Anda di halaman 1dari 3

PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN

PEMBANTU TADBIR GRED N 17/2006


(KESETIAUSAHAAN)

SOALAN SUBJEKTIF

A) SOALAN WAJIB

Anda telah ditugaskan untuk mengambil minit mesyuarat


bahagian yang akan diadakan.

Jelaskan komponen-komponen yang terdapat di dalam satu-


satu minit mesyuarat.

B) SOALAN PILIHAN

1) Anda banyak berurusan dengan dokumen-dokumen


terperingkat.

Apakah yang dimaksudkan dengan dokumen-dokumen


terperingkat seperti berikut:-

i) Sulit
ii) Rahsia

2] Antara langkah-langkah yang boleh diambil oleh jabatan


dalam usaha memelihara rekod-rekod kerajaan dari sebarang
kerosakan ialah dengan mendapatkan nasihat tentang
pemeliharaan rekod dari Jabatan Arkib Negara:-

i) Nyatakan apa yang dimaksudkan dengan


‘ Rekod Kerajaan’
ii) Selain daripada mendapatkan nasihat Jabatan
Arkib Negara, nyatakan usaha lain yang
boleh dilakukan oleh jabatan untuk
memelihara rekod dalam jagaan mereka.

1
3) Cik Zaini bertugas sebagai Setiausaha kepada Encik Farid,
Pengurus Perumahan. Di antara tugas beliau ialah melayani
panggilan telefon daripada orang ramai yang ingin berurusan
dengan Encik Farid.

Bagi memastikan urusan layanan telefon Cik Zaini itu


berkualiti, huraikan amalan penting yang boleh beliau
laksanakan.

4) Perhubungan antara pegawai dan pekerja biasanya


dilakukan melalui minit. Kertas-kertas minit di dalam fail
disediakan bukan sahaja untuk merekodkan surat-surat
yang masuk dan keluar, tetapi juga untuk menulis minit-
minit.

Apakah perkara-perkara yang wajar diberi perhatian dalam


penulisan minit?

5) Pengedaran fail-fail jabatan perlu dilakukan secara teratur


bagi mengelakkan fail daripada hilang.

Huraikan secara ringkas kaedah pengedaran fail-fail jabatan


di unit anda.

6) Dokumen-dokumen terperingkat ‘Rahsia Besar’ dan ‘Rahsia’


tidak sekali-kali boleh dibawa pulang ke rumah oleh pegawai-
pegawai.

i) Dalam keadaan bagaimanakah peraturan ini boleh


dikecualikan?

ii) Huraikan cara-cara memusnahkan dokumen


terperingkat.

7) Jelaskan aktiviti-aktiviti yang boleh dilaksanakan untuk


menyemarakkan budaya kualiti di PKNS.

2
8) Terdapat lima (5) bentuk sistem menunggu yang boleh
dipraktikkan bagi meningkatkan urusan layanan
perkhidmatan kaunter.

Huraikan dua (2) daripada bentuk sistem menunggu yang


anda ketahui.

9) PKNS ingin melaksanakan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja


(KMK) iaitu pekerja digalakkan menyertai proses penambah-
baikan sistem kerja bertujuan untuk meningkatkan lagi
kualiti dan produktiviti kerja.

i) Apakah yang dimaksudkan dengan KMK?


ii) Huraikan komponen-komponen yang terdapat di dalam
struktur KMK.

10) Anda telah menerima sebuah fail daripada ketua anda untuk
disimpan. Walau bagaimanapun, ketua anda memerlukan fail
tersebut semula untuk tindakan menjawab pada suatu tarikh
yang akan datang.

i) Apakah kaedah bagi proses ini?


ii) Apakah strategi-strategi yang telah ditetapkan
untuk melicinkan kaedah ini?

11) Apakah yang anda faham dengan prinsip ‘Perlu Mengetahui’?