Organizacion y Puesta en Marcha

Planeando la Empresa
Organizacin y Puesta en Marcha
Importancia de la Estructura Organizacional

El objetivo primordial del plan organizacional es dotar a la nueva compaa de una estructura organizacional en la cual sean claras las diferentes responsabilidades de las personas que componen la empresa. Existen otros objetivos como el de dar la apariencia o sensacin de empresa organizada y que puede salir adelante, pero si no se cumple el objetivo primordial, no se habr hecho mucho. En un comienzo la organizacin debe ser ligera desde el punto de vista de nmero de cargos. A continuacin se presenta y analiza el plan organizacional de Truck, una empresa dedicada al diseo e implementacin de instalaciones elctricas:
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Anlisis de la organizacin: El esquema organizacional de Truck es una estructura piramidal (hacia el exterior) y a la vez matricial (hacia el interior) organizada bsicamente por procesos y proyectos. Adicional al tipo de estructura organizacional de acuerdo a los bienes o servicios a producir o prestar, se debe de analizar el tipo o jerarqua de cargos que dicha organizacin debera tener, esto dado a que para la sociedad y el mundo de negocios, no es lo mismo hablar de lderes, directores, gerentes o vicepresidentes. Junta Directiva Ser la encargada de evaluar y examinar cada una de las actuaciones de las gerencias y tomar decisiones con respecto a las inversiones; estar compuesta inicialmente por los socios, un especialista en estrategia empresarial y un experto en mercadeo y ventas. Anlisis de la junta directiva: La escogencia de la Junta Directiva tiene tanta importancia como la escogencia de los socios. Esta debe ser el rgano rector, el polo a tierra que muchas compaas requieren. Adicionalmente, son la experiencia y el prestigio de la compaa, si una compaa cuenta con personas de prestigio y respeto en la sociedad y en particular en el nicho de mercado o negocio en que se mueve, esta compaa genera confianza y abrir ms fcilmente puertas en el mercado. La pregunta es, Cmo atraer personas de prestigio a nuestra compaa y a la vez comprometerlas? La respuesta es, que tambin sean socios en un porcentaje de dicha iniciativa y que sean consultados y considerados en la toma de decisiones importantes, es decir, mantenerlos informados y darles la importancia que se merecen en todo momento. Departamento de Investigacin y Desarrollo Es el departamento encargado de desarrollar nuevos productos e innovar y actualizar los ya existentes por medio de la investigacin y la vigilancia tecnolgica. Las funciones principales del departamento de Investigacin y Desarrollo son las siguientes: Estar actualizado en lo que corresponde a los avances en el campo elctrico Asistir a cursos y seminarios para renovar y avanzar en la aplicacin del conocimiento elctrico a las actividades de la empresa.
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Crear los procedimientos necesarios para aplicar los adelantos tecnolgicos y nuevas teoras a la gama de productos y servicios. Trabajar en nuevas soluciones que mejoren, complementen o amplen la lnea de produccin para satisfacer en forma ms eficiente las necesidades de los clientes. Establecer las condiciones indispensables para controlar la calidad y eficiencia de las operaciones. Establecer los contactos comerciales con proveedores especializados en el pas y en el exterior. Aportar su buena experiencia y buen criterio en la elaboracin de las propuestas tcnicas y las cotizaciones.
Departamento de Mercadeo y Ventas Es el departamento encargado de formular planes y estrategias para impulsar tanto las ventas nacionales como internacionales. En cuanto a las funcionas propias del rea son de dos clases: Internas y Externas.
Funciones Internas: Ser el departamento encargado de cumplir las metas de ventas fijadas en el presupuesto. Manejar los contactos con los clientes y las ventas de los productos y servicios ofrecidos por la Compaa. Ser uno de los encargados de la elaboracin y actualizacin del plan de negocios y el de desarrollo. Definir concertadamente en conjunto con las dems reas de la empresa el precio de los nuevos productos segn las innovaciones tecnolgicas que necesite el mercado. Buscar en lo posible la distribucin de otros productos que sean complementarios mas no competitivos. Har los estudios para determinar las posibles tendencias tecnolgicas que tendr el mercado. Establecer los ndices de gestin empresarial.
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Funciones Externas: Realizar investigaciones de las necesidades insatisfechas del mercado. Dar a conocer los productos de la compaa. Manejar la publicidad y promociones de los productos y servicios prestados por la Compaa. Har todo lo posible para crear la necesidad de nuestros productos en el mercado nacional y extranjero. Ser uno de los encargados de supervisar las instalaciones en los montajes
Departamento Administrativo y Financiero Su principal funcin es conseguir que la Empresa sea rentable, la rentabilidad permite crecer para alcanzar un desarrollo tcnico y social importante. En cuanto a las funcionas propias del rea son de dos clases: Internas y Externas. Funciones Internas: El clculo correcto de los costos manejados con buen criterio administrativo es fundamental para la rentabilidad de la compaa. A travs de la contabilidad lograr que todos los documentos que respaldan los diferentes movimientos estn claros y correctos para obtener unos estados financieros confiables. Por medio de ndices de gestin podr detectar a tiempo en qu rea especfica se presentan dificultades que afecten el buen resultado de la Compaa.
Funciones Externas: le permiten a la Compaa entrar en contacto con las diversas fuentes o recursos de capital: Con nimo de lucro - las entidades ms representativas con este perfil son los bancos y las corporaciones comerciales. Cuando se necesiten los servicios se deben analizar muy bien sus tipos de prstamos, sus plazos, sus tasas de inters, etc. Sin nimo de lucro y/o de fomento - son entidades con alguna participacin oficial, en la actualidad hay varias opciones que brindan apoyo financiero a los emprendedores y pequeos empresarios. Relacin con los clientes - el rea Administrativa y Financiera, en coordinacin con el rea de Ventas y Mercadeo, tienen la funcin de definir los plazos, las polticas de descuentos a conceder y el manejo del recaudo, etc.
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Relacin con los proveedores - su participacin en este campo es muy importante porque la poltica seguida por la Compaa en aspectos tales como plazos para los pagos, el aprovechamiento de descuentos por pronto pago o por volumen de compras se reflejan directamente en la rentabilidad.
Personal y Forma de Contratacin Personal de la Oficina: El personal que trabajar en la Compaa como secretarias, desarrolladores de software, tcnicos, y dems personal administrativo sern contratados directamente por Truck y en la ausencia de un departamento de relaciones laborales estarn bajo la coordinacin del departamento Administrativo y Financiero. Personal de Montaje y Obra Civil: El personal que trabajar en las obras civiles ser contratado en lo posible por intermedio de empresas de trabajadores temporales para no mantener capacidad ociosa debido a lo espordico de este tipo de labores. Anlisis del personal a contratar: La compaa a ser creada, debe tener una poltica clara en cuanto al talento humano se refiere. Lo que realmente marca el xito de una compaa, no son slo la ideas o proyectos. Lo ms importante en una compaa y lo que la diferencia de otras, es su TALENTO HUMANO. Este grupo interdisciplinario de personas deben tener un perfil, unos valores y unas competencias especiales, que los diferencie del comn de la gente. Deben existir polticas claras de contratacin y cada cargo debe ser analizado y ocupado por personas idneas, con las competencias necesarias para ser exitosas en ese puesto. Socios y Forma Legal La forma legal que adoptar Truck ser Sociedad Annima e inicialmente estar integrada por los siguientes socios: Mauricio Ramrez, con cdula de ciudadana nmero 77.738.869 de la ciudad de Ibagu. Vctor, Camargo con cdula de ciudadana nmero 75.678.736 de la ciudad de Cartagena. Jos Ortiz con cdula de ciudadana nmero 45.501.158 de la ciudad de Bogot. Camilo Ruiz con cdula de ciudadana nmero 78.505.382 de la ciudad de Bogot.
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Eliana Valencia con cdula de ciudadana nmero 65.412.158 de la ciudad de Medelln.
Nota: Todas las condiciones y porcentajes de participacin de los socios se definirn en el acta de constitucin y en los estatutos de la sociedad. Anlisis tipo de sociedad: La naturaleza y el tipo de compaa tambin es importante en el momento de establecer relaciones de negocios y futuras transacciones o venta de la compaa. Unas denotan mayor seriedad y compromiso que otras, esto aunado a los capitales o activos a ser tenidos en cuenta para la constitucin, sin importar que stos sean aportes en industria o no. Dependiendo de esto se refleja un mayor o menor grado de compromiso y de entrega que los socios fundadores tienen con la compaa. En el caso de Truck, la sociedad es una compaa por acciones, del tipo de las annimas y de naturaleza comercial. De acuerdo a la lectura y anlisis del plan organizacin de Truck responda las siguientes preguntas: Qu entiende usted por plan organizacional? Qu funcin cumple el plan organizacional dentro del plan de negocios? Qu elementos componen un plan organizacional?
Otras reflexiones La empresa dispone de una serie de recursos: materiales y humanos, gracias a los cuales se consiguen llevar a cabo las tareas necesarias para cumplir sus objetivos. Para que esto funcione es precisa una coordinacin y organizacin de todos ellos. La organizacin consiste en describir la estructura que se materializa a travs de la operacin de la empresa, cmo se relacionan las distintas partes entre s y qu requisitos hacen falta para su funcionamiento. El plan organizacional se une al Modelo de Negocio para agrupar las actividades en las reas correspondientes, definiendo en cada una de ellas quin es el responsable de qu (asignacin de tareas y responsabilidades). Una vez que se hayan establecido las funciones representativas de cada rea, tales como el comit ejecutivo, el departamento de personal, las finanzas y la
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administracin, el de operacin y los dems segn lo definido anteriormente, se tendr una organizacin que estar lista para actuar. Si se consigue mantener una estructura sencilla, se asegura que cada uno de los miembros del equipo se encargar de tareas concretas y que las desempear de forma independiente. En este momento empiezan a surgir preguntas como: Cul ser la naturaleza jurdica de la empresa? Cules son los trmites de constitucin que se deben realizar? Cul debe ser la estructura organizacional que conducir a cumplir los objetivos? Interrogantes que se resolvern en esta seccin.
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Motivos:
El gerente lo hace todo
Una de las prcticas ms comunes de los gerentes que inician sus propias empresas, es que piensan que las actividades diarias slo se hacen bien si son realizadas por ellos mismos. Un gerente no puede dejarse atrapar por las tareas del da a da. Si se deja alcanzar por los problemas de poca trascendencia en el negocio, terminar siendo un "apaga incendios". Para el gerente es ineludible delegar funciones y contar con un quipo estratgico si se quiere tener un negocio que crece y se consolida. En su iniciativa, pregntese quin tiene las mejores condiciones para pensar y disear las estrategias del negocio. Tambin pregntese quines tienen o pueden acompaarlo en la compleja tarea de administrarlo.
Qu estructura legal va a tener la empresa?

Las ideas empresariales necesitan de un marco legal sobre el cual constituirse, en el caso de que esas ideas sean iniciativas grupales hablamos de sociedades. Por medio del contrato de sociedad dos personas o ms se comprometen a hacer un aporte a una empresa que puede ser de tipo monetario, o en trabajo, o representado en otros bienes, para luego repartirse las utilidades fruto de la actividad de esa empresa o actividad social. Una sociedad debe constituirse a partir de la visin que se le asigne al negocio. En este caso es muy importante tener en cuenta la funcin empresarial que desarrollar el negocio. Al constituirse una sociedad, es vital llegar a acuerdos y compromisos con los socios, donde queden bien delimitadas las reglas de la gestin que se va a emprender, para luego no tener ningn inconveniente con el equipo de trabajo. En este momento se debe preguntar qu tipo de sociedad conformar con su equipo de trabajo. En esta etapa se debe dejar en claro quines sern los socios o accionistas de la empresa, si es del caso definir alguna connotacin especial que stos posean, tales como: socios gestores, socios capitalistas o comanditarios o simplemente socios de industria, igualmente el monto de sus aportes para la constitucin del capital social
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y la forma en que se pagar, pago que puede efectuarse bien en dinero o en especie o simplemente en gestin. En muchas ocasiones se presentan situaciones personales o particulares tales como convenios, plazos u obligaciones entre socios que no son posible incluirlas dentro de los estatutos sociales, en tal sentido se recomienda que este tipo de aspectos particulares se concreten en un documento como lo es el "acuerdo privado de socios o de accionistas", segn el tipo de sociedad a que se refiera. El grupo emprendedor no puede adquirir derechos y obligaciones de manera especial o en cabeza de alguno o algunos de ellos en forma particular; en tal sentido, debe dotrsele de figura jurdica al proyecto para que de esta manera se genere un sentido de pertenencia y de compromiso del grupo en su totalidad, dndole identidad de empresa, de esta manera se consolida los compromisos individuales y de grupo evitando el facilsimo de la desercin frente a cualquier mnimo inconveniente. Construir la figura jurdica que cobije al grupo emprendedor debe ser un ejercicio serio, el cual debe hacerse con mucho cuidado, pues de este acto se derivan derechos y obligaciones que trascienden mucho ms all del simple compromiso de sociedad, involucrando en algunos casos patrimonios personales y de familia. Es aconsejable un acompaamiento de una persona experta para que gue al grupo en tan trascendental decisin, a fin de sacarle provecho al proceso del desarrollo de la sociedad, definiendo con precisin: objeto, monto del capital, composicin de los organismos de direccin y control, obligaciones y facultades y en general aspectos propios que han de regir a la sociedad en su vida jurdica.
Qu tipo de personal existe en las empresas

En las empresas se distinguen fundamentalmente tres grupos de recursos humanos: a) plataforma de talento humano, b) personal auxiliar administrativo y c) personal por servicios. La plataforma de talento humano: est constituida por el grupo de personas responsables de la conceptualizacin, diseo y desarrollo de la compaa, es la que justifica la existencia de la empresa como tal, constituye la espina dorsal de sta, es la generadora en mayor medida del valor de mercado de ella y es en s la base principal de su desarrollo. Personal auxiliar administrativo: Son aquellas personas que trabajan para la empresa en labores auxiliares como son: funciones administrativas generales, secretariales, mensajera,
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vigilancia, cobranzas, contables, de personal, etc. Pues fundamentalmente un apoyo a las funciones bsicas de la empresa. constituyen Personal por servicios: Son personas que se vinculan a la compaa al desarrollo de trabajos especficos, bien a apoyar y complementar las labores de la plataforma de talento humano, o bien a desarrollar trabajos propios de la gestin administrativa. Esta distincin es fundamental para determinar el vnculo que la empresa debe desarrollar para cada grupo de ellos. Cuando se habla de personas constitutivas de la plataforma de talento humano, es necesario formar en ellos un sentido de pertenencia especial, pues stos conocern a fondo las operaciones esenciales de la compaa, y sera muy riesgoso para una empresa en nacimiento y desarrollo que una persona de stas saliera de la empresa.
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Conceptos:
Plan de Puesta en Marcha
Es un componente del plan de negocios y tiene como objetivo describir el cronograma con los pasos que se van a dar para la puesta en marcha de la nueva empresa. Este plan debe prever prioridades y fechas de las realizaciones.
Calendario de realizacin
Hace referencia al conjunto de actividades y tareas que son necesarias para la puesta en marcha de la empresa. Se deben considerar tiempos y recursos asignados a cada tarea. El calendario de realizacin ejerce influencia sobre la financiacin y los riesgos de la empresa. El calendario de realizacin como herramienta de planificacin es importante por los siguientes motivos: Se gana la credibilidad de posibles inversionistas. Se consigue que la empresa tenga ms posibilidades de xito mediante un correcto estudio de las diversas actividades y sus interrelaciones.
Empoderamiento
La raz del empoderamiento esta en la capacidad de los lideres empresariales para facultar a sus colaboradores. Estos colaboradores facultados benefician a la organizacin y se benefician as mismos. Tienen un sentido de propsito en el empleo y su participacin se traduce en procesos de mejoramiento continuo en el lugar de trabajo. El empoderamiento nace de los cambios de actitud frente al abandonar el desempeo estricto de funciones de un manual que obsoleto esquema empresarial basado en la burocracia y Empoderamiento es una medida del compromiso del trabajador con su empresa. trabajo. Significa corresponde a un la jerarqua. El consigo mismo y
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El Empoderamiento lleva al desempeo eficaz y eficiente que tiene como meta la productividad colectiva. El tradicional modelo basado en el gerente como eje de control ya esta obsoleto. Para crear un ambiente de trabajo basado en el empoderamiento es preciso pasar de una mentalidad de mando y control a una de responsabilidad y apoyo en el cual todos los colaboradores de la empresa tengan la oportunidad de dar lo mejor de si mismos. En una empresa fundamentada sobre las bases del Empoderamiento el poder de la posicin no significa nada. En cambio las empresas con este valor confan en la experiencia y en las relaciones de sus colaboradores y les entrega las herramientas para que asuman las responsabilidades de sus propios actos. En una organizacin basada en el Empoderamiento los colaboradores necesitan desaprender los viejos paradigmas y volver a aprender la forma de tomar la iniciativa. De la misma forma como la familia es la base de la sociedad, los equipos autodirigidos son la base de las organizaciones inteligentes que creen en la capacidad del Empoderamiento para lograr cambios radicales e incrementales en las organizaciones. Cuando los colaboradores de una empresa estn empoderados, no miran hacia arriba en la jerarqua para resolver sus problemas, asumen la responsabilidad de encontrar las soluciones por ellos mismos. Se pasa a la creacin de crculos de creatividad permanente y sostenida.
Tipos de Sociedades
Sociedad colectiva: Es la asociacin de dos o mas personas quienes lo hacen por sus caractersticas y cualidades personales. Su responsabilidad frente a la sociedad es solidaria e ilimitada por las obligaciones adquiridas en desarrollo de la actividad social, pero la responsabilidad slo podr deducirse contra los socios cuando se demuestre aun extrajudicialmente que la sociedad no responder. La administracin de la sociedad corresponde a todos y a cada uno de los socios, quienes podrn delegarla en sus consorcios o en extraos. Su capital se forma por partes de inters, las que solo dan derecho a un voto. Sociedades de responsabilidad limitada: se forma por la asociacin de mnimo dos personas y mximo veinticinco. La responsabilidad de sus socios es hasta el monto de sus aporte con el cual se forma el capital social.
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Sociedades annimas: Este tipo de sociedades se constituyen con un mnimo de cinco socios y no existe limite mximo. Sus aportes estn representados en acciones, cada una de igual valor y cada una da derecho a un voto. La responsabilidad por las acciones de la empresa no sobrepasa el valor de sus aportes. Sociedades en comandita: Este tipo de sociedades cuenta con dos clases de socios: gestores (aportan su trabajo) y comanditarios (aportan el capital). Las sociedades en comandita son de 2 clases: Sociedades en comandita simple. Esta constituida por un socio gestor y unos socios comanditarios, donde el socio gestor responde solidaria e ilimitadamente por los actos de la sociedad y los comanditarios nica y exclusivamente sobre los aportes en dinero. Sociedades en comandita por acciones. los comanditarios conforman sus aportes por el pago de ttulos y la responsabilidad esta limitada por el monto de los ttulos. Sociedades de hecho: Surge cuando dos o mas personas se asocian con el fin de explotar una sociedad comercial, con el nimo de distribuir sus utilidades pero sin constituirse por escritura pblica. Empresas asociativas de trabajo: Son organizaciones econmicas productivas, en la que los asociados aportan su capital laboral, por tiempo indefinido y otros aportan tecnologa y destrezas. Estas sociedades tienen como objetivo la produccin, comercializacin y distribucin de bienes bsicos de consumo. Empresas unipersonales: Una persona natural o jurdica puede destinar parte de sus activos para la realizacin de actividades mercantiles. La empresa unipersonal una vez registrada en el registro mercantil, forma una persona jurdica independiente de la persona natural o jurdica que le da origen individualmente considerada.
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Situaciones:
Plan de puesta en marcha

Cuando es la primera vez que se trabaja en la creacin de un negocio, realizar una planificacin realista no es sencillo. Para evitar cometer errores, se deben conocer muy bien los pasos previos a la puesta en marcha de la empresa. En el ao 2000, el Hotel Cuatro Estaciones abri sus puertas. La infraestructura haba sido creada para un cliente particular: el hombre de negocios. Sin embargo, este cliente ocupaba las habitaciones y, por supuesto, los servicios slo cinco das de la semana. El reto se present de inmediato: mantener la ocupacin del hotel durante los fines de semana, pero cmo lograrlo? Los empresarios pensaron, planearon y llegaron a la conclusin que deban ofrecer un valor agregado a sus huspedes. Y esta idea se tradujo en su Programa Cultural. El programa deba reemplazar a los tradicionales paseos tursticos, con guas de poca o mediana preparacin. La novedad? Contratar a historiadores del arte para que difundieran la cultura y los atractivos tursticos de la ciudad. Al frente de toda esta idea qued Mnica Seplveda, quien cursaba la carrera de Historia del Arte en la Universidad. Como no era necesario que estuviera todos los das en el hotel, Mnica y su socia en aquel momento desarrollaron el proyecto y el posterior trabajo (investigacin documental e itinerarios, entre otras cosas), desde su casa. El proyecto fue evolucionando hasta crear varios recorridos, en el idioma que el cliente prefiriera. Mnica coordinaba todo. Durante la semana no necesitaba estar en el hotel, as es que divida su tiempo y las instalaciones fsicas del empleo: sus dems actividades y Cuatro Estaciones. Por qu el hotel? Por las reuniones con los empresarios para afinar detalles y ampliar las caractersticas del programa, entre otros asuntos.
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Cabe sealar que a travs del programa cultural implantado en el hotel se ha logrado el objetivo inicial: aumentar el porcentaje de ocupacin los fines de semana. Entre 2000 (fecha a partir de la cual se tiene registro) y 2002 el nmero de tours ha crecido en un 14.2 por ciento y el de participantes en 155 por ciento. Cules cree que deben ser las etapas para poner en marcha su iniciativa? Solucin En el Plan de Arranque o Puesta en Marcha hay tres etapas: La primera etapa est constituida por la consecucin de los fondos que van a destinarse para las inversiones en activos y capital de trabajo. Su origen puede darse desde prstamos, subsidios otorgados por el Estado, aportes propios, negociaciones de compras a plazos y si es del caso, capitales de riesgo. La segunda etapa consiste en adecuar tcnicamente el negocio con la dotacin de mquinas, herramientas, los equipos de trabajo y los suministros esenciales como papel, lpiz, disquetes, sillas, escritorios, entre otros. La tercera etapa consiste en mostrar en el mercado local y el potencial la funcin del negocio, los servicios que presta, las soluciones que otorga al cliente.
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