1

UNIVERSIDADE DE SO PAULO FACULDADE DE FILOSOFIA, LETRAS E CINCIAS HUMANAS DEPARTAMENTO DE HISTRIA

OS ARQUIVOS DA ADMINISTRAO PBLICA NOS MUNICPIOS DO GRANDE ABC PAULISTA A BUSCA DO FIO DE ARIADNE

Maria de Lourdes Ferreira

Dissertao apresentada ao Programa de Ps Graduao em Histria Social da Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias Humanas da Universidade de So Paulo, como exigncia parcial para obteno do ttulo de Mestre.

Orientador: Prof Dr Helosa Liberalli Bellotto

SO PAULO 2005

UNIVERSIDADE DE SO PAULO FACULDADE DE FILOSOFIA, LETRAS E CINCIAS HUMANAS DEPARTAMENTO DE HISTRIA

OS ARQUIVOS DA ADMINISTRAO PBLICA NOS MUNICPIOS DO GRANDE ABC PAULISTA A BUSCA DO FIO DE ARIADNE

Maria de Lourdes Ferreira

SO PAULO 2005

SUMRIO

1 Introduo .................................................................................................... 7 2 - A regio do Grande ABC das origens reintegrao .............................. 14 3 - As administraes pblicas municipais no ABC e seus arquivos O Minotauro e seu Labirinto 3.1 - O Municpio e os Arquivos Municipais ............................................. 31 3.2 - Documentos pblicos e sua custdia no ABC paulista ................... 48 4 Iniciativas de gesto documental: a tarefa de Ssifo 4.1 - Arquivo pblico - identificao e coordenadas contemporneas ........................................................................... 4.2 - Duas experincias pragmticas de gesto documental no ABC ................................................................................................ 81 4.2.1 - Avaliao documental ................................................... 82 4.2.2 - Microfilmagem de documentos .......................................... 111 4.2.3 O equvoco da interdependncia entre avaliao e microfilmagem .............................................................. 123 5 Avaliao documental: principais abordagens tericas e metodolgicas 5.1 Conceituao ................................................................................ 129 5.2 Avaliao como funo arquivstica histrico ............................ 132 5.3 Principais abordagens tericas e metodolgicas ......................... 143 6 - Uma poltica pblica de arquivos na regio do ABC a busca do Fio de Ariadne 6.1 - Polticas pblicas e polticas pblicas arquivsticas .................... 156 6.2 Instituio de uma poltica pblica de arquivos no ABC ................ 159 7 Consideraes Finais ........................................................................... 163 Bibliografia ................................................................................................ 168 77

Anexos ....................................................................................................... 185

Resumo: Este trabalho busca investigar as polticas e prticas das administraes

pblicas dos municpios do Grande ABC paulista quanto a seus documentos de arquivo. Procura identificar quem detm sua custdia, e quais as aes destas administraes quanto a seu controle, mais especificamente os processos pragmticos de avaliao e microfilmagem documental, tendo como contraponto a teoria arquivstica. A regio estudada compreende os municpios de Santo Andr, So Bernardo do Campo, So Caetano do Sul, Diadema, Mau, Ribeiro Pires e Rio Grande da Serra. Considerando as experincias de ao integrada que tm se verificado na regio a partir da constituio de organismos supramunicipais como o Consrcio Intermunicipal do Grande ABC, a Cmara do Grande ABC e o Forum da Cidadania, entre outros, aponta as condies e elementos para o estabelecimento de uma poltica pblica de arquivos para a regio.

Palavras-chave: Grande ABC, arquivos pblicos municipais, avaliao documental,

poltica pblica de arquivos.

Abstract: This paper intends to investigate the policies and actions carried on by public
administrations in the metropolitan region of ABC, in So Paulo State, concerning its records. It tries to identify who is responsible for the documents custody, how these administrations conduct the control of this material, especially focusing on the pragmatic processes of records evaluation and microfilming, in opposition to archival theories. The studied region is composed by seven cities: Santo Andr, So Bernardo do Campo, So Caetano do Sul, Diadema, Mau, Ribeiro Pires, e Rio Grande da Serra. Taking into consideration the experiences of integrated actions that have been implanted in the mentioned region since the constitution of organisms ruled by a group of public administrators from different cities, like the Consrcio Intermunicipal do Grande ABC, the Cmara do Grande ABC and the Forum da Cidadania, among others, this paper indicate the conditions and elements to the devellopment of a public policy on archives to the region.

Keywords: Metropolitan Region of ABC, public municipal archives, documents appraisal,

public policy on archives.

minhas

filhas,

Sarah

Flvia,

que

compreenderam o pouco tempo disponvel para elas durante a realizao deste trabalho, pelo incentivo, colaborao e afeto; Ana Maria, irm e amiga querida, com quem sempre repart tristezas e alegrias; minha me, pelos exemplos de perseverana e coragem, pela confiana e amor infinito.

Agradecimentos

Este trabalho s foi possvel graas a pessoas que, de diversas formas e em diferentes momentos, colaboraram para que fosse realizado: - os funcionrios das instituies de histria e memria dos municpios do Grande ABC e das Cmaras e Prefeituras Municipais, pela disponibilidade e ateno; - a poeta e produtora cultural Dalila Teles Veras, da Livraria Alpharrabio de Santo Andr, que disponibilizou sua hemeroteca; - os amigos de todas as horas, Cesar e Viviane, pelo incentivo e colaborao; - os professores Ana Maria de Almeida Camargo e Jos Augusto Chaves Guimares, pelas observaes e crticas esclarecedoras durante meu exame de qualificao, sendo que professora Ana Maria devo ainda a disponibilizao de sua biblioteca para pesquisa; - o fisioterapeuta Rodrigo, do Hospital Estadual Serraria, que muito contribuiu para minha recuperao, possibilitando a concluso deste; - e muito especialmente a professora Helosa, orientadora e mestra, pela sensibilidade, ateno e segurana na conduo deste trabalho em todas as suas fases. A todos sou muito grata.

1 Introduo O arquivista norte-americano Theodore Schellenberg, utilizou em suas obras a expresso arquivos modernos pelas diferenas em qualidade e quantidade que possuem os arquivos contemporneos em comparao com os existentes na Idade Mdia e no incio da Idade Moderna. Aumento da populao e de suas demandas, ampliao das atividades e funes dos poderes pblicos para atend-las, utilizao de novas tecnologias na produo de documentos, so alguns dos fatores para a constituio dos chamados arquivos modernos. Acrescentamos a estes fatores, a obrigatoriedade que os governos tm de documentar seus atos e prestar contas deles, caractersticas dos atuais regimes democrticos. Vivemos a chamada era da exploso documental e quando no existe nas organizaes uma poltica de gesto dos documentos, surge o que conhecido pelos arquivistas como massa documental acumulada. Na introduo de sua dissertao de mestrado, Souza (1995), faz da mesma, uma significativa caracterizao,
possvel encontrar conjuntos arquivsticos que so resultado da transferncia dos documentos dos arquivos montados nos setores de trabalho. Esses acervos so denominados, comumente, arquivos mortos. So tambm identificados por arquivo geral e arquivo central. Acondicionados inadequadamente, acumulam-se em locais igualmente inadequados: abandonados. Constituem-se assim as massas documentais acumuladas, onde documentos de valor permanente, misturam-se a documentos de valor intermedirio, que podem ser descartados cumpridos seus prazos administrativos ou legais, e documentos eliminveis de imediato, sem subsolos, garagens, pores, corredores, prdios

nenhum valor administrativo, legal, informativo ou histrico. A maior parte destes documentos foram produzidos ou recebidos pelas atividades-meio, predominando os processos administrativos e as correspondncias. Os documentos das atividades-fim permanecem nos prprios setores, no so encaminhados para o arquivo geral por no serem considerados documentos de arquivo ou por descrdito do mesmo, graas s condies de guarda dos documentos e recuperao das informaes.

O contato com esta realidade, comum a muitos municpios brasileiros, foi determinante para que definssemos o objeto desta dissertao. Este se deu quando de nossa participao em uma Comisso de Avaliao de Documentos e Processos (1998/1999), como funcionria da Prefeitura de Diadema, uma das sete cidades do Grande ABC paulista, uma regio com origem, cultura e problemas comuns. fragmentao que constituiu os sete municpios, contrape-se nos ltimos anos a busca pela integrao, por solues intermunicipais. De acordo com esta tica, no nos concentramos em apenas um municpio, mas, pensando a regio procuramos investigar as polticas e prticas das administraes destes municpios com relao a seus documentos pblicos, comparando-as. Concordamos com Lopes (1993) que,
as massas documentais existem porque os documentos na fase corrente no foram objeto de tratamento tcnico cientfico. Um arquivo ativo que seja organizado de acordo com um plano de classificao de documentos e que tenha o seu ciclo vital determinado por uma tabela de temporalidade no gerar massa documental acumulada.

Nas administraes estudadas, os documentos na fase corrente so organizados e acondicionados por oficiais administrativos ou por outros servidores encarregados desta atividade (operacionais em desvio de funo,

jovens que trabalham por um algum perodo na administrao por convnio com alguma instituio ou projeto social) que desempenham esta atividade de acordo com seu prprio critrio. No h um quadro de classificao nem para os documentos das atividades-meio, que constituem o maior volume, nem para os documentos das atividades-fim. Ou mesmo Manuais de Procedimentos, com normas que orientem os funcionrios, estabelecendo critrios para as administraes como um todo. Durante o perodo de pesquisa e coleta de informaes, pudemos constatar tambm que no h lugar para os documentos, at mesmo os de uso corrente. A necessidade de colocar um novo equipamento ou funcionrio que chega, a mudana para um novo espao, so motivos para que os documentos sejam descartados. No municpio de Diadema, por exemplo, vimos Processos de Compras do ano corrente serem enviados para o Arquivo Geral, uma determinao da chefia de servio para acomodar o novo mobilirio do setor. A primeira tentativa envi-los para o Arquivo Geral ou arquivomorto da administrao. Se no so aceitos, porque este j no possui espao ou por falta de disposio dos funcionrios deste servio, j que inexistindo normas claras, vigoram as relaes pessoais, so colocados em desvos, banheiros desativados, etc. A ausncia de gesto documental a partir da produo do documento e de tratamento arquivstico em todas as suas fases, produz o acmulo desordenado dos mesmos e todas as suas conseqncias. Esta questo s passa a ser objeto de preocupao quando, aps vrios alertas dos responsveis por sua guarda, no h mais espao ou os documentos guardados em condies precrias comeam a se perder. Referindo-se a esta situao frequentemente encontrada, os arquivistas espanhis Alberch Fugueras e Cruz Mundet (1999), assim a caracterizam,

10

bem comum, infelizmente, que ao deparar pela primeira vez com a tarefa, o que o arquivista adquire antes de mais nada a responsabilidade sobre o caos precedente. Enquanto outros profissionais assumem tarefas em andamento ou comeam do zero, nos arquivos j se comea com nmeros vermelhos, pois o que se recebe a responsabilidade sobre a desorganizao, em muitos casos acumulada durante sculos.

Entretanto, ainda no uma poltica e uma prtica nas administraes estudadas que se contrate um profissional da rea de arquivos para buscar solues para estas questes. Mesmo quando isto sugerido aos gestores (Chefes de Servio, Diretores, Gerentes), e no decorrer de nosso trabalho colocamos vrios exemplos nos diferentes municpios, a opo utilizar uma soluo domstica, ou o chamado bom senso. A questo dos arquivos no vista ainda como uma tarefa com especificidades que demandam um profissional da rea para bem desempenh-la. O que ocorreu em muitos casos foi procurar os municpios da regio ou o municpio de So Paulo, para conhecer as solues adotadas. Estas visitas, s vezes serviam de consolo, pois viam situaes semelhantes ou piores. Ou procurava-se adaptar as disposies legais de outro municpio a uma realidade diferente, caso das normas para avaliao e destinao de documentos da Prefeitura Municipal de So Paulo, municpio que possui um Arquivo Histrico Municipal para onde os documentos de carter permanente podiam ser encaminhados, ao contrrio de municpios do Grande ABC. Por isso este trabalho procura contrapor s solues pragmticas buscadas pelas administraes para a questo documental, aquilo que estabelecido pela teoria arquivstica, particularmente no caso da avaliao documental. Quanto estrutura do trabalho, no primeiro captulo traamos um breve histrico da regio, origens, desenvolvimento, desmembramentos, que deram lugar aos atuais municpios de Santo Andr, So Bernardo do Campo,

11

So Caetano do Sul, Diadema, Mau, Ribeiro Pires e Rio Grande da Serra. Ainda neste captulo, evidenciamos a grande imbricao que existe entre eles e as tentativas de integrao, a partir de sua associao em 1990, no Consrcio Intermunicipal das Bacias do Alto Tamanduate e Billings, mais conhecido como Consrcio Intermunicipal Grande ABC. No segundo, tratamos da documentao pblica da regio do ABC. So documentos pblicos de arquivo no mbito municipal, os documentos produzidos e acumulados pelo Poder Executivo e pelo Poder Legislativo. Neste trabalho, optamos por estudar as prticas relativas aos documentos do Poder Executivo. Iniciamos pela caracterizao do municpio brasileiro, suas peculiaridades, a autonomia, de intensidade varivel nas diversas fases de nossa histria, realada na Constituio de 1988, e a concentrao de atribuies do municpio, tambm ampliada a partir deste momento. E ainda a especial inter-relao que a se verifica, resultante dos vnculos existentes entre a populao, e entre a populao e os governos municipais. Ainda neste tem, tratamos dos Arquivos Municipais como instituio arquivstica pblica, e dos marcos legais existentes hoje no Brasil, normalizando a instituio e a gesto de arquivos pblicos. Procuramos identificar os responsveis pela custdia desses documentos, suas condies de armazenamento e acesso, relacionando os tens tratados com princpios arquivsticos. Dada a disperso e fragmentao ocorrida e a inexistncia de processos de controle no que respeita gesto documental, a metfora do Minotauro e seu Labirinto se aplica a maior parte deles. O captulo seguinte trata do Arquivo Pblico, desde seu conceito original at as coordenadas contemporneas. Investiga duas iniciativas pragmticas de gesto documental, verificadas nos municpios de maior porte da regio: microfilmagem e avaliao de documentos e a interdependncia que se observa entre as mesmas em sua aplicao nestes

12

locais. Devido s dificuldades e descontinuidades observadas nas tentativas de soluo para a questo da acumulao documental e sua gesto, fizemos referncia ao mito de Ssifo, personagem da mitologia grega condenado a uma tarefa que nunca conseguia terminar. Concluindo o captulo, tratamos a avaliao como funo arquivstica, discutindo seu conceito, traando seu breve histrico, das primeiras iniciativas ao atual estado da questo, detendo-nos na explicitao das idias mestras sobre avaliao. Finalmente, o ltimo captulo retoma a questo regional, ao propor uma poltica pblica de arquivos para a regio do ABC. J existem no ABC vrias iniciativas no sentido de viabilizar polticas pblicas que atendam necessidades comuns, e os captulos anteriores mostraram que no h tratamento arquivstico na documentao das administraes pblicas estudadas. Concordando com Heredia Herrera (1994), que no existe nada mais parecido com um arquivo municipal que outro arquivo municipal devido a semelhana institucional de sua procedncia, procuramos analisar as condies e equacionar os pontos fundamentais para o estabelecimento de uma poltica pblica arquivstica que, atendendo as necessidades de gesto dos documentos pelas administraes, possa preservar a histria destas instituies e o patrimnio documental dos municpios da regio, que pode ser considerado um patrimnio comum. Esta poltica pblica seria o fio de Ariadne. Na elaborao deste trabalho recorremos a documentos administrativos, como processos, relatrios, projetos, que estavam nos arquivos centrais dos municpios ou nas instituies de Histria e Memria da regio, museus, centros de documentao e memria, etc. E a documentos institucionais, folders, informativos, etc. Utilizamos a legislao municipal consultada nas bibliotecas das prefeituras e das cmaras municipais. No caso das instituies de Histria e Memria, e nas bibliotecas citadas (com exceo da biblioteca da Cmara Municipal de So Caetano do Sul)

13

facultado o acesso da documentao ao pblico. Quanto aos documentos que se encontravam nos arquivos, foi necessrio solicitar autorizao para consulta e enquanto em alguns foi um trmite bastante simples, em outros, muitos impedimentos eram colocados para o acesso. Alm da resposta a um questionrio de coleta de dados, que serviu inclusive para que pudssemos contatar os setores de Arquivo e Microfilmagem, os funcionrios desses servios prestaram muitas informaes pessoalmente ou por telefone e por e-mail, quando havia necessidade de completar ou confirmar dados. Quanto a depoimentos de funcionrios e gestores responsveis pelas aes que estudamos, foi pequena a disponibilidade, da termos poucos relatos e avaliaes neste sentido. Entendemos que isto ocorreu por estarem ainda vinculados s administraes e porque como no municpio as relaes so mais prximas, receavam a identificao. O que se percebe que o acesso aos documentos dos poderes pblicos, e s informaes ligadas a eles, ainda no visto como direito do cidado e do pesquisador. A polmica que ocorre atualmente no pas sobre os chamados arquivos da ditadura, bem ilustrativa disso. A imprensa local tambm forneceu algumas informaes significativas e pistas valiosas. Quanto teoria e questes arquivsticas, recorremos aos manuais e outras publicaes de estudiosos do assunto, trabalhos acadmicos, artigos de revistas da rea, Anais dos Congressos de Arquivologia. No que respeita funo arquivstica da avaliao, a maior parte dos trabalhos de autores de outros pases e muitos foram conseguidos atravs da internet. Nossa inteno no foi esgotar estes assuntos, mas estudando-os, chamar a ateno para os mesmos e para o interesse de maiores debates sobre estas questes, pois como afirmam Alberch Fugueras e Cruz Mundet (1999) o territrio dos arquivos apesar de ser prximo, no deixa de ser desconhecido.

14

2 - A regio do Grande ABC das origens reintegrao

Eu sou o Alcaide-mor desta Vila de Santo Andr da Borda do Campo. Quando cheguei a esta parte do Brasil nenhuma bota de homem branco tinha marcado a areia da praia. Quando o primeiro donatrio chegou, eu j tinha umas trs famlias. Naturalmente, devo obedincia ao Governador Geral desta terra e at mesmo a Sua Majestade El-Rei, l em seus paos em Lisboa... A contragosto fui levado digamos suspender temporariamente minhas fidelidades ao Governador Geral e outras autoridades, que, sob a capa de dar maior proteo comunidade branca do planalto em que nos achamos, pretendem que eu transfira para o Colgio dos Jesutas em So Paulo os foros de vila e o pelourinho de Santo Andr da Borda do Campo.
Cidade Assassinada Antonio Callado

A chamada regio do Grande ABC, no Estado de So Paulo, composta por sete municpios Santo Andr, So Bernardo do Campo, So Caetano do Sul, Diadema, Mau, Ribeiro Pires e Rio Grande da Serra, localizados no sudeste da Regio Metropolitana da cidade de So Paulo. As zonas urbanas desses municpios esto conurbadas, praticamente todas ligadas entre si. A populao dessas cidades soma 2.449.03 habitantes 1, e tambm o terceiro mercado do Brasil, s superado pelo Rio de Janeiro e So Paulo.

IBGE - Instituto Brasileiro de Geografia e Estatstica Estimativa (2004).

15

As razes histricas dessa rea esto ligadas aos primrdios da colonizao do Brasil. Localizada na borda do Planalto, era cortada por uma trilha que conduzia ao mar. A partir da segunda metade do sculo XVI este caminho, antes percorrido pelos indgenas, passou a ser utilizado pelos portugueses, preocupados em conquistar, povoar e garantir a posse da terra. Assim o que se conhece hoje por ABC era apenas um ponto de passagem at o estabelecimento de uns poucos habitantes que formavam uma povoao liderada por Joo Ramalho. Em 1553, o Governador Geral Tom de Souza oficializou a Vila de Santo Andr, constituindo como seu Alcaide-Mor, Joo Ramalho. A povoao passou a ter um pelourinho, smbolo do poder e da justia e comearam as providncias para a instalao da Cmara. Tom de Souza considerava de grande importncia a instalao dessa Vila para a defesa do campo contra os ataques de possveis inimigos, bem como para a conquista do serto. Mas em 1560, o pelourinho, Joo Ramalho e os outros moradores da Vila foram transferidos, por determinao do governador Mem de S, para So Paulo de Piratininga, povoamento junto ao colgio criado pelos jesutas em 1554. As terras da antiga vila passam a constituir o bairro rural da Borda do Campo. Essa denominao abrangia os territrios depois ocupados pelos municpios de Diadema e Santo Andr, alm de So Bernardo desde a Serra do Mar at Rudge Ramos (SANTOS, 1992). Quanto propriedade destas terras, o mesmo autor afirma que parte considervel da atual regio do ABC corresponde sesmaria de Amador de Medeiros. No sculo XVI a mesma foi herdada por Miguel Aires Maldonado que as concedeu aos Beneditinos conforme documentao que conservam. Lentamente a regio se povoou, pois eram esparsas as misses estabelecidas pelos jesutas e as fazendas formadas pelos portugueses e mamelucos.

16

A regio da Borda do Campo continuava a ser um lugar de passagem entre a povoao de So Paulo e o litoral: Partindo-se de So Paulo com destino ao litoral, existem dois caminhos para se chegar Serra: o Caminho Velho do Mar e o Caminho Novo. O Caminho Velho do Mar principiava na atual Rua do Carmo e descia a vrzea para atravessar os lados da Borda do Campo. Alm do Anhangaba saa o Caminho Novo do mar que cruzava a mata do Caaguau e ia pela vrzea ao Geribatiba. (MARTINS, apud MONTEIRO, 1995). Viajantes e tropas carregadas de mercadorias na rota Litoral-Planalto Paulista aportavam em alguns raros pousos. No governo do Morgado de Mateus (1765-1775), foram feitas melhorias no antigo caminho, mas o mesmo ainda apresentava muitos obstculos. A demanda pelo acar paulista, a expanso dos canaviais e a determinao do governador Bernardo Jos de Lorena de que esta mercadoria s podia ser comercializada atravs do porto de Santos e diretamente para o Reino aumentou o movimento das tropas. Para facilitar o transporte o governador fez construir em 1789-1790, uma nova estrada com calamento do trecho da serra, que ficou conhecida como Calada do Lorena (RODRIGUES, 1991). A presena da Ordem dos Beneditinos na regio iniciou uma nova fase, com fazendas que se dedicavam produo agrcola, criao de animais e produo de cermica. Juntaram-se aos ndios livres e aos ndios administrados, portugueses e mamelucos, os negros trazidos para trabalhar nas terras e olarias de propriedade dos monges beneditinos. Segundo Santos (1992), em 1631 comea a formao da Fazenda Tijucuu, em terras doadas aos frades beneditinos por Duarte Machado e em 1671, Ferno Dias Pais Leme fez nova doao Ordem na regio do Tijucuu. A propriedade ficou conhecida como Fazenda So Caetano do Tijucuu desde 1743. Em 1637, a antiga sesmaria da Borda do Campo de Amador Medeiros foi doada aos beneditinos que fundaram no local uma fazenda e uma capela de invocao a So Bernardo, origem da povoao de

17

So Bernardo, mais tarde designada So Bernardo Velho. E a denominao Borda do Campo aos poucos foi sendo substituda por So Bernardo. No sculo XVIII aparecem na regio algumas capelas, uma referncia de seu rarefeito povoamento, em 1714, no bairro do Caaguau (hoje Ribeiro Pires), foi fundada pelo capito-mor Antonio Correa de Lemos, uma capela em homenagem a Nossa Senhora do Pilar; em 1736, o padre Salvador Pires Santiago, morador de um stio na Borda do Campo doou terras para a construo de uma capela por invocao de Nossa Senhora da Conceio. Provisionada em 1738 pelo vigrio de So Paulo, Mateus Loureno de Carvalho, a mesma capela foi visitada por ele em 1740. Essa capela ficava a trs lguas da capital no bairro Acuri ou Guacuri, depois Vila Conceio, hoje Diadema (SANTOS, 1992). O bairro de So Bernardo, que at 1812 integrava a freguesia da S, requeria seu desmembramento: seus moradores reivindicavam maior autonomia, pois j possuam autoridades como policiais das Ordenanas e inspetor da estrada, mas faltava a figura do proco para que fosse criada uma Freguesia correspondente a esse bairro disperso. Isso ocorreu atravs do alvar do prncipe regente de 21 de outubro de 1812, registrado no livro Tombo n. 1 da Catedral de So Paulo. Como a capela de So Bernardo da fazenda dos beneditinos era particular, pertencia Ordem, os monges cederam ao vigrio da nova parquia um terreno distante da sede da fazenda para que ali fosse construda nova matriz com outro orago. Com isto houve a mudana do nome da parquia para Nossa Senhora da Conceio da Boa Viagem. A construo da Igreja Matriz de So Bernardo iniciou-se em 1814 e foi inaugurada em 1825. Na segunda metade do sculo XIX a regio se transformou significativamente, com a construo da Ferrovia So Paulo Railway (1865) e a criao dos ncleos coloniais. Tambm nesta poca inaugurada a estrada do Vergueiro (1863).

18

Quanto criao da ferrovia que visava facilitar o escoamento da produo cafeeira paulista pelo porto de Santos, o governo imperial oficializou pelo Decreto n. 1759, de 26 de abril de 1956, a concesso por 90 anos ao Marqus de Monte Alegre, Marqus de So Vicente e Baro de Mau, para construir e explorar uma estrada de ferro que ligasse o porto de Santos s regies produtoras do caf passando por So Paulo (PINTO, apud MONTEIRO, 1995). A construo da ferrovia comeou em 1860, e como era escasso o povoamento da regio, muitos trabalhadores portugueses, espanhis, italianos e brasileiros vieram trabalhar na mesma. J a Estrada do Vergueiro, inaugurada em 1863, cortava toda a Freguesia de So Bernardo, interligando So Paulo, capital, a Santos e na verdade recuperava o antigo Caminho do Mar, ponto de passagem desde o sculo XVI. Seu nome decorre de seu construtor, Jos Vergueiro, filho do Senador Vergueiro (SANTOS, 1992). Um nmero maior de trabalhadores imigrantes chegou regio com a criao dos ncleos coloniais. Uma poltica de imigrao e substituio da mo de obra escrava j estava em curso. Monteiro (1995), menciona o Decreto-geral n. 3.784 de 19 de janeiro de 1867, do Presidente da Provncia de So Paulo, que regulava a fundao de colnias para imigrantes, distribuio de lotes e condies de propriedade. Martins (2002) afirma que por ordem do Dr. Joo Teodoro Xavier, Presidente da Provncia, em 1874, foram examinadas as possibilidades de se estabelecerem nas fazendas do municpio de So Paulo reas dedicadas colonizao. Pouco depois o governo adquiriu as fazendas dos beneditinos para instalar nelas os ncleos coloniais que deviam ser ocupados pelos imigrantes. Segundo Monteiro (1995), a poltica provincial da poca entendia que o colono deveria permanecer algum tempo nas proximidades da capital. Nesse perodo foram fundados os ncleos coloniais de Santana e Glria em

19

So Paulo e os de So Bernardo e So Caetano na Freguesia de So Bernardo. Os primeiros imigrantes, na maior parte italianos, do Ncleo Colonial de So Caetano chegaram em 28 de janeiro de 1877. Os da colnia de So Bernardo chegaram em 22 de julho do mesmo ano. Outro ncleo foi constitudo em 1888, onde hoje existe o municpio de Ribeiro Pires. Eram centros agrcolas onde se produzia cereais, videiras e algodo. Mas tambm surgiam as olarias em toda a regio e a explorao de granito para a construo de paraleleppedos e guias, em Pilar (Mau) e Ribeiro Pires. E ainda a explorao da madeira, com as carvoarias e serrarias e depois a indstria do mobilirio, seguida pela txtil. No fim do Imprio, a Lei Provincial n 38, de 12 de maro de 1889, desmembrou So Bernardo de So Paulo, possibilitando assim a constituio efetiva do incio do que hoje conhecemos por ABC. Para administrar a Villa de So Bernardo foi criado o Conselho de Intendncia, integrado por Joo Baptista de Oliveira Lima, Jos Del Zotto e Francisco Jos da Silva (02 de maio de 1890). Com a posse do primeiro intendente, Jos Del Zotto, a 11 de maio de 1890 foi instalado o municpio. A primeira Cmara Republicana foi eleita em 1892. Os trilhos da So Paulo Railway, mais tarde Estrada de Ferro SantosJundia, atravessavam a vrzea, vindos de So Paulo em direo a Santos. A implantao da ferrovia acarretou o fenmeno do Povoado-Estao, caracterizado por pequenos ncleos, predominantemente residenciais e comerciais, com a localizao de algumas indstrias extrativas como serraria, cermica e cimento (PASSARELLI, 1994). A estao de Ribeiro Pires data de 1887, sendo que o ncleo colonial foi criado junto estao. Em 1883, a So Paulo Railway inaugurou as estaes do Pilar (hoje Mau) e a de So Caetano, prximas ao ncleo colonial existente, e a estao Campo Grande, em 1889. A Estao de So Bernardo, que havia sido inaugurada em 1867 e distava seis quilmetros do centro da Vila, cresceu rapidamente. Em 1910 o

20

local se destacava como principal plo de industrializao do municpio de So Bernardo, atraindo moradores de So Bernardo, em sua maioria italianos, interessados em melhorar suas condies de trabalho no parque fabril que ali se formava (MDICI, apud MONTEIRO, 1995). Nesse ano foi transformado em Distrito tendo alterado a denominao original para Santo Andr, lembrando a antiga povoao liderada por Joo Ramalho. E foi em funo desse processo de crescimento industrial e residencial em torno do eixo ferrovirio que ocorreu a transferncia do poder polticoadministrativo do municpio, que teve sua sede deslocada para junto da estao ferroviria, o Distrito de Santo Andr (Decreto Estadual n. 9775, de 30 de novembro de 1938). O municpio sede passou a chamar-se Santo Andr, contando com os seguintes distritos: So Bernardo, Mau, Ribeiro Pires e Paranapiacaba, enquanto So Caetano passou a ser um sub-distrito do distrito sede (RODRIGUES, 1991). A vocao industrial da regio se fortaleceu com a construo da Represa Billings e da Usina Henry Borden (concludas em 1952) e a inaugurao da Via Anchieta (em 1947 e 1952, a 1 e a 2 pistas respectivamente). Foi escolhida para sediar a instalao das grandes multinacionais produtoras de veculos automotivos que chegavam ao Brasil atradas pelo Plano de Metas do governo Juscelino Kubitschek, na segunda metade dos anos 50. Com isso aumentou o contingente de migrantes, primeiro do interior do estado, mais tarde dos estados de Minas Gerais e do Nordeste. Ao mesmo tempo consolida-se a metropolizao, sendo o crescimento dessa regio em grande parte reflexo da expanso urbana da regio metropolitana, em particular de seu centro principal, So Paulo (GOMES, 1993). Esse desenvolvimento foi um dos fatores para os desmembramentos polticos que se sucederam. Em 1940 existia apenas um municpio, Santo Andr da Borda do Campo. Nos anos seguintes uma srie de

21

desmembramentos reconfigurou a regio. O Decreto n 14.344, de 30 de novembro de 1944, eleva novamente So Bernardo categoria de municpio, com o nome de So Bernardo do Campo. No dia 01 de janeiro de 1945 foi instalado o municpio e tomou posse o primeiro prefeito nomeado, Wallace Cochrane Simonsen. As eleies ocorreram no final de 1947 e em 1948 tomaram posse o primeiro prefeito eleito, Dr. Jos Fornari e a primeira Cmara de Vereadores. Um plebiscito realizado em 1948 determinou a emancipao do distrito de So Caetano; a Lei n 233 instalou o municpio com a denominao So Caetano do Sul. No dia 13 de abril de 1949 tomaram posse o primeiro prefeito de So Caetano do Sul, Dr. ngelo Raphael Pellegrino e a primeira Cmara de Vereadores. Os distritos de Mau (antigo Pilar) e Ribeiro Pires separam-se de Santo Andr, segundo a Lei n 2.456, de 30 de dezembro de 1953. No dia 1 de janeiro de 1955 tomou posse o 1 prefeito de Mau, Ennio Brancalion, e a primeira Cmara de Vereadores. Os eleitores aprovaram no plebiscito de 24 de dezembro de 1958, a emancipao do distrito de Diadema de So Bernardo do Campo, regulamentada pelas Leis n 5.121, de 31 de dezembro de1958 e 5.285/59. No dia 1 de janeiro de 1959, tomaram posse o prefeito Evandro Caiaffa Esquvel e a primeira Cmara Municipal. O distrito de Icatuau, antigo Rio Grande, atingiu autonomia, separando-se de Ribeiro Pires, com o nome de Rio Grande da Serra (Lei n 8050, de 31 de dezembro de 1963). Assim constituram-se os sete municpios da regio do Grande ABC paulista: Santo Andr, So Bernardo do Campo, So Caetano do Sul, Diadema, Mau, Ribeiro Pires e Rio Grande da Serra. A fragmentao poltico territorial, entretanto, no eliminou uma identidade que tem como ponto de partida uma histria comum, e possui ainda outros traos identitrios, a forte influncia dos imigrantes, o papel do trabalho como valor de agregao social, expandido com a pujana da industrializao da regio

22

entre as dcadas de 50 a 80, trazendo consigo a migrao do norte e nordeste do Brasil (ALVES, 1999). A partir dos anos 60 temos a intensificao do fluxo populacional e a expanso dos municpios da regio. Segundo dados do IBGE, de 1960 a 1991 a populao absoluta do Grande ABC passou de 504.416 para 2.048.674 habitantes. Enquanto na dcada de 60/70 o Brasil apresentou 2,9% de Taxa Geomtrica de Crescimento Anual, o Grande ABC, no mesmo perodo, alcanou a marca dos 7%. Quanto expresso Grande ABC, surgiu em 1968 quando o peridico News Seller, que circulava na regio desde 1958 passou a adotar a denominao Dirio do Grande ABC, reforando esta identidade. Em 1987, surgem o Gipem Grupo Independente de Pesquisadores da Memria do Grande ABC e a Coluna Memria, no jornal Dirio do Grande ABC. O responsvel por esta coluna, jornalista Ademir Mdici, memorialista e integrante do Gipem nas suas origens, mantm esta coluna diria at hoje. Por iniciativa do Gipem, orientao do professor Jos de Souza Martins e apoio do ento prefeito de Santo Andr, Celso Daniel, um defensor do estudo e das aes da regionalidade, realizou-se em 1990 o primeiro Congresso de Histria do Grande ABC. Estes Congressos tm se realizado desde ento a cada dois anos nos municpios do Grande ABC. Essas iniciativas esto ligadas pesquisa da identidade e de outros assuntos relevantes para o entendimento da regio. Os temas dos Congressos corroboram esta preocupao: I 1990 Santo Andr: A classe trabalhadora em seu lugar II 1992 So Bernardo: Caminhos e Rumos ndios, Escravos e Operrios III 1994 - So Caetano: sombra das chamins a produo da cultura no ABC IV 1996 Diadema: Os tempos histricos no ABCD paulista V 1998 Mau: Histria em silncio: a (des)ocultao da histria do

23

povo do Grande ABC VI 2000 Ribeiro Pires: Ns, os suburbanos VII 2002 Rio Grande da Serra Matas, guas e trilhas: Caminhos do ABC O VIII Congresso voltou a ser realizado em Santo Andr, no distrito de Paranapiacaba, em julho de 2004, com o tema, No meio dos caminhos, o Grande ABC. A conceituao de regio extrapola os indicadores geogrficos e administrativos e abrange particularidades, sobretudo econmicas que identificam a regio do Grande ABC. Para Daniel e Somekh (apud BERBEL, 2001), o Grande ABC seria uma regio plenamente distinguvel por apresentar caractersticas econmicas peculiares, ser altamente polarizada e apresentar elevado grau de integrao poltico-administrativa. Esta polarizao seria resultado do fato de que cerca de 90% do movimento das pessoas ocorre dentro dos limites da regio. A integrao regional, do ponto de vista poltico e administrativo resultaria da existncia de entidades cuja atuao extrapolam os limites de cada um dos sete municpios que compem o Grande ABC. O tema da integrao ganhou nfase aps a abertura do mercado interno para os veculos automotores importados. Alm disso, a indstria automotiva passa a diversificar localizao, isto , o Grande ABC perde o quase monoplio da produo de autos no Brasil. Caracterizando as transformaes sofridas pelo Grande ABC, nas ltimas dcadas dos sculo XX, Daniel (2001), considera,
Ao processo de desconcentrao territorial da indstria soma-se a retrao da indstria nacional na dcada perdida, os anos 80, iniciandose perodo de crise estrutural para o Grande ABC. (...) A dcada de 90 de aprofundamento da crise e da emergncia do novo: de um lado,

24

manifestaes da crise estrutural iniciada nos anos anteriores, s quais se agregam novas dimenses de problemas; de outro, a emergncia de transformaes que comeam a apontar a superao da referida crise, com base em um modelo de desenvolvimento regional.

Assim, o rpido e desordenado crescimento da regio e a crise econmica e social a partir do final dos anos 80 so responsveis pela constituio de um novo regionalismo no ABC,
Nos ltimos 10 anos essa viso regional voltou-se para as polticas pblicas. Frum para a da A criao de rgos como o Consrcio Intermunicipal, o Cidadania, a de Cmara um Regional e a Agncia propcio de ao

Desenvolvimento o resultado concreto da convergncia de esforos estruturao campo institucional desenvolvimento das polticas regionais. So vrias as razes: crise econmica, emergncia de novas formas de gesto participativa, constituies de blocos partidrios fortes, acumulao de problemas que no poderiam ser mais tratados isoladamente por municpio, como a questo dos mananciais e da destinao e tratamento dos resduos urbanos e industriais, entre outros. (BERNARDO, 2001).

A primeira organizao oficial constituda neste sentido foi o Consrcio Intermunicipal das Bacias do Alto Tamanduate e Billings, que congrega as sete prefeituras dos municpios da regio do Grande ABC2. Tambm conhecido como Consrcio Intermunicipal Grande ABC e Consrcio ABC, foi instalado oficialmente na Cmara Municipal de Santo Andr, em 19 de dezembro de 1990. Essa associao dos sete municpios do Grande ABC foi autorizada por leis municipais daquele ano, nos termos da Constituio Federal, da Constituio Estadual e das Leis Orgnicas dos municpios. Alm
2

Os consrcios intermunicipais representam acordo dos municpios envolvidos para fins administrativos. So formas geis e albergadas pelo Direito de enfrentamento de problemas locais e regionais, dentro de reas setoriais definidas, como sade, distribuio de gs, terceirizao e tantos outros servios que tero soluo vista da boa governana no uso dos interesses e mecanismos das polticas pblicas (Castro, 2001).

25

dos sete prefeitos e dos assessores indicados por eles para assuntos regionais, o Consrcio conta ainda com um Conselho Fiscal, formado por membros indicados pelas Cmaras de Vereadores de cada cidade e um Conselho Consultivo constitudo por membros de entidades da sociedade civil. A presidncia do Consrcio exercida por um dos prefeitos, eleito por seus pares por um ano. Um de seus primeiros objetivos o de representar o conjunto dos sete municpios consorciados em matrias de interesse comum perante outras entidades, alm de defender polticas consensuais para o desenvolvimento da regio. Como exemplo de atividades j concretizadas ou em desenvolvimento pelo Consrcio Intermunicipal Grande ABC temos o Plano de Obras Emergenciais em reas de Proteo aos Mananciais, o Plano Regional de Coleta e Disposio Final de Resduos Slidos, o Plano Regional de Controle Ambiental, o Plano Regional Virio, o Plano Regional contra Enchentes. O Frum da Cidadania do Grande ABC, cuja misso fazer que sejam respeitados os direitos e a cidadania, teve sua origem no Movimento Vote no Grande ABC, no ano eleitoral de 1994, sendo seu objetivo sensibilizar e conclamar a populao da regio do ABC a aumentar sua representao na Cmara Federal e na Assemblia Legislativa, votando nos candidatos da regio. Como resultado foram eleitos cinco deputados federais e oito estaduais, a maior representao parlamentar j verificada na regio. Cumprida a finalidade, as entidades participantes do movimento, apoiadas por outras entidades representativas da vida civil, entenderam que o movimento deveria institucionalizar-se. Surgiu ento, o Frum da Cidadania do Grande ABC, constitudo formalmente no dia 16 de maro de 1995. Atualmente conta com mais de uma centena de entidades dos mais diversos segmentos da sociedade civil que por meio de seus Grupos Temticos atuam promovendo debates, seminrios, palestras, encontros e estudos com o objetivo de apresentar s autoridades constitudas, seja nos mbito federal,

26

estadual e municipal e populao em geral, os subsdios que, de alguma forma, possam ajudar na soluo dos problemas da regio.3 A Cmara do Grande ABC rene em um mesmo espao poder pblico (governo do Estado e dos sete municpios que constituem o Grande ABC) e sociedade civil para que juntos realizem um planejamento estratgico, no sentido de equacionar e buscar solues para a problemtica social, econmica, ambiental, fsico-territorial e circulao e de transportes da regio. As prioridades so estabelecidas de acordo com diagnsticos formulados pela Cmara, em especial, pelos Grupos Temticos (GTs). A idia de sua criao foi lanada em 1996 pelo governo de So Paulo, mas sua efetivao s foi possvel no dia 12 de maro de 1997, aps os novos prefeitos assumirem seus cargos. Os diversos parceiros articulados na Cmara Regional do Grande ABC realizaram em 1999 o Planejamento Estratgico Regional, que elaborou um cenrio futuro desejado para o Grande ABC, ou seja, uma viso de como poderia ser a regio de um conjunto de eixos estruturantes a saber: as pr-condies necessrias para tornar aquele cenrio uma realidade, e um programa e uma estratgia para viabilizar tais eixos (Revista Cmara do Grande ABC, s.d.). Os eixos estruturantes definidos pelo Planejamento Estratgico Regional so: Educao e Tecnologia, reas de Mananciais, Acessibilidade e Infra-Estrutura, Cadeias produtivas, Ambiente Urbano de Qualidade, Identidade Regional e Estruturas Institucionais e Incluso Social. Finalmente, a Agncia de Desenvolvimento Econmico do Grande ABC a concretizao de um dos acordos mais importantes da Cmara. Foi criada em 1998, visando otimizar os trabalhos da Cmara Regional do Grande ABC, para promover o Desenvolvimento Econmico Sustentvel Regional. Trata-se de uma ONG mista, composta pela associao das sete Prefeituras (representadas pelo Consrcio Intermunicipal do Grande ABC),
3

Folder institucional Frum da Cidadania do Grande ABC Aqui o Grande ABC fala mais alto.

27

por todas as Associaes Comerciais e Centros das Indstrias (Ciesps) da regio, ao lado do Sebrae, das empresas do Plo Petroqumico, das principais instituies de ensino (Universidades e Faculdades)4 e dos maiores Sindicatos de Trabalhadores, sendo que todos esses segmentos tm ao efetiva em sua diretoria.5 A Agncia de Desenvolvimento Econmico foi concebida como uma instituio de natureza executiva com a finalidade de conduzir aes de marketing regional, coordenar as aes tcnico-financeiras de apoio e fomento s empresas e produzir e disseminar informaes scio-econmicas da regio. Nesta tica de regionalidade, de pensar, estudar, propor e desenvolver aes sobre a regio do Grande ABC, outras duas iniciativas devem ser mencionadas. Em 1998, quando das discusses preparatrias ao 5 Congresso de Histria do Grande ABC, tomou corpo a idia da criao de um frum que congregasse as instituies oficiais de histria e memria da regio: Museu de Santo Andr, Servio de Memria e Acervo e Servio de Patrimnio Histrico de So Bernardo do Campo, Fundao Pr-Memria de So Caetano do Sul, Centro de Memria de Diadema, Museu de Mau e Museu de Ribeiro Pires. Este frum denominou-se Comisso Tcnica das Instituies de Memria do Grande ABC. Constituiu-se objetivando maior integrao regional e intercmbio tcnico-cientfico. integrantes, muselogos, museologia, Para tanto seus e historiadores, especialistas em arquivstica

bibliotecrios e socilogos, reunem-se mensalmente para

discutir, trocar informaes, realizar trabalhos comuns e projetar aes futuras. Tm realizado aes na tica da integrao regional, como a organizao temtica do VI Congresso de Histria do Grande ABC e a elaborao de um guia, Grande ABC Guia Bibliogrfico: localizao e
As Universidades se constituem scias da Agncia atravs do Unifrum (Livre Mercado, 2001). Folder Institucional Agncia de Desenvolvimento Econmico do Grande ABC Conhecendo o passado, inovando o presente, construindo o futuro.
5 4

28

sntese de contedo, editado em 2001, com o patrocnio do Consrcio Intermunicipal Grande ABC. Alm das instituies mencionadas passaram a fazer parte dessa Comisso Tcnica, o Centro de Apoio Tcnico ao Patrimnio de Ribeiro Pires, o Ncleo de Pesquisa Histrica de Mau e a Gerncia de Projetos Patrimoniais de Paranapiacaba. Seus objetivos, caractersticas e atuao, foram sintetizados como,
Um dos grandes desafios da Comisso Tcnica tem sido encontrar eixos de comunicao comuns tratando-se de instituies participantes Centros de Memria, Museus, Servios de Patrimnio Cultural com linguagens e preceitos terico-metodolgicos diversos. Alm disso, existem caractersticas polticas, econmicas, sociais e culturais prprias a cada municpio da regio. No entanto, o que une as instituies sua importncia no contexto social com vistas a propiciar a produo, conservao e difuso do conhecimento histrico do Grande ABC, a histria regional comum at meados da dcada de 1940 e a compreenso da importncia da realizao de aes regionais. As aes desenvolvidas pela Comisso Tcnica apresentam-se como trabalhos coletivos e no como a justaposio das aes desenvolvidas em cada uma das instituies. Os interesses, demandas e calendrios so diferenciados.6

Tambm em 1998, foi criado o Laboratrio de Regionalidade e Gesto do Centro de Aperfeioamento e Ps-Graduao do Centro de Aperfeioamento e Ps-Graduao do Centro Universitrio do Imes-Instituto Municipal de Ensino Superior de So Caetano. Idealizado pelo professor Luiz Roberto Alves, o laboratrio tem como principal objetivo realizar estudos sobre o desenvolvimento social, econmico e educacional do Grande ABC e
6

Suzana Ceclia Kleeb. Comunicao sobre a Comisso Tcnica das Instituies Oficiais de Memria do Grande ABC, apresentada na Semana de Museus, Universidade de So Paulo, 2003.

29

outras regies do pas. Sua proposta criar mestres em Administrao para pesquisar a regionalizao como contraponto a globalizao. Esclarece Alves,
A despeito dos nmeros e perspectivas cujo pano de fundo revela o Grande ABC como o terceiro plo de consumo do pas e um dos lderes nacionais de renda per capita, cerca de R$ 12 mil (quando a do Brasil de R$ 4 mil) - h aqui, porm, uma grande ausncia: a produo do conhecimento cientfico capaz de embasar reflexes, propostas de mudana, exigncias administrativas. Muitos depoimentos de projetos bem-sucedidos em cidades e regies do mundo mostraram o peso das aes cientfico-culturais, nas quais as dimenses especializadas como educao, ecologia, administrao, comunicao social criaram, acumularam e veicularam intensa massa crtica para o alcance de objetivos definidos socialmente na sociedade mais complexa. ( Dirio do Grande ABC, 1998).

O LabGest, como tambm conhecido, tem constitudo um acervo com trabalhos acadmicos e uma hemeroteca sobre a regio do ABC. Periodicamente realiza seminrios, palestras e debates sobre temas relevantes focalizando as vrias faces da regionalidade que so publicados nos Cadernos de Pesquisa Ceapog-Imes. E tem como temas de estudo: experincias de gesto urbana regionalizada; os desafios da sociedade regional; reflexes acadmicas entre o global e o local. Recentemente, a exemplo da Comisso Tcnica das Instituies de Histria e Memria,
(...) secretrios municipais e diretores de Cultura dos sete municpios do Grande ABC criaram um grupo tcnico dentro do Consrcio para cuidar das polticas regionais do setor. Os administradores da questo cultural das cidades querem abordar a necessidade de um sistema regional de cultura, integrao dos servios culturais fornecidos pelas

30

sete cidades, administrao conjunta da memria regional (sic) e da formao e formao de corpo tcnico e artstico nas sete cidades. O grupo ter reunies mensais e j prope inclusive um seminrio regional de cultura para ampliar o debate em torno do assunto7 ( Dirio do Grande ABC, 2003).

Assim, em vrios sentidos e direes os municpios e suas entidades tm procurado superar a fragmentao buscando aes integradoras. Esta conscincia e atuao regional que vem sendo construda constatada pelo professor Fernando Abrucio, o autor de Redes Federativas no Brasil: Cooperao Intermunicipal no Grande ABC, afirma o Consrcio Intermunicipal, nico em regies metropolitanas est um passo frente de outras experincias e que, existe uma agenda regional e a sociedade civil sabe o que atuao regional e atuao metropolitana.8

O Seminrio proposto realizou-se efetivamente de 21 a 23 de agosto de 2003, na sede do Consrcio Intermunicipal Grande ABC com o tema, ABC: Desafios da Complexidade Cultural. Identidades e Produo Simblica no Mundo do Trabalho. 8 Informativo do Consrcio Intermunicipal do Grande ABC, dez/1 de janeiro de 2002).

31

3 As administraes pblicas municipais no ABC e seus arquivos

Brasil

precisa

de

uma

lei.

Uma

lei

que diga que preciso cumprir todas as leis.

Antonio F. Viana, gacho, deputado pelo Rio de Janeiro (1832-1905)9

3.1 - O Municpio e os Arquivos Municipais Quando se trata da caracterizao do municpio no Brasil sempre evidenciada sua autonomia, que remonta ao perodo colonial. Herana portuguesa efetivada no Brasil com a criao das vilas10 e a instalao das Cmaras Municipais que conforme Meirelles (1964), possuam a mesma organizao e atribuies polticas, administrativas e judiciais que desempenhavam no Reino. Em Portugal, o Concelho, rgo local de governo era exercido por um alcaide, com funes administrativas e judiciais, juzes, escolhidos entre os homens bons que constituam um rgo consultivo ao Concelho, os almotacs, com funes de policiamento, de pesos e medidas, conservao de estradas, edificaes e tributos, e os procuradores, representantes do Concelho junto Corte. Segundo Castro (2001), as Comunas portuguesas sofreram no final da Idade Mdia, o mesmo declnio que em outros lugares da Europa, em proveito do fortalecimento do poder central. Conseqentemente, no sculo XIV aparecem os representantes da Coroa nos Concelhos, chamados juzes de fora, smbolo do centralismo, do controle.

10

Roberto Pompeu de Toledo. Ao Brasil, com amor, desprezo ou escrnio. Revista Veja, 30/07/2003, p.130. A primeira vila no Brasil foi So Vicente, fundada por Martim Afonso de Souza, em 1532.

32

Com as Ordenaes Afonsinas (1446) criada a figura do vereador, de verear, aquele que vigia pelas veredas da vida, v alto, prov os interesses de todos (Castro, 2001). Os vereadores passam a dividir suas funes com os almotacs e com os homens bons. Sua instituio foi mantida nas Ordenaes Manuelinas (1521) e nas Ordenaes Filipinas (1603).11 Chegando ao Brasil trouxeram os portugueses as instituies municipais segundo o direito vigente na poca. Apesar da instituio das Capitanias Hereditrias12, a vastido do territrio, a distncia da Metrpole, a preocupao da Coroa Portuguesa com a Guerra com a Espanha e com as ndias, e mesmo o sentimento nativista do povo que se formava, contriburam para o fortalecimento da autonomia dos municpios.
No Brasil, a cidade sempre teve numa tradio que remonta ao perodo colonial um papel e um tratamento poltico destacado. Nossa formao histrica e cultural, herdada da colonizao portuguesa, municipalista, tendo o Municpio precedido a prpria formao nacional (...) as Cmaras Municipais do Brasil-colnia, com sede nas vilas e cidades, desempenhavam as mais variadas competncias e foram o nico rgo que sobreviveu por inteiro (...) (REIS, 2002).

As Ordenaes Filipinas, promulgadas em 1603 na Espanha13 reduziram a organizao municipal a um aparelhamento de finalidades puramente administrativas. As funes judiciais ficaram restritas a pequenos casos que a legislao da poca relegava para os tribunais locais.

As Ordenaes so codificaes inspiradas nos usos e costumes, leis gerais, forais, regulamentos, alm dos princpios dos direitos romano, cannico e visigtico. Vigoraram no Brasil as Ordenaes Afonsinas (14461447), as Manuelinas, com uma primeira verso de 1512, sendo novamente redigida em 1521, e as Filipinas (1603). 12 Criadas a partir de 1534 por D. Joo III, que dividiu as terras braileiras, do litoral at a linha de Tordesilhas, em quinze faixas de terra, de extenso varivel, doadas doze capites donatrios, fidalgos da pequena nobreza portuguesa. Juridicamente a ocupao das terras era assegurada pela Carta de Doao e pelo Foral. 13 De 1580 a 1640, Portugal e suas colonias estiveram sob domnio espanhol.

11

33

Aps a independncia de Portugal, em 1824, nossa primeira Constituio reservou s Cmaras Municipais um captulo autnomo14: - Artigo 167 Em todas as Cidades e Vilas ora existentes e nas mais que para o futuro sejam criadas, haver Cmaras, s quais compete o governo econmico e municipal das mesmas cidades e vilas. - Artigo 168 As Cmaras sero eletivas, e compostas do nmero de vereadores que a Lei designar, e o que obtiver mais nmero de votos ser o Presidente. - Artigo 169 O exerccio de suas funes municipais, promoo das suas Posturas policiais, aplicao de suas rendas e todas particulares e teis atribuies, sero decretadas por uma Lei regulamentar. Como hoje h distino poltico-administrativa nas expresses Cidades e Vilas, esclarece Castro (2001) que, no Imprio, a diferena entre cidade e vila identificava-se apenas pelo critrio democrtico e pela composio dos membros das Cmaras Municipais. E que as Cmaras das cidades eram compostas de nove membros, alm do secretrio e as das vilas, de sete. Entretanto em 1 de outubro de 1828 foi aprovada a Lei Regulamentar n 28, retirando dos municpios qualquer capacidade deliberativa, e o Ato Adicional Constituio de 12 de agosto de 1834 passa a atrelar as Cmaras s Assemblias Provinciais. Assim, conforme Costa (1996),
No Imprio, mesmo que a Constituio de 1824 previsse eleies nas vilas e cidades, as instituies locais eram subordinadas aos Presidentes das Provncias e ao Governo Central, no tendo autonomia. Porm, mesmo assim, os chefes polticos locais, com imenso poderio privado, tornavam o governo central do Imprio impotente para exercer de fato maiores controles sobre o mando dos chefes locais.

14

Captulo II, Das Cmaras, Ttulo VII.

34

Essa condio perdurou at o advento da Repblica, pois,

(...) os Municpios foram praticamente excludos do texto constitucional, sendo considerados como assunto domstico das Provncias, numa indiferena que se manteve at a Constituio Federal de 1891, primeira da Repblica, que apenas determinou, em seu famoso art. 68, que os Estados organizar-se-o de forma que fique assegurada a autonomia dos Municpios, em tudo quanto respeite ao seu peculiar interesse (REIS, 2002).

Prevaleceu aqui a ascendncia dos Estados, na organizao dos seus respectivos Municpios, tarefa apenas limitada pelo respeito ao peculiar interesse, jamais definido com contornos objetivos. Isso representou um golpe na autonomia municipal, abandonou s convenincias polticas dos governos estaduais, que colocaram os Municpios a servio dos interesses oligrquicos que imperaram durante toda a Repblica Velha. Segundo Cretella Jr. (1975),
(...) a autonomia municipal ficou apenas no papel, porque dentro de mais de quarenta anos, na prtica, imperava no Municpio, a vontade do Governo Estadual, representado pelo chefe do situacionismo local. Cabos eleitorais, os coronis, os chefes locais, representantes do governo do Estado que mandavam na poltica municipal.

Por fim, como afirma Meirelles (1964) o Municpio brasileiro era reduto de polticos que os transformavam em feudos e que vivia sem recurso, sem liberdade, sem progresso, e sem autonomia. Da Constituio de 1891 atual, tivemos a alternncia entre fases de maior autonomia dos estados e municpios e centralismo poltico nas mos do governo federal.

35

A Reforma Constitucional de 1926 incluiu a autonomia municipal entre os princpios constitucionais da Unio, mas passou a permitir a interveno federal no Estado que a desrespeitasse. Portanto, a autonomia local passaria a comportar uma interpretao federal, e no apenas a interpretao que lhe desse o Estado-membro no exerccio do poder de organizao do Municpio. A Constituio de 1934 iniciou o processo emancipador do Municpio. Criou as condies necessrias ao florescimento do municipalismo e corrigiu os abusos cometidos, durante a Repblica Velha, na organizao plena do Municpio pelo Estado. Um dos grandes passos dados pela Carta de 1934 no sentido de alargar a substncia da autonomia local, foi o reconhecimento, aos Municpios, de uma autonomia financeira, de modo que passaram a gozar de receitas prprias. Durante a ditadura do Estado Novo, vigncia da Carta outorgada de 1937, vigorava um governo densamente autoritrio e centralizador, concentrado de modo pessoal nas mos de Vargas. Os prefeitos passaram a ser de livre nomeao dos governadores, ento chamados de Interventores do Estado, e estes eram indicados pelo Chefe do Governo. Promulgada aps a queda do Estado Novo e a redemocratizao do pas, a Constituio de 1946 novamente reconheceu aos Municpios aquela autonomia j obtida com a Constituio de 1934. Seus prefeitos, viceprefeitos e vereadores eram eleitos diretamente pelo povo. Definiu-lhes competncias tributrias e previu a sua participao no produto da arrecadao do imposto de renda pela Unio. A Constituio de 1967, e tambm a Emenda Constitucional n 1 de 196915, alargaram a matria de interesse municipal no texto da Constituio Federal, limitando a autonomia do Estado-membro nesse tema. Durante os anos dos governos militares, houve uma intensa interferncia da Unio em
Esta Emenda determinava que os prefeitos das capitais dos estados e dos municpios considerados estncias hidrominerais passariam a ser nomeados pelos governadores dos estados, ouvida a Assemblia Legislativa, e os dos municpios considerados de interesse da segurana nacional, pelo presidente da Repblica. Limitou tambm o nmero de vereadores a vinte e um, o que prejudicava a representao poltica de cidades mais populosas.
15

36

assuntos de interesse tipicamente municipal, uma tendncia centralizadora que, alis, foi caracterstica daquele regime. Nos anos 80, cresceu vigorosamente o movimento municipalista e os avanos descentralizadores que se verificaram no decorrer desta dcada foram ratificados e aprofundados pela Constituio de 1988 (AFFONSO, 1996). Essa descentralizao,
constituiu-se numa pea central da agenda reformista da Nova Repblica, em virtude de dois desenvolvimentos. Em primeiro lugar, a centralizao caracterstica do autoritarismo burocrtico do regime militar converteu a descentralizao num princpio ordenador das mudanas para os setores de esquerda ( ...) Por outro lado, a descentralizao constitua-se numa pea tambm importante do pensamento liberal de oposio ao regime. Na Nova Repblica, as duas matrizes a esquerda e a direita engendraram uma coalizo frouxamente articulada, mas que logrou conferir um forte vis municipalista no s Constituio de 1988, como tambm s diversas propostas de polticas (MELO, 1996).

Foi a Constituio de 1988 que deu autonomia municipal a mais avanada proteo e a mais ampla abrangncia, como jamais ocorrera em momentos anteriores de nossa experincia constitucional (BENEVIDES, apud REIS, 2002). A grande inovao trazida pela Constituio foi o rompimento com a tradio dual do federalismo brasileiro desde 1891 baseado na repartio de competncias entre apenas duas ordens de entidades federativas, a Unio e os estados, - passando a inserir, categoricamente, os Municpios na organizao poltico-administrativa da Repblica Federativa do Brasil, formando-se uma terceira esfera de autonomia. Conforme o artigo 18 da Constituio Federal de 1988, A organizao poltico-administrativa da

37

Repblica Federativa do Brasil compreende a Unio, os Estados, o Distrito Federal e os Municpios, todos autnomos, nos termos desta Constituio. Discorrendo sobre a singularidade do Municpio brasileiro, a partir da Constituio de 1988, Meirelles (2002) afirma ser o mesmo uma entidade estatal integrante da Federao. Essa integrao uma peculiaridade nossa, pois em nenhum outro Estado Soberano se encontra o Municpio como pea do regime federativo constitucionalmente reconhecida. Dessa posio singular do nosso Municpio que resulta sua autonomia polticoadministrativa, diversamente do que ocorre nas demais federaes em que os Municpios so circunscries territoriais meramente administrativas. Quanto autonomia do Municpio brasileiro est assegurada na Constituio da Repblica para todos os assuntos de seu interesse local (art. 30) e se expressa sob o trplice aspecto poltico (composio eletiva do governo e edio de normas locais), administrativo (organizao e execuo dos servios pblicos locais) e financeiro (decretao, arrecadao e aplicao dos tributos municipais). O artigo 29 da Constituio Federal estabelece que a organizao poltico-administrativa feita pelo prprio Municpio, por lei orgnica local, votada e aprovada por dois teros dos membros da Cmara Municipal, sendo promulgada pela mesma Cmara, atendidos os preceitos estabelecidos na Constituio. Assim podemos afirmar que hoje o municpio, constitui uma instituio poltico-jurdica (...) que agrega grupos de pessoas, que estrutura uma peculiar organizao econmica e, para a qual, o Estado v-se forado a criar uma rede de servios locais e caracteriz-lo como uma clula do prprio Estado (SALGADO, 1989). O artigo 30, inciso V da Constituio Federal de 1988, estabelece que aos municpios foram reservados todos os servios pblicos que digam respeito ao interesse local, e os incisos VI e VII introduziram a responsabilidade do municpio nas reas de Educao e Sade. Portanto,

38

passam tambm para a esfera municipal, servios como a promoo de programas de construo de moradia e a melhoria de condies habitacionais e de saneamento bsico, a constituio de guardas municipais, o atendimento em creches, etc. A prpria assistncia social ser descentralizada, cabendo aos municpios e estados a execuo de programas coordenados e normatizados pela Unio (artigo 210, pargrafo 2). Alm das caractersticas poltico-administrativas apontadas, possuem os municpios outras caractersticas prprias, os laos comunitrios so mais slidos, afirma Figueira (1991), acrescentando que o municpio constitui uma espcie de instituio total: nele, as relaes sociais, polticas e econmicas so muito mais visveis e diretas, umas influenciam fortemente as outras. At porque, Ningum mora na Unio. Ningum mora no Estado. Todos moram no municpio16. Ao crescimento da estrutura administrativa e de servios para atender as demandas locais, corresponde o crescimento da documentao produzida, espelho da administrao e de suas relaes com a comunidade, como afirmam Machado e Camargo (1999),
Qualquer que seja o tamanho do municpio existe uma estreita correspondncia entre a demanda social de servios e as instituies do poder pblico criadas para satisfaz-las. A circulao de documentos e sua acumulao em arquivos so uma conseqncia natural desse processo, uma espcie de produto necessrio para o funcionamento de cada rgo: ao mesmo tempo em que constituem instrumentos ou veculos da ao do governo municipal, os documentos testemunham as relaes destes com a comunidade a que serve, da o interesse que continuam mantendo para as prprias instituies e para os muncipes.

Esta afimao, muito repetida pelos municipalistas, associada a Andr Franco Montoro, tendo o CEPAMCentro de Estudos e Pesquisas de Administrao Municipal, reproduzido a frase e o nome do mesmo em inscrio na entrada da instituio.

16

39

Entretanto o desconhecimento de suas caractersticas e a inexistncia de uma eficiente gesto desses documentos provocam sua desvalorizao, seu abandono e muitas vezes, sua destruio. Forma-se uma espcie de crculo vicioso,
de um lado, h o desconhecimento do administrador do potencial que o arquivo de sua organizao pode representar em informaes necessrias s suas decises. De outro lado, h depsitos atulhados e sem processamento tcnico, que no so capazes de responder s perguntas eventualmente formuladas pelos administradores (BILLOTTA et al., 1984).

Tambm quanto dificuldade do Estado de gerenciar a informao e ns completaramos, os arquivos pblicos como repositrios de informaes, afirma Malin, (1994),
(...) ela (a informao) no tratada socialmente como recurso e a idia de uma poltica para governar sua criao, distribuio e uso parece bizarra.(...) Em relao produo e tratamento da informao, o terreno ento completamente virgem: o Estado depositrio de enorme e desconhecida massa de informaes subutilizadas e em muitos casos inteis, cujo custo de manuteno incalculvel.

Entretanto, Robert Troismont (apud SALGADO, 1989), referindo-se administrao pblica afirma que informao tcnica, cientfica e administrativa, dados numricos e estatsticos so necessrios para tomar decises, elaborar regulamentos, confeccionar anteprojetos legislativos, organizar estruturas administrativas, elaborar projetos e programas de trabalho, organizar instituies, controlar a gesto pblica, etc. No desempenho de sua funo administrativa cabe aos poderes pblicos municipais, de acordo com as normas constitucionais atuais, efetuar

40

o planejamento17 e estabelecer os programas a serem executados. Essas atividades devem estar apoiadas em informaes organizadas, fidedignas, que reflitam a realidade municipal. Se por um lado a Constituio de 1988 delegou aos municpios autonomia para planejar, e determinou a responsabilidade da execuo dos servios de Educao, Sade e atribuies quanto Habitao, Assistncia Social, Guarda Municipal, entre outras, qual seria a responsabilidade dos municpios com relao documentao gerada no exerccio destas e de suas outras funes? A Constituio de 1988 e posteriormente a Lei Federal n 8.159, de 1991 so as principais referncias legais para a resposta a essa questo. O texto constitucional de 1988 estabelece em seu artigo 216, pargrafo 2, Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Quanto questo da informao, segundo o artigo 5, XIV, assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo da fonte, quando necessrio ao exerccio profissional e segundo o artigo XXIII, todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestados no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado. Mas s com a instituio da Lei Federal n 8.15918, sancionada em 8 de janeiro de 1991 e conhecida como Lei de Arquivos, foram estabelecidos os princpios, atribuies e responsabilidades com relao aos arquivos pblicos e privados. Previstos por esta lei com o objetivo de implementar
So atribuies da administrao municipal, o estabelecimento do Plano Diretor, do Plano de Governo, do Plano de Diretrizes Oramentrias, do Plano Plurianual e do Oramento Anual. 18 A elaborao desta lei foi resultado de um longo processo que comeou com a iniciativa do Arquivo Nacional e do Ministrio da Justia em 1980 criando uma comisso para elaborar um anteprojeto de lei relativo a uma poltica nacional de arquivos. Foram 17 verses, at que um projeto de lei de arquivos (projeto n 4.895A/84) passou a tramitar no Congresso Nacional (COSTA, Celia Maria Leite e FRAIZ, Priscilla Moraes).
17

41

suas determinaes, foram criados o CONARQ-Conselho Nacional de Arquivos (Decreto n 1.173, de 29 de junho de 1994)19 e o SINAR-Sistema Nacional de Arquivos (Decreto n 1.461, de 25 de abril de 1950). Entre outras determinaes, a Lei n 8.159 estabelece: - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao (artigo 1); - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia (artigo 9); - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis (artigo 10); - assegurado o direito de acesso aos documentos pblicos (artigo 22); - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado de interesse pblico e social (artigo 25). Quanto responsabilidade pela administrao da documentao pblica ou de carter pblico, a mesma Lei estabelece em seu artigo 17, que esta compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais20. Ao estabelecer que s instituies arquivsticas municipais cabe a administrao dos documentos pblicos do municpio, adequa-se a Lei de Arquivos ao artigo 18 da Constituio. Devido ao carter polissmico da palavra arquivos, comum que ao serem indagadas sobre a instituio do Arquivo Pblico no municpio, autoridades municipais, inclusive da rea jurdica, aleguem que o municpio possui arquivos pblicos, referindo-se aos conjuntos documentais produzidos
19 Aps sua instalao o CONARQ tem estabelecido normas relativas a vrias questes relacionadas aos arquivos pblicos, atravs de resolues, a ltima, Resoluo n 20, de 16/07/2004, dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos orgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. 20 Grifo nosso.

42

pelos vrios rgos da administrao, e que portanto, estariam cumprindo as exigncias legais. interessante lembrar a recomendao do CIA - Conselho Internacional de Arquivos, sobre o uso do termo Arquivo com maiscula, como instituio, para distingu-lo do conjunto dos documentos de arquivo com minscula, mencionada por Heredia Herrera (2004). Ainda quanto a expresso instituies arquivsticas pblicas, esclarece JARDIM (1999),

so consideradas aquelas cuja atividade-fim a gesto, recolhimento, preservao e acesso de documentos produzidos por uma dada esfera governamental (ex.: o Arquivo Nacional, os arquivos estaduais e os arquivos municipais). Os servios arquivsticos governamentais referemse s unidades administrativas incumbidas de funes arquivsticas nos diversos rgos da administrao pblica, no mbito das quais configuram-se como atividades-meio (ex.: o Servio e Protocolo e Arquivo do Departamento de Administrao do Ministrio da Sade).

Os municpios em geral possuem Servios de Protocolo e Arquivo, vinculados s Secretarias de Administrao ou de Governo que no podem ser confundidos com o Arquivo Pblico Municipal, instituio responsvel pela gesto, recolhimento, preservao e acesso aos documentos pblicos do municpio. A institucionalizao do Sistema de Arquivos e do Arquivo Pblico Municipal deve ser feita por lei municipal, em obedincia Constituio atual e Lei Federal n 8.159/91. Constituiro esse Sistema de Arquivos, os arquivos correntes, os arquivos centrais (se for o caso), o arquivo intermedirio (muitas vezes corresponde nos municpios ao Arquivo Geral), e o arquivo permanente ou Arquivo Pblico Municipal e a legislao municipal ao constituir o sistema deve estabelecer funes, estrutura e competncias para toda a rede, de forma que a gesto dos documentos se faa com eficincia e eficcia.

43

Adequando-se Constituio atual, todos os municpios votaram e colocaram em vigor sua Lei Orgnica. A leitura e anlise das Leis Orgnicas dos municpios da regio mostram que estes transcrevem o que estabelece a Constituio Federal no que respeita a questo da documentao. Assim todos incluem como competncia do municpio quanto ao patrimnio histrico e documental: proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histrico, artstico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos, em colaborao com a Unio e o Estado; promover a proteo do patrimnio histrico-cultural local, observada a legislao e a ao fiscalizadora federal e estadual. Em um estudo sobre o acesso aos documentos pblicos, Costa e Fraiz (1989) afirmam que O texto constitucional de 46 foi o primeiro a considerar a documentao de valor histrico como um bem a ser protegido pelo poder pblico. At ento, pela Constituio de 37, o patrimnio histrico era constitudo apenas de "monumentos histricos e naturais, assim como as paisagens e os locais particularmente dotados pela natureza". Segundo as autoras, o texto da Constituio de 1988 amplia o que foi estabelecido em 1946, graas a
(...) proposta que o Arquivo Nacional encaminhou s subcomisses temticas e que foi aproveitada, na sua totalidade, no novo texto constitucional bem mais abrangente, nela incluindo-se a proteo do poder pblico, com a colaborao da comunidade, ao patrimnio cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia, tombamento e desapropriao, alm de outras formas de acautelamento e preservao. O texto prev ainda punio contra os danos e ameaas a esse patrimnio, que inclu, entre os bens materiais e imateriais, os documentos.

44

As Leis Orgnicas municipais que estudamos, da mesma forma como a Constituio Federal no se referem apenas aos documentos de valor histrico, ainda no captulo Da Cultura, determinam as Leis Orgnicas, reproduzindo o texto constitucional, Cabe a administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Como vemos, a questo da documentao governamental tratada na Constituio Federal e em decorrncia disso, nas Leis Orgnicas municipais, que a reproduzem, como uma questo ligada Cultura e no Administrao. Na introduo do livro O papel dos arquivos na administrao e na poltica de planificao, de Jean-Jacques Valette (1993), Morris Rieger, ento Secretrio Geral Adjunto do Conselho Internacional dos Arquivos, afirma,
No esprito do leigo, os arquivos so tradicionalmente associados idia de cultura e de erudio, e se considera da que no tm quase ou nenhuma utilidade prtica. luz dessa compreenso, que muito difundida, as autoridades, financeiras tanto pblicas quanto privadas tm naturalmente tendncia a conceder uma prioridade muito pouco construtiva ao financiamento dos arquivos, que colocam na categoria de despesas de luxo.

a viso culturalista do documento e do arquivo que se reproduz em uma cadeia, difcil de ser quebrada. Grande parte dos municpios ao criar seus Arquivos Pblicos Municipais (muitas vezes ainda com a denominao Arquivo Histrico) o fazem ligados s Secretarias ou Departamentos de Cultura acarretando as dificuldades sofridas posteriormente: o arquivo permanente fica dissociado dos arquivos correntes e do intermedirio, no h fluxo regular dos documentos produzidos para o mesmo, a articulao com os vrios setores da administrao dificultada pelo fato dos demais considerarem que esse arquivo o da Secretaria da Cultura enviando para o

45

mesmo, fragmentos, curiosidades, uma documentao to desfigurada por eliminaes sem critrios, que seu valor para pesquisa prejudicado. Esta situao foi bem diagnosticada por Schellenberg21, referindo-se ao Arquivo Nacional quando o mesmo era vinculado ao Ministrio da Justia,
Estando o Arquivo Nacional sob a jurisdio do Ministrio da Justia e Negcios Interiores, considerado pelo pessoal dos outros ministrios simplesmente como a instituio arquivstica daquele ministrio. (...) Assim, h atualmente urgente necessidade de reconhecer-se o Arquivo Nacional como a instituio arquivstica central do Governo Federal do Brasil, bem como seu interesse em todas as aes governamentais que influenciam a eliminao de documentos pblicos e, particularmente, sua autoridade para rever, do ponto de vista de seu valor de pesquisa ou histrico, os documentos cuja destruio foi proposta.

Atualmente o que se prope que o Arquivo Pblico do municpio, encabeando o Sistema de Arquivos constitua um autarquia ou fundao pblica ou fique subordinado ao Gabinete do Prefeito, se integrar a administrao direta (Machado e Camargo, 1999). Justificam as autoras esta condio - semelhante a do Arquivo Nacional, hoje diretamente ligado a Casa Civil da Presidncia da Repblica pelo prestgio, eqidistncia e rapidez de comunicaes, face proximidade do rgo com a cpula municipal. Avulta tambm, no caso, o fato de se tratar de instituio compelida, por sua misso de integrao sistmica, a manter relaes com todas as unidades orgnicas da Prefeitura. Assim, da mesma forma como em obedincia Constituio Federal, os municpios aprovaram suas Leis Orgnicas, devem em obedincia Constituio Federal e Lei Federal n 8.159/91, instituir seu Sistema de

Quando de sua estadia no Brasil, a convite do Arquivo Nacional, Theodore Schellenberg elaborou um relatrio que apresentou a Jos Honrio Rodrigues, seu Diretor na poca. Este, relatrio foi editado em 1960 pelo Arquivo Nacional com o ttulo Problemas arquivsticos do Governo Brasileiro.

21

46

Arquivos e seu Arquivo Pblico Municipal. Ao mesmo tempo estariam estas unidades da Federao regulamentando o que estabelecem suas Leis Orgnicas quanto a gesto e o acesso documentao governamental, possibilitando a consulta dos documentos pblicos aos cidados e a todos os demais interessados. Ainda quanto competncia dos Municpios, lembramos o artigo 30 da Constituio Federal de 1988 que determina: I legislar sobre assuntos de interesse local II suplementar a legislao federal e estadual no que couber. Por outro lado tambm determina o mesmo art. 30 da Constituio Federal de 1988: - tem II, a competncia de suplementar a legislao federal e estadual no que couber; - tem IX, a competncia de promover a proteo do patrimnio histrico-cultural local, observada a legislao e a ao fiscalizadora federal e estadual.22 Nesse sentido, deve-se relatar a parceria entre o Arquivo do Estado de So Paulo e o Ministrio Pblico Estadual na defesa e preservao do patrimnio arquivstico pblico do Estado de So Paulo. Essa parceria foi formalizada mediante a celebrao de um Termo de Cooperao Tcnica, em 30 de agosto de 2000, publicado no Dirio Oficial do Estado em 1. de setembro de 2000. Cabendo ao Arquivo do Estado atuar como rgo tcnico consultivo do Ministrio Pblico Estadual na rea de arquivos, subsidiando instaurao de inquritos civis ou aes civis pblicas, essa instituio encaminhou uma representao para que em cumprimento da legislao em vigor, as administraes de todos os municpios do Estado de So Paulo
22

Grifo nosso.

47

institucionalizassem seus Arquivos Pblicos, implantando a gesto de seus documentos tambm prevista por lei. Um trabalho conjunto tem sido realizado entre o Arquivo Pblico do Estado de So Paulo e as Promotorias de Justia, especialmente as de defesa da cidadania e do meio ambiente, considerando os direitos difusos de toda a coletividade, como o direito informao e memria.23 Estabelecidos os marcos legais com relao aos arquivos pblicos e particularmente aos arquivos pblicos municipais e as competncias e responsabilidades do municpio com relao aos mesmos, trataremos a seguir dos documentos pblicos nos municpios do Grande ABC.

23

BERNARDES, Ieda Pimenta (et al). Polticas Municipais de Arquivo: Estratgias e Perspectivas. Texto apresentado no I Encontro Paulista sobre Gesto Documental Pblica: por uma poltica municipal de arquivos. 24/10/2003, promovido pelo Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo-SAESP, Arquivo do Estado de So Paulo e Secretaria de Cultura do Estado de So Paulo.

48

3.2 - Documentos pblicos e sua custdia nos municpios do Grande ABC

Documentos de arquivo so aqueles que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exerccio de suas funes. Assim, a razo de sua origem ou a funo pela qual so produzidos que determina a sua condio de documento de arquivo e no a natureza do suporte ou formato. Portanto, documentos pblicos de arquivo so todos aqueles que, de qualquer suporte ou formato, so produzidos ou recebidos por um rgo governamental na conduo de suas atividades. So tambm documentos pblicos os produzidos e/ou recebidos por instituies de carter pblico e por entidades privadas responsveis pela execuo de servios pblicos. No caso do municpio constituem documentos pblicos de arquivo, os produzidos e acumulados pelos poderes executivo e legislativo no exerccio de suas funes, com valor de prova ou informao. Neste trabalho optamos por pesquisar os documentos pblicos relativos ao Poder Executivo municipal. Como afirma Ramon Alberch Fugueras (1999) ...las Administraciones Pblicas, son el paradigma de la produccin de documentos y de grandes archivos porque han de dejar constancia documentada de todas y de cada uma de sus actuaciones. Isto quer dizer que no h administrao sem documentos, e no caso das administraes pblicas, estes assumem outras dimenses alm das administrativas, pois estas devem prestar contas de seus atos aos cidados que servem e aos outros poderes. Estes registros documentais constituem tambm fontes para a histria e a memria destas instituies e da relao das mesmas com os cidados com os quais se relacionam. Registram suas

49

demandas, reivindicaes, protestos, e as aes do Estado como resposta aos mesmos, sendo a tarefa arquivstica segundo Terry Cook (apud BELLOTO,1998) preservar a evidncia documentada da governana da sociedade, no apenas da atividade governante dos governos. Sendo que por governana, explicita Bellotto, se entende a trama, isto , tudo o que possa comprovar a interao entre cidado e Estado, o impacto do Estado na sociedade e as funes e atividades da sociedade em si mesma; por governo, compreende-se as estruturas sustentadoras e a ao burocrtica. Entretanto, no existe nos sete municpios que constituem o Grande ABC uma instituio arquivstica pblica, um Arquivo Pblico Municipal responsvel pela gesto, recolhimento, preservao dos documentos produzidos pelos poderes pblicos municipais e pelo acesso a esta documentao. Mas, como em todos eles h produo e circulao de documentos pblicos, procuramos identificar e caracterizar os responsveis pela guarda desta documentao pblica municipal. Estas informaes foram obtidas atravs da pesquisa na legislao dos municpios, de questionrios de coleta de dados enviados s prefeituras (Secretarias de Administrao e Governo, Servios de Arquivo) e, aps o recebimento dos mesmos, de visitas aos setores para esclarecimentos de algumas das respostas dadas aos questionrios o que permitiu complementar as informaes, com as declaraes dos funcionrios e observaes in loco dos locais de guarda. Aqui tambm tivemos a percepo das diferenas quanto ao acesso aos documentos e informaes nas vrias administraes. Com exceo da Secretaria da Administrao de Diadema, todas as outras responderam aos informes solicitados. As informaes que possumos deste municpio decorrem de consultas a documentos administrativos e observaes in loco no perodo em que trabalhamos no Servio de Arquivo (2002-2003), matrias de jornais e depoimentos de funcionrios.

50

Quanto legislao municipal pode ser consultada no site das Cmaras de Santo Andr, So Bernardo, Diadema e Mau. Em So Bernardo solicita-se a lei por e-mail no site da Cmara Municipal. No caso da lei que estabelece a estruturao administrativa, cargos e salrios, como de 1973 com inmeras modificaes e est codificada em vrios volumes, foi-me pedido que agendasse um horrio para consulta com a bibliotecria da Cmara. Em Mau, a legislao est no site da Cmara, mas a forma como foi processada a digitalizao dificulta a pesquisa no caso de longas tabelas que originalmente na horizontal, foram colocadas no site na posio vertical. Em So Caetano no possvel populao ou a qualquer outra pessoa interessada, consultar as leis da cidade na Cmara Municipal, necessrio ir ao Cram-Centro de Atendimento Rpido ao Muncipe e solicitar uma cpia. Conforme orientao da funcionria do Servio de Protocolo solicitei cpia da Lei n 1489/96 e suas alteraes pagando a taxa de R$ 3,67 ao dar entrada no pedido. Quando fui retirar tive a surpresa de descobrir que a cpia ficara em R$ 172,04, j que a lei sofreu inmeras modificaes com o tempo e a administrao cobra cada folha reproduzida. Por outro lado, em Ribeiro Pires, a Cmara no possui biblioteca, mas pude sentar na sala das advogadas da instituio e consultar a legislao pretendida e em Rio Grande da Serra - o menor e mais carente de recursos dos municpios da regio - a funcionria da Cmara colocou-me em contato com a Secretaria de Assuntos Jurdicos, que enviou a legislao por e-mail. Nas Cmaras Municipais possvel consultar apenas as leis, os decretos devem ser pesquisados nas Bibliotecas das Secretarias de Assuntos Jurdicos, que existem em alguns municpios. No estamos tratando neste trabalho dos arquivos do poder legislativo, ainda que estes sejam tambm produtores de documentos pblicos de arquivo nos municpios, previstos pela Lei n 8.159/91. Mas o que se percebe aqui, da pesquisa a um dos documentos produzidos pela instituio que a obrigao de dar acesso aos mesmos, prevista no s

51

pela Constituio atual como pela Lei de Arquivos, no merece a observncia devida em todos o municpios. Em Santo Andr e So Caetano as informaes foram prestadas pelos responsveis a pelos de Servios Apoio de Microfilmagem da e Arquivo de separadamente. Em Santo Andr, so dois servios separados, ambos vinculados Gerncia Administrativo Secretaria Administrao. Em So Caetano, o Servio de Protocolo e Arquivo est subordinado Diretoria de Administrao e o de Microfilmagem Diretoria de Finanas. Em So Bernardo, a Seo de Arquivo Central compreende tambm o Servio de Microfilmagem, ambos vinculados a Secretaria de Governo. Em Diadema, o Servio de Arquivo e Microfilmagem24 est subordinado ao Departamento de Servios Gerais e Documentao da Secretaria da Administrao. Nesse municpio, assim como em Mau, Santo Andr, Ribeiro Pires e Rio Grande da Serra, o Arquivo faz parte da estrutura organizacional da Secretaria da Administrao, est subordinado a uma chefia que tambm se encarrega dos chamados servios gerais: zeladoria, telefonia, cemitrio. Em Mau, Ribeiro Pires e Rio Grande da Serra, nos Servios de Protocolo e Arquivo no existe ou existiu um servio de microfilmagem de documentos. Apesar de algumas variaes quanto denominao, Arquivo Central em Santo Andr e So Bernardo, Seo de Protocolo e Arquivo em So Caetano e Mau, Servio de Arquivo e Microfilmagem em Diadema25, esses servios se preocupam com a guarda dos processos administrativos26,

Apesar da denominao no existe atividade de microfilmagem neste servio ou ligado a ele. A expresso arquivo morto entretanto usada correntemente para esses rgos e a relao dos vrios setores da Administrao com este Arquivo Geral ou Central em geral de depsito 26 Processo ou expedientes so conjuntos de documentos, que materializam atuaes sequnciais e procedimentos e consubstanciam uma deciso da Administrao a respeito de uma matria. (Oliveira, 2002).
25

24

52

autuados27 em um Servio de Protocolo, responsvel tambm pelo acompanhamento de sua tramitao. O nico conjunto documental que as administraes conservam desde sua emancipao poltica so os processos administrativos custodiados por esses servios28. Na verdade, mesmo com relao a estes documentos no se pode afirmar que a totalidade deles esteja conservada por vrios motivos: processos que foram retirados de um municpio e encaminhados a outro; processos que foram eliminados por determinao de normas da administrao, eliminao natural, dadas as condies inadequadas de guarda e processos extraviados, saram do Servio de Arquivo e no retornaram, pois no h este tipo de controle em todos os municpios ( muitos s do pela falta do processo quando solicitado e, a, verificam que saiu daquele rgo e no retornou). Com relao documentao produzida, so poucos e fragmentados os documentos de outras secretarias que se encontram nos Servios de Arquivo. O que se guarda neles, alm dos processos administrativos, so em geral documentos das secretarias-meio, ou das secretarias que funcionam prximas a Secretaria da Administrao. Assim encontramos nesses servios geralmente documentos relativos a Finanas, ao Governo, ao Gabinete do Prefeito. Os documentos das secretarias-fim, Educao, Sade, Habitao, no esto no Servio de Arquivo, nem existe um Arquivo Central dos mesmos nesses municpios. O caso do municpio de Diadema exemplar. Como nos seus primrdios Diadema era uma espcie de bairro rural da vila e depois municpio de So Bernardo, encontram-se no Fundo Cmara e Intendncia de So Bernardo, que est no Museu de Santo Andr, algumas informaes

Autuar um processo consiste em registrar, ordenada e regularmente, o conjunto formado por requerimentos, solicitaes ou papis que envolvam decises administrativas (Oliveira, 2002) 28 Segundo informaes destes mesmos servios, a maior parte deles custodia processos desde os anos 40 ou 50 do sculo passado.

27

53

referentes a seus ncleos de povoamento mais antigos, particularmente Piraporinha. A partir de 1944, com a emancipao de So Bernardo, os antigos ncleos de povoamento da regio, Eldorado, Piraporinha, Vila Conceio passam a pertencer a esse municpio, constituindo em 1958 o Distrito de Diadema. As referncias a Diadema passam a ser encontradas nos arquivos de So Bernardo: processos e outros documentos administrativos do poder executivo, atas da Cmara Municipal. Estes documentos esto em parte no Servio de Memria e Acervo de So Bernardo do Campo (mapas e processos administrativos recolhidos pelo antigo SDHL-Servio de Documentao e Histria Local) subordinado Seo de Memria e Patrimnio Histrico e Cultural e Secretaria de Educao e Cultura, no Servio de Banco de Dados da Diviso de Estatstica e Cadastro da Secretaria de Administrao (mapas e plantas), na Seo de Arquivo Central (processos microfilmados) vinculado a Secretaria de Governo. Com a emancipao em 1958, e a posse do 1 prefeito e Cmara Municipal em 1 de janeiro de 1960, o municpio de Diadema passa a produzir e acumular sua prpria documentao pblica. A Lei 05/60 dispunha sobre a organizao dos servios da Prefeitura criando os seguintes rgos: I Secretaria II Contadoria III - Lanadoria IV Tesouraria V Servio de Viao e Obras Pblicas Entre as atribuies do Secretrio-Contador estava organizar e dirigir o protocolo, arquivo de livros, de correspondncia, processos e outros papis. Mas o Protocolo e o Arquivo s foram implantados efetivamente na 2 gesto municipal, quando a lei 186/64 criou a Diretoria Administrativa constituda por vrios servios, entre eles a Secretaria que inclua:

54

a) Protocolo b) Controle do andamento de processos c) Arquivo Geral d) Elaborao, recepo e arquivamento de correspondncia e) Documentao e preparo de processos Apesar de ter apenas 45 anos muito pouco resta da documentao produzida pelas administraes que se sucederam desde 1960. O Servio de Arquivo e Microfilmagem uma espcie de Arquivo Central com a custdia dos processos administrativos e da documentao avulsa para ele encaminhada. A consulta s Relaes de Remessa guardadas por esse rgo e ao livro de Atas de Eliminao de Documentos mostra que a maior parte dos documentos avulsos encaminhados para o mesmo foram fragmentados, os que restam esto desde 1997 em um depsito no Bairro Eldorado, um galpo em que as condies precrias quando da transferncia dos documentos sofreram acelerado processo de deteriorao, assim como os documentos a depositados.29 Para dar lugar Guarda Municipal, o Arquivo Geral, que guarda os processos administrativos do poder executivo desde a emancipao do municpio30 at os que podem ser considerados de idade intermediria, foi transferido do centro da cidade em 2001, para dependncias do antigo Instituto Eldorado, um edifcio construdo nos anos 60 para abrigar um hospital psiquitrico e adquirido pela prefeitura em 1996. As condies do local para guarda da documentao so extremamente inadequadas, o bairro do Eldorado fica beira da Represa Billings, uma rea de mananciais, e extremamente mido. As salas que abrigam os processos administrativos internos e externos e outros
O informativo Info-Serv (junho/2004) , em breve nota, informou que tem sido feita por funcionrios do Servio de Arquivo e da Grfica da prefeitura (que funciona junto ao mesmo e com a mesma chefia), a higienizao e acondicionamento dos documentos que restaram. Existem neste local processos anteriores a emancipao, do perodo em que Diadema pertencia a So Bernardo e que foram remetido pelo Arquivo de So Bernardo para o de Diadema, confome deciso da Comisso de Avaliao de Documentos de So Bernardo, assunto tratado mais detalhadamente no tem 4.2
30 29

55

documentos, a maior parte documentos da Secretaria de Finanas e do Gabinete do Prefeito, no tm forro, as portas e as venezianas das janelas foram retiradas por iniciativa de funcionrios do Servio de Arquivo quando de sua transferncia, porque ainda no havia sido providenciada iluminao para as salas, como resultado disso agora a documentao est exposta sujeira trazida pelo vento, forte incidncia dos raios solares e ao calor. Os processos mais volumosos, chamados processos-balco no so acondicionados em caixas e sim colocados diretamente nas estantes de madeira, sofrendo mais ainda os efeitos da poeira e dos raios solares. No existem aparelhos que possam minimizar a umidade e o calor. As estantes de madeira do galpo que guardavam os documentos avulsos foram trazidas para acomodar os processos administrativos transferidos, provocando maior desorganizao e dano aos documentos que estavam neste outro local, que passaram a ser amontoados no cho. No h ndices, listagens ou qualquer instrumento de pesquisa que permitam recuperar as informaes sobre os acervos guardados no que se refere documentao avulsa, apenas as relaes de remessa da documentao que foi encaminhada, e boa parte dos documentos chegaram sem relao de remessa. Quanto aos processos, esto no sistema (informatizado), disponveis para pesquisa os processos a partir de 1993. Para os processos anteriores, a busca feita nos fichas de papel. Mesmo com relao aos que foram colocados no sistema h dificuldades, acontece de no corresponder o que est no sistema com o ano e o nmero da caixa. Os funcionrios nesta gesto tem procurado conferir estes dados com o contedo das caixas. Alm disso o sistema tambm est perdendo dados o que dificulta a pesquisa. A forma de arquivamento numrico-cronolgica. H uma relao de 251 assuntos, que deve ser utilizada pelo Servio de Protocolo quando o processo ou expediente aberto, apesar que muitas vezes o funcionrio

56

prefere lanar com o cdigo 80 (outros) ou 251 (providncias). Mesmo esta espcie de classificao se perde no processo de arquivamento. Os funcionrios do Servio se preocupam com o documento processo administrativo, no h maior interesse na guarda e conservao dos outros documentos, com exceo dos documentos encaminhados pelo Gabinete do Prefeito. A partir da elaborao de Tabelas de Temporalidade31 dos vrios departamentos da Secretaria de Finanas, na gesto 1998-2000, os documentos enviados por estes setores que foram classificados como permanentes passaram a ser guardados no mesmo prdio que os processos, mas documentos com a mesma tipologia que estavam no galpo j mencionado foram separados para fragmentao, por exemplo, os primeiros livros-caixa da prefeitura. A ausncia de critrios e/ou a dificuldade para observ-los, quanto a guarda de documentos de carter permanente, tambm se observa nos exemplos seguintes. Entre os documentos identificados como permanentes, uma caixa com a etiqueta Documentos Histricos chamou-nos a ateno. No interior dela havia antigos exemplares de um informativo da Associao dos Funcionrios Pblicos da cidade e vrias pginas datilografadas sem identificao relatando acontecimentos da cidade. Percebemos que eram cpias de uma parte do livro Diadema: Sua Histria(1988), de autoria de Sylvia Esquvel, memorialista, viva do primeiro prefeito da cidade. Por outro lado, um Memorando Interno do dia 03 de agosto de 1990, do Diretor do Departamento de Governo encaminhava ao Servio de Arquivo documentos para serem arquivados definitivamente, conforme relao em anexo. O documento relacionava 72 caixas com os clippings de janeiro de 1983 a dezembro de 1988, produzidos pelo Departamento de Imprensa, subordinado ao ento chamado Departamento de Governo.

31

Sobre a elaborao destas Tabelas trataremos detalhadamente no tem Iniciativas de Gesto.

57

respeito dos clippings afirma Lopes (1996) que estes recortes e cpias de partes de publicaes podem constituir dois conjuntos documentais:
a) os que se referem diretamente s atividades desenvolvidas pela pessoa ou organizao; b) os que servem de apoio s atividades desenvolvidas. No primeiro caso, defende-se aqui, trata-se de documentos de arquivo. Se uma organizao faz ou manda fazer, por exemplo, o clipping, selecionando informaes dadas pela imprensa, sobre as atividades que desenvolve ou osinteresses em que est envolvida, no h dvida, trata-se de informao arquivstica. H uma seleo, uma atribuio, um olhar sobre documentos produzidos por outrem.

Segundo o autor, com o passar do tempo estes documentos podem ser avaliados como qualquer outro documento de arquivo. Tivemos oportunidade de observar algumas das caixas que sobreviveram s condies em que se encontravam. O Departamento de Imprensa selecionava e guardava tudo o que era publicado na imprensa local, regional e estadual sobre o que ocorria na cidade, no estado, no Brasil naquela poca. Muitos do jornais utilizados no existem mais, com o Jornal do Planalto e a Folha Metropolitana, dedicados a matrias da regio. Estes clippings correspondiam ao perodo final da gesto Lauro Michels, e a vitria de Glson Menezes, primeiro prefeito eleito do Partido dos Trabalhadores no Brasil. A seguir cobriam todo seu governo, as experincias de gesto da primeira prefeitura petista, suas relaes com outras foras polticas na cidade e fora dela, e o pano de fundo em que isto acontecia, o perodo da redemocratizao do pas, e ainda a eleio de seu sucessor e os primeiros anos de seu governo. Na poca em que esses documentos foram enviados ao Arquivo ainda vigorava a prtica do titular do departamento manifestar-se sobre sua

58

conservao ou destruio. Mas as condies de guarda desses documentos e o desinteresse pela conservao dos mesmos provocou a destruio da maior parte. Quanto ao interesse mencionado pelo documento processo administrativo, o Servio no tem, entretanto, o controle sobre os processos que so requisitados pelos rgos da administrao e no retornam. Apenas quando h uma solicitao e feita a pesquisa, a no devoluo percebida e o processo cobrado. Segundo os funcionrios o sistema atual no permite este controle, mas um controle paralelo poderia ser feito utilizando o Word ou o Excel j instalados. Tambm no so feitas estatsticas sobre as demandas ao servio: quantos processos so solicitados, os setores que mais demandam, etc. Nem todos os processos esto neste Arquivo Central, por exemplo, os processos de loteamento dos bairros desde 1960 esto no Servio de Cadastro, da Secretaria de Planejamento, em ms condies de acondicionamento e guarda, o Servio de Regularizao Fundiria, ligado Assistncia Judiciria e Secretaria de Assuntos Jurdicos guarda a documentao relativa concesso do direito real de uso e os processos referentes regularizao fundiria. A Secretaria da Habitao guarda quantidade significativa de sries documentais referentes a pr-urbanizao e urbanizao de favelas, produzidos desde o incio dessas atividades em 1983. Antigos funcionrios avaliando a relevncia desta documentao propuseram a criao de um Setor de Memria no organograma desta Secretaria. No consideram, assim como os funcionrios do Servio de Arquivo, que o lugar desta documentao o Arquivo da prefeitura. As Secretarias da Educao e da Sade, assim como outras secretarias, no enviam para o Servio de Arquivo nem seus documentosmeio, nem seus documentos-fim. como se cada Secretaria fosse um

59

organismo independente e no partes de um sistema, uma organizao, a administrao municipal, a Prefeitura Municipal de Diadema. Outro setor da prefeitura abrigava uma parcela de documentos de carter arquivstico da prefeitura: o Centro de Memria de Diadema, servio que funciona desde 1993 no Departamento de Cultura, apesar de no ter sido regulamentado at hoje: existe de fato, mas no de direito. Este servio custodiava grande parte da documentao produzida e acumulada pelo Departamento de Comunicao, rgo da Secretaria de Governo32: todos os vdeos produzidos de 1987 a 2000, negativos e reprodues fotogrficas produzidos por este departamento a partir de 1983, alm da coleo do Jornal da Cidade e do Jornal do P na Rua, tambm produtos deste departamento. Os clippings produzidos pelo Departamento de Comunicao durante a ltimas duas gestes tambm estavam no Centro de Memria para o aproveitamento das matrias que se relacionavam com as linhas de pesquisa do Centro de Memria. Como ocorre em outros municpios nem a Secretaria de Governo, nem o Departamento de Comunicao tinham clareza de que estes documentos, eram documentos pblicos arquivsticos deste rgo, e o Centro de Memria os recebia, particularmente os vdeos e fotografias, porque era sua poltica conforme documento datado de 1993 constituir o maior banco de imagens da cidade, ciente do poder de guardar imagens de um municpio que cresceu rpida e desordenadamente, com a transformao da Vila Conceio dos anos 20, em que predominavam chcaras ao municpio atual que tem a segunda maior densidade demogrfica do Brasil em seus 30 km. O Centro de Memria tambm guardava documentos de outros setores da administrao, por exemplo, documentos textuais e fotos da Lira de Diadema (1968-1997), agremiao musical ligada Secretaria de Educao, Cultura e Esportes e outros documentos do Departamento de Cultura, projetos, relatrios, folders, convites, programao cultural, cartazes
32

Em 2004, o Departamento de Imprensa passou a denominar-se Secretaria de Comunicao.

60

de eventos e ainda fragmentos das primeiras administraes, por exemplo, o original do relatrio da primeira administrao enviado Cmara pelo prefeito Evandro Caiaffa Esquvel, original do relatrio do Diretor de Sade, com o diagnstico e as aes de seu Departamento, de 1973 a 1976, encaminhados por ele ao Prefeito Ricardo Putz. Isto at a madrugada do dia 03 de julho de 2003, quando um incndio destruiu grande parte dos acervos que aguardavam em uma sede precria e provisria, a reforma do prdio onde se instalaria definitivamente o Centro de Memria. Outro rgo, fora da estrutura organizacional da prefeitura, guarda documentos administrativos (cpias, em sua maioria) do municpio de Diadema: trata-se do Idem-Instituto Diadema de Estudos Municipais. Esse Instituto requereu sua inscrio municipal em seis de agosto de 1996, cadastrando seu ramo de atividade como pesquisa e desenvolvimento de cincias sociais e humanas, sendo sua abertura no dia 06 de dezembro de 1996. O folder institucional afirma que este teria como objetivo primordial a contribuio atravs de estudos, anlises e projetos, para o desenvolvimento das relaes entre poder local, democracia e cidadania, na busca de uma sociedade mais justa e de uma vida melhor e que seria um importante instrumento de pesquisa e avaliao poltica para entre outras coisas estimular o conhecimento sobre a realidade socio-econmica, poltica e cultural da cidade Na verdade, a partir do momento que se configurou a vitria de um prefeito de oposio33, houve a preocupao de guardar relatrios, projetos, programas, atas, estudos e outros documentos significativos particularmente daquela gesto e mesmo da administrao anterior, a qual este prefeito pertencera. Essa medida indica que os administradores sabem perfeitamente a importncia destes documentos para a elaborao de futuros projetos e planos de governo, e mesmo para a memria da administrao, da o interesse em conserv-los e no tendo
33

A ata da Assemblia Geral de constituio e fundao de 31/7/1996.

61

institudo um sistema responsvel e confivel a quem deveriam ser encaminhados estes documentos, temem que estes se percam ou que um opositor possa descart-los, inviabilizando o acesso aos mesmos e s informaes neles registradas. Um precedente destas aes j ocorrera quando os documentos relativos administrao da prefeita Luiza Erundina (So Paulo, 1989-1992), foram encaminhados para a custdia do Cedem-Centro de Documentao e Memria da UNESP. transferiu sob Segundo o Guia do Cedem (1996, p. 43 e 44), o a documentao acumulada durante essa Cedesp-Centro de Documentao e Estudos da Cidade de So Paulo, custdia administrao atravs de convnio firmado em 1995. Nesse guia a documentao descrita como Fundo da Administrao Popular Luiza Erundina, colecionada pelo Cedesp, criado em 1993 pela ex-prefeita de So Paulo para preservar e colocar disposio dos pesquisadores e demais interessados em questes de polticas pblicas municipais e gesto urbana as informaes sobre as experincias acumuladas em seu governo. Esta fragmentao da documentao pblica arquivstica, que observamos mais detalhadamente em Diadema, ocorre tambm em outros municpios. A Fundao Pr-Memria de So Caetano tem em seu acervo negativos e reprodues fotogrficas produzidas pelo Departamento de Comunicao Social, plantas de todo o arruamento da cidade, lote por lote, transferidas pela Seo de Cadastro Fiscal, atas das sesses e processos da Cmara Municipal, entre outros documentos. O Museu de Santo Andr guarda o Fundo Cmara e Intendncia de So Bernardo do Campo, relatrios da administrao, mapas e plantas, bem como fotografias produzidas pela Assessoria de Comunicao. O mesmo ocorre em So Bernardo do Campo, onde o Servio de Memria e Acervo custodia livros contbeis da administrao pblica a partir da segunda metade dos anos 40, processos administrativos da Prefeitura entre 1929 e 1944 e 1945 e os anos 60, fotografias produzidas pelo Departamento de Comunicao, entre outros.

62

Em Ribeiro Pires, o Museu Municipal e o Centro de Apoio Tcnico ao Patrimnio de Ribeiro Pires, tambm conservam em seu acervo fragmentos da documentao pblica: livros-caixa de 1954 a 1950, contratos de locao, entre 1955 e 1965, e um significativo acervo fotogrfico. Muitas vezes o recolhimento foi uma ao salvacionista, as instituies recolheram documentos pblicos de arquivo do poder executivo ou legislativo para que no fossem destrudos ou se perdessem. Outras vezes, a ao foi deliberada, o recolhimento foi feito para constituir o acervo da instituio. Nesses locais, perdido o contexto de produo, separados dos outros documentos produzidos e que deviam fazer parte do mesmo fundo, so tratados como colees e perdem grande parte de seu potencial informativo. Ignora-se o princpio da organicidade, segundo o qual, as relaes administrativas orgnicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas (Bellotto, 2002). Buscamos na legislao que criou estas instituies e em seus documentos institucionais (guias, relatrios, folders de apresentao) saber de sua origem e funes, buscando a relao com a constituio de seu acervo. Aqui tambm contamos com o depoimento de funcionrios que trabalharam nestes rgos. Na maior parte dos municpios essas instituies de memria e histria e depositrias de documentos, esto ligadas ao Departamento de Cultura (e a Secretaria de Educao, Cultura, Esportes) ou a Secretaria de Cultura. So excees, o Museu Municipal de Ribeiro Pires, vinculado ao Gabinete do Prefeito e a Fundao Pr-Memria de So Caetano, que uma autarquia.

63

O Servio de Memria e Acervo34, funciona nas instalaes e detm o acervo do SDHL-Servio de Documentao e Histria Local, que tem sua origem ligada Sala So Bernardo, constituda aps o recolhimento de documentos sobre a histria da cidade provenientes de uma gincana organizada pela Diviso de Bibliotecas, Documentao e Informtica. Em 1981, passaram a fazer parte desse acervo os processos administrativos a partir de 194535. O Servio de Documentao s foi criado pela Lei Municipal n 3.104/8836, reunindo os trabalhos de pesquisa iniciados com Sala So Bernardo e o acervo j existente. O Decreto n 9.649, de 31 de agosto de 1988, demonstra que orientou a criao do Servio a concepo de que o mesmo seria uma espcie de arquivo histrico da prefeitura de So Bernardo. Nele aparecem como atribuies do Servio de Documentao e Histria Local: I Levantar, analisar e destinar a documentao arquivstica visando a organizao da coleo de valor histrico e preservao da memria administrativa e social. II Prestar orientao tcnica aos rgos geradores de documentos de arquivo. III Participar do processo de avaliao e destinao de documentos gerados pela Administrao Pblica Municipal. IV Propor polticas de acesso aos documentos pblicos. VI Informar e fornecer subsdios aos administradores, pesquisadores e pblico em geral com base nos documentos custodiados.

Em 2001, o SDHL-Servio de Documentao e Histria Local, foi dividido em: Servio de Patrimnio e Acervo e Servio de Patrimnio Histrico. 35 Estes dados constam do folder do SDHL, Memria da Cidade-So Bernardo do Campo(1989-1992). J no peridico, Domingo em So Bernardo, 15/12/85, p. 2 aparece a informao de que estes 35 mil processos administrativos estavam para ser incinerados e por isso foram trazidos. 36 Quanto ao Quadro do Pessoal, esta lei estabelecia que o Encarregado de Servio de Documentao da Histria Local devia ser um bibliotecrio com especializao em arquivo histrico (sic).

34

64

Outros tens estabeleciam, a proteo ao patrimnio documental e cultural; a preservao da memria do municpio; o cadastro de bens culturais de interesse da comunidade. Tambm percebemos o equvoco com relao s funes do Arquivo Municipal no folder institucional da Fundao Pr-Memria (1993-1996) declarando que seu Centro de Documentao abriga tambm o ncleo do Arquivo Pblico Municipal. Da mesma forma, um relatrio do Centro de Memria de Diadema37, menciona no item 7 Outros Trabalhos em que o Projeto Memria participou, letra c) Arquivo Municipal participao na Comisso de Avaliao do Arquivo Municipal e incorporao da sua documentao permanente ao Centro de Memria. Na verdade, essa Comisso de Avaliao teve dificuldades para ser constituda e no chegou a iniciar seus trabalhos, como veremos no captulo que trata da Avaliao de Documentos, mas o documento citado demonstra o interesse da instituio em parte da documentao pblica arquivstica do municpio e do equvoco que havia na poca entre o papel de um Centro de Memria e de um Arquivo Municipal. No que respeita aos Servios de Arquivo, muitas vezes o critrio para a guarda a proximidade, guardamos documentos das secretarias que ficam prximas, aqui no Pao. Mas no se consideram responsveis por esta documentao, apenas cedem espao. Vigora a idia de que cada secretaria deve se responsabilizar por seus documentos mesmo no existindo outro setor dentro do organograma do poder executivo que seja encarregado da documentao. Como no h uma poltica arquivstica de gesto de documentos, as atividades de classificao e avaliao arquivsticas responsveis pelo controle da documentao no so realizadas. Assim, no existe um quadro

37

Documento Projeto Memria da Cidade, 1 semestre de 1994, Acervo Centro de Memria de Diadema.

65

de classificao38 dos documentos produzidos e acumulados, nem tabelas de temporalidade39 com o estabelecimento da destinao dos mesmos. Quanto classificao nos arquivos correntes, variam de acordo com o entendimento dos funcionrios dos setores as formas de classificao, ordenao e guarda. Lopes (1996) chama a ateno para os mtodos empricos de arquivamento e recuperao dos documentos e informaes,
ingnuo acreditar que o senso comum no capaz de organizar informaes e arquivos. De modo geral, a experincia demonstra que as organizaes conseguem funcionar com mtodos completa ou parcialmente empricos. A presena de instrumentos de pesquisa vivos, a prtica da consulta direta feita pelos funcionrios envolvidos, o uso da memria coletiva, a prtica de no se remeter a casos passados, a capacidade de improvisar, entre outros expedientes, supre a falta de planejamento da gesto.

Segundo o autor ocorre a percepo de ineficincia, da demora para se gerir a informao, entretanto raramente se percebe que estes problemas decorrem do reinado do senso comum na efetivao de prticas arquivsticas. Ainda com relao classificao, os processos administrativos so em geral classificados de forma numrico-cronolgica, com todos os problemas decorrentes deste sistema. Nos municpios de Santo Andr, So Bernardo, So Caetano e Diadema houve algumas tentativas de avaliao de documentos que estudaremos em detalhe em outro captulo. Nos demais, no encontramos referncias a essas iniciativas.

Classificao a sequncia de operaes que de acordo com as diferentes estruturas, funes e atividades da entidade produtora, visam distribuir os documentos de um arquivo (Camargo e Bellotto, 1996,) 39 Tabela de Temporalidade instrumento de destinao aprovado por autoridade competente, que determina prazos para transferncia, recolhimento, eliminao, e reproduo de documentos (Camargo e Bellotto, 1996)

38

66

Uma resposta freqente dos funcionrios, quando perguntados sobre o destino dos documentos produzidos, : So descartados conforme a lei dos cinco anos. Persiste ainda a concepo e a prtica, j observadas por Soares (1998), os administradores desavisados e o grande pblico associam a idia de guarda dos documentos de arquivo validade dos mesmos como prova legal e prescrio quinqenal. Ainda sobre a prescrio cita um levantamento feito pela Fundap-Fundao do Desenvolvimento Administrativo para a Vasp-Viao Area So Paulo: no levantamento de atos que dispem sobre prazos de prescrio, decadncia e outros na rea de comrcio, finanas, transportes, previdncia, etc., a Fundap ao arrolar 69 atos, analisou mais de 200 artigos cujos prazos de prescrio variam entre 32, 30, 20, 10, 5, 4, 2 e 1 ano, sendo que a maior freqncia a qinqenal, que ocorre 36 vezes. Alm disso h a associao feita com a fiscalizao do Tribunal de Contas referente aos ltimos 5 anos. H que se considerar, entretanto, que alm de outros prazos prescricionais, que variam conforme o documento, mesmo depois de esgotado o valor legal, outros valores devem ser considerados que justificam a no eliminao dos documentos. Se funcionrios desses setores procuram encaminhar a documentao, em geral documentos de atividades-meio, para os Servios de Arquivo, encontram uma srie de obstculos, sendo a alegao mais freqente a de falta de espao. Os Servios de Arquivo em geral funcionam em locais adaptados, onde os documentos sofrem risco de destruio pelas condies ambientais, ausncia de dispositivos de segurana, mau acondicionamento. Ficam em garagens municipais, junto a entrepostos de vendas de alimentos perecveis (sacoles de frutas e verduras), ocupam parte das instalaes de um antigo hospital psiquitrico. Mesmo quando esto no Pao Municipal, o espao insuficiente e inadequado para sua guarda. A exceo So Bernardo do

67

Campo, onde os Servios de Arquivo e o de Microfilmagem funcionam em instalaes construdas recentemente ocupando uma rea de 1 900 metros quadrados, sendo 900 metros quadrados de rea construda.40 Na verdade, originalmente, os Servios de Arquivo funcionavam nas instalaes do Pao Municipal, assim como o Setor de Protocolo. Mas em vrios municpios foi transferido para dar lugar a outros servios, j que a viso do arquivo para a administrao a de um depsito que no precisa ocupar uma rea nobre. So bastantes ilustrativas dessa afirmao as palavras do Secretrio de Administrao de Diadema, no Diadema Jornal, de 15 de abril de 2001, p.A-3. A matria tem o ttulo Prefeitura resgata processos desaparecidos, nela o secretrio fala de processos internos no localizados, afirmando Temos problemas com processos antigos, como um que a justia pediu e trata de uma prestao de servio do perodo 1992/1993, que j foi para o arquivo morto e no encontramos. Mais adiante, aparece o subttulo, Armazenamento de toda papelada o grande problema da prefeitura, onde o secretrio afirma que so utilizados dois endereos para o arquivamento de processos, os chamados arquivos mortos, que esto abarrotados de pastas e documentos. Declara ainda a inteno de transferir e concentrar todo o arquivo morto em um local apenas, o prdio do Eldorado, e que a rea ocupada pelo arquivo, em pleno centro da cidade pode ser aproveitada de melhor forma. significativo observar a contradio nas palavras do secretrio, que ao mesmo tempo que afirma tratar-se de arquivo morto, fala da necessidade de nele localizar processos solicitados pela Justia. Se a administrao necessita o arquivo?
Com o ttulo, Arquivo Central de So Bernardo conta com novas instalaes, o Dirio Regional de 07 de agosto de 2003, noticia a inaugurao no dia 1 de agosto das novas instalaes do Arquivo Central e Servio de Microfilmagem.
40

destes documentos para provar suas aes, se

estes documentos tm valor administrativo e legal para mesma, estaria morto

68

O conceito da documentao pblica expresso por um de seus gestores e as conseqncias decorrentes deste, que encontramos permeando a administrao pblica, foi sintetizada por Billota (et al., 1984),

Os documentos pblicos, sem sofrer avaliao nem tratamento adequado, tendem, portanto, a ser percebidos pelos administradores no como uma fonte de informaes, mas como uma carga pesada e poeirenta da qual necessrio livrar espaos preciosos para ocupaes mais nobres. Perde-se, assim, muitas vezes, a perspectiva de seu valor como elemento integrante do patrimnio pblico e cultural, e se tomam decises acerca de seu destino de forma arbitrria, lesando na prtica a comunidade, e, particularmente, a pesquisa histricosociolgica.

Assim que o Arquivo Central de Santo Andr, para dar lugar a um restaurante para funcionrios, passou do Trreo II do Pao Municipal para um galpo sobre o Sacolo de Utinga da Craisa-Companhia Regional de Abastecimento Integrado, em 1991. E o Servio de Arquivo de Diadema, saiu do Pao Municipal para duas reas, rua do Tanque e a rua Graciosa, em 1993 e em 2001, deixou uma rea central na rua Graciosa que foi ocupada pela Guarda Municipal, sendo transferido para as alas do fundo de um antigo Hospital Psiquitrico, s margens da Represa Billings, desapropriado em 1995 pela prefeitura da cidade. O Arquivo Geral de Santo Andr, junto a um sacolo tem seu acervo ameaado por umidade, infestao, ausncia de segurana, enquanto que o Servio de Arquivo de Diadema fica junto represa Billings, e alm da inadequao das instalaes fica em uma rea de mananciais, com altos ndices de umidade contribuindo para a deteriorao da documentao pblica.

69

Em Ribeiro Pires, o Arquivo de Processos ocupa parte da Garagem Municipal, e o de documentos avulsos de vrias secretarias, um depsito conhecido como Galpo da Merenda. J os Servios de Protocolo, como tm contato direto com a populao e, portanto, visibilidade, merecem outra localizao e cuidados quanto ao mobilirio e equipamentos, funcionando no Pao Municipal ou prximo dele. Mesmo quando o Servio de Arquivo ainda se localiza no Pao, suas instalaes diferem do Servio de Protocolo. Em Mau, por exemplo, pudemos ver o Protocolo no andar trreo, em local iluminado, arejado, bem cuidado. E o Arquivo no subsolo, as salas lotadas pelos processos amontoados. A diferena de instalaes entre Protocolo e Arquivo aparece tambm nos demais municpios. Quanto posio ocupada por esses rgos dentro da estrutura organizativa da administrao, sua distncia dos primeiros escales demonstra a menor importncia dada aos servios encarregados de custodiar seu patrimnio documental. Em Mau, dentro da estrutura da Secretaria Municipal de Administrao e Modernizao Administrativa41, a Seo de Protocolo e Arquivo Municipal, pertence a Diviso de Atendimento ao Cidado (tem o mesmo status de seo, a Zeladoria e Limpeza, a Telefonia, a Correspondncia Municipal). Como j observamos, com exceo de So Bernardo do Campo, onde o Servio de Arquivo est subordinado Secretaria de Governo, nos outros municpios est vinculado Secretaria da Administrao, que tambm se encarrega do Pessoal, Licitao de Materiais, do Patrimnio Mobilirio e Imobilirio, da Zeladoria, e em alguns casos ainda de servios como Cemitrio, Telefonia e Grfica. Com um universo a atender e considerando a concepo que possuem dos arquivos, os gestores tendem a releg-los na ordem de suas prioridades, da a situao encontrada.

41 Decreto 6.479, de 29/09/2003, altera Decreto Municipal 6.430, de 20 de maio de 2003, no que diz repeito estrutura organizacional da Secretaria Municipal de Administrao e Modernizao Administrativa.

70

Todos os municpios do ABC tm em seu quadro de pessoal o cargo de bibliotecrio, algumas prefeituras tm tambm cargos de muselogo, historiador, socilogo, mas no encontramos em nenhuma delas o cargo de arquivista. Chamou-nos a ateno entretanto, o cargo de Analista de Documentao e Arquivo, previsto pela Lei`n 4.517/01, do municpio de Ribeiro Pires. No Anexo IX, que trata das Atribuies dos Cargos encontramos para o mesmo: - Organizar e dirigir bibliotecas, executar servios de classificao e catalogao de material bibliogrfico e documentos. - Utilizar recursos de processamento de dados nos sistemas de bibliotecas, centros de documentao e servios de informao. Orientar usurios na escolha de livros, peridicos e demais documentos. - Supervisionar o servio de conservao de livros e documentao. - Realizar atividades de identificao de espcies documentais. - Atuar no planejamento de novos documentos e multicpias. - Efetuar o planejamento e organizao de centros de documentao; dirigir centros de documentao constitudos de acervos arquivsticos e mistos. - Realizar o planejamento e a organizao dos servios de microfilmagem. -Promover medidas necessrias preservao e conservao dos documentos arquivsticos. - Desenvolver atividades tcnicas relacionadas a projetos de sistemas de informaes e/ou atividades de anlise e capacidade de mquinas. Executar tarefas a partir das necessidades de aquisio, implantao, reformulao, instalao e recursos de computao. O que se pode observar nesse rol de atribuies o desconhecimento das especificidades que envolvem as atribuies dos arquivos, bibliotecas e centros de documentao, bem como das funes do

71

arquivista, bibliotecrio e documentalista. Junto a atividades prprias do bibliotecrio aparecem alguns tens previstos nas atribuies dos arquivistas, artigo 12, do Decreto n 82.590, de 06 de novembro de 197842. Um outro indicador do status dos Servios de Arquivo a escolaridade exigida para o exerccio do trabalho e chefia dos mesmos. Assim, no h em geral, exigncia de nvel superior ou mesmo 2 grau para as chefias. A Lei n 6.608/90 de Santo Andr, que trata da reorganizao administrativa e de cargos e salrios neste municpio um bom exemplo: esta lei, estabelece para encarregados de arquivo, a 4 srie de 1 grau e para encarregado de protocolo, o nvel de 2 grau. Ocorre tambm que estes cargos so na maior parte dos casos de livre provimento, preenchidos pelos chamados cargos em comisso. Dadas as condies de trabalho, em locais inadequados, insalubres muitas vezes, sem equipamentos e materiais necessrios, carecendo de visibilidade e valorizao por parte da prpria Secretaria a que pertencem e de outros setores da administrao municipal, muitos desses Servios trabalham com pessoal reduzido, vrios funcionrios em desvio de funo, isto , contratados como trabalhadores operacionais, para servios de limpeza, por exemplo, que passaram a tratar da documentao pblica. Ao contrrio do que ocorreu em outros municpios prximos, como So Paulo, Mogi das Cruzes, Santos e muitos outros no interior de So Paulo - no houve nas cidades do Grande ABC paulista a instituio de um Arquivo Histrico, apesar de encontrarmos referncias a demandas por sua criao. Em 1981, o memorialista Roberto Bottacin, de Ribeiro Pires, encaminhou ao Prefeito de Santo Andr, Newton Grillo, um ofcio43,

Regulamenta a Lei n 6.546, de 04 de julho de 1978, que dispe sobre a regulamentao das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo. 43 Processo 32.422/81, fls. 3 e 4, Prefeitura Municipal de Santo Andr, cpias constantes do Dossi Museu da Cidade de Santo Andr, organizado por Wilson Roberto Stanziani, primeiro diretor do Museu.

42

72

solicitando a instalao de um Museu, Instituto Histrico e Geogrfico e Centro de Documentao Histrica:

(...) um Centro de Documentao seria de grande interesse cultural, alm de uma inegvel fonte de informaes a qual seria de grande utilidade para estudantes, historiadores, professores, rgos da imprensa e populao conseguir cpias de documentos e fotografias, documentos de nossos municpios desde a fundao. O Centro de Documentao ou Arquivo Municipal poderia conter no documentos referentes a Santo Andr, mas tambm de todas as cidades da regio, So Bernardo, So Caetano do Sul, Mau, Ribeiro Pires, Rio Grande da Serra, Suzano, Mogi, Baixada Santista, Grande So Paulo, Capital e Bairros de So Paulo.

O signatrio afirma ainda que no seria difcil a arrecadao de documentos, pois s com a sua coleo e a de Otaviano Gaiarsa44 teriam mais de quatro mil documentos e fotografias, entre 1860 e 1950. O que se percebe aqui o desconhecimento das diferenas entre Centro de Documentao e Arquivo Municipal tratados indistintamente, e por outro lado, j o interesse recorrente no estabelecimento de uma instituio reunindo documentao e informaes sobre a regio, no caso deste memorialista bastante alargada, ainda que entendamos as relaes da histria do Grande ABC, com So Paulo, Santos, Mogi das Cruzes, etc. Por ocasio dos Congressos de Histria do Grande ABC, que ocorrem a cada dois anos na regio, surgiram manifestaes para a constituio de Arquivos Histricos Regionais: durante o V Congresso em Mau (Jornal Dirio do Grande ABC, 05 de setembro de 1998, Caderno Dirio Educao, p.1. Patrimnio histrico ter arquivo regional) e tambm no VIII Congresso em Paranapiacaba, durante a mesa Memria Social e
44

Memorialista de Santo Andr, autor de A cidade que dormiu trs sculos.

73

Histria Regional: importante sabermos nossa histria? no dia 23 de julho de 2004. Nesta ocasio o prof. dr. William Puntschart reivindicou a constituio de um arquivo pblico regional e o prof. dr. Jos Amilton de Souza endossando a proposta defendeu que este podia ser criado junto a Universidade Pblica do ABC a ser implantada na regio. Tambm encontramos na imprensa manifestaes a respeito da implantao de Arquivos Histricos. Na Coluna Memria, Dirio do Grande ABC, do dia 18 de abril de 2004, em matria intitulada Famlia Mauaense, o jornalista e memorialista Ademir Medici, fala da guarda e disponibilizao pelo Ncleo de Histria e Memria de Mau, da Secretaria da Educao, Cultura e Esportes local, das fichas funcionais dos trabalhadores da Porcelana Mau (antes estavam sob custdia do Sindicato dos Ceramistas). Com a chamada A meta: o arquivo histrico municipal, segundo a coluna A meta do Ncleo chegar ao Arquivo Histrico Municipal, relata o historiador Willer Bonni, seu coordenador, sempre com a preocupao de recuperar, preservar, difundir e refletir sobre a historiografia da cidade. O jornalista conclui a matria afirmando, E o Grande ABC, finalmente, sete Congressos de Histria depois, s vsperas de realizar o VIII Congresso, ganhar o seu primeiro arquivo histrico dentro da perspectiva sonhada e mostrada pelo acadmico Antonio Jos Marques. Manifesta-se ainda hoje uma viso culturalista de arquivo. Conforme Jardim (1995), No Brasil privilegia-se a dicotomia valor histrico/valor administrativo dos acervos arquivsticos. Como tal, a monumentalizao dos documentos e a negligncia de seus aspectos informacionais tm norteado, com excees produzidas a partir dos anos 80, a maioria das nossas instituies arquivsticas pblicas. Suas relaes com o conjunto da administrao pblica so pouco freqentes. Para a maior parte dos gestores e funcionrios da administrao pblica, sejam ligados Administrao, sejam ligados ao Departamento da Cultura, e para outros segmentos da populao, ainda vigoram conceitos de

74

documento importncia.

histrico,

envoltos

em

uma

aura

de

antiguidade

A qualificao histrico dada ao documento, esclarece Bellotto (2004) teve ao longo da vida brasileira, uma conotao positivista, ufanista e grandiloqente. Da no haver estranhamento por parte das administraes de encaminhar, e, muitas vezes, por parte das instituies de receber documentos pblicos de arquivo enviados para museus, bibliotecas, centros de memria e documentao, dado o desconhecimento da especificidade do documento pblico de arquivo e dos princpios e metodologias arquivsticos (manter a integridade dos fundos, o respeito a provenincia, o princpio da organicidade, a necessidade de um plano de classificao e de um processo de avaliao dos documentos produzidos, entre outros). Aqui importante ressalvar a preocupao do Museu de Santo Andr, que tendo a custdia do Fundo Cmara e Intendncia de So Bernardo do Campo (1890 - 1937) contratou uma especialista em organizao de arquivos para fazer o arranjo desta documentao conforme os preceitos da arquivstica. Tambm percebemos as mudanas ocorridas nestas instituies quanto a maneira de pensar, organizar e disponibilizar seus acervos e maior clareza quanto s caractersticas e correta destinao dos documentos pblicos. A qualificao dos profissionais e as atividades da Comisso Tcnica das Instituies Oficiais de Memria da Regio do ABC tm contribudo para isto.45 A naturalidade, uma das caractersticas do documento de arquivo, elucidativa desta questo, como aponta Camargo (2003),

Com relao a especificidade dos documentos pblicos de arquivo e a necessidade da instituio de um Sistema de Arquivos e um Arquivo Pblico Municipal nos municpios do Grande ABC, esta comisso encaminhou em 2002 a todas as administraes municipais da regio, o documento Em defesa de um Sistema Municipal de Arquivos. As prefeituras de Rio Grande da Serra, Ribeiro Pires e Diadema no deram qualquer resposta. As prefeituras de Mau, Ribeiro Pires, Santo Andr, So Bernardo e So Caetano acusaram seu recebimento, mas no houve qualquer ao no sentido proposto. O documento citado dos anexos desta dissertao.

45

75

(...) o documento de arquivo tem como trao caracterstico o fato de ser produzido de forma natural e rotineira, por imperativos de ordem prtica, sem qualquer inteno de se transformar em fonte para a histria. No mbito do funcionamento de uma instituio, com efeito, no resulta de um gesto especial de atribuio de sentido, como ocorre com os documentos de museu; ao contrrio, tem carter evidencial congnito, isto , nasce para servir de instrumento ou prova de determinadas aes e alheio a um eventual uso secundrio que dele se possa fazer.

Ainda sobre a preocupao em se custodiar documentos histricos lembramos como Bellotto (2004), que a histria no se faz com documentos que nasceram para ser histricos, nem com autgrafos de grandes figuras, nem com documentos isolados que signifiquem o ponto final de algum ato administrativo e sim, ademais de outras fontes, com a papelada gerada pelo cotidiano da vida administrativa. Esgotado seu uso administrativo, podem ou no, os conjuntos documentais produzidos pela administrao pblica passar a constituir seu arquivo permanente, aps a execuo criteriosa dos procedimentos de avaliao, respeitados os princpios arquivsticos, da provenincia46 e da organicidade47. Teremos ento os fundos de arquivo48 produzidos pelos vrios rgos da administrao, refletindo a mesma e suas aes, e no preciosidades, colecionadas aqui e ali, recolhidas para que, com elas, o historiador estabelea suas fontes (BELLOTTO, 2004). Cabe ao historiador, conforme Camargo (2003), atravs do esforo de ultrapassagem, nos processos de interpretao e produo de sentido, tornlos histricos.
Fixa a identidade do documentos relativamente a seu produtor. (...) os arquivos devem ser organizados em obedincia competncia e s atividades da instituio ou pessoa legitimamente responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos (Bellotto, 2002). 47 Organicidade (em seu relacionamento com outros documentos do conjunto): interdependncia entre os documentos do mesmo conjunto e suas relaes com seu contexto de produo (Bellotto, 2003). 48 Unidade constituda pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade, que no arquivo permanente passa a conviver com arquivos de outras (Camargo e Bellotto, 1996).
46

76

Ao tratar dos arquivos das administraes municipais do ABC, utilizamos como epgrafe o Minotauro e seu Labirinto, buscando relacionar a fragmentao em que se encontram esses documentos pblicos, dispersos em diferentes rgos das administraes, depositados muitas vezes sem organizao e qualquer tipo de instrumento de pesquisa que facilite sua busca, deixando desorientados aqueles que deles necessitam, como se estivessem errando pelas salas e passagens intrincadas do palcio construdo por Ddalo em Creta, onde vivia o Minotauro. Para as administraes, a massa documental acumulada passa a ser to terrvel como o Minotauro que tentaram aplacar com as iniciativas pragmticas que veremos no prximo captulo.

77

4. - Iniciativas de gesto documental nos arquivos pblicos do ABC - A tarefa de Ssifo

...Ssifo, cuja tarefa consistia em rolar uma enorme pedra at o alto de um morro, mas quando j se encontrava bem avanado plancie.
Thomas Bulfinch - O Livro de Ouro da Mitologia

na

encosta,

a pedra,

impelida por uma fora repentina, rolava de novo para a

4.1

Arquivo

pblico

identificao

coordenadas

contemporneas Ainda que a funo de arquivar remonte a antiguidade49, a atual concepo de arquivo pblico est ligada a histria dos Estados modernos. Nos sculos XVI e XVII, aparecem as primeiras idias de centralizao de arquivos na Pennsula Ibrica, mas sua institucionalizao s adquiriu forma na Frana ao final do sculo XVIII, durante a Revoluo Francesa. Uma seqncia de aes de significativa importncia para a constituio dos arquivos pblicos: - A criao, em 1789, pela Assemblia Nacional, de um arquivo no qual deveriam ser guardados e exibidos os seus atos. Um ano depois, por

49 Para Gagnon-Arguin (1998), O nascimento dos arquivos e da arquivstica remontaria ao aparecimento da escrita. E afirma Herrenschmidt (apud Desalle, 1998), Tudo teria comeado por volta de 3.300 a.C. no sul do Iraque e sudoeste do Ir, quando os funcionrios inventaram um meio de arquivar o pagamento dos impostos, representando na argila a quantidade de produtos registrados e sua natureza. Assim nasceram o primeiros sinais grficos, os algarismos para as quantidades e os desenhos para as coisas. Traduzimos.

78

decreto de 12 de setembro de 1790, esse arquivo passou a constituir os Archives Nationales. - A determinao de que os Archives Nacionales passariam a ter jurisdio sobre os depsitos de documentos de todos os rgos do governo central e dos governos provinciais em 1794, jurisdio essa ampliada pouco depois para os arquivos distritais. - O estabelecimento do acesso dos cidados comuns aos arquivos, pela Lei de 7 Messidor. - A conservao dos documentos do Antigo Regime, considerando que os documentos do Trsor de Chartes e da Curia Rgis eram de propriedade pblica e que portanto deviam ser preservados e que o povo devia ter acesso aos mesmos. A importncia destas medidas ligadas a Revoluo Francesa assinalada por Schellenberg (2002) como o reconhecimento da importncia dos documentos para a sociedade, e teriam resultado em trs importantes realizaes no campo arquivstico: 1. Criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos. 2. Proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos. 3. Reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado. Como ocorreu na Frana, outras naes da Europa e depois da Amrica constituram seus arquivos pblicos, sendo que as circunstncias de seu estabelecimento, e, j no sculo XIX, o historicismo e o romantismo associados s tendncias da historiografia da poca, fizeram com que prevalecesse nestes arquivos o vis histrico mais que o administrativo. Esta concepo historicista perduraria at o incio do sculo XX. No perodo entre as guerras mundiais e particularmente aps a II Grande Guerra, este modelo se transformou devido a complexidade crescente das administraes e ao desenvolvimento das tcnicas

79

reprogrficas, responsveis pela produo de grandes massas documentais. Discorrendo sobre o crescimento do volume dos documentos oficiais, Schellenberg (2002) o relaciona com o aumento da populao verificado desde meados do sculo XVIII, que por sua vez provocou a expanso das atividades dos governos e o maior volume de documentos, ampliado pela aplicao das modernas tecnologias na produo dos mesmos. O controle dos documentos, a questo da custdia e da eliminao dos mesmos, passam a ser preocupaes ligadas s administraes e aos arquivos. Assim, a avaliao dos documentos foi objeto de diferentes abordagens na Inglaterra, na Alemanha, na Unio Sovitica. Nos Estados Unidos e no Canad criaram-se comisses governamentais visando racionalizar a produo e o tratamento documental. Como resultado temos o aparecimento do conceito de gesto de documentos, conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (INDOLFO, apud RONDINELLI, 2002). Decorrente ainda desta preocupao, enunciada tambm nos Estados Unidos, a teoria das trs idades, que segundo Bellotto (2002), pode ser considerada o ponto de chegada natural dos estudos arquivsticos, que desde o sculo XIX, tentavam estabelecer uma ponte entre a documentao de gesto e a destinada a ser preservada para fins de pesquisa. Parte do princpio que, seja parte integrante do arquivo de uma pessoa ou de uma instituio, qualquer documento de arquivo passa por um ou mais perodos caracterizados pela freqncia e tipo de utilizao que dele feita. Tambm conhecida como ciclo vital dos documentos estabelece que os documentos produzidos pela administrao correspondem a uma primeira idade, os documentos correntes, ativos ou de gesto, freqentemente consultados; os documentos da segunda idade, j na fase semi-ativa, so utilizados mais por razes jurdicas que administrativas. Constituem os chamados arquivos

80

intermedirios onde os documentos aguardam os prazos indicados pelas tabelas de temporalidade antes de sua destinao: eliminao ou guarda permanente. Finalmente, os documentos de terceira idade ou de guarda permanente, servem aos cidados e aos pesquisadores, graas a seu valor informativo e para a histria e memria. A aceitao deste princpio decorre para Couture (1998), do fato de,
permitir uma repartio essencial dos grandes conjuntos que formam o arquivo de uma pessoa fsica ou moral (...) O conceito de ciclo de vida transforma um conjunto de documentos quantitativamente demasiado importante, desmedido em relao aos meios de que se dispe para se lhe fazer face, em subconjuntos que apresentam diferentes caractersticas.

Ainda nos Estados Unidos, para agilizar o sistema de controle arquivstico, foi institudo o arquivamento intermedirio.50 Tambm chamado de depsito de pr-arquivamento (dept de prarchivage para os franceses, records centers para os Estados Unidos), permite o armazenamento dos documentos que deixaram a fase corrente em lugares menos dispendiosos, aguardando o tempo necessrio para que as medidas previstas nos documentos de destinao (tabelas de temporalidade, planos de destinao) possam ser aplicadas, eliminando ou transferindo para os arquivos permanentes os documentos aps o cumprimento dos prazos previstos.

Em decorrncia do grande volume de documentos produzidos durante a Segunda Guerra Mundial pela Marinha e Exrcito, instalou-se o primeiro depsito intermedirio. A economia proporcionada por esses depsitos foi to evidente que o Arquivo Nacional, em Washington, resolveu adotar institucionalmente a frmula do arquivamento da segunda idade. Em 1950, com a promulgao do Federal Records Act, proposto pela segunda Comisso Hoover, estabeleceu-se a diviso dos EE.UU. em 10 regies administrativas, devendo cada uma delas possuir um arquivo intermedirio de mbito federal. (...) Em 1954, 10 arquivos intermedirios j estavam definitivamente implantados (Franco, 1984) .

50

81

As Grandes Guerras Mundiais trouxeram ainda o desenvolvimento e a disseminao dos meios de micro-reproduo, entre eles a microfilmagem. Esta tecnologia que foi grandemente utilizada no ps-guerra para duplicao de arquivos que haviam sido transferidos por motivos polticos e cuja restituio no fora efetuada (SILVA, 1999), tambm ser utilizada em grande escala como soluo para o acmulo das grande massas documentais geradas pelas administraes pblicas. Traamos aqui um breve histrico do aparecimento da instituio arquivo pblico, passando por seu carter inicial ligado a histria para chegar ao conceito atual, em que uma poltica de gesto documental permite a integrao entre suas vrias fases ou idades e o fluxo documental entre elas, garantindo que o arquivo cumpra sua dupla funo, para a administrao e para a pesquisa, seja histrica, seja de outros campos do conhecimento, facultando a todo e qualquer cidado o acesso ao documento pblico. A partir destas consideraes analisaremos as iniciativas de gesto documental que observamos nos municpios do Grande ABC.

4.2 - Duas experincias pragmticas de gesto documental no Grande ABC Algumas iniciativas isoladas sero apenas mencionadas, quando algum setor ou rgo da administrao municipal preocupado com a documentao que produz ou acumula, tomou a iniciativa de seu tratamento. Isto ocorreu, por exemplo, em Santo Andr, quando o Departamento de Comunicao contratou os servios de uma especialista em arquivos para o tratamento de seu acervo fotogrfico, em 1990. Ou em Ribeiro Pires, quando a Gerncia de Suprimentos da Secretaria de Administrao contratou em 2003, a empresa DArchives Gesto Documental e Informtica Ltda., para organizar os documentos de seu interesse. Como

82

iniciativas localizadas e pontuais, no tiveram relevncia para o tratamento da documentao produzida pelo conjunto da administrao. Como apontamos anteriormente, inexistindo um Sistema Municipal de Arquivos e um Arquivo Pblico Municipal, a responsabilidade pelos documentos de acordo com a legislao dos municpios estudados atribuda Secretaria da Administrao ou do Governo. E das iniciativas destes rgos que trataremos, j que nos municpios de Santo Andr, So Bernardo do Campo, So Caetano do Sul e Diadema tivemos o estabelecimento, por perodo de tempo varivel, de prticas de microfilmagem e de avaliao dos documentos.

4.2.1 Avaliao documental Foi durante os anos 70 que os municpios de Santo Andr, So Bernardo do Campo e Diadema empreenderam as primeiras tentativas pragmticas de avaliao documental. Em Diadema, a Portaria n 08/72, aprovava um Manual de Arquivo da Prefeitura Municipal visando elaborao de arquivo e controle de documentos em geral. Previa as competncias dos arquivos e uma comisso de avaliao e controle de documentos (CACD). J o Decreto n 4.373, de 16 de julho de 1975, dispunha sobre a constituio do Grupo Inter Setorial de Liberao de Papis e Documentos GILPA, em So Bernardo do Campo. E em Santo Andr, o Decreto n 8.943 de 14 de janeiro de 1977, tratava da constituio do Grupo Inter Setorial de Liberao de Papis e Documentos GISELPA. Quanto ao municpio de So Caetano, apesar de constatarmos atravs do relato de funcionrios o funcionamento de comisses de avaliao de documentos e de termos localizado o nmero do processo que trata do assunto51 e da autorizao do Diretor do Departamento de Administrao

51

Processo Interno n 379/92.

83

para consult-lo, no tivemos acesso ao mesmo, apesar de inmeras tentativas, pois, segundo informaes do Departamento Jurdico para onde foi encaminhado, no conseguiram localiz-lo.

4.2.1.1 Santo Andr O primeiro documento relativo ao tema, o Decreto n 8.943, de 14 de janeiro de 1977, que constitua o Grupo Inter-Secretarial de Liberao de Papis e Documentos - GISELPA, composto por representantes das Secretarias da Prefeitura Municipal de Santo Andr, sob a presidncia do Chefe da Diviso do Expediente Geral da Prefeitura Municipal de Santo Andr, com competncia para estudar e propor ao Secretrio dos Assuntos Internos e Jurdicos a incinerao de papis e expedientes arquivados ou depositados nas reparties municipais (artigo 1). Estes representantes seriam indicados pelas Secretarias e a comisso, instalada pela Diviso de Expediente Geral, poderia solicitar s secretarias relatrios sobre os expedientes a serem incinerados. Institudo no ltimo ano desta gesto, no chegou a funcionar efetivamente. J na gesto seguinte, em 08 de junho de 1978, o Decreto n 9 331, revogou o de n 8.943, estabelecendo algumas alteraes: ficou responsvel pela instalao e direo do Grupo InterSecretarial de Liberao de Papis e Documentos GISELPA, a Secretaria de Assuntos Internos e Jurdicos (artigo 1, 2), determinou-se que, anualmente na primeira quinzena de janeiro, o GISELPA proceder ao levantamento de papis e expedientes que possam ser inutilizados, determinando, em seguida, a execuo do trabalho de inutilizao. Como inovao em comparao com o decreto anterior, foi includo o artigo 6 sobre documentos de valor histrico: Os documentos julgados como de valor histrico devero ser remetidos Secretaria de Educao e Cultura. Com relao ao destino destes documentos

84

interessante lembrar que nesta poca no existiam em Santo Andr, Arquivos ou Museus Histricos, apenas a Biblioteca Pblica Municipal.52 Acreditamos que esta aluso seja resultado dos estudos que se faziam para a introduo do sistema de microfilmagem de documentos que comeou nesta gesto em 1979, j que a Lei Federal n 5.433, de oito de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais53, em seu artigo 2 estabelece, Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartio detentora dos mesmos. S em 1991, um novo decreto tratou da questo de avaliao de documentos, o de n 12.660, de 28 de janeiro de 1991, ainda se remetendo ao GISELPA, mas trazendo vrias inovaes e mudanas. Este decreto deve ser analisado no contexto da 1 administrao Celso Daniel (1989-1992). No perodo que antecedeu seu mandato, durante os anos 80, ocorreram no Grande ABC vrios eventos, alguns j citados no primeiro captulo deste trabalho, ligados a uma preocupao acentuada com a Histria e Memria da regio. Por exemplo, o Dirio do Grande ABC, de 31 de agosto de 1988, anunciava, Pesquisadores da Memria sugerem medidas a candidatos: Documento resultado de debates realizados nos dias, 16, 23 e 30/8 no CEPS54 Segundo a matria, o coordenador Paschoalino Assumpo sugere que o grupo passe a se chamar Grupo Independente de Pesquisadores da Memria do ABC - GIPEM o que foi aprovado. Tambm foi aprovado um documento com cinco sugestes para os candidatos, entre elas: - a criao do Conselho de Defesa do Patrimnio Histrico, Arquitetnico, Cultural e Ambiental e Plano de Ao Integrada de Proteo do Patrimnio Cultural;
52 A Biblioteca Pblica Municipal de Santo Andr (hoje Biblioteca Nair Lacerda) foi criada pela Lei n 732/52 e instalada em 1954, enquanto que o Museu de Santo Andr foi criado pela Lei 5.942/82. 53 A Lei Federal n 5.433/68, foi regulamentada pela Portaria MJ n 58, de 20/06/1996 e pelo Decreto n 1799, de 30/01/1996. 54 CEPS Centro de Estudos Polticos e Sociais do ABC com sede em Santo Andr.

85

- estmulo a pesquisa da documentao com a criao, implantao e aperfeioamento do Museu e Arquivo Histrico Municipais, para registro e estudo da documentao oficial e da documentao gerada nos vrios segmentos da comunidade: sindicatos, SABs, clubes de servio, etc.55 O ano de 1989, primeiro deste governo, foi marcado por vrios Ciclos de Palestras alusivos ao centenrio da emancipao da regio do ABC de So Paulo, com a criao da Vila de So Bernardo. Em 1990, aps o restauro do prdio do 1 Grupo Escolar, nele foi instalado o Museu de Santo Andr, ocorrendo simultaneamente o 1 Congresso de Histria do Grande ABC, e logo depois foi sancionada a Lei Municipal n 6.673, de 17 de agosto de 1990, que dispunha sobre a defesa do Patrimnio Histrico, Artstico, Arquitetnico, Urbanstico e Paisagstico de Santo Andr, criando seu respectivo Conselho56. Portanto, o Decreto n 12.660, de 28 de janeiro de 1991, que dispe sobre o Arquivo Interno da Prefeitura Municipal de Santo Andr e d outras providncias, incorpora estas duas novas instituies. J no seu prembulo, este decreto se refere a Lei da Microfilmagem: O Prefeito Municipal de Santo Andr no uso de suas atribuies legais, e em conformidade com a Lei Federal n 5.433, de 08 de maio de 1968, DECRETA: (...) Assim como nos decretos anteriores o objetivo declarado no artigo 1 a inutilizao de papis e expedientes arquivados ou depositados nas reparties municipais. Esta comisso intersecretarial, GISELPA, se reuniria semestralmente, nos meses de maro e setembro e seu objetivo seria verificar o cumprimento das determinaes do decreto, examinando as rotinas de liberao dos documentos, os livros de registros das aes de microfilmagem, transferncia e eliminao de documentos previstos, e ainda poderia propor o aprimoramento das aes.
A referncia feita aos candidatos a prefeito dos municpios do ABC, dadas as eleies municipais neste ano. COMDEPHAAPASA Conselho Municipal de Defesa do Patrimnio Histrico, Artstico, ArquitetnicoUrbanstico e Paisagsitico de Santo Andr.
56 55

86

Era constituda junto ao GISELPA, a Comisso de Arquivo Histrico (artigo 3), composta por um representante do Museu Municipal e um representante do Conselho Municipal de Defesa do Patrimnio Histrico, Artstico, Arquitetnico e Paisagstico de Santo Andr, cuja funo seria definida mais adiante: o Arquivo Intermedirio enviaria peridicamente a esta Comisso, documentos cujo prazo para guarda tivesse expirado para exame documental. E esta, devolveria ao Arquivo Intermedirio os documentos que deveriam ser eliminados (artigo 6 e pargrafo nico do mesmo artigo). Observamos que apenas aqui aparece a expresso Arquivo Histrico (que alis no foi constitudo por qualquer estatuto legal nesta administrao nem nas seguintes), pois o artigo 5 classifica os arquivos internos para efeitos de organizao interna, em: correntes, intermedirios e permanentes. Os documentos dos arquivos correntes, documentos em curso ou consultados frequentemente, seriam conservados ora nas reparties que os produzem, ora em dependncias de fcil acesso. Os arquivos intermedirios, documentos que perderam sua atualidade, mas poderiam ser solicitados, seriam conservados no arquivo geral da prefeitura. Finalmente, quanto ao arquivo permanente, documentos que no teriam mais valor administrativo e que por seu valor histrico ou documentrio seriam conservados no Museu Municipal. De forma genrica eram identificados e estabelecidos prazos para a guarda e eliminao de alguns documentos, por exemplo, os documentos relativos ao crdito tributrio devero ser conservados at a prescrio dos respectivos crditos ou os crditos relativos a administrao de pessoal devero ser conservados durante o prazo de 40 anos. Este decreto determinava tambm a criao de Tabelas de Temporalidade em todas as unidades da Prefeitura Municipal, que identificariam a vida til dos documentos gerados bem como seus prazos de guarda ou eliminao, ficando cada unidade com a responsabilidade de definir individual e anualmente sua tabela.

87

No que diz respeito a eliminao dos documentos, o artigo 8 faz referncia ao Anexo II, que trata de documentos a serem microfilmados e eliminados, o artigo 10 trata do Anexo III, documentos a serem eliminados sumariamente, sem microfilmagem. E o artigo 11, determina que a responsabilidade pela eliminao do Prefeito Municipal e dos respectivos secretrios podendo ser delegada mediante portaria aos diretores das diversas unidades. Quanto aos anexos, o primeiro deles o de Tabela de Temporalidade que todas as unidades administrativas deveriam preencher, com os campos geralmente constantes deste tipo de instrumento: tipologia documental, prazos de arquivamento, guarda e/ou eliminao, destinao. Relativos a destinao final, figuram os campos: Arquivo Permanente, Microfilmagem, Eliminao. Como vimos no decreto o Arquivo Permanente se confunde com o Museu Municipal. A leitura dos anexos II e III, demonstra que tratam apenas do documento processo administrativo, a maior parte relativos a uso e ocupao do solo57, pessoal e regularizao de atividades comerciais. No anexo III, solicitaes de servios pblicos, como remoo de rvore, mudana de poste, etc., e no ltimo tem, reclamaes e abaixoassinados. A anlise deste decreto evidencia que a exemplo dos que o precederam58, seu principal objetivo era a eliminao dos documentos, liberando papis e documentos, normatizando os que deviam ser microfilmados antes da destruio. A nfase era para os processos administrativos e a incluso do tem referente ao Arquivo Histrico, tentava responder a demandas da poca e ao estabelecido pela legislao sobre microfilmagem, com os equvocos comuns ao determinar que o Arquivo devia ser constitudo por documentos escolhidos pelo fato de serem histricos.
57 Aqui lembramos que ao analisar a situao dos arquivos da cidade de So Paulo em 1990, com relao ao Arquivo Geral, ou Arquivo de Processos, Dase Apparecida de Oliveira aponta que dos 376.800 processos anuais, 60% eram relativos ao uso e ocupao do solo urbano. Revista do Arquivo Municipal n 199, Departamento do Patrimnio Histrico. So Paulo: 1991. 58 Decretos n 8 943/77 e n 9 331.

88

No dia 25 de abril de 1991, o jornalista e memorialista Ademir Mdici, integrante na poca do Projeto Viva Cidade da Coordenadoria do Planejamento, enviou correspondncia Coordenadora do Projeto59, s vrias secretarias municipais, setor de informtica e microfilmagem, gabinete do prefeito, Museu de Santo Andr e representante do CONDEPHAAPASA informando do alerta que recebeu da Diretora do Arquivo Municipal de So Paulo devido ao disposto no Decreto 12.660/91. Questiona tanto a destruio de processos listados no anexo II, que seriam destrudos aps microfilmagem, como a destruio dos processos do anexo III, eliminados sem prvia microfilmagem. Questiona ainda o fato de o decreto determinar que cada unidade administrativa elabore sua Tabela de Temporalidade, comparando com a criao de comisses multidisciplinares de avaliao da prefeitura de So Paulo. Chama a ateno para o fato de no ter sido constituda a Comisso do Arquivo Histrico, de estarem fragmentando processos administrativos (todos dos anos 50, com exceo do ano de 1954) de acordo com as tabelas anexas ao decreto. E ainda, para o fato de estar sendo feita a avaliao e microfilmagem apenas a partir dos processos depositados no Arquivo Geral, sem considerar os que no retornaram, que ficariam portanto, sem avaliao nem microfilmagem. s indagaes que fez em vrios setores da prefeitura, a resposta foi que documentos estavam sendo eliminados por falta de espao. Finalmente chama a ateno da administrao para o compromisso que tem com os setores voltados ao resgate da memria (...) que tem sido fielmente seguido com vrias demonstraes prticas (...) que quanto ao sistema de arquivo no poder alegando problemas de espao, seguir trilhas de administraes passadas que feriram de morte acervos inteiros os processos anteriores a 1929 foram simplesmente destrudos anos atrs, sem nenhum registro. Em sua cruzada por vrios setores da administrao conseguiu que a Secretaria de Educao, Cultura e Esportes abrigasse documentos que no deveriam ser
59

Cpia. Pasta Arquivos. Acervo Museu de Santo Andr.

89

eliminados, assumindo o compromisso de instalar em Santo Andr um sistema moderno de arquivo, seguindo os passos de So Paulo e Rio Claro. Apesar das promessas, no houve qualquer avano no sentido de constituir um Sistema de Arquivos e um Arquivo Pblico Municipal como o proposto. Como mencionado no captulo anterior o Arquivo Geral realmente foi transferido para um salo em cima das dependncias da CRAISA e documentos e livros da Cmara e Prefeitura Municipal de So Bernardo e processos da Prefeitura Municipal de Santo Andr (1940-1969) foram levados para o museu da cidade.60 Um dos protagonistas dos acontecimentos desta poca declarou que a Secretaria da Administrao tinha como principal alvo a informatizao, considerando esta e a microfilmagem como solues para a questo documental, no era possvel convenc-los da necessidade de estabelecer uma poltica arquivstica de gesto documental, precedendo os processos de informatizao e microfilmagem. Por outro lado, a administrao tambm entendia que os documentos caracterizados como histricos eram responsabilidade do Museu Municipal. E os gestores deste, sabendo qual verdadeiramente a funo do museu e como este havia sido instalado h pouco tempo, temiam que o mesmo perdesse sua identidade assumindo o papel de Arquivo. Uma nova administrao tomou posse em 1993 e os ltimos documentos que localizamos sobre o funcionamento do GISELPA datam de 1994: so convocaes para reunies no dia 28 de abril de 1994. A transferncia da responsvel pela presidncia do GISELPA para outro setor e a no indicao de um substituto prejudicou a continuidade da tarefa.
Quanto aos documentos do Fundo Cmara e Intendncia de So Bernardo (1890-1937 o Museu contratou uma especialista em arquivos para dar tratamento arquivstico ao mesmo. E os processos, eram mantidos organizados, higienizados e acondicionados pelos funcionrios do Museu, que os disponibilizava quando procurados para consulta.
60

90

Com a volta da administrao Celso Daniel (1997-2000), durante todo o ano de 1997 a Gerncia do Museu de Santo Andr encaminhou propostas para o tratamento sistmico da documentao pblica, junto ao Departamento de Cultura, ao qual subordinado, e posteriormente tambm junto a Secretaria de Administrao. Comeou por um ofcio em que apresentava a situao dos processos administrativos que se encontravam nas dependncias do Museu e que por ocasio da pintura do prdio, em 1996, apesar de todas as tratativas feitas pelos funcionrios, foram colocados no poro do prdio pelo Coordenador de Atividades sofrendo os efeitos da umidade e poeira do local e perdendo a ordem em que estavam. A Gerente de Preservao de Memria, responsvel pelo Museu de Santo Andr, tinha clareza da necessidade de uma poltica de arquivos para o municpio de Santo Andr e tambm da instituio do Arquivo Municipal. No documento Por uma Poltica de Arquivo Pblico em Santo Andr,61 alm destas questes sugere que como a administrao no tem por si s conhecimento tcnico para implementar esta Poltica de Arquivo seria necessrio estabelecer convnios com o Arquivo do Estado, ou contratar tcnicos para desenvolver este projeto, respaldados nas tendncias arquivsticas modernas. Alm do documento mencionado, foram convidadas duas especialistas em arquivo, para a reunio do dia doze de agosto de 1997, com o responsvel da Secretaria da Administrao. Apontou-se ento, a necessidade de uma Poltica de Arquivo, da modificao da cultura de guarda dos documentos, de se intervir j nos arquivos correntes em um processo de gesto documental. Estas propostas no foram encaminhadas, o que ocorreu foi o contato e a cotao de preos com uma empresa, na perspectiva de terceirizar a organizao e a guarda desta documentao, o que terminou no se

61

Cpia. Agosto de 1997. Pasta Arquivo, Museu de Santo Andr.

91

efetivando62. Os processos que estavam no Museu foram encaminhados para o Arquivo Geral e nesse local os problemas continuaram se avolumando. No houve continuidade dos trabalhos do GISELPA: no dia 17/08/1998, Mrcia Pellegrini, pela Secretaria de Assuntos Jurdicos, historia as aes do grupo e seu resultado e encaminha parecer com suas consideraes Secretaria da Administrao, concluindo, Deste modo, solicito a V.Sa. informe a responsvel da possibilidade de incluir esta situao na temtica referente a modernizao administrativa, para verificar se no existe mtodo mais eficaz de solucionar a questo.63 O resultado destas aes, ou poderamos dizer, no-aes, aparece em um relatrio feito em 1999 pela responsvel pelo Arquivo. Alm de apontar todos os problemas de espao fsico, de pessoal, etc. do Arquivo Geral e a relao de depsito que o restante da administrao tem com o mesmo, demonstra as inmeras falhas na gesto dos documentos, particularmente dos processos (a maior parte dos documentos que guarda e que so procurados e circulam pela administrao): das dificuldades do controle dos processos que no retornam e falhas no sistema quanto ao controle da tramitao dos mesmos e a prtica j denunciada anteriormente de no se procurar completar a srie documental para microfilmagem. Questiona a redao dos decretos que tratam da avaliao dos documentos (mal redigidos) e a no indicao dos membros para comporem o Gisela, dando continuidade a avaliao. Ao que pudemos apurar, este estado de coisas no se modificou durante a gesto 2001-2004. No foram nomeados membros para
62 Quanto a este procedimento interessante lembrar que existe uma Resoluo do Conarq-Conselho nacional de Arquivos, a de n 6/97, que dispe sobre diretrizes quanto a terceirizao de servios arquivsticos pblicos, e estabelece que a avaliao e a guarda dos documentos pblicos exclusiva dos rgos e entidades do Poder Pblico, visando garantir o acesso e a democratizao da informao, sem nus, para a administrao e para o cidado (artigos 1 e 2). Esta resoluo estabelece ainda que podem ser contratados servios para a execuo de atividades tcnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados por agentes pblicos pertencentes aos rgos e entidades produtores e acumuladores dos documentos (artigo 3). 63 Processo Administrativo Interno n 8.241/89-6.

92

constiturem as comisses. O Decreto 12.660/91 no foi revogado ou alterado, apesar da promulgao da Lei 8.159 (Lei de Arquivos), de 08 de janeiro de 1991 e da nova regulamentao da Lei 5433/68 (microfilmagem de documentos), promovida pelo Decreto n 1799/96, posteriores ao decreto municipal analisado.

4.2.1.2 So Bernardo do Campo A avaliao de documentos em So Bernardo tem sua origem ligada a preocupao com o acmulo de documentos e com a possibilidade de incndio nas dependncias da prefeitura, que determinaram em 1973, a criao de uma Comisso Central de Preveno Contra o Incndio no Pao Municipal CCPCIPM. O presidente desta comisso, solicitou ao Secretrio de Administrao medidas para a descentralizao do arquivo e sugeriu a implantao do sistema de microfilmagem dos documentos, que teve incio no mesmo ano64. No dia 16 de julho de 1975, pelo Decreto 4.373, foi criado o GILPA Grupo Inter-Secretarial de Liberao de Papis e Documentos. Os motivos para constituio deste grupo so enumerados em seus considerandos: - existncia de um volume elevado de papis e expedientes j encerrados os quais se encontram no arquivo e depositados nas respectivas reparties; - elevado nmero de papis constituindo material de fcil combusto, possvel foco de incndio de grande propores; - grande parte dos documentos j cumpriram suas finalidades; - dificuldade de arquivamento, necessidade de conseguir espao para os novos documentos.

64

Processo Administrativo Interno n 9627/73.

93

Aos membros desta comisso, constituda por representantes do Grupo Central de Planejamento, da Secretaria de Planejamento e Economia e dos Grupos Setoriais de Planejamento das Secretarias de Assistncia Judiciria, Finanas e Governo, competia estudar e propor a destinao ou incinerao de papis e expedientes arquivsticos que se depositavam nas reparties municipais. O artigo 7 trazia uma ressalva: Na eventualidade da localizao de documentos de valor histrico, o GILPA tomar providncias para sua preservao, podendo propor a sua incorporao a museus e entidades congneres. Pouco tempo depois, no dia 24 de setembro de 1975, a Portaria n 6.138, nomeou os membros deste grupo e o relatrio apresentado por ele subsidiou a elaborao do Decreto n 5.589, de 15 de junho de 197765, que dispe sobre a destruio e incinerao de papis e ainda est em vigor. Este decreto revogava o de n 4.373, que constituiu o GILPA, mas utilizando os mesmos considerandos, estabelecia normas para a destruio de documentos, fixando os que no deveriam ser destrudos, como processos protocolados, leis e demais decretos, documentos que representassem ttulos de domnio e posse de bens municipais, documentos sujeitos a aprovao do Tribunal de Contas ou da Cmara Municipal, entre outros. Os outros artigos constituam uma espcie de tabela relacionando documentos que tinham utilidade estimada em um ano, dois, trs e cinco anos. Este decreto, ainda em vigor, no d conta de toda a documentao produzida pela administrao, sobretudo se considerarmos a crescente complexidade da mquina administrativa e as mudanas que ocorreram desde sua promulgao. As disposies genricas para documentos que no deviam ser destrudos, que possam interessar a histria municipal, ou, devem ser preservados por outros motivos de interesse pblico, do margem a uma vasta gama de interpretaes. A dicotomia valor
65

Conforme um dos considerandos do decreto.

94

histrico/valor administrativo tambm aparece claramente aqui, ficando a Secretaria da Educao, Cultura e Esportes com a responsabilidade pelos documentos histricos, como encontramos frequentemente em legislaes municipais. O acmulo de processos administrativos e a deciso de microfilm-los, fizeram com que no mbito das Secretarias da Administrao e do Governo novas tratativas fossem realizadas. Em 198066 foi constituda uma comisso mista para promover estudos relativos ao estabelecimento de sistema de microfilmagem de processos administrativos e em 198967, foram nomeados os membros da comisso para estabelecer normas para a eliminao de processos administrativos microfilmados. Ao contrrio das comisses anteriores, constitudas por representantes das Secretarias do Governo, Planejamento, Finanas e Assuntos Judicirios, esta comisso tinha representantes de todas as secretarias da administrao, sendo que pela Secretaria de Educao e Cultura, uma das representantes era tambm chefe do Servio de Documentao e Histria Local. Foi proposto aos representantes de todas as secretarias que elaborassem um rol de assuntos de processos que poderiam ser eliminados aps os servios de microfilmagem, conforme um formulrio. Em dezembro de 1989, foi concludo o levantamento e sugerido que se preservasse trs expedientes de cada espcie ou assunto. Os processos considerados passveis de destruio foram encaminhados para o Incinerador Vergueiro. Atendendo s solicitaes do jornalista e memorialista Ademir Mdici, que prestava servios Prefeitura de So Bernardo na poca, o Secretrio de Educao e Cultura, solicitou que a incinerao dos processos fosse paralisada, enquanto o Servio de Histria e Memria Local providenciava local para guard-los. No processo que trata deste assunto aparece a informao que seis meses depois no haviam sido retirados.
66 67

Portaria 6.373, de 28/01/1980, Processo Administrativo Interno n 8.296/75. Portaria 6.844, de 09/06/1989, Processo Administrativo Interno n 8.296/75.

95

Este conflito entre o interesse do Arquivo Central de desocupar espao para dar continuidade guarda de novos documentos produzidos e a preocupao de memorialistas e responsveis pelo Servio de Documentao e Histria Local em conservar documentos que pudessem ser de valor histrico, que ocorre tambm em outros municpios, indica a falta de clareza nas atividades de avaliao quanto aos documentos pblicos municipais que devem ser preservados, porque e para quem, para que no se repita a dicotomia valor administrativo/valor histrico, sem uma soluo satisfatria. Quanto ao Servio de Histria e Memria Local, que em 1981 j havia assumido a custdia de grande quantidade de processos administrativos a serem destrudos, defendia que antes da incinerao os processos deviam passar por uma triagem tcnico-especializada. Por outro lado foram viabilizadas algumas aes no sentido de ampliar a discusso e buscar solues: - de 11 a 22 de setembro de 1989, foi realizado por iniciativa do SDHL- Servio de Documentao e Histria Local, da Secretaria de Educao e Cultura, o curso A Importncia do Acervo Arquivstico Municipal, ministrado pela ento diretora do Arquivo Municipal de So Paulo, Dase Apparecida de Oliveira. Ao final do curso, uma Carta de Intenes foi redigida prevendo a criao de Comisses Setoriais e de uma Comisso Central de Avaliao. - no Seminrio sobre Patrimnio Cultural de So Bernardo do Campo, realizado no Teatro Martins Pena, nos dias 2, 3 e 4 de maio de 1990, foi convidada para proferir uma palestra sobre A importncia do Patrimnio Documental, a mesma Diretora do Arquivo Histrico Municipal de So Paulo. Tendo a legislao de So Paulo como modelo, foi elaborada a Minuta de decreto n SJ.121 19/91 que estabelece normas de avaliao e destinao para os documentos da Administrao Pblica do Municpio de So Bernardo do Campo, e d outras providncias. A anlise deste

96

documento evidencia que o Arquivo Central passava a constituir uma espcie de Arquivo Intermedirio e que como no estava prevista a criao de um Arquivo Pblico Municipal, o Servio de Documentao e Histria Local, assumia suas atribuies, pois conforme o artigo 9, Os documentos de valor probatrio ou cultural, sem vigncia definida e com evidente interesse pblico sero transferidos para o Servio de Documentao da Histria Local, nos prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade. Era constituda uma Comisso Central de Avaliao de Documentos, vinculada ao mesmo Servio (artigo 11) com atribuies como: propor critrios de racionalizao e controle de produo de documentos; definir critrios de valorao de documentos destinados preservao do patrimnio documental do Municpio; elaborar e propor aprovao as tabelas de temporalidade previstas neste decreto, entre outras. Quanto a esta proposio j mencionamos anteriormente a relevncia de que o rgo encarregado da gesto sistmica dos documentos de arquivo da administrao municipal fique de preferncia junto ao gabinete do Prefeito, em posio hierrquica que lhe permita relacionar-se com todas as unidades orgnicas da administrao, e estabelecer as normas e diretrizes necessrias. At 1992, ltimo ano desta gesto houve tentativas por parte do Secretrio da Educao e Cultura e dos responsveis pelo Servio de Documentao e Histria Local de encaminhar e viabilizar esta proposta. Como isto no se deu, o processo foi arquivado.68 O Servio de Arquivo e Microfilmagem microfilma praticamente todos os processos, persistindo a preocupao em conservar os documentos histricos. Por isso, a Secretaria de Governo a qual est subordinado este servio, considerou,

68

Processo Administrativo Interno n 12.675/90.

97

o trabalho de avaliao da relevncia histrica dos documentos constantes dos processos administrativos, pela sua natureza tcnicaespecfica torna a presena de funcionrios do Departamento de Cultura indispensvel junto ao Servio de Microfilmagem, para que possa se efetuar a destruio dos processos que no forem de valor histrico evitando-se a paralisao das atividades do Servio de Arquivo e Microfilmagem69

Portanto, o que continuou acontecendo foi a prtica de aps a microfilmagem dos processos, funcionrios do Servio de Memria e Acervo serem chamados para avaliar os processos de interesse histrico recolhidos a seguir por este rgo. Indagados quanto aos critrios utilizados para a avaliao e seleo destes documentos, chefias e funcionrios encarregados desta atividade, indicaram a dificuldade de chegar-se a um consenso sobre o que selecionar: como realizam esta atividade em uma espcie de rodzio e no h critrios claros estabelecidos, a escolha frequentemente baseada no bom-senso e na subjetividade. O servio aponta ainda o fato de no possuir um historiador no seu quadro de funcionrios. 4.2.1.3 So Caetano do Sul No tivemos acesso aos documentos que registram as atividades de avaliao de documentos em So Caetano do Sul. Funcionrios ligados aos servios de Histria e Memria do municpio informaram ter participado de comisses de avaliao, nos anos de 1996/1997 e as responsveis pelo Servio de Protocolo e Arquivo da Diretoria da Administrao e pelo Servio de Microfilmagem da Diretoria da Fazenda tambm manifestaram seu interesse no processo de avaliao, devido ao acmulo de documentos. Como mencionamos anteriormente, mesmo tendo localizado o nmero do
69

Memo 1.113/98, Processo Administrativo Interno n 9627/73.

98

processo que trata do assunto, e o local onde se encontrava, no tivemos acesso ao mesmo70 para analisar os estudos feitos respeito, a constituio das comisses, seu funcionamento ou dificuldade de funcionamento. Por outro lado o Processo Interno n 3.700/03, aberto a partir das solicitaes do Ministrio Pblico sobre informaes respeito da instituio do arquivo pblico municipal, recupera documentos anteriores sobre o assunto. Por exemplo, em 1997, foi encaminhado Cmara Municipal o projeto de Lei que dispe sobre o Patrimnio Arquivstico de So Caetano do Sul instituindo o Arquivo Pblico Municipal e o Sistema Municipal de Arquivos e d outras providncias71. Este projeto estabelecia: - artigo 1 - Cabe a Fundao Pr Memria de So Caetano do Sul, a proteo e a guarda do patrimmio arquivstico do Municpio. - artigo 2 - Fica criado o Arquivo Pblico Municipal, dentro da estrutura interna da Fundao, da qual ser uma Diviso. Quanto questo da avaliao documental, previa o artigo 8, a

criao de uma Comisso de Anlise de Documentos de Arquivo, convocada pelo Conselho Diretor da Fundao Pr-Memria e constituda por: dois representantes da Fundao Pr-Memria, um representante da Diretoria da Administrao, um representante da Diretoria de Assuntos Judicirios, um representante da Cmara Municipal. Aqui tambm se percebe a ausncia da dimenso do volume, variedade e especificidades da documentao pblica do municpio, da necessidade de uma assessoria para a realizao de uma avaliao cientfica conforme os preceitos da Arquivstica.

Segundo o Servio do Protocolo o processo interno mencionado o de n 379/92, encontrando-se na Diretoria de Assuntos Jurdicos. Aps inmeras tentativas, sempre com a justificativa de que no fora encontrado, desistimos de consult-lo. 71 Oficio GP 243, de 13 de maro de 1997, Processo 5356/97.

70

99

O projeto entretanto, no chegou a ser votado e viabilizado, apesar de ter ganho destaque na imprensa da regio. Com a manchete So Caetano ganha centro de documentao e arquivo Fundao Pr-Memria cria projeto de com verba de R$ 85 mil conseguida via Lei de Incentivo a Cultura, o Dirio do Grande ABC, do dia 25 de julho de 1997, noticiava,
O presidente da Fundao orgulha-se do fato de a instituio que comanda ter sido a nica do Grande ABC a receber apoio da Lei de Incentivo a Cultura. Assegura tambm que o arquivo municipal o primeiro a ser criado na regio. Estamos colocando a mo sobre o arquivo morto da Prefeitura que conta toda a histria do municpio. Na verdade, nem tudo ser aproveitado visando a catalogao. preciso selecionar o arquivo, constatar o que relevante, fazer uma prospeco e, ento, organiz-lo, explica.

4.2.1.4 Diadema Em Diadema, 12 anos aps sua emancipao, a Portaria n 8/72 aprovava um Manual do Setor de Protocolo e Arquivo,72 visando a elaborao do arquivo e o controle dos documentos em geral, dividido em trs partes, apresentao do sistema, regulamentao, e descrio das fichas e formulrios necessrios aos registros e controles, e da rotina necessria ao funcionamento do sistema. Afirmando a importncia do arquivamento de documentos e papis para a Administrao Municipal, o manual apontava como razes para o estabelecimento do Arquivo: a) incrementar a eficincia do governo municipal

72 Este manual foi produzido pela empresa GPI Grupo de Planejamento Integrado Ltda., contratada para modernizao administrativa da prefeitura.

100

b) c) d)

preservar

os

recursos

culturais

representados

pelos

documentos oficiais proteger os direitos pessoais e os privilgios estabelecidos e exercer a tarefa do governo por documentos oficiais

Manifestava a preocupao com a documentao acumulada, com a desobstruo dos documentos relegados aos desvos menos freqentados e mencionava a necessidade da elaborao de Planos de Destinao regular e sistemtica dos documentos oficiais e comportar possveis servios para a reparao dos documentos danificados, para a microfilmagem de documentos e para a armazenagem dos mesmos sob condies fsicas apropriadas. Esta mesma portaria alm de aprovar o Manual de Arquivo estabelecia a constituio da Comisso de Avaliao e Controle de Documentos - CACD, que foi instalada e iniciou seus trabalhos neste mesmo ano. Nesta poca, a Chefe do Servio de Arquivo e Protocolo oficiou ao prefeito pedindo que nomeasse a comisso dada a necessidade de eliminao de documentos Esta primeira comisso era constituda pelo Diretor de Administrao, Joo Pellegrini, como presidente executivo, pela Chefe do Servio de Protocolo e Arquivo, Marley Amadeu Paes, como secretaria, e de Glria Marina Hahel, Tadashi Tsutui e Aparecida Palmeira Lopes, funcionria deste Servio. Em 1974, aps consulta ao Departamento Jurdico feita pelo novo Diretor de Administrao, Dr. Mrio Franco Bittencourt, quanto a eliminao dos documentos pblicos avaliados como inservveis, foi comprada uma fragmentadora. No dia dez de dezembro de 1979 um ofcio do Diretor de Administrao, sr. Emlio Bonani Neto, prope ao prefeito instituir uma comisso especial, composta por Secretrios de Finanas, Administrao e

101

Jurdico, Projetos e Controle, Diviso de Contabilidade, Setor de Protocolo e Arquivo e da Procuradoria, para julgar os papis que no oferecem interesse algum para o Arquivo, haja vista sua inutilidade, bem como avaliar os papis considerados documentos para os fins dos Servios de Microfilmagem e por final, apontar um programa de trabalho. Acrescenta ainda que, para facilitar o trabalho da Comisso, preparamos um ndice geral dos documentos mantidos atualmente no arquivo morto. Concordando com as ponderaes o prefeito estabeleceu um prazo mximo de 60 dias para a entrega final dos trabalhos, a serem posteriormente submetido a apreciao de uma auditoria externa independente (Joo Anglico S/C Ltda). Nessa poca, como vimos, havia uma proposta de microfilmagem de documentos da administrao que ser detalhada no tem seguinte deste trabalho. No ofcio 01/90, a Chefe do Servio de Protocolo e Arquivo solicitava novamente ao Diretor do Departamento de Administrao, estudos para a criao de uma Comisso para Avaliao de Processos e Documentos, os que deviam ser eliminados aps estudo quanto ao valor administrativo legal e/ou fiscal e o valor de memria da administrao. a primeira vez que encontramos referncia a este ltimo critrio quanto a avaliao de documentos. Ainda em 1990, quando da discusso da Reforma Administrativa, tcnicos da Fundao do Desenvolvimento Administrativo- Fundap, foram contratados pela administrao e um deles elaborou um diagnstico, com vrias propostas para os arquivos da prefeitura.73 No documento esclarecee no ter sido possvel avaliar o conjunto da documentao produzida, mas somente o protocolo, o arquivo de processos e o arquivo de fotografias. Fez vrias sugestes de carter prtico para o funcionamento do protocolo e do

73 Rose Marie Inojosa. Prefeitura Municipal de Diadema. Arquivo: Anlise de situao e sugestes. Janeiro de 1990. Acervo Centro de Memria de Diadema.

102

arquivo, inclusive a partir de sua informatizao. Partindo dos objetivos, esclarece neste documento que,
O Arquivo de uma organizao tem duas finalidades bsicas. A primeira funcionar como suporte/meio das relaes de comunicao e os cidados e entre as partes internas da organizao. A outra finalidade constituir a memria desta organizao e das suas sucessivas gestes.

Considerando o carter orgnico do arquivo apontou para a necessidade de se estabelecer solues para todo o sistema e no para partes do mesmo. Assim, mais adiante props,
Para organizar o Arquivo da Prefeitura de Diadema nessa perspectiva de contemplar suas duas finalidades, seria preciso repensar o sistema como um todo, no bojo do processo da reforma administrativa, que constitui uma tima oportunidade para isso. Nesse sentido, na reestruturao ou redefinio dos departamentos, e a partir da explicao de suas funes, j se determinaria que sries documentais cada unidade geraria, qual a sua tramitao, de modo a eliminar passos desnecessrios e agilizar o andamento de documentos e o destino de cada conjunto de documentos: eliminao ou arquivamento, com a determinao de prazos de guarda.

Propunha portanto que paralelamente reforma administrativa fossem estabelecidos os procedimentos de classificao e avaliao.74 A maior parte das mudanas que sugeriu para prticas que observou, no ocorreram, persistem at hoje por exemplo, a classificao e guarda dos

74

Esta proposta poderia ter sido posta em prtica em 1995, na gesto seguinte, quando foi feita uma grande reforma administrativa. Mas isto no ocorreu. Alis, interessante observar que os decretos e portarias que deviam complementar a LC n 0036/1995, que instituiu a reestruturao administrativa, estabelecendo as funes dos vrios servios e departamentos criados no foram feitos, com exceo dos relativos Secretaria de Finanas, nos ltimos meses desta administrao.

103

processos pelo critrio numrico-cronolgico, a ausncia de controle dos processos que saem do arquivo e no retornam, etc. Quanto ao Arquivo de Fotografias acreditamos que o documento citado faz referncia s fotos que mais tarde constituram o acervo do Setor de Comunicao, e que em sua grande maioria foram para o Centro de Memria da cidade, como relatamos anteriormente. Alm das sugestes para o armazenamento e de fichas de referncia para recuperao das fotos, tambm foi proposto:
Fundamentalmente, porm, preciso estabelecer um programa de trabalho para o fotgrafo, estabelecendo, alm da documentao de eventos, uma programao regular de documentao de obras pblicas, de funcionamento de unidades da administrao e de transformaes urbanas, dependentes ou independentes da ao da Prefeitura.

Conversamos com o Diretor de Administrao na poca e segundo o mesmo, as discusses e esforos para empreender a reforma administrativa terminaram ocupando praticamente todo o seu tempo75, no tendo podido encaminhar as propostas feitas. Mas, atendendo as solicitaes da Chefe do Servio de Protocolo e Arquivo, que reiterava a necessidade de eliminar documentos sempre pela questo da inexistncia de espao para acomodlos76 solicitou aos vrios Departamentos (hoje Secretarias) que nomeassem seus representantes para uma Comisso de Avaliao de Documentos. Todos os Departamentos o fizeram, com exceo do Departamento de Negcios Jurdicos. Apesar dos reiterados pedidos, este departamento alegou sempre que no havia pessoas disponveis (no dia 08 de agosto de 1990, declara, no sendo de carter urgente, sugiro que o trabalho seja

Esta Reforma Administrativa no se efetivou, o prefeito no tinha maioria na Cmara Municipal e apenas alguns tens da mesma conseguiram ser aprovados. 76 Ofcio n 01/90, Processo Interno n 8.112/90.

75

104

suspenso temporariamente, at que possamos dispor de um advogado para este fim). Sem conseguir um representante da rea jurdica at o final desta gesto, a comisso no se reuniu e no dia 14 de dezembro de 1992, o Diretor do Departamento de Administrao encaminhou o processo para arquivamento77. Esta preocupao foi retomada em 1993, quando o chefe da Diviso de Documentao solicitava a instituio de uma comisso para expurgo de grande parte de papis arquivados, alguns com mais de 30 anos para desocupar e receber novos em seu lugar. Apesar dos vrios despachos solicitando que as secretarias indicassem com urgncia seus representantes para esta comisso, o processo de indicao durou aproximadamente um ano sem que fosse concludo. E em 28 de agosto de 1994, a chefe da Diviso de Documentao e Servios Gerais e presidente da comisso determinou o arquivamento do expediente at que os trabalhos da comisso se iniciassem. Questionada sobre o no funcionamento da Comisso de Avaliao, declarou que optaram pela resoluo de outras questes como organizao do protocolo, a questo da informatizao e a resoluo do problema do espao para a guarda da documentao, j que a mesma teve que ser transferida do Pao para dar lugar a outro setor. Indagada sobre a contratao de tcnicos ou assessorias para orientar o trabalhos da comisso, explicou que haviam sido feitas visitas e pesquisa na legislao de cidades que j possuam arquivos organizados, como So Paulo e Santos. Confirmou que a preocupao no momento era resolver o problema da eliminao de documentos devido ao problema de espao, mas por sua formao em Histria pensava a longo prazo na instituio do Arquivo Histrico, com a guarda da documentao de carter permanente. At o final desta gesto (1993-1996) a comisso de avaliao no foi instalada.
77

Processo Administrativo Interno n 8.112/90.

105

O que se percebe pelas Atas referentes fragmentao de documentos, que na prtica, de 1972 a 1993, apesar das propostas e tentativas de instalao de comisses de avaliao de documentos, o Servio de Arquivo encaminhava relaes dos documentos que guardava s chefias dos Departamentos e Servios, e estes autorizavam sua destruio. Ou os documentos eram encaminhados para o Servio j com autorizao para destruio. Documentos produzidos pelo o Servio de Protocolo e Arquivo (correspondncia, projetos, etc.) tambm evidenciam que at este momento o Servio de Arquivo era considerado como um depsito de documentos. O processo referente a avaliao de documentos foi reaberto em 1997, ainda devido a preocupao com acmulo da massa documental e a dificuldade da administrao de ter local para sua guarda. Em 1998 ocorreu a 1 reunio da CADOC-Comisso de Avaliao de Processos e Documentos. Na ocasio, os funcionrios do Centro de Memria de Diadema, que representavam a SECEL-Secretaria de Educao, Cultura e Esportes, alertaram para a necessidade de se contratar uma assessoria para orientar e acompanhar os trabalhos de avaliao dos documentos, o que no ocorreu. As chefias do Departamento de Servios Gerais e Documentao e do Servio de Arquivo e Microfilmagem elaboraram a minuta do Decreto que disciplinaria a avaliao e destinao dos documentos, e a apresentaram aos integrantes da comisso, no dia 11 de setembro de 1998. A leitura e anlise da mesma evidenciam a grande influncia do Decreto 29.745, de 14 de maio de 1991, da Prefeitura Municipal da cidade de So Paulo, feitas algumas adaptaes. Ocorre que no municpio de So Paulo existe um Arquivo Histrico Municipal, o que no acontece em Diadema. Portanto, a questo da destinao dos documentos de carter permanente, e a aprovao dos editais de eliminao ficaram prejudicados. Isto porque, apesar de ter como modelo o decreto de So Paulo, o principal objetivo dos que propuseram

106

esta comissso era como anteriormente, eliminar documentos resolvendo o recorrente problema de espao para conserv-los. No dia 24 de maio de 1999, com algumas das alteraes propostas pela comisso, e aps parecer da Secretaria de Assuntos Jurdicos, foi institudo o Decreto n 5.162, alterado pelo Decreto 5.192/9978, que estabelecia a criao de uma comisso permanente e o modelo de Tabela de Temporalidade. Como dado positivo desta Comisso temos o fato de ter funcionado regularmente at o incio do ano de 2000. A comisso trabalhou com amostras coletadas dos documentos que estavam em um depsito do Servio de Arquivo. Se por um lado isto permitiu conforme o objetivo da comisso que se eliminasse uma quantidade significativa de documentos de acordo com as Tabelas de Temporalidade, por outro lado, como as mesmas foram elaboradas a partir de documentao acumulada e no da produo dos vrios rgos, as Tabelas no refletiam efetivamente todas as funes e atividades dos rgos. Da a dificuldade de serem utilizadas posteriormente pelos setores na destinao de seus documentos. Foram publicadas uma tabela geral de temporalidade (Tabela PMD 01/99) relativa a documentos utilizados pelas diversas secretarias (como autorizao de horas-extras, guia de remessa de correspondncia,etc.), tabelas para documentos das Secretarias de Administrao (menos para os setores de Compras e Recursos Humanos), Servios Urbanos (distribuio da frota, abastecimento, diviso de trnsito, transportes pblicos, limpeza urbana, iluminao) e Finanas (todos os setores). Tambm foi aprovada uma tabela de temporalidade de processos externos com 52 tipos de assuntos. Foram publicados editais de eliminao e fragmentados aproximadamente 41.000 metros lineares de documentos.
78 Conforme esta alterao ao invs do prefeito, quem autorizava a eliminao dos documentos era o Secretrio de Administrao.

de avaliao de

documentos, seu funcionamento, os critrios para eliminao de documentos

107

Com relao a eliminao dos documentos lembramos que segundo o artigo 9 da Lei 8.159/91, Lei de Arquivos, A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia, e no caso do municpio de Diadema, no foi criado por lei e instalado o Arquivo Pblico Municipal, instituio arquivstica que deveria autorizar a eliminao. Ainda com relao a destinao dos documentos, ao se proceder a elaborao das tabelas e determinao de seus prazos de guarda, um problema tambm relacionado a no existncia do Arquivo Pblico Municipal apareceu: quem teria a custdia dos documentos considerados de guarda permanente? Na primeira verso do decreto que estabelecia a Cadoc e as normas de avaliao e destinao de documentos, a destinao prevista para estes documentos era o Centro de Memria da cidade. Como os integrantes do Centro de Memria, que participavam desta comisso deixaram clara a diferena entre sua instituio e um Arquivo Pblico Municipal, declarando que no poderiam receber todas estas sries documentais, a meno ao destino dos documentos de carter permanente foi retirada tanto do decreto 5.162/99, quanto das Resolues 01/99 e 02/9979, determinando apenas onde ficariam os documentos caracterizados como dos arquivos correntes e os do arquivo intermedirio. Por isso afirmamos que mais uma vez a preocupao era eliminar documentos, resolvendo o problema do espao ocupado por eles, ainda que buscassem critrios. Tambm por iniciativa da presidente da comisso estabeleceu-se a simplificao de vrios procedimentos, diminuindo o nmero de situaes que davam origem a formao de processos. Um dos fatores determinantes
79 Estas Resolues da Secretaria da Administrao e da Comisso de Avaliao de Processos e Documentos, aprovavam Tabelas de Temporalidade e estabeleciam a destinao final dos documentos.

108

da viabilizao de todas estas aes foi o fato de um dos membros da Comisso em sua primeira fase ter sido algum tempo depois nomeada Secretria da Administrao. Nesta altura j tinha entendimento do que se pretendia e da importncia de referendar as aes nesse sentido. No final de 2000, as eleies municipais trouxeram a vitria de novo partido, e consequentemente em 2001 as chefias nos vrios nveis foram substitudas. Mesmo que algumas delas cogitassem de convocar novamente a comisso de avaliao de documentos, pensavam em substituir a denominao CADOC, considerada uma marca da administrao anterior. Mas, durante toda a gesto 2000-2004, no foi nomeada a comisso, apesar do Decreto 5.162/99, ter estabelecido que a mesma permanente e do decreto no ter sido revogado. O que o Servio de Arquivo e Microfilmagem tinha proposto do incio da gesto at julho de 2003, est descrito em um documento de uma pgina com o ttulo de Arquivo Permanente (sic) que apenas aponta de forma genrica algumas aes a serem desenvolvidas, como a implantao de microfilmagem, modernizao dos servios, reestruturao da CADOC e criao de espao permanente para a guarda e exposio de documentos histricos (sic).80 No ano de 2003, uma funcionria transferida do Departamento de Cultura para este setor, realizou uma srie de reunies e discusses com os funcionrios do Servio de Arquivo e sua chefia e elaborou um Projeto de Sistema de Arquivos e instituio de Arquivo Pblico Municipal. Este projeto no foi encaminhado, pois o interesse na poca era uma soluo rpida para os documentos acumulados e em processo de destruio no galpo anexo ao Arquivo e a liberao de espao para acomodar os processos. Por isso consultou-se um empresa para terceirizar os servios, outra que se propunha a organiz-los e afinal optou-se por uma soluo domstica, o Projeto
80

Grifo nosso.

109

Extra, aproveitando alguns itens propostos pelo projeto de instituio do Sistema de Arquivos e outros da empresa que se propunha a organizar os documentos, a chefia do servio props que os prprios funcionrios do servio (e os da grfica da prefeitura que trabalham em local contguo) trabalhando aps seu horrio normal, da o nome extra, retirassem os documentos remanescentes do galpo anexo ao arquivo de processos, higienizando-os e acondicionando-os. Aqui lembramos as consideraes de Lopes (2002),
O patrimonialismo arquivstico, bastante difundido no pas, implica que, comumente, os arquivistas e administradores entendam o investimento fsico instalaes, mobilirio, embalagens, etc. como principal e nico tratamento a ser dado aos arquivos. (...) O tratamento intelectual, isto , a classificao, a avaliao e a descrio ficam para depois, quando no so esquecidos ou praticados de modo enviesado.

O certo que durante toda esta gesto, no houve avaliao de documentos. Entretanto, no dia 28 de agosto de 2003, foi publicado o Edital de Cincia de Eliminao de Processos e Documentos n 1/2003, assinado pelo Secretrio de Administrao. Lembramos mais uma vez que no existe no municpio, instituio arquivstica pblica que autorize esta eliminao, e que conforme a Resoluo CONARQ-Conselho Nacional de Arquivos n 7/97, a Listagem de Eliminao de Documentos deve ser assinada pelo Presidente da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, que no foi constituda.

110

4.2.1.5 Mau, Ribeiro Pires, Rio Grande da Serra. As informaes prestadas pelos responsveis pelos Servios de Protocolo e Arquivo de Mau atestam a inexistncia at a ltima gesto municipal (2001-2004) de atividades de avaliao no municpio. Na entrevista que realizamos com a Secretria da Administrao na poca (2003), esta manifestou seu interesse na criao do Arquivo Pblico Municipal e um Sistema de Arquivos. Segundo a mesma nos primeiros anos do governo, a grande demanda da administrao era pela informatizao e os recursos foram investidos neste sentido. Outra iniciativa durante sua gesto foi com relao aos processos de trabalho, onde a secretria inclua a questo da guarda e gerenciamento dos documentos. Mesmo reconhecendo que esta devia ser a primeira tarefa, teve que iniciar pela informatizao. No conseguindo liberao dos recursos do PNAFM-Programa Nacional de Apoio Gesto Administrativa e Fiscal dos Municpios Brasileiros, voltado para a gesto administrativa e fiscal, que permitiria viabilizar o projeto, procurou outras agncias financiadoras como o Programa ADAI Programa de Apoyo al Desarollo de Archivos Iberoamericanos, sem sucesso. A estratgia seguinte foi propor s secretarias-meio que funcionavam junto a Secretaria da Administrao, Finanas e Negcios Jurdicos, uma espcie de projeto-piloto, para organizar e posteriormente avaliar a documentao destas secretarias. Na poca em que foi realizada a entrevista (2003), estavam identificando e higienizando a documentao. Pretendia a partir do resultado obtido sensibilizar as outras secretarias. Sua sada, no ltimo ano da administrao para assumir a Secretaria da Sade, prejudicou o andamento do processo. Em Ribeiro Pires, no h registro de funcionamento de atividades de avaliao de documentos, entretanto a Lei 4.681/03 que criou o Centro de Apoio Tcnico ao Patrimnio estabelece entre as atribuies do rgo, em seu artigo 2, tem VIII Participar de comisso de avaliao de

111

documentao no Municpio e da organizao de arquivos municipais (Cmara Municipal, Cartrios, Prefeitura, Delegacia de Polcia, Frum, Hospitais, Empresas, Escolas, Sindicatos, Igreja, Jornais, etc.). Aqui interessante notar que no houve por parte dos responsveis pela elaborao do mesmo e pela Secretaria dos Assuntos Jurdicos, se a mesma apreciou o projeto, respeito s competncias e jurisdies dos respectivos arquivos. No municpio de Rio Grande da Serra no encontramos nenhuma iniciativa relacionada com avaliao de documentos.

4.2.2 Microfilmagem A microfilmagem81 dos documentos produzidos e acumulados pela administrao pblica foi, como as tentativas de avaliao de documentos, uma forma pragmtica de tratamento dos mesmos. Os documentos consultados e os depoimentos de funcionrios das administraes evidenciam que a grande preocupao era com o espao ocupado pelo volume crescente da documentao, ainda que a questo da segurana tambm tivesse sido apontada, em algumas situaes. O Dicionrio de Terminologia Arquivstica (1996) aponta cinco finalidades para o uso do microfilme: microfilmagem de complemento, de preservao, de referncia, de segurana e microfilmagem de substituio. Seriam estas duas ltimas, as utilizadas pelas administraes que estudamos: - a microfilmagem de segurana em geral praticada por toda instituio pblica ou privada, cultural ou administrativa, para assegurar a preservao da informao na ocorrncia de algum sinistro com o arquivo de
81 Microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento, em tamanho altamente reduzido (Camargo & Bellotto, 1996).

112

microfilmes. Aps a revelao e inspeo do filme master (matriz), gerada uma cpia idntica, responsvel pela produo das demais cpias. - quanto a microfilmagem de substituio, sua principal funo ganhar espao, sendo realizada em documentos de arquivos administrativos com valor temporrio. Tambm pode ser aplicada a documentos cujos suportes estejam muito deteriorados, sem possibilidades de restaurao, o que acontece frequentemente com peridicos. Neste caso, o original substitudo pelo microfilme de forma permanente. No Brasil, a partir da segunda metade do anos 60 os processos de microfilmagem comearam a ser adotados em empresas e nas instituies governamentais, mas foi sobretudo a partir dos anos 70 que esta prtica se tornou mais freqente. Isto fez com que houvesse necessidade de legislao regulamentando estas aes e tambm provocou o interesse dos profissionais da rea de arquivos no assunto. Assim , que no I Congresso Brasileiro de Arquivologia, promovido pela recm fundada Associao dos Arquivistas Brasileiros, que aconteceu no Rio de Janeiro, de 15 a 20 de outubro de 1972, o tema microfilmagem foi objeto de seis apresentaes, em diferentes sesses, sempre com muitas questes propostas aos expositores, conforme registram os Anais deste congresso. Abordando a questo da avaliao dos documentos, Nilza Teixeira Soares em uma das sesses do mesmo, assim referiu-se a microfilmagem,
Quando se esgotam os espaos fsicos reservados guarda de arquivos, procuram-se solues que no primam muitas vezes pela lgica e racionalizao. Os problemas no so devidamente equacionados, e a soluo a que se recorre mais prontamente, a microfilmagem, j que o problema colocado em termos de recuperao de espao. (...) A Lei n 5.433 veio estimular o emprego desse recurso, no sendo de todo conhecido o verdadeiro esprito dessa lei, que foi sobretudo o de oferecer condies probantes microcpia, como se reconheceu, pelo art. 138, do Cdigo Civil (...) e posteriormente, o

113

Decreto-Lei n 2.148, de 1940, que acompanhando a evoluo dos processos de reproduo de documentos, em seu artigo 2 fotocpia, desde que declaradas conforme o original. atribuiu valor de prova em juzo, s certides de inteiro teor extradas por

Ainda sobre a origem da Lei 5.433/68, esclareceu,

O Regulamento do Servio Geral e Arquivo da Aeronutica, aprovado pelo Decreto 1.976, de 25 de janeiro de 1963, autorizou a adoo desse processo de reproduo de documentos para uso de suas reparties, e a chamada Lei de Microfilmagem resulta de proposta do Ministrio do Exrcito ao Ministro da Justia que preparou a exposio de motivos e justificou o citado projeto de lei.

Assim,

constituram

marcos

legais

para

os

processos

de

microfilmagem, inicialmente a Lei 5.433/68, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n 64.398, de 24 de abril de 1969. Este foi substitudo pelo Decreto n 1.799 , de 30 de janeiro de 1996, atualizando a regulamentao da Lei de Microfilmagem82. Com relao a nosso objeto de estudo destacamos neste decreto que continua em vigor: Artigo 12 A eliminao de documentos aps a microfilmagem, darse- por meios que garantam sua inutilizao sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. Pargrafo nico A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuao do mesmo e respeitado o disposto no artigo 9 da Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Alm disso, a Portaria n 58 do Ministrio da Justia, de 20 de junho de 1996, dispe sobre a fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos oficiais, obrigando a todos que se utilizam desses servios a se cadastrarem no Ministrio da Justia e a Resoluo Conarq n 10/99, dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos.
82

114

Artigo 13 Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor.

4.2.2.1 Santo Andr O Servio de Microfilmagem pertence, juntamente com o Servio de Arquivo, Gerncia de Apoio Administrativo. No h neste servio um histrico do mesmo. Mas a pesquisa a publicaes administrativas aponta como incio das atividades de microfilmagem, o ano de 1979. Com o ttulo, Para preservar os documentos oficiais, a microfilmagem, encontramos na publicao Uma administrao voltada para o ano 200083:
Aperfeioando e organizando a estrutura funcional da prefeitura a administrao Lincoln Grillo criou, em 1979, a Seo de Microfilmagem e Documentao. Quantos arquivos seriam precisos para a acomodao de 457 mil documentos? Hoje eles ocupam, na Seo de Microfilmagem, o espao de duas gavetas. Pelo processo de microfilmagem no s possvel reduzir um documento em at 42 vezes, como conserv-lo intacto.

Uma publicao semelhante, de 1981, afirmava ao lado de fotos dos equipamentos:

Arquivar documentos no representa mais problema para a Prefeitura de Santo Andr. Graas a criao do servio de microfilmagem, implantado nesta administrao, os processos que antes ocupavam uma sala de 20 metros quadrados, hoje, podem ser guardados numa simples
83 Esta publicao de 1982 uma espcie de prestao de contas, com as realizaes do prefeito nos cinco anos de sua gesto, 1979-1982.

115

gaveta. O microfilme capaz de reduzir at 27 vezes, num filme de 16 milmetros, qualquer documento. Alm de facilitar o arquivamento, reduzir o espao ocupado por papis e diminuir consideravelmente o risco de deteriorao pelo manuseio, a microfilmagem proporciona segurana e rapidez de reproduo, baixo custo de manuteno e facilidade de acesso documentao.

A utilizao da microfilmagem aparece a como a grande e nica soluo para os problemas da documentao pblica. Entretanto, a constituio do Servio de Microfilmagem nesta poca, 1979, quando ainda estavam em vigor a Lei 5.433/68 e o Decreto 64.398/69, determinaram a constituio de uma comisso para julgar os documentos que poderiam ser eliminados84, j que a legislao estabelecia que os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartio detentora dos mesmos.85 Hoje com o nome de Encarregatura de Microfilmagem, as atividades continuam existindo, mas ao que pudemos constatar86 sem o investimento do incio. Quando o servio comeou contava com onze funcionrios, hoje, vinte e cinco anos mais tarde so apenas oito, e segundo a responsvel pelo setor utiliza os mesmos equipamentos. Alm dos processos selecionados para microfilmagem pelos funcionrios do Arquivo Geral, microfilma outros documentos enviados por outros rgos, como pronturios de funcionrios aposentados, pronturios mdicos nos casos de bito, fichas de atendimento ambulatorial. O filme cpia fica em poder do servio de microfilmagem e o filme matriz guardado em condies adequadas de conservao junto ao laboratrio em outro prdio.

84 A constituio desta comisso, seus desdobramentos e resultados foram tratados no tem anterior, sobre avaliao de documentos. 85 Artigo 2, Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. 86 Alm das respostas a um questionrio encaminhado ao Servio, as informaes restantes foram prestadas pela responsvel do setor pessoalmente ou por telefone.

116

Em todos os casos, o Servio devolve a documentao para os setores que so os responsveis por sua destinao, guarda ou destruio. Quanto aos fundamentos legais para as aes do servio, foram indicados a Lei 5.433/68 e o Decreto 64.398/69. No houve referncia ao Decreto 1.799/96, que substituiu o de 1969 e est em vigor atualmente.

4.2.2.2 - So Bernardo do Campo Os estudos para microfilmagem e eliminao de documentos neste municpio comearam em 1973. O processo administrativo interno n 9627/73, foi aberto no dia 28 de maro de 1973, pela Comisso Central de Preveno contra Incndio no Pao Municipal-CCPCIPM: nele seu presidente solicita em carter de urgncia a descentralizao do arquivo central, bem como que se procedesse a viabilidade de instalar a mdio prazo, o sistema de microfilmagem de processos. Dando como exemplo o Servio de Microfilmagem da Prefeitura de So Paulo, informou-se ao Diretor de Administrao os equipamentos necessrios para se instalar um servio semelhante em So Bernardo87. O interesse e a disposio da administrao em implantar o sistema evidenciam-se no fato de ter comeado no ms de maio do mesmo ano, o processo de microfilmagem pelas fichas de Kardex (estas fichas na poca eram a forma de acesso a documentao custodiada, como os processos, por exemplo). Em 1974, o Departamento de Microfilmagem foi anexado ao ProdasbProcessamento de Dados de So Bernardo S/A88.

O Diretor de Administrao na poca era o sr. Nelson Biondi, que hoje d nome ao prdio em que est instalado o Arquivo Central, e o responsvel pela microfilmagem, o sr. Beltran Ascncio, fotgrafo conhecido pelos registros feitos da cidade e regio desde os anos 60. 88 A administrao Geraldo Faria Rodrigues (1973-1977), criou vrias empresas de economia mista, Prodasb, Protur, Prosbc, Procap e Proserv. Quando a Prodasb foi extinta, a microfilmagem passou a ser feita pelo Servio de Arquivo e Microfilmagem da Secretaria do Governo (1989)

87

117

Uma comisso mista foi constituda pela Portaria 6.373/80, para promover estudos relativos ao estabelecimento da microfilmagem dos processos administrativos. Vinculada a Secretaria de Governo, era constituda por representantes da Secretaria de Assuntos Jurdicos, Secretaria de Planejamento e Economia, Secretaria de Governo e da Prodasb S/A. Os trabalhos desta comisso subsidiaram a elaborao do Decreto 6.751/81, que autoriza a microfilmagem de processos administrativos e d outras providncias. Nos considerandos do decreto, encontramos referncia ao elevado nmero de processos arquivados, ao fato de muitos j no possurem relevncia que justificasse sua microfilmagem ou arquivamento, a necessidade de tcnicas modernas para agilizao da mquina administrativa. Este decreto previa a eliminao de processos s depois de feito o levantamento daqueles considerados inservveis, conforme tabela anexa. Por outro lado, o artigo 5 estabelecia: Os documentos de interesse histrico sero relacionado e transferidos para a Secretaria de Educao, Cultura e Esportes, que decidir sobre o destino dos mesmos. Segundo informao do Chefe deste Servio, foram microfilmados os processos desde a emancipao do municpio89 e documentos encaminhados por outras secretarias, sendo prioritria a microfilmagem de processos que tenham sido encaminhados ao arquivo e nele se encontrem sem movimentao nos ltimos cinco anos. Apesar da relao anexa ao Decreto 6.751/81, permitindo destruio sem microfilmagem, constar de 69 tens, segundo o mesmo funcionrio todos os processos so microfilmados com exceo dos referentes a rebaixamento de guia e reviso e aferio de hidrmetro.

Com exceo dos processos referentes ao antigo distrito de Diadema, emancipado de So Bernardo em 1958. Por deciso da comisso que estudou a microfilmagem dos processos, estes foram encaminhados para o municpio de Diadema.

89

118

O Servio possui um bureau completo de microfilmagem, mas as cpias so feitas por uma empresa contratada, considerando-se esta medida mais econmica. Os microfilmes so guardados em condies adequadas de conservao neste mesmo local. Quanto a destinao da documentao microfilmada, no caso dos documentos avulsos so devolvidos ao rgo que os encaminhou para microfilmagem, assim como as cpias dos microfilmes. Os processos administrativos microfilmados, aps avaliao feita pelo Servio de Memria e Acervo daqueles que tem interesse histrico, so fragmentados e o resultado desta operao destinado Secretaria do Desenvolvimento Social e Cidadania. Foram indicados como fundamentos legais para a realizao de tais atividades os Decretos Municipais 5.589/77 e 6.751/81.90

4.2.2.3 So Caetano do Sul Como j apontamos anteriormente, em So Caetano do Sul o Servio de Microfilmagem subordinado a Diretoria da Fazenda91. De acordo com a responsvel por ele, o primeiro passo para sua constituio foi a contratao de uma empresa especializada para fazer um Projeto Tcnico de Microfilmagem: foi realizado um levantamento de toda a documentao constante dos Setores da Prefeitura, verificando seu estado geral, a quantidade, quais documentos seriam microfilmados e de que forma e, com

Decreto Municipal n 5.589/77, dispe sobre a destruio e incinerao de papis e d outras providncias e Decreto Municipal 6.751, de 18 de fevereiro de 1981, autoriza a microfilmagem de processos administrativos e d outras providncias. 91 Desde 2003, faz parte de um complexo chamado de GRAAL Gerenciamento Reunido de Anlises e Aplicativos Logsticos, que compreende um centro de processamento de dados das diretorias da administrao municipal, uma rea para manuteno e revitalizao dos equipamentos de informtica, alm dos setores de microfilmagem e arquivo.

90

119

base nesse levantamento, que equipamentos deviam ser adquiridos. Segundo a mesma fonte92, os objetivos do Centro de Microfilmagem eram: 1) o projeto deveria ser desenvolvido de forma a solucionar basicamente o problema de espao ocupado pela documentao arquivada; 2) propiciar a rapidez de informao; 3) segurana da documentao. Este servio foi inaugurado em 28 de outubro de 1.987. Os primeiros documentos microfilmados foram as fichas de lanamento de Imposto Predial e Territorial Urbano-IPTU, do Setor de Lanadoria subordinado Diretoria da Fazenda, do perodo de 1.957 1.98493. Alm dos processos administrativos, microfilma documentos das Diretorias da Fazenda, Administrao, Educao e de Obras. Aps a microfilmagem dos documentos, os filmes so processados, inspecionados, duplicados e indexados. Os filmes originais, de segurana, so mantidos em arquivo de acordo com as normas tcnicas. Os filmes cpia que tambm so guardados neste servio, so destinados ao fornecimento de informaes quando solicitadas pelos setores (somente para funcionrios). Aps a microfilmagem, os documentos so devolvidos aos setores, acompanhados de memorandos, cabendo a eles a destruio ou guarda de tais documentos. O acervo de documentos microfilmados abrange o perodo de 1949 a 2002 ( no que diz respeito aos processos administrativos).

92 As informaes sobre o Servio de Microfilmagem foram fornecidas pela Chefia do Setor, primeiro em documento escrito, encaminhado pela Diretoria da Administrao, respondendo a solicitao que fizemos e posteriormente alguns esclarecimentos foram prestados por e-mail. 93 Alm do Chefe de Seo, responsvel pela implantao e coordenao do Centro de Microfilmagem e superviso dos servios, foram contratados trs preparadores de documentao, trs operadores, um laboratorista e um operador para consulta e cpia e servios de datilografia. O bureau contava com trs microfilmadoras planetrias, uma processadora, uma duplicadora, um leitor copiador, um leitor para consulta,um leitor para reviso de filmes, um microscpio para garantir os testes de resoluo e um densitmetro para medir a densidade dos filmes. Hoje possui tambm dois microcomputadores para ajudar na busca de informaes, uma impressora,um desumidificador de ar para o arquivo de segurana e um ScreenScan, que escaneia as imagens j microfilmadas, passando-as para a tela do computador e possibilita digitalizar os microfilmes.

120

O Servio de Microfilmagem informou ainda que trabalha de acordo com a Lei Federal n 5433/68, alterada pelo Decreto n 1.799/96.

4.2.2.4 Diadema Assim como nos municpios de Santo Andr, So Bernardo e So Caetano do Sul, a microfilmagem foi vista como uma soluo para o problema do espao ocupado pelos documentos que se avolumavam. As tratativas respeito podem ser recuperadas atravs de documentos e das informaes prestadas pelos funcionrios94. Em agosto de 1978, o processo se inicia com um ofcio do ento Diretor de Administrao solicitando autorizao ao Departamento Jurdico para elaborar um decreto regulamentando a Lei 5.433/68 e o Decreto 64.398/69, tendo em vista a instalao de uma mquina de microfilmagem no Arquivo Morto e considerando a necessidade de iniciarmos as operaes. Como resposta, o Procurador esclareceu que leis e decretos municipais no podem regulamentar a legislao federal, e indicou a Secretaria da Fazenda do Estado de So Paulo, que desde 1969 utilizava este sistema. A leitura dos documentos indica que a microfilmadora j estava instalada no Arquivo-Morto em maio de 1979, mas at o final deste ano no havia iniciado suas atividades, da a solicitao do secretrio de Administrao ao prefeito para que criasse uma comisso para apontar os documentos que deviam ser microfilmados e apontasse um plano de trabalho. Esta comisso foi composta por representantes dos Departamentos de Finanas, Administrao e Assuntos Jurdicos95 e reuniu-se pela primeira vez no dia 13 de maro de 1980. No h ata desta reunio no processo. Mas
Processo Administrativo Interno n 2438/79, trata da Diadema. 95 Portaria n 7, de 29 de janeiro de 1980.
94

implantao de microfilmagem na Prefeitura de

121

um relatrio da mesma, de vinte e seis de maro de 1981, considera que em face da grande diversificao que se verifica nos documentos, papis e processos que compem o arquivo desta prefeitura, analis-los sob o prisma da microfilmagem, temerrio se torna definir quais os que seriam passveis desses processos(...). E finalmente, entendemos invivel no momento a adoo do processo por representar dispndio e em face da exigidade de documentos e papis que seriam destinados a este processo e recomendase, manter experimentalmente o atual dispositivo, aperfeioando-se o responsvel. O que se percebe da anlise dos documentos que existia uma mquina leitora e uma copiadora, mas segundo a responsvel pelo Servio, de Arquivo, para que pudessem efetivamente realizar este processo, eram necessrios: uma microfilmadora para documentos de grande dimenso, uma processadora para revelar os filmes, um densitmetro, para medir a densidade de luz dos filmes, um leitor montador, para jaquetas ou outro tipo de microformas. Portanto, no se realizou anteriormente um estudo determinando tudo que era necessrio para viabilizar esta atividade, nem havia um plano de microfilmagem para os documentos. Com isto, os processos de microfilmagem foram abandonados, bem como os aparelhos e os microfilmes, declarando a responsvel pelo Servio que
no havia necessidade de microfilmagem nos prximos anos, a no ser que visem um problema de segurana. Desocuparia muito espao, agora e para o futuro, no acumularia documentos inservveis se cada Setor da Prefeitura mandasse um funcionrio capacitado, para apontar o que tem de ser guardado em Arquivo, por quanto tempo e o que deve ser fragmentado

O processo foi encaminhado ao Arquivo em 1981 e no houve nas administraes seguintes nenhuma iniciativa de retomar os trabalhos, apesar

122

da Lei Complementar 0036/9596, prever em seu Captulo II, Dos Instrumentos de Renovao Administrativa, Art. 8, tem IV, d) a microfilmagem de documentos originais indispensveis, de dados e referncias permanentes ou de longo prazo, observados os cuidados, quando for o caso, relativos ao reconhecimento da autenticidade, eficcia ou validade jurdica do processo de microfilmagem. e) a incinerao ou destruio peridica, segundo critrios previamente aprovados em decreto, de papis, documentos e processos desnecessrios ou j microfilmados, observado, em certos casos, o prazo de manuteno da respectiva documentao, por at 5 (cinco) anos. S em 1997, o Departamento de Servios Gerais e Documentao DSGD, buscando uma soluo para o acmulo de documentos, j que a administrao devia desocupar o imvel alugado para guard-los, reabriu o processo: a primeira alternativa de soluo pensada foi a microfilmagem dos documentos. Algumas iniciativas foram tomadas: solicitou-se autorizao no Ministrio da Justia para realizar o processo de microfilmagem, foi feito um contato com a Empresa Kodak, para recuperao da mquina microfilmadora, foram adquiridos cento e cinqenta rolos de filme prata. Mas um estudo mais acurado mostrou a inviabilidade da proposta, j que no havia recursos para montar um bureau de microfilmagem, e de qualquer forma seria necessrio avaliar os documentos antes de microfilm-los. Assim este Departamento aps verificar como se processavam estas atividades nos municpios vizinhos e em So Paulo, CADOC. tomou a iniciativa de propor a constituio da Comisso de Avaliao de Documentos e Processos

96 Dispes sobre a reorganizao administrativa e a reestruturao dos quadros de pessoal da prefeitura de Diadema.

123

4.2.3 O equvoco da interdependncia entre avaliao e microfilmagem Nos tens anteriores tratamos em separado das atividades de microfilmagem e de avaliao realizadas em alguns dos municpios do Grande ABC, buscando mostrar como em cada municpio se deu ou ainda se do estas prticas. Entretanto importante observar que o processo de avaliao de documentos foi realizado ou em funo das atividades de microfilmagem ou como uma alternativa a esta, quando no se conseguia implantar o sistema, pensado como soluo original para o acmulo dos documentos produzidos e acumulados pela administrao municipal. No caso de Santo Andr observamos que os primeiros decretos determinando a formao de comisses de avaliao, Decreto 8.943/77 e Decreto 9331/78, coincidem com os estudos e a implantao do processo de microfilmagem dos documentos, anunciada pela administrao como a grande soluo para o armazenamento dos documentos que se avolumavam. Acontece que a Lei 5433/68, em vigor, autorizava em todo o territrio nacional a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de rgos federais, estaduais e municipais em seu artigo 1. Mas ressalvava no artigo 2, Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartio detentora dos mesmos. O ltimo decreto elaborado pela administrao tratando dos documentos pblicos de arquivo do poder executivo municipal, de sua avaliao e destinao, e que ainda est vigor, o de n 12.660/91 que comea declarando sua conformidade com a Lei 5433/68, documentos. Tambm em So Bernardo do Campo, a partir da determinao da microfilmagem dos processos constituiu-se uma comisso de avaliao, e inclui nos artigos 8, 9 e 10 as condies para microfilmagem e eliminao dos

124

conforme a Portaria 6.844/89, para realizar estudos quanto a eliminao de processos administrativos microfilmados. Em Diadema, ainda que o processo de microfilmagem tenha sido breve e incipiente, tambm o interesse em se implantar o Sistema de Microfilmagem que determina a formao de uma comisso de avaliao nomeada pelo prefeito em 1980, atendendo ao ofcio do Diretor de Administrao, no dia 10 de dezembro de 197997,
A fim de agilizar e racionalizar os Servios de Microfilmagem de documentos do Arquivo Morto (...) cumpre-nos sugerir a V.Sa. a instalao de uma comisso especial (...) com o objetivo de se julgar os papis considerados documentos para os fins de microfilmagem.

Aqui importante lembrar que a lei que regula a microfilmagem de documentos pblicos produzidos pelos poderes executivo, legislativo e judicirio, da Unio, dos Estados, Municpios e Distrito Federal, foi regulamentada pelo Decreto 1799/99, portanto aps a promulgao da Lei 8.159/91 e adequa-se a ela, prevendo: Artigo 12 A eliminao de documentos aps a microfilmagem, darse- por meios que garantam sua inutilizao sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. Pargrafo nico A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuao do mesmo e respeitado o disposto no artigo 9 da Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Artigo 13 Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser

97 Processo Administrativo Interno 2.438/79, implantano de Microfilmagem na Prefeitura Municipal de Diadema.

125

recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. E o artigo 9 da Lei 8.159/91, estabelece que para eliminao de documentos produzidos pelas instituies pblicas, necessria a autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Ora, esta instituio como j demonstrado neste trabalho na esfera do municpio, o Arquivo Pblico Municipal. A legislao que continua em vigor nos municpios estudados ignora os novos dispositivos legais aos quais deveria se adequar. Mesmo aqueles que tentaram estabelecer Tabelas de Temporalidade de seus documentos durante algum tempo, deixaram esta tarefa. Assim, no existem Tabelas de Temporalidade para todas as Secretarias e as que existem no foram revistas e atualizadas, bem como os dispositivos legais que determinaram a criao das comisses de avaliao. Pode ser vlido utilizar a microfilmagem de substituio para documentos que devem ser custodiados por longo perodo de tempo por seus efeitos probatrios fiscais, administrativos ou legais, e que posteriormente sero destrudos, objetivando neste caso liberar espao para armazenamento. Entretanto, ela um nus desnecessrio para os que necessitam ser guardados por um perodo mais curto, antes de sua fragmentao. Quanto aos que devem ser conservados, por espelharem as funes principais da administrao e suas relaes com os cidados, o destino dos originais deve ser o Arquivo Pblico Municipal, onde todos os interessados possam ter acesso a eles, administrao, pesquisadores de todas as reas, cidados. Neste caso, se compreende a microfilmagem chamada de preservao para garantir sua integridade e mesmo para servir de plataforma para a digitalizao, como defendem os especialistas no assunto, facilitando o acesso.

126

J a avaliao, deve partir de uma fundamentao terica que a justifique e aplicar as metodologias que garantam seja realizada com a eficincia e eficcia necessrias. A observncia dos princpios arquivsticos e a legislao brasileira a respeito (Lei n 8.159/91, Lei de Arquivos e resolues do CONARQ-Conselho Nacional de Arquivos, que normatizam as aes com relao aos arquivos pblicos) permitem que a avaliao documental deixe de ser orientada pelo empirismo e a assessoria de profissionais da rea pode viabilizar sua realizao. Vimos, por exemplo, que a Diretoria da Fazenda contratou uma empresa especializada para fazer o diagnstico e o projeto de microfilmagem para a Prefeitura de So Caetano. Mas no se contratam arquivistas, no se busca assessoria junto a Associao de Arquivistas de So Paulo, ou o Arquivo do Estado de So Paulo, para realizar o processo de avaliao documental nos municpios. Temos com o Sistema de Arquivos da Universidade de So PauloSAUSP, o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo-SAESP, o SIARQSistema Forum de Arquivos de da Universidade de Estadual de Campinas, o Arquivo Pblico Municipal de So Jos dos Campos em parceria com o Nacional de Dirigentes Arquivos Municipais-FORUMDAM nos princpios da exemplos avaliao cientfica, fundamentada

arquivstica, feita por profissionais desta rea ou com sua assessoria. A avaliao dos documentos pblicos de arquivo assim como sua microfilmagem devem ser parte de uma poltica de gesto documental, que considere o conjunto da produo documental dos vrios rgos da administrao, levando em conta que estes documentos constituem um meio de comunicao entre a administrao e o cidado, e entre seus vrios setores, que esta documentao tem valor de prova das aes da administrao e dos direitos do cidado. importante considerar ainda, que as aes das administraes passadas tem relao com as que hoje ocorrem, seja por sua continuidade, seja por sua ruptura, e que, partir da

127

anlise das mesmas pode ser valioso ponto de partida para o planejamento das polticas pblicas, da o interesse em sua conservao. Finalmente, que estes documentos, por seu carter informativo, registram tambm a histria e a memria da instituio e como a administrao municipal tem vnculos muito estreitos com a cidade e seus habitantes, so tambm preciosos para a construo da histria e memria dos mesmos. Pois, como aponta Bellotto (2002),
o arquivo, ou melhor, os documentos de arquivo, quando na fase permanente, cumpridas as razes pelas quais foram criados, tm valor de informao e testemunho histrico, constituem a conscincia histrica da administrao e da sociedade em geral.

No mito grego, por toda a eternidade, Ssifo foi condenado a rolar uma grande pedra de mrmore com suas mos at o cume de uma montanha, sendo que toda vez que ele estava quase alcanando o topo, a pedra rolava novamente montanha abaixo at o ponto de partida por meio de uma fora irresistvel. A anlise dos documentos e o depoimento dos envolvidos nas experincias de avaliao documental realizadas por estas administraes, mostram as dificuldades encontradas para a constituio das comisses e o desenrolar de seus trabalhos, como a grande pedra de mrmore, que com suas mos Ssifo se esforava em rolar at o cume de uma montanha. A cada quatro anos, com as eleies de novos governantes, ou a substituio de secretrios e chefias, todos estes esforos e o trabalho realizado abandonado e esquecido, repetindo o mito de Ssifo: toda a vez que ele estava quase alcanando o topo, a pedra rolava novamente montanha abaixo, at o ponto de partida. Tambm as atividades de microfilmagem tm um vis da tarefa de Ssifo, se considerarmos os esforos e recursos que os municpios

128

estudados tm despendido e continuaro a dispender para a microfilmagem da maior parte dos processos e outros documentos produzidos, devido a inexistncia de instrumentos de controle como Quadros de Classificao e Tabelas de Temporalidade atualizadas. Apenas quando estas atividades deixarem de ser realizadas de forma compartimentada, vistas como soluo para o problema emergencial da falta de espao, para se integrarem em um processo amplo de gesto documental que contemple as vrias fases do documento, da sua produo a sua destinao final, Ssifo ficar livre do castigo dos deuses e conseguir afinal rolar a pedra do alto da montanha.

129

5 - Avaliao documental: a teoria arquivstica No tem anterior, nos detivemos na descrio e anlise de processos pragmticos de avaliao de documentos das administraes estudadas, nosso objetivo agora tratar a avaliao documental como uma funo arquivstica. 5.1 - Conceituao O primeiro passo para o entendimento de um objeto de estudo , em geral, conceitu-lo. Partindo da expresso avaliao, como um vocbulo da lngua portuguesa, encontramos no Dicionrio Houaiss (2004),
Avaliao: ato ou efeito de avaliar (-se). 1. clculo do valor de um bem ou de bens. 2. por extenso, valor determinado por quem avalia. 3. apreciao ou conjectura sobre condies, extenso, intensidade, qualidade, etc. de algo.

Ainda que os elementos valor e critrios tambm faam parte explcita ou implicitamente dos conceitos arquivsticos, quando se trata da avaliao documental, h especifidades que devem ser observadas, considerando o objeto da avaliao e os princpios da Arquivstica. Segundo o Conselho Internacional de Arquivos (1988), Avaliao a funo arquivstica fundamental determinante do destino dos documentos partir de seu valor administrativo, fiscal, legal, probatrio, de informao e de pesquisa, presente e futuro. Os elementos destinao e valores tambm esto presentes na definio do Dicionrio de Terminologia Arquivstica (Camargo e Belloto, 1996), mas esta coloca em relevo a questo da anlise, esclarecendo que, Avaliao o processo de anlise de arquivos, visando a estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhes foram atribudos.

130

Outros conceitos de avaliao podem ser encontrados e de acordo com a abordagem proposta, do mais nfase seleo ou conservao dos documentos, ao papel do arquivista, consideram o objeto da avaliao, ou ainda, o momento de realiz-la. Um fator significativo para modificar ou ampliar o conceito de avaliao arquivstica, foi o aparecimento dos documentos eletrnicos, determinando a retomada ou o fortalecimento da preocupao com a autenticidade dos documentos. A maior parte dos conceitos correntes coloca a avaliao em determinado momento do ciclo de vida dos documentos ou arquivos. Recentemente, o Arquivo Nacional da Austrlia (2000) em um sentido mais amplo, parte da criao do documento, considerando a avaliao como um processo de anlise das atividades de uma organizao para identificar a necessidade de produo de documentos e quanto tempo devem ser conservados para atender os interesses da organizao, a necessidade de transparncia e as expectativas da comunidade. O conceito australiano tambm inclui entre os objetivos da avaliao, dois novos elementos: leva em considerao a necessidade de informao sobre as atividades do governo e os interesses da comunidade. Tambm importante apontar o uso do vocbulo seleo, como sinnimo de avaliao, ainda que esclaream Machado e Camargo (1999), Seleo a eleio, durante o processo de avaliao, dos documentos de valor permanente e daqueles passveis de eliminao, com base em critrios tcnicos previamente estabelecidos. Apesar da necessidade e da procura de normalizao terminolgica, isto tambm ocorre, com maior freqencia nos pases de lngua inglesa, com as expresses appraisal e selection, entre os franceses, com valuation, slection e tri (de triage) ou tri slectif, e ainda entre os pases de lngua espanhola, com evaluacin, valoracin e seleccin. Estas expresses so utilizadas muitas vezes indistintamente, como sinnimas.

131

Do incio do sculo passado aos nossos dias, concordam os tericos de diferentes pases sobre a centralidade da avaliao entre os processos arquivsticos e os dilemas e dificuldades que impe, por isso Schellenberg (2002) fez referncia aos traioeiros caminhos da avaliao e Belloto (1990), afirmou, a rea de maior desafio profissional para o arquivista. Mas indiscutvel sua crescente valorizao entre os tericos da arquivstica, expressa por Couture (2001),
(...) no h nenhuma originalidade em afirmar que a funo avaliao constitui o ncleo duro da disciplina arquivstica. Um grande nmero de autores o proclamou muito bem antes de ns. Mas ns devemos repetlo com fora e convico. A avaliao uma das especificidades mais marcantes da arquivstica contempornea, j que ela tem por objeto decidir sobre o material (documento-continente e informao-contedo) sobre o qual vo recair todas as intervenes do arquivista. A criao, a aquisio, a classificao, a descrio, a difuso e a conservao dos arquivos so todas devedoras das decises tomadas quando da avaliao destes ltimos.

O crescimento da produo documental e a conscincia de que no se pode conservar tudo, complexidade e reestruturaes freqentes nas administraes e a utilizao crescente dos documentos eletrnicos, tm provocado a necessidade de se ampliar os estudos sobre esta atividade arquivstica, da as novas abordagens e teorias. Estas tambm so resultado da preocupao em vincular a questo dos documentos de arquivo aos interesses da sociedade e accountability, transparncia, prestao de contas. E ainda, da conscincia que a necessidade da avaliao de documentos de certa forma transforma esta funo como afirma Terry Cook (1999) em criadora de arquivos, decidindo o que lembrado e o que esquecido, quem na sociedade visvel e quem permanecer invisvel, quem tem voz e quem no a tem.

132

5.2 - A avaliao como funo arquivstica - um breve histrico Se a funo de arquivar remonta a antiguidade, o mesmo no ocorre quando se trata da avaliao arquivstica, conforme Eastwood (2001)
Em um sentido qualquer, toda sociedade geradora de documentos tem de alguma forma ou outra, consciente ou inadvertidamente, determinado a destinao de seus arquivos. Entretanto, considerar a avaliao como um processo consciente ligado a aquisio de materiais por um programa ou instituio arquivstica, um fenmeno relativamente recente, em grande parte porque as instituies arquivsticas da espcie que temos hoje, apareceram na Europa somente cerca de dois sculos atrs.

Os estudos de Kalenski98 (apud VZQUEZ, 2002) e Kolsrud (apud COUTURE, 1997) buscam recuperar as primeiras iniciativas de avaliao de documentos. Um primeiro perodo na histria da seleo dos documentos seria anterior a 1880, quando a seleo era realizada por funcionrios ou empregados da administrao oficial, sem consultar nem arquivistas nem historiadores99. Neste primeiro perodo, j em 1832, Francisco I da ustria teria promulgado os primeiros regulamentos para a eliminao e destruio de sries inteis em arquivos e registros, pois a burocracia de seu imprio produzia e arquivava muitos papis. Estes regulamentos mencionavam o interesse histrico que podia existir em documentos pouco teis para a administrao. Em 1833, um regulamento semelhante foi estabelecido na
Historiador e arquivista polons, em 1934 recomendava a elaborao de tabelas, como tcnica de destinao de documentos, escreveu um ensaio sobre os valores dos documentos, para a continuidade do governo e a pesquisa erudita (SOARES, 1998). 99 No incio do sculo XIX a eliminao de documentos esteve ligada a raridade do papel na poca. A eliminao era feita para reutilizar o papel com fins militares, reciclado, era usado para a fabricao de cartuchos. Este tipo de critrio parece ter desaparecido na metade do sculo XIX (DELSALLE, 1998).
98

133

Prssia,

mas

os

critrios

mencionados

eram

todos

de

interesse

administrativo. Citando Kolsrud, Couture afirma que desde esta data o governo prussiano adotava meios para julgar o valor dos documentos gerados por suas atividades. Assim, em 1858, no se pde mais na administrao governamental prussiana, eliminar documentos sem informar as autoridades arquivsticas. Quanto Rssia, so mencionados dois decretos, de 1830 e 1845, sendo o principal motivo para a destruio de documentos a falta de espao, assim como para outros decretos que aparecem entre 1860 e 1864. Nesta poca, entre 1835 e 1844, aparecem na Inglaterra leis e regulamentos determinando a eliminao de documentos sem valor e na Frana regulamentos que introduzem pela primeira vez naquele pas, a noo de preservao para fins de pesquisa histrica (EASTWOOD, 2001). No segundo perodo, conforme Kalenski, a partir de 1880, as regulamentaes vo ficando mais detalhadas. Os funcionrios recebiam parte dos ganhos com a venda do resduo e os historiadores e arquivistas intervinham para salvar os valores histricos. A partir do fim da Primeira Guerra, temos o terceiro perodo da seleo a partir das revolues em vrios pases - Rssia, Alemanha, ustria e Polnia que favorecem a centralizao dos arquivos de Estado retirando os documentos dispersos dos ministrios. Kalenski afirma que nesta oportunidade os arquivistas entraram em contato, s vezes pela primeira vez, com documentos administrativos contemporneos, e que nesta fase, passam a aprovar a seleo. Verificam-se ento duas grandes tendncias segundo os estudiosos: na Alemanha, a avaliao para conservao, e na Inglaterra, a avaliao para eliminao. As atividades de avaliao na Inglaterra, visando a eliminao, se desenvolvem a partir de 1875 (KOLSRUD, apud COUTURE, 1997) quando o Diretor (deputy keeper) passa a ter o poder de eliminar os documentos que

134

segundo ele, no teriam mais utilidade. Este poder foi confirmado pelo Public Record Office Act, em 1877, que Os procedimentos exclua da avaliao documentos na Inglaterra foram anteriores 1715. Em 1954 esta data foi substituda por 1660. arquivsticos particularmente influenciados por Sir Hilary Jenkinson. Seu Manual de Administrao de Arquivos, publicado em 1922, defendia que apenas a organizao produtora poderia avaliar e destruir seus documentos, levando em conta seus prprios critrios e valores. Nenhuma outra pessoa poderia intervir, porque arquivistas, pesquisadores ou historiadores correriam o risco de impor suas vises pessoais e assim alterar o processo natural de seleo da massa documental. Era a defesa extrema da objetividade buscando a eliminao de qualquer subjetividade. Assim, os critrios de eliminao seriam apenas de ordem administrativa. Como resultado destas teorias, na Inglaterra as administraes passam a gozar de grande autonomia para dispor de seus arquivos e em decorrncia, as taxas de conservao so baixas. Avaliar para eliminao tem sido uma prtica adotada por muito tempo e em muitas administraes pelos fatores apontados: economia de espao e de despesas com o armazenamento, liberao de recursos humanos e materiais. Mas, aqui uma contradio apontada por Kromnov (1981), se por um lado os responsveis pelos arquivos sofrem grande presso por parte dos governos para intensificar as eliminaes, com vistas aos benefcios financeiros que proporcionam, por outro lado, surpreendentemente muitos pases liberam uma porcentagem relativamente pequena de pessoal para as operaes de avaliao e descarte. Contrapondo-se aos princpios defendidos por Hilary Jenkinson e ao que poderamos chamar de corrente inglesa, temos a avaliao para conservao defendida pelos alemes. A preocupao em racionalizar as atividades administrativas fez com que a Alemanha fosse um dos primeiros pases a se preocupar com a avaliao dos documentos, como vimos

135

anteriormente. Quanto a orientao adotada, j em 1926, Karl Otto Mller defendeu a necessidade de negar s administraes o direito de serem os nicos juzes em matria de seleo documental, pois os arquivistas deveriam ter uma influncia decisiva na avaliao (KOLSRUD apud SILVA, 1999). As idias defendidas por Mller (1926) e posteriormente por Meisner (1937) e Zimmerman (1958) so contribuies significativas dos alemes para as discusses que se colocam sobre a questo da avaliao. Mller, segundo Couture (1997), prope uma primeira abordagem em que a avaliao deveria se apoiar sobre o nvel no qual se situa o organismo criador dos documentos. Para ele existiriam trs nveis de administrao: o central e o intermedirio produziriam arquivos que apresentam maior valor que os que se situam no nvel local, estes arquivos teriam menor interesse. Heinrich Otto Meisner prope trs princpios bsicos que deveriam ser considerados para a avaliao dos arquivos: a idade dos documentos, seu contedo e a posio hierrquica do organismo criador. Considerando os nveis de administrao previstos por Mller, Meisner acrescenta quanto a categoria intermediria que os documentos deveriam ser julgados segundo o grau de autonomia do organismo criador concernente. J Fritz W. Zimmerman (1958), defende uma abordagem que leva em considerao mais a utilizao do documento (demanda) que sua origem, valorizando o contedo do documento e sua utilizao. Para ele a pertinncia e no a provenincia relacionada organicamente que constitui o valor real dos documentos (KOLSRUD apud COUTURE, 1997). A avaliao apoiada em uma escala de valores marxistas foi defendida em 1969 por Joachim Schreckenbach (arquivista da Alemanha Oriental). Para ele somente um contexto socialista pode permitir uma percepo interessante em matria de avaliao. defendida pelos alemes ocidentais, Assim, por exemplo, apesar de aceitar como princpio a posio hierrquica do organismo criador tanto a Alemanha Oriental, como a

136

Unio Sovitica e a Bulgria, acrescentaram a este, uma teoria marxistaleninista de valor, os documentos eram avaliados de acordo com a importncia que tinham para a sociedade socialista, no seu objetivo primordial de levar a cabo a misso histrica de classe operria. A avaliao regia-se por uma definio oficial do conceito de valor (KOLSRUD apud SILVA, 1999). Esta teoria de avaliao ser discutida por outro arquivista da Alemanha Ocidental, Hans Booms. Couture relata que em 1972, Booms publica um texto mestre sobre a avaliao, Os sistemas socialistas e a seleo de documentos; a avaliao de arquivos. Booms afirma que at 1972, os arquivistas (do ocidente e do leste) no teriam conseguido uma soluo conjunta para a avaliao. Ele no aceita nem as idias de Mller, Meisner, e Zimmermann, nem as dos pases socialistas, afirmando que o arquivista deve se preocupar com os interesses do conjunto da sociedade em matria de avaliao de arquivos. Traduzido e publicado na revista Archivaria em 1987, suas idias tero um importante impacto no Canad ingls e nos EE.UU. a partir do prprio ttulo de seu texto, Sociedade e a formao de uma herana documentria: resultados da avaliao de fontes arquivsticas. No processo de avaliao, para Booms, o arquivista deve considerar a sociedade no sentido amplo, a constituio do patrimnio social, e papel do arquivista na constituio e na gesto deste patrimnio. Os arquivistas americanos adotam princpio a abordagem inglesa, vendo na avaliao um meio para eliminar documentos. Posteriormente passam a ser defendidos critrios para a avaliao e uma abordagem que leva a preservao dos documentos. Sucessivamente temos arquivistas americanos preocupados em estabelecer critrios para a avaliao. J em 1940, Philip Brooks prope a eliminao das cpias e a importncia de se definir o que o valor permanente. Segundo Brooks trs critrios deveriam ser levados em considerao quanto ao valor permanente dos documentos:

137

o valor que a instituio de origem d aos documentos, a utilidade que apresentam os documentos para a histria administrativa da instituio e o valor histrico dos documentos. A preocupao com o volume elevado de documentos que se verifica nesta poca tambm levou a arquivista americana Margaret Cross Norton a defender, entre 1930 e 1944, que sendo impossvel para qualquer instituio preservar todos os documentos produzidos como resultado de suas atividades a nfase do trabalho arquivstico mudou da preservao de documentos, para a seleo de documentos para preservao (apud COOK, 1997). Se ao contrrio de Jenkinson, Norton defendia que a avaliao dos documentos era responsabilidade dos arquivistas e no da administrao produtora dos documentos, concordava com ele que a principal tarefa da avaliao era eliminar documentos desnecessrios e redundantes, para deixar uma memria documental efetiva e eficiente (...). Norton no considerava que os arquivos deviam servir aos interesses da pesquisa histrica preferencialmente, acreditando que o principal objetivo da avaliao era preservar os documentos de valor legal permanente que estabeleciam e protegiam os direitos e interesses do estado e seus cidados (EASTWOOD, 2001). J Philip Bauer (1946) prope considerar o uso e os custos que implicam a aquisio e a conservao dos arquivos. Segundo Couture (1997), Bauer previa o uso dos arquivos para as instituies governamentais, para a proteo dos direitos dos cidados, para pesquisas srias, para satisfazer a curiosidade dos genealogistas ou eruditos. E propunha trs critrios que permitiriam julgar sua utilidade: - as caractersticas e a importncia quantitativa da informao contida nos documentos - a pertinncia de sua classificao - a densidade e a importncia qualitativa do contedo.

138

Entretanto ficaram mais conhecidos e tiveram maior influncia, os critrios defendidos por Schellenberg para a avaliao dos documentos. Historiador e arquivista do Arquivo Nacional dos Estados Unidos desde 1935, Theodore R. Schellenberg, publicou no Archives Bulletin, n 8, do National Archives, dos Estados Unidos, seus princpios e tcnicas de avaliao. Posteriormente estes princpios foram incorporados a seu livro Arquivos Modernos: princpios e tcnicas (Modern Archives: principles and techniques), editado nos Estados Unidos, em 1956. No prefcio da 1 edio o autor esclarece que esta obra resultado de uma srie de conferncias feitas na Austrlia, em 1954, sobre o problema da administrao de documentos pblicos e que , de certo modo, um estudo de contrastes entre os princpios e as tcnicas desenvolvidas nos EUA em relao a novos sistemas de arquivamento e os desenvolvidos em outros pases em relao ao sistema de registro. Quanto a questo da avaliao, Schellenberg (2002)100 manifesta sua preocupao com o crescimento e o grande volume dos documentos oficiais modernos, com a impossibilidade e o custo para armazen-los e cuidar dos mesmos, com a necessidade de reduz-los para que fossem teis pesquisa erudita. Schellenberg defende ainda um cuidadoso trabalho de anlise e o mximo cuidado para a conservao dos que tm valor. Menne-Haritz (1994) afirma que, influenciado pelas teorias e prticas prussianas transferidas para os Estados Unidos pelo emigrante Ernst Posner, Schellenberg teria desenvolvido uma teoria que , ainda hoje, a nica que mais consequentemente aplica a premissa do livre princpio da provenincia na avaliao. E que percebendo que os documentos pblicos so conservados na instituio arquivstica porque eles tm valores que existiro mesmo depois que eles deixam de ter uso corrente e porque seu valor ser
100

A primeira edio brasileira de Arquivos Modernos: princpios e tcnicas foi publicada em 1973, pela Fundao Getlio Vargas, com traduo de Nilza Teixeira Soares A edio atual de 2002, pela mesma editora. Anteriormente o Arquivo Nacional j havia publicado em 1959, A avaliao de documentos pblicos (The Appraisal of Modern Public Record), com traduo de Lda Boechat Rodrigues.

139

outro alm do uso corrente, Schellenberg formulou a base de sua abordagem terica, que a discriminao entre valor primrio e secundrio do documento de arquivo. O valor primrio do documento se refere a razo pelo qual o mesmo foi criado, respondendo a necessidades de ordem administrativa, legal ou financeira. Quanto aos valores secundrios so os que o documento pode adquirir quando no mais imediatamente til a instituio que o criou. Nesse caso o documento pode ter valor probatrio (evidencial values) e valor informativo (informational values). Os valores probatrios so aqueles que contm fatos significativos sobre a criao da instituio, seu desenvolvimento, sua organizao, suas funes e as conseqncias de suas atividades. J os valores informacionais, referem-se no prova das aes do governo contidas nos documentos oficiais, mas s informaes que existem nos documentos pblicos sobre pessoas, lugares, coisas, eventos, propriedades, que deram origem a ao competente. Nos anos 70, com o arquivista americano Gerald Ham temos a discusso sobre a avaliao ligada a aquisio: questionando os resultados obtidos com a avaliao feita at o momento101, Ham acentua a importncia de desenvolver polticas institucionais, regionais e nacionais de aquisio que ele v como componentes essenciais da avaliao. Esta preocupao ser ampliada nos anos 80 com a abordagem conhecida como poltica de aquisio, que busca harmonizar os critrios de avaliao de um organismo com uma poltica institucional de aquisio de arquivos em conformidade com a misso, os valores, os mandatos, a cultura organizacional e as funes deste organismo. Bernier (1995) lembra ainda que,
101

Ham argumentava que os resultados eram um processo de seleo sem mtodo, to fragmentado, to descoordenado, e mesmo to frequentemente acidental (...) e ainda, que as realizaes arquivsticas refletiam mais frequentemente interesses limitados para a pesquisa que o mais amplo espectro da experincia humana (Cook, 1999).

140

Certos arquivistas como Ann Pederson vo mais longe e preconizam uma abordagem resolutamente intervencionista que consistia na elaborao e aplicao de estratgias ativas de aquisio. Neste quadro, o arquivista interviria no somente sobre o contedo da informao que ele desejasse adquirir, mas tambm sobre o suporte fsico sobre o qual seria consignada esta informao, no momento, ou mesmo antes da criao do documento, para recomendar um suporte em vez de outro, em uma tica de conservao permanente.

Com Helen Samuels102, nos anos 80, as idias de Ham sobre avaliao e aquisio sero ampliadas, com a criao do conceito de estratgia de documentao: os elementos chave nessa abordagem so uma anlise do universo a ser documentado, um entendimento dos problemas inerentes aos documentos e a formulao de um plano para assegurar a documentao adequada para um tema que est sendo discutido ou para uma atividade ou sobre uma rea geogrfica (SAMUELS, 1993). J em 1991, ainda na tica do estabelecimento de critrios para avaliao, Frank Boles e Julia Marks Young publicam uma obra103 em que procuram articular os critrios apontados at ento. Confrontando uma possvel teoria de avaliao com a realidade cotidiana de arquivistas que trabalhavam em quinze centros de arquivos diferentes, Boles e Young, dividiram os critrios estabelecidos em trs mdulos: - 19 critrios ligados ao valor da informao - 5 critrios ligados aos custos de conservao - 6 critrios ligados s conseqncias da deciso resultante da avaliao.
102

Em 1985, juntamente com Joan Haas e Barbara Simmons, Helen Samuels publica um estudo sobre a avaliao de arquivos do campo das cincias e tecnologia, Appraising the records of Modern Science and Technologie: A Guide, distribuido pela Society of American Archivists. 103 Frank Boles e Julia Marks Young, Archival Appraisal, New York, Neal Schuman, 1991.

141

A dcada de 80 trouxe tambm a crescente utilizao dos documentos eletrnicos nas instituies pblicas, determinando novos questionamentos e abordagens quanto a gesto e portanto, a avaliao dos documentos. Como afirmou Turner ( apud FERNNDEZ, 2002)
esta intruso dos documentos eletrnicos, em nosso confortvel mundo de transaes em papel, forou o reestabelecimento de nossas concepes sobre a avaliao que redundou em uma renovada verso da coerncia proposta por Hilary Jenkinson, atravs da noo de imparcialidade do documentos, que reconhece que a natureza imparcial, autntica e confivel dos arquivos deriva do processo de sua criao e da acumulao natural dos documentos, que por isso mesmo deve ser conservada.

Buscando melhor entendimento dos documentos da burocracia moderna, a professora Luciana Duranti (da Universidade de British Columbia), desenvolveu um estudo profundo da Diplomtica, gerando o que ela mesmo chama de diplomtica arquivstica contempornea, fundamental para o processo da avaliao dos documentos eletrnicos. Isto porque, como lembra Menne-Haritz (1944)104, Hoje os sistemas eletrnicos nos permitem ver mais claramente (...) o medo de ser soterrado por grandes massas de papel foi substitudo agora pela conscincia que nada ser deixado para avaliao se ns no formularmos princpios de avaliao que guiaro nossas decises dirias. Tambm a partir da dcada de 80, no Canad, na Holanda e na Austrlia temos a chamada abordagem social (societal approach) e o que poderamos chamar de mtodo funcional de avaliao. Na verdade, as idias defendidas pelos tericos destes pases e suas metodologias de avaliao,

104

Traduzimos.

142

resultam de idias e teorias criadas anteriormente, que passam a ser gradativamente desenvolvidas pelos tericos e arquivistas destes pases. Com Terry Cook, dos Archives Nacionales du Canada-ANC, Terry Eastwood e Luciana Duranti da University of British Columbia-UBC e outros tericos e arquivistas canadenses temos as tendncias que Couture (1996), sintetiza como: - as do ANC, a macro-avaliao, orientada pela avaliao da instituio (contexto de criao) que deve necessriamente preceder a dos documentos (from the top to the bottom); - a que prope que a utilizao dos arquivos seja uma condio primordial para sua avaliao; - a de Quebec que insiste sobre o carter essencial do calendrio de conservao, ntima e obrigatoriamente ligado a anlise de necessidades. Alm de analisar a estrutura, as funes e atividades das instituies governamentais em sua interao com as pessoas e organizaes da sociedade, as abordagens nestes pases tambm se caracterizam pelo que Cook (1997) chama de redescoberta da provenincia (rediscovery of provenance). Analisando a literatura sobre avaliao, Luciana Duranti (1994) afirma que, fcil identificar imparcialidade e objetividade como a contribuio da Inglaterra, profissionalismo e anlise como contribuio americana e perfeio (integralidade) de resultados (efeitos), como contribuio alem. Quanto contribuio canadense, Couture (1996) afirma que em matria de avaliao de arquivos [ ela ] de sntese e de nuance. Ela se inspira principalmente em posies definidas por europeus e americanos, reconhecendo a as consideraes ligadas instituio criadora dos documentos, utilizao dos arquivos, ao valor que apresentam os arquivos e preocupao mais ampla de querer testemunhar o conjunto da sociedade.

143

5.3 Avaliao: principais abordagens tericas e metodolgicas O tem anterior procurou traar em linhas gerais, um histrico da avaliao arquivstica, de maneira a permitir uma viso panormica da mesma do sculo XIX, at o presente. Nossa inteno agora tratar suas principais (2004)
A avaliao menos um itinerrio para uma viagem e mais um mapa de conceitos para nosso uso no planejamento de muitas viagens. A complexidade inerente da avaliao sugere cuidado quando tentamos fazer declaraes absolutas. .

abordagens

terico-metodolgicas,

mas

considerando

complexidade do assunto e os dilemas que suscita, lembramos como Craig

Em seu conhecido e polmico artigo sobre avaliao, publicado na revista American Archivist, Duranti (1994), estabelece uma distino entre teoria, metodologia e prtica arquivstica,
Teoria arquivstica o conjunto de idias sobre o que a matria prima (substncia) arquivstica, enquanto que metodologia arquivstica o conjunto de idias sobre como trat-la e a prtica arquivstica, o uso que os arquivistas fazem de ambas, idias tericas e metodolgicas em seu trabalho.

No mesmo artigo afirma que maior parte da teoria sobre avaliao resultado da sistematizao de normas pragmticas sobre a prtica mais conveniente e/ou politicamente correta, mas que este processo precisaria ser revertido: A teoria deve determinar o mtodo, e o mtodo deve guiar a prtica.

144

A necessidade de partir de uma fundamentao terica clara, e que deve ser explicitada quando so tomadas as decises do que deve ser conservado e do que deve ser eliminado no processo da avaliao, tem sido apontada hoje com frequncia pelos estudiosos do assunto. Sobre a importncia da teoria e do mtodo, e as relaes entre eles, Craig (2004) afirma,
A teoria que clara e articulada a mais forte fundamentao para os mtodos. Mtodos so procedimentos ao contrrio da natureza especulativa e abstrata da teoria. Mtodos operacionalizam tarefas e mostram os trabalhos que devem ser feitos. Para ser efetivo, um mtodo deveria ligar uma teoria a uma situao concreta um mtodo no um fim em si mesmo. Uma razo para o desenvolvimento de vrios tipos de mtodo que cada um expressa um entendimento terico particular do propsito da avaliao e seu objetivo na economia do arquivo.

O crescimento da produo dos documentos colocou em evidncia a avaliao documental gerando novas teorias e metodologias, a partir dos anos 70, sobretudo nos Estados Unidos e Canad, mas tambm em outros pases. A partir da um debate intenso tem se travado, contrapondo as principais controvrsias e dicotomias. Sem a pretenso de esgotar o assunto trataremos de suas linhas mestras seguir. A abordagem tradicionalista, tambm chamada Escola Europia. Influenciada pelas leis romanas, e conceitos como f pblica e memria perptua105, suas idias tornaram-se a base do pensamento europeu sobre arquivos, que se caracterizam pela defesa dos princpios de imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relao e unicidade dos documentos

105

Segundo a autora como a lei Romana tornou-se a lei civil comum na Europa e a base de sua unidade espiritual e cultural, estes conceitos tornaram-se os fundamentos de todo o pensamento europeu sobre arquivos. Traduzimos.

145

(DURANTI,1994). No nvel metodolgico, esta abordagem se fundamenta nos princpios da provenincia e da ordem original dos documentos. O arquivista ingls Hilary Jenkinson, um dos expoentes desta Escola, estabelece que o arquivista no deve intervir no arquivo, mas ser apenas seu guardio, preservando suas caractersticas. Segundo ele, avaliar para decidir que documentos deveriam ser conservados conflita com a mais importante responsabilidade do arquivista, que a defesa fsica, intelectual e moral dos documentos. Portanto, Jenkinson defendia a objetividade no tratamento dos arquivos, cabendo ao responsvel pela produo dos documentos, ou administrador, na expresso de Jenkinson, realizar a seleo que fosse necessria no mbito administrativo-jurdico. Esta posio explica-se segundo Cook (1997), pelo fato de Jenkinson ter trabalhado no Public Record Office de Londres, em 1906, quase exclusivamente com documentos medievais e do novo estado nacional. Da sua insistncia no carter legal dos documentos de arquivo, sua natureza probatria, a sua estabilidade e integridade inerentes. Sua preocupao com a verdade do documento de arquivo, estaria ligada ao positivismo comum historiografia que lhe era familiar. Suas idias so criticadas por arquivistas como Gerald Ham (apud COOK, 1997), segundo o qual Jenkinson, Permitindo que o produtor determine o que ser documento de arquivo, resolve os problemas de complexidade, volatilidade e volume dos documentos contemporneos, ignorando-os. Seria uma forma utilizada por ele para resolver os dilemas da avaliao. E Cook (1997), transpondo as idias jenkinsonianas para os dias de hoje, afirma que seguir sua orientao, seria sancionar que produtores de documentos como o presidente Richard Nixon e George Bush destruam ou escondam documentos do julgamento pblico, contendo provas desfavorveis de suas aes, prejudicando ambos, a transparncia democrtica e o conhecimento histrico. Ou, em casos extremos, o legado

146

arquivstico poderia ser pervertido por caprichos administrativos ou pela ideologia do Estado. Mas admite que as idias de Jenkinson sobre o carter probatrio dos documentos tm influenciado arquivistas de todas as partes do mundo. Os princpios defendidos por Jenkinson tm subsidiado tericos atuais sobretudo a partir da proliferao dos documentos eletrnicos, que coloca para o arquivista novas questes, sobretudo com relao autenticidade dos documentos. o caso de Luciana Duranti, que contrape s teorias de avaliao documental baseadas na atribuio de valores aos mesmos, os princpios da teoria arquivstica que caracterizam o arquivo e seus documentos,
a atribuio de valores para documentos de arquivo estaria em conflito com todos eles, j que a naturalidade e a inter-relao apontam para o fato de que todos o documentos em um arquivo tm igualmente uma funo que justifica sua existncia com relao ao conjunto deles. Por outro lado as caractersticas de imparcialidade e autenticidade apontam para a qualidade probatria de forma e procedimento e ainda para sua primazia no estabelecimento da verdade. Mais ainda, a caracterstica de unicidade no contexto de cada documento, torna seu significado nico e sua existncia necessria para o significado do arquivo ao qual ele pertence (1994).106

Assim, atribuir valores aos diferentes documentos de arquivo, e destruir os de menor valor, provocaria a perda da integridade deste arquivo, alterando o significado do conjunto e de suas partes. Tambm para a mesma autora, Atribuir valor para a evidncia [do passado] poderia significar a renncia imparcialidade, endossar a ideologia, e consciente e arbitrariamente alterar o registro da sociedade.

106

Traduzimos

147

Estas consideraes de Luciana Duranti, provocaram polmicas, como as levantadas pelo arquivista Adrian Cunningham, e foram respondidas por ela em uma carta107 esclarecendo no ter afirmado que,
na teoria e prtica arquivsticas no haveria lugar para avaliao, mas sim que o conceito de valor contraria o de documento, que o tratamento dos documentos est condicionado pelo sistema jurdico administrativo no qual eles so gerados e/ou utilizados, e este d lugar a seleo no contexto moderno. Da mesma forma, a metodologia para seleo tambm deve estar baseada no contexto jurdico-administrativo dos documentos, em oposio aos caprichos da pesquisa histrica ou da estratgia de documentao.108

As idias defendidas pela Escola Europia e por Luciana Duranti so opostas s da Escola Americana, que tem seu mais influente terico em Theodore R. Schellenberg. Ainda que outros autores tenham, antes e depois dele, defendido a avaliao dos documentos atravs do estabelecimento de valores para os mesmos, as idias de Schellenberg tiveram maior penetrao e ainda hoje constituem fundamentos para muitas metodologias de avaliao. Sobre seus escritos, Eastwood (2001) afirma que talvez nenhum outro documento sobre avaliao tenha sido to influente, pelo menos entre os pases de lngua inglesa, ou tenha sido to mal interpretado. Schellenberg (2002), partiu da constatao que havia documentos que eram preservados em arquivos porque tinham valores que persistiam por muito tempo, ainda depois de cessado seu uso corrente e que seriam de interesse para outros, que no os usurios iniciais. Portanto, fundamentou sua abordagem terica na distino entre valores primrios e secundrios. Os valores primrios nasceriam do cumprimento dos objetivos para os quais

107 108

Cunningham`s commentary, 1997. Traduzimos.

148

um rgo foi criado administrativos, fiscais, legais e executivos - e seriam prioritrios. Quanto aos valores secundrios dos documentos, Schellenberg considerava dois aspectos: - o valor de prova que estes possuem da organizao e do funcionamento do rgo governamental que os produziu, que Schellenberg chamou de evidencial values ou valores probatrios. - a informao que possuem sobre as pessoas, entidades, coisas, problemas, condies, etc., com que o rgo governamental tenha se relacionado, constituindo os valores informativos, informational values. Schellenberg esclarecia que para ele o valor de prova dos documentos no tinha o mesmo sentido que o atribudo por Hilary Jenkinson, a santidade da prova dos arquivos que deriva de sua custdia ininterrupta. Mas que se referia ao valor que depende do carter e da importncia da matria provada, isto , da origem e dos programas substantivos, ou da entidade que produziu o documento. E ainda, que esta distino entre valor de prova e valor informativo apenas para efeito de estudo e que os dois tipos de valores no se excluem mutuamente. Uma srie de testes criados por Schellenberg orientariam os arquivistas na avaliao dos valores informativos (quanto a sua unicidade, forma e importncia) e probatrios (neste caso deve-se levar em considerao a origem, o desenvolvimento e o funcionamento da instituio). Analisando os critrios estabelecidos por Schellenberg, Couture (1998) v o conceito de testemunho ou prova (evidential value) ligado estrutura, funo e s atividades prprias cada unidade de um dado rgo. Trata-se ento da histria da instituio. J o conceito de informao (informational value), segundo ele, compreende uma dimenso extrainstitucional e aproxima-se de Hans Booms que pretendia que a avaliao permitisse testemunhar as atividades do conjunto da sociedade.

149

Duranti

(1994)

critica

que

chama

de

pragmatismo

em

Schellenberg, sua no observncia das caractersticas dos documentos conforme a tradio arquivstica e uma abordagem da avaliao voltada para o interesse dos pesquisadores. J Menne-Haritz (1994), considera que Schellenberg foi mal interpretado quanto ao estabelecimento dos valores probatrios e que este foi influenciado pelo princpio da livre provenincia de Brennecke. Outra crtica feita a Schellenberg e a outros arquivistas da chamada Escola Americana, refere-se ao fato de considerarem arquivos apenas aquela parcela de documentos escolhidos pelos arquivistas para preservao por longo tempo ou permanentemente. Enquanto que a expresso records utilizada para os documentos nas fases anteriores, administrados pelos records managers . Buscando contextualizar as idias de Schellenberg, Cook (1997) afirmou que estas refletiam a poltica cultural e estatal americana do New Deal, com nfase nos benefcios de uma administrao tecnocrtica eficiente. E Craig (2004) considera que,
Buscando uma viso mais ampla dos arquivos e novas abordagens, o Arquivo Nacional dos Estados Unidos e Schellenberg estavam interessados tambm em um papel independente para sua instituio e viam na avaliao o meio pelo qual os Arquivos poderiam estabelecer sua credibilidade como um til departamento do governo. Suas idias se ajustavam aos interesses do governo por eficincia atravs de mtodos cientficos de organizao. Sua viso tambm sublinhava o papel dos Arquivos como uma instituio de pesquisa, servindo uma elite acadmica de historiadores, que necessitavam dos arquivos para pesquisa. Schellenberg viu a avaliao como um meio para os Arquivos estabelecerem sua bona fides, na administrao e pesquisa.109

109

Traduzimos.

150

Surgem outras concepes tericas e metodolgicas, sobretudo na Alemanha, nos Estados Unidos e no Canad, so os modelos social (societrio)110 e funcional e a macro-avaliao. A partir dos anos 70, arquivistas como Gerald Ham questionam o discurso arquivstico baseado no Estado, buscando refletir de forma mais ampla a sociedade que servida por ele. Considerando que as grandes burocracias governamentais e as grandes empresas, eram apenas uma parte da sociedade, e a que tem mais poder, viam como dever dos arquivos documentar a experincia de outros grupos no privilegiados enfatizando seu papel social. Outra abordagem terica dentro deste enfoque foi elaborada por Helen Samuels, que desenvolveu o conceito de estratgia de documentao, descrita em seu livro, Varsity Letters, um estudo funcional de colgios e universidades norte-americanos, como o primeiro passo para desenvolver projetos com o objetivo de documentar instituies. A estratgia de documentao integra em sua anlise, documentos de rgos oficiais e de outras instituies com documentos pessoais, audiovisuais, informaes publicadas em outros meios e mesmo histria oral. Tambm caracteriza esta abordagem o fato de ser multi-institucional, podendo envolver ao lado de arquivos, bibliotecas, institutos de pesquisa, centros de documentao. Contrariando os princpios arquivsticos tradicionais, Samuels (apud LYBECK, 2004) prev que caso a documentao tenha desaparecido ou seja escassa, o arquivista deve desempenhar um papel ativo, criando ele mesmo esta documentao ou incentivando grupos influentes a faz-lo. Entretanto a estratgia da documentao no rejeita a verso renovada do princpio da provenincia e a anlise funcional dos produtores de documentos.

No encontramos uma traduo exata para Societal Approach e a expresso ainda no consta do Dicionrio de Terminologia Arquivstica disponvel.

110

151

Sobre o conceito norte-americano de estratgia de documentao, Eastwood (2001) considera que o mesmo,
presume que as instituies arquivsticas e os programas tm responsabilidade coletivamente em preservar um corpo de documentos que representem e reflitam todas as esferas da atividade humana em um dado perodo. (...) Os elementos chaves desta abordagem so uma anlise do universo a ser documentado, um entendimento dos problemas documentrios inerentes, e a formulao de um plano para assegurar a adequada documentao de um objetivo, atividade ou rea geogrfica.

No encontro anual da Sociedade de Arquivistas Americanos (Society of American Archivists) em 1995, Terry Abraham fez uma avaliao da estratgia de documentao, elencando as vrias crticas feitas pelos tericos contemporneos, como Angelika Menne-Haritz (1994), a matria prima com a qual trabalhamos no permite realizar o ambicioso propsito de conseguir uma retrato o mais verdadeiro possvel da sociedade e Terry Cook (1992), a estratgia pode ser um mecanismo conveniente para localizar fundos negligenciados, mas falha como teoria. Comparando a estratgia de documentao, com a de aquisio de documentos, Abraham afirma que a primeira parece o Sistema Decimal de Dewey, procurando ordenar todo o universo, enquanto que a segunda, como a Classificao da Biblioteca do Congresso, organiza uma instituio conhecida. Afirma ainda que esta estratgia tem mais valor como construo terica que como um guia prtico (ou estratgia) para o trabalho dirio em uma instituio arquivstica. Mas considera como uma contribuio positiva para os arquivistas a incorporao do universo da documentao a seus instrumentos conceituais. Documentar a sociedade tambm a abordagem da chamada estratgia de aquisio, defendida entre outros por Terry Cook, que aponta

152

entre outras influncias as idias do arquivista alemo Hans Booms. Segundo Cook (1997), reagindo contra a abordagem arquivstica estatal tradicional, Booms defendia que a sociedade deve aprovar a definio de seus prprios valores fundamentais e que estes valores devem ser ento espelhados nos documentos de arquivo. Espelhar os valores da sociedade, atravs das funes do produtor de documentos, um dos fundamentos da estratgia de aquisio da nova macro-avaliao implementada no National Archives of Canada. A macro-avaliao tem sido chamada de terceira via, isto , uma alternativa para a nfase de Jenkinson nos critrios do produtor de documentos e a nfase de Schellenberg nos critrios voltados para uso informativo e de pesquisa, pois conseguiria combin-las, focalizando tambm os valores da sociedade no sentido amplo (PIGOTT, 2001). A arquivista canadense Barbara Craig (2004) a conceitua como,
um processo para avaliar e diferenciar os valores e os significados dos produtores de documentos (e os documentos relativos a eles) atravs da anlise das funes, programas, atividades, e estruturas, e interaes com a populao, cidados/clientes/usurios.

Esta abordagem se fundamenta na anlise das funes e estruturas dos produtores de documentos, portanto avalia os produtores dos documentos (macro-avaliao), antes de avaliar o prprio documento (microavaliao). Conhecida pela expresso from the top to the bottom difere da proposta por Luciana Duranti, que parte da anlise tipolgica do documento, ou, bottom up. Comparando a avaliao funcional e macro-avaliao com outras abordagens, Sheperd (1997) afirma que ela envolve as seguintes questes:
Porque estes documentos foram criados e no o que eles contm?

153

- Como eles foram criados e utilizados pelos usurios originais e no como eles podem ser utilizados pelos futuros usurios? - Que funes e delegaes do produtor eles contm e no que estrutura interna e caractersticas fsicas eles tm? - O que poderiam documentar e no que documentao deve ser conservada? - Quais produtores de documentos so importantes?

Cook (1997) tambm a relaciona com o que denomina revitalizao ou redescoberta da provenincia: reinterpretao canadense do princpio da provenincia tornando-o mais conceitual que fsico, como apropriado para a era dos documentos eletrnicos. A nova provenincia tambm mais funcional que estrutural, como adequado para uma poca em que a estabilidade organizacional est desaparecendo. Em Qubec, Couture (1996) defende uma arquivstica conhecida como integrada, pois estabeleceria uma ligao entre as preocupaes administrativas (valores primrios dos documentos) e patrimoniais (valore secundrios). Trs dos princpios defendidos por Booms, so apontados por Couture (1996), como influncias para a arquivstica canadense: - o conhecimentos profundo que o arquivista deve ter do orgo ou pessoa que produziu os arquivos; - a contemporaneidade de avaliao (avaliar os documentos com uma escala de valores que seja contempornea a seu perodo de criao) - a avaliao que deve permitir se tenha um mximo de informao em um mnimos de documentos Alm do Canad, a macro-avaliao e a anlise funcional, com variaes e adaptaes, tem sido utilizada na Alemanha (PIVOT project), na Austrlia, na Nova Zelndia, na Suia, Finlndia.

154

A partir da explicitao das principais teorias e metologias propostas para avaliao, observamos que as questes que as teorias de avaliao procuraram e ainda hoje procuram responder so, conforme Eastwood (2001): Qual o objetivo da avaliao? Quem deve conduz-la? Quando os documentos devem ser avaliados? decises sobre destinao? A teoria e a prtica arquivsticas continuam buscando solues satisfatrias para estas questes, defendendo abordagens que propem: - maior responsabilidade e atribuies para a instituio produtora ou para o arquivista; - privilegiar o contexto de produo ou o contedo dos documentos; - utilizar a estratgia de aquisio, ou a estratgia de documentao, avaliando arquivos ou documentando a sociedade; - avaliar os documentos a partir de determinada fase de seu ciclo de vida ou avaliar a necessidade da produo do documento. Quanto a questo fundamental Porque avaliar arquivos? Qual o objetivo da avaliao? lembramos as afirmaes de Menne-Haritz (1994),
Experincias com os documentos eletrnicos estimulam nossa percepo. Ns vemos claramente que no simplesmente quantidade, nem espao, nem custo, que criam a demanda urgente para avaliao. a necessidade de reduzir redundncia. (...) Isto significa que o objetivo da avaliao arquivstica, tanto para documentos tradicionais como para os eletrnicos, deveria ser tornar os arquivos eloqentes (...). Estes objetivos ainda so obscurecidos pelo impacto da tradio.

Qual o fundamento para tomar

Tem se buscado tambm harmonizar vrios princpios defendidos pela tradio arquivstica, com as questes que so colocados contemporneamente para o arquivista, como as reinterpretaes feitas por Terry Cook e outros arquivistas do Canad do princpio da provenincia e por Angelika Menne-Haritz, de idias defendidas por Schllenberg.

155

significativa a orientao que existe hoje para que todas as decises e aes tomadas com relao a avaliao e destinao sejam documentadas permitindo que futuramente haja entendimento do que foi produzido, conservado ou eliminado e porque. Alm disso deve-se considerar o processo global de normalizao das metodologias e prticas arquivsticas, pois conforme Craig (2004), se hoje ainda no existe uma norma internacional para avaliao, elementos comuns vo esboando uma estrutura interna, que pode desenvolver normas no futuro.

156

6 Uma poltica de arquivos na regio do ABC: o fio de Ariadne 6.1 - Polticas Pblicas e Polticas Pblicas de Arquivo H uma estreita relao entre os temas das polticas pblicas e dos direitos humanos, afirma Bucci (2002). De fato, a Constituio de 1988, em seu artigo 5 estabeleceu os direitos do cidado, propiciando o desenvolvimento de polticas pblicas para atend-los. Assim, encontramos em Carvalho (2002), o conceito, Polticas Pblicas so construes de uma coletividade, que visam a garantia dos direitos sociais dos cidados que compem uma sociedade humana. Este um princpio democrtico fundamental. A nfase do papel do Estado na formulao e execuo de polticas pblicas, aparece em Bucci (2002) quando esclarece que estas so, Programas de ao governamental visando coordenar os meios de ao governamental e atividades privadas para a realizao de objetivos socialmente relevantes e politicamente determinados. Assim, as polticas pblicas podem ser consideradas como respostas do Estado aos direitos coletivos da populao, ainda que para sua execuo possam estar envolvidos agentes privados. Quanto ao municpio, afirma Bucci (2001), necessrio considerar,
no desenvolvimento das polticas pblicas locais a total vinculao entre a responsabilidade do Municpio em promover aes, programas e polticas pblicas e seu papel como ente federado responsvel por assegurar o respeito aos direitos humanos, especialmente os direitos econmicos, sociais, culturais e ambientais da pessoa humana.

157

O estudo desta questo mostra a nfase dada definio das aes e metas a realizar, processos e meios para coloc-las em prtica, ao lado das normas que lhes dem garantia. Assim, para Bucci (2001), as polticas, diferentemente das leis, no so gerais e abstratas (...) so forjadas para a realizao de objetivos determinados. Em geral considera-se a existncia de polticas pblicas ligadas demandas da populao ou de um de seus segmentos, mas encontramos em Mattar (2000) um ngulo diferente de ver a questo. Referindo-se ao direito informao, cita o professor Roberto Nokolsky que analisando poltica pblica afirma, fomentar o que no acontece espontaneamente exatamente a razo de ser das polticas pblicas`. Aproveitamos esta proposio para falar de poltica pblica de arquivos, pois assim como existe uma poltica pblica de sade, uma poltica pblica de educao ou uma poltica pblica de meio ambiente, consideramos a validade de uma poltica pblica de arquivos. O professor Manuel Vzquez, da Argentina e o professor Jos Maria Jardim, no Brasil, tm se dedicado a esta questo. Para Jardim (2003), Polticas Pblicas Arquivsticas podem ser conceituadas como,
o conjunto de premissas, decises e aes produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas governamentais em nome do interesse social que contemplam os diversos aspectos (administrativo, legal, cientfico, cultural, tecnolgico, etc.) relativos produo, uso e preservao da informao arquivstica de natureza pblica e privada.

Vzquez (2003), utiliza a expresso, Poltica de Administrao de Documentos, Informao e Arquivo, para designar,
a poltica que formula objetivos e prope os meios apropriados para servir, mediante os documentos de gesto, os direitos e necessidades

158

do conjunto da sociedade; das instituies produtoras/receptoras dos documentos; dos interessados individual ou institucionalmente, e, por ltimo, dos pesquisadores, de acordo com legislao e normas.111

Considerando as duas proposies temos aqui os elementos constitutivos de uma poltica, ou polticas pblicas nesta rea. Os autores encarecem seu carter social, os diferentes aspectos de que se revestem, legal, cultural, e outros, o carter dinmico das polticas pblicas. Quanto dupla face dos documentos de arquivo, j estudada amplamente nos captulos anteriores, Vzquez (2003) estabelece uma distino entre os objetivos que atenderiam s necessidades da administrao e os que atenderiam a preocupao com o patrimnio documental. Relacionamos alguns dos objetivos de uma poltica pblica documental no interesse das administraes: - garantir os direitos do Estado e dos cidados, contidos nos documentos de arquivo; - oferecer informao acessvel, no prazo necessrio, que sirva para diagnosticar e resolver os problemas da comunidade; - racionalizar a produo e utilizao de recursos documentais; - conferir transparncia democrtica aos atos do governo; - estabelecer uma burocracia a servio dos cidados, sobretudo os mais frgeis (analfabetos, indgenas, idosos, etc.) Quanto aos objetivos de uma poltica considerando o patrimnio documental, prope a conservao e acesso dos documentos de arquivo pblicos e privados para pesquisadores e outros interessados. Para a execuo de polticas pblicas, preconiza-se o estabelecimento de um conjunto de normas ou regulamentos. No caso das polticas de arquivo, necessrio regulamentar os sistemas integrados de arquivo, a

111

Traduzimos.

159

gesto dos documentos, nas vrias idades de seu ciclo de vida, e ainda estabelecer normas sobre o acesso aos mesmos. Quanto questo da legislao arquivstica, Jardim (2003) esclarece que se existe realmente necessidade de seu estabelecimento para a definio e implementao das polticas, a sua simples existncia no garante as aes concretas que a viabilizem. Para que isto acontea so necessrias as dimenses poltica e tcnica-cientfica. Parafraseando os exemplos dados por Jardim, poderamos dizer, que resolver o problema do acmulo de documentos um problema poltico-gerencial. As decises de constituir comisses de avaliao e nome-las, tambm so decises polticas. O processo de avaliao de documentos, inclusive a elaborao de tabelas de temporalidade, so recursos tcnico-cientficos. A qualidade de sua concepo, as metodologias e prticas utilizadas, podem trazer resultados polticos negativos. O autor considera que estas duas dimenses a poltica e a tcnica - so faces da mesma moeda e que s com o exerccio das duas, ser possivel formular e viabilizar polticas pblicas arquivsticas. 6.2 Instituio de uma poltica pblica de arquivos no Grande ABC A origem histrica comum, a interdependncia para soluo de problemas tambm comuns como o das enchentes, os vnculos e identidades culturais, o fato de ser uma regio altamente polarizada, fatores j estudados neste trabalho justificam a realizao de aes integradas entre os municpios do ABC. A problemtica dos arquivos pblicos e a necessidade de gesto destes documentos, so tambm pontos em comum entre as sete cidades, como demonstramos. Por isso neste tem a idia central a instituio de uma poltica pblica de arquivos para a regio. necessrio ressalvar que no se trata de

160

uma proposta de arquivo regional, como j aventado em outras oportunidades e que apontamos neste trabalho: todos os municpios continuariam com a custdia fsica de seus documentos pblicos de arquivo. Esta poltica pblica consistiria no estabelecimento de normas e critrios comuns para o tratamento da documentao e o acesso aos mesmos; na adoo de procedimentos arquivsticos, com a elaborao de instrumentos de trabalho para a classificao, avaliao e descrio dos documentos; na elaborao de Manuais de Servio, padronizando e racionalizando as rotinas nos arquivos. Se cada municpio tem uma estrutura organizacional prpria, as funes e competncias das administraes municipais so as mesmas, independentemente do porte do municpio, possibilitando a identificao das sries e tipos documentais para a elaborao dos quadros de classificao e tabelas de temporalidade. Por isso possivel a normalizao de instrumentos de controle e gesto documental. Quanto viabilidade de sua execuo temos o exemplo do Grupo de Arquivistas Municipais de Madr, na Espanha. H vinte e quatro anos este grupo que congrega representantes de ayuntamentos do que poderamos chamar regio metropolitana de Madr, se reune para formular e colocar em prtica polticas arquivsticas, estudando a situao dos arquivos e criando instrumentos de trabalho. Na primeira reunio, em 1981, em Alcobendas, havia apenas trs arquivistas municipais. Hoje participam 29 ayuntamentos. Foram elaborados por eles, Quadros de Classificao comuns, um Manual de Tipologia Documental dos Municpios, e a partir da, trabalharam com a avaliao e a eliminao dos documentos. Tambm estudaram e propuseram normas e metodologias de trabalho para os documentos eletrnicos e foi estabelecido o Regulamento dos Arquivos Municipais. Alm dos trabalhos deste grupo - a metodologia utilizada no Manual de Tipologia Documental tem inspirado muitos trabalhos e experincias os quadros de classificao para atividades-meio do Arquivo Nacional e do

161

Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP e mesmo tabelas de temporalidade do SAESP, com a ampla pesquisa na legislao sobre prazos de guarda dos documentos, os quadros de classificao e tabelas de temporalidade do municpio de So Jos do Campos, as experincias e resultados do Sistema de Arquivos da USP - SAUSP, so importantes subsdios para a elaborao das atividades de controle documental nos municpios estudados. No preciso comear do zero. H que se considerar tambm as experincias pragmticas realizadas pelos municpios. Esta histria deve ser levada em considerao quando da formulao das polticas de arquivo. possivel uma poltica de avaliao documental cientfica como defende a Arquivstica, que atenda os interesses da administrao, do pesquisador, da sociedade. Mas vontade poltica e conhecimento tcnicocientfico devem caminhar juntos para que isto seja realizado. Realiz-la como parte de uma poltica pblica de arquivos para a regio o fio de Ariadne que buscamos. No caso da regio do Grande ABC, temos as entidades intermunicipais, facilitando a tarefa a ser realizada. O grupo dedicado a formulao e implantao de polticas pblicas de arquivo na regio, pode ser um dos GTs-Grupos de Trabalho, vinculados Cmara do Grande ABC e ao Consrcio Intermunicipal do Grande ABC. A Coordenadoria executiva da Cmara acompanha o desenvolvimento dos trabalhos temticos, viabilizando sua integrao, bem como apoio logstico. Dentro dos Eixos Estruturais propostos, o Grupo das Polticas Pblicas de Arquivo, poderia ficar no Eixo Estrutural 6, Identidade Regional e Estruturas Institucionais112. As mudanas previstas no projeto em tramitao no Legislativo Federal alterando e transformando os consrcios intermunicipais em consrcios pblicos, possibilitaro maior unidade nas polticas determinadas por eles e
Ver Anexo 6, Relao dos GTs-Grupos de Trabalho Temticos congregando os municpios na Cmara e Consrcio Intermunicipal Grande ABC.
112

162

permitiro que faam contrataes de interesse comum. No caso do estabelecimento de uma poltica pblica de arquivos para a regio seria possvel captar recursos, contratar assessorias, adquirir softwares para uso conjunto. O que seria muito dispendioso para um nico municpio, seria possvel para o conjunto deles. A gesto arquivstica dos documentos em suas vrias fases, alm das vantagens para as administraes municipais e todos os cidados, possibilitaria a preservao do patrimnio documental dos municpios da regio. Alm disso, como aponta Jardim (2003),
as polticas pblicas arquivsticas devem apresentar um alto grau de transversalidade, ou seja, de interseo com outras polticas pblicas, tendo em vista a informao para execuo de cada uma delas.

Portanto, uma poltica pblica arquivstica, alm de promover a gesto dos documentos, contribuiria para viabilizar outras polticas pblicas.

163

Consideraes Finais Colocar o foco nos arquivos pblicos dos municpios do Grande ABC, significou t-los como um fim e um meio ao mesmo tempo. Como nosso objetivo era identificar as polticas e prticas das administraes pblicas com relao a seus documentos de arquivo, analisando se estas estavam de acordo com os princpios da Arquivstica e com a legislao federal vigente, a dificuldade de encontrar informaes e de ter acesso s mesmas fortaleceu minha motivao e a certeza da importncia de se buscar formas de gesto eficazes e eficientes para estes documentos. Alm da literatura sobre arquivos, particularmente sobre a avaliao documental, dos estudos sobre o municpio no Brasil e suas atribuies, foi necessrio consultar a legislao e outros documentos das administraes municipais, que se encontravam em suas Cmaras, arquivos e instituies de histria e memria, como museus e centros de documentao. Esta tarefa exigiu muitas visitas aos sete municpios da regio e o contato com seus funcionrios e as diferentes formas de organizao e atendimento. Sair de trem da estao de Santo Andr para ir a Rio Grande da Serra, passando por Mau e Ribeiro Pires observar que a paisagem marcada por indstrias, grandes edifcios e shoppings vai dando lugar a presena do verde, do rural. Mas apesar das diferenas determinadas pelas condies geogrficas e histricas e pela evoluo poltica e econmica, h muitas semelhanas quanto ao tratamento da documentao pblica por parte das prefeituras municipais estudadas: - os arquivos localizados princpio junto com os servios de protocolo nas sedes do poder executivo municipal, medida que crescia o volume de documentos sem que houvesse a necessria gesto documental, passaram a ocupar reas menos valorizadas, transformando-se em depsitos de documentos, mais ou menos organizados.

164

- a denominao Arquivo Geral ou Arquivo Central, no corresponde a documentao produzida pelo conjunto da administrao, suas vrias secretarias e orgos, com exceo dos processos administrativos. Alm deste tipo documental, o que predomina so algumas sries provenientes sobretudo de secretarias-meio como Administrao e Finanas. Em geral os Servios de Arquivo no se consideram responsveis por outros documentos enviados pelas Secretarias, apenas cedem o espao para guarda. - o tratamento dos documentos na fase corrente obedece a critrios empricos, s existem normas para produo e tramitao para os processos administrativos. O fato de serem autuados no Servio de Protocolo, o que significa um certo controle e garantia de recuperao dos mesmos, faz com que prolifere sua produo e posterior acmulo nos arquivos. - a documentao cartogrfica (mapas e plantas), audiovisual e fotogrfica (fotografias, filmes e vdeos) e alguns documentos textuais so encaminhados ou recolhidos pelas instituies de histria e memria dos municpios. No se considera a o princpio arquivstico da organicidade: se por um lado so preservados da destruio, por outro, perdem os laos que os ligavam a outros documentos e a seu contexto de produo. - os documentos e arquivos merecem ateno apenas quando passam a representar um problema a ser resolvido, dado o volume crescente da documentao e a incapacidade de armazen-la. ento que se decide avaliar os documentos, prtica associada muitas vezes ao processo de microfilmagem. Nestes casos no foram observados princpios da Arquivstica, como provenincia e organicidade, ou mesmo normas tcnicas, como a NBR10519/88, da ABNT-Associao Brasileira de Normas Tcnicas, que estabelece critrios de avaliao de documentos. Como a avaliao feita a partir da massa documental acumulada, sem acompanhamento tcnico-cientfico de profissionais da rea arquivstica, no se identificam todas as tipologias documentais, no h a preocupao com a amostragem das sries eliminadas, no se produzem quadros de classificao e tabelas

165

de temporalidade de documentos que reflitam as funes e atividades dos rgos produtores. Tampouco realizada uma amostragem113 criteriosa durante a avaliao. - os decretos municipais que disciplinam o assunto no consideraram, quando mais recentes, ou no foram atualizados, conforme a legislao federal vigente relativa a gesto documentos pblicos, como a Lei n 8.159/91 (Lei de Arquivos), Decreto n 1.799/96 (que regulamenta a microfilmagem de documentos) e Resolues do CONARQ-Conselho Nacional de Arquivos, que estabelecem normas e orientam os procedimentos quanto aos arquivos pblicos. - as comisses de avaliao dos documentos, em geral so constitudas com dificuldade. Sendo essencial a participao de representantes da Secretaria de Assuntos Jurdicos, os documentos demonstram que em mais de um municpio a comisso no foi instalada pela ausncia de representantes da mesma. - as mudanas na administrao municipal a cada quatro anos, mesmo que vena o partido no poder, provocam descontinuidade nos trabalhos de avaliao dos documentos. Por isso no existem Tabelas de Temporalidade para o conjunto da administrao em nenhum municpio, nem mesmo para os documentos-meio, o maior volume da documentao produzida. As que j foram feitas carecem de atualizao. - o modelo de arquivo que existe no imaginrio da maior parte dos gestores e funcionrios o arquivo-depsito. Aparecem apenas algumas referncias ao Arquivo do Municpio de Rio Claro e uma ao Arquivo de Santos. - as iniciativas visando a modernizao administrativa, existentes na maioria do municpios, no incluem a questo dos arquivos, nem so ouvidos os responsveis por eles, no mximo chamado o responsvel pelo Servio
113 Na avaliao, a amostragem o procedimento que permite, por meio de critrios especficos, selecionar documentos considerados representativos do conjunto a que pertencem. (Camargo e Bellotto, 1996).

166

de Protocolo. Os Servios de Arquivo em geral ocupam posio perifrica na estrutura organizacional, subordinados s Secretarias de Administrao que acumulam mltiplas atribuies: Pessoal, Patrimnio, Cemitrio, Telefonia, etc. A exceo So Bernardo do Campo, onde faz parte da Secretaria de Governo. A maior rapidez nas decises quanto s questes do Arquivo neste municpio (constituio de comisses, apresentao de resultados pelas mesmas) pode estar ligada a esta condio hierrquica. Lembramos tambm que apenas neste municpio o Servio de Arquivo no funciona em sede adaptada e precria, foram construdas instalaes especficas para o mesmo em uma rea valorizada da cidade, para onde a administrao tem planos de transferir sua sede (Pao Municipal). - a utilizao crescente dos documentos eletrnicos (em Diadema houve inclusive, de 2000 a 2004, uma Secretaria de Governo Eletrnico) no determinou o estabelecimento de um poltica de gesto que considere suas especificidades, sua volatilidade, as possibilidades de perda de informaes com as migraes necessrias. Na Lei de Diretrizes Oramentrias para o exerccio de 2005, de So Bernardo do Campo, encontramos entre as Metas e Prioridade definidas, Introduzir o GED-Gerenciamento Eletrnico de Documentos114. Entretanto, estudando a questo do gerenciamento dos documentos eletrnicos, Rondinelli (2002) aponta a necessidade de ampliar o que preconizado pelo GED, estabelecer-se o Gerenciamento Arquivstico dos Documentos Eletrnicos, prevendo questes como a garantia da autenticidade destes documentos Vimos que os municpios brasileiros possuem uma autonomia caracterstica, assumindo grande nmero de atribuies e competncias. Entre elas est a de gesto de seus arquivos. Os municpios do Grande ABC que se emanciparam h mais tempo e que por suas dimenses, populao e complexidade administrativa acumularam maior volume de documentos,
114

Prefeitura Municipal de So Bernardo do Campo. Jornal Notcias do Municpio- Atos Oficiais, 06 de agosto de 2004.

167

buscaram as solues pragmticas de gesto que estudamos. Estas no correspondem ao que preconizado pela cincia arquivstica e pela legislao sobre arquivos existente. Nos demais, os documentos tambm se avolumam espera de soluo. Demonstramos que estes municpios tm razes histricas comuns e que ainda hoje existem inmeros vnculos entre eles. J se verificaram iniciativas de soluo de problemas comuns regio pelo estabelecimento de polticas pblicas junto ao Consrcio Intermunicipal Grande ABC, que viabiliza a integrao entre os municpios e a continuidade das mesmas, por isso consideramos a possibilidade de uma poltica pblica de arquivos para os municpios da regio do ABC. Assim os imperativos de modernizao e transparncia administrativas seriam contemplados ao mesmo tempo que o patrimnio documental da regio seria preservado e acessvel a todos os interessados, fortalecendo a identidade local e regional.

168

Bibliografia 1. Introduo

ALBERCH FUGUERAS, Ramn e CRUZ MUNDET, Jos Ramon. Archivese! Los documentos del poder. El poder de los documentos. Madrid: Alianza Editorial, 1999. HEREDIA HERRERA, Antonia. La Institucin Municipal de Tradicin Hispana e y sus Archivos. Anais do 10 Congresso Brasileiro de Arquivologia: rumos e consolidao da arquivologia. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros Ncleo Regional de So Paulo, 1998 (CD-ROM) SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. Arquivos administrativos e massas documentais acumuladas: busca de novas solues para velhos problemas. 1995. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao e Documentao). Universidade de Braslia, 1995. LOPES, Lus Carlos. Arquivpolis: uma utopia ps-moderna. In: Cincia da Informao: Braslia. v. 22, n. 1, jan/abr. 1993.

2. A regio do Grande ABC das origens reintegrao ALVES, Lus Roberto. Culturas do Trabalho Comunicao para a Cidadania. Santo Andr, Alpharrabio Edies, 1999. BERBEL, Luiz Carlos. Avaliao de uma iniciativa de gesto regional: o caso MOVA. 2001. Dissertao (Mestrado em Administrao). Centro de Estudos de Aperfeioamento e Ps-Graduao. IMES - Centro Universitrio Municipal de So Caetano do Sul. BERNARDO, Alessandro Zanoli. Dez anos de polticas regionais no ABC: uma leitura a partir da teoria, da pesquisa e da prtica. In: Polticas

169

Pblicas e Juventude. Caderno de Pesquisa CEAPOG-IMES, ano 03, n 5, 2 semestre de 2001, Centro Universitrio Municipal de So Caetano do Sul. CASTRO, Jos Nilo de. Direito Municipal Positivo. 5 ed., Belo Horizonte, Del Rey, 2001. DANIEL, Celso. Populao que decidir o futuro. In: Nosso Sculo XXI. Especialistas de diferentes atividades analisam o Grande ABC de ontem, hoje e amanh. Santo Andr: Editora Livre Mercado, 2001. GOMES, Edgard de Nbrega. Crescimento e crise da economia no ABC Paulista. Dissertao (Mestrado em Cincias Econmicas - Faculdade de Economia e Administrao), Pontifcia Universidade Catlica de So Paulo, 1993. KLINK, Jeroen Johannes. O novo regionalismo O caso da regio do Grande ABC. Tese (Doutorado - Faculdade de Arquitetura e Urbanismo). Universidade de So Paulo, 2000. MARTINS, Jos de Souza Martins. Subrbio. Vida cotidiana e histria no subrbio da cidade de So Paulo: So Caetano, do fim do Imprio ao fim da Repblica Velha. So Paulo, SP: Hucitec/Unesp, 2002, 2a. ed. MONTEIRO, Arlete Assumpo. Santo Andr: dos primrdios industrializao. Um estudo sobre os imigrantes ao longo da So Paulo Railway. Tese (Doutorado - Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias Sociais). Universidade de So Paulo, 1995. PASSARELLI, Silvia Helena F. Bibliografia comentada: Santo Andr e a regio do ABC. Trabalho de Ps-Graduao. (Faculdade de Arquitetura e Urbanismo). Universidade de So Paulo, 1993. _________________________. Dilogo entre o trem e a cidade: o caso de Santo Andr. Dissertao (Mestrado - Faculdade de Arquitetura e Urbanismo). Universidade de So Paulo, 1994. RODRIGUES, Marly. Santo Andr Cidades e Imagens. Prefeitura Municipal de Santo Andr, 1991.

170

SANTOS, Wanderley dos. Antecedentes Histricos do ABC Paulista: 1550-1892. So Bernardo do Campo. SECE/Prefeitura Municipal de So Bernardo do Campo, 1992. _____________________. Histria do Municpio de Diadema. Diadema. FAD Faculdade Diadema Escola Superior de Ensino, 2000.

3. arquivos

As administraes pblicas municipais no ABC e seus

AFFONSO, Rui. Os municpios e os desafios da federao no Brasil. In: So Paulo em Perspectiva, O novo municpio - economia e poltica local, n 3. jul.set./1996, Fundao SEADE, vol.10. Rio de Janeiro: 1996. ALBERCH FUGUERAS, Ramn e CRUZ MUNDET, Jos Ramon. Archivese! Los documentos del poder. El poder de los documentos. Madrid: Alianza Editorial, 1999. ____________________________. Archivos y cultura: manual de dinamizacin. Gijn. (Astrias), Ediciones Trea, S.L. 2001. BELLOTTO, Helosa Liberalli. Da administrao Histria: ciclo vital dos documentos e funo arquivstica. In: Arquivos Permanentes: tratamento documental. 2 ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. _____________________________. da teoria Arquivos Pessoais em face arquivstica tradicional: debatendo Terry Cook. In: Estudos

Histricos, Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, n 21, 1998. Em http://www.cpdoc.fgv.br/revista. Acesso em 07/09/2004. __________________________. Arquivstica. Objetos, Princpios e Rumos. So Paulo: Associao de Arquivistas de So Paulo, 2002. BILLOTA, Srgio (et al.). As experincias da FUNDAP na rea das comunicaes administrativas e arquivos, Cadernos FUNDAP, So Paulo, ano 4, n 8, abril/1984.

171

CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Helosa Liberalli (coord.) Dicionrio de terminologia arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros/Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996. CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Sobre o valor histrico dos documentos. In: Revista do Arquivo de Rio Claro, Rio Claro (SP), n.1, p.11 a 17, 2003. CASTRO, Jos Nilo de. Direito Municipal Positivo. 5 ed., Belo Horizonte, Del Rey, 2001. COMISSO ESPECIAL DE PRESERVAO DO ACERVO DOCUMENTAL-CEPAD. A importncia da informao e do documento na administrao pblica brasileira. Braslia, DF: Funcep, 1987. CORTES ALONSO, Vicenta. Manual de Archivos Municipales. Madrid: Asociacin Espaola de Archiveros, Bibliotecrios, Muselogos e Documentalistas. 1982. COSTA, Clia Maria Leite e FRAIZ, Priscilla Moraes Varella. Acesso a informao nos arquivos brasileiros. Estudos Histricos. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, v.2, n.3, 1989. Em <http://www.cpdoc.fgv.br/revistas>. Acesso em 15/05/2004. COSTA, Joo Bosco Arajo da. A ressignificao do local: o imaginrio poltico brasileiro ps-80. In: So Paulo em Perspectiva. O novo municpio: economia e poltica local, n 3. jul.set./1996, Fundao SEADE, vol.10. Rio de Janeiro: 1996. CRETELLA JR., Jos. Direito Municipal. Livraria Editora Universitria Forense Ltda, So Paulo, 1975. FIGUEIRA, Vera Moreira. A viabilizao dos Arquivos Municipais. In: A Sistematizao de Arquivos Pblicos. CASTILHO, Ataliba Nogueira de (org.). Campinas: Editora da Unicamp, 1991.

172

FONSECA, Maria Odila. Direito Informao: acesso aos arquivos pblicos municipais. 1996. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao) Universidade Federal do Rio de Janeiro, 1996. FRANCO, Celina Vargas do Amaral Peixoto Moreira. Uma poltica de gesto de documentos: preparar a documentao do sculo XX para o sculo XXI. In: A sistematizao de documentos pblicos. CASTILHO, Ataliba Nogueira de (org.). Campinas: Editora da Unicamp, 1991. GASPARINI, Digenes. Direito Administrativo. So Paulo: Saraiva, 2002, 7 ed. HEREDIA 2004. INOJOSA, Rose Marie. Comunicao em Arquivologia. Anlise do arquivo da prefeitura paulistana como meio de comunicao. Dissertao (Mestrado-Escola de Comunicao e Artes). Universidade de So Paulo, 1980. JARDIM, Jos Maria. A face oculta do Leviat; gesto da informao e transparncia administrativa. In: Revista do Servio Pblico, Braslia, 119 (1): jan/abr. 1995. __________________. Transparncia e Opacidade do Estado no Brasil: usos e desusos da informao governamental. Niteroi: EdUFF, 1999. LOPES, Lus Carlos. A informao e os arquivos: teorias e prticas. Niteri: EDUFF; So Carlos: EDUFSCAR, 1996. MALIN, Ana. Economia e Poltica da Informao, novas vises da Histria. In: So Paulo em Perspectiva. Informao, Saber e Mudana. v. 8, n 4, out-dez/94, Revista da Fundao Seade. MACHADO, Helena Corra e CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Como implantar arquivos pblicos municipais. So Paulo, SP: Arquivo do Estado, 1999. HERRERA, Antonia. Teoria y Praxis Archivisticas: ?Distanciamento? In: Revista do Arquivo Rio Claro, Rio Claro (SP), n .22,

173

MELO,

Marcus

Andr.

Crise

Federativa,

Guerra

Fiscal

Hobbesianismo Municipal- efeitos perversos da descentralizao? In: So Paulo em Perspectiva, O Novo Municpio economia e poltica local, Vol. 10, n 03, Fundao Seade. So Paulo: 1996. MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Municipal Brasileiro, Vol. I, Ed. Revista dos Tribunais, So Paulo, 1964 ____________________. Direito Constitucional Brasileiro. So Paulo. Ed. Revista dos Tribunais, 1977. _____________________. Direito Administrativo Brasileiro. So Paulo: Saraiva, 2000. OLIVEIRA, Dase Apparecida (et al). Cooperao e Integrao dos Arquivos Municipais da Ibero-Amrica e do Caribe: O caso de Londrina Paran Brasil. Londrina, PR: Universidade Estadual de Londrina, s.d. ___________________________ Como Pblicos Municipais (Planos de Temporalidade). Manual da organizar e Arquivos de Classificao Tabelas

Oficina. Projeto Como Fazer. Associao de

Arquivistas do Estado de So Paulo Arquivo do Estado de So Paulo. So Paulo. 24/25 de outubro de 2002. REIS, Jos Carlos Vasconcellos dos. Os municpios no Estado Federal Brasileiro: Algumas consideraes ante a nova Lei de Diretrizes Urbanas. In: Revista de Direito Administrativo, Rio de Janeiro: Editora Renovar Ltda. n. 228, abril/junho, 2002. SALGADO, Slvia Regina da Costa. Um usurio muito especial: a informao enquanto recurso para a administrao municipal. Dissertao (Mestrado-Escola de Comunicao e Artes). Universidade de So Paulo, 1989. SCHELLENBERG, Theodore. Problemas arquivsticos do Governo Brasileiro. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1960. SOARES, Nilza Teixeira e SANTOS, Frederico Silveira. Avaliao de documentos arquivsticos. Caminhos percorridos. Anais do 10 Congresso

174

Brasileiro de Arquivologia: rumos e consolidao da arquivologia. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros Ncleo Regional de So Paulo, 1998 (CD-ROM) SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. Arquivos administrativos e massas documentais acumuladas: busca de novas solues para velhos problemas. 1995. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao e Documentao). Universidade de Braslia, 1995. VALLETE, Jean-Jacques. O papel dos arquivos na administrao e na poltica de planificao nos pases em desenvolvimento. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1973

4. Iniciativas de gesto documental: a tarefa de Ssifo BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivstica. Objetos, Princpios e Rumos. So Paulo: Associao de Arquivistas de So Paulo, 2002. ________________________ . Como desenvolver polticas de ao cultural e educativa em arquivos (Manual). So Paulo: Associao de Arquivistas do Estado de So Paulo, 2002. _______________________. Da administrao Histria: ciclo vital dos documentos e funo arquivstica. In: Arquivos Permanentes: tratamento documental. 2 ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Helosa Liberalli (coord.) Dicionrio de terminologia arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros/Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996. DELSALLE, Paul. Une histoire de lArquivistique. Qubec: Presses de lUniversit du Qubec, 1998. FRANCO, Celina Vargas do Amaral Peixoto Moreira. Uma poltica de gesto de documentos: preparar a documentao do sculo XX para o

175

sculo XXI. In: A sistematizao de documentos pblicos. CASTILHO, Ataliba Nogueira de (org.). Campinas: Editora da Unicamp, 1991. LOPES, 2002. RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento Arquivstico de Documentos Eletrnicos: um abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. ROUSSEAU, Jean-Yves e COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998. SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. 2 ed. Rio de Janeiro, Fundao Getlio Vargas, 2002. SILVA, Armando Malheiro da. (et al). Arquivstica Teoria e Prtica de uma Cincia da Informao. v. 1. Porto: Edies Afrontamento, 1999. SOARES, Nilza Teixeira. Administrao e controle da produo documental em funo da pesquisa, avaliao e eliminao de papis. In: Anais do I Congresso Brasileiro de Arquivologia. Rio de Janeiro: Associao dos Arquivistas Brasileiros, 1972. SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. Arquivos administrativos e massas documentais acumuladas: busca de novas solues para velhos problemas. 1995. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao e Documentao). Universidade de Braslia, 1995. VZQUEZ, Manuel. Crdoba: 1987. Estdio del ciclo vital de los documentos. Lus Carlos. O arquivista hermeneuta. In: Cenrio Arquivstico. v.1, jan/jun., Braslia: Associao Brasiliense de Arquivologia,

176

5. Avaliao documental: principais abordagens tericas e metodolgicas ABRAHAM, Terry. Documentation Strategies: A decade (or more) later. (Meeting of the Society of American Archivists, Acesso em 07/09/2004. BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos pblicos: avaliao e eliminao de documentos. In: Cincia e Cultura (Revista da Sociedade Brasileira para o Progresso da Cincia) 42 (10): 745-749, outubro 1990. BERNIER, Hlne. Le Tri Archivistique. Les Dossiers dlves la Comission Scolaire de Chutes-de-la-Chaudire. In: Archives, vol. 27, n 1, 1995. Em <www.archivistes.qc.ca/revuearchives>. Acesso em 07/09/2004 CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Helosa Liberalli (coord.) Dicionrio de terminologia arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros/Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996. COOK,Terry. Archival Appraisal and Collection: Issues, Challenges, New Approaches. Archival Studies University of Manitoba: 1999.In: <www.mybestdocs.com/cookt_nara_990421_2.htm. 07/08/2004. ____________ What is Past is Prologue: a History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift. 1997. Em <http://aca.archives.ca/publicat/archivaria/index.htm>. Acesso em 12/10/2004. COUTURE, Carol. Les fondements thoriques de lvaluation des archives. In: 3e. Symposium en Archivistique: lvaluation des archives: Acesso em Washington, D.C., 1995. Em <http://www.uidaho.edu/special-collections/paper/dcstr10.ht >

177

des necessits de la gestion aux exigences du tmoignage. Universit de Montreal/Groupe Interdisciplinaire de Recherche en Archivistique, 1998. _______________. Lvaluation des archives. tat de la question. In: Archives, v.28, n1, 1996/1997. Em<http://www.archivites.qc.ca/recuearchives/vol28_1/28-1-Couture.pdf> Acesso em 07/09/2004. CRAIG, Barbara. Archival Appraisal: Theory and Practice. Mnchen, K.G. Saur, 2004. DURANTI, Luciana. Cunningham`s Commentary. 1997. Em < http://lists.archivists.org.au/pipermail/archvists.or.au > 31/10/2004. ____________________. The concept of appraisal and archival theory. The American Archivist, Chicago (II), v. 57, n 2, 1994. EASTWOOD, Terry. Thinking on Archival Appraisal in the Europe and North America: A Critical Analysis. Em<http://rikar.org/archivist/bbs/datas/a_pds/fils/20011030195906/eastwood. hwp.rtf> Acesso em 12/10/2004. FERNNDEZ, Jos Bernal Rivas. La valoracin: Fundamento terico de la Archivstica. In: Biblios. Revista Electrnica de Cincias de la Informacin. n. 12, abril-junho, 2002. Em <http://bibliotecas.rcp.net.pl.biblios>. Acesso em 15/08/2004. HOUAISS, Antonio. e VILLAR, Mauro Salles. Dicionrio Houaiss da Lngua Portuguesa. Rio de Janeiro: Editora Objetiva, 2004. KROMNOV, Ake. Avaliao de documentos Contemporneos. Revista Arquivo e Administrao. Rio de Janeiro, 9(3): 16-20, set/dez.1981 LYBECK, Jari. Appraisal 2000: A project of the Finnish National Archives and its international context. Em http://www.nasc.fi/tambere/1.html. Em 07/08/2004. Acesso em

178

MACHADO, Helena Corra e CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Como implantar arquivos pblicos municipais. So Paulo, SP: Arquivo do Estado, 1999. NAA-NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA. <http://www.aa.gpv.an> Em 06/06/2004. MENNE-HARITZ, Angelika. What can be achieved with archives? In: The concept of record: report from the Second Stockholm Conference on Archival Science and the Concept of Record, 30-31, May, 1996. Stockholm: Riksarkivet, 1998, p. 11-24. _____________________. Appraisal or documentation: can we appraisal archives by selecting content? The American Archivist, Chicago, v. 57, n.3, 1994. MINISTRIO DA JUSTIA. Arquivo Nacional. Orientao para avaliao e arquivamento intermedirio em arquivos pblicos. Publicaes Tcnicas 41, Rio de Janeiro, 1985. NAHUET, Robert. Une thorie delvaluation. Quelques lments de rflexion. Archives, volume 28, n 1, 1996-1997. Em <www.archivistesqc.ca./revuearchives> Acesso em 07/09/2004. PIGGOTT, Michael. Appraisal: tjhe state of the art. Workshop on ASA-South Australia Branch, 2001. Em <http//:www.archivists.org.au/sem/mise/pigott/html> Acesso em 2005.. SAMUELS, Helen Willa. Documentando a Qumica moderna: a tarefa histrica do Arquivista. Trad. de Liliane Schrank Lehman de Barros. Boletim do Arquivo, Arquivo do Estado de So Paulo, So Paulo, jan/dez, 1993. SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. 2 ed. Rio de Janeiro, Fundao Getlio Vargas, 2002. SHEPERD, Elizabeth. Theories of appraisal. The School of Library, Archive and Information Studies. University College London. 1997. v. 2, n ,

179

Em 31/10/2004.

<http://www.ucl.ac.uk/SLAIS/projects/level1.htm>

Acesso

em

SILVA, Armando Malheiro da. (et al). Arquivstica Teoria e Prtica de uma Cincia da Informao. v. 1. Porto: Edies Afrontamento, 1999. VZQUEZ, Manuel. Como seleccionar documentos de archivo. Crdoba: Ad Sidera Editorial, 2002. 6 Uma poltica pblica de arquivos para a regio do ABC: o fio de Ariadne BERBEL, Luiz Carlos. Avaliao de uma iniciativa de gesto regional: o caso MOVA. 2001. Dissertao (Mestrado em Administrao). Centro de Estudos de Aperfeioamento e Ps-Graduao. IMES - Centro Universitrio Municipal de So Caetano do Sul. BUCCI, Maria Paula Dallari. Buscando um conceito de Polticas Pblicas para a Concretizao dos Direitos Humanos. In: Direitos Humanos e Polticas Pblicas. So Paulo. Plis, 2001. (Cadernos Polis, 2) Em 07/02/2005. _______________________ . Direito Administrativo e Polticas Pblicas. So Paulo: Editora Saraiva, 2002. CARVALHO, Alysson (org.) Polticas Pblicas. Belo Horizonte: Ed. UFMG, 2002. CONSRCIO INTERMUNICIPAL DO GRANDE ABC. Retratos Metropolitanos. A experincia do Grande ABC em perspectiva comparada. Santo Andr: Consrcio Intermunicipal do Grande ABC e Fundao Konrad Adenauer, 2002. JARDIM, Jos Maria. As novas tecnologias da informao e o futuro dos arquivos. In: Estudos Histricos, Rio de Janeiro, vol. 5, n.10, 1992. <http://www.polis.org.br/obras/arquivo_90.pdf> Acesso em

180

_________________. O inferno das boas intenes: legislao e polticas arquivsticas. In: Acesso informao e poltica de arquivos. Eliana Mattar, organizadora. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2003. MATTAR, Eliana da Silveira. A dimenso legal do acesso informao arquivstica. Em<http://www.arquivo.nacional.br/pub/virtual/conf_seminario/conferencia eliana.htm> Acesso em 12/10/2004. RODRGUEZ BARREDO, Jlia Maria. (org.) 20 Aos del Grupo de Archiveros Municipales de Madrid. Ayuntamiento de Alcobendas, 2001. VZQUEZ, Manuel. Poltica de la Administracin de Documentos y Archivos. Crdoba: Instituto Superior Bancario, 2003. _______________ . Poltica Arquivstica. In: Arquivo Rio Claro, Rio Claro (SP), 10-22, jan.91-jan. 93.

Peridicos: - Informativo Grande ABC, Consrcio Intermunicipal Grande ABC, ano 3, n 10, Abril/Maio 2001, Santo Andr. - A regio encontra solues, Revista Cmara ABC, Agncia de Desenvolvimento Econmico do Grande ABC e Cmara do Grande ABC, 2000, Santo Andr. - Laboratrio do Imes estudar a regio. Dirio do Grande ABC, 09/05/1998, p.4 (Cad. Regional) -Famlia Mauaense, Coluna Memria, Ademir Mdici, Dirio On Line, 18/04/2004. Em<http://www.dgabc.com.br/colunas/memoria.htm> 18/04/2004. Acesso em

181

LEGISLAO BRASIL. Constituio da Repblica Federativa do Brasil, 1988. SANTO ANDR, SO BERNARDO DO CAMPO, SO CAETANO DO SUL, DIADEMA, MAU, RIBEIRO PIRES E RIO GRANDE DA SERRA. Leis Orgnicas Municipais. Legislao sobre Arquivos BRASIL. Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados BRASIL. Resoluo CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos, n 5, de 30 de setembro de 1996, dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios BRASIL. Resoluo CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos, n 6, de 15 de maio de 1997, dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos. BRASIL. Resoluo CONARQ Conselho Nacional de Arquivos, n 7, de 20 de maio de 1997, dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Legislao sobre Microfilmagem de Documentos Lei 5.433/68, de 8 de maio de 1968, regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias Decreto n 64.398, de 24 de abril de 1969, regulamenta a Lei n. 5433. de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias.

182

Decreto n 1.799 , de 30 de janeiro de 1996, regulamenta a Lei n. 5433. de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. Legislao sobre a Estrutura Administrativa dos Municpios SANTO ANDR. Lei n 8.459, de 20 de dezembro de 2002, dispe sobre a reorganizao da estrutura administrativa com a extino, criao e transformao de cargos da Administrao Pblica Municipal de Santo Andr e d providncias correlatas. SO BERNARDO DO CAMPO. Lei n 2.240, de 13 de agosto de 1976, dispe sobre a organizao dos servios da Prefeitura, criao de cargos e fixao de vencimentos do pessoal e d outras providncias; modificada pela Lei n 3058 de 19 de maio de 1988 e pela Lei n 3.836, de 8 de novembro de 1991. SO CAETANO DO SUL. Lei n 1.489, de 22 de agosto de 1966, dispe sobre a organizao dos servios da Prefeitura, criao de cargos e fixao de vencimentos do pessoal e d outras providncias. DIADEMA. Lei n 05/60, dispe sobre a organizao dos servios da Prefeitura, criao de cargos e fixao de vencimentos do pessoal e d outras providncias. DIADEMA. Lei Complementar n 0036, de 17 de maro de 1995, dispe sobre a reorganizao administrativa e reestruturao dos quadros de pessoal da Prefeitura Municipal de Diadema. MAU. Lei 3.467 de 07/02/2002, dispe sobre a organizao dos servios da Prefeitura, criao de cargos e fixao de vencimentos do pessoal e d outras providncias, modificada pela Lei Complementar n 01, de 08/03/2002. RIBEIRO PIRES. Lei 4659/2002, dispe sobre a reorganizao administrativa da Prefeitura Municipal da Estncia de Ribeiro Pires.

183

RIBEIRO PIRES. Lei 4.517/2001, dispe sobre a criao de cargos e salrios de pessoal da Prefeitura Municipal da Estncia de Ribeiro Pires. RIO GRANDE DA SERRA. Lei n 1222, de 20 de agosto de 1999, dispe sobre a reorganizao administrativa da Prefeitura Municipal de Rio Grande da Serra.

Legislao sobre gesto documental nos municpios SANTO ANDR. Decreto n 9331, de 08 de junho de 1978, dispe sobre a constituio do Grupo Inter-Secretarial de Liberao de Papis e Documentos GISELPA SANTO ANDR. Decreto n 12.660, de 28 de janeiro de 1991, dispe sobre o Arquivo Interno da Prefeitura de Santo Andr e d outras providncias. SO BERNARDO DO CAMPO. Decreto n 4373, de 16 de julho de 1975, dispe sobre a constituio do Grupo Inter Setorial de Liberao de Papis e Documentos - GILPA SO BERNARDO DO CAMPO. Decreto n 5589, de 15 de junho de 1977, dispe sobre a destruio e incinerao de papis e d outras providncias. SO BERNARDO DO CAMPO. Decreto n 6.751, de 18 de fevereiro de 1981, autoriza a microfilmagem de processos administrativos e d outras providncias SO CAETANO DO SUL. Lei n 3.975, de 25 de junho de 2001, institui o GRAAL Gerenciamento Reunido de Anlises Logsticas DIADEMA. Decreto n 5.162, de 24 de maio de 1999, que regulamenta as alneas d e e da Lei Complementar 0036, de 17 de maro de 1995, cria a Comisso de Avaliao de Processos Documentos, estabelece normas

184

para avaliao e destinao de documentos e d outras providncias, modificado pelo Decreto n 5.192/99, de 20 de agosto de 1999.

Legislao sobre Instituies de Memria e Histria da regio do Grande ABC SANTO ANDR. Lei n 5.942, de 03 de agosto de 1982, dispe sobre a criao do Museu de Santo Andr. SO BERNARDO DO CAMPO. .Lei n 3.104, de 27 de junho de 1988, dispe sobre as atribuies do Departamento de Cultura. SO BERNARDO DO CAMPO. Lei n 9.649, de 31 de agosto de 1988, dispe sobre as atribuies do Servio de Documentao e Histria Local. SO CAETANO DO SUL. Decretos 716 e 728 /59, dispe sobre a criao do Museu de So Caetano do Sul. SO CAETANO DO SUL. Lei n 3.147, de 12 de junho de 1991, dispe sobre a criao da Fundao Pr-Memria de So Caetano do Sul. DIADEMA. Lei n 268, de 31 de janeiro de 1.967, dispe sobre a criao de Museu Histrico do Municpio e d outras providncias. DIADEMA. Lei n 124, de 17 de fevereiro de 1971, dispe sobre a instalao do Museu Histrico e Pedaggico Joo Ramalho. MAU. Decreto n 2.854, de 27 de outubro de 1982, dispe sobre a criao do Museu da Cidade de Mau. RIBEIRO PIRES. Lei n 2.432, de 06 de abril de 1983, cria o Museu Histrico Municipal. RIBEIRO PIRES. Lei n 4.681, de 09 de maio de 2003, cria o Centro de Apoio Tcnico ao Patrimnio.

185

LISTA DE ANEXOS

1 Mapa do antigo municpio de So Bernardo em 1932, hoje Grande ABC. Fonte: Wanderley dos Santos. Antecedentes Histricos do ABC Paulista: 1550-1892. So Bernardo do Campo: Servio de Documentao e Histria Local/Prefeitura Municipal de So Bernardo do Campo, 1992. 2 - Mapa da atual regio do Grande ABC, com os municpios de Santo Andr, So Bernardo do Campo, So Caetano do Sul, Diadema, Mau, Ribeiro Pires e Rio Grande da Serra. Fonte: Informativo Grande ABC. Consrcio Intermunicipal Grande ABC, ano 6, n. 21, junho/julho 2004. 3 Mapa O Grande ABC na Regio Metropolitana de So Paulo Fonte: Informativo Circuland. Secretaria de Estado dos Transportes Metropolitanos. Ano 6. n.30, 2003. 4 - Quadro Comparativo dos Municpios do Grande ABC. Fonte: Instituto Brasileiro de Geografia e Estatstica. 5 Sede do Consrcio Intermunicipal do Grande ABC, Cmara do Grande ABC e Agncia de Desenvolvimento Econmico do Grande ABC. Edifcio Prefeito Celso Daniel. Foto Carlos Thorschmidt. 6- Relao dos GTs-Grupos de Trabalho temticos congregando os municpios do ABC, junto a Cmara e o Consrcio Intermunicipal Grande ABC. Fonte: Consrcio Intermunicipal do Grande ABC. 7 Documento Em defesa de um Sistema Municipal de Arquivos elaborado pela Comisso Tcnica das Instituies Oficiais de Memria do Grande ABC e entregue a todas as administraes municipais da regio, 2002.

186

187

188

189

Quadro Comparativo Municpios do Grande ABC Paulista

Emancipao Poltica (ano) 1938 1944 1948 1958 1953 1953 1963 36,67 99,17 15,36 30,65 62,29 406,18 174,84 659.294 745.161 137.276 373.014 384.461 110.491 39.306

Territrio (rea-Km2)

Populao (n de habitantes)

Nmero de Funcionrios (Adm. Direta) 7.609 10.476 2.619 6.354 4.257 1.894 531

Santo Andr So Bernardo do Campo So Caetano do Sul Diadema Mau

Ribeiro Pires Rio Grande da Serra

Fonte - Populao: estimativa IBGE 2003. Outros dados: Perfil dos Municpios Brasileiros, 2001. Em <http://www.ibge.gov.br>

190

Foto Carlos Thorschmidt

Sede do Consrcio Intermunicipal do Grande ABC, Cmara ABC e Agncia do Desenvolvimento Econmico ABC - Edifcio Prefeito Celso Daniel -Santo Andr

191

GRUPOS TEMTICOS
N NOMES EE1-EDUCAO E TECNOLOGIA 01 GT-Parque Tecnolgico 02 GT-Educao (*) 03 GT-Mova (*) 04 GT-Educao para o Trabalho (*) EE-2-SUSTENTABILIDADE DE REAS MANANCIAIS 05 GT-Meio Ambiente (*) 06 GT-Meio Ambiente - Compensao Financeira (*) EE-3-ACESSIBILIDADE INFRA-ESTRUTURA 07 GT-Residuos Solidos 08 GT-Macrodrenagem (*) 09 GT-Defesa Civil (*) 10 GT-Sistema Viario e Circulao (*) 11 GT-Transporte Coletivo e Cargas (*) 12 GT-Logistica Regional (*) 13 GT-Saneamento Ambiental (*) EE-4-DIVERSIFICAO E FORTALECIMENTO DAS CADEIAS PRODUTIVAS 14 GT-Turismo Regional (*) 15 GT-Setor Automotivo 16 GT-Setor Moveleiro (*) 17 GT-Aumento da Competitividade das Cadeias produtivas do ABC 18 GT-Setor Petroquimico/Plastico (*) EE-5-AMBIENTE URBANO DE QUALIDADE 19 GT-IRQVU (*) 20 GT-Qualiurb (*) 21 GT-Eixo Tamanduatei/Ferrovias 22 GT-Divisas Intermunicipais EE-6-IDENTIDADE REGIONAL E ESTRUTURAS INSTITUCIONAIS 23 GT-Incentivos Seletivos 24 GT-Precatorios EE-7-INCLUSO SOCIAL 25 GT-Segurana Publica 26 GT-Saude (*) 27 GT-Movimento Regional Criana Prioridade 1 (*) 28 GT-Habitao (*) 29 GT-Gnero e Raa (*) 30 GT-Pessoa com Deficincia (*) 31 GT-Cidadania e Defesa do Consumidor 32 GT-Segurana Alimentar e Nutricional (*) 33 GT-Esporte e Lazer 34 GT-Cultura Regional (*)

SUBGRUPOS TEMTICOS
N NOMES EE-2-SUSTENTABILIDADE DE REAS MANANCIAIS 01 SGT-Pesqueiros (*) 02 SGT-APP em areas urbanas EE-4-DIVERSIFICAO E FORTALECIMENTO DAS CADEIAS PRODUTIVAS 02 SGT-Gesto em Tecnologia 03 SGT-Polo de Moldes 04 SGT-Desenvolvimento do Empresario Empreendedor 05 SGT-Qualificao Profisional 06 SGT-Credito e Financiamento/Setor Plastico EE-7-INCLUSO SOCIAL 07 SGT-Saude Mental (*) 08 SGT-Guardas Municipais Femininas (*) - Grupos Atuantes Fonte: Consorcio Intermunicipal Grande ABC, 2004

192

Comisso Tcnica das Instituies Oficiais de Memria do Grande ABC

Museu de Santo Andr, Servio de Memria e Acervo e Servio de Patrimnio Histrico de So Bernardo do Campo, Fundao Pr-Memria de So Caetano do Sul, Centro de Memria de Diadema, Museu Baro de Mau, Centro de Apoio Tcnico ao Patrimnio e Museu de Ribeiro Pires, Gerncia de Projetos Patrimoniais de Paranapiacaba.

EM DEFESA DE UM SISTEMA MUNICIPAL DE ARQUIVOS Este documento resulta da preocupao com o estabelecimento de uma poltica de arquivos e a criao de um sistema de arquivos no mbito das administraes municipais, j manifestada pela Comisso Tcnica das Instituies de Memria do Grande ABC no documento de apresentao desta Comisso, encaminhado a todas as administraes pblicas do Grande ABC (prefeitos, secretrios de Educao e Cultura, diretores dos Departamentos de Cultura). Temos clareza da importncia desta questo no que diz respeito gesto dos documentos pblicos, sua importncia para a histria e memria da administrao pblica e ao direito dos cidados a estas informaes. Temos tambm clareza da gravidade da questo j que se trata do cumprimento de dispositivos legais: a Constituio de 1988, que em seu artigo 216, pargrafo 2, estabelece, Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem e a Lei n 8.159, de 08/01/91115, que determina: dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao (Art. 1); Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis (Art. 10);

115

Anexo 1 Integra da Lei n 8.159, de 08/01/1991

193

22); -

assegurado o direito de acesso aos documentos pblicos (Art. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na

forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado de interesse pblico e social (Art. 25). Alm dessas preocupaes, recentemente o Arquivo Nacional e o Arquivo do Estado de So Paulo encaminharam a todas as prefeituras do Estado de So Paulo um ofcio reiterando a necessidade do cumprimento destas leis e um manual de subsdios para a implantao de um sistema de arquivos municipais. Estes documentos foram encaminhados em alguns municpios do Grande ABC para as instituies ou servios de memria e histria locais. Com exceo de Rio Grande da Serra (onde est prevista, mas no implantada), todos os municpios do Grande ABC possuem instituies de histria e memria: Museus, Servios de Patrimnio, Centros de Documentao e de Memria. Embora alguns municpios j tenham projetos a respeito, at hoje nenhum deles possui um Arquivo Pblico Municipal e um Sistema Municipal de Arquivos.116 importante esclarecer que as instituies de memria no tm como competncia ou atribuio instituir o Sistema de Arquivos e coordenar a gesto documental de toda a Administrao. Elas no substituem o Arquivo Pblico Municipal, ainda que todas elas se ocupem de documentos. Entretanto diferem quanto aos produtores desses documentos, maneira como eles passam a fazer parte de seus acervos e seu tratamento e ainda quanto ao pblico a que servem. Partindo do elemento comum a todas, o documento, podemos dizer que documento qualquer elemento grfico, iconogrfico, plstico ou fnico pelo qual o homem se expressa. o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatrio, o processo, o dossi, a correspondncia, a legislao, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magntica, o objeto
Anexo 2 Texto Tipologia das Instituies de Preservao Documental (Tessitori, Viviane. Manual da Oficina Como implantar Centros de Documentao, AESP/ARQ-SP, 2001)
116

194

utilitrio, etcenfim, tudo o que seja produzido por razes funcionais, jurdicas, cientficas, culturais ou artsticas pela atividade humana.117 Documentos de arquivo so aqueles que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exerccio de suas funes. Assim a razo de sua origem ou a funo pela qual so produzidos que determina a sua condio de documento de arquivo e no a natureza do suporte ou formato. Os documentos pblicos so todos aqueles que, de qualquer suporte ou formato, so produzidos ou recebidos por um rgo governamental na conduo de suas atividades. So tambm documentos pblicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituies de carter pblico e por entidades privadas responsveis pela execuo de servios pblicos. Os conjuntos destes documentos naturalmente acumulados constituem os arquivos pblicos. Em cada rgo governamental armazenado um valioso patrimnio pblico: seus documentos, essenciais para o governo e os cidados aos quais serve. Tais documentos so primordiais para o planejamento, administrao e controle das operaes governamentais, e, por isto, refletem a conduo das funes pblicas. Contm informaes sobre a origem, desenvolvimento e execuo de programas governamentais. Mostram a estrutura organizacional do Estado, seus modelos de procedimento e a maneira como o governo utiliza os recursos pblicos. Tal como outros importantes recursos do Governo, seus documentos devem ser gerenciados para assegurar eficincia e economia. Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda na 3

117

Bellotto, Helosa Liberalli. As fronteiras da Documentao. Cadernos FUNDAP, n 8, abril/1984

195

fase, permanente. Estes procedimentos esto baseados na teoria das trs idades ou ciclo vital dos documentos, que estabelecem: Os arquivos de primeira idade ou correntes tm sob sua guarda documentos freqentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora, so vigentes, cumprem ainda as finalidades que motivaram a sua criao. Os arquivos de segunda idade ou intermedirios tm sob sua guarda documentos de uso eventual pela administrao que os produziu, devendo ser conservados em depsitos de armazenagem temporria, aguardando sua destinao final: eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Os arquivos de terceira idade ou permanentes tm sob sua guarda documentos que j cumpriram as finalidades de sua criao, porm devem ser preservados em virtude de seu valor histrico, probatrio e informativo para o Estado e o cidado. Na verdade a funo de arquivar sempre esteve presente na Administrao. Entretanto o que tem caracterizado os arquivos das administraes a desvinculao entre as trs idades, interrompendo o fluxo dos documentos e, conseqentemente, impedindo sua plena utilizao. Por outro lado a complexidade crescente das administraes, provoca o aparecimento de uma imensa massa documental que se acumula sem critrios tcnicos arquivsticos, geralmente em locais absolutamente inadequados: o lamentavelmente conhecido arquivo morto. Acreditamos que apenas a instituio de um Sistema de Arquivos Pblicos Municipais pode promover a eficincia na gesto da documentao pblica, considerando toda a documentao produzida e todas as etapas de seu ciclo. O resultado ser a simplificao, racionalizao e otimizao dos procedimentos, e o estabelecimento de critrios, prazos e responsabilidades atravs das Tabelas de Temporalidade118 para eliminao ou conservao
118

Tabela de Temporalidade um instrumento bsico para o gerenciamento da documentao e dos arquivos. Ela permite a distino das informaes essenciais das repetitivas ou suprfluas, o reaproveitamento dos espaos de armazenamento das unidades e do prprio arquivo. Garante a preservao e a recuperao das

196

dos documentos. Permite tambm o acesso mais rpido e eficaz do governo s informaes necessrias para a administrao do patrimnio pblico, democratizando o acesso informao quer dos clientes internos, quer da populao. Alm disso, ao organizar e conservar os documentos de valor histrico, estes apenas uma parcela do conjunto documental, cria condies para que a sociedade exera o seu direito memria. Naturalmente a instituio desse Sistema Municipal de Arquivos, abrangendo a documentao produzida por todas as suas secretarias, exige o estabelecimento de: dispositivos legais: normatizao do Sistema de Arquivos, leis, recursos materiais: instalaes adequadas para a documentao recursos humanos: profissionais habilitados (arquivistas e decretos, regimentos. nas fases intermediria e permanente. tcnicos de arquivo) por formao e prtica, capazes no s de cuidar do arranjo, descrio e manuteno dos arquivos, mas, tambm, de possuir uma compreenso bastante ampla do desenvolvimento e atuao da instituio a que se referem os documentos. Entendemos, portanto, que no h mais como protelar esta ao. A modernizao do conceito de Administrao, quer pblica, quer privada, impe que a informao esteja disponvel rapidamente e que os documentos administrativos sejam conservados e acessados de acordo com os preceitos tcnicos e metodolgicos da Arquivologia. Por tudo o que foi exposto, esperamos tenha ficado claro que no estamos tratando apenas de uma parcela, mas sim da produo documental de toda a administrao que tem uma organicidade que no pode ser rompida. E ainda que para a gesto destes documentos desde sua produo necessrio o estabelecimento de normas e diretrizes para todos os rgos

informaes cuja guarda decorra de exigncia legal, seja de interesse da organizao (informaes gerenciais) e/ou apresente valor permanente (INOJOSA, Rose Marie. Tabelas de Temporalidade. In: A sistematizao de Arquivos Pblicos. Ed. Unicamp, 1991).

197

da Administrao Municipal. Da entendermos que o estabelecimento do Sistema Municipal de Arquivos deve estar vinculado a Secretaria de Administrao ou de Governo. As vantagens do Sistema Municipal de Arquivos, muitas delas j enumeradas, so significativas: credibilidade, racionalizao, eficincia e modernizao administrativas, economia de tempo e de espao, transparncia, auto-conhecimento, direito informao e respeito legislao vigente. A Comisso Tcnica, em nome das instituies que a compem, reafirma seu interesse no assunto e se coloca disposio para aconselhamento tcnico, fornecimento de subsdios e esclarecimentos que se fizerem necessrios.

Dezembro de 2002