UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Curso de Actualizacin Profesional 2009-IV Asignatura : Sistemas de Control y Auditora

de Gestin Docente : Dr. Artenis Coral Soria UNIDAD I. SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEFINICIN Segn el Instituto Americano de Contadores Pblicos Autorizados (AICPA), el control interno: Comprende el plan de organizacin, conjunto de mtodos y medidas adoptados en una organizacin para salvaguardar sus activos, asegurar la obtencin de informacin financiera confiable y oportuna, promover eficacia, eficiencia y economa de las operaciones en adhesin a las polticas prescritas por la alta direccin OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO Proteger los activos de la organizacin Confiable Obtener informacin financiera Oportuna Eficacia Promover Eficiencia Economa La informacin confiable y oportuna es bsica pues en ellas descansan el Planeamiento, Control y Toma de Decisiones. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO Entre los elementos del control interno tenemos: Direccin 1. Organizacin Coordinacin Divisin de Labores Asignacin de Funciones y Responsabilidades

Planeacin y Sistematizacin 2. Procedimientos Registros y Formas

Entrenamiento 3. Personal Eficiencia Moralidad Retribucin Simultneo 4. Supervisin Posterior DEFINICIN DE CONTROL INTERNO SEGN INFORME COSO Segn el Informe COSO el control Interno, se define como un proceso continuo realizado por la Direccin, Gerencia y otros empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a si estn logrndose los objetivos siguientes: -Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y, la calidad en los servicios. -Proteger y conservar los recursos y bienes contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. -Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas de regulacin; y -Elaborar informacin financiera vlida y confiable, presentada con oportunidad. OBJETIVOS DEL CONTROL INTETRNO SEGN INFORME COSO Entre los principales objetivos del Control Interno tenemos: Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y, calidad en los servicios. Proteger y conservar los recursos y bienes contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas de regulacin; y Elaborar informacin financiera vlida y confiable, presentada con oportunidad.

La informacin constante, completa y oportuna es bsica para el desarrollo del negocio, pues en ella descansa todas las decisiones que deben tomarse y los programas que ha de normar las actividades futuras. Un plan de seguros adecuados para las necesidades del negocio es un complemento imprescindible del control interno desde el punto de vista de la proteccin de sus propiedades (activos). ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO Se denomina estructura de Control Interno al conjunto de planes, mtodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la Direccin de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que estn logrndose los objetivos de Control Interno. El concepto moderno de Control Interno discurre por sus componentes y diversos elementos los que se integran en el Proceso de Gestin y operan en los distintos niveles de efectividad y eficiencia en las operaciones de cada entidad. COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Los componentes pueden considerar como un conjunto de normas que son utilizados para medir el Control Interno y determinar su efectividad. Para operar la estructura (tambin sistema) de Control Interno se requiere de los componentes siguientes: Ambiente de Control Evaluacin de Riesgo Actividades de control gerencial Sistema de Informacin y Comunicacin Actividades de Monitoreo AMBIENTE DE CONTROL INTERNO Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades; el que tambin se conoce como el clima en la cima. En este contexto, el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores ticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base sobre lo que todo descansa. Los elementos que forman parte de la evaluacin del riesgo son: Integridad y valores ticos; Autoridad y responsabilidad; Estructura organizacional; y Polticas de personal

EVALUACIN DE RIESGO El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o accin afecte adversamente a la entidad. Su evaluacin implica la identificacin, anlisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboracin de estados financieros y que puede incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de informacin financiera, as como las representaciones de la gerencia en los estados financieros. Esta actividad de autoevaluacin que practica la direccin debe ser revisada por los auditores internos y externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y procedimientos han sido apropiadamente ejecutados. Los elementos que forman parte de la evaluacin del riesgo son: Los objetivos deben ser establecidos y comunicados. Identificacin de los riesgos internos y externos; Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimientos; y, Evaluacin del medio ambiente interno y externo. ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL Se refieren a las acciones que realizan la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque en s mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, as como tambin porque el dictado de polticas y procedimientos y la evaluacin de su cumplimiento, constituyen el medio ms idneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad. Las actividades de control pueden dividirse en tres categoras: controles de operacin, controles de informacin financiera y controles de cumplimiento. Comprenden las actividades de proteccin y conservacin de los activos, as como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos. Los elementos conformantes de las actividades de control gerencial son: Polticas para el logro de objetivos Coordinacin entre las dependencias de la entidad; y; Diseo de las actividades de control

SISTEMA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN Est constituido por los mtodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. La calidad de informacin que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y elaborar informes financieros confiables.

Los elementos que conforman el sistema de informacin son: -Identificacin de informacin suficiente Informacin suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada en forma oportuna para permitir al personal ejecutar sus responsabilidades asignadas. -Revisin de los sistemas de informacin. Las necesidades de informacin y los sistemas de informacin deben ser revisados cuando existan cambios en los objetivos o cuando se producen deficiencias en los procesos de formulacin de informacin. ACTIVIDADES DE MONITOREO Es el proceso que evala la calidad de funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. Debe orientarse a la identificacin de controles dbiles, insuficientes o necesarios, para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: durante la realizacin de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad; de manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecucin de las actividades (incluidas las de control), o mediante la combinacin de ambas modalidades. Los elementos que conforman las actividades de monitoreo son: Monitoreo del rendimiento Revisin de los supuestos que soportan los objetivos del control interno; Aplicacin de procedimientos de seguimiento; y, Evaluacin de la calidad del control interno. CLASES DE CONTROL INTERNO

Financiero 1. Por su naturaleza Operativo Administrativo

Previo 2. Por la Oportunidad de Aplicacin Simultneo (concurrente) Posterior Slido o Fuerte 3. Por su calidad Moderado o regular Dbil o deficiente

CONTROL INTERNO PREVIO Comprende los mtodos y procedimientos que se ejercen antes que el hecho administrativo y financiero surta sus efectos o comprometa los activos. CONTROL INTERNO SIMULTNEO (CONCURRENTE) Comprende los mtodos y procedimientos que se realizan en el momento de comprometer los recursos de la empresa, rodearse de los medios de seguridad necesarios. CONTROL INTERNO POSTERIOR Comprende los mtodos y procedimientos realizados despus de que las decisiones administrativas y financieras han surtido sus efectos. El Control Interno previo y concurrente es potestad inherente a la Direccin y Gerencia, en tanto el control interno posterior es ejercido por los auditores internos y externos. El Control Interno previo y simultneo, es funcin inherente a administracin y gerencia; en tanto el control posterior corresponde a las jefaturas de supervisin y direccin de cada empresa as como a rganos de control institucional (auditoria interna) y a los auditores externos y la Contralora General de la Repblica, en el mbito del Sistema Nacional de Control, de conformidad con la Ley 27785 (Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica del Per). CONTROL INTERNO SLIDO Se dice que el Control Interno es slido cuando los mtodos y procedimientos adoptados suministran informacin confiable, as como tambin aseguran una proteccin econmica y eficiente de los recursos generando un efecto desalentador sobre los empleados a cometer actos fraudulentos.

CONTROL INTERNO MODERADO O REGULAR El control interno es regular o moderado cuando existe cierto riesgo de que algunas operaciones podran deslizarse con errores, omisiones o irregularidades e impactar los estados financieros CONTROL INTERNO DBIL El Control Interno es dbil cuando los mtodos y procedimientos, adoptados en una empresa no permiten generar estados financieros confiables, como tampoco reducir los riesgos y errores involuntarios o voluntarios con propsito de fraude; es decir que no pueden ser detectados en el proceso de ejecucin, cuadre u supervisin de las operaciones y se deslizan e impactan los estados financieros de manera significativa. PRINCIPIOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO Los principios fundamentales para establecer un adecuado sistema del control interno son los siguientes: Responsabilidad Delimitada; se debe establecer por escrito las responsabilidades de cada cargo y hacerlas conocer a los interesados. Por ejemplo, la responsabilidad de una operacin de compra recaer en un funcionario que tenga dicha funcin y responsabilidad. Separacin de funciones de carcter incompatible ; las funciones que conllevan de errores e irregularidades deben ser realizadas por distintas personas, as por ejemplo la funciones de correntista y de tenedor de libros que son funciones incompatibles deben ser desempeadas por distintas personas. Ninguna persona debe tener responsabilidad por una transaccin completa ; esto disminuye el riesgo de fraudes, adems la posibilidad de cometer errores es menor cuando son varias las personas que intervienen en una transaccin completa. Por ejemplo, en el pago de haberes una persona distinta debe controlar la tarjeta de tiempo, otra debe preparar la planilla, girar el cheque u efectuar el pago. Seleccin de servidores hbiles y capacitados; este principio reduce los gastos de tiempo y esfuerzo y aumenta la eficiencia. Por ejemplo, el cargo de contador debe ser desempeado por una persona que posea ttulo profesional y experiencia correspondiente a su nivel de responsabilidad. Aplicacin de pruebas continuos de exactitud; es la verificacin peridica y sorpresiva de las operaciones. Por ejemplo, la comprobacin de total cobrado diario con el total depositado en bancos por persona distinta. Rotacin de funciones; se deber rotar peridicamente a los empleados de una empresa exigiendo el uso obligatorio de vacaciones anuales, en especial a aquellos empleados que desempean cargos de responsabilidad sobre recursos financieros y materiales. Capacitar a los empleados en otras labores de la organizacin

Erradicar la idea de que hay empleados indispensables Descubrir errores y fraudes cuando hayan cometido Fianzas; los empleados que manejan recursos financieros y materiales debern estar afianzados a fin de permitir a la administracin resarcirse adecuadamente de una prdida o un fraude. Por ejemplo, el cajero, los cobradores, los pagadores, el almacenero debe contar con plizas de seguros de infidelidad. Instrucciones por escrito; las instrucciones al personal para el desempeo de sus funciones debern darse por escrito, en forma de descripcin de cargos. Esto ayuda a los empleados a cumplir mejor su trabajo, por cuanto las rdenes o instrucciones impartidas verbalmente pueden olvidarse o mal interpretarse. Uso de formularios prenumerados; debern utilizarse formularios prenumerados impresos para toda documentacin. Por ejemplo, recibos, facturas, rdenes de compra, comprobantes de caja chica, pedidos de almacn, etc. asimismo, se mantendr u control fsico sobre el uso de los formularios y sobre su stock, los cuales debern conservarse por escrito orden cronolgico. Evitar el uso de dinero en efectivo; se debe limitar el uso de dinero en efectivo, limitndose ste slo para compras menores mediante la modalidad de fondo fijo de caja chica. Plan de cuentas adecuado y efectivo; se debe establecer un sistema de cuentas que, en otras cosas, asegure la elaboracin de estados financieros y oportunos. Depsito inmediatos e intactos; todo dinero recibido en efectivo, cheques, rdenes de pago, etc; se deber depositar intacto en la cuenta corriente bancaria al siguiente da hbil de haber recibido. Esta medida disminuye el riesgo de fraudes y apropiaciones al no permitir su tenencia por varios das. Uso mnimo de cuentas bancarias ; se debe reducir al mnimo el mantenimiento de cuentas bancarias, utilizando en todo caso las cuentas generales y especficas necesarias. Utilizacin de una cuenta de control; se utilizar el principio de la cuenta de control en todos los casos que sean aplicables. El uso de cuentas de control permite efectuar comparaciones y sirve como prueba de exactitud entre los saldos de las cuentas analticas y ayuda a evaluar el desempeo de los empleados que las llevan. A tal efecto se deber llevar registros auxiliares para cada uno de los componentes de la cuenta de control abierta en el mayor general. Por ejemplo, se puede abrir un riesgo auxiliar para cada uno de los clientes y se controlar en el mayor general bajo la cuenta 12 clientes. La suma de los saldos individuales (analtico) debe coincidir con el saldo de la cuenta correspondiente.

Uso de equipos mecnicos con dispositivos de prueba ; el equipo mecnico deber contener dispositivos de prueba inter construidos siempre que sea posible. Por ejemplo, tenemos el uso de sello protectgrafo en cheques emitidos, el uso de las winchas auditoras las mquinas registradoras. Tambin, constituyen principios fundamentales de control interno aquellos, postulados que uniforman el proceso integral de la administracin referidos al planeamiento, organizacin, direccin coordinacin y control, tales como: Enunciados de poltica. Sistema de informacin gerencial Planeamiento estratgico Unidad de mando Lmite de supervisin Lneas de comunicacin Sistema de revisin interna (Auditoria Interna) Elaboracin de informes internos peridicos (reportes) Qu es la auditoria Interna? El Instituto de Auditores (IIA) define auditoria interna como: Una actividad de evaluacin independiente establecida dentro de una organizacin para examinar y evaluar sus actividades como un servicio para la organizacin.

Cul es el propsito de los auditores internos? El objetivo de los auditores internos es ayudar a los miembros de una organizacin en el cumplimiento efectivo de sus responsabilidades al proporcionar anlisis, evaluaciones, recomendaciones y asesora. Ellos representan un control de alto nivel que funciona midiendo y evaluando la efectividad de otros controles. Las normas de auditoria establecen que la funcin de auditoria interna es parte del componente de seguimiento de control interno de una organizacin. Los auditores internos estn preocupados no solamente por los controles financieros de la organizacin,. Si trabajo cubre todo el control interno de la organizacin. Ellos evalan y prueban la efectividad de los controles diseados para ayudar a la organizacin a satisfacer todos sus objetivos. Alcance de la Auditoria Interna El alcance actual de la auditora interna se resume en la Declaracin sobre las Responsabilidades de la Auditoria Interna del IIA, que expresa que el alcance de la auditoria

interna comprende el examen y evaluacin del sistema de control interno de la organizacin, en cuanto a si ste es adecuado y efectivo, y la calidad del desempeo al llevar a cabo las responsabilidades asignadas. Especficamente, el alcance incluye: 1. Revisar la confiabilidad y la integridad de la informacin financiera y de las operaciones y el medio utilizado para identificar, medir, clasificar y reportar esa informacin. 2. Revisar los sistemas establecidos para garantizar el cumplimiento de esas polticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones que podran tener un impacto significativo sobre las operaciones y los informes y determinar si la organizacin los est cumpliendo. 3. Revisar los medios de proteccin de activos y verificar la existencia de esos activos, cuando sea necesario. 4. Evaluar la economa y la eficacia con la cual se emplean los recursos. 5. Revisar operaciones o programas para asegurar si los resultados son consistentes con los objetivos y las metas establecidas y si las operaciones o programas se estn realizando en la forma planificada. Normas Profesionales de la auditoria interna Un desarrollo relativamente nuevo en la profesin de auditoria interna es la emisin de las Normas para la Prctica Profesional de la Auditoria Interna del IIA. Estas normas establecen los criterios mediante los cuales deben ser evaluadas y medidas las operaciones de un departamento de auditoria interna. Ellas cubren los diversos aspectos de la auditoria dentro de una organizacin y estn divididas en cinco secciones generales. 1. Independencia 2. Idoneidad profesional 3. Alcance del trabajo 4. Ejecucin del trabajo de auditoria 5. Direccin o Administracin del departamento de auditoria interna. Independencia. La primera categora sobre Normas para la Prctica Profesional de Auditoria Interna se refiere a la independencia. Puesto que los auditores internos son empleados de la organizacin, no pueden tener el grado de independencia de los auditores externos. Sin embargo, la independencia tambin es muy importante para los auditores internos. Las normas del IIA sealan que la independencia aumenta cuando el director de la auditoria interna reporta a un nivel de gerencia detalla suficiente para asegurar una cobertura de auditoria amplia, al igual que una consideracin e implementacin adecuadas de las recomendaciones de los auditores. Idealmente, el director debe reportar directamente al comit de auditoria de la junta directiva. La independencia aumenta tambin cuando se consideran los conflictos de intereses potenciales al asignar personal a las tareas de

auditoria de la junta directiva. La independencia aumenta tambin cuando se consideran los conflictos de inters potenciales al asignar personal a las tareas de auditoria. Por ejemplo, habra conflicto de intereses para un auditor interno si auditara un rea en la cual estuvo empleado recientemente. Es difcil, si no imposible, ser objetivo al evaluar las decisiones de operacin tomadas por uno mismo. Idoneidad profesional. Un departamento de auditoria interna debe establecer polticas y

procedimientos que proporcionen seguridad de que los miembros del personal son competentes para cumplir sus labores con idoneidad profesional. Idealmente, el departamento de auditoria interna debe poseer, en forma colectiva, las destrezas y los conocimientos necesarios para cumplir todos los requisitos de auditoria de la organizacin. Estas destrezas y conocimientos pueden ser adquiridos a travs de prcticas de empleo y programas de educacin continuada efectivos. El establecimiento de polticas y procedimientos apropiados de consecucin de personal de planta y de supervisin tambin aumenta la idoneidad profesional. Un departamento de auditoria interna debe establecer polticas para asignar miembros del personal a las reas de auditoria, de manera que los auditores sean competentes en la realizacin exitosa de esas labores. Una vez asignados a una labor , el trabajo de los miembros de la auditoria debe ser supervisado y revisado adecuadamente. Alcance del trabajo. Como se describi antes, el alcance del trabajo de los auditores internos debe ampliarse ms all de los controles contables y financieros para incluir el cumplimiento de todo tipo de auditoria de control y operacional. Las normas del IIA en esta seccin general proporcionan una gua ms detallada sobre el alcance apropiado del trabajo de los auditores internos. Ejecucin del trabajo de auditoria. Las normas del IIA en esta categora reconocen que para que el trabajo de auditoria sea efectivo, este debe ser planificado adecuadamente. Tambin se proporciona una gua a los auditores internos para que renan y evalen evidencia, comuniquen los resultados de la auditoria y efecten seguimiento para asegurarse de que se toma una accin apropiada a partir de los hallazgos de auditoria reportados. Direccin o administracin del departamento de auditoria interna . Este grupo de normas proporciona una gua para el director de auditoria interna en la administracin de la funcin de auditoria interna. El director de auditoria interna es responsable de asegurar que 1) el trabajo de auditoria sea realizado en concordancia con las normas profesionales y cumpla los

propsitos y responsabilidades generales desarrolladas por la gerencia de la organizacin y 2) los recursos del departamento de auditoria interna sean empleados en forma eficiente y efectivo

CURSO DE ACTUALIZACION PROFESIONAL 2009 IV AUDITORIA DE GESTION 1.DEFINICION Es un examen objetivo sistemtico y profesional de evidencias realizado con el fin de proporcionar una evaluacin independiente sobre el desempeo de una entidad programa o proyecto orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economa en el logro de las metas programadas y en el uso de los recursos para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante los accionistas y el pblico en general. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE GESTION Los objetivos de la auditoria de gestin son: Determinar el grado en que se estn logrando los objetivos o resultados esperados o beneficios previstos por la propia empresa. Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente y econmica. Determinar si la entidad ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economa. Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones. PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTIN Para el mejor entendimiento de la prctica de la auditoria de gestin se ha considerado dividir su proceso en tres fases: Planeamiento Ejecucin; e, Informe

PLANEAMIENTO La fase de planeamiento de la auditoria de gestin comprende dos etapas: Revisin general Revisin estratgica Durante el proceso de planeamiento, el equipo de auditoria se dedica bsicamente a obtener una adecuada comprensin y conocimiento de las actividades y operaciones ejecutadas por la entidad examinar, llevando a cabo ciertas acciones limitadas de revisin, en base a lo previsto en el Plan de

Revisin Estratgico, despus de los previsto en el Plan de Revisin Estratgica, despus de lo cual es elaborados el correspondiente Plan de Auditoria. EJECUCIN Durante la ejecucin se recopilan documentos, se realizan pruebas y anlisis de evidencias para asegurar su suficiencia, competencia y pertinencia, de modo de acumular bases suficientes para la formulacin de observaciones, conclusiones y recomendaciones efectivas y debidamente respaldadas, as como para acreditar haber llevado a cabo el examen de acuerdo con los requisitos de calidad establecidos. En esta fase se aplican procedimientos y tcnicas de auditora y comprende: pruebas y evaluacin de controles, identificacin de hallazgos (condicin y criterio), desarrollo de observaciones (incluyendo condicin, criterio, causa y efecto) y comunicacin de resultados a los funcionarios responsables de la entidad examinara. INFORME En la tercera fase, el equipo de auditora formaliza sus observaciones en el informe de auditoria. Este documento, que es producto final del examen y deber detallar, adems de los elementos de la observacin (condicin, criterio, causa y efecto), comentarios de la entidad, evaluacin final de tales comentarios, conclusiones y recomendaciones. Este documento, despus de su control de calidad, mediante el que se confirman los requisitos de calidad y confiabilidad, es finalmente aprobado y remitido a la entidad auditada, en la forma y modo establecidos por la Contralora General de la Repblica. Etapa de revisin general Se inicia con el conocimiento de la entidad, programa o actividad por examinar. El equipo de auditoria adquiere un efectivo conocimiento de sus actividades y operaciones, identificando aspectos tales como: fines, objetivos y metas, recursos asignados, sistemas y controles gerenciales clave. Para ello, deben revisarse elementos diversos como: a) Leyes y reglamentos aplicables. b) Normas de administracin financiera. c) Informacin sobre seguimientos de medidas correctivas. d) Documentacin sobre el programa en el archivo permanente; despus de lo cual es elaborado el Plan de Revisin estratgica. Etapa de revisin estratgica Comprende la ejecucin del indicado plan, la misma que enfatiza el conocimiento y comprensin de la entidad, programa o actividad examinar, mediante la recopilacin de informacin u observacin fsica de sus operaciones. Esta tarea implica al anlisis preliminar en la propia entidad y descripcin de diversos asuntos tales como: ambiente de control, factores externos e internos, reas generales de revisin, criterios de auditoria e identificacin de los asuntos ms importantes; despus de lo cual es elaborado el reporte de revisin estratgica, el que sirve de soporte para la elaboracin del correspondiente Plan de Auditoria. ASPECTOS GENERALES

1) El planeamiento de la auditoria se refieres a la determinacin de los objetivos y alcance e la auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodologa a aplicarse y la definicin de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades mas importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales. 2) El planeamiento garantiza que el resultado de la auditoria satisfaga sus objetivos y tenga efectos productivos. Su realizacin cuidadosa reviste especial importancia cuando se evala la efectividad, eficiencia y economa en las entidades o proyectos gubernamentales, dado que los procedimientos que se aplican son complejos y variados. Por ello, este proceso pretende establecer un adecuado equilibrio entre los objetivos y alcance de la auditoria, el tiempo disponible para ejecutarla y, el nmero de horas que debe trabajar el personal profesional para lograr un nivel ptimo en el uso de los recursos destinados para la auditoria. 3) La fase de planeamiento de la auditoria de gestin comprende dos etapas: revisin general y revisin estratgica, cuyos elementos se muestran en el siguiente cuadro:

ETAPAS DE LA FASE DE PLANEAMIENTO Revisin General Conocimiento inicial de la entidad examinar. Anlisis preliminar de la entidad. Formulacin del plan de revisin estratgica. Revisin Estratgica Ejecucin del plan. Aplicacin de pruebas preliminares e identificacin de criterios de auditoria (Seccin 435) Identificacin de los asuntos ms importantes. Formulacin del reporte de revisin estratgica. Preparacin del plan de auditoria
4) La etapa de revisin general se inicia con la obtencin de informacin sobre la entidad, programa o proyecto por examinar. El quipo de auditoria debe adquirir un adecuado de las actividades y operaciones del ente a ser visitado, identificando aspectos tales como fines, objetivos y metas, recursos asignados, sistemas y controles gerenciales clave. Para ello, el auditor debe revisar elementos diversos tales como: a) Leyes y reglamentos aplicables, publicaciones de la entidad o programas sobe el desarrollo de sus actividades.

b) Normas de administracin financiera y requisitos estipulados en la ley de presupuesto. c) Informacin sobre seguimiento de medidas correctivas derivadas de informes anteriores. d) Documentacin sobre la entidad en el archivo permanente de la Sociedad de Auditoria o el rgano de Auditoria Interna, en el caso que sea aplicable. 5) La etapa de revisin estratgica enfatiza el conocimiento y comprensin de la entidad, programa o proyecto a examinar, mediante la recopilacin de informacin y observacin de la forma como llevar a acabo sus operaciones. Esta tarea implica el anlisis preliminar en la propia entidad sobre diversos asuntos: ambiente de control interno, factores externos e internos, reas generales de revisin y fuentes de criterio de auditoria. En el grfico N 8 se ilustra la fase de planeamiento en la auditoria de gestin. 6) Las etapas de revisin general y revisin estratgica forman parte de la fase de planeamiento de la auditoria de gestin y son obligatorias para los equipos de auditoria externa. En el caso de los rganos de Auditora Interna de las entidades del sector pblico la fase de planeamiento de los exmenes que programe debe desarrollarse, de acuerdo con cada circunstancia en particular. 7) La fase de planeamiento en al auditoria de gestin diseada para promover significativos ahorros en el presupuesto de tiempo programado por el rgano auditor por cuanto permite con un nmero reducido de personal altamente calificado, identificar los asuntos ms importantes de la entidad, programa o actividad que sern examinados. Despus de prepararse el informe de revisin estratgica y el plan de auditoria, podrn incorporarse los miembros del equipo de auditoria, obtenindose mayores niveles de eficiencia en el uso del personal de auditoria.

PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION FASE: PLANEAMIENTO

PROGRAMACIN DE LA AUDITORIA DE GESTION

IMPORTANCIA Y NECESIDADES INFORME DE AUDITORIAS COORIDNACION CON ANALISIS PRELIMINAR

CONOCIMIENTO INICIAL EN LA ENTIDAD, PROGRAMA O ACTIVIDAD

FINES, OBJETIVOS, METAS, RECURSOS, SISTEMAS, CONTROLES

ETAPA DE REVISION GENERAL

AMBIENTE DE CONTROL INTERNO

FACTORES EXTERNOS E INTERNOS

AREAS GERENCIALES DE REVISION

FUENTES DE CRITERIOS Y EVIDENCIAS

FORMULACION DEL PLAN DE REVISION ESTRATEGICA

EJECUCION DEL PLAN

APLICACIN DE PRUEBAS PRELIMINARES

DESCRIPCION DE SISTEMAS Y CONTROLES GERENCIALES

DEFINICION DE CRITERIOS DE AUDITORIA

IDENTIFICACION DE ASUNTOS MAS IMPORTANTES FORMULACION DEL REPORTE DE REVISION ESTRATEGICA PREPARACION DE PLAN DE AUDITORIA

ETAPA DE REVISION ESTRATEGICA

DEFINICION DE OBJETIVOS, ALCANCE, Y METODOLOGIA

PROGRAMACION DE LA AUDITORIA DE GESTION 1) El planeamiento se inicia cuando la entidad, programa o proyecto es seleccionada, al estar previsto el examen en el Plan Anual de Auditoria interna.

La entidad a examinar puede formar parte del gobierno central, actividad empresarial del Estado, gobierno regional local o cualquier organismo autnomo. Tambin puede ser objeto de la auditoria de gestin un programa o proyecto especificada de cualquier entidad del Estado. 2) Para la seleccin de la entidad por auditar pueden adoptarse varios enfoques, dentro de los cuales pueden considerarse las caractersticas peculiares de la entidad, su ambiente y la poltica general adoptada por el Organismo Superior de Control. Los enfoques que pueden utilizarse para la seleccin de una entidad son: consideracin de los problemas y debilidades conocidas e identificacin de reas importantes no auditadas anteriormente.

Consideracin de problemas y debilidades conocidas La identificacin de los problemas especficos en determinada entidad constituye el punto de partida de cualquier proceso de seleccin. La ocurrencia de actos irregulares en la administracin de fondos o contratacin de personal, as como la deteccin de gastos presupuestales, en apariencia excesivos, o la sospecha de reas improductivas o menos eficientes, pueden generar la necesidad de examinar tales problemas; mxime si algunos de ellos pueden agudizarse al ser expuestos en los medios de opinin pblica. Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre ellos: a) Medios de comunicacin. b) Organismos reguladores. c) Indicadores de rendimiento. Identificacin de reas importantes no auditadas Otra de las razones para seleccionar una entidad, se encuentra dado por el inters de evaluar un programa o actividad gubernamental que no ha recibido atencin en el pasado, a pesar de conocerse la magnitud de sus operaciones. Dentro de este enfoque tambin puede incluirse aquellas reas en donde se anticipan problemas importantes que podran presentarse de manera inesperada.

Revisin de informes de otros auditores Los informes elaborados, tanto por los rganos de auditoria Interna o Sociedades de Auditoria Independiente, representan una fuente adecuada para la identificacin de problemas y/o problemas potenciales en las entidades programas y/o proyectos. Esto es importante porque adicionalmente permite conocer, no slo la metodologa utilizada y los resultados de la labor ejecutada, sino tambin otros mtodos para enfocar la auditoria a realizar. Comprensin del encargo

Al recibir el encargo de examinar una entidad gubernamental, programa o proyecto el auditor debe, en primer trmino, orientar sus actividades hacia el conocimiento de la organizacin y el medio ambiente en el cual desarrolla sus actividades. CONOCIMIENTO INICIAL DE LA ENTIDAD PROGRAMA O ACTIVIDAD 1) El conocimiento inicial de la entidad, programa o actividad, implica el diseo de una estrategia general para entender la forma en que conducen sus actividades y operaciones, con el objeto de evaluar la importancia de los objetivos de auditoria probables y la factibilidad de lograrlos. Durante la etapa de revisin general deben obtenerse informacin sobre los aspectos siguientes: Fines, objetivos y metas. Recursos presupuestales autorizados. Sistemas y controles gerenciales. Importancia de la auditoria y necesidades de los usuarios del informe. Seguimiento de medidas correctivas de auditorias anteriores. Fuentes de informacin para el planeamiento. Informacin proveniente del rgano de Auditoria Interna.

Fines, objetivos y metas Los fines representan el resultado o afecto que se desea obtener, los cuales pueden existir sin haber sido expresados en forma concreta. Las leyes de creacin u otras normas legales definen en el sector pblico la autoridad y/o mandato de cada entidad, su propsito al igual que los programas o proyectos que desarrollan; no obstante, se espera que la alta administracin fije los objetivos y a nivel de operaciones. Recursos autorizados Estn referidos a la asignacin de fondos autorizados para la entidad, programa o proyecto para el cumplimiento de sus fines, siendo estos: autorizaciones presupuestales, fondos de endeudamiento externo y/o donaciones. Tales recursos pueden ser medidos en dimensiones tales como costo, tiempo y calidad. Sistemas y controles gerenciales Los sistemas son cruciales para el xito de los programas o actividades, incluyen controles para asegurar el logro de los resultados o beneficios previstos, por cuanto estos tienen gran impacto en su desempeo y en las operaciones. Sin ellos un error material podra incurrir y no ser detectado. Los controles gerenciales constituyen los medios a travs de los cuales, la administracin se asegura que el sistema de efectivo y manejando en funcin de los criterios de eficiencia y economa y en armona con las leyes y reglamentos vigentes. Uno de los pasos ms importantes de la etapa de revisin general, es descripcin de las actividades clave de la administracin. El auditor relaciona su importancia con el rol que desempea la entidad, programa o proyecto. Debe describir las actividades clave de la administracin establecidas para el cumplimiento de sus actividades y aquellas relativas a las funciones del carcter administrativo (personal, presupuesto y otras), que sirven de apoyo para la ejecucin de operaciones. La utilizacin de flujogramas, apoyados con narrativas y apropiadas, constituye un medio razonable de sntesis y registro del conocimiento logrado. Importancia de la auditoria y necesidades de los usuarios del informe

La importancia es un asunto que guarda relacin con los objetivos de la auditoria y los usuraos potenciales del informe. Las consideraciones sobre cantidad y calidad representan factores claves para identificar su importancia. Como factores relativos a la calidad pueden identificarse: Exposicin pblica y sensibilidad del programa o actividad a examinar. Programa o actividad a examinar de reciente inicio o cambios que haya sufrido en sus condiciones de operacin. Rol de la auditoria como medio para suministrar informacin capaz de facilitar la rendicin de cuentas de la gestin (responsabilidad) y la toma de decisiones. Alcance del examen a practicar.

Dentro de los usuarios del informe de auditoria de gestin se incluyen: Comisiones del Congreso de la Repblica, Ministros, Titulares de Regin, Presidentes de Directorio de empresas estatales, Jefes de Instituciones Pblicas, Alcaldes de Municipalidades. Otro usuario importante es la entidad auditada, quien es responsable de adoptar los correctivos necesarios en base a las recomendaciones formuladas por el auditor. Tambin son usuarios potenciales del informe los medios de comunicacin y el pblico en general. Es posible que tales usuarios tengan inters en el programa o proyectos gubernamentales a examinar, en vista de su capacidad para influir en su condicin. As, el conocimiento de los intereses e influencias de los usuarios potenciales puede ayudar al auditor a efectuar un planeamiento ms efectivo de la auditoria. Seguimiento de medidas correctivas de la auditoria anterior Los informes de auditoria anteriores constituyen una fuente de consulta importante dentro del planeamiento de la auditoria de gestin. El seguimiento de medidas correctivas sobre tales documentos, suministra un reporte de progreso sobre las acciones adoptadas por la administracin y su actitud frente a las recomendaciones de los auditores. Por lo tanto, esta actividad tiene tres propsitos: a) b) c) Ayudar a evaluar la necesidad de reexaminar en profundidad reas o actividades que fueron auditadas anteriormente. Apreciar la razonabilidad y oportunidad de las acciones correctivas adoptadas por la administracin. Conocer las situaciones no superadas por la entidad, lo que podra determinar su inclusin en el examen.

Es probable que en el caso de realizar por primera vez una auditoria de gestin, no se disponga de la informacin anterior, sin embargo, para las auditorias posteriores, el trabajo de seguimiento de recomendaciones que se realice ser de mayor importancia. Informacin proveniente del rgano de Auditoria Interna OAI Resulta una buena prctica remitirse al trabajo realizado por los auditores internos de la entidad o informes de auditoria emitidos por auditores externos, lo cual puede apoyar efectivamente a las tareas de planeamiento, eliminndose con ello la posibilidad de duplicar esfuerzos. Sin embargo, para confiar en el trabajo realizado por otros auditores. Es necesario tener en cuenta los factores siguientes: competencia y objetividad, alcance del examen realizado y la razonabilidad de los criterios utilizados. Por esta razn, la evaluacin del funcionamiento operativo del rgano de

auditoria Interna de la entidad a examinar, constituyen un pre requisito para definir el grado de confianza que pueda depositarse en su trabajo. La obtencin de informacin debe comprender: Asuntos importantes incluidos en informes de auditoria anteriores. reas importantes examinadas por el OAI. Oportunidad en la adopcin de medidas correctivas. Recomendaciones importantes pendientes de implementacin por la entidad, programa y/o proyecto.

Fuentes de informacin para le planeamiento Otra fuente importante de informacin para la etapa de planeamiento es el archivo permanente de la entidad, programa o proyecto. El archivo permanente, esta constituido por un conjunto de documentos que contienen copias o extractos de informacin de utilidad para el planeamiento de futuros exmenes (NAGU 2.40). En trminos generales, el auditor debe obtener y documentar los aspectos siguientes de la entidad por auditar: Leyes y regulaciones aplicables: ley de creacin y Reglamento, ley anual del presupuesto y directivas aplicables, presupuesto autorizado y otras normas que afecten la operatividad de la entidad. Planeamiento: Plan operativo institucional, informes de evaluacin anual. Memoria anual de la entidad u otros documentos relativos al planeamiento institucional. Sistemas de Informacin gerencial: estados financieros, informes sobre resultados de gestin, informes de auditoria, funcionarios responsables de su formulacin, aprobacin y distribucin. Normatividad interna: reglamento de organizacin y funciones, manual de organizacin y funciones, manuales de procedimientos y otra normatividad interna emitida por la entidad. Organizacin: organigrama, identificando los principales centros de responsabilidad, en relacin con las actividades que cumple la entidad y personal en actividades clave. Actividades que llevan a cabo la entidad: componentes del programa y proyecto ms significativas, procedimientos de control, procedimientos utilizados para la entrega de los bienes y/o servicios a los usuarios , naturaleza de la demanda de los bienes y/o servicios, grado de aceptacin de parte de los usuarios (a travs de diarios, denuncias, investigaciones parlamentarias, otros) as como los procedimientos adoptados para medir e informar sobre la efectividad de la entidad programa y/o proyecto. Recursos utilizados en las actividades: presupuesto autorizado inicial y presupuesto autorizado final, bienes de activo fijo, equipos de procesamiento automtico de datos, detalle d centros de produccin, distribucin y administracin a nivel nacional, recurso de personal y procedimientos utilizados para administrar y controlar el uso apropiado de los recursos.

La obtencin de conocimiento inicial de la entidad o actividad a examinar, es una actividad que ejecutan los equipos de auditoria designados por la Contralora General de la Repblica, no

siendo de aplicacin para los rganos de Auditoria Interna, salvo que lo consideren necesarios para soportar el proceso de planeamiento de sus actividades. ANALISIS PRELIMINAR DE LA ENTIDAD Y PLAN DE REVISIN ESTRATGICA En base a la informacin recopilada en la etapa de revisin general, el auditor encargado del examen debe elaborar el anlisis preliminar de la entidad y considerar: Ambiente de control interno. Factores externos e internos. reas generales de revisin. Fuentes de criterio aplicables.

Esta informacin debe ser incluida en el Plan de revisin estratgica a desarrollar en la entidad, programa o proyecto a examinar. AMBIENTE DE CONTROL INTERNO El ambiente de control interno sirve de base a una entidad, influyendo en la conciencia de control del personal; provee disciplina y estructura e influye en forma persuasiva en las actividades y objetivos establecidos por ella. Los factores del ambiente de control interno estn referidos a:

Factores del ambiente del control interno Integridad y valores ticos. Asignacin de autoridad y responsabilidad. Estructura organizacional. Poltica de administracin de recursos humanos.

El auditor debe tener suficiente conocimiento del ambiente de control interno para comprender la actitud y las acciones adoptadas por la gerencia y alta direccin de la entidad con respecto a los controles y su efecto colectivo. El auditor debe concentrarse en la esencia de los controles, ms no es su forma por cuanto stos pueden ser establecidos por la entidad, pero en la prctica podran no funcionar por deficiencias en su diseo o implementacin. Integridad y Valores ticos La integridad constituye una calidad de la persona que mantiene principios morales slidos y vive en un marco de valores. La tica est conformada por valores morales que permiten a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le corresponden cumplir en la entidad. Los objetivos de una entidad y la forma en que son recogidos estn basados en preferencias, juicio de valores, que son trasladados a estndares de comportamiento. La opinin sobre el ambiente de control interno en la entidad puede influir en el juicio del auditor al llevar a cabo el planeamiento de la auditoria. La existencia de informacin que indique que el ambiente no es efectivo, puede obligar al auditor a conducir en forma ms cuidadosa la bsqueda de informacin sobre los sistemas y controles gerenciales en la entidad a examinar.

An cuando la apreciacin del ambiente de control interno, presenta una carga a la de subjetividad, el auditor debe estar alerta para considerar aquellas situaciones que brindan fuertes tentaciones a los empleados para comprometerse en actos irregulares, tales como las siguientes: Controles existentes o no existentes, por una pobre segregacin de funciones en reas importantes. Alta desconcentracin de las operaciones que deja a la alta direccin sin conocimiento de las acciones tomadas en los niveles inferiores de la entidad. Funcin de auditoria interna dbil que no tiene capacidad para detectar y reportar comportamientos no ajustados a la normatividad vigente. Medidas disciplinarias benignas adoptadas por la alta direccin de la entidad para sancionar comportamientos irregulares, perdindose con ello su efecto disuasivo frente al resto de empleados.

Estructura organizacional La estructura organizacional de una entidad proporciona el marco dentro de la cual se planean, ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos y metas establecidos. Esta estructura organizacional incluye la consideracin de reas claves de autoridad y responsabilidad y lneas de informacin. La obtencin de informacin sobre la estructura orgnica, debe partir de la consideracin de: Lo apropiado de la escritura organizacional y su capacidad para promover la informacin necesaria para el desarrollo de las actividades. La definicin adecuada de las responsabilidades de las reas clave y su adecuada comprensin.

La experiencia y el conocimiento de los funcionarios a cargo reas clave para asumir responsabilidades. Asignacin de autoridad y responsabilidad

Este factor se refiere a la forma en que se asigna la autoridad y responsabilidad en al entidad para el desarrollo de las actividades, tales como cumplimiento de metas, funciones operativas y otros. Descripcin de los cargos clave, definiendo sus funciones especificas. Procedimientos para autorizar operaciones. Datos sobre el sistema de informacin computarizada SIC. Polticas de administracin de recursos humanos.

Las polticas y prcticas de recursos humanos se relacionan con la contratacin, orientacin, capacitacin, evaluacin, asesora, promocin, remuneracin de personal de la entidad. El auditor debe considera, entre otros puntos:

Normas para contratar al personal ms calificado (dando nfasis a los antecedentes, experiencia previa de trabajo), logros anteriores y evidencia de integridad y comportamiento tico. Polticas de capacitacin para el perfeccionamiento del personal en las reas de mayor importancia. Promocin del personal en base a la evaluacin peridica de su desempeo.

FACTORES EXTERNOS E INTERNOS Los factores externos e internos pueden incidir n la entidad y en logro de sus objetivos y metas, as como en la eficiencia y economa requerida para el desarrollo de sus actividades. Por ello, el auditor debe adquirir una adecuada comprensin de cmo stos factores pueden influir en la entidad o programa bajo examen. Los factores externos a considerar son los siguientes: Origen de fondos (ampliaciones o restricciones en las fuentes de financiamiento). Eventos temporales (cambios climatolgicos, hechos inusuales u otros que podran incidir en la asignacin de fondos) Situacin poltica actual de la entidad o programa. Grupos de inters ajenos a la entidad.

Modificaciones legales en trmite de aprobacin. Los factores externos tambin pueden influir en la operacin de los programas o actividades que ejecuta la entidad. Algunas veces podran determinarse programas complementarios o en conflicto llevados a cabo por otras entidades gubernamentales. Por ejemplo, las disposiciones gubernamentales establecidas para los programas de proteccin de medio ambiente, influyen en el costo de las operaciones de empresas petroleras y/o mineras por cuanto stas tendran que asumir obligaciones para reparar daos ambientales ocasionados con anterioridad. Consideracin de los factores internos El auditor debe tratar de identificar aquellas situaciones que pueden impactar en forma negativa en el desarrollo de sus actividades e incluso, en el logro de los objetivos y metas establecidas. Los factores internos se refieren a: Tamao de la entidad (en trminos de activos netos, ingresos, trabajadores., montos significativos de transacciones). Importancia de las actividades ejecutadas por la entidad o programa. Locales donde la entidad o el programa realizan actividades. Estructura de la entidad (centralizado o descentralizado) Complejidad de las operaciones.

Calificaciones y competencia del personal clave. Nivel de rotacin del personal gerencial y de contabilidad.

REAS GENERALES DE REVISIN Las reas generales de revisin son aquellos asuntos seleccionados en esta etapa de la auditora y estn referidas a: Procesamiento y control del sistema de administracin financiera y el sistema de informacin computarizada SIC. Proteccin y control de recursos pblicos. Cumplimiento de leyes, normas y regulaciones aplicables. Economa y eficiencia. Procedimientos para medir e informar sobre la efectividad del programa o proyecto. Evaluacin de resultados del programa o proyecto. Auditoria interna Servicios prestados al pblico. Otros aspectos, de acuerdo a la naturaleza de la entidad, experiencias anteriores, evaluacin preliminar de la informacin y controles internos.

La significacin de cada uno de los puntos anteriores debe variar en funcin de la entidad, programa o actividad. Fuentes de Informacin para la Revisin Estratgica La informacin que pueda recopilarse durante el proceso de Revisin Estratgica debe orientarse a determinar, cuales son las reas generales de revisin que se consideran de mayor importancia. La bsqueda de fuentes informativas debe tener en cuenta lo siguiente: Pregunta s Qu? Informacin requeridas Producto

Normas polticas y procedimientos aplicables a sistemas y controles clave Autoridad legal antecedentes de la entidad, programa o actividad, presupuesto e informes financieros. Identificacin de la entidad

Por qu?

Fuentes de criterio identificadas Objetivos, metas y direccin estratgica Lnea responsabilidad funcional de

Cmo?

Entrevista de funcionarios

Principales procesos. Mtodos de operacin y sistemas Quin? Documentos Internos Divisin de funciones y responsabilidades Dnde? Observaciones del medio ambiente Ambiente de actuacin de la entidad, programa o actividad, medio ambiente, cuadros gerenciales y trabajadores. Cundo? Estudios de evaluacin interna o externa Fechas y eventos importantes, variaciones en el tiempo y vida til de programas o actividades

Sistemas gerenciales

Organizacin

Localizacin, factores internos y externos.

Situaciones importantes tiempo.

en

el

FUENTES DE CRITERIO Y DE EVIDENCIAS Las fuentes de criterio de auditoria son establecidos por e auditor, mediante la revisin de la naturaleza de la entidad, programa o actividad a examinar, as como respecto de las caractersticas operativas y procesos ms importantes de la gestin administrativa. Esta informacin bsica permite tener una visin global de la entidad por auditar y debe ponerse a disposicin del equipo de auditoria designado. Las fuentes de criterios incluyen, sin estar limitadas a: Legislacin especfica de la entidad o aplicable a ella. Normatividad y disposiciones emitidas por la entidad y/o sistemas administrativos. Indicadores de rendimiento utilizados por la entidad u otras entidades que lleven a cabo actividades similares y tengan usuarios similares (Ej. Hospitales o postas mdicas). Informes de auditorias anteriores. Cuando el auditor considere utilizar criterios de entidades ajenas a la que ser examinada, estos deben ser reformulados, de modo que resulten apropiados a las nuevas condiciones donde sern aplicados. DOCUMENTACINDE LA ETAPA DE REVISIN GENERAL La documentacin de las actividades desarrolladas durante la etapa de revisin general se efecta mediante el uso de la hoja de trabajo correspondiente. Esta hoja debe prepararse en las oficinas de los auditores, an cuando en ciertos casos, podra completarse con visita a la entidad examinada. La informacin obtenida proporciona la base suficiente para la elaboracin del plan de revisin estratgica. (Ver seccin 200 de la Gua de Planeamiento de la auditoria gubernamental). FORMULACIN DEL PLAN DE REVISIN ESTRATEGICA

Despus de estudiada y analizada la informacin a su disposicin, el auditor encargado debe abocarse a la tarea de determinar el nfasis y estrategia de la auditoria, as como identificar las reas de trabajo que se incluirn en el plan de revisin estratgica. Este documento es elaborado por el auditor encargado y el supervisor de la auditoria al finalizar la etapa de revisin general y aprobado por el nivel gerencial pertinente. El plan de revisin estratgica, como cualquier otra actividad de a auditoria, debe ser programado apropiadamente para su ejecucin, de manera que el documento que se formule contenga el entendimiento inicial de la entidad pro parte del auditor, la relacin de las reas de revisin seleccionadas, los criterios a utilizar en esta evaluacin y objetivos, funciones mas importantes, recursos necesarios y cronograma tentativo de actividades. Objetivos y alcance de la revisin estratgica Esta etapa tiene como objetivo explorar en forma efectiva y eficiente las reas de trabajo de auditoria establecidas durante la revisin general y profundizar el conocimiento inicial de los asuntos ms importantes. Por lo tanto, el equipo de auditora debe: Completar la comprensin de la naturaleza de la entidad, sus sistemas y operaciones, as como los controles gerenciales ms importantes implementados por la entidad, mediante la ejecucin de pruebas preliminares. Permitir al equipo encargado definir los objetivos de auditoria, adoptar decisiones acerca de las reas de revisin ms apropiadas y organizar y coordinar los esfuerzos necesarios para llevar Estructura del Plan Revisin Estratgica acabo el plan de revisin estratgica en de forma efectiva, eficiente y oportuna.

A. Origen de de la decisiones revisin. en cuanto a la aprobacin del plan de revisin estratgica y la Facilitar la toma asignacin de recurso solicitados para su ejecucin.
Identificar los criterios de auditoria ms apropiados, en las circunstancias. Identificar las lneas generales de revisin en base a su materialidad, inters y actividad de ser auditable.

B. Objetivos y alcance de la revisin. C. Enfoque a utilizar

D. Ejecucin de la revisin estratgica

Identificar los asuntos ms importantes para la formulacin del informe.

a. Naturaleza de las actividades y operaciones. b. Sistemas y controles gerenciales importantes. Preparar el borrador del Plan de Auditoria. c. Recursos financieros presupuestarios autorizados El producto final de esta del es ambiente un reporte de quecontrol contieneinterno. los resultados obtenidos en la fase de d. Comprensin planeamiento y un plan que servir de base para la formulacin de los programas de auditoria en la e. Factores externos e internos. fase de ejecucin. f. Identificacin de las fuentes de criterio aplicables. g. Revisin de informes de auditoria anteriores,
Componentes del plan de revisin estratgica

(1) Comprensin de la entidad, programa o actividad. Establecer el grado de confianza que puede depositarse en la informacin que brinda el rgano de Auditoria Interna.

(2) reas del generales de revisin Los elementos plan de revisin estratgica son: origen de la revisin, objetivos y alcance, enfoque a utilizar, comprensin de la entidad, programa o actividad, anlisis preliminar, reas a. reas generales de revisin y criterios de seleccin. generales de revisin, personal asignado, presupuesto de tiempo y procedimientos para la revisin b. Criterios para excluir del examen reasdel consideradas y estratgica. En el cuadro siguiente se presenta una ilustracin Plan de revisin tpicas estratgica. recurrentes. E. Personal asignado. F. Presupuesto de tiempo. G. Procedimientos para la revisin estratgica.

El plan de revisin estratgica debe ser elaborado obligatoriamente por los equipos de auditoria de la Contralora General de la Repblica que sean designados para la realizacin de una auditoria de gestin en cualquier entidad del Estado. Asimismo, son obligatorias para los rganos de Auditoria Interna, en al medida que sus exmenes programados comprendan reas importantes de la entidad que revisten complejidad y manejan un volumen significativo de recursos financieros, materiales o humanos.

EJECUCIN DEL PLAN DE REVISIN ESTRATEGICA Una vez que haya aprobado el Plan de revisin estratgica, el auditor encargado debe reunirse con los funcionarios gerenciales de la entidad, programa o actividad a ser examinada, para presentar a los miembros del equipo de auditoria que tendrn a su cargo el desarrollo de los trabajos. Las actividades a ejecutar deben comprender los aspectos siguientes: Aplicacin de pruebas preliminares Comprensin del ambiente de control interno Identificacin de factores externos e internos

Definicin de criterios de auditoria Descripcin de los sistemas y controles gerenciales Identificacin de los asuntos ms importantes

Las tareas principales que debe llevar a cabo el auditor en esta etapa son: Confirmacin de anlisis de la informacin obtenida en la etapa anterior. Debe comprobarse la veracidad de la de la informacin acumulada en torno a la entidad, as como su aplicacin efectiva, utilizando procedimientos tales como: Confirmacin de programas o sistemas. Confrontacin entre los propsitos de la entidad, segn la normatividad aplicable y la prctica de las operaciones. Confirmacin de la utilizacin de los recursos en actividades propias de la entidad. Proteccin de activos y recursos. Confirmacin del entendimiento de las estratgicas y los procedimientos operativos, as como de los sistemas y controles gerenciales ms importantes. Identificacin de cualquier debilidad significativa en los procedimientos gerenciales. Revisin de los sistemas e informes sobre medicin de rendimiento, incluyendo los informes de evaluacin de resultados del programa.

La aplicacin de pruebas preliminares permite en la acumulacin de evidencia suficiente y necesario para llevar a cabo evaluaciones y adoptar decisiones preliminares, en relacin a cualquier problema significativo que la entidad este experimentando, en cuanto al cumplimiento de sus objetivos, sistemas y/o controles gerenciales mas importantes. Tambin deben llevarse a cabo pruebas en torno de los sistemas y controles gerenciales en vigor en la entidad, como muna forma de comprobar su funcionamiento. Es conveniente llevar a cabo reuniones con el rgano de Auditoria Interna de la entidad o programa, a efecto de minimizar la duplicidad de esfuerzos en la ejecucin de la auditoria. Mediante esta revisin, el auditor debe estar en condiciones de decidir acerca de los siguientes aspectos: Controles diseados que aparentemente funcionan bien, asi como aquellos que adolecen de deficiencias en su diseo y/o operacin. Controles que resultan necesarios pero, no existen. Grado en que las operaciones de la entidad corresponden a los sistemas diseados. Cumplimiento de la entidad en torno a las leyes, normas y regulaciones aplicables. Validez y confiabilidad de los informes formulados por el sistema de informacin gerencial, en especial, aquel referido al cumplimiento de objetivos y metas. La naturaleza y extensin de problemas determinados en la entrega de los bienes o servicios proporcionados. Los procedimientos adoptados por la entidad para medir e informar sobre la efectividad del programa o actividad gubernamental.

COMPRENSION DEL AMBIENTE DE CONTROL INTERNO En base a los aspectos descritos en la seccin 430, el auditor debe profundizar sus conocimientos sobre los elementos que forman parte del ambiente de control interno de la entidad o programa bajo examen, con el fin de comprender su actitud frente al control interno y las acciones adoptadas por su alta direccin y gerencia para establecer y mantener el sistema de control interno, especialmente en cuanto a (Ver seccin 230 de la Gua de Planeamiento para la auditoria gubernamental): Integridad y valores ticos Asignacin de autoridad y responsabilidad Estructura organizacional Polticas de administracin de recursos humanos Clima de confianza en el trabajo Responsabilidad La descripcin de tales elementos es desarrollada en las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico emitidas por la Contralora General de la Republica

IDENTIFICACION DE FACTORES EXTERNOS E INTERNOS En base a los aspectos descritos en la seccin 430, el auditor debe adquirir un adecuado conocimiento acerca de los factores externos e internas que puedan afectar el desarrollo de las actividades y operaciones en la entidad, programa y/o proyecto bajo examen, en especial, en cuanto a: Origen de datos (fuente de financiamiento, ampliaciones de presupuesto o restricciones) Eventos temporales (hechos inusuales, cambios importantes, etc.) Situacin poltica actual de la entidad o programa Grupos de inters ajenos a la entidad Modificaciones legales en tramite

Los factores internos constituyen situaciones que acontecen dentro de una entidad o programa y/o proyecto, lo que por su naturaleza pueden tener un efecto negativo en el desarrollo de sus actividades y operaciones. Dentro de tales factores pueden enumerarse los siguientes (Ver seccin 230 de la Gua de Planeamiento para la auditoria gubernamental) Tamao de la entidad, programa o proyecto. Importancia de las actividades ejecutadas. Estructura de operaciones Grado de complejidad de las operaciones Calificaciones y competencia del personal clave. Nivel de rotacin del personal gerencial, contable y de auditoria interna.

DEFINICION DE CRITERIOS DE AUDITORIA

Los criterios son normas para la evaluacin del diseo y el desempeo de los sistemas y controles gerenciales. Usualmente, los criterios deben ser amplios para permitir modos alternativos de satisfacerlos, pero suficientemente especficos para determinar su adherencia a ellos. Asimismo, deben ser aplicables a entidades de diversos tamaos, variando solo los medios apropiados en las circunstancias. Por ejemplo, los mecanismos de control ambiental aplicados en un yacimiento minero de una empresa estatal, sern mucho mas sofisticados que en una instalacin minera artesanal, de una empresa de menor volumen de operaciones. El auditor evala las condiciones existentes contra los criterios. La utilizacin de los criterios vara segn la etapa de la auditoria. Considerando que en la Revisin Estratgica, solo se llevan a cabo pruebas preliminares, los criterios establecidos pueden ser mas genricos; por el contrario, durante la fase de ejecucin, en razn que el objetivo ser llegar a juicios detallados de auditoria, el criterio deber ser mas especifico. En este sentido, el nivel de detalle del criterio de auditoria utilizado determinara el nivel de detalle de los hallazgos y observaciones de auditoria. Los criterios de auditoria deben tener las siguientes caractersticas: Brindar pautas tiles para evaluar el manejo de los recursos fsicos, humanos, financieros y tecnolgicos y determinar si estn logrados los resultados o beneficios previstos. Constituirse en una herramienta para la administracin al desarrollar a compara sus propios procedimientos operativos; y Ser la base de evaluacin de los sistemas y procedimientos que practiquen los administradores gubernamentales.

Los criterios de auditoria pueden derivarse de diversas fuentes dentro de ellas, pueden referirse: disposiciones legales y normas gubernamentales, opinin de expertos, sentido comn, buenas prcticas gerenciales y de administracin. Para que el criterio sea ms efectivo debe ser aceptado por las partes involucradas en la auditoria de gestin (auditores y funcionarios gerenciales de la entidad examinada). En ausencia de criterios expresos, el auditor debe aplicar sus conocimientos para desarrollar los criterios que le serian aplicables en circunstancias especficas. Esto puede efectuarse en el curso de la auditoria, a partir de considerar que el desarrollo del criterio corresponde a lo que una persona bien informada y razonables esperara que hiciera la administracin en determinada situacin. En situaciones especficas el auditor puede seleccionar o desarrollar los criterios generales pertinentes. Dada la importancia de los criterios en la ejecucin de la auditoria de gestin en tales casos, el auditor encargado y el supervisor deben revisar con el nivel gerencial correspondiente, los criterios a ser utilizados en el examen. Durante el planeamiento inicial de la auditoria, el auditor debe discutir los criterios con los funcionarios responsables de la entidad, programa o proyectos a ser examinada, a efecto de conocer su percepcin sobre si los consideran apropiados y razonables (Ver seccin 230 de la Gua de Planeamiento para la auditoria gubernamental) DESCRIPCION DE LOS SISTEMAS Y CONTROLES GERENCIALES Un sistema puede definirse como un conjunto de elementos que estn relacionados en forma dinmica para lograr un objetivo comn. Ello incluye las entradas al sistema, el proceso y los recursos utilizados para realizar dicho proceso.

Dentro de la entidad los sistemas son importantes para asegurar el logro de los resultados, por cuanto tienen un gran impacto en el desempeo de las actividades y operaciones, ellos incluyen criterios gerenciales a travs de los cuales se cautela el cumplimiento de lo planeado. Mediante los controles gerenciales la administracin asegura que los sistemas sean efectivos y manejados en funcin de los criterios de eficiencia y economa, en armona con las leyes y reglamentos vigentes. La utilizacin de flujogramas, apoyados con narrativas adecuadas, constituye un medio razonable de sintetizar el registro del conocimiento logrado sobre los sistemas y controles gerenciales identificados. (Ver seccin 230 de la Gua de planeamiento para la auditoria gubernamental). Los controles gerenciales incluyen los procesos de planeamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones en las entidades, programas o proyectos, as como los criterios para medir, presentar reportes y monitorear su ejecucin. Los controles gerenciales se clasifican en: Controles de actividades y operaciones. Controles de confiabilidad y validez de la informacin. Controles de cumplimiento de leyes y reglamentos. Controles e proteccin de recursos.

Controles de actividades y operaciones del programa Estos controles incluyen polticas y procedimientos implementados por la administracin, con el propsito de asegurar que un programa o actividad logre sus objetivos y metas. La comprensin de las actividades y operaciones del programa, ayuda a entender la dinmica que existe entre la variable: esfuerzos resultados. Por esta razn, mientras los esfuerzos se refieren al monto de recursos (financieros, humanos o materiales) aprobados para el programa o actividad gubernamental), los resultados estn relacionados a los logros que se obtienen como consecuencia de los servicios brindados al publico. Controles de la confiabilidad y validez de la informacin Comprenden polticas y procedimientos adoptados por la administracin para asegurar que la informacin obtenida es confiable y valida y que se mantiene y revela en forma razonable y oportuna en los reportes, para conocer si los programas se encuentran operando en trminos de efectividad, eficiencia y economa. La comprensin de tales controles permite a los auditores, evaluar los riesgos que afectan la confiabilidad y validez; al igual que disear las pruebas de auditoria mas apropiadas, en las circunstancias cuando la informacin de la entidad o programa es procesada por medios electrnicos, la comprensin del sistema de informacin computarizada debe permitir identificar los mtodos y procedimientos dirigidos al procesamiento de la informacin. Controles de cumplimiento de leyes y reglamentos Se refieren a leyes y reglamentaciones, incluso polticas, normas y procedimientos adoptados por la administracin, para asegurar que la utilizacin de recursos sea concordante con el marco legal vigente y con las normas relacionadas con la gestin gubernamental. La comprensin de tales controles, contribuir a que en la evaluacin que practique el auditor se considere la posibilidad de que existan actos irregulares o ilegales en la ejecucin de los recursos pblicos asignados a la entidad, programa o proyecto materia de examen.

Controles para proteccin de recursos Tales controles comprenden las polticas, normas y procedimientos aprobados por la administracin para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a los recursos o utilizacin indebida; lo que podra resultar en perdidas significativas para la entidad o programa, incluyndose los casos de despilfarro, irregularidad o uso ilegal de recursos. La comprensin de estos controles permitir al auditor planear apropiadamente la auditoria con un enfoque de eficiencia y economa. IDENTIFICACION DE LOS ASUNTOS MAS IMPORTANTES Representan aquellas actividades clave de los sistemas y controles gerenciales aplicados que, de acuerdo a la opinin del auditor, resultan vitales para el xito desprograma o actividad a ser examinada. Constituyen asuntos que tienen importancia en esta etapa, pero que deben ser evaluados y confirmados en la fase de ejecucin. (Ver seccin 230 de la Gua de Planeamiento de la auditoria gubernamental). Los asuntos mas importantes se diferencian de las reas generales de revisin en que los primeros son el resultados de la revisin estratgica y tentativamente pueden ser determinados como asuntos sobre los cuales debe elaborarse el reporte, en tanto que los segundos, son reas identificadas para ampliar la comprensin y conocimiento de la entidad o programa a examinar. La importancia y la materialidad pueden ser medidas en trminos de identificar cunado un asunto puede llegar a influenciar en la opinin o decisin del usuario de un informe. Usualmente, la importancia se mide por el efecto; tales efectos pueden ser reales o potenciales y, frecuentemente, expresarse en forma cuantitativa. Otros aspectos tales como la actitud de la gerencia ante los controles internos o el clima interno de trabajo, son de naturaleza subjetiva, no obstante, deben ser elementos a considerar en la fase de planeamiento. Los factores que el auditor debe tener en cuenta en la seleccin de los asuntos ms importantes son los siguientes: Asuntos o inquietudes de administracin conocidos. reas de preocupacin particular identificadas en auditorias anteriores. reas potenciales de operaciones anti econmicas o ineficientes. reas relacionadas con el incumplimiento de leyes y regulaciones. Desconocimiento de la entidad acerca de la efectividad del programa y deficiencias en los procedimientos de evaluacin de resultados. Naturaleza y tamao del programa e importancia de los recursos fsicos, humanos y financieros.

Durante la revisin estratgica deben identificarse los asuntos que se considera significativos para la auditoria y para la determinacin de su alcance. En este sentido debe tenerse en cuenta aspectos tales como:

Durante la revisin estratgica deben identificarse los asuntos que se considera significativas para la auditoria y para la determinacin de su alcance. En este sentido debe tenerse en cuenta aspectos tales como: Aspectos que comprenden la revisin estratgica Cumplimiento de la legislacin bsica: esto es, si l a entidad viene ejecutando sus actividades de acuerdo con los objetivos y metas programadas Controles gerenciales y financieros comprende: Establecimiento de metas y objetivos y los planes operativos para alcanzarlos, as como estndares de rendimiento para medir la eficiencia. Salvaguardar los recursos contra el desperdicio, prdida y/o fraude. Informacin financiera para la toma de decisiones. Operaciones, polticas y sistemas contables y otros procedimientos informacin financiera, oportuna y confiable. para proporcionar

Indicadores de aspectos negativos relativos a la economa: Recursos financieros: mayores gastos presupuestarios, gastos en exceso al cierre del ejercicio, pagos duplicados. Recursos humanos: movimientos excesivos (altas y bajas) del personal. Bienes equipos sub utilizados o sobre utilizados, costos excesivos de mantenimiento y carencia de procedimientos escritos. Equipos de cmputo excesivos para las necesidades reales y programas desactualizados. Ausencia de estndares para comparar el rendimiento. Ausencia de informes de evaluacin del rendimiento.

Indicadores de aspectos negativos relativos a la efectividad Ausencia de procedimientos para medir y/o informar sobre la efectividad. Procedimientos poco validos o confiables para medir y/o informar sobre la efectividad. Ausencia de mtodos alternativos para evaluar resultados.

La utilizacin de tcnicas como modelos, flujogramas y narrativas, constituyen medios apropiados para registrar la informacin sobre sistemas y controles gerenciales, as como comunicar el conocimiento logrado sobre las actividades de la entidad a examinar.

PREPARACION DEL REPORTE DE REVISION ESTRATEGICA Concluida la revisin estratgica, el auditor debe formular un reporte que comunique a los niveles de decisin correspondientes a los resultados obtenidos y su propuesta de estrategias para las fases siguientes del examen. El reporte de Revisin Estratgica constituye uno de los elementos ms importantes del proceso de planeamiento de la auditoria. Este documento es elaborado por el auditor encargado y supervisor, y es aprobado por el nivel general correspondiente. Cualquier modificacin ulterior de este documento debe ser procesada a travs de estos mismos canales. El propsito del reporte de revisin estratgica es: Comunicar a los niveles gerenciales del organismo a superior de control, al comit de accesoria (COA) y jefatura de auditoria interna, el}n los caso en que sea aplicable, un mayor conocimiento y comprensin de la entidad, programa o actividad a ser examinada, sus reas mas importantes, los sistemas y controles administrativos aplicables; y, lograr el apoyo necesario en cuanto a la importancia de los aspectos seleccionados como asunto importante para hacer incluidos en el plan de auditoria. Contenido del informe de revisin estratgica El reporte de la revisin estratgica, como mnimo debe contener: Informacin introductoria Comprensin de las actividades y operaciones Criterios de auditoria identificados Asuntos mas importantes examinados Conclusiones Recomendaciones

A modo de ilustracin, a continuacin se presenta la estructura del reporte de revisin estratgica:

ESTRUCTURA DEL REPORTE DE REVISION ESTRATEGICA Informacin introductoria a) Origen de la revisin b) Objetivos y alcance de la revisin c) Funcionarios en cargo de las reas a se examinados. Comprensin de las actividades y operaciones a) Naturaleza de las actividades y operaciones. Antecedentes y fines de la entidad, programa o actividad. Marco legal aplicable. Informacin sobre metas programadas y ejecutadas. Aspectos financieros presupuestales Sistemas y controles gerenciales identificados.

b) Comprensin del Ambiente de control interno: Aspectos, integridad y valores. Estructura orgnica Lneas de autoridad y responsabilidad Polticas de personal.

c) Evaluacin de factores externos e internos d) Principales logros obtenidos en el periodo e) Recomendaciones de auditoria anteriores pendientes. Criterios de Auditoria a) Criterios de auditoria de operacin. b) Comentarios de la entidad sobre los criterios de auditoria. Asuntos mas importantes examinados a) reas importantes de operacin. b) En cuanto al cumplimiento de objetivos y metas. c) En cuanto a la eficiencia y economa en la administracin de recursos. Conclusiones
Introduccin Recomendaciones

Describe el motivo que genera la realizacin de la etapa de revisin estratgica, los objetivos y alcance de la revisin, el enfoque de trabajo que ser utilizado durante la visita a la entidad o programa y la realizacin de los funcionarios responsables. Comprensin de las actividades y operaciones Incluye la descripcin de informacin general sobre diversos aspectos, tales como: antecedentes, fines, objetivos, metas, marco legal aplicable, informacin financiera y logros obtenidos en el desarrollo de actividades. Igualmente, incluye la apreciacin del auditor sobre el ambiente de control interno, factores internos y externos identificados, sistemas y controles gerenciales y las recomendaciones pendientes de implementacin de auditorias anteriores. Criterios de auditoria Comprende la descripcin de las normas de rendimientos y control a travs de las cuales pueden ser evaluados los sistemas y controles gerenciales, as como el nivel de efectividad, eficiencia y economa de las operaciones. Asimismo, se incluyen los comentarios de la entidad, respecto a los criterios de auditoria expuestos por los auditores. Asuntos ms importantes examinados Comprenden los aspectos ms importantes de los sistemas y controles gerenciales de la entidad o programa que, a criterio del auditor deben tomarse en cuenta para asegurar el xito de la auditoria. Tales aspectos pueden estar referidos a controles de actividades y operaciones (cumplimiento de objetivos y metas y evaluacin de recursos). Aspectos importantes de las operaciones y otras reas en que podra existir despilfarro, ineficiencia o debilidad en los controles gerenciales. Conclusiones Representan el resultado obtenido de la ejecucin de la etapa de revisin estratgica dentro del planeamiento. Recomendaciones Describen los asuntos ms importantes, han sido seleccionados para su inclusin en el plan de auditoria. El reporte de revisin estratgica debe estar adecuadamente sustentado en los papeles de trabajo correspondientes, ser corto, pero a la vez suficientemente claro para permitir la toma de decisiones y la continuacin del examen.

Aprobacin del reporte de revisin estratgica El reporte de revisin estratgica debe ser presentado, en forma conjunta, por el auditor encargado y el supervisor y aprobado por el nivel gerencial correspondiente en el caso de la Contralora General de la Repblica y, en tanto sea aplicable, por la Jefatura del rgano de Auditoria Interna. Sin esta aprobacin no podr continuarse la ejecucin del examen. En el caso de los rganos de Auditoria Interna, la preparacin del reporte de revisin estratgica deber elaborarse por una sola vez en relacin a las actividades comprendidas en sus respectivos planes anuales de auditoria. En adelante, tales documentos solo requerirn ser actualizados cuando se programe el examen recurrente de las mismas reas. Las comisiones de auditoria de la Contralora General de la Repblica, podrn requerir tales documentos para mejorar su comprensin en torno a las reas o actividades a ser examinadas.

ELABORACION DEL PLAN DE AUDITORIA La etapa final de la revisin estratgica es la formulacin del proyecto del plan de auditoria que debe ser elaborado por el auditor encargado y supervisor y presentado, conjuntamente con el reporte de revisin estratgica. Este documento constituye el instrumento de conduccin del proceso de auditoria. El plan de auditoria es el documento que se elabora al final de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resumen las decisiones ms importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditoria de gestin. Determina, entre aspectos, los aspectos, los objetivos y alcance de la auditoria, las reas a examinarse y el potencial humano necesario para su ejecucin. Estructura del Plan de Auditoria El plan de auditoria tiene por propsito definir el alcance global de ala auditoria de gestin, en trminos de objetivos generales y objetivos especficos por reas que sern materia de examen (Ver seccin 250 de la Gua de Planeamiento de la auditoria gubernamental). Este documento debe incluir:

Origen de la auditoria. Resultado de la revisin estratgica. Objetivos de la auditoria. Alcance de la auditoria, metodologa. Criterios de auditoria a utilizarse. Recursos de personal reas a ser examinadas a) b) c) d) Objetivos y alcance de la auditoria. Criterios de auditoria a utilizar. Fuentes de obtencin de evidencia de auditoria Equipo de trabajo.

Informacin administrativa a) b) c) d) Informes a emitir y fechas de entrega. Estructura del informe a emitir. Presupuesto de tiempo Cronograma de actividades.

Origen de la auditoria

Describe el motivo que genera la programacin de la auditoria. Su origen puede obedecer al planeamiento general anual o a la atencin de una solicitud especifica efectuada por el Congreso de la Repblica u otra actividad del Poder Ejecutivo. Resultados de la revisin estratgica Describe los antecedentes, autoridad legal y fines de la entidad o programa, estructura orgnica y funciones, infraestructura, sistemas y controles gerenciales, recursos financieros autorizados, as como cualquier otra informacin importante. Objetivos de auditoria Los objetivos establecidos en el plan de auditoria se sustentan en las apreciaciones generales resultantes de la revisin estratgica. Describe en trminos globales lo que desea lograrse como resultado de la ejecucin de la auditoria. Una vez que se efecten las pruebas de campo y se recopilen las evidencias necesarias en el curso de la fase de ejecucin, puede ser necesario introducir modificaciones en el Plan de auditoria, incluso en algunos de sus objetivos, de acuerdo con las circunstancias. Alcance de la auditoria y metodologa Los resultados alcanzados en la fase de planeamiento deben evaluarse cuidadosamente para seleccionar aquellas reas o asuntos que sern revisados a profundidad en la fase ejecucin. Esta decisin debe ser adoptada teniendo en cuenta la materialidad, sensibilidad, riesgo, auditabilidad y costo, as como la trascendencia de los posibles resultados a informarse. La descripcin de la metodologa a utilizar permite conocer los procedimientos generales que sern aplicados para obtener y analizar la evidencia requerida para cumplir con los objetivos de la auditoria. Criterios de auditoria Describen las normas que sern utilizadas para determinar si la entidad, programa o proyecto satisface las expectativas en trminos de efectividad, eficiencia y economa en la ejecucin de operaciones, las que deben ser razonables y alcanzables, as como en cuanto a la efectividad de sus controles gerenciales. Recursos de personal Describe el nombre y apellido, cargo y profesin de los auditores que integran el equipo de auditoria, as como los especialistas para trabajos especficos, en el caso que sea necesario. reas seleccionadas para a auditoria Describen los asuntos especficos ms importantes establecidos en el reporte de revisin estratgica, incluso aquellos hallazgos de auditoria que se hubiera identificado en la fase de planeamiento. Por cada rea seleccionada, se deben definir los objetivos especficos del examen y el personal requerido para su examen. Informacin administrativa

Describe el nmero de horas programadas para el desarrollo de la auditoria y otras informaciones generales, tales como el nmero de informes a emitir, las fechas de entrega y el formato tentativo del informe y el cronograma de actividades correspondientes. Elaboracin y aprobacin del plan de auditoria El plan de auditoria debe ser preparado en forma conjunta por el auditor encargado y el supervisor y presentado al nivel gerencial correspondiente de la Contralora General de la Repblica para su aprobacin. En el caso de los rganos de Auditoria Interna, es responsabilidad de su jefatura su aprobacin, sin cuyo requisito no podra iniciarse a la fase de ejecucin del examen. Los cambios que se produzcan en los objetivos o alcance en el curso de la auditoria de gestin, deben ser aprobados por el nivel gerencial pertinente y documentado apropiadamente. Tales modificaciones se documentan adiciones o cambios en el plan de auditoria. Comunicacin del plan de auditoria El plan debe ser comunicado al equipo de auditoria de una forma apropiada, como por ejemplo, llevando a cabo una reunin entre el nivel gerencial, supervisor, auditor encargado y miembros del equipo con el objeto de discutir el enfoque de auditoria planeado. En la pgina siguiente se muestra el flujograma de la fase de planeamiento en la auditoria de gestin.

FLUJOGRAMA DE LA FASE DE PLANEAMIENTO EN LA AUDITORIA DE GESTION

DESCRIPCION Revisa la informacin general sobre la autoridad legal, fines, objetivos, metas, recursos, sistemas y controles gerenciales, ms importantes, informes de auditoria anteriores. Registrar la informacin general para la comprensin de la entidad por examinar.

OPE R. N

PERSON AL

FLUJO DE ACCION

Archivo Permanen
1 Equipo de Auditoria

te

Equipo de Auditoria

Determina si la informacin disponible es suficiente para la etapa de revisin general

Auditor encargad o Auditor gerencial competen te

Per ma ne nte

Papeles de Trabajo

Arc hiv

NO

SI

Elabora y revisa el Plan de revisin estratgica

Aprueba el Plan de revisin estratgica

Nivel gerencial competen te

Ejecuta indagaciones, observaciones fsica y obtencin de informacin en la entidad, como parte de la revisin estratgica Registra la informacin obtenida en el curso de la revisin estratgica

Equipo de Auditoria

Papeles de Trabajo

Equipo de Auditoria

NO NO SI

SI

Elabora y presenta el reporte de revisin estratgica y el proyecto de Plan de auditoria Aprueba el reporte de revisin estratgica y el plan de auditoria.

Auditor encargad oy Superviso r Nivel gerencial competen te

EJECUCIN ASPECTOS GENERALES La fase ejecucin de la auditoria de gestin est focalizada, bsicamente, en la obtencin de evidencias suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos ms importantes (reas de auditoria) aprobados en el Plan de Auditoria. No obstante, algunas veces, como consecuencia de este proceso se determinan aspectos adicionales por evaluar, lo que implicar la modificacin del plan de auditoria. Toda la labor en la auditoria debe ser controlada a travs de programas de trabajo. Tales programas definen por anticipado las tareas que deben efectuarse durante el curso de la auditoria y se sustentan en objetivos incluidos en el plan de auditoria y en la informacin disponible sobre las actividades y operaciones de la entidad consignada en el Informe de Revisin estratgica. Una de las actividades ms importantes de la fase de ejecucin, es el desarrollo de hallazgos. El trmino hallazgo en auditoria tiene un sentido de recopilacin y sntesis de informacin especfica sobre una actividad u operacin, que ha sido analizada y evaluada, y que se considera de inters para los funcionarios a cargo de la entidad examinada. Usualmente, se utiliza en un sentido crtico, dado que se refiere a deficiencias que son presentadas en el informe de auditoria. Dentro del proceso de ejecucin de la auditoria, el auditor brinda a los funcionarios y servidores de la entidad examinada, que estn o podran estar afectados por el informe, la oportunidad de efectuar comentarios y aclaraciones en forma escrita (u oral) sobre los hallazgos identificados antes de presenta el informe. Estos comentarios o cualquier revelacin importante que se presente, debe reconocerse y discutirse en el informe en forma apropiada y objetiva. Ningn informe de auditoria debe emitirse sin escuchar a los funcionarios responsables de la entidad examinada, quienes tienen la oportunidad de presentar sus comentarios sobre los hechos que se observan. Un aspecto importante del desarrollo e las observaciones que en esencia, involucran los elementos propios del hallazgo de auditoria (Condicin y Criterio), es la identificacin de las causas y efectos actuales posibles de las deficiencias detectadas durante la fase de ejecucin. La identificacin oportuna de las razones que ocasionaron la situacin negativa y por qu se mantiene (Causa), as como la cuantificacin de las consecuencias reales o potenciales (Efecto) en trminos financieros, constituyen una manera efectiva para interesar a los funcionarios de la entidad responsable de adoptar correctivos en forma oportuna. En base a la evidencia de auditoria reunida y a travs de la evaluacin de las opiniones vertidas por los funcionarios de la entidad, el auditor puede arribar a conclusiones concretas sobre las deficiencias identificadas durante la fase de ejecucin. Las observaciones y conclusiones para los funcionarios a cargo de la entidad examinada, a fin de corregir las deficiencias identificadas y evitar en el futuro su repeticin. Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de planeamiento y ejecucin, los cuales sirven como fundamento y respaldo de l informe. Los

papeles de trabajo son revisados por el auditor encargado y el supervisor responsable, con el objeto de establecer si son pertinentes a la auditoria, documenta en forma adecuada la evidencia obtenida y guardan consistencia internamente. En el grfico N 9 se describe la fase de ejecucin en la auditoria de gestin.

PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTIN FASE: EJECUCIN

ELABORACIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA

APLICACIN DE PRUEBAS DE AUDITORIA Y OBTENCIN DE EVIDENCIA

ELABORACIN REQUERIMIENTOS IDENTIFICACIN DESARROLLO COMUNICACIN DESARROLLO Y REVISIN DE DE Y OBSERVACIONES, DE EFECTOS HALLAZGOS OBTENCIN HALLAZGOSA DE LOS Y CAUSA PAPELES DE LA FUNCIONARIOS CONCLUSIONES CARTA DE DE AUDITORIA AREPRSENTACIN Y TRABAJO CARGO RECOMENDACIONES DE LA ENTIDAD

PROGRAMAS DE AUDITORIA Un programa de auditoria es un plan detallado del trabajo que debe comunicar, tan precisamente como sea posible el trabajo a ser ejecutado. Tambin es un listado de procedimientos a ser realizados, con el objeto de comparar los sistemas y controles existentes con criterios de auditoria y, recolectar evidencia para sustentar las observaciones de auditoria. Los programas de auditoria proporcionan una base para la asignacin de tiempo y recursos. Los estimados de tiempo son ms fciles de preparar cuando los procedimientos de auditoria han sido identificados. El programa de auditoria es preparado por el auditor encargado y el supervisor, el que seala las tareas especficas que deben ser cumplidas por el equipo de auditoria para llevar a cabo el examen, los responsables de su ejecucin, as como los plazos fijados para cada actividad. Los programas de auditoria correctamente elaborados resultan fundamentales para cumplir con las responsabilidades en forma eficiente. Su preparacin, proporciona lo siguiente: Un plan sistemtico para cada fase del trabajo, el que puede comunicarse a todo el personal involucrado en la auditoria. Una base apropiada para la asignacin de labores para el supervisor, auditor encargado, auditores y asistentes. Medio para comparar el rendimiento del equipo de auditoria con relacin a los planes aprobados y normas complementarias establecidas. Ayuda para el entrenamiento de personal sin experiencia en auditoria. Ayuda al supervisor de trabajo son fundamentales para una direccin eficiente de los esfuerzos de auditoria; por ello no deben utilizarse como una lista de comprobacin para desarrollar los pasos de trabajo necesarios, de manera que suprima la iniciativa, imaginacin y recursos, en el logro de los objetivos previstos.

Contenido del programa de trabajo El programa de trabajo debe ser formulado por reas de auditoria, especificando: a) b) c) d) e) f) g) Subobjetivo de auditoria. Criterios de auditoria. Evidencia a ser obtenida. Procedimientos para la obtencin de evidencia. Fuentes para la obtencin de evidencia. Instrucciones especficas. Cronograma tentativo de actividades.

Para todas las dems reas por examinar, el auditor debe desarrollar programas de auditora especficos, que detallen las pruebas a realizar. El nivel de detalle, al igual que la supervisin ejercida por el auditor encargado, podr variar en atencin a la experiencia del personal que conforma el equipo. La prctica de sucesiva auditorias emitir la formulacin de programas estandarizados en aspectos tales como efectividad, eficiencia y economa, planeamiento, administracin de recursos humanos y otros. Al prepararse programas de auditoria se debe tener en consideracin el costo de la obtencin de la evidencia y su utilidad en cuanto a los objetivos de auditoria establecidos. Asimismo, los programas deben ser lo suficientemente flexibles para permitir

efectuar cambios, segn resulte apropiado en las circunstancias. Sin embargo, cualquier cambio dispuesto despus de la aprobacin de estos programas deber estar debidamente documentado. Programa de auditoria detallado El programa de auditoria incluye procedimientos especficos, de manera que el supervisor de este documento tenga una mejor descripcin del trabajo a realizarse. Es conveniente utilizar un programa detallado por las siguientes razones: Sirven mejor a todos los propsitos de la auditoria; sin embargo, con auditores experimentados, el auditor encargado puede encontrar aceptable la utilizacin de programas simplificados. Proveen mejores pistas de auditoria y documentan con mayor propiedad el trabajo realizado. Cuando se utilizan programas simplificados, puede ser fcil resaltar los procedimientos ms importantes que han sido cubiertos; en cambio, cuando se usan procedimientos detallados es ms difcil distinguir entre procedimientos importantes y procedimientos de rutina. En el cuadro siguiente se presenta un ejemplo de programa detallado de auditoria para el rea de abastecimiento. En este programa es fcil apreciar la naturaleza del procedimiento a ejecutar y su relacin con el criterio y objetivo de auditoria establecido.

PROGRAMA DE DETALLADO DE AUDITORIA Nombre de la entidad Fecha de auditoria PROGRAMADO NOMBRE H/S ... TERMINADO Hecho H/S por

AREA ABASTECIMIENTO

Ref PT

Objetivos de auditoria 1. Determinar si los controles existentes para la recepcin de materiales garantizan su ingreso intacto al almacn. 2. Determinar si los controles establecidos para el almacenamiento de materiales aseguran su adecuada conservacin, Centro de auditoria Directiva N 002 9X de la Direccin General de Administracin, concordante con el Decreto Supremo N 125

 9X EF, que establece los criterios para la recepcin, almacenamiento y conservacin de los materiales. Procedimientos de auditoria JRC 3 1. Revisar la Directiva N 002 9X, que fija los controles que deben observarse para la recepcin, almacenamiento y conservacin de materiales. 2. Selecciones una muestra de operaciones efectuadas en el periodo materia de examen. 3. Examine la documentacin de ingreso de materiales al almacn y determine si los controles se cumplen adecuadamente. 4. Inspeccione los materiales existentes en almacn y determine si las medidas de conservacin son adecuadas y razonables. GA II 3/6 GA II 4/1 GA II 5/1 GA II 6/1 JRC 3

JRC JRC

1 20

JRC JRC

1 18

JRC

10

JRC

20

34 Acceso a los programas de auditoria

43

Los programas forman parte de los papeles de trabajo de la auditoria, en cuyo contenido se describen las tareas que deben efectuar los auditores, as como los objetivos y alcance de las pruebas a realizar. La responsabilidad de custodia y conservacin de los programas de trabajo corresponde al auditor encargado y al resto del equipo de auditoria. Por su naturaleza, los programas de auditoria, al igual que el plan de auditoria son reservados, siendo necesario mantener la debida confidencialidad durante y despus del trabajo. Ninguna persona no relacionada o autorizada por la supervisin o nivel gerencial correspondiente, debe tener acceso a los programas de trabajo de la auditoria. PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS DE AUDITORIA Durante la fase de ejecucin, el equipo de auditoria se aboca a la obtencin de evidencias y realizar pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y tcnicas de auditoria, desarrolla hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones. Los procedimientos de auditoria son operaciones especficas que se aplican en una auditoria e incluyen tcnicas y prcticas consideradas necesarias, de acuerdo con las circunstancias. Las tcnicas de auditoria son mtodos prcticos de investigacin y prueba que utiliza el auditor, para obtener evidencia necesaria que fundamente su opinin. Las prcticas de auditora constituyen las labores especficas realizadas por el auditor como parte del examen. Las tcnicas de auditoria ms utilizadas para reunir evidencia son: Tcnicas de identificacin ocular Tcnica de Verificaci n oral Indagacin Entrevista Tcnica de Verificacin escrita Tcnica de Verificacin documental Tcnicas de Verificacin fsica

Comparaci n Observacin

Anlisis Confirmaci

Comprobacin Computacin

Inspeccin

Encuesta

n Tabulacin Conciliacin

Rastreo Revisin selectiva

Tcnicas de verificacin ocular Comparacin Es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o ms elementos. Dentro de la fase de ejecucin se efecta la comparacin de resultados, contra criterios aceptables, facilitando de esa forma la evaluacin por el auditor y la elaboracin de observaciones, conclusiones y recomendaciones. Observacin Es el examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan las operaciones. Esta tcnica es de utilidad en todas las fases de la auditoria, por cuyo intermedio el auditor se cerciorar de ciertos hechos y circunstancias, en especial, las relacionadas con la forma de ejecucin de las operaciones, apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta las operaciones. Tcnicas de verificacin oral Indagacin Es el acto de obtener informacin verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios de la entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el auditor, comprende una porcin insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las respuesta a muchas preguntas que se relacionan entre si, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes. Es de especial utilidad la indagacin en la auditoria de gestin, cuando se examinan reas especficas no documentados; sin embargo, sus resultados por s solos no constituyen evidencia suficiente. Entrevistas Pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o personas beneficiarias de los programas o proyectos. Para obtener mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes sern entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del propsito y puntos a ser abordados. Asimismo los aspectos considerados relevantes deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes y su utilizacin aceptada por la persona entrevistada. Encuestas Pueden ser tiles para recopilar informacin de un gran universo de datos o grupos de personas. Pueden ser enviadas por correo u otro mtodo a las personas, firmas privadas y otros que conocen del programa, o el rea a examinar. Su ventaja principal radica en la economa en trminos de costo y tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta en su flexibilidad, al no obtenerse ms de lo que se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La informacin obtenida por medio de

encuestas es poco confiable, bastante menos que la informacin verbal recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores. Por lo tanto debe ser utilizada con mucho cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore. Tcnicas de verificacin escrita Analizar Consiste en la separacin y evaluacin critica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operacin, actividad, transaccin o proceso, con el fin de establecer su naturaleza, su relacin y conformidad con los criterios normativos y tcnicos existentes. Los procedimientos de anlisis estn referidos a la comparacin de cantidades, porcentajes y otros. De acuerdo a las circunstancias, se obtienen mejores resultados si son obtenidos por expertos que tengan habilidad para hacer inferencias lgicas y juicios de valor al evaluar la informacin recolectada. Las tcnicas de anlisis son especialmente tiles para determinar las causas y efectos de los hallazgos de auditoria. Confirmacin Es la tcnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos analizados, a travs de informacin directa y por escrito, otorgada por funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen (confirmacin interna), por lo que estn en disposicin de opinar en informar en forma vlida y veraz sobre ellas. Otra forma de confirmacin es la denominada confirmacin externa, la cual se presenta cuando se solicita a una persona independiente de la organizacin auditada (terceros), informacin de inters que solo ella puede suministrar. Tabulacin Es la tcnica de auditoria que consiste en agrupar los resultados obtenidos en reas, segmentos o elementos examinados, de manera que facilite la elaboracin de conclusiones. Un ejemplo de aplicacin de esta tcnica lo constituye la tabulacin de los resultados obtenidos como consecuencia de las respuestas efectuadas en una encuesta por los beneficios de algn programa o proyecto. Conciliacin Implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes. Est tcnica consiste en analizar la informacin producida por diferentes unidades operativas o entidades, respecto de una misma operacin o actividad, con el objeto de establecer su concordancia entre s, y a la vez, determinar la validez y veracidad de los informes, registros y resultados que estn siendo examinados.

Tcnicas de verificacin documental Comprobacin Se aplica en el curso de un examen, con el objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una entidad, mediante la verificacin de los documentos que las justifican. Computacin Se utiliza para verificar la exactitud y correccin aritmtica de una operacin o resultado. Se aprueba solamente la exactitud de un clculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la validez de los datos que forman parte de una operacin. Rastreo Es utilizada para dar seguimiento y controlar una operacin de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno determinado o, de un punto a otro de un proceso a otro realizado por una unidad operativa dada. Est tcnica puede clasificarse en dos grupos: a) Rastreo progresivo, que parte de la autorizacin para efectuar culminacin total o parcial de sta. una operacin hasta la

b) Rastreo Regresivo, que es inverso al anterior, es decir, se parte de los resultados de las operaciones para llegar a la autorizacin inicial. Revisin selectiva Consiste en el examen ocular rpido de una parte de los datos o partidas que conforman un universo homogneo en ciertas reas actividades o documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son normales, dado el alto costo que representara llevar a cabo una revisin amplia o, que por otras circunstancias, no es posible efectuar un anlisis profundo. Tcnicas de verificacin fsica Inspeccin Es el examen fsico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicacin de esta tcnica es de mucha utilidad, especialmente, en cuanto a la constatacin de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes. Generalmente, se acostumbra a calificar como una tcnica combinada, dado que en su aplicacin utiliza la indagacin, observacin, comparacin, rastreo, tabulacin y comprobacin. Otras prcticas de auditoria Las prcticas de auditoria son las operaciones o labores especficas que se realizan como parte del examen y no son consideradas como tcnicas. Sirven a las labores de auditoria como elemento de apoyo muy importantes. Existen tambin otros elementos que contribuyen efectivamente a

seleccionar las tcnicas o prcticas e auditoria que deben aplicarse; estos son: los sntomas y la intuicin. Sntomas Son definidos como los indicios de una cosa que est sucediendo o va a suceder. En el campo de la auditoria constituyen las seales de alerta temprana que se detectan en el curso del examen. En su ejemplo ms elemental, es el humo que presagia la presencia del fuego. La identificacin de sntomas como prctica de auditoria puede ser de mucha entidad para el auditor experto que est en capacidad de percibirlos, por cuanto le permite seleccionar las tcnicas ms apropiadas para obtener evidencia o para profundizar el anlisis de algn asunto. Intuicin La intuicin es entendida como la facultad para comprender las cosas en forma instantnea, tal como si se estuviera a la vista. En el campo de la auditoria gubernamental, la intuicin puede ser aplicada en algunas situaciones, sin que sta deba considerarse como una prctica comn a utilizarse. A lo largo de su carrera los auditores pueden desarrollar a lo largo de sus carrera los auditores pueden desarrollar un sexto sentido que es la intuicin, la que viene a ser el resultado de su capacidad de reaccin ante seales que otros auditores con menos experiencia podran no detectar. EVIDENCIAS DE AUDITORIA Y MTODOS DE OBTENCIN DE INFORMACIN Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Es la informacin especfica obtenida durante la labor de auditoria a travs de observacin, inspeccin, entrevistas y examen de los registros. La actividad de auditoria se dedica a la obtencin de la evidencia, dado que sta provee una base racional para la formulacin de juicios u opiniones. El trmino evidencia incluye documentos, fotografas, anlisis de hechos efectuados por el auditor y en general, todo material usado para determinar si los criterios de auditoria son alcanzados. Los contenidos de esta seccin son los siguientes. Tipos de evidencia. Atributos de la evidencia. Confiabilidad de la evidencia. Caractersticas de la evidencia documental. Obtencin de informacin a travs de entrevistas. Utilizacin de fotografas y otros medios visuales. Obtencin de informacin mediante encuestas. Tipos de evidencia En trminos generales la evidencia de auditoria puede clasificarse en cuatro tipos:

TIPOS DE EVIDENCIA Evidencia Evidencia Evidencia Evidencia fsica testimonial documental analtica

Evidencia Fsica Se obtiene la evidencia fsica por medio de una inspeccin u observacin directa de: Actividades ejecutadas por las personas. Documentos y registros. Hechos relativos al objetivo del examen. La evidencia fsica se documenta en un memorandum que resume los asuntos revisados, papeles de trabajo que muestran la naturaleza y alcance de la verificacin que muestran la naturaleza y alcance de la verificacin practicada, pudiendo ser resultado de una inspeccin y estar representada por fotografas, cuadros, mapas y otras representaciones grficas. El obtener y utilizar evidencia grfica es una forma eficaz de explicar o describir una situacin en un informe. Por ejemplo, una fotografa clara de un almacn que ilustra prcticas ineficientes tiene un impacto mucho mayor que cien palabras. El auditor debe obtener evidencia fsica, como por ejemplo muestras en respaldo de sus hallazgos. La efectividad de la labor de auditoria vara segn se adquiera familiaridad con la naturaleza fsica de las operaciones, bienes y otros recursos de la entidad. La habilidad de informar acerca de una condicin identificada es mucho ms convincente que declaraciones basadas en otros tipos de evidencia. Es una buena prctica que dos miembros del equipo de auditoria efecten la inspeccin fsica. Igualmente, deben efectuarse las coordinaciones necesarias con los funcionarios a cargo de la entidad, para que estos les acompaen y corroborar los hallazgos. Es prctico firmar el memorandum o acta de inspeccin, segn sea el caso, a fin de evitar cualquier controversia acerca de la precisin de los hallazgos de auditoria, los cuales deben formar parte de los papeles de trabajo. El adecuado uso de la tcnica de observacin, incluyendo el reconocimiento del valor de la evidencia fsica depende, en gran parte, del auditor que efecta e trabajo. Por ejemplo, si este se mantiene alerta y es curioso e imaginativo, observar en forma crtica los inventarios, las condiciones de las estructuras y equipo y las actividades del personal de la entidad. Evidencia testimonial Es la informacin obtenida de otros a travs de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas. El resultado de las entrevistas pueden expresarse en un memorandum basado en notas tomadas durante ellas. Es conveniente que tales declaraciones estn firmadas por los funcionarios o empleados entrevistados. La declaracin verbal o escrita de un funcionario acerca de, por ejemplo, la cantidad y condiciones de las existencias en declaraciones se torna ms importantes y tiles, si estn corroboradas por revisiones de los registros y las pruebas fsicas de inventario. Las declaraciones de funcionarios de la entidad son fuentes valiosas de informacin (explicaciones, justificaciones o lneas de razonamiento) y proporcionan elementos de juicio que no sern fciles de obtener a travs de una prueba de auditoria. Evidencia documental Es aquella plasmada en escritos y registros, como documentos, contratos y otros. La forma ms comn de evidencia en la auditoria consiste de documentos clasificados como:

Externos: aquellos que se originan fuera de la entidad (por ejemplo, facturas de vendedores y correspondencia que se recibe). Internos: aquellos que se originan dentro de la entidad (por ejemplo, registros contables, correspondencia que se enva, guas de recepcin y comunicacin interna). El auditor debe evaluar la confiabilidad de la evidencia documental utilizada en respaldo de sus hallazgos de auditoria. Por ejemplo, un documento externo que se obtenga directamente de su lugar de origen es ms confiable que el mismo documento obtenido en la entidad. Siempre debe considerarse la posibilidad de que los documentos obtenidos en la entidad podran estar alterados. Cualquier alteracin importante debe investigarse. Si el auditor no est seguro de que las alteraciones son apropiadas, sera conveniente efectuar una verificacin de la fuente de origen. Los factores que aseguran la confiabilidad de la evidencia interna son: Si los documentos han circulado fuera de la entidad. Si los procedimientos de control interno de la entidad son satisfactorios para asumir que la evidencia es precisa y confiable. Si la evidencia est sola o sirve para corroborar otros tipos e evidencia. La evidencia interna que circula de la entidad puede tener la misma confiabilidad que la evidencia externa. Relativamente pocos tipos de documentos estn sujetos a revisin y aprobacin externa. Algunos ejemplos son rdenes de compra devueltas con el visto bueno del proveedor y guas de remisin debidamente aceptadas. Los procedimientos internos tienen un efecto importante en la confiabilidad de la evidencia documental que se origina en la entidad y que circula slo en ella. Por ejemplo, una tarjeta de control de asistencia sera evidencia confiable de la labor efectuada as: El empleado registra su hora de ingreso a la oficina en el reloj de control. El rea de personal verifica la tarjeta de control, comparndola con la informacin del rea de trabajo. Los auditores internos o la administracin efectan revisiones sorpresivas de asistencia.

Evidencia Analtica Se obtiene al analizar o verificar la informacin. El juicio profesional del auditor acumulado a travs de la experiencia orienta y facilita el anlisis. La evidencia analtica puede originarse de: Computaciones. Comparaciones con: Normas establecidas Operaciones anteriores. Otras operaciones, transacciones o rendimientos. Leyes o reglamentos Raciocinio Anlisis de la informacin dividida en sus componentes.

Atributos de la evidencia

Los atributos de la evidencia pueden referirse a: Suficiencia Competencia Pertinencia (Relevancia) Suficiencia de la evidencia Evidencia suficiente es aquella tan veraz, adecuada y convincente que al ser informada a una persona prudente, que no es un auditor y no tiene conocimiento especfico del asunto, arribe a la misma conclusin del auditor. Suficiencia se refiere al volumen o cantidad de la evidencia, tanto como a sus cualidades de pertinencia y competencia. La norma general bsica de evidencia en respaldo de los hallazgos de auditoria manifiesta que debe ser suficiente y competente. Los requisitos de buenos papeles de trabajo requieren que sean claros y comprensibles, sin explicaciones verbales innecesarias. La complejidad de la actividad de auditoria y el tipo de hallazgos identificados es tan grande, que no es factible percibir en trminos especficos la naturaleza detona la informacin de respaldo que debe incluirse en los papeles de trabajo. Para que un hallazgo tenga un soporte apropiado en los papeles de trabajo, es necesario que se efecten todos los pasos de su desarrollo. Adems, los apeles de trabajo deben contener, para cada paso requerido en el proceso, resmenes claros o extractos de documentos necesarios para demostrar el trabajo efectuado y los resultados obtenidos. Un paso importante es identificar los efectos de una deficiencia. El efecto puede visualizarse por ejemplo, al incurrirse en un mayor costo; no lograr los objetivos y metas previstos o, provocar reacciones adversas en las operaciones de la entidad. Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar os efectos en la forma ms especifica posible, basndose en computaciones, comparaciones, declaraciones, documentacin de a entidad, informes de auditoria interna u otras fuentes. Competencia Para que la evidencia sea competente, debe ser vlida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, el auditor debe considerar con cuidado si existen razones para dudar de su validez o su integridad. De ser as, debe obtener evidencia adicional o revelar esa situacin en su informe. Los siguientes supuestos constituyen criterios tiles para juzgar si la evidencia es competente. La evidencia obtenida de fuentes independientes es ms confiable que la obtenida del propio este auditado. La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado, es confiables que aquella obtenida cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido. La evidencia que se obtiene fsicamente mediante un examen, observacin, clculo o inspeccin es ms confiable que la que se obtiene en forma indirecta. Los documentos originales son ms confiables que sus copias.

 La evidencia testimonial que obtenida en circunstancias que permite a los informantes expresarse libremente merece ms crdito que aquella que se obtienen en circunstancias comprometedoras (por ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados).

NAGA Evidencia suficiente, competente y relevante El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o funcin que sea objeto de la auditoria.
Pertinencia (Relevancia) La evidencia pertinente es aquella que es vlida y se relaciona con el hallazgo especfico. Los papeles de trabajo e informacin acumulada al desarrollar un hallazgo especfico deben tener una relacin directa con el mismo y las recomendaciones. Este requerimiento no excluye el tomar notas apropiadas o hacer observaciones que sern consideradas para otras reas problemas a examinar. Debe evitarse la acumulacin indiscriminada de papeles y documentos referidos al tema que no tiene relacin directa con el hallazgo de auditoria. CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA Al obtenerse evidencia y evaluarla el auditor gubernamental debe considerar lo siguiente: Conocimientos obtenidos directamente a travs de la percepcin sensorial del auditor, son ms persuasivos que aquellos conocimientos logrados indirectamente (Por ejemplo, en un examen fsico el auditor mira, toca, gusta, percibe, etc.) La evidencia obtenida directamente por el auditor de fuentes ajenas e independientes a la entidad auditada provee de mayor seguridad y confiabilidad. (Por ejemplo: confirmacin directa de saldos bancarios, prstamos, actividades de contratistas, etc.) La evidencia que ha sido producida bajo condiciones satisfactorias de control interno tiende a ser ms confiable. (Por ejemplo, pruebas de que una transaccin no ha sido iniciada, autorizada, ejecutada y registrada exclusivamente por una sola persona). Los originales de documentos son ms confiables que sus copias. El costo (en efectivo y/o tiempo) de obtencin de la evidencia ms confiable y deseable, puede ser tan elevado que el auditor tendra obligatoriamente que aceptar evidencia de menor calidad, pero que consideres satisfactoria dentro de las circunstancias. Lo ms importante del asunto a ser verificado (hallazgo de auditoria), requiere la obtencin de la evidencia ms slidas y consistente y, consecuentemente puede justificar la obtencin de evidencia ms costos. Los indicios de riesgo relativo ms elevados de lo normal exigen al auditor obtener ms y mejor evidencia que aquella requerida en circunstancias normales.

 La evidencia corroborativa constituye aquella que permite al auditor llegar a conclusiones a travs de un proceso vlido de raciocinio, pero que en si misma no es concluyente. Sirve nicamente para fortalecer o apoyar la confiabilidad de la evidencia obtenida. Una cantidad pequea de evidencia de calidad excelente puede ser ms confiable que una gran cantidad de evidencia de menor calidad. CARACTERISTICAS DE LA EVIDENCIA DOCUMENTAL La evidencia documental est constituida, generalmente por documentos, registros, contratos, comunicaciones originales; sin embargo, su presentacin puede estar planteada en copias, extractos de documentos, material grfico o artculos en diarios y revistas. Deber considerarse adems lo siguiente: Copia de documentos. Extractos frente a copias Material grfico

Artculos en diarios y revistas Copias de documentos Generalmente, debe aceptarse como confiables las copias de documentos de los archivos de la entidad si son necesarios para respaldar un hallazgo. Una copia autenticada por el funcionario fedatario de la entidad que es fiel del original, puede ser conveniente en algunas circunstancias, pero debe limitarse slo a documentos importantes, como cuando se considera utilizarlos en procesos judiciales. La importancia de un hallazgo de auditoria, determinar a menudo el tipo de evidencia que debe retenerse en los papeles de trabajo.Por ejemplo si el hallazgo implica un compromiso por una compra especfica, una copia de la orden de compra puede ser la evidencia bsica a retener en los papeles de trabajo. Extractos frente a copias Los extractos preparados a mano por el equipo de auditores de los documentos de la entidad son, generalmente, un respaldo aceptable para los papeles de trabajo. Sin embargo, es preferible tener copias de los documentos de mayor importancia. A veces los errores se introducen en forma inadvertida en los extractos. El respaldo para un hallazgo de importancia ser ms conveniente si es copia exacta del documento original. El auditor debe aplicar su buen juicio y prudencia al determinar que documentos requiere ser fotocopiados. Material grfico A menudo el mejor registro de una condicin fsica existente en el momento del examen es una serie de fotografas. La entidad puede tener un archivo de fotografas que debe revisarse para su posible utilizacin. La utilizacin apropiada de fotografas y otro tipo de material visual, hacen que los informes de auditoria tengan un mayor significado al resaltar los puntos centrales de manera ms enrgica y enftica. Artculo en diarios y revistas

Los diarios y revistas son a menudo una fuente til de informacin general, antecedentes y hechos actuales relacionados con las actividades bajo examen. Sin embargo, se les debe considerar solamente como fuente colateral y no principal de informacin sustentativa. OBTENCIN DE INFORMACIN A TRAVS DE ENTREVISTAS En el curso de la auditoria siempre es necesario que se obtenga informacin sustancial durante entrevistas y discusiones con funcionarios de la entidad y con otras personas. Es importante que el auditor reconozca y aproveche los beneficios que se obtienen al entrevistar a personas entendidas durante su labor. La informacin obtenida durante las entrevistas tambin puede utilizarse para complementar, explicar, interpretar o contradecir, la informacin obtenida por otras fuentes. Utilizacin de informacin verbal Puede utilizarse informacin verbal en el informe de auditoria si: Se obtienen la informacin de una fuente que el auditor confa es entendida y responsable. Se identifica adecuadamente su naturaleza verbal, por ejemplo, indicando qu es lo que se dijo al auditor.

Debe prepararse en los papeles de trabajo la fuente de informacin verbal. Por ejemplo: EL Director General de Administracin del Ministerio de la Produccin inform verbalmente que Esto ayudar a indicar el grado de responsabilidad de la persona entrevistada y su relacin con el tema. Si la informacin verbal acerca de hechos, y no una opinin, es de importancia clave y no puede corroborarse, generalmente, ser conveniente indicar en el informe que no se pudo ratificarla, y porque. Si no se puede verificar la informacin verbal por medio de otra evidencia, debe admitirse la incertidumbre de cualquier inclusin que se base en ella. En estas circunstancias, se debe tener conclusiones o implicaciones no respaldado por la validez de dicha informacin. La informacin obtenida por medio de entrevistas, aunque est confirmada por escrito por la persona entrevistada, representa solamente el entendimiento, opinin o palabra de la persona entrevistada y no una informacin que se ha verificado como correcta. La utilidad y confiabilidad de la informacin verbal, por lo tanto, depende de gran parte de su naturaleza, de fuente de origen y de la posibilidad que existan otros medios de establecer o verificar en forma ms terminante lo manifestado en las entrevistas. Fuentes de informacin para entrevistas Debido a que el objetivo del auditor es obtener una informacin completa y correcta sobre los asuntos a ser examinados, las entrevistas deben ir dirigidas a una exploracin total de esos asuntos. Las personas responsables de las actividades normalmente tienen informacin acerca del grado en que han sido considerados dichos asuntos, los motivos de las prcticas existentes e informacin u opiniones tiles en cuanto a la necesidad de efectuar mejoras y posibles formas de ejecutarlas. Si la persona se encuentra en un cargo de alta direccin, ello no asegura la validez de la informacin proporcionada. Puede ser nuevo en el cargo o no tener el conocimiento detallado que tiene un subordinado. No se debe perder tiempo en entrevistar una persona que no tiene la informacin

deseada, aunque se crea que debe tenerla debido a su cargo. Al informar con anticipacin a un posible entrevistado de los asuntos que sern discutidos, a menudo se indica a la persona ms entendida con la cual se deben entrevistar. Debe discutirse los aspectos administrativos y las mejoras necesarias con los funcionarios en un nivel apropiado que puedan comprender estos asuntos, para relacionarlos con los objetivos y polticas de la entidad. Tambin puede entrevistarse a un informante, como por ejemplo la persona que hizo notar un asunto. Se le considera un informante si proporciona informacin sabiendo que su identidad no ser dada a conocer o si debido a la naturaleza del caso o de la informacin proporcionada, es conveniente o necesario proteger su identidad. Planeamiento y preparacin de entrevistas importantes Deben planearse las entrevistas en forma apropiada. El auditor debe conocer el propsito de las entrevistas y la informacin que busca, as como estar familiarizado con los hechos previamente revelados sobre el problema para conducirla e forma apropiada. Esto es especialmente valioso ya que permite al auditor reconocer y seguir diferencias entre la informacin obtenida durante la entrevista y previamente de otras fuentes. Al planearse las entrevistas, debe considerarse cuidadosamente la seleccin del auditor que la conducir, segn quien sea el entrevistado y la experiencia anterior al entrevistarlos. Algunos funcionarios de alto nivel de la entidad pueden reaccionar en forma desfavorable al ser entrevistados por personas que no ocupan cargos en su mismo nivel en la Contralora General de la Repblica o el rgano de auditoria interna. Para utilizar un ejemplo extremo, no debe enviarse un asistente de auditoria, que recin esta entrenndose a entrevistar, a entrevistar al Director de Administracin y/o Gerente de una entidad. Debe aplicarse un buen criterio para evitar desigualdades entre el auditor y el entrevistado, especialmente cuando se trata de llevar a cabo una entrevista importante. Conducta durante una entrevista El auditor debe presentarse en forma debida a entrevistado si previamente no ha sido presentado. La utilizacin de credenciales oficiales para este propsito depender del objetivo de la entrevista y de la relacin entre los participantes. El paso inicial es importante, especialmente si se visita al entrevistado por primera vez. Se debe trata de hacerle sentirse cmodo. Por ejemplo, cualquier comentario breve sobre asuntos sin importancia, como el clima o un suceso deportivo, a menudo sirve par romper el hielo y establecer una relacin cordial. Discusin del asunto especfico Despus de la introduccin el auditor debe explicar el propsito de la entrevista para que la persona entrevistada comprenda lo que se espera de ella. Segn las circunstancias, se puede permitir que cuente su propia versin o hacerle preguntas especficas sobre los asuntos de los cuales se desea informacin. La discusin debe estar bajo control del auditor hasta el punto necesario, como para que se mantenga encaminada hacia la obtencin de los datos u otra informacin pertinente a propsito de la entrevista. Un auditor hbil estar alerta para que el entrevistado no comente asuntos de importancia y as evitar contestar las preguntas o proporcionar informacin sobre temas diferentes al objetivo de la entrevista. La actitud de be ser la de buscar informacin y no la de entrar en debate. Algunas sugerencias que deben tenerse en cuenta son:

Conseguir la informacin necesaria durante la entrevista. Evitar al mximo posible la necesidad de una segunda entrevista. Al trmino de la entrevista debe resumirse brevemente la informacin considerada ms importante. Esto puede hacer recordar al auditor y al entrevistado otros hechos relacionados. No extender la entrevista ms all de un tiempo razonable que se aproximara al tiempo fijado cuando se hizo la cita.

Utilizacin de grabadoras durante las entrevistas Usualmente no es necesario utilizar grabadoras durante las entrevistas con los funcionarios de la entidad examinada. Si se considera que es necesario, en casos muy excepcionales, debe consultarse con el entrevistado. Las transcripciones obtenidas por medio de este mtodo contienen gran cantidad de informacin que no es importante y su utilizacin no eliminara la necesidad de una confirmacin de declaraciones obtenidas durante una entrevista. Asimismo, este procedimiento no permite al entrevistado corregir errores que pudo haber pasado por alto durante. Sin embargo, si se va a entregar al entrevistado una trascripcin de la entrevista para que pueda corregirla, este mtodo puede ser adecuado para obtener un registro completo de la discusin de un asunto muy delicado o crtico. Cuando se utilice una grabadora, las cintas de grabacin se convierten en parte de los papeles de trabajo del auditor y deben ser debidamente protegidas y controladas. A solicitud del entrevistado, debe ofrecerse la oportunidad de copiar la cinta. Como y cuando tomar notas, depender frecuentemente de las circunstancias del caso, la complejidad de los temas discutidos y la personalidad del entrevistado. En algunos casos, el tomar notas al igual que la grabacin podr ocasionar que el entrevistado no se sienta dispuesto a hablar libremente. Si existe una aparente reaccin adversa al hecho de que se tome notas, debe dejar de hacerlo. Se espera, sin embargo, que el tomar notas no ser objetado ya que demuestra el inters del auditor en registrar con precisin lo que se dice. No debe utilizarse un formato especial para un memorandum sobre la entrevista. Puede escribir a maquina, a mano a travs de de un procesador de texto electrnico, pero debe ser un elemento independiente en los papeles de trabajo y contener los detalles apropiados de la discusin, incluyendo la hora y el lugar, el cargo y nombre de todas las personas involucradas, as como las firmas de los auditores presentes. El registro de una entrevista no debe considerarse en la anotacin sin explicaciones, ni declaraciones o notas al pie de la pgina, sin respaldo alguno en los papeles de trabajo. Confirmacin escrita del entrevistado Generalmente, se solicita a los entrevistados que confirmen por escrito la informacin verbal aportada, a no ser que dicha informacin est respaldad y se considere innecesario confirmarla. En algunos casos, la solicitud de confirmacin escrita sobre informacin verbal brindada puede ocasionar la falta de cooperacin del entrevistado. Una confirmacin escrita es importante, especialmente, si no hay evidencia que corrobore la informacin obtenida verbalmente. Los propsitos principales de la confirmacin son: Asegurar que el registro de la informacin verbal sea completo y preciso. Hacer saber al entrevistado la importancia que se da a sus declaraciones.

Proteger al auditor en el caso de una controversia futura sobre la informacin obtenida.

A veces puede ser recomendable solicitar confirmacin de la informacin verbal, aunque esta no sea esencial para un posible hallazgo en el informe. Por ejemplo, la informacin obtenida durante las discusiones sobre un asunto altamente tcnico o que incluye muchas fechas, cifras estadsticas o asuntos tcnicos, normalmente debe ser confirmada por el entrevistado, aunque la informacin sea utilizada solo como datos acerca de los antecedentes en el informe. En tales casos, debido al riesgo de error al tomar nota de la informacin, puede ser necesaria una confirmacin. La confirmacin verbal o escrita efectuada por un entrevistado no anula la necesidad de verificar la informacin por otros medios, tales como: observacin, discusiones con otras personas y/o revisin de la documentacin disponible. Una confirmacin por parte del entrevistado es, principalmente un medio para ratificar lo que ha sacado en claro el auditor de lo manifestado y no constituye yna verificacin de su validez. Forma de confirmacin Cuando se solicite a los entrevistados, estos confirmarn por escrito la precisin y totalidad de la informacin contenida en un memorandum sobre la entrevista. Los auditores deben pedir al entrevistado que firme el memorandum escrito, indicando que est de acuerdo con l. Si lo solicita el entrevistado se podr entregarle copia. No confirmacin de lo informado verbalmente Si un entrevistado se niega a confirmar por escrito la informacin verbal importante proporcionada, el auditor debe pedir que la confirme de manera informal leyendo el memorandum y, si es necesario, corrigindolo. La confirmacin debe ser obtenida en presencia de otro miembro del equipo e auditoria y la anotacin del auditor sobre la confirmacin verbal, junto con la firma del otro miembro que se encuentre, debe ir adjunta al memorandum sobre la entrevista. Si un entrevistado se niega confirma la informacin verbal importante por escrito, el auditor debe adjuntar una nota al memorandum sobre la entrevista, indicando los motivos expuesto por el entrevistado para negarse a dicha confirmacin. En los casos en que las personas no estn aparentemente dispuestas a aceptar la responsabilidad de la informacin que se ha dado, debe considerarse los posibles efectos negativos de la utilizacin de tales datos en el informe. Cuando sea posible, el auditor debe discutir el asunto con otros funcionarios responsables o utilizar otros medios disponibles para corroborar la informacin. UTILIZACIN DE FOTOGRAFAS Y OTROS MEDIOS VISUALES Una forma de soporte adecuadamente las observaciones, conclusiones y recomendaciones del informe es utilizar fotografas a color, mapas y ayudas visuales y con las cuales el mensaje que se presenta resulta ms claro y potente que las propias palabras. El jefe de equipo de auditoria es responsable de identificar, obtener y seleccionar las muestras fotogrficas o medios audiovisuales que sern utilizados en el informe. Para ello, debe identificarse a los miembros del equipo de auditoria que renan las habilidades y conocimientos necesarios para llevar a cabo el indicado trabajo. OBTENCIN DE INFORMACIN MEDIANTE ENCUESTAS

Las encuestas pueden ser tiles para recopilar informacin pertinente en todas las auditorias. Pueden ser enviadas por correo u otro mtodo a las personas que se supone conocen del programa o rea al examinar o pueden ser aplicadas a travs de visitas individuales por asistentes de auditoria. Las personas que contestan las encuestas pueden estar asociadas con el programa o rea de la auditoria directa o indirectamente, como beneficiarios o simplemente como posible fuentes de informacin. Las ventajas principales, de la utilizacin de encuestas son: su conveniencia y economa en trminos de los auditores con muchas personas. La informacin obtenida puede ser tabulada ms fcilmente a su especialidad y uniformidad total. Son ms ventajosas cuando el grupo a ser cubierto es ms numeroso. Desventajas, una encuesta es inflexible, no se obtiene ms de lo que se pide, sin mayores indagaciones y verificaciones, lo cual en casos de ciertos tipos de datos puede ser muy costoso y requerir mucho tiempo. La informacin obtenida por medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que la informacin verbal recolectada a base de entrevistas efectuadas por los auditores. Debe ser utilizada con cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore; dicha evidencia no sera un respaldo adecuado para las conclusiones y recomendaciones sobre asuntos importantes. Planeamiento y diseo Se debe considerar el posible valor y utilizacin de las encuestas al desarrollar el plan de auditoria. En la fase de planeamiento se debe decidir si es conveniente utilizar este mtodo. Una encuesta es slo una forma de recopilar informacin que, generalmente, no ser la nica. Algunos lineamientos bsicos que se deben tomar en cuenta al disear las encuestas son los siguientes: Considerar el nivel de educacin y la experiencia de las personas a las cuales posiblemente se les enviarn las encuestas. Unas preguntas sencillas y directas relacionadas con el tema generalmente producirn los mejores resultados, evitando que se sientan incmodos con la entrevista. Prepararla de un tamao conveniente. Revisar cuidadosamente el borrador de la encuesta para asegurarse de que todas las preguntas estn encadenadas con el tema. Una encuesta muy larga es pesada para quien la contesta y puede afectar a las respuestas. Las preguntas deben ser fciles de contestar. Algunos tipos de preguntas sern difciles de contestar, por lo tanto, deben haber muy pocas de estas, en lo posible especificando su importancia. Agrupar las preguntas en forma lgica. La respuesta a una pregunta puede requerir una decisin acerca de cual otra se debe contestar u omitir. Ayuda a la persona que responde indicndole el camino a seguir. Utilizar preguntas en las cuales hay que escoger una de las respuestas dadas, dejando espacio para otras respuestas. Las preguntas que requieren respuestas narrativas son menos convenientes, pero no pueden evitarse cuando la informacin necesaria represente la experiencia de la persona que responde, no debe utilizarse preguntas negativas, tales como: (No cree que?).

 Dejar un espacio suficiente para las respuestas. Esto ser til no solo para la persona que contesta sino para quien las tabula. Dejar asimismo, un espacio para cualquier comentario adicional que la persona que contesta quiere aadir. Es aconsejable probar las encuestas en un grupo limitado antes de enviarlo a todas las personas. Seleccin de las personas que recibirn la encuesta La utilizacin de un mtodo estadstico de muestreo para seleccionar las personas a las cuales se les enviarn las encuestas es importante, si la informacin obtenida debe dar como resultado proyecciones y conclusiones vlidas. El plan de muestreo debe disearse por adelantado con la asesoria de un estadstico. Se deben controlar las respuestas e investiga a las personas que se demoren en responder. Tabulacin de respuestas y resultados El mtodo de tabulacin manual o por procesamiento electrnico de datos debe escogerse antes de terminar el diseo de la encuesta. De acuerdo al objetivo de la auditoria y al tipo de respuestas que se espera recibir, debe establecerse un plan por medio del cual ser posible tabular las encuestas conforme se vayan recibiendo, en lugar de esperar hasta tenerlas todas. Debe vitarse interpretar la respuestas. Si estas en alguna de las encuestas son contradictorias, seprelas para realizar una confirmacin directa. Una confirmacin personal directa tambin puede ser conveniente para unas cuantas respuestas limitadas, como una forma de verificar su validez. Considerando que es posible llegar a determinar conclusiones basndose en las respuestas tabuladas, se deben establecer controles para asegurarse de la precisin de tales tabulaciones. La aplicacin de encuestas tiene una utilizada especial, cuando el auditor gubernamental desea evaluar los beneficios efectivos de un servicio ofrecido al pblico o a los grupos especficos. Permite reunir datos de diversos beneficiarios y llegar de conclusiones al evaluarlos. La utilizacin de tcnicas de muestreo estadstico hace posible al auditor obtener datos globales de un grupo representativo relativamente pequeo y arribar a conclusiones basado en estas. La evaluacin de la efectividad del programa es realizada por el auditor gubernamental, con la finalidad de informar a los Organismos confortantes de los Poderes del Estado y la autoridades de la administracin pblica responsables de la conduccin, autorizacin, financiamiento y ejecucin de los programas o actividades, en torno a su desempeo (rendimiento) obtenido por los programas en comparacin con lo planeado. Este enfoque evala los resultados o beneficios logrados y determina si el programa viene logrando las metas previstas, as como identifica los problemas que requieren corregirse para mejorar su efectividad. Algunos de los aspectos a considerar en una auditoria con enfoque de efectividad son los siguientes: Establecimiento de objetivos del programa en forma clara ay precisa. Identificacin de todos los objetivos del programa en forma que sean material de evaluacin. Razonabilidad de los procedimientos para la evaluacin de la efectividad del programa en cuanto su realizacin y costo. Retroalimentacin de la efectividad del programa.

La evaluacin de la efectividad de los programas o actividades, tiene relacin directa con la evaluacin de la eficiencia y economa en la aplicacin de recursos, por este motivo el auditor puede incluir ambos componentes en forma conjunta al desarrollar su trabajo. Esto es un aspecto a considerar durante la fase de planeamiento de la auditoria, en vista que una entidad puede alcanzar sus objetivos y metas en un periodo determinado, a pesar de incurrir en despilfarros o falta de economa en la aplicacin de los recursos, o tambin, la misma entidad podra obtener niveles adecuados de eficiencia y economa en sus operaciones, sin que ello logre sus objetivos y metas planeados. Los auditores asignados para realizar una auditoria de gestin que incluya el enfoque de efectividad deben contar con cierta experiencia en la evaluacin de programas, as como determinados conocimientos respecto del ente que ser materia de examen. Adems tales profesionales deben haber recibido entrenamiento o tener experiencia en la ejecucin de la auditoria de gestin. El contenido de esta seccin es la siguiente: Definicin clave. Responsabilidades de la administracin. Objetivos de la auditoria de gestin con enfoque de efectividad. Elementos para la programacin. Aspectos que comprenden una evaluacin de efectividad. Definiciones clave Dentro del enfoque de efectividad se utilizan diversos trminos que deben ser adecuadamente comprendidos por el auditor, siendo estos los siguientes: Efectividad: se refiere al grado en el cual un programa logra sus objetivos y metas previstas u otros beneficios que pretenda alcanzarse y que fueron establecidos por la legislacin o fijados por una autoridad superior. Programa: comprende un grupo de actividades diseadas a fin de lograr objetivos y metas comunes, bajo la administracin de un centro de responsabilidad autorizado por ley. Esta definicin no incluye a los conceptos programa presupuestal, proyecto o actividad, que son categoras propias del nivel funcional programtico del presupuesto, cuyo significado se refiere a las acciones para combinar los recursos humanos, materiales o financieros y lograra objetivos y metas presupuestales. Resultados del programa: conjuntos de eventos que ocurren como consecuencia de la ejecucin de un programa y corresponden a logros obtenidos debido a los servicios proporcionados. Los resultados pueden clasificarse en programados y no programados; positivos o negativos o inmediatos y/o de largo plazo. Objetivos: es establecido con un propsito especfico y expresa lo que desea lograrse en un programa. Meta: corresponde al nivel que debe lograrse en un tiempo determinado en un rea de responsabilidad. La meta es la expresin cuantificada del objetivo y es factible de medicin en trminos de resultados.

Responsabilidades de la administracin La evaluacin de resultados de los programas o actividades es una responsabilidad gerencial del titular de cada entidad, quien debe obtener en forma peridica dicha informacin a travs de su personal o mediante la contratacin de terceros. Por lo tanto, el auditor no efecta una nueva evaluacin, sino ms bien revisa las evaluaciones efectuadas por la propia entidad, programa o actividad. Solamente en los casos en que se encuentre una evaluacin deficiente o no se encuentre evaluacin alguna, el auditor podra, llevar a cabo su propia evaluacin de la efectividad del programa o actividad como un modo de demostrar su factibilidad y motivar a la administracin en el cumplimiento de sus responsabilidades. Las entidades del Estado deben disponer de una organizacin con la capacidad suficiente para evaluar la efectividad de sus programas en forma inmediata, peridica, de procedimientos adecuados para evaluar la efectividad y reportarla a los niveles superiores y utilizar el producto de tales evaluaciones como elemento de retroalimentacin para la toma de decisiones. Una adecuada organizacin de los esfuerzos en un programa requiere la adopcin de los criterios siguientes: Establecer los mecanismos de planeamiento, direccin e informe de las evaluaciones de resultados. Disear procedimientos para asegurar la evaluacin sistemtica y el reporte adecuado sobre la efectividad de los programas. Asegurar que la evaluacin e informe sobre la efectividad del programa sea administrado en observancia de la efectividad, eficiencia y economa. Los objetivos del programa deben ser especificados de la forma ms precisa posible. Los procedimientos de evaluacin de la efectividad e informe deben justificar su costo. Los procedimientos de evaluacin deben ser diseados de manera que sean vlidos. La informacin proporcionada por la evaluacin de efectividad debe ser suficientemente confiable que pueda utilizarse para la toma de decisiones. Los reportes de evaluacin de efectividad y su anlisis deben estar completos y equilibrados, as como soportados por documentacin apropiada. Cada entidad debe informar sobre la evaluacin de los resultados en forma rpida y consistente a los funcionarios del programa. La aplicacin de los criterios antes mencionados puede determinar la identificacin de hallazgos que deben ser comunicados y utilizados para la toma de decisiones por los funcionarios del programa; por lo tanto, el auditor puede efectuar su evaluacin con ms detalle y considerar las fortalezas y debilidades a travs de informacin adicional. En el grfico siguiente se muestra el proceso a travs del cual el auditor forma su juicio sobre los asuntos de ms importancia en trminos de efectividad.

DETERMINACIN DE ASUNTOS DE MAS IMPORTANCIA EN TRMINOS DE EFECTIVIDAD

Existen metas mesurables y procedimientos para evaluar la efectividad del programa?

Si Si
F i n

Son satisfactorios? No
Son las debilidades en efectividad muy importantes?

No
F i n

Si
Son las debilidades en efectividad muy importantes?

No
F i n

Si

Asunt o de ms import a_ncia

Objetivos de la auditoria de gestin con enfoque de efectividad Los objetivos que persigue la auditoria con enfoque de efectividad son: Determinar el grado en que se estn logrando los resultados o beneficios previstos por a normativa legal aplicable o, por la entidad que haya aprobado el programa. La efectividad de las entidades, programas.

 Si la entidad ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables al programa o actividad. Criterios a considerar en la programacin de la auditoria Dentro de las acciones de planeamiento general de las auditorias pueden seleccionarse programas o actividades que en apariencia denotan no tener problemas o algunas dificultades; sin embargo antes de definir el curso a seguir deben tenerse en cuenta si el ente a examinar. Es de reciente creacin o ha sido evaluado con anterioridad. Esta desarrollndose con suma rapidez y tiene alcance nacional. Comprende un rea de mucho inters para el Congreso de la Repblica o el Poder Ejecutivo. Tiene una asignacin presupuestal muy importante se le pueden autoriza ms recursos en el futuro. Aspectos a examinar en una auditoria Las actividades que realice el auditor deben orientarse, principalmente, a los siguientes aspectos:

ASPECTOS POR EXAMINAR Objetivos del programa o actividad. Criterios de evaluacin Evaluacin y presentacin de los informes sobre efectividad.
La principal reocupacin para el auditor es comprender adecuadamente los objetivos del programa y, como guardan relacin con los resultados que se espera obtener. Los objetivos y metas de los programas deben especificarse de la manera ms precisa posible, dada que sino sera difcil determinar si el programa o actividad est logrando los resultados esperados. A menos que exista claridad y detalle en los objetivos o beneficios que se esperan lograr, la evaluacin de los programas o el sistema de informacin orientado hacia la evaluacin de tales objetivos, tendr un uso limitado como herramientas de la gerencia o mecanismos de retroalimentacin para la toma de decisiones. Por ello, es importante que el programa o actividad haya definido los elementos siguientes: Objetivos y metas claras y mensurables. Plazos de cumplimiento. Costo financiero. Es posible que en el curso de la auditoria se encuentren casos en que, tanto la normativa legal, como el propio programa, no han establecido objetivos y metas con claridad. En tal caso el auditor, debe obtener la opinin autorizada de los funcionarios responsables y llegar a puntos de vista coincidentes, como paso previo a definir los criterios a utilizarse para la medicin y evaluacin del grado de avance obtenido. De no arribarse a una adecuada comprensin de este asunto, el auditor tendr que conducir que el programa o actividad bajo examen, no ha establecido objetivos y metas

Gestin del sistema de evaluacin de la efectividad.

claras y mensurables y consecuentemente, no es factible medir el logro de las metas fsicas alcanzadas, por ser inalcanzables, irreales o inexistentes. Otra situacin que podra presentarse es que las metas fsicas correspondientes al programa o actividad examinada, hayan sufrido cambios significativos en el tiempo. Estos hechos que en apariencia se refieren a los aumentos o disminuciones propias de la gestin gubernamental, deben conducir al auditor a realizar un anlisis ms exhaustivo, a efecto de determinar los efectos potenciales de tales eventos en las metas establecidas inicialmente por los programas. Criterios de evaluacin No todos los objetivos de posprogramas pueden evaluarse apropiadamente, dado que existen diversos factores que podran afectar la naturaleza de las medidas a implementar. Los esfuerzos para medir de qu manera y hasta que punto se logran los objetivos y metas dentro de un programa u otros beneficios, pueden sustentarse en un sistema de medicin continua del desempeo (rendimiento) o en evaluaciones, de carcter cuantitativo). Los procedimientos establecidos por el programa para medir la efectividad deben reflejar las tcnicas ms apropiadas y sus costos estar debidamente justificados. Cuando los criterios de efectividad estn soportados en un sistema de informacin sobre el desempeo, el auditor debe examinar la forma en que fue planeada su utilizacin, la validez y confiabilidad de tal criterio, la exactitud de los datos que proporciona y la propiedad de las normas establecidas para evaluar el desempeo. Evaluacin y presentacin de los informes sobre efectividad La evaluacin del desempeo es una responsabilidad inherente al programa o actividad, dado que constituye la primera fuente de informacin para conocer los progresos alcanzados en el logro de objetivos y metas. Estas evaluaciones son practicadas por personal de la propia entidad o terceros, en este contexto el auditor debe revisar los datos provenientes de la evaluacin del desempeo con el objeto de establecer si los criterios de evaluacin y mtodos de medicin utilizados son confiables y razonables y sobre todo, si la informacin obtenida tiene los mismos atributos. Si en la fase de ejecucin se identifican situaciones tales como inexistencias de informes de evaluacin del desempeo o falta de datos confiables sobre los resultados obtenidos, tales factores podran constituirse en limitantes para levar a cabo una evaluacin objetiva de los logros alcanzados. En este caso, el auditor debe recomendar que el programa materia de examen, implemente un sistema de informacin apropiado para evaluar su desempeo. Gestin del sistema de evaluacin de la efectividad Durante la auditoria deben examinarse los procedimientos para organizar y administrar las actividades de evaluacin e informacin sobre la efectividad del programa o la actividad. En tal tarea se incluyen los controles gerenciales, tanto para el planeamiento y recopilacin, como respecto a la presentacin de informacin sobre la efectividad del programa o actividad. La informacin proporcionada por las evaluaciones de desempeo es una fuente que debe ser considerada por la alta direccin de cada entidad al tomar decisiones o disear polticas especficas para el programa. El rol del auditor en este campo es determinar si los reportes de evaluacin del

desempeo han sido informados a los funcionarios y, si estos los han considerado al momento de tomar decisiones. Aspectos que comprende una evaluacin de efectividad Una auditoria de gestin con enfoque en la efectividad de los programas puede incluir aspectos tales como: Objetivos y metas de un programa o aquellos recin creados o en ejecucin, para establecer si estos son apropiados convenientes o pertinentes. Beneficios que deben lograr un programa o actividad. Factores que estn impidiendo obtener resultados satisfactorios. Cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables al programa. Sistema de control gerencial implementando por el programa para evaluar la efectividad, elaborar reportes y monitorear su ejecucin. Alternativas adoptadas por la administracin para la ejecucin de actividades a un menor costo. Los trabajos relacionados con la auditoria con enfoque de efectividad pueden orientarse en funcin de dos perspectivas: los resultados del programa o los controles y procedimientos gerenciales. Cuando el enfoque es determinado sobre los resultados del programa, la evaluacin de efectividad debe iniciarse identificando su importancia, esto debe permitir examinar la calidad de las evaluaciones realizadas por su administracin y arribar juicios preliminares sobre su efectividad; sin embargo, las causas de los problemas de evaluacin, generalmente, sern asociados a los controles gerenciales y procedimiento con que se realiza la evaluacin de resultados. Cuando el enfoque son los controles gerenciales y procedimientos, el auditor debe focalizarse su atencin en la organizacin del programa y los criterios para conducir y evaluar sus actividades, con los cual podr establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones gubernamentales, a s como la forma en que son administradas las actividades en base a los criterios de efectividad, eficiencia y economa.

EVALUACIN DE LA EFICIENCIA Y ECONOMIA EN LOS PROGRAMAS La auditoria de gestin con enfoquen la eficiencia y economa tiene el propsito de determinar si la entidad auditada utiliza sus recursos financieros humanos y materiales de manera eficiente y econmica. Por esta razn, el auditor debe detectar las causas de cualquier prctica ineficiente o antieconmica, incluyendo deficiencias en los sistemas de informacin gerencial, procedimientos administrativos o estructura organizacional. An cuando existen diversas definiciones, para fines del presente Manual, se utilizan los siguientes significados para: a) Eficiencia. b) Economa. Eficiencia

La eficiencia esta referida a la relacin existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin, en comparacin con un estndar de desempeo establecido. En la auditoria de gestin, dar consideracin apropiada a la eficiencia significa maximizar las salidas (Outputs) generadas por cualquier tipo de ingreso (inputs) o, producir un nivel dado de salidas a menor costo. Este aspecto puede ser fcilmente apreciado en programas que involucran la produccin o generacin de algn bien o servicio en forma repetitiva. Por ejemplo, el nmero de vacunas aplicadas por un centro de salud pblica o, el nmero de documentos ingresados al sistema de trmite documentario. En el grfico siguiente se ilustra la relacin existente entre entradas y salidas

Bienes Cantida d, calidad Servicio s

Externo

Pblico Interno

La comprensin del significado de la eficiencia, es necesaria para entender el sentido de los trminos: entradas/salidas, productividad, cantidad y calidad y nivel del servicio. Las entradas estn representadas, principalmente, los recursos, sean stos financieros, materiales, fsicos o de informacin, los cuales son utilizados para producir salidas. Las salidas pueden comprender bienes o servicios producidos para entender la demanda del pblico, y son definidos en trminos de cantidad y calidad que se relacionan con el nivel de servicio brindado. La productividad se refiere al monto aceptable de bienes o servicios producidos (salida) y los recursos utilizados (entradas) para producirlos, generalmente, la productividad puede expresarse en forma de relacin, costo o tiempo por unidad de salida producida. Las normas relativas al nivel de servicio a alcanzar pueden estar definidas por las polticas, regulaciones u otras disposiciones y en algunos casos, tales normas pueden incidir en la calidad, as como en el costo del servicio. La eficiencia por su naturaleza es un concepto relativo. Ella es posiblemente o norma establecida. La cantidad o calidad de las salidas y el nivel de servicio brindado, pueden tambin ser comparadas contra los estndares de desempeo, con el propsito de determinar si fueron ocasionados algunos cambios en al eficiencia. Por lo tanto, se admite que la eficiencia es incrementada cuando se produce con calidad un nmero mayor de salidas con menos recursos de entrada, o cuando con el mismo monto de salidas son producidas con menos recursos. La eficiencia es un componente importante dentro de la auditoria de gestin; por ello el auditor debe incluirla en las evaluaciones relacionadas con la efectividad y economa que lleva acabo. Debido a que la eficiencia tiene relacin con las entradas y salidas de recursos y, la economa cautela la obtencin de recursos en cantidad y calidad apropiada y al menor coto, puede afirmarse que entre ambos conceptos existe un factor de endeudamiento. Existe igualmente una intima vinculacin entre la eficiencia y efectividad, por cuanto la primera constituye un factor para determinar el menor costo posible o la mejor manera para lograr los

objetivos y metas establecidos. Las interrelaciones entre la eficiencia y economa se presentan en el grfico siguiente:

INTERRELACIONES ENTRE LA ECONOMA, EFICIENIA YE FECTIVIDAD

ECONOMA

EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

ENTRADAS
Recursos financieros Recursos humanos Recursos materiales Recursos fsicos Recursos tecnolgicos.

PROGRAMAS
Bienes y servicios entregados. Ingresos cobrados. Funciones regulatorias

SALIDA S Bienes.
Servicios Ingresos Normas

RESULTADOS
Logro de objetivos y metas o beneficios. Satisfaccin pblico. Impacto programa. del del

Economa La economa est relacionada con los trminos y condiciones bajo los cuales se adquiere recursos, sean estos financieros, humanos, fsicos o tecnolgicos (sistemas de informacin Computarizada), obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible. De no tenerse en cuenta estos factores, podra resultar en bienes o servicios a costos mayores, de menor calidad u obtenidos a destiempo. Una operacin econmica adquiere tales recursos en calidad y cantidad apropiada y al menor costo posible. la distincin entre economa y eficiencia es a menudo poco clara. Por ejemplo, si se obtiene los recursos pagando sobreprecios, ello tendr un impacto directo sobre el costo unitario de las salidas. Pero, esta situacin es un asunto relacionado con la economa; no con la eficiencia, que tiene que ver con el empleo de los bienes en las operaciones de la entidad. Objetivos Una auditoria que comprende la eficiencia y economa de los programas o actividades tiene como objetivos: Determinar si la entidad, programa o actividad adquiere, protege y utiliza los recursos de manera eficiente y econmica. Establecer las causas de ineficiencias o prcticas antieconmicas. Determinar si la entidad ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economa. Establecer la razonabilidad de los controles gerenciales para mantener la eficiencia y calidad del servicio a un nivel satisfactorio.

 Determinar la confiabilidad rendimiento.

de los procedimientos establecidos para medir y reportar su

Identificar los esfuerzos para mejorar la eficiencia en el programa o actividad auditada y los resultados alcanzados. Mtodo de medicin de la eficiencia La eficiencia de una operacin puede expresarse como un porcentaje del estndar de desempeo con relacin a la informacin salida/entrada (productividad), puede ser expresado de diferentes formas para determinar el nivel de eficiencia. Como ejemplo se cita el siguiente caso:

ndice actual eficiencia 125% ndice Estndar

20 pasaportes/hora hombre 16 pasaportes

X 100=

El resultado puede interpretarse en el sentido que en la expedicin de pasaportes por hora hombre se ha obtenido un 125% de eficiencia en relacin al estndar establecido. Medicin de insumos y productos Los insumos pueden ser medidos en trminos de trabajo realizado, material o recursos financieros utilizados. Los recursos relativos a mano de obra pueden medirse en trminos de tiempo o dinero (remuneracin/horas hombre). Los recursos materiales o financieros generalmente, se miden en dinero. Para que los productos puedan ser medidos, se requiere separarlos unos de otros y tener caractersticas uniformes; los productos de un proceso repetitivo como la emisin de rdenes de compra satisface este criterio. Calidad y nivel del servicio La eficiencia de una operacin se encuentra influenciada por la cantidad y calidad de los bienes y servicios producidos y la calidad y el nivel de los servicios que se ofrecen. Cualquier cambio en la cantidad y calidad puede ser difcil de interpretar. El mejoramiento de un ndice de eficiencia, puede resultar a expensas de la calidad o el nivel de servicios; sin embargo, el mejoramiento importante en la calidad o el nivel del servicio slo puede ser posible mediante el aumento sustancial del costo por unidad. Estndares de eficiencia El ndice de salidas/entradas, es decir, la productividad, no precisa si los resultados reflejados son adecuados; para ellos es necesario tener un punto de referencia, mediante el cual se mida la ejecucin y los cambios en la eficiencia. Los resultados pueden medirse en forma razonable, si los comparamos con estndares establecidos. Un estndar es el tiempo de duracin especfico, determinado por la cuantificacin del trabajo requerido para producir una unidad o producto o servicio o, para ejecutar una tarea. En otros trminos, representa el concepto de un da justo de trabajo esperado de un empleado con entrenamiento razonable y experiencia. Los estndares de desempeo se utilizan con distintos propsitos en los sistemas de informacin y control para:

 Demostrar los resultados alcanzados, comparando la informacin de ejecucin con los estndares. Efectuar anlisis costo/beneficio, proporcionando informacin para comparar mtodos y procedimientos actuales y propuestos. Producir el intercambio de decisiones entre eficiencia y el nivel de servicio. Aspectos a considerar en la fase de ejecucin Cuando el enfoque de la auditoria de gestin se orienta a la eficiencia y economa puede examinarse, si la entidad, programa o actividad auditada. Tiene implementadas polticas razonables para efectuar la adquisicin de bienes o contratacin de servicios. Protege y conserva apropiadamente sus recursos. Evita la duplicidad de esfuerzos de su personal y el trabajo sin utilidad prctica. Utiliza procedimientos operativos eficientes. Dispone de controles gerenciales adecuados para medir su desempeo en trminos de eficiencia y economa y para informar sobre este asunto. Cumple las leyes y reglamentos que regulan la adquisicin, uso y proteccin de los recursos. Criterios de auditoria Los criterios de auditoria aplicables son los siguientes: Las medidas del desempeo deben ser apropiadas y exactas. El desempeo debe ser apropiado en comparacin con el estndar establecido; los informes deben adaptarse a las necesidades de la gerencia. La informacin del desempeo debe utilizarse para lograr mejoras en la productividad. Las medidas e informes sobre productividad deben mantenerse actualizados. Las medidas del desempeo deben ser apropiadas y exactas. Con este propsito los productos deben estar adecuadamente definidos y correctamente medidos. Las definiciones y medidas deben modificarse para reflejar los cambios que se presenten en los resultados. Las caractersticas del producto, tales como calidad y nivel de servicios, deben especificarse con claridad y estar relacionados apropiadamente, as como cuando sea posible, los resultados de la produccin o rendimiento deben incluir indicadores de estas caractersticas. El desempeo debe ser adecuado en comparacin con el estndar. Como el estndar es la base de comparacin, cuando sea posible debe establecerse aplicando tcnicas de medicin del trabajo que sean aceptadas.

Cuando el estndar ha sido establecido mediante la medicin del trabajo, el objetivo para una persona debe ser el 100% del estndar. Los informes deben adaptarse a las necesidades de la gerencia: los reportes que contengan informacin sobre indicadores de rendimiento o resultados deben presentarse en forma oportuna a la administracin, identificando los aspectos significativos. La informacin sobre el desempeo debe utilizarse para lograr mejoras en la productividad: los reportes que contengan informacin sobre indicadores de rendimiento o resultados deben presentarse en forma oportuna a la administracin, identificando los aspectos significativos. La informacin sobre el desempeo debe utilizarse para lograr las mejoras en la productividad. La informacin sobre el desempeo debe indicar si los objetivos fueron logrados y en que aspectos se requiere correctivos. El aumento de la eficiencia debe ser identificados y evaluado en forma sistemtica, con el apoyo de tcnicas para la organizacin y medicin del trabajo. La informacin sobre el desempeo debe utilizarse para estimular a la administracin y empleados para incrementar su productividad; por lo tanto, la comunicacin d los niveles de desempeo esperados, pueden promover la presentacin de iniciativas como por ejemplo, revisar la calidad del ambiente de trabajo, cuyos resultados pueden ser tiles para mejorar la productividad en la entidad. Las medidas e informes sobre la productividad deben mantenerse actualizados. Los procedimientos para la captura de informacin y anlisis de las rutinas del trabajo deben modificarse para corregir los defectos que se hubieran previamente identificado. EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO GERENCIAL Desde hace algunas dcadas la gerencia moderna ha implementado nuevas formas para mejorar los controles en las entidades gubernamentales. Ello es importante tener en cuenta, por cuanto el control interno tiene una vinculacin directa con el curso que debe mantener las entidades hacia el logro de sus objetivos y metas. El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas mensurables e indicadores de rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben lograrse, ser imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma peridica. En esta seccin se desarrollan los aspectos siguientes:

CONTROL INTERNO GERENCIAL Antecedentes del control interno (2/8) Definicin de control interno (9/18) Estructura del control interno (19/20) Definicin de control interno Componentes del sistema de control Interno (22/47) Evaluacin de controles gerenciales (46/67)

Es un proceso, continuo realizado por la direccin, administracin y otros empleados de cada entidad gubernamental, para proporcionar seguridad razonable, respecto a si estn logrndose los objetivos siguientes: Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y la calidad en los servicios. Proteger y conservar los recursos pblicos contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal Cumplir las leyes, reglamentos y otras maneras gubernamentales.

 Elaborar informacin financiera vlida y confiable, presentada con oportunidad. Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y calidad en los servicios. Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y calidad de los servicios Este objetivo se refiere a los controles internos que adopta la administracin para asegurar que se ejecuten las operaciones de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economa. Tales controles comprenden los procesos de planeamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones en los programas, as como los sistemas de evaluacin de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas. La efectividad tiene relacin directa con el logro de los objetivos y metas programadas, en tanto que la eficiencia se refiere a la relacin existente entre los bienes y servicios producidos y recursos utilizados para producirlos (productividad) y su comparacin con un estndar de desempeo establecido. En cambio la economa se relaciona con la adquisicin de bienes y/o servicios en condiciones de calidad, cantidad apropiada y oportuna entrega, al mnimo costo posible. La evaluacin de los programas de control de calidad en el sector pblico debe permitir apreciar si los esfuerzos desarrollados para obtener mejoras incrementales en las actividades que desarrollan las entidades son razonables y tienen un impacto directo en el pblico beneficiario, as como si es factible medir el incremento de la productividad en el trabajo y la disminucin en los costos de los servicios que brinda el Estado.

Proteccin y conservacin de los recursos contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, acto irregular o ilegal Este objetivo esta relacionado con las medidas adoptadas por la administracin para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a recursos o, apropiaciones indebidas que podran resultar en prdidas significativas para la entidad, incluyendo los casos de despilfarro, irregularidades o uso ilegal de recursos pblicos. Cumplimiento de leyes, reglamento y otras normas gubernamentales Este objetivo se refiere a que los administradores gubernamentales, mediante el dictado de polticas y procedimientos especficos, aseguran que el uso de los recursos pblicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos. Elaboracin de informacin financiera vlida y confiable, presentada con oportunidad Este objetivo tiene relacin con las polticas, mtodos y procedimientos dispuestos por la administracin para asegurar que la informacin financiera elaborada por la entidad es vlida y confiable. Una informacin es vlida porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tienen las condiciones necesarias para ser consideradas como tales; en tanto que su confiabilidad se refiere a la confianza que ella brinda a los usuarios de la informacin.

ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, mtodos y procedimientos, incluyendo la actitud de la direccin de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que estn logrndose los objetivos del control interno. El concepto moderno del control interno discurre por componentes y diversos elementos, los que se integran en el proceso de gestin y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. Los componentes del sistema de control interno pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para evaluar el control interno y determinar su efectividad. La estructura (tambin denominado sistema) de control interno en el sector gubernamental tiene los siguientes componentes:

AMBIENTE DE CONTROL INTERNO Se refiere al establecimiento de un entorno que estimula e influencia las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. En este escenario, el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales, constituyendo el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos, as como tienen relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con las actividades de monitoreo. Los elementos que conforman el ambiente de control interno son los siguientes: Integridad y valores ticos. Autoridad y responsabilidad. Estructura organizacional Polticas de personal.

Integridad y valores ticos Son factores esenciales del ambiente de control. Se pueden promover a travs de decisiones adoptadas por la alta gerencia para comunicar al personal los valores y las normas de comportamiento institucional, mediante polticas generales o la aprobacin de un cdigo de tica. Ello permite eliminar o reducir los incentivos y tentaciones que podran incitar al personal al comprometerse en actos deshonestos, ilegales o no ticos. Autoridad y responsabilidad Se refiere a la forma en que se asigna la autoridad y responsabilidad para la ejecucin de actividades en la entidad. Ello implica igualmente, definir en forma clara los objetivos de la entidad de manera que las decisiones sean adoptadas por el personal apropiado. Incluye las polticas dirigidas a asegurara que el personal entienda los objetivos de la entidad. Estructura organizacional

Se refiere a la estructura dentro de la cual una entidad planea, dirige, ejecuta, controla y supervisa sus actividades para el logro de sus objetivos. Polticas de personal El personal de la entidad debe tener el conocimiento, habilidades y herramientas necesarias para apoyar el logro de los objetivos. Este aspecto tiene relacin con la contratacin, capacitacin, evaluacin, promocin y retribucin por el trabajo. Las polticas y prcticas sobre personal deben ser consistentes con los valores ticos de la entidad, con el reconocimiento de la competencia tcnica para realizar determinadas actividades, orientadas al logro de sus objetivos. EVALUACIN DEL RIESGO Es una actividad que debe practicar la direccin en cada entidad gubernamental. Su evaluacin implica la identificacin, anlisis y manejo del riesgo relacionado con la elaboracin de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad. El riesgo incluye eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de informacin financiera, as como las representaciones de la administracin en los estados financieros. Los elementos que forman parte de la evaluacin del riesgo son: Identificacin de los objetos del control interno. Identificacin de los riesgos internos y externos. Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento. Evaluacin del medio ambiente y externo. Identificacin de los objetivos del control interno

Identificacin de los objetivos de control interno Para que cualquier entidad gubernamental tenga controles efectivos debe establecer sus objetivos. Estos deben estar sustentados en planes y presupuestos adecuados. El establecimiento de los objetivos representa el camino para identificar los factores crticos de xito y los criterios para medirlos, como condicin previa para la evaluacin del riesgo. Los objetivos pueden categorizarse desde el siguiente punto de vista. Objetivos de operacin. Son aquellos relacionados con la efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad. Objetivos de informacin Financiera. Estn referidos a la obtencin de informacin financiera confiable. Objetivos de cumplimiento. Estn dirigidos l cumplimiento de leyes y regulaciones, as como tambin a polticas dictadas por la gerencia. Identificacin de los riesgos internos y externos Los riesgos internos y externos significativos encarados por una organizacin que tiene incidencia en el logro de sus objetivos deben ser identificados y evaluados.

La identificacin de los factores de riesgo ms importantes pueden involucrar por ejemplo: los errores en decisiones por utilizar informacin incorrecta o desactualizada, registros contables no confiables., negligencia en la proteccin de activos, desinters por el cumplimiento de planes, polticas y procedimientos establecidos, adquisicin de recursos en base a prcticas antieconmicas o utilizarlos en forma ineficiente, as como actitudes manifiestas de incumplimiento de leyes y regulaciones. Planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento Las entidades pueden utilizar una variedad de elementos cuantitativos sobre rendimiento, tales como el presupuesto o rendimiento cualitativo, como el grado de satisfaccin del pblico. Si los indicadores de rendimiento son mensurables pueden ser utilizados como unidad de medidas para brindar una alerta temprana sobre si tales elementos han sido excedidos o no han sido satisfechos. ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL Se refieren a las acciones que realiza la administracin de la entidad para cumplir con las funciones asignadas. Son importantes porque implican la forma correcta de hacer las cosas, para lo cual se valen de polticas y procedimientos. Las actividades de control pueden clasificarse en: controles de operacin, controles de informacin financiera y controles de cumplimiento. Incluyen tambin las actividades de proteccin y conservacin de los activos, as como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos. Los elementos son conformantes de las actividades de control gerencial son: Polticas para el logro de objetivos. Coordinacin entre las dependencia de la entidad. Diseo de las actividades de control. Polticas para el logro de objetivos. Las polticas diseadas para apoyar el logro de los objetivos de una organizacin y la administracin de sus riesgos deben ser implementadas, comunicadas y practicadas de manera que el personal entienda que se espera de ellos y el alcance de sus responsabilidades. Coordinacin entre las dependencias de la entidad. Las decisiones y acciones de las diferentes partes de la organizacin deben ser coordinadas. Las acciones y decisiones que deben adoptarse siempre requieren de coordinacin. El control es ms efectivo en una entidad cuando las personas trabajan coordinadamente para lograr sus objetivos. La coordinacin proporciona integracin, consistencia y responsabilidad. Diseo de las actividades de control. Las actividades de control deben ser diseadas como un aspecto importante de la entidad, tomando en consideracin sus objetivos, los riesgos existentes y las interrelaciones de los elementos de control. Estas actividades incluyen, entre otras acciones: aprobacin, autorizacin, verificacin, conciliacin, inspeccin, revisin de indicadores de rendimiento, proteccin de recursos, segregacin de funciones, supervisin y entrenamiento adecuado. Algunas actividades de control se encuentran integradas con sistemas computarizados que se establecen para asegurar la confiabilidad de la informacin financiera y gerencial, sistemas de clara y contraseas de acceso. Tales controles comprenden. Controles Generales

Tienen el propsito asegurar su operacin y continuidad adecuada, e incluyen el control sobre el centro de procesamiento de datos y su seguridad fsica, contratacin y mantenimiento del hardware y software, desarrollo y mantenimiento de sistemas, soporte tcnico, administracin de base de datos, contingencias y otros. Controles de Aplicacin Estn dirigidos hacia el uterior de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento, integridad y confiabilidad de la informacin, mediante la autorizacin y validacin correspondiente. SISTEMA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN Est constituido por los mtodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones financieras de un entidad. La calidad de la informacin que brinda el sistema afecta la capacitacin de la gerencia APRA adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad. En el sector pblico el sistema integrado de informacin financiera debe pretender el uso de una base de datos central y nica, soportada por tecnologa informtica y telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las reas del presupuesto, tesorera, endeudamiento y contabilidad. La comunicacin implica proporcionar un apropiado conocimiento sobre los roles y responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la informacin financiera. ACTIVIDADES DEL MONITOREO Es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. Debe orientarse a la identificacin de controles dbiles, insuficientes o necesarios, para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva acabo de y tres formas: durante la realizacin de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad; de manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecucin de las actividades (incluidas las de control), o mediante la combinacin de ambas modalidades. Los elementos que conforman el monitoreo de actividades son: Elementos del Monitoreo Monitoreo del rendimiento. Revisin de los supuestos que soportan los objetivos del control interno. Aplicacin de procedimientos de seguimiento. Evaluacin de la calidad del control interno.

Monitoreo del rendimiento El rendimiento debe ser monitoreado comparando los indicadores verificables con los objetivos y metas de la entidad. El monitoreo del rendimiento de las operaciones ofrece una oportunidad para aprender de la experiencia. El logro de los objetivos y metas en forma rpida o lenta en relacin a lo planeado, puede indicar la necesidad d revisarlos o modificarlos por la propia entidad. Revisin de los supuestos que soportan los objetivos

Los objetivos de la entidad y los elementos del control interno necesarios para obtener su logro apropiado, descansan en supuestos fundamentales acerca de cmo se realiza el trabajo. Si los supuestos de la entidad son incorrectos, el control puede ser inefectivo. Por ello, tales supuestos que sustentan los objetivos de una entidad deben revisarse peridicamente. Aplicacin de procedimientos de seguimiento Los procedimientos de seguimiento deben ser establecidos y ejecutados para asegurar que cambios o acciones apropiadas ocurren. Evaluacin de la calidad del control interno La administracin debe monitorear peridicamente la efectividad del control interno en su entidad para retroalimentar su proceso de gestin. Adicionalmente, utiliza los informes de Auditoria Interna como un insumo que le permite disponer la correccin de las desviaciones que afecten el logro de los objetivos y metas del control interno. EL CONTROL INTERNO GERNECIAL El concepto de control interno, tradicionalmente estuvo vinculado con aspectos contables y financieros. Desde hace algunos aos se considera que su alcance va ms all de los asuntos que tienen relacin con las funciones de contabilidad, dado que incluye tambin en el mismo concepto aspectos de carcter gerencial o administrativo. Aun cuando es difcil delimitar tales reas. Siempre es apropiado establecer algunas diferencias entre el alcance del control financiero y el control interno gerencial. El control interno financiero est constituido por el conjunto de mtodos, procedimientos y registros que tienen relacin con la exactitud, confiabilidad y oportunidad en la presentacin de informacin financiera, principalmente, los estados financieros de la entidad. Asimismo, incluyen controles sobre los sistemas de autorizacin y aprobacin, segregacin de funciones, entre las operaciones de registro e informacin contable. Objetivos de control interno gerencial En un sentido amplio, comprende el plan de organizacin, polticas, procedimientos y prcticas utilizadas para administrar las operaciones en un entidad o programa, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas. Incluye tambin las actividades de planeamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones, as como el sistema para presentar informes y medir y monitorear el desarrollo de las actividades. Los mtodos y procedimientos utilizados para ejercer el control interno pueden variar de una entidad a otra, segn la naturaleza, magnitud y complejidad de sus operaciones; sin embargo un control gerencial efectivo comprende los siguientes objetivos. Objetivos de control interno gerencial Determinacin de objetivos y metas mensurables, polticas y normas. Monitoreo del progreso y avance de las actividades. Accin correctiva, en los casos que sean requeridos.

En el mbito del sector pblico, el control interno gerencial se extiende ms all de las operaciones de cada entidad. Esto se refiere en su integridad a todos lo controles ejecutados para determinar en que forma se desarrollan las actividades pblicas, es decir, comprende desde la Constitucin (asignacin de mandato, autoridad y responsabilidad), leyes y reglamentos (autorizacin de fondos pblicos y establecimiento de limitaciones y/o restricciones), poltica presidencial o sectorial y normas de menor jerarqua, su cumplimiento y aplicacin, hasta las normas de los sistemas administrativos y de control de entidades especficas. Dentro de los objetivos que persigue el control gerencial puede indicarse: Promover la efectividad, eficiencia y economa en la ejecucin de operaciones y en la calidad de los servicios brindados por cada entidad. Proteger y conservar los recursos contra prdida, despilfarro, uso indebido, actos irregulares o ilegales. Cumplir los requerimientos y restricciones establecidas por las leyes y reglamentos pertinentes. Asegurara la confiabilidad de la informacin gerencial. Evaluacin de sistemas y el control interno gerencial El concepto de sistema puede definirse como un conjunto cohesionado de elementos que actan para lograr un objetivo comn. Estos pueden identificarse como: Elementos de entrada: Se refieren a la cantidad de recursos que se emplean en el programa, en trminos financieros, materiales, humanos o tecnolgicos. Estos pueden medirse en costo, calidad y oportunidad. Elementos de proceso: Actividades que realiza la entidad auditada para convertir los esfuerzos en elementos de salida. Estas actividades estn sujetas a controles gerenciales. Elementos de salida: Son la cantidad de bienes producidos y/o servicios brindados. Representan los logros obtenidos debido a los bienes producidos y/o servicios brindados. El enfoque de auditoria basado en sistemas es diseado para que el auditor concentre el esfuerzo de su trabajo en reas donde el rendimiento no es satisfactorio o se encuentra inadecuadamente monitoreado, as como en aquellos controles gerenciales que no funcionan apropiadamente o, simplemente no existen. E el grfico siguiente se ilustra estos aspectos:

ENFOQUE BASADO EN SISTEMAS Y CONTROLES GERNECIALES

Objetiv os y Metas

E S F U E R Z O S

Operaciones/ Controles Actividades Cumplimiento Proteccin activos de

Cantidad de bienes producidos. Cantidad de servicios brindados.

Confiabilidad de informacin

Resultados logrados

Inmediat os
Largo plazo

----------ENTRADA-----------PROCESO---------------SALIDA ----------------

El control gerencial se clasifica en:

Controles Controles Controles Controles

de actividades del programa. de cumplimiento. para la proteccin de recursos. de confiabilidad de la informacin

Controles sobre actividades del programa Comprenden el plan de organizacin, planeamiento de actividades, polticas y procedimientos implementados por la alta direccin de un programa, con el fin de asegurara el cumplimiento de los objetivos y metas previstas. Plan de organizacin Aun cuando no existe un solo concepto para definir organizacin, se entiende que ella se refieres a una estructura formalizada mediante la cual se identifican y grafican actividades y funciones, se determinan los cargos y las correspondientes lneas de autoridad, responsabilidad y coordinacin. La organizacin proporciona al armazn que define las actividades que sern planeadas, ejecutadas, controladas y monitoreadas. El organigrama describe la estructura formal de la entidad. Involucra por lo tanto: Determinar de funciones y actividades fundamentales para cumplir con los fines de la entidad. Integracin de las funciones y actividades en unidades orgnicas.

 La jerarquizacin de la autoridad, de manera que los grupos o individuos separados por la divisin de funciones en el trabajo, acten coordinadamente y enmarcados en claras lneas de responsabilidad. Identificacin de reas clave y lneas de informacin. Un plan de organizacin adecuado se sustenta, principalmente, en: a) independencia entre unidades operativas, sin que signifique ruptura de los canales de comunicacin. b) Reconocimiento de la necesidad de una efectiva segregacin de funciones (operacin, registro y custodia) c) Fijacin de lneas de responsabilidad y delegacin de autoridad apropiadas. Algunos factores a considerar para evaluar el plan de organizacin institucional se resumen a continuacin: La estructura organizacional debe ser lo ms simples posible. Las responsabilidades funcionales deben segregarse a efecto que una sola persona, no controle todas las etapas relacionadas con una operacin. Cada funcionario debe estar facultado para tomar decisiones y cumplir efectivamente con sus atribuciones; con lo cual se evitan atrasos o inercia en la entidad. La responsabilidad de cada persona debe estar definida en forma precisa para que no pueda ser evadida o excedida en su ejercicio. La delimitacin de responsabilidades permite evitar transferir las deficiencias incurridas a otras personas por inaccin inapropiada. Un funcionario que asigna funciones y delega autoridad a sus subordinados, debe implementar mecanismos adecuados de control, con el fin de determinar si las tareas asignadas vienen cumplindose satisfactoriamente. Los empleados a quienes se le ha delegado autoridad est obligada a operar segn los trminos del encargo, debiendo consultar a su supervisor en casos de excepcin. Toda persona esta obligada a informar a su superior por la manera en que cumpli con sus tareas y por los resultados obtenidos, en relacin con lo que debi lograrse. La entidad debe ser tan flexible como para permitir una adecuada sincronizacin con los cambios en su estructura organizacional, a consecuencia de cambios en los planes, polticos y objetivos de las operaciones. Los organigramas o manuales de funciones son muy tiles para la comprensin de la organizacin de una entidad, sus lneas de autoridad y asignacin de funciones y responsabilidades; evitndose la duplicidad de funciones o el conflicto al asignarlas. Planeamiento de actividades El planeamiento en el mbito gubernamental se orienta a determinar las necesidades de la entidad en cuanto a recursos financieros y humanos, las cuales deben traducirse en requerimiento de fondos, va presupuesto, que autoriza el Congreso de la Repblica. Despus que es autorizado el

presupuesto la entidad debe efectuar las acciones necesarias para establecer planes y proyectos especficos, en los cuales sern utilizados los fondos pblicos, el personal y otros recursos proporcionados para su funcionamiento. Al elaborar sus planes y proyectos la entidad debe considerar los aspectos siguientes: Los fondos autorizados y las limitaciones y restricciones impuestas por la ley. La necesidad de llevar a cabo todos los programas y proyectos y operaciones, de acuerdo a criterios de eficiencia y economa. La necesidad de cautelar que todos los recursos asignados sean utilizados en forma correcta y en los fines para lo que fueron autorizados. Poltica Se puede definir polticamente como la declaracin general que gua el pensamiento durante la toma de decisiones. La poltica es una lnea de conducta predeterminada que se aplica en una entidad para llevar a cabo las actividades, incluyendo aquellas no previstas. La poltica puede clasificarse en:

Clasificacin de las polticas

Poltica general: se establece para todas las entidades del gobierno o para un caso especfico. Generalmente, se originan fuera de la entidad. Como ejemplos: leyes, reglamentos, directivas de sistemas administrativos. Poltica especfica: son establecidas por la alta direccin de cada entidad y la afectan en su totalidad. Poltica para unidades: son aquellas establecidas en operativas los niveles ms bajos y su aplicacin est limitada a las unidades operativas dentro de una misma entidad.
Los siguientes criterios son aplicables a la poltica e cada entidad: Establecer la poltica por escrito y organizada en forma sistemtica en guas o manuales, segn los casos, para permitir efectuar las actividades autorizadas en forma efectiva, eficiente y econmica, as como proporcionar seguridad razonable de que los recursos pblicos se encuentran debidamente protegidos. Comunicar la poltica a todos los funcionarios y empleados de la entidad, cuyas obligaciones contribuyan al logro de sus objetivos. Elaborar la poltica en concordancia con la normativa correspondiente y ser coherente con la poltica general dictada por el nivel superior. Revisar la poltica en forma peridica debido al cambio de circunstancias, cuando se considere necesario.

Procedimientos operativos Son los mtodos utilizados para efectuar las actividades de acuerdo con las polticas establecidas. Tambin son series cronolgicas de acciones requeridas, guas para la accin que detallan la forma exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Existen relacin directa entre los procedimientos y las polticas. Por ejemplo, polticas gubernamental aplicada por toda entidad es conceder a su personal vacaciones; los procedimientos establecidos por el rea de Personal para poner en prctica esa poltica, deben permitir programar las vacaciones para evitar interrupciones en el ritmo de trabajo y llevar registros apropiados y asegurar que cada empleado disfrute de sus vacaciones. Los mismos criterios a considerar para el establecimiento de la poltica de la entidad, son aplicables a los procedimientos, siendo estos: Para promover la eficiencia y economa en las operaciones, los procedimientos aprobados deben ser simples y del menor costo posible en su aplicacin. Para que las operaciones no sean mecnicas en su ejecucin, los procedimientos deben permitir el uso del criterio en situaciones fuera de lo comn. Para reducir la posibilidad de errores e irregularidades, los procedimientos deben estar coordinados de manera que el trabajo realizado por un empleado sea revisado por otro, en forma independiente de sus propias obligaciones funcionales. Debe existir un programa adecuado de revisin peridica y mejora contina de los procedimientos operativos aprobados. Controles de cumplimiento Estos controles comprenden las polticas y procedimientos implementados por la administracin, con el fin de asegurar que la utilizacin de los recursos sea concordante con las leyes y reglamentos correspondientes. Si el enfoque de la auditoria es evaluar la eficiencia y economa en las operaciones, el auditor debe determinar en el curso de su trabajo, si la entidad o programa ha cumplido con las leyes y reglamentos, normas de los sistemas administrativos y normas tcnicas de control interno, que regula tales aspectos. Asimismo, cuando el auditor evale la efectividad de un programa, debe verificar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables, los cuales debern precisar sus objetivos o beneficios esperados. Los controles de cumplimiento tambin abarcan los aspectos relativos a la adquisicin de bienes y/o servicios, proteccin y utilizacin de recursos al igual que el costo, cantidad y calidad de los productos o servicios que el programa produce o entrega, con el propsito de establecer si las leyes, reglamentos (y otras normas) que tienen incidencia en estas materias se cumplen adecuadamente. Cuando los objetivos del examen lo requieran, el auditor debe establecer los pasos necesarios para detectar casos de incumplimiento. Esto es importante considerar dado que en toda auditoria de gestin el auditor debe estar alerta ante situaciones u operaciones que podran indicar la presencia de actos irregulares o ilcitos. El trmino incumplimiento tiene un significado de mayor amplitud que el acto ilegal, pro cuanto de mayor amplitud, no slo la trasgresin de normas legales o reglamentarias u otras disposiciones, sino tambin la violacin de las clusulas de contratos o convenios.

No existe una regla prctica para definir con claridad si las leyes, reglamentos u otras disposiciones son significativas para los objetivos de la auditoria, en vista de que los programas del gobierno estn regulados por stas; sin embargo, la verificacin puede ser determinada de la forma siguiente: Reducir el objetivo de la auditoria a preguntas especficas del programa bajo examen, torno a aspectos tales como: objetivos, metas, esfuerzos, operaciones, elementos de salida y resultados logrados. Identificar la normativa legal que involucra aspectos concretos del programa que tienen conexin con los objetivos de la auditoria. Determinar si las transgresiones a la normativa legal podran afectar en forma significativa las respuestas de los auditores a las preguntas relativas a los objetivos del examen. En determinadas situaciones cuando las leyes y reglamentos u otras disposiciones sean significativas para los objetivos del examen, el auditor debe seguir los siguientes pasos: Evaluar el riesgo de que se produzcan situaciones de incumplimiento, irregularidad o actos ilegales, incluyendo la consideracin de si la entidad tiene controles efectivos para prevenir o detectar actos de dicha naturaleza. En algunos casos, la indicacin de un alto riesgo puede estar motivada por la incomodidad de los auditados ante las preguntas razonables que se formulan, la resistencia a proporcionar informacin y la renuncia de los funcionarios a tomar vacaciones. Estar alerta ante situaciones u operaciones que podran indicar incumplimiento, irregularidades o procedimientos ilegales, a fin de considerar si los hechos detectados podran afectar en forma significativa los resultados de la auditoria. Proceder con el debido cuidado profesional al efectuar el seguimiento de indicios de actos presuntamente ilcitos, con el efecto de no interferir con investigaciones o procedimientos legales que puedan realizarse en el futuro. En el caso de encontrarse indicios razonables de comisin de delito, el auditor debe obtener el asesoramiento tcnico y legal correspondiente. La experiencia y la capacitacin continua pueden proporcionar una base para que el auditor identifique actos irregulares o presuntamente ilegales que llaman su atencin, sin embargo, la determinacin e un acto de esa naturaleza va ms all de la capacidad del auditor, a pesar de lo cual el auditor es responsable de identificar los indicios que puedan surgir en el curso de su examen. Cuando la ejecucin del examen el auditor evidencia indicios razonables de comisin de delito, en concordancia con la NAGU 4.50 debe emitir un informe especial para que las entidades adopten las medidas inmediatas que corresponden ningn rgano del sistema nacional de Control poda emitir un informe especial, sin contar con la asesoria legal, correspondiente. En el caso en que se detecten indicios de actos ilegales de suma gravedad en auditoria practicadas por la Contralora General, la investigacin de tales hechos podr ser realizado en forma separada por la oficina especializada que reciba el encargo del Despacho del Contralor general. Controles para proteccin de recursos Estos controles incluyen polticas y procedimientos implementados por la administracin con el propsito de asegurara en forma razonable que los recursos de la entidad estn protegidos adecuadamente contra el despilfarro, prdida o utilizacin incorrecta.

Estos controles estn dirigidos a la prevencin o deteccin oportuna de la adquisicin, utilizacin o venta no autorizada de los activos u otros recursos de la entidad; los cales incluyen: Evaluacin del riesgo de que se realicen adquisiciones utilizaciones o ventas indebidas de recursos. Asignacin de responsabilidades en relacin con la prevencin o deteccin oportuna de actividades no autorizadas. Implementacin de mecanismos que permiten a la administracin ejercer un monitoreo continuo de tales controles. Cuando el auditor evala los componentes de eficiencia y economa, debe obtener un apropiado conocimiento de los controles para la proteccin de activos, con el propsito de establecer si la entidad, dispone de polticas apropiadas para llevar a cabo el proceso de establecimiento. Asimismo, el auditor puede examinar si la entidad adquiere los recursos que necesita para su funcionamiento, en la calidad y cantidad apropiada debida y, el menor costo posible. Los controles para proteccin de recursos incluyen tambin las medidas y procedimientos dispuestos por la administracin, con el fin de proteger y conservar adecuadamente sus recursos, en especial los bienes fsicos de alto valor que han sido obtenidos por la entidad para su operatividad. Controles de validez y confiabilidad de la informacin Estos controle incluyen polticas, normas y procedimientos implementados por la administracin, con el fin de asegurara que la informacin obtenida es vlida y confiable, y se revela en forma razonable en los reportes para conocer si los programas estn operando adecuadamente. La presentacin de reportes internos en toda entidad es necesaria para brindar a los funcionarios responsables, una informacin confiable y actual sobre lo que est ocurriendo en la realidad, en cuanto al avance y progreso en el logro de los objetivos y metas establecidas. Tal informacin constituye la base fundamental del control gerencial en cualquier entidad. Para presentar informacin a los niveles de decisin de la entidad deben considerarse, entre otros, los criterios siguientes: Los reportes deben elaborarse en forma simple y estar relacionados con la naturaleza del asunto; no debe incluirse informacin irrelevante para conocimientos de los funcionarios que lo solicite, como soporte para la toma de decisiones. Los funcionarios y empleados deben solamente reportar sobre asuntos de su exclusiva competencia funcional. Debe compararse el costo/beneficio resultante de la recopilacin de datos y la elaboracin de reportes con valor significativo. Cuando sea posible, los reportes sobre de avance o desempeo, deben mostrar comparaciones con: Normas establecidas sobre costos, cantidad y logros obtenidos. Partidas presupuestarias autorizadas y ejecutadas Informacin sobre el desempeo en el periodo anterior.

Las tareas que desarrolle el auditor en relacin a tales controles debe orientarse a determinar si: Las necesidades de informacin de gestin por parte de los usuarios son comunicadas al personal responsable de su preparacin y se establecen las fechas en que deben reportarse. Los sistemas de informacin son capaces de producir la informacin necesaria para la toma de decisiones. Personas no autorizadas tiene acceso a la informacin financiera y de gestin. Cuando los datos son procesados por el sistema de informacin computarizada de la entidad, el auditor debe cerciorarse de su confiabilidad, ejecutando pruebas directas sobre la informacin. Las pruebas directas a la informacin podrn reducirse, si al ejecutarse sobre los controles generales y controles de aplicaciones de la informacin proveniente de sistemas computarizados, se determina que estos son efectivos para lo cual deber aplicarse las disposiciones de la gua para evaluar la confiabilidad de la informacin computarizada de la Contralora General. Si otros auditores han examinado la validez y confiabilidad de la informacin con anterioridad, el auditor podr utilizar dicha informacin. DEFICIENCIAS SIGNIFICATIVAS Y EL CONTROL GERENCIAL Cuando l objetivo de una auditoria sea evaluar el control gerencial, las debilidades detectadas que pos u importancia merezcan ser incluidas en el informe, deben considerarse como deficiencias significativas (observaciones) y ser identificadas como tales. En una auditoria cuyo objetivo sea evaluar la efectividad en el desempeo del programa o actividad, es posible que puedan detectarse debilidades en el control gerencial; sin embargo, en este caso, tales debilidades debern ser consideradas como la (s) causa (s) que explica el desempeo deficiente en la entidad o programa examinado. PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor en los que se registra la informacin obtenida, como resultado de las pruebas realizadas durante la auditoria y sirve de soporte al informe. Constituyen el vnculo entre el trabajo de planeamiento, ejecucin e informe de auditoria; por lo tanto, deben contener a evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones. El contenido de esta seccin es el siguiente: Propsito de los papeles de trabajo. Requisitos de los papeles de trabajo. Criterios para elaborar los papeles de trabajo. Planeamiento y uso de los papeles de trabajo. Resmenes de auditoria. Notas del auditor Marcas del auditor. Ordenamiento, revisin y aprobacin de papeles de trabajo. Revisin y aprobacin de los papeles de trabajo. Confidencialidad y proteccin de los papeles de trabajo. PROPOSITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son elaborados por el auditor con el objeto de:

 Registrar las labores: proporcionar un registro sistemtico y detallado de la labor efectuada al llevar a cabo una auditoria. Registrar los resultados: proporcionar un registro de la informacin y evidencia obtenida y desarrollada, en respaldo de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones resultantes de la labor de auditoria. Respaldar el informe del auditor: el contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar las opiniones, conclusiones y el contenido total de informe de auditoria. El informe bajo ninguna circunstancia debe contener informacin o datos no respaldados por los papeles de trabajo. Indicar el grado de confianza del sistema de control interno: los papeles de trabajo incluyen los resultados del examen y evaluacin del sistema de control interno, as como los comentarios sobre el mismo. Servir como fuente de informacin: los datos utilizados por el auditor al redactar el informe, se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta en el futuro, cuando se necesitan algunos datos especficos. Mejorar la calidad del examen: los papeles de trabajo bien elaborados llaman la atencin sobre asuntos importantes y garantizan que se de atencin adecuada a los asuntos ms significativos. Facilitar la revisin y supervisin: los papeles son indispensables para la etapa de revisin del informe antes de emitirlo. Permiten a una persona ajena al equipo (el auditor supervisor u otro funcionario) revisar los detalles del examen registrado en dichos papeles. En el caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de trabajo estn para responderles o aclararlas. El auditor gubernamental no solo debe saber planear y efectuar la auditoria, as como redactar el informe correspondiente, sino que tambin debe entender que la naturaleza de su trabajo exige la elaboracin durante todo el proceso de la auditoria, de una documentacin completa de sus procedimientos, hallazgos, observaciones y la evidencia en la cual va a fundamentar su informe. REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo referentes a una auditoria de gestin deben cumplir los mismos, requisitos exigidos para los correspondientes a una auditoria financiera, por lo tanto, deben ser:

Completos y exactos Permiten sustentar debidamente los hallazgos, observaciones, opiniones y conclusiones, as como demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. La concisin es importante, pero no debe sacrificarse la claridad y la integridad con el nico fin de ahorrar tiempo o papel.

Claros, comprensibles y detallados Para que mediante la revisin por un auditor experimentado que no haya mantenido una relacin directa con la auditoria est en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones. No deben requerir de explicaciones orales. Legibles y ordenados Requisito bsico, puesto que podran perder su valor como evidencia. Informacin relevante Deben limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado. Cuando los papeles de trabajo estn elaborados en la forma debida, en orden y son legibles, con encabezamientos completos, explicaciones de fuentes de datos y labores de verificacin llevados a cabo, crean en la supervisin o niveles superiores una confianza plena en el auditor y en su trabajo. Si los papeles de trabajo no estn en orden, son ilegibles, estn mal redactados o tienen otras fallas, el supervisor y otros funcionarios no tendrn confianza en el auditor ni en el contenido de su informe. CRITERIOS PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO Algunos de los criterios que fundamentan la preparacin de los papeles de trabajo son los siguientes. Son preparados partiendo del punto de vista de la inclusin de todos los datos necesarios y pertinentes. Incluyen los datos que sustenten alguna afirmacin o concepto expresado. Presentan todos los datos necesarios que respaldan la razonabilidad de los registros exactos, Los papeles de trabajo deben elaborarse con limpieza y ser matemticamente exactos. Contienen un enunciado conciso del trabajo ejecutado, en conexin con su preparacin. Son claros y explican en forma completa el asunto que tarta. El encabezamiento de cada hoja debe contener el nombre de la entidad bajo examen, ttulo de su contenido y el perodo o la fecha correspondiente. ELABORACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO La elaboracin de papeles de trabajo requiere un planeamiento cuidadoso antes y durante el curso de la auditoria. Durante el desarrollo de las labores, el auditor debe prever el tipo y forma de papel de trabajo que puede presentar la evidencia de una manera concisa y efectiva. El empleo de papeles de trabajo no planificados o que se elaboren con apresuramiento puede dar como resultado que no presenten bien lo datos, que el orden de presentacin no sea el mejor o que sea necesario repetir los papeles de trabajo para incluir toda la informacin.

En condiciones normales hay muchas maneras de elaborar cualquier tipo de papel de trabajo. El auditor debe revisar la cdula empleada en la auditoria anterior, si la hubo y determinar si el formato utilizado es adecuadamente si puede mejorarse. Debe vitarse el uso de hojas de varios tamaos. En general las hojas de tamao estndar de siete columnas, son las ms adecuadas para la mayora de los trabajos de anlisis. Tambin puede utilizarse hojas de doble tamao estndar (catorce columnas). Para los papeles que documentan entrevistas, inspecciones y otras labores presentadas en forma narrativa, debe utilizarse hojas rayadas de tamao estndar. El auditor que prepara una cdula de trabajo debe incluir sus iniciales y la fecha en que la confeccin en una parte de dicha hoja. El contenido de cada hoja debe incluir fechas, datos completos o los montos y explicaciones suficientes, de modo que cualquier otro auditor que pueda leer lo entienda, sin tener que recurrir a otra fuente de informacin. Los papeles de trabajo y signos que se utilizan en ellos durante el curso de una auditoria de gestin estn constituidos fundamentalmente por: Resmenes de auditoria. Notas del auditor Extractos y copias de documentos Marcas de auditoria

RESUMENES DE AUDITORIA La naturaleza y resultados de la labor en cada segmento de un examen deben resumirse de manera clara y concisa en los papeles de trabajo. Se puede considerar un segmento como algo relacionado a un aspecto o grupo de elemento de un hallazgo o rea. Como resultado de la auditoria se acumula una gran cantidad de papeles de trabajo que contienen una variedad de informacin de diversas formas, por ejemplo, copias de leyes, reglamentos y procedimientos de la entidad, correspondencia, copias de entrevistas y programas relacionados con el examen. A pesar de que esta informacin puede ser interesante, til y pertinente es de poco valor si no se analiza y organiza en forma lgica e interrelacionada. En la mayora de casos, esto puede lograrse con mayor efectividad, a travs de la preparacin de resmenes de los papeles de trabajo. El propsito de tales resmenes es extractar en forma clara, precisa y apropiada, la esencia de la tarea realizada, a fin de resaltar los resultados logrados, las conclusiones alcanzadas y cualquier recomendacin, segn se reflejen en los papeles del trabajo que los sustentan. Dichos resmenes sirven a dos propsitos fundamentales e interrelacionados: a) Obligan a un anlisis oportuno y crtico de la evidencia obtenida y de la labor efectuada, ayudando a identificar requerimientos adicionales, tambin sirven de base para decidir acerca de la inclusin de los resultados en el informe, b) Hacen posible la preparacin del borrador del informe, como parte integral de la tarea realizada. Dada la naturaleza y alcance de la auditoria, es necesario que exista cierta flexibilidad en el diseo y preparacin de los resmenes. Cada resumen debe prepararse segn las necesidades de cada labor. Un resumen debe ser considerado como u instrumento de tarea interna, un medio para lograr un fin y no un fin en s mismo.

Debe disear para que sirva de ayuda a los miembros del equipo y la terminacin ordenada y oportuna de la auditoria. Por lo tanto, el formato y contenido de los resmenes debe dejarse al criterio del auditor. Al preparar programas de auditoria los miembros del equipo deben considera la necesidad de preparar resmenes convenientes de partes individuales o grupos de partes de la labor efectuada. Cada cierto tiempo durante una auditoria, debe asegurarse que dichos resmenes guarden coherencia con el propsito principal y se presente el informe. La preparacin de resmenes tiles y con sentido crtico permite que se cumpla con este objetivo y, es un arte de los miembros del equipo de auditoria deben tratar de cultiva y perfeccionar. Tanto el auditor encargado como el supervisor deben analizar los resmenes en forma crtica para asegurarse de que se han abarcado todas las reas de importancia y que los datos necesarios para una presentacin efectiva del informe son completos, tienen una referencia cruzada con los detalles fundamentales y la lgica utilizada es slida. Todos los vacos en los datos y contradicciones en la evidencia deben investigarse, revisarse o explicarse, segn sea apropiado. El auditor encargado debe recordar que la mayor parte de los problemas en la elaboracin de informes se originan frecuentemente, en la forma en que se analiza y resume la evidencia en los papeles de trabajo. Por ello, deben vigilar que los resmenes individuales se terminen en forma ordenada y oportuna conforme avanza el examen. Los elementos bsicos de un resumen son los siguientes: Objetivos, Labor realizada. Resultado obtenido. Conclusiones Recomendaciones

Objetivos: En esta seccin debe aparecer una declaracin clara sobre el propsito de la labor de auditoria, una explicacin del motivo por el cual se efecta y lo que se esta tratando de lograr. Este elemento tiene relacin con los objetivos generales especficos definidos en el plan de auditoria y programa de trabajo. Labor realizada: Debe figurara exactamente lo que se ha ejecutado en relacin con lo que se iba a hacer. Si no se ha podido efectuar ciertas labores (limitaciones) que se haban pensado, debe informar acerca de este hecho y explicar los motivos. Resultados obtenidos: Debe incluirse un resumen de los hechos y la evidencia obtenida en relacin con el objetivo. Esta seccin del resumen no debe redactarse como si fueran las conclusiones de las pruebas ejecutadas. La evidencia debe presentarse como un resumen de los hechos y no como conclusiones a las cuales ha llegado el auditor. Esta parte debe contener la evidencia, ms no la interpretacin de ella.

Conclusiones: Aunque frecuentemente son visibles al conocer la evidencia, se deben indicar las conclusiones en relacin a los objetivos. Se deben presentar los criterios utilizados para llegar a las conclusiones, las cuales tienen que estar en relacin con la labor efectuada y los resultados obtenidos. Recomendaciones: Cualquier recomendacin de acciones correctivas debe presentarse luego en forma lgica. Las partes narrativas de los resmenes deben redactarse con claridad. Los auditores encargados no deben aceptar resmenes preparados en forma descuidada, debiendo devolverlos hasta que sean satisfactorios. Al mismo tiempo, los resmenes no son uniformes, ni tampoco estn destinados a extraos, por lo tanto, no deben prepararse con tanto cuidado en lo relacionado a un lenguaje pulido, estilo y explicaciones detalladas en trminos y conceptos utilizados en los informes. En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de papeles de trabajo incluyendo un resumen de auditoria. NOTAS DEL AUDITOR Un grupo especial de papeles de trabajo son las notas del auditor. Este tipo de papeles de trabajo sirven al auditor para registrar ciertos asuntos que debe recordar para beneficio propio y de examen. Las notas deben ser explicativas y completas, pero no deben repetir datos que estn contenidos en otros papeles de trabajo. Existen tres clases distintas de notas. Notas recordatorias. Notas sobre observaciones. Notas para el informe. EXTRACTOS Y COPIAS DE DOCUMENTOS Las notas recordatorias se refieren a asuntos que estn pendientes de examinar o requieren investigacin adicional. Tambin comprenden asuntos que deben ser aclarados o terminados antes de empezar la redaccin del informe. Las notas sobre observaciones o hallazgos, se refieren a las deficiencias que sern incluidas en el informe como conclusiones. Las notas para el informe incluyen informacin que ser incluida como recomendaciones. Algunos auditores prefieren elaborar una sola lista de notas, sin embargo, la manera ms ordenada es preparar varias listas separadas e ir registrando en ellas el tipo de informacin que corresponda. MODELO DE RESUMEN DE AUDITORIA (Papeles de Trabajo)

Auditoria al proyecto Construccin de Centros Educativos Ministerio de Construccin, periodo 200X reas de planeamiento y Ejecucin de Obras 1) Objetivo

Determinar si las metas fsicas programadas por la entidad para el proyecto Construccin de Centros Educativos en zonas urbano marginales durante el perodo fueron logradas en forma satisfactoria. 2) Labor realizada Para cumplir con el objetivo planteado, se solicito a la Oficina de Planificacin Sectorial el plan operativo del ejercicio, as como la documentacin de soporte relacionada con los criterios de seleccin de las metas fsicas a ejecutar y las fuentes de financiamiento a utilizarse en su ejecucin. Asimismo, se solicito el informe de evaluacin de gestin y los reportes mensures de avance remitidos por las oficinas desconcentradas del Ministerio, los cuales no fueron presentados. Asimismo, se entrevisto al Director responsable del monitoreo de la ejecucin de obras. 3) Resultados obtenidos De la revisin practicada se estableci lo siguiente: De las cuarenta (40) obras programadas, once (11) de ellas no se haban iniciado. En todos los casos la entidad haba culminado hace seis meses las licitaciones pblicas y suscrito los correspondientes contratos de construccin. Las once obras pendientes de ejecucin corresponden a centros educativos en zonas deprimidas localizadas en los departamentos A, B y C. En el curso del periodo de la entidad ejecutora del Proyecto, adopt la decisin de incrementar las metas fsicas previstas en 20 ms, entre construcciones nuevas y ampliaciones. Para ello procedi a modificar las partidas presupuestales asignadas inicialmente al proyecto. Ante la imposibilidad de pagar las valorizaciones distintas al proyecto, la entidad decidi transferir 4.5 millones de dlares para ese propsito, en vista que si persista el atraso tendra que pagar mayores costos a los contratistas, los cules no estaban presupuestadas. La entidad no evala los resultados en forma peridica, ni cuenta con la informacin gerencial sobre movimientos de fondos. 4) Conclusin Las metas fsicas establecidas para el ejercicio fueron cumplidas parcialmente debido a que de las 40 programadas, solamente se ejecutaron 29. esto se explica por la inclusin de 20 obras nuevas que tuvieron que ejecutarse con los mismo recursos. 5) Recomendacin Es conveniente que la entidad ejecutora establezca un orden de prioridad para el financiamiento de las obras, a partir del anlisis de la situacin financiera del proyecto, en vista que no pudo cumplirse con la totalidad de metas fsicas programadas. As mismo, no es conveniente la ejecucin de obras imprevistas sin tener el respectivo financiamiento asegurado.

Los documentos oficiales son de importancia para el auditor, entre ellos, las leyes y otras normas reglamentarias. Para tener informacin completa en los papeles de trabajo el auditor puede: a) Elaborar extractos en forma manual de porciones de los documentos.

b) Obtener copias completas (en el caso de leyes, reglamentos, manuales, etc.) c) Obtener fotocopia de los documentos o parte de ellos. Para establecer cual de los mtodos antes descritos deben utilizarse el auditor debe tener presente que: Slo debe incluir informacin que corresponda a los papeles de trabajo; por esta razn los extractos o porciones pertinentes son preferibles a los documentos completos. El uso de fotocopias, cuando sea posible, ahorra mucho tiempo. Son preferibles a tener extractos largos y manuscritos. El auditor debe aprovechar los anlisis elaborados por la entidad siempre que sea posible. MARCAS DEL AUDITOR Las marcas del auditor son signos particulares y distintivos que hace el auditor para sealar el tipo de trabajo o prueba efectuada. Las marcas del auditor se encuentran en los registros y documentos de la entidad bajo examen y en los papeles de trabajo. Sirven como prueba para recordar al auditor las labores efectuadas. Las marcas bsicas de auditoria pueden ser utilizadas en todos los papeles de trabajo y son de dos clases de significado uniforme y, con el contenido a criterio del auditor. Las marcas de significado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea frecuentemente en cualquier auditoria o examen especial y que han sido adoptadas uniformemente. En cambio, las marcas sin significado permanente son utilizadas por el personal de auditoria para expresar conceptos o procedimientos empleados. El significado de la marca utilizada debe presentarse en forma obligatoria en cada cdula en donde se utilice. El empleo de las marcas en los registros de la entidad til, exclusivamente, para que el auditor pueda determinar el progreso de su labor en el caso de una interrupcin y para evitar duplicidad en su trabajo. El empleo de marcas en los papeles de trabajo es para la informacin futura del mismo auditor, para fines de revisin y supervisin y para usarlas como posibles referencias en el futuro. Es importante que los papeles de trabajo indiquen claramente el significado de cada marca empleada, para que tanto el auditor como tras personas comprendan dicho significado, an en el futuro. (Ver seccin 280, Parte II del MAGU). ORDENAMIENTO, REVISIN Y APROBACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO. Debido al gran volumen de los papeles de trabajo, su ordenamiento lgico es importante durante el curso de las labores de auditoria y despus de haberlas terminado; inclusive para el archivo de papeles de trabajo. En la auditoria financiera el orden lgico usado por los auditores es aquel que sigue la secuencia de las cuentas en el balance general, es decir, activos, pasivos, ingresos y gastos. En la auditoria de gestin el orden lgico est dado por las actividades o reas ms importantes examinadas, segn el esquema establecido por la Contralora General de la repblica.

Todos los papeles de trabajo deben ser referenciados, de tal forma que la relacin existente entre ellos sea cruzada. El propsito de la referenciacin cruzada es mostrar en forma objetiva, a travs de los papeles de trabajo, las relaciones existentes entre las evidencias que se encuentran en los papeles de trabajo y el contenido del informe de auditoria. ARCHIVOS DE PAPELES DE TRABAJO Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos bsicos: Archivo permanente. Archivo corriente. Archivo permanente Est conformado por un conjunto orgnico de documentos que contienen copias y/o extractos de informacin de inters, de utilizacin continua o necesaria para futuros exmenes, bsicamente relacionada con: Ley orgnica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento. Organigrama vigente. Reglamento de organizacin y funciones ROF Manual de organizacin y funciones MOF Manual de procedimientos administrativos. Plan operativo Institucional. Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones. Estados financieros. Informes de auditoria. Denuncias Plan anual de control, incluyendo reprogramaciones. Informe de evaluacin del plan anual de control. Resoluciones y directivas emitidas por al entidad. Convenios y contratos importantes. Memoria Anual o Informe de Gestin. Relacin de funcionarios de la entidad.

El archivo permanente debe revisarse y actualizar peridicamente. Para que los archivos no se tornen demasiado voluminosos, debe retirar el material que no es de uso corriente, pero tienen que retenerse y trasladarlo a los archivos inactivos identificando y registrando los motivos de dicho traslado. El archivo permanente debe actualizarse peridicamente a fin de permitir su fcil utilizacin, especialmente en la fase de planeamiento de la auditoria. La responsabilidad de organizar el Archivo Permanente corresponde a las: Gerencia de la Contralora General de la Repblica. Supervisiones de las sociedades de Auditoria. Jefaturas de los rganos de Auditoria interna OAI.

Archivo corriente de auditoria de gestin

En este archivo se incluyen los papeles de trabajo y evidencias que sustenten el resultado de la auditoria, as como tambin los criterios utilizados por los resultados de la fase de ejecucin. El archivo corriente en la auditoria de gestin se codifica con la letra G, habindose establecido la codificacin alfa numrica secuencial para las diversas reas examinadas. Para la codificacin adecuada y organizacin de los papeles de trabajo de una auditoria, la Contralora General de la Repblica ha establecido lo siguiente:

REFERENCI A I II

ARCHIVO CORRELATIVO CONTENIDO BORRADOR DEL INFORME RESUEMEN DE AUDITORIA Puntos pendientes y superados. Resumen de recomendaciones, conclusiones y observaciones. Carta de representacin, cuando sea aplicable. Puntos de atencin para el Supervisor. Lista de verificacin de conclusin de la auditoria. Control de tiempo PLAN Y PROGRAMAS DE AUDITORIA Y MODIFICACIONES REVISION ESTRATGICA Plan de revisin estratgica Reporte de revisin estratgica CORRESPONDENCIA

III IV

1 2 3

AREA A PRUEBAS DE AUDITORIA AREA B PRUEBAS DE AUDITORIA AREA C PRUEBAS DE AUDITORIA

100 200

COMUNICACIN DE OBSERVACIONES EVALUACIN DE COMENTARIOS Y ACLARACIONES DE ENTIDAD EXAMINADA

El auditor debe utilizar su buen juicio y criterio para definir el material, con el fin de evitar que estos lleguen a ser una trascripcin completas de todos los documentos de la entidad bajo examen, en lugar de un resumen de las labores de auditoria. REVISIN Y APROBACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Para lograr la mxima utilizada y eficiencia y garantizar la calidad de la auditoria es necesaria una revisin completa de los papeles de trabajo. El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo elaborados por los miembros de l equipo. La revisin final y objetiva de los papeles de trabajo es responsabilidad del supervisor. Durante el curso de la auditoria, este debe haber revisado los papeles de trabajo elaborados, sin embargo es necesaria una revisin final del juego completo, dentro de las oficinas de la entidad bajo examen. El supervisor debe poner sus iniciales en cada papel de trabajo, en seal de aprobacin. Al revisar los papeles de trabajo debe determinar si la evidencia resumida en ellos es suficiente, as u juicio,

para llegar a las mismas conclusiones y opinin, tal como estn expresadas en el borrador del informe. La aprobacin final del informe es una responsabilidad del supervisor e implica tambin la aprobacin de los papeles de trabajo relacionados y la suficiencia de su contenido para respaldarlo. La revisin es importante y no debe efectuarse de manera superficial o a la ligera. Su importancia se basa en la necesidad de cerciorarse de que el informe cuente con evidencia clara, demostrable y objetiva en respaldo de las labores de auditoria. Al revisar los papeles de trabajo, el supervisor debe considerar los factores siguientes: Conformidad con el programa de trabajo y con cualquier instruccin especfica. Precisin, confiabilidad de la labor efectuada y aceptabilidad de los papeles de trabajo relacionados como evidencia de dicha labor y los resultados alcanzados. Validez y racionabilidad de las conclusiones alcanzadas. Naturaleza y alcance de la discusin con funcionarios de la entidad, as como la consideracin dada a los hallazgos. Conformidad con las normas para la presentacin de papeles de trabajo fijadas por el Organismo Superior de Control. El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo en el campo, oportunamente, una vez que se haya realizado, las tareas encomendadas a los miembros del equipo. Una revisin oportuna hace posible la continuacin de la labor y aclarar cualquier asunto, evitando la interrupcin originada por una revisin de los problemas, cunado el personal involucrado ha sido asignado a otras tareas. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO La naturaleza confidencial de los papeles de trabajo es una condicin de especial importancia debido al hecho que su contenido revela el alcance de la auditoria y naturaleza de las pruebas aplicadas en forma selectiva. Esta naturaleza confidencial se mantiene durante el curso de la auditoria y despus de realizada esta, de manera permanente en los archivos de dichos documentos. En ninguna circunstancia, el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo, mostrrselos a otras personas o hacer copias o extractos de los mismos. Debe dejar los papeles de trabajo guardados con la seguridad debida, cuando no estn en su poder. Todos los papeles de trabajo deben protegerse para asegurarse de que son accesibles solo las personas autorizadas. No debe dejarse los papeles de trabajo durante el da en lugares donde pueden ser accesibles al pblico, personal de la entidad u otras personas que no estn autorizadas a examinarlos. El material confidencial, como por ejemplo los planes de la entidad e informes de naturaleza delicada, deben guardarse con las seguridades necesarias cuando no se utilizan, para evitar revelacin no autorizada. DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA El diccionario de la Lengua Espaola publicado por la Real Academia Espaola considera que el trmino hallazgo tiene tres acepciones:

a) Cosa hallada. b) Accin y efecto de hallar. c) Encuentro casual de una cosa mueble ajena que no sea tesoro o cuota propia del campo del derecho. Aun cuando el primer concepto podra asociarse con la auditoria; la segunda acepcin sobre accin y efecto de hallar, define con mayor precisin la naturaleza del hallazgo, que se refiere al efecto de detectar algo importante; sin embargo este trmino tiene muchos significados y transmite uno diferente a distintas personas. Generalmente, el trmino hallazgo es empleado en un sentido crtico y se refiere a debilidades en el sistema control interno detectadas por el auditor. Por lo tanto, abarca hechos y otra informacin obtenida por el auditor que merecen ser comunicados a los funcionarios de la entidad auditada y a otras personas interesadas. Definicin de hallazgo de auditoria Se denomina hallazgo de auditoria al resultado de la comparacin que se realiza entre un criterio y la situacin actual encontrada durante el examen a un rea, actividad u operacin. Es toda informacin que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestin de recursos en la entidad, programa o proyecto bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condicin, criterio, causa y efecto. De acuerdo con la NAGU 3.60, los elementos del hallazgo de auditoria son: Condicin: Situacin actual encontrada lo que es. Criterio: Norma aplicable lo que debe ser.

Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditoria son: Importancia relativa que amerite ser comunicado. Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo, Objetivo Convincente para una persona que no ha participado en la auditoria.

Factores que afectan el desarrollo de hallazgos El auditor debe estar capacitado en las tcnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes: Condiciones al momento de ocurrir el hecho. Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas. Anlisis critico de cada hallazgo importante. Integralidad del trabajo de auditoria. Autoridad legal. Diferencias de opinin.

Condiciones al momento de ocurrir el hecho

El auditor debe tener en cuenta al realizar su trabajo las circunstancias que rodearon al hecho o y transaccin analizada, ms no aquellas existentes en el momento de efectuar el examen. Para obrar con objetividad y equidad y realismo, el auditor debe evitar emitir juicios sobre el desempeo de la entidad, soportado en percepciones tardas; as como asumir el peso de la prueba si su evaluacin le conduce a plantear que la decisin adoptada por la entidad, fue incorrecta o inapropiada, de acuerdo con la situacin examinada. Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas El auditor siempre debe tener en cuenta al realizar su trabajo las circunstancias que rodearon al hecho o transaccin analizada, ms no aquellas en el momento de efectuar el examen. Para obrar con objetividad y equidad y realismo, el auditor debe evitar emitir juicios sobre el desempeo de la entidad, soportado en percepciones tardas; as como asumir el peso de la prueba si su evaluacin le conduce a plantear que la decisin adoptada por la entidad, fue incorrecta o inapropiada, de acuerdo con la situacin examinada. Anlisis crtico de cada hallazgo importante Es necesario que el auditor someta todo hallazgo potencial a un anlisis crtico, con el objeto de localizar fallas posibles o un razonamiento ilgico al relacionar los hechos y situaciones encontradas con el criterio que se desea comparar. La aplicacin de las tcnicas para mejorar la toma de decisiones y contrarrestar el pensamiento de grupo y predisposiciones del conocimiento conocidas como: el abogado del diablo puede ser til para identificacin de puntos dbiles en la estructura de los hallazgos y observaciones. El abogado del diablo involucra la generacin de un plan, como anlisis critico de uno mismo; un miembro del grupo acta como tal y presenta todos los argumentos que podran hacer inaceptable la propuesta de hallazgo. Este ejercicio permite al auditor estar alerta contra la tendencia natural de racionalizar interpretaciones de los hechos y situaciones anlogas, dejando de considerar la informacin contraria. Integralidad del trabajo de auditoria Si las tareas que desarrollan el auditor y la obtencin de evidencia se realiza en forma suficiente y completa, ello permitir, no slo soportar adecuadamente las observaciones, conclusiones y recomendaciones, sino tambin demostrar ante terceros su propiedad y racionalidad en trminos convincentes. No obstante, que la labor de auditoria puede realizarse en reas en las cuales los auditores no son especialistas, a menudo es de utilidad solicitar los servicios de consultores expertos para resolver temas tcnicos, sobre todo cuando no se cuenta con auditores especialistas en ciertos campos. Autoridad legal La legislacin vigente confiere un grado de discrecionalidad a las operaciones de una entidad, con la cual el auditor no puede i debe interferir. Es responsabilidad del auditor interno o externo informar sobre los casos en que la entidad no esta cumpliendo con las leyes o normas reglamentarias, as como tambin recomendar las medidas necesarias para evitar la ocurrencia de tales datos.

Diferencias de opinin En el ejercicio de su facultad discrecional, los funcionarios de la entidad pueden adoptar decisiones con las cuales el auditor no esta de acuerdo. Tales decisiones no deben criticarse si fueron tomadas en base a una consideracin adecuada de los hechos en el momento oportuno. El auditor no debe criticar las decisiones tomadas por los funcionarios, por el solo hecho de tener una opinin distinta acerca de su naturaleza y circunstancias en que debi ser adoptada. Al elaborar los hallazgos de auditoria no debe sustituirse el juicio de los funcionarios de la entidad examinada por el suyo.

Al elaborar los hallazgos de auditoria debe tenerse en cuenta lo siguiente: Estar referidos a asuntos significativos e incluyen informacin suficiente y competente relacionada con la evaluacin efectuada a la gestin de la entidad examinada, as como respecto del uso de los recursos pblicos, en trminos de efectividad, eficiencia y economa. Incluir la informacin necesaria respecto a los antecedentes, a fin de facilitar su comprensin. Estar referidos a cualquier situacin deficiente y relevante que se determine de la aplicacin de procedimientos de auditoria. Los elementos del hallazgo de auditoria son los siguientes: Condicin. Criterio. Efecto. Causa

Condicin Comprende la situacin actual encontrada por el auditor al examinar un rea, actividad u transaccin. La condicin, entendida como lo que es, refleja la manera en que el criterio est siendo logrado. Es importante que la condicin haga referencia directa al criterio, en vista que su propsito es describir el comportamiento de la entidad auditada en el logro de las metas expresadas como criterios. La condicin puede adoptar tres formas: Los criterios no vienen logrndose en formas satisfactorias. Los criterios no se logran. Los criterios se estn logrando parcialmente. Las pruebas de auditoria deben ser suficientes como para evidenciar si la condicin se encuentra muy confundida y es probable que vuelva a ocurrir. En tal caso, el auditor debe recomendar que la propia entidad adopte las acciones correctivas correspondientes para establecer la dimensin total de la deficiencia despus de lo cual la labor de auditoria consistir en verificar en forma sucesiva si los esfuerzos desarrollados han corregido los errores y eliminado las deficiencias en forma apropiada. Los casos individuales que se refieren a un tipo de deficiencia especifica que no esta muy difundida, en ocasiones pueden ser importantes en vista de su naturaleza, magnitud o riesgo potencial, como para requerir un tratamiento especial en el informe de auditoria. Una condicin negativa detectada en un programa o actividad que recin inicia sus operaciones, puede no estar muy difundida; sin embargo, podra tener implicancias mayores si no se corrige oportunamente.

Criterio Comprende la norma con la cual el auditor mide la condicin. Es tambin la meta que la entidad est tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluacin de la condicin actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma transgredida de carcter legal operativo o de control que regula el accionar de la entidad examinada. El plan de auditoria debe sealar los criterios que se van a utilizar. El auditor tiene la responsabilidad de seleccionar criterios que sean razonables, factibles y aplicables a las cuestiones sometidas a examen. Si alguno de los criterios fijados, durante la fase de planeamiento ha sido reformulado, el auditor debe efectuar las coordinaciones del caso con la administracin de la entidad, antes de utilizarlo en el examen. El desarrollo del criterio en la presentacin de la observacin debe citar especficamente la normativa pertinente y el texto aplicable. Los criterios puede ser los siguientes: Disposiciones aplicables a la entidad Leyes Reglamentos Polticas internas Planes, objetivos y metas mensuales. Normas. Manuales de organizaciones y funciones. Directivas, procedimientos. Otras disposiciones. Desarrollados por el auditor Sentido comn lgico. Experiencia del auditor. Desempeo de entidades similares Prcticas prudentes. En ciertos casos, el criterio puede no estar disponible y debe ser desarrollado por el auditor. Por ello, en ausencia de normas u otros criterios efectivos con que evaluar y comparar la condicin, el auditor puede considerar los aspectos siguientes: Anlisis comparativo. Uso de estadsticas o normas tcnicas apropiadas. Opinin de expertos independientes. El anlisis comparativo constituye la tcnica que puede emplearse, cuando no existen normas especficas para llevar a cabo la comparacin de las circunstancias auditadas con situaciones similares. Esto puede lograrse de dos formas: a) Comparando el desempeo actual con el pasado, lo cual tiene la ventaja de revelar las tendencias obtenidas en la evolucin del desempeo. b) El desempeo actual puede compararse con el obtenido por una entidad similar, lo cual ofrece la oportunidad de evaluar desde distintos puntos de vista, las operaciones ejecutadas por la administracin. Las estadsticas o normas uniformes que sean comparables, son factibles de utilizar para evaluar el desempeo de entidades similares. Aunque ello puede permitir una evaluacin rpida del

desempeo, la desventaja de utiliza indicadores basados en estadsticas, es que ellas difcilmente se relacionan con situaciones especficas y, por lo tanto, no pueden ser usadas como medidas precisas para la evaluacin. Cuando no existen normas internas y las comparaciones entre entidades no sea posible o las estadsticas no estn disponibles, el auditor puede evaluar el desempeo aplicando la prueba de racionalidad que no es otra cosa que, la experiencia adquirida por quienes se han familiarizado con la forma como es efectuado el trabajo para que sean efectivo, eficiente y econmico en otras entidades. Cuando los servicios de expertos son necesarios para el trabajo, deben integrarse como apoyo al equipo de auditoria (NAGU 1.50). Tales especialistas ejercen su labor bajo la direccin del auditor encargado, estando obligados a sujetarse a las normas de auditoria gubernamental, en cuanto sean aplicables. Las opiniones y comentarios efectuados por expertos representan una contribucin potencial, para una auditoria especfica, dadas sus capacidades, conocimientos y experiencias. Por lo tanto puede resultar un elemento favorable para persuadir a los funcionarios de la entidad para adoptar acciones correctivas, en relacin a reas que por su especialidad no son auditadas en forma corriente.

NAGU 1.50 Participacin de profesionales y/o especialistas Integrarn el equipo de auditoria, en calidad de apoyo, los profesionales y/o especialistas que ejercen sus actividades, en campos diferentes a la auditoria gubernamental, cuando sus servicios se consideren necesarios para el desarrollo del examen. De ser pertinente, los resultados de sus labores se incluirn en el Informe o como nexos al mismo.
Comparacin de la condicin con el criterio La mayora de hallazgos de auditoria son originados como resultado de la comparacin de l condicin y el criterio. Cuando el auditor identifica una diferencia entre los hallazgos. Un hallazgo especfico denota la existencia de un problema y resulta ser necesario para convencer al funcionario de la entidad auditada sobre la necesidad de adoptar una accin correctiva. El hecho de que no exista alguna diferencia entre lo que es y lo que debe ser, muestra la presencia de un hallazgo positivo, en especial, cuando se evala e informa en torno a la efectividad de un programa o actividad. Efecto Constituye el resultado adverso o potencial de la condicin encontrada. Generalmente, representa la perdida en trminos monetarios originada por el incumplimiento en el logro de la meta. La identificacin del efecto es un factor importante al auditor, por cuanto le permite persuadir a la gerencia acerca de la necesidad de adoptar una accin correctiva oportuna para alcanzar el criterio o la meta. Cuando sea posible, el auditor debe incluir en cada observacin, su efecto cuantificado en dinero u otra los unidad de medida. El efecto puede tener dos significados que guardan relacin Cuando objetivos de la auditoria : el efecto mide las con los objetivos de la auditoria, los que se describen seguidamente: consecuencias

incluyen la identificacin de las consecuencias RELACIN reales de una condicin. EFECTO/OBJETIVOOS DE LA AUDITORIA

Cuando los objetivos de la auditoria cambio comprende estimacin del impacto provocada por el programa o actividad en las condiciones sociales o econmicas de los beneficiarios.

: el efecto mide el grado de provocado por el programa o actividad.

Los efectos pueden tener las caractersticas siguientes: Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros. Prdida de ingresos potenciales. Trasgresin de disposiciones aplicables a la entidad Gastos indebidos. Control deficiente de actividades o recursos. Informes financieros inexactos o sin significacin.

Cuando el informe del auditor no incluye informacin sobre el efecto potencial de la observacin, el usuario del Informe puede concluir que la aparente falta de preocupacin del auditor, determina que la observacin no sea realmente importante. Si el efecto de la observacin es insignificante, el auditor no debe incluir en el Informe la observacin correspondiente. Causa Representa la razn bsica (o las razones) por la cual ocurri la condicin, o tambin el motivo del incumpliento del criterio o norma. La simple expresin en el informe de que el problema existe, porque alguien no cumpli apropiadamente con las normas, es insuficiente para convencer al usuario del informe. Su identificacin requiere de la habilidad y el bueno juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendacin constructiva que prevenga la recurrencia de la condicin. Puesto que pueden surgir problemas debido a una serie de factores, la recomendacin ser ms persuasiva si el auditor puede demostrar y explicar con evidencia y razonamiento, la conexin entre los problemas y el factor o factores identificados como causa. En algunos casos, puede ser necesario que el auditor explique la forma en que aisl la causa o causas de otros factores posibles; esto no es un requisito para demostrar la existencia de una relacin causas sino una condicin para que los argumentos planteados resulten razonables y convincentes. Dentro de las causas posibles identificadas pueden referirse las siguientes: Inadecuada segregacin de funciones. Normas internas inadecuadas, inexistentes u obsoletas. Carencia de personal o de recursos financieros o materiales. Falta de honestidad en los empleados. Insuficiente capacitacin de personal clave. Falta de conocimiento de las normas.

Decisin consciente de desviarse de las normas. Negligencia o descuido en el desarrollo de tareas. Insuficiente supervisin del trabajo. Funcionamiento deficiente del rgano de auditoria interna,

Evaluacin de la importancia de los hallazgos de auditoria La atencin que la administracin de la entidad auditada preste aun hallazgo, depende de la demostracin que efecte el auditor acerca de su importancia. Un aspecto a considerar es la indicacin sobre si la situacin negativa detectada es un caso aislado o se encuentra extendido, as como tambin su proporcin y la frecuencia con que ocurre. La importancia de un hallazgo es evaluada, generalmente, por su efecto. Los efectos sean actuales o potenciales en el futuro, en la medida de los posible, deben exponerse en trminos monetarios o en nmero de transacciones. El auditor debe identificar y explicar las razones por las cuales existe una desviacin en el control interno gerencial. Cuando se tiene una idea clara respecto de porque sucedi el problema puede ser ms fcil identificar la causa y prevenir su reiterancia en el futuro. Es importante tambin, que en todos los casos exista una relacin lgica entre la causa detectada y la recomendacin que formule el auditor. A continuacin se presentan ejemplo de los atributos de una observacin. Ejemplo N 1 Condicin: La oficina de abastecimiento ha adquirido bienes durante el periodo 200X sin realizar una efectiva evaluacin de ofertas de proveedores locales. Criterio: La oficina de abastecimiento tiene la responsabilidad de realizar el proceso de compra de bienes que requieren los rganos de lnea de la entidad, para lo cual debe seleccionar a proveedores representativos, a fin de obtener la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad. Al menor costo y en la oportunidad debida. Causa: la entidad no dispone de un Reglamento de Adquisiciones que regule, entre otros aspectos, el proceso de compra de bienes aplicando criterios de eficiencia y economa en sui ejecucin. Efecto: Se han efectuado adquisiciones de bienes de capital a precios mayores a los ofertados por otros proveedores, cuyas diferencias en precios se estiman en S/ 525,000. Ejemplo N 2 Condicin: Se ha detectado en los mese d enero, junio y setiembre de 200X, errores en la aplicacin de descuentos en las remuneraciones del personal de la entidad. Criterio: Segn las normas internas de la entidad, los especialistas que tienen bajo su responsabilidad el desarrollo de las actividades en el rea de personal, deben reunir los conocimientos y experiencia acreditada para el cumplimiento de las funciones encomendadas. Causa: El personal que reemplaza a los empleados que elaboran la planilla de remuneraciones cuando estos salen de vacaciones no tiene suficiente conocimiento ni experiencia en la aplicacin de los procedimientos administrativos establecidos en el rea de Personal.

Efecto: Se efectuaron descuentos no justificados en las remuneraciones de los empleados por un monto total ascendente a S/ 50,080. Presentacin de los hallazgos de auditoria Un adecuado desarrollo de los hallazgos, slo debe incluir cada uno de los atributos tratados son anterioridad, sino que tambin redactarse para que cada uno sea distinguido de los dems. El usuario del informe no debe tener dificultad para entender lo que se ha encintrado, el criterio establecido, el porque sucedi y que es lo que debe hacerse para corregir el problema. El enfoque en su presentacin en el informe puede variar, dependiendo ello de los factores siguientes: Objetivos especficos del informe. Complejidad de los asuntos evaluados. Comentarios iniciales y reacciones de los funcionarios involucrados en las observaciones. Magnitud de las desviaciones detectadas Usuarios ha quien va dirigido el informe. En el grfico siguiente se describe la forma de presentacin de los hallazgos de auditoria.

USO DE LOS TEERMINOS: HALLAZGOS, OBSERVACIONES, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

ACTIVIDAD A DESARROLLAR 1) Descripcin y anlisis de hechos: Qu es Vs. Que debe hacer

RESULTA EN:

LO QUE SE DENOMINA:

Descripcin del observado: Qu es

hecho
Hallazgo de

Comparacin con criterio: Que debe ser

el

Auditoria

2) Evaluacin de variaciones: Entonces que

OBSERVACION ES
Conclusiones de Auditoria

Evaluacin de las variaciones. Identificacin de causas y efectos. Discusin de resultados con entidad auditada. Importancia de incluir los resultados en el informe.
3) Solucin: Que mejorar 4) Identificacin 5) 6) alternativas

recomendar preventivas. Sustentar la necesidad de que la entidad efecte mejoras en sus operaciones.

de para acciones

Recomendaciones De Auditoria

RECOMENDACION ES

COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

NAGU. 3.6 COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA Durante el proceso de la auditoria, el auditor encargado debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentariamente, para su evaluacin y consideracin en el informe correspondiente.

La comunicacin de hallazgos de auditoria es el proceso mediante el cual, el auditor encargado una vez evidenciados estos, cumplen en forma inmediata con darlos a conocer a los funcionarios y servidores de la entidad examinada, a fin de que en un plazo previamente fijado, presenten sus comentarios o aclaraciones debidamente documentados, para su evaluacin oportuna y consideracin en el informe. Su propsito es proporcionar informacin til y oportuna, tanto oral, como escrita, en torno a asuntos importantes que posibiliten recomendar, en su momento, la necesidad de efectuar mejoras en las actividades y operaciones de las entidades. Los hallazgos de auditoria se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas, como consecuencia de la aplicacin de los procedimientos de auditoria. Tan pronto como sea elaborado un hallazgo de auditoria, el auditor encargado debe comunicar a los funcionarios de la entidad examinada, con el objeto de: Obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgos presentados. Facilitar la oportuna adopcin de acciones correctivas.

Una vez evaluada la informacin proporcionada y tan pronto rena los elementos suficientes que evidencien las presuntas deficiencias o irregularidades, el auditor encargado proceder elaborar los hallazgos de auditoria. En base a ellos, cursara las respectivas comunicaciones teniendo en consideracin lo siguiente: Reserva Materialidad o Importancia. Hallazgos vinculados a la participacin y competencia personal de su destinatario. Recepcin acreditada Plazo para la recepcin de comentarios de la entidad.

El plazo para la recepcin de las aclaraciones o comentarios, debe ser establecido teniendo en cuenta las particularidades de cada hallazgo de auditoria, especialmente, en base a: Naturaleza de la materia bajo anlisis. Alcance del examen. Si la persona a la que dirigirse la comunicacin no labora en la entidad auditada, entre otros aspectos. Para la presentacin de las aclaraciones o comentarios, en la comunicacin de los hallazgos de auditoria, el auditor encargado indicara un plazo de respuesta de hasta cinco (05) das hbiles. Para las ampliaciones de plazo que soliciten los funcionarios deben considerarse los aspectos siguientes: Procede su otorgamiento por una sola vez, siempre y cuando lo solicite la persona receptora de la comunicacin por escrito.

 Si existiera circunstancias particulares o limitaciones justificables que tengan la persona comunicada, el auditor encargado en coordinacin con el supervisor otorgara una ampliacin de diez (10) das hbiles adicionales. Se entiende que la solicitud de prorroga ordinaria ha sido aceptada a su recepcin, salvo denegacin expresa contndose el termino en das hbiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Comunicacin de resultados a ex funcionarios Cuando el equipo de auditoria haya agotado todos los medios a su alcance para ubicar a la persona que debe recibir la comunicacin, proceder a citarla mediante aviso publicado en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulacin de la localidad en que se encuentra la entidad auditada. La publicacin debe ser efectuada por tres das hbiles consecutivos. Cuando la persona que debe recibir una comunicacin se encuentra en el extranjero, se proceder a efectuar la notificacin a travs del Ministerio de Relaciones Exteriores. La responsabilidad del acto de comunicacin de hallazgos de auditoria y la oportuna evaluacin de las aclaraciones y comentario compete l auditor encargado y al supervisor de auditoria. Los asuntos de menor importancia que no justifiquen su inclusin en el informe, pero que el auditor considera que pueden ser de inters para la entidad auditada, deben ser informados por escrito, conforme a los procedimientos establecidos. Los asuntos aislados y carentes de significacin, deben ser comunicados directamente a la persona responsable de efectuar la correccin pertinente.

Entrevistas preliminares con funcionarios La comunicacin escrita sobre hallazgos de auditoria con funcionarios de la entidad auditada, son parte sustancial de los procedimientos de auditoria. La comunicacin escrita incluyendo la informacin sobre los hallazgos de auditoria, tiene el objeto de requerir el punto de vista de la entidad; sin embargo tales esfuerzos deben ser precedidos por entrevistas con los funcionarios responsables de la entidad en los niveles medios y bajos, especialmente, en cuanto se refiere a los asuntos de carcter individual. No debe esperarse acumular un numero importante de hallazgos de auditoria para comunicarlos en forma conjunta a los niveles responsables de la entidad. La discusin de las observaciones antes de elaborar el borrador del informe, debe dar como resultado documentos ms completos y menos susceptibles de ser refutados en los comentarios de la entidad, dado que es posible recoger las opiniones preliminares. Esto reducir el tiempo empleado en su preparacin, de manera que el informe final se encuentre listo oportunamente. Es importante comentar las posibles soluciones o mejoras que parezcan dignas de ser consideradas para conocer la opinin de personas entendidas. Sin embargo se debe aclarar que el auditor busca informacin y asistencia para comprender mejor situacin y para determinar las posibles mejoras que puedan efectuarse. Tambin debe aclararse que las soluciones o mejoras discutidas no son necesariamente la posicin final de los auditores. Conferencia final con la alta direccin de la entidad auditada

La conferencia final es realizada por el Auditor encargado y el Supervisor del equipo de auditoria, para hacer conocer los funcionarios de la entidad examinada, en forma oral la totalidad de los hallazgos de auditoria encontrados en el transcurso de su trabajo. El propsito de esta conferencia final es informar a la alta direccin, sobre los hallazgos de auditoria que durante el trabajo de campo, fueron comunicados por escrito a los funcionarios de menor nivel y empleados involucrados de las situaciones identificadas. Adicionalmente, la conferencia final tiene el propsito de persuadir a los funcionarios involucrados en las observaciones a adoptar acciones correctivas. Para tal efecto, debe considerarse: Evitar conflictos y/o respuestas posteriores con argumentos no analizados antes de emitir el borrador del informe. Convencer a los directivos de la entidad examinada sobre la importancia de su participacin en las propuestas de solucin. Planteamiento de alternativas de solucin con los encargados de las operaciones o actividades observadas. Anlisis de las ventajas y desventajas, costo/beneficios y tiempo requerido para la implementacin de correctivos. TERMINACION DE LA FASE EJECUCION La comunicacin de los hallazgos y la evaluacin de las respuestas de la entidad significan que el auditor ha concluido la fase de ejecucin y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el producto final a elaborar, el informe de auditoria. Antes de retirarse de la entidad examinada o de culminar su trabajo en el caso del rgano de auditoria Interna, el auditor debe asegurarse que ha cumplido todos los aspectos procedimentales prescritos por la normatividad vigente. Entre ellos, deber prestar especial atencin a la obtencin de la Carta de representacin y asegurarse que los archivos de papeles de trabajo de la auditoria estn completos.

NAGU 3.70 CARTA DE REPRESENTACION El auditor debe obtener una carta de representacin del titular y/o del nivel gerencial competente de la entidad auditada.

La carta de representacin es el documento mediante el cual el nivel competente de la entidad examinada reconoce haber puesto a disposicin del auditor toda la informacin requerida, as como cualquier hecho significativo ocurrido durante el periodo bajo examen. Si se ha examinado varias reas de la entidad, debe solicitarse una carta de representacin por rea. Por su naturaleza, la carta de representacin es mas aplicables en la auditoria financiera; motivo por el cual en el caso de auditoria de gestin, su requerimiento a la entidad, programa

y/o proyecto debe quedar sujeto al buen juicio del auditor encargado y el supervisor, en la medida que consideren que es necesario obtenerla por la naturaleza del examen realizado. Los auditores deben adoptar todas las providencias necesarias para asegurarse, de la totalidad, propiedad y suficiencia de los archivos de papeles de trabajo. El retiro del equipo de auditoria debe ser coordinado con los niveles gerenciales pertinentes de la entidad auditada, con lo cual se dar por terminado el trabajo. El trmino de la auditoria debe darse a conocer por escrito. En la siguiente se presenta el flujograma de la fase de ejecucin de la auditoria de gestin. OPERACIN DESCRIPCION N PERSONAL FLUJO DE ACCION

Elabora programas Auditoria Aprueba programas Auditoria

los de los de

Auditor encargado

supervisor

Aplica las pruebas de auditoria, y obtiene evidencias suficientes, competentes y pertinentes

Equipo de auditoria

Identificacin hallazgos auditoria

de de

Equipo de auditoria

Comunicacin de los hallazgos de auditoria a los funcionarios de la entidad.

Auditor encargado y supervisor

identificacin de los efectos y causas de los hallazgos de auditoria.

Equipo de auditoria

desarrollo de observaciones, conclusiones y recomendaciones requerimiento y obtencin de la carta de representacin de la entidad, programa o proyecto examinado

Auditor encargado

Auditor encargado

ELABORACION DEL INFORME ASPECTOS GENERALES El informe de auditoria es el producto final del trabajo del auditor gubernamental, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones y, en el caso de la auditoria financiera, el correspondiente dictamen. El informe de auditoria debe contener la expresin de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas. En la fase de Elaboracin del Informe, el equipo de auditoria comunica a los funcionarios de la entidad auditada los resultados obtenidos durante la fase de ejecucin. Los principales objetivos de un informe de auditoria de gestin son: Brindar suficiente informacin sobre las deficiencias (desviaciones) mas significativas. Recomendar mejoras en la conduccin de las actividades y ejecucin de las operaciones. El informe de una auditoria de gestin constituye una oportunidad para poder captar la atencin de los niveles gerenciales de la entidad auditada, as como para mostrar los beneficios que este tipo de examen le ofrece. Por esta razn el informe de auditoria cubre dos funciones bsicas: Comunica los resultados de la auditoria de gestin. Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y cuando es necesario llamara la atencin, respecto de algunos problemas que podran afectar adversamente sus actividades y operaciones. Cada auditoria de gestin culmina en un informe por escrito que es puesto en conocimiento de la entidad auditada. Por ello, la aceptacin del informe por parte de los funcionarios de la entidad examinada depender de su calidad. Los objetivos del informe para cada auditoria deben estar definidos apropiadamente, tan pronto como sea posible, al igual que su estructura. Para ahorrar tiempo, el Supervisor debe adquirir un rpido entendimiento sobre el contenido del informe por cuanto es quien finalmente debe revisarlo y aprobarlo. Una vez que el enfoque general y las observaciones ms importantes han sido aceptados, ser menos probable que

ocurran problemas de revisin. En el grafico N 11 se describe el proceso. Elaboracin del Informe. En relacin a los informes de auditoria de gestin debe tenerse en cuenta lo siguiente: La auditoria mejor planeada, con procedimientos apropiados aplicados por los mejores auditores, con evidencias suficientes en trminos e cantidad y calidad, no esta completa, ni resulta til, en tanto no se apruebe y remita el informe a la entidad examinada. La NAGU 4.40 Contenido del Informes define que la estructura del, informe de auditoria de gestin es la siguiente: Sntesis gerencial. Introduccin. Conclusiones Observaciones y recomendaciones.

PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION FASE: ELABORACION DEL INFORME

ELABORACION DEL BORRADOR DEL INFORME Y SUPERVISION

REMISION DEL CORRADOR DE INFORME A LA ENTIDAD AUDITADA

EVALUACION DE LOS COMENTARIOS DE LA ENTIDAD AUDITADA

REVISION DEL COMIT DE CONTROL DE CALIDAD (COCO)

APROBACION DEL INFORME DE AUDITORIA Y REMISION A LA ENTIDAD AUDITADA SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS

CARACTERISTICAS DEL INFORME Los informes que emiten tanto la Contralora General de la Republica, como los rganos de Auditoria Interna del Sistema Nacional de Control, se caracterizan por su alta calidad. Para mantener estos niveles en la preparacin de informes y lograr que se cumplan los objetivos previstos en las auditorias, es necesario que en su formulacin se tengan en cuenta determinadas consideraciones tcnicas. La elaboracin de un informe de manera superficial, sin la responsabilidad y diligencia profesional debida, podra ocasionar un perjuicio en la imagen del Sistema nacional de Controles que debemos preservar. Las caractersticas del informe de auditoria de gestin son:

CARACTERISTICAS DEL INFORME DE AUDITORIA DE GESTION Significacin Utilidad y oportunidad Exactitud y beneficios de la informacin sustentatoria. Calidad de convincente. Objetividad y perspectiva Concisin Claridad y simplicidad Tono constructivo Organizacin de los contenidos del informe Positivismo Significacin
La significacin o importancia es un trmino relativo que no puede ser definido con precisin para cubrir todas las situaciones. Los asuntos incluidos en el informe de auditoria de gestin deben ser de la suficiente significacin como para justificar que sean informados y para merecer la atencin de aquellos a quienes van dirigidos. La efectividad o utilidad de los informes decrece con la inclusin de asuntos no significativos o intranscendentes, dado que estos tienden a distraer la atencin de los usuarios de aquellos aspectos que son realmente importantes. Las decisiones que se adopten en torno a la significaron de los asuntos examinados, deben representar el juicio integral de todos los factores involucrados. Por lo tanto, debe considerarse: El inters de los poderes examinadas. pblicos en los programas o actividades sensibles que fuero

Importancia de los programas o actividades gubernamentales por el volumen de recursos financieros, fsicos o materiales autorizados para su ejecucin. La oportunidad de contribuir en forma constructiva a mejorar la efectividad, eficiencia o economa en las actividades y operaciones, mediante la adopcin de correctivos por los funcionarios de la entidad examinada. Oportunidad para proporcionar informacin til y oportuna a los niveles de decisin del Estado.

 Loa frecuencia con que ocurren situaciones negativas, la posibilidad de que estas se presenten en otras entidades y los montos de las prdidas potenciales o actuales. La inaccin de los funcionarios responsables de la entidad auditada, a fin de adoptar acciones para fortalecer reas con controles internos dbiles o mejorar sus actividades y operaciones. Utilidad y oportunidad La formulacin de los informes de auditoria debe estar antecedida del anlisis minucioso de los objetivos establecidos, los usuarios del informe y el tipo de informaron que se desea comunicar, para que ellos puedan cumplir con sus atribuciones y responsabilidades. El auditor encargado debe efectuar el estudio apropiado de la informacin a proporcionar, teniendo en consideracin la perspectiva de los receptores del informe. Como el objetivo del informe es promover la adopcin de acciones correctivas en la entidad auditada, entonces su preparacin debe considerar el inters y las necesidades de los usuarios. La oportunidad y utilidad resultan elementos esenciales para informar con efectividad. Un informe elaborado apropiadamente puede ser de escaso valor para los usuarios, si llega demasiado tarde al nivel de decisin responsable de adoptar las acciones que promuevan, por ejemplo, mejoras importantes en las operaciones de determinada entidad pblica. Las situaciones que afectan la oportunidad del informe, por lo general, se derivan de las fases de planeamiento, ejecucin y revisin de los trabajos efectuados. Las demoras en el proceso de revisin del informe pueden conducir a la deteccin de problemas no resueltos o analizados en forma insuficiente que, debieron ser tratados durante la fase de ejecucin. La integracin del informe con los trabajos que se realizan durante los procesos de planeamiento y ejecucin pueden ayudar a revelar oportunamente estos problemas y facilitar su solucin.

Exactitud y beneficios de la informacin sustentatoria La aplicacin de los procedimientos establecidos para la elaboracin, revisin, control de calidad y procesamiento constituye un medio para garantizar que los informes de auditoria no contengan errores en la presentacin de los hechos o en el significado de los mismos, es decir, errores de lgica o razonamiento. La exactitud se sustenta en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe, asegurando a los usuarios e imparciales en el informe que su contenido es digno de crdito. Una falta de exactitud puede ocasionar dudas, respecto a la validez del informe y desviar la atencin del usuario hacia puntos que no son significativos. Las observaciones y conclusiones incluidas en el informe de auditoria, deben estar apropiadamente soportadas con evidencia suficiente, competente y pertinente que fluya de los papeles de trabajo, para probar, cuando sea necesaria para una presentacin apropiada de los hechos. Las opiniones deben estar claramente identificadas en el informe y basadas en evidencias de auditoria que las respalden. La presentacin de una sola deficiencia de control interno no puede respaldar la formulacin de una conclusin general y la consecuente recomendacin de accin correctiva; dado que lo que sustenta la observacin es el hecho que existi un solo error o desviacin en los controles. Calidad de convincente

Las observaciones deben presentarse de una manera convincente y las conclusiones y recomendaciones deben interferirse en forma lgica de los hechos examinados. Los elementos de juicio incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a sus usuarios sobre la importancia de las observaciones. El informe debe contener informacin suficiente sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones para promover un apropiado entendimiento de los asuntos informados. Cuando los informes se preparan correctamente ayudan a los funcionarios responsables de la entidad auditada a concentrar su atencin en los asuntos del informe que merezcan su atencin. Objetividad y perspectiva Cada informe debe presentar las observaciones de una manera objetiva y clara e incluir suficiente informacin sobre el asunto principal de manera que proporciones a los usuarios del informe una perspectiva apropiada. Uno de los objetivos del Sistema Nacional de Control es entregar informes que respondan a la realidad, que no conduzcan a error y, que a la vez, pongan especial nfasis en los asuntos que necesitan atencin. La informacin necesaria para lograr una perspectiva adecuada del informe, debe formar parte de los papeles de trabajo e incluir: Definicin clara de la naturaleza y alcance de la auditoria. Cuando sean apropiado, el informe debe expresar que el nfasis del emane fueron los asuntos que, de acuerdo a nuestro criterio, requeran atencin por lo que no fue realizada una evaluacin completa de las actividades y operaciones. Informacin sobre la naturaleza y volumen de operaciones del programa o la actividad a que se refieren las observaciones, de manera que sirvan para brindar una perspectiva contra la cual pueda medirse su importancia. Descripciones correctas y precisas de las observaciones, para evitar errneas interpretaciones de ellas. Esto requiere el conocimiento de los comentarios o aclaraciones obtenidas de los funcionarios responsables de la entidad examinada, as como algunos de ellos puedan ser contrarios a las observaciones. Informacin de los aspectos deficientes y de los aspectos satisfactorios (logros notables de la administracin) de las operaciones examinadas, cuando esta sea importante y justificada, de acuerdo con el alcance de la auditoria. Ello no significa que, cada vez tenga que informarse sobre deficiencias importantes, deba al mismo tiempo expresarse algo satisfactorio para equilibrar el informe. Concisin El informe debe ser tan corto como sea posible y necesario para comunicar las observaciones, conclusiones y recomendaciones y tener un estilo de redaccin claro y preciso. El redactor no debe enredarse en frase, oraciones, prrafos o secciones demasiado detalladas, que no armonicen con el mensaje del informe. Al determinarse el contenido del informe, aunque exista, suficiente espacio para juicios extensos, el auditor debe tener presente que los informes que son completos y a la vez, concisos tiene mayores posibilidades de recibir atencin por los funcionarios responsables de la entidad auditada. Para se ms efectivo, el informe debe ser terminado oportunamente despus de la conclusin de trabajo de campo. Claridad y simplicidad

Para que el informe comunique con efectividad, debe presentar en forma clara y simple, tanto como sea posible. Es importante considerar la claridad de los altos contenidos en el informe, por cuanto este puede ser utilizado por los miembros del equipo de auditoria que participaron en el desarrollo de trabajo, a elaboracin o revisin del informe. Contribuye a la claridad del informe considerar los aspectos siguientes: No debe presuponerse que los usuarios del informe tengan conocimientos tcnicos en relacin con la actividad que se informa. Cuando se utilicen trminos no familiares, estos deben definirse con claridad. El estilo del informe debe orientarse que su significado sea claro; evitndose el lenguaje florido, estilizado o pretencioso. Tono constructivo Siendo el objeto fundamental del informe mejorar las operaciones y eficiencia de las actividades gubernamentales, el tono del informe, debe estar dirigido a provocar una reaccin favorable y la aceptacin de las observaciones, conclusiones y recomendaciones planteadas por el auditor. Esto puede lograrse teniendo en cuenta los criterios que se indican: Las sumillas y contenido del informe deben enunciarse en trminos constructivos. Debe evitarse la utilizacin de grases que generen una actitud defensiva o de posicin de parte de los funcionarios responsables de la entidad auditada. A menudo es necesario formular crticas a la ejecucin pasada para mejorar la administracin gubernamental; sin embargo todo nfasis en el informe debe concentrarse en la necesidad de promover mejoras de las operaciones futuras ms que en la crtica de la gestin que corresponde al pasado. Organizacin de los contenidos del Informe Uno de los problemas ms significativos que afrontan los auditores encargados de elaborar los informes es como organizar su material para que la informacin sea presentada en un orden lgico y el usuario no puede confundirse. Ellos deben captar la atencin del lector inmediatamente y retenerla durante todo el informe. Para tal efecto, deben estimular su inters comenzando con los resultados ms importantes, no estancando sus comentarios importantes a mitad del informe. Positivismo Los auditores deben pensar y redactar positivamente. Su objetivo en el informe es ayudar a la administracin a mejorar sus operaciones. Esto requiere una buena cantidad de concentracin para mantener el tono de su informe positivo. Los auditores tienden a emplear palabras negativas tales como: deficiencias, debilidades, errores, ineficiencia, negligencia para describir las prcticas y procedimientos de operacin en la entidad examinada. Estas palabras ponen al personal de administracin en guardia y a la defensiva; cuando esto ocurre, ellos comenzarn a defender la situacin por la que se sienten criticados. La experiencia ha probado que las personas sern ms cooperadoras si lo0s auditores expresan sus opiniones positivamente. Los auditores deben tratar de emplear palabras tales como reforzamiento, mejoras, aumentos y ahorros potenciales, para que sea ms difcil que la administracin (gerencia) este de acuerdo con sus observaciones, conclusiones y recomendaciones resultantes de la auditoria practicada. Muchos

administradores sern ms receptivos si los auditores son capaces de describir o explicar como sus sugerencias ayudar a alcanzar los objetivos y metas. Tenga en mente que el auditor es un agente de cambio y, el informe de auditoria es la herramienta de comunicacin para convencer y persuadir a la administracin para tomar la accin correctiva adecuada. REDACCIN Y REVISION DEL INFORME La responsabilidad de la redaccin del informe de auditoria es del auditor encargado aunque tambin comparten esta responsabilidad, los miembros del equipo de auditoria que intervienen en el borrador del informe hasta llegar a la consideracin de la autoridad superior de la Contralora General de la Repblica para su aprobacin. En los rganos de Auditoria Interna del Sistema Nacional de Control, su jefatura es responsable del contenido del informe. Para lograr que la revisin del informe de auditoria de gestin sea efectiva y propenda a la preparacin de documentos de alta calidad, se establece dos niveles de revisin en este proceso: Revisin por el Supervisor responsable. Revisin por el Comit de Control de Calidad COCO. REVISIN POR EL SUPERVISOR RSPONSABLES El supervisor responsable de la direccin del equipo de auditoria, como parte de su funcin, revisa el borrador del informe, preferentemente, en las oficinas de la entidad auditada. Durante su trabajo el supervisor comenta y discute con el auditor encargado del examen las situaciones de emerjan como consecuencia de su revisin; la misma que, no solo se limita a la redaccin del informe, sino tambin se extiende a todos los aspectos relacionados con la sustentacin documentaria de los juicios emitidos por el auditor. Como en el curso de la auditoria el supervisor ha estado revisando el trabajo de los auditores, es lgico suponer que se ha satisfecho que los papeles de trabajo renan evidencias suficientes, competentes y pertinentes (relevantes), en respaldo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el informe. Por lo tanto, el supervisor es responsable que el informe revele, todos los aspectos de inters que contribuyan al objetivo fundamental de la auditoria efectuada. Su revisin debe estar dirigida a que el informe convenza a los funcionarios responsables de adoptar acciones en base a las situaciones observadas; dependiendo ello del tono que adopte para la redaccin de los hechos presentados, las conclusiones derivadas de su anlisis y recomendaciones para promover mejoras importantes.

Revisin por el comit de Control de calidad COCO El control de calidad est conformado por el conjunto de mtodos y procedimientos implementados dentro de la Contralora General de la Repblica u otra entidad auditora para obtener seguridad razonable que la auditoria llevada a cabo y el informe correspondiente cumple con las Normas de Auditoria Gubernamental NAGU y las disposiciones emanadas del manual de Auditoria Gubernamental MAGU. El COCO esta constituido por especialistas del Organismos Superior de Control, cuyos miembros tienen a su cargo la revisin de calidad interna, siendo por lo tanto, responsables de determinar si:

 Se obtuvieron evidencias suficientes, competentes y pertinentes (relevantes), as como se encuentran sustentadas documentariamente. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones son apropiadas. Los informes son exactos y equilibrados. En el curso de la auditoria de gestin, el COCO, debe ejecutar las acciones necesarias para conocer preliminarmente las observaciones a ser informadas, la manera en que sern tratadas las recomendaciones a efectuarse, con lo cual se minimiza el efecto de los cambios que podran presentarse al emitir dicho documento. El control de calidad debe estar a cargo de profesionales expertos que no hayan intervenido en ninguna de las fases del examen. Para su ejecucin el jefe del equipo de auditoria pondr a disposicin del COCO, una copia del borrador del informe y los papeles de trabajo correspondientes, debiendo adems efectuar las aclaraciones que le fueran solicitadas. Cada informe de auditoria de gestin debe ser revisado por el COCO, para garantizar que su contenido sea de alta calidad y se ajuste a la poltica de la Contralora General de la Repblica y normas de auditoria gubernamental. Debe brindarse especial atencin a los aspectos siguientes: Responsabilidad y razonabilidad de las posiciones adoptadas por lo auditores y la oportunidad de las recomendaciones efectuadas sobre la base del informe. Claridad en la presentacin de los contenidos del informe y significacin de las observaciones en relacin a las actividades examinadas. Posibles reacciones desfavorables al informe y el tratamiento que sera apropiado adoptar en tal caso. Desviaciones a las polticas dictadas por la Contralora General de la Repblica. Suficiencia en el tratamiento y revelacin de los comentarios o aclaraciones efectuadas por la entidad en el informe. La referencia constituye un importante mecanismo de control interno que permite asegurar que el contenido del informe que permite asegurar que el contenido del informe exacto y se encuentre sustentado apropiadamente. Todos los informe que emitan la Contralora General de la Repblica y los rganos de Auditoria Interna, deben estar debidamente referenciados, de modo que las preguntas que puedan emerger en este proceso sean resueltas antes de la emisin del correspondiente informe. El COCO, lleva a cabo la referenciacin que consiste en verificar y confirmar que los papeles de trabajo sustentan adecuadamente las observaciones, conclusiones, recomendaciones formuladas por el auditor. La referenciacin se materializa mediante verificaciones del contenido de los archivos de papeles de trabajo, documentos, correspondencia y otros, constatando, hasta donde sea posible, la informacin obtenida mediante la aplicacin de tcnicas de auditoria. Los rganos de Auditoria Interna de las entidades del sector pblico, organizan su sistema de control de calidad, en armona con los lineamientos establecidos por el Organismo Superior de Control. Si bien el COCO, no es responsable por el informe, es responsable de satisfacer que: Cada monto y hechos comentados se encuentren correctamente informados, sobre la base del examen de evidencia satisfactoria que obran en los archivos de los papeles de trabajo y la realizacin de clculos matemticos si fueran necesarios. Esto comprende la verificacin de la

consistencia de cada monto o hechos comentados en el informe y las fuentes que lo sustentan, as como la verificacin independiente de la exactitud de cada porcentaje o total que se presenta en el informe. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones presentadas, se encuentren soportadas apropiadamente en los papeles de trabajo o en otras fuentes. Los resultados del control de calidad estarn plasmados en la referencia del borrador del informe con los papeles de trabajo, dando de de su soporte adecuado, as como por el informe que se alcanzar al nivel gerencial responsable en torno a los resultados alcanzados. Debe enfatizarse que la revisin de calidad no cuestiona la naturaleza de las observaciones, conclusiones y recomendaciones sino, ms bien cautela su adherencia a las disposiciones contenida en la NAGU. ENVIO DEL BORRADOR DEL INFORME A LA ENTIDAD AUDITADA Los informes por escrito constituyen la forma establecida por el Sistema Nacional de Control y su rgano rector, la Contralora General de la Repblica, para comunicar los resultados de la auditoria practicada a los funcionarios responsables de la entidad examinada. Esto permite: Poner en conocimiento de los funcionarios gubernamentales los resultados de cada examen. Reducir el riesgo que los resultados puedan ser interpretados errneamente. Facilitar las acciones de seguimiento orientadas a establecer si la entidad ha adoptado las acciones correctivas pertinentes. La forma de presentacin del borrador del informe se encuentra regulada por la Parte I Criterio Bsicos de Auditoria de este Manual. Conforme a lo prescrito en la NAGU 4.10 los auditores deben comunicarse por escrito los resultados del examen realizado a los funcionarios responsables de la entidad. Una vez culminada la fase de ejecucin, el nivel gerencial correspondiente de la Contralora General de la Repblica o el titular del rgano de Auditoria Interna, segn los casos, remitirn el borrador del informe para requerir comentarios o aclaraciones de la entidad, con miras a incluirlos, previa evaluacin, en el informe correspondiente. El borrador de Informe no debe estar firmado por los auditores responsables de trabajo. El envi del borrador de informe a la entidad auditada, se sujetar a las normas que para el efecto se establecen en la Parte I Criterio Bsicos de Auditoria de este manual. Este documento debe llevar en la parte visible de cada una de sus pginas un sello o impresin equivalente con la identificacin: BORRADOR DEL INFORME. El borrador del informe de auditoria, redactado por el Jefe del equipo de auditoria y revisado por el supervisor asignado debe ser sometido a consideracin del nivel gerencial correspondiente para su aprobacin y posterior envi a la entidad auditada. EVALUACIN DE LOS COMENTARIOS DE LA ENTIDAD Los comentarios de la entidad representan las opiniones por escrito efectuadas por los funcionarios o empleados a cargo de las actividades objeto de la auditoria, en torno a los hallazgos de auditoria comunicados, igualmente por escrito, por el auditor encargado o el Jefe del rgano de Auditoria Interna, segn corresponda.

En el proceso de evaluacin de los comentarios de la entidad deben considerarse los aspectos siguientes: La documentacin adicional, no conocida anteriormente por el auditor. Los juicios de valor aportados por los funcionarios de la entidad auditada. La receptividad concedida a la comunicacin de los hallazgos y la prontitud en el inicio de acciones correctivas. Al trmino de cada observacin en el informe el auditor indicar de modo sucinto los comentarios y aclaraciones que presenten las personas comprendidas en la misma, as como la opinin del auditor, despus de evaluar los hechos observados. Tambin el auditor deber descubrir las medidas correctivas, que la entidad tenga previsto adoptar, las que no podrn admitirse como justificacin para omitir los hechos observados en el cuerpo del informe. Cuando los comentarios de la entidad cuestionan las observaciones, conclusiones o recomendaciones del informe y, en opinin del auditor no son vlidas, este deber exponer en el informe las razones que motivan su no aceptacin. En el caso en que los comentarios de la entidad y la evidencia adoptada se consideren vlidos, el auditor deber modificar su informe.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME

El contenido del informe de auditoria de gestin est regulado por la NAGU 4.40. su estructura es como sigue:

Sntesis gerencial I. INTRODUCCIN Informacin relativa al examen. 1) 2) 3) 4) Motivo del examen. Objetivos, alcance y naturaleza del examen. Antecedentes y base legal de la entidad. Comunicacin de hallazgos de auditoria. II. CONCLUSIONES III. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES Anexos Relacin de las personas comprendidas en las observaciones. Situacin financiera, econmica y presupuestaria.

Titulo del Informe El ttulo transmite al usuario en forma directa el mensaje que desea comunicarse en el Informe, al mismo tiempo que sintetiza las caractersticas ms importantes de la auditoria practicada. El ttulo debe indicar el resultados positivo que desea lograrse, como consecuencia de las acciones correctivas que adopte la entidad sobre la observaciones incluidas en el informe, aunque a veces es inevitable utilizar trminos crticos. Para elaborar los ttulos de los informes debe considerarse los aspectos siguientes: Ser breves, de manera que su contenido no exceda de tres o cuatro lneas. Sea especfico e informativo, tanto como sea posible; un ttulo debe ser algo ms que la identificacin de la entidad o la actividades materia de examen. Utilizar trminos constructivos cuando sea necesario. A veces la referencia a deficiencias en los controles gerenciales es inevitable; sin embargo, deben evitarse dado que generan resistencias en los funcionarios responsables de la entidad por su insistente sealamiento. No incluir fechas o periodos con excepcin de los informes de auditoria a los estados financieros. Los informes de auditoria de gestin pueden ser identificados con los ttulos siguientes: Oportunidades para mejorar los procedimientos de adquisicin en el Fondo nacional

Mejoras requeridas en el proceso de fabricacin de monedas metlicas en el Banco Necesidad de incrementar la capacidad de atencin de la consulta externa en el Hospital Lentos progresos en la aplicacin del programa de sustitucin de cultivos en La Sntesis gerencial tiene como objetivo hacer que el informe sea de mayor utilidad ara los usuarios. Como la mayora de los receptores de los informes slo leern la sntesis, es importante que sta refleje el contenido del informe de manera clara y precisa. La sntesis debe presentarse en forma exacta, clara y precisa. La sntesis debe presentar en forma exacta, clara y justa los aspectos ms importantes del informe, a fin de evitar errores de interpretacin. Del mismo modo, no deben presentarse hechos u opiniones que no se encuentren incluidos en el informe. Por lo tanto, es recomendable que la extensin de la sntesis; no exceda de cuatro pginas. Una estructura recomendable para la sntesis gerencial es la siguiente: Ttulo. Observaciones y conclusiones ms significativas. Recomendaciones ms importantes. Comentarios de la entidad a acciones adoptadas. Asuntos de importancia pendientes de solucin.

Ttulo La forma a utilizar en el ttulo de la sntesis es la siguiente:

INFORME DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA LENTOS PROGRESOS EN LA APLICACIN DEL PROGRAMA ESPECIAL DE SUSTITUCIN DE CULTIVOS EN EL ALTO HUALLAGA Informe N 001 9X CG/GO
En el caso que el nombre de la entidad pblica a cargo del programa o proyecto no se encuentre incluido en el ttulo del informe, puede adicionarse debajo de este su nombre o siglas, segn convenga y referirse en forma completa en el primer prrafo de la sntesis. Observaciones y conclusiones ms significativas

En este rubro se presenta un resumen conciso de las observaciones y conclusiones ms significativas, sin enumerarlas individualmente en transacciones u operaciones, incluyendo referencias a fechas en que ocurrieron los asuntos informados. Este resumen debe ser escrito de modo tal que los usuarios del informe puedan reconocer rpidamente y apreciar la valide y significacin de la recomendaciones que se muestren a continuacin. Este resumen debe revelar, entre oros aspectos, fallas importantes y su efecto en la entidad examinada. Recomendaciones ms importantes En este rubro se incluyen las recomendaciones ms importantes dirigidas a los funcionarios de la entidad, en cuyo texto se indican las acciones necesarias para corregir las deficiencias identificadas a lograr mejorar en las actividades u operaciones. Cuando las recomendaciones estn dirigidas a otras entidades o funcionarios, debe precisarse con claridad a quien esta dirigida para indicar quien es responsable de adoptar acciones. Asimismo, deben delinearse las propuestas de solucin para mejorar la efectividad, eficiencia y economa en la entidad. Comentarios de la entidad o acciones adoptadas En este rubro debe resumirse las reacciones de la entidad frente a las observaciones, conclusiones y recomendaciones, incluyendo las acciones ms importantes adoptadas y la evaluacin del auditor sobre tales comentarios. Si la entidad no ha tomado ninguna accin o si la entidad no est de acuerdo con las recomendaciones, deben incluirse los comentarios pertinentes sobre la posicin de la entidad. Para los detalles debe utilizarse la referencia de las pginas del informe. Asuntos de importancia pendientes de solucin En este rubro debe indicarse cualquier curso de accin adoptada por la entidad en el futuro o acciones adoptadas, ms no implementadas en forma integral; logrndose con ello que la entidad mantenga una actitud positiva frente al informe. Para lograr que la sntesis gerencial sea lo ms corta posible y al mismo tiempo, comunique en su integridad el mensaje del informe, deben considerarse en su elaboracin los aspectos siguientes: La estructura gramatical que se adopte debe estar en tercera persona y decir La contralora General de la Repblica o el rgano de Auditoria Interna del Sistema Nacional de Control recomienda. Utilice prrafos y oraciones cortos. Use solamente abreviaturas que son conocidas. Utilice negrita para enfatizar. No utilice, en tanto puede evitarse, referencias legales completas o nombres formales de programas o entidades. INTRODUCCION DEL INFORME El objetivo de la Introduccin es proporcionar al usuario del informe, datos importantes acerca de la entidad, programa o proyecto y la naturaleza del examen realizado. Esta informacin brinda una base apropiada para la mejor comprensin y percepcin del mensaje que comunica el informe.

En la elaboracin de la Introduccin, deben considerarse los aspectos siguientes: Es necesario que la informacin introductoria sea relativamente corta, evitando incluir datos innecesarios que, por su naturaleza podran ser tratados en otras partes del informe. Cuando sea pertinente y, si la informacin explicativa es muy extensa, incluya esta como anexo y haga una referencia apropiada en la Introduccin, respecto de dicho anexo. Incluya nicamente informacin genrica expuesta en el informe. Es agrupada en: informacin relativa al examen y informacin relativa a la entada examinada . La primera de ellas comprende los puntos siguientes: Motivo del examen: debe describir las causas que dieron origen al examen: documento autoritativo del mismo, as como la especificacin de si este se llevo a cabo en cumplimiento de la programacin anual de control, de acuerdo a clusulas contractuales, atencin de una denuncia o pedido especifico del Congreso de la Repblica u otra autoridad gubernamental. Objetivos: estn referidos a lo que se espera alcanzar como resultado del examen, cuya respuesta debe estar plasmada en las correspondientes observaciones y conclusiones. Debe prestarse especial cuidado al exponer los objetivos programados, tratando de ser especficos antes que genricos, de modo de no crear falsas expectivas o interpretaciones errneas de parte de los futuros usuarios de los informes, especialmente en los casos en que los objetivos hayan sido particularmente especficos sobre aspectos limitados o puntuales de la gestin. Alcance: debe especificar que el examen se llev a cabo, en todos los casos, de acuerdo con las Normas de auditoria Gubernamental NAGU-, con las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas aplicables as como con las normas especificas que correspondan al examen (BID, BIRD, AID u otras). De no haberse considerado alguna NAGU, debe detallarse en esta parte del informe las razones por las cuales se produjo este alejamiento y su efecto en los resultados de la auditoria. Naturaleza del examen: debe precisarse el tipo de examen llevado a cabo, sea este auditoria de gestin de tipo combinado financiero de gestin o se trate de un examen especial, Antecedentes y base legal: es la parte del informe donde el auditor hacer referencia a la naturaleza de la entidad. Asimismo, resulta conveniente incluir detalles adicionales, como la estructura orgnica, las principales actividades a cargo de la entidad y del rea examinada. Estos aspectos ayudarn a situar en escena al usuario del informe para apreciar en forma apropiada los aspectos mencionados en el informe. La base legal debe incluir toda la normatividad aplicable y a las operaciones examinadas entre ellas: Ley de creacin. Reglamento de la ley de creacin. Normatividad concerniente a los sistemas administrativos en vigencia. Reglamentacin de organismos reguladores. Normatividad interna aplicable.

Comunicacin de hallazgos

Llevada a cabo por el auditor a los funcionarios y servidores de la entidad auditada, en cumplimiento de la NAGU 3.60, debe consignarse en forma breve en esta parte del informe. Si tal comunicacin no mereci respuesta, total o parcial, debe hacerse mencin de este hecho. Declaraciones sobre logros notables de la entidad La Contralora General de la Repblica considera que puede ser importante transmitir a los usuarios del informe la imagen ms imparcial posible, efectuando un esfuerzo consciente orientado a que este mantenga el equilibrio y la perspectiva adecuada. Los logros alcanzados por la entidad durante el examen, relacionados con el alcance y objetivos de la auditoria, deben ser evaluados apropiadamente por el auditor para decidir su inclusin en el informe. Para incluir comentarios de carcter positivo en el informe, estos deben reunir las caractersticas siguientes: Haber sido constatados durante el examen. Estar suficientemente documentados. Ser significativos. Estar comprendidos en el alcance de la auditoria. Ser necesarios para el cumplimiento de los objetivos. Estar referidas a situaciones comunes o extendidas dentro de la entidad.

Entre los logros que pueden merecer comentarios positivos en el informe se seala: Esfuerzos para medir el desempeo. Cumplimiento de los objetivos y metas previstos. Implementacin oportuna y apropiada de recomendaciones contenidas en informes de auditoria anteriores. Idoneidad del control interno. Es recomendable el empleo de comentarios positivos cuando se trate de resaltar esfuerzos extraordinarios efectuados por la entidad, para superar problemas que requieren periodos mayores de tiempo, o cuando se trata de presentar dichos esfuerzos como acciones ejemplarizadoras o se busca generar un efecto multiplicador frente a entidades de gestin similar (ejemplos: hospitales, instituciones educativas y otros). Relacin de funcionarios a cargo de la entidad Cada informe debe incluir la relacin de las personas responsables de las actividades examinadas y comprendidas en las observaciones. Esta relacin debe incluirse como anexo, haciendo referencia en la introduccin del informe, su codificacin interior, para que permita su adecuada localizacin. La informacin bsica que debe tener esta relacin es la siguiente: Nombres y apellidos Cargo desempead o Periodo Desd Hast e a Condicin laboral Direccin domiciliaria

El ltimo dato (direccin) podr reservarse, previa autorizacin del nivel gerencial correspondiente de la Contralora General de la Repblica. Esta informacin no es aplicable para los informes de auditoria que emitan los rganos de Auditoria Interna y Sociedades de Auditoria Independiente designadas por el organismo Superior de Control. CONDICIONES Las conclusiones son juicios del auditor, de carcter profesional, basados en las observaciones formuladas como resultado del examen. Estn referidos a la evaluacin de la gestin en la entidad examinada, en cuanto al logro de las metas y objetivos, utilizacin de los recursos pblicos, en trminos de eficiencia y economa y cumplimiento de la normatividad legal. Cuando sea pertinente, las conclusiones deben indicar la naturaleza de la responsabilidad incurrida por los funcionarios o servidores pblicos (administrativa, civil o penal). Cuando la responsabilidad determinada sea de carcter penal, sta deber ser relevada en trminos de presuncin de delito. Para este fin el auditor debe obtener la asesora legal necesaria. Cada conclusin debe estar referenciada con la observacin correspondiente que expondr los detalles del hecho u operacin examinada. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES La parte ms extensa e informativa del informe y que en oportunidad puede comprender varios captulos, es aquella en que se desarrollan las observaciones de auditoria. Esta constituyen el mensaje fundamental que el auditor desea comunicar, mediante la presentacin del informe. Las observaciones, si bien pueden ser definidas en muchos sentidos, para efectos de la auditoria de gestin, estn referidas a cualquier situacin deficiente e importante identificada e el examen, que puede motivar oportunidades de mejoras. Si durante el desarrollo de la fase de ejecucin se identifican hechos o circunstancias que afectan en forma significativa la gestin de la entidad auditada, tales como deficienci9as e el control gerencial que inciden en la eficiencia y economa de las operaciones o en el logro de los objetivos y metas programadas: en tales casos, el resultado obtenido adquiere la denominacin de hallazgo de auditoria. Sin embargo, para su presentacin en el informe, tales hallazgos conjuntamente con la evaluacin de los comentarios de la entidad se convierten en observaciones. Se connota que el trmino observacin est reservado para el informe de auditoria y se refieres a asuntos tales como: Inefectividad en el logro de objetivos y metas. Ineficiencia en las operaciones. Desperdicio de recursos Incumplimiento de leyes, reglamentos o polticas internas.

Las observaciones deben incluir evidencia suficiente, competente y pertinente, relacionada con los resultados de la evaluacin practicada en la entidad, as como respecto al uso de recursos pblicos en trminos de efectividad, eficiencia y economa. El informe de auditoria presenta, nicamente los comentarios sobre observaciones significativas. Los asuntos de menor importancia son comunicados por el auditor encargado a los funcionarios responsables de la entidad mediante un memorandum o documento equivalente. Las observaciones tambin deben incluir la informacin necesaria respecto de los antecedentes, as como toda informacin que, a juicio del auditor, permita apreciar mejor las circunstancias que

incidieron significativamente en los hechos observados, tal como las dificultades encargadas por los funcionarios para tomar decisiones. Presentacin de las observaciones Para su presentacin cada observacin debe tener en cuenta los aspectos siguientes: Sumilla Punto bsico de la observacin. Elemento de la observacin. Comentarios de la entidad. Recomendaciones

Sumilla Se refieres al ttulo que utiliza el asunto observado, el cual debe indicar con claridad la naturaleza de las deficiencias que se encontraron. La sumilla busca identificar el problema principal que ser desarrollado. Existen dos formas para presentar la sumilla. En la medida de lo posible, la sumilla debe ser positiva. Pro ejemplo podra indicar. Necesidad de fortalecer los controles interno en el rea de Abastecimientos. Cuando se considere necesario la sumilla podra tambin adoptar un tono negativo. Por ejemplo: deficiencias en la construccin de la carretera Corredor Vial del Sur. En otras circunstancias, la sumilla podra igualmente incluir el efecto cuantificado. Por ejemplo, podra indicar:posibilidad de obtener ahorros de S/250,000 anuales mediante una efectiva gestin del proceso de adquisicin. Punto bsico de la observacin El punto bsico de cada observacin debe ser resumido en forma breve, al comenzar su desarrollo. Este resumen, el cual en extensin no debe exceder un prrafo, establece el tono de los contenidos que siguen y proporciona el usuario del informe un breve sinopsis de la observacin y una adecuada perspectiva. Esta forma de presentacin le dice al usuario del informe que espere una descripcin sustentada que le permitir tener una visin integral del asunto examinado. Elementos de la observacin Despus de ello el auditor debe presentar los elementos de cada observacin con la informacin suficiente que motive al usuario del informe a adoptar una accin. Debe sealarse la deficiencia que hemos encontrado (condicin), la norma aplicable (criterio), el efecto que tuvo (o que podra tener en el futuro) y lo que origin (causa). Sin repetirse los datos consignados en la introduccin del informe deben incluirse aquellos aspectos generales sobre el rea o actividad que se refiere la observacin; esto es importante para ubicar apropiadamente al usuario del informe en la escena de los hechos.

Condicin: prrafo en los cuales el auditor describe la situacin deficiente determinadas en el examen. De considerarse conveniente se presentarn algunos ejemplos, inclusive fotografas o grficos para la mejor descripcin de los hechos observados. Lo que es. Criterio: prrafo donde el auditor detalla el estndar contra el cual ha medido o comparado la condicin. Tratndose de normas (legales, operativas o de control), debe quitarse en forma expresa la parte de la normano aplicada. Lo que debe o debi ser. Causa: prrafo donde el auditor detalla las razones por las cuales, a su juicio ocurri la condicin observada; el motivo por el cual no se cumpli el criterio especificados. El auditor debe emplear al mximo de su habilidad y juicio profesional para identificar la causa de cada observacin y recomendar lo pertinente. Por que ocurri la condicin. Efecto: es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa de la condicin descrita .la descripcin apropiada del efecto es indispensable para apreciar la importancia de la condicin y lograr que la administracin de la entidad acoja positivamente la recomendacin presentada. La diferencia entre lo que es y lo que debi ser. Una manera apropiada de presentar el efecto consiste en revelar en trminos cuantitativos, detallando las perdidas o ahorros potenciales de recursos calculados por la auditoria. Cuando esto sea posible, debido a la naturaleza de la condicin, los efectos, reales o potenciales deben ser descritos. Comentarios de la Entidad El informe de la auditoria debe incluir, adems de la observacin, los comentarios y/o aclaraciones presentados por los funcionarios responsables de la entidad comprendidos en las observaciones. Esta informacin debe ser incluida en forma breve, pero, sin dejar de reflejar el sentido de la misma. Tambin debe incluirse a continuacin la opinin del auditor resultante de la evaluacin practicada sobre tal informacin. Es importante que en un informe que incluya diversas observaciones, los comentarios de la entidad y la evaluacin del auditor se muestren en forma individual, conjuntamente con la observacin correspondiente. Recomendaciones Las recomendaciones constituyen las medidas sugeridas por el auditor a la administracin de la entidad examinada para la superacin de las observaciones identificadas. Deben estar dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para disponer su adopcin y estar encaminadas a superar la condicin y las causas de los problemas. Las recomendaciones deben ser formuladas en tono constructivo y fluir de la conclusin correspondiente, teniendo en consideracin que las medidas recomendadas sean lo ms especificas posibles factibles de implementar y tengan una relacin costo/beneficio apropiada. Este rubro tambin debe incluir las recomendaciones significativas determinadas en auditorias anteriores no superadas y que estn relacionados con los objetivos de la auditoria. Al desarrollar recomendaciones el auditor debe considerar: Las circunstancias que ayuden o estorben a la entidad para alcanzar los criterios especificados. Cursos alternativos de accin para la recomendacin. Efectos positivos y negativos que pudieran derivarse de la aplicacin de la recomendacin.

 Factibilidad y costo de implementar la recomendacin. Impacto en la normatividad vigente. Utilizacin de fotografas y otros medios visuales La informacin financiera y presupuestaria que corresponda al periodo examinado y sea de inters o tenga relacin con las observaciones formuladas, deber incluirse como anexo al informe. Para tal efecto, la naturaleza de la informacin y su grado de detalle debe ser determinada por el auditor encargado. Las fotografas a color u otros medios visuales, dibujos o mapas, pueden ser ms efectivas si son utilizadas como parte del informe para sustentar las observaciones identificadas o en la evaluacin de los comentarios de la entidad, en lugar de considerarlas como anexos. Cuando se incluya tales ayudas en el informe debe utilizarse un ttulo que describa, en forma breve lo que muestra, por ejemplo cada fotografa. Si tales elementos son adecuadamente utilizados, ellos pueden enfatizar los puntos clave del informe y reducir la cantidad de detalles que sera necesario revelar en el texto. Las fotografas y otros medio visuales deben incluirse en el borrador del informe. Ellas sern revisadas por el jefe de equipo encargado y el supervisor como parte de proceso de elaboracin del informe con el objeto de asegurarse que son apropiadas antes de aprobar su inclusin en el informe. ELEVACIN Y REMISIN DEL INFORME Concluido el procesamiento del informe, este es elevado sucesivamente al nivel gerencial correspondiente y al Despacho de Contralor General para su aprobacin final y remisin a los funcionarios de la entidad auditada responsables de adoptar acciones correctivas, respecto a sus observaciones, conclusiones y recomendaciones y a las dems personas autorizadas para recibir los informes. De acuerdo a las polticas la Contralora General de la Repblica sobre distribucin de informes, se podr remitir copia de ellos a otros funcionarios de la entidad auditada que estn en capacidad de adoptar acciones correctivas; as como tambin ponerlos a disposicin del pblico. Los rganos de Auditoria Interna que lleven a cabo auditorias en las entidades a la que pertenecen, deben remitir los informes resultantes a la autoridad de mayor jerarqua institucional y simultneamente ala Contralora General de la Repblica para auditar entidades del Estado, su remisin se realizar directamente a la entidad contratante y simultneamente al Organismo Superior de Control. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS El trabajo de la auditoria de gestin no sera de utilidad, si no se lograrn concretar y materializar las recomendaciones incluidas en el informe, las mismas que deben traducirse en mejoras en los niveles de efectividad, eficiencia y economa en las operaciones que realizan las entidades, as como en el fortalecimiento del control gerencial inherente a los funcionarios que tienen a su cargo los procesos de direccin y gerencia. El seguimiento de medidas correctivas es una actividad que desarrollan los rganos conformantes del Sistema nacional de Control, con el objeto de establecer el grado de superacin de las observaciones efectuadas por los auditores, as como evaluar las acciones adoptadas por la administracin de la entidad para implementar las recomendaciones incluidas en el informe de auditoria.

El acto de implementacin de recomendaciones debe ser dirigido por la alta direccin de la entidad auditada, con el apoyo de un consultor externo, si fuera el caso, a fin de establecer mecanismos de evaluacin continua, metdica y detallada del aludido proceso. El seguimiento de medidas correctivas que realicen los rganos del Sistema Nacional de Control, deben incluir los resultados de las acciones adoptadas por la entidad que fueran examinada con anterioridad, a efecto de establecer en que medidas fueron implementadas las recomendaciones y superadas las observaciones consignadas en el informes de auditoria. Este trabajo puede formar parte del examen que se efecta a la misma entidad, o ser preparado en forma independiente, segn las circunstancias. Los resultados de la evaluacin de medidas correctivas deben presentarse a travs de un cuadro resumen incluya: Detalle de las observaciones y recomendaciones comprendidas en el informe anterior. Acciones adoptadas por la entidad. Evaluacin del auditor sobre las acciones adoptadas por la entidad. Consideracin si la recomendacin fue implementada y la observacin superada.