CAPTULO I AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS

1.1 Efectivo e inversiones financieras 1.1.1 Efectivo a) Fuente y naturaleza del efectivo El efectivo normalmente incluye las cuentas generales, la de nmina, la de caja chica y con menor frecuencia la de ahorros. Las cuentas generales son las de comprobacin y se parecen a las que conservan los individuos. Una cuenta aumenta con las ventas al contado, con la cobranza de las cuentas por cobrar y la inversin de ms capital; disminuye con los gasto de negocios. A veces las condiciones de un contrato de prstamo bancario estipulan que la cuenta general de la compaa ha de conservar un saldo mnimo llamado saldo compensador. Las cuentas de nmina y de caja chica se conservan en un saldo bajo. Cuando se paga la nmina, se extrae un cheque de la cuenta general para depositar fondos en la de nmina. La caja chica se utiliza para gasto muy pequeos y se repone conforme vaya necesitndose. A menudo los equivalentes de efectivo se combinan con las cuentas correspondientes para crear la clasificacin de activo circulante llamada efectivo y sus equivalentes. Los equivalentes de efectivo incluyen fondos del mercado de dinero, certificados de depsito, certificados de ahorros y otros tipos de depsitos. Cualquier cosa que no pueda convertirse en efectivo en poco tiempo deber clasificarse como inversin, cuenta por cobrar o pago anticipado y no equivalente de efectivo. La mayor parte de los errores que ocurren en las cuentas anteriores se descubren mediante las actividades normales de control interno (entre ellas las conciliacin de cuentas bancarias). En cambio, el riesgo de fraude no detectado aumenta por la naturaleza lquida del efectivo.

b) Objetivos del auditor al auditar el efectivo Entre los objetivos de la auditora de efectivo encontramos: i. Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos los de fraude. ii. iii. iv. v. vi. vii. Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo. Verificar la existencia del efectivo registrado. Confirmar la integridad del efectivo registrado. Determinar si el cliente tiene derechos sobre el efectivo registrado. Comprobar la exactitud administrativa de los programas de efectivo. Determinar si son apropiadas la presentacin y revelacin del efectivo, entre otras cosas los fondos restringidos.

c) Cunto tiempo de la auditora se dedica efectivo La materialidad se considera en el trabajo de auditora dedicado al efectivo y tambin a otros aspectos. El recuento de un fondo pequeo de caja chica, que afecta poco a la posicin financiera global de la compaa, contribuye poco al objetivo de expresar una opinin sobre los estados financieros. Con todo, los auditores le dedican al efectivo ms tiempo de la auditora del que se justificara dada la cantidad relativamente pequea del que aparecen en el balance general. Varias razones explican la importancia tradicional que se concede a las transacciones en efectivo. Obligaciones, ingresos, gastos y la mayor parte de los activos fluyen a travs de la cuenta de efectivo, es decir, se originan en transacciones al contado o las producen. As pues, su anlisis ayuda a los

auditores a comprobar muchas otras cuentas de los estados financieros. He aqu otra razn que explica que se preste tanta atencin: el efectivo es el ms lquido de los activos y ofrece la mayor tentacin para cometer robo, desfalco o malversacin. El riesgo inherente es elevado en los activos lquidos, y los auditores tienden a realizar una investigacin ms exhaustiva en situaciones de gran riego.

En ocasiones, los auditores obtienen evidencia de un fraude de los empleados a pequea escala. Una vez determinado que no podra tener un efecto material en los estados financieros, debern estudiar la situacin junto con los directivos y el comit de auditora del consejo de administracin antes de investigarlo ulteriormente. En la reunin se comunica la situacin al clientes, se protege a los auditores contra acusaciones de negligencia y no se pierde el tiempo en asuntos que no afectan materialmente a los estados financieros y que el personal del cliente resolver mejor. d) Control interno de las transacciones en efectivo Casi todos los procesos relacionados con el manejo de efectivo son responsabilidad del departamento de finanzas bajo la direccin del tesorero: manejar y depositar los ingreso en efectivo; firmar cheques; invertir el efectivo ocioso; custodiar el efectivo, los valores negociables y otros activos negociables. En teora, las funciones de los departamentos de finanzas y de contabilidad deberan integrarse de modo que brinden la seguridad de que: i. Todo el efectivo que deberan haberse recibido se recibi realmente, se registr con precisin y se deposit al instante. ii. Los desembolsos de efectivo se efectuaron solo para los fines autorizados y se registraron correctamente. iii. Se mantienen los saldos de efectivo en un nivel adecuado pero no excesivo, para lo cual se pronostican los ingresos y los pagos relacionados con las operaciones normales. Por lo tanto, con toda anticipacin se conoce la necesidad de obtener prstamos o de invertir el exceso de efectivo. Hay que estudiar a fondo los procesos de negocios del cliente para disear los procedimientos ms eficientes de control: pero alunas directrices general de buenas prcticas en el manejo de efectivo se aplican a todo tipo de empresas. Podemos resumir as estas directrices que permiten un adecuado control interno sobre el efectivo:

i. ii.

No permitir que ningn empleado maneje una transaccin de principio a fin. Separar el manejo del efectivo y la responsabilidad de llevar los registros correspondientes.

iii.

Centralizar la recepcin de efectivo en la medida en que lo permita la eficiencia.

iv. v.

Registrar oportunamente los ingreso en efectivo. Alentar a los clientes para que pidan comprobantes y observen los totales del registro de efectivo.

vi. vii.

Depositar diariamente los ingresos en efectivo. Hacer todos los desembolsos por cheques o por transferencia electrnica de fondos, exceptuados los gastos pequeos que se hacen con la caja chica.

viii.

Ordenar que las conciliaciones bancarias sean preparadas por empleados que no se encarguen de emitir cheques ni de la caja.

ix.

Pronosticar las entradas y salidas de efectivo e investigar las variaciones respecto a las cantidades pronosticadas.

e) Control interno de los ingresos en efectivo

i.

Ventas al contado

El control de las ventas en efectivo es muy fuerte cuando dos o ms empleados participan en la transaccin con el cliente. Los restaurantes y las cafeteras tienen un cajero situado en el centro que recibe efectivo de los clientes junto con un comprobante preparado por otro empleado. En muchos establecimientos al detalle, la naturaleza de los negocios es tal que un empleado realiza la venta, entrega la mercanca, recibe efectivo y registra la transaccin. En este caso el robo puede desalentarse utilizando cajas

registradoras o sistemas electrnicos en el punto de venta. Las caractersticas protectoras de los registro son: 1) presentacin visual del monto de la venta ante

los ojos del clientes; 2) un comprobante impreso, que se le entrega junto con la mercanca; 3) acumulacin de un total encerrado de las ventas del da. ii. Sistemas electrnicos en el punto de venta

Muchas tiendas al detalle utilizan varios tipos de cajas registradoras electrnicas, entre ellas terminales de computadora. A menudo un digitalizador electrnico lee el cdigo universal de productos en el artculo. El vendedor simplemente explora el cdigo para registrar la venta al precio del artculo, que est almacenado en la computadora. As, se aminora sustancialmente el riesgo de que registre la venta con un precio errneo. Adems de ofrecer un slido control sobre las ventas al contado, los sistemas electrnicos pueden programarse para que efecten otras funciones. Por ejemplo, los registros en lnea pueden verificar el estado crediticio de los clientes de cuenta corriente, actualizar las cuentas por cobrar y el inventario perpetuo, ofrecer impresiones especiales que acumulan los datos de venta por lnea de producto, por vendedor, por departamento y tipo de venta. iii. Cobranza de cliente a crdito.

En muchas compaas manufactureras y mayoristas, los ingresos en efectivo incluye la recepcin de muchos cheques por correo. Esto favorece poco los desfalcos, salvo que a un empleado se le permita recibir y depositar los cheques, adems de registrar los abonos en las cuentas de los clientes. A continuacin se describe el control interno tpico del efectivo que se recibe por correo. La correspondencia se recibe en la sala de correo, donde un empleado endosa los cheques para depsitos exclusivamente a la cuenta de la compaa y prepa ra una lista de control de los ingresos en efectivo. La lista contiene la cantidad recibida de los clientes y los identifica por nombre o nmero de cuenta. Al contralor se le enva una copia de la lista. Otra copia de sta y de ingresos en efectivo es enviada al cajero. Los avisos de envi y una copia de la lista de control se envan al encargado de las cuentas de los clientes.

Las empresas que reciben grandes volmenes de efectivo a travs del correo utilizan un sistema de caja de seguridad para fortalecer el control interno y acelerar el depsito de efectivo. El control interno se fortalece porque el banco no tiene acceso a los registros contables de ella. El encargado del mayor de cuentas del cliente introduce por lotes detalles de los ingresos en la computadora. El programa de computacin crea un archivo de las transacciones al contado que usa para actualizar el mayor general y el archivo de las transacciones al contado que usa para actualizar el mayor general y el archivo maestro de las cuentas por cobrar. Genera totales de control e informes de excepciones que detallan los nmeros invlidos de cuentas de los clientes o pagos inusuales. iv. Transferencia electrnica de fondos

Las instituciones financieras han diseado sistemas de transferencia electrnica de fondos que procesan las transacciones relacionadas con los fondos para que los clientes no tengan que pagar con cheque. Los sistemas de intercambio electrnico de datos, que permiten intercambiar informacin entre las

computadoras de las compaas, transfieren cada da ms fondos entre cuentas bancarias. Ofrecen dos ventajas sobre el uso de cheques: reducen el flujo de papel; disminuyen los costos y retrasos del procesamiento. Sin embargo, requieren una amplia gama de controles de las redes de computacin relacionados con el acceso al sistema y con la captura de datos. f) Control interno de los desembolsos en efectivo En teora los desembolsos en efectivo deberan realizarse por cheque, por transferencia electrnica de fondos o, tratndose de cuentas menores, a partir de los fondos de la caja chica. i. Comprobacin de los desembolsos de cuentas

La principal ventaja de exigir que los desembolsos se hagan con cheque consiste en obtener evidencia del beneficiario mediante el endoso del cheque. He aqu otras ventas: Centralizacin de la autoridad de desembolsar en manos de unos cuantos funcionarios los nicos autorizados para firmar cheques Registro permanente de los desembolsos Disminucin del efectivo disponible Para garantizar plenamente los beneficios del control interno que suponen los cheques, es indispensable que estn prenumerados y que no falte ninguno de los nmeros de la serie. Los cheques no emitidos deben guardarse adecuadamente para evitar robo o mal uso. Los cheques anulados se perforan para que no

puedan usarse ni archivarse en la secuencia regular de cheques pagados. Las cantidades monetarias se imprimen en todos los cheques con la computadora o con una mquina protectora de cheques. La conciliacin bancaria mensual es indispensable para un buen control interno sobre los ingresos y los desembolsos en efectivo. Esto debe hacerlo un empleado que no autorice ni registre las transacciones en efectivo ni maneje efectivo. Los estados del banco le llegan cerrados. Cada mes la conciliacin bancaria deber ser revisada por el funcionario encargado de la compaa, quien la aprobara por escrito. El sistema de comprobantes es un mtodo con que se logra un fuerte control interno sobre los desembolsos en efectivo, pues ofrece la seguridad de que todos han sido autorizados y revisados antes de emitir un cheque. Otro control que los auditores esperan hallar en un departamento bien administrado de cuentas por pagar es un balance mensual de los registros detallados de cuentas por pagar con la cuenta de control de mayor general. Estas conciliaciones se guardan como evidencia de la realizacin del procedimiento y sirven para localizar errores o fraudes subsecuentes.

ii.

Aspectos del control interno de los fondos de caja chica

El control interno de los pagos hechos con el fondo de caja chica se logra cuando el encargado del fondo revisa la justificacin con que los empleados solicitan el desembolso de los gastos pequeos hechos a favor de la compaa. El control es ms completo cuando el encargado de la caja chica solicita reponer el fondo y otro empleado revisa la integridad y autenticidad de la justificacin; despus se perfora el documento de soporte para que no sea reutilizado. g) Documentos de auditora para el efectivo. Los documentos de trabajo referente al efectivo suelen incluir un diagrama de flujo o una descripcin escrita de los controles. Tambin se utiliza un cuestionario de control interno, especialmente en las grandes compaas. En otro documento se resumirn las pruebas de controles para las transacciones en efectivo y la evaluacin del riesgo en la afirmacin de los estados financieros referentes al efectivo. He aqu otros documentos de trabajo: un programa de auditora una hoja resumen, hojas de cuentas en efectivo, confirmaciones bancarias, conciliaciones bancarias, listas de cheques no cobrados, lista de cheques investigados, recomendaciones al cliente para que mejore el control interno y notas concernientes a la presentacin y revelacin apropiada del efectivo en el balance general del cliente. 1.1.2 Auditora del efectivo Los siguientes pasos indican el patrn general del trabajo efectuado por los auditores cuando verifican el efectivo a) Examinar los riesgos inherentes entre ellos los de fraude. Los riesgos de error material crecen a la par que el riesgo inherente y el riesgo de control. La mayora de los riesgos inherentes se relacionan con los riesgos de negocios que enfrenta la administracin del cliente. En el rea de efectivo e

inversiones financieras, la administracin se preocupa particularmente por los riesgos de negocios relativos al posible robo de esos activos lquidos. Adems de la preocupacin por la sobrestimacin del efectivo, los auditores saben que ste pudo haber sido sustrado incorrectamente durante el periodo, aunque al final del ao sea presentado en forma correcta. Los auditores identifican riesgos de fraude relacionado con las transacciones en efectivo. En tales casos, debern los programas y controles con que se mitigan los riesgos, determinando adems si se han instalado los controles. Los puntos

fuertes o dbiles del control interno suavizan o intensifican los efectos de estos riesgos de fraude. b) Examinar el control interno del efectivo i. Conocer el control interno

Al auditar una empresa pequea, los auditores preparan una descripcin escrita de los controles instalados, basndose en las preguntas hechas al dueo y a los empleados y en la observacin directa. En las compaas grandes suelen utilizar un diagrama de flujo o un cuestionario para describir el control interno. Una vez preparado el diagrama de flujo del control interno, se realiza un recorrido del sistema, es decir, se siguen algunas transacciones en todos los pasos del sistema para determinar si se procesan como se muestra en el diagrama. El recorrido permite determinar si el control interno descrito en los documentos de trabajo est instalado y funciona. Al verificar su conocimiento de los ciclos de ingresos y desembolsos en efectivo, los auditores observan si las funciones estn separadas debidamente y preguntaran quien realiz varias de ellas en el ao. ii. Evaluar el riesgo de control y disear ms pruebas de controles y pruebas sustantivas del efectivo.

Una vez que los auditores conozcan el control interno de los ingresos y desembolsos en efectivo, determinarn los niveles planteados del riesgo de control en las afirmaciones referentes a la cuenta de efectivo. iii. Realizar ms pruebas de control que los auditores planean incluir en su evaluacin del riesgo de control Las pruebas que determinan la eficacia de los controles sirven para evaluar el control interno del cliente y averiguar si puede corroborar el nivel estimado del riesgo de control. Comprobar los registros y la conciliacin contable por repeticin. Para determinar si los procedimientos contables del cliente estn funcionando eficientemente, los auditores aplican pruebas de precisin a los diarios y mayores. En un sistema computarizado, los asientos en ambos pueden crearse simultneamente a partir de los mismos documentos fuente; pueden optar por utilizar el software generalizado para probar la veracidad de los registros contables. Comparar los detalles de una muestra de listas de ingresos en efectivo con el diario correspondiente, con los asientos de las cuentas por cobrar y con los comprobantes autentificado de de depsito. Un control interno satisfactorio de los ingresos en efectivo exige depositar intacta la cobranza diaria a ms tardar al da hbil siguiente. Para tener la seguridad de que hayan sido depositados intactos, los auditores debern comprar el detalle de las listas originales de ingreso en efectivo. iv. Reevaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas del efectivo.

Una vez terminado los procedimientos descritos en la secciones anteriores, los auditores reevalen el nivel del riesgo de control de cada arifmacin. c) Realizar pruebas sustantivas a las transacciones y a los saldos de efectivo i. Obtener Anlisis de los saldos de efectivo y

conciliacin con el mayor general ii. Enviar formularios estndar de confirmacin a las instituciones financieras para verificar los montos depositados. iii. Obtener o preparar conciliaciones de las cuentas bancarias a la fecha del balance general y considerar la necesidad de conciliar la actividad bancaria en otros meses. iv. v. Contar e incluir el efectivo disponible Verificar el corte de ingresos y desembolsos en efectivo del cliente. vi. Analizar las transacciones bancarias efectuadas en la ltima semana del ao de la auditora y en la primera semana del ao siguiente. vii. Investigar los cheques de pagos cuantiosos o

inusuales o partes relacionados. viii. Evaluar la presentacin correcta de los estados

financieros y la revelacin del efectivo.

a) Trabajo intermedio de la auditora dedicado al efectivo 1.1.3 Inversiones financieras

a) Necesidad de conocimientos especializados b) Objetivos del auditor al examinar las inversiones financieras c) Control interno sobre las inversiones financieras

d) Cuestionario sobre el control interno 1.1.4 Programa de auditora para de auditora para inversiones financieras

a) Riesgos inherentes de las inversiones financieras b) Pruebas sustantivas de las inversiones