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INTRODUCCION

El presente trabajo, fue elaborado considerando el enfoque gubernamental de la auditora, en planificacin de una auditora operacional, explicando la realizacin del Memorndum de Planificacin de Auditora en todo su contenido.

Para su elaboracin se ha considerado el instructivo para la elaboracin del Memorndum de Planificacin de Auditora emitido por la Contralora del Estado Plurinacional de Bolivia, y otros textos de apoyo.

El trabajo del auditor est basado y soportado por el conocimiento y aplicacin de este Memorndum, es por esta razn que se desarrolla el trabajo.

El contenido est estructurado de manera secuencial, considerando que es un Memorndum de Planificacin de Auditora, su contenido y como se aplica.

MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE AUDITORA OPERACIONAL

1.- QUE ES MPA? Es un papel de trabajo que describen los procedimientos para cada rea principal del programa de auditora, deben anotarse las excepciones encontradas en los procedimientos y normas de contabilidad; as como las deficiencias que presente el control interno y las medidas correctivas adoptadas, que adems de documentar ciertas decisiones sobre aspectos generales de la auditoria, va a servir para comunicar de forma gil las decisiones generales de la auditoria, as como otra informacin significativa de la planificacin, a los distintos miembros del equipo de trabajo que interviene en el proyecto. Por tanto, y una vez dados los pasos anteriores, vamos a plasmar en este papel de trabajo un resumen de los aspectos ms importantes de la fase de planificacin, que nos ha permitido tomar una decisin sobre la estrategia de auditora a seguir en nuestro trabajo. 2.- OBJETIVOS DEL MPA OPERATIVO El objetivo de este papel de trabajo es documentar la informacin relevante para que el equipo de auditora adquiera el conocimiento general de la entidad. Ahora en el caso de MPA operacional el propsito es evaluar el uso de los recursos considerando la eficiencia, eficacia y economicidad 3.- CONTEXTUALIZACION DEL MPA EN UN PROCESO DE AUDITORIA

La construccin del MPA est dentro de la siguiente fase: FASE 1 PLANIFICACION INICIAL 1. Carta de Encargo 2. Aprendizaje o Actualizacin de las particularidades del cliente y su entorno econmico 3. Revisin analtica general de los Estados Financieros y otra informacin financiera de inters 4. Determinacin de la cifra de importancia relativa

5. MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE LA AUDITORIA FASE 2 ANALISIS DEL RIESGO FASE 3 EJECUCION DEL TRABAJO FASE 4 RESULTADO FINAL ETAPA OBJETIVO RESULTADO

Entonces el MPA es el documento que se emite en la fase de planeacin en el proceso general de auditora debe ser una de las ms importantes, ya que si en esta fase se logran identificar la mayora de los aspectos a los que hay que prestar atencin, se evitaran prdidas de tiempo o sorpresa al final de la auditoria.

Es importante que en la planeacin haya mucha comunicacin entre socio, gerente y encargado del proyecto. Una vez hecha la revisin analtica de la informacin recopilada y seleccionada la o las reas a evaluar, procederemos a elaborar el Memorando de Planificacin de Auditora y el cronograma de auditora de gestin (1).

Segn NORMAS DE AUDITORA OPERACIONAL (231 Planificacin) La planificacin de la auditora no puede tener un carcter rgido. El auditorgubernamental puede modificar el alcance y la metodologa cuando en el desarrollo del mismo se encuentre con circunstancias no previstas o elementos desconocidos, y cuando los resultados del trabajo indiquen la necesidad de hacer variaciones a lopreviamente establecido.

Toda modificacin debe justificarse y documentarse en una adenda al Memorndum de Planificacin de Auditora.

Al planificar la auditora deben definirse los objetivos del examen, el objeto, el alcance y la metodologa. Los objetivos, individualmente o en conjunto, pueden ser: evaluar la eficacia de los sistemas de administracin y control interno; eficacia, eficiencia, economa de las operaciones y/o sobre la efectividad. El alcance est relacionado con las entidades, sistemas, operaciones y perodo de cobertura de la auditora. La metodologa se refiere a la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de auditora a ser aplicados para obtener evidencia competente y suficiente, necesaria para alcanzar los objetivos definidos.

Como resultado del proceso de planificacin, se debe elaborar el Memorndum de Planificacin de Auditora, documento que debe contener todos los aspectos detallados en la presente norma y aqullos que se consideren necesarios incluir, y que tengan relacin con los objetivos del examen, el objeto, el alcance y la metodologa (2).

4.- CONTENIDO Como resultado del proceso de planificacin de la auditoria operacional, definido en las NAG punto 231.En esta fase se establecen los objetivos especficos del examen y se determina el alcance y metodologa que permitan lograrlos eficientemente y se elabora el MPA. (3) La estructura del MPA se describe a continuacin: TERMINOS DE REFERENCIA

Antecedentes, objetivos, objeto y alcance del examen

(1)http://www.buenastareas.com/ensayos/Memorandum-De-Planificacion-DeAuditoria/907624.html (2)Normas de auditora operacional Planificacin 231 (3) CGR/Instructivo I/AU-046 Elaboracin de Memorndum de Planificacin Auditoria Operativa

Metodologa Normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo Principales responsabilidades a nivel de emisin de informes Actividades y fechas de mayor importancia INFORMACIN SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCIN Y SUS RIESGOS INHERENTES

Antecedentes Marco legal y estructura organizativa de la entidad Principales segmentos de la entidad relacionados con el objeto de la auditora Organismos y entidades vinculadas con el objeto de la auditora Fuentes de generacin de recursos de la entidad Estructura de gastos Responsables de las operaciones objeto de la auditora Factores externos que puedan afectar las operaciones

AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIN

AMBIENTE DE CONTROL

ENFOQUE DE AUDITORA ESPERADO

APLICACIN DE MUESTREO

TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA O FIRMAS DE AUDITORIA EXTERNA

APOYO DE AUDITORA INTERNA

APOYO DE ESPECIALISTAS

ADMINISTRACIN DEL TRABAJO

PROGRAMA DE TRABAJO

4.1.- TERMINOS DE REFERENCIA

Son parmetros que los define el contratante del servicio de auditora en este contexto el auditor este no tiene otra alternativa ms que adecuarse a dichos trminos de referencia cuando dichas acciones se incorporan actividades colaterales que nada tiene que ver con una auditoria operativa en cuya circunstancia debe definir de manera ms precisa el alcance de auditora por cuanto en funcin de dichas alcances se establecen parmetros tales como: La cantidad de personal que se disponga el trabajo de auditora nmeros de horas trabajo del auditor y lo que ms importa el caso del honorario 4.1.1.- ANTECEDENTES, OBJETIVOS, OBJETO Y ALCANCE DEL EXAMEN 4.1.1.1.- OBJETIVOS DE AUDITORA OPERATIVA.Evaluar la eficiencia, eficacia y economicidad de las operaciones en la utilizacin de los recursos de la entidad de la gestin, en los procesos licitados, programas acadmicos de formacin profesional y tcnicas establecidas y proyectos determinados OBJETIVOS GENERALES DE UNA AUDITORIA OPERATIVA Los principales objetivos genrales de una auditoria operativa son los de evaluar una organizacin a fin de: Determinar la eficiencia de los resultados obtenidos. Examinar debilidades aparentes. Informar de las eficiencias, debilidades y observaciones encontradas. Sacar conclusiones. Formular recomendaciones.

OBJETIVOS ESPECFICOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA Los principales objetivos especficos de una Auditoria Operativa son los de evaluar una organizacin a fin de: Formular y presentar un informe sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales. Desarrollar la habilidad para identificar sntomas adversos en la administracin. Identificar las reas donde se puede reducir los costos. Mejorar los mtodos operativos e incrementar la rentabilidad. Determinar si la funcin o actividad bajo examen podra operar de manera ms eficiencia, econmica y efectiva. Determinar si la produccin cumple con las especificaciones. Revisar el sistema de adquisidores, para determinar la cantidad, calidad y precio de las compras. 4.1.1.2.-OBJETO.El objeto de la auditoria fue la informacin y documentacin relacionada con los procedimientos, operaciones y actividades desarrolladas de los recursos de la entidad. 4.1.1.3.-ALCANCE.La auditora operativa no tiene lmites en la evaluacin de las operaciones realizadas por la entidad, ya que incluye el rea financiera, de ser necesario. Las operaciones examinadas pueden incluir toda la organizacin, o las realizadas por una unidad administrativas, ejemplo: compras; o las efectuadas por un rea de operacin como finanzas o produccin; o las ejecutadas por un proyecto como la apertura y funcionamiento de la unidad de investigacin y desarrollo. El alcance de la evaluacin de las operaciones puede ser muy amplio o muy especfico, sin embargo la aplicacin prctica depender de muchos factores, fundamentalmente de la disponibilidad de recursos. Por esta limitacin, la programacin de las actividades debe orientarse a las reas crticas, que permitan el mejoramiento de la organizacin. Especficamente el alcance del examen en una auditoria operativa est definido en la planificacin operativa, que bsicamente se refiere a: Las reas financieras Involucra la evaluacin del conjunto de las operaciones contables y financieras. Las reas operativas Involucra la evaluacin del conjunto de las operaciones administrativas, y tiene como propsito determinar: a. Si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos (tales como personal, bienes y espacio) de manera econmica y eficiente: b. Las causas de ineficiencia o de prcticas antieconmicas; y c. Si la auditoria ha cumplido las leyes y regulaciones aplicables en materia de economa y de eficiencia. Las reas programticas Involucra la evaluacin del logro de objetivos y metas, y est encaminada a determinar: a. El grado en que se estn logrando los resultados o beneficios previstos por la legislatura o alguna otra autoridad que haya aprobado el programa correspondiente.

alguna otra autoridad que haya aprobado el programa correspondiente. b. La eficacia de los organismos, programas y actividades o funciones; y c. Si la entidad ha cumplido las leyes y regulaciones aplicables al programa. El alcance referida al examen de acuerdo a las Normas de Auditoria Gubernamental aplicables para una auditoria Operativa (NAG-231 A 235),y por consiguiente incluyendo la planificacin y ejecucin del trabajo para obtener evidencia documental competente pertinente y suficiente, que sustente los resultados de la auditoria, provenientes de: La propia entidad en cuanto se refiere a comprobantes de contabilidad carpetas de los proyectos, carpetas de los procesos de contratacin, programa operativo anual, resoluciones Rectorales y otra Documentacin relacionada. Tambin mencionando que el alcance Segn el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, hace referencia al alcance especficamente el siguiente Marco Referencial: OPERACIONES GENERALES COMERCIALIZACIN OPERACIONES ESPECIFICAS Investigacin de mercado. Ventas. Publicidad. Distribucin. Compras Programacin de control de la produccin. Administracin de inventarios. Mantenimiento. Almacenaje. Reclutamiento y seleccin Administracin de sueldos y salarios Administracin de inversiones de capital Otorgamiento de crdito y cobranzas Obtencin de financiamiento Organizacin y mtodos Procesamiento electrnico de la informacin.

COMPRAS

PRODUCCIN

ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

FINANZAS

SISTEMAS

4.1.2.- METODOLOGA No existe an una metodologa que aplique un auditor operativo en la realizacin de su labor; al auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor. Bsicamente se aplica cuatro caractersticas de la auditora operativa:

1. Familiarizacin: Los auditores deben conocer cules son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y cmo van a determinar los resultados.

2. Verificacin: requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadstico; el tamao de esta depender de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la poblacin de la cual se seleccion. Al realizar la verificacin los auditores usualmente estn interesados en tres temas: calidad, periodo correcto y costo.

3. Evaluaciones y Recomendacin: Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor est totalmente seguro; como resultado de su examen y examen.

4. Informar De Los Resultados A La Direccin: el Auditor debe reservarse para la conclusin del examen. Los Auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la direccin departamental cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las deficiencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrar una aceptacin amistosa tanto por parte de la direccin General como de la Operativa. Para el cumplimiento de los objetivos de la Auditoria Operativa Obtener las operaciones de transferencias, registro, manejo y destino de los recursos de la entidad. Se realiz el relevamiento de informacin en la Direccin Administrativa y Financiera, Divisin de Contrataciones, Direccin Acadmica, Direccin de Planificacin y Desarrollo Institucional, de la Universidad Tcnica de Oruro. Las tcnicas que se ha utilizado para la verificacin y la comprobacin fueron las verbales mediante la indagacin, las oculares mediante la observacin y comparacin y revisin selectiva, las documentales mediante la comprobacin y la fsica mediante la inspeccin de lo siguiente: Documentacin obtenida fuentes confiables. Estados de Ejecucin Presupuestaria de Recursos y Gastos Gestin de los recursos. Los comprobantes de Contabilidad que registran los ingresos por recursos en el SIGMA y la documentacin que respalda estas operaciones y los egresos por la adquisicin de activos fijos y contratacin de obras por administracin delegada, correspondiente a los programas de inversin financiadas con los recursos de IDH en la gestin 2011 Carpetas del proceso de contratacin La revisin analtica fue del 100 % de las carpetas del proceso de contratacin de la gestin de 2011. Programas de Direccin Acadmica, Proyectos de la Direccin de Planificacin y Desarrollo Institucional.

4.1.3.- NORMAS, PRINCIPIOS Y DISPOSICIONES LEGALES A SER APLICADAS EN EL DESARROLLO DEL TRABAJO

El examen se efectu tomando en consideracin las siguientes disposiciones legales: - Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamental - Normas Bsicas de los Sistema Administracin y Control Gubernamental - Decretos Supremos - Normas de Auditoria Gubernamental - Normas Bsicas y principios contables integrados. - Normas Generales de Control Interno para el sector Publico Boliviano. - Disposiciones legales internas que tengan vinculacin con el asunto examinado

4.1.4.- PRINCIPALES RESPONSABILIDADES A NIVEL DE EMISIN DE INFORMES. En un inicio no haba normas para esta auditora, la operativa pero si se saba lo que se necesitaba y su marco conceptual, se empezaron a adaptar las normas de la auditoria tradicional. La auditora operativa necesita para evaluar normas o estndares de comparacin para juzgar y medir la funcin que se est analizando. Por ejemplo para evaluar la funcin administrativa se necesita, al igual que la Auditoria de Estados Financieros que la contabilidad se realice con respecto a lo establecido por la contabilidad general. Debido a que no existen normas, cualquier persona que audite puede estar confundida ante que decisiones tomar o que juzgar. Por este motivo desde ahora, las normas sern las exigencias que enmarcan el trabajo profesional del auditor y que le plantean en su quehacer requisitos de calidad, respetando en esto el nombre de la auditoria tradicional otorga a estas reglas de conducta personal. Los informes que se emitidos como resultado del trabajo operativo son: a) Informe de auditora, relacionado con la evaluacin de las reas u operaciones sujetas a la auditora y que afectan la efectividad, economa y eficiencia de la entidad b) En caso de detectarse incumplimientos a la normatividad vigente, respecto a operaciones efectuadas durante el periodo de revisin, y segn el grado de significatividad, se emitir un informe con indicios de responsabilidad en los trminos establecidos por el artculo 77 de la Ley del Sistema de Control Fiscal y la Ley N 1178 4.1.5.- ACTIVIDADES Y FECHAS DE MAYOR IMPORTANCIA Se debe exponer las principales actividades y fechas de mayor importancia relacionadas con la planificacin, ejecucin, finalizacin y emisin de informes de la auditoria En el caso de informe del auditor interno debe ser remitido a la CGR simultneamente al envo a la mxima autoridad de la entidad. Dicho informe junto a los estados financieros y las notas correspondientes deben ser remitidos dentro de los tres meses de la finalizacin del ejercicio fiscal a la entidad que ejerce tuicin sobre la entidad y a la CGE. Por otra parte, dentro del plazo sealado precedentemente, los estados financieros, sus notas correspondientes y los papeles de trabajo deben ser puestos a disposicin de la CGR. (4)

Ejemplo en una auditoria operacional de hospital de la mujer se realizara de esta manera: Actividades Etapa de planificacin Ejecucin de la auditora Preparacin de informes

Fechas (B)
(A) 12/06/0X al 30/06/0X 01/07/0X al 22/08/0X 23/08/0X al 17/09/0X

A. De acuerdo con el F1 N EL/OP31/Y02, el trabajo de auditora debi iniciarse el 03/06/0X, postergndose su inicio hasta el 12/06/0X, debido a que el personal mdico y administrativo del Hospital, acat el paro de actividades decretado por la Confederacin Sindical de Trabajadores en Salud de La Paz, por lo que el proyecto de informe tendra que ser entregado el 17/09/0X, para cuyo efecto se tramitar el F1 de modificacin de conclusin de auditora. B. Las fechas establecidas son tentativas y han sido determinadas en funcin a un desarrollo de tareas en condiciones normales. Situaciones extraordinarias (motivadas interna o externamente) puede alterar el cronograma previsto precedentemente.

4.2.- INFORMACIN SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA ENTIDAD Y SUS RIESGOS INHERENTES La comprensin de la situacin econmica y de las actividades de la entidad a ser auditada es un requisito necesario para lograr una auditora efectiva. Es esencial contar con suficiente

(4)Mg. Sc. Lic. Gabriel Vela Quiroga, AUDITORIA OPERATIVA informacin sobre las actividades de la entidad, a fin de evaluar el medio en el cual opera, los individuos que conducen la misma y los factores que influyen sobre su xito o fracaso. (5) El examen de auditora est basado en la comprensin de la actividad de la entidad auditada. Unicamente se estar en condiciones de verificar las operaciones y los sistemas de control son confiables si hemos comprendido en primer trmino su actividad; por lo tanto debemos desarrollar o actualizar nuestra comprensin sobre la misma, considerando, evaluando y documentando los siguientes aspectos: 4.2.1.- ANTECEDENTES Se debe documentar losantecedentes histricos de la empresa, estos antecedentes deben formar parte del legajo permanente de auditora, tambin mencionar las modificaciones institucionales que se hayan producido por efectos de nuevas disposiciones legales o por normativas que haya emitido el ente que ejerce tuicin. Sin embargo, no es objetable una descripcin breve de los antecedentes correspondientes a la creacin de la entidad, como por

ejemplo: La Entidad ha sido creada como institucin perteneciente al Gobierno Central (si es el caso) con autonoma de gestin, mediante Ley ......., promulgada el .............. Posteriormente, mediante la Ley ..... de Ministerios del Poder Ejecutivo, promulgada el .................de 199. y D.S. N ......., de ....de ..... de 200X sea ha reestructurado la composicin y atribuciones de los Ministerios del Poder Ejecutivo (si es el caso). De acuerdo con el D.S. .....de ........ - Reglamento de la Ley de Ministerios -, sus principales funciones son las siguientes: (detallarlas). 4.2.2.- MARCO LEGAL Y ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA ENTIDAD Se debe adjuntar las principales disposiciones y normas legales que regulan a la entidad o rea investigada, as tambin la composicin organizativa que mantiene la misma, en el cual se debe adjuntar el organigrama y hacer mencin al grado de concentracin de la toma de decisiones como as tambin la cantidad de empleados dependientes de cada rea operativa.es informacin bsica para la realizacin de la planificacin de auditora.(6) Ejemplo en una auditoria operativa del hospital de la mujer:El Hospital de la Mujer, se encuentra operando bajo la siguiente estructura organizativa, la que no se encuentra aprobada por el Directorio del Complejo Hospitalario, el Gobierno Municipal de la Paz y el Servicio Departamental de Salud (SEDES):

(5)(6)Mg. Sc. Lic. Gabriel Vela Quiroga, AUDITORIA OPERATIVA

Nivel Directivo: Nivel de Asesoramiento: Auditora Interna

Direccin Asesora Legal

Comit Tcnico-Administrativo Comit Docente Asistencial Nivel Ejecutivo: Jefatura de Obstetricia Jefatura de Ginecologa Jefatura de Neonatologa Jefatura de Docencia e Investigacin Jefatura de Quirfano Jefatura de Enfermera

Jefatura de Administracin Nivel Operativo: Personal de apoyo del rea administrativa

Personal mdico y de enfermera

4.2.3.- PRINCIPALES SEGMENTOS DE LA ENTIDAD RELACIONADOS CON EL OBJETO DE LA AUDITORIA Es necesario el conocimiento de que hace, como lo hace, para quien lo hace y donde lo hace(7), as de esta manera podemos identificar las partes principales en las que se centra la empresa y donde pude presentarse riesgos en la entidad tiene, al conocer estos puntos facilita la identificacin de reas de riesgo y mejora el desarrollo de la auditora. Se deben relevar los siguientes aspectos, puede varias de acuerdo a la auditoria que se realice: Mtodos de operacin. Caractersticas de los clientes, usuarios y/o beneficiarios. Mtodos de distribucin y almacenamiento. Factores anormales y estacionales que afectan la actividad. Principales insumos y procesos de compras. Fuentes de provisin y principales proveedores. Caractersticas de los inmuebles y principales maquinarias. Nmero de empleados de la entidad y acuerdos laborales existentes. Injerencia de la entidad tutora y otras entidades relacionadas en las decisiones de la entidad. Estructura y patrimonio de la entidad. Describir las fuentes de los recursos, incluyendo donaciones y financiamientos internos y externos. (7)

(7)CGR/Instructivo I/AU-046 Elaboracin de Memorndum de Planificacin Auditoria Operativa Como producto de este anlisis y comprensin de la actividad de la entidad auditada, debemos obtener aquellos aspectos o segmentos de dicha actividad sobre los cuales deseamos asegurarnos que reciban una especial atencin en el plan de auditora y mencionar los riesgos inherentes que puedan afectar a la confiabilidad de los estados financieros en su conjunto. Adicionalmente, debemos incluir un detalle de los hechos y transacciones individualmente significativos, que requieran un tratamiento especfico en nuestro alcance. 4.2.4. ORGANISMOS Y ENTIDADES VINCULADAS CON EL OBJETO DE LA AUDITORIA Dentro del Memorndum de Planificacin de Auditoria Operativa, un punto que sale a relucir es el de aquellos organismos y entidades vinculadas con el objeto de la auditoria; en el cual el auditor debe de describir todos aquellos componentes que estn inter-relacionados con la entidad.

Este punto resaltante del Memorndum De Planificacin de Auditoria Operativa, se debe mencionar cuales son estas entidades que guardan relacin con la entidad objeto de auditoria, dado que se debe tener conocimiento sobre ordenamientos jurdico-administrativos. En importante soslayar lo que indican las NORMAS DE AUDITORA OPERACIONAL, en su subtitulo Planificacin, en el prrafo cuarto que a la letra indica (8): Al planificar la auditora deben definirse los objetivos del examen, el objeto, el alcance y la metodologa. Los objetivos, individualmente o en conjunto, pueden ser: evaluar la eficacia de los sistemas de administracin y control interno; eficacia, eficiencia, economa de las operaciones y/o sobre la efectividad. El alcance est relacionado con las entidades, sistemas, operaciones y perodo de cobertura de la auditora. La metodologa se refiere a la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de auditora a ser aplicados para obtener evidencia competente y suficiente, necesaria para alcanzar los objetivos definidos. Un ejemplo claro y conciso es la de un hospital; el cual tiene relacin con el: 4.2.4.1. Gobierno Municipal de La Paz. En conformidad con la Ley de Participacin Popular N 1551(9)en el artculo 14 seala que: ARTCULO 14 (Ampliacin de Competencias Municipales) I. Se amplan todas las competencias municipales al mbito rural de su jurisdiccin territorial. II. Adems de lo establecido en el Art. 9 de la Ley Orgnica de Municipalidades, se ampla lacompetencia municipal en las siguientes materias: a) Administrar y controlar el equipamiento, mantenimiento y mejoramiento de los bienesmuebles e inmuebles de propiedad del Gobierno Municipal, incluyendo los transferidospor la presente ley, reglamentando su uso.

(8) Resolucin CGE/094/2012, Normas de Auditora Operacional, 2012 (9) Ley n 1551, ley de participacin popular,1994 b) Dotar el equipamiento, mobiliario, material didctico, insumos, suministros incluyendomedicamentos y alimentos en los servicios de salud, administrando y supervisando suuso, para un adecuado funcionamiento de la infraestructura y los servicios de salud, saneamiento bsico, educacin, cultura y deporte. c) Supervisar de acuerdo a los respectivos reglamentos, el desempeo de las autoridadeseducativas, directores y personal docente, y proponer a la autoridad educativa departamentalla ratificacin por buenos servicios o la remocin por causa justificada, por gestin directa o a solicitud de las organizaciones territoriales de base y del Comit de Vigilancia. d) Fiscalizar, supervisar y proponer el cambio o la ratificacin de las autoridades en el reade salud pblica, con arreglo a los reglamentos sobre la materia y precautelando la eficazprestacin del servicio, por gestin directa o a solicitud de las OrganizacionesTerritoriales de Base y del Comit de Vigilancia. e) Administrar los sistemas de catastro urbano y rural de acuerdo a las normas tcnicas yde aplicacin general emitidas por el Poder Ejecutivo. f) Administrar los registros y padrones de contribuyentes necesarios para la recaudacinde ingresos propios, en base al catastro rural y urbano y al Plan Nacional de uso desuelo

aprobados por el Poder Ejecutivo. g) Conservar y restaurar el patrimonio cultural e histrico y promover la cultura en todas susexpresiones. h) Promover y fomentar las prcticas deportivas buscando su masificacin y competitividad. i) Promover el desarrollo rural mediante la utilizacin de tecnologas propias y otras aplicadas, obras de micro riego y caminos vecinales. j) Dotar y construir nueva infraestructura en educacin, cultura, salud, deporte, caminosvecinales y saneamiento bsico. k) Contribuir al mantenimiento de los caminos secundarios y vecinales que pasen por elmunicipio. l) Responder a las peticiones, representaciones, solicitudes y actos de control social delas Organizaciones Territoriales de Base y del Comit de Vigilancia. m) Atender los programas de alimentacin complementaria incluyendo los desayunosescolares. n) Promover y fomentar polticas que incorporen las necesidades de las mujeres en elmbito de las competencias municipales arriba mencionadas. o) Defender y proteger a nios, nias y adolescentes de su jurisdiccin mediante la creacinde Defensoras de la Niez y Adolescencia como instancia tcnica promotora dedefensa, proteccin y cumplimiento de los derechos del nio, nia y adolescente. 4.2.4.2. Prefectura del Departamento de La Paz. Cuya atribucin de acuerdo con el artculo 5 inciso g) de la Ley de Descentralizacin Administrativa N 1654, del 28 de julio de 1995 (10) (11) Ley n 1654,Ley de descentralizacin administrativa,1995 ARTCULO 5 (ATRIBUCIONES) El Prefecto en el rgimen de descentralizacin administrativa, tiene las siguientes atribuciones adems de las establecidas en la Constitucin Poltica del Estado. g) Administrar, supervisar y controlar, por delegacin del Gobierno Nacional, los recursos humanos y las partidas presupuestarias asignadas al funcionamiento de los servicios personales de educacin, salud y asistencia social en el marco de las polticas y normas para la provisin de estos servicios. 4.2.4.3. Ministerio de salud y previsin social. Que de conformidad con el artculo 5 inciso e) del Decreto Supremo N 25233, del 27 de noviembre de 1998 (11) ARTICULO 5 e) Se constituye en el rgano rector normativo de la gestin de salud a nivel nacional, responsable de formular estrategias, polticas planes y programas nacionales. 4.2.4.4. Universidad Mayor de San Andrs Universidad Mayor de San Andrs, instancia con la cual el Ministerio de Salud y Previsin Social, en el marco de la articulacin e interaccin comunitaria y de investigacin entre

instituciones de educacin superior y servicios de salud y municipios, ha firmado el convenio interinstitucional (12) para el establecimiento de normas de integracin docente asistencial e investigacin, el 27 de octubre de 1998, cuya vigencia es de 10 aos.

4.2.5.- PRINCIPALES FUENTES DE GENERACIN DE RECURSOS En este acpite, dentro de lo que es el Memorndum de Planificacin de Auditoria Operativa; el auditor debe de ver y recopilar informacin de la obtencin de los recursos con los cuales la entidad percibe sus ingresos. En este punto, los recursos son la base fundamental para que la entidad mantenga sus actividades en marcha; sin duda esta es una medida de evaluacin y recopilacin de informacin para desarrollar el trabajo de auditora. Ac tambin se seala y se describe el conocimiento de "Que se hace, como se hace, para quien lo hace y donde se hace", facilita la identificacin de las reas de riesgo y mejora el desarrollo de la auditora.

(11) Decreto Supremo N 25233, Organizacin, Atribuciones y Funcionamiento de los Servicios Departamentales de Salud,1998 (12) Convenio Interinstitucional para el establecimiento de normas de integracin docente asistencial e investigacin, 1998 Un aliciente muy importante es el: Sistema de Presupuestos; el cual proveer en funcin de las prioridades de los recursos financieros de la poltica gubernamental, los montos y fuentes de los recursos financieros para cada gestin anual; y su asignacin a los requerimientos monetarios de la Programacin de Operaciones y la Organizacin Administrativa (13). Pero cabe mencionar que, esta informacin acerca de las principales fuentes de generacin de recursos, se encuentra en el Artculo 19, de las Normas Bsicas del Sistema de Presupuestos (14), el cual seala lo siguiente: ARTICULO 19.Estimacin del Presupuesto de Recursos.

Cada entidad y rgano pblico debe estimar el total de recursos a disponer para cada gestin fiscal, observando las restricciones establecidas en las disposiciones legales y normativas inherentes a la materia y en las disposiciones especficas que para cada gestin fiscal se establezcan.

En forma general estos recursos corresponden a:

a. Los lmites financieros determinados por el Ministerio de Hacienda, por las transferencias de recursos del Tesoro General de la Nacin incluyendo, cuando corresponda los lmites

financieros por recursos de Coparticipacin, Regalas y otros recursos administrados por el Tesoro General de la nacin. b. Los recursos propios generados por el ejercicio de sus competencias institucionales, considerando las disposiciones legales inherentes. c. Los recursos para proyectos y programas especficos financiados por Organismos Nacionales e Internacionales especializados (Fondos de desarrollo, Cooperacin Internacional), por concepto de transferencias, donaciones y crditos, sustentados en convenios suscritos con los financiadores y con la debida aprobacin por norma legal.

TOMANDO COMO EJEMPLO los recursos de un Hospital provienen de la prestacin de servicios de salud, as como de las prestaciones comprendidas dentro del Seguro Bsico de Salud, de acuerdo al siguiente detalle:

Recursos Percibidos Gestin 2001 Descripcin Seguro Bsico de Salud Ingresos Propios Total Bs 1.289.082 756.963 2.046.045 Al 30/04/02 Bs 295.126 217.469 512.595

Fuente de informacin: Ejecucin Presupuestaria gestin 2001 y de enero a abril de 2002. (13) Apuntes de clase, Lic. Felipe Valencia, 2013 (14) Resolucin Suprema N 225558,Normas Bsicas del Sistema de Presupuestos,2005

De acuerdo con el artculo 41, del Decreto Supremo N 24447, del 20 de diciembre de 1996, Reglamentacin Complementaria a las Leyes de Participacin Popular y Descentralizacin Administrativa(15), se establece que

Artculo 41 (Recursos Municipales)

I. Con los recursos municipales de Participacin Popular y los de generacin local y los centros hospitalarios y de salud, sern cubiertos los siguientes tems: 1. Suministro de medicamentos. 2. Insumos y suministros mdicos. 3. Mantenimiento y conservacin de equipos mdicos y vehculos de los establecimientos sanitarios. 4. Servicios bsicos de agua, energa elctrica, agua potable, telfono y limpieza de los establecimientos de salud.

5. Mantenimiento de la infraestructura de los centros de salud. 6. Construccin de infraestructura mdica y equipamiento. 7. Aportes locales de contraparte para los programas nacionales. 8. Material de escritorio. 9. Capacitacin de recursos humanos municipales. 10. Los requerimientos de personal en forma adicional a los establecidos en el Tesoro General de la Nacin para programas especficos. 11. Los Gobiernos Municipales presupuestarn recursos de participacin popular, para infraestructura de los programas nacionales de epidemiologa e inmunizaciones deacuerdo a la realidad local. 12. Los recursos propios o de generacin local son administrados por el Gobierno Municipal, tomando en cuenta las necesidades identificadas por los Directorios Locales de Salud. Podrn ser utilizados para cubrir los requerimientos de personal en las reas de administracin y de servicios de dichos centros, en forma adicional a los financiados por el Tesoro General de la Nacin. 13. Toda contratacin de personal ser a solicitud de los Directorios Locales de Salud (DILOS). 14. En aplicacin del artculo 8 de la Ley 1702, los gastos sealados en los pargrafos I y II del presente artculo, sern considerados como gastos elegibles para ser financiados con cargo a recursos de inversin. 4.2.6.- ESTRUCTURA DE GASTOS

Cabe mencionar que se debe recopilar informacin acerca de la estructura de gastos con el que la entidad se basa para desarrollar sus actividades. Esta estructura de gastos debe de estar reflejada en el presupuesto de gastos de la entidad, este presupuesto de gastos debe de estar actualizado cada ao.

(15) Decreto Supremo N 24447, Reglamentacin Complementaria a las Leyes de Participacin Popular y Descentralizacin Administrativa,1996

Un aliciente muy importante es el: Sistema de Presupuestos; el cual es un conjunto ordenado de normas, disposiciones, procedimientos y Ley Financial; que regulan e n forma ordenada y sistemtica la formulacin, aprobacin y control e la ejecucin presupuestaria. Dejndose claramente establecido que para ejecutar un gasto, primeramente de deber verificar si est programado en el Programa Operativo Anual (POA); si existe la partida presupuestaria

correspondiente y la disponibilidad de recursos (16). Ac tambin se seala y se describe el conocimiento de "Que se hace, como se hace, para quien lo hace y donde se hace", facilita la identificacin de las reas de riesgo y mejora el desarrollo de la auditora. Pero cabe mencionar que, esta informacin acerca de la Estructura de Gastos, se encuentra en el Artculo 21, de las Normas Bsicas del Sistema de Presupuestos (17), el cual seala lo siguiente: ARTCULO 21.Programacin del Gasto.

En cada entidad y rgano publico la programacin del gasto deber efectuarse segn los programas y proyectos establecidos en el marco del Plan General de Desarrollo Econmico y Social, y de la Planificacin Institucional y del Programa de Operaciones Anual de la entidad, contemplando las situaciones que se estime devengar en las gestin fiscal, para la contratacin de personal y compra de bienes y servicios, realizacin de gastos de inversin y cumplimiento del desarrollo de las actividades previstas en el Programa de Operaciones Anual. La programacin del gasto estar en funcin de la disponibilidad de recursos, restricciones establecidas en las disposiciones aplicables y disposiciones legales especficas para cada gestin fiscal.

Siguiendo con el ejemplo del hospital diremos que: Los montos presupuestados y ejecutados para gastos de funcionamiento e inversin (con recursos generados por ingresos propios y del Seguro Bsico de Salud), en las gestiones 2000 y 2001, son los siguientes: Grupo Gestin 2000 Presupuestado Ejecutado Bs 10000 Servicios Personales 20000 Servicios No personales 30000 Materiales y Suministros 40000 Activos Reales Totales 650.034 Bs 377.411 % 58 86 18 72 Gestin 2001 Presupuestado Ejecutado Bs 560.026 Bs % -

548.669 98

1.763.305 1.508.717 250.811 44.285 2.664.150 1.930.413

1.798.471 1.430.788 80 533.230 66.588 12 2.891.727 2.046.045 71

(16) Apuntes de clase, Lic. Felipe Valencia, 2013 (17) Resolucin Suprema N 225558,Normas Bsicas del Sistema de Presupuestos,2005

4.2.7.- RESPONSABLES DE LAS OPERACIONES OBJETO DE LA AUDITORIA. En este acpite es necesario conocer a aquellos responsables de las operaciones objeto de la auditoria para tener una mejor perspectiva de donde proviene toda la informacin, y su

relevancia para el desarrollo del trabajo de auditora. Se debe adjuntar la estructura orgnica de la Entidad, y establecer claramente el grado deconcentracin de la toma de decisiones como tambin la cantidad de empleados de la Entidad(18). Mencionar los responsables jerrquicos actuales de la entidad (a la fecha del iniciode la evaluacin) y los existentes durante la gestin o perodo evaluado con todoslos cambios que se generaron, identificando las fechas de incorporacin y retiro(19). Es conveniente incluir no slo al mximo ejecutivo y directores sino tambin a losresponsables de cada unidad. Se debe adjuntar un organigrama y hacer mencin al grado de concentracin de la toma de decisiones como as tambin la cantidad de empleados dependientes de cada rea operativa. Sin el nimo de ser reiterativos, seguiremos con el ejemplo del hospital, dado que una muestra de los responsables de las operaciones son: Documento de Fecha de Antigedad designacin designacin al 30/05/02 Memorndum N 1665/2000 Memorndum N 0172/2001 01/09/2000 08/02/2001 12/04/2002 20/07/2000 1 ao, 8 meses 1 ao, 2 meses 1 mes

Cargo David F. Asturizaga Rodrguez Jhonny Garca Aylln

Director Mdico Administrador

Memorndum N Jefe de Personal Vernica Sotomayor 1222/02 Mausolf Jefe de Memorndum J.P Rosemberg Estadstica 034/2000 Rodrguez Morn Jefe Servicio Memorndum N Felipe Valdz Ros 67/2001 Ginecologa Jefe Servicio Anestesiologa Jefe Servicio Enseanza e Investigacin Jefe Servicio de Neonatologa Jefe Servicio de Obstetricia Jefe de Trabajo Social Hugo Prez Garca Segundino Ortega Alvarado Memorndum N 66/2001 Memorndum N 65/2001

1 ao, 10 21/05/2001 meses 21/05/2001 1 ao 21/05/2001 1 ao 1 ao 01/11/2001 01/11/2001 6 meses 24/05/1994 6 meses 8 aos

Manuel Diaz Villegas Edgar TorricoAmeller Memorndum N 79/2001 Fanny Calle Valenzuela Memorndum N 80/2001 Memorndum N 792/94

(18) Manual de procedimientos de auditora interna, Lic. Jenny SusanTorrez Snchez. (19) G/CE-018, Gua para la Evaluacin del Proceso de Control Interno,2004.

4.2.8.- FACTORES EXTERNOS QUE PUEDAN AFECTAR LAS OPERACIONES

El auditor debe tener un conocimiento general de la economa y la industria donde opera la empresa, con el objeto de realizar un resumen breve de los puntos que afecten a la entidad; es decir, el efecto de tasas de inflacin, cambio e intereses, donde residen sus principales proveedores, el estado de la industria (si esta en va de crecimiento o contraccin, si est mejorando o disminuyendo su rentabilidad) y la posicin del cliente frente a ella.(20)

Relacin con otras empresas del mismo grupo u otras vinculaciones, el auditor debe especificar claramente la relacin que tienen con otras empresas del mismo grupo u otro tipo de vinculaciones que se tenga en el momento de elaborar la planeacin, para poder tener en cuenta cuando se est realizando los procedimientos de auditoria.(20)

Zonas de influencia comercial donde opera la entidad, el auditor debe explicar brevemente en que zonas de influencias comerciales est operando la empresa(20)

Documentos producidos por la entidad, el auditor debe examinar todos los documentos que genere la empresa, por ejemplo, las Actas de Asamblea, Junta Directiva, correspondencia presentada a autoridades reguladoras, etc., con el objeto de realizar un resumen de los puntos importantes tratados en cada uno de los documentos examinados y conocer de cerca cmo se encuentra la empresa.(20) Mtodos de distribucin y comercializacin, el auditor debe resumir en forma breve y clara de los puntos de distribucin que emplea la empresa para comercializar sus productos.(20)

4.3. AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIN

El conocimiento que el auditor debe reunir con respecto al ambiente del sistema de informacin est relacionado con el grado de utilizacin del procesamiento electrnico de datos en aquellas aplicaciones significativas. Esta informacin debe ser suficiente para que el auditor pueda evaluar hasta qu punto se han computarizado los sistemas administrativos el grado en que las operaciones del ente dependen de sistemas de procesamiento electrnico de datos.(20) Para estudiar y evaluar en qu grado est operando el sistema de informacin y contabilidad del

ente, el auditor debe conocer adecuadamente el ambiente del sistema de informacin que tiene la empresa

(20)pg. web: planificacin de auditoria operativa Si el auditor no tiene el conocimiento adecuado para evaluar el sistema de informacin y contabilidad de la empresa, se puede valer de un especialista en auditoria de sistemas, el cual debe indicarles las debilidades, fortalezas y recomendaciones que han de tenerse en cuenta, para conocer si estas no vara la confianza que se ha depositado en el sistema de informacin y contabilidad. Conocimiento del sistema de informacin, el auditor debe adquirir un conocimiento sobre el ambiente del sistema de informacin y contabilidad, para ello debe estudiar la estructura organizativa de los sistemas, la naturaleza de la configuracin de los sistemas y el alcance del procesamiento computarizado de la informacin para las principales reas de los estados financieros Conocimiento de la estructura organizativa de los sistemas, el auditor debe analizar en forma global la estructura organizativa y administrativa del departamento de sistemas, para esto, se debe valer del organigrama del departamento, la identificacin del responsable, de su ubicacin y dependencia jerrquica dentro del ente.(20) Conocimiento de la naturaleza de la configuracin del sistema, el auditor debe adquirir un conocimiento global de las caractersticas del sistema, as como el conocimiento global de las caractersticas de las principales unidades de procesamiento, si estn interconectadas, si es un procesamiento centralizado o descentralizado, si hay un ingreso de datos en forma remota, las caractersticas del software que utilizan las principales unidades de procesamiento, la periodicidad del ingreso de datos, etc.(20) Alcance del procesamiento computarizado de la informacin para las principales reas, el auditor conocer en qu grado las principales reas son procesadas a travs del sistema, as como, cules son los objetivos del sistema, las modificaciones que hubieren ocurrido desde la ltima revisin, las relaciones significativas que existieran entre los diferentes sistemas de informacin, el volumen de operaciones aproximados que se procesa por cada sistema, el mtodo de ingreso de los datos y el tipo de procesamiento a que son sometidos esos datos.(20) Se detallar la informacin financiera emitida por la entidad, registros contables y presupuestos utilizados, como as tambin la periodicidad con que se emite dicha informacin. (21) Deber incluirse una breve descripcin de la configuracin vigente del sistema de procesamiento electrnico de datos y normas de seguridad implementadas sobre los datos procesados(21) Adicionalmente en esta etapa se incluir informacin respecto a los procedimientos especficos en relacin al rubro o rea auditada, haciendo mencin a circulares instructivos y procedimientos especficos que orienten el examen.(21) Debern describirse las principales polticas contables de la entidad auditada o en su caso las operaciones contables originadas en las reas analizadas, prestando especial nfasis en los cambios producidos en las polticas contables entre una gestin y otra.(21)

(20) pg. web: planificacin de auditoria operativa (21) Mg. Sc. Lic. Gabriel Vela Quiroga, AUDITORIA INTERNA UN ENFOQUE PROSPECTIVO

Entre los ms resaltantes, esta etapa comprender el anlisis de: a. b. c. d. Los sistemas y controles de informacin contable. Los sistemas de contabilidad presupuestaria aplicados. Las prcticas utilizadas para la administracin de fondos. El grado de centralizacin o descentralizacin de las actividades contables y financieras. Los principales procedimientos administrativo contables. e. Los mtodos de valuacin. f. Las principales prcticas y principios contables aplicados que utiliza la entidad para preparar sus registros, as tambin la existencia de cambios en su aplicacin al ejercicio. (21) Finalmente se incluir una breve descripcin de la configuracin vigente del sistema de procesamiento electrnico de datos y normas de seguridad implementadas sobre los datos procesados . Tambin debern ser descritos los problemas detectados en la aplicacin de los principios, de aos anteriores, a fin de tener una idea global de planificacin.

4.4.- AMBIENTE DE CONTROL

Se deber mencionar el compromiso existente de la MAE para generar un ambiente favorable hacia la aplicacin de los controles. Es decir, la importancia que la Mxima Autoridad Ejecutiva y la Direccin Administrativa y Financiera otorgan a los controles y la exigencia que ejerce para obtener informacin confiable. Asimismo, se deber indicar el grado de separacin de las funciones existentes, las responsabilidades de la MAE y su participacin en la toma de decisiones Por otra parte, se mencionara el resultado de la evaluacin de la informacin ms relevante que utiliza la gerencia para controlar la entidad y la ejecucin de las operaciones ms significativas. Adicionalmente, documentaremos aquellos riesgos de control importantes que puedan afectar a la confiabilidad de los registros y estados financieros tomados en su conjunto.(21) El control por parte de la gerencia o direccin superior, el auditor debe observar, si la informacin es til, confiable y oportuna para la toma de decisiones hace que los controles del sistema sean adecuados en su diseo y estrictos en su funcionamiento. Caso contrario, implica la vulnerabilidad o poca confianza del sistema y, en consecuencia debilita los controles existentes y la efectividad de los mismos.

La organizacin y estructura del ente, el auditor debe analizar el organigrama de la entidad y observar si en este, se plantea las tareas y las responsabilidades en forma adecuada.(20)

4.5.-ENFOQUE DE AUDITORA ESPERADO

El enfoque de auditora consistir en definir la naturaleza alcance y oportunidad del trabajo, el enfoque ser determinado para cada componente o rubro examinado, la determinacin del enfoque ser efectuado en base a la evaluacin de los riesgos, el anlisis de la significatividad y

(20) pg. web: planificacin de auditoria operativa (21) Mg. Sc. Lic. Gabriel Vela Quiroga, AUDITORIA INTERNA UN ENFOQUE PROSPECTIVO

la evaluacin de los controles se indicar en forma preliminar general los procedimientos de auditora a ser aplicados, orientndolos a disminuir los factores de riesgo identificados.(20)

El desarrollo de enfoque efectivo y eficiente que responda a los riesgos determinados requiere la seleccin de procedimientos que proporcionen un nivel adecuado de satisfaccin de auditoria con la menor inversin posible de recursos.(21)

Se deber documentar en trminos generales los siguientes aspectos: a. El nivel de confianza planificada en los controles. b. Procedimientos especficos requeridos para las reas de mayor riesgo o para temas que requieran una atencin especial. c. Como se obtendr la confianza en los controles y si esto se realiza a travs de pruebas detalladas de cumplimiento de controles clave u otro tipo de procedimientos. d. La naturaleza general de los procedimientos sustantivos, especificando en trminos generales si sern procedimientos analticos o pruebas detalladas de las transacciones o saldos.

4.6.- APLICACIN DE MUESTREO

En esta seccin se documentan las pautas de aplicacin de muestreo, en los casos que sea conveniente, para revisar algn atributo de la actividad, rea o programa a ser examinado. A tal fin se consideran los lineamientos establecidos en el Procedimiento para la aplicacin del muestreo (22).

4.7.- TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA O FIRMAS DE AUDITORIA EXTERNA

Aqu se incluye un detalle de trabajos realizados por la Unidad de Auditora Interna y Firmas Consultoras externas relacionadas con la actividad, rea o programa a examinar. Mostrando que resultados tuvo la auditora (23). Este punto es importante porque nos sirve como informacin para el trabajo de auditoria a realizar.

4.8.- APOYO DE AUDITORA INTERNA

En esta seccin incluimos la percepcin sobre la calidad del control ejercido por la Unidad de Auditora Interna de la institucin auditada y el apoyo que puede dar en el desarrollo del trabajo. Adicionalmente, se consideran los resultados de la evaluacin de la Unidad de Auditora Interna realizad por la SCAI, en caso de haberse efectuado (24).

(20) pg. web: planificacin de auditoria operativa (21) Mg. Sc. Lic. Gabriel Vela Quiroga, AUDITORIA INTERNA UN ENFOQUE PROSPECTIVO (22)www.buenastareas.com/ensayos/Memorandum-De-Planificacion-De-Auditoria/907624.html (23)Normas de auditora operacional Planificacin 231 (24)Instructivo (I/AU-046) para la elaboracin del Memorndum de Planificacin de Auditora Operacional

4.9.- APOYO DE ESPECIALISTAS

En esta seccin se define si para el desarrollo de la auditora se requiere el apoyo de especialistas (25). En este punto se habla de peritos independientes, es decir apoyo de profesionales que no son auditores, pero que son muy importantes por si se encuentra algn hallazgo, como por ejemplo si se est haciendo la auditoria operativa a un hospital, se necesitara la ayuda de un mdico (26).

4.10.- ADMINISTRACIN DEL TRABAJO

Uno de los objeticos del auditor gubernamental es la administracin del tiempo bajo el criterio de costo/beneficio. Por lo tanto, es necesario considerar todas las deficiencias y problemas potenciales identificados, evaluando los tiempos reales requeridos para cada prueba de

auditora.

Este punto incluye un detalle del personal asignado en el F1, de acuerdo al siguiente formato:

Personal asignado Cargo Horas presupuestadas (27)

Tambin se detallara las distintas etapas en las que se desarrollara la auditora, indicando las fechas estimadas de inicio y conclusin. Adicionalmente se incluir quienes van a participar en la auditoria en funcin de su jefatura, es decir en funcin de su responsabilidad, estos mismos que firman este mismo MPA (28).

4.11.- PROGRAMA DE TRABAJO

Para evaluar las actividades, reas o programas se aplican programas desarrollados para el logro de los objetivos de la auditora (29).

(25)(27)(29) Instructivo (I/AU-046) para la elaboracin del Memorndum de Planificacin de

Auditora Operacional (26) Mg. Sc. Lic. Gabriel Vela Quiroga, AUDITORIA OPERATIVA (28) www.buenastareas.com/ensayos/Memorandum-De-Planificacion-De-Auditoria/907624.html

5.- CASO PRCTICODEL HOSPITAL DE LA MUJER

HOSPITAL DE LA MUJER
MEMORANDO DE PROGRAMACION DE AUDITORIA (MPA) AUDITORIA OPERACIONAL

INDICE GENERAL 1. TERMINOS DE REFERENCIA

2. INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCION Y SUS RIESGOS INHERENTES

3. AMBIENTE DE CONTROL

4. DETERMINACION DE LAS UNIDADES OPERATIVAS

5. PROBLEMAS POTENCIALES IDENTIFICADOS

6. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO

7. APLICACION DE MUESTREO

8. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Y POR FIRMAS DE AUDITORIA EXTERNA

9. APOYO DE AUDITORIA INTERNA DE LA ENTIDAD O DE LA ENTIDAD TUTORA

10. APOYO DE ESPECIALISTAS

11. ADMINISTRACION DEL TRABAJO

12. PROGRAMAS DE TRABAJO

HOSPITAL DE LA MUJER

MEMORANDO DE PROGRAMACION DE AUDITORIA

AUDITORIA OPERACIONAL

1. TERMINOS DE REFERENCIA

1.

Naturaleza y objetivo del trabajo

Naturaleza

En la Programacin de Operaciones Anual de la Contralora General de la Repblica para la gestin 2002, se ha programado realizar un relevamiento de informacin en el Hospital de la Mujer, dependiente de la Prefectura del Departamento de La Paz y del Gobierno Municipal de La Paz.

Como resultado de dicho relevamiento, se ha determinado efectuar una auditora operacional del Hospital de la Mujer. Trabajo que fue autorizado mediante Formulario de inicio de auditora (F1) N EL/OP31/O2 y memorndum N GD-L-MR/032/02, del 23 de mayo de 2002.

Objetivo

Evaluar el desempeo institucional del Hospital de la Mujer, en trminos de eficiencia, eficacia y economa, respecto a: a) La administracin de recursos humanos, b) La administracin hospitalaria, rea dentro de la cual evaluaremos la atencin hospitalaria y/o la administracin de la infraestructura, equipos, instrumental mdico y materiales y c) El Seguro Bsico de Salud.

1.

Principales responsabilidades a nivel de emisin de informes

Los informes que se emitirn como resultado de nuestro trabajo son:

a. Informe de auditora, relacionado con la evaluacin de las reas u operaciones sujetas a la auditora y que afectan la efectividad, economa y eficiencia del Hospital de la Mujer;

b. En caso de detectarse incumplimientos a la normatividad vigente, respecto a operaciones efectuadas durante el periodo de revisin, y segn el grado designificatividad, se emitir un informe con indicios de responsabilidad en los trminos establecidos por el artculo 77 de la Ley del Sistema de Control Fiscal y la Ley N 1178;

1.3 Alcance y metodologa de la revisin


Las pruebas para verificar la eficacia, eficiencia y economicidad de las operaciones en las reas de a) Administracin de Recursos Humanos, b) Administracin Hospitalaria (atencin hospitalaria y administracin de la infraestructura, equipos, instrumental mdico y materiales) y c) Seguro Bsico de Salud, correspondern a las realizadas por el Hospital de la Mujer, en el perodo comprendido entre el 1 de enero de 200X y el 31 de julio de 200X.

1. Normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo

Nuestro trabajo se realizar de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental (NAG) aprobadas mediante Resolucin CGR-1/064n CGR-1/064/2000, del 29 de septiembre de 2000 y considerar las siguientes disposiciones legales:

Ley de Administracin y Control Gubernamentales N 1178, del 20 de julio de 1990. Reglamento para el ejercicio de las Atribuciones de la Contralora General de la

Repblica, aprobado mediante Decreto Supremo N 23215, del 22 de julio de 1992. Reglamento de la Responsabilidad por la Funcin Pblica, aprobado mediante Decreto Supremo N 23318-A, del 3 de noviembre de 1992. Ley de Participacin Popular N 1551, del 20 de abril de 1994. Ley de modificaciones a la Ley de Participacin Popular N 1702, del 17 de julio de 1996. Ley de Descentralizacin Administrativa N 1654, del 28 de julio de 1995.

Decreto Supremo N 23813, del 30 de junio de 1994. El Decreto Supremo N 25233, del 27 de noviembre de 1998. El Decreto Supremo N 25265, del 31 de diciembre de 1998. Resolucin Ministerial N 0318, del 2 de agosto de 1999. Resolucin Municipal N 0152, del 28 de junio de 2000. Resolucin Ministerial N 0182, del 10 de mayo de 2001. Manual de Acreditacin de Hospitales de Bolivia, aprobado mediante Resolucin Secretarial N 0784, del 12 de agosto de 1994. Reglamento General de Hospitales, aprobado mediante Resolucin Ministerial N 028/97, del 3 de marzo de 1997. Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental, aprobadas mediante Resolucin CGR-1/070/2000, del 21 de septiembre de 2000.

1.

Actividades y fechas de mayor importancia

Actividades Etapa de planificacin Ejecucin de la auditora Preparacin de informes

Fechas (2)
(1) 12/06/0X al 30/06/0X 01/07/0X al 22/08/0X 23/08/0X al 17/09/0X

C. De acuerdo con el F1 N EL/OP31/Y02, el trabajo de auditora debi iniciarse el 03/06/0X, postergndose su inicio hasta el 12/06/0X, debido a que el personal mdico y administrativo del Hospital, acat el paro de actividades decretado por la Confederacin Sindical de Trabajadores en Salud de La Paz, por lo que el proyecto de informe tendra que ser entregado el 17/09/0X, para cuyo efecto se tramitar el F1 de modificacin de conclusin de auditora. D. Las fechas establecidas son tentativas y han sido determinadas en funcin a un desarrollo de tareas en condiciones normales. Situaciones extraordinarias (motivadas interna o externamente) puede alterar el cronograma previsto precedentemente.

2. INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCION Y SUS RIESGOS INHERENTES

Estructura organizativa y marco legal de la entidad

2.

Marco Legal

De acuerdo con los antecedentes histricos proporcionados por la Direccin del Hospital de la Mujer, el 20 de octubre de 1955, durante la presidencia del Dr. Vctor Paz Estensoro y estando como Ministro de Salud, el Dr. Julio Manuel Aramayo, fue inaugurado el Instituto de Maternidad Natalio Aramayo.

Posteriormente, el 7 de abril de 1994 se cambia la denominacin del Instituto de Maternidad Natalio Aramayo por el de Hospital de la Mujer, asignndole los predios que actualmente ocupa en la Avenida Saavedra N 2273, esta situacin es oficializada mediante la Resolucin Secretarial N 1075, del 19 de octubre de 1994, emitida por la Secretara Nacional de Salud, actual Ministerio de Salud y Previsin Social, en la que se resuelve crear el Hospital de la Mujer.

Por otra parte, con la promulgacin de la Ley de Participacin Popular N 1551, del 20 de abril de 1994, se establece en el artculo 13 de dicha Ley, la transferencia de la infraestructura fsica de los servicios pblicos de salud, a favor de los Gobiernos Municipales. Asimismo, de acuerdo con los artculos 6 y 14 de la Ley N 1551, as como en la Ley de modificaciones a la Ley de Participacin Popular N 1702, del 17 de julio de 1996, respectivamente, se establecen las siguientes competencias municipales:

Autorizar el uso de los ingresos generados por servicios de los centros hospitalarios para requerimiento de personal en las reas de administracin y de servicios en dichos centros, adicional a los establecidos en el Presupuesto General de la Nacin.

Dotar el equipamiento, mobiliario, material didctico, insumos y suministros, incluyendo medicamentos y alimentos en servicios de salud, administrando su uso, para un adecuado funcionamiento de la infraestructura y los servicios de salud.

Fiscalizar, supervisar y proponer el cambio o la ratificacin de las autoridades en el rea de la salud pblica.

Dotar y construir nueva infraestructura de salud.

En este marco, el artculo 20 del Decreto Supremo N 23813, del 30 de junio de 1994, que reglamenta la Ley de Participacin Popular, establece el nivel desconcentrado de los establecimientos de la red de servicios de salud constituidos por puestos y centros de salud, hospitales de distrito, hospitales especializados, hospitales de referencia o complejos hospitalarios, en los que la gestin tcnico-administrativa est a cargo de las

instancias sectoriales. Por su parte, la Ley de Descentralizacin Administrativa N 1654, del 28 de julio de 1995, en su artculo 5 inciso g), establece como atribucin de las Prefecturas la administracin, supervisin y control, por delegacin del Gobierno Nacional, de los recursos humanos y las partidas presupuestarias asignadas al funcionamiento de los servicios personales de salud. Dentro de este marco de antecedentes, en el inciso d) del artculo 5 del Decreto Supremo N 25233, del 27 de noviembre de 1998, se define la autonoma de gestin de hospitales de tercer nivel e institutos nacionales, de manera que stos cuenten con un directorio responsable de definir los planes institucionales, la gestin tcnico-administrativa, el manejo de los recursos humanos, materiales y financieros; en concordancia con las polticas y normas del Sistema Nacional de Salud y lo dispuesto por la Ley N 1551 y sus reglamentos, debiendo estar integrado dicho directorio por cinco miembros; el Director del Servicio Departamental de Salud, un representante del Gobierno Municipal que ejerce el derecho propietario de la infraestructura, un representante de la Universidad, un representante de la comunidad y el Director de la Institucin. Posteriormente, mediante Resolucin Ministerial N 0318, del 2 de agosto de 1999, se encomienda a la Prefectura del Departamento de La Paz, a travs del Servicio Departamental de Salud, delegar la administracin de los recursos humanos a los directores ejecutivos de los hospitales de tercer nivel de atencin e institutos nacionales dentro del proceso de gestin autnoma y al Gobierno Municipal de La Paz, la desconcentracin de los fondos generados por cada uno de los hospitales e institutos de tercer nivel, para que sean administrados con autonoma por los directores de dichos hospitales e institutos bajo las normas legales y administrativas correspondientes. Finalmente, mediante Resolucin Municipal N 0152, del 28 de junio de 2000, se constituye el Directorio del Complejo Hospitalario de Miraflores, conformado de acuerdo con lo establecido en el inciso d) del Decreto Supremo N 25233 citado, y del que forma parte el Director del Hospital de la Mujer.

2. Estructura organizativa

El Hospital de la Mujer, se encuentra operando bajo la siguiente estructura organizativa, la que no se encuentra aprobada por el Directorio del Complejo Hospitalario, el Gobierno Municipal de la Paz y el Servicio Departamental de Salud (SEDES):

Nivel Directivo: Nivel de Asesoramiento:

Direccin Asesora Legal Auditora Interna Comit Tcnico-Administrativo Comit Docente Asistencial

Nivel Ejecutivo:

Jefatura de Obstetricia Jefatura de Ginecologa

Jefatura de Neonatologa Jefatura de Docencia e Investigacin Jefatura de Quirfano Jefatura de Enfermera Jefatura de Administracin Nivel Operativo: Personal de apoyo del rea administrativa Personal mdico y de enfermera

2.

Principales segmentos de la entidad, actividad, rea o programa

Los principales segmentos del Hospital de la Mujer y que tienen relacin directa con la naturaleza de sus actividades lo constituyen las Unidades de Neonatologa, Ginecologa y Obstetricia, a travs de las cuales, y de conformidad con la Resolucin Secretarial N 1075, del 19 de octubre de 1994, mediante la cual se resuelve crear el Hospital de la Mujer, deber cumplir con los siguientes fines definidos en los incisos a) al c) de dicha Resolucin:

Promocionar, proteger y recuperar la salud de la mujer. Identificar los factores de riesgo reproductivo que amenaza su salud. Detectar y tratar oportunamente patologas que afectan la salud de la Mujer.

2. Principales actividades o servicios

Las principales actividades del Hospital de la Mujer, se orientan a la prestacin de servicios de salud en las especialidades del Ginecologa, Obstetricia y Neonatologa, prestaciones que incluyen la atencin en consulta externa, hospitalizacin, quirfano y servicios de apoyo como el de ecografa.

2. Organismos y entidades vinculadas

El Hospital de la Mujer, como centro de tercer nivel de atencin en salud, tiene relacin con las siguientes entidades: Gobierno Municipal de La Paz, por cuanto de conformidad con la Ley de Participacin Popular N 1551, del 20 de abril de 1994, la infraestructura fsica del Hospital de la Mujer, es de propiedad de esta instancia, la misma que adems, de acuerdo con los artculos 6 y 14 de la Ley N 1551 y la Ley de modificaciones a la Ley de Participacin Popular N 1702, del 17 de julio de 1996, tiene las siguientes competencias:

Autorizar el uso de los ingresos generados por servicios de los centroshospitalarios para requerimiento de personal en las reas de administracin y de servicios en dichos centros, adicional a los establecidos en el Presupuesto General de la Nacin. Dotar el equipamiento, mobiliario, material didctico, insumos y suministros, incluyendo medicamentos y alimentos en servicios de salud, administrando su uso, para un adecuado funcionamiento de la infraestructura y los servicios de salud. Fiscalizar, supervisar y proponer el cambio o la ratificacin de las autoridades en el rea de la salud pblica. Dotar y construir nueva infraestructura de salud.

Prefectura del Departamento de La Paz, cuya atribucin de acuerdo con el artculo 5 inciso g) de la Ley de Descentralizacin Administrativa N 1654, del 28 de julio de 1995, es la administracin, supervisin y control, por delegacin del Gobierno Nacional, de los recursos humanos y las partidas presupuestarias asignadas al funcionamiento de los servicios personales de salud, tarea que a partir de la promulgacin del Decreto Supremo N 25060, del 2 de junio de 1998, es cumplida por el Servicio Departamental de Salud (SEDES).

Ministerio de Salud y Previsin Social, que de conformidad con el artculo 5 inciso e) del Decreto Supremo N 25233, del 27 de noviembre de 1998, se constituye en el rgano rector normativo de la gestin de salud a nivel nacional, responsable de formular estrategias, polticas planes y programas nacionales.

Complejo Hospitalario de Miraflores, cuyo Directorio de acuerdo al artculo 5 inciso d) del Decreto Supremo N 25233, del 27 de noviembre de 1998, es responsable de definir los planes institucionales, la gestin tcnico-administrativo, el manejo de recursos humanos, financieros y materiales, en concordancia con las polticas y normas del Sistema Nacional de Salud, bajo contratos de gestin con el SEDES y lo dispuesto por la Ley N 1551 y sus reglamentos.

Universidad Mayor de San andrs, instancia con la cual el Ministerio de Salud y Previsin Social, en el marco de la articulacin e interaccin comunitaria y de investigacin entre instituciones de educacin superior y servicios de salud y municipios, ha firmado el convenio interinstitucional para el establecimiento de normas de integracin docente asistencial e investigacin, el 27 de octubre de 1998, cuya vigencia es de 10 aos.

2. Principales fuentes de generacin de recursos

Los recursos del Hospital de la Mujer provienen de la prestacin de servicios de salud, as como de las prestaciones comprendidas dentro del Seguro Bsico de Salud, de acuerdo al siguiente detalle: Recursos Percibidos Gestin 2001 Al 30/04/02

Gestin 2001 Descripcin Seguro Bsico de Salud Ingresos Propios Total Bs 1.289.082 756.963 2.046.045

Al 30/04/02 Bs 295.126 217.469 512.595

Fuente de informacin: Ejecucin Presupuestaria gestin 2001 y de enero a abril de 2002. De acuerdo con el artculo 41, del Decreto Supremo N 24447, del 20 de diciembre de 1996, Reglamentacin Complementaria a las Leyes de Participacin Popular y Descentralizacin Administrativa, se establece que con recursos provenientes de los servicios que prestan los centros hospitalarios y de salud, as como, con recursos municipales de participacin popular (coparticipacin tributaria) y de generacin local, sern cubiertos los siguientes items: suministro de medicamentos, insumos y suministros mdicos, mantenimiento y conservacin de equipos mdicos, servicios bsicos de energa elctrica, agua potable, telfono y limpieza de los establecimientos de salud, mantenimiento de la infraestructura de los centros de salud, construccin de infraestructura mdica y equipamiento, material de escritorio y capacitacin de recursos humanos municipales, sin embargo, esta previsin no se cumple, salvo por el pago de servicios de agua potable y energa elctrica, los que durante la gestin 2001, fueron cubiertos por el Gobierno Municipal de la Paz, en los importes de Bs161.185 y Bs206.388, respectivamente, en el marco del acta de compromiso entre el Gobierno Municipal de La Paz y los Directores de Hospitales del Complejo de Miraflores para la implementacin de la Gestin Autnoma de Hospitales, suscrita el 29 de diciembre de 2000.

Los montos presupuestados y ejecutados para gastos de funcionamiento e inversin (con recursos generados por ingresos propios y del Seguro Bsico de Salud), en las gestiones 2000 y 2001, son los siguientes:

Grupo

Gestin 2000 Presupuestado Ejecutado Bs Bs 377.411 % 58

Gestin 2001 Presupuestado Ejecutado Bs 560.026 1.798.471 533.230 2.891.727 Bs 548.669 % 98

10000 Servicios Personales 20000 Servicios No personales 30000 Materiales y Suministros 40000 Activos Reales Totales

650.034 1.763.305 250.811 2.664.150

1.508.717 86 44.285 18 1.930.413 72

1.430.788 80 66.588 12 2.046.045 71

Fuente: Ejecucin presupuestaria de gastos del Hospital de la Mujer.

2.

Estructura gerencial

La estructura gerencial del Hospital de la Mujer, se encuentra conformada de la siguiente manera: Documento de Fecha de Antigedad designacin designacin al 30/05/02 Memorndum N 1665/2000 01/09/2000 1 ao, 8 meses

Cargo David F. Asturizaga Rodrguez

Director Mdico

Administrador

Jhonny Garca Aylln

Memorndum N 0172/2001

08/02/2001 Jefe de Personal Memorndum N Vernica Sotomayor 1222/02 Mausolf

1 ao, 2 meses

12/04/2002

1 mes

Jefe de Estadstica

Rosemberg Rodrguez Morn

Memorndum J.P 034/2000

20/07/2000

1 ao, 10 meses

Jefe Servicio Ginecologa

Felipe Valdz Ros

Memorndum N 67/2001

21/05/2001 1 ao 21/05/2001 1 ao 21/05/2001

Jefe Servicio Anestesiologa

Hugo Prez Garca

Memorndum N 66/2001

Jefe Servicio Enseanza e Investigacin Jefe Servicio de Neonatologa

Segundino Ortega Alvarado

Memorndum N 65/2001

1 ao 01/11/2001 6 meses

Manuel Diaz Villegas Memorndum N 79/2001 Edgar TorricoAmeller Memorndum N 80/2001 24/05/1994 01/11/2001

Jefe Servicio de Obstetricia

6 meses

Jefe de Trabajo Social

Fanny Calle Valenzuela

8 aos

Social

Memorndum N 792/94

Fuente de informacin: Files del personal proporcionados por el administrador del Hospital

2.

Informacin que se emite tanto para uso externo como interno

El Hospital de la Mujer a travs de los Sistemas de Informacin Hospitalaria (SIH) e Informacin Gerencial (WINSIG), emite informacin estadstica, respecto a tipos de consulta atendidas, por edad y sexo; servicio segn tipo de consulta; servicio segn edad y sexo; diagnstico segn tipo de consulta; morbilidad segn tipo y edad; rendimiento por servicio y mdico; 10 primeras causas por edad; censo de hospitalizacin; 10 primeras causas de egreso; admisin y egreso por servicios de neonatologa, ginecologa y obstetricia; tamao de las cirugas por edad, sexo y servicio; 10 primeras causas por edad; etc., as como, un resumen de los principales indicadores de salud, como ndices de concentracin, ocupacional, de rotacin, promedio de das de estancia, intervalo de sustitucin, costo por paciente, total pacientes egresados, entre otros. Esta informacin es remitida en forma mensual al Servicio Departamental de Salud (SEDES) para efectos de alimentar el Sistema Nacional de Informacin en Salud (SNIS), a cargo de los niveles departamental y nacional.

Adicionalmente, a travs del Sistema de Informacin Perinatal (CLAP), emite informacin estadstica sobre el nmero de embarazadas atendidas y los principales problemas en los embarazos, la que es utilizada al interior del Hospital, para fines de investigacin sobre las causas de dichas complicaciones y la mejora continua en la atencin a mujeres embarazadas que recurren al Hospital.

El rea administrativa del Hospital de la Mujer, emite en forma mensual informacin sobre la ejecucin presupuestaria de recursos y gastos, tanto por ingresos propios como por el Seguro Bsico de Salud, el comportamiento de las recaudaciones, conciliaciones y movimiento de la cuenta bancaria, que es remitida a la Direccin de Salud Municipal, dependiente del Gobierno Municipal de la Paz, para fines de control.

2.

Factores externos que puedan afectar las operaciones

Resultado del relevamiento de informacin, identificamos los siguientes factores externos que afectan las operaciones en el Hospital de la Mujer:

La declaratoria de huelgas, paros y movilizaciones constantes del personal del sector salud, que provoca la paralizacin de las actividades en los diferentes centros y hospitales del sector, incluyendo el Hospital de la Mujer.

Demoras excesivas en el reembolso por parte del Gobierno Municipal de La Paz, en favor del Hospital de la Mujer de los recursos generados por la prestacin de servicios de salud en el marco del Seguro Bsico de Salud, constituyndose ste, en el principal ingreso del Hospital, por cuanto representa el 63% del total de sus ingresos, lo que le impide al Hospital contar con la liquidez suficiente para la reposicin de los insumos necesarios para cumplir con estas prestaciones y otras que ofrece el Hospital.

El Hospital de la Mujer, no recibe el apoyo econmico del Gobierno Municipal de La Paz, con excepcin del Seguro Bsico de Salud, relacionados con recursos de coparticipacin tributaria, previsto en el artculo 41, del Decreto Supremo N 24447, del 20 de diciembre de 1996, Reglamentacin Complementaria a las Leyes de Participacin Popular y Descentralizacin Administrativa, aspecto que se describe con mayor detalle en el punto 2.6, del presente documento.

3.

AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control en el Hospital de la Mujer no es el ms adecuado, situacin que incide en el nivel de eficacia, eficiencia y economicidad de las operaciones, debido a los siguientes aspectos:

El Hospital de la Mujer, no cuenta con un Cdigo de Etica institucional, que defina los valores y principios que deben regir la conducta de los servidores pblicos (del rea tcnica como administrativa), en el ejercicio de sus funciones, situacin que se agrava por cuanto, no existe evidencia documentada que demuestre que la Unidad de Personal ni el SEDES, hubiesen procedido a comunicar en forma expresa las incompatibilidades y prohibiciones para el ejercicio de la funcin pblica, as como, los Reglamentos Internos de Personal del Servicio Departamental de Salud (SEDES) y del Ministerio de Salud y Previsin Social, y en consecuencia el personal del Hospital desconoce las reglas disciplinarias y las sanciones correspondientes que tendran que ser aplicadas en caso de su incumplimiento.

La Direccin del Hospital, no ha previsto mecanismos formales e informales para obtener informacin de las diferentes unidades organizacionales del Hospital, sobre sus actividades y/o problemas existentes, para fines de ser utilizada para la toma de decisiones, lo que lleva a deducir que las acciones adoptadas por la Direccin no responden a un proceso de planificacin. Al respecto, cabe sealar que si bien, a travs de las reuniones semanales del Comit Tcnico-Administrativo, conformado por el Director del Hospital como Presidente, los jefes de los diferentes servicios y el Administrador y ocasionalmente a travs de correspondencia recibida, la Direccin toma conocimiento de problemas relacionados por ejemplo con la prdida de equipos y materiales, el traslado arbitrario de bienes, problemas de personal y otros, no obstante, no existe evidencia que demuestre que la Direccin y/o dicho Comit, hubiesen adoptado medidas tendientes a

solucionar los problemas detectados.

La Direccin del Hospital de la Mujer, no ha otorgado la importancia debida a las tareas de control interno y externo posterior, por lo siguiente:

Si bien, mediante nota N 033/2001 D.H.M., del 2 de febrero de 2001, la Direccin cumpli con la remisin, al Servicio Departamental de Salud (SEDES), del cronograma de implantacin de recomendaciones del informe de auditora NEX/OP05/L99-01, emitido por la Contralora General de la Repblica; sin embargo, no se ha previsto el seguimiento sobre la realizacin de las tareas previstas para implantar las recomendaciones que corresponden al Hospital. Situacin similar ocurre con las recomendaciones emergentes del informe de auditora N UAI/006/2000, del 12 de mayo de 2000, relativo al control de asistencia del personal asignado al Hospital, emitido por la Unidad de Auditora Interna del Servicio Departamental de Salud (SEDES). La Direccin del Hospital no ha proporcionado las condiciones mnimas necesarias para el ejercicio de las funciones del auditor interno; tal es as, que no se le ha dotado de un ambiente fsico, por lo que actualmente se encuentra ocupando un escritorio en la Oficina de Personal, adems de no disponer de los recursos materiales y logsticos necesarios, tales como equipo de computacin, mobiliario y materiales para el desarrollo de su trabajo en condiciones apropiadas y con la calidad requerida. La importancia del trabajo realizado por dicho profesional, no ha sido comunicada en forma expresa al personal del Hospital, para fines de que se le preste la mayor colaboracin, ni se ha instruido el acceso irrestricto que este debe tener a toda informacin, documentacin e instalaciones del Hospital.

En el Hospital de la Mujer, no se encuentran implementados de manera ntegra los Sistemas de Administracin y Control Gubernamentales, habindose establecido durante el relevamiento de informacin, las siguientes deficiencias en los diferentes sistemas como ser: observaciones en el contenido del Plan Estratgico Institucional y los Programas Operativos Anuales 2001 y 2002 y los correspondientes presupuestos, falta de formalizacin y errores en la diagramacin del organigrama vigente, as como la falta de actualizacin y complementacin del Manual de Organizacin y Funciones y/u otros mecanismos a travs de los cuales se podran asignar las funciones y responsabilidades a los funcionarios como hojas de ruta, memorndums, y otros, es evidente, tambin, la falta de instrumentos mnimos de gestin, como manuales de procedimientos que garanticen la adecuada administracin de los Recursos Humanos, en cuanto a procesos de contratacin, induccin, evaluacin, capacitacin y registro del personal, la administracin de bienes disponibles y la de los recursos financieros, que afectan a las tareas de elaboracin y emisin de la informacin preparada en el marco de los sistemas de Tesorera y Crdito Pblico, Presupuestos y Contabilidad.

Las situaciones comentadas precedentemente demuestran la existencia de un alto riesgo de control.

4.

DETERMINACION DE UNIDADES OPERATIVAS

Considerando la naturaleza de las actividades Hospital de la Mujer, se han determinado las siguientes unidades operativas, cuya contribucin a travs de los servicios prestados en cada caso, sern objeto de evaluacin durante nuestra auditora de acuerdo al enfoque definido y que se encuentra expuesto en el punto 6 del presente documento:

Unidad de Obstetricia, servicio que contempla la atencin a mujeres en edad frtil (15 a 49 aos), control prenatal, atencin del parto, control post natal y atencin del nio, lactancia materna, vacunas toxoide tetnico a las madres y BCG al recin nacido.

Unidad de Ginecologa, servicio que contempla la atencin de mujeres en edad reproductiva (15 a 49 aos), deteccin precoz de cncer crvico uterino (PAP), planificacin familiar, deteccin de infecciones de transmisin sexual, atencin de enfermedades de la mujer, vacuna toxoide tetnico.

Unidad de Neonatologa, servicio orientado a recin nacidos hasta los 30 das, terapia intensiva neonatal, terapia intermedia, atencin del neonato infectado y neonato prematuro.

Unidad de Administracin, responsable de la organizacin interna del Hospital y la administracin de los recursos humanos, materiales y financieros, que son utilizados y/o que emergen de la prestacin de servicios de salud.

5.

PROBLEMAS POTENCIALES IDENTIFICADOS

Sobre la base del relevamiento de informacin efectuado, cuyos resultados se exponen en el Informe N EL/RP01/A02-M1, se han identificado los siguientes problemas que afectan la efectividad de los controles administrativos y a la implementacin de los Sistemas de Administracin y Control, relevantes a los fines de las reas objeto de nuestra evaluacin:

Los procesos de contratacin del personal eventual, contratado por el Hospital, en el marco de lo dispuesto en el artculo 14 de la Ley de modificaciones y ampliaciones a la Ley de Participacin Popular N 1702, del 17 de julio de 1996, no se enmarcan dentro de lo establecido en el artculo 18 de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Personal, por cuanto, se trata de designaciones directas.

Los mecanismos de control de asistencia y permanencia de personal disponibles, no son efectivos, situacin que no garantiza que el personal en funciones cumpla con la carga horaria asignada, con efecto en el nivel de logro de los objetivos del Hospital, a lo que se suma la falta de personal en los servicios de Trabajo Social y Ecografa, para cubrir en forma continuada 24 horas de atencin ininterrumpida.

No se tienen definidas medidas de control de los bienes disponibles, especialmente de aqullos que llegan como donaciones, que en ocasiones son recibidos por personal ajeno al rea administrativa, habindose producido constantes prdidas de bienes y materiales, hechos sobre los cuales no se han adoptado acciones tendientes a revertir tal situacin.

Almacenes no mantiene inventarios y/o reportes ntegros sobre los materiales en existencia en el Hospital, por cuanto parte de dicho material se encuentra registrado en los inventarios y reportes que mantiene el Encargado de Bienes y viceversa, situacin que podra dar lugar al sobredimensionamiento de los materiales y activos existentes o debilidades en su control.

Las entregas de activos a las diferentes unidades del Hospital y/o servidores pblicos, no se hacen efectivas a travs de actas de entrega, donde se detallen las caractersticas y estado de los mismos, as como, no se tiene previsto que su devolucin se realice previo inventario, debidamente firmado por el Encargado de Bienes.

El arancel de precios vigente de los servicios prestados, no emerge de un estudio de costos y se desconoce si el mismo se encuentra aprobado por las instancias correspondientes.

No se cuenta con servicios indispensables para el funcionamiento de un centro de tercer nivel de atencin, como emergencias con atencin de 24 horas, laboratorio clnico y terapia intensiva, entre otros.

La infraestructura y equipamiento disponible, no ofrecen las condiciones adecuadas para la prestacin de servicios de salud en trminos de seguridad y comodidad del pblico usuario.

No existe una adecuada sealizacin sobre la ubicacin de las diferentes reas con que cuenta el Hospital, as como, no se han previsto medidas de seguridad para los pacientes y pblico que visita las instalaciones del nosocomio.

Las prestaciones previstas en el marco del Seguro Bsico de Salud, son limitadas y no cubren todas las prestaciones necesarias para el tratamiento de las pacientes hasta su recuperacin total, por lo que los familiares de las pacientes y el propio Hospital, deben cubrir los excedentes.

Los reembolsos por parte del Gobierno Municipal de La Paz, a favor del Hospital, por concepto de las prestaciones de salud en el marco del Seguro Bsico de Salud, se realizan con excesiva demora, lo que no le permite contar al Hospital con la liquidez necesaria para la reposicin de insumos necesarios para continuar con las prestaciones de servicios.

6.

ENFOQUE DE LA AUDITORIA

Efectuaremos la auditora operativa considerando la metodologa descrita en el anexo N 1, sobre la base de la misma hemos preparado programas de trabajo en las siguientes reas identificadas que en nuestra opinin tienen mayor impacto en el desempeo Institucional del Hospital de la Mujer, que se adjuntan en el presente documento:

a. Administracin de Recursos Humanos

Evaluaremos en qu medida el Hospital est contribuyendo en brindar eficaces servicios de salud a mujeres y neonatos a travs de una adecuada administracin y control de sus recursos humanos.

Evaluaremos la suficiencia cuantitativa y cualitativa del personal mdico, paramdico, administrativo y manual respecto al nivel de necesidades existente en el Hospital, as como, su razonabilidad respecto al demanda de pacientes (consulta externa y hospitalizada), para garantizar un servicio eficiente.

b. Administracin hospitalaria, esta rea abarcar los siguientes componentes: Administracin de la infraestructura, equipos, instrumental mdico y materiales

Evaluaremos si la infraestructura del Hospital responde a la demanda y necesidades del Hospital.

Evaluaremos la suficiencia y disponibilidad de los equipos,


instrumental mdico y materiales.

Evaluaremos si el Hospital controla el manejo, uso y disposicin de la infraestructura, equipos, instrumental mdico y materiales.

Evaluaremos el proceso de administracin y control de las donaciones recibidas en el Hospital y si las mismas son utilizados para las prestaciones de salud dentro del Hospital.

Atencin Hospitalaria Evaluaremos si la capacidad del Hospital permite garantizar la atencin de la demanda de pacientes existente. Evaluaremos la calidad de la atencin ofrecida.

Evaluaremos la razonabilidad de los precios ofrecidos por las diferentes prestaciones.

Evaluaremos el perjuicio que representa para el Hospital y el pblico usuario los constantes paros y huelgas del sector salud.

c. Seguro Bsico de Salud

Evaluaremos la cobertura de las prestaciones, ofrecidas por el Hospital de la Mujer, en el marco del Seguro Bsico de Salud, su suficiencia y la oportunidad con que el Gobierno Municipal de La Paz, efectiviza el reembolso de los importes comprometidos por estas prestaciones a favor el Hospital y su efecto en el nivel de las operaciones del Hospital de la Mujer.

Por otra parte, como complemento a nuestro trabajo, evaluaremos el grado de implantacin de los Sistemas de Administracin y Control Gubernamentales del Hospital de la Mujer, para lo cual se considerar los resultados del relevamiento de informacin descritos en el Informe N EL/RP01/A02-M1.

7.

APLICACION DE MUESTREO

Considerando la naturaleza y objetivos de nuestra auditora en la revisin de algn atributo de las reas a evaluar, se seleccionar una muestra basada en las siguientes condiciones:

El tamao de la muestra ser definido de acuerdo al tamao de la poblacin, concentracin o dispersin de datos, cuya revisin estar en el rango del 25% al 50%.

El mtodo a aplicar ser a criterio y la seleccin de la muestra ser al azar.

8. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Y POR FIRMAS DE AUDITORIA EXTERNA

La Unidad de Auditora Interna del Hospital de la Mujer, es una unidad de reciente creacin y a la fecha de elaboracin del presente memorndum, no ha emitido ningn informe relacionado con las reas a evaluar.

Por su parte, la Unidad de Auditora Interna del Servicio Departamental de Salud (SEDES), institucin de la que depende el Hospital de la Mujer, durante el perodo comprendido entre el 1 de enero de 2000 y el 31 de mayo de 2002, emiti el informe N UAI/006/2000, del 12 de mayo de 2000; sobre la auditora del control de asistencia del personal asignado al Hospital, el mismo que ser considerado en la presente auditora al estar relacionado con el rea de administracin de recursos humanos a evaluar.

9. APOYO DE AUDITORIA INTERNA DE LA ENTIDAD O DE LA ENTIDAD TUTORA

A partir de noviembre de 2001, el Hospital de la Mujer cuenta con un auditor interno, el Lic. Nery Felipe Calle Cossio, quien est ejerciendo esta labor sin contar con las condiciones mnimas de infraestructura y disponibilidad de recursos materiales y logsticos, as como, con el apoyo de la Direccin, al no haberse comunicado en forma expresa la importancia del trabajo de dicho profesional y/o instruido el acceso irrestricto que ste debe tener sobre toda la documentacin, informacin e instalaciones del Hospital, razn por la cual, para la ejecucin del trabajo, no se ha previsto la posibilidad de contar con este apoyo.

Al respecto, cabe sealar que, al ser Auditora Interna una unidad de reciente creacin en el Hospital, la Gerencia de Auditoras Internas de la Gerencia Departamental de La Paz, no efectu la evaluacin de dicha unidad.

10.

APOYO DE ESPECIALISTAS

De ser necesario, dependiendo de los hallazgos que se identifiquen y en funcin a nuestras necesidades, requeriremos el apoyo de la Gerencia de Servicios Legales, dependiente de la Gerencia Departamental de La Paz.

11.

ADMINISTRACION DEL TRABAJO

A continuacin sealamos el personal y tiempo asignado para el desarrollo de nuestro trabajo:

Cargo

Nombres

Horas Presupuestadas

Subcontralora Gerente Departamental Gerente de auditora Supervisor Auditor Total

Lic. Silvia Alba Mercado Lic. Fidel Quisbert Condori Lic. Denisse Castro Serpa Lic. Rosario Arancibia Pereira Lic. Sonia Velasquez Bozo

4 6 140 460 392 1.002

12.

PROGRAMAS DE TRABAJO

Para el logro del objetivo de auditora que se encuentra detallado en el punto 1.1 del presente documento, se aplicarn los siguientes programas de trabajo:

Administracin de Recursos Humanos. Administracin Hospitalaria.

Administracin de la infraestructura, equipos, instrumental mdico y materiales. Atencin Hospitalaria

Seguro Bsico de Salud.

6.-CASO PRACTICO SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS

SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS AUDITORIA OPERATIVA GESTIN 2005 INTRODUCCION El propsito del presente trabajo de investigacin es demostrar que la Auditoria Operativa se constituye en un instrumento muy importante para evaluar la eficiencia, eficacia y economa de una entidad, como as tambin la legalidad de sus operaciones, sea la entidad pblica o privada. La importancia que ha adquirido en los ltimos tiempos la Auditoria Operativa como instrumento de evaluacin y control en empresas pblicas y privadas motivo a estas entidades que se interesan a que se practiquen estas auditoras, para poder conocer las causas que originan los resultados obtenidos al cierre de cada gestin. Las Auditorias Operativas pueden efectuarse a toda la entidad o en una determinada rea en particular dependiendo de las necesidades del ente sujeto de evaluacin; en el presente trabajo

para demostrar la importancia de la misma, en la segunda parte del temario tentativo, vale decir en el diagnstico , se realizar una evaluacin operativa en la unidad de observacin; es decir, al departamento de mantenimiento del Servicio Departamental de Caminos (S.D.C), como complemento del trabajo de investigacin. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Para identificar a priori las deficiencias de la unidad de observaciones me permito plantear las siguientes interrogantes: La entidad cumple con la planificacin efectuada para cada gestin? Es adecuada la planificacin y es ptimo el nivel de organizacin, direccin y control? Utiliza la entidad los recursos humanos y materiales con eficiencia, eficacia y economa? Las interrogantes planeadas nos permiten encontrar de forma previa lo siguiente: Por la informacin recibida de los usuarios directos de los caminos, como ser los transportistas y los pasajeros, el estado actual de los caminos presenta serias deficiencias. Tosa la informacin recibida nos hace suponer que existen problemas en la planificacin, organizacin, direccin y control de las operaciones de la entidad. En sntesis, se puede afirmar a priori que las actividades del departamento de mantenimiento no se cumplen con la efectividad, eficiencia y economa. HIPTESIS La falta de una buena planificacin, una adecuada organizacin, direccin, y un eficiente control hacen que la entidad no logre sus objetivos de acuerdo a lo programado OBJETIVOS General Demostrar la importancia y utilidad de la Auditoria Operativa para la gerencia de cualquier entidad Demostrar la importancia de la Auditoria Operativa en la medicin o evaluacin del grado de eficiencia de la entidad en la realizacin de sus operaciones destacando reas crticas para su posterior mejoramiento. Especficos Analizar los elementos bsicos de la administracin para realizar una evaluacin del cumplimiento de los mismos Evaluar el cumplimiento de las polticas, normas y procedimientos prescritos por la entidad Estudiar y evaluar los sistemas de comunicacin internos entre los ejecutivos y el personal Determinar si existen elementos informales que impiden una administracin eficiente. ALCANCE Y LIMITACIONES El estudio se efectuar a las operaciones que se desarrollan actualmente y se extendern si es necesario a operaciones pasadas para hacer comparaciones si el caso aconseja. En nuestro caso particular, analizamos las actividades en el departamento de mantenimiento y algunos de los departamentos directamente relacionados como el departamento de Maquinaria y equipo METODOLOGIA En la realizacin del presente trabajo de investigacin se aplicarn los siguientes mtodos.

El Mtodo Deductivo, puesto que se utilizar los principios y normas de Auditoria Operativa que nos permitan analizar y evaluar los sistemas administrativos del departamento de mantenimiento, partiendo de lo general a lo particular. El Mtodo Inductivo, nos permite la observacin directa de los hechos y relaciones en la actividad administrativa, partiendo de un hecho aislado para llegar a conclusiones generales. Por otra parte, a travs del Mtodo Analtico estudiaremos al departamento, en cada una de sus acciones y con ayuda del mtodo cientfico lograremos una sntesis de la informacin captada, la cual permitir obtener una conclusin trabajo realizado. DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO N PROGRAMA PROPOSITO DEL PROGRAMA El propsito del programa es obtener informacin general y documentada sobre las actividades realizadas por la empresa, como paso inicial para continuar con el proceso de valuacin. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Informacin a Obtener: Obtenga informacin sobre el origen legal de la entidad. Identifique y obtenga copias de disposiciones legales y otras normas bajo las cuales las actividades son conducidas. Historia, Antecedentes y Objetivos: Prepare un relato de la historia, antecedentes y objetivos de cada una de las actividades del departamento de mantenimiento. I II 1 2 3 4 5 6 7 III 1 2 3 Organizacin: Obtener copia del organigrama, manual de funciones, reglamentos internos, otros. Identifique en estas copias o prepare desde el comienzo exposiciones breves que muestren: Divisin de deberes y responsabilidades Principales delegaciones de autoridad Establecer se dichos instrumentos de organizacin estn debidamente aprobados y actualizados. Recursos Involucrados en las Actividades: Haga un resumen breve de la naturaleza, inversin y ubicacin de los recursos empleados en las actividades. Poltica General: Obtenga copias o prepare resmenes de la poltica general aplicable en la comunicacin de la informacin y en la realizacin de actividades. Evaluacin del Control Interno: FECHA REF.

3 4 5

Realice la evaluacin del control interno en las reas que estudiarn en profundidad. Determine cules son los registros existentes en Contabilidad MTODO DE LA RECOLECCIN DE LA INFORMACIN Renase con funcionarios administrativos que puedan precisar las fuentes de informacin. Vaya a las fuentes sealadas y a otras que pueda ser tiles para la obtencin de la informacin. Lleve a cabo entrevistas con el funcionario responsable de las actividades bajo examen. Examine: Estatutos de la Empresa Archivos de Legislacin de la Empresa Informes Internos o Externos elaborados por o para la Empresa Planes de re-organizacin Manual de funcionamiento Evale el sistema de Control Interno a travs de Cuestionario.

SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 Memorndum de Inspeccin Julio 2005 El 2 de julio a horas 8 A.M. del presente ao se llev a cabo la visita a las oficinas del Servicio Departamental de Caminos en la ciudad de Tarija, ubicada en la Calle Mndez N 025 del Barrio el Molino, pudiendo constatar que en las instalaciones de la misma se desarrollan las actividades de personal administrativo y del personal tcnico, stos ltimos son los que se ocupan del mantenimiento de la maquinaria y equipo. El personal que realiza las funciones de mantenimiento de las carreteras normalmente trabaja fuera de la ciudad, en los campamentos destinados para ello y en las residencias. Tambin se llev a cabo las visitas a las instalaciones de la residencia de Villamontes en fecha 2 de julio de 2005, habiendo prolongado dicha visita hasta en 10 de julio del mismo ao, con la finalidad de observar cmo se desarrollan las actividades en la misma. El encargado del campamento Sr. Cesar Ortega tuvo la gentileza de acompaar a las inspecciones y dar explicaciones a algunos puntos analizados. De las observaciones realizadas se pudo obtener la siguiente informacin: La residencia de Villamontes cuenta con un complejo de edificio el que consta de 5 mdulos construidos y completamente amoblados las necesidades y a las funciones que cumple cada mdulo, por ejemplo dos mdulos, los ms antiguos sirven como dormitorios a los trabajadores que permanecen en la mayor parte del ao, otro mdulo est destinado a la cocina, comedor almacn para los trabajadores, otro est dispuesto para las oficinas de administracin del campamento;

Otro mdulo realizan las veces de alojamiento a los empleados administrativos o tcnicos que estn de paso por el campamento. Toda y cada una de las dependencias de la residencia, como los objetivos que se encuentran en ellas, estn bajo la responsabilidad del Ing. Residente, el encargado del campamento y el sereno. SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 ENTREVISTA N 1 Asunto: Historia, antecedentes y propsito Entrevistado: Dra. Teresa Castro Cargo: Asesora Legal 1.- Cundo se fund la entidad? R.-La entidad fue creada en enero del ao 2000 pero a partir del 2002 surge como una entidad de derecho pblico con personalidad jurdica, capital y patrimonio propio 2.- Con que objeto o propsito se fund la entidad? R.- La entidad tiene como objetivos la plantacin, la programacin, estudio, diseo, construccin, mantenimiento, supervisin y administracin de las carreteras y caminos secundarios del departamento de Tarija. As mismo el cumplimiento de los Reglamentos internos y el Plan Operativo Anual. 3.- Posee la entidad un Reglamento Interno actualizado? R.- La entidad cuenta con un Reglamento Interno el que est en vigencia desde el ao 2002. no ha sido actualizado. 4.- Por qu razn no se ha actualizado en Reglamento Interno conjuntamente con los cambios que se han producido en la entidad? R.- No se hizo la actualizacin debido a que no se cuenta con el presupuesto necesario para dicho trabajo que deber ser asignado a los profesionales competentes en la materia 5.- Bajo qu normas legales la entidad desarrolla sus funciones? R.- La entidad desarrolla sus actividades fundamentales basndose en la ley 1178 SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 ENTREVISTA N 2

Asunto: Aspectos Generales de Organizacin Entrevistado: Lic. Hugo Fuentes Cargo: Administrador de la Entidad 1.-Cuenta la entidad con un organigrama o grfico de la organizacin? R.- S, tenemos un organigrama que refleja la situacin actual de la institucin 2.- Define el organigrama con claridad las lneas de: Autoridad, Responsabilidad y Dependencia? Lo que puede ver? R.- Como usted lo puede observar define claramente las lneas de autoridad y responsabilidad 3.- Existe un manual de funciones que defina las funciones de cada individuo y que refleja la situacin actual de la entidad, es decir este manual est actualizado? R.- Si existe un manual de funciones, pero no esta actualizado, refleja la situacin de la entidad como Servicio Departamental de caminos, lo que no afecta en nada el desarrollo de las funciones ya que se desarrollan las mismas actividades de mantenimiento. 4.- Cuenta la entidad con normas e instrucciones escritas sobre las funciones a desarrollar? R.- S, las normas y todas las instrucciones se dan por escrito NOTA: Revisando el organigrama se pudo ver que s expresa con claridad las lneas de autoridad, responsabilidad y dependencia. Tambin define las funciones de cada individuo, sus dependencias superior e inferior y los requerimientos de cada cargo. Pero no est actualizado. SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 ENTREVISTA N 3 Asunto: Aspectos Generales de Organizacin Entrevistado: Lic. Hugo Fuentes Cargo: Administrador 1.- Con qu recursos cuenta la entidad? R.- la entidad cuenta con recursos financieros, materiales y humanos (recursos propios y ajenos) 2.- De qu fuentes provienen los recursos financieros? R.- los recursos financieros provienen de la prefectura en su mayor porcentaje, percibimos tambin ingresos por peaje, y por el alquiler de maquinaria y equipo. 3.- Vemos que los recursos materiales de la entidad en su mayor parte estn formados por maquinaria y equipo. Toda la maquinaria est en buen estado?

R.- Del total de la maquinaria de la entidad un 60% ms o menos se encuentra en perfecto estado de funcionamiento. El resto est en una situacin regular o en mal estado 4.- Es suficiente la maquinaria existente para cumplir con las operaciones programadas? R.- No, al encontrarse un buen porcentaje de la maquinaria es estado regular y generalmente en reparacin, resulta insuficiente para hacer frente a nuestras necesidades 5.- Quin es el directo responsable de la maquinaria y el equipo? R.- El encargado de supervisar el manejo y mantenimiento de la maquinaria y el equipo es el ingeniero Ivn Aries, pero el responsable de cada una de las unidades es su conductor. SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 ENTREVISTA N 4 Asunto: Sistema de Programacin de Operaciones Entrevistado: Ing. Jorge Ossio Cargo: Jefe del Departamento de Mantenimiento 1.- Programa todas las operaciones que se realizan en la entidad? R.- S, por supuesto todo lo que se hace va a cumplir parte de un plan 2.- Quines toman parte en la programacin de las operaciones? R.- Toman parte los ingenieros residentes, el jefe administrativo y financiero, el jefe del departamento de mantenimiento y el director de la entidad. 3.- La entidad hace conocer por escrito las operaciones a realizar a los responsables de la ejecucin de la misma? R.- Depende de las circunstancias, a veces no es necesario realizar un instructivo escrito se da las rdenes en forma oral. 4.- Existe un seguimiento y control de las operaciones efectuadas? R.- S, si se hace un seguimiento y un control a travs de los informes diarios de los trabajadores 5.- Se realiza una evaluacin del rendimiento de los empleados en los puestos de trabajo? R.-No, no se realiza una evaluacin individual de cada empleado, pero se tiene un parmetro del trabajo que debe desarrollar al da, en base a los informes diarios que se realiza en el control SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA

Gestin 2005 ENTREVISTA N 5 Asunto: Sistemas Contables y Administracin del personal Entrevistado: Lic. Sergio Ortiz Cargo: Contador de la entidad 1.- La entidad cuenta con un plan de cuentas? R.- S, si se utiliza el plan de cuentas por Ley para la contabilidad integrada 2.- Existen procedimientos contables expresados por escritos? R.- No, no tenemos procedimiento contables expresado por escrito, la contabilidad se lleva como se hizo siempre desde que era el Servicio nacional de Caminos. 3.- Qu estados contables representan y cuando lo hacen? R.- Presentamos el Balance General, Estado de Resultados, Estado de Origen y Aplicacin de Fondos y en este ltimo ao tambin hicimos las notas a los Estados Financieros al 31 de marzo del ao siguiente. 4.- Referente al personal, cuentan los empleados con seguros contra accidentes y todo tipo de riesgo? R.- S, los empleados estn asegurados contra esos riesgos. 5.- Se realizan evaluaciones al mrito y desempeo del personal? R.- No se realizan evaluaciones al personal por su desempeo, pero ya se conoce quienes trabajan y quienes no, ya que los empleados tienen muchos aos en la institucin. SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN PLANEACIN N 1 2 3 4 5 CUESTIONARIO SI NO Existe en la entidad un Plan Anual Operativo con objetivos especificados y sustentados con los respectivos justificantes? Cuenta el Plan Anual Operativo con objetivos generales y objetivos especficos determinados de antemano? Son los objetivos claros y precisos? Son los objetivos revisados peridicamente? Existen metas fijadas por escrito en el Plan Anual Operativo?

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Se encuentran expresados por escrito en el POA: Objetivos y Metas? Tiene la entidad polticas escritas que estn en armona con los objetivos? Son aprobados y apoyadas las polticas por el director? Se revisan peridicamente las polticas para reflejar condiciones que 9 cambiaron? Son apropiados y apoyados los procedimientos de cada actividad por el 10 director? 11 Estn escritos y se explican con claridad los procedimientos de cada actividad? Considera usted que los procedimientos son los adecuados ante las 12 necesidades de la entidad? Se elaboran los cronogramas de actividades de acuerdo con los objetivos de la 13 entidad? 14 Los cronogramas de actividades son aprobados y aprobados por el director? Se elaboran los cronogramas en su conjunto en un tiempo determinado y 15 adecuado? 16 Corresponde a todos los jefes de la entidad la funcin de la planeacin? 17 Todos los Funcionarios involucrados tienen conocimiento de la planeacin? En la planeacin se contemplan actividades para mejorar los ingresos propios 18 de la entidad? Al realizar la planeacin se integra o coordina informacin de los 19 departamentos directamente relacionadas con el departamento de mantenimiento? Al realizar la planeacin se toma en cuenta el estado del equipo que tomar 20 parte en la ejecucin de las actividades? Cundo se efecta un recorte presupuestario por parte de la Prefectura la 21 entidad realiza la formulacin de su presupuesto? Al efectuarse el recorte presupuestario se utiliza tcnicas para reducir las 22 actividades a desarrollar? ndice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 = SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN ORGANIZACIN N 1 2 3 4 5 6 CUESTIONARIO Contribuye la organizacin a conseguir los objetivos de la entidad? Cuenta la entidad con un organigrama funcional actualizado? Todos los funcionarios conocen o tienen a la vista el organigrama? Cuenta la entidad con un manual de funciones? El manual de funciones est actualizado y debidamente aprobado? El manual refleja claramente la situacin del organigrama? SI NO

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Especifica claramente el manual de las funciones bsicas? Especifica el manual en forma clara y lgica las lneas de autoridad, responsabilidad, as como los canales de comunicacin? Est el manual al alcance de cualquier funcionario? Existe relaciones adecuadas entre los diferentes departamentos? Se capacitan al personal nuevo para asegurar de que conoce sus funciones? Se da Curso de capacitacin permanente a todo el personal? Se procura poner al hombre adecuado en el puesto adecuado? Est debidamente calculado el nmero de empleados en cada seccin o departamento?

15 ndice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 = SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN DIRECCIN N 1 2 CUESTIONARIO Los ejecutivos implantan medios de motivacin para el personal? Es la Direccin el centro de comunicaciones de la entidad? Asumi el director sus funciones luego de un concurso de mritos o una 3 evaluacin especial? Los ejecutivos en su mayora estn en sus cargos como consecuencia de 4 un concurso de mritos? 5 Vigila personalmente el superior las labores de sus subordinados? 6 Responden los subordinados a un solo jefe? 7 Se delega autoridad de acuerdo a las polticas y reglas? 8 Saben Guiar los dirigentes a sus subordinados? 9 Son buenas las relaciones entre los empleados y sus jefes? 10 Reciben cursos de liderazgo todos los dirigentes de la entidad? 11 Atienden los jefes peticiones de sus subordinados? 12 Solicitan los jefes ideas u opiniones de sus subordinados? 13 Se comunican los cambios y las nuevas ideas por escrito? 14 Se comunican los cambios y las nuevas ideas oportunamente? 15 Existe mucha comunicacin entre los subordinados y los dirigentes? 16 Existe buena comunicacin entre el personal y sus directivos? ndice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 = CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SI NO

SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN COORDINACIN N CUESTIONARIO El departamento de mantenimiento recibe instrucciones por escrito del 1 director de la entidad? El departamento de mantenimiento solicita a los dems departamentos un 2 informe sobre sus actividades para planificar las suyas? El departamento de mantenimiento realiza informes mensuales de sus 3 requerimientos para la obtencin de los mismos oportunamente? Se realiza la planificacin y la ejecucin de las actividades tomando en 4 cuenta las opiniones de todos los departamentos involucrados? Se revisa peridicamente las polticas de la entidad a fin de enfrentar 5 cambios de cualquier ndole? 6 Las comunicaciones recibidas son contestadas oportunamente? Los materiales y suministros necesarios para la ejecucin de las 7 operaciones estn a disposicin y en forma oportuna? 8 La maquinaria est en ptimas condiciones de funcionamiento? Los repuestos que se solicitan en las residencias o campamentos llagan a 9 su debido tiempo? 10 Se solicitan repuestos y otros materiales slo cuando es necesario? 11 Los repuestos y lubricantes que se solicitan llegan oportunamente? ndice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 = CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN CONTROL N CUESTIONARIO SI Cuenta la entidad con un sistema de informacin eficiente para ejercer el 1 control? 2 Se realiza control de todas las operaciones dejando prueba de ello? 3 Se compara los resultados con los planes establecidos? Ante las comparaciones realizadas se establece medidas para superar 4 las diferencias? Acta eficientemente el control descubriendo a su debido tiempo las 5 desviaciones? 6 Es el control el reflejo de los planes? Tienen los controles la suficiente flexibilidad para seguir siendo efectivos 7 an cuando faltan los planes? 8 Satisface el control establecido las necesidades del ejecutivo? 9 Satisface el control establecido las necesidades de la entidad? 10 Se informa a los niveles superiores sobre las desviaciones? 11 Se toman medidas inmediatas para corregir las desviaciones? 12 Se realiza un control escrito sobre los recursos de la entidad? Se controla estrictamente la salida e ingreso de los presupuestos, 13 combustibles y lubricantes, como de otros materiales? ndice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 = NO SI NO

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN PROGRAMA A LA PROGRAMACIN DE OPERACIONES N CUESTIONARIO SI La entidad programa sus operaciones para cada ao prximo a ms 1 tardar en el mes de agosto del ao actual? Dicha programacin es la nica base para la formulacin del proyecto de 2 presupuesto anual? 3 La programacin consta de un documento elaborado por escrito? El documento de programacin emitido especfica concretamente las 4 metas cualitativas y cuantitativas a corto y mediano plazo? Se seala en la programacin de operaciones los responsables de cada 5 una de las metas o resultados que se desea alcanzar? El programa contempla: Las tareas a ejecutar para alcanzar las metas 6 definidas? El programa contempla: Los requerimientos de humanos y materiales 7 necesarios? La programacin de operaciones se encuentra debidamente autorizada 8 por autoridad competente? En la programacin de operaciones se toman parte todos los sectores 9 involucrados en su ejecucin? Se hace conocer dicha programacin a todos los responsables de su 10 cumplimiento? ndice de Eficiencia de Control Interno: 4 / 10 x 100 = 40,00 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN SISTEMA DE ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA N CUESTIONARIO Cundo la entidad con un organigrama que ilustre los niveles de 1 autoridad y las lneas de comunicacin? 2 El organigrama es de conocimiento de todo los empleados? El personal de la entidad conoce claramente: 3 *Las funciones y atribuciones del puesto que ocupa? *Las condiciones que debe reunir para el desempeo de su cargo? *La responsabilidad ante su autoridad inmediata superior? Todos estos conceptos se encuentran en un manual de funciones? El sistema asegura que cada empleado sea responsable ante la autoridad inmediata superior? El sistema prevee la delegacin de autoridad a los niveles inferiores? Esta delegacin permite que cada nivel tome decisiones en los procesos de operacin y cumpla las funciones y responsables que le fueron asignadas? SI NO NO

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Prevee el sistema que toda operacin realizada deba contar con la documentacin necesaria que la respalde y demuestre? Dicha documentacin permite identificar la naturaleza, finalidad y 9 resultados de cada operacin? Existe un sistema de archivo donde se conserve los documentos de 10 respaldo en orden lgico y/o de fcil acceso y utilizacin? ndice de Eficiencia de Control Interno: 6 / 10 x 100 = 60,00 8 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN SISTEMA DE PRESUPUESTO N CUESTIONARIO SI NO El proceso presupuestario contempla la separacin de las fases de 1 elaboracin, presentacin y ejecucin? Se prepara el presupuesto en concordancia con la programacin de 2 operaciones y sus actividades especficas? 3 El presupuesto se proyecta sobre las bases objetivas de clculo? 4 Se utiliza formularios uniformes para la presentacin de los anteproyectos? Se presento el proyecto de presupuesto de acuerdo con los plazos que 5 estableci la subsecretara del presupuesto pblico? Lleva la entidad un sistema de registro apropiado para el control de la 6 ejecucin presupuestaria? Los informes sobre ejecucin presupuestaria se prepara: semanalmente, 7 mensualmente, anualmente? Se informa los resultados de la ejecucin presupuestaria a la Subsecretaria 8 del Presupuesto Pblico como la Contralora General de la Repblica? Se cumple con el cierre de Recursos y de Gastos al 31 de diciembre de 9 cada ao? 10 El presupuesto resulta suficiente para la entidad y sus operaciones? ndice de Eficiencia de Control Interno: 6 / 10 x 100 = 60,00 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN SISTEMA DE TESORERA Y CRDITO PBLICO N 1 2 3 4 5 CUESTIONARIO SI NO Se ha constituido una entidad financiera con un nivel jerrquico y autoridad suficiente para el manejo de los ingresos y egresos? Se ha asignado la responsabilidad por el manejo de fondos fijos de cja chica a servidores independientes del cajero principal y de otros funcionarios que realicen funciones contables o financieras? Se practica arqueos sorpresivos de los fondos y valores de la entidad independientes de quienes tienen la responsabilidad de custodia y registro? Estn todas las cuentas bancarias abiertas a nombre exclusivo de la entidad? Los bancos tienen instrucciones de pagar los cheques nicamente cuando estn firmados mancomunadamente por funcionarios acreditados

legalmente ante ellos? Se cancelan oportunamente las firmas de funcionarios retirados o 6 traslados? Se ha diseado e implantado procedimientos de custodia y registro que 7 protejan las inversiones de perdidas eventuales? ndice de Eficiencia de Control Interno: 5 / 7 x 100 = 71,43 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL N CUESTIONARIO SI Los requerimientos del personal guardan concordancia con la programacin 1 de operaciones? Se ha establecido una unidad organizacional responsable para la seleccin 2 del personal? Se ha establecido programas de capacitacin para los funcionarios en los 3 diferentes campos en los cuales tienen responsabilidad? Se ha divulgado claramente a los empleados la prohibicin de buscar o 4 recibir otros benficos personales derivados de sus funciones distintos a los provenientes de la remuneracin pactada? Se ha divulgado claramente al personal que ningn funcionario podr desempear dos o ms cargos, o percibir dos o ms remuneraciones del 5 Tesoro General de la Repblica o en el presupuesto consolidado del sector pblico, con excepcin de los casos previstos por ley? Se ha Establecido procedimientos para el control de asistencia de los 6 empleados a sus fuentes de trabajo? De la misma manera se ha establecido procedimientos para el control de 7 asistencia de los empleados en las residencias? Dicho control es ejercido por la unidad de personal y el jefe inmediato 8 superior de los empleados? En concordancia con los jefes de cada unidad administrativa y la unidad de 9 personal, se ha elaborado un programa de vacaciones y que tenga la aceptacin de los empleados? Se cubren las vacantes del personal cuando se presentan lo ms pronto 10 posible? Cuenta el departamento de personal con un archivo de los antecedentes e 11 informacin actualizada mnima necesaria de cada funcionario (Ej: Telfono, antecedentes laborales y acadmicos)? Cuenta la entidad con un sistema de control de permisos, salidas y 12 abandono de labores en horas de oficina, as como de horas extras y sobre tiempos de trabajados? 13 Existen sanciones de alguna naturaleza en caso de atrasos y faltas? Se paga la nomina mediante planillas generales o boletas individuales 14 donde se especifica de manera detallada todos los descuentos, bonos y/o asignaciones de los empleados? El pago de haberes es realizado en forma personal, siendo exigidos 15 documentos de identificacin y/o poderes notariales? ndice de Eficiencia de Control Interno: 9 / 15 x 100 = 60,00 NO

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS N CUESTIONARIO SI L a entidad cuenta con una adecuada planificacin sobre el reclutamiento y 1 la seleccin del personal? Todos o la mayora de los empleaos ingresaron a la empresa como 2 consecuencia de un concurso de meritos? 3 Se planifica los movimientos de rotacin del personal? 4 La rotacin se lo realiza en base a informes tcnicos? 5 Existe un sistema de informacin de recursos humanos? Este sistema de informacin incluye informes sobre el comportamiento de 6 los empleados dentro la entidad? Se realiza un control escrito de los empleados en sus lugares de trabajo 7 como tambin de las operaciones que realiza? 8 Se brinda seguridad en el trabajo contra cualquier riesgo? Se da cursos de capacitacin permanente a los empleados para disminuir 9 el margen de accidentes en la entidad? 10 Se cuenta con una adecuada administracin de salarios? Se realiza una planificacin efectiva sobre las vacaciones de los 11 empleados? 12 Se otorga todas las vacaciones solicitadas? ndice de Eficiencia de Control Interno: 4 / 12 x 100 = 33,33 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN SISTEMA CONTABLE N 1 2 3 4 5 6 CUIESTIONARIO SI NO El sistema contable es coincidente con el implantado y normado por la Contralora General de la Repblica? Se ha establecido un registro de carcter presupuestario, donde se revelan los compromisos adquiridos de erogacin de fondos o de ejecucin de gasto? Se elaboran conciliaciones de saldos bancarios, valores a cobrar, obligaciones? Dichas conciliaciones son realizadas por el personal de la unidad de contabilidad independiente de la funcin de registro y custodia? Se ha presentado los estados financieros, con sus notas y el informe del auditor interno hasta el 31 de marzo del ao siguiente? Los Estados Contables se entregan a la entidad que ejerce tuicin, a la Contralora General de Repblica y a la Contralora Departamental a la que corresponde? En caso de accidente, se tiene proteccin fsica adecuada para: Registros manuales, datos almacenados en medios magnticos, equipos de computadora? Contabilidad ha dado instructivos especiales a las residencias sobre el registro de los recursos materiales (Combustibles y Lubricantes)? NO

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Se realiza la verificacin peridica de los inventarios fsicos de la entidad en las residencias? 10 Existen una poltica definida para proteger la informacin confidencial? ndice de Eficiencia de Control Interno: 6 / 10 x 100 = 60,00 9 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 CUESTIONARIO SI NO Existe procedimientos establecidos para la adquisicin de bienes y servicios? Existe una constancia escrita respecto de la satisfaccin de los bienes adquiridos en cuanto a la calidad y cantidad por parte del funcionario correspondiente? Se ha establecido un sistema de registro permanente de inventario para controlar sus movimientos por unidad de iguales caractersticas? Se ha asignado un espacio fsico adecuado segn el tipo de inventarios, para su almacenamiento y control adecuado? Se ha tomado medidas para la conservacin, seguridad y manejo, apropiacin de los bienes o elementos almacenados? Se realiza verificaciones peridicas de las existencias fsicas de los bienes del inventario? Las verificaciones son practicadas por servidores independientes del manejo, custodia y registro de dichos bienes? La entidad ha contratado los seguros necesarios para proteger los activos contra distintos riesgos que se puedan presentar? Se ha formalizado a cada unidad administrativa la responsabilidad por los bienes que se le ha asignado? La entidad mantiene un sistema de codificacin que permite un control adecuado de los activos? Los vehculos de la entidad estn siendo utilizados exclusivamente en actividades propias de la misma? Los vehculos llevan necesariamente placa oficial y en la puesta lateral la leyenda Uso Oficial junto con el nombre de la entidad? La circularizacin de los vehculos oficiales en das y horas son autorizadas por el mximo ejecutivo de la entidad? El uso del telfono est destinado slo para efectuar llamadas de oficina y concernientes al trabajo? Se efecta un control de las llamadas a larga distancia? Las normas sobre el uso de bienes estn dadas en forma escrita? Se revisa peridicamente las normas sobre el uso de losa bienes de la entidad para determinar situaciones que pudieran haber cambiado? Existen mtodos adecuados para impedir el acceso no autorizado a: *Oficinas (Ej. Un guardia o Recepcionista) 18 *Terminales de Computadoras *Instalaciones de Computadoras

*Otros Activos valiosos y movibles ndice de Eficiencia de Control Interno: 10 / 18 x 100 = 55,55 INDICE DE EFICIENCIA DEL CONTROL INTERNO TOMANDO EN CUENTA LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN N CONCEPTO 1 Planeacin 2 Organizacin 3 Direccin 4 Coordinacin 5 Control 6 Administracin de Recursos Humanos PROMEDIO DEL INDICE DE EFICIENCIA INDICE DE EFICIENCIA 54,54 57,14 50,00 54,54 53,85 33,33 50,57

INDICE DE EFICIENCIA DEL CONTROL INTERNO TOMANDO EN CUENTA TODOS LOS SISTEMAS CONTEMPLADOS POR LA LEY 1178 N CONCEPTO 1 Sistema Manejo de Bienes y Servicios 2 Sistema Contable 3 Sistema de Presupuesto 4 Sistema de Administracin del Personal 5 Sistema de Programacin de Operaciones 6 Sistema de Tesorera y Crdito Pblico 7 Sistema de la Organizacin Administrativa PROMEDIO DEL INDICE DE EFICIENCIA Promedio Total del ndice de Eficiencia INDICE DE EFICIENCIA 55,55 60,00 60,00 60,00 40,00 71,43 60,00 58,14 54,36

Para realizar el anterior detalle se tomo como referencia la siguiente frmula: INDICE DE EFICIENCIA = [Preguntas Positivas / (Preguntas Positivas + Preguntas Negativas) ] * 100 N PROGRAMA Propsito del Programa El propsito del programa es evaluar los elementos del proceso administrativo, los sistemas de contabilidad y el sistema de administracin de los recursos humanos. Procedimientos de Auditoria Evaluacin del aspecto Normativo de la Entidad Establecer que normas rigen el funcionamiento de la entidad. Y si la entidad se cie estrictamente a dichas normas. Verificar si la entidad cuenta con un reglamento interno actualizado y si el mismo es de conocimiento de todos los funcionarios de la entidad. FECHA REFER.

Evaluacin del sistema de Planificacin Verificar la existencia de un plan operativo, que el mismo de haya efectuado en un tiempo predeterminado y oportuno, tomando en cuenta las normas bsicas sobre la programacin de operaciones. Verificar que el PAO se haya efectuado en base a datos y estudios tcnicos, que todas las actividades y proyectos estn contemplados en l y verificar el cumplimiento de los objetivos planteados en l. Verificar la existencia de un cronograma de actividades, que el mismo est reflejado en el PAO y que se haya efectuado en base a datos tcnicos y estudios realizados para el efecto. Determinar el grado de cumplimiento del cronograma de actividades y el grado de eficiencia de dicho cumplimiento Verificar la existencia de un complemento presupuestario en el PAO y que dicho presupuesto cubra todas las actividades del cronograma de actividades y todos los proyectos el PAO Verificar si el PAO, el cronograma de actividades, y el presupuesto cuentan con los respaldos necesarios, basados en estudios y datos tcnicos. Y si la programacin es de conocimiento de los empleados responsables de su cumplimiento. Verificar si la entidad elabora cronograma de actividades y presupuestos de gasto para cada tem. Evaluacin del Sistema de Organizacin Verificar la existencia de un organigrama funcional, que el mismo se encuentre actualizado y en lugar visible a fin de que sea de conocimiento de todos los empleados de la entidad. Verificar la existencia de un manual de funciones, que el mismo se encuentre actualizado, y est en lugar visible y sea de conocimiento de todos los funcionarios de la entidad. Evaluacin del Sistema de Direccin y Coordinacin Verificar que los directivos realicen la respectiva capacitacin y motivacin a todo el personal de la entidad para una mejor ejecucin de las actividades Verificar que exista una perfecta coordinacin en la realizacin de las actividades por parte de los diferentes departamentos, como tambin en la informacin que ellos reciben Evaluacin del Sistema de Control Verificar la existencia de un sistema de control en cuanto a las actividades y los recursos que antevienen en la realizacin de las actividades. Y si se efectan un control de los funcionarios en sus puestos de trabajo. Verificar la existencia de un sistema de control en cuanto a los recursos materiales (Combustibles y Lubricantes, repuestos y otros) que se emplean sobre todo en las residencias y en los campamentos. Evaluacin del Sistema Contable

I II 1 2 3 4 5 6 7 III

Verificar si la entidad cuenta con un plan de cuentas, como est conformado y que sistema de contabilidad emplea. Adems los estados que elabora y si los mismos se presentan oportunamente. Evaluacin del Sistema de Administracin de los Recursos Humanos Determinar si existe reglamentos o polticas establecidas para el manejo del personal y si estn en conformidad con las disposiciones legales. Analizar y evaluar el criterio, la necesidades y obligaciones de los empleados de la actividad MTODOS PARA LA RECOLECCIN DE LA INFORMACIN Revisar la aplicacin real de prcticas y procedimientos a travs de entrevistas a las personas responsables de su cumplimiento Realizar la comparacin de los rendimientos con los objetivos planeados. Evaluar los elementos del proceso administrativo a travs de entrevistas a las personas responsables de su cumplimiento.

7.-CONCLUSIN.Entonces se puede indicar de que un memorndum de planificacin de auditoria operacional es un papel de trabajo que adems de documentar ciertas decisiones sobre aspectos generales de la auditoria, va a servir para comunicar de forma gil las decisiones generales de la auditoria, as como otra informacin significativa de la planificacin, a los distintos miembros del equipo de trabajo. Por tanto, y una vez dados los pasos anteriores, vamos a plasmar en este papel de trabajo un resumen de los aspectos ms importantes de la fase de planificacin, que nos ha permitido tomar una decisin sobre la estrategia de auditora a seguir en nuestro trabajo. El contenido mnimo de este memorndum es el siguiente: a) Descripcin del cliente, su negocio y servicio que vamos a prestar b) Una evaluacin preliminar del entorno de control existente en la empresa c) Identificacin de los asuntos importantes de auditora detectados d) Resumen de la estimacin de la cifra de importancia relativa (IR) e) Plan de trabajo a seguir f) Otros aspectos significativos aparecidos en planificacin no cubiertos en los puntos anteriores.

8.- BIBLIOGRAFIA

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INTRODUCCION

El presente trabajo, fue elaborado considerando el enfoque gubernamental de la ANEXOSauditora, en planificacin de una auditora operacional, explicando la realizacin del Memorndum de Planificacin de Auditora en todo su contenido.

Para su elaboracin se ha considerado el instructivo para la elaboracin del Memorndum de Planificacin de Auditora emitido por la Contralora del Estado Plurinacional de Bolivia, y otros textos de apoyo.

El trabajo del auditor est basado y soportado por el conocimiento y aplicacin de este Memorndum, es por esta razn que se desarrolla el trabajo.

El contenido est estructurado de manera secuencial, considerando que es un Memorndum de Planificacin de Auditora, su contenido y como se aplica.

MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE AUDITORA OPERACIONAL

1.- QUE ES MPA? Es un papel de trabajo que describen los procedimientos para cada rea principal del programa de auditora, deben anotarse las excepciones encontradas en los procedimientos y normas de contabilidad; as como las deficiencias que presente el control interno y las medidas correctivas adoptadas, que adems de documentar ciertas decisiones sobre aspectos generales de la auditoria, va a servir para comunicar de forma gil las decisiones generales de la auditoria, as como otra informacin significativa de la planificacin, a los distintos miembros del equipo de trabajo que interviene en el proyecto. Por tanto, y una vez dados los pasos anteriores, vamos a plasmar en este papel de trabajo un resumen de los aspectos ms importantes de la fase de planificacin, que nos ha permitido tomar una decisin sobre la estrategia de auditora a seguir en nuestro trabajo. 2.- OBJETIVOS DEL MPA OPERATIVO El objetivo de este papel de trabajo es documentar la informacin relevante para que el equipo de auditora adquiera el conocimiento general de la entidad. Ahora en el caso de MPA operacional el propsito es evaluar el uso de los recursos considerando la eficiencia, eficacia y economicidad 3.- CONTEXTUALIZACION DEL MPA EN UN PROCESO DE AUDITORIA

La construccin del MPA est dentro de la siguiente fase:

FASE 1 PLANIFICACION INICIAL 1. Carta de Encargo 2. Aprendizaje o Actualizacin de las particularidades del cliente y su entorno econmico 3. Revisin analtica general de los Estados Financieros y otra informacin financiera de inters 4. Determinacin de la cifra de importancia relativa 5. MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE LA AUDITORIA FASE 2 ANALISIS DEL RIESGO FASE 3 EJECUCION DEL TRABAJO FASE 4 RESULTADO FINAL ETAPA OBJETIVO RESULTADO

Entonces el MPA es el documento que se emite en la fase de planeacin en el proceso general de auditora debe ser una de las ms importantes, ya que si en esta fase se logran identificar la mayora de los aspectos a los que hay que prestar atencin, se evitaran prdidas de tiempo o sorpresa al final de la auditoria.

Es importante que en la planeacin haya mucha comunicacin entre socio, gerente y encargado del proyecto. Una vez hecha la revisin analtica de la informacin recopilada y seleccionada la o las reas a evaluar, procederemos a elaborar el Memorando de Planificacin de Auditora y el cronograma de auditora de gestin (1).

Segn NORMAS DE AUDITORA OPERACIONAL (231 Planificacin) La planificacin de la auditora no puede tener un carcter rgido. El auditorgubernamental puede modificar el alcance y la metodologa cuando en el desarrollo del mismo se encuentre con circunstancias no previstas o elementos desconocidos, y cuando los resultados del trabajo indiquen la necesidad de hacer variaciones a lopreviamente establecido.

Toda modificacin debe justificarse y documentarse en una adenda al Memorndum de Planificacin de Auditora.

Al planificar la auditora deben definirse los objetivos del examen, el objeto, el alcance y la metodologa. Los objetivos, individualmente o en conjunto, pueden ser: evaluar la eficacia de los sistemas de administracin y control interno; eficacia, eficiencia, economa de las operaciones y/o sobre la efectividad. El alcance est relacionado con las entidades, sistemas, operaciones y perodo de cobertura de la auditora. La metodologa se refiere a la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de auditora a ser aplicados para obtener evidencia competente y suficiente, necesaria para alcanzar los objetivos definidos.

Como resultado del proceso de planificacin, se debe elaborar el Memorndum de Planificacin de Auditora, documento que debe contener todos los aspectos detallados en la presente norma y aqullos que se consideren necesarios incluir, y que tengan relacin con los objetivos del examen, el objeto, el alcance y la metodologa (2).

4.- CONTENIDO Como resultado del proceso de planificacin de la auditoria operacional, definido en las NAG punto 231.En esta fase se establecen los objetivos especficos del examen y se determina el alcance y metodologa que permitan lograrlos eficientemente y se elabora el MPA. (3) La estructura del MPA se describe a continuacin: TERMINOS DE REFERENCIA

Antecedentes, objetivos, objeto y alcance del examen

(1)http://www.buenastareas.com/ensayos/Memorandum-De-Planificacion-DeAuditoria/907624.html (2)Normas de auditora operacional Planificacin 231 (3) CGR/Instructivo I/AU-046 Elaboracin de Memorndum de Planificacin Auditoria Operativa

Metodologa Normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo Principales responsabilidades a nivel de emisin de informes Actividades y fechas de mayor importancia INFORMACIN SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCIN Y SUS RIESGOS INHERENTES

Antecedentes Marco legal y estructura organizativa de la entidad Principales segmentos de la entidad relacionados con el objeto de la auditora Organismos y entidades vinculadas con el objeto de la auditora Fuentes de generacin de recursos de la entidad Estructura de gastos Responsables de las operaciones objeto de la auditora Factores externos que puedan afectar las operaciones

AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIN

AMBIENTE DE CONTROL

ENFOQUE DE AUDITORA ESPERADO

APLICACIN DE MUESTREO

TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA O FIRMAS DE AUDITORIA EXTERNA

APOYO DE AUDITORA INTERNA

APOYO DE ESPECIALISTAS

ADMINISTRACIN DEL TRABAJO

PROGRAMA DE TRABAJO

4.1.- TERMINOS DE REFERENCIA

Son parmetros que los define el contratante del servicio de auditora en este contexto el auditor este no tiene otra alternativa ms que adecuarse a dichos trminos de referencia cuando dichas acciones se incorporan actividades colaterales que nada tiene que ver con una auditoria operativa en cuya circunstancia debe definir de manera ms precisa el alcance de auditora por cuanto en funcin de dichas alcances se establecen parmetros tales como: La cantidad de personal que se disponga el trabajo de auditora nmeros de horas trabajo del auditor y lo que ms importa el caso del honorario 4.1.1.- ANTECEDENTES, OBJETIVOS, OBJETO Y ALCANCE DEL EXAMEN 4.1.1.1.- OBJETIVOS DE AUDITORA OPERATIVA.Evaluar la eficiencia, eficacia y economicidad de las operaciones en la utilizacin de los recursos de la entidad de la gestin, en los procesos licitados, programas acadmicos de formacin profesional y tcnicas establecidas y proyectos determinados OBJETIVOS GENERALES DE UNA AUDITORIA OPERATIVA Los principales objetivos genrales de una auditoria operativa son los de evaluar una

organizacin a fin de: Determinar la eficiencia de los resultados obtenidos. Examinar debilidades aparentes. Informar de las eficiencias, debilidades y observaciones encontradas. Sacar conclusiones. Formular recomendaciones. OBJETIVOS ESPECFICOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA Los principales objetivos especficos de una Auditoria Operativa son los de evaluar una organizacin a fin de: Formular y presentar un informe sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales. Desarrollar la habilidad para identificar sntomas adversos en la administracin. Identificar las reas donde se puede reducir los costos. Mejorar los mtodos operativos e incrementar la rentabilidad. Determinar si la funcin o actividad bajo examen podra operar de manera ms eficiencia, econmica y efectiva. Determinar si la produccin cumple con las especificaciones. Revisar el sistema de adquisidores, para determinar la cantidad, calidad y precio de las compras. 4.1.1.2.-OBJETO.El objeto de la auditoria fue la informacin y documentacin relacionada con los procedimientos, operaciones y actividades desarrolladas de los recursos de la entidad. 4.1.1.3.-ALCANCE.La auditora operativa no tiene lmites en la evaluacin de las operaciones realizadas por la entidad, ya que incluye el rea financiera, de ser necesario. Las operaciones examinadas pueden incluir toda la organizacin, o las realizadas por una unidad administrativas, ejemplo: compras; o las efectuadas por un rea de operacin como finanzas o produccin; o las ejecutadas por un proyecto como la apertura y funcionamiento de la unidad de investigacin y desarrollo. El alcance de la evaluacin de las operaciones puede ser muy amplio o muy especfico, sin embargo la aplicacin prctica depender de muchos factores, fundamentalmente de la disponibilidad de recursos. Por esta limitacin, la programacin de las actividades debe orientarse a las reas crticas, que permitan el mejoramiento de la organizacin. Especficamente el alcance del examen en una auditoria operativa est definido en la planificacin operativa, que bsicamente se refiere a: Las reas financieras Involucra la evaluacin del conjunto de las operaciones contables y financieras. Las reas operativas Involucra la evaluacin del conjunto de las operaciones administrativas, y tiene como propsito determinar: a. Si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos (tales como personal, bienes y espacio) de manera econmica y eficiente: b. Las causas de ineficiencia o de prcticas antieconmicas; y c. Si la auditoria ha cumplido las leyes y regulaciones aplicables en materia de

economa y de eficiencia. Las reas programticas Involucra la evaluacin del logro de objetivos y metas, y est encaminada a determinar: a. El grado en que se estn logrando los resultados o beneficios previstos por la legislatura o alguna otra autoridad que haya aprobado el programa correspondiente. b. La eficacia de los organismos, programas y actividades o funciones; y c. Si la entidad ha cumplido las leyes y regulaciones aplicables al programa. El alcance referida al examen de acuerdo a las Normas de Auditoria Gubernamental aplicables para una auditoria Operativa (NAG-231 A 235),y por consiguiente incluyendo la planificacin y ejecucin del trabajo para obtener evidencia documental competente pertinente y suficiente, que sustente los resultados de la auditoria, provenientes de: La propia entidad en cuanto se refiere a comprobantes de contabilidad carpetas de los proyectos, carpetas de los procesos de contratacin, programa operativo anual, resoluciones Rectorales y otra Documentacin relacionada. Tambin mencionando que el alcance Segn el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, hace referencia al alcance especficamente el siguiente Marco Referencial: OPERACIONES GENERALES COMERCIALIZACIN OPERACIONES ESPECIFICAS Investigacin de mercado. Ventas. Publicidad. Distribucin. Compras Programacin de control de la produccin. Administracin de inventarios. Mantenimiento. Almacenaje. Reclutamiento y seleccin Administracin de sueldos y salarios Administracin de inversiones de capital Otorgamiento de crdito y cobranzas Obtencin de financiamiento Organizacin y mtodos Procesamiento electrnico de la informacin.

COMPRAS

PRODUCCIN

ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

FINANZAS

SISTEMAS

4.1.2.- METODOLOGA No existe an una metodologa que aplique un auditor operativo en la realizacin de su

labor; al auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor. Bsicamente se aplica cuatro caractersticas de la auditora operativa:

1. Familiarizacin: Los auditores deben conocer cules son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y cmo van a determinar los resultados.

2. Verificacin: requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadstico; el tamao de esta depender de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la poblacin de la cual se seleccion. Al realizar la verificacin los auditores usualmente estn interesados en tres temas: calidad, periodo correcto y costo.

3. Evaluaciones y Recomendacin: Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor est totalmente seguro; como resultado de su examen y examen.

4. Informar De Los Resultados A La Direccin: el Auditor debe reservarse para la conclusin del examen. Los Auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la direccin departamental cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las deficiencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrar una aceptacin amistosa tanto por parte de la direccin General como de la Operativa. Para el cumplimiento de los objetivos de la Auditoria Operativa Obtener las operaciones de transferencias, registro, manejo y destino de los recursos de la entidad. Se realiz el relevamiento de informacin en la Direccin Administrativa y Financiera, Divisin de Contrataciones, Direccin Acadmica, Direccin de Planificacin y Desarrollo Institucional, de la Universidad Tcnica de Oruro. Las tcnicas que se ha utilizado para la verificacin y la comprobacin fueron las verbales mediante la indagacin, las oculares mediante la observacin y comparacin y revisin selectiva, las documentales mediante la comprobacin y la fsica mediante la inspeccin de lo siguiente: Documentacin obtenida fuentes confiables. Estados de Ejecucin Presupuestaria de Recursos y Gastos Gestin de los recursos. Los comprobantes de Contabilidad que registran los ingresos por recursos en el SIGMA y la documentacin que respalda estas operaciones y los egresos por la adquisicin de activos fijos y contratacin de obras por administracin delegada, correspondiente a los programas de inversin financiadas con los recursos de IDH en la gestin 2011 Carpetas del proceso de contratacin La revisin analtica fue del 100 % de las carpetas del proceso de contratacin de la gestin de 2011.

Programas de Direccin Acadmica, Proyectos de la Direccin de Planificacin y Desarrollo Institucional.

4.1.3.- NORMAS, PRINCIPIOS Y DISPOSICIONES LEGALES A SER APLICADAS EN EL DESARROLLO DEL TRABAJO El examen se efectu tomando en consideracin las siguientes disposiciones legales: - Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamental - Normas Bsicas de los Sistema Administracin y Control Gubernamental - Decretos Supremos - Normas de Auditoria Gubernamental - Normas Bsicas y principios contables integrados. - Normas Generales de Control Interno para el sector Publico Boliviano. - Disposiciones legales internas que tengan vinculacin con el asunto examinado

4.1.4.- PRINCIPALES RESPONSABILIDADES A NIVEL DE EMISIN DE INFORMES. En un inicio no haba normas para esta auditora, la operativa pero si se saba lo que se necesitaba y su marco conceptual, se empezaron a adaptar las normas de la auditoria tradicional. La auditora operativa necesita para evaluar normas o estndares de comparacin para juzgar y medir la funcin que se est analizando. Por ejemplo para evaluar la funcin administrativa se necesita, al igual que la Auditoria de Estados Financieros que la contabilidad se realice con respecto a lo establecido por la contabilidad general. Debido a que no existen normas, cualquier persona que audite puede estar confundida ante que decisiones tomar o que juzgar. Por este motivo desde ahora, las normas sern las exigencias que enmarcan el trabajo profesional del auditor y que le plantean en su quehacer requisitos de calidad, respetando en esto el nombre de la auditoria tradicional otorga a estas reglas de conducta personal. Los informes que se emitidos como resultado del trabajo operativo son: a) Informe de auditora, relacionado con la evaluacin de las reas u operaciones sujetas a la auditora y que afectan la efectividad, economa y eficiencia de la entidad b) En caso de detectarse incumplimientos a la normatividad vigente, respecto a operaciones efectuadas durante el periodo de revisin, y segn el grado de significatividad, se emitir un informe con indicios de responsabilidad en los trminos establecidos por el artculo 77 de la Ley del Sistema de Control Fiscal y la Ley N 1178 4.1.5.- ACTIVIDADES Y FECHAS DE MAYOR IMPORTANCIA Se debe exponer las principales actividades y fechas de mayor importancia relacionadas con la

planificacin, ejecucin, finalizacin y emisin de informes de la auditoria En el caso de informe del auditor interno debe ser remitido a la CGR simultneamente al envo a la mxima autoridad de la entidad. Dicho informe junto a los estados financieros y las notas correspondientes deben ser remitidos dentro de los tres meses de la finalizacin del ejercicio fiscal a la entidad que ejerce tuicin sobre la entidad y a la CGE. Por otra parte, dentro del plazo sealado precedentemente, los estados financieros, sus notas correspondientes y los papeles de trabajo deben ser puestos a disposicin de la CGR. (4) Ejemplo en una auditoria operacional de hospital de la mujer se realizara de esta manera: Actividades Etapa de planificacin Ejecucin de la auditora Preparacin de informes

Fechas (B)
(A) 12/06/0X al 30/06/0X 01/07/0X al 22/08/0X 23/08/0X al 17/09/0X

A. De acuerdo con el F1 N EL/OP31/Y02, el trabajo de auditora debi iniciarse el 03/06/0X, postergndose su inicio hasta el 12/06/0X, debido a que el personal mdico y administrativo del Hospital, acat el paro de actividades decretado por la Confederacin Sindical de Trabajadores en Salud de La Paz, por lo que el proyecto de informe tendra que ser entregado el 17/09/0X, para cuyo efecto se tramitar el F1 de modificacin de conclusin de auditora. B. Las fechas establecidas son tentativas y han sido determinadas en funcin a un desarrollo de tareas en condiciones normales. Situaciones extraordinarias (motivadas interna o externamente) puede alterar el cronograma previsto precedentemente.

4.2.- INFORMACIN SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA ENTIDAD Y SUS RIESGOS INHERENTES La comprensin de la situacin econmica y de las actividades de la entidad a ser auditada es un requisito necesario para lograr una auditora efectiva. Es esencial contar con suficiente

(4)Mg. Sc. Lic. Gabriel Vela Quiroga, AUDITORIA OPERATIVA informacin sobre las actividades de la entidad, a fin de evaluar el medio en el cual opera, los individuos que conducen la misma y los factores que influyen sobre su xito o fracaso. (5) El examen de auditora est basado en la comprensin de la actividad de la entidad auditada. Unicamente se estar en condiciones de verificar las operaciones y los sistemas de control son confiables si hemos comprendido en primer trmino su actividad; por lo tanto debemos desarrollar o actualizar nuestra comprensin sobre la misma, considerando, evaluando y

documentando los siguientes aspectos: 4.2.1.- ANTECEDENTES Se debe documentar losantecedentes histricos de la empresa, estos antecedentes deben formar parte del legajo permanente de auditora, tambin mencionar las modificaciones institucionales que se hayan producido por efectos de nuevas disposiciones legales o por normativas que haya emitido el ente que ejerce tuicin. Sin embargo, no es objetable una descripcin breve de los antecedentes correspondientes a la creacin de la entidad, como por ejemplo: La Entidad ha sido creada como institucin perteneciente al Gobierno Central (si es el caso) con autonoma de gestin, mediante Ley ......., promulgada el .............. Posteriormente, mediante la Ley ..... de Ministerios del Poder Ejecutivo, promulgada el .................de 199. y D.S. N ......., de ....de ..... de 200X sea ha reestructurado la composicin y atribuciones de los Ministerios del Poder Ejecutivo (si es el caso). De acuerdo con el D.S. .....de ........ - Reglamento de la Ley de Ministerios -, sus principales funciones son las siguientes: (detallarlas). 4.2.2.- MARCO LEGAL Y ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA ENTIDAD Se debe adjuntar las principales disposiciones y normas legales que regulan a la entidad o rea investigada, as tambin la composicin organizativa que mantiene la misma, en el cual se debe adjuntar el organigrama y hacer mencin al grado de concentracin de la toma de decisiones como as tambin la cantidad de empleados dependientes de cada rea operativa.es informacin bsica para la realizacin de la planificacin de auditora.(6) Ejemplo en una auditoria operativa del hospital de la mujer:El Hospital de la Mujer, se encuentra operando bajo la siguiente estructura organizativa, la que no se encuentra aprobada por el Directorio del Complejo Hospitalario, el Gobierno Municipal de la Paz y el Servicio Departamental de Salud (SEDES):

(5)(6)Mg. Sc. Lic. Gabriel Vela Quiroga, AUDITORIA OPERATIVA

Nivel Directivo: Nivel de Asesoramiento: Auditora Interna

Direccin Asesora Legal

Comit Tcnico-Administrativo Comit Docente Asistencial Nivel Ejecutivo: Jefatura de Obstetricia Jefatura de Ginecologa

Jefatura de Neonatologa Jefatura de Docencia e Investigacin Jefatura de Quirfano Jefatura de Enfermera Jefatura de Administracin Nivel Operativo: Personal de apoyo del rea administrativa

Personal mdico y de enfermera

4.2.3.- PRINCIPALES SEGMENTOS DE LA ENTIDAD RELACIONADOS CON EL OBJETO DE LA AUDITORIA Es necesario el conocimiento de que hace, como lo hace, para quien lo hace y donde lo hace(7), as de esta manera podemos identificar las partes principales en las que se centra la empresa y donde pude presentarse riesgos en la entidad tiene, al conocer estos puntos facilita la identificacin de reas de riesgo y mejora el desarrollo de la auditora. Se deben relevar los siguientes aspectos, puede varias de acuerdo a la auditoria que se realice: Mtodos de operacin. Caractersticas de los clientes, usuarios y/o beneficiarios. Mtodos de distribucin y almacenamiento. Factores anormales y estacionales que afectan la actividad. Principales insumos y procesos de compras. Fuentes de provisin y principales proveedores. Caractersticas de los inmuebles y principales maquinarias. Nmero de empleados de la entidad y acuerdos laborales existentes. Injerencia de la entidad tutora y otras entidades relacionadas en las decisiones de la entidad. Estructura y patrimonio de la entidad. Describir las fuentes de los recursos, incluyendo donaciones y financiamientos internos y externos. (7)

(7)CGR/Instructivo I/AU-046 Elaboracin de Memorndum de Planificacin Auditoria Operativa Como producto de este anlisis y comprensin de la actividad de la entidad auditada, debemos obtener aquellos aspectos o segmentos de dicha actividad sobre los cuales deseamos asegurarnos que reciban una especial atencin en el plan de auditora y mencionar los riesgos inherentes que puedan afectar a la confiabilidad de los estados financieros en su conjunto. Adicionalmente, debemos incluir un detalle de los hechos y transacciones individualmente

significativos, que requieran un tratamiento especfico en nuestro alcance. 4.2.4. ORGANISMOS Y ENTIDADES VINCULADAS CON EL OBJETO DE LA AUDITORIA Dentro del Memorndum de Planificacin de Auditoria Operativa, un punto que sale a relucir es el de aquellos organismos y entidades vinculadas con el objeto de la auditoria; en el cual el auditor debe de describir todos aquellos componentes que estn inter-relacionados con la entidad. Este punto resaltante del Memorndum De Planificacin de Auditoria Operativa, se debe mencionar cuales son estas entidades que guardan relacin con la entidad objeto de auditoria, dado que se debe tener conocimiento sobre ordenamientos jurdico-administrativos. En importante soslayar lo que indican las NORMAS DE AUDITORA OPERACIONAL, en su subtitulo Planificacin, en el prrafo cuarto que a la letra indica (8): Al planificar la auditora deben definirse los objetivos del examen, el objeto, el alcance y la metodologa. Los objetivos, individualmente o en conjunto, pueden ser: evaluar la eficacia de los sistemas de administracin y control interno; eficacia, eficiencia, economa de las operaciones y/o sobre la efectividad. El alcance est relacionado con las entidades, sistemas, operaciones y perodo de cobertura de la auditora. La metodologa se refiere a la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de auditora a ser aplicados para obtener evidencia competente y suficiente, necesaria para alcanzar los objetivos definidos. Un ejemplo claro y conciso es la de un hospital; el cual tiene relacin con el: 4.2.4.1. Gobierno Municipal de La Paz. En conformidad con la Ley de Participacin Popular N 1551(9)en el artculo 14 seala que: ARTCULO 14 (Ampliacin de Competencias Municipales) I. Se amplan todas las competencias municipales al mbito rural de su jurisdiccin territorial. II. Adems de lo establecido en el Art. 9 de la Ley Orgnica de Municipalidades, se ampla lacompetencia municipal en las siguientes materias: a) Administrar y controlar el equipamiento, mantenimiento y mejoramiento de los bienesmuebles e inmuebles de propiedad del Gobierno Municipal, incluyendo los transferidospor la presente ley, reglamentando su uso.

(8) Resolucin CGE/094/2012, Normas de Auditora Operacional, 2012 (9) Ley n 1551, ley de participacin popular,1994 b) Dotar el equipamiento, mobiliario, material didctico, insumos, suministros incluyendomedicamentos y alimentos en los servicios de salud, administrando y supervisando suuso, para un adecuado funcionamiento de la infraestructura y los servicios de salud, saneamiento bsico, educacin, cultura y deporte. c) Supervisar de acuerdo a los respectivos reglamentos, el desempeo de las autoridadeseducativas, directores y personal docente, y proponer a la autoridad educativa departamentalla ratificacin por buenos servicios o la remocin por causa justificada, por gestin directa o a solicitud de las organizaciones territoriales de base y del Comit de Vigilancia. d) Fiscalizar, supervisar y proponer el cambio o la ratificacin de las autoridades en el reade

salud pblica, con arreglo a los reglamentos sobre la materia y precautelando la eficazprestacin del servicio, por gestin directa o a solicitud de las OrganizacionesTerritoriales de Base y del Comit de Vigilancia. e) Administrar los sistemas de catastro urbano y rural de acuerdo a las normas tcnicas yde aplicacin general emitidas por el Poder Ejecutivo. f) Administrar los registros y padrones de contribuyentes necesarios para la recaudacinde ingresos propios, en base al catastro rural y urbano y al Plan Nacional de uso desuelo aprobados por el Poder Ejecutivo. g) Conservar y restaurar el patrimonio cultural e histrico y promover la cultura en todas susexpresiones. h) Promover y fomentar las prcticas deportivas buscando su masificacin y competitividad. i) Promover el desarrollo rural mediante la utilizacin de tecnologas propias y otras aplicadas, obras de micro riego y caminos vecinales. j) Dotar y construir nueva infraestructura en educacin, cultura, salud, deporte, caminosvecinales y saneamiento bsico. k) Contribuir al mantenimiento de los caminos secundarios y vecinales que pasen por elmunicipio. l) Responder a las peticiones, representaciones, solicitudes y actos de control social delas Organizaciones Territoriales de Base y del Comit de Vigilancia. m) Atender los programas de alimentacin complementaria incluyendo los desayunosescolares. n) Promover y fomentar polticas que incorporen las necesidades de las mujeres en elmbito de las competencias municipales arriba mencionadas. o) Defender y proteger a nios, nias y adolescentes de su jurisdiccin mediante la creacinde Defensoras de la Niez y Adolescencia como instancia tcnica promotora dedefensa, proteccin y cumplimiento de los derechos del nio, nia y adolescente. 4.2.4.2. Prefectura del Departamento de La Paz. Cuya atribucin de acuerdo con el artculo 5 inciso g) de la Ley de Descentralizacin Administrativa N 1654, del 28 de julio de 1995 (10) (11) Ley n 1654,Ley de descentralizacin administrativa,1995 ARTCULO 5 (ATRIBUCIONES) El Prefecto en el rgimen de descentralizacin administrativa, tiene las siguientes atribuciones adems de las establecidas en la Constitucin Poltica del Estado. g) Administrar, supervisar y controlar, por delegacin del Gobierno Nacional, los recursos humanos y las partidas presupuestarias asignadas al funcionamiento de los servicios personales de educacin, salud y asistencia social en el marco de las polticas y normas para la provisin de estos servicios. 4.2.4.3. Ministerio de salud y previsin social. Que de conformidad con el artculo 5 inciso e) del Decreto Supremo N 25233, del 27 de noviembre de 1998 (11)

ARTICULO 5 e) Se constituye en el rgano rector normativo de la gestin de salud a nivel nacional, responsable de formular estrategias, polticas planes y programas nacionales. 4.2.4.4. Universidad Mayor de San Andrs Universidad Mayor de San Andrs, instancia con la cual el Ministerio de Salud y Previsin Social, en el marco de la articulacin e interaccin comunitaria y de investigacin entre instituciones de educacin superior y servicios de salud y municipios, ha firmado el convenio interinstitucional (12) para el establecimiento de normas de integracin docente asistencial e investigacin, el 27 de octubre de 1998, cuya vigencia es de 10 aos.

4.2.5.- PRINCIPALES FUENTES DE GENERACIN DE RECURSOS En este acpite, dentro de lo que es el Memorndum de Planificacin de Auditoria Operativa; el auditor debe de ver y recopilar informacin de la obtencin de los recursos con los cuales la entidad percibe sus ingresos. En este punto, los recursos son la base fundamental para que la entidad mantenga sus actividades en marcha; sin duda esta es una medida de evaluacin y recopilacin de informacin para desarrollar el trabajo de auditora. Ac tambin se seala y se describe el conocimiento de "Que se hace, como se hace, para quien lo hace y donde se hace", facilita la identificacin de las reas de riesgo y mejora el desarrollo de la auditora.

(11) Decreto Supremo N 25233, Organizacin, Atribuciones y Funcionamiento de los Servicios Departamentales de Salud,1998 (12) Convenio Interinstitucional para el establecimiento de normas de integracin docente asistencial e investigacin, 1998 Un aliciente muy importante es el: Sistema de Presupuestos; el cual proveer en funcin de las prioridades de los recursos financieros de la poltica gubernamental, los montos y fuentes de los recursos financieros para cada gestin anual; y su asignacin a los requerimientos monetarios de la Programacin de Operaciones y la Organizacin Administrativa (13). Pero cabe mencionar que, esta informacin acerca de las principales fuentes de generacin de recursos, se encuentra en el Artculo 19, de las Normas Bsicas del Sistema de Presupuestos (14), el cual seala lo siguiente: ARTICULO 19.Estimacin del Presupuesto de Recursos.

Cada entidad y rgano pblico debe estimar el total de recursos a disponer para cada gestin fiscal, observando las restricciones establecidas en las disposiciones legales y normativas inherentes a la materia y en las disposiciones especficas que para cada gestin fiscal se establezcan.

En forma general estos recursos corresponden a:

a. Los lmites financieros determinados por el Ministerio de Hacienda, por las transferencias de recursos del Tesoro General de la Nacin incluyendo, cuando corresponda los lmites financieros por recursos de Coparticipacin, Regalas y otros recursos administrados por el Tesoro General de la nacin. b. Los recursos propios generados por el ejercicio de sus competencias institucionales, considerando las disposiciones legales inherentes. c. Los recursos para proyectos y programas especficos financiados por Organismos Nacionales e Internacionales especializados (Fondos de desarrollo, Cooperacin Internacional), por concepto de transferencias, donaciones y crditos, sustentados en convenios suscritos con los financiadores y con la debida aprobacin por norma legal.

TOMANDO COMO EJEMPLO los recursos de un Hospital provienen de la prestacin de servicios de salud, as como de las prestaciones comprendidas dentro del Seguro Bsico de Salud, de acuerdo al siguiente detalle:

Recursos Percibidos Gestin 2001 Descripcin Seguro Bsico de Salud Ingresos Propios Total Bs 1.289.082 756.963 2.046.045 Al 30/04/02 Bs 295.126 217.469 512.595

Fuente de informacin: Ejecucin Presupuestaria gestin 2001 y de enero a abril de 2002. (13) Apuntes de clase, Lic. Felipe Valencia, 2013 (14) Resolucin Suprema N 225558,Normas Bsicas del Sistema de Presupuestos,2005

De acuerdo con el artculo 41, del Decreto Supremo N 24447, del 20 de diciembre de 1996, Reglamentacin Complementaria a las Leyes de Participacin Popular y Descentralizacin Administrativa(15), se establece que

Artculo 41 (Recursos Municipales)

I. Con los recursos municipales de Participacin Popular y los de generacin local y los centros hospitalarios y de salud, sern cubiertos los siguientes tems: 1. Suministro de medicamentos.

1. Suministro de medicamentos. 2. Insumos y suministros mdicos. 3. Mantenimiento y conservacin de equipos mdicos y vehculos de los establecimientos sanitarios. 4. Servicios bsicos de agua, energa elctrica, agua potable, telfono y limpieza de los establecimientos de salud. 5. Mantenimiento de la infraestructura de los centros de salud. 6. Construccin de infraestructura mdica y equipamiento. 7. Aportes locales de contraparte para los programas nacionales. 8. Material de escritorio. 9. Capacitacin de recursos humanos municipales. 10. Los requerimientos de personal en forma adicional a los establecidos en el Tesoro General de la Nacin para programas especficos. 11. Los Gobiernos Municipales presupuestarn recursos de participacin popular, para infraestructura de los programas nacionales de epidemiologa e inmunizaciones deacuerdo a la realidad local. 12. Los recursos propios o de generacin local son administrados por el Gobierno Municipal, tomando en cuenta las necesidades identificadas por los Directorios Locales de Salud. Podrn ser utilizados para cubrir los requerimientos de personal en las reas de administracin y de servicios de dichos centros, en forma adicional a los financiados por el Tesoro General de la Nacin. 13. Toda contratacin de personal ser a solicitud de los Directorios Locales de Salud (DILOS). 14. En aplicacin del artculo 8 de la Ley 1702, los gastos sealados en los pargrafos I y II del presente artculo, sern considerados como gastos elegibles para ser financiados con cargo a recursos de inversin. 4.2.6.- ESTRUCTURA DE GASTOS

Cabe mencionar que se debe recopilar informacin acerca de la estructura de gastos con el que la entidad se basa para desarrollar sus actividades. Esta estructura de gastos debe de estar reflejada en el presupuesto de gastos de la entidad, este presupuesto de gastos debe de estar actualizado cada ao.

(15) Decreto Supremo N 24447, Reglamentacin Complementaria a las Leyes de Participacin Popular y Descentralizacin Administrativa,1996

Un aliciente muy importante es el: Sistema de Presupuestos; el cual es un conjunto ordenado de normas, disposiciones, procedimientos y Ley Financial; que regulan e n forma ordenada y sistemtica la formulacin, aprobacin y control e la ejecucin presupuestaria. Dejndose claramente establecido que para ejecutar un gasto, primeramente de deber verificar si est programado en el Programa Operativo Anual (POA); si existe la partida presupuestaria correspondiente y la disponibilidad de recursos (16). Ac tambin se seala y se describe el conocimiento de "Que se hace, como se hace, para quien lo hace y donde se hace", facilita la identificacin de las reas de riesgo y mejora el desarrollo de la auditora. Pero cabe mencionar que, esta informacin acerca de la Estructura de Gastos, se encuentra en el Artculo 21, de las Normas Bsicas del Sistema de Presupuestos (17), el cual seala lo siguiente: ARTCULO 21.Programacin del Gasto.

En cada entidad y rgano publico la programacin del gasto deber efectuarse segn los programas y proyectos establecidos en el marco del Plan General de Desarrollo Econmico y Social, y de la Planificacin Institucional y del Programa de Operaciones Anual de la entidad, contemplando las situaciones que se estime devengar en las gestin fiscal, para la contratacin de personal y compra de bienes y servicios, realizacin de gastos de inversin y cumplimiento del desarrollo de las actividades previstas en el Programa de Operaciones Anual. La programacin del gasto estar en funcin de la disponibilidad de recursos, restricciones establecidas en las disposiciones aplicables y disposiciones legales especficas para cada gestin fiscal.

Siguiendo con el ejemplo del hospital diremos que: Los montos presupuestados y ejecutados para gastos de funcionamiento e inversin (con recursos generados por ingresos propios y del Seguro Bsico de Salud), en las gestiones 2000 y 2001, son los siguientes: Grupo Gestin 2000 Presupuestado Ejecutado Bs 10000 Servicios Personales 20000 Servicios No personales 30000 Materiales y Suministros 40000 Activos Reales Totales 650.034 Bs 377.411 % 58 86 18 72 Gestin 2001 Presupuestado Ejecutado Bs 560.026 Bs % -

548.669 98

1.763.305 1.508.717 250.811 44.285 2.664.150 1.930.413

1.798.471 1.430.788 80 533.230 66.588 12 2.891.727 2.046.045 71

(16) Apuntes de clase, Lic. Felipe Valencia, 2013

(17) Resolucin Suprema N 225558,Normas Bsicas del Sistema de Presupuestos,2005

4.2.7.- RESPONSABLES DE LAS OPERACIONES OBJETO DE LA AUDITORIA. En este acpite es necesario conocer a aquellos responsables de las operaciones objeto de la auditoria para tener una mejor perspectiva de donde proviene toda la informacin, y su relevancia para el desarrollo del trabajo de auditora. Se debe adjuntar la estructura orgnica de la Entidad, y establecer claramente el grado deconcentracin de la toma de decisiones como tambin la cantidad de empleados de la Entidad(18). Mencionar los responsables jerrquicos actuales de la entidad (a la fecha del iniciode la evaluacin) y los existentes durante la gestin o perodo evaluado con todoslos cambios que se generaron, identificando las fechas de incorporacin y retiro(19). Es conveniente incluir no slo al mximo ejecutivo y directores sino tambin a losresponsables de cada unidad. Se debe adjuntar un organigrama y hacer mencin al grado de concentracin de la toma de decisiones como as tambin la cantidad de empleados dependientes de cada rea operativa. Sin el nimo de ser reiterativos, seguiremos con el ejemplo del hospital, dado que una muestra de los responsables de las operaciones son: Documento de Fecha de Antigedad designacin designacin al 30/05/02 Memorndum N 1665/2000 Memorndum N 0172/2001 01/09/2000 08/02/2001 12/04/2002 20/07/2000 1 ao, 8 meses 1 ao, 2 meses 1 mes

Cargo David F. Asturizaga Rodrguez Jhonny Garca Aylln

Director Mdico Administrador

Memorndum N Jefe de Personal Vernica Sotomayor 1222/02 Mausolf Jefe de Memorndum J.P Rosemberg Estadstica 034/2000 Rodrguez Morn Jefe Servicio Memorndum N Felipe Valdz Ros 67/2001 Ginecologa Jefe Servicio Anestesiologa Jefe Servicio Enseanza e Investigacin Jefe Servicio de Neonatologa Jefe Servicio de Obstetricia Jefe de Trabajo Hugo Prez Garca Segundino Ortega Alvarado Memorndum N 66/2001 Memorndum N 65/2001

1 ao, 10 21/05/2001 meses 21/05/2001 1 ao 21/05/2001 1 ao 1 ao 01/11/2001 01/11/2001 6 meses 24/05/1994 6 meses 8 aos

Manuel Diaz Villegas Edgar TorricoAmeller Memorndum N 79/2001 Fanny Calle Memorndum N Valenzuela 80/2001

Jefe de Trabajo Social

Memorndum N 792/94

(18) Manual de procedimientos de auditora interna, Lic. Jenny SusanTorrez Snchez. (19) G/CE-018, Gua para la Evaluacin del Proceso de Control Interno,2004.

4.2.8.- FACTORES EXTERNOS QUE PUEDAN AFECTAR LAS OPERACIONES

El auditor debe tener un conocimiento general de la economa y la industria donde opera la empresa, con el objeto de realizar un resumen breve de los puntos que afecten a la entidad; es decir, el efecto de tasas de inflacin, cambio e intereses, donde residen sus principales proveedores, el estado de la industria (si esta en va de crecimiento o contraccin, si est mejorando o disminuyendo su rentabilidad) y la posicin del cliente frente a ella.(20)

Relacin con otras empresas del mismo grupo u otras vinculaciones, el auditor debe especificar claramente la relacin que tienen con otras empresas del mismo grupo u otro tipo de vinculaciones que se tenga en el momento de elaborar la planeacin, para poder tener en cuenta cuando se est realizando los procedimientos de auditoria.(20)

Zonas de influencia comercial donde opera la entidad, el auditor debe explicar brevemente en que zonas de influencias comerciales est operando la empresa(20)

Documentos producidos por la entidad, el auditor debe examinar todos los documentos que genere la empresa, por ejemplo, las Actas de Asamblea, Junta Directiva, correspondencia presentada a autoridades reguladoras, etc., con el objeto de realizar un resumen de los puntos importantes tratados en cada uno de los documentos examinados y conocer de cerca cmo se encuentra la empresa.(20) Mtodos de distribucin y comercializacin, el auditor debe resumir en forma breve y clara de los puntos de distribucin que emplea la empresa para comercializar sus productos.(20)

4.3. AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIN

El conocimiento que el auditor debe reunir con respecto al ambiente del sistema de informacin est relacionado con el grado de utilizacin del procesamiento electrnico de datos en aquellas aplicaciones significativas. Esta informacin debe ser suficiente para que el auditor pueda evaluar hasta qu punto se han computarizado los sistemas administrativos el grado en que las operaciones del ente dependen de sistemas de procesamiento electrnico de datos.(20) Para estudiar y evaluar en qu grado est operando el sistema de informacin y contabilidad del ente, el auditor debe conocer adecuadamente el ambiente del sistema de informacin que tiene la empresa

(20)pg. web: planificacin de auditoria operativa Si el auditor no tiene el conocimiento adecuado para evaluar el sistema de informacin y contabilidad de la empresa, se puede valer de un especialista en auditoria de sistemas, el cual debe indicarles las debilidades, fortalezas y recomendaciones que han de tenerse en cuenta, para conocer si estas no vara la confianza que se ha depositado en el sistema de informacin y contabilidad. Conocimiento del sistema de informacin, el auditor debe adquirir un conocimiento sobre el ambiente del sistema de informacin y contabilidad, para ello debe estudiar la estructura organizativa de los sistemas, la naturaleza de la configuracin de los sistemas y el alcance del procesamiento computarizado de la informacin para las principales reas de los estados financieros Conocimiento de la estructura organizativa de los sistemas, el auditor debe analizar en forma global la estructura organizativa y administrativa del departamento de sistemas, para esto, se debe valer del organigrama del departamento, la identificacin del responsable, de su ubicacin y dependencia jerrquica dentro del ente.(20) Conocimiento de la naturaleza de la configuracin del sistema, el auditor debe adquirir un conocimiento global de las caractersticas del sistema, as como el conocimiento global de las caractersticas de las principales unidades de procesamiento, si estn interconectadas, si es un procesamiento centralizado o descentralizado, si hay un ingreso de datos en forma remota, las caractersticas del software que utilizan las principales unidades de procesamiento, la periodicidad del ingreso de datos, etc.(20) Alcance del procesamiento computarizado de la informacin para las principales reas, el auditor conocer en qu grado las principales reas son procesadas a travs del sistema, as como, cules son los objetivos del sistema, las modificaciones que hubieren ocurrido desde la ltima revisin, las relaciones significativas que existieran entre los diferentes sistemas de informacin, el volumen de operaciones aproximados que se procesa por cada sistema, el mtodo de ingreso de los datos y el tipo de procesamiento a que son sometidos esos datos.(20) Se detallar la informacin financiera emitida por la entidad, registros contables y presupuestos utilizados, como as tambin la periodicidad con que se emite dicha informacin. (21) Deber incluirse una breve descripcin de la configuracin vigente del sistema de procesamiento electrnico de datos y normas de seguridad implementadas sobre los datos procesados(21) Adicionalmente en esta etapa se incluir informacin respecto a los procedimientos especficos

en relacin al rubro o rea auditada, haciendo mencin a circulares instructivos y procedimientos especficos que orienten el examen.(21) Debern describirse las principales polticas contables de la entidad auditada o en su caso las operaciones contables originadas en las reas analizadas, prestando especial nfasis en los cambios producidos en las polticas contables entre una gestin y otra.(21)

(20) pg. web: planificacin de auditoria operativa (21) Mg. Sc. Lic. Gabriel Vela Quiroga, AUDITORIA INTERNA UN ENFOQUE PROSPECTIVO

Entre los ms resaltantes, esta etapa comprender el anlisis de: a. b. c. d. Los sistemas y controles de informacin contable. Los sistemas de contabilidad presupuestaria aplicados. Las prcticas utilizadas para la administracin de fondos. El grado de centralizacin o descentralizacin de las actividades contables y financieras. Los principales procedimientos administrativo contables. e. Los mtodos de valuacin. f. Las principales prcticas y principios contables aplicados que utiliza la entidad para preparar sus registros, as tambin la existencia de cambios en su aplicacin al ejercicio. (21) Finalmente se incluir una breve descripcin de la configuracin vigente del sistema de procesamiento electrnico de datos y normas de seguridad implementadas sobre los datos procesados . Tambin debern ser descritos los problemas detectados en la aplicacin de los principios, de aos anteriores, a fin de tener una idea global de planificacin.

4.4.- AMBIENTE DE CONTROL

Se deber mencionar el compromiso existente de la MAE para generar un ambiente favorable hacia la aplicacin de los controles. Es decir, la importancia que la Mxima Autoridad Ejecutiva y la Direccin Administrativa y Financiera otorgan a los controles y la exigencia que ejerce para obtener informacin confiable. Asimismo, se deber indicar el grado de separacin de las funciones existentes, las responsabilidades de la MAE y su participacin en la toma de decisiones Por otra parte, se mencionara el resultado de la evaluacin de la informacin ms relevante que utiliza la gerencia para controlar la entidad y la ejecucin de las operaciones ms significativas. Adicionalmente, documentaremos aquellos riesgos de control importantes que puedan afectar a la confiabilidad de los registros y estados financieros tomados en su conjunto.(21)

El control por parte de la gerencia o direccin superior, el auditor debe observar, si la informacin es til, confiable y oportuna para la toma de decisiones hace que los controles del sistema sean adecuados en su diseo y estrictos en su funcionamiento. Caso contrario, implica la vulnerabilidad o poca confianza del sistema y, en consecuencia debilita los controles existentes y la efectividad de los mismos. La organizacin y estructura del ente, el auditor debe analizar el organigrama de la entidad y observar si en este, se plantea las tareas y las responsabilidades en forma adecuada.(20)

4.5.-ENFOQUE DE AUDITORA ESPERADO

El enfoque de auditora consistir en definir la naturaleza alcance y oportunidad del trabajo, el enfoque ser determinado para cada componente o rubro examinado, la determinacin del enfoque ser efectuado en base a la evaluacin de los riesgos, el anlisis de la significatividad y

(20) pg. web: planificacin de auditoria operativa (21) Mg. Sc. Lic. Gabriel Vela Quiroga, AUDITORIA INTERNA UN ENFOQUE PROSPECTIVO

la evaluacin de los controles se indicar en forma preliminar general los procedimientos de auditora a ser aplicados, orientndolos a disminuir los factores de riesgo identificados.(20)

El desarrollo de enfoque efectivo y eficiente que responda a los riesgos determinados requiere la seleccin de procedimientos que proporcionen un nivel adecuado de satisfaccin de auditoria con la menor inversin posible de recursos.(21)

Se deber documentar en trminos generales los siguientes aspectos: a. El nivel de confianza planificada en los controles. b. Procedimientos especficos requeridos para las reas de mayor riesgo o para temas que requieran una atencin especial. c. Como se obtendr la confianza en los controles y si esto se realiza a travs de pruebas detalladas de cumplimiento de controles clave u otro tipo de procedimientos. d. La naturaleza general de los procedimientos sustantivos, especificando en trminos generales si sern procedimientos analticos o pruebas detalladas de las transacciones o saldos.

4.6.- APLICACIN DE MUESTREO

En esta seccin se documentan las pautas de aplicacin de muestreo, en los casos que sea conveniente, para revisar algn atributo de la actividad, rea o programa a ser examinado. A tal fin se consideran los lineamientos establecidos en el Procedimiento para la aplicacin del muestreo (22).

4.7.- TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA O FIRMAS DE AUDITORIA EXTERNA

Aqu se incluye un detalle de trabajos realizados por la Unidad de Auditora Interna y Firmas Consultoras externas relacionadas con la actividad, rea o programa a examinar. Mostrando que resultados tuvo la auditora (23). Este punto es importante porque nos sirve como informacin para el trabajo de auditoria a realizar.

4.8.- APOYO DE AUDITORA INTERNA

En esta seccin incluimos la percepcin sobre la calidad del control ejercido por la Unidad de Auditora Interna de la institucin auditada y el apoyo que puede dar en el desarrollo del trabajo. Adicionalmente, se consideran los resultados de la evaluacin de la Unidad de Auditora Interna realizad por la SCAI, en caso de haberse efectuado (24).

(20) pg. web: planificacin de auditoria operativa (21) Mg. Sc. Lic. Gabriel Vela Quiroga, AUDITORIA INTERNA UN ENFOQUE PROSPECTIVO (22)www.buenastareas.com/ensayos/Memorandum-De-Planificacion-De-Auditoria/907624.html (23)Normas de auditora operacional Planificacin 231 (24)Instructivo (I/AU-046) para la elaboracin del Memorndum de Planificacin de Auditora Operacional

4.9.- APOYO DE ESPECIALISTAS

En esta seccin se define si para el desarrollo de la auditora se requiere el apoyo de especialistas (25). En este punto se habla de peritos independientes, es decir apoyo de profesionales que no son auditores, pero que son muy importantes por si se encuentra algn hallazgo, como por ejemplo si se est haciendo la auditoria operativa a un hospital, se necesitara la ayuda de un mdico (26).

4.10.- ADMINISTRACIN DEL TRABAJO

Uno de los objeticos del auditor gubernamental es la administracin del tiempo bajo el criterio de costo/beneficio. Por lo tanto, es necesario considerar todas las deficiencias y problemas potenciales identificados, evaluando los tiempos reales requeridos para cada prueba de auditora.

Este punto incluye un detalle del personal asignado en el F1, de acuerdo al siguiente formato:

Personal asignado Cargo Horas presupuestadas (27)

Tambin se detallara las distintas etapas en las que se desarrollara la auditora, indicando las fechas estimadas de inicio y conclusin. Adicionalmente se incluir quienes van a participar en la auditoria en funcin de su jefatura, es decir en funcin de su responsabilidad, estos mismos que firman este mismo MPA (28).

4.11.- PROGRAMA DE TRABAJO

Para evaluar las actividades, reas o programas se aplican programas desarrollados para el logro de los objetivos de la auditora (29).

(25)(27)(29) Instructivo (I/AU-046) para la elaboracin del Memorndum de Planificacin de Auditora Operacional (26) Mg. Sc. Lic. Gabriel Vela Quiroga, AUDITORIA OPERATIVA (28) www.buenastareas.com/ensayos/Memorandum-De-Planificacion-De-Auditoria/907624.html

5.- CASO PRCTICODEL HOSPITAL DE LA MUJER

HOSPITAL DE LA MUJER
MEMORANDO DE PROGRAMACION DE AUDITORIA (MPA) AUDITORIA OPERACIONAL

INDICE GENERAL 1. TERMINOS DE REFERENCIA

2. INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCION Y SUS RIESGOS INHERENTES

3. AMBIENTE DE CONTROL

4. DETERMINACION DE LAS UNIDADES OPERATIVAS

5. PROBLEMAS POTENCIALES IDENTIFICADOS

6. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO

7. APLICACION DE MUESTREO

8. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Y POR FIRMAS DE AUDITORIA EXTERNA

9. APOYO DE AUDITORIA INTERNA DE LA ENTIDAD O DE LA ENTIDAD TUTORA

10. APOYO DE ESPECIALISTAS

11. ADMINISTRACION DEL TRABAJO

12. PROGRAMAS DE TRABAJO

HOSPITAL DE LA MUJER

MEMORANDO DE PROGRAMACION DE AUDITORIA

AUDITORIA OPERACIONAL

1. TERMINOS DE REFERENCIA

1.

Naturaleza y objetivo del trabajo

Naturaleza

En la Programacin de Operaciones Anual de la Contralora General de la Repblica para la gestin 2002, se ha programado realizar un relevamiento de informacin en el Hospital de la Mujer, dependiente de la Prefectura del Departamento de La Paz y del Gobierno Municipal de La Paz.

Como resultado de dicho relevamiento, se ha determinado efectuar una auditora operacional del Hospital de la Mujer. Trabajo que fue autorizado mediante Formulario de inicio de auditora (F1) N EL/OP31/O2 y memorndum N GD-L-MR/032/02, del 23 de mayo de 2002.

Objetivo

Evaluar el desempeo institucional del Hospital de la Mujer, en trminos de eficiencia, eficacia y economa, respecto a: a) La administracin de recursos humanos, b) La administracin hospitalaria, rea dentro de la cual evaluaremos la atencin hospitalaria y/o la administracin de la infraestructura, equipos, instrumental mdico y materiales y c) El Seguro Bsico de Salud.

1.

Principales responsabilidades a nivel de emisin de informes

Los informes que se emitirn como resultado de nuestro trabajo son:

a. Informe de auditora, relacionado con la evaluacin de las reas u operaciones sujetas a la auditora y que afectan la efectividad, economa y eficiencia del Hospital de la Mujer;

b. En caso de detectarse incumplimientos a la normatividad vigente, respecto a operaciones efectuadas durante el periodo de revisin, y segn el grado designificatividad, se emitir un informe con indicios de responsabilidad en los trminos establecidos por el artculo 77 de la Ley del Sistema de Control Fiscal y la Ley N 1178;

1.3 Alcance y metodologa de la revisin


Las pruebas para verificar la eficacia, eficiencia y economicidad de las operaciones en las reas de a) Administracin de Recursos Humanos, b) Administracin Hospitalaria (atencin hospitalaria y administracin de la infraestructura, equipos, instrumental mdico y materiales) y c) Seguro Bsico de Salud, correspondern a las realizadas por el Hospital de la Mujer, en el perodo comprendido entre el 1 de enero de 200X y el 31 de julio de 200X.

1. Normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo

Nuestro trabajo se realizar de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental

(NAG) aprobadas mediante Resolucin CGR-1/064n CGR-1/064/2000, del 29 de septiembre de 2000 y considerar las siguientes disposiciones legales:

Ley de Administracin y Control Gubernamentales N 1178, del 20 de julio de 1990. Reglamento para el ejercicio de las Atribuciones de la Contralora General de la Repblica, aprobado mediante Decreto Supremo N 23215, del 22 de julio de 1992. Reglamento de la Responsabilidad por la Funcin Pblica, aprobado mediante Decreto Supremo N 23318-A, del 3 de noviembre de 1992. Ley de Participacin Popular N 1551, del 20 de abril de 1994. Ley de modificaciones a la Ley de Participacin Popular N 1702, del 17 de julio de 1996. Ley de Descentralizacin Administrativa N 1654, del 28 de julio de 1995.

Decreto Supremo N 23813, del 30 de junio de 1994. El Decreto Supremo N 25233, del 27 de noviembre de 1998. El Decreto Supremo N 25265, del 31 de diciembre de 1998. Resolucin Ministerial N 0318, del 2 de agosto de 1999. Resolucin Municipal N 0152, del 28 de junio de 2000. Resolucin Ministerial N 0182, del 10 de mayo de 2001. Manual de Acreditacin de Hospitales de Bolivia, aprobado mediante Resolucin Secretarial N 0784, del 12 de agosto de 1994. Reglamento General de Hospitales, aprobado mediante Resolucin Ministerial N 028/97, del 3 de marzo de 1997. Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental, aprobadas mediante Resolucin CGR-1/070/2000, del 21 de septiembre de 2000.

1.

Actividades y fechas de mayor importancia

Actividades Etapa de planificacin Ejecucin de la auditora Preparacin de informes

Fechas (2)
(1) 12/06/0X al 30/06/0X 01/07/0X al 22/08/0X 23/08/0X al 17/09/0X

C. De acuerdo con el F1 N EL/OP31/Y02, el trabajo de auditora debi iniciarse el 03/06/0X, postergndose su inicio hasta el 12/06/0X, debido a que el personal mdico y administrativo del Hospital, acat el paro de actividades decretado por la Confederacin Sindical de Trabajadores en Salud de La Paz, por lo que el proyecto de informe tendra que ser entregado el 17/09/0X, para cuyo efecto se tramitar el F1 de modificacin de conclusin de auditora. D. Las fechas establecidas son tentativas y han sido determinadas en funcin a un desarrollo de tareas en condiciones normales. Situaciones extraordinarias (motivadas interna o externamente) puede alterar el cronograma previsto precedentemente.

2. INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCION Y SUS RIESGOS INHERENTES

Estructura organizativa y marco legal de la entidad

2.

Marco Legal

De acuerdo con los antecedentes histricos proporcionados por la Direccin del Hospital de la Mujer, el 20 de octubre de 1955, durante la presidencia del Dr. Vctor Paz Estensoro y estando como Ministro de Salud, el Dr. Julio Manuel Aramayo, fue inaugurado el Instituto de Maternidad Natalio Aramayo.

Posteriormente, el 7 de abril de 1994 se cambia la denominacin del Instituto de Maternidad Natalio Aramayo por el de Hospital de la Mujer, asignndole los predios que actualmente ocupa en la Avenida Saavedra N 2273, esta situacin es oficializada mediante la Resolucin Secretarial N 1075, del 19 de octubre de 1994, emitida por la Secretara Nacional de Salud, actual Ministerio de Salud y Previsin Social, en la que se resuelve crear el Hospital de la Mujer.

Por otra parte, con la promulgacin de la Ley de Participacin Popular N 1551, del 20 de abril de 1994, se establece en el artculo 13 de dicha Ley, la transferencia de la infraestructura fsica de los servicios pblicos de salud, a favor de los Gobiernos Municipales. Asimismo, de acuerdo con los artculos 6 y 14 de la Ley N 1551, as como en la Ley de modificaciones a la Ley de Participacin Popular N 1702, del 17 de julio de 1996, respectivamente, se establecen las siguientes competencias municipales:

Autorizar el uso de los ingresos generados por servicios de los centros hospitalarios para requerimiento de personal en las reas de administracin y de servicios en dichos centros, adicional a los establecidos en el Presupuesto General de la Nacin.

Dotar el equipamiento, mobiliario, material didctico, insumos y suministros, incluyendo medicamentos y alimentos en servicios de salud, administrando su uso, para un adecuado funcionamiento de la infraestructura y los servicios de salud.

Fiscalizar, supervisar y proponer el cambio o la ratificacin de las autoridades en el rea de la salud pblica.

Dotar y construir nueva infraestructura de salud.

En este marco, el artculo 20 del Decreto Supremo N 23813, del 30 de junio de 1994, que reglamenta la Ley de Participacin Popular, establece el nivel desconcentrado de los establecimientos de la red de servicios de salud constituidos por puestos y centros de salud, hospitales de distrito, hospitales especializados, hospitales de referencia o complejos hospitalarios, en los que la gestin tcnico-administrativa est a cargo de las instancias sectoriales. Por su parte, la Ley de Descentralizacin Administrativa N 1654, del 28 de julio de 1995, en su artculo 5 inciso g), establece como atribucin de las Prefecturas la administracin, supervisin y control, por delegacin del Gobierno Nacional, de los recursos humanos y las partidas presupuestarias asignadas al funcionamiento de los servicios personales de salud. Dentro de este marco de antecedentes, en el inciso d) del artculo 5 del Decreto Supremo N 25233, del 27 de noviembre de 1998, se define la autonoma de gestin de hospitales de tercer nivel e institutos nacionales, de manera que stos cuenten con un directorio responsable de definir los planes institucionales, la gestin tcnico-administrativa, el manejo de los recursos humanos, materiales y financieros; en concordancia con las polticas y normas del Sistema Nacional de Salud y lo dispuesto por la Ley N 1551 y sus reglamentos, debiendo estar integrado dicho directorio por cinco miembros; el Director del Servicio Departamental de Salud, un representante del Gobierno Municipal que ejerce el derecho propietario de la infraestructura, un representante de la Universidad, un representante de la comunidad y el Director de la Institucin. Posteriormente, mediante Resolucin Ministerial N 0318, del 2 de agosto de 1999, se encomienda a la Prefectura del Departamento de La Paz, a travs del Servicio Departamental de Salud, delegar la administracin de los recursos humanos a los directores ejecutivos de los hospitales de tercer nivel de atencin e institutos nacionales dentro del proceso de gestin autnoma y al Gobierno Municipal de La Paz, la desconcentracin de los fondos generados por cada uno de los hospitales e institutos de tercer nivel, para que sean administrados con autonoma por los directores de dichos hospitales e institutos bajo las normas legales y administrativas correspondientes. Finalmente, mediante Resolucin Municipal N 0152, del 28 de junio de 2000, se constituye el Directorio del Complejo Hospitalario de Miraflores, conformado de acuerdo con lo establecido en el inciso d) del Decreto Supremo N 25233 citado, y del que forma parte el Director del Hospital de la Mujer.

2. Estructura organizativa

El Hospital de la Mujer, se encuentra operando bajo la siguiente estructura organizativa, la que no se encuentra aprobada por el Directorio del Complejo Hospitalario, el Gobierno Municipal de la Paz y el Servicio Departamental de Salud (SEDES):

Nivel Directivo: Nivel de Asesoramiento:

Direccin Asesora Legal Auditora Interna

Comit Tcnico-Administrativo Comit Docente Asistencial Nivel Ejecutivo: Jefatura de Obstetricia Jefatura de Ginecologa Jefatura de Neonatologa Jefatura de Docencia e Investigacin Jefatura de Quirfano Jefatura de Enfermera Jefatura de Administracin Nivel Operativo: Personal de apoyo del rea administrativa Personal mdico y de enfermera

2.

Principales segmentos de la entidad, actividad, rea o programa

Los principales segmentos del Hospital de la Mujer y que tienen relacin directa con la naturaleza de sus actividades lo constituyen las Unidades de Neonatologa, Ginecologa y Obstetricia, a travs de las cuales, y de conformidad con la Resolucin Secretarial N 1075, del 19 de octubre de 1994, mediante la cual se resuelve crear el Hospital de la Mujer, deber cumplir con los siguientes fines definidos en los incisos a) al c) de dicha Resolucin:

Promocionar, proteger y recuperar la salud de la mujer. Identificar los factores de riesgo reproductivo que amenaza su salud. Detectar y tratar oportunamente patologas que afectan la salud de la Mujer.

2. Principales actividades o servicios

Las principales actividades del Hospital de la Mujer, se orientan a la prestacin de servicios de salud en las especialidades del Ginecologa, Obstetricia y Neonatologa, prestaciones que incluyen la atencin en consulta externa, hospitalizacin, quirfano y servicios de apoyo como el de ecografa.

2. Organismos y entidades vinculadas

El Hospital de la Mujer, como centro de tercer nivel de atencin en salud, tiene relacin con

las siguientes entidades: Gobierno Municipal de La Paz, por cuanto de conformidad con la Ley de Participacin Popular N 1551, del 20 de abril de 1994, la infraestructura fsica del Hospital de la Mujer, es de propiedad de esta instancia, la misma que adems, de acuerdo con los artculos 6 y 14 de la Ley N 1551 y la Ley de modificaciones a la Ley de Participacin Popular N 1702, del 17 de julio de 1996, tiene las siguientes competencias:

Autorizar el uso de los ingresos generados por servicios de los centroshospitalarios para requerimiento de personal en las reas de administracin y de servicios en dichos centros, adicional a los establecidos en el Presupuesto General de la Nacin. Dotar el equipamiento, mobiliario, material didctico, insumos y suministros, incluyendo medicamentos y alimentos en servicios de salud, administrando su uso, para un adecuado funcionamiento de la infraestructura y los servicios de salud. Fiscalizar, supervisar y proponer el cambio o la ratificacin de las autoridades en el rea de la salud pblica. Dotar y construir nueva infraestructura de salud.

Prefectura del Departamento de La Paz, cuya atribucin de acuerdo con el artculo 5 inciso g) de la Ley de Descentralizacin Administrativa N 1654, del 28 de julio de 1995, es la administracin, supervisin y control, por delegacin del Gobierno Nacional, de los recursos humanos y las partidas presupuestarias asignadas al funcionamiento de los servicios personales de salud, tarea que a partir de la promulgacin del Decreto Supremo N 25060, del 2 de junio de 1998, es cumplida por el Servicio Departamental de Salud (SEDES).

Ministerio de Salud y Previsin Social, que de conformidad con el artculo 5 inciso e) del Decreto Supremo N 25233, del 27 de noviembre de 1998, se constituye en el rgano rector normativo de la gestin de salud a nivel nacional, responsable de formular estrategias, polticas planes y programas nacionales.

Complejo Hospitalario de Miraflores, cuyo Directorio de acuerdo al artculo 5 inciso d) del Decreto Supremo N 25233, del 27 de noviembre de 1998, es responsable de definir los planes institucionales, la gestin tcnico-administrativo, el manejo de recursos humanos, financieros y materiales, en concordancia con las polticas y normas del Sistema Nacional de Salud, bajo contratos de gestin con el SEDES y lo dispuesto por la Ley N 1551 y sus reglamentos.

Universidad Mayor de San andrs, instancia con la cual el Ministerio de Salud y Previsin Social, en el marco de la articulacin e interaccin comunitaria y de investigacin entre instituciones de educacin superior y servicios de salud y municipios, ha firmado el convenio interinstitucional para el establecimiento de normas de integracin docente asistencial e investigacin, el 27 de octubre de 1998, cuya vigencia es de 10 aos.

2. Principales fuentes de generacin de recursos

Los recursos del Hospital de la Mujer provienen de la prestacin de servicios de salud, as como de las prestaciones comprendidas dentro del Seguro Bsico de Salud, de acuerdo al siguiente detalle: Recursos Percibidos Gestin 2001 Descripcin Seguro Bsico de Salud Ingresos Propios Total Bs 1.289.082 756.963 2.046.045 Al 30/04/02 Bs 295.126 217.469 512.595

Fuente de informacin: Ejecucin Presupuestaria gestin 2001 y de enero a abril de 2002. De acuerdo con el artculo 41, del Decreto Supremo N 24447, del 20 de diciembre de 1996, Reglamentacin Complementaria a las Leyes de Participacin Popular y Descentralizacin Administrativa, se establece que con recursos provenientes de los servicios que prestan los centros hospitalarios y de salud, as como, con recursos municipales de participacin popular (coparticipacin tributaria) y de generacin local, sern cubiertos los siguientes items: suministro de medicamentos, insumos y suministros mdicos, mantenimiento y conservacin de equipos mdicos, servicios bsicos de energa elctrica, agua potable, telfono y limpieza de los establecimientos de salud, mantenimiento de la infraestructura de los centros de salud, construccin de infraestructura mdica y equipamiento, material de escritorio y capacitacin de recursos humanos municipales, sin embargo, esta previsin no se cumple, salvo por el pago de servicios de agua potable y energa elctrica, los que durante la gestin 2001, fueron cubiertos por el Gobierno Municipal de la Paz, en los importes de Bs161.185 y Bs206.388, respectivamente, en el marco del acta de compromiso entre el Gobierno Municipal de La Paz y los Directores de Hospitales del Complejo de Miraflores para la implementacin de la Gestin Autnoma de Hospitales, suscrita el 29 de diciembre de 2000.

Los montos presupuestados y ejecutados para gastos de funcionamiento e inversin (con recursos generados por ingresos propios y del Seguro Bsico de Salud), en las gestiones 2000 y 2001, son los siguientes:

Grupo

Gestin 2000 Presupuestado Ejecutado Bs Bs 377.411 % 58

Gestin 2001 Presupuestado Ejecutado Bs 560.026 1.798.471 533.230 Bs 548.669 % 98

10000 Servicios Personales 20000 Servicios No personales 30000 Materiales y Suministros 40000 Activos Reales

650.034 1.763.305 250.811

1.508.717 86 44.285 18

1.430.788 80 66.588 12

Totales

2.664.150

1.930.413 72

2.891.727

2.046.045 71

Fuente: Ejecucin presupuestaria de gastos del Hospital de la Mujer.

2.

Estructura gerencial

La estructura gerencial del Hospital de la Mujer, se encuentra conformada de la siguiente manera: Documento de Fecha de Antigedad designacin designacin al 30/05/02 Memorndum N 1665/2000 01/09/2000 1 ao, 8 meses

Cargo David F. Asturizaga Rodrguez

Director Mdico

Administrador

Jhonny Garca Aylln

Memorndum N 0172/2001

08/02/2001 Jefe de Personal Memorndum N Vernica Sotomayor 1222/02 Mausolf

1 ao, 2 meses

12/04/2002

1 mes

Jefe de Estadstica

Rosemberg Rodrguez Morn

Memorndum J.P 034/2000

20/07/2000

1 ao, 10 meses

Jefe Servicio Ginecologa

Felipe Valdz Ros

Memorndum N 67/2001

21/05/2001 1 ao 21/05/2001 1 ao 21/05/2001

Jefe Servicio Anestesiologa

Hugo Prez Garca

Memorndum N 66/2001

Jefe Servicio Enseanza e Investigacin Jefe Servicio de Neonatologa

Segundino Ortega Alvarado

Memorndum N 65/2001

1 ao 01/11/2001 6 meses

Manuel Diaz Villegas Memorndum N 01/11/2001

79/2001 Jefe Servicio de Obstetricia Edgar TorricoAmeller Memorndum N 80/2001

01/11/2001 6 meses 24/05/1994 8 aos

Jefe de Trabajo Social

Fanny Calle Valenzuela

Memorndum N 792/94

Fuente de informacin: Files del personal proporcionados por el administrador del Hospital

2.

Informacin que se emite tanto para uso externo como interno

El Hospital de la Mujer a travs de los Sistemas de Informacin Hospitalaria (SIH) e Informacin Gerencial (WINSIG), emite informacin estadstica, respecto a tipos de consulta atendidas, por edad y sexo; servicio segn tipo de consulta; servicio segn edad y sexo; diagnstico segn tipo de consulta; morbilidad segn tipo y edad; rendimiento por servicio y mdico; 10 primeras causas por edad; censo de hospitalizacin; 10 primeras causas de egreso; admisin y egreso por servicios de neonatologa, ginecologa y obstetricia; tamao de las cirugas por edad, sexo y servicio; 10 primeras causas por edad; etc., as como, un resumen de los principales indicadores de salud, como ndices de concentracin, ocupacional, de rotacin, promedio de das de estancia, intervalo de sustitucin, costo por paciente, total pacientes egresados, entre otros. Esta informacin es remitida en forma mensual al Servicio Departamental de Salud (SEDES) para efectos de alimentar el Sistema Nacional de Informacin en Salud (SNIS), a cargo de los niveles departamental y nacional.

Adicionalmente, a travs del Sistema de Informacin Perinatal (CLAP), emite informacin estadstica sobre el nmero de embarazadas atendidas y los principales problemas en los embarazos, la que es utilizada al interior del Hospital, para fines de investigacin sobre las causas de dichas complicaciones y la mejora continua en la atencin a mujeres embarazadas que recurren al Hospital.

El rea administrativa del Hospital de la Mujer, emite en forma mensual informacin sobre la ejecucin presupuestaria de recursos y gastos, tanto por ingresos propios como por el Seguro Bsico de Salud, el comportamiento de las recaudaciones, conciliaciones y movimiento de la cuenta bancaria, que es remitida a la Direccin de Salud Municipal, dependiente del Gobierno Municipal de la Paz, para fines de control.

2.

Factores externos que puedan afectar las operaciones

Resultado del relevamiento de informacin, identificamos los siguientes factores externos que afectan las operaciones en el Hospital de la Mujer:

La declaratoria de huelgas, paros y movilizaciones constantes del personal del sector salud, que provoca la paralizacin de las actividades en los diferentes centros y hospitales del sector, incluyendo el Hospital de la Mujer.

Demoras excesivas en el reembolso por parte del Gobierno Municipal de La Paz, en favor del Hospital de la Mujer de los recursos generados por la prestacin de servicios de salud en el marco del Seguro Bsico de Salud, constituyndose ste, en el principal ingreso del Hospital, por cuanto representa el 63% del total de sus ingresos, lo que le impide al Hospital contar con la liquidez suficiente para la reposicin de los insumos necesarios para cumplir con estas prestaciones y otras que ofrece el Hospital.

El Hospital de la Mujer, no recibe el apoyo econmico del Gobierno Municipal de La Paz, con excepcin del Seguro Bsico de Salud, relacionados con recursos de coparticipacin tributaria, previsto en el artculo 41, del Decreto Supremo N 24447, del 20 de diciembre de 1996, Reglamentacin Complementaria a las Leyes de Participacin Popular y Descentralizacin Administrativa, aspecto que se describe con mayor detalle en el punto 2.6, del presente documento.

3.

AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control en el Hospital de la Mujer no es el ms adecuado, situacin que incide en el nivel de eficacia, eficiencia y economicidad de las operaciones, debido a los siguientes aspectos:

El Hospital de la Mujer, no cuenta con un Cdigo de Etica institucional, que defina los valores y principios que deben regir la conducta de los servidores pblicos (del rea tcnica como administrativa), en el ejercicio de sus funciones, situacin que se agrava por cuanto, no existe evidencia documentada que demuestre que la Unidad de Personal ni el SEDES, hubiesen procedido a comunicar en forma expresa las incompatibilidades y prohibiciones para el ejercicio de la funcin pblica, as como, los Reglamentos Internos de Personal del Servicio Departamental de Salud (SEDES) y del Ministerio de Salud y Previsin Social, y en consecuencia el personal del Hospital desconoce las reglas disciplinarias y las sanciones correspondientes que tendran que ser aplicadas en caso de su incumplimiento.

La Direccin del Hospital, no ha previsto mecanismos formales e informales para obtener informacin de las diferentes unidades organizacionales del Hospital, sobre sus

actividades y/o problemas existentes, para fines de ser utilizada para la toma de decisiones, lo que lleva a deducir que las acciones adoptadas por la Direccin no responden a un proceso de planificacin. Al respecto, cabe sealar que si bien, a travs de las reuniones semanales del Comit Tcnico-Administrativo, conformado por el Director del Hospital como Presidente, los jefes de los diferentes servicios y el Administrador y ocasionalmente a travs de correspondencia recibida, la Direccin toma conocimiento de problemas relacionados por ejemplo con la prdida de equipos y materiales, el traslado arbitrario de bienes, problemas de personal y otros, no obstante, no existe evidencia que demuestre que la Direccin y/o dicho Comit, hubiesen adoptado medidas tendientes a solucionar los problemas detectados.

La Direccin del Hospital de la Mujer, no ha otorgado la importancia debida a las tareas de control interno y externo posterior, por lo siguiente:

Si bien, mediante nota N 033/2001 D.H.M., del 2 de febrero de 2001, la Direccin cumpli con la remisin, al Servicio Departamental de Salud (SEDES), del cronograma de implantacin de recomendaciones del informe de auditora NEX/OP05/L99-01, emitido por la Contralora General de la Repblica; sin embargo, no se ha previsto el seguimiento sobre la realizacin de las tareas previstas para implantar las recomendaciones que corresponden al Hospital. Situacin similar ocurre con las recomendaciones emergentes del informe de auditora N UAI/006/2000, del 12 de mayo de 2000, relativo al control de asistencia del personal asignado al Hospital, emitido por la Unidad de Auditora Interna del Servicio Departamental de Salud (SEDES). La Direccin del Hospital no ha proporcionado las condiciones mnimas necesarias para el ejercicio de las funciones del auditor interno; tal es as, que no se le ha dotado de un ambiente fsico, por lo que actualmente se encuentra ocupando un escritorio en la Oficina de Personal, adems de no disponer de los recursos materiales y logsticos necesarios, tales como equipo de computacin, mobiliario y materiales para el desarrollo de su trabajo en condiciones apropiadas y con la calidad requerida. La importancia del trabajo realizado por dicho profesional, no ha sido comunicada en forma expresa al personal del Hospital, para fines de que se le preste la mayor colaboracin, ni se ha instruido el acceso irrestricto que este debe tener a toda informacin, documentacin e instalaciones del Hospital.

En el Hospital de la Mujer, no se encuentran implementados de manera ntegra los Sistemas de Administracin y Control Gubernamentales, habindose establecido durante el relevamiento de informacin, las siguientes deficiencias en los diferentes sistemas como ser: observaciones en el contenido del Plan Estratgico Institucional y los Programas Operativos Anuales 2001 y 2002 y los correspondientes presupuestos, falta de formalizacin y errores en la diagramacin del organigrama vigente, as como la falta de actualizacin y complementacin del Manual de Organizacin y Funciones y/u otros mecanismos a travs de los cuales se podran asignar las funciones y responsabilidades a los funcionarios como hojas de ruta, memorndums, y otros, es evidente, tambin, la falta de instrumentos mnimos de gestin, como manuales de procedimientos que garanticen la adecuada administracin de los Recursos Humanos, en cuanto a procesos de contratacin, induccin, evaluacin, capacitacin y registro del personal, la administracin de bienes disponibles y la de los recursos financieros, que afectan a las tareas de elaboracin y emisin de la informacin preparada en el marco de los sistemas de Tesorera y Crdito Pblico, Presupuestos y Contabilidad.

Las situaciones comentadas precedentemente demuestran la existencia de un alto riesgo de control.

4.

DETERMINACION DE UNIDADES OPERATIVAS

Considerando la naturaleza de las actividades Hospital de la Mujer, se han determinado las siguientes unidades operativas, cuya contribucin a travs de los servicios prestados en cada caso, sern objeto de evaluacin durante nuestra auditora de acuerdo al enfoque definido y que se encuentra expuesto en el punto 6 del presente documento:

Unidad de Obstetricia, servicio que contempla la atencin a mujeres en edad frtil (15 a 49 aos), control prenatal, atencin del parto, control post natal y atencin del nio, lactancia materna, vacunas toxoide tetnico a las madres y BCG al recin nacido.

Unidad de Ginecologa, servicio que contempla la atencin de mujeres en edad reproductiva (15 a 49 aos), deteccin precoz de cncer crvico uterino (PAP), planificacin familiar, deteccin de infecciones de transmisin sexual, atencin de enfermedades de la mujer, vacuna toxoide tetnico.

Unidad de Neonatologa, servicio orientado a recin nacidos hasta los 30 das, terapia intensiva neonatal, terapia intermedia, atencin del neonato infectado y neonato prematuro.

Unidad de Administracin, responsable de la organizacin interna del Hospital y la administracin de los recursos humanos, materiales y financieros, que son utilizados y/o que emergen de la prestacin de servicios de salud.

5.

PROBLEMAS POTENCIALES IDENTIFICADOS

Sobre la base del relevamiento de informacin efectuado, cuyos resultados se exponen en el Informe N EL/RP01/A02-M1, se han identificado los siguientes problemas que afectan la efectividad de los controles administrativos y a la implementacin de los Sistemas de Administracin y Control, relevantes a los fines de las reas objeto de nuestra evaluacin:

Los procesos de contratacin del personal eventual, contratado por el Hospital, en el marco de lo dispuesto en el artculo 14 de la Ley de modificaciones y ampliaciones a la Ley de Participacin Popular N 1702, del 17 de julio de 1996, no se enmarcan dentro de lo establecido en el artculo 18 de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Personal, por cuanto, se trata de designaciones directas.

Los mecanismos de control de asistencia y permanencia de personal disponibles, no son efectivos, situacin que no garantiza que el personal en funciones cumpla con la carga horaria asignada, con efecto en el nivel de logro de los objetivos del Hospital, a lo que se suma la falta de personal en los servicios de Trabajo Social y Ecografa, para cubrir en forma continuada 24 horas de atencin ininterrumpida.

No se tienen definidas medidas de control de los bienes disponibles, especialmente de aqullos que llegan como donaciones, que en ocasiones son recibidos por personal ajeno al rea administrativa, habindose producido constantes prdidas de bienes y materiales, hechos sobre los cuales no se han adoptado acciones tendientes a revertir tal situacin.

Almacenes no mantiene inventarios y/o reportes ntegros sobre los materiales en existencia en el Hospital, por cuanto parte de dicho material se encuentra registrado en los inventarios y reportes que mantiene el Encargado de Bienes y viceversa, situacin que podra dar lugar al sobredimensionamiento de los materiales y activos existentes o debilidades en su control.

Las entregas de activos a las diferentes unidades del Hospital y/o servidores pblicos, no se hacen efectivas a travs de actas de entrega, donde se detallen las caractersticas y estado de los mismos, as como, no se tiene previsto que su devolucin se realice previo inventario, debidamente firmado por el Encargado de Bienes.

El arancel de precios vigente de los servicios prestados, no emerge de un estudio de costos y se desconoce si el mismo se encuentra aprobado por las instancias correspondientes.

No se cuenta con servicios indispensables para el funcionamiento de un centro de tercer nivel de atencin, como emergencias con atencin de 24 horas, laboratorio clnico y terapia intensiva, entre otros.

La infraestructura y equipamiento disponible, no ofrecen las condiciones adecuadas para la prestacin de servicios de salud en trminos de seguridad y comodidad del pblico usuario.

No existe una adecuada sealizacin sobre la ubicacin de las diferentes reas con que cuenta el Hospital, as como, no se han previsto medidas de seguridad para los pacientes y pblico que visita las instalaciones del nosocomio.

Las prestaciones previstas en el marco del Seguro Bsico de Salud, son limitadas y no cubren todas las prestaciones necesarias para el tratamiento de las pacientes hasta su

recuperacin total, por lo que los familiares de las pacientes y el propio Hospital, deben cubrir los excedentes.

Los reembolsos por parte del Gobierno Municipal de La Paz, a favor del Hospital, por concepto de las prestaciones de salud en el marco del Seguro Bsico de Salud, se realizan con excesiva demora, lo que no le permite contar al Hospital con la liquidez necesaria para la reposicin de insumos necesarios para continuar con las prestaciones de servicios.

6.

ENFOQUE DE LA AUDITORIA

Efectuaremos la auditora operativa considerando la metodologa descrita en el anexo N 1, sobre la base de la misma hemos preparado programas de trabajo en las siguientes reas identificadas que en nuestra opinin tienen mayor impacto en el desempeo Institucional del Hospital de la Mujer, que se adjuntan en el presente documento:

a. Administracin de Recursos Humanos

Evaluaremos en qu medida el Hospital est contribuyendo en brindar eficaces servicios de salud a mujeres y neonatos a travs de una adecuada administracin y control de sus recursos humanos.

Evaluaremos la suficiencia cuantitativa y cualitativa del personal mdico, paramdico, administrativo y manual respecto al nivel de necesidades existente en el Hospital, as como, su razonabilidad respecto al demanda de pacientes (consulta externa y hospitalizada), para garantizar un servicio eficiente.

b. Administracin hospitalaria, esta rea abarcar los siguientes componentes: Administracin de la infraestructura, equipos, instrumental mdico y materiales

Evaluaremos si la infraestructura del Hospital responde a la demanda y necesidades del Hospital.

Evaluaremos la suficiencia y disponibilidad de los equipos,


instrumental mdico y materiales.

Evaluaremos si el Hospital controla el manejo, uso y disposicin de la infraestructura, equipos, instrumental mdico y materiales.

Evaluaremos el proceso de administracin y control de las donaciones recibidas en el Hospital y si las mismas son utilizados para las prestaciones de salud dentro del Hospital.

Atencin Hospitalaria Evaluaremos si la capacidad del Hospital permite garantizar la atencin de la demanda de pacientes existente. Evaluaremos la calidad de la atencin ofrecida.

Evaluaremos la razonabilidad de los precios ofrecidos por las diferentes prestaciones.

Evaluaremos el perjuicio que representa para el Hospital y el pblico usuario los constantes paros y huelgas del sector salud.

c. Seguro Bsico de Salud

Evaluaremos la cobertura de las prestaciones, ofrecidas por el Hospital de la Mujer, en el marco del Seguro Bsico de Salud, su suficiencia y la oportunidad con que el Gobierno Municipal de La Paz, efectiviza el reembolso de los importes comprometidos por estas prestaciones a favor el Hospital y su efecto en el nivel de las operaciones del Hospital de la Mujer.

Por otra parte, como complemento a nuestro trabajo, evaluaremos el grado de implantacin de los Sistemas de Administracin y Control Gubernamentales del Hospital de la Mujer, para lo cual se considerar los resultados del relevamiento de informacin descritos en el Informe N EL/RP01/A02-M1.

7.

APLICACION DE MUESTREO

Considerando la naturaleza y objetivos de nuestra auditora en la revisin de algn atributo de las reas a evaluar, se seleccionar una muestra basada en las siguientes condiciones:

El tamao de la muestra ser definido de acuerdo al tamao de la poblacin, concentracin o dispersin de datos, cuya revisin estar en el rango del 25% al 50%.

El mtodo a aplicar ser a criterio y la seleccin de la muestra ser al azar.

8. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Y POR FIRMAS DE AUDITORIA EXTERNA

La Unidad de Auditora Interna del Hospital de la Mujer, es una unidad de reciente creacin y a la fecha de elaboracin del presente memorndum, no ha emitido ningn informe relacionado con las reas a evaluar.

Por su parte, la Unidad de Auditora Interna del Servicio Departamental de Salud (SEDES), institucin de la que depende el Hospital de la Mujer, durante el perodo comprendido entre el 1 de enero de 2000 y el 31 de mayo de 2002, emiti el informe N UAI/006/2000, del 12 de mayo de 2000; sobre la auditora del control de asistencia del personal asignado al Hospital, el mismo que ser considerado en la presente auditora al estar relacionado con el rea de administracin de recursos humanos a evaluar.

9. APOYO DE AUDITORIA INTERNA DE LA ENTIDAD O DE LA ENTIDAD TUTORA

A partir de noviembre de 2001, el Hospital de la Mujer cuenta con un auditor interno, el Lic. Nery Felipe Calle Cossio, quien est ejerciendo esta labor sin contar con las condiciones mnimas de infraestructura y disponibilidad de recursos materiales y logsticos, as como, con el apoyo de la Direccin, al no haberse comunicado en forma expresa la importancia del trabajo de dicho profesional y/o instruido el acceso irrestricto que ste debe tener sobre toda la documentacin, informacin e instalaciones del Hospital, razn por la cual, para la ejecucin del trabajo, no se ha previsto la posibilidad de contar con este apoyo.

Al respecto, cabe sealar que, al ser Auditora Interna una unidad de reciente creacin en el Hospital, la Gerencia de Auditoras Internas de la Gerencia Departamental de La Paz, no efectu la evaluacin de dicha unidad.

10.

APOYO DE ESPECIALISTAS

De ser necesario, dependiendo de los hallazgos que se identifiquen y en funcin a nuestras necesidades, requeriremos el apoyo de la Gerencia de Servicios Legales, dependiente de la Gerencia Departamental de La Paz.

11.

ADMINISTRACION DEL TRABAJO

A continuacin sealamos el personal y tiempo asignado para el desarrollo de nuestro trabajo:

Cargo
Subcontralora Gerente Departamental Gerente de auditora Supervisor Auditor Total

Nombres
Lic. Silvia Alba Mercado Lic. Fidel Quisbert Condori Lic. Denisse Castro Serpa Lic. Rosario Arancibia Pereira Lic. Sonia Velasquez Bozo

Horas Presupuestadas
4 6 140 460 392 1.002

12.

PROGRAMAS DE TRABAJO

Para el logro del objetivo de auditora que se encuentra detallado en el punto 1.1 del presente documento, se aplicarn los siguientes programas de trabajo:

Administracin de Recursos Humanos. Administracin Hospitalaria.

Administracin de la infraestructura, equipos, instrumental mdico y materiales. Atencin Hospitalaria

Seguro Bsico de Salud.

6.-CASO PRACTICO SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS

SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS AUDITORIA OPERATIVA GESTIN 2005 INTRODUCCION El propsito del presente trabajo de investigacin es demostrar que la Auditoria Operativa se

constituye en un instrumento muy importante para evaluar la eficiencia, eficacia y economa de una entidad, como as tambin la legalidad de sus operaciones, sea la entidad pblica o privada. La importancia que ha adquirido en los ltimos tiempos la Auditoria Operativa como instrumento de evaluacin y control en empresas pblicas y privadas motivo a estas entidades que se interesan a que se practiquen estas auditoras, para poder conocer las causas que originan los resultados obtenidos al cierre de cada gestin. Las Auditorias Operativas pueden efectuarse a toda la entidad o en una determinada rea en particular dependiendo de las necesidades del ente sujeto de evaluacin; en el presente trabajo para demostrar la importancia de la misma, en la segunda parte del temario tentativo, vale decir en el diagnstico , se realizar una evaluacin operativa en la unidad de observacin; es decir, al departamento de mantenimiento del Servicio Departamental de Caminos (S.D.C), como complemento del trabajo de investigacin. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Para identificar a priori las deficiencias de la unidad de observaciones me permito plantear las siguientes interrogantes: La entidad cumple con la planificacin efectuada para cada gestin? Es adecuada la planificacin y es ptimo el nivel de organizacin, direccin y control? Utiliza la entidad los recursos humanos y materiales con eficiencia, eficacia y economa? Las interrogantes planeadas nos permiten encontrar de forma previa lo siguiente: Por la informacin recibida de los usuarios directos de los caminos, como ser los transportistas y los pasajeros, el estado actual de los caminos presenta serias deficiencias. Tosa la informacin recibida nos hace suponer que existen problemas en la planificacin, organizacin, direccin y control de las operaciones de la entidad. En sntesis, se puede afirmar a priori que las actividades del departamento de mantenimiento no se cumplen con la efectividad, eficiencia y economa. HIPTESIS La falta de una buena planificacin, una adecuada organizacin, direccin, y un eficiente control hacen que la entidad no logre sus objetivos de acuerdo a lo programado OBJETIVOS General Demostrar la importancia y utilidad de la Auditoria Operativa para la gerencia de cualquier entidad Demostrar la importancia de la Auditoria Operativa en la medicin o evaluacin del grado de eficiencia de la entidad en la realizacin de sus operaciones destacando reas crticas para su posterior mejoramiento. Especficos Analizar los elementos bsicos de la administracin para realizar una evaluacin del cumplimiento de los mismos Evaluar el cumplimiento de las polticas, normas y procedimientos prescritos por la entidad Estudiar y evaluar los sistemas de comunicacin internos entre los ejecutivos y el personal Determinar si existen elementos informales que impiden una administracin eficiente.

ALCANCE Y LIMITACIONES El estudio se efectuar a las operaciones que se desarrollan actualmente y se extendern si es necesario a operaciones pasadas para hacer comparaciones si el caso aconseja. En nuestro caso particular, analizamos las actividades en el departamento de mantenimiento y algunos de los departamentos directamente relacionados como el departamento de Maquinaria y equipo METODOLOGIA En la realizacin del presente trabajo de investigacin se aplicarn los siguientes mtodos. El Mtodo Deductivo, puesto que se utilizar los principios y normas de Auditoria Operativa que nos permitan analizar y evaluar los sistemas administrativos del departamento de mantenimiento, partiendo de lo general a lo particular. El Mtodo Inductivo, nos permite la observacin directa de los hechos y relaciones en la actividad administrativa, partiendo de un hecho aislado para llegar a conclusiones generales. Por otra parte, a travs del Mtodo Analtico estudiaremos al departamento, en cada una de sus acciones y con ayuda del mtodo cientfico lograremos una sntesis de la informacin captada, la cual permitir obtener una conclusin trabajo realizado. DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO N PROGRAMA PROPOSITO DEL PROGRAMA El propsito del programa es obtener informacin general y documentada sobre las actividades realizadas por la empresa, como paso inicial para continuar con el proceso de valuacin. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Informacin a Obtener: Obtenga informacin sobre el origen legal de la entidad. Identifique y obtenga copias de disposiciones legales y otras normas bajo las cuales las actividades son conducidas. Historia, Antecedentes y Objetivos: Prepare un relato de la historia, antecedentes y objetivos de cada una de las actividades del departamento de mantenimiento. I II 1 2 3 4 5 Organizacin: Obtener copia del organigrama, manual de funciones, reglamentos internos, otros. Identifique en estas copias o prepare desde el comienzo exposiciones breves que muestren: Divisin de deberes y responsabilidades Principales delegaciones de autoridad Establecer se dichos instrumentos de organizacin estn debidamente aprobados y actualizados. Recursos Involucrados en las Actividades: FECHA REF.

5 6 7 III 1 2 3 4 5

Haga un resumen breve de la naturaleza, inversin y ubicacin de los recursos empleados en las actividades. Poltica General: Obtenga copias o prepare resmenes de la poltica general aplicable en la comunicacin de la informacin y en la realizacin de actividades. Evaluacin del Control Interno: Realice la evaluacin del control interno en las reas que estudiarn en profundidad. Determine cules son los registros existentes en Contabilidad MTODO DE LA RECOLECCIN DE LA INFORMACIN Renase con funcionarios administrativos que puedan precisar las fuentes de informacin. Vaya a las fuentes sealadas y a otras que pueda ser tiles para la obtencin de la informacin. Lleve a cabo entrevistas con el funcionario responsable de las actividades bajo examen. Examine: Estatutos de la Empresa Archivos de Legislacin de la Empresa Informes Internos o Externos elaborados por o para la Empresa Planes de re-organizacin Manual de funcionamiento Evale el sistema de Control Interno a travs de Cuestionario.

SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 Memorndum de Inspeccin Julio 2005 El 2 de julio a horas 8 A.M. del presente ao se llev a cabo la visita a las oficinas del Servicio Departamental de Caminos en la ciudad de Tarija, ubicada en la Calle Mndez N 025 del Barrio el Molino, pudiendo constatar que en las instalaciones de la misma se desarrollan las actividades de personal administrativo y del personal tcnico, stos ltimos son los que se ocupan del mantenimiento de la maquinaria y equipo. El personal que realiza las funciones de mantenimiento de las carreteras normalmente trabaja fuera de la ciudad, en los campamentos destinados para ello y en las residencias. Tambin se llev a cabo las visitas a las instalaciones de la residencia de Villamontes en fecha 2 de julio de 2005, habiendo prolongado dicha visita hasta en 10 de julio del mismo ao, con la finalidad de observar cmo se desarrollan las actividades en la misma. El encargado del

campamento Sr. Cesar Ortega tuvo la gentileza de acompaar a las inspecciones y dar explicaciones a algunos puntos analizados. De las observaciones realizadas se pudo obtener la siguiente informacin: La residencia de Villamontes cuenta con un complejo de edificio el que consta de 5 mdulos construidos y completamente amoblados las necesidades y a las funciones que cumple cada mdulo, por ejemplo dos mdulos, los ms antiguos sirven como dormitorios a los trabajadores que permanecen en la mayor parte del ao, otro mdulo est destinado a la cocina, comedor almacn para los trabajadores, otro est dispuesto para las oficinas de administracin del campamento; Otro mdulo realizan las veces de alojamiento a los empleados administrativos o tcnicos que estn de paso por el campamento. Toda y cada una de las dependencias de la residencia, como los objetivos que se encuentran en ellas, estn bajo la responsabilidad del Ing. Residente, el encargado del campamento y el sereno. SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 ENTREVISTA N 1 Asunto: Historia, antecedentes y propsito Entrevistado: Dra. Teresa Castro Cargo: Asesora Legal 1.- Cundo se fund la entidad? R.-La entidad fue creada en enero del ao 2000 pero a partir del 2002 surge como una entidad de derecho pblico con personalidad jurdica, capital y patrimonio propio 2.- Con que objeto o propsito se fund la entidad? R.- La entidad tiene como objetivos la plantacin, la programacin, estudio, diseo, construccin, mantenimiento, supervisin y administracin de las carreteras y caminos secundarios del departamento de Tarija. As mismo el cumplimiento de los Reglamentos internos y el Plan Operativo Anual. 3.- Posee la entidad un Reglamento Interno actualizado? R.- La entidad cuenta con un Reglamento Interno el que est en vigencia desde el ao 2002. no ha sido actualizado. 4.- Por qu razn no se ha actualizado en Reglamento Interno conjuntamente con los cambios que se han producido en la entidad? R.- No se hizo la actualizacin debido a que no se cuenta con el presupuesto necesario para dicho trabajo que deber ser asignado a los profesionales competentes en la materia 5.- Bajo qu normas legales la entidad desarrolla sus funciones?

R.- La entidad desarrolla sus actividades fundamentales basndose en la ley 1178 SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 ENTREVISTA N 2 Asunto: Aspectos Generales de Organizacin Entrevistado: Lic. Hugo Fuentes Cargo: Administrador de la Entidad 1.-Cuenta la entidad con un organigrama o grfico de la organizacin? R.- S, tenemos un organigrama que refleja la situacin actual de la institucin 2.- Define el organigrama con claridad las lneas de: Autoridad, Responsabilidad y Dependencia? Lo que puede ver? R.- Como usted lo puede observar define claramente las lneas de autoridad y responsabilidad 3.- Existe un manual de funciones que defina las funciones de cada individuo y que refleja la situacin actual de la entidad, es decir este manual est actualizado? R.- Si existe un manual de funciones, pero no esta actualizado, refleja la situacin de la entidad como Servicio Departamental de caminos, lo que no afecta en nada el desarrollo de las funciones ya que se desarrollan las mismas actividades de mantenimiento. 4.- Cuenta la entidad con normas e instrucciones escritas sobre las funciones a desarrollar? R.- S, las normas y todas las instrucciones se dan por escrito NOTA: Revisando el organigrama se pudo ver que s expresa con claridad las lneas de autoridad, responsabilidad y dependencia. Tambin define las funciones de cada individuo, sus dependencias superior e inferior y los requerimientos de cada cargo. Pero no est actualizado. SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 ENTREVISTA N 3 Asunto: Aspectos Generales de Organizacin Entrevistado: Lic. Hugo Fuentes Cargo: Administrador

1.- Con qu recursos cuenta la entidad? R.- la entidad cuenta con recursos financieros, materiales y humanos (recursos propios y ajenos) 2.- De qu fuentes provienen los recursos financieros? R.- los recursos financieros provienen de la prefectura en su mayor porcentaje, percibimos tambin ingresos por peaje, y por el alquiler de maquinaria y equipo. 3.- Vemos que los recursos materiales de la entidad en su mayor parte estn formados por maquinaria y equipo. Toda la maquinaria est en buen estado? R.- Del total de la maquinaria de la entidad un 60% ms o menos se encuentra en perfecto estado de funcionamiento. El resto est en una situacin regular o en mal estado 4.- Es suficiente la maquinaria existente para cumplir con las operaciones programadas? R.- No, al encontrarse un buen porcentaje de la maquinaria es estado regular y generalmente en reparacin, resulta insuficiente para hacer frente a nuestras necesidades 5.- Quin es el directo responsable de la maquinaria y el equipo? R.- El encargado de supervisar el manejo y mantenimiento de la maquinaria y el equipo es el ingeniero Ivn Aries, pero el responsable de cada una de las unidades es su conductor. SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 ENTREVISTA N 4 Asunto: Sistema de Programacin de Operaciones Entrevistado: Ing. Jorge Ossio Cargo: Jefe del Departamento de Mantenimiento 1.- Programa todas las operaciones que se realizan en la entidad? R.- S, por supuesto todo lo que se hace va a cumplir parte de un plan 2.- Quines toman parte en la programacin de las operaciones? R.- Toman parte los ingenieros residentes, el jefe administrativo y financiero, el jefe del departamento de mantenimiento y el director de la entidad. 3.- La entidad hace conocer por escrito las operaciones a realizar a los responsables de la ejecucin de la misma? R.- Depende de las circunstancias, a veces no es necesario realizar un instructivo escrito se da las rdenes en forma oral. 4.- Existe un seguimiento y control de las operaciones efectuadas? R.- S, si se hace un seguimiento y un control a travs de los informes diarios de los trabajadores

5.- Se realiza una evaluacin del rendimiento de los empleados en los puestos de trabajo? R.-No, no se realiza una evaluacin individual de cada empleado, pero se tiene un parmetro del trabajo que debe desarrollar al da, en base a los informes diarios que se realiza en el control SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 ENTREVISTA N 5 Asunto: Sistemas Contables y Administracin del personal Entrevistado: Lic. Sergio Ortiz Cargo: Contador de la entidad 1.- La entidad cuenta con un plan de cuentas? R.- S, si se utiliza el plan de cuentas por Ley para la contabilidad integrada 2.- Existen procedimientos contables expresados por escritos? R.- No, no tenemos procedimiento contables expresado por escrito, la contabilidad se lleva como se hizo siempre desde que era el Servicio nacional de Caminos. 3.- Qu estados contables representan y cuando lo hacen? R.- Presentamos el Balance General, Estado de Resultados, Estado de Origen y Aplicacin de Fondos y en este ltimo ao tambin hicimos las notas a los Estados Financieros al 31 de marzo del ao siguiente. 4.- Referente al personal, cuentan los empleados con seguros contra accidentes y todo tipo de riesgo? R.- S, los empleados estn asegurados contra esos riesgos. 5.- Se realizan evaluaciones al mrito y desempeo del personal? R.- No se realizan evaluaciones al personal por su desempeo, pero ya se conoce quienes trabajan y quienes no, ya que los empleados tienen muchos aos en la institucin. SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN PLANEACIN

CUESTIONARIO SI NO Existe en la entidad un Plan Anual Operativo con objetivos especificados y 1 sustentados con los respectivos justificantes? Cuenta el Plan Anual Operativo con objetivos generales y objetivos especficos 2 determinados de antemano? 3 Son los objetivos claros y precisos? 4 Son los objetivos revisados peridicamente? 5 Existen metas fijadas por escrito en el Plan Anual Operativo? 6 Se encuentran expresados por escrito en el POA: Objetivos y Metas? 7 Tiene la entidad polticas escritas que estn en armona con los objetivos? 8 Son aprobados y apoyadas las polticas por el director? Se revisan peridicamente las polticas para reflejar condiciones que 9 cambiaron? Son apropiados y apoyados los procedimientos de cada actividad por el 10 director? 11 Estn escritos y se explican con claridad los procedimientos de cada actividad? Considera usted que los procedimientos son los adecuados ante las 12 necesidades de la entidad? Se elaboran los cronogramas de actividades de acuerdo con los objetivos de la 13 entidad? 14 Los cronogramas de actividades son aprobados y aprobados por el director? Se elaboran los cronogramas en su conjunto en un tiempo determinado y 15 adecuado? 16 Corresponde a todos los jefes de la entidad la funcin de la planeacin? 17 Todos los Funcionarios involucrados tienen conocimiento de la planeacin? En la planeacin se contemplan actividades para mejorar los ingresos propios 18 de la entidad? Al realizar la planeacin se integra o coordina informacin de los 19 departamentos directamente relacionadas con el departamento de mantenimiento? Al realizar la planeacin se toma en cuenta el estado del equipo que tomar 20 parte en la ejecucin de las actividades? Cundo se efecta un recorte presupuestario por parte de la Prefectura la 21 entidad realiza la formulacin de su presupuesto? Al efectuarse el recorte presupuestario se utiliza tcnicas para reducir las 22 actividades a desarrollar? ndice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 = SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN ORGANIZACIN

N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

CUESTIONARIO Contribuye la organizacin a conseguir los objetivos de la entidad? Cuenta la entidad con un organigrama funcional actualizado? Todos los funcionarios conocen o tienen a la vista el organigrama? Cuenta la entidad con un manual de funciones? El manual de funciones est actualizado y debidamente aprobado? El manual refleja claramente la situacin del organigrama? Especifica claramente el manual de las funciones bsicas? Especifica el manual en forma clara y lgica las lneas de autoridad, responsabilidad, as como los canales de comunicacin? Est el manual al alcance de cualquier funcionario? Existe relaciones adecuadas entre los diferentes departamentos? Se capacitan al personal nuevo para asegurar de que conoce sus funciones? Se da Curso de capacitacin permanente a todo el personal? Se procura poner al hombre adecuado en el puesto adecuado? Est debidamente calculado el nmero de empleados en cada seccin o departamento?

SI NO

15 ndice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 = SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AUDITORIA OPERATIVA Gestin 2005 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN DIRECCIN N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 CUESTIONARIO Los ejecutivos implantan medios de motivacin para el personal? Es la Direccin el centro de comunicaciones de la entidad? Asumi el director sus funciones luego de un concurso de mritos o una evaluacin especial? Los ejecutivos en su mayora estn en sus cargos como consecuencia de un concurso de mritos? Vigila personalmente el superior las labores de sus subordinados? Responden los subordinados a un solo jefe? Se delega autoridad de acuerdo a las polticas y reglas? Saben Guiar los dirigentes a sus subordinados? Son buenas las relaciones entre los empleados y sus jefes? Reciben cursos de liderazgo todos los dirigentes de la entidad? Atienden los jefes peticiones de sus subordinados? Solicitan los jefes ideas u opiniones de sus subordinados? SI NO

13 Se comunican los cambios y las nuevas ideas por escrito? 14 Se comunican los cambios y las nuevas ideas oportunamente? 15 Existe mucha comunicacin entre los subordinados y los dirigentes? 16 Existe buena comunicacin entre el personal y sus directivos? ndice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 = CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN COORDINACIN N CUESTIONARIO El departamento de mantenimiento recibe instrucciones por escrito del 1 director de la entidad? El departamento de mantenimiento solicita a los dems departamentos un 2 informe sobre sus actividades para planificar las suyas? El departamento de mantenimiento realiza informes mensuales de sus 3 requerimientos para la obtencin de los mismos oportunamente? Se realiza la planificacin y la ejecucin de las actividades tomando en 4 cuenta las opiniones de todos los departamentos involucrados? Se revisa peridicamente las polticas de la entidad a fin de enfrentar 5 cambios de cualquier ndole? 6 Las comunicaciones recibidas son contestadas oportunamente? Los materiales y suministros necesarios para la ejecucin de las 7 operaciones estn a disposicin y en forma oportuna? 8 La maquinaria est en ptimas condiciones de funcionamiento? Los repuestos que se solicitan en las residencias o campamentos llagan a 9 su debido tiempo? 10 Se solicitan repuestos y otros materiales slo cuando es necesario? 11 Los repuestos y lubricantes que se solicitan llegan oportunamente? ndice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 = CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN CONTROL N CUESTIONARIO SI Cuenta la entidad con un sistema de informacin eficiente para ejercer el 1 control? 2 Se realiza control de todas las operaciones dejando prueba de ello? 3 Se compara los resultados con los planes establecidos? Ante las comparaciones realizadas se establece medidas para superar 4 las diferencias? Acta eficientemente el control descubriendo a su debido tiempo las 5 desviaciones? 6 Es el control el reflejo de los planes? Tienen los controles la suficiente flexibilidad para seguir siendo efectivos 7 an cuando faltan los planes? NO SI NO

8 9 10 11 12

Satisface el control establecido las necesidades del ejecutivo? Satisface el control establecido las necesidades de la entidad? Se informa a los niveles superiores sobre las desviaciones? Se toman medidas inmediatas para corregir las desviaciones? Se realiza un control escrito sobre los recursos de la entidad? Se controla estrictamente la salida e ingreso de los presupuestos, 13 combustibles y lubricantes, como de otros materiales? ndice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 = CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN PROGRAMA A LA PROGRAMACIN DE OPERACIONES N CUESTIONARIO SI La entidad programa sus operaciones para cada ao prximo a ms 1 tardar en el mes de agosto del ao actual? Dicha programacin es la nica base para la formulacin del proyecto de 2 presupuesto anual? 3 La programacin consta de un documento elaborado por escrito? El documento de programacin emitido especfica concretamente las 4 metas cualitativas y cuantitativas a corto y mediano plazo? Se seala en la programacin de operaciones los responsables de cada 5 una de las metas o resultados que se desea alcanzar? El programa contempla: Las tareas a ejecutar para alcanzar las metas 6 definidas? El programa contempla: Los requerimientos de humanos y materiales 7 necesarios? La programacin de operaciones se encuentra debidamente autorizada 8 por autoridad competente? En la programacin de operaciones se toman parte todos los sectores 9 involucrados en su ejecucin? Se hace conocer dicha programacin a todos los responsables de su 10 cumplimiento? ndice de Eficiencia de Control Interno: 4 / 10 x 100 = 40,00 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN SISTEMA DE ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA N CUESTIONARIO Cundo la entidad con un organigrama que ilustre los niveles de 1 autoridad y las lneas de comunicacin? 2 El organigrama es de conocimiento de todo los empleados? El personal de la entidad conoce claramente: 3 *Las funciones y atribuciones del puesto que ocupa? *Las condiciones que debe reunir para el desempeo de su cargo? SI NO NO

*La responsabilidad ante su autoridad inmediata superior? 4 Todos estos conceptos se encuentran en un manual de funciones? El sistema asegura que cada empleado sea responsable ante la 5 autoridad inmediata superior? 6 El sistema prevee la delegacin de autoridad a los niveles inferiores? Esta delegacin permite que cada nivel tome decisiones en los procesos 7 de operacin y cumpla las funciones y responsables que le fueron asignadas? Prevee el sistema que toda operacin realizada deba contar con la 8 documentacin necesaria que la respalde y demuestre? Dicha documentacin permite identificar la naturaleza, finalidad y 9 resultados de cada operacin? Existe un sistema de archivo donde se conserve los documentos de 10 respaldo en orden lgico y/o de fcil acceso y utilizacin? ndice de Eficiencia de Control Interno: 6 / 10 x 100 = 60,00 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN SISTEMA DE PRESUPUESTO N CUESTIONARIO SI NO El proceso presupuestario contempla la separacin de las fases de 1 elaboracin, presentacin y ejecucin? Se prepara el presupuesto en concordancia con la programacin de 2 operaciones y sus actividades especficas? 3 El presupuesto se proyecta sobre las bases objetivas de clculo? 4 Se utiliza formularios uniformes para la presentacin de los anteproyectos? Se presento el proyecto de presupuesto de acuerdo con los plazos que 5 estableci la subsecretara del presupuesto pblico? Lleva la entidad un sistema de registro apropiado para el control de la 6 ejecucin presupuestaria? Los informes sobre ejecucin presupuestaria se prepara: semanalmente, 7 mensualmente, anualmente? Se informa los resultados de la ejecucin presupuestaria a la Subsecretaria 8 del Presupuesto Pblico como la Contralora General de la Repblica? Se cumple con el cierre de Recursos y de Gastos al 31 de diciembre de 9 cada ao? 10 El presupuesto resulta suficiente para la entidad y sus operaciones? ndice de Eficiencia de Control Interno: 6 / 10 x 100 = 60,00 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN SISTEMA DE TESORERA Y CRDITO PBLICO N 1 CUESTIONARIO SI NO Se ha constituido una entidad financiera con un nivel jerrquico y autoridad suficiente para el manejo de los ingresos y egresos?

Se ha asignado la responsabilidad por el manejo de fondos fijos de cja 2 chica a servidores independientes del cajero principal y de otros funcionarios que realicen funciones contables o financieras? Se practica arqueos sorpresivos de los fondos y valores de la entidad 3 independientes de quienes tienen la responsabilidad de custodia y registro? Estn todas las cuentas bancarias abiertas a nombre exclusivo de la 4 entidad? Los bancos tienen instrucciones de pagar los cheques nicamente cuando 5 estn firmados mancomunadamente por funcionarios acreditados legalmente ante ellos? Se cancelan oportunamente las firmas de funcionarios retirados o 6 traslados? Se ha diseado e implantado procedimientos de custodia y registro que 7 protejan las inversiones de perdidas eventuales? ndice de Eficiencia de Control Interno: 5 / 7 x 100 = 71,43 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL N 1 2 3 4 CUESTIONARIO SI Los requerimientos del personal guardan concordancia con la programacin de operaciones? Se ha establecido una unidad organizacional responsable para la seleccin del personal? Se ha establecido programas de capacitacin para los funcionarios en los diferentes campos en los cuales tienen responsabilidad? Se ha divulgado claramente a los empleados la prohibicin de buscar o recibir otros benficos personales derivados de sus funciones distintos a los provenientes de la remuneracin pactada? Se ha divulgado claramente al personal que ningn funcionario podr desempear dos o ms cargos, o percibir dos o ms remuneraciones del Tesoro General de la Repblica o en el presupuesto consolidado del sector pblico, con excepcin de los casos previstos por ley? Se ha Establecido procedimientos para el control de asistencia de los empleados a sus fuentes de trabajo? De la misma manera se ha establecido procedimientos para el control de asistencia de los empleados en las residencias? Dicho control es ejercido por la unidad de personal y el jefe inmediato superior de los empleados? En concordancia con los jefes de cada unidad administrativa y la unidad de personal, se ha elaborado un programa de vacaciones y que tenga la aceptacin de los empleados? Se cubren las vacantes del personal cuando se presentan lo ms pronto posible? Cuenta el departamento de personal con un archivo de los antecedentes e informacin actualizada mnima necesaria de cada funcionario (Ej: Telfono, antecedentes laborales y acadmicos)? Cuenta la entidad con un sistema de control de permisos, salidas y abandono de labores en horas de oficina, as como de horas extras y sobre NO

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tiempos de trabajados? 13 Existen sanciones de alguna naturaleza en caso de atrasos y faltas? Se paga la nomina mediante planillas generales o boletas individuales 14 donde se especifica de manera detallada todos los descuentos, bonos y/o asignaciones de los empleados? El pago de haberes es realizado en forma personal, siendo exigidos 15 documentos de identificacin y/o poderes notariales? ndice de Eficiencia de Control Interno: 9 / 15 x 100 = 60,00 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS N CUESTIONARIO SI L a entidad cuenta con una adecuada planificacin sobre el reclutamiento y 1 la seleccin del personal? Todos o la mayora de los empleaos ingresaron a la empresa como 2 consecuencia de un concurso de meritos? 3 Se planifica los movimientos de rotacin del personal? 4 La rotacin se lo realiza en base a informes tcnicos? 5 Existe un sistema de informacin de recursos humanos? Este sistema de informacin incluye informes sobre el comportamiento de 6 los empleados dentro la entidad? Se realiza un control escrito de los empleados en sus lugares de trabajo 7 como tambin de las operaciones que realiza? 8 Se brinda seguridad en el trabajo contra cualquier riesgo? Se da cursos de capacitacin permanente a los empleados para disminuir 9 el margen de accidentes en la entidad? 10 Se cuenta con una adecuada administracin de salarios? Se realiza una planificacin efectiva sobre las vacaciones de los 11 empleados? 12 Se otorga todas las vacaciones solicitadas? ndice de Eficiencia de Control Interno: 4 / 12 x 100 = 33,33 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN SISTEMA CONTABLE N 1 2 3 4 CUIESTIONARIO SI NO El sistema contable es coincidente con el implantado y normado por la Contralora General de la Repblica? Se ha establecido un registro de carcter presupuestario, donde se revelan los compromisos adquiridos de erogacin de fondos o de ejecucin de gasto? Se elaboran conciliaciones de saldos bancarios, valores a cobrar, obligaciones? Dichas conciliaciones son realizadas por el personal de la unidad de contabilidad independiente de la funcin de registro y custodia? NO

Se ha presentado los estados financieros, con sus notas y el informe del auditor interno hasta el 31 de marzo del ao siguiente? Los Estados Contables se entregan a la entidad que ejerce tuicin, a la 6 Contralora General de Repblica y a la Contralora Departamental a la que corresponde? En caso de accidente, se tiene proteccin fsica adecuada para: Registros 7 manuales, datos almacenados en medios magnticos, equipos de computadora? Contabilidad ha dado instructivos especiales a las residencias sobre el 8 registro de los recursos materiales (Combustibles y Lubricantes)? Se realiza la verificacin peridica de los inventarios fsicos de la entidad en 9 las residencias? 10 Existen una poltica definida para proteger la informacin confidencial? ndice de Eficiencia de Control Interno: 6 / 10 x 100 = 60,00 5 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 CUESTIONARIO SI NO Existe procedimientos establecidos para la adquisicin de bienes y servicios? Existe una constancia escrita respecto de la satisfaccin de los bienes adquiridos en cuanto a la calidad y cantidad por parte del funcionario correspondiente? Se ha establecido un sistema de registro permanente de inventario para controlar sus movimientos por unidad de iguales caractersticas? Se ha asignado un espacio fsico adecuado segn el tipo de inventarios, para su almacenamiento y control adecuado? Se ha tomado medidas para la conservacin, seguridad y manejo, apropiacin de los bienes o elementos almacenados? Se realiza verificaciones peridicas de las existencias fsicas de los bienes del inventario? Las verificaciones son practicadas por servidores independientes del manejo, custodia y registro de dichos bienes? La entidad ha contratado los seguros necesarios para proteger los activos contra distintos riesgos que se puedan presentar? Se ha formalizado a cada unidad administrativa la responsabilidad por los bienes que se le ha asignado? La entidad mantiene un sistema de codificacin que permite un control adecuado de los activos? Los vehculos de la entidad estn siendo utilizados exclusivamente en actividades propias de la misma? Los vehculos llevan necesariamente placa oficial y en la puesta lateral la leyenda Uso Oficial junto con el nombre de la entidad? La circularizacin de los vehculos oficiales en das y horas son autorizadas por el mximo ejecutivo de la entidad? El uso del telfono est destinado slo para efectuar llamadas de oficina y concernientes al trabajo? Se efecta un control de las llamadas a larga distancia?

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Las normas sobre el uso de bienes estn dadas en forma escrita? Se revisa peridicamente las normas sobre el uso de losa bienes de la entidad para determinar situaciones que pudieran haber cambiado? Existen mtodos adecuados para impedir el acceso no autorizado a: *Oficinas (Ej. Un guardia o Recepcionista)

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*Terminales de Computadoras *Instalaciones de Computadoras

*Otros Activos valiosos y movibles ndice de Eficiencia de Control Interno: 10 / 18 x 100 = 55,55 INDICE DE EFICIENCIA DEL CONTROL INTERNO TOMANDO EN CUENTA LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN N CONCEPTO 1 Planeacin 2 Organizacin 3 Direccin 4 Coordinacin 5 Control 6 Administracin de Recursos Humanos PROMEDIO DEL INDICE DE EFICIENCIA INDICE DE EFICIENCIA 54,54 57,14 50,00 54,54 53,85 33,33 50,57

INDICE DE EFICIENCIA DEL CONTROL INTERNO TOMANDO EN CUENTA TODOS LOS SISTEMAS CONTEMPLADOS POR LA LEY 1178 N CONCEPTO 1 Sistema Manejo de Bienes y Servicios 2 Sistema Contable 3 Sistema de Presupuesto 4 Sistema de Administracin del Personal 5 Sistema de Programacin de Operaciones 6 Sistema de Tesorera y Crdito Pblico 7 Sistema de la Organizacin Administrativa PROMEDIO DEL INDICE DE EFICIENCIA Promedio Total del ndice de Eficiencia INDICE DE EFICIENCIA 55,55 60,00 60,00 60,00 40,00 71,43 60,00 58,14 54,36

Para realizar el anterior detalle se tomo como referencia la siguiente frmula: INDICE DE EFICIENCIA = [Preguntas Positivas / (Preguntas Positivas + Preguntas Negativas) ] * 100 N PROGRAMA Propsito del Programa El propsito del programa es evaluar los elementos del proceso administrativo, los sistemas de contabilidad y el sistema de administracin de los recursos humanos. FECHA REFER.

Procedimientos de Auditoria Evaluacin del aspecto Normativo de la Entidad Establecer que normas rigen el funcionamiento de la entidad. Y si la entidad se cie estrictamente a dichas normas. Verificar si la entidad cuenta con un reglamento interno actualizado y si el mismo es de conocimiento de todos los funcionarios de la entidad. Evaluacin del sistema de Planificacin Verificar la existencia de un plan operativo, que el mismo de haya efectuado en un tiempo predeterminado y oportuno, tomando en cuenta las normas bsicas sobre la programacin de operaciones. Verificar que el PAO se haya efectuado en base a datos y estudios tcnicos, que todas las actividades y proyectos estn contemplados en l y verificar el cumplimiento de los objetivos planteados en l. Verificar la existencia de un cronograma de actividades, que el mismo est reflejado en el PAO y que se haya efectuado en base a datos tcnicos y estudios realizados para el efecto. Determinar el grado de cumplimiento del cronograma de actividades y el grado de eficiencia de dicho cumplimiento Verificar la existencia de un complemento presupuestario en el PAO y que dicho presupuesto cubra todas las actividades del cronograma de actividades y todos los proyectos el PAO Verificar si el PAO, el cronograma de actividades, y el presupuesto cuentan con los respaldos necesarios, basados en estudios y datos tcnicos. Y si la programacin es de conocimiento de los empleados responsables de su cumplimiento. Verificar si la entidad elabora cronograma de actividades y presupuestos de gasto para cada tem. Evaluacin del Sistema de Organizacin Verificar la existencia de un organigrama funcional, que el mismo se encuentre actualizado y en lugar visible a fin de que sea de conocimiento de todos los empleados de la entidad. Verificar la existencia de un manual de funciones, que el mismo se encuentre actualizado, y est en lugar visible y sea de conocimiento de todos los funcionarios de la entidad. Evaluacin del Sistema de Direccin y Coordinacin Verificar que los directivos realicen la respectiva capacitacin y motivacin a todo el personal de la entidad para una mejor ejecucin de las actividades Verificar que exista una perfecta coordinacin en la realizacin de las actividades por parte de los diferentes departamentos, como tambin en la informacin que ellos reciben Evaluacin del Sistema de Control Verificar la existencia de un sistema de control en cuanto a las

I II 1 2 3 4 5 6 7 III

actividades y los recursos que antevienen en la realizacin de las actividades. Y si se efectan un control de los funcionarios en sus puestos de trabajo. Verificar la existencia de un sistema de control en cuanto a los recursos materiales (Combustibles y Lubricantes, repuestos y otros) que se emplean sobre todo en las residencias y en los campamentos. Evaluacin del Sistema Contable Verificar si la entidad cuenta con un plan de cuentas, como est conformado y que sistema de contabilidad emplea. Adems los estados que elabora y si los mismos se presentan oportunamente. Evaluacin del Sistema de Administracin de los Recursos Humanos Determinar si existe reglamentos o polticas establecidas para el manejo del personal y si estn en conformidad con las disposiciones legales. Analizar y evaluar el criterio, la necesidades y obligaciones de los empleados de la actividad MTODOS PARA LA RECOLECCIN DE LA INFORMACIN Revisar la aplicacin real de prcticas y procedimientos a travs de entrevistas a las personas responsables de su cumplimiento Realizar la comparacin de los rendimientos con los objetivos planeados. Evaluar los elementos del proceso administrativo a travs de entrevistas a las personas responsables de su cumplimiento.

7.-CONCLUSIN.Entonces se puede indicar de que un memorndum de planificacin de auditoria operacional es un papel de trabajo que adems de documentar ciertas decisiones sobre aspectos generales de la auditoria, va a servir para comunicar de forma gil las decisiones generales de la auditoria, as como otra informacin significativa de la planificacin, a los distintos miembros del equipo de trabajo. Por tanto, y una vez dados los pasos anteriores, vamos a plasmar en este papel de trabajo un resumen de los aspectos ms importantes de la fase de planificacin, que nos ha permitido tomar una decisin sobre la estrategia de auditora a seguir en nuestro trabajo. El contenido mnimo de este memorndum es el siguiente: a) Descripcin del cliente, su negocio y servicio que vamos a prestar b) Una evaluacin preliminar del entorno de control existente en la empresa c) Identificacin de los asuntos importantes de auditora detectados d) Resumen de la estimacin de la cifra de importancia relativa (IR) e) Plan de trabajo a seguir f) Otros aspectos significativos aparecidos en planificacin no cubiertos en los puntos anteriores.

8.- BIBLIOGRAFIA

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ANEXOS