Anda di halaman 1dari 41

Instituto Politcnico Nacional Escuela Superior de Comercio y Administracin Unidad.

Santo Toms

Unidad III. Capital de trabajo


Fundamentos de finanzas
Enrique Aguilar Snchez

Segundo parcial

ndice
ndice.................................................................................................................. 2 Capital de trabajo................................................................................................ 4
DEfinicin............................................................................................................................................................ 4 Integracin........................................................................................................................................................... 5 Administracin financiera del capital de trabajo.............................................................................................................5

3.1 Efectivo e Inversiones Temporales................................................................6


Efectivo (NIF C-1).................................................................................................................................................. 6 Caractersticas del dinero......................................................................................................................................... 6 Inversiones Temporales.......................................................................................................................................... 6 Caractersticas...................................................................................................................................................... 6 Funciones del dinero.............................................................................................................................................. 6 Tipos de saldos de efectivo...................................................................................................................................... 7 Presupuesto De Efectivo......................................................................................................................................... 8 Tcnicas de aceleracin de efectivo........................................................................................................................... 8 Medidas para acelerar medidas para acelerar la disponibilidad de los ingresos en efectivo.....................................................9 Tcnicas para desacelerar los desembolsos de efectivo.................................................................................................9 Tcnicas para reducir las necesidades de efectivo........................................................................................................9 INVERSIONES TEMPORALES EN VALORES........................................................................................................10 Tipos de inversiones temporales en valores...............................................................................................................10 Valores negociables............................................................................................................................................. 10

Flotacin de efectivo................................................................................... 12 Cantidad mxima para eliminar la flotacin...............................................13 Presupuesto de efectivo. Elaboracin.........................................................14 Saldo ptimo de efectivo............................................................................ 14 Rotacin de caja bancos...........................................................................14 Costo de mantenimiento del saldo de efectivo...........................................14 Ciclo de flujo de efectivo............................................................................. 15 3.2 CUENTAS POR COBRAR............................................................................... 15
Definicin de cuentas por cobrar..............................................................................................................................15 Caractersticas.................................................................................................................................................... 15 OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.......................................................................................................16

OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA DE LA CUENTA POR COBRAR..................................................16 DETERMINACION DE CAPACIDAD PARA OTORGAMIENTO DE CREDITO..............................................................16

ELEMENTOS DE LA DECISION CREDITICIA...................................................16 FUENTES DE INFORMACIN DE CRDITICIA................................................17 RIESGO DE CRDITO................................................................................... 19


POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZAS..............................................................................................19 Costo de alternativas de financiamiento..................................................................................................................... 20 Vigilancia de las polticas de cuentas por cobrar..........................................................................................................22 ELABORACION DE CALCULOS.......................................................................................................................... 23

ANALISIS DE ANTIGEDAD DE SALDOS.......................................................23 ROTACIN DE CARTERA.............................................................................. 24 Monto Del crdito mximo de conceder.....................................................26 Das de ventas pendientes de cobros o Perodo Promedio de Cobranza:....26 Establecimiento de polticas de crdito......................................................26 3.3 Administracin de Inventarios.....................................................................27
DEFINICION DE INVENTARIOS...........................................................................................................................27 OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS............................................................28 TCNICAS DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS............................................................................................28

JUSTO A TIEMPO.......................................................................................... 29 CANTIDAD ECONMICA DE PEDIDO (CEP)..................................................29 Busca encontrar el monto de pedido que reduzca al mnimo el costo total del inventario.............................................................................................. 29 COSTO TOTAL DEL INVENTARIO..................................................................29 COSTOS DE MANTENIMIENTO.....................................................................30 COSTO DE ORDENAMIENTO .......................................................................30 PUNTO DE REORDEN................................................................................... 30 LOTE ECONMICO PTIMO (INVENTARIO PTIMO).....................................32
CONTROL DE INVENTARIOS............................................................................................................................. 32

PRESUPUESTO DE INVENTARIOS.................................................................33 ROTACIN DE INVENTARIOS.......................................................................33 LAS POLTICAS DE INVENTARIOS.................................................................34


SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS........................................................................................................34 CALCULOS....................................................................................................................................................... 35

Inventario promedio ................................................................................... 35 COSTO DEL INVENTARIO............................................................................. 36

COSTOS DE ORDENAMIENTO......................................................................36 PUNTO DE REORDEN................................................................................... 37 EL MODELO DE LA CANTIDAD ECONMICA DE PEDIDO (CEP O EOQ).........37 INVENTARIO DE SEGURIDAD.......................................................................39 PEDIDO OPTIMO.......................................................................................... 39 DESCUENTO POR CANTIDAD.......................................................................40 ROTACION DE INVENTARIOS.......................................................................40 COSTO DE FALTA DE EXISTENCIA...............................................................40

UNIDAD III CAPITAL DE TRABAJO CAPITAL DE TRABAJO


DEFINICIN La definicin ms bsica de capital de trabajo lo considera como aquellos recursos que requiere la empresa para poder operar. En este sentido el capital de trabajo es lo que comnmente conocemos activo corriente. (Efectivo, inversiones a corto plazo, cartera e inventarios). El capital de trabajo se refiere a la inversin de la empresa en activos circulantes, la diferencia entre los activos circulantes y los pasivos circulantes, se designa como capital de trabajo neto. El capital de trabajo resulta til para establecer el equilibrio patrimonial de cada organizacin empresarial. Se trata de una herramienta fundamental a la hora de realizar un anlisis interno de la firma, ya que evidencia un vnculo muy estrecho con las operaciones diarias que se concretan en ella. La empresa para poder operar, requiere de recursos para cubrir necesidades de insumos, materia prima, mano de obra, reposicin de activos fijos, etc. Estos recursos deben estar disponibles a corto plazo para cubrir las necesidades de la empresa a tiempo. Para determinar el capital de trabajo de una forma ms objetiva, se debe restar de los Activos corrientes, los pasivos corrientes(Los pasivos corrientes hacen referencia a los pasivos que la empresa debe pagar en un plazo igual o inferior a un ao). De esta forma obtenemos lo que se llama el capital de trabajo neto contable. Esto supone determinar con cuntos recursos cuenta la empresa para operar si se pagan todos los pasivos a corto plazo.

INTEGRACIN Sus componentes son el efectivo, valores negociables, cuentas por cobrar e inventario y por su tiempo se estructura o divide como permanente o temporal. El capital de trabajo permanente es la cantidad de activos circulantes requerida para hacer frente a las necesidades mnimas a largo plazo. Se le podra llamar capital de trabajo puro. El capital de trabajo temporal es la cantidad de activos circulantes que vara con los requerimientos estacinales. El primer rubro principal en la seccin de fuentes es el capital de trabajo generado por las operaciones. Hay dos formas de calcular este rubro. El mtodo de la adicin y el mtodo directo. Las ventas a los clientes son casi siempre la fuente principal del capital de trabajo. * Efectivo: constituye un recurso que puede ser utilizado para varios fines generalmente; est integrado por billetes y monedas, cheques, giros bancarios, depsitos a la vista y deposito a plazos. * Valores negociables: son instrumentos del mercado monetario que pueden convertirse fcilmente en efectivo. Los valores negociables hacen parte de los activos corrientes de la empresa. * Cuentas por cobrar: Se denominan cuentas por cobrar o crditos a cobrar a los derechos que posee una empresa sobre terceras personas naturales y/o jurdicas pendientes de cobro a una determinada fecha. El objetivo de las cuentas por cobrar es proporcionar informacin cuantificada referente al monto total de recuperaciones pendientes de cobro a terceras personas naturales y/o jurdicas por operaciones normalmente del giro especfico de una empresa. * Inventarios: representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprndolos y vendindolos tal cual o procesndolos primero antes de venderlos, en un perodo econmico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante. ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL CAPITAL DE TRABAJO La administracin del capital de trabajo es importante para el xito del administrador financiero y la empresa; Las polticas del capital del trabajo implican que la empresa administra: 1. La razn circulante (activo circulante relativo a pasivo circulante) 2. La rotacin de los activos circulantes (que incluye la administracin especifica 3. del efectivo y valores realizables, cuentas por cobrar e inventarios ) 4. La combinacin de deudas razn de pasivos circulantes a deuda a largo plazo, debido a los posibles diferenciales de los tipos de inters) El administrador financiero puede aplicar un mtodo muy conservador a la administracin de los activos circulantes o capital de trabajo neto si existe el deseo de enfatizar el riesgo de una baja liquidez sobre posibles rendimientos ms elevados.

La administracin del capital de trabajo, es importante por varias razones ya que los activos circulantes de una empresa tpica industrial representan ms de la mitad de sus activos totales. En el caso de una empresa distribuidora representan an ms. Para que una empresa opere con eficiencia es necesario supervisar y controlar con cuidado las cuentas por cobrar y los inventarios.

3.1 EFECTIVO E INVERSIONES TEMPORALES


EFECTIVO (NIF C-1) El efectivo debe estar constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operacin, tales como: caja, billetes y monedas, depsitos bancarios en cuentas de cheques, giros bancarios, telegrficos o postales, remesas en trnsito, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados. Se valuara a la fecha de los estados financieros. A su valor nominal. CARACTERSTICAS DEL DINERO 1.- El dinero tiene un valor asignado y universalmente aceptado. 2.- El valor del dinero est relacionado con una ley de oferta y demanda. 3.- La oferta de dinero est controlada usualmente por la poltica monetaria de un gobierno dado. 4.- La demanda de dinero est controlada por la variedad de bienes y servicios disponibles para el consumo. INVERSIONES TEMPORALES Bienes representados por acciones y otros valores, realizados con carcter eventual en valores de gran seguridad y son fcilmente convertibles en dinero. Cuando las empresas tienen un sobrante de efectivo, pueden realizar inversiones temporales. Las inversiones temporales son instrumentos que se adquieren en el mercado de valores y se clasifican en: a) Mercado de Dinero b) Mercado de Capitales c) Sociedades de inversin CARACTERSTICAS * Son convertibles en efectivo fcilmente * Consisten en documentos a corto plazo (bonos de tesorera, certificados de depsito, documentos negociables) * Son excedentes de efectivo que sobrepasan los requerimientos de operacin de una persona/entidad. FUNCIONES DEL DINERO a) Dinero como medida del valor: Consiste en que el dinero proporciona el material para expresar el valor de todas las mercancas. De este modo resulte posible comparar cuantitativamente entre s mercancas diversas. El valor de la mercanca expresado en dinero es su precio.

b) Dinero como medio de circulacin: Estriba en servir de intermediario en el proceso de la circulacin de mercancas. Para ello ha de haber dinero efectivo. El dinero cumple esa funcin momentneamente: una vez realizado el cambio de una mercanca, inmediatamente empieza a servir para realizar otra mercanca, etc. Esta circunstancia permite sustituir al dinero contante en su formacin de medio de circulacin por representantes suyos: las monedas fraccionarias de valor incompleto y el papel moneda. c) Dinero como medio de atesoramiento: Se debe a que con l, dada su condicin de representante universal de la riqueza, puede comprarse cualquier mercanca, y se puede guardar en cualquier cantidad. De ah que la acumulacin de riquezas y tesoros tome la forma de acumulacin de dinero. Con el desarrollo de la economa mercantil-capitalista, se acenta el poder del dinero, el poder de los ricos sobre los pobres. La fuerza social del dinero se convierte en fuerza de personas privadas. En estas condiciones, la acumulacin del dinero pasa a ser un fin en s. La funcin de atesoramiento, slo puede realizarla el dinero de pleno valor: monedas y lingotes de oro, objetos de oro. d) Dinero como medio de pago: Cando la compra-venta de la mercanca se efecta a crdito, es decir, con un aplazamiento del pago de la mercanca. En este caso el dinero entra en la circulacin cuando vence el plazo del pago, pero no ya como medio de circulacin, sino como medio de pago. Cumple la misma funcin en las operaciones de prstamo, en el pago de impuestos, de la renta del suelo, de los salarios, etc. La funcin del dinero como medio de pago hace posible la liquidacin recproca de las obligaciones deudoras y economizar el dinero efectivo. e) Dinero universal: El dinero acta bajo la forma natural, como lingotes de metales preciosos. TIPOS DE SALDOS DE EFECTIVO *Saldos transaccionales: Garantizan que la empresa y sus operaciones normales de negocio no se vean o se vayan a ver afectadas o interrumpidas por problemas de liquidez, causados por faltantes de efectivo. *Saldos compensadores: Saldo que una empresa o persona natural debe de mantener con un banco, para as compensarle los servicios que este le presta. *Saldos preventivos: Se utilizan para cubrir fluctuaciones imprevistas de los flujos de efectivo. *Saldos especulativos: Tienen como finalidad aprovechar las ventajas y oportunidades temporales que ofrece el mercado.

PRESUPUESTO DE EFECTIVO El presupuesto de efectivo, tambin conocido como flujo de caja proyectado, es un presupuesto que muestra el pronstico de las futuras entradas y salidas de efectivo (dinero en efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo determinado. La importancia del presupuesto de efectivo es que nos permite prever la futura disponibilidad del efectivo (saber si vamos a tener un dficit o un excedente de efectivo) y, en base a ello, poder tomar decisiones, por ejemplo: Si prevemos que vamos a tener un dficit o va a ser necesario contar con un mayor efectivo, podemos, por ejemplo: Solicitar oportunamente un financiamiento. Solicitar el refinanciamiento de una deuda. Solicitar un crdito comercial (pagar las compras al crdito en vez de al contado) o, en todo caso, solicitar un mayor crdito. Cobrar al contado y ya no al crdito o, en todo caso, otorgar uno menor crdito. Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por ejemplo: Invertirlo en la adquisicin de nueva maquinaria o nuevos equipos. Invertirlo en la adquisicin de mayor mercadera. Invertirlo en la expansin del negocio. Usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en acciones. Por otro lado, el presupuesto de efectivo nos permite conocer el futuro escenario de un proyecto o negocio: saber si el futuro proyecto o negocio ser rentable (cuando los futuros ingresos son mayores que los futuros egresos), o saber si seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contrada. Tambin brinda informacin que podemos presentar a terceros, por ejemplo, al querer demostrar la rentabilidad del futuro negocio (por ejemplo, ante potenciales inversionistas), o al querer demostrar que seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contrada (por ejemplo, al solicitar un prstamo a alguna entidad financiera). TCNICAS DE ACELERACIN DE EFECTIVO * Aceleracin de la reduccin del tiempo del proceso de cobranza. * Establecer cuentas bancarias en distintos bancos de depsito con la finalidad de disminuir el periodo que transcurre entre el momento en que el cliente efecta su remesa de pago y el momento en que la empresa puede disponer de tales recursos. * Mtodos de poste restante, este mtodo libera a la empresa del manejo y depsito de los cheques adems de eliminar el tiempo que transcurre entre la recepcin.

Tcnicas para desacelerar el desembolso de efectivo. * Aprovechar los descuentos de proveedores por pronto pago. * Realizar los pagos en las fechas fijadas. * Estimar el monto de los cheques flotantes. MEDIDAS PARA ACELERAR MEDIDAS PARA ACELERAR LA DISPONIBILIDAD DE LOS INGRESOS EN EFECTIVO La empresa no slo desea estimular a los clientes a pagar sus cuentas tan pronto como sea posible, sino tambin convertir sus pagos en una forma que se puedan gastar tan rpido como sea posible, es decir minimizar la flotacin de cobro. Banca de concentracin: se usa para reducir la flotacin de cobro al acortar los componentes de flotacin postal y flotacin de compensacin. Una disminucin de la flotacin de compensacin permite que la empresa puedo utilizar los fondos con mayor rapidez. Las empresas que cuentan con muchos establecimientos de venta en todo el pas designan con frecuencia ciertas oficinas como se de cobro para determinadas reas geogrficas. Los clientes de dichas reas remiten sus pagos estas oficinas, que a su vez lusitanos los en los bancos locales. Cajas de seguridad estn distribuidas geogrficamente y los fondos cobrados en han por cable desde cada banco que maneja la caja de seguridad hasta el banco de desembolso de la empresa envos directos para disminuir la flotacin de compensacin, las empresas que reciben cheques por su ms importantes girados a bancos distantes o muchos cheques girados a bancos de una ciudad definida, puede presentarlo directamente al banco donde se giraron para recibir el pago con correspondiente. TCNICAS PARA DESACELERAR LOS DESEMBOLSOS DE EFECTIVO En relacin con las cuentas por pagar, la empresa no slo desea pagar sus cuentas tan tarde como sea posible, sino tambin demorar la disponibilidad de fondos para los proveedores y empleados, una vez que el pago se despidi. Dicho en otras palabras maximizar la flotacin de desembolso para ello existen diversas tcnicas cuyo objetivo es demorar los desembolsos de efectivo, lo que incrementa la flotacin de desembolso. Desembolso controlado: Implica el uso estratgico de oficinas de correo y cuentas bancarias para aumentar la flotacin postal y flotacin de compensacin Manejo de flotacin este mtodo consiste en pronosticar, en forma consciente, la flotacin resultante o demora, relacionada con el proceso de pago. Las empresas manejar la flotacin de diversas maneras con el objetivo de mantener todos los fondos en una forma que eran intereses tanto tiempo como sea posible. TCNICAS PARA REDUCIR LAS NECESIDADES DE EFECTIVO Aceleracin de la cobranza Facturacin inmediata: este sistema consiste en facturar con oportunidad y exactitud Descuentos por pronto pago: la oferta de un descuento acelera la cobranza, porque los clientes suelen aprovechar los descuentos

Procedimientos mecnicos: utilizacin de sistemas de cobro por medios electrnicos.

INVERSIONES TEMPORALES EN VALORES. Estas estn representadas por valores negociables o por cualquier otro instrumento de inversin, convertibles en efectivo en el corto plazo y tienen por objeto, normalmente, obtener un rendimiento hasta por el momento en que estos recursos sean utilizados por la entidad. Las Inversiones Temporales en valores :son excedentes de efectivo que sobrepasan los requerimientos de operacin de una entidad y son aplicados a la adquisicin de valores negociables, de los no cotizables en Bolsa o a depsitos bancarios convertibles en efectivo en el corto Plazo, con el propsito de lograr un rendimiento hasta el momento en que estos Recursos sean demandados para cubrir las necesidades normales de la entidad. Las inversiones temporales en valores se valuan a su valor neto de realizacin, en caso de que estas inversiones estn en moneda extranjera estas se valuaran al tipo de cambio aplicable a la fecha de los estados.

TIPOS DE INVERSIONES TEMPORALES EN VALORES. 1.-inversiones temporales de rendimiento fijo. 2.-inversiones temporales de rendimiento variable. VALORES NEGOCIABLES Son instrumentos del mercado monetario que pueden convertirse fcilmente en efectivo. Los valores negociables hacen parte de los activos corrientes de la empresa. Se considera valor al derecho o conjunto de derechos de contenido esencialmente econmico, negociables en el mercado de valores. Este derecho puede estar representado en ttulos o en registros contables o anotaciones en cuenta. Segn el tipo de valor, ste puede representar un crdito a favor de su titular o del poseedor del mismo y por lo tanto significa una deuda a cargo de quien lo haya emitido. Puede tambin constituir un reconocimiento de participacin patrimonial en la entidad emisora. Para que un derecho de contenido econmico sea considerado como un valor negociable, debe ser reconocido como tal por el Consejo Nacional de Valores (CNV) Tambin denominados valores mobiliarios, son aquellos derechos que han sido transformados en documentos con el objetivo de facilitar su transmisin Se definen como cualquier instrumento de deuda que puede ser fcilmente vendido o convertido en efectivo. Su intercambio es realizado con facilidad. Dentro de los valores negociables podemos citar los bonos, papeles de

corto plazo y certificados de valores. Estos poseen una demanda pblica y son fcil de convertir en dinero efectivo. Principales valores negociables emitidos por el gobierno:
1. Certificados de tesorera

los certificados de tesorera son probablemente el valor negociable ms popular; son rendimientos son relativamente bajos debido a su caracterstica de tener un riesgo muy bajo.
2. Bonos de crdito tributario

Estos son emisiones que realizan los gobiernos para cubrir los egresos corrientes de la balanza de pagos. Su atractivo se encuentra en que estos son aceptados por los gobiernos como pago parcial o total de los impuestos del ao gravable por su valor nominal.

3. Bonos de tesorera

Los bonos de tesorera tienen vencimientos iniciales de uno a siete aos, pero debido a la existencia de un mercado secundario activo constituyen inversiones muy atractivas, ya que una empresa recibe su vencimiento a menos de un ao.
4. Emisiones Privadas

Estos son emitidos por empresas o por los bancos, normalmente estas emisiones tienen rendimientos ms altos que las emisiones hechas por el gobierno debido al riesgo que representa invertir en ellos. Los principales valores negociables privados son: 1. El documento negociable Es un pagar a corto plazo, sin garanta emitida por una corporacin de alta reputacin crediticia. El rendimiento sobre este tipo de valores es ms alto que el de cualquier otro tipo de valores. 2. Certificados de depsitos negociables Son instrumentos que evidencian el depsito de una cantidad determinada de dinero por parte de una empresa en un banco comercial. Los montos y vencimientos normalmente se adaptan a las necesidades del inversionista.
3. Cartas de crdito

Las cartas de crdito provienen de transacciones comerciales internacionales. Un importador, para financiar una compra en el exterior, gira contra su banco por un anticipo en efectivo. Cuando el banco lo acepta, el anticipo en efectivo origina un compromiso de

cancelar al banco los fondos prestados, con intereses, en un momento determinado.


4. Convenios de readquisicin

Un convenio de readquisicin no es un valor especfico, ms bien es un convenio por medio del cual un banco o un comisionista de valores vende valores negociables especficos a una empresa y se compromete a readquirirlos a un precio determinado en una fecha especfica. A cambio de la fecha de vencimiento adaptada a la necesidad que ofrece este convenio, el banco o comisionista de valores ofrece al comprador. FLOTACIN DE EFECTIVO La flotacin se define como la diferencia que existe entre el saldo que aparece en la cuenta de cheques de una empresa (o de un individuo) y el que existe en los registros del banco. Flotacin de por desembolsos: Valor de los cheques emitidos y erogados, pero que an no han sido totalmente compensados a travs del sistema bancario, por lo que no se han deducido de la cuenta contra la cual fueron girados. Flotacin por cobranzas: Monto de los cheques que han sido recibidos y depositados, pero que an no han sido puestos a disposicin de la cuenta a favor de la cual fueron girados. Flotacin neta: Diferencia entre la flotacin por desembolsos y la flotacin por cobranzas; la diferencia entre el saldo que aparece en la cuenta de cheques y el saldo que se muestra en los libros del banco. Suponga que una empresa emite, en promedio, cheques por la cantidad de 5,000 dlares cada da y que normalmente requiere de seis das desde el momento en que el cheque se enva por correo hasta que se compensa y deduce de la cuenta bancaria de la empresa. Este proceso ocasiona que la cuenta de cheques de la empresa muestre un saldo de 30,000 dlares = 5,000 dlares x 6dias ms pequeo que el saldo de los registros del banco; esta diferencia recibe el nombre de flotacin por desembolsos. Ahora, suponga que la empresa tambin recibe cheques por un valor de 5,000 dlares diarios; pero que pierde cuatro das entre el depsito y la compensacin de los valores, lo cual genera 20,000 dlares de flotacin por cobranza. En total, la flotacin neta de la empresa, es decir, la diferencia entre la flotacin del desembolso positivo de 30,000 dlares y los 20,000 de flotacin negativa por cobranzas ser de 10,000 dlares; esto significa que el saldo que mostrara el banco en la cuenta de cheques de la empresa ser de 10,000 dlares ms que el saldo que esta tendr en su cuenta de cheques.

Las demoras que ocasiona la flotacin surgen porque se requiere de un cierto tiempo para que los cheques: * Viajen a travs del correo (demora postal) * Sean procesados por la empresa receptora (demora por procesamiento) * Sean compensados a travs del sistema bancario (demora por compensacin o por disponibilidad) CANTIDAD MXIMA PARA ELIMINAR LA FLOTACIN Las empresas toman las medidas adecuadas para acelerar el procesamiento de los cheques que reciben, de tal modo ponen a trabajar los fondos con mayor rapidez, a la vez que tratan de demorar sus propios pagos tanto tiempo como sea posible. Primero se considera la aceleracin de los cobros, lo cual significa reducir la demora entre el momento en que los clientes pagan sus cuentas y el instante en que los cheques se cobran y su importe queda disponible para ser utilizado. Hay varios mtodos para acelerar este proceso: Acelerar el tiempo de envo por correos de los pagos de los clientes a la empresa, reducir el tiempo durante el cual los pagos recibidos por la empresa permanecen como fondos no cobrables y acelerar el movimiento de los fondos a los bancos de pago. Otro mtodo para eliminar la flotacin son las Cajas de seguridad; las cajas de seguridad son apartados postales a los que la compaa dirige los cheques que le llegan. Se contrata a un banco para que abra la caja de seguridad varias veces al da, procese los cheques y los cobre. Los gerentes de efectivo enfrentan dos problemas: seleccionar la ubicacin de las cajas de efectivo y asignar los clientes a cajas de efectivo especficas. Si sita estratgicamente cajas efectivo en todo el pas y usa bancos eficientes, la compaa puede reducir su flotante.

PRESUPUESTO DE EFECTIVO. ELABORACIN

SALDO PTIMO DE EFECTIVO Para conocer el saldo ptimo de efectivo que se requiere se puede determinar mediante el clculo del efectivo mnimo para operaciones o ciclo de caja mnimo para operaciones. Este modelo brinda el nivel mnimo de efectivo que necesitan las empresas para realizar sus operaciones y se obtiene:

ROTACIN DE CAJA BANCOS Es una medida del periodo medio, en que la empresa puede cumplir sus compromisos corrientes, utilizando recursos muy lquidos incluyendo el factor tiempo; el resultado indica el nmero de veces que rota en dicho lapso. Da una idea sobre la magnitud de la caja y los bancos para cubrir das de venta. Lo obtenemos multiplicando el total de caja y bancos por 360 (das del ao) y dividiendo el producto entre las ventas netas. (Caja y Bancos) x 360 Ventas Netas COSTO DE MANTENIMIENTO DEL SALDO DE EFECTIVO Saldos que permiten evitar los costos de escasez, asociados con saldos de activos lquidos inapropiados.

Formula: Costo de Mantenimiento = C * Q / 2 C = Costo Unitario de Mantenimiento Q = Inventario Promedio en existencia Dado el costo de oportunidad de la retencin de saldos de activos lquidos, a qu se debe que las compaas mantengan saldos bancarios superiores a los saldos de compensacin exigidos? La respuesta es que esos saldos les permiten evitar los costos de escasez, asociados con saldos de activos lquidos inapropiados. Es aquel que puede transformarse rpidamente en dinero. Los costos de escasez pueden ser por las siguientes causas: * Prdida de descuentos por pago en efectivo. * Deterioro de la calificacin de crdito de la compaa. * Mayores gastos por pago de intereses. * Posible insolvencia financiera. El costo de oportunidad lo podemos asociar con: * No poder hacer uso del dinero por la necesidad de mantener un saldo mnimo en el banco o con otros acreedores. * La necesidad de mantener inventarios altos o una cantidad mnima que no permite mover los flujos de efectivo en otra direccin. * Mantener inversiones en Ttulos Negociables por periodos altos, lo que mantiene un dinero detenido para futuras inversiones. CICLO DE FLUJO DE EFECTIVO Ciclo de caja o Ciclo del flujo de efectivo: Es uno de los mecanismos que se utilizan para controlar el efectivo, establece la relacin que existe entre los pagos y los cobros; o sea, expresa la cantidad de tiempo que transcurre a partir del momento que la empresa compra la materia prima hasta que se efecta el cobro por concepto de la venta del producto terminado o el servicio prestado.

3.2 CUENTAS POR COBRAR


DEFINICIN DE CUENTAS POR COBRAR Derechos a favor de la entidad que provienen de las operaciones normales que realiza la empresa. De acuerdo a la NIF C-3, representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de prstamos o cualquier otro concepto anlogo. Representan el crdito que concede la empresa a sus clientes, sin ms garantas que la promesa de pago en un plazo determinado. CARACTERSTICAS Constituyen un porcentaje del total de activo de la entidad.

Registradas en libros auxiliares, con la finalidad de controlar el registro individual de cada uno de los deudores. Adems, deber llevarse una cuenta de control. Su medicin se basa en el importe o precio de venta establecido entre la entidad y el cliente. OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR Es estimular las ventas y ganar clientes. Se tiende a considerarlas como un medio para vender productos y superar la competencia mediante el ofrecimiento de facilidades de crdito como parte delos servicios de la empresa para favorecer a sus clientes. Es utilizado como herramienta de mercadotecnia para promover las ventas y las utilidades, para proteger su posicin en el mercado. OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA DE LA CUENTA POR COBRAR Coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo ptimo de variables tales como polticas de crdito comercial concedido a clientes y estrategia de cobros. DETERMINACION DE CAPACIDAD PARA OTORGAMIENTO DE CREDITO ELEMENTOS DE LA DECISION CREDITICIA Qu es el crdito? El crdito es un prstamo en dinero donde la persona se compromete a devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido segn las condiciones establecidas para dicho prstamo ms los intereses devengados, seguros y costos asociados si los hubiera. Para obtener el crdito toman en cuenta lo siguiente: Historial crediticio del solicitante. Efectos colaterales que pueda tener el otorgamiento del crdito. Capacidad de pago de las personas que soliciten el crdito. Capital para responder al crdito. Condiciones en que se encuentra la persona solicitante del crdito o Honorarios. o Estabilidad. o Liquidez. o Garantas colaterales. o Impacto de la situacin econmica. Para la decisin de crediticia la solicitud de financiacin requiere de un estudio global del mercado as como de la situacin econmica personal, antes de tomar una decisin sobre formalizar un crdito, tipo de inters, la amortizacin y el capital a financiar son las bases de la financiacin,

LAS 5C DEL CRDITO Son el carcter del cliente, la capacidad de pago, el capital, el colateral (la garanta) y las condiciones econmicas, esto te permite tener acceso a un crdito. Condiciones econmicas. Se refiere al entorno econmico que priva en el momento en que el banco otorga un crdito. Capacidad de pago. Es muy importante para el banco y el cliente, ya que se debe demostrar, regularmente con comprobantes, de nmina de la empresa o negocio en el que labore, que se tienen los suficientes recursos para pagar a tiempo el crdito. En este sentido, la Condusef recomienda que el monto de los pagos, de los diferentes crditos que tenga una persona, no rebase de 25% de sus ingresos mensuales. Capital Este concepto se hace referencia al dinero o a los bienes que posee el deudor, de los cuales puede disponer para cubrir su compromiso en caso de quedarse sin empleo u otra forma de ingresos. Posiblemente en la solicitud del crdito, le pregunten si posee un automvil o una vivienda propia. Esto no significa que queden como garanta del crdito. Colateral (garanta): En ciertos tipos de crditos se pide que queden como garanta prendaria bienes o valores mientras se liquida el crdito, es decir, los bienes o fianzas que avalan el monto del crdito. En este caso es cuando se habla del colateral. Carcter: El carcter del cliente se refiere a la solvencia moral de la persona, es decir, a la trayectoria de buen pagador de sus deudas. FUENTES DE INFORMACIN DE CRDITICIA Cuando un cliente que desee obtener crdito se acerca a una empresa, normalmente el departamento de crdito da comienzo a un proceso de evaluacin del crdito pidindole al solicitante que llene diferentes formularios en los cuales se solicita informacin financiera y crediticia junto con referencias de crdito. Trabajando con base en la solicitud de crdito, la empresa obtiene entonces informacin adicional del crdito de otras fuentes. Si la empresa ya le ha concedido anteriormente crdito al solicitante, ya tiene su informacin histrica acerca de los patrones de pago del solicitante. Las fuentes

externas principales de informacin crediticia es la brindada por los estados financieros, por las oficinas de referencias comerciales, las bolsas de informacin crediticia, la verificacin bancaria y la consulta de otros proveedores. Estados Financieros Pidindole al solicitante que suministre sus estados financieros de los ltimos aos, la empresa puede analizar la estabilidad financiera de ste, su liquidez, rentabilidad y capacidad de endeudamiento. Aunque en un Balance o un Estado de resultados no aparece informacin con respecto a las normas de pago pasadas, el conocimiento de la situacin financiera de la empresa puede indicar la naturaleza de la administracin financiera total. La buena voluntad por parte de la empresa solicitante para suministrar estos estados puede ser un indicador de su situacin financiera. Los estados financieros auditados son una necesidad en el anlisis de crdito de solicitantes que deseen hacer compras importantes a crdito o que deseen que se les abran lneas de crdito. Oficinas de intercambio de referencias Las empresas pueden obtener informacin de crdito por medio de los sistemas de intercambio de referencias, que es una red que cambia informacin crediticia con base en reciprocidad. El objetivo general con respecto a la administracin de cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, sino la alternativa costo-beneficio Bolsas directas de informacin crediticia Otra manera de obtener informacin crediticia puede ser por intermedio de asociaciones locales, regionales o nacionales. Estas asociaciones se pueden organizar como parte de ciertas asociaciones industriales y comerciales. A menudo, una asociacin industrial mantiene cierta informacin crediticia a disposicin de todos sus miembros.

Verificacin bancaria Puede que sea posible que el banco de la empresa obtenga informacin crediticia del banco del solicitante. Sin embargo, el tipo de informacin que se obtiene probablemente es muy vago a menos que el solicitante ayude a la empresa, en su consecucin. Normalmente se suministra un estimado del saldo en caja de la empresa. Otros proveedores Este consiste en obtener informacin de otros proveedores que vendan al solicitante del crdito y preguntarles cules son las normas de pago y sus relaciones inter-empresariales.

RIESGO DE CRDITO El riesgo de crdito es la posibilidad de prdida econmica derivada del incumplimiento de las obligaciones asumidas por las contrapartes de un contrato, debido a quiebra, liquidez o alguna otra razn. El concepto se relaciona a instituciones financieras y bancos pero se puede extender a empresas, mercados financieros y organismos de otros sectores. Se puede incurrir en tres tipos de riegos: Riesgos de Iiquidez: Se evoca a la falta de dinero por parte del deudor para el pago, reflejndose en el incumplimiento de no poder efectuar el pago dentro del perodo predeterminado o de efectuarlo con posterioridad a la fecha en que estaba programada de acuerdo al contrato. Riesgo de Instrumentacin o legal: Por la falta de precaucin o conocimiento en la celebracin de convenios, contratos, elaboracin de pagars, letras de cambio, o instrumentos de tipo legal que obliguen al deudor al pago (asimetra de informacin) Riesgos de Solvencia: Por falta de un verdadero anlisis e identificacin del sujeto de crdito; que no tenga activos o colaterales para el pago de sus obligaciones. Para ello es necesario que se adopten procedimientos de investigacin y anlisis del crdito, que se reflejen en un verdadero Record de calificacin de clientes. POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZAS. Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa estn determinados por su poltica general de cobranza. En materia de poltica crediticia se pueden distinguir tres tipos de polticas, las cuales son: Polticas restrictivas Caracterizadas por la concesin de crditos en perodos sumamente cortos, normas de crdito estrictas y una poltica de cobranza agresiva. Esta poltica contribuye a reducir al mnimo las prdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversin movilizacin de fondos en las cuentas por cobrar. Polticas Liberales Tienden a ser generosas, otorgan crditos considerando la competencia, no presionan enrgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de perodos para el pago de las cuentas. Polticas racionales Estas polticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo normal de crdito y de cobranzas; se implementan con el propsito de que se cumpla el objetivo de la administracin de cuentas por cobrar

y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la inversin de la empresa. Polticas de Crditos Son todos los lineamientos tcnicos que utiliza el gerente financiero de una empresa, con la finalidad de otorgar facilidades de pago a un determinado cliente. La misma que implica la determinacin de la seleccin de crdito, las normas de crdito y las condiciones de crdito. La poltica de crdito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crdito a un cliente y el monto de ste. COSTO DE ALTERNATIVAS DE FINANCIAMIENTO Descuento de Documentos por Cobrar Los descuentos de documentos se aceptan usualmente en bancos. Estos aceptan el documento por cobrar y entregan efectivo equivalente al valor del vencimiento del documento menos los cargos por inters de financiamiento y servicios de banco. A este cargo por inters cobrado sobre el valor de vencimiento del documento se le conoce como descuento. El procedimiento para calcular el descuento de documento es el siguiente: 1.- Se determina el valor al vencimiento del documento. 2.- Se calcula el valor del descuento bancario, multiplicando la tasa de inters del banco para descuento de documentos al valor del vencimiento del documento aplicada al nmero de das desde la fecha en que se descuenta el documento hasta la fecha de su vencimiento. 3.- Se calcula el monto del efectivo a recibir, disminuyendo el valor de vencimiento y el valor de descuento bancario. 4.- Se determina el valor en libros del documento a la fecha de descuento sumando al valor nominal los intereses devengados a la fecha. 5.- La diferencia entre al valor en libros a la fecha del descuento del documento y el efectivo a recibir, se registra como ganancia o prdida (cuando el descuento califica como venta) o como ingreso o gasto (cuando el descuento califica como prstamo). Ejemplo: El 30 de junio, Delta, S. A. descont un documento de Banco Nacional con un valor nominal de $100,000.00. El documento fue expedido el 30 de Mayo a 3meses y con una tasa de 12% anual pagadera al vencimiento. El banco tiene una tasa de descuento de 18% anual. El clculo del descuento y monto a recibir se muestra a continuacin.

Valor Nominal del docum ento Intereses a pagar al vencimiento ($100,000*0.12(3/12)) Valor al vencimiento Descuento bancario ($103,000*.18(2/12)) Monto a recibir Valor en libros a la fecha de la transferencia ($100,0 00+ ($100,000*0.12(1/12)) Gasto o prdida en transferencia

$100,000 $3,000 $103,000 $3,090 $99,910 $101,000 -$1,090

1 2 3 4 5

Factoraje Es la operacin mediante la cual una empresa vende o cede sus cuentas por cobrar a una entidad financiera denominada factor, pudiendo o no asumir el riesgo del crdito y las gestiones del cobro, se documenta a travs de un contrato de cesin de derechos, por medio del cual, el sedente (empresa) transmite los derechos que tiene de su deudor (cliente) a un tercero (factor) denominado cesionario. De modo que el cliente sigue con la obligacin de pagar, pero a un nuevo acreedor. Los hay de dos tipos: - Con recurso: Es aquel en el que la empresa factor adquiere la cartera y se hace cargo de la cobranza pero sin aceptar el riesgo, por lo que si el deudor no paga, la parte cedente cubre el monto a la cesionaria. Normalmente en ese tipo de factoraje la empresa factor retiene un porcentaje de la cuenta por cobrar ara protegerse en caso de devoluciones o ajustes. Ejemplo: La Ca. Internacional celebra contrato de factoraje con la empresa Factoraje del sureste el 1 de Marzo por $25,700.- del cliente Industrias unidas acordando una comisin del 2% ms IVA por apertura, un inters del 42% anual, a un plazo de 60 das, mientras que la empresa factor retiene el 10% como garanta. El 2 de Mayo nos informa que el cliente pag. Por lo que nos acreditan en cuenta el importe de la retencin.

Importe del calculo (-) Retencin (10% ) (= ) Importe financiado

$25,700 $ 2,570 $23,130

(-) Ctas por cobrar ced en fact $ 23,130 $ 2,215 $ 20,914.66 (+ ) Bancos (+ ) Ctas x cobrar en gar de fact (+ ) Int. Pag, x Anticipado

Inters del 42%anual (23,130* .42 *60/360) $ 1,619 Comisin 2%valor total IVA Comisin

514 $ 2,215.34 (+ ) Gastos Financieros (+ ) IVA Acreditable

$ 82.24

Cada mes se van devengando intereses, por medio de la frmula: Inters (das de mes / total de das plazo) *Si el Banco avisa que el cliente cubri la deuda la garanta es depositada en nuestra cuenta. *Si el banco informa que el cliente no pag la garanta se vuelve gasto. - Sin recurso: Es aqul en la cual la empresa factor asume el riesgo del crdito y gestiones de cobro. En ambos casos el factor cobra una comisin por apertura del crdito y un inters por el financiamiento. Ejemplo: La Ca. O mega, S. A. el 1 de Marzo celebra un contrato de factoraje con la empresa de factoraje internacional, S. A. por lo que entrega facturas con valor de $425,500.- de nuestro cliente Industrias Unidas, S.A., acordando una comisin de 2% por apertura ms IVA, un inters del 42% anual a un plazo de 60 das.
Importe de Facturas Intereses pagados ($425,000 * .42 *60/360) Comisin ($425,000 * 2% ) IVA $425,000.00 $29,785.00 $395,715.00 (+ ) Gastos financieros $8,510.00 $1,361.60 $385,843.40 (+ ) IVA Acreditable (+ ) Bancos (-) Clientes directos

* Aqu no devengamos intereses mes con mes, pues el inters se convierte en un gasto. VIGILANCIA DE LAS POLTICAS DE CUENTAS POR COBRAR El departamento de crdito tiene a su cargo el vigilar y supervisar las cuentas de los clientes para que las facturas sean presentadas en su oportunidad para su

cobro, y gestionar la base en las polticas de crdito del cobro de las cuentas de los clientes que estn vencidas. La administracin de la cobranzas se realiza a travs de un informe conocido como anlisis de antigedad de saldos en el que aparecen todas las cuentas a cobrar, analizadas por su antigedad. El diseo de este listado generalmente contiene la siguiente informacin: Nmero del cliente Nombre del cliente Saldo en cuenta Importe al corriente Importe vencido de 1 a 30 das Importe vencido de 31 a 60 das Importe vencido de 61 a 90 das Importe vencido de 91 a 120 das Importe vencido a ms de 120 das Con el anlisis de saldos se tendr informacin importante para poder juzgar y establecer la provisin para cuentas de cobro dudoso y as poder presentar una valuacin adecuada de las cuentas por cobrar de conformidad a principios de contabilidad. ELABORACION DE CALCULOS ANALISIS DE ANTIGEDAD DE SALDOS A menudo las reas de Ventas, Finanzas y Crdito y Cobranzas, desean hacer anlisis de la antigedad de saldos de sus clientes a un perodo anterior. Para ello es importante revisar en forma histrica la informacin de Antigedad de Saldos en diferentes. Una de las herramientas que tiene un Administrador Financiero para otorgar crditos es determinando montos y tiempos, as como vigilar que la empresa est trabajando de los lineamientos fijados, para ello podr hacer uso de tcnicas de anlisis financiero, dentro de las cuales se encuentran: a) Anlisis comparativo de saldos.- Este se lleva a cabo comparando los saldos dentro de un determinado tiempo para observar cmo ha avanzado la cobranza de las cuentas a cargo de los clientes, con el fin de modificar la poltica de cobranzas, de otorgamiento de crditos o reafirmarlas. b) Anlisis por antigedad de saldos.- Este se realiza clasificando los saldos a cargo de los clientes por antigedad de su vencimiento, pudiendo ampliar o restringir, de acuerdo a las necesidades de la empresa. Por Ejemplo: Anlisis Por Antigedad De Saldos

No vencidos 30 das de vencidos 60 das de vencidos 90 das de vencidos Ms de 90 das de vencidos

$ 800,000.00 $ 200,000.00 $ 120,000.00 $ 40,000.00 $ 40,000.00 $1200,000.00

67% 17% 10% 3% 3% 100%

Es conveniente que el Director Financiero ordene al Gerente de Crdito y Cobranza, el estudio individual de cada uno de los saldos vencidos con objeto de precisar las causas que en cada caso originen acumulaciones de saldos. Si el estudio de stos, determina que algunos saldos se vencieron injustamente, sin que el cliente hiciera nada por reducirlos, se pueden tomar medidas como las siguientes: a) Iniciar una campaa especial de cobranza b) Restringir las ventas a crdito al cliente moroso c) Cambiar las bases de operaciones a crdito con el cliente moroso d) Anlisis de clientes por antigedad de saldos ROTACIN DE CARTERA Formula. Rotacin de cartera (promedio de cuentas por cobrar*360) / ventas = n das. Cuentas por cobrar I: 741289 Cuentas por cobrar F: 809514 Ventas: 4363670 ((741289 + 809514)/2)*360) / 4363670) = 63,97 das Este ndice mide la frecuencia de las cuentas por cobrar, el saldo en cuentas por cobrar no debe superar el volumen de ventas, si esto ocurriese significa que hay una inmovilizacin total de los fondos en esa cuenta, restndole a la empresa la capacidad de pago y liquidez. Se aplica para medir el plazo promedio de los crditos que se dan a clientes y evalan la poltica de crdito y cobranza. INVERSIN DE CUENTAS POR COBRAR Hay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar. Mientras ms alto sea el promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es ms costoso su manejo y viceversa. Si la empresa hace ms flexibles sus estndares de crdito, debe elevarse el nivel promedio de cuentas por cobrar, en tanto que si se presentan restricciones en los estndares por ende deben disminuir.

Entonces se tiene que los estndares de crdito ms flexibles dan como resultado costos de manejos ms altos y las restricciones en los estndares dan como resultado costos menores de manejo. La ejecucin inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin exitosa de una poltica de crditos deficientes no producen resultados ptimos. Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con modificaciones en los estndares de crdito provienen de dos factores principalmente, en las variaciones respecto a las ventas y otra respecto a los cobros que estn ntimamente ligados, ya que se espera que aumenten las ventas a medida que la empresa haga ms flexibles sus estndares de crdito teniendo como resultado un promedio un mayor nmero de cuentas por cobrar, pero si por el contrario las condiciones de crdito se hacen menos flexibles, se da crdito a pocos individuos realizando un estudio exhaustivo de su capacidad de pago, por ende el promedio de cuentas por cobrar se disminuye por efecto de la disminucin en el nmero de ventas. Volumen de ventas A medida que los estndares de crdito se hacen ms flexibles se espera que aumenten las ventas y las restricciones las disminuyen, se tiene entonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia directa con los costos e ingresos de la empresa y por ende la utilidad esperada. Evaluacin de estndares de crdito. Para determinar si una compaa debe establecer estndares de crdito ms flexibles, es necesario calcular el efecto que tengan estos en las utilidades marginales en las ventas y en el costo de la inversin marginal en las cuentas por cobrar. Costo de la inversin marginal en cuentas por cobrar El costo de la inversin marginal en cuentas por cobrar se puede calcular estableciendo la diferencia entre el costo de manejo de cuentas por cobrar antes y despus de la implantacin de estndares de crdito ms flexibles. Se debe calcular primero la razn financiera de promedio de cuentas por cobrar. Promedio de C x C = Ventas anuales a crdito / Rotacin de cuentas por cobrar Despus se calcula la inversin promedio en cuentas por cobrar, calculando el porcentaje del precio de venta que representan los costos de la empresa y multiplicarlo por el promedio de cuentas por cobrar. Por ltimo debe calcularse el costo de la inversin marginal en cuentas por cobrar realizando la diferencia entre la inversin promedio en cuentas por cobrar con el programa propuesto y el actual.

La inversin marginal representa la cantidad adicional de dinero que la empresa debe comprometer en cuentas por cobrar si hace ms flexible su estndar de crdito. MONTO DEL CRDITO MXIMO DE CONCEDER Las condiciones de crdito, o de venta, de una compaa especifican los trminos que rigen el pago de un crdito extendido al cliente. Estas condiciones incluyen la duracin del periodo de crdito y el descuento por pronto pago. Por ejemplo, las condiciones de crdito neto 30 significan que el cliente dispone de 30 das para pagar la cuenta a partir de la fecha de facturacin y que no se le ofrece descuento por pronto pago. Periodo del crdito. La duracin del periodo de crdito se determina conforme las costumbres de cada sector, de manera que suele variar, puede ser tan breve como siete das o tan extenso como seis meses. Las condiciones de crdito de una compaa pueden influir en sus ventas, la demanda de un producto en particular depende en parte de sus condiciones de crdito, la compaa podra considerar la posibilidad de prolongar el periodo de crdito para estimular las ventas. DAS DE VENTAS PENDIENTES DE COBROS O PERODO PROMEDIO DE COBRANZA: Se utiliza para juzgar la poltica de crdito que posee la empresa, este consiste en comparar con el perodo de crdito y apoyndose en un anlisis de tendencia si los clientes estn pagando a tiempo o no. Se calcula dividiendo las cuentas por cobrar entre las ventas promedio por da, nos indica el plazo promedio que una empresa debe esperar para obtener el efectivo despus de realizada la venta. ESTABLECIMIENTO DE POLTICAS DE CRDITO Proceso que comprende las actividades encaminadas a la decisin de conceder crdito a clientes y aquellas encaminadas a recuperarlas, que permita elevar al mximo el rendimiento sobre la inversin La poltica de crdito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crdito a un cliente y el monto de ste. La empresa no debe solo ocuparse de los estndares de crdito que establece, sino tambin de la utilizacin correcta de estos estndares al tomar decisiones de crdito. Polticas de crdito importantes: 1. Reducir al mximo la inversin de cuentas por cobrar en das de cartera 2. Administrar el crdito con procedimientos giles y trminos competitivos

3. Evaluar el crdito en forma objetiva 4. Mantener la inversin de cuentas por cobrar al corriente y as evitar la cartera vencida 5. Vigilar la exposicin de las cuentas por cobrar ante la inflacin y la devaluacin

3.3 ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS


DEFINICION DE INVENTARIOS Un inventario es una cantidad de bienes o materiales en el control de una empresa que son mantenidas durante un tiempo en un estado productivo o de ocio, esperando su uso o venta. Un eslabn entre la produccin y la venta de un producto. DEFICINICION NIF C-4: Son activos no monetarios sobre los cuales la entidad ya tiene los riesgos y beneficios I. II. III. Adquiridos y mantenidos para su venta en el curso normal de las operaciones de la entidad En proceso de produccin o fabricacin para su venta como productos terminados En forma de materiales a ser consumidos en el proceso productivo o en la prestacin de los servicios.

LA FINALIDAD DE LOS INVENTARIOS. Ser el motor de la venta, producir utilidad a travs de un precio superior al costo de adquisicin y/o fabricacin. Esta utilidad permitir su existencia a travs del tiempo. Los niveles de inventarios dependen principalmente de las ventas, de aqu la necesidad de pronosticar las ventas antes de establecer niveles ptimos de inventarios. IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS DENTRO DEL CAPITAL DEL TRABAJO Los inventarios, junto con las cuentas por cobrar, constituyen la principal inversin que dan origen al capital del trabajo, no habiendo inventarios no hay ventas y habra prdida de mercado, y no habiendo ventas no hay utilidad. Las polticas para administrar los inventarios deben ser formuladas conjuntamente por las reas de ventas, produccin y finanzas que consisten en la fijacin de parmetros para el control de la inversin, mediante el establecimiento de niveles mximos de inventarios que produzcan tasas de rotacin aceptable y constante.

CARACTERSTICAS Los sistemas de administracin de inventarios facilitan el control de las mercancas, productos terminados o insumos, mediante registros de entradas, salidas y entregas. Su aplicacin proporciona los elementos necesarios para una buena administracin en sus almacenes, donde tienen invertido gran parte de su capital. Los costos derivados de una mala administracin de inventarios pueden crear problemas en la rentabilidad de las mismas. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS El inventario tiene como propsito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, para afrontar la demanda. El objetivo de la administracin de inventarios ; Minimizar la inversin del inventario , puesto que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podran financiar. Hacer frente a la demanda del producto facilitando las funciones de produccin y venta, para que las operaciones de produccin y venta funcionen sin obstculos. Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se minimiza la inversin, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las operaciones de la empresa. TCNICAS DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS SISTEMA ABC Consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo categoras con objeto de lograr un mayor control sobre los inventarios, que merecen vigilancia y atencin permanente. Una empresa que emplea el sistema ABC divide su inventario en tres grupos: A, B, C. En los productos A se concentra la mxima inversin. El B est formado por los artculos que siguen a los A en cuanto a la magnitud de la inversin. Al C lo compone en su mayora, productos que slo requieren una pequea inversin. La divisin permite determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos A debe ser el ms cuidadoso dada la magnitud de la inversin, en productos B y C estaran sujetos a control menos estricto. Este sistema permite administrar la inversin.

JUSTO A TIEMPO Se adquieren inventarios y se insertan en la produccin cuando se necesitan. Requiere compras eficientes, proveedores confiables y un sistema eficaz de manejo. Una compaa puede reducir su produccin, se pueden reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de materias primas, respecto a artculos terminados, podemos decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se reduce los inventarios de ste tipo. CANTIDAD ECONMICA DE PEDIDO (CEP) BUSCA ENCONTRAR EL MONTO DE PEDIDO QUE REDUZCA AL MNIMO EL COSTO TOTAL DEL INVENTARIO. Es uno de los instrumentos ms elaborados para determinar la cantidad de pedido ptimo de un artculo de inventario. Este modelo puede utilizarse para controlar los artculos A, pues toma en consideracin diversos costos operacionales y financieros, y determina la cantidad que minimiza los costos de inventario total. Se basa en tres supuestos fundamentales, primero la empresa conoce cul es la utilizacin anual de los artculos que se encuentran en el inventario, segundo la frecuencia con la cual la empresa utiliza el inventario no vara con el tiempo y que los pedidos que se colocan para reemplazar las existencias de inventario se reciben en el momento exacto en que los inventarios se agotan. COSTO TOTAL DEL INVENTARIO Es la suma: Costo anual de almacenaje y Costo anual de pedido, segn la frmula: Costo de pedido Costo generado por las actividades efectuadas en una solicitud de reaprovisionamiento de existencias, pueden comprender el costo del papel, del telfono, de preparacin, etc. Costo de almacenaje de inventario Todos los procesos y actividades efectuadas para mantener el orden, buen estado y existencia del inventario dentro de la planta, incluyendo el costo de inmovilizado del producto, costo de limpieza, costo de espacio.

CT = Costo Total anual de inventario Q= Tamao del pedido para re-aprovisionar el inventario, en unidades C= Valor de articulo manejado en inventario, en $$/unidad h= Costo de manejo como porcentaje del valor del artculo, porcentaje/ao D= Demanda anual de artculos, que ocurre a una cierta tasa constante en el tiempo, en unidades/ao o= Costo de adquisicin, en dlares/pedido

COSTOS DE MANTENIMIENTO Costos variables por unidad resultantes de mantener un artculo de inventario durante un periodo especfico. Se formulan en trminos de unidades monetarias por unidad y por periodo, como costos de almacenaje, de seguro, de deterioro, de obsolescencia y el ms importante el costo de oportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la empresa en el inventario. La frmula para calcular el costo de mantenimiento del inventario (CMI) seria: CMI = U x Cu x % Cm Dnde: U = unidades Cu = costo unitario Cm = costo de mantenimiento Ejemplo: Supongamos que la empresa mantiene en promedio 600 unidades a un costo unitario de $16.00 c/u. y se tienen los siguientes costos relacionados con los inventarios: Almacenaje 10% Seguros 2% Deterioro y obsolescencia 3% Costo de oportunidad 20% Total 35% CMI = 600 x 16 x 35% = $ 3,360.00 En caso de requerir saber cul es el costo de mantenimiento unitario, se realiza el siguiente clculo: 16 x 35% = $ 5.60 COSTO DE ORDENAMIENTO Costos de colocar una orden y de recibirla (normalmente son fijos). Incluyen costos tales como: Costos de colocar una orden, es decir, gasto administrativo requerido para emitir las rdenes internas, cotejar precios, elegir al proveedor, etc. Gastos de recibir y controlar las mercaderas que llegan a bodega. Costos de embarque y de acarreos. Luego los costos totales de orden de un perodo son iguales a: Costo de ORDEN = F + S O Q Dnde: F = Costo fijo de la orden. O = Demanda para un perodo de tiempo. Q = Unidades de cada pedido. O/Q = Nmero de pedidos en un perodo de tiempo. S = Costo variable de cada pedido. PUNTO DE REORDEN Conocido como nivel de reposicin es la cantidad de un producto que tiene que haber en existencia para realizar un nuevo pedido del mismo o hacer la compra correspondiente. Para determinar el punto de reorden debe tomarse en cuenta el

consumo diario, tiempo de envo del pedido; de transportacin y entrega; de recepcin y revisin de calidad y almacenaje. Punto de reorden = plazo de tiempo X el consumo semanal Mercanca en trnsito, son los bienes que han sido ordenados pero que an no se reciben. Para evitar los problemas se deduce la mercanca en trnsito cuando se calcula el punto de reorden. Punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal mercanca en transito Inventarios de seguridad, es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en las tasas de ventas o en las demoras de produccin / embarque, el cual genera un costo. Este aumenta con la incertidumbre de la demanda pronosticada, con los costos por faltantes de inventarios y con la probabilidad de que ocurran demoras. Debe considerarse la inflacin y la demanda estacional. Determinacin del punto de reorden Transcurre tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, por esto se debe hacer el pedido antes de que se agote el actual inventario, considerando los das necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, como el tiempo en que los artculos estarn en trnsito. El punto de reorden, consiste en una seal al departamento de pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artculo han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, una seal, papel, tarjeta, o una requisicin colocada en los casilleros de existencias, las mismas indican, que debe hacerse un nuevo pedido, hasta las formas ms sofisticadas como lo es llevar las existencias del inventario a travs de programas de computadora. Algunas herramientas de este control de inventarios son: La requisicin viajera: El objetivo es ahorrar trabajo administrativo, pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobacin para que por se finquen nuevos pedidos de compras y que no falten materiales o artculos de los inventarios en las empresas. Existen dos sistemas bsicos que usa la requisicin viajera para reponer las existencias, son: rdenes o pedidos fijos. El objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda mxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacn. Resurtidos peridicos. Este sistema es muy popular, en la mayora de los casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es conocer las existencias. IMPORTANCIA DEL PUNTO DE REORDEN El no establecer un punto de reorden puede ocasionar los siguientes problemas: Interrupcin de la produccin porque no hay materias primas o son insuficientes.

Clientes insatisfechos porque no encuentran lo que buscan o la cantidad que requieren. Prdidas econmicas. Niveles excesivos de inventario con el consiguiente costo financiero. LOTE ECONMICO PTIMO (INVENTARIO PTIMO) Cantidad de unidades que se deben solicitar a los proveedores en cada pedido, con el objetivo de minimizar el costo asociado a la compra y mantenimiento de las unidades. Por medio de este indicador, se puede determinar el tiempo y la cantidad que la empresa necesita del producto. El modelo de lote ptimo proporciona muchas ventajas a empresas que lo utilizan, como: Base para conseguir mejores ofertas de precios, ya que al saber con anticipacin cunto necesitar para abastecerse puede cotizar con ms proveedores, realizar una mejor planificacin y minimiza los costos. Ayuda a comprar lo que se va a utilizar y no permite que la empresa compre ms de lo que necesita en su stock. Cuando se incluye el inventario de seguridad en el LOE, el resultado de ste es mucho ms efectivo, ya que en este inventario se toman en consideracin la incertidumbre de las previsiones de la demanda, los costos que se derivan y la posibilidad que se produzcan demoras en la recepcin de los pedidos. Por supuesto, se debe considerar que no se puede exagerar en la estimacin de este inventario, ya que los costos de mantenerlo pueden ser altos. A pesar, de las ventajas que presenta este sistema, tiene varias inconsistencias que no hacen de ste modelo un sistema 100% seguro. Si se aplica en empresas con ventas estacionales, es decir, que tienen grandes fluctuaciones en sus ventas, el resultado de este indicador no es confiable, ya que no puede reflejar lo que la empresa necesita. Existe un modelo de inventarios bastante conocido que determina la cantidad ptima de compra. Para hallar cul es el lote ptimo de compra (LOC) se utiliza la siguiente frmula: LOC = 2 Da x CpCm Donde: Da = demanda anual Cp = costo por pedido Cm = costo de mantenimiento CONTROL DE INVENTARIOS CONTROL Es el conjunto de actividades y tcnicas utilizadas para mantener la cantidad de artculos (materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud significativa. FUNCIONES: Eliminacin de irregularidades en la oferta

Compra o produccin en lotes o tandas Permitir a la organizacin manejar materiales perecederos Almacenamiento de mano de obra PRESUPUESTO DE INVENTARIOS Una vez determinada las ventas, es necesario presupuestar la produccin de artculos en cantidad suficiente para cubrir la demanda requerida. Para formularlo es indispensable predeterminar la existencia necesaria, para cubrir en forma eficiente las ventas pre-calculadas. Es importante determinar el inventario adecuado considerando varios factores, tales como la duracin del periodo de produccin y la fluidez de la fabricacin de tal forma que, al mantener un ritmo en la produccin se provean las cantidades suficientes para surtir los pedidos y evitar la acumulacin excesiva de existencias en la poca de poca demanda. Se puede decir que el presupuesto de inventarios debe satisfacer cuatro requisitos fundamentales: Mantener el inventario por encima del lmite mnimo, ser la cantidad de Inventarios que no puede disminuirse sin poner en peligro la entrega oportuna de pedidos al cliente. Mantener el inventario dentro de un mximo determinado para ciertos perodos del ao, que ser la cantidad que no debe rebasarse para evitar que la inversin est ociosa. Estabilizar la produccin de acuerdo con las instrucciones de la direccin.

ROTACIN DE INVENTARIOS Indicador que permite saber las veces en que el inventario se realiza en un periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar. Frmula: Dividiendo el costo de las mercancas vendidas en el periodo entre el promedio de inventarios durante el periodo. (Costo de mercancas vendidas/Promedio inventarios) = N veces. Para determinar el promedio de inventarios es sumar el saldo inicial con el saldo final y dividirlo entre 2. Importancia Determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es decir, venderse. Entre ms alta sea la rotacin, la mercanca permanece menos tiempo en el almacn, consecuencia de una buena administracin. Entre menor sea el tiempo de

estancia de las mercancas en bodega, menor ser el Capital de trabajo invertido. La rotacin de inventarios ser ms adecuada entre ms se aleje de 1. Una rotacin de 360 significa que los inventarios se venden diariamente, lo cual debe ser un objetivo de toda empresa. LAS POLTICAS DE INVENTARIOS Los inventarios representan una alta inversin y repercuten en toda la empresa. Cada rea funcional tiene objetivos propios con respecto al inventario que se contraponen entre si: 1.- Ventas.- Maximizar cobertura de pedidos. 2.- Produccin.- Maximizar coberturas de materias primas; Aplanar el plan de produccin y evitar picos; maximizar la utilizacin de maquinaria y personal: minimizar tiempos muertos. 3.- Compras.- Minimizar costos unitarios de materia prima; identificar proveedores confiables. 4.- Finanzas.- Minimizar la inversin en inventarios: reducir el riesgo financiero, maximizar el flujo de efectivo. Todas las reas funcionales deben supeditar sus indicadores especficos a los objetivos generales del plan de negocios. Esto se implementa a travs de la poltica de inventario. Los propsitos de las polticas de inventarios deben ser: Definir el nivel deseado de inversin en inventarios. Mantener los niveles del inventario fsicos tan cerca como sea posible de lo planificado. Adems de que el control de inventarios es una modalidad del control operativo de los mismos que se basa en reposiciones reales ajustadas a las necesidades, evitando as acumulaciones excesivas de stock. Un apropiado control de inventarios debe manejar los siguientes elementos: Control Contable: Software Control Fsico: Almacn Control de Nivel de Inversin: ndices de Rotacin SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS Mtodo de lnea roja Consiste en ordenar un nuevo pedido cuando el inventario contenido en una caja disminuye en tal cantidad que queda al descubierto una lnea roja dibujada alrededor del interior de la caja. Sistema computarizado La computadora comienza con un conteo de inventario en la memoria. Al hacer retiros, los registra y revisa el saldo de las existencias. Cuando llega al punto de

reorden, la computadora coloca automticamente un pedido y el saldo registrado aumenta cuando este se recibe. El Sistema de Inventarios Justo a Tiempo Idea de que siempre que sea posible no debera producirse ninguna actividad en un sistema hasta que haya una demanda para ello. Cuando se produce o fabrica, el objetivo es producir solo cantidades necesarias para la demanda inmediata. El JAT trata de evitar la acumulacin de capital inmovilizado en stock, en cualquier estado desde produccin hasta comercializacin. Lo que resulta que las entregas son ms frecuentes y de menor tamao consiguiendo satisfacer necesidades exactas de tiempo y dinero del cliente. Bases del JAT. Enfatiza las mejoras a los procesos. Simplificar las operaciones. Eliminar desperdicios. Flexibilidad basada en mejorar el tiempo de reaccin. Atacar los supuestos dados Los siete principios del JAT. 1) Igualar oferta y demanda. 2) El peor enemigo: el desperdicio. 3) Continuo, no por bultos. 4) Mejorar constantemente. 5) Primero el ser humano. 6) Sobreproteccin = Ineficiencia. 7) No vender el futuro. Subcontratacin Cuando se compran los componentes en lugar de fricarlos y a su vez se combina con el sistema de justo a tiempo, esto para bajar los niveles del inventario. Sucede porque es ms barato para las empresas comprar los componentes a un proveedor pequeo, que fabricarlos ellos mismos. CALCULOS INVENTARIO PROMEDIO Cuenta importante para tener precisin en los estados financieros de una empresa. Se utiliza en indicadores financieros, como el costo de bienes vendidos. Los analistas basan parte de su anlisis en una empresa mediante el uso de estos, lo que hace la necesidad de informacin exacta sobre el volumen de inventario para los inversionistas. Pasos para calcularlo: 1. Elige el mtodo de clculo del inventario en el Balance General y en el Estado de Resultados. Hay dos mtodos que se pueden utilizar: Primero tomar nota del inventario al comienzo y final del ao. El otro es mantener un inventario total mensual hasta fin de ao. 2. Calcula el promedio del inventario sobre la base de partida y el inventario final. Ten en cuenta el valor de tu inventario a principios del ao y en el ltimo

inventario a fin de ao. Aade estos totales y divide por dos. El resultado ser el promedio de inventario anual. Este es el primer mtodo que puedes utilizar, y funciona bien para las empresas con muy poca fluctuacin en el inventario anual 3. Realiza el seguimiento del valor del inventario en el ltimo da de cada mes si se est utilizando el mtodo mensual total. La primera medida ser la primera del ao, y luego cada mes ser el ltimo da del mes. Este es el primer paso del segundo mtodo, que es una mejor representacin del promedio del inventario para las empresas con fluctuaciones significativas en el inventario de mes a mes. 4. Suma los totales que registraste en el paso 3. Divide ese total por 13. El resultado de este clculo es el promedio del inventario. COSTO DEL INVENTARIO Proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al ms bajo costo posible y dentro de estos se encuentran los de mantenimiento y de ordenamiento. COSTOS DE MANTENIMIENTO Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciacin (mermas y desusos). Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por ao del mantenimiento Para su clculo debemos tomar en cuenta lo siguiente: Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2 S = unidades que se van a comprar todo el ao N = el nmero de compras que se hacen P = precio de compra C = costo porcentual por ao por el mantenimiento del inventario. Para calcular C se toman todos los de financiamiento (costo de capital inversin almacenamientos, seguros, mermas. Estos se inversin promedio del inventario (A*P) Ya calculando C, para determinar el costo CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A costos como son: costos promedio en el inventario), suman y se dividen entre la

total de mantenimiento sera:

COSTOS DE ORDENAMIENTO Costos de colocar una orden y de recibirla (normalmente, costos fijos independiente del tamao de la orden). Costo total de ordenar = CTO = F*N F = costo fijo por orden N = nmero de rdenes colocadas en el ao.

N Puede ser calculada. N = S / 2A Entonces, tambin se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente manera: Costo total de ordenar = CTO = F * (S / 2A) COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO CTI = CTM + CTO = (C*P*A) + F (S/2A) y si A = Q/2 entonces CTI = C * P * (Q / 2) + F * (S / Q) PUNTO DE REORDEN Nivel de inventario de un artculo que seala la necesidad de realizar una orden de reabastecimiento. El punto de reorden es la suma de la demanda de tiempo de entrega y las existencias de seguridad. El clculo de un punto de reorden optimizado generalmente incluye al tiempo de entrega, el pronstico de la demanda y el nivel de servicio. EL MODELO DE LA CANTIDAD ECONMICA DE PEDIDO (CEP O EOQ) Busca encontrar el monto de pedido que reduzca al mnimo el costo total del inventario. Una de las herramientas para determinar su monto, para un artculo de inventario es el modelo de la cantidad econmica de pedido (CEP). Tiene en cuenta los diferentes costos financieros y de operacin y determina el monto de pedido que minimice los costos de inventario de la empresa. El modelo se basa en tres supuestos fundamentales, primero es que la empresa conoce cul es la utilizacin anual de los artculos en el inventario, segundo la frecuencia en que la empresa utiliza el inventario no vara con el tiempo y por ltimo que los pedidos que se colocan para reemplazar las existencias se reciben en el momento exacto en que los inventarios se agotan. LOS COSTOS BSICOS Dentro de los costos que se tienen en cuenta para la implementacin de este modelo estn: Costos de pedido: Los que incluyen costos fijos de oficina para colocar y recibir un pedido, o sea, el costo de preparacin de una orden de compra, procesamiento y la verificacin contra entrega. Estos se expresan en trminos de gastos o costos por pedido. Costos de mantenimiento del inventario: Son los costos variables unitarios de mantener un artculo en el inventario por un periodo determinado. Entre los ms comunes se encuentran los costos de almacenamiento, los costos de seguro, los costos de deterioro y obsolescencia y el costo de oportunidad. Estos son expresados en trminos de costos por unidad por periodo. Costos totales: Es que se determina en la suma del pedido y de los costos de mantenimiento del inventario. Su objetivo es determinar el monto de pedido que los minimice. MTODOS DE CLCULO Y APLICACIN

La cantidad econmica de pedido puede calcularse por dos mtodos principalmente, uno de tipo grfico y otro de tipo matemtico, a continuacin se presentan sus fundamentos. MTODO GRFICO La cantidad econmica de pedido se puede encontrar grficamente representando montos de pedido sobre el eje x y los costos sobre el eje y.

As se aprecian los siguientes aspectos: 1. La funcin de Costo de pedido vara a la inversa con el monto del pedido, esto porque la utilizacin anual es fija, si se piden cantidades mayores, hay menos pedidos y en consecuencia se incurren en menos costos. 2. Los Costos de mantenimiento de inventario estn directamente relacionados con los montos de pedido. 3. La funcin de Costo total tiene forma de "U", significa que existe un valor mnimo de funcin. 4. La lnea de costo total representa la suma de los costos de pedido y costos de mantenimiento de inventario para cada monto de pedido. 5. La funcin total de costo es de muy poca pendiente, lo cual indica que el costo total es relativamente indiferente a pequeas desviaciones que se apartan de la CEP. MTODO MATEMTICO La cantidad econmica de pedido es aquella que minimiza la funcin de costo total, matemticamente este costo mnimo total se presenta cuando el costo de pedido y el costo de mantenimiento son iguales. La frmula para calcular la CEP es:

Dnde: R = Cantidad de unidades requeridas por periodo. S = Costo de pedido. C = Costo de mantenimiento de inventario por unidad de periodo. La cantidad econmica de pedido ayuda a la gestin financiera por su naturaleza frente a las decisiones que toma el administrador financiero. Con el siguiente ejemplo se puede apreciar las bases de su implantacin. Cantidad Nmero Costo Costo Inventari Costo de Costo anual Costo de pedido de por anual o mantenimient de total

de o de promedio pedido inventario por (unidades) pedido pedido (1) (2) * unidad por ÷ 2 (3) ao (1) (2) (3) (4) (5) (6) 1600 1 $50 $50 800 $1 800 2 $50 $100 400 $1 400 4 $50 $200 200 $1 200 8 $50 $400 100 $1 100 16 $50 $800 50 $1 Aplicando la frmula de la cantidad econmica de pedido se tiene:

mantenimient o (5) * (6) (7) $800 $400 $200 $100 $50

(4) (7) (8) $850 $500 $400 $500 $850

Como se muestra en la tabla, el costo total mnimo se presenta en un pedido por una cantidad de 400 unidades, en consecuencia esta es la cantidad econmica de pedido. INVENTARIO DE SEGURIDAD Denominado tambin "colchn de seguridad" es la cantidad de inventarios que se deben tener en existencia para absorber fluctuaciones al azar en la Demanda o la utilizacin durante el Tiempo que transcurre entre la colocacin del pedido y su recepcin en bodegas. La determinacin del tamao apropiado incluye un Equilibrio entre el Costo de quedar probablemente sin existencias, y el Costo de mantener un colchn de seguridad suficiente, como para evitar esta probabilidad. PEDIDO OPTIMO Se debe equilibrar las balanzas entre compras y produccin, as como el aumento de las ventas, sin comprometer la flexibilidad de la empresa entre produccin y comercializacin, pero midiendo y vigilando los costos de un mayor o menor inventario. Para determinar el pedido ptimo se requiere de la utilizacin del anlisis de Pareto, el cual consiste en: Establecer prioridades, para enfocar y dirigir las acciones a desarrollar, permitiendo as la toma de decisiones con parmetros objetivos, creando consenso y unificando criterios.

DESCUENTO POR CANTIDAD Cuando se ofrece un descuento por incrementar el nmero de piezas compradas se deben tomar en cuenta dos aspectos: 1.- el costo de mantenimiento del inventario aumentar porque la inversin en el inventario se aumenta 2.- se tiene un ahorro en los productos comprados al disminuir su precio: entonces se deben comparar los resultados de estos dos aspectos para determinar si es conveniente aceptar el descuento y comprar ms cantidad. ROTACION DE INVENTARIOS NIF A-3: (CV) RI= -------------------(II + IF) / 2 COSTO DE FALTA DE EXISTENCIA El coste de preparacin del pedido, en el caso de aprovisionamiento interno a la propia empresa, donde se incluyen todos los conceptos de coste junto a los asociados con la interrupcin de la produccin del pedido. Durante la produccin pueden surgir rechazos e incluso siempre habr un periodo de aprendizaje con costes adicionales por falta de experiencia, cuyos coste habrn de tenerse en cuenta.