Microsoft Project Server 2010 Integrao com o SAP

Alavanque o potencial do Project Server para fornecer solues de Business Intelligence de previso de recursos rentveis e apropriadas atravs da integrao com o SAP e outros Sistemas ERP!

Tim Runcie, MCTS, MCP, MVP, PMP Doc Dochtermann, PMP, PMI-SP, MCTS Chetan Patel, MCP, PMP

Janeiro de 2012

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Integrao do Microsoft Project Server 2010 com o SAP

Resumo executivo
Este white paper traa os benefcios e cenrios para integrar o Microsoft Project Server 2010 com o ERP da SAP, em particular integrando o sistema de relatrios em tempo real da SAP com o poder de planejamento e previso de recursos divididos ao longo do tempo do Project Server 2010. Esta integrao rentvel e permite que a origem de registro Reais (relatrios de Custo e Tempo) traga o realizado para as atividades de planejamento para as quais escritrios de Projeto/Programa ou grupos de Agendamento usam o Project Server 2010. Esta conexo e este processo permitem que uma grande empresa nacional reduza drasticamente o tempo gasto no planejamento e tenta mapear o realizado diretamente com a forma em que o calendrio da organizao funciona. Alm disso, permite recursos de relatrios avanados do Microsoft Project Professional, Project Server e SharePoint Server e coloca o planejamento e os relatrios diretamente nas mos dos usurios finais. Este white paper no um documento de sistema tcnico detalhado ou de programao, mas um estudo de caso de solues de cliente com foco no valor da integrao de sistemas de uma Organizao de Planejamento de Projetos e Recursos.

Integrao do Microsoft Project Server 2010 com o SAP

Sumrio
Resumo executivo ......................................................................................................................................... 3 Sumrio ......................................................................................................................................................... 4 Quem deve ler este white paper? ................................................................................................................ 6 Viso geral das necessidades do negcio ..................................................................................................... 7 Requisitos do Cliente ....................................................................................................................... 7 1. 2. 3. 4. 5. Gerenciamento de recursos: ........................................................................................ 7 Contabilidade e Planejamento de Custos: ................................................................... 8 Planejamento e Previso: ............................................................................................. 8 Anlise do Usurio Final / Necessidades de Relatrios & Trabalho: ............................ 8 Negcios de Alto Nvel / Requisitos de Custos:............................................................ 8

Abordagem da Soluo, Etapas, Problemas & Resolues ......................................................................... 10 Sistemas e Deficincias Existentes do Cliente: .............................................................................. 10 Sistemas Tcnicos e Principais Produtos Usados:.......................................................................... 11 Etapas da Soluo Planejada: ........................................................................................................ 13 Armadilhas e Problemas Descobertos e Solues: ........................................................................ 14 Soluo Final do Cliente ................................................................................................................. 15 Diagrama da Integrao Project Server / SAP: .............................................................................. 16 Detalhes das Principais Etapas da Integrao: .............................................................................. 17 Integrao Project Server / SAP: .................................................................................................... 19 Infraestrutura do Servidor: ............................................................................................................ 20 Visual/Relatrios para o Usurio Final:.......................................................................................... 21 Resultado do Cliente e Benefcios da Soluo ............................................................................................ 24 Opes de Integrao com o SAP ............................................................................................................... 26

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Solues de Terceiros: ................................................................................................................... 26 Outros Recursos a serem verificados: ........................................................................................... 26 Resumo dos Pontos Principais .................................................................................................................... 27 Glossrio ..................................................................................................................................................... 28 Referncias.................................................................................................................................................. 29 Informaes da Empresa ............................................................................................................................ 30

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Quem deve ler este white paper?

Este no um documento tcnico e, ao contrrio, descreve a histria de um cliente sobre uma integrao bemsucedida de relatrios em tempo real do SAP com o planejamento e previso de recursos divididos ao longo do tempo para os quais Escritrios de Projeto/Programas ou grupos de Agendamento usam o Project Server 2010 para gerenciar. Este white paper detalha abordagens e solues que funcionam usando ambos Microsoft Project Server 2010 e Microsoft Project Professional 2010 para o desenvolvimento de relatrios e para gerenciar a Projeo do Realizado, Capacidade de Recursos e Demanda. O documento destinado para os seguintes pblicos principais: Gerentes de TI que procuram maximizar a integrao de relatrios com sistemas CFOs que investiram pesado em sistemas ERP mas desejam o poder do Project Server e de Relatrios Profissionais do Project Organizaes de projeto que gostariam de escalar e implementar o Project Server sem abandonar fluxos de trabalho existentes e funcionalidades de sistemas ERP existentes. Parceiros que desejam compreender as armadilhas e o caminho da soluo para ajudar seus clientes a alavancar a integrao do Project Server com o SAP e outros Sistemas de RH e Previso de Recursos Fornecedores de Solues que procuram resolver abordagens de integrao para trazer custos, trabalho e o planejamento do realizado de outros sistemas

Os leitores conhecero o poder da integrao do Project Server 2010 com um ERP existente ou sistemas legados e maximizaro as capacidades do desenvolvimento de relatrios de gerenciamento de demanda e recursos. As armadilhas e o caminho da soluo que ajudaremos a identificar podem auxiliar organizaes a adotar rapidamente um ambiente do Project Server 2010 sem desistir ou iniciar um corte de sistemas existentes / legados. A abordagem descrita neste White Paper habilita as primeiras etapas e ROI rpido para organizaes que possuem oramentos menores ou desejam mostrar rapidamente o poder do Project Server e Project Desktop 2010. Com as solues e arquitetura ricas e poderosas conectadas no Project Server, Project Professional e SharePoint Server, isso mais possvel do que nunca. O PPM da Microsoft recebeu a avaliao mais alta possvel no recm lanado Gartner Project and Portfolio Applications MarketScope; relatrio completo: A Microsoft avaliada no Gartner Project and Portfolio Applications MarketScope. O Microsoft Project Server 2010 auxilia organizaes a tomar melhores decises de capacidadeplanejamento com o Portfolio Project Management (PPM). A integrao com um ERP e outros sistemas de Linha de Negcios (LOB) tambm economiza tempo para os funcionrios atravs de processos automatizados e uma interface mais automatizada mais simples, ganha mais visibilidade em projetos e gerenciamento de recursos aprimorado.

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Viso geral das necessidades do negcio

O estudo de caso em que este projeto est baseado aconteceu para um cliente que a maior concessionria de distribuio de propriedade do investidor do Canad, fornecendo mais energia do que qualquer outra concessionria na provncia - aproximadamente 21 por cento do total da energia consumida na Colmbia Britnica. A empresa emprega mais de 2.000 pessoas e atende mais de 1,1 milho de clientes em 135 comunidades. O principal desafio apresentado para a Advisicon Inc (um parceiro Microsoft Gold Certified Project Management) era como fornecer solues de Business Intelligence de previso de recursos rentveis e apropriadas atravs da integrao com o ERP corporativo e com outros sistemas de Linha de Negcio (LOB). O cliente usa o SAP como sistema corporativo, onde o Realizado do Quadro de Horrios (Timesheet Actuals) e a Carga de Trabalho Planejada (Planned Workload) esto reunidos de forma centralizada. Este cliente tambm incentiva planejamento externo adicional e sistemas de agendamento de previso (ClickSoftware) para ajudar a identificar a carga de trabalho de atribuies e disponibilidade de recursos dos funcionrios. Os sistemas ERP e LOB no estavam conectados e no atendiam suas necessidades de previso de carga de trabalho, planejamento de demanda de recursos e agendamento detalhado. O Microsoft Project Server 2010 foi introduzido para fornecer recursos de Trabalho e Recursos abrangentes s equipes de agendamento e planejamento. Ele foi visto como uma soluo de software que poderia abrir caminho na complexa e difcil tarefa de relatar, acompanhar e mapear o realizado para o trabalho e os recursos agendados.

Requisitos do Cliente
Os requisitos do cliente a seguir foram crticos para o sucesso da Integrao do Microsoft Project Server 2010 com o SAP. Eles foram agrupados em categorias.

1. Gerenciamento de recursos:
importante gerenciar os Requisitos de Recursos de forma proativa e reativa ao longo do ciclo de vida do Projeto. Os Gerentes de Projeto e de Recursos precisam compreender as capacidades a curto prazo e a longo prazo da organizao. Os principais requisitos nesta rea incluam: Integrar o Project Server 2010 com o SAP R3 (CATS), SAP CO e outros sistemas de RH e Agendamento de Recursos (ou seja, o ClickSoftware) Traduzir a Disponibilidade de Recursos/Calendrio (do SAP R3) para o Calendrio do Project, Disponibilidade de Recursos (que mudava mensalmente) Habilitar anlises do tipo e se e recursos de relatrios que permitissem aos usurios finais e planejadores alavancar o Project Professional 2010 novo e aprimorado no balanceamento de recursos semanal, planejamento e sesses de previso Trazer informaes de disponibilidade e capacidade de pico dos recursos que mudavam mensalmente

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2. Contabilidade e Planejamento de Custos:

Realmente capturar estimativas de custo realistas e rastrear o realizado permite que a gerncia avalie o desempenho financeiro ao longo do ciclo de vida do projeto. A equipe de Gerenciamento de Projetos e Planejadores de Recursos precisam obter dados financeiros precisos de forma rpida e fcil a partir dos sistemas LOB adequados. Os principais requisitos financeiros incluam: Utilizar o Trabalho Realizado (Work Actuals) e Custo Realizado (Cost Actuals) para Projetos, Regies e Departamentos de Recursos Utilizar o Project Server 2010 e o Project Professional 2010 para clientes para modelar e planejar, analisar impactos de previso de custos e testar solues de recursos rentveis Estabelecer a habilidade de ter vrias alteraes de taxa de custo ao longo do tempo

3. Planejamento e Previso:
Planejamento e Previso de Capacidades para as habilidades certas no momento certo uma necessidade crtica para Gerentes de Projetos e de Recursos. Planejamento de trabalho e previso de recursos melhores aumenta a preciso de entregas e concluso de projetos. A habilidade de atender aos seguintes requisitos de planejamento: Alavancar o poder do Project Server 2010 para fornecer Business Intelligence de Previso de Recursos em tempo hbil e rentvel Gerenciar milhares de atribuies de tarefas para recursos e equipes de trabalho e permitir organizao rpida por regies, territrios, distritos e municpios Maximizar o ROI do Planejamento de Capacidades de Recursos Estratgicos para o Project Server atravs da integrao rentvel com o SAP Criar vises divididas ao longo do tempo de realizados planejados e recursos sobre/sob alocao Pr-carregar cenrios de nivelamento de recursos que resolvessem 80% das tarefas de nivelamento de recursos normais que estavam sendo executadas manualmente em outros sistemas

4. Anlise do Usurio Final / Necessidades de Relatrios & Trabalho:

Um dos maiores desafios enfrentados pelas organizaes como coletar, analisar, relatar e tomar decises com um volume imenso de dados localizados em vrios sistemas e formatos. Os requisitos do usurio final que eram crticos para esta soluo incluam: Exportar dados do Project Professional e Project Server diretamente para os aplicativos do Office 2007 e Office 2010 Recursos de pivoteamento em relatrios para anlises do SharePoint Server e do Excel Exportao de dados do Project Server para anlises cruzadas e auditoria de GQ de rastreamento e relatrios de tempo do SAP

5. Negcios de Alto Nvel / Requisitos de Custos:

Principais requisitos do negcio e de custos que ajudaram a orientar e criao desta soluo:

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Custos de Licenciamento adicional zero o Outros programas de software (no Microsoft) exigiam licenciamento adicional para criar cenrios ou para adicionar recursos (em seu pool). O Project Server habilitava ao cliente adicionar e usar mais Recursos Corporativos em seu pool. Esta alterao, a custo adicional zero para incluir recursos, permite o planejamento de cenrio com recursos e usar a ferramenta para previso de demanda e de recursos. o Centralizar recursos e padronizar metadados sobre o pool de recursos da empresa como uma etapa chave para obter visibilidade e controle sobre que est disponvel, o que podem fazer e onde esto localizados. A capacidade de integrar o gerenciamento destes recursos pelos sistemas usando a integrao do Active Directory era um requisito crtico. o Um requisito / benefcio principal era que no houvessem custos incrementais para adicionar recursos ao pool de recursos (real ou genrico). Esta tambm era uma vantagem principal sobre a abordagem de consolidao manual no integrada. Tempo de Comercializao para a soluo necessrio para ter a configurao do Sistema Corporativo modelada e a integrao do SAP e outros Realizados pronta e em execuo dentro de 1 ciclo de planejamento A manuteno do sistema precisava ser quase zero, visto que os usurios finais seriam os proprietrios dos dados Analisar a capacidade do Project Server de ajudar a eliminar gradativamente sistemas mais caros e menos funcionais, sem efetivamente desativar estes produtos ou mdulos

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Abordagem da Soluo, Etapas, Problemas & Resolues

Esta seo discute a abordagem que foi adotada pela Advisicon para entregar a soluo personalizada, detalhando a situao atual, incluindo o sistema existente e quaisquer deficincias. Produtos tcnicos e principais que foram usados na soluo final do cliente sero descritos. As etapas da implementao planejada tambm sero apresentadas, juntamente com quaisquer problemas que tenham sido descobertos ao longo do caminho, incluindo como foram superados.

Sistemas e Deficincias Existentes do Cliente:

O sistema ClickView estava sendo usado para registrar a disponibilidade e no-disponibilidade de recursos por dia. A captura de dados era por recurso e no por funo (dentro distrito e grupo da cidade). O sistema SAP estava sendo usado para capturar dados reais e no tinha qualquer dado planejado. Planilhas do Excel eram usadas para capturar dados planejados manualmente no comeo do ano. Os dados no poderiam ser mapeados entre os sistemas devido diferente estrutura dos dados e a elementos de rastreamento. A alterao de elementos de dados no SAP era pesada e demorada e alteraes em outros sistemas ERP eram caras e inflexveis para adaptao rpida e para criar cenrios do tipo e se. Somente o fornecedor do software poderia fazer alteraes nele e cada modificao era muito cara e demorada. A tecnologia da informao era um departamento terceirizado, assim alteraes ou relatrios solicitados demoravam dias ou semanas para serem obtidos, enquanto que alteraes poderiam ser feitas em minutos com o Microsoft Project. 2010 se encaixou no plano de roteiro de TI e foi uma oportunidade fcil de continuar a envolvlo no Microsoft SharePoint Server. Relatrios de previso existente no existiam ou no estavam acessveis para as equipes de planejamento e previso de recursos. Dados provenientes do realizado no estavam mapeados para o planejamento de trabalho que os planejadores de recursos usavam a partir do Excel e do ClickSoftware e levaria um ms ou mais para converter e revisar o realizado. A converso de dados do realizado do SAP levou dias para obter e transformar, porque o cliente no tinha um sistema de agendamento que refletisse tarefas. Deficincias na natureza dinmica das ferramentas de planejamento de recursos no SAP e em outros produtos no permitiam a interface simples e fcil de usar que o Project Professional fornece.

Decises que levaram utilizao do Project Server com a Conexo de Mdulo do SAP: Com o Project Server fcil capturar todos os elementos de dados devido estrutura bem definida de projetos, tarefas, recursos e atribuies.

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Esta estrutura abriu caminho para a soluo para ambos, o planejamento de recursos e de Gerenciamento de Demanda A infraestrutura no Project Server para capturar a linha de base e dados reais era nativa e intuitiva e poderia ser facilmente atualizada e muitas vezes ao longo de vrios ciclos de planejamento. As vises e recursos de relatrios no Project Server so todas baseadas no SharePoint Server e os dados expostos poderiam ser usados no Excel, Excel Services, PerformancePoint Services e outras Ferramentas de Relatrios de Business Intelligence fornecidas com o Microsoft Office e o sistema do SharePoint Server. A infraestrutura do Project Server e a implementao do Project Server Interface (PSI) facilitaram a implementao e a interface grfica do Project Professional permitia o uso do planejamento de recursos e a visualizao com as opes Planejador de Equipes, Uso de Recursos e Grfico de Recursos.

Sistemas Tcnicos e Principais Produtos Usados:

A integrao de vrias tecnologias e aplicativos de negcios foi crtica para o sucesso da soluo do cliente, para fornecer Business Intelligence de Previso de Recursos em tempo hbil e rentvel atravs da integrao do Project Server 2010, SAP e outros aplicativos LOB. Um programa de console em .NET foi escrito usando PSI, LINQ e a tecnologia Microsoft Project OLE para trazer dados do SAP, ClickView e Excel. Tabelas de transformao foram usadas para executar a alocao de recursos em vrios nveis. A abordagem da soluo foi primeiro identificar os componentes tcnicos envolvidos no lado do cliente. Em seguida, depois de reunir os requisitos, avaliamos as abordagens da soluo para criar ou impulsionar as tecnologias nativas ou solues disponveis. Abaixo est uma lista dos elementos funcionais que reunimos e usamos para ajudar a concluir a soluo final do cliente. Como voc pode ver, muitos deles so padro em uma implementao do Project Server ou SharePoint Server, bem como os ambientes pr-existentes que trouxemos ou a partir dos quais conectamos dados no site do cliente (incluindo o SAP). Passo a passo do fluxo de trabalho Regras de negcio para atribuir a equipe de recursos tarefa foram capturadas em tabelas de configurao/transformao com lgica de atribuio multi-nvel, no caso de superalocao de recursos. Tabelas de transformao foram usadas para capturar o mapeamento de dados entre diferentes sistemas devido a diferentes tipos de dados Project Server 2010 Fornece capacidades inovadoras por todo o ciclo de vida para ajudar as organizaes a compreender a demanda e efetivamente iniciar, selecionar, planejar e entregar projetos a tempo e dentro do oramento. Project Professional 2010 o cliente baseado em PC que fornece capacidades de gerenciamento de recursos e agendamento e uma interface visual que fornece uma exibio grfica sofisticada e configurvel dos dados.

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 SharePoint Server 2010 fornece a habilidade de criar sites Web para compartilhar informaes, colaborao sobre documentos, gerenciar listas como Riscos ou Problemas e fornecer Business Intelligence e Relatrios para toda a empresa. SAP (CATS) O Cross Application Time Sheet (CATS) usado para rastrear as horas de trabalho dos funcionrios. Dados de tempo so registrados e podem ser transferidos para os aplicativos e componentes correspondentes do SAP Business Suite. SQL Server Um servidor de banco de dados relacional cuja principal funo armazenar e recuperar dados conforme solicitados por outros aplicativos de software, executando em outro computador pela rede (incluindo a Internet). Project Server Interface aplicativos cliente para o Microsoft Project 2010 usam o Project Server Interface (PSI), um conjunto de servios Web construdos no Microsoft .NET Framework 3.5 e no Windows Communication Foundation (WCF). O PSI, com o Project Server Eventing Service, expe as funcionalidades e dados que desenvolvedores podem usar para estender o Project Server e para integrar outros aplicativos com o Project Server. Project Server Web Services O Microsoft Project Server 2010 um sistema multi-camadas que estende a arquitetura introduzida no Microsoft Office Project Server 2007. A arquitetura do Project Server inclui clientes do Microsoft Project Professional 2010 e do Project Web App na camada de front-end. Os aplicativos front-end s se comunicam com a camada intermediria por meio de Servios Web do PSI (Project Server Interface) que, por sua vez, se comunicam com a camada de objetos de negcio.

.NET Framework/SQL Server Integration Services (SSIS) O pacote SSIS foi criado para trazer dados do sistema ClickView. Um programa em .NET 4.0 com tecnologia LINQ foi usado para executar a integrao entre dados do ClickView, dados do Planejado e dados do Realizado.

ClickSoftware Um provedor de solues de gerenciamento e otimizao de fora de trabalho automatizada do ramo de servios de campo. Fundada pelo Dr. Moshe BenBassat, anteriormente um professor de universidade, o ClickSoftware tem suas razes no mundo acadmico e usado por organizaes de expedio e agendamento de pessoas.

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Etapas da Soluo Planejada:

Depois de mapear o fluxo de trabalho e os requisitos da soluo do negcio, avaliamos a configurao do SAP e de outros sistemas ERP que o cliente desejava trazer para o Project Server. Criamos um processo do fluxo de trabalho que permitiria que os Servios Web, a subscrio e a publicao dos dados fossem usados no somente por nosso conector, mas tambm por outros sistemas. Para qualquer organizao que deseje experimentar esta abordagem de soluo versus a compra de um mdulo pr-construdo, as etapas a seguir so importantes para que uma organizao traga, transforme e integre os dados externos com o Project Server. 1. Mapeie a Configurao de 2010 (Servidor & Desktop) e a integrao/migrao dos dados & relatrios o Essencialmente certifique-se de que compreende os campos do Project Server e suas localizaes (dados de nvel de Tarefa, Recurso, Projeto e Atribuio). o Ao identificar estes locais, voc pode alavancar o PSI e garantir vises e relatrios corretos com as informaes que trouxer. 2. Liste os algoritmos e a automao do trabalho excedente de atribuio automtica para diferentes recursos o Ao identificar qualquer transformao de dados que esteja a caminho, voc poder aplicar limpeza automtica, pr-nivelamento e corrigir a atribuio de dados antes de mudar para o Project Server. o Criamos algumas rotinas com nosso mdulo conector que ajudam a acelerar isso, mas em essncia, isso poupou o cliente de qualquer manipulao manual e garantiu a integridade de dados bons da informao proveniente de outros sistemas 3. Crie o agente de Extrao e Validao: o Este o corao e a alma do Servio Web e onde a atividade de publicao e subscrio acontece o importante observar que ao ter este agente de publicao e subscrio em funcionamento, outros sistemas da linha de negcio podem ser usados para utilizar dados do Project para relatrios e para suas necessidades 4. Impulsione o PSI para mover dados para o Project Server o Voc sempre deve promover que o PSI trabalhe com dados e garantir a liberao e populao corretas da informao nas tabelas do banco de dados 5. Faa com que Project Professional2010 estabelea linhas de base e relatrios, vises e modelagem divididos ao longo do tempo o O Project Professional2010 permite que voc crie linhas de base e execute outras atualizaes e transformaes vitais para visualizar e verificar erros o Descobrimos que t-lo instalado no servidor evitou um volume significativo de programao simplesmente promovendo o comportamento nativo do Project Professional com automao em VBA. 6. Conclua e estabelea o mdulo do cdigo de automatizao que executa o processo sem interveno humana

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Armadilhas e Problemas Descobertos e Solues:

Durante a concepo e a construo da soluo e o ajuste fino do mdulo de integrao do SAP / CATS, encontramos vrios problemas que precisaram ser resolvidos. Em qualquer projeto normal voc passar por isso. Nossa esperana que voc seja beneficiado com a nossa experincia e evite situaes similares, se tentar uma abordagem semelhante. A criao de linhas se base estava sendo substituda nas vises de Uso por informaes de Trabalho Realizado e Custos ou no carregava sozinha nas vises divididas por tempo de que os planejadores precisavam. o Precisamos tratar a criao de linhas de base de trabalho, realizado e os problemas usando o Project Server Interface (PSI) e as vises/importao de dados divididas por tempo o A soluo foi promover o Project Professional como parte da soluo e automatizar quando as linhas de base fossem salvas No planejamento e arquivamento de dados, o agendamento existente do Project perderia informaes se notas, linhas de base e outras decises principais no fossem armazenadas e recuperadas. o Isso foi tratado na populao do arquivo do Project Professional 2010 que se transformou no planejamento, previso e necessidades do cenrio do tipo e se do cliente. O cliente tinha dificuldades para entender que as vises (Tarefa, Projeto, Recurso e Uso) no estavam todas na mesma tabela. Eles queriam combinar elementos que normalmente no podem ser combinados. o Precisamos no s criar adicionalmente alguns campos corporativos atualizados o Tambm precisamos de treinamento para os usurios finais, para ajud-los a promover as vises corretamente Trate as vises necessrias e as alteraes de configurao para os dados que transformam o processo e a carga de dados para ajud-los com as capacidades, demandas e realizados histricos o Construmos macros para ajudar a navegar entre os detalhes das tarefas ou recursos de uma viso para outra usando um ID de Tarefa ou ID de Recurso para recentralizar uma viso para a tarefa ou recurso apropriado dentro das diferentes vises A complexidade da capacidade dos recursos precisou ser configurada para ser inserida no Project Server, permitindo alteraes mensais na disponibilidade, capacidade e trabalho planejado dos recursos. o Novamente, uma boa compreenso do PSI e sobre como usar o Project Professional nos ajudou a superar este problema usando a funcionalidade nativa fornecida pelo software o Usar tabelas de taxa de custos e a capacidade de recursos do Project de ter alteraes de disponibilidades de recursos ao longo do tempo foi uma tabela de dados simples e rpida de popular tratando desta necessidade.

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Soluo Final do Cliente

O cliente analisou vrias solues diferentes e decidiu excluir outros sistemas de terceiros devido ao custo e necessidade de manter o controle dos dados e aplicativos internamente organizao. Neste caso, devido natureza confidencial do trabalho, o cliente preferiu gerenciar dos dados internamente e quis fazer uma tentativa rentvel antes de procurar uma soluo externa maior. Devido ao desejo de automatizar e fortalecer as equipes de planejamento de recursos, a soluo final foi instalada, configurada e colocada em produo mais rpido do que o plano estimado original para implementar o Project Server. A prxima pgina detalha o diagrama da soluo final juntamente com uma tabela que descreve os principais componentes e atividades da soluo do mdulo Recursos-para-Realizado da Advisicon implantado e configurado para este cliente canadense.

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Diagrama da Integrao Project Server / SAP:

ilustra o diagrama dos principais componentes de integrao nesta abordagem.

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Dados Planejados Dados Planejados do Pacote SSIS SQL Server

3
Dados de Recurso do Pacote SSIS Agendado

Arquivo de Log

PWA

Project Server WebService

Importar Cronograma Semanal do Programa

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Servidor de Arquivos

Arquivo de Dados Semanal Real do SAP

Pasta SAPFiles

4
Microsoft Project Macro

Figura 1 - Soluo Geral

Mdulo CAT

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Detalhes das Principais Etapas da Integrao:

O Planejador de Recursos / Usurios Finais planejavam o agendamento para todos os funcionrios de campo para o ano inteiro usando uma planilha do Excel. Os dados do Calendrio de Trabalho Planejado consistiam de informaes de tarefas por clientes, regio e territrio, com unidades de trabalho e horas do recurso divididas ou estimadas para cada ms do ano inteiro. Promovendo o SSIS, criamos o Pacote de dados planejados a partir da planilha de Planejamento do Excel, que carrega dados em tabelas intermedirias do SQL Server. Esta uma etapa muito importante, visto que criamos para o cliente uma carga de recursos personalizada padronizada, um procedimento de atribuio e transformao de nivelamento de superalocao que coloca dados na estrutura de tabelas de dados Planejados pronta para modelar no Project Server, Project Professional ou qualquer cubo OLAP conforme necessrio. O pacote do SSIS traz os dados de recursos (Recurso, Agrupamento, Conjuntos de Habilidades, Calendrio de Disponibilidade e Calendrio de Feriados) do ClickView usando a tecnologia do Linked Server. O Pacote do SSIS est agendado via SQL Agent para trazer informaes todas as noites. O mdulo do SAP / CATS exporta dados do realizado em arquivos formatados e os coloca em uma pasta compartilhada usando FTP todas as noites. Os dados do realizado consistem de unidades e horas para cada ms desde o incio do ano at hoje. Esta exportao foi programada para acontecer a intervalos definidos pelo cliente (diariamente, semanalmente, mensalmente). O programa de console em .NET, executado sob o Agendamento de Tarefas semanalmente, traz dados do realizado da pasta Compartilhada e os importa para a estrutura de tabela de dados Realizados. O mdulo do programa do console em .NET executa as seguintes aes usando o Project Server Interface (PSI): Faz um backup de campos de observaes, retendo comentrios e outras aes de planejamento ou agendamento inseridas pelo usurio no projeto para que possam ser mantidas intactas aps a recarga. Exclui projetos e recursos Adiciona todos os projetos no Project Server Adiciona Recursos no pool de recursos do Project Server e faz ajustes, conforme necessrio, com recursos Ativos/Inativos

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Atribui equipes e recursos locais ao Project Server e os associa s Atribuies de Tarefas Adiciona todas as atividades de trabalho de planejamento (tarefas) a um projeto usando dados e notas planejados (fazendo backup no incio). Popula os dados do trabalho realizado e outros dados do Realizado do SAP em campos personalizados em tarefas ou em campos de realizado do Project Server. Executa a atribuio de tarefas usando regras do negcio (armazenadas em tabelas do SQL) com base nas disponibilidades dos recursos. Se um recurso estiver totalmente alocado em outras tarefas, a atribuio ou nivelamento de recursos vai para o prximo nvel de recurso e atribuio remanescente do trabalho, com base em regras de nivelamento de recursos pr-determinadas pelo cliente. Atualiza campos personalizados no recurso para capturar capacidades remanescentes com base em frias, feriados ou horrio livre agendados no sistema externo (ClickView) Verifica e publica o projeto. Usando uma classe de Automao em .NET, promovemos o poder do Project Professional para ajudar a maximizar e padronizar o layout e visualizaes na agenda do Projeto. A automatizao abre e executa uma srie de cdigos de macro em VBA para o usurio final preparando as visualizaes e o layout para relatrios solicitados no projeto usando uma classe de automao em .NET. Cria e atualiza a linha de base do projeto usando um cdigo de macro. Atualiza dados reais dos campos personalizados para os campos reais no projeto Verifica e publica o projeto Abre um projeto da instncia do PWA usando o Internet Explorer e exibe informaes da tarefa e da atribuio do recurso para executar o gerenciamento, relatrios, planejamento e gerenciamento de cenrio normais no Project Server. Abre um projeto usando o Microsoft Project e exibe informaes de tarefas e atribuio de recursos. Usa visualizaes personalizadas na tarefa, atribuio e nvel do recurso e faz planejamento localizado de recursos, anlise de impacto estratgico do trabalho do recurso e previso do projeto, mais relatrios e comunicao da equipe.

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Integrao Project Server / SAP:

Figura 2 ilustra uma imagem de alto nvel da integrao entre o ClickView, o SAP e os componentes do Project Server 2010. Ligaes de tabelas diretas ou relatrios de exportao do SAP so opes aceitveis. Informaes de TAREFA so provenientes do Excel (Dados Planejados) e do SAP/CATS (Dados Reais), embora ligar diretamente com o SAP/CATS seja uma opo. O cliente preferiu manter a soluo simples e desenvolvemos os relatrios e as consultas para simplesmente criar as vises/extrair os dados para o Excel e tabelas do SQL. Informaes de RECURSOS so provenientes do sistema ClickView via relatrio de consulta direta e ligao com a informao de origem. Informaes de ATRIBUIES so onde as regras de negcio so aplicadas usando um algoritmo de alocao de recursos de multi nvel para atribuies de tarefas dos recursos e para esboar a atribuio dividida ao longo do tempo. Tambm levamos a disponibilidade dos recursos e populamos esta disponibilidade para o ano inteiro (cada atualizao ou sincronizao) para que a capacidade para os recursos esteja atualizada com o que mantido nos sistemas ERP externos.

TASK

Business Rules (.NET) PROJECT ASSIGNMENT

RESOURCE

Figura 2 Integrao do Project Server, SAP e ClickView

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Infraestrutura do Servidor:
Existem trs sistemas usados durante a integrao do Project Server. O Project Server 2010 foi instalado em dois servidores: um servidor web e um servidor de banco de dados. Os sistemas ClickView e SAP esto conectados usando a tecnologia do Linked Server a partir do servidor de banco de dados. A Figura ilustra esta configurao. O ambiente muito padronizado na maioria das organizaes: estabelecer servios web ou configurar o servidor web com sistemas ERP, com os usurios finais acessando a informao.

Infrastructure Diagram

Web Server 1

Project Server 2010 Farm

Database Server

Database Server

Linked Server

ClickView System

Web Server 2

SAP/CATS System

Figura 3 Infraestrutura do Servidor

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Visual/Relatrios para o Usurio Final:

O cliente desejava promover muitos dos recursos de planejamento, rastreamento e relatrios do Project Professional ao analisar slippage e overages e ao comparar o planejado com o realizado. Este relatrio um exemplo de onde o cliente analisou o trabalho do planejado e realizado e analisaria em caso de problemas de super ou subalocao de recursos. Observe que os dados aqui so provenientes de relatrios de planejamento, extraes do SAP/CATS e outros sistemas externos e ento foram misturados com seus dados de planejamento e previso. Clculos foram executados para ajudar a identificar e alertar com indicadores grficos visuais se algo estava acima ou abaixo do planejado e o cliente poderia usar o Planejador de Equipes e outras visualizaes de Uso de Recursos para analisar e resolver estes problemas.

Visualizao n. 1:

Figura 4 Exemplo da Viso de Planejamento / Uso de Tarefas

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 importante observar que o cliente usou todas as visualizaes padro no Projeto - Gantt, Calendrio, Recursos e Uso de Tarefas - mas escolheu tambm criar algumas visualizaes personalizadas que enfatizavam agrupamentos e filtros principais relacionados com seu planejamento organizacional. Os 99 nveis de Desfazer foram testados, visto que o cliente faria modelagens do tipo e se complexas para resolver diferentes cenrios de recursos antes de publicar as alteraes de volta no Project Server.

Visualizao n. 2:

Figura 5 Exemplo do Uso de Atribuies de Recursos / Planejamento & Rastreamento

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O planejamento de recursos foi o principal condutor e ter todos os dados consolidados no Project Server (para a Anlise de Recursos e outras visualizaes do PerformancePoint e do Excel Services) ajudou a anlise da gerncia snior. Os planejadores de recursos ainda preferiram o Project Professional para suas necessidades de planejamento e previso. Existem visualizaes adicionais, mas devido confidencialidade do cliente, no nos foi permitido exibir mais.

Visualizao n. 3:

Figura 6 Exemplo de Linha de Base de Recursos para o Realizado / Planejamento e Previso

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Resultado do Cliente e Benefcios da Soluo

Em geral os benefcios do cliente foram percebidos em cada ponto de contato, do planejamento at a previso e anlise do realizado. O que costumavam ser anlises de planilhas manuais que vinham somente quando um relatrio era solicitado, saa de um sistema e era manualmente comparado entre diferentes planilhas com layouts diferentes; agora estava integrado, automatizado e exibido de forma visual e grfica. Eis alguns dos resultados de alto nvel que este projeto alcanou. Sem dvida, se voc ou sua organizao utilizar esta abordagem, voc poder ver capacidades e resultados similares com dados do SAP integrados com o Project Server, SharePoint Server e Project Professional.

Resultados:
O cliente havia definido metas iniciais para o projeto. O projeto no somente excedeu as expectativas como os planejadores de recursos passaram a conseguir personalizar e brincar com o Microsoft Project Web App (PWA) e o Project Professional e conseguiram re-priorizar e realocar recursos para trabalharem em outras tarefas no gerenciamento de suas equipes de trabalho. Eis alguns dos resultados finais que o Conector Recursos-para-Realizado do SAP da Advisicon entregou: 1. A soluo final automatizada e executada todas as noites, semanalmente ou disparada pela atualizao dos dados. 2. Usurios finais modelam o realizado e o planejado semanalmente e analisam cenrios para alterar suas previses e planejamento. 3. Cenrio completo com base em 99 nveis de desfazer e arquivamento e backup e localizao (colocando o arquivo offline para reunies de trabalho). 4. Relatrios com base em desempenho usando recursos do Project Server e SharePoint Server juntos. 5. O tempo e o custo investidos foram inferiores aos usados pelo comit de direo para definir e analisar outras opes de solues de PPM (SAP, CA Clarity e HP). 6. O Project Professional habilitou os usurios finais a executar planejamentos do tipo e se em tempo real e habilitou (com treinamento) os planejadores de recursos e agendadores a criar seus prprios filtros, agrupamentos e relatrios com os recursos padro fornecidos pelas ferramentas de PPM da Microsoft.

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Benefcios da Soluo:
O cliente ficou extremamente satisfeito, forneceu um bom retornou e viu retorno imediato do investimento (ROI) do mdulo de cdigo conectado e da automatizao / integrao que fornecemos a ele. Abaixo est uma lista de mtricas que realmente enfatizaram o valor da utilizao do Project Server, SharePoint Server e Project Professional juntos. 1. O tempo dos Planejadores de Recursos foi reduzido em 50%, permitindo trabalho adicional sobre a previso e o crescimento do negcio. 2. O tempo para anlises do trabalho real executado pelos recursos foi reduzido de semanas para anlises de impacto dirias conforme a necessidade, habilitando a capacidade de analisar o desempenho da equipe de trabalho. 3. O Project Server habilitou cenrios do tipo e se sem custos adicionais (outros mdulos de ERP tinham custos significativos associados incluso, excluso e utilizao de anlises de previso). 4. O processo eliminou os 80% de esforo manual na construo e coleta de informaes para relatrios e realocou o tempo para planejadores de recursos e coordenadores de programas para analisar e tratar atividades relacionadas ao trabalho. 5. O cliente gostou muito da interface do Project Professional 2010, que permite construir agrupamentos, visualizaes e relatrios em minutos e responder necessidade da gerncia snior de relatrios grficos. 6. Sem relatrios de planilhas manuais e preciso no planejamento aumentada, enquanto erros na previso foram reduzidos em mais de 90%. 7. As economias na integrao da soluo em custos de licenciamento de outros produtos usados para alcanar a mesma soluo pouparam empresa mais no primeiro ano do que todos os custos dos projetos, que incluam treinamento em Project Professional, SharePoint Server e Project Server.

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Opes de Integrao com o SAP

Embora a Advisicon tenha criado um mdulo de integrao personalizvel para o SAP com o Project Server, importante tambm destacar outros bons parceiros que criaram solues para esta comunidade.

Solues de Terceiros:
Como o Project Server est ganhando visibilidade como aplicativo corporativo e como uma soluo de Portfolio Project Management (PPM) importante dentro das empresas, os clientes esto percebendo que ele precisa se integrar com os sistemas existentes, comeando normalmente com sistemas de ERP como o SAP, Oracle e PeopleSoft. Alm da soluo de cliente descrita neste documento, existem solues de provedores terceiros que tambm permitem a troca de dados bidirecional entre o Microsoft Project Server e o SAP. Com seus vastos mecanismos de verificao, estas interfaces de software de porta de entrada garantem a consistncia completa de todos os dados mapeados nos sistemas participantes. Dois parceiros de longa data do Microsoft Project Server com conectores SAP esto listados abaixo:

Campana-Schott: CS Connect The Project Group (TPG): PSLink

Consulte a pgina de solues do Microsoft Project para mais solues LOB de parceiros: http://www.microsoft.com/project/en-us/solutions.aspx.

Outros Recursos a serem verificados:

Eis alguns recursos se voc desejar construir seu prprio conector: 1. BizTalk Server a soluo de servidor de conectividade e integrao da Microsoft. O BizTalk Server 2010 fornece uma soluo que permite organizaes conectar facilmente sistemas diferentes. Com mais de vinte e cinco adaptadores multi-plataforma e uma robusta infraestrutura de mensagens, o BizTalk Server fornece conectividade entre sistemas principais dentro e fora da organizao. 2. O Project 2010 Software Development Kit (SDK) contm documentao, amostras de cdigo, tutoriais e referncias de programao para ajudar a personalizar e integrar clientes do Project 2010 e o Microsoft Project Server 2010 com uma ampla variedade de aplicativos de desktop e corporativos para o gerenciamento de projetos corporativos. 3. Viso geral dos Servios Corporativos de Conectividade (SharePoint Server 2010) 4. Aliana Microsoft e SAP

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Resumo dos Pontos Principais

Esta soluo foi um exemplo de abordagens recentes e possveis que a Advisicon usou para ajudar clientes a obter mais da sua soluo do Project Server. importante compreender que solues rentveis e fceis de usar como o Project Server e o Project Professional ajudam a habilitar a boa visibilidade e o planejamento para organizaes de projeto. O Microsoft Project Server 2010 auxilia organizaes a tomar melhores decises de capacidade-planejamento com o Portfolio Project Management (PPM). Esta no uma situao nica. A Integrao entre o Microsoft Project Server e o SAP e outras solues de ERP est rapidamente se tornando um cenrio comum com clientes do Project Server ao redor do mundo. Observe que o Project Server 2010 oferece integrao nativa com o Dynamics SL e o Dynamics AX. A necessidade de tratar a previso de recursos e mesclar o realizado com informaes de sistemas de RH com o trabalho agendado na verdade crescente, dada a necessidade de fazer um trabalho melhor de gerenciamento de recursos atualmente, por toda a empresa. Sistemas de ERP como o SAP e o Microsoft Dynamics so comumente o plano de registro para projetar o realizado. No entanto, Escritrios de Projeto ou Organizaes de Gerenciamento de Projetos esto comumente promovendo o PPM Corporativo (como o Project Server 2010) para fazer o planejamento, previso e resolver, em tempo real, problemas associados ao gerenciamento do trabalho e dos recursos. O pontos principais resumidos a seguir esto destacados aqui para lembrar algumas das consideraes vitais que estavam presentes neste white paper / histria de sucesso do cliente. Estas solues funcionam para sistemas diferentes do SAP, incluindo outros fornecedores de ERP, como Microsoft, Oracle, Sage, ou JD Edwards, essencialmente qualquer um que use um back-end de banco de dados relacional. O Project Server 2010 junto com um ERP existente ou sistemas legados fornece uma soluo rentvel e escalvel que maximiza as capacidades de relatrios de recursos e de Gerenciamento de Demanda. Se voc adquirir um mdulo pr-construdo (devido complexidade do SAP e da sua configurao para qualquer organizao) melhor aplicar uma integrao personalizada com o Project Server, possvel e ao mesmo tempo rentvel e rpido. As armadilhas e o caminho da soluo identificados neste documento podem auxiliar organizaes a adotar rapidamente um ambiente do Project Server 2010 sem desistir ou executar o corte de sistemas existentes e legados. Esta abordagem habilita as primeiras etapas e ROI rpido para organizaes que possuem oramentos menores ou desejam mostrar rapidamente o poder do Project Server e Project Desktop 2010. Com a integrao com sistemas ERP e o Project Server, ele continua a ser expansvel para Relatrios de Business Intelligence no SharePoint Server e o ambiente sofisticado para Excel Services, Visio Services e as solues de ferramentas de relatrios corporativos continuamente em crescimento provenientes do ambiente do Microsoft Project Server/SharePoint Server.

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Glossrio
Enterprise Project Management (EPM) Os mtodos, ferramentas e processos no somente para planejar e rastrear um conjunto existente de projetos, mas para criar um portfolio (por tamanho de oramento, por ano calendrio, por ano de oramento, por linha de negcio, etc.) de projetos existentes e futuros (demanda). Tambm chamado de Project Portfolio Management (veja tambm PPM). O EPM ajuda organizaes a obter visibilidade e a controlar todo o trabalho, elevando a tomada de decises, aprimorando o alinhamento com a estratgia de negcios, maximizando a utilizao de recursos e elevando a execuo de projetos para otimizar o ROI. Linha de Negcios (LOB) Um conjunto de um ou mais produtos altamente relacionados que atendem uma transao ou necessidade de negcio de um cliente em particular (por exemplo, Vendas, Marketing, Financeiro, Suporte ao Cliente, todos so LOBs em uma empresa). Aplicativos de Linha de Negcios (LOB Apps) Aplicativos de computador crticos que so de execuo vital para uma empresa (por exemplo, contabilidade, gerenciamento de cadeia de suprimentos e aplicativos de planejamento de recursos). Aplicativos LOB normalmente so aplicativos grandes, que contm um nmero grande de recursos integrados e esto conectados a um sistema de gerenciamento de banco de dados. Project Portfolio Management (PPM) Um termo padro da indstria recm-adotado para descrever o alinhamento de software, portfolios e projetos de uma organizao para anlise e colaborao. O PPM simplifica e otimiza atividades de gerenciamento para facilitar e executar os objetivos organizacionais, corporativos e tcnicos com sucesso. Project Server Interface (PSI) Um conjunto de servios Web construdo sobre o Microsoft .NET Framework 3.5 e o Windows Communication Foundation (WCF). O PSI, com o Project Server Eventing Service, expe as funcionalidades e dados que desenvolvedores podem usar para estender o Project Server e para integrar outros aplicativos com o Project Server. SAP - Uma empresa de software alem que desenvolver software corporativo para gerenciar operaes de negcios e relaes com clientes. Com sede em Walldorf, Baden-Wrttemberg, com escritrios regionais ao redor do mundo, a SAP lder de mercado em softwares aplicativos corporativos. ClickSoftware - Um provedor de solues de gerenciamento e otimizao de fora de trabalho automatizada do ramo de servios de campo. Fundada pelo Dr. Moshe BenBassat, anteriormente um professor de universidade, o ClickSoftware tem suas razes no mundo acadmico e usado por organizaes de expedio e agendamento de pessoas.

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Referncias
Recursos do Microsoft Project 2010: Informaes sobre o produto

Site de produto do Project 2010 http://www.microsoft.com/project/pt-br/default.aspx Blog da Equipe de Projeto: http://blogs.msdn.com/project Estudos de Caso: http://www.microsoft.com/project/en-us/customer-success.aspx White papers: http://www.microsoft.com/project/en-us/articles-white-papers.aspx Ajuda do Project 2010 http://office.microsoft.com/pt-br/project-help Ajuda do Project 2010 http://office.microsoft.com/pt-br/project-server-help

Ajuda do Produto para o Usurio Final

Contedo interativo Vdeos & Sesses & Webcasts http://www.microsoft.com/pt-br/showcase/ChannelList.aspx http://www.microsoft.com/events/series/epm.aspx Download: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=20919 Laboratrio Virtual Hospedado: https://cmg.vlabcenter.com/default.aspx?moduleid=e60cc540c1a4-4205-a9a0-a6a3c03489fb

Imagem de Demonstrao do Project Professional 2010 e Project 2010:

Para profissionais de TI TechNet

Tech Center: http://technet.microsoft.com/pt-br/ProjectServer/ Blog do Administrador: http://blogs.technet.com/projectadministration

Para o desenvolvedor MSDN Central de desenvolvedores: http://msdn.microsoft.com/pt-br/office/aa905469.aspx Blog de programabilidade: http://blogs.msdn.com/project_programmability http://social.msdn.microsoft.com/Forums/ptBR/category/projectserver2010,projectprofessional2010/

Tem Dvidas? Pesquise ou pergunte nos Fruns oficiais da Microsoft!

Produtos do SharePoint 2010

http://sharepoint.microsoft.com/pt-br/Pages/default.aspx

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Informaes da Empresa
A Advisicon Microsoft Gold Certified Project Partner e Membro Ativo da comunidade PPM,
fornecendo treinamento, instalao, configurao e suporte para aplicativos para Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfolios (como Project Server, SharePoint Server). A Advisicon tem escritrios espalhados nos Estados Unidos e na Amrica Latina, oferecendo suporte a clientes ao redor do mundo. A Equipe-A tem ajudado empresas a implementar PMOs e a promover e automatizar tecnologia entre sistemas por mais de 20 anos, para clientes como Nike, Intel, Hewlett Packard, Bank Of America e Scotia Bank e tem orgulho de compartilhar este exemplo de integrao do Project Server com o SAP/CATS. Para informaes adicionais, visite:

Pgina Inicial www.Advisicon.com Estudos de Caso http://www.advisicon.com/case-studies/fortis.htm BLOG www.Advisiconblog.com

SAP Uma subsidiria da SAP AG, a SAP America dirige todas as operaes de negcios na Amrica do Norte e tem sede em Newtown Square, PA aproximadamente 24km a oeste da Filadlfia. A SAP tem aproximadamente 12.500 funcionrios na Amrica do Norte, com mais de 2.000 funcionrios em Newtown Square e mais de 10.000 funcionrios no total nos Estados Unidos.

Pgina Inicial - www.sap.com

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