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RESUMENEJECUTIVO TIPODEDOCUMENTO:InformeFinalTesisdeGrado TIPODEIMPRESIN:ProcesadordeTexto NIVELDECIRCULACION:UniversidadCooperativadeColombia TITULO: PROTOTIPO DE SISTEMA PARA EL CONTROL DE LA ASISTENCIA DOCENTE EN LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SECCIONAL

SECCIONAL BUCARAMANGABASADOENUNESTUDIODEFACTIBILIDADTECNOLGICA. NOMBRE DE LA ESTRATEGIA: Mejoramiento de los procesos de control enlaUniversidadCooperativadeColombia AUTORES: Directordeproyecto:ING.ERVINHERNNDOGRAVINOANGARITA Investigadores: PUBLICACION: Bucaramanga, UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE JAVIERMAURICIOROJASBLANCO SERGIODANIELVILLAMIZARGARCA

COLOMBIA,2008,97Pginas.

UNIDAD PATROCINANTE: UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA Y RECURSOSPROPIOS. PALABRAS CLAVES: Control, Asistencia, Gestin, Docentes, Salones, nmina,reportes,registros. DESCRIPCIONDELAINVESTIGACION: Esteinformedeinvestigacinydesarrollo,seplanteadesdeelpunto devista del control de la asistencia a los docentes, solucionando un problema detectado en el registro de la informacin para su posterior anlisis y generacin de proceso de nmina para el pago de aportes laborales a los docentesenlainstitucin. En base a la investigacin realizada a las diferentes tecnologas para el control de personal y el estudio realizado al proceso de registro actualmente llevado, se llega a la decisin de realizar un software que permita el registro para el adecuado control de la asistencia por parte de los docentes a la institucin, y la utilizacin de un dispositivo que permita el registro de la informacindelaasistenciadocente. Su desarrollo culmina en un prototipo de sistema software que permite el registro, control y reporte de la asistencia docente diaria a la Universidad

Cooperativa de Colombia Seccional Bucaramanga, realizando los procesos necesariosparaelcumplimientodelosobjetivosplanteadosinicialmente. FUENTE: Trabajo de investigacin, seguimiento del modelo de desarrollo eningeniera. JUSTIFICACIN: Sistematizar el mtodo para el proceso de control de asistencia a los docentes es una tarea que se fundamenta en los continuos inconvenientes que se presentan en la actual forma de realizacin del mismo. La falta de interaccin de las diferentes dependencias de forma sistmica, hace lenta la labor y permite que durante el proceso se puedan presentar algunos errores que representan prdida de tiempo y costos innecesarios para la administracin. Se pretende con esta investigacin satisfacer, al menos en parte, la problemtica actual de control para la asistencia de los docentes llevando a cabo2etapas: Realizar un estudio acerca del problema y realizar una investigacin profunda acerca de los diferentes medios de captura de datos para el control del ingreso de personal, los cuales deben estar adecuados a la

infraestructura de la universidad y que sean adaptables a un sistema software. Desarrollar un prototipo de herramienta software, como una alternativa que permita llevar a cabo tareas tales como: captura de asistencia de los docentes de la universidad y posiblemente de las aulascorrespondientesalasctedrasqueimpartenygenerarinformes bajo indicadores, que permitan realizar un seguimiento adecuado a cada docente en el desempeo de su labor con la institucin, y sirva comoinformacinbaseparaelmomentodeevaluaraldocente. Habiendo desarrollado las etapas enumeradas anteriormente, se puede considerar que el mejoramiento institucional en el control de asistencia a los docentes, se vera plasmado en un prototipo de sistema, que adems de servircomobaseparaeldesarrollodefuturosproyectosdeestandole,esun valor agregado para el rea de innovacin tecnolgica e Ingeniera de software, debido a la investigacin sobre lenguajes de programacin de ltima generacin y la posible utilizacin de dispositivos de caractersticas aun no probados en la Universidad, muchos de ellos estudiados a lo largo de lacarreradeIngenieradeSistemasconnfasisenTelecomunicaciones. Llevando a cabalidad la realizacin de este proyecto se puede generar un valor adicional a los conocimientos adquiridos durante la carrera, establecer

unas bases que permitan el desarrollo integral de un profesional que se desempee a nivel laboral en las diferentes reas de la ingeniera que se muestranenlaelaboracindeestainvestigacin. ANTECEDENTES Dentro del medio profesional se pueden contemplar ejemplos de cmo se pretende, con ayuda de la tecnologa, darle solucin a problemas administrativos comunes en varias empresas. Para este informe se han estudiado las situaciones de tres entidades, dada su importancia en el medio local. La primera de ellas es la Electrificadora de Santander S.A. donde, desde hace un tiempo atrs (aproximadamente 2 aos), se han presentado problemas con el control de los empleados. Se han estado tratando de implementar mecanismos de control los cuales permitan encontrar una solucin a los diversos inconvenientes detectados con el personal que all labora. Se han propuesto varias posibles soluciones las cuales involucran adelantos tecnolgicos que actualmente podran considerarse como accesibles por cualquierpersonaindividualu organizacin,sinembargo,pareceserquean nosehanlogradosolucionardeltodosusinconvenientes.

La solucin en un principio fue orientada hacia los sistemas de Tarjetas de Proximidad, sin embargo surgieron otros tipos de problemas derivados de la utilizacin de esta tecnologa. Actualmente se pretende trabajar sobre sistemas biomtricos pero la fase de diseo y desarrollo an parece estar en marcha. Solamente el tiempo dir si se logr cumplir con los objetivos trazadosparalograrlasolucindeestaproblemtica. La segunda empresa a tratar es el Acueducto Municipal de Bucaramanga el cual padeca una situacin similar. La tecnologa utilizada tambin fue la de Tarjetas de Proximidad, sin embargo y a diferencia de la Electrificadora de Santander, los resultados fueron mejores debido a que, la manera en que internamente est funcionando esta empresa, parece demostrar que en partelograronencontrarsolucinasusproblemasdecontroldepersonal.Lo importante de tomar como ejemplo a esta segunda empresa es que se demuestra que mediante la inversin de recursos en tecnologa, una entidad puedemejorarconsiderablementesiempleadichatecnologaautomatizando procesos. La tercera empresa revisada en este anlisis es la sede de la Fiscala en Bucaramanga. Esta empresa tampoco es ajena a dificultades administrativas causadas por falta de automatizacin pero, a comparacin de las dos empresas nombradas con anterioridad y dado el gran riesgo de seguridad que puede presentarse en esta entidad debido a la gran cantidad de

personas (visitantes y empleados) que se mueven dentro de sus instalaciones; se ha logrado un gran nivel se efectividad en la implementacin de sistemas de software apoyados en dispositivos electrnicosdeltimageneracinparacontrolartodoelnmerodepersonas quediariamentecirculadentrodesusinstalaciones. Vale la pena mencionar que estas empresas han pasado por un proceso de estudio cuidadoso para determinar exactamente que factores podran estar dando origen a estas ineficiencias de gestin, ya que al igual que en la Universidad, el resultado de ellos se ve reflejado en altos costos y deficienciasdeproductividaddelosempleados. Adems, ninguno de estos sistemas de control ha sido est siendo implementado por seguir una moda tecnolgica simplemente por destacarse frente a las dems empresas del rea metropolitana de Bucaramanga como los primeros en utilizar tecnologa electrnica y computacional de punta. Todas estas empresas han efectuado sus respectivos y exhaustivos estudios de factibilidad fundamentados en los diversos factores que pueden intervenir en la implementacin de un prototipodeestandole. Localmente hablando, la Universidad Cooperativa de Colombia Seccional Bucaramanga, presenta algunas de las deficiencias que seencontraron en las

tres empresas mencionadas anteriormente, y en las pginas posteriores se pretendeexponerunaposiblesolucinaestaproblemtica. FUNDAMENTOSTERICOS - ProcesodeDiseoenIngeniera - VisualBasic.NET - BasesdeDatos - Biometra - RFID - CdigodeBarras - PDA METODOLOGA Se desarrolla bajo el esquema del Proceso de Diseo en Ingeniera, y la metodologadeprogramacinfundamentadaenlainstitucin. METODOEINSTRUMENTOPARALARECOLECCINDEDATOS Para la recoleccin de datos se emple la entrevista directa a los agentes encargados del proceso de registro y control de la informacin, y una

encuestacerradaparaconstatarlafalenciadeunprocesoautomatizadoenel controldelaasistenciaporpartedelosdocentesasusrespectivasctedras. ANLISISDERESULTADOS Llevando a cabo una investigacin, y teniendo en cuenta los procesos llevados actualmente en la Universidad para el control de asistencia de personal,sedeterminaronlossiguientesresultados: - El proceso de registro control y entrega de la informacin de la asistencia docente se lleva a cabo por una sola persona, de manera manual. - La toma manual de los datos de asistencia genera errores en transcripcin para los entes administrativos y no representan los hechosdemanera confiable,sin dudar dela eficacia delapersonaque realizaactualmentelatomadelosdatos. - Enlaentrevistaylaencuestarealizadasseaprecialainconformidadde lossistemasdecontrolexistentesenlaactualidad.

- Evaluando las diferentes tecnologas para la toma de los datos para el registroycontroldelasasistenciasporpartedelosdocentes,sepuede observar la tendencia de algunos dispositivos a permanecer en reas diferentesaladeloscampusuniversitarios,dondeseprecisaelavance tecnolgico. - Segn las investigaciones que se realizaron sobre las diferentes tecnologas aplicadas a sistemas de control de acceso a personal, se puede deducir que en un 40 por ciento por encima de las dems tecnologas y a pesar de los costos de implementacin (si se utilizan varios dispositivos), la PDA es el mejor sistema de captura de informacinparaelcampusuniversitario. Debido a la estructura fsica del edificio, las dems tecnologas presentan altas elevaciones en los costos de implementacin y en la adquisicin de los equipos, ya que se requiere en algunos casos, redes de cableado estructurado, arquitectura clienteservidor, y otros detalles que elevan sustancialmente los costos, a pesar de que su efectividadesbuena. - El prototipo realizado tras esta investigacin, sistema de control de asistencia para los docentes en la universidad, es una herramienta de fcil uso para el usuario promedio de conocimientos informticos,

presentando as una ventaja en adaptabilidad y en tiempo requerido parasumanejo.Presentaunainterfazamigablealusuarioquepermite familiarizarse con el entorno, por medio de ventanas y mens de fcil utilizacin. Su desarrollo se bas en las plataformas actuales, generando as una aplicacin segura y confiable para la administracin delainformacincontenidaenl. RECOMENDACIONES - Debido a que este proyecto es un prototipo, puede ser mejorado y ampliado para satisfacer otras necesidades existentes en los procesos administrativosdelauniversidad. - SerecomiendasuutilizacinenlaplataformaWindowsXPProfessional SP2, aunque se ha comprobado su correcto funcionamiento en otras versionesdelsistemaoperativoWindows. - Pese a la sencillez con la que los usuarios pueden interactuar con el prototipo, es necesario que los usuarios entiendan cmo es la estructura de los datos que internamente maneja el sistema y el adecuado manejo sobre el proceso del registro de los datos sobre la aplicacin.

- La(s) persona(s) encargada(s) del manejo del software, deben poseer una educacin informtica bsica para su mejor entendimiento y manejodelaaplicacin. LUGAR:UniversidadCooperativadeColombia FECHA:Abril2008

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