporte y el pago del Subsidio Familiar como prestacin social pagadera en dinero (llamada cuota monetaria), especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporcin al numero de personas a cargo, se crea el Fondo para fomento del empleo y subsidio al desempleo FONEDE y modifica parcialmente la Ley 21 de 1982. Existen adems otras normas complementarias que regulan los Aportes Parafiscales (aportes a Cajas, SENA e ICBF). 2.1.- DENTRO DE LA LEY 21 DE 1982 ALGUNOS ASPECTOS A DESTACAR SOBRE APORTES PARAFISCALES: El art. 7 de la Ley, establece la obligacin de pagar aportes a las Cajas: la Nacin, los Departamentos, los Establecimientos Pblicos, las empresas industriales y comerciales y las empresas de economa mixta de los rdenes nacional, departamental, intendencial, distrital y municipal y los empleadores que ocupen uno o ms trabajadores permanentes. El art.14 establece que para efectos del rgimen del Subsidio Familiar se entender por empleador toda persona natural o jurdica que tenga trabajadores a su servicio y se encuentre dentro de la enumeracin hecha en l articulo 7. El art.17 seala que para efectos de la liquidacin de los aportes al rgimen del Subsidio Familiar, SENA, ESAP, Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos e ICBF, se entiende por nomina mensual de salarios la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los trminos de la Ley Laboral CST, cualquiera que sea su denominacin y adems, los verificados por descansos remunerados de ley y convencionales o contractuales. El art. 45 seala el incumplimiento en esta obligacin es una evasin, por tanto deben permanecer al da en el pago de los aportes para no llegar a una situacin de expulsin, pero, el hecho de haber sido expulsado no lo exime de tal obligacin. El art. 92 establece que las entidades y organismos pblicos forzosamente deben incluir en sus presupuestos anuales las partidas necesarias para pago de aportes a Cajas.

2.2.- DENTRO DE LA LEY 21 DE 1982 ALGUNOS ASPECTOS A DESTACAR SOBRE BENEFICIARIOS DEL SUBSIDIO FAMILIAR: El art.18 establece: son beneficiarios del rgimen del subsidio familiar los trabajadores al servicio de los empleadores como la Nacin, los Departamentos, establecimientos pblicos, las empresas industriales y comerciales y las empresas de economa mixta de los ordenes nacional, departamental, intendencial, distrital y municipal y todo empleador que ocupe uno o ms trabajadores permanentes, trabajadores que renan los siguientes requisitos: Tener carcter de permanente, encontrarse dentro de los limites de remuneracin hasta 4 salarios mnimos legales vigentes, cumplir un mnimo de tiempo de 96 horas mensuales y tener personas a cargo, que den derecho a recibir la prestacin social del subsidio en dinero. El art. 20 establece tienen derecho al subsidio familiar en dinero, especie y servicios, los trabajadores cuya remuneracin mensual, fija o variable no sobrepase el lmite de cuatro veces el salario mnimo legal vigente que rija en el lugar donde se realiza el pago. Segn el Decreto 341 de 1988 en el articulo 58 establece que cuando un trabajador presta sus servicios a mas de un empleador, para el lmite de remuneracin se tendr en cuenta la suma de los valores recibidos en los distintos empleos. El art. 23 Establece que tendrn derecho al pago del subsidio familiar (cuota monetaria) los trabajadores que laboren diariamente ms de la mitad de la jornada mxima, legal ordinaria o totalicen un mnimo de noventa y seis (96) horas de labor durante el respectivo mes. El art. 24 Establece teniendo en cuenta el artculo 23 que el subsidio familiar se pagar durante el perodo de vacaciones y en los das de descanso o permisos remunerados de ley, convencionales o contractuales. El art. 27 Establece que darn derecho al subsidio familiar las personas a cargo del trabajador, tales como: hijos legtimos, naturales, adoptivos y los hijastros hasta la edad de 18 aos, los padres del trabajador mayores de 60 aos o sin lmite de edad cuando son invlidos, los hermanos hurfanos de padres hasta la edad de 18 aos. Los hijos y hermanos hurfanos de padres despus de la edad de 12 aos deben demostrar que estn estudiando. 3.- AFILIACIN DE LAS EMPRESAS A LA CAJA 3.1.- CMO UNA EMPRESA SOLICITA SU AFILIACIN A COMFAMILIAR? Mediante el diligenciamiento del formulario Solicitud de Afiliacin de Empresas Cdigo: F1CAP01-C01, y adjuntar los documentos solicitados en el mismo, de acuerdo al tipo de empresa, formulario que lo puede solicitar en la oficina de aportes o imprimirlos de la pagina Web www.comfamiliarnarino.com, con este documento le permite a cualquier empleador (persona natural o jurdica, privada u oficial) solicitar a Comfamiliar su registro en el Sistema del Subsidio Familiar. Los empleadores obligados al pago de aportes para Subsidio Familiar debern hacerlo a travs de una Caja de Compensacin Familiar que funcione dentro de la ciudad o localidad donde se causen los salarios o de la Caja ms prxima dentro de los lmites del departamento, cuando no exista en la localidad. 3.2.AFILIACIN DE EMPLEADORES:

Las Cajas de Compensacin Familiar tienen la obligacin de aceptar a todo empleador que solicite afiliacin, si cumple con el requisito de tener como mnimo un trabajador a su cargo. La Caja de Compensacin Familiar de Nario mediante comunicacin escrita notificar la aprobacin a su solicitud e invitara a la charla de induccin, con el objeto de explicar los deberes del empleador, as como los beneficios de sus trabajadores al tener la calidad de afiliados.

3.3.- FORMULARIO SOLICITUD DE AFILIACION DE EMPRESAS

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INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO SOLICITUD DE AFILIACION DE EMPRESAS:

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RECOMENDACIONES: 1. Revise cuidadosamente la informacin suministrada y verifique que la documentacin este completa. 2. El formulario SOLICITUD DE AFILIACIN, debe diligenciarse en original y una copia, en letra imprenta, en forma completa y sin enmendaduras. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO En la parte superior del formato se debe sealar si la empresa es principal o sucursal y registrar el ao, mes y da, en que se diligencia el formulario de solicitud de afiliacin. PARTE A. DATOS DE LA EMPRESA; Registrar los siguientes datos: 1. Razn Social de la Empresa, tal como figura en la Cmara de Comercio o Registro nico Tributario RUT o nombres y apellidos del propietario, cuando se trate de persona natural. Nit correspondiente al No de RUT, asignado por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales o cedula de ciudadana o de extranjera cuando es persona natural. Direccin principal a la que COMFAMILIAR DE NARIO le puede enviar la informacin relacionada con la empresa y sus trabajadores, con la identificacin de la ciudad, departamento, telfonos, el fax y correo electrnico. Direccin sucursal, indicando la ciudad, departamento, telfonos, el fax y correo electrnico. Nombre completo y documento de identificacin de la persona que representa legalmente a la empresa en todo lo relacionado con su actividad comercial, registrando el numero del celular o telfono.

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4. 5.

Escriba la actividad u objeto social de la empresa y el numero correspondiente a la Clasificacin Industrial Internacional Uniforme - CIIU, asignado por la Cmara de Comercio o RUT. PARTE B. NOMINA MENSUAL: Lea cuidadosamente esta parte y registre lo siguiente: 1. 2. 3. Ciudad donde se causan los salarios, es decir aquella ciudad donde el o los trabajador (es) prestan sus servicios. Nmero total de trabajadores que laboran en la empresa, indistintamente si tienen o no personas a cargo. Total de personas a cargo con derechos a subsidio familiar monetario, registrando el numero de trabajadores que tienen, hijos, hermanos hurfanos de padres menores de 18 aos y los padres mayores de 60 aos que dependan econmicamente del trabajador, y que adems su salario no sobre pase los cuatro (4) salarios mnimos mensuales legales vigentes. Valor total segn la nomina del ultimo mes causado. Nombre del mes correspondiente a la nomina que se enva.

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4. 5.

PARTE C. DATOS SOBRE LA AFILIACIN 1. Afiliacin por primera vez a COMFAMILIAR DE NARIO: Marque con una "X", la casilla correspondiente.

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2. 3.

Si ha estado afiliado a una Caja de Compensacin, indique cual y seale la fecha en que dej de pertenecer a esa Caja. Firma del Representante Legal de la Empresa y Sello: Diligenciar la parte correspondiente al compromiso y responsabilidad del representante legal de la empresa, ante la Caja de Compensacin, con su nombre y numero de documento de identificacin.

PARA USO EXCLUSIVO DE COMFAMILIAR DE NARIO En este espacio COMFAMILIAR DE NARIO consignar algn dato revelante de la empresa o los motivos de devolucin de la informacin y en caso de aceptacin, ser firmado y sellado de recibido. El suministro de datos falsos por parte del empleador, a la Caja o la violacin de la norma sobre salarios mnimos, es causal de desafiliacin segn articulo 45 de la Ley 21 de 1982. 3.5.DOCUMENTOS A ADJUNTAR (dependiendo el tipo de empresa)

3.5.1.- SOBRE CONSTITUCIN: Certificado de Existencia y Representacin legal en original, expedida por la Cmara de Comercio con vigencia no superior a (3) meses, las Personas Jurdicas presentar Personera Jurdica. Para el caso de profesionales que se dediquen a actividades propias de su profesin y no estn obligados a afiliarse a Cmara de Comercio no se exigir el certificado. Acta de posesin del Representante Legal para entidades oficiales. Fotocopia del Formulario de Inscripcin en el RUT (Registro nico Tributario). Fotocopia Cdula Representante Legal. Cuando se trate de Unin Temporal y Consorcio, Acta de Constitucin. Cuando se trate de Contratista copia del contrato por el cual se afilia y copia del acta de inicio. Una vez finalizado el contrato y posterior a la afiliacin debe allegar copia del acta final para desactivar parcialmente por ese contrato. En el caso de contratos ya ejecutados debe incluir acta de inicio y acta final para registrar los aportes y posteriormente desactivar parcialmente por terminacin del contrato.

3.5.2.- COOPERATIVAS Y PRECOOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO: Copia de los Estatutos en los que conste la facultad de afiliarse a una Caja de Compensacin Familiar. Acreditacin de su personera jurdica y certificado de existencia y representacin legal expedido por la autoridad competente y copia de la Resolucin expedida por el Ministerio de la Proteccin Social mediante el cual fueron aprobados los regmenes de compensaciones y trabajo asociado. Relacin de los cooperados y sus beneficiarios.

3.5.3.- SOBRE AFILIACIN ANTERIOR: Si est o ha estado afiliado a otra Caja de Compensacin Familiar presentar: Certificado de Paz y Salvo de la Caja donde estuvo afiliado.

3.5.4.- SOBRE NMINA:

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Copia de la nmina mensual de salarios causados o certificacin donde relaciona los trabajadores vinculados laboralmente en el Departamento de Nario, debidamente firmada por Representante Legal o del responsable de oficina de Recursos Humanos o Relaciones Laborales. NOTA: Para Empresas que hayan pagado meses anteriores antes de la afiliacin, anexar copia comprobante de pago en caso de consignacin o reporte de planilla nica. 3.6.AFILIACIN VOLUNTARIA DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES, PENSIONADOS Y DESEMPLEADOS (Afiliados Facultativos).

La afiliacin de los trabajadores independientes, pensionados y desempleados aplica para aquellos que decidan VOLUNTARIAMENTE afiliarse a una Caja de Compensacin Familiar, conforme al principio de libertad de escogencia que deber ser respetado por la respectiva Caja, y pagar el 2% sobre sus ingresos. Los Pensionados por vejez o invalidez y Jubilados podrn afiliarse a la Caja de Compensacin Familiar, aportando el 2% de su mesada pensional. Estos aportes los hace la entidad que tenga a cargo el pago de la pensin siempre y cuando la Caja tenga convenio con la entidad, de lo contrario el pensionado es quien efecta los pagos cada mes, y los independientes pagan el 2% mnimo sobre el salario mnimo legal vigente. 3.6.1.- REQUISITO DE AFILIACIN PARA AFILIADOS FACULTATIVOS: Diligenciar el formulario segn tipo de trabajador a mquina o letra imprenta legible y clara. No debe contener ningn tipo de enmendaduras. En Caso que el Trabajador Independiente, Pensionado y Desempleado no tenga Beneficiarios debe adjuntar los siguientes documentos al formulario de afiliacin: Fotocopia de la Cdula de Ciudadana. Desprendible de la mesada en caso de ser pensionado.

En Caso que el Trabajador Independiente, Pensionado y Desempleado que tenga Beneficiarios debe adjuntar los siguientes documentos segn las personas a cargo que va a afiliar: 1. Registro civil de los hijos, sea cual fuere su calidad (legtimos, extramatrimoniales, hijastros, adoptivos) en el que incluya el nombre de los padres; hasta la edad de 18 aos. Registro civil de los hermanos hurfanos de padre y madre, con edades entre los 0 y 18 aos. Certificado de defuncin de los padres si el servicio se pide para hermanos hurfanos a cargo del Trabajador Independiente. Certificado escolar para los hijos y los hermanos hurfanos con edades entre los 12 a 18 aos. Certificado de invalidez para hijos y hermanos hurfanos que presenten certificado de invalidez en el cual incluya la valoracin expedida por E.P.S. o mdico legista. Fotocopia de los documentos de identidad (cdula o tarjeta) tanto del trabajador facultativo como de las personas a cargo del mismo.

2. 3. 4. 5.

6.

Si el trabajador facultativo va a afiliar a los padres que se encuentren a cargo mayores de 60 o invlidos sin limite de edad debe adjuntar:

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Registro civil o partida de nacimiento del trabajador para verificar parentesco. Fotocopia de la cdula de ciudadana de los padres y del trabajador siempre y cuando estn a cargo del Trabajador Independiente, pensionado o desempleado y los va a afiliar. Declaracin juramentada de dependencia econmica cuando se trate de hermanos, hijastros o padres del Trabajador Independiente. Certificado de invalidez si se trata de padres con esta caracterstica.

4.- QUINES ESTN OBLIGADOS A PAGAR APORTES PARAFISCALES A LA CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR, SENA E ICBF? Todos los empleadores, persona natural o jurdica, pblico o privado que ocupen uno o ms trabajadores permanentes. Se entiende por trabajador permanente, quin ejecute labores propias de las actividades normales del empleador y no realice un trabajo ocasional, accidental o transitorio. Trabajo ocasional, accidental o transitorio es el de corta duracin y no mayor de un mes que se refiere a labores distintas de las actividades normales del patrono. No podrn considerarse trabajadores ocasionales quienes trabajan ms de cuatro horas diarias y totalicen al mes mnimo 96 horas y los trabajadores en obras de construccin que son contratados por obra o por actividad. Adicionalmente, cuando exista una relacin laboral que implica una actividad personal, subordinada y dependiente, el contrato se torna laboral y por tanto est obligado a afiliarse a la Caja y pagar los aportes parafiscales. Los aportes parafiscales corresponde al 9% del valor de la nomina mensual, incluidos todos los factores salriales, tal como lo contempla l articulo 17 de la Ley 21 de 1982. El valor aportado por los empleados 9% de parafiscales, del sector pblico se distribuye as: 4% Cajas de Compensacin. 3% I.C.B.F. 0.5% SENA. 0.5% ESAP. 1% Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos Nacionales, Departamentales, Distritales y Municipales. El valor aportado por los empleados 9% de parafiscales del sector privado se distribuye as: 4% Cajas de Compensacin. 3% I.C.B.F. 2% SENA. 4.1.- EN QU FECHA DEBEN CANCELARSE LOS APORTES? Dentro del plazo sealado en el Decreto 1670 de marzo 18/2007, teniendo en cuenta los dos ltimos dgitos de su NIT y si tienen ms de 200 trabajadores o menos de 200. 4.2.- DNDE Y CMO DEBEN CANCELARSE LOS APORTES? A travs del pago integral a la Seguridad Social y Parafiscales PILA Planilla nica pagos electrnicos o asistidos, establecidos en el decreto 1465 de mayo 2005, Resolucin 634 de 2005 y decreto 1931/2006. 4.3.- EXCEPCIONES PARA PAGO DE APORTES:

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Estn dentro de las excepciones para pago de aportes las Universidades pblicas aprobadas por el ICFES, no estn obligadas a efectuar aportes para el SENA, ICBF y Cajas de Compensacin (Ley 789 de 2002 Artculo 52). 5.- PAGO DE APORTES PARAFISCALES

5.1.- PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACIN DE APORTES A SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES PILA Es un sistema inteligente de pago implementado por el Gobierno Nacional a travs del Ministerio de la Proteccin Social, reglamentado en el decreto 1465 de 2005, 1931 de 2006 y resolucin 634 entre otras, este sistema busca facilitar a los Aportantes la realizacin de pagos a travs de transferencias electrnicas, uso de Internet. Dentro de los beneficios se puede mencionar la comodidad y facilidad para la realizacin de trmites y pagos mensuales al sistema de seguridad social, salud, pensin y riesgos profesionales, y parafiscales, ya que no es necesario diligenciamiento de formularios para cada administradora y realizar consignaciones de manera independiente en cuentas de bancos de estas entidades. Este instrumento liquida los aportes que deben ser pagados de conformidad con las normas que rigen cada subsistema y le informa a la persona el valor total que debe pagar y el subtotal por cada subsistema. El valor se determina segn la informacin que cada persona incluya en la Planilla, porque en ella debe sealarse cuanto es el ingreso de la personas (IBC), cul es la condicin de cada persona, si es un pensionado, si es un estudiante, si pertenece a la carrera diplomtica, si es un trabajador domstico, si es independiente o dependiente, si se trata de una madre comunitaria, entre otras condiciones o tipos de cotizantes que existen. ASOCAJAS como operador de informacin aprobado por el Ministerio de la Proteccin Social opera con la Caja de Compensacin Familiar de Nario y pone a disposicin el mejor servicio en este proceso. El aportante o empresario puede ingresar la informacin detallada de sus empleados al sistema del Operador de Informacin de dos maneras: Ingreso manual de datos y desde archivo plano, el cual debe estar estructurado de acuerdo a las resoluciones del Ministerio de la Proteccin Social Nos. 634, 1317 y 2310 del ao 2005, para empresas con mas de 200 trabajadores. Si el aportante posee una cuenta bancaria y acceso a Internet puede realizar el pago de planilla nica de manera ELECTRNICA, para lo cual solicita una clave en el banco donde tiene la cuenta, de esta manera se libera de las colas al momento del pago. Si el aportante posee una cuenta bancaria y no tiene acceso a Internet o puede acceder a Internet y no posee cuenta bancaria o en el peor de los casos no cuenta con ninguna de las dos, puede realizar el pago de planilla nica a travs del Pago de manera ASISTIDA, para lo cual los caf Internet autorizados por el Operador lo asiste en la elaboracin de la planilla para pago nico, este le imprime el numero de la planilla de pago, con cinco opciones de pago, el primer da de vencimiento y los siguientes 5 das, a los cuales se suman los intereses de mora, con esta informacin cancela en el banco autorizado y en las fechas previstas, este pago lo hace en efectivo. Esta modalidad de pago de planilla asistida opera para empresas de menos de 30 trabajadores y para trabajadores independientes. 5.1.1.- CMO REALIZA EL PAGO POR MEDIO ELECTRONICO? Ingresa a la pagina Web de la Caja o a la del operador, as: www.comfamiliarnarino.com, y/o www.asocajas.org.co y se registra para acceder al servicio de pago electrnico, as obtiene de manera rpida y fcil sus claves de ingreso. 5.1.1.1.- CMO REALIZA EL PRE-REGISTRO? Ingresa a la pgina Web de la Caja o del Operador de Informacin ASOCAJAS: www.comfamiliarnarino.com, www.asocajas.org.co.

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Oprime el icono interactivo PAGO A SEGURIDAD SOCIAL, ingresa en el enlace regstrese aqu, para ingresar los datos de la empresa y enviar la informacin. Registrar el correo electrnico donde el usuario del programa recibir la clave con la cual ingresar al programa. Con la clave enviada por ASOCAJAS dentro de las 24 horas siguientes debe ingresar y confirmar los datos registrados anteriormente e ingresa al usuario autorizado con una clave personal que el mismo usuario crea (8 caracteres alfanumricos), de esta manera la clave enviada por el Operador queda anulada y da clic en enviar datos. Ingresa nuevamente con el usuario y clave personal la que acaba de crear y el sistema le muestra el men donde le aparecen las siguientes carpetas: 1. Administracin: en esta carpeta puede realizar cualquier modificacin de datos del empleador, crea los centros de trabajo (la clase de riesgos que tiene la empresa) y crea usuarios. Datos de liquidacin: en esta carpeta crea empleados, y todas las novedades que se presenten. Pago Asistido, consignacin en esta carpeta genera la planilla asistida y la referencia de pago y consulta. Pago electrnico, esta carpeta carga archivos y genera la planilla automticamente y se utiliza para consultar la planilla. Consultas y reportes, en esta carpeta puede imprimir cualquier clase de reporte tanto de autoliquidacin como generales de todo el sistema electrnico o asistido. Ayuda, carpeta cuando sea eliminar planillas, cambiar clave y cerrar sesin.

2. 3. 4. 5.

6.

Solo tiene que llenar una planilla por una sola vez y no una para cada subsistema o administradora (EPS, AFP, ARP, Caja de Compensacin, SENA e ICBF). Para los independientes, en general, solo se aportar a salud (EPS) y pensiones (AFP) la afiliacin a riesgos profesionales (ARP) es voluntaria. Los trabajadores independientes que estn contratados por una empresa pueden hacer convenio con la empresa que ser la empresa la que realice los pagos, la empresa lo puede hacer marcando al trabajador como independiente, pero deber pagar todos los subsistemas del trabajador independiente, es decir salud y pensin y, si voluntariamente as lo quiere el contratista, tambin riesgos profesionales. 5.1.1.2.- VERIFIQUE EL RESULTADO. Una vez se diligencia la planilla el sistema hace la liquidacin por usted. Debe verificar que el valor a pagar corresponda con los aportes de ley. 12.5% del IBC a salud (8.5% con cargo al empleador y 4% al empleado) o para trabajadores independientes el 12.5%. El 15.5% del IBC en pensiones (11.625% del empleador y 3.875% al empleado), para los trabajadores independientes ser el total a su cargo. En riesgos profesionales depende de la actividad de la empresa y est a cargo del empleador. El 4% del valor de la nmina para caja de compensacin, 3% para ICBF y 2% para el SENA, tambin a cargo del empleador. Si el empleado o el trabajador independiente reciben salario o ingreso superior a 4 salarios mnimos legales mensuales, debe pagarse el aporte al Fondo de Solidaridad Pensional, equivalente al 1% del IBC a su cargo. Si adems la persona recibe salario o ingreso igual a 16 Salarios mnimos el valor del aporte al Fondo de Solidaridad Pensional se incrementa, as:

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Ingreso igual o superior a 16 SMLMV hasta a 17 SMLMV Ingreso igual o superior a 17 SMLMV hasta a 18 SMLMV Ingreso igual o superior a 18 SMLMV hasta a 19 SMLMV Ingreso igual o superior a 19 SMLMV hasta a 20 SMLMV Ingreso superior a 20 SMLMV

1.2 % 1.4 % 1.6 % 1.8 % 2 %

5.2.- FECHA DE PAGO DE APORTES A SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES REGLAMENTADO EN EL DECRETO 1670 DEL 14 DE MAYO DE 2007 Por medio del cual se modifican las fechas de obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes y se modifica parcialmente el Decreto 1931 de 2006, para pequeos Aportantes que cuenten con menos de 20 trabajadores y para trabajadores independientes, y se establecen las FECHAS DE PAGO A TRAVS DE PLANILLA NICA, de acuerdo a los dos ltimos dgitos del Nit y teniendo en cuenta la clasificacin de las empresas con menos de 200 trabajadores, mas de 200 trabajadores y trabajadores independientes, as:

El sistema de planilla nica teniendo como base su Nit le seala la fecha de pago y le controla esa fecha, si el pago se realiza en fecha posterior a la de vencimiento, automticamente le liquida intereses de mora, cuando paga de manera electrnica o en las 5 liquidaciones adicionales que le calcula cuando cancela de manera asistida. 5.3.- SANCIONES POR EL NO PAGO A TRAVS DE ESTE MEDIO. En adicin a las sanciones sealadas en el artculo 5 del Decreto 1465 de 2005, por el incumplimiento de lo previsto en este decreto, sern aplicables aquellas previstas en la legislacin vigente respecto de los empleadores, impuestas por el Ministerio de la Proteccin Social. Dichas sanciones son las que se establecen en el artculo 230 de la Ley 100 de 1993:

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ARTCULO 230. RGIMEN SANCIONATORIO. La Superintendencia Nacional de Salud, previa solicitud de explicaciones, podr imponer, en caso de violacin a las normas contenidas en los artculos 161, 168, 178, 182, 183, 188, 204, 210, 225 y 227, por una sola vez, o en forma sucesiva, multas en cuanta hasta de 1.000 salarios mnimos legales mensuales vigentes a favor de la subcuenta de Solidaridad del Fondo de Solidaridad y Garanta. 5.4.- SE DEBEN PAGAR INTERESES DE MORA POR LOS APORTES QUE SE PAGUEN DESPUES DE LA FECHA MAXIMA?, MINISTERIO O EL OPERADOR DE INFORMACION PUEDEN PERDONAR ESOS INTERESES? Los intereses de mora por pagos tardos al Sistema de la Proteccin Social, estn establecidos en la Ley de tiempo atrs y no pueden ser condonados por el Ministerio de la Proteccin Social ni por ninguna otra autoridad, ni por las administradoras ni por los operadores de informacin, porque son de cada uno de los subsistemas. Ahora bien, si se presenta un retraso en el pago que no sea culpa del aportante, ste podr exigir al operador de informacin que los cubra, siempre que se demuestre que el no pago fue por culpa de dicho operador. 6.- FACTORES BASE DE LIQUIDACION DE APORTES PARAFISCALES Son base de aportes parafiscales toda remuneracin que recibe un trabajador, para lo cual media un contrato de trabajo definido como aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurdica, bajo la continua dependencia o subordinacin de la segunda mediante la remuneracin. Los elementos esenciales de un contrato de trabajo son: La actividad personal del trabajador. La continua subordinacin o dependencia del trabajador respecto del empleador. Un salario como retribucin del servicio. Con relacin al personal contratado con contrato por prestacin de servicios, si se demuestra la existencia de una relacin laboral que implique una actividad subordinada y dependiente, el contrato se torna en laboral y por consiguiente se deben cancelar los respectivos aportes parafiscales. (Concepto 12111 de 1997 de la Superintendencia del Subsidio Familiar, sentencia C-056 de 1993 y C-154 de 1997 de la Corte Constitucional). Son factores de salario base para pago de aportes parafiscales los siguientes: 6.1.- Para el Sector Privado segn artculos 127 y 128 del Cdigo Sustantivo de Trabajo, lo contemplado en convenios o pactos colectivos. Sueldo Sobresueldo Salario Integral (70%) Jornales Compensaciones Bonificaciones habituales Comisiones o porcentajes sobre ventas Pagos por unidad de tiempo, por obra, a destajo y tareas Contratos agrcolas Salario en especie Trabajo a domicilio

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Horas extras dominicales y festivos Recargo nocturno Viticos permanentes (alojamiento y manutencin) Vacaciones Vacaciones compensadas Primas extralegales de: Rendimiento Alimentacin Costo de vida Navidad Produccin Clima Vacaciones Antigedad Todas las primas que por su sistema de pago se consideren habituales.

NOTA: Esta enumeracin es meramente numerativa no taxativa y por lo tanto si la Caja comprueba que un pago efectivo al trabajador tiene las caractersticas de factor salarial los podr incluir en el proceso de fiscalizacin. 6.2.- Para el Sector Pblico del Orden Nacional: Los factores salriales para empresas del sector publico del orden nacional se encuentran regulados por el Decreto 1042 de 1978, y en su artculo 42 entre otros factores de salario cita, adems de la asignacin bsica fijada por la ley, para los diferentes cargos del valor del trabajo suplementario y del realizado en jornadas nocturnas o en das de descanso obligatorio, constituyen salario, todas las sumas que habitual y peridicamente recibe el empleado como retribucin de sus servicios. Son Factores de Salario base para liquidar aportes parafiscales en empresas pblicas del orden nacional: Sueldo Salario integral (70%) Horas extras, dominicales y festivos Incremento por antigedad Prima tcnica (Artculos 49 y 47 Decreto 1042) Gastos de representacin Auxilio de transporte Auxilio de alimentacin Prima de servicios Bonificaciones por servicios prestados Viticos de los funcionarios en comisin Vacaciones Prima de vacaciones Otras prestaciones extralegales NOTA: Esta enumeracin es meramente numerativa no taxativa y por lo tanto si la Caja comprueba que un pago efectivo al trabajador tiene las caractersticas de factor salarial los podr incluir en el proceso de fiscalizacin. 6.3.- Para el Sector Pblico del Orden Territorial (Departamentos, Distritos y Municipios):
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Los factores base de liquidacin de aportes para empresas del orden territorial se encuentran regulados por el Decreto 1919 del 27 de agosto de 2002 y circular 01 del 28 de agosto de 2002 del Departamento Administrativo de la Funcin Publica. Son Factores de Salario base para liquidar aportes parafiscales en empresas pblicas del orden territorial: Sueldo Salario integral (70%) Horas extras, dominicales y festivos Incremento por antigedad Prima tcnica Gastos de representacin Auxilio de transporte Auxilio de alimentacin Prima de servicios Bonificaciones por servicios prestados Viticos de los funcionarios en comisin Vacaciones Prima de vacaciones Otras prestaciones extralegales

NOTA: Esta enumeracin es meramente numerativa no taxativa y por lo tanto si la Caja comprueba que un pago efectivo al trabajador tiene las caractersticas de factor salarial los podr incluir en el proceso de fiscalizacin. 6.4.- Para Empresas Publicas Domiciliaras(Cuando la empresa tiene el carcter de oficial) Los factores base de liquidacin de aportes para empresas pblicas domiciliarias se encuentran regulados por la Ley 142 de 1994 en su artculo 41 en concordancia con el artculo 5 del decreto 3135 de 1968 Las personas que prestan sus servicios en los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias y establecimientos pblicos, son empleados pblicos; sin embargo los trabajadores de la construccin y sostenimiento de obras pblicas son trabajadores oficiales. En los estatutos de los establecimientos pblicos se precisar qu actividades pueden ser desempeadas por personas vinculadas mediante contrato de trabajo. Las personas que prestan sus servicios en las empresas industriales y comerciales del Estado son trabajadores oficiales; sin embargo, los estatutos de dichas empresas precisarn qu actividades de direccin o confianza deben ser desempeadas por personas que tengan la calidad de empleados pblicos. 6.5.- Factores Base de Aportes para el Sector de la Construccin Los factores base de liquidacin de aportes parafiscales para empresas del sector de la contraccin estn regulados por las siguientes normas: Decreto 2375 de 1974: creacin del FIC (fondo para la industria de la construccin) se paga nicamente al SENA y establece la liquidacin presuntiva cuando reglamenta que la industria de la Construccin destina el 25% de los costos a mano de obra, la cual es base de liquidacin aportes parafiscales del 9%.

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Decreto 083 de 1976, establece que el dueo obra es responsable de los aportes parafiscales. Ley 21 de 1982 establece la obligacin de pagar aportes quien tiene trabajadores a cargo. Decreto 562/90 establece mecanismos para asegurar el pago aportes para proteccin social (salud, pensin, riesgos y parafiscales). l articulo 50 de la Ley 789 de 2002 establece que las entidades oficiales que contraten obras civiles de mantenimiento o construccin antes del pago deben exigir al contratista paz y salvo de parafiscales (Caja 4%, SENA 2%, ICBF 3%), en caso de no presentar estn en la obligacin de retener los valores por estos conceptos y transferir a las administradoras de estos recursos.

6.6.- No son factores base para liquidar aportes parafiscales: 30% del salario integral. Salario del propietario de empresa y su cnyuge si existe (empresa persona natural). Empresas unipersonales, sociedades de hecho. Prima de servicios (sector privado). Cesantas. Intereses sobre cesantas. Indemnizaciones. Auxilio de: Transporte (sector privado). Maternidad. Anteojos. Escolares. Incapacidades (enfermedad general y maternidad). Honorarios. Servicios. 7.- OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR AFILIADO 1. Tienen la obligacin de pagar aportes a las Cajas: Los empleadores quienes ocupen uno o ms trabajadores, los contratistas y subcontratistas independientes, los beneficiarios del trabajo o dueo de la obra son solidariamente responsables del cumplimiento de la obligacin frente a sus trabajadores del pago de aportes para Subsidio Familiar. Todos los empleadores tienen la obligacin de informar oportunamente todo hecho que modifique la calidad de afiliado al rgimen de subsidio familiar, respecto de los trabajadores a su servicio. Los pagos por concepto de aportes se realizaran por parte de los empleadores dentro de las fechas establecidas en el decreto 1670 de mayo de 2007. El empleador debe afiliarse en la ciudad o localidad donde se causen los salarios. El clculo del 4% para aportes al Subsidio Familiar, se realiza con base al monto de las respectivas nminas mensuales. Para efecto de liquidacin de los aportes antes mencionados se entiende por nmina mensual de salarios, la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los trminos de la Ley laboral cualquiera que sea su denominacin y adems los verificados por descansos remunerados (vacaciones) de ley y convencionales o contractuales. Es deber de los empleadores informar a sus trabajadores la afiliacin a la respectiva Caja y el pago de los aportes, para que los trabajadores igualmente se afilien y obtengan los servicios que sta ofrece.

2.

3.

4.

5.

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6.

Es deber de los empleadores informar cualquier modificacin en la empresa, cambio de direccin, cambio de representante legal, cambio de razn social, liquidacin de la empresa o cancelacin de matricula mercantil por terminacin de la empresa o por venta entre otros.

7.1.- INFORME DE NOVEDADES DE EMPRESAS AFILIADAS Es deber de la Empresa mantener actualizada la informacin en la Caja donde se encuentre afiliada, cualquier variacin en su razn social, Nit, Direccin, Representante Legal entre otras debe informarse. Igualmente la terminacin de actividades sea por Venta, Liquidacin, Fallecimiento propietario, debe reportarse a la Caja, caso contrario le generar morosidad con las consecuencias estipuladas por la ley. NOTA: SI EL EMPLEADOR ES PERSONA NATURAL NO PUEDE SER TRABAJADOR DE SU PROPIA EMPRESA, NI SER BENEFICIARIO DEL SUBSIDIO FAMILIAR 7.1.1.- Razones por las cuales la empresa afiliada debe presentar actualizacin de datos a la Caja a. Cambio de Razn Social o Nombre: se presenta cuando el empleador conserva el mismo Nit o cdula, pero cambia la razn social o nombre. Para modificar el empleador debe presentar: Si es Persona Jurdica: carta informando el nombre o razn social anterior, nmero del Nit y el nuevo nombre, y adjuntar certificado de existencia y representacin legal. Si es Persona Natural: carta informando el nombre o razn social anterior, adjuntar certificado de Cmara de Comercio, nmero del Nit o cdula y el nuevo nombre y fotocopia de la cdula de ciudadana. Cambio de Nit y Razn Social: la empresa cambia de Nit y razn social, pero conserva las siguientes condiciones: los trabajadores son los mismos para la nueva razn social y son liquidados, el objeto social sigue siendo el mismo y el representante legal es la misma persona. Para modificar en la Caja el empleador debe presentar: Formulario de afiliacin para el nuevo Nit, con todos los soportes. Desafiliacin definitiva del Nit anterior, con Certificado de Cmara de Comercio de cancelacin de matricula mercantil. Desafiliacin Definitiva: documentos que se requieren cuando la empresa se liquida definitivamente:

b.

c.

Registro Cmara de Comercio de Cancelacin Matrcula Mercantil. En los siguientes casos: Terminacin de Actividades. Disolucin y Liquidacin. Concordato. Venta de la empresa o Fallecimiento del propietario. Documento Legal de Terminacin de la Empresa en el caso de Entidades Oficiales, Decretos, Resoluciones, Acuerdos, y que la fecha igualmente coincida con el ltimo mes del aporte a la Caja. d. Retiro Parcial de la Empresa: se presenta cuando hay retiro de todos los trabajadores dependientes y la empresa contina funcionando con el propietario y en la base de datos queda registrada como retiro parcial, en este caso enviar oficio de solicitud y copia de los retiros de EPS y ARP de los trabajadores o reporte de Planilla nica.

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En el caso de contratistas, uniones temporales o consorcios y que su afiliacin obedece a un contrato de construccin, se puede desafiliar parcialmente al terminar un contrato, para lo cual debe allegar a la Caja el acta final del contrato. e. Cambio de Zona: Carta de solicitud firmada por el Representante Legal solicitando cambio de Zona, Pasto, Ipiales, Tumaco. Cuando se trate de afiliaciones de trabajadores en estas zonas del departamento de Nario. f. Modificacin de Fecha para Pago de Subsidio: Se hace solamente por peticin de la Oficina de Subsidio, para el caso de pago de retroactivo para cuota monetaria, cuando la empresa cancela aportes por periodos anteriores a la fecha de afiliacin a la Caja. Cambio de Direccin o Telfono: Solicitud escrita por la empresa. Cambio de Representante Legal: Si es Persona Natural: Cancelacin de Matricula Mercantil y/o Traspaso del siguiente Representante Legal. (Por venta o cesin de derechos). Si es Persona Jurdica: Registro de Cmara y Comercio con cambio del Representante Legal para empresas privadas; para publicas, acta de posesin; para Cooperativas, Asociaciones, Colegios entre otras presentar actas de nombramiento. 8.- BENEFICIOS DE AFILIACIN 8.1.- BENEFICIOS PARA EMPLEADORES Los empleadores que cumplen con la obligacin de pagar los aportes parafiscales como ordena la ley 21 de 1982 obtienen los siguientes beneficios: La Direccin de Impuestos Nacionales deduce de la declaracin de renta y complementarios el valor equivalente a los salarios sobre los cuales se realiz los aportes. Las Cajas, el SENA e ICBF le expiden paz y salvos y/o certificaciones por pago. Posibilidad de realizar contratos o convenios con el sector oficial a nivel nacional, departamental y distrital.

g. h.

8.2.- BENEFICIOS PARA LOS TRABAJADORES DE LAS EMPRESAS AFILIADOS Para definir los beneficios de los trabajadores que dependen de una empresa afiliada, debemos primero clasificar a estos trabajadores de la siguiente manera: 8.2.1TRABAJADORES AFILIADOS AL RGIMEN DEL SUBSIDIO FAMILIAR:

Son todos los trabajadores de carcter permanente que prestan sus servicios personales a un empleador pblico o privado, afiliado a una Caja de Compensacin. Se entiende que un trabajador se encuentra afiliado a una Caja de Compensacin, cuando el respectivo empleador al cual se encuentra vinculado haya sido aceptado y permanezca vigente su vinculacin con la Caja y no haber sido objeto de retiro voluntario debidamente aceptado, o expulsado de conformidad con lo previsto en el Artculo 45 de la Ley de 1982. La afiliacin de los pensionados y los trabajadores independientes permanece vigente desde su aceptacin hasta su retiro voluntario, o prdida de su calidad por el no pago de los aportes por el lapso de 3 meses consecutivos.

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8.2.2.- TRABAJADORES BENEFICIARIOS DEL SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO: Son trabajadores beneficiarios de todos los servicios de la Caja y del Subsidio en dinero llamado cuota monetaria, los trabajadores de carcter permanente afiliados al rgimen del subsidio familiar, con remuneracin hasta cuatro veces (4) el Salario Mnimo Legal Vigente SMLV, con personas a cargo debidamente demostrada allegando los documentos que le den derecho a percibir la prestacin del subsidio familiar en dinero. 8.3- TRABAJADORES INDEPENDIENTES Y DESEMPLEADOS AFILIADOS A LA CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR: Son las personas que no encontrndose dentro de las categoras anteriores, pueden tener acceso a los servicios sociales de las Cajas de Compensacin Familiar por disposicin de la Ley o en desarrollo de convenios por las mismas, su afiliacin a la Caja es Voluntaria. 8.4.PENSIONADOS AFILIADOS AL RGIMEN DEL SUBSIDIO FAMILIAR:

Son las personas que tienen calidad de pensionado y se encuentran voluntariamente afiliadas a una Caja de Compensacin Familiar, como afiliacin voluntaria. Los pensionados afiliados gozan de todos los servicios de la Caja igualmente sus personas a cargo incluido el subsidio de vivienda, excepto la cuota monetaria. 9.- RGIMEN ESPECIAL DE APORTES PARAFISCALES Segn la ley 789 de 2002 rgimen especial de aportes para la promocin del empleo y proteccin al desempleo, estarn excluidos del pago de aportes parafiscales los empleadores que vinculen trabajadores adicionales a los que tenan en promedio en el ao 2002 con las siguientes caractersticas, siempre que estos no superen mas de tres salarios mnimos legales mensuales vigentes: Personas que hayan sido vinculadas para prestar el servicio a una empresa desde los lugares donde se encontraren privadas de la libertad o fueren vinculadas mediante contrato de trabajo sin solucin de continuidad despus de haber recobrado la libertad. Personas con disminucin de su capacidad laboral superior al 25% debidamente calificada por entidad competente. Reinsertados de grupos al margen de la ley, debidamente certificados por entidad competente. Personas entre 16 y 25 aos estudiantes y trabajadores mayores a 50 aos. Los estudiantes con jornadas de estudio diaria no inferior a 4 horas, que a su vez trabajen en jornadas de hasta 4 horas diarias o en jornadas flexibles de 24 horas semanales, sin exceder la jornada de 6 horas diarias, estarn excluidos de los aportes parafiscales siempre que no sobrepasen mas del 10% del valor de la nomina respectiva de la empresa, sus empleadores debern efectuar los aportes a pensin, salud y riesgos profesionales en proporcin a los porcentajes establecidos y su base de cotizacin ser de un salario mnimo legal mensual vigente. Jefes cabeza de hogar, segn la ley 789 de 2002 la persona que demuestre haber sido afiliada anteriormente como cotizante y no como beneficiaria a una EPS o a la Caja con personas a cargo y que al momento de recibir el beneficio no este afiliada como empleada ni a un EPS ni a una Caja, ni como cotizante ni como beneficiaria.

Las empresas que pretenden contratar trabajadores para hacerse acreedores al rgimen especial de aportes deben acreditar: El valor de los aportes parafiscales al momento y durante toda la ejecucin del contrato debe ser igual o superior a la suma aportada durante el periodo inmediatamente anterior a la contratacin ajustada al IPC ajustado por el DANE. Que no tenga deudas pendientes frente a periodos anteriores por concepto de aportes parafiscales, pensiones, salud y riesgos profesionales.

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El valor de los aportes exentos no podr representar mas del 10% de los aportes que la empresa deba realizar normalmente por cada uno de los aportes parafiscales, objeto de la exencin temporal. Empresas entre 5 y 10 trabajadores tendr derecho a la exencin de aportes por un trabajador adicional. La exencin prevista se aplicar siempre que la tasa de desempleo certificada por el DANE sea superior al 12%, mientras persista la situacin en la respectiva regin en la que opere el sistema de Cajas de Compensacin y mximo tendr una vigencia de 4 aos contados a partir de la fecha en que entre a regir la ley 789 de 2002.

9.1.- Afiliacin Voluntaria para trabajadores de Rgimen Especial de Aportes l articulo 19 de la ley 789 de 2002 establece Rgimen de afiliacin voluntaria para expansin de cobertura de servicios sociales para aquellos empresarios que voluntariamente quieran afiliar a los trabajadores por los que no estn obligados a aportar a las Cajas de Compensacin por ser beneficiarios del rgimen especial de aportes de que trata l articulo 13 de la misma ley, en este caso el empresario debe pagar el 0.6% sobre una base de un salario mnimo legal mensual vigente, sin que esta suma otorgue derechos sobre el pago de subsidios monetarios, limitndose el beneficio a actividades de recreacin, capacitacin y turismo social en igualdad de condiciones frente a los dems afiliados a la Caja. 10.- PROCESOS DE FISCALIZACIN Y COBRO Los empleadores tienen la obligacin de enviar la respectiva nomina de salarios, cuando lo solicite la Caja a la que estuvieren afiliados y deben permitir la revisin de la misma en la sede de la empresa o domicilio del patrn. (Articulo 50 decretos 341 de 1988). Los profesionales de fiscalizacin autorizados por la Caja de Compensacin podrn verificar en las empresas la afiliacin correcta y oportuna de los trabajadores a las respectivas entidades de seguridad social, como tambin los aspectos relacionados con las nominas y con los diferentes elementos integrantes del salario que la conforman, con el objeto de establecer que efectivamente se encuentran bien liquidados los aportes de conformidad con las normas que rigen el Subsidio Familiar, ley 21 de 1982, decreto 1042 de 1978 y dems normas complementarias. El rgimen de Seguridad Social y las Cajas de Compensacin podrn establecer conjuntamente mecanismos para que todos los trabajadores dependientes puedan estar protegidos por el rgimen de Seguridad Social y Subsidio Familiar, en los trminos y condiciones sealados en la ley, desde el momento de su vinculacin laboral. (Articulo 12 Decreto 562 de 1990). La Superintendencia del Subsidio Familiar velar porque no se presente evasin y elusin de aportes por parte de los afiliados a las Cajas, en tal sentido podrn solicitar informacin a las entidades rectoras del rgimen general de pensiones, a la DIAN, a las entidades recaudadoras territoriales y otras entidades que reciban contribuciones sobre nomina (articulo 24 numeral 10 ley 789 de 2002). Las Cajas de Compensacin podrn acudir ante los inspectores de trabajo con el fin de hacer cumplir las obligaciones de los empleadores en cuanto a la afiliacin de los trabajadores, lo mismo que para verificar las bases de liquidacin y el pago oportuno de los aportes parafiscales sin perjuicio de las acciones civiles y administrativas a que haya lugar (articulo 5 decreto 562 de 1990). La DIAN podr levantar la reserva de las declaraciones de impuesto sobre la renta y complementarios, nicamente en relacin con los pagos laborales objeto de los aportes, para efectuar cruces de informacin con el ISS, ICBF, SENA y Cajas de Compensacin, tendientes a verificar l cumplimento del pago de los aportes a dichas entidades y a peticin de cualquiera de estos organismos (articulo 4 ley 89 de 1988 articulo 587 del Estatuto Tributario). Igualmente estas entidades podrn suscribir todo tipo de convenio interinstitucional para el intercambio, procesamiento o complementacin de la informacin en materia de afiliaciones, liquidacin y pago oportuno de aportes (articulo 12 decreto 562 de 1990). 10.1.- EMPRESAS EN MORA

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Cuando una empresa se encuentre en mora en el pago de dos meses de aportes o existe inexactitud en los mismos, la liquidacin que realice un funcionario autorizado del rea de aportes de la Caja y presente ante el representante legal de la misma, ser titulo ejecutivo de cobro de los aportes adeudados (articulo 21 pargrafo 4 ley 789 de 2002). La Caja no est obligada a pagar el Subsidio Familiar en dinero a aquellos trabajadores cuyo empleador est en mora. La Caja de Compensacin Familiar de Nario ofrece la oportunidad a las empresas en mora, de realizar un convenio de pago y de esta manera facilitarles la cancelacin de los perodos adeudados. Para ello la empresa se puede comunicar con la Coordinacin de Aportes de la Caja y suscribir el convenio de Pago. 10.1.1a. SANCIONES POR MORA EN EL PAGO DE APORTES

Por parte de la Caja: Suspensin de servicios y subsidio tales como Subsidio de Vivienda, Servicios de Crdito por libranza o mercadeo y subsidio en dinero.

l articulo 21 de la ley 789 de 2002 establece cuando la Caja deba desafiliar a una empresa o afiliado, por mora en dos (2) meses en el pago de sus aportes en formar reincidente o inexactitud en los mismos, para ello deber previamente darle oportunidad de que se ponga al da o corrija las inconsistencias, para lo cual otorgar un lapso prudencial contado a partir de la fecha de recibo de la liquidacin escrita de lo adeudado. Pasado el trmino previsto y no cumple con el pago proceder a su desafiliacin como expulsin de la base de datos, mediante resolucin motivada firmada por el Consejo Directivo de la Caja o quien haga sus veces, pero deber volver a recibir la afiliacin si se la solicitan, previa cancelacin de lo adeudado, ms los aportes correspondientes al tiempo de la desafiliacin. Tambin podr expulsar una empresa cuando se presente una de las siguientes causas graves (articulo 45 ley 21 de 1982 y dems normas complementarias): Suministro de datos falsos por parte del empleador a la Caja. Violacin a las normas sobre salario mnimo legal. Disminucin de aportes sin causas justas. No envo de informes sobre novedades de trabajadores que den lugar Pago de Subsidio Familiar en dinero fraudulento. b. Por parte de la DIAN: El empleador que no acredite el pago de aportes parafiscales con la presentacin del paz y salvo expedido por la Caja de Compensacin Familiar, la DIAN le desconoce las deducciones por salarios de su respectiva declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios y desarrollar programas de fiscalizacin para verificar el incumplimiento de los contribuyentes con los aportes parafiscales y proceder al rechazo de costos y deducciones. (Artculo 25 ley 789 de 2002). Por parte del Ministerio de la Proteccin Social y de la Superintendencia del Subsidio Familiar: Al empleador que incumpla con cualquiera de las siguientes conductas: No inscribir en la Caja de Compensacin a todas las personas con las que tenga vinculacin laboral, siempre que exista la obligacin, no pagar cumplidamente el pago de aportes parafiscales a la Caja y no girar oportunamente los aportes y cotizaciones a la Caja de acuerdo con las disposiciones legales y no informar los retiros y las novedades laborales de sus trabajadores frente a la Caja, el Ministerio de la Proteccin Social y la Superintendencia del Subsidio Familiar le impondrn multas sucesivas de hasta 1000 Salarios mnimos mensuales legales vigentes a favor del Fondo para el Fomento al Empleo y Proteccin al Desempleo previsto en la ley 789 de 2002.

c.

10.2.- EMPRESA EVASORA:

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Son Evasoras las Empresas o Empleadores que ocupan u o ms trabajadores permanentes y no se encuentran registrados en el sistema del subsidio familiar, en ninguna de las cajas de compensacin que operan en el Departamento y puede ser causada por la informalidad o desconocimiento de la Ley y puede ser voluntario o involuntaria.

10.3.- EMPRESA ELUSORA: Son las empresas afiliadas, que realizando los aportes mensualmente, excluyen alguno(s) de los elementos integrantes del salario, o excluyen algn(os) trabajador(es), con el pago de aportes con el pago de sumas inferiores a la obligacin real.

11.- SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO 11.1 QU TRABAJADORES TIENEN DERECHO AL SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO? Artculo 3 Ley 789/02 Tienen derecho al subsidio familiar en dinero los trabajadores cuya remuneracin mensual, fija o variable no sobrepase los cuatro (4) SMLV, siempre y cuando laboren al menos 96 horas al mes; y que sumados sus ingresos con los de su cnyuge o compaero (a) permanente, no sobrepasen el monto de seis (6) SMLV. 11.2.- TRABAJADOR QUE LABORA EN VARIAS EMPRESAS: Cuando el trabajador presta sus servicios a ms de un empleador, se tendr en cuenta para efectuar el cmputo para el cobro del subsidio familiar monetario, el tiempo diario laborado y el salario devengado para todas ellas y se debe afiliar por la empresa que devengue mayor salario. Si el salario es igual el trabajador puede escoger la empresa por la cual se afilia a la Caja. NOTA: En ningn caso se debe afiliar por ms de una empresa a una Caja de Compensacin Familiar. 12.- PERSONAS A CARGO BENEFICIARIAS DEL SUBSIDIO FAMILIAR Las personas a cargo beneficiarias del subsidio familiar en dinero y en especie esta reglamentado en l articulo 3 pargrafo 1, de la Ley 789 de diciembre 2002, y se encuentran las siguientes: 1. Hijos legtimos, naturales, adoptivos e hijastros, hasta la edad de 18 aos o sin lmite de edad cuando presentan invalidez, entre los 12 y 18 aos deben demostrar estar estudiando. 2. Padres del trabajador mayores de 60 aos o sin lmite de edad, cuando son invlidos, siempre y cuando ninguno de los dos reciban salario, renta o pensin alguna y dependan econmicamente del trabajador, no podrn cobrar simultneamente este subsidio mas de uno de los hijos trabajadores. 3. Hermanos del trabajador hurfanos de padre y madre, hasta la edad de 18 aos o sin lmite de edad cuando son invlidos, entre 12 y 18 aos deben estar estudiando, siempre y cuando convivan y dependan econmicamente del trabajador. 12.1.- CMO SE INSCRIBEN LAS PERSONAS A CARGO? Presentando formulario de afiliacin de trabajador completamente diligenciado y adjuntando los documentos requeridos para caso dependiendo de la persona a cargo a inscribir, as: 12.1.1.- HIJOS, LEGITIMOS, NATURALES, ADOPTIVOS O HIJASTROS, (Independiente del estado civil del trabajador).

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Registro civil de nacimiento de los hijos en el cual figure el nombre de los padres. Registro Civil de matrimonio o partida de matrimonio eclesistico siempre y cuando exista y est legalizado el matrimonio de lo contrario deben presentar declaracin juramentada en la que conste que convive en unin libre con la madre de los menores que relaciona como hijos y que dependen econmicamente del trabajador. Escritura de adopcin cuando el hijo a inscribir es adoptivo. Si los hijos son mayores de doce (12) aos certificado de estudio de establecimiento docente debidamente aprobado. Certificado de invalidez por la EPS donde se encuentre afiliado cuando el menor es invlido. Fotocopia cdula del trabajador. Fotocopia cdula de la madre. Cuando se afilia hijastros deben adjuntar copia del carn de afiliacin o certificacin de la EPS donde se encuentre afiliado como beneficiario.

12.1.2.- CNYUGE Se registra en el formulario con el nmero de cdula y la fecha de nacimiento adjuntado fotocopia de la cedula de ciudadana.

12.1.3.- PADRES MENORES DE SESENTA (60) AOS DE EDAD INVALIDOS Registro civil de nacimiento del trabajador en el cual figure el nombre de los padres. Fotocopia cdula del trabajador. Fotocopia cdula de ciudadana de los padres. Certificado de invalidez expedido por la EPS donde se encuentre afiliado. Declaracin Jurada sobre dependencia econmica y manifestacin de que no reciben salario, renta o pensin alguna ninguno de los dos padres.

12.1.4.- PADRES MAYORES DE SESENTA (60) AOS Registro civil de nacimiento del trabajador en el cual figure el nombre de los padres. Fotocopia cdula del trabajador. Fotocopia de la cdula de ciudadana de los padres. Certificado de supervivencia expedido por notara o alcalda. Declaracin jurada sobre dependencia y que no reciben salario, renta o pensin alguna. Si alguno de los dos es fallecido adjuntar registro civil de defuncin.

12.1.5.- HIJASTROS DENTRO DE UN MATRIMONIO Registro civil o eclesistico de matrimonio. Registro civil de nacimiento del hijastro en el cual figure el nombre de los padres. Si el hijastro es mayor de doce (12) aos certificado de estudio. Declaracin jurada sobre: 1.- dependencia econmica, 2.- que conviva con el hijastro un lapso superior a dos (2) aos, 3.- que el padre o madre biolgicos no recibe cuota monetaria. Fotocopia del carn EPS donde este afiliado el hijastro por el trabajador que lo afilia a la Caja.

12.1.6 HIJASTROS DENTRO DE UNA UNION LIBRE

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Registro civil de nacimiento del hijastro en el cual figure el nombre de los padres. Si el hijastro es mayor de doce (12) aos certificado de estudio. Declaracin jurada sobre: 1.- dependencia econmica, 2.- que conviva con el hijastro un lapso superior a dos (2) aos, 3.- que el padre o madre biolgicos no recibe cuota monetaria, 4.- que convive con el padre o la madre del menor. Fotocopia del carn EPS donde este afiliado el hijastro por l.

12.1.7- HERMANOS HURFANOS DE PADRES Certificado de defuncin del padre y la madre del trabajador. Registro civil de nacimiento de los hermanos en el cual figure el nombre de los padres. Si el hermano es mayor de doce (12) aos certificado de estudio. Los hermanos cuando no son reconocidos por el padre no se aceptan. Registro civil del trabajador.

12.1.8- PADRES, HERMANOS HURFANOS DE PADRES, HIJOS: INVLIDOS Certificado de invalidez expedido por la EPS, donde se encuentre afiliado.

12.2.- C MO SE ACREDITA LA ESCOLARIDADO Y LA SUPERVIVENCIA DE LAS PERSONAS A CARGO? Anualmente el trabajador debe actualizar el certificado escolar debidamente firmado por el establecimiento docente, de los beneficiarios del subsidio monetario, hijos, hijastros y hermanos hurfanos de padres mayores de doce (12) aos, en pocas de inicios del ao escolar o inicios del semestre universitario. Para hijos mayores de 18 aos, padres mayores de 60 aos, hermanos hurfanos de padre y madre mayores de 18 aos discapacitado o invlidos, dependientes del trabajador deben presentar en septiembre de cada ao, documento que acredite la SUPERVIVIENCIA, firmado por notario publico o entidad competente en el municipio o localidad donde habite el hijo, padre o hermano, discapacitado. 12.2.1.- FECHAS LMITE DE PRESENTACIN CERTIFICADO ESCOLAR En la fecha de afiliacin y se renueva cada ao escolar en septiembre y hasta el 10 Octubre de cada ao, certificado de escolaridad en educacin primaria y secundaria, de establecimiento docente debidamente certificado. Para estudiantes universitarios el 10 Agosto y 10 Enero de cada ao. 12.2.2- FECHA LMITE DE PRESENTACIN DE CERTIFICADO DE SUPERVIVENCIA PARA LOS PADRES MAYORES DE 60 AOS, O HIJOS, HERMANOS HUERFANOS DE PADRE Y MADRE MAYORES DE 18 AOS DISCAPACITADOS O PADRES MENORES DE 60 AOS DISCAPACITADOS deben presentar certificados de supervivencia en la fecha de afiliacin y anualmente se debe actualizar el certificado de supervivencia en septiembre y hasta el 10 de octubre de cada ao.

12.2.3.-QUINES PUEDEN COBRAR SUBSIDIO FAMILIAR SIMULTNEAMENTE?

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Podrn cobrar simultneamente subsidio familiar por los mismos hijos, el padre y la madre cuyas remuneraciones sumadas las dos, no excedan el equivalente a cuatro salarios mnimos legales vigentes SMLV. Si los ingresos son superiores a cuatro (4) salarios mnimos legales vigentes y menos de seis (6) SMLV, podr cobrar subsidio monetario uno de los cnyuges o compaeros (as), y si al sumar los salarios de los dos cnyuges exceden de seis (6) salarios mnimos ninguno de los dos podr cobrar subsidio familiar monetario. NOTA: El cobro de subsidio monetario simultneo por padres o hermanos hurfanos de padres del trabajador no aplica, en este caso solo pueden ser inscritos a travs de un solo hijo o hermano a una sola Caja de Compensacin Familiar. 12.2.4. FORMULARIO DE AFILIACION DE TRABAJADORES Y PERSONAS A CARGO AL SUBSIDIO FAMILIAR

El Formulario de Afiliacin de trabajadores y personas a cargo, se diligencia en los siguientes Casos: Afiliacin del trabajador y personas a cargo por primera vez, se diligencia este formulario cuando por primera vez registra su afiliacin a la Caja de Compensacin. Cuando el trabajador cambia de empresa, en este caso el trabajador solo diligencia el formulario sin anexar documentos bsicos excepto aquellos que tenga que actualizar como certificados de escolaridad o supervivencias. Adicin de personas a cargo, aplica cuando el trabajador ya esta afiliado a la Caja y nace un nuevo hijo en su hogar, o los padres que dependan econmicamente alcanzan la edad requerida para su afiliacin. Cuando el trabajador se reintegra a la misma empresa solo se diligencia el formulario tal como se seala en cambio de empresa. Cuando Registra un Auxilio por muerte, este caso aplica cuando se registra un fallecimiento del trabajador o de una persona a cargo, para efectos de reclamar el auxilio establecido en este caso.

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12.2.5.- INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMEINTO DEL FORMULARIO DE AFILIACIN DE TRABAJOR. Llene la informacin correspondiente a datos de la empresa por la cual se afilia, datos del trabajador y datos de las personas a cargo en letra imprenta o a maquina, en forma completa y sin enmendaduras, antes de entregar el formulario revise cuidadosamente la informacin suministrada y verifique que el formulario este firmado por el trabajador y el representante legal de la empresa. Los datos generales de la empresa, del trabajador, de la cnyuge y de las personas a cargo, que consigne en el formulario, deben corresponder exactamente a los documentos soportes: En primer lugar seala en el espacio en blanco al frente de la descripcin del tramite a realizar si se trata de afiliacin por primera vez, cambio de empresa, etc. Datos de la empresa: Se registra el Nit, la razn social, la direccin y telfono de la empresa por la cual se afilia el trabajador. Datos del Trabajador: Se registra el primer apellido, segundo apellido, nombres, cedula, fecha de nacimiento del trabajador, su direccin, ciudad, si su trabajo se desarrolla en el sector urbano o rural, el telfono, l genero, el estado civil, la fecha de ingreso a la empresa, el cargo que desempea, sealar si trabaja tiempo completo y el numero de horas, el salario bsico, si gana comisiones, tipo de contrato, si es fijo la fecha de terminacin del mismo. Datos de la Cnyuge o compaera permanente: En este espacio se registra los datos de la cnyuge o la compaera con la cual convive el trabajador, sealando si recibe subsidio familiar y si manifiesta si registra la empresa por la cual lo recibe. Datos del Cnyuge o compaera permanente: En este espacio se llenan si afilia a hijos extramatrimoniales habidos en mujeres diferentes a la cnyuge o compaera permanente, en cuyo caso se registran los datos de la madre ya que la cuota monetaria se gira a nombre de sta. Datos de las personas a Cargo del Trabajador: Se registran en orden primer apellido, segundo apellido, nombres, fecha de nacimiento, documento de identidad, genero, seala s su estado fsico normal o discapacidad y el parentesco con el trabajador. Aqu se registran los hijos, padres mayores de 60 aos, hermanos hurfanos de padre y madre que afilia previo cumplimiento de los requisitos de personas a cargo. Datos de la ultima Empresa donde Comfamiliar le cancel la cuota monetaria, llena estos espacios siempre y cuando el trabajador se afilia por cambio de empresa, en cuyo caso debe anotar la razn social de la empresa, su Nit y fecha de retiro. Finalmente firma el trabajador despus de la leyenda Bajo la gravedad del juramento declaro que este formulario ha sido examinado por m y todos los datos que a mi se refieren son exactos, y firma el representante legal de la empresa por la cual se afilia.

13- SUBSIDIO MONETARIOS ESPECIALES O EXTRAORDINARIOS 13.1.- POR DEFUNCIN DEL TRABAJADOR: Artculo 3 numeral 6 de la Ley 789/2002. En caso de muerte de un trabajador beneficiario, la Caja de Compensacin Familiar, continuar pagando durante doce (12) meses el monto del subsidio por personas a cargo, a la persona que acredite haberse responsabilizado de la guarda, sostenimiento o cuidado de las personas a cargo del trabajador fallecido. El responsable de la guarda de las personas a cargo deber presentar formulario de afiliacin de trabajador y personas a cargo marcando el espacio auxilio por muerte, al cual debe adjuntar registro civil de defuncin. Esta informacin deber ser dentro de los 60 das siguientes a ocurrir el fallecimiento, caso contrario perder este auxilio.

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El empleador dar aviso inmediato de la muerte de un trabajador afiliado a la Caja de Compensacin Familiar donde certifique la fecha hasta la cual el trabajador labor. 13.2.- POR DEFUNCIN DE PERSONA A CARGO: Artculo 3 numeral 5 de la Ley 789/2002. En caso de muerte de una persona a cargo por la cual el trabajador estuviere recibiendo subsidio familiar, se pagar un subsidio extraordinario por el mes en que este ocurra, equivalente al valor de 12 mensualidades de la cuota monetaria que viniere recibiendo por la persona fallecida. Para reclamar este subsidio el trabajador debe presentar formulario de afiliacin de trabajador y personas a cargo marcando el espacio auxilio por muerte y adjuntar el registro civil de defuncin. 13.3.- DOBLE CUOTA MONETARIA POR DISCAPACIDAD, artculo 3 numeral 4 de la Ley 789 de 2002. Los padres, los hermanos hurfanos de padre y madre y los hijos, que sean invlidos o de capacidad fsica disminuida que les impida trabajar, causaran doble cuota de subsidio, familiar sin limitacin en razn de su edad. El trabajador beneficiario deber demostrar que las personas se encuentran a su cargo y conviven con l. 13.4.- TRABAJADOR CON MS DE UN GRUPO FAMILIAR: El trabajador (a) tiene derecho a inscribir en La Caja de Compensacin a todos los hijos que dependan econmicamente de l o ella, sean stos habidos con uno u otro compaero (a) que convivan o no. 14.- DEVOLUCIN DE CUOTA MONETARIA En forma inmediata, los trabajadores deben devolver a la Seccin de Subsidio, la cuota monetaria como subsidio en dinero, que se haya liquidado a un trabajador que a la fecha de liquidacin se encuentre retirado o que estando activo no tenga derecho a dicho subsidio por haber laborado menos de 96 horas en el respectivo mes o por haber superado el lmite de remuneracin sealado por la Ley. PARGRAFO: La empresa ser responsable ante la Caja por el valor del subsidio que se gire sin derecho a los trabajadores dependientes. RECLAMOS: La relacin de la Caja, es directamente con la empresa afiliada, por lo tanto, todos los reclamos los debe hacer la misma por escrito, a travs de la persona encargada del manejo de la relacin Caja-Empresa o directamente por el trabajador beneficiario. 14.1.- TRMITE PARA SOLICITAR QUE LA CUOTA DEL SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO SEA GIRADO A PERSONA DIFERENTE AL TRABAJADOR 14.1.1.-PARA CUOTA MONETARIA POR PADRES: la persona interesada (el Trabajador o el Padre beneficiario) debe elaborar una solicitud por escrito que contenga los siguientes datos: Nombre y nmero de cdula del trabajador. Motivos por los que hace la solicitud. Firma y cdula de ciudadana de quin hace la solicitud.

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Esta solicitud debe ser presentada a la oficina de Subsidio de Comfamiliar de Nario. La Caja efectuar un estudio del caso y si considera que el subsidio familiar debe ser girado a persona distinta del trabajador, realiza los registros necesarios en el sistema para que la cuota monetaria sea girada a la persona autorizada. 14.1.2.-PARA CUOTA MONETARIA POR HIJOS DE MADRE DIFERENTE A LA CNYUGE: Aplica nicamente en el caso que el trabajador es el padre biolgico en cuyo caso presentar custodia expedida por I.C.B.F o sentencia de juzgado sobre patria potestad de los hijos, en cuyo caso el subsidio ser girado al padre. 15- REINGRESOS DE TRABAJADORES Cuando un trabajador se retira de una empresa y vuelve a ingresar en una fecha posterior a la misma empresa o a una diferente, afiliada a la Caja de Compensacin Familiar de Nario COMFAMILIAR NARIO, puede ser inscrito en la Caja con el diligenciamiento del Formulario de Afiliacin Trabajadores y Personas a cargo marcando la casilla reingreso o cambio de empresa segn el caso, no adjunta documentos de las personas a cargo ingresadas la primera vez, pero, si entre las personas a cargo estn hijos, hermanos hurfanos de padre y madre mayores de doce (12) aos y/o padres por los que reciban subsidio familiar monetario, deben presentar actualizados adjuntos al formulario, los siguientes documentos: Certificado escolar Certificado de supervivencia NOTA: En los reingresos se activarn las mismas personas que el trabajador tena afiliadas antes del ltimo retiro. Es responsabilidad del trabajador indicar si no desea reingresar alguna de estas personas. 16- CUNDO RECIBEN EL PRIMER SUBSIDIO LOS TRABAJADORES BENEFICIARIOS? Los trabajadores beneficiarios de subsidio familiar monetario o de servicios tienen derecho, desde el primer mes por el cual la empresa cancel aportes, siempre y cuando presente el formulario de inscripcin de los trabajadores con todos los documentos de Ley solicitados para cada caso, dentro de los sesenta (60) das siguientes a la aceptacin de la afiliacin de la empresa, estos beneficios los recibe a travs de la TARJETA PREFERENCIAL ELECTRONICA. Si la empresa se toma los sesenta (60) das de Ley para inscribir sus trabajadores, puede solicitar el pago retroactivo de este perodo enviando una comunicacin a la Seccin de Subsidio, siempre y cuando haya sido emitido el subsidio monetario del primer mes. 17.- CADUCIDAD DEL DERECHO A LA CUOTA DE SUBSIDIO EN DINERO Las acciones correspondientes al subsidio familiar prescriben en los trminos del Cdigo Sustantivo de Trabajo. Sin embargo, el derecho a la cuota correspondiente a un mes determinado, caduca al vencimiento del mes subsiguiente, en relacin con los trabajadores que no hayan aportado las pruebas del caso, cuando el respectivo empleador haya pagado oportunamente los aportes de ley por intermedio de una Caja de Compensacin Familiar, el trabajador presenta los documentos a los 90 das de que la empresa pago los aportes del primer mes, no tiene derecho a la cuota monetaria por ese mes. En otras palabras tiene derecho a retroactivo nicamente por dos meses. 18.- QU DOCUMENTOS DEBEN ADJUNTAR A LA CARTA DE SOLICITUD PARA EL PAGO RETROACTIVO DEL SUBSIDIO FAMILIAR? 1 2 Fotocopias de las nminas de salarios, de los meses por los cuales se solicitan los subsidios. Adjuntar las novedades presentadas en dicho perodo como incapacidades, vacaciones, licencias no remuneradas, etc.

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19.- QU DEBE HACER LA EMPRESA AFILIADA PARA QUE COMFAMILIAR LE EMITA EL SUBSIDIO A SUS TRABAJADORES DE MANERA MENSUAL? Cancelar oportunamente sus aportes dentro del plazo sealado en los Decretos 1670 de 2007 y tener los trabajadores y personas a cargo inscritos o sea haber presentado a la Caja el formulario de afiliacin de trabajador y personas a cargo y haber adjuntado los documentos que demuestren que tiene personas a cargo. 20.- QU PASA SI LA EMPRESA NO CANCELA EL APORTE DENTRO DEL PLAZO SEALADO? Si la empresa no cancela de manera oportuna el aporte, la Caja no le liquida la cuota monetaria del mes que no ha cancelado, el sistema acumular dichos subsidios y sern girados con la emisin siguiente. 21.- EMISIN DE LA TARJETA PREFERENCIAL ELECTRNICA PARA PAGO DE CUOTA MONETARIA Y ACCEDER A LOS SERVICIOS Una vez el trabajador legalice su afiliacin con sus personas a cargo ante la Caja, esta le emite una tarjeta Preferencial electrnica, la cual ser emitida al mes siguiente de la afiliacin del trabajador y podr retirarla en la Coordinacin de Tesorera de la Caja, esta no tiene fecha de vencimiento pues su naturaleza vigencia indefinida. Esta Tarjeta servir para redimir el subsidio familiar en dinero y acceder a los servicios de la Caja como carn de afiliacin. NOTA: Cuando el trabajador se retira de la empresa, debe conservar la Tarjeta Preferencial. La empresa no debe pedir su devolucin.

21.1.- REQUISITOS PARA SOLICITAR DUPLICADO DE LA TARJETA PREFERENCIAL Oficio motivado del trabajador beneficiario, solicitando el duplicado dirigido a la Coordinacin de Subsidio. Cancelacin del valor establecido para tal fin. Denuncia por perdida o hurto.

21.2.- CMO Y DONDE SE REDIME EL SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO CARGADDO EN LA TARJETA PREFERENCIAL? El trabajador beneficiario del subsidio familiar monetario, puede redimir la cuota monetaria en cualquiera de los puntos de venta: Supermercados y Drogueras de COMFAMILIAR NARIO y lo puede retirar parte en efectivo y en productos, o todo en productos, presentando la Tarjeta Preferencial de pago electrnico de subsidio y su documento original de identificacin, en cuyo caso tendr descuento del 3% en la compra. Igualmente la Caja ha establecido convenio con una Entidad Financiera para que pueda redimir el subsidio en efectivo. 21.3.- CUNTO TIEMPO PUEDE TENER LOS VALORES POR CUOTA MONETARIA EN LA TARJETA ELECTRONICA?

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Los valores cargados en la tarjeta preferencial electrnica solo estn hasta 6 meses, pasado este tiempo estos dineros regresan a las cuentas de la Caja. Si un trabajador tiene derecho a determinado valor que la Caja haya regresado a sus cuentas, debe tramitar su reintegro. 21.4.- QU DEBE HACER EL TRABAJADOR QUE SE RETIR DE UNA EMPRESA, PARA RECLAMAR EL SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO A QUE TIENE DERECHO EN ESE MES? Debe presentarse en cualquiera de los puntos de venta de COMFAMILIAR NARIO o en la entidad autorizada en la fecha de liquidacin que realiza la Caja mensualmente.

22.- RETIRO DEL TRABAJADOR La empresa es la responsable de informar cualquier modificacin que ocurra con sus trabajadores dentro del mismo mes que ocurra y en momento del pago del aporte respectivo. Si por falta de informacin de la empresa la Caja liquidara valores por cuotas monetarias de trabajadores retirados por falta de notificacin la empresa ser la responsable de los pagos indebidos y deber reintegrar dichos dineros a las arcas de la Caja.

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