CURSO DE PS-GRADUAO LATO SENSU EM ENGENHARIA DE PRODUO

Anlise corretiva para implantao de um sistema de gerenciamento de estoque para uma indstria de transformao de filmes tcnicos.
Edson Vander Santana (ITCO-UEG) edsonsantana@hotmail.com

Resumo: O presente artigo buscou analisar o comportamento de um estoque de matria-prima dentro de uma indstria de transformao de filmes tcnicos. O estudo compreendeu os impactos sobre a produo que era causada pela falta do material. Em princpio realizou-se um estudo de classificao de importncia e necessidade dos principais produtos. Durante o trabalho observou-se que alm da produo, a empresa que concentrava um grande estoque de matria prima, tambm comercializava a matria-prima, bem como enviava para outras empresas do grupo. Esse fato estava causando atrasos na produo, visto que uma vez que a matria-prima era vendida faltava reposio para atender a demanda da produo. Por outro lado a produo no tinha uma previso de demanda organizada. Outro problema observado era que a rotatividade de marcas era grande, freqentemente um produto era substitudo por outro similar, razo que obrigava a empresa a trabalhar com grupo de produtos e no somente com o produto. Como medida corretiva imediata fora feito um trabalho com auxlio de uma planilha eletrnica para se conseguir determinar o estoque, uma vez organizada essa parte deu-se incio o trabalho de implantao do software ERP-Protheus com aplicao da metodologia de implantao Totvs que serviu para consolidar os dados do estoque/compras da empresa. Palavras-chave: Erp; estoque de matria-prima; software. Abstract: The present article searched to inside analyze the behavior of a raw material supply of an industry of transformation of films technician. The study it understood the impacts on the production that were caused by the lack of the material. In principle one became fullfilled a study of classification of importance and necessity of the main products. During the work it was observed that beyond the production, the company who concentrated a great supply of substance cousin, also commercialized the raw material, as well as sent for other companies of the group. This fact was causing delays in the production, since a time that the raw material was vended lacked replacement to take care of the demand of the production. On the other hand the production did not have a forecast of organized demand. Another observed problem was that the rotation of marks was great, frequently a product was substituted for another similar, reason that the company compelled to not only work with group of products and with the product. As immediate corrective measure it are done a work with aid of an electronic spread sheet to obtain itself to determine the supply, an organized time this part gave to beginning the work of implantation of ERP-Protheus software with application of the methodology of Totvs implantation that served to consolidate the data of the supply/purchases of the company. Keywords: Erp; raw material supply; software.

CURSO DE PS-GRADUAO LATO SENSU EM ENGENHARIA DE PRODUO 1. Introduo

Caiara Junior (2008) afirma que a informao tem sido um dos elementos geradores de mudanas sociais, culturais e organizacionais. A Informao pode estar disponvel mais rapidamente atravs da cadeia de distribuio, de forma que as empresas de transporte, armazns, fornecedores e clientes podem compartilhar o conhecimento sobre onde os bens esto na cadeia. (SLACK et al, 2006, p. 248). A indstria de plstico Plsticos Ltda., ciente de que estava perdendo mercado e no era pouco, entendeu que precisava corrigir seus processos falhos, comeando pelo gerenciamento do seu estoque. Para efeito de conhecimento do que representava esse estoque o giro mdio de matria-prima derivada de petrleo, denominada polietileno partia da casa de 1.500 toneladas a 2.500 toneladas. A empresa precisava dar um passo maior, mas a ausncia de controle limitava as aes, visto que j era um estoque significativo, mas correndo-se srio risco de acumular prejuzos quanto ao no-gerenciamento correto do produto. Os impactos dessa ausncia de controle eram sentidos em toda a empresa, que alm de ser uma revenda dos produtos derivados, tambm tinha um parque industrial com capacidade estimada de produo em 1.200 toneladas/ms de filmes tcnicos. O desafio era ter nmeros confiveis conseguindo assim atender a demanda de pedidos de revenda e conseguir atender tambm s solicitaes da produo.

2. Reviso Bibliogrfica

2.1. Analisando a falta de controle

Segundo Bowersox (2002), as necessidades logsticas identificam instalaes de trabalho, equipamentos e fora de trabalho especfico, exigidos para apoiar o planejamento estratgico, utilizando informaes oriundas de previses, programaes promocionais, pedidos de clientes e situaes de inventrios.

O primeiro grande desafio no trabalho esbarrava diretamente na falta de pessoal qualificado para a funo, comum numa economia que cresceu muito nos ltimos anos e que ainda carece de bons profissionais.

CURSO DE PS-GRADUAO LATO SENSU EM ENGENHARIA DE PRODUO Em trabalho preliminar com os responsveis pelo gerenciamento de estoque da empresa essa carncia ficou evidente. Foi necessrio tocar no principal ponto a ser estudado, a logstica, e dessa forma iniciar o trabalho para a correo do problema inicial apresentado. Segundo Costa, Dias & Godinho (2010, p. 9):
Na sociedade contempornea, o cidado comum espera ter disposio os produtos e servios de que necessita ou que, por algum motivo, pretende. Espera at a superabundncia de muitos desses produtos. Por vezes, devido a acontecimentos de difcil previso (uma greve dos motoristas das transportadoras, a paragem de circulao em algumas artrias rodovirias fundamentais devido s condies meteorolgicas, a destruio de armazns ou equipamentos devido a intempries, etc.), o cidado d-se conta de que h falta de determinados produtos nos locais onde habitualmente os encontra. nestas ocasies que se apercebe que h uma grande quantidade de atividades econmicas que existem para garantir a disponibilizao atempada de produtos como transportes, distribuio, aprovisionamento, gesto de materiais, gesto da cadeia de aprovisionamento, etc., mas so todas atividades que podemos denominar como atividades logsticas. Um cidado comum s se d conta que existem atividades logsticas quando algo corre mal! Normalmente os servios logsticos de qualidade so invisveis.

No caso da empresa em estudo o seu cliente, exclusivamente pessoa jurdica, com atividade industrial dependente do material comercializado, faz-se necessrio que durante o envio dos produtos a eles relacionados haja uma perfeita simetria para que os prazos sejam atendidos em tempo exato.
Logstica o processo de planejamento, implantao e controle do fluxo eficiente e eficaz das mercadorias, servios e das informaes relativas desde o ponto de origem at o ponto de consumo com o propsito de atender s exigncias dos clientes. (BALLOU, 2005 p. 27).

Mas como lidar com a falta de processos voltados para as tarefas desempenhadas por cada colaborador na empresa. Quais os conceitos bsicos a serem embutidos e qual o melhor caminho a se seguir? Uma vez levantadas as consideraes iniciais para o progresso do servio, equipe envolvida fez-se necessrio a replicao de alguns conhecimentos bsicos para que se partisse para o prximo ponto a ser observado. Antes de nos preocuparmos com a movimentao do material em si, foi necessrio que todos entendessem que:
Um sistema de controle de inventrio pode ser concebido de tal forma que a posio das existncias acompanhada continuamente e, assim que atinge um determinado limiar (R unidades, por exemplo), emite-se uma ordem de encomenda. A este controle chama-se, normalmente, sistema de reviso contnua de existncias ou sistema de ponto/nvel/posio fixo (a) de encomenda. (COSTA, DIAS & GODINHO, 2010 p. 20)

CURSO DE PS-GRADUAO LATO SENSU EM ENGENHARIA DE PRODUO 2.2. Criando uma planilha de controle

Para se ter o mnimo de controle o prximo passo era ter um sistema que permitisse ao chefe do armazm tomar decises mais rpidas e acertadas. Falar de um sistema de gesto nesse momento utopia, visto que a instalao, implantao e homologao demandam tempo e dinheiro e a necessidade era imediata. Para efeito de situao no tempo o ano em estudo 2007, o estoque de derivado de aproximadamente 1.500 toneladas/ms e a carteira de pedidos de materiais gira em torno de 800 toneladas/ms. Os pedidos emitidos de revenda gira na casa de 900 toneladas/ms. Segundo Ratto (2008) quando no h controle informatizado, a nica alternativa um acompanhamento permanente do estoque por meio de inventrios peridicos, controles manuais de entradas e sadas e contagens espordicas de estoque. Para correo do exposto anteriormente deu-se incio a criao de uma planilha eletrnica com o firme propsito de minimizar os prejuzos causados pela falta de controle que sensivelmente era sentida na necessidade de contratao extra de pessoal para ajudar no inventrio das mercadorias, bem como um nmero maior de colaboradores visto que no haviam endereos organizados para facilitar a retirada e reposio dos estoques. As informaes bsicas constantes na planilha foram: Lanamentos, estoque matria-prima, produtos, estoque material acabado, custo mdio por produto, custo total de produtos individual, custo total de produtos por grupo conforme ilustra a Figura 1 com a guia de lanamentos.

Figura 1 Modelo simples da planilha de lanamento do estoque com os campos necessrios para controle.

CURSO DE PS-GRADUAO LATO SENSU EM ENGENHARIA DE PRODUO A partir das anotaes efetuadas na planilha criada e os controles montados para gerao dos principais nmeros houve uma grande melhora no controle de matrias o que motivou o investimento maior em compras de produtos, visto que era possvel agora estimar a quantidade em estoque, os pedidos em trnsito, os principais fornecedores, os principais clientes. No incio de 2008 verificou-se que os nmeros do estoque giravam em: 4.500 toneladas/ms de polietileno, um aumento na revenda na casa de 3.000 toneladas/ms e a produo casa de 750 toneladas/ms. Houve uma melhora significativa nos nmeros de revenda de matria-prima que podem ser sentidos sensivelmente pelos nmeros apresentados.

2.3 A opo pelo ERP

Com o crescimento natural da empresa fez-se necessrio um investimento maior para o controle do estoque da mesma. A opo por um software nesse instante passa por um processo de avaliao para medir-se o total do investimento a ser efetuado, analisando-se a relao custo/benefcio.
O ERP, Enterprise Resource Planning ou SIGE (Sistemas Integrados de Gesto Empresarial, no Brasil) so sistemas de informao que integram todos os dados e processos de uma organizao em um nico sistema. A integrao pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanas, contabilidade, recursos humanos, fabricao, marketing, vendas, compras, etc.) e sob a perspectiva sistmica (sistema de processamento de transaes, sistemas de informaes gerenciais, sistemas de apoio a deciso, etc.). (WIKIPEDIA, 2010)

Uma vez que se conseguiu uma melhora nos controles do estoque o desafio fica por conta da integrao dos setores. H a clara necessidade de que havendo antecipao do setor de compras, pode-se evitar a falta de material que sofre grande rotatividade e que seja essencial. Nesse mbito fora feita uma pesquisa no mercado, buscando avaliar os principais softwares ERPs que atendiam aos requisitos necessrios para atender empresa como um todo. Houve uma demora no processo, visto que todas as empresas contatadas deviriam providenciar uma apresentao com os principais gestores de cada rea para que fosse tomada uma deciso conjunta. Ao trmino do processo foi contratada a empresa TOTVS como provedora da soluo ERP.

CURSO DE PS-GRADUAO LATO SENSU EM ENGENHARIA DE PRODUO Havia sido criado um macro escopo, no entanto, por questes de planejamento da diretoria ficara definido que num primeiro instante o sistema seria adquirido em mdulos, sendo assim determinado: Modulo estoque/custos, Mdulo Faturamento, Mdulo Produo, Mdulo Financeiro, Mdulo de Compras; Uma vez definidos os produtos a serem implantados, foi proposta a metodologia de implantao pela empresa gestora do software. bem certo que um sistema ERP muito abrangente e engloba todo um envolvimento dos diversos setores que compem a empresa, todavia, trataremos nesse artigo do trabalho realizado em um mdulo que de imediato demandou a implantao conjunta do mdulo de compras essencial para que se utilizasse melhor as suas funcionalidades. Uma vez que ficou claro a questo do software, fora feita uma reunio onde foram convocados os principais participantes do processo de implantao para que se traassem as diretrizes iniciais para o projeto em questo. Essa conduta faz parte da metodologia de implantao conforme segue figura 2 Metodologia de Implantao.

Figura 2 Metodologia de Implantao. A partir do macro escopo do projeto foram definidas as diretrizes a serem seguidas para a continuidade dos servios de implantao. Para que fique mais clara a metodologia proposta, a figura 2 decomposta em 3 novas figuras seqenciadas abaixo.

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Figura 3 Fase inicial do projeto.

Figura 4 Fase de planejamento do Projeto. A partir das premissas bsicas para a instalao, tendo em vista que muitos processos j haviam sido corrigidos anteriormente com o trabalho efetuado junto ao setor de estoque, a equipe contratada atual no sentido de consolidar os processos e validar junto aos usurios.
A mudana de paradigma, portanto, deve ser encarada no apenas como uma mudana de hbito ou rotina, mas uma profunda transformao nos pressupostos bsicos do campo de atuao empresarial. Essa transformao passa necessariamente pelo conhecimento de um novo conjunto de regras. Uma mudana de paradigma a criao de um novo conjunto de princpios que leva ao abandono de regras anteriores. (CASTELO BRANCO, 2008 p. 12)

CURSO DE PS-GRADUAO LATO SENSU EM ENGENHARIA DE PRODUO Nesse momento o projeto passa por um desafio maior, fazer com que usurios com mais de 10 anos de empresa entendam que da maneira com que gerenciaram a empresa at o presente momento no mais era possvel continuar, o que mexe na sua zona de conforto e faz com que reaes adversas ao projeto venham naturalmente. Conforme sugere a metodologia utilizada para a implantao, toda vez que algo influencie diretamente no andamento do projeto, os coordenadores tanto do cliente quanto da empresa prestadora devem tomar as devidas providncias para evitar que isso impacte no projeto. No havendo uma soluo, o ocorrido deve ser comunicado ao patrocinador do projeto, normalmente o dono da empresa, para que o mesmo tome as medidas cabveis. Nesse ponto fora necessria essa interveno para que o projeto tomasse o seu rumo. Uma vez que sanado o problema, parametrizado todo o sistema, principalmente o mdulo em destaque, houve o perodo de treinamento dos usurios. Toda implantao passa por um momento de simulao e houve ento esse perodo para que os usurios pudessem ver na prtica como ia ficar suas rotinas no dia-adia. Segundo Gomes (2004) O sucesso de uma soluo de ERP depende da velocidade em que os benefcios podem ser obtidos. Cientes do retorno que o software pode fornecer, medida que os cadastros eram efetuados e as primeiras operaes foram aparecendo no sistema, a diretoria comeou a vislumbrar nmeros que antes no eram possvel como: custo mdio do produto, data da ltima compra, ltimo custo do produto, produto mais vendido/comprado, entre outros. A partir desses nmeros colhidos diante do primeiro trabalho efetuado, houve a disposio da diretoria em expandir o sistema para as demais empresas do grupo para que uma vez integradas pudessem melhor gerenciar seus negcios.

3. Concluso

CURSO DE PS-GRADUAO LATO SENSU EM ENGENHARIA DE PRODUO No nenhuma novidade afirmar que o mercado est cada dia mais competitivo. importante que as empresas entendam que to importante quanto informatizar seus processos faz-lo de maneira correta e coerente. Obviamente que os empresrios buscam alternativas que onerem menos o seu bolso, mas importante saber investir corretamente nesse momento. preciso que ao optar por um projeto de grande magnitude como um ERP, o empresrio saiba que ele estar diante de um sistema que tranquilamente poder auxili-lo em muitas decises. Todavia, a escolha correta do software e da consultoria para o auxlio na implantao o primeiro passo para determinar o sucesso do mesmo. Um trabalho indispensvel nesse nterim conscientizar aos colaboradores da empresa que a nova tecnologia adotada tem o firme propsito de agregar valor ao seu trabalho, e que uma vez que o mesmo participe ativamente do processo, com certeza no ter dificuldades em melhorar cada dia mais o suas atividades dentro da empresa. importante entender que o ERP (Enterprise Resouce Planning), uma ferramenta de apoio s rotinas cotidianas. Uma vez bem implantado, com cadastros confiveis e rotinas acertadas, o resultado ser sempre um grande benefcio para a empresa. Mas, importante ressaltar que um software dessa magnitude leva um tempo para atingir a maturidade que uma vez alcanada permite absorver mais e mais os recursos que o mesmo oferece. Outro aspecto a considerar vai de encontra a parte inicial onde durante todo o processo de implantao se faz necessrio o envolvimento de todos os principais gestores da empresa visto que o software busca quebrar a barreira que h entre os setores colocando a responsabilidade de cada um no processo e no sucesso da implantao. Considera-se tambm que os usurios envolvidos no sistema vo passar por um processo de atualizao intensa visando conhecer mais da sua rea, visto que o software trabalha com as melhores prticas do mercado. A empresa estudada, ainda est no seu incio de jornada com o ERP. H muito que melhorar e muito foi melhorado. O desafio cada dia maior face as particularidades inerentes ao negcio da mesma.

CURSO DE PS-GRADUAO LATO SENSU EM ENGENHARIA DE PRODUO O primeiro passo foi dado, preciso melhorar mais e mais a cada dia e assim garantir que gerenciando melhor, corre-se menos riscos e obtm-se maior lucro. Referncias BALLOU, R. H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: Logstica Empresarial. 5 ed. Porto Alegre: Bookman, 2006. BOWERSOX, D. J, COOPER, M. B. & CLOSS, D. J. Gesto Logstica de Cadeias de Suprimentos. 1 ed. Porto Alegre: Bookman, 2002. CAIARA JUNIOR, C. Sistemas Integrados de Gesto ERP. 3 Ed. Curitiba: Ibpex, 2008. CASTELO BRANCO, V. R. Rumo ao Sucesso: Aprenda como transformar sua vida profissional em uma carreira de sucesso. Rio de Janeiro: E-Papers, 2008. COSTA, J. P., DIAS, J. M., GODINHO, P. Logstica. 1 Ed. Coimbra: Imprensa da Universidade de Coimbra, 2010. GOMES, C. F. S., Gesto da cadeia de suprimentos integrada tecnologia da informao. So Paulo: Ed. Pioneira Thomson Learning, 2004. SLACK, N., CHAMBERS, S., JOHNSTON, R. & BETTS, A. Gerenciamento de Operaes e de Processos: Princpios e prtica de Impacto Estratgico . 1 Ed. Porto Alegre: Bookman, 2006. WIKIPEDIA, ERP. Disponvel em: < http://pt.wikipedia.org/wiki/ERP> 26 Jan. 2010 21:30:00)