LA TEORA G E N E R A L DE SISTEMAS Y SU APLICACIN E N L A BIBLIOTECA D E L INSTITUTO DE INVESTIGACIONES SOCIALES DE L A UNAM

JESS

FRANCISCO

GARCA G.

P.

*MARA

LETICIA LIMN

RESUMEN Se presenta, con base en la Teora General de Sistemas, la reorganizacin de la Biblioteca del Instituto de Investigaciones Sociales de la U N A M . Los puntos que se describen radican en una breve resea de la T G S y el modelo de aplicacin en la Biblioteca del IISUNAM, con miras a la reorganizacin de espacios fsicos, procesos, funciones y servicios. A MANERA DE INTRODUCCIN La administracin de bibliotecas se da en la dcada de los 30. cuando aparecen anlisis de estudios basados en costos, servicios y procesos tcnicos, por mencionar algunos. Para Evans, el periodo de administracin aplicado en bibliotecas puede dividirse en dos periodos: "el primero abarca de 1930 a 1950, poca en que predomina la Escuela de Relaciones Humanas. L a segunda etapa comenz a mediados de 1960, cuando la aplicacin de la computadora y los anlisis de sistemas fueron ms accesibles para las situaciones de la biblioteca".
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' Instituto de Investigaciones Sociales. UNAM.

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As, las escuelas del pensamiento cientfico aplicadas en la bibliotecologa han sido entre otras, las siguientes: 1. Escuela Clsica: S e emplean en las bibliotecas estudios de tiempos y movimientos, el control de actividades mediante grfic a s de Gantt, se enfocan al estudio de la productividad y ladivisin del trabajo. 2. Relaciones Humanas: Aplicado por Evans, que consiste en el estudio de las personas, segn las condiciones risicas del trabajo, la motivacin del personal y las condiciones econmicas del mismo. 3. A d m i n i s t r a c i n Cientfica: Aplicada en bibliotecas en la dc a d a de 1930 que radic en la puesta en marcha de un modelo matemtico para la aplicacin de tecnologas, tcnicas y mtodos para ser implementados en la administracin de bibliotecas. 4. Teora General de Sistemas: Sustentada por Bertalanfy y aplicada en un estudio de caso por la maestra Enciso, en donde la biblioteca, desde el enfoque de sistemas, es un proceso dinmico, flexible y adaptable a todo tipo de cambios y en el que s e identifican: objetivos, elementos, estructura organizativa, funciones y el medio ambiente en que se desenvuelve. 5. Teora de C o n t i n g e n c i a s : Aplicada en la administracin de bibliotecas por la maestra Bailey, que consiste en relacionar a la biblioteca con su medio ambiente. Dependiendo del medio ambiente e s el estilo que hay que adoptar. C o n base en estas escuelas aplicadas a t a bibliotecologa, a mediados de 1992 la biblioteca del Instituto de Investigaciones Sociales de la U N A M , fue objeto de un anlisis integral con el propsito de llevar a efecto su reestructuracin global, con base en la T G S , para tal caso se analizaron sus reas administrativas. Los resultados obtenidos permitieron identificar los aspectos ms relevantes y urgentes a considerar en esa reestructuracin.

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1. LA TEORA GENERAL DE SISTEMAS Es un bilogo alemn, quien se ocup de la formulacin y derivacin de los principios que son vlidos para sistemas en general. El es Von Bertalanfy, quien postula: "se pueden buscar principios aplicables a sistemas en general, sin importar que s e a n de naturaleza sociolgica, biolgica, fsica, etc."
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Su i n t e n c i n : "Es hallar modelos, principios y leyes que se apliquen a los sistemas en general y define a la teora general de sistemas como la explotacin cientfica de los sistemas en las diferentes ciencias... entendindose como sistema el conjunto de elementos interrelacionados... El mnimo de elementos es de dos y cada uno de los elementos del sistema se conecta con cada uno de los otros directa o indirectamente".
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Para Bertalanfy hablar de sistemas involucra tiempo, m a teria, energa e informacin: La T G S ha estudiado los sistemas considerndolos como organizaciones, con la introduccin de las interrelaciones que facilita la apreciacin de los fenmenos. As presenta diversos objetivos y metas: OBJETIVOS: "Observa al mundo como un conjunto de fenmenos individuales interrelacionados en lugar de aislados, en donde la complejidad adquiere inters. Demuestra que ciertos conceptos, principios y mtodos no dependen de la naturaleza especfica d e los fenmenos aplicados. A travs de investigaciones generales, abre nuevas posibilidades a disciplinas especficas".
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METAS: "Lograr la interaccin d e ciencias naturales y sociales. Encontrar una teora exacta en campos no fsicos.

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Elaborar principios unificados para la ciencia. Lograr la integracin de la instruccin cientfica. Centrar esta integracin-unificacin alrededor de la teora general de sistemas".
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Esta teora representa un nuevo modelo en las ciencias modernas, yaque rompecon los conceptos de cientficos anteriores y actuales a l, para demostrar su teora y comprobar que de una ciencia o ms pueden combinarse, tomando los componentes similares. 2. LA TEORA G E N E R A L DE SISTEMAS Y SU APLICACIN EN LA BIBLIOTECA DEL IISUNAM La Teora General de Sistemas (TGS) en la actualidad, juega un papel importante cuando se vincula con las tareas administrativas, tcnicas y uso de nuevas tecnologas, Vlez sustenta que: "La biblioteca es un sistema que rene materiales y desarrolla servicios, para ser aprovechados por sus usuarios y como tal, est entre la clase particular de sistemas que estn abiertos a influencias del medio ambiente, e inclusive interaccin humana en cuanto lleva o ejecuta tareas definidas".
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Para la organizacin de la Biblioteca del IISUNAM, a corto, mediano y largo plazo y usando como herramienta metodolgica la Teora General de Sistemas (TGS), se aisl del medio ambiente, si bien en trminos muy relativos y nicamente para propsitos analticos de la biblioteca. La adopcin convencional del concepto aislamiento, es por tanto, una accin estratgica para determinar cules son los elementos que componen al Sistema (biblioteca), y cules son considerados como subsistemas (secciones, reas o departamentos) y que interactan entre s. Manejar estos factores como internos o externos, permiti comprender las decisiones de organizacin llevadas a cabo en la Biblioteca del IISUNAM (sistema). Con el fin de enriquecery complementar metodolgicamente la aplicacin de la Teora General de Sistemas (TGS) en la

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Biblioteca del IISUNAM, tambin se acudi a la Administracin por Objetivos (APO) con el propsito de analizar los objetivos de c a d a componente de la Biblioteca (sistema-subsistemas) y replantear o generar otros, cuando s e a necesario. Teniendo en cuenta los objetivos y las relaciones de c a d a una de las reas que conforman la biblioteca, se tom como un sistema global, as el sistema se visualiza, para efectos de organizacin, como un conjunto de componentes para lograr los objetivos planeados. As, los conceptos bsicos segn la T G S y la A P O manejados en el presente trabajo radicaron en: El Sistema Subsistemas Medio Ambiente = = = Biblioteca reas que conforman la Biblioteca Usuarios Internos Externos DGB CICH Bibliotecas del Sistema U N A M Bibliotecas Externas Proveedores Compra de material Servicios Interaccin con los componentes que integran al sistema. (Biblioteca).

Demandas y Respuestas

Retroalimentacn =

Bertalanfy y V a l e n c i a mencionan que los s i s t e m a s involucran: tiempo, materia, energa e informacin, aspectos comprendidos en este trabajo: Materia: En este sentido s e consider el espacio fsico de las instalaciones. Energa: L a fuente de energa, en este caso, son los recursos humanos que representan una fuente de energa renovable a corto plazo, y en conjunto es una fuerza de energa que alimenta al sistema. De igual manera se consideraron los acervos, fuente de energa para proveer servicios de informacin.

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Flujo de informacin: Q u e involucra a todas las reas y procedimientos llevados a cabo en la Biblioteca: seleccin y adquisicin, procesos tcnicos menores y prstamos, entre otros. Tiempo: Lapso en que s e realizaron las acciones de organizacin. D e acuerdo a lo expuesto con anterioridad y las directrices de la T G S , la Biblioteca del IISUNAM s e considera en este trabajo como un sistema abierto, ya que sus componentes estn en interaccin continua operando unos conjuntamente con otros, formando a su vez un entorno de preguntas y respuestas. Uno de los principales objetivos de la aplicacin de la A P O en la organizacin, es la puesta en marcha de objetivos generales y particulares dentro del sistema y sus subsistemas, con la finalidad de eliminar, y en algunos casos mejorar, dar fluidez y eficiencia a las operaciones y funciones de cada rea. 3. EL MODELO DE APLICACIN La Teora General de Sistemas determina que para su aplicacin se deben establecer subsistemas que partan de un Sistema Mayor, por lo tanto la aplicacin de esta teora en la Biblioteca del IISUNAM se apoya en la identificacin de 4 subsistemas: 1. SELECCIN Y ADQUISICIN 2. P R O C E S O S TCNICOS M E N O R E S 3. R E C U R S O S D O C U M E N T A L E S 4. S E R V I C I O S D O C U M E N T A L E S El modelo comn de aplicacin para los subsistemas sealados, se bas en algunos parmetros de la PIES (Planing, Implementation and Evaluation System). Sistema desarrollado por: Robert L. Goldberg, que en espaol significa Sistema de Planeacin, Implementaciny Evaluacin (SPIE), "loquesugiere una progresin ordenada de movimientos y una secuencia de

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sucesos que se derivan del flujo lgico al analizar los procesos relacionados con la planeacin, la implementacin y la evaluacin".
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La aplicacin del S P I E en la Biblioteca del IISUNAM, permiti distinguir dos aspectos importantes: El que se refiere a la puesta en marcha de objetivos y el otro a emplearcomo herramienta de la administracin la planeacin. La puesta en marcha de objetivos indicaron las directrices, ya que para los efectos de reorganizacin resultan un apoyo fundamental dentro del sistema. Del modelo S P I E se aislaron cinco parmetros para su aplicacin a la Biblioteca dei IISUNAM: 1. FORMULACIN D E O B J E T I V O S 2. M E D I D A S C O R R E C T I V A S 3. DISEO D E L P R O G R A M A 4. APLICACIN D E L P R O G R A M A 5. R E S U L T A D O S Estos aspectos resultan ser la parte dinmica que orienta y seala el camino que se sigue en la planeacin e implemeptacin que se realizaron en la Biblioteca. 1. Formulacin de objetivos: El establecimiento de objetivos generales y particulares dentro del sistema y sus subsistemas condujo a resultados especficos. Los objetivos se reflejan en los productos ofrecidos al usuario. 2. Medidas correctivas: Radicaron en las estrategias que s e implementaron en el sistema (biblioteca). 3. Diseo del programa: Sirvi para determinar la direccin que s e tom para el mejoramiento de los problemas del sistema y sus subsistemas.
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4. Aplicacin del programa: La aplicacin del programa se visualiz con finalidades de mejoramiento y fluidez del sistema y servir para orientar a futuro la organizacin permanente de la misma. 5. Resultados: C o n la aplicacin de los pasos antes descritos se visualizaron los resultados logrados en los subsistemas, que por consiguiente se reflejan en el sistema mayor. N o obstante las cinco variables sealadas con anterioridad, fueron enriquecidas con el fin de incorporar otras que se juzgaron pertinentes en el modelo de aplicacin especfico para la Biblioteca del IISUNAM. Por lo anterior, el modelo definitivo qued estructurado con base en ocho parmetros: 1. S U B S I S T E M A 2. DESCRIPCIN D E L M E D I O FISICO Y A N T E C E D E N T E S DEL P R O B L E M A 3. F U N C I O N A M I E N T O 4. O B J E T I V O S 5. F U N C I O N E S Y O P E R A C I O N E S 6. MEDIDAS C O R R E C T I V A S 7. R E S U L T A D O S I; i' 8. D I A G R A M A S D E REPRESENTACIN 1. Subsistemas: S o n las reas que conforman la Biblioteca del IISUNAM: seleccin y adquisicin, procesos tcnicos, servicios documentales y acervos. 2. Descripcin del medio fsico y antecedentes del problema: Ubican el rea de trabajo y se resume la problemtica que

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presentaba; detectada a travs del diagnstico administrativo realizado. 3. Funcionamiento: Es la explicacin de las funciones primordiales del rea a analizar y su interaccin con el medio. 4. Objetivos: Sirvieron para detectar con mayor precisin las fallas y tambin como medida d e funcionamiento del subsistema. 5. Funciones y operaciones: Donde se describen el medio donde interacta y su coordinacin con otros subsistemas; asimismo se describen las funciones y operaciones realizadas en el subsistema. 6. Medidas correctivas: Expresan las acciones tomadas para el mejoramiento del subsistema y por consiguiente afectan a la organizacin del sistema en general. 7. Resultados: Representan los logros obtenidos en los subsistemas y en el sistema hasta mayo de 1993, en algunos casos que as lo amerit, s e describen objetivos a mediano y largo plazo. 8. Diagramacin: S e presenta para aclarar todos los pasos anteriores, contemplando el diagrama de 1991 cuando s e hizo el diagnstico y el flujo de actividades que se realizan actualmente. No obstante los puntos descritos en el modelo general, s e entiende que cada subsistema en particular, requiri de rubros adicionales caractersticos de c a d a subsistema. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La administracin en toda biblioteca es de fundamental importancia para que los componentes que la integran jueguen un papel relevante, y estn acordes con las caractersticas muy singulares que cada una de las unidades de informacin (biblioteca) presenta. Trabajar con herramientas bibliotecolgicas para efectos de reorganizacin, es imprescindible en toda administracin de bibliotecas , ya que sern las pautas y controles que guan al biblioteclogo en la toma de decisiones para las tareas de administrar.

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E n este caso trabajar en una reorganizacin con bases bibliotecolgicas para la ejecucin de la administracin de la Biblioteca del IISUNAM, fue de gran ayuda ya que mediante el diagnstico y los elementos considerados para su reorganizacin, permitieron la identificacin de problemticas presentadas en las reas de la biblioteca y su interaccin con el medio ambiente. La adopcin convencional de la T G S jug un papel predominante, ya que la biblioteca en su conjunto, y las diferentes reas que la conforman, fueron objeto de anlisis eimplementacin d e objetivos generales y particulares que han podido ser medibles a corto, mediano y largo plazo, con la finalidad de identificar el funcionamiento y desempeo, tanto del personal como de las funciones inherentes a la biblioteca. Al pertenecer la Biblioteca del IISUNAM al Sistema Bibliotecario de la U N A M , confirmaron en gran medida que la reorganizacin con bases bibliotecolgicas, y en este caso con la T G S , era una de las herramientas ms viables de ser aplicadas en esta. Y a que no slo s e tuvieron en cuenta aspectos internos, sino apegados lo ms posible a los estatutos generales incorporados por la Direccin General de Bibliotecas de la Universidad Nacional. E s importante que toda persona que est al frente de una biblioteca, antes de llevar a cabo cualquier reestructuracin en funciones, objetivos, espacios, etc., tenga siempre presentes los factores extemos como presupuesto, costos, fluctuaciones del mercado editorial, personal, etc., ya que stos, entre otros factores, son determinantes para una buena administracin. En el caso de la Biblioteca del IISUNAM, los resultados de la implentacin de nuevos servicios, reorganizacin de espacios y colecciones y la incorporacin de personal del rea bibliotecolgica, entre otros aspectos, han sido muy positivos para la biblioteca en los servicios de informacin, en la seleccin de materiales y en apoyos documentales especializados para investigadores del instituto. E s importante que los responsables de una biblioteca conozcan las condiciones que les ofrece la institucin donde se

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encuentra ubicada la43blioteca, con ello se podrn realizar planteamientos bibliotecolgicos ms reales y sustanciales, lo que probablemente dar mejores resultados de la Biblioteca en s u conjunto. Actualmente en la administracin se habla de cul e s nuestra tarea, quin es el usuario y cmo valorarlo. Estas y muchas otras preguntas se pueden formular y requieren ser estudiadas a fondo, cuando s e asumen tareas de organizar o reorganizar bibliotecas. El hecho de tener la biblioteca demandas de informacin depende sustancialmente de las acciones del responsable, respecto a crear o generar nuevas posibilidades para recuperar el material, as como en estudiar y encontrar nuevos usos y anticiparse a los desarrollos del mercado y la tecnologa, que pueden ofrecer mayores oportunidades al prestar servicios. El usuario al que se sirve, es la base sustancial para determinar hacia dnde debemos encaminar las acciones estratgicas para satisfacer sus demandas de informacin.

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