ISO9001:2008
Part 2
KATA PENGANTAR
Pemenuhan Persyaratan ISO9001:2008 Sistem Manajemen Mutu bukanlah sesuatu yang sulit. Bahkan Anda dapat melakukannya tanpa perlu bantuan seorang Konsultan pun. Buku yang Anda miliki ini akan membantu Anda secara bertahap untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu dengan baik dan benar.
Klausul demi klausul dijelaskan dengan jelas. Contoh dokumen diberikan dengan lengkap. Anda dapat menyadurnya, untuk kemudian Anda sesuaikan dengan kondisi Organisasi Anda.
Bagi Anda yang ingin ke pokok penerapan dapat langsung menuju penjelasan Klausul 4 hingga Klausul 8. Karena pada klausul tersebutlah penjelasan praktis sangat penting untuk Anda. Namun demikian Anda tetap harus menggali informasi pada Bab-bab lain secara menyeluruh, tentunya agar pemahaman ISO9001:2008 dapat Anda peroleh secara menyeluruh pula.
Terakhir, cobalah Anda praktekkan apa yang Anda baca. Buat dokumennya dan kemudian terapkan dalam aktivitas Organisasi Anda. Lebih lanjut lagi, penuhi semua persyaratan yang diminta. Finally, Organisasi Anda akan menjadi Organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu sesuai persyaratan ISO9001:2008.
Penulis Wishnu AP
DAFTAR ISI
Klausul 5. Tanggung Jawab Manajemen ........................................................................ 5 5.1 Komitmen Manajemen ....................................................................................... 5 5.2 Fokus kepada Pelanggan .................................................................................... 9 5.3 Kebijakan Mutu ..................................................... Error! Bookmark not defined. 5.4 Perencanaan ......................................................... Error! Bookmark not defined.
5.4.1 Sasaran Mutu................................................................ Error! Bookmark not defined. 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen ..................................... Error! Bookmark not defined.
5.5 Tanggung jawab, Wewenang, dan Komunikasi .......... Error! Bookmark not defined.
5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang ...................................... Error! Bookmark not defined. 5.5.2 Wakil Manajemen .......................................................... Error! Bookmark not defined. 5.5.3 Komunikasi internal ....................................................... Error! Bookmark not defined.
Klausul 6. Manajemen Sumber Daya ................................. Error! Bookmark not defined. 6.1 Penyiapan Sumber Daya......................................... Error! Bookmark not defined. 6.2 Sumber daya manusia............................................ Error! Bookmark not defined.
6.2.1 Umum.......................................................................... Error! Bookmark not defined. 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran, Pelatihan ................................... Error! Bookmark not defined.
6.3 Infrastruktur ......................................................... Error! Bookmark not defined. 6.4 Lingkungan Kerja .................................................. Error! Bookmark not defined.
CONTOH DOKUMEN
Lampiran Visi dan Misi ................................................................................................ 8 Prosedur Pembuatan dan Penerapan Rencana Bisnis ......................................................10 Lampiran Kebijakan Mutu ................................................ Error! Bookmark not defined. Formulir Sasaran Mutu ...............................................................................................13 Formulir Monitoring Pencapaian Sasaran Mutu ................... Error! Bookmark not defined. Lampiran Struktur Organisasi Perusahaan ....................................................................14 Lampiran Tanggung Jawab dan Wewenang ........................ Error! Bookmark not defined. Lampiran Surat Keputusan Tim ISO .................................. Error! Bookmark not defined. Lampiran Struktur Organisasi Tim ISO9001:2008 ............... Error! Bookmark not defined. Prosedur Tinjauan Manajemen ......................................... Error! Bookmark not defined. Formulir Surat Undangan Rapat Tinjauan Manajemen ......... Error! Bookmark not defined. Formulir Daftar Hadir Rapat Tinjauan Manajemen ............... Error! Bookmark not defined. Formulir Notulen Rapat Tinjauan Manajemen ..................... Error! Bookmark not defined. Lampiran Kompetensi ..................................................... Error! Bookmark not defined. Prosedur Evaluasi dan Pelatihan ....................................... Error! Bookmark not defined. Formulir Rencana Pelatihan ............................................. Error! Bookmark not defined. Formulir Evaluasi Pelatihan .............................................. Error! Bookmark not defined. Prosedur Penerimaan Karyawan Baru ................................ Error! Bookmark not defined. Formulir Aplikasi Calon Karyawan ..................................... Error! Bookmark not defined.
Prosedur Perawatan Infrastruktur dan Lingkungan Kerja ..... Formulir Jadwal Perawatan Perangkat Kerja ....................... Formulir Perawatan Infrastruktur ...................................... Formulir Perawatan Lingkungan Kerja ...............................
INFORMASI
Komunikasi Manajemen ................................................ Delapan Prinsip Manajemen Mutu ................................... Visi ............................................................................. Misi ............................................................................ Media Persyaratan Pelanggan ........................................ Sasaran Mutu (Quality Objective) ................................... Struktur Organisasi ...................................................... Tanggung Jawab dan Wewenang .................................... Pengendali Dokumen (Document Controller) .................... Karyawan Baru ............................................................ Error! Error! Error! Error! Error! Error! Error! Error! Error! Error! Bookmark Bookmark Bookmark Bookmark Bookmark Bookmark Bookmark Bookmark Bookmark Bookmark not not not not not not not not not not defined. defined. defined. defined. defined. defined. defined. defined. defined. defined.
TABLE
Tabel 1. Jenis Rapat Pertemuan ....................................... Error! Bookmark not defined.
Klausul ini memiliki sub-sub klausul sebagai berikut: 5.1 Komitmen Manajemen 5.2 Fokus kepada Pelanggan 5.3 Kebijakan Mutu 5.4 Perencanaan 5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi 5.6 Tinjauan Manajemen
Apa saja yang disyaratkan Sistem Manajemen Mutu untuk Manajemen Puncak? Yang pertama sudah pasti adalah Komitmen. Manajemen puncak harus memberikan bukti dari komitmennya dalam penyusunan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu. Manajemen Puncak juga diwajibkan untuk senantiasa meningkatkan keefektifan dari Sistem Manajemen Mutu dengan cara: a. Mengkomunikasikan kepada Organisasi tentang pentingnya pemenuhan Persyaratan Pelanggan dan Peraturan. Jadi tidak bosan-bosan Manajemen harus terus mengingatkan konsistensi penerapan Sistem Manajemen Mutu. Selain dengan cara pelatihan dan sebagainya yang sudah umum dilakukan, terkadang Manajemen Puncak juga menerapkan sistem Reward and Punishment. Artinya akan ada sanksi bagi yang melanggar Sistem Manajemen Mutu, begitu pula sebaliknya, akan ada penghargaan bagi yang mencapainya. b. Menetapkan Kebijakan Mutu. Pastikan bahwa Kebijakan Mutu adalah Kebijakan yang dibuat oleh Manajemen Puncak (Top Management) sebagai bentuk Komitmen Organisasi terhadap pencapaian Mutu. Jadi perlu diingat bahwa Kebijakan Mutu bukanlah buatan Tim ISO atau management representative. c. Memastikan Sasaran Mutu telah ditetapkan. Sasaran Mutu boleh saja dibuat oleh Management Representative atau Manager terkait, namun Manajemen Puncak harus memastikan kesesuaianya dengan Tujuan Organisasi. Yang sering terjadi adalah Sasaran Mutu tidak memberikan dampak yang signifikan pada Tujuan Organisasi. Disinilah peran Manajemen Puncak, memastikan kesesuaiannya. d. Menyelenggarakan Tinjauan Manajemen. Forum resmi dimana segala permasalahan terkait Mutu dan Sistem Manajemen Mutu dibicarakan untuk mencari solusinya, itulah Tinjauan Manajemen. Tinjauan Manajemen harus dihadiri oleh Manajemen Puncak, tujuannya antara lain agar permasalahan dan solusi segera diselesaikan, atau setidaknya Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com
dibuatkan rencana atau program untuk menyelesaikannya. Tanpa kehadiran Manajemen Puncak dikuatirkan Management Review Meeting tidak berjalan dengan baik. e. Menjamin ketersediaan Sumber Daya. Hampir semua Organisasi dalam upayanya menuju Sistem Manajemen Mutu membutuhkan Sumber Daya. Terkadang dengan nilai yang besar, terkadang cukup dengan Sumber Daya yang minimal Sistem Manajemen Mutu dapat tercapai. Perkiraan awal kebutuhan Sumber Daya dapat dilihat dari hasil Gap Analysis. Anda masih ingat Gap Analysis? Hasil Gap Analysis yang berupa kebutuhan Sumber Daya sebaiknya dipenuhi oleh Organisasi secara bertahap, tujuannya tidak lain agar upaya penerapan Sistem Manajemen Mutu dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Manajemen Puncak sebagai pemegang otoritas tertinggi berkewajiban memastikan kebutuhan Sumber Daya ini dipenuhi dengan baik.
Perusahaan Anda
Contoh 1: Menjadi market leader Nasional dengan produk yang berkualitas, bersaing, dan Inovatif.
Contoh 2: Menjadi Organisasi terdepan dan terpercaya yang mampu memenuhi kebutuhan masyarakat akan produk yang Handal.
MISI Contoh 1: a. Menghasilkan produk-produk yang Berkualitas, Inovatif, dan Terpercaya. b. Meningkatkan kepuasan Pelanggan. c. Meningkatkan kualitas Sumber Daya.
Contoh 2: 1. Menjalankan operasional produksi Organisasi dengan prinsip kerja efektif dan efisien. 2. 3. Melakukan Inovasi produk dan kualitas secara berkesinambungan. Menjadi Perusahaan dengan Reputasi positif.
Setiap Organisasi biasanya memiliki karakter Pelanggan yang berbeda, terutama Organisasi yang berbeda jenis. Itu sebabnya Persyaratan Pelanggan tidak dapat disamakan. Anda yang dapat menentukan Persyaratan Pelanggan sesuai dengan karakter Pelanggan Anda. Jadi di awal Sistem Manajemen Mutu, sebelum melakukan realisasi Produk, Anda mesti menetapkan Persyaratan Pelanggan terlebih dahulu.
Setelah Anda menetapkan Persyaratan Pelanggan, apa langkah selanjutnya? Tentu saja Anda harus memenuhi Persyaratan tersebut. Perlu Anda hindari adalah jangan sampai produk yang Anda hasilkan berada di bawah Persyaratan yang diajukan Pelanggan. Tentunya akan mengecewakan Pelanggan dan menyebabkan Pelanggan berpindah ke Organisasi lain.
Manajemen Puncak Organisasi harus memastikan bahwa Persyaratan Pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan Pelanggan (lihat Klausul 7.2.1 dan 8.2.1).
Deskripsi Revisi
Pembuat
Tanggal
Catatan Pengesahan Dokumen Rev Tahap Dibuat Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: Nama dan Jabatan Tanda Tangan Tanggal
CATATAN: 1. Dokumen Asli dari prosedur ini dipelihara dan dikendalikan oleh Departemen... . 2. Penggunaan Dokumen Asli ataupun Dokumen Salinan harus mengikuti aturan yang tertulis pada Dokumen Prosedur Pengendalian Dokumen.
perencanaan bisnis.
2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup mencakup aktivitas penyusunan, penerapan, monitoring, dan evaluasi rencana bisnis di PT. Perusahaan Anda yang berlokasi di Bekasi Timur, jawa Barat.
3. DEFINISI a. Business Plan adalah rencana bisnis yang akan dilaksanakan selama satu tahun kedepan dan dievaluasi secara berkesinambungan pada interval bulanan pada tahun berjalan. b. Sales Forecast adalah rencana atau target penjualan yang ingin dicapai dalam jangka waktu satu tahun mendatang, yang dalam penyusunannya di-breakdown menjadi interval bulanan dan dievaluasi setiap akhir bulan berjalan.
4. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB Penerimaan Masukkan dan penyusunan Rencana Bisnis 4.1 Kepala Departemen Sales Marketing mengumpulkan masukkan rencana bisnis dari semua Kepala Departemen bagian terkait. 4.2 Kepala Departemen Sales Marketing melakukan analisis data untuk menyusun draft Business Plan 4.3 Kepala Departemen Sales Marketing mengirimkan draft Business Plan ke Direktur dan semua Kepala Departemen Bagian terkait.
Persetujuan rencana produksi 4.4 Kepala Departemen Sales Marketing mengundang Direktur dan Kepala
Departemen Bagian terkait untuk dilakukan pembahasan draft Business Plan. 4.5 Kepala Departemen Sales marketing melakukan penyempurnaan Business Plan yang telah disetujui bersama.
Pelaksanaan Business Plan 4.6 Kepala Departemen Sales Marketing mengirimkan sales forecast atau Business Plan ke Kepala Departemen terkait.
: : : :
PERUSAHAAN ANDA
In Charge - Sales dan Marketing - Customer Service - Sales dan Marketing - Customer Service - Sales dan Marketing
Keluhan Pelanggan
< 3 keluhan
per-akhir tahun
% Peningkatan Sales
persemester
Reject Product
< 5%
% Reject Product
persemester
- Operasi Produksi
< 10%
persemester
- Maintenance
Pelaksanaan Pelatihan
> 80%
% realisasi pelatihan
persemester
- Personalia
- Pelatihan
Perusahaan Anda
STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN
Komisaris
Direktur Utama
Direktur Operasional
Direktur Komersil
Manager Operasional
Manager Logistik
Manager Pemasaran